Công tác tổ chức hội họp của Văn phòng công ty Điện lực Hai Bà Trưng

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (705.57 KB, 96 trang )

(1)<div class='page_container' data-page=1>

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP

CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHỊNG

CƠNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG

Khố luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN NGỌC LINH
Sinh viên thực hiện : VŨ THỊ GIANG

</div>
(2)<div class='page_container' data-page=2>

LỜI CAM ĐOAN

Tôi thực hiện khóa luận tốt nghiệp với tên đề tài: “Cơng tác tổ chức hội 
họp của Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng”

Tôi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của tơi trong thời gian
qua. Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm nếu có sự khơng trung thực về thơng
tin sử dụng trong cơng trình nghiên cứu này.

Hà Nội, ngày 15 tháng 3 năm 2017 
Người thực hiện

</div>
(3)<div class='page_container' data-page=3>

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

VP
CB
CBCNV

CNTT
UBND
KH-TC

Văn phòng
Cán bộ

</div>
(4)<div class='page_container' data-page=4>

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN ... 
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT ...

MỞ ĐẦU ... 1

1. Lí do chọn đề tài ... 1

2. Lịch sử nghiên cứu ... 2

3. Mục tiêu nghiên cứu ... 4

4. Nhiệm vụ nghiên cứu ... 5

5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ... 5

6. Phương pháp nghiên cứu ... 5

7. Giả thuyết nghiên cứu ... 6

8. Cấu trúc của đề tài ... 6

CHƯƠNG 1 LÍ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 8
1.1. Một số khái niệm ... 8

1.1.1. Khái niệm hội họp ... 8

1.1.2. Tổ chức ... 9

1.1.3. Tổ chức hội họp... 9

1.1.4. Một số khái niệm khác ... 10

1.2. Phân loại hội họp ... 10

1.2.1. Căn cứ theo cách thức triệu tập cuộc họp ... 10

1.2.2. Căn cứ theo hình thức tổ chức cuộc họp ... 10

1.2.3. Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp ... 11

1.2.4. Căn cứ theo nội dung công việc ... 11

1.3. Vai trò của hội họp ... 12

1.4. Nguyên tắc tổ chức hội họp ... 14

1.5. Quy trình tổ chức một cuộc họp... 16

1.5.1. Trước cuộc họp ... 17

</div>
(5)<div class='page_container' data-page=5>

1.5.3. Sau cuộc họp ... 22

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ... 23

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA 
VĂN PHỊNG CƠNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG ... 24

2.1. Khái quát chung về Công ty Điện lực Hai Bà Trưng và Văn phịng cơng
ty ... 24

2.1.1. Lịch sử hình thành Công ty ... 24

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty ... 25

2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của VP Công ty Điện lực Hai Bà Trưng ... 27

2.2. Vai trò của Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng trong việc tổ
chức các cuộc họp tại Công ty ... 29

2.3. Các loại hình hội họp của Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng... 31

2.3.1. Phiên họp thường kỳ của Công ty. ... 31

2.3.2. Họp xử lý công việc thường xuyên. ... 37

2.3.3. Họp tham mưu, tư vấn ... 38

2.3.4. Họp chuyên môn ... 38

2.3.5. Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) ... 39

2.4. Thực trạng công tác tổ chức hội họp của Văn phịng Cơng ty Điện lực
Hai Bà Trưng ... 41

2.4.1. Tổ chức công tác chuẩn bị ... 41

2.4.2. Tổ chức công tác điều hành hội họp ... 47

2.4.3. Tổ chức các công việc khi kết thúc hội họp ... 50

2.5. Đánh giá công tác tổ chức hội họp của Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai
Bà Trưng... 52

2.5.1. Ưu điểm ... 52

2.5.2. Nhược điểm ... 54

2.5.3. Nguyên nhân ... 55

</div>
(6)<div class='page_container' data-page=6>

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ 
CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ

TRƯNG ... 58

3.1. Ban hành các văn bản quy định liên quan đến công tác tổ chức hội họp 58
3.2. Nâng cao vai trò của lãnh đạo văn phòng và nghiệp vụ văn phịng cho
các cán bộ cơng chức ... 59

3.2.1. Nâng cao vai trò của lãnh đạo văn phòng ... 59

3.2.2. Nâng cao nghiệp vụ văn phòng cho các cán bộ công nhân viên ... 60

3.3. Chú trọng hơn nữa việc xây dựng kế hoạch, chương trình tổ chức hội
họp khoa học, hợp lý ... 61

3.4. Nâng cao chất lượng cơ sở vật chất, công tác hậu cần phục vụ hội họp 62
3.5. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin ... 63

3.6. Ứng dụng ISO vào công tác tổ chức hội họp ... 65

3.7. Một số giải pháp khác ... 66

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ... 67

KẾT LUẬN ... 68

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ... 70

</div>
(7)<div class='page_container' data-page=7>

MỞ ĐẦU 
1. Lí do chọn đề tài

Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp công tác tổ
chức hội họp đóng vai trị rất quan trọng bởi hội họp là một hình thức của
hoạt động quản lý, giúp giải quyết công việc, thông tin trong cơ quan và giúp
thủ tưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp thực hiện vai trò lãnh đạo, điều hành, nắm
bắt được thơng tin, tình hình và các ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân
cấp dưới. Hiện nay đã có văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về chế độ họp của thủ
tướng chính phủ: Quyết định số: 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm
2006 của Thủ tướng chính phủ ban hành quy định chế độ họp trong cơ quan
hành chính nhà nước. Tuy nhiên, việc tổ chức công tác hội họp không phải
chỉ cần thực hiện đúng quy định của pháp luật, mà quan trọng hơn cả là tổ

chức hiệu quả nhất. Giảm số lượng và tăng chất lượng của các cuộc hội họp
vẫn đang là yêu cầu thiết thực đối với mỗi cơ quan.

</div>
(8)<div class='page_container' data-page=8>

Sau q trình thực tập tại Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng, tôi nhận thấy
công tác tổ chức hội họp của Công ty bên cạnh những ưu điểm vẫn còn vấp
phải những hạn chế nhất định. Do đó tơi chọn đề tài “Cơng tác tổ chức hội
họp của Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng” làm đề tài khóa luận tốt
nghiệp với mong muốn góp phần nâng cao cơng tác tổ chức hội họp nói riêng,
cơng tác văn phịng tại Cơng ty nói chung.

Tơi xin trân trọng cảm ơn Ban Giám đốc Công ty Điện lực Hai Bà
Trưng; các cô, chú, anh chị cơng tác tại Văn phịng Cơng ty đã giúp đỡ và tạo
điều kiện tốt nhất để tôi quan sát thực tế, điều tra, khảo sát, thu thập thông tin
để hồn thành đề tài này.

Tơi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các thầy cơ trong khoa
Quản trị văn phịng, đặc biệt là đối với Thạc sĩ Nguyễn Ngọc Linh đã tận tình
hướng dẫn và gíup đỡ tơi trong suốt q trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp
này.

Mặc dù đã có rất nhiều cố gắng nhưng do cịn hạn chế về kiến thức và
những nguyên nhân khác nên đề tài của tơi vẫn cịn rất nhiều thiếu sót và hạn
chế. Vì vậy, tơi mong nhận được những ý kiến góp ý của Hội đồng và Q
thầy, cơ để khóa luận của tơi được hồn thiện hơn.

Những ý kiến đóng góp của Hội đồng và Quý thầy cô sẽ giúp tôi nhận
ra được những thiếu sót cịn tồn tại trong Khóa luận tốt nghiệp này để từ đó
tơi sẽ có thêm tư liệu, kinh nghiệm để hoàn thành tốt những đề tài tiếp theo
trên con đường hoc vấn cũng như con đường nghiên cứu sau này.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

2. Lịch sử nghiên cứu

</div>
(9)<div class='page_container' data-page=9>

- Nguyễn Hữu Thân (2010), Quản trị hành chính văn phịng, NXB
Lao động-Thương binh-Xã hội, Hồ Chí Minh.

- Nguyễn Thành Độ và Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2012),

Giáo trình Quản trị văn phịng, NXB Đại học Kinh tế quốc dân.

- Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng,
NXB Thống kê, Hà Nội.

- Nguyễn Văn Thâm (2003), Tổ chức điều hành hoạt động của các 
cơng sở, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội.

- Những cơng trình trên đều là cơ sở lí luận để nghiên cứu thực tiễn.
Bên cạnh đó, cịn có các luận văn, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập cũng
nghiên cứu về công tác tổ chức các cuộc hội họp:

- Khóa luận tốt nghiệp: “Công tác tổ chức Hội họp của Văn phịng UBND 
huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội” của tác giả Ngô Thị Hải Anh, Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội, năm 2015.

- Khóa luận tốt nghiệp: “Công tác tổ chức và điều hành các cuộc hội họp 
của UBND huyện Hòa Vang, thành phố Đà Nẵng” của tác giả Lê Thị Dung,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, 2015.

- Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Tìm hiểu cơng tác tổ chức hội họp của

UBND xã Lệ Xá” của tác giả Vũ Thị Nhân, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội,
năm 2011.

- Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Tìm hiểu cơng tác tổ chức Hội thảo tại 
Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội” của tác giả Nguyễn Thị Thoa lớp TKVPK3
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

- Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Tìm hiểu quy trình tơ chức một loại 
hình hội họp của cơ quan, tổ chức” của tác giả Nguyễn Phú Thành lớp
TKVPK3, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2010.

</div>
(10)<div class='page_container' data-page=10>

- Phùng Văn Mùi, Báo Dân trí, Bàn thêm về việc họp hiện nay,

[Truy cập ngày 08/8/2010]

- Phúc Huy, Báo Tuổi trẻ, Quá tải hội họp – Phải cải cách cơ chế 
quản lý,
[Truy cập ngày 06/8/2008].

- TS. Lưu Kiếm Thanh, Tạp chí Tổ chức nhà nước, Những nguyên tắc

nâng cao hiệu quả hội họp,

/>nang_cao_hieu_qua_hoi_hop [Truy cập ngày 07/10/2013].

- Tâm Phúc, Báo Lao động, Giảm – nâng cao chất lượng hội họp,

[Truy cập ngày 12/6/2015].

Mặc dù có rất nhiều cơng trình nghiên cứu về công tác tổ chức các cuộc
hội họp, tuy nhiên chưa có cơng trình nghiên cứu trực tiếp vấn đề này tại
Công ty Điện lực Hai Bà Trưng.

3. Mục tiêu nghiên cứu 
 Mục tiêu chung:

Nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội họp của
Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng, qua đó đưa ra những giải pháp để
nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội họp của cơ quan.

 Mục tiêu cụ thể:

Thứ nhất là làm sáng tỏ cơ sở lý luận về công tác tổ chức hội họp.

Thứ hai là phân tích, đánh giá được thực trạng công tác tổ chức hội họp
tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng.

</div>
(11)<div class='page_container' data-page=11>

4. Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện được mục tiêu trên, đề tài phải thực hiện 4 nhiệm vụ:
Thứ nhất, tập hợp, phân tích, tổng hợp các kiến thức lý luận chung về
công tác tổ chức hội họp qua các cuốn sách, giáo trình, các bài báo, tạp chí,
nghiên cứu và các tài liệu liên quan khác.

Thứ hai, tìm hiểu khái quát về Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, Văn
phịng Cơng ty để hiểu rõ lịch sử hình thành, quá trình phát triển, chức năng,
nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Cơng ty và Văn phịng Cơng ty.

Thứ ba, khảo sát, tìm hiểu về cơng tác tổ chức hội họp của Cơng ty, qua
đó đưa ra các nhận xét, đánh giá về công tác này.

Thứ tư, từ thực trạng cơng tác này đã được tìm hiểu, đề xuất một số giải
pháp mang tính thực tế, phù hợp, góp phần nâng cao chất lượng cơng tác tổ
chức hội họp của Công ty.

5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiện cứu: Trong đề tài này, tôi tập trung nghiên cứu những
vấn đề liên quan đến các cuộc hội họp của Công ty Điện lực Hai Bà Trưng do
Văn phòng Công ty tổ chức hoặc tham gia vào công tác tổ chức.Phạm vi
nghiên cứu của đề tài là tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng trong 4 năm gần
đây, từ năm 2012- 2016.

6. Phương pháp nghiên cứu

Đề tài của tôi sử dụng các phương pháp nghiên cứu:

Phương pháp điều tra: sử dụng phiếu điều tra khảo sát các Cán bộ, công
nhân viên đang làm việc tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng để nghiên cứu
thực trạng công tác tổ chức hội họp tại Công ty.

</div>
(12)<div class='page_container' data-page=12>

thiết cho đề tài; tìm kiếm, tiếp thu và chắt lọc những tài liệu có sẵn trên thư
viện và trang web uy tín.

Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: thu thâp các tài liệu liên quan
đến đề tài, từ đó sàng lọc những tài liệu cần thiết và loại bỏ những thông tin
không cần thiết cho việc nghiên cứu.

Phương pháp tổng hợp và đánh giá: qua q trình tìm hiểu và phân tích
và tổng hợp, đánh giá công tác tổ chức hội họp của Văn phịng Cơng ty Điện
lực Hai Bà Trưng.

7. Giả thuyết nghiên cứu

Trong những năm qua công tác tổ chức hội họp tại Công ty Điện lực
Hai Bà Trưng đã đạt được những thành tích cao, song bên cạnh đó vẫn cịn
bộc lộ những hạn chế nhất định. Nếu tổ chức hiệu quả các cuộc hội họp sẽ
nâng cao năng suất, chất lượng hoạt động của Công ty Điện lực Hai Bà
Trưng.

Đề tài là tài liệu tham khảo cho những sinh viên khóa sau trường Đại
học Nội vụ Hà Nội.

8. Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, đề tài của tôi gồm 3 chương :

Chương 1. Những vấn đề chung về công tác tổ chức hội họp

Chương này trình bày khái qt lí luận chung về cơng tác tổ chức hội
họp về: Khái niệm, phân loại, vai trị, ngun tắc tổ chức và quy trình tổ chức
hội họp. Chương này chính là tiền đề để tôi nghiên cứu thực trạng công tác tổ
chức hội họp của Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng ở Chương 2.

Chương 2: Thực trạng về cơng tác tổ chức hội họp của Văn phịng 
Công ty Điện lực Hai Bà Trưng.

</div>
(13)<div class='page_container' data-page=13>

Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, từ đó đưa ra nhận xét, đánh giá và các

nguyên nhân của những hạn chế còn tồn tại.

Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức các 
cuộc hội họp của Công ty Điện lực Hai Bà Trưng.

</div>
(14)<div class='page_container' data-page=14>

CHƯƠNG 1

LÍ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 
1.1. Một số khái niệm

1.1.1. Khái niệm hội họp

Hội họp là một trong những nội dung rất quan trọng trong hoạt động của cơ
quan.

Theo nghĩa chung nhất, họp là sự tập hợp nhiều người một cách có tổ
chức, theo những nguyên tắc nhất định, tại một địa điểm, thời gian cụ thể để
thực hiện các công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận các thơng tin hoặc
tìm các biện pháp giải quyết các vấn đề, các nhiệm vụ mà những người dự
họp cần hoặc đều quan tâm.

Theo điều 3, quyết định số: 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm
2006 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ hội họp trong hoạt động của
các cơ quan hành chính nhà nước đã quy định: “Họp là một hình thức của
hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thơng qua đó
thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng,
thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật” [13]

</div>
(15)<div class='page_container' data-page=15>

1.1.2. Tổ chức

Tổ chức được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau.

Theo từ điển Tiếng việt [10;1007] thì tổ chức được hiểu như sau:

- Làm cho thành 1 chỉnh thể, có cấu tạo và những chức năng chung
nhất định.

- Làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có
được hiệu quả tốt nhất.

- Làm công tác tổ chức cán bộ.

Theo Chester I.Barnard thì: “Tổ chức là một hệ thống những hoạt động
hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý
thức”.

Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì cơng tác tổ
chức là: “Việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là
việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để
giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu
của doanh nghiệp” [7;227].

Tóm lại có thể hiểu tổ chức là bố trí, phân cơng, sắp xếp cơng việc, có
sự phối kết hợp của nhiều người nhằm đạt được mục tiêu chung của cơ quan,
tổ chức, đơn vị.

1.1.3. Tổ chức hội họp

Từ khái niệm tổ chức và hội họp có thể đưa ra khái niệm tổ chức hội

họp như sau:

</div>
(16)<div class='page_container' data-page=16>

1.1.4. Một số khái niệm khác

- Biên bản hội họp: là một loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã
xảy ra hoặc đang xảy ra tại cuộc họp, được dùng làm chứng cứ minh chứng
các sự kiện thực tế đã xảy ra.

- Chương trình nghị sự: là một danh sách hoặc lịch trình mà là một tổ
chức ghi chú hoặc kế hoạch cho những vấn đề mà đã được tham dự. Nói cách
khác, nó đề cập đến danh sách các chủ đề hoặc điểm sẽ được thảo luận trong
một cuộc họp hoặc hội nghị.

- Hồ sơ cuộc họp: là toàn bộ các văn bản, giấy tờ có liên quan đến
công tác tổ chức cuộc họp.

1.2. Phân loại hội họp

Hội họp là biện pháp quan trọng để tổ chức thực hiện chương trình cơng
tác của cơ quan. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của cơ
quan mà cơ quan có những cuộc họp khác nhau. Có thể phân chia hội họp theo
các tiêu chí sau:

1.2.1. Căn cứ theo cách thức triệu tập cuộc họp

Căn cứ vào cách thức triệu tập cuộc họp, hội họp được phân loại như
sau:

- Họp định kì: là cuộc họp thơng tin định kì, mang tính thường xun
(tuần, tháng, quý, năm) của cơ quan nhằm trao đổi, nắm bắt tình hình hoạt

động liên quan đến hoạt động của cơ quan, đơn vị.

- Họp đột xuất: Là cuộc họp mang tính đột xuất của cơ quan nhằm phổ
biến, trao đổi tình hình, triển khai cơng việc mang tính chất bất thường của cơ
quan.

1.2.2. Căn cứ theo hình thức tổ chức cuộc họp

</div>
(17)<div class='page_container' data-page=17>

yêu cầu công việc, kế hoạch công tác hoặc theo chỉ đạo của lãnh đạo.

- Họp khơng chính thức: là cuộc họp được tổ chức nội bộ, không công
khai, nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng có nội dung bí mật theo yêu cầu
của lãnh đạo.

1.2.3. Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp

- Họp trao đổi thông tin là cuộc họp được tổ chức nhằm phổ biến,
truyền đạt, trao đổi thơng tin, nắm bắt tình hình hoặt động của cơ quan, đơn vị
nhằm giải quyết kịp thời, dứt điểm vấn đề.

- “Họp giải quyết vấn đề để thảo luận, bàn bạc giải quyết những tình
huống cụ thể phát sinh trong quá trình thực hiện quyết định nhằm tạo sự nhất
trí cao về mặt nhận thức và quyết tâm trong hành động với mục tiêu tạo ra
những chuyển biến rõ rệt trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị”.[2;
66].

Ngồi ra cịn có các cuộc họp lấy ý kiến ban hành quyết định quản lý,
truyền đạt chủ trương, chính sách...

1.2.4. Căn cứ theo nội dung cơng việc

Căn cứ vào quy trình quản lí, lãnh đạo, hộp họp được chia thành 7 loại:
Họp tham mưu, tư vấn; họp làm việc; họp chuyên môn; họp giao ban; họp tập
huấn triển khai; họp tổng kết; họp sơ kết hoặc tổng kết chuyên đề. Theo Điều 3,
Quyết định số: 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng
chính phủ ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan
hành chính nhà nước, các cuộc họp này được định nghĩa như sau:

</div>
(18)<div class='page_container' data-page=18>

- Họp làm việc: Họp làm việc là cuộc họp của cấp trên với thủ trưởng
cơ quan, đơn vị cấp dưới để giải quyết những cơng việc có tính chất quan
trọng vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp tại chỗ về
tình hình thực hiện các nhiệm vụ cơng tác của cấp dưới.

- Họp chuyên môn: là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề
thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các
dự án, đề án.

- Họp giao ban: là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị hành chính
nhà nước để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý
kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên.

- Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai): là cuộc họp
để quán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các
chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý,
điều hành hoạt động kinh tế - xã hội.

- Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm: là cuộc họp để kiểm
điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và
bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị hành
chính nhà nước.

- Họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề
là cuộc họp để đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ
trương, chính sách quan trọng.” [13]

1.3. Vai trò của hội họp

</div>
(19)<div class='page_container' data-page=19>

- Vai trị giải quyết cơng việc: hội họp là hình thức trao đổi trực tiếp để
giải quyết công việc. Hầu hết các cuộc họp đều hướng tới mục tiêu giải quyết
công việc. Thông qua hội họp, các thành viên sẽ bàn bạc, thảo luận, đưa ra
phương hướng giải quyết vấn đề, thống nhất cách thực hiện. Công việc sẽ
nhanh chóng được triển khai và giải quyết, đồng thời trong cuộc họp sẽ có
phân cơng trách nhiệm cho mỗi thành viên để thành viên đó chủ động thực
hiện, giải quyết cơng việc nhanh chóng, chính xác.

- Vai trị thơng tin và điều hành cơng việc

Họp được coi là công cụ, phương pháp điều hành công việc của nhà
lãnh đạo, giúp các nhà lãnh đạo truyền đạt các thông tin quản lý một cách
công khai minh bạch thơng qua tổ chức các cuộc hội họp.

Họp có vai trị trao đổi thơng tin, cung cấp thơng tin, thu thập thông tin
và trao đổi thông tin.

Bên cạnh đó, thơng qua các cuộc họp nhà lãnh đạo có thể nắm bắt kịp
thời, nhanh chóng, đầu đủ và chính xác các thơng tin phản hồi, ý kiến đóng
góp của các đơn vị, bộ phận, nhân viên nhằm nhanh chóng điều hành cơng
việc, giải quyết, đảm bảo hoạt động của cơ quan. Khi cần nhiều ý kiến đóng
góp, lãnh đạo cơ quan tổ chức các cuộc họp để thu thập ý kiến một cách
nhanh chóng, chính xác và đầy đủ.

Thơng qua cuộc họp, các thành viên có thể trao đổi thông tin về công
việc, cùng nhau bàn bạc, thống nhất cách làm việc, cách thực hiện hay những
thông tin đột xuất.

Tổ chức hội họp cũng là để cung cấp thông tin đến các thành viên trong
cơ quan, giúp các thành viên nắm bắt nhanh chóng, đầy đủ thơng tin và chủ
động trong giải quyết cơng việc.

- Vai trị kiểm sốt công việc:

</div>
(20)<div class='page_container' data-page=20>

thiết để đạt được các mục tiêu, xác định được những nguồn lực cần thiết để
thực hiện các hoạt động đó, đồng thời đặt ra các chỉ tiêu cho tất cả các công
việc có liên quan. Bên cạnh đó họp giúp lãnh đạo cơ quan giám sát công việc,
đo lường kết quả đạt được và tiến độ thực hiện công việc, từ đó điều chỉnh các
hoạt động, cơng việc để hướng đến mục tiêu.

- Giúp phát huy sức mạnh tập thể:

“Họp là sự tập hợp nhiều người một cách có tổ chức, theo những
nguyên tắc nhất định, tại một địa điểm, thời gian cụ thể để thực hiện các công
việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận các thông tin hoặc tìm các biện pháp
giải quyết các vấn đề, các nhiệm vụ mà những người dự họp cần hoặc đều
quan tâm”.

Có những cơng việc cần phải huy động sức mạnh tập thể, họp chính là
một hình thức để phát huy được sức mạnh tập thể, các thành viên cùng tương
tác, trao đổi, họp giúp khai thác được trí tuệ tập thể, mỗi thành viên đưa ra các
ý kiến của mình để cùng nhau hướng đến mục tiêu chung.

Thông qua cuộc họp, các thành viên sẽ được phân công những nhiệm
vụ cụ thể, từ đó tránh được những chồng chéo trong cơng việc, giúp công việc
được thưc hiện thông suốt, hiệu quả.

- Vai trị đánh giá: Thơng qua các cuộc họp, lãnh đạo cơ quan sẽ nắm
bắt đuợc tình hình, đánh giá được sự thực hiện công việc của mỗi cá nhân, từ
đó có biện pháp khen thưởng, kỉ luật đối với các cá nhân thực hiện tốt và các
cá nhân cịn chểnh mảng, khơng hồn tất cơng việc.

1.4. Nguyên tắc tổ chức hội họp

</div>
(21)<div class='page_container' data-page=21>

Một là bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách
nhiệm được phân công; cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc
thuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không đẩy công việc thuộc thẩm
quyền lên cho cấp trên giải quyết.

Hai là chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ
đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan trong việc thực hiện các nhiệm vụ
công tác quan trọng. Không dùng cuộc họp để thay cho việc ra các quyết định
quản lý, điều hành.

Ba là xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề
cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và
xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều
hành tập trung thống nhất, thông suốt của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà
nước. Cuộc họp có mục tiêu rõ ràng mới khuyến khích người tham dự bởi vì
họ cần phải biết nó nhắm đến vấn đề gì. Mục tiêu đó cũng sẽ giúp cuộc họp
tập trung vào trọng điểm. Thơng thường hội họp có một hoặc hai mục tiêu: để
thông báo hoặc quyết định một vấn đề nào đó. Cần lưu ý “thảo luận” không
phải là mục tiêu của cuộc họp.

Bốn là theo chương trình kế hoạch; thực hiện cải tiến, đơn giản hố quy
trình thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết
thực, tiết kiệm, khơng hình thức phơ trương.

Năm là thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý;
kết hợp các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý.

Sáu là phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc
cần giải quyết; phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của
từng loại cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước.

Ngồi ra, việc tổ chức họp cần đảm bảo các nguyên tắc:

</div>
(22)<div class='page_container' data-page=22>

việc gửi email hoặc thư nội bộ.

Hai là trách nhiệm của người triệu tập cuộc họp là phải làm sao cho
cuộc họp mang tính tập trung và hiệu quả. Cuộc họp hiệu quả sẽ đem lại cho
người tổ chức sự tôn trọng của đồng nghiệp, tiết kiệm được tiền bạc và thời
gian quý báu cho cơ quan, tổ chức.

Ba là những thông tin về cuộc họp được chuyển kịp thời đến những
người tham dự.

Bốn là đảm bảo đúng thời gian (bắt đầu, kết thúc, độ dài).
Không nên tổ chức cuộc họp nếu:

- Khơng có mục đích rõ ràng.
- Khơng cần ý kiến tập thể.

- Vắng những thành viên chính của cuộc họp.

- Khơng nhất thiết phải tiến hành, có cách khác tốt hơn.
- Chỉ liên quan đến vấn đề cá nhân.

- Khơng có đủ thời gian để chuẩn bị.
- Chỉ vì đến định kỳ phải họp.

- Chi phí cho cuộc họp cao hơn lợi ích mà cuộc họp đem lại.
- Vấn đề đã đươc giải quyết.

</div>
(23)<div class='page_container' data-page=23>

Hình 1.1. Sơ đồ tổ chức cuộc họp 
1.5.1. Trước cuộc họp

Bước 1: Xác định mục tiêu, yêu cầu của cuộc họp

Trước khi tiến hành bất cứ cuộc họp nào cũng phải xác định rõ mục
Lập kế hoạch cuộc họp

Trước 
cuộc họp

Trong 
cuộc họp

Sau 
cuộc họp

Xác định mục đích, yêu
cầu cuộc họp

Xây dựng chương trình
nghị sự cuộc họp

Chuẩn bị trước cuộc họp

Tiếp đón đại biểu, điểm
danh, phát tài liệu

Khai mạc, điều hành
cuộc họp

Bế mạc cuộc họp

Hồn thiện các văn bản
liên quan

Thơng báo kết luận
cuộc họp

Lập hồ sơ cuộc họp
Thanh, quyết tốn kinh

phí

</div>
(24)<div class='page_container' data-page=24>

đích, u cầu của cuộc họp. Đây chính là một trong những nguyên tắc tổ chức
hội họp.

Mỗi loại cuộc họp có các mục đích khác nhau: trao đổi thơng tin, tổng
kết, đánh giá, tham mưu tư vấn, giải quyết công việc, thông báo, triển khai

nhiệm vụ, trình bày, phản ánh, đề xuất các vấn đề.... Tùy vào mục đích của
cuộc họp để tổ chức họp, mục đích ln phải được xác định rõ ràng ngay từ
ban đầu để cuộc họp đạt hiệu quả cao nhất.

Yêu cầu của cuộc họp: Mỗi một cuộc họp có những yêu cầu khác nhau,
phù hợp với mục đích họp. Tuy nhiên, thơng thường cuộc họp phải đảm bảo
các yêu cầu sau: đảm bảo chất lượng, tiết kiệm, giải quyết dứt điểm vấn đề,
tránh lãng phí thời gian trong cuộc họp. Các báo cáo được trình bày trong
cuộc họp phải đảm bảo ngắn gọn, rõ ràng, tập trung đề xuất biện pháp xử lý.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch tổ chức.

Sau khi xác định rõ mục đích, yêu cầu của cuộc họp thì việc cần thiết là
xây dựng kế hoạch tổ chức.

- Xác định mục tiêu cuộc họp: trước mỗi cuộc họp cần tiến hành xác
định mục tiêu cuộc họp, mục tiêu cần phải cụ thể, rõ ràng. Mục tiêu rõ ràng
định hướng cho người tham gia tập trung vào trọng tâm trọng điểm và tránh
hiện tượng cuộc họp vô nghĩ, giúp cuộc họp đạt hiệu quả cao nhất.

- Xác định thành phần tham dự: Chỉ mời những người có liên quan
đến cuộc họp, những người có thể đóng góp ý kiến hoặc học hỏi. Thành phần
cuộc họp gồm có:

+ Chủ tọa cuộc họp.

+ Thành phần tham dự chính thức.
+ Thư ký cuộc họp.

+ Các thành phần phục vụ cuộc họp và khách mời (nếu có).

</div>
(25)<div class='page_container' data-page=25>

cảm thấy thoải mái. Giữa các cuộc họp nên có thời gian nghỉ ngơi xen kẽ. Địa
điểm tổ chức họp phải phù hợp với mục đích và số lượng thành viên tham gia
cuộc họp.

- Xác định nội dung cuộc họp:

+ Xác định các vấn đề liên quan đến cuộc họp.

+ Liệt kê những công việc phải làm theo thứ tự (quan trọng hoặc thời
gian).

+ Dự kiến thời gian, địa điểm, nhân sự và kinh phí cho hoạt động đó.
+ Chọn phương pháp thực hiện với từng công việc.

- Phân công nhiệm vụ: Phân công vai trò và trách nhiệm, đảm bảo
những vai trò quan trọng được đảm nhiệm chu đáo:

+ Lãnh đạo: điều khiển cuộc họp.

+ Người chuẩn bị: đảm bảo các điều kiện tốt nhất phục vụ cuộc họp.
+ Thư ký: ghi lại các nội dung, ý kiến và quyết định chính của cuộc
họp.

+ Các thành viên: tham gia một cách tích cực vào cuộc họp bằng cách
đóng góp ý kiến và thảo luận đúng hướng.

Bước 3: Xây dựng chương trình nghị sự cuộc họp:

Chương trình nghị sự là bản mô tả những nội dung sẽ diễn ra trong

cuộc họp. Tùy nội dung diễn ra trong cuộc họp phải xác định được thời gian
và từng người đảm nhiệm cụ thể. Chương trình nghị sự có vai trị rất quan
trọng, nó là xương sống của cuộc họp, giúp người điều hành cuộc họp có cái
nhìn tổng quát nhất về cuộc họp và giúp những người tham gia biết được các
nội dung cần trao đổi tại cuộc họp. Chương trình nghị sự thường được lập
thành bảng, gồm có các nội dung thơng tin sau:

- Trình tự vấn đề trình bày.
- Nội dung vấn đề.

</div>
(26)<div class='page_container' data-page=26>

- Người thực hiện vấn đề.

Bước 4: Chuẩn bị.

- Danh sách khách mời: danh sách khách mời là danh sách những
người tham gia cuộc họp. Danh sách này bao gồm các thông tin sau: Họ tên,
chức vụ, đơn vụ, địa chỉ liên hệ, số điện thoại, email.

- Soạn thảo giấy mời: trước mỗi cuộc họp phải chuẩn bị giấy mời gửi
đến các đơn vị, cá nhân tham gia cuộc họp. Tùy thuộc mỗi cuộc họp có các
mẫu giấy mời khác nhau. Cơ bản thì giấy mời gồm các nội dung: tên cơ quan,
đơn vị, cá nhân mời, tên cuộc họp, họ tên chức vụ người được mời, thời gian,
địa điểm, yêu cầu.

- Chuẩn bị các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất, tài liệu phục vụ
cuộc họp.

- Chuẩn bị kinh phí tổ chức cuộc họp.

1.5.2. Trong cuộc họp

Bước 1:Đón tiếp đại biểu, điểm danh và phát tài liệu (nếu có).

Người tổ chức hoặc chủ trì phải đến trước để đón tiếp đại biểu hoặc có
thể ủy thác cho người đủ thẩm quyền để đón tiếp đại biểu. Điểm danh đại biểu
có nhiều hình thức như: đăng ký ở bàn lễ tân, qua sơ đồ vị trí chỗ ngồi...

Nếu cuộc họp cần có các tài liệu thì trước khi bắt đầu cuộc họp phải chuẩn
bị và phát đầy đủ tài liệu cho đại biểu, khách mời, người tham gia cuộc họp.

Bước 2: Khai mạc, điều hành cuộc họp.

</div>
(27)<div class='page_container' data-page=27>

hành giới thiệu chương trình, thống nhất thời gian và phương thức làm việc.
- Đọc diễn văn khai mạc: Sau khi giới thiệu đại biểu và chương trình
cuộc họp, chủ tọa cuộc họp tiến hành đọc diễn văn khai mạc cuộc họp. Diễn
văn phải ngắn gọn, súc tích, đúng mục đích, cuối bài diễn văn có lời chức
mừng và chúc thành cơng.

- Trình bày các báo cáo, tham luận: nội dung các bài tham luận phải
được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, đầy đủ nội dung chính.

- Tiến hành thảo luận các vấn đề được đặt ra.

- Điều hành cuộc họp: Trong mỗi cuộc họp không thể tránh khỏi
những xung đột, mâu thuẫn khi thảo luận vấn đề. Người điều hành cuộc họp
phải khéo léo kích thích xung đột, biết dừng các xung đột đúng lúc. Người
điều hành cuộc họp cần lưu ý:

+ Điều hành cuộc họp đúng kế hoạch trong chương trình đã định trước.
+ Lắng nghe cẩn thận các ý kiến và duy trì cuộc họp tập trung về các

mục tiêu của nó.

+ Ngăn chặn các hiểu lầm trong cuộc họp, cố gắng vận dụng được trí
tuệ tập thể.

+ Biết cách khuyến khích các thành viên phát biểu ý kiến và tập trung
vào các ý kiến.

+ Tại cuối mỗi nội dung thảo luận cần tổng kết đã thảo luận và đạtt
được sự đồng thuận.

</div>
(28)<div class='page_container' data-page=28>

- Bế mạc: khi cuộc họp kết thúc, chủ tọa cuộc họp phát biểu bế mạc
cuộc họp, ghi nhận những ý kiến đóng góp, đưa ra kế hoạch hành động và gửi
lời cảm ơn đến mọi người vì sự có mặt và tham gia đóng góp ý kiến.

1.5.3. Sau cuộc họp

- Kiểm tra hoặc trực tiếp thu dọn hội trường, sắp xếp bàn ghế...

- Hoàn thiện các văn bản liên quan đến cuộc họp: báo cáo, biên bản
cuộc họp. Tiến hành thu thập các văn bản hình thành trong q trình tổ chức
cuộc họp để phục vụ cơng tác lập hồ sơ cuộc họp.

- Thông báo kết quả cuộc họp: sau khi cuộc họp kết thúc, chậm nhất là
5 ngày làm việc, đơn vị cá nhân được giao phải thực hiện thơng báo cuộc họp
chính xác, kịp thời. Đồng thời theo dõi, giám sát việc tổ chức thực hiện kết
quả cuộc họp của các phòng, ban, đơn vị thuộc cơ quan.

- Thanh, quyết tốn chi phí tổ chức cuộc họp: thu thập hóa đơn, chứng
từ có liên quan đến chi phí của cuộc họp. Thanh quyết tốn tồn bộ chi phí từ

khi bắt đầu đến khi kết thúc cuộc họp và phải đảm bảo cụ thể, chính xác.

- Triển khai các nội dung được thông qua, xây dựng chương trình hành
động, tổng kết rút kinh nghiệm việc tổ chức cuộc họp.

- Lập hồ sơ cuộc họp: Đối với các cuộc họp nhỏ thì hồ sơ chỉ cần lưu
giữ biên bản; riêng đối với các cuộc họp lớn, quan trọng cần thu thập hồ sơ
tài liệu liên quan để lập hồ sơ cuộc họp. Hồ sơ cuộc họp gồm có:

+ Giấy mời, giấy triệu tập.

+ Danh sách khách mời, đại biểu.
+Diễn văn khai mạc

+ Các báo cáo, tham luận, bài phát biểu.
+ Nghị quyết cuộc họp.

</div>
(29)<div class='page_container' data-page=29>

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

</div>
(30)<div class='page_container' data-page=30>

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHỊNG 
CƠNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG

2.1. Khái quát chung về Công ty Điện lực Hai Bà Trưng và Văn 
phịng cơng ty

2.1.1. Lịch sử hình thành Cơng ty

Nhà máy đèn Bờ Hồ, tiền thân của Tổng Công ty Điện lực thành phố

Hà Nội ngày nay được khởi công xây dựng vào ngày 06/12/1892 tại phố
Frăng-xi-Gác-ni-ê bên cạnh Hồ Hoàn Kiếm (Nay là số 69 Đinh Tiên Hoàng)
với hai tổ máy phát điện một chiều công suất 500 KW. Ngày 10/10/1954 dòng
điện Hà Nội tỏa sáng đón qn ta tiến về tiếp quản Thủ đơ. Ngay sau đó, Nhà
máy đèn Bờ Hồ Hà Nội được giao quản lý lưới điện ở hầu hết các Tỉnh thành
và Trung du Bắc bộ, mỗi Tỉnh có một Chi nhánh Điện. Riêng Hà Nội có một
Đội quản lý tồn bộ lưới điện. Mỗi Quận nội thành có một Tổ trực để chữa
chì và chữa các hư hỏng nhỏ của lưới điện hạ thế.

Giai đoạn từ năm 1964 đến năm 1975: Trong giai đoạn này chiến tranh
diễn ra ác liệt và đã lan rộng ra các tỉnh phía Bắc, tại Thủ đơ Hà Nội nhiều
trạm điện, cột điện, đường dây bị phá hủy và hư hỏng.

Và để kịp thời khắc phục sự cố lưới điện do chiến tranh, năm 1965 Chi
nhánh Điện Hai Bà Trưng được thành lập, lúc đầu có 35 CBCNV, trụ sở làm
việc tại 296 phố Bạch Mai. Về lưới điện 25Km đường dây cáp ngầm 6kv, có
100km đường dây hạ thế, có 25 trạm biến thế cơng cộng dung lượng
18055KVA, có 42 trạm khách hàng dung lượng 10285KVA, có 3 trạm trung
gian 35/6KV, có người trực gồm các trạm: Mai Động, Lương Yên, Tương
Mai.

</div>
(31)<div class='page_container' data-page=31>

CBCNV Chi nhánh với số lượng ít, khối lượng cơng việc nhiều, vật tư, thiết
bị, phương tiện vận tải thiếu rất nhiều, lưới điện liên tục bị đánh phá nhưng
với truyền thống lao động cần cù, sáng tạo của người thợ điện Thủ đơ, Chi
nhánh ln hồn thành nhiệm vụ được giao, giữ vững dòng điện phục vụ sản
xuất, chiến đấu và các trọng điểm kinh tế, xã hội của Quận.

Năm 1975 đất nước thống nhất, cũng như các Ngành khác, Ngành Điện
bắt tay vào phục hồi, hàn gắn và phát triển lưới điện nhằm đáp ứng yêu cầu về
Điện cho sự phát triển của Thủ đơ. Đây là thời kỳ khó khăn nhất của Ngành

Điện.

Sau 8 năm lưới điện Quận Hai Bà Trưng do Đội quản lý điện Hà Nội
quản lý, năm 1979 Công ty Điện lực Miền bắc Quyết định thành lập lại Chi
nhánh.

Ngày 13/01/1999 Hội đồng Quản trị Tổng Công ty Điện lực Việt Nam
ban hành Quyết định số: 11/ĐVN/HĐQT-TCCB-LĐ Về việc thành lập lại
Điện lực Hai Bà Trưng thuộc Công ty Điện lực TP. Hà Nội.

Ngày 14 tháng 4 năm 2010 Tập đoàn Điện lực Việt Nam ra Quyết định
số: 237/QĐ-EVN về việc đổi tên các Điện lực và Chi nhánh điện trực thuộc
Tổng Công ty Điện lực TP Hà Nội (Trong đó có Điện lực Hai Bà Trưng được
đổi tên thành Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, trực thuộc Tổng Công ty Điện
lực TP Hà Nội).

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty 
2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ

</div>
(32)<div class='page_container' data-page=32>

- Hoạt động phân phối điện, bán buôn điện, bán lẻ điện;
- Tư vấn đầu tư xây dựng điện;

- Thiết kế đường dây và trạm biến áp đến 35KV;

- Giám sát lắp đặt thiết bị cơng trình, xây dựng hồn thiện cơng trình
điện dân dụng công nghiệp, đường dây tải điện và trạm biến áp;

- Lập dự án đầu tư xây dựng công trình;
- Quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình;
- Xây lắp các cơng trình điện;

- Xây dựng đường dây và trạm biến áp không giới hạn quy mô cấp
điện áp;

- Xây dựng cơng trình Bưu chính, Viễn thơng;
- Tư vấn đầu tư;

- Thí nghiệm hiệu chỉnh thiết bị Điện lực;

- Bán bn máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện;
- Bán lẻ đồ điện gia dụng, đèn và bộ đèn điện;

- Bán buôn thiết bị và linh kiện Điện tử, Viễn thông;

- Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị Viễn
thông;

- Sửa chữa thiết bị điện;
- Lắp đặt thiết bị điện.

- Dịch vụ Viễn thông bao gồm:
+ Dịch vụ Viễn thông cơ bản;
+ Dịch vụ giá trị gia tăng;
+ Dịch vụ kết nối Internet;

</div>
(33)<div class='page_container' data-page=33>

2.1.2.2. Quyền hạn

Có quyền chỉ đạo, điều hành và sử dụng các nguồn lực của các đơn vị
liên quan thuộc lĩnh vực phụ trách để thực hiện nhiệm vụ được giao.

Thực hiện tổ chức, quản lý, giám sát và kiểm tra các đơn vị thuộc Công ty.
Tổ chức học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ, nghiệp vụ cho CBCNV.
Khen thưởng, kỷ luật CBCNV.

Quản lý và sử dụng cơ sở vật chất...

2.1.2.3. Cơ cấu tổ chức Công ty Điện lực Hai Bà Trưng.

Cơ cấu tổ chức Công ty Điện lực Hai Bà Trưng gồm có:

Ban giám đốc: Gồm có 01 Giám đốc, 03 Phó Giám đốc: 01 Phó Giám
đốc kỹ thuật, 01 Phó Giám đốc Kinh doanh, 01 Phó Giám đốc sản xuất.

Các phịng chức năng: gồm có 08 phịng chức năng. Mỗi phịng chức
năng có: 01 Trưởng phịng, 01- 02 Phó Trưởng phịng, CBCNV chuyên môn,
nghiệp vụ.

Các đội QL sản xuất gồm có:

- Đội Kiểm tra Giám sát sử dụng điện.
- 08 Đội Quản lý điện

- Đội Đại tu
- Đội QL KHCD

Cơ cấu tổ chức của các Đội có: 01 Đội trưởng, 01-02 Đội phó, các công
nhân viên.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty ( Phụ lục 1)

2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của VP Công ty Điện lực Hai Bà Trưng

</div>
(34)<div class='page_container' data-page=34>

2.1.3.1. Chức năng

Tham mưu cho Giám đốc trong lĩnh vực quản lý, chỉ đạo, điều hành:
- Cơng tác Văn thư lưu trữ, quản trị hành chính; Quản lý đất đai, khai
thác cơ sở hạ tầng trụ sở và các cơ sở thuộc Công ty quản lý; Tiếp nhận, lưu
trữ, quản lý hồ sơ đất các TBA; Cơng tác cải cách thủ tục hành chính và y tế .

- Công tác bảo vệ an ninh; Công tác quản lý, điều hành phương tiện
vận tải.

2.1.3.2. Nhiệm vụ

 Thực hiện công tác văn thư:

- Điều phối, xử lý các văn bản, tài liệu, thông báo… gửi đến Công ty;
quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, công văn đi, đến theo đúng quy định.

- Thực hiện rà soát thể thức văn bản, vào sổ theo dõi, đóng dấu, phát
hành tài liệu, văn bản từ Công ty đi các đơn vị trực thuộc và đến các cơ quan
ngoài Công ty..

- Thực hiện công tác quản lý , sử dụng, bảo mật con dấu theo quy
định.

- Thông báo kết luận và đôn đốc các đơn vị thực hiện kết luận các
cuộc họp do ban Giám đốc Công ty chủ trì ( theo quy định)

 Thực hiện cơng tác quản trị hành chính:

- Là đầu mối tiếp khách khi đến làm việc tại Công ty; Công tác lễ tân;
Công tác tổ chức, phục vụ các hội nghị, tổng kết, hội thảo, tập huấn… của
Công ty..

- Tổ chức các cuộc hội họp của Công ty.

- Lập kế hoạch cải cách hành chính của Công ty.

- Quản lý, khai thác cơ sở hạ tầng, nhà làm việc; Đề xuất cải tạo, sửa
chữa trụ sở làm việc trong Công ty;

</div>
(35)<div class='page_container' data-page=35>

chính, văn phịng, phương tiện vận tải.

- Quản trị, bảo trì, vận hành hệ thống cơng nghệ thơng tin, mạng nội
bộ và máy tính tồn Cơng ty đảm bảo các kết nối ln hoạt động an tồn, hiệu
quả và thông suốt.

- Thực hiện công tác y tế: lập kế hoạch, tiếp nhận, quản lý trang thiết
bị y tế, thuốc sơ cứu trong tồn Cơng ty.

 Thực hiện công tác bảo vệ:

- Xây dựng kế hoạch, phương án bảo vệ, PCCN, PCLB tại trụ sở Công
ty;

- Tổng hợp, báo cáo công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết kiến nghị,
khiếu nại, tố cáo, tiếp khách hàng và công tác phịng, chống tham nhũng theo
quy định.

 Cơng tác khác:

- Thực hiện phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực
hiện các nội dung theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác được ban Giám đốc giao.

2.2. Vai trị của Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng trong 
việc tổ chức các cuộc họp tại Cơng ty

Văn phịng là đơn vị tham mưu,giúp việc cho Công ty và Ban Giám
đốc Công ty. Một trong các nhiệm vụ của văn phịng là trực tiếp thực hiện
cơng tác tổ chức hội họp của Công ty, đảm bảo các điều kiện cần thiết phục
vụ hội họp. Cụ thể, văn phịng cần phải thực hiện các cơng việc sau:

</div>
(36)<div class='page_container' data-page=36>

họp một cách hợp lý. Văn phịng có trách nhiệm giúp Ban Giám đốc theo dõi,
đôn đốc các đơn vị chuẩn bị tốt các công việc được phân công, đảm bảo
nhanh chóng, đúng thời gian.

- Gửi giấy mời, thông báo, công văn mời họp, chương trình tới các
đơn vị, cá nhân có liên quan theo chỉ đạo của Ban Giám đốc. Văn phịng có
trách nhiệm gửi giấy mời, cơng văn mời nhanh chóng, chính xác, kịp thời để
đảm bảo đúng, đủ thành phần.

- Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện công tác chuẩn bị hội họp
và chuẩn bị các tài liệu phục vụ cho hội họp. Để phục vụ hội họp cần có các
loại văn bản, giấy tờ, các tài liệu phục vụ hội họp, lãnh đạo Văn phịng có
trách nhiệm đề xuất Ban Giám đốc phân cơng cho các đơn vị, cá nhân có liên
quan chuẩn bị các văn bản đó. Sau khi các đơn vị, cá nhân dự thảo xong văn
bản, Văn phòng kiểm tra lại nội dung, thể thức của văn bản để đảm bảo tính

hợp pháp và hợp lý của văn bản, nếu văn bản đã đúng Văn phịng trình Ban
Giám đốc phê duyệt, sau khi được phê duyệt Văn phòng thực hiện nhân bản
tài liệu đảm bảo nội dung, thể thức và số lượng. Trong trường hợp cần thiết,
gửi file tài liệu trước cho các đơn vị, cá nhân là thành phần của cuộc hội họp
để các đơn vị, cá nhân nghiên cứu, hiểu rõ và chuẩn bị trước nội dung thảo
luận.

- Tổ chức đón tiếp đại biểu, ghi danh sách đại biểu,phát tài liệu, thực
hiện công tác hậu cần, đảm bảo điều kiện tốt nhất cho cuộc hội họp.

- Lãnh đạo Văn phịng chủ trì theo dõi diễn biến cuộc họp, đôn đốc để
cuộc họp diễn ra theo đúng chương trình. Bên cạnh đó, Văn phòng cần chuẩn
bị phương án giải quyết các sự cố có thể xảy ra trong cuộc họp như loa đài,
điện,nước..

</div>
(37)<div class='page_container' data-page=37>

xét và giải quyết.

- Ghi biên bản cuộc họp.

- Thông báo bằng văn bản kết quả của cuộc họp.

- Kiểm tra, đôn đốc các đơn vị, cá nhân thực hiện ý kiến kết luận của cuộc họp.
- Thu thập tài liệu, lập hồ sơ hội họp đối với các cơng việc thuộc chức
năng của Văn phịng, đơn đốc, nhắc nhở đơn vị khác hoàn chỉnh hồ sơ nếu
công việc thuộc trách nhiệm của đơn vị khác. .

2.3. Các loại hình hội họp của Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng.

Tại Quy chế làm việc và Quyết định số: 157/QĐ-EVN của Tổng Công
ty Điện lực Thành phố Hà Nội ngày 15 tháng 02 năm 2010 về việc ban hành

Quy định tổ chức hội họp tại Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội đã
quy định một số điều khoản về chế độ họp và các cuộc họp thường diễn ra tại
Công ty:

2.3.1. Phiên họp thường kỳ của Công ty.

Các phiên họp thường kỳ của Công ty gồm có:
- Họp giao ban tuần;

- Họp giao ban tháng;

- Họp giao ban thường kỳ quý;
- Họp giao ban thường kỳ 6 tháng;
- Họp giao ban thường kỳ 9 tháng;
- Hội nghị tổng kết năm;

- Hội nghị sơ kết và tổng kết chuyên đề;
- Hội nghị Tri ân khách hàng.

- Người triệu tập: Giám đốc triệu tập phiên họp thường kỳ theo kế
hoạch hoạt động của Công ty và căn cứ theo quy định của Công ty và Tổng
Công ty.

</div>
(38)<div class='page_container' data-page=38>

các cuộc họp của Công ty, trong trường hợp Giám đốc vắng mặt, Giám đốc sẽ
ủy quyền cho một Phó Giám đốc chủ tọa phiên họp. Tuy nhiên, thông thường
đối với các cuộc họp, nếu Giám đốc bận việc đột xuất không thể tham dự
cuộc họp thì cuộc họp sẽ được lùi lại sang 1 ngày khác trong tuần, đợi khi
Giám đốc về sẽ tổ chức. Trong trường hợp khẩn cấp thì Giám đốc sẽ ủy quyền
cho Phó Giám đốc.

- Chuẩn bị phiên họp: Văn phịng Cơng ty có nhiệm vụ chuẩn bị cho
phiên họp, cụ thể như sau: Kiểm tra tổng hợp các hồ sơ đề án trình ra phiên
họp, chuẩn bị chương trình phiên họp, dự kiến thành phần họp trình Giám đốc
quyết định; chuẩn bị các điều kiện: hội trường, cơ sở vật chất... phục vụ phiên
họp, gửi giấy mời và tài liệu họp đến các thành viên và đại biểu được mời họp
ít nhất 03 ngày làm việc trước ngày họp (trừ trường hợp họp bất thường).

Các Đơn vị chuyên môn thuộc Cơng ty có nhiệm vụ chuẩn bị các bài
báo cáo, thảo luận

- Thành phần dự phiên họp của Công ty: Thành phần tham dự các
phiên họp định kỳ của Công ty bao gồm: Các thành viên trong Ban Giám
đốc, Trưởng các đơn vị, đội, phòng và 1 số phó phịng được Giám đốc u
cầu. Đây là những thành phần bắt buộc tham dự phiên họp định kỳ của Công
ty, nếu vắng mặt phải được sự đồng ý của Giám đốc, các Trưởng đơn vị,
Phịng, Đội có thể ủy quyền cho cấp phó của mình đi dự phiên họp thay nếu
vắng mặt tuy nhiên phải có sự đồng ý của Giám đốc.

Tùy theo mục đích của từng cuộc họp để xác định thành phần dự họp.
Trong một số cuộc họp, thành phần tham gia cuộc họp có thể là một số cá
nhân khác theo yêu cầu của Giám đốc.

- Trình tự phiên họp:

</div>
(39)<div class='page_container' data-page=39>

Sau khi Chánh văn phịng thơng qua về chương trình phiên họp, chủ tọa
phiên họp sẽ lên chủ trì cuộc họp.

Tiếp đó, Chủ trì phiên họp sẽ dẫn dắt phiên họp tới thảo luận từng vấn
đề theo trình tự sau:

Một là Ban Giám đốc chủ trì đề án trình bày tóm tắt đề án, nêu rõ
những vấn đề cần xin ý kiến.

Hai là các thành viên thảo luận, phát biểu ý kiên tán thành hay không
tán thành, những nội dung cần làm rõ, kiến nghị hoặc bổ sung.

Ba là chủ trì đề án phát biểu ý kiến tiếp thu và giải trình những điểm
chưa nhất trí, những câu hỏi của các thành viên Công ty và các đại biểu dự
họp.

Bốn là Giám đốc hoặc Phó Giám đốc chủ trì thảo luận đề án kết luận và
lấy biểu quyết.

Năm là nếu thấy vấn đề thảo luận chưa rõ, chủ tọa đề nghị Ban Giám
đốc chưa thông qua đề án và yêu cầu tiếp tục chuẩn bị bổ sung.

Chủ tọa phiên họp kết luận phiên họp Cơng ty. Văn phịng phân công
bộ phận thư ký chuyên ghi biên bản hội họp, người ghi biên bản chỉ cần ghi
những nội dung vắn tắt những vấn đề của cuộc họp, cần ghi nguyên văn
những kiến nghị hay đề nghị, điều khoản bổ sung, chỉ định và các
giải pháp. Sau khi kết thúc cuộc họp, ban thư ký có nhiệm vụ hồn chỉnh văn
bản, trình lên lãnh đạo xem xét, thơng báo về kết quả phiên họp tới các thành
viên, các đơn vị, cá nhân có liên quan để tổ chức thực hiện.

2.3.1.1. Họp giao ban tuần

- Thời gian: Được tổ chức định kỳ 1 tuần 2 lần vào chiều thứ 2 và
chiều thứ 5 hàng tuần.

</div>
(40)<div class='page_container' data-page=40>

thành, trao đổi trực tiếp tại cuộc họp và xác định kế hoạch tuần tới và nhận

nhiệm vụ từ Ban Giám đốc.

- Người chủ trì: Cũng như trong các cuộc họp khác của Cơng ty, Giám
đốc chủ trì cuộc họp, Giám đốc có thể ủy quyền cho Phó Giám đốc chủ trì
phiên họp.

- Thành phần: Thành phần tham dự Họp giao ban tuần gồm có: Giám
đốc, Các Phó Giám đốc, Chánh văn phịng, Các trưởng phịng, Đội trưởng.

2.3.1.2. Họp tổng kết hàng năm (Hội nghị tổng kết năm):

Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm là cuộc họp để kiểm điểm,
đánh gía tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn
phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị.

- Thời gian: Đây là cuộc họp được tổ chức thường niên hàng năm, tổ
chức vào tháng đầu tiên của Quý I mỗi năm.

- Chuẩn bị: Văn phòng chuẩn bị địa điểm, cơ sở vật chất phục vụ hội
họp, các đơn vị chuyên môn phối hợp với Văn phòng chuẩn bị cho Hội nghị,
chuẩn bị các báo cáo, tham luận phát biểu trong hội nghị.

- Nội dung: Hội nghị tổng kết năm thường được tổ chức dưới hình
thức chung là báo cáo, khen thưởng cá nhân, tập thể xuất sắc, văn nghệ, ăn
uống. Hội nghị thường được tổ chức tại Hội trường A – Hội trường chính và
lớn nhất của Công ty.

</div>
(41)<div class='page_container' data-page=41>

hướng hoạt động năm tới.

- Người chủ trì: Giám đốc chủ trì Hội nghị Tổng kết năm. Đây là cuộc

họp rất quan trọng, do đó nếu Giám đốc bận, cuộc họp sẽ được lùi lại vào một
ngày khác trong tuần.

- Thành phần: Tham dự cuộc họp có các đồng chí đại diện Ban lãnh
đạo Tập đồn Điện lực Thành phố Hà Nội, Giám đốc và các Phó Giám đốc,
Chủ tịch Cơng đoàn Điện lực Hai Bà Trưng, các đồng chí trong Ban chấp
hành Cơng đồn, Đồn Thanh niên, đại diện lãnh đạo các đội, phòng chức
năng thuộc Công ty.

2.3.1.3. Họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) 
chuyên đề

Đây là cuộc họp để đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện
một chủ trương, chính sách quan trọng.

 Họp sơ kết:

Họp sơ kết thường được tổ chức theo hình thức Hội nghị sơ kết 6 tháng
đầu năm và triển khai nhiệm vụ 6 tháng cuối năm (Hội nghị sơ kết công tác
sản xuất kinh doanh 6 tháng đầu năm và triển khai nhiệm vụ 6 tháng cuối
năm 2016; Hội nghị sơ kết cơng tác cơng đồn 6 tháng đầu năm và triển khai
nhiệm vụ 6 tháng cuối năm 2016 ...). Cũng như Hội nghị tổng kết năm đã
được đề cập phía trên, Hội nghị sơ kết cũng đưa ra những đánh giá về tình
hình công tác, tuy nhiên thành phần tham dự Hội nghị sơ kết chỉ gồm Ban
Giám đốc và đại diện các đơn vị trong Cơng ty.

- Người chủ trì: Giám đốc.

- Chuẩn bị: Văn phòng chuẩn bị địa điểm, các điều kiện cơ sở vật chất
phục vụ hội họp, các đơn vị chuyên môn chuẩn bị báo cáo.

 Hội nghị tổng kết chuyên đề

</div>
(42)<div class='page_container' data-page=42>

nghị chuyên đề công tác Kinh doanh điện năng và dịch vụ khách hàng; Hội
nghị chuyên đề giảm tổn thất điện năng...). Tham dự Hội nghị gồm có các
đồng chí trong Ban Giám đốc, Chủ tịch Cơng đồn, Thường trực Ban Thi đua
khen thưởng, Trưởng phó các phịng chức năng cơng ty và các đồng chí là
Đội trưởng các đội có liên quan. Hội nghị thảo luận về chuyên đề đưa ra, tổng
kết, đánh giá nghiêm túc về nhiệm vụ công tác, kết quả đạt được, những hạn
chê và tồn tại, phân tích nguyên nhân và đưa ra giải pháp thực hiện chuyên
đề.

- Người chủ trì: Giám đốc.

- Chuẩn bị: Văn phịng chuẩn bị địa điểm, các điều kiện cơ sở vật chất
phục vụ hội nghị, các đơn vị chuyên môn được phân công chuẩn bị báo cáo.

2.3.1.4. Hội nghị Tri ân Khách hàng

Đây là hoạt động thường niên của Công ty Điện lực Hai Bà Trưng. Hội
nghị nhằm hướng tới khách hàng, tri ân khách hàng, để đáp ứng mọi nhu cầu
của khách hàng về dịch vụ điện, lắng nghe, tiếp thu ý kiến đóng góp của
khách hàng sử dụng điện để tiếp tục phấn đấu xây dựng một môi trường phục
vụ chuyên nghiệp, cung cấp dịch vụ ngày càng hoàn hảo cụ thể như: nâng cao
chất lượng đội ngũ giao dịch viên cả về phong cách, kỹ năng và kinh nghiệm
phục vụ, chú trọng nâng cao chất lượng phục vụ của bộ phận trực điện để có
thể giải quyết nhanh các sự cố điện, giải quyết các nhu cầu của khách hàng
đúng theo cơ chế một cửa, đẩy mạnh công tác tuyên truyền sử dụng điện tiết
kiệm điện, … theo đó sẽ tiếp tục duy trì và đẩy mạnh, phát huy chủ đề
năm "Kinh doanh và dịch vụ khách hàng" với mục tiêu "Tối ưu hóa chi phí,

nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng" và thực hiện năm "Văn hóa an tồn 
lao động và kỷ luật lao động".

</div>
(43)<div class='page_container' data-page=43>

tài liệu, hậu cần, cơ sở vật chất phục vụ cuộc họp.

Đây là một trong những hội nghị lớn của năm, thường được tổ chức tại
Hôi trường lớn – Hội trường A của Công ty. Tham gia hội nghị gồm có các
Đồng chí đại diện: Phịng Kinh doanh, Ban Quan hệ cộng đồng, Trung tâm
chăm sóc khách hàng Tổng công ty; đại diện lãnh đạo UBND quận Hai Bà
Trưng; các đồng chí trong Ban giám đốc, trưởng các đơn vị thuộc Công ty
Điện lực Hai Bà Trưng cùng đại diện CBCNV trong Công ty và các khách
hàng sử dụng điện tiêu biểu của Công ty.

2.3.2. Họp xử lý công việc thường xuyên.

- Người triệu tập: Giám đốc, Phó Giám đốc triệu tập họp để xử lý
công việc thường xuyên và những công việc phức tạp, cấp bách, liên quan đến
hoạt động của Công ty.

- Chuẩn bị phiên họp: Văn phòng dự kiến nội dung, thành phần, thời
gian và địa điểm tổ chức họp, phân công các cơ quan liên quan chuẩn bị tài
liệu trình bày tại cuộc họp, gửi giấy mời cùng tài liệu họp đến các thành phần
được mời; chuẩn bị địa điểm và các điều kiện phục vụ, bảo đảm cuộc họp; ghi
biên bản cuộc họp; sau cuộc họp ban hành Thông báo kết luận của Giám đốc,
Phó Giám đốc Cơng ty.

- Đơn vị được phân cơng chuẩn bị báo cáo có trách nhiệm: Chuẩn bị
kịp thời, đầy đủ tài liệu họp; chuẩn bị ý kiến giải trình về các vấn đề liên quan
đến nội dung báo cáo. Tại cuộc họp, người được phân cơng báo cáo chỉ trình
bày tóm tắt báo cáo và những vấn đề cần thảo luận.

- Đơn vị, cá nhân được mời họp có trách nhiệm đến dự đúng thành
phần và phát biểu ý kiến về những vấn đề liên quan.

</div>
(44)<div class='page_container' data-page=44>

2.3.3. Họp tham mưu, tư vấn

Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan, đơn vị nghe
ý kiến đề xuất và kiến nghị của đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà
khoa học nhằm có đủ thơng tin, có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết
định theo đúng chức năng, thẩm quyền.

Đây là cuộc họp được tổ chức khi có cơng việc cần có sự thu thập ý
kiến từ nhiều cá nhân, đơn vị như ban hành các quy định, quy chế. Tùy theo
yêu cầu công việc mà mỗi cuộc họp tham mưu, tư vấn có các nội dung khác
nhau. Tham gia cuộc họp có: Ban Giám đốc, Đại diện lãnh đạo các phòng,
ban chức năng, các chuyên gia tư vấn khi cần thiết theo chỉ đạo của Giám
đốc.

Văn phịng có trách nhiệm chuẩn bị thời gian, địa điểm, các phương
tiện cơ sở vật chất cần thiết, thông báo tới những thành viên tham gia cuộc
họp theo chủ đạo của Giám đốc. Người chủ trì cuộc họp tham mưu, tư vấn là
Giám đốc. Giám đốc đưa ra các nội dung cần được tham mưu, tư vấn, sau đó
các thành viên tham gia cuộc họp sẽ cùng bàn bạc, thảo luận và đưa ra ý kiến
kết luận chung.

2.3.4. Họp chuyên môn

Là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn
kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án.

- Thời gian : được tiến hành 1 tháng 1 lần

- Nội dung: Đây là cuộc họp theo hình thức họp phòng ban và đội
quản lý. Các phòng, đội quản lý tự tổ chức cuộc họp theo yêu cầu công việc,
trao đổi thảo luận những vấn đề chun mơn.

- Người chủ trì: Chủ trì cuộc họp là lãnh đạo các phịng chức năng, đội
quản lý: Trưởng phòng, Đội trưởng.

</div>
(45)<div class='page_container' data-page=45>

cho cuộc họp. Cuộc họp thông thường được tổ chức ln tại phịng, nếu họp
tại hội trường Cơng ty có thể nhờ Văn phịng chuẩn bị phịng, các phương tiện
cơ sở vật chất.

- Thành phần: Thành phần bắt buộc tại cuộc họp là toàn bộ nhân viên
trong phịng, nếu vắng mặt phải có sự đồng ý của Trưởng phòng /Đội trưởng.

2.3.5. Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai)

Họp tập huấn triển khai (Hội nghị tập huấn, triểns khai) là cuộc họp để
quán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các
chủ trương chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều
hành hoạt động kinh tế - xã hội.

Đây là cuộc họp được tổ chức khi nào có vấn đề mới cần tập huấn, triển
khai. Như đã đề cập ở trên nội dung cuộc họp chính là tập huấn về những vấn
đề mới cần triển khai. Người chủ trì cuộc họp là Giám đốc Cơng ty. Tùy theo
từng mục đích và vấn đề của cuộc họp mà có thành phần tham dự khác nhau.
Văn phịng có trách nhiệm chuẩn bị các điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cuộc
họp, thông báo tới các thành viên cuộc họp theo chỉ đạo của Giám đốc.

Như vậy, trong hoạt động của Công ty Điện lực Hai Bà trưng đã diễn ra
rất nhiều loại hình hội họp. Mỗi loại hình hội họp có những ý nghĩa và tác
dụng khác nhau. Tùy vào mục đích, nội dung cơng việc để lựa chọn loại hình
hội họp cho phù hợp, hiệu quả.

 Kết quả phiếu khảo sát công tác tổ chức hội họp tại Công ty Điện

lực Hai Bà Trưng.

</div>
(46)<div class='page_container' data-page=46>

Bảng 2.1. Thống kê số lượng các cuộc họp

tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng giai đoạn 2012-2016 
(Nguồn: Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng)

Căn cứ vào biểu đồ trên, chúng ta có thể thấy từ năm 2012-2015 số
lượng hội họp ở Cơng ty có xu hướng giảm đều qua các năm, cụ thể là từ năm
2012 đến năm 2013 giảm 7 cuộc họp (từ 395 cuộc họp năm 2012 xuống 388
cuộc họp năm 2013); từ năm 2013 đến 2014 giảm 9 cuộc họp ( từ 388 cuộc
họp năm 2013 xuống 379 cuộc năm 2014) ; từ năm 2014 đến 2015 giảm 10
cuộc họp (từ 379 cuộc năm 2014 xuống 369 cuộc năm 2015). Sở dĩ có sự
giảm số lượng cuộc họp qua mỗi năm như vậy là do năm 2013 Tổng Giám
đốc Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội đã ra chỉ thị giảm thiểu số lượng và
nâng cao chất lượng các cuộc họp.

Tuy nhiên đến năm 2016, số lượng các cuộc họp tại Cơng ty có sự tăng
vọt từ 369 cuộc năm 2015 lên 385 cuộc năm 2016, tức là tăng 16 cuộc họp so
với năm 2015. Sở dĩ có sự tăng mạnh như vậy là do năm 2016 có sự thay đổi
trong cơ cấu Ban Giám đốc của Công ty: Giám đốc đương nhiệm chuyển
Công tác, Cơng ty chuẩn bị đón Giám đốc mới. Chính vì vậy mà số lượng
cuộc họp năm 2016 tăng nhanh mạnh.

Tuy đã có sự giảm số lượng cuộc họp qua các năm từ năm 2012-2016,

395 388

379 369

385

0
50
100
150
200
250
300
350
400
450

</div>
(47)<div class='page_container' data-page=47>

tuy nhiên theo khảo sát thực tế bằng phiếu khảo sát đối với các CBCNV tại
Công ty (Mẫu phiếu khảo sát: Phụ lục 2) kết quả có tới 43/70 CBCNV cho
rằng số lượng cuộc họp chưa phù hợp, vẫn còn tương đối nhiều trong một
năm (chiếm tỷ lệ 61%), 27/70 còn lại là phù hợp. Như vậy, mặc dù đã có sự
giảm số lượng cuộc họp đã giảm dần nhưng vẫn được xem là nhiều đối với
CBCNV. Do đó, có tới 51/70 CBCNV chọn cách làm việc tại đơn vị hơn là đi
họp (chiếm tỷ lệ 72%).

2.4. Thực trạng công tác tổ chức hội họp của Văn phịng Cơng ty 
Điện lực Hai Bà Trưng

2.4.1. Tổ chức công tác chuẩn bị

2.4.1.1. Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc hội họp

Căn cứ vào kế hoạch hoạt động hàng tháng, quý, năm hoặc căn cứ vào
tìnhhình hoạt động của đơn vị từng thời kỳ mà đơn vị tiến hành tổ chức các
cuộc họpnhằm giải quyết những vấn đề liên quan. Thông thường trong công
tác lập kế hoạchcho việc tổ chức họp thường có các nội dung sau:

- Tên cuộc họp;

- Mục đích cuộc họp;
- Thời gian họp;

- Thành phần tham dự họp;
- Địa điểm họp;

- Phương tiện kỹ thuật vật chất phục vụ buổi họp;
- Nội dung họp;

- Kinh phí;

- Người chịu trách nhiệm.

</div>
(48)<div class='page_container' data-page=48>

bước sau:

Bước 1: Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp hàng năm.
Bước 2: Soạn thảo tờ trình đề xuất kế hoạch tổ chưc cuộc họp.
Bước 3: Xây dựng bản kế hoạch tổ chức cuộc họp.

Bước 4: Gửi bản kế hoạch tổ chức cuôc họp đã ban hành đến các đơn
vị, cá nhân có liên quan.

Bước 5: Thành lập Ban tổ chức và Ban giúp việc cho cuộc họp.

Bộ phận Tổng hợp thuộc Văn phịng Cơng ty chịu trách nhiệm lập kế
hoạch tổ chức hội họp. Sau khi soạn thảo kế hoạch, cán bộ phụ trách việc lập
kế hoạch sẽ mang lên trình Chánh văn phịng phê duyệt về nội dung và thể
thức kế hoạch. Nếu kế hoạch đã đầy đủ, chính xác, khoa học Chánh Văn
phịng sẽ kí nháy cuối văn bản rồi trình lên Giám đốc

Đối với các cuộc họp có quy mô nhỏ như họp tổ, họp giao ban hoặc các
cuộc họp bất thường của cơ quan thì việc lập kế hoạch là không bắt buộc.

2.4.1.2. Công tác chuẩn bị tổ chức hội họp

a) Xây dựng chương trình cho cuộc hội họp

Chương trình hội họp là một bảng danh sách những đề mục nội dung
công việc cần thực hiện trong cuộc họp khi cuộc họp diễn ra, các lãnh đạo cần
phải thống nhất trước để gửi cho khách tham dự.

Một số hội họp gửi chương trình này kèm theo thưmời, một số hội họp
khác thì gửi ngay khi khách đến tham dự tại bàn lễ tân hoặc đểtrong bìa đựng
tài liệu gửi cho thành viên hội họp. Đối với những hội họp có quy mơ nhỏ,
thời gian tổ chức ngắn thì người điều hành khai mạc hội họp có thể
đọcchương trình hội họp khi hội họp bắt đầu diễn ra.

</div>
(49)<div class='page_container' data-page=49>

được lịch trình cơng việc và để họ chủ động hơn trong theo dõi, đóng góp

trong hội họp.

b) Chuẩn bị nội dung cuộc họp

Trước khi tiến hành bất cứ một cuộc hội họp nào, các CB văn phòng sẽ
họp bàn xác định được rõ nội dung của cuộc họp. Đây cũng một yêu cầu quan
trọng trong công tác: giảm số lượng cuộc họp và tăng chất lương các cuộc
hội họp.

Sau khi xác định được các nội dung của cuộc họp, Chánh văn phịng tổ
chức phân cơng cơng việc cho các đơn vị, cá nhân. Bên cạnh đó, Chánh văn
phòng căn cứ vào các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các phòng, ban, đơn vị
trong Công ty để phân công nhiệm vụ làm báo cáo phục vụ cuộc họp. Các đơn
vị chuẩn bị báo cáo có nội dung đảm bảo đúng mục đích, chủ đề và yêu cầu
về tổ chức hội họp.

Trên cơ sở những nội dung công việc phải tiến hành, văn phòng sẽ soạn
thảo các diễn văn khai mạc và bế mạc. Sau khi soạn thảo xong, Chánh Văn
phịng sẽ trình lên Giám đốc để Giám đốc phê duyệt.

c) Lập danh sách đại biểu và gửi giấy mời

Theo tính chất, nội dung của mỗi công việc mà người triệu tập cuộc
họp xác định số lượng người tham gia, đảm bảo tiết kiệm mọi nguồn nhân
lực, vật lực và tổ chức hiệu quả công việc. Đối với các cuộc họp lớn như: Hội
nghị tổng kết, Hội nghị Khách hàng, thành phần tham gia ngoài các thành
viên nội bộ Công ty: Ban Giám đốc, các Trưởng phó đơn vị, Chủ tịch Cơng
đồn...cịn mời thêm các đại biểu khác như: Lãnh đạo Tổng Công ty Điện lực
Thành phố Hà Nội, Chủ tịch UBND quận Hai Bà Trưng, Chủ tịch Cơng đồn
Tổng Công ty....Đối với các cuộc họp khác thành phần tham gia chủ yếu là

các các thành viên nội bộ Công ty

</div>
(50)<div class='page_container' data-page=50>

đủ, trong trường hợp người được mời là Trưởng đơn vị không tham gia được
có thể ủy quyền cho cấp phó đi thay.

Dựa theo sự chỉ đạo của Giám đốc, Văn phòng xây dựng giấy mời,
công văn mời theo đúng số lượng và người tham dự cuộc họp. Tùy thuộc vào
quy mơ, tính chất và nội dung của cuộc họp, Chánh Văn phòng sẽ đề xuất
trình Giám đốc hình thức giấy mời và quy cách mời. Tuy nhiên, giấy mời phải
đáp ứng được các yêu cầu sau:

- Đảm bảo hình thức và thể thức của văn bản.

- Đảm bảo sự trang trọng của giấy mời. Đối với các cuộc họp lớn,
quan trọng, Công ty Điện lực Hai Bà Trưng sử dụng giấy bìa cứng, in màu
làm giấy mời cho cuộc họp.

- Nội dung giấy mời phải có đầy đủ các thơng tin như: Họ và tên, chức
vụ người được mời, tên cơ quan, tên cuộc họp, thời gian, địa điểm tổ chức
cuộc họp và yêu cầu với khách mời khi tham dự.

- Giấy mời họp phải được gửi trước ít nhất 02 ngày làm việc của cuộc
họp, kèm theo là tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan
đến nội dung cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất.

d) Chuẩn bị thời gian tiến hành cuộc hội họp

Hiện nay, thời gian tiến hành cuộc hội họp của Công ty đang được thực
hiện theo Quyết định số: 157/QĐ-EVN của Tổng Công ty Điện lực Thành
phố Hà Nội ngày 15 tháng 02 năm 2010 về việc ban hành Quy định tổ chức

hội họp tại Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội. Cụ thể như sau:

- Họp giao ban tuần, tham mưu, tư vấn không quá một buổi làm việc;
- Họp sơ kết quý, tổng kết chuyên đề, họp chuyên môn từ một buổi
làm việc đến 1 ngày tuỳ theo tính chất và nội dung của cuộc họp;

- Họp tổng kết công tác năm không quá 1 ngày;

</div>
(51)<div class='page_container' data-page=51>

- Các loại cuộc họp khác thì tuỳ theo tính chất và nội dung mà bố trí
thời gian tiến hành hợp lý, nhưng không quá 1 ngày.

Khi chuẩn bị thời gian tiến hành cuộc họp cần chú ý những điều sau:
- Không tổ chức cuộc họp khi những thành phần chủ chốt không tham
dự được.

- Xác định thời gian bắt đầu, kết thúc, thời gian diễn ra đối với từng
cơng việc và thời gian dự phịng trước và sau cuộc họp để xử lý những việc
đột xuất, ngoài ý muốn.

e) Chuẩn bị địa điểm tổ chức cuộc hội họp

Căn cứ vào nội dung,mục đích, thành phần tham gia cuộc họp, Văn
phòng hoặc Đơn vị được phân công chuẩn bị địa điểm phù hợp: Hội trường
A, Phòng Truyền thống, Phòng họp C.

Các cuộc họp được tổ chức tại Hội trường A thường là các cuộc họp có
quy mơ lớn của Cơng ty và có số lượng người tham gia đông như: Hội nghị
Tổng kết, Hội nghị Sơ kết, Hội nghị Khách hàng, Họp tập huấn, triển khai...

Các cuộc họp: Họp Giao ban, Họp Tham mưu – Tư vấn thường được tổ

chức tại Phòng truyền thống. Các cuộc họp chuyên môn, cuộc họp giải quyết
cơng việc hoặc họp trực tuyến thì sẽ được tổ chức tại Phịng họp C của Cơng
ty.

Bên cạnh việc lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với loại hình hội họp
và số lượng thành viên tham gia, việc chuẩn bị địa điểm tổ chức các hội họp
cịn phải chú ý đến bài trí, sắp xếp địa điểm tổ chức cuộc họp.

</div>
(52)<div class='page_container' data-page=52>

Việc sắp xếp bàn ghế cũng tùy thuộc vào loại hình hội họp và số lượng
người tham gia để lựa chọn các kiểu sắp xếp: kiểu chữ U, kiểu lớp học, kiểu
phòng họp, phòng hội nghị, kiểu rỗng ở giữa, kiểu bàn tròn...Phòng họp C và
Phòng truyền thống của Công ty được sắp xếp theo kiểu rỗng ở giữa. Sắp xếp
kiểu này rất hữu ích khi cung cấp không gian làm việc cho mỗi người và
khiến người tham dự giao tiếp tốt hơn, có thể tương tác tốt hơn, và phù hợp
cho cuộc họp với quy mô 12-30 người.

f) Chuẩn bị kinh phí tổ chức cuộc hội họp

Trước khi tiến hành một cuộc họp,lãnh đạo Văn phịng, lãnh đạo Cơng
ty cùng phối hợp với phịng Kế hoạch - tài chính lên một kế hoạch dự trù kinh
phí tổ chức cuộc họp. Bản dự trù chi phí đã thống kê cụ thể, chi tiết những
việc cần chi trả trong quá trình tổ chức và điều hành từ khi bắt đầu đến khi kết
thúc hội họp. Sau khi Văn phòng, Lãnh đạo Cơng ty và Phịng TC-KH đã xây
dựng một bản dự trù kinh phí , Đơn vị đươc phân công chịu trách nhiệm tổ
chức sẽ tiến hành thủ tục nhận và chi cho hội họp. Các khoản chi phí trong tổ
chưc hội họp phải được công khai, minh bạch. Các khoản kinh phí của hội
họp phải đảm bảo được sử dụng hợp lý, tối ưu, tiết kiệm và hiệu quả nhất, tùy
theo tính chất của mỗi cuộc hội họp để có mức chi phí cho phù hợp. Việc sử
dụng kinh phí tổ chức hội họp sẽ được Văn phịng Cơng ty giám sát.

Thơng thường bản dự trù kinh phí tổ chức hội họp của Cơng ty Điện
lực Hai Bà Trưng gồm có những nội dung sau:

- Số thứ tự nội dung chi.
- Nội dung chi

- Đơn giá
- Số lượng
- Thành tiền
- Ghi chú.

</div>
(53)<div class='page_container' data-page=53>

Các trang thiết bị, phương tiện phục vụ tổ chức hội họp gồm có micro,
máy chiếu, màn chiếu, loa đài, hệ thống ánh sáng, video, bảng viết…. Đây là
những công cụ trợ giúp đắc lực cho hiệu quả tổ chức công tác hội họp của
Công ty. Do đó, trước khi tiến hành hội họp, Văn phịng Công ty đã quan tâm,
chú trọng trang bị đầy đủ các trang thiết bị này, đồng thời cần sát sao theo dõi,
kiểm tra các trang thiết bị để đảm bảo phục vụ tốt nhất cho hội họp.

h) Chuẩn bị hồ sơ tại hội họp

Trước khi diễn ra cuộc họp, Văn phịng, Đơn vị được phân cơng chịu
trách nhiệm về hồ sơ tài liệu chuẩn bị đầy đủ tài liệu, bìa đựng tài liệu, thư từ
giao dịch, báo cáo, đề án, bảng tường trìnhchương trình nghị sự hội họp,
giấy, bút… và danh sách các tài liệu liên quan khác như danhsách thành viên
tham gia, phiếu đề tên người tham gia, phiếu ăn trưa và tối…Các loại tài liệu
này được đóng hay kẹp ghim và được sắp xếp theo thứ tự chương trình.

i) Kiểm tra cơng tác hội nghị

Tính từ ngày diễn ra hội họp trước khoảng một tuần, Lãnh đạo văn

phòng,ban tổ chức tiến hành kiểm tra xem chương trình đã thực hiện đến đâu,
rà sốt lịch trình, kiểm tra cơ sở vật chất, thiết bị, đặc biệt là rà soát xem văn
bản tài liệu vàcác giấy tờ liên quan phát cho các đại biểu cũng như các tài
liệu chuẩn bị cho chủ tịchđoàn về số lượng và nội dung để kịp thời phát hiện
sai sót, thiếu hụt và điều chỉnh, bổsung kịp thời.

2.4.2. Tổ chức công tác điều hành hội họp

a) Đón tiếp đại biểu, điểm danh đại biểu và phát tài liệu

</div>
(54)<div class='page_container' data-page=54>

băng rôn và đội lễ tân. Đại biểu đến dự họp sẽ đến trước phịng họp để đăng
kí tên tại bàn lễ tân và sau đó nhận tài liệu của cuộc hội họp. Tại Công ty Điện
lực Hai Bà Trưng có một hình thức điểm danh đai biểu nữa là điểm danh đại
biểu trước ngày cuộc họp diễn ra. Theo cách này, bộ phân Văn phịng Cơng ty
sẽ gọi đến cho từng đại biểu, khách mời để kiểm tra xem họ đã nhận được
giấy mời chưa và họ có chắc chắc đến khơng. Việc này giúp ban tổ chức xác
định được từ trước số lượng người tham gia để sắp xếp, bố trí cơng việc. Tuy
nhiên, nó chỉ phù hợp với cuộc họp có quy mơ nhỏ, số lượng thành viên tham
gia ít, nếu khơng thì sẽ rất tốn thời gian..

b) Điều hành hội họp

Sau thủ tục đón tiếp, người chịu trách nhiệm dẫn chương trình sẽ đọc
diễn văn khai mạc cuộchọp, thơng thường là Chánh văn phịng hay Trưởng
ban tổ chức đứng ra phát biểu khaimạc. Việc khai mạc được tiến hành theo
đúng lịch trình, nhanh gọn nhưng phải đảmbảo tính trang trọng và đầy đủ.

Trước lúc khai mạc, đối với những cuộc họp lớn cần tiếnhành những
nghi thức nhà nước nhất định như làm lễ chào cờ …Sau khai mạc, tuyên bố
lý do, giới thiệu đại biểu và chủ tịch đoàn, chủ tọa buổihọp, thư ký, các đại

biểu tham dự…Giám đốc Công ty sẽ lên điều hành cuộc họp theo trình
tựchương trình hội họp đã được đề ra: thông qua nội dung chương trình,
thống nhất cách làm việc, mục tiêu thời gian và những điều chỉnh nội dung
(nếu có), triển khai cơng việc, tổ chức thảo luận lấy ý kiến.... Việc tiến hành
phát biểu và thảo luận cần tiến hành ngắn gọn, có chuẩn bị trước, thời gian
phát biểu tối đa từ 10 đến 15phút.

Giữa các báo cáo, tham luận có thể giải lao và ăn nhẹ.
c) Giám sát, kiểm tra tình hình thực tế

</div>
(55)<div class='page_container' data-page=55>

đối phó với các sự cố, người chủ trì phải thường xuyên theo dõi trách nhiệm
của mỗi cá nhân trong ban tổ chức và những cá nhân được phân công nhiệm
vụ để xem họ có đang thực hiện đúng, đủ và tốt khơng và để kịp thời điều
chỉnh nếu có sai sót xảy ra. Ban quản trị, an ninh phải đảm bảo điều kiện về
âm thanh, ánh sáng và an ninh cho hội họp.

d) Xử lý các tình huống phát sinh

Trong xây dựng kế hoạch tổ chức hội họp, ban tổ chức đã để ra thời
gian dự trù và lường trước các tình huống có thể phát sinh trong quá trình tổ
chức hội họp, đồng thời xây dựng giải pháp khắc phục tình huống đó. Trong
q trình tổ chức hội họp, nếu có các sự cố phát sinh, ban tổ chức và người có
trách nhiệm cần nhanh chóng, linh hoạt trong việc khắc phục sự cố đó.

Các sự cố phát sinh trong cuộc hội họp thường là: tình trạng đi họp
khơng đúng giờ, nói chuyện riêng, làm việc riêng, cuộc họp buồn tẻ....Trong
trường hợp này, các cán bộ Văn phòng sẽ chịu trách nhiệm nhắc nhở, cùng hỗ
trợ với lãnh đạo giải quyết các tình huống phát sinh.

Ngồi ra, sự cố vẫn thường xảy ra nhiều là sự cố về micro, loa. Khi đó,

bộ phận quản trị cần nhanh chóng khắc phục sự cố này để tiếp tục tổ chức và
điều hành hội họp.

e) Ghi biên bản hội họp

</div>
(56)<div class='page_container' data-page=56>

cuộc họp…Đối với các cuộc họp lớn của Công ty, có mời Lãnh đạo Tổng
Công ty và các đại biểu khác, sau khi kết thúc cuộc họp, Văn phòng sẽ soạn
thảo thư cảm ơn gửi các đại biểu, khách mời tham dự và ghi nhận những
ýkiến đóng góp của họ.

Đối với các cuộc hội họp có quy mơ nhỏ như họp giao ban trong văn
phịng thì người phụ trách ghi biên bản sẽ là một cán bộ văn phòng đảm
nhiệm.

f) Bế mạc hội họp:

Bế mạc cuộc họp Giám đốc Công ty lên đọc diễn văn bế mạc, nhấn
mạnh kết quả đạt được trong hội họp và đọc lời cảm ơn.

2.4.3. Tổ chức các công việc khi kết thúc hội họp

Đối với các cuộc hội họp có quy mơ lớn, sau khi kết thúc cuộc họp,
lãnh đạo văn phòng chỉ đạo, hướng dẫn cho CB, nhân viên văn phòng cần
thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Hoàn thiện các văn kiện.

- Tặng quà (nếu chưa thực hiện ở phần đón tiếp).

- Dọn dẹp, thu xếp hội trường sau hội họp. Bộ phận Tạp vụ thuộc Văn

phịng Cơng ty sẽ thực hiện công việc này.

- Thông báo cho các cơ quan, đơn vị hữu quan nội dung kết quả cuộc
họp. Ban Tổ chức cuộc họp chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan dự
thảo thông báo kết luận cuộc họp gửi về Bộ phận Tổng hợp thuộc Văn phòng
để tổng hợp và soạn thảo bản thơng báo kết luận hồn chỉnh trình lên Giám
đốc Công ty phê duyệt nội dung . Sau khi đã có ý kiến đồng ý của Giám đốc
về nội dung, bộ phận Tổng hợp trình Chánh Văn phịng Cơng ty kí ban hành
và gửi tới các đơn vị có liên quan để tổ chức thực hiện.

</div>
(57)<div class='page_container' data-page=57>

họp. Hồ sơnày thông thường bao gồm: Thư mời, thư triệu tập; Danh sách đại
biểu, những ngườimời tham dự; Diễn văn khai mạc; các báo cáo tham luận,
bài phát biểu; Nghị quyết cuộchọp; Biên bản; Diễn văn bế mạc. Thanh,
quyết tốn chi phí những chi phí cho cuộc họp: Đơn vị chủ trì phối hợp với
Văn phịng Cơng ty hồn tất thủ tục thanh quyết tốn kinh phí tổ chức cuộc
họp theo quy định hiện hành của nhà nước và Tổng Công ty.

- Tổ chức thực hiện các kết luận của cuộc họp.

- Triển khai nội dung đã được thông qua, rút kinh nghiệm việc tổ chức
hội họp.

Cịn đối với các loại hình hội họp có quy mơ nhỏ, khi cuộc họp kết thúc
thì các thành viên sẽ nhanh chóng bắt đầu triển khai thực hiện kết quả cuộc
họp.

 Kết quả phiếu khảo sát công tác tổ chức hội họp của Văn phịng

Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng.

Theo kết quả khảo sát, khi được hỏi về việc thực hiện trách nhiệm của
người chủ trì thì có 36/70 CBCNV đồng ý rằng người chủ trì cuộc họp đã
thực hiện tốt trách nhiệm của mình (chiếm tỷ lệ 51%) , 30/70 CBCNV cho
rằng người chủ trì thực hiện tương đối tốt trách nhiệm (chiếm tỷ lệ 43%), chỉ
có 4/70 CBCNV chọn chưa tốt (chiếm tỷ lệ 6%).

</div>
(58)<div class='page_container' data-page=58>

có sự buồn tẻ, mức độ tương tác của người nghe và người nói cịn rất hạn chế.
Khi được hỏi về những ưu điểm và nhược điểm trong tổ chức hội họp
tại Cơng ty, có 58/70 CBCNV cho rằng đã có sự xác định, phân công rõ
nhiệm vụ từng người và công tác chuẩn bị được thực hiện tương đối kỹ lưỡng
(chiếm tỷ lệ 83%),còn lại cho rằng chất lượng cuộc họp ngày càng được nâng
cao. Bên cạnh đó, 32/70 CBCNV đánh giá cuộc họp có sự buồn tẻ, nhàm
chán, nội dung nghèo nàn (chiếm tỷ lệ 46%), 20/70 CBCNV cho rằng trang
thiết bị, cơ sở vật chất chưa tốt, thường xuyên xảy ra sự cố (chiếm tỷ lệ 29%);
5/70 CBCNV cho rằng công tác chuẩn bị sơ sài (chiếm 7%), còn lại chọn ý
kiến khác.

2.5. Đánh giá công tác tổ chức hội họp của Văn phịng Cơng ty 
Điện lực Hai Bà Trưng.

2.5.1. Ưu điểm

Về số lượng: Số lượng cuộc họp của Công ty đang được giảm dần
xuống qua mỗi năm.

Về chất lượng: chất lượng các cuộc họp được nâng cao đáng kể.

Cơng ty có một đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ chun mơn cao,
được đào tạo từ chuyên sâu, khoa học. Điều này đảm bảo cho các công tác
chuyên môn được tiến hành theo đúng các quy định của nhà nước và Tổng

Công ty.

Hơn thế nữa công tác Lập kế hoạch tổ chức hội họp được thực hiện từ
rất sớm, điều này đảm bảo cho các đơn vị có liên quan chủ động trong công
tác chuẩn bị cho hội họp được tiến hành một cách nhanh chóng và kịp thời và
mang lại hiệu quả cao.

</div>
(59)<div class='page_container' data-page=59>

Công tác hoạch định chính xác, đúng đắn đã đem lại những hiệu quả nhất
định cho công tác tổ chức hội họp .

Mặt khác công tác chuẩn bị đươc thực hiện tương đối kĩ lưỡng, chu
đáo, đảm bảo tất các các khâu, các nội dung công việc được kiểm sốt và
khơng bị bỏ sót như: trang trí hội trường, in maket, sắp xếp bàn ghế, in ấn tài
liệu…tất cả các công việc được thực hiện cẩn thận, tỉ mỉ và kiểm tra kỹ lưỡng
nhằm hạn chế những rủi ro phát sinh trong quá trình tổ chức hội họp.

Về cơng tác tổ chức điều hành:

Công tác tổ chức và điều hành hội họp của Công ty đã và đang thực
hiện đúng theo quy định Nhà nước và quy định của Tổng Công ty, quy chế
làm việc của cơ quan.

Phong cách điều hành của cán bộ lãnh đạo ln gần gũi, khả năng xử lí
khéo léo, linh hoạt đã giúp chất lượng cuộc họp ngày càng tăng.

Quy trình tổ chức hội họp của Công ty đã thực hiện tương đối chính
xác, đúng với quy định của nhà nước và quy định của Tổng Công ty.

Cơ sở vật chất bước đầu đã đáp ứng được cơng tác phục vụ tổ chức hội
họp. Góp phần quan trọng làm nên hiệu quả của các cuộc hội họp. Công ty đã

đầu tư vào các thiết bị hiện đại: máy ảnh, laptop, máy chiếu. Micro....

Công tác dự trù kinh phí được thực hiện đảm bảo quy định, phù hợp
với việc tổ chức hội họp.

Cơng tác chuẩn bị thời gian nhìn chung đã được chuẩn bị khá tốt, sát
với thời gian tổ chức công việc thực tế .

Công tác kiểm tra giám sát cũng đã được chú trọng, công tác kiểm tra
giám sát được thực hiện thường xuyên, trong suốt quá trình chuẩn bị, tổ chức
điều hành và kết thúc cuộc họp.

</div>
(60)<div class='page_container' data-page=60>

trong công việc, chuẩn bị, tổ chức công việc khoa học.

Đối với các thành phần tham dự: đã nhận được tài liệu trước cuộc họp
và đã có sự chuẩn bị chu đáo về nội dung, tìm hiểu kĩ càng để thảo luận hiệu
quả.

2.5.2. Nhược điểm

Một là, công tác lập kế hoạch tổ chức hội họp chưa thể lường trước
được những tình huống có thể phát sinh trong hội họp để dự phòng giải pháp
giải quyết, nên khi xảy ra tình huống phát sinh ngồi ý muốn, các cán bộ
chuyên viên vẫn còn lúng túng, chưa linh hoạt trong việc ứng phó với các tình
huống đó.

Hai là, tuy đã được trang bị các phương thiết bị cơ sở vật chất, tuy
nhiên chất lượng của các trang thiết bị chưa thật sự tốt, vẫn thường xuyên xảy
ra những sự cố như : hỏng micro, hỏng loa... ảnh hưởng đến quá trình và hiệu
quả của cuộc họp.

Ba là, mặc dù công tác dự trù thời gian đã được thực hiện khá tốt, tuy
nhiên việc dự trù thời gian để giải quyết các cơng việc mang tính đột xuất xảy
ra trong hoạt động tổ chức và điều hành hội họp vẫn chưa được thực sự chú ý,
gây nên các gián đoạn trong công tác tổ chức và điều hành hội họp.

Bốn là việc ứng dụng Công nghệ thơng tin vào q trình tổ chức hội
họp cịn chưa được áp dụng tốt. Máy chiếu là một trong những phương tiện
phục vụ đắc lực trong việc trình bày báo cáo, tổng kết. Tuy nhiên nó lại ít
được sử dụng trong các cuộc họp của Công ty.

Năm là chưa có riêng đội lễ tân chuyên phục vụ cho các cuộc họp lớn,
quan trọng của cơ quan.

</div>
(61)<div class='page_container' data-page=61>

độ tương tác của người nghe và người nói cịn rất hạn chế.

Bẩy là, hình thức họp trực tuyến là một hình thức họp mang lại rất
nhiều hiệu quả tối ưu, tuy nhiên hình thức họp này cịn được triển khai trong
phạm vi hẹp và không được phổ biến cho cơ quan. Hình thức ứng dụng cơng
nghệ thơng tin trong việc gửi trước tài liệu cho các đơn vị, cá nhân tham gia
cuộc họp còn chưa được phổ biến rộng rãi. Vẫn cịn tình trạng bắt đầu cuộc
họp mới phát một tập tài liệu dày. Điều này gây khó khăn cho người tham gia
trong việc khai thác nội dung tài liệu, mất thời gian tìm hiểu mà tìm hiểu
khơng kĩ tài liệu dẫn đến khơng có ý kiến đóng góp cho vấn đề thảo luận
trong cuộc họp.

Tám là việc kiểm soát, điểm danh đại biểu đến tham dự còn chưa tốt,
gây những sự cố như giới thiệu thiếu, giới thiệu nhầm tên của các đại biểu,
làm mất đi tính chuyên nghiệp của việc tổ chức hội họp..

Bên cạnh đó, trong q trình thảo luận cần bố trí một người chuyên
trách đưa micro cho người phát biểu, tuy nhiên việc này vẫn chưa được làm
tốt tại Cơng ty, dẫn đến tình trạng “thời gian chết”, làm lãng phí thời gian.

Đối với thành phần tham dự: Vẫn cịn tình trạng người tham dự khơng
đến đúng giờ, gây ảnh hưởng đến những người dự họp và tơ chức điều hành
hội họp.Bên cạnh đó là tình trạng thiếu tập trung, thiếu nghiêm túc trong cuộc
họp, nói chuyện riêng, sử dụng điện thoại trong giờ họp...

2.5.3. Nguyên nhân

Những hạn chế trong công tác tổ chức hội họp là do các nguyên nhân
sau:

</div>
(62)<div class='page_container' data-page=62>

Hai là công tác chuẩn bị chưa thực sự tốt, bên cạnh đó là vấn đề thiếu
sự kiểm tra, giám sát chặt chẽ.

Ba là, lãnh đạo Công ty chưa chú trọng đến công tác lễ tân cho các
cuộc họp lớn, quan trọng nên chưa có kế hoạch tập huấn riêng về công tác lễ
tân cho các cán bộ nhân viên Văn phòng.

Bốn là nhận thức của các CBCNV Văn phòng về vai trò của hội họp
còn chưa được chú trọng. Bên cạnh đó, các CBCNV Văn phịng vẫn chưa
mang lại sự mới mẻ, sáng tạo cho các cuộc hội họp.

Năm là do công tác kiểm tra thường xuyên về cơ sở vật chất vẫn chưa
tốt, do đó đã gặp một số sự cố trong tổ chức điều hành hội họp.

Sáu là nguồn kinh phí cho tổ chức hội họp cịn hạn chế.

Bảy là công tác phối hợp giữa các đơn vị có liên quan chưa thật sự
khoa học nên cần phải tổ chức nhiều cuộc họp để trao đổi, thống nhất... Một
số cuộc họp chỉ nhằm mục đích san sẻ trách nhiệm từ cá nhân sang tập thể,
mặc dù cơng việc đó khơng phải là trách nhiệm chung của tập thể.

Tám là cách trình bày các nội dung cần truyền tải trong cuộc họp
thường chỉ mang tính một chiều, khơng sinh động (chỉ có người đọc báo cáo
bằng lời, khơng có hình ảnh minh hoạ kèm theo…) nên không thu hút, không
gây sự chú ý, tập trung cho người dự…

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2

</div>
(63)<div class='page_container' data-page=63></div>
(64)<div class='page_container' data-page=64>

CHƯƠNG 3

GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC 
HỘI HỌP CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG

3.1. Ban hành các văn bản quy định liên quan đến công tác tổ chức 
hội họp

Xây dựng, ban hành các văn bản quy định liên quan đến công tác tổ
chức hội họp là một nội dung vô cùng quan trọng bởi nó giúp cho việc tổ
chức và điều hành hội họp đạt hiệu quả cao. Nếu khơng có những văn bản quy
định nghiêm ngặt thì việc tổ chức điều hành cơng việc sẽ khó khăn, kém hiệu
quả.

Công ty Điện lực Hai Bà Trưng cần ban hành các văn bản sau:

- Quy định chế độ họp nhằm làm giảm số lượng cuộc họp, nâng cao
chất lượng việc tổ chức, điều hành cuộc họp, nâng cao hiệu quả công việc.

Trong quy định này cần quy định rõ ràng Quy trình tổ chức hội họp tại Công
ty để thống nhất trong việc tổ chức các cuộc hội họp và giúp cho người tổ
chức chủ động trong tổ chức công việc, tối ưu hóa cơng tác tổ chức hội họp
tại Cơng ty

- Quy định về chế độ cơng tác phí, chế độ chi tổ chức các cuộc hội họp
tại Công ty.

</div>
(65)<div class='page_container' data-page=65>

Nếu xây dựng và tổ chức thực hiện được các văn bản này sẽ giúp Công ty
Điện lực Hai Bà Trưng nâng cao chất lượng công tác tổ chức các cuộc hội họp,
đồng thời nó sẽ là tiêu chuẩn để đánh giá việc tổ chức thực hiện công việc của các
đơn vị và cá nhân.

3.2. Nâng cao vai trò của lãnh đạo văn phòng và nghiệp vụ văn 
phòng cho các cán bộ công chức

3.2.1. Nâng cao vai trò của lãnh đạo văn phòng

Lãnh đạo văn phòng là người trực tiếp hướng dẫn, chỉ đạo và điều hành
việc tổ chức các cuộc hội họp của các CBCNV Văn phịng Cơng ty . Do đó,
cần nâng cao vai trò của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức các cuộc hội họp.
Lãnh đạo văn phòng là người tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo Cơng ty , vì
vậy Lãnh đạo văn phịng cần thực hiện tốt những nhiệm vụ sau:

- Tiếp tục nâng cao công tác tham mưu, tổng hợp, chủ động, xây dựng
tốt các chương trình, kế hoạch tổ chức hội họp,đôn đốc tổ chức tốt công tác
hậu cần để phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Công ty .

- Trước khi tiến hành cuộc họp, Lãnh đạo Văn phòng cần theo dõi,
kiểm tra việc thực hiện công tác tổ chức cuộc hội họp tại Công ty để kịp thời

đôn đốc, khắc phục các tồn tại trong công tác chuẩn bị, nhắc nhở cán bộ phụ
trách công tác hậu cần chú ý chuẩn bị tốt.Ví dụ, lỗi trục trặc micro thì Lãnh
đạo văn phịng sẽ u cầu bộ phận kĩ thuật sửa lại kịp thời, lỗi quên gửi tài
liệu cho các thành phần tham gia thì Lãnh đạo VP cần đơn đốc gửi tài liệu
sớm nhất, kiểm tra lại các khâu chuẩn bị....

</div>
(66)<div class='page_container' data-page=66>

- Khi kết thúc cuộc họp, Lãnh đạo văn phịng cần ban hành thơng báo
kết luận cuộc họp rõ ràng, đúng với nội dung diễn ra tại cuộc họp.

3.2.2. Nâng cao nghiệp vụ văn phòng cho các cán bộ công nhân viên

Mọi hoạt động của cơ quan có thực hiện đúng chương trình, đúng kế
hoạch, đảm bảo hiệu quả hay không đều phụ thuộc yếu tố con người. Do đó,
vấn đề cần đặt lên hàng đầu hiện nay là đào tạo đội ngũ cán bộ nhân viên có
trình độ chun mơn cao, đáp ứng nhu cầu công việc. Nhất là trong nghiệp vụ
văn phòng càng đòi hỏi nhiều hơn về chuyên môn nghiệp vụ vững vàng và sự
khéo léo của người thực hiện. Văn phịng là đơn vị giúp Cơng ty trong việc tổ
chức các cuộc hội họp, do đó, mỗi CBCNV văn phòng cần nắm vững về
chuyên môn nghiệp vụ văn phịng, có khả năng làm việc độc lập cũng như
phối hợp trong công việc với các đơn vị, bộ phận khác để tổ chức các cuộc
hội họp.

Để nâng cao chất lượng nhân sự trong tổ chức hội họp, Công ty cần có
kế hoạch cụ thể tổ chức các khóa học đào tạo nâng cao về kiến thức nghiệp vụ
cơng tác văn phịng, trong đó nên chú ý đến bồi dưỡng thêm về nghiệp vụ tổ
chức hội họp. Bên cạnh đó, Lãnh đạo Công ty cần tăng cường hoạt động
kiểm tra, giám sát việc thực hiện và phối hợp thực hiện công việc giữa các
CBCNV, giữa các bộ phận với nhau. Các CBCNV cũng cần tự nâng cao ý
thức, tích cực học hỏi, làm việc và khơng ngừng sáng tạo để góp phần nâng
cao chất lượng nguồn nhân sự cho Công ty .

Bên cạnh đó, nâng cao chất lượng cơng tác chuẩn bị cho hội họp là rất
cần thiết. Trước hết, như đã trình bày ở trên, việc chuẩn bị chương trình, kế
hoạch tổ chức tốt đóng vai trị quan trọng, quyết định các hoạt động về sau và
sự thành công của cuộc họp.

</div>
(67)<div class='page_container' data-page=67>

hậu cần chưa đảm bảo, không chuẩn bị market, thiếu tài liệu, không chuẩn bị
thời gian dự phòng và các yếu tố bất ngờ đã làm cho các cuộc họp không
được thành cơng tốt đẹp. Tất cả các sự cố đó là do công tác chuẩn bị chưa tốt.

Khi chuẩn bị cho tổ chức hội hop, cần tiến hành kiểm tra, giám sát
thường xuyên để đảm bảo công việc diễn ra đúng kế hoạch. Trước khi bắt đầu
các cuộc họp, cần tiến hành kiểm tra cơ sở vật chất kĩ lưỡng lần cuối, đảm bảo
mọi điều kiện tốt nhất cho cuộc hội họp. Bên cạnh đó, cần phải phổ biến trước
cho các thành phần tham gia về các nội dung sẽ diễn ra trong cuộc họp bằng
cách gửi các thông báo, công văn mời họp có đính kèm chương trình cuộc
họp để người tham gia tìm hiểu trước, hiểu đúng và chủ động hơn với các nội
dung của cuộc hội họp.

3.3. Chú trọng hơn nữa việc xây dựng kế hoạch, chương trình tổ 
chức hội họp khoa học, hợp lý

</div>
(68)<div class='page_container' data-page=68>

Thực tế vấn đề này không phải bao giờ cũng được thực hiện tốt ở Công ty
Điện lực Hai Bà Trưng mà chỉ các cuộc họp lớn, quan trọng. Đối với các cuộc
họp nhỏ, ít quan trọng thì việc tổ chức thường diễn ra theo tình huống mà khơng
có một kế hoạch, chương trình cụ thể, khơng tính tới các yếu tố bất ngờ.

Đối với các cuộc họp mang tính đột xuất cần thơng báo đến các đơn vị,
cá nhân liên quan một cách nhanh chóng, chính xác để đơn vị, cá nhân đó kịp
thời chuẩn bị. Khi xây dựng các chương trình, kế hoạch, CBVP cần phải xác

định trách nhiệm của từng phòng ban, đơn vị, cá nhân liên quan để mọi người
chủ động chuẩn bị, tổ chức và phối hợp tốt hơn. Bên cạnh đó, cần phải chuẩn
bị chu đáo về nội dung, thành phần và thời gian của cuộc họp.

3.4. Nâng cao chất lượng cơ sở vật chất, công tác hậu cần phục vụ 
hội họp

Cơ sở vật chất và công tác hậu cần cũng là những yếu tố góp phần quan
trọng làm nên sự thành công của một cuộc họp.

Cơ sở vật chất trang thiết bị tại Công ty nhìn chung là đã đáp ứng được
yêu cầu về tổ chức hội họp, hội trường đã được trang bị các thiết bị phục vụ
hội họp như: micro, máy vi tính, loa, máy chiếu, máy ảnh...Tuy nhiên các
thiết bị này chưa được khai thác tối ưu mà mới chỉ được sử dụng theo hình
thức. Bên cạnh đó, trong q trình sử dụng, các thiết bị này vẫn bị trục trặc.
Do đó, bộ phận hậu cần cần chú trọng hơn nữa vào cơ sở vật chất, thường
xuyên kiểm tra, theo dõi, bảo trì, sửa chữa kịp thời để đảm bảo các cuộc hội
họp được diễn ra thuận lợi. Việc trang trí phịng tổ chức cũng rất quan trọng.
Phải trang trí đúng nghi thức, hài hòa hợp lý. Mỗi cuộc họp phải có các bài trí
cho phù hợp, đúng với nội dung của cuộc họp.

</div>
(69)<div class='page_container' data-page=69>

cho đại biểu và các thành phần tham dự khác, lễ tân phải làm tốt việc kiểm
soát số lượng, thành phần tham dự cuộc họp để ban tổ chức có thể giới thiệu
đại biểu một cách đầy đủ, chính xác.

Đối với các cuộc họp có sự trao đổi giữa các thành phần tham dự, cần
bố trí sắp xếp một người làm công tác chuyển micro cho người phát biểu,
tránh tình trạng “thời gian chết”, lúng túng, chậm chễ sẽ làm lãng phí thời
gian và mất đi tính chuyên nghiệp của cuộc họp.

3.5. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin

Ngày nay công nghệ thông tin có thể coi là cơng cu đắc lực giúp việc
cho cơng tác văn phịng. Việc tăng cường ứng dụng CNTT vào công tác hội
họp là điều cần thiết.

Thứ nhất, trong công tác chuẩn bị, trước cuộc họp vài ngày, ban tổ
chức nên gửi file mềm đến những người tham dự để mọi người có thể tham
khảo tài liệu trước, đưa ra ý kiến đóng góp thiết thực cho cuộc họp. Việc này
sẽ giúp tiết kiệm chi phí in ấn tài liệu và thời gian nghiên cứu tài liệu trong
cuộc họp. Cách thức này nên được áp dụng lâu dài và dần dần theo xu hướng
hiện đại hóa, hình thức “Họp không giấy”

Thứ hai, họp trực tuyến đang là một cách thức tổ chức hội họp mới mà
Cơng ty nên áp dụng. Đây là một hình thức họp có rất nhiều ưu điểm:

- Nó giúp những người ở xa tham gia hội họp từ xa mà khơng cần đến,
mọi người có thể nhìn thấy nhau, trao đổi trực tiếp.

- Khả năng giao tiếp và nhìn thấy được hình ảnh của tất cả nhừng
người tham gia cuộc họp một cách rõ ràng, đạt chế độ HD.

- Tốc độ truyền tải hình ảnh và âm thanh nhanh, ổn định.

- Công nghệ cho phép việc chia sẻ dữ liệu một cách nhanh chóng, dễ
dàng.

</div>
(70)<div class='page_container' data-page=70>

- Việc kết nối giữa các điểm diễn ra dễ dàng, thuận lợi.

Hình thức này có thể triển khai trong trường hợp lãnh đạo hoặc một

trong các thành viên quan trọng của cuộc họp đang đi công tác, không thể
tham dự cuộc họp vẫn có thể trao đổi trực tiếp trong cuộc họp mà không cần
chờ đợi lãnh đạo hoặc thành viên đó về. Họp trực tuyến sẽ giúp tiết kiệm thời
gian, chi phí đi lại và linh hoạt, chủ động cho người tham gia .

Tôi xin đề xuất phần mềm họp trực tuyến Adobe Connect - phần mềm
ứng dụng về tổ chức họp trực tuyến trong Công ty. Adobe Conect là hệ thống
cho phép thực hiện:

- Họp qua web ( Web conference)
- Lớp học ảo (Virtual Classroom).

- Chia sẻ bài giảng điện tử eLearning để học trực tuyến.

Đây là một phần mềm rất hữu hiệu cho hình thức họp trực tuyến, nó có
các tính năng chính sau:

- Phát hình video, phát tiếng.
- Trình chiếu powerpoint.
- Thăm dò dư luận, bỏ phiếu.
- Truyền tệp .

- Diễn đàn trao đổi, làm việc chung....

Ứng dụng của web conference cho phép họp giao ban, tập huấn....Bên
cạnh đó cịn có một số phần mềm họp trực tuyến khác như: phần mềm
Naviconference, Skype...

</div>
(71)<div class='page_container' data-page=71>

3.6. Ứng dụng ISO vào công tác tổ chức hội họp

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là Bộ tiêu chuẩn quốc tế được xây dựng nhằm
trợ giúp các tổ chức, thuộc mọi loại hình và quy mơ trong việc xây dựng, áp
dụng và vận hành các hệ thống quản lý chất lượng có hiệu lực. Trong lĩnh vực
hành chính nhà nước, Bộ tiêu chuẩn này cũng đã bắt đầu được áp dụng từ
những năm 2006 theo các quyết định của Thủ tướng chính phủ về việc áp
dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào
hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Đến nay hầu hết các bộ
ngành đã áp dụng hoặc lên kế hoạch triển khai nghiên cứu áp dụng tại các đơn
vị trực thuộc, tuy nhiên vẫn còn một vài bộ, ngành chưa triển khai hệ thống
này . Do ngôn ngữ và cách trình bày Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 khi triển khai áp
dụng tại Việt Nam chủ yếu chỉ là dịch từ tiếng Anh, bên cạnh đó bộ tiêu
chuẩn ISO 9000 rất cơ đọng, nên khó hiểu làm cho việc áp dụng ISO tại Việt
Nam còn nhiều hạn chế , kết quả thu được chưa tương xứng với tiềm năng của
ISO. Các tổ chức, doanh nghiệp nếu triển khai và áp dụng thành cơng, duy trì
tốt hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng theo Bộ tiêu chuẩn ISO 9000,
đặc biệt là các Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 và ISO 9004:2009 sẽ là chìa khố
quan trọng mang lại thành công cho sự hội nhập và cạnh tranh quốc tế trong
một thế giới phẳng hiện nay.

ISO là cơ sở để tổ chức duy trì, cải tiến nhằm nâng cao hiệu lực quản
lý, hiệu quả hoạt động, tùy theo chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị để ứng
dụng bộ tiêu chuẩn này cho khoa học, chính xác và khơng cứng nhắc.

</div>
(72)<div class='page_container' data-page=72>

trong thời gian bao lâu)....

3.7. Một số giải pháp khác

Thứ nhất, cần khuyến khích sự tham gia nhiệt tình của người tham dự.
Một cuộc họp mà thiếu đi sự tương tác giữa các thành viên trong cuộc họp
chắc chắn sẽ rât buồn tẻ và hiệu quả không cao, không lấy được ý kiến đóng

góp xây dựng. Do đó, sự tham gia nhiệt tình của người tham dự là rất quan
trọng. Người điều hành cần tich cực thu hút ý kiến của các thành viên tham
gia. Bên cạnh đó mỗi thành viên khi tham dự cuộc họp cần tự nâng cao ý
thức, tuân thủ các quy định của cuộc họp, chuẩn bị trước nội dung, nghiên
cứu tài liệu trước khi bắt đầu cuộc họp đồng thời tích cực trao đổi trong cuộc
họp để có những ý kiến góp ý xác đáng.

Thứ hai, cần tăng cường công tác phối hợp giữa các đơn vị, bộ phận để
đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn.

Thứ ba, cần tăng cường tổ chức các buổi tập huấn, huấn luyện cho
CBCNV văn phòng về công tác tổ chức các cuộc hội họp.

Thứ tư, cần xây dựng bộ nội quy về chế độ họp và treo tại phòng họp
để các thành viên tham gia cuộc hội họp nắm bắt được và tuân thủ chặt chẽ
các nội quy, góp phần nâng cao hiệu quả cuộc hội họp.

Thứ năm, cần nghiên cứu, lựa chọn nội dung họp phù hợp, thiết thực,
cụ thể. Các cuộc họp nên dành thời gian để thảo luận trực tiếp vào nội dung,
vấn đề; tránh lan man, kể lể thành tích, khơng trình bày tồn văn những văn
bản đã phát tới đại biểu. Công ty cần hạn chế tổ chức các cuộc họp kéo dài
nhiều ngày; đẩy mạnh việc sử dụng công nghệ thông tin trong việc chuyển
giao tài liệu, triển khai văn bản..

</div>
(73)<div class='page_container' data-page=73>

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3

</div>
(74)<div class='page_container' data-page=74>

KẾT LUẬN

Qua việc nghiên cứu đề tài “Công tác tổ chức hội họp của Văn phịng
Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng” tơi đã tìm hiểu được khái quát về Công ty

Điện lực Hai Bà Trưng, Văn phịng Cơng ty, lí luận chung về cơng tác tổ chức
các cuộc hội họp và thực trạng về công tác tổ chức các cuộc hội họp của Công
ty , từ đó hiểu được những ưu điểm và nhược điêm và nguyên nhân làm cho
công tác tổ chức hội họp của văn phịng khơng đạt hiệu quả cao. Qua đó tơi
rút ra được một số kết luận cơ bản như sau:

Hội họp là một trong những nội dung quan trọng trong hoạt động của Cơng
ty Điện lực Hai Bà Trưng. Hội họp có rất nhiều loại khác nhau, mỗi loại hội họp
có những vai trò và ý nghĩa khác nhau, tuy nhiên đều hướng tới hiệu quả hoạt
động chung của cơ quan.

Hiện nay tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, công tác tổ chức các cuộc hội
họp đã được chú trọng, Văn phịng Cơng ty đã thực hiện khá tốt vai trị này.
Cơng tác tổ chức các cuộc hội họp đã đạt được những thành tích đáng kể, tuy
nhiên, bên cạnh đó cơng tác này vẫn vấp phải một số hạn chế nhất định. Trong
thời gian tới Văn phịng Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng cần chú trọng hơn nữa
vào công tác tổ chức các cuộc hội họp, đẩy mạnh hiệu quả của công tác này
trong hoạt động của cơ quan. Muốn vậy, Công ty cần xây dựng và triển khai thực
hiện các giải pháp để khắc phục những hạn chế trong công tác tổ chức các cuộc
hội họp.

</div>
(75)<div class='page_container' data-page=75>

Một lần nữa, tôi xin trân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các cô, chú, anh chị
công tác tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng đã tạo điều kiện cho tơi tìm hiểu và
thực hiện đề tài. Bên cạnh đó tơi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Thạc sĩ Nguyễn
Ngọc Linh đã tận tình hướng dẫn tơi trong suốt thời gian thực hiện khóa luận này.
Tơi cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô trong Khoa Quản trị Văn phịng, chúc
các thầy cơ sức khỏe và ln hạnh phúc, thành cơng.

Do thời gian nghiên cứu có hạn cùng với những hạn chế về kiến thức, do
đó bài khóa luận của tơi không tránh được những thiếu sót, tơi rất mong nhận

được ý kiến đóng góp của Hội đồng và các thầy cơ để đề tài của tơi hồn thiện
hơn.

</div>
(76)<div class='page_container' data-page=76>

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Ngô Thị Hải Anh, 2015. Công tác tổ chức Hội họp của Văn phòng 
UBND huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội. Luận văn tốt nghiệp Quản trị văn
phòng, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.

2. Lê Thị Dung, 2015. Công tác tổ chức và điều hành các cuộc hội họp 
của UBND huyện Hòa Vang, thành phố Đà Nẵng. Luận văn tốt nghiệp Quản trị
văn phòng, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.

3. Nguyễn Thành Độ và Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền
(2012), Giáo trình Quản trị văn phịng, NXB Đại ọc Kinh tế quốc dân.

4. Vũ Thị Nhân, Tìm hiểu cơng tác tổ chức hội họp của UBND xã Lệ 
Xá, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2011.

5. Nguyễn Hữu Thân (2010), Quản trị hành chính văn phịng, NXB
Lao động-Thương binh-Xã hội, Hồ Chí Minh.

6. Nguyễn Văn Thâm (2003), Tổ chức điều hành hoạt động của các 
cơng sở, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội.

7. Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich, Vũ Thiếu,
Nguyễn Mạnh Quân, Nguyễn Đăng Dậu dịch (2004), Những vấn đề cốt yếu 
của quản lý, NXB khoa học và kỹ thuật, Hà Nội.

8. Tim Hindle, Lê Ngọc Phương Anh dịch (2006), Cẩm nang tổ chức

thành công các cuộc họp, NXB Tổng hợp, Hồ Chí Minh.

9. Patrick Lecioni, Danh Văn, Xuân Nguyễn dịch (2005), Chết vì hội 
họp, NXB Trẻ, Hồ Chí Minh.

10. Hồng Phê chủ biên (2002), Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng.
11. Nguyễn Thị Thoa, Tìm hiểu cơng tác tổ chức Hội thảo tại Trường 
Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, năm 2010.

</div>
(77)<div class='page_container' data-page=77>

quan hành chính nhà nước

13. Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của
Thủ tướng chính phủ ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các
cơ quan hành chính nhà nước.

14. Thông tư số 97/2010/TT-BTC ngày 06 tháng 7 năm 2010 của Bộ
Tài Chính quy định chế độ cơng tác phí, chế độ chi tổ chức các cuộc hội nghị
đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập

15. Quy chế làm việc của Công ty Điện lực Hai Bà Trưng

16. Quyết định số: 784/QĐ-PCHBT ngày 28 tháng 11 năm 2016 của
Công ty Điện lực Hai Bà Trưng quy định về chức năng, nhiệm vụ của các
phịng ban trực thuộc Cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng.

17. Quyết định số: 157/QĐ-EVN của Tổng Công ty Điện lực Thành
phố Hà Nội ngày 15 tháng 02 năm 2010 về việc ban hành Quy định tổ chức
hội họp tại Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội.

18. Quy định chế độ họp trong Công ty cổ phần Thanh Hoa Sông Đà.

19. Phùng Văn Mùi, Báo Dân trí, Bàn thêm về việc họp hiện nay,

[Truy cập ngày 08/8/2010]

20. Phúc Huy, Báo Tuổi trẻ, Quá tải hội họp – Phải cải cách cơ chế quản 
lý,
[Truy cập ngày 06/8/2008].

21. TS. Lưu Kiếm Thanh, Tạp chí Tổ chức nhà nước, Những nguyên tắc

nâng cao hiệu quả hội họp,

/>g_cao_hieu_qua_hoi_hop [Truy cập ngày 07/10/2013].

22. Tâm Phúc, Báo Lao động, Giảm – nâng cao chất lượng hội họp,

</div>
(78)<div class='page_container' data-page=78>

PHỤ LỤC

1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Điện lực Hai Bà Trưng.

2. Một số phiếu khảo sát công tác hội họp tại Công ty Điện lực Hai Bà
Trưng.

3. Quy định chế độ họp tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng.

</div>
(79)<div class='page_container' data-page=79>

PHỤ LỤC 1

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC

CÔNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức Cơng ty)

GIÁM ĐỐC 
PHĨ GIÁM 
ĐỐC KĨ 
THUẬT 
PHĨ GIÁM 
ĐỐC KINH 
DOANH 
PHĨ GIÁM 
ĐỐC SẢN 
XUẤT 
PHỊNG KTAT
PHÒNG ĐIỀU
ĐỘ VẬN HÀNH

ĐỘI QUẢN LÝ
KHCQ
ĐỘI KIỂM TRA

GSSDĐ
PHÒNG KINH
DOANH
PHÒNG KH&VT
PHÒNG TCKT
PHÒNG TC&NC
VĂN PHÒNG

ĐỘI ĐẠI TU
PHÒNG QL
ĐẦU TƯ XD

</div>
(80)<div class='page_container' data-page=80>

PHỤ LỤC 2

</div>
(81)<div class='page_container' data-page=81>

PHỤ LỤC 3

QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ HỌP

</div>
(82)<div class='page_container' data-page=82>

TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC TP. HÀ NỘI
CÔNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

QUY ĐỊNH

CHẾ ĐỘ HỌP TRONG CÔNG TY

(Ban hành kèm theo Quyết định số: ...ngày ...tháng...năm...của Công ty 
Điện lực Hai Bà Trưng về việc ban hành Quy định chế độ họp trong Công ty)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Phạm vi điều chỉnh

1. Quy định này điều chỉnh việc tổ chức các hội nghị, cuộc họp (dưới
đây gọi chung là họp) trong hoạt động quản lý, điều hành Công ty Điện lực
Hai Bà Trưng.

2. Các cuộc họp giao ban điều hành sản xuất hàng ngày; các buổi hội
thảo, toạ đàm khoa học không thuộc phạm vi điều hành của Quy định này.

Điều 2: Đối tượng áp dụng:
1. Văn phịng Cơng ty.
2. Các đơn vị trực thuộc.

Điều3: Giải thích từ ngữ:

Trong quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

</div>
(83)<div class='page_container' data-page=83>

2. Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan, đơn vị
nghe ý kiến đề xuất và kiến nghị của đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia,
nhà khoa học nhằm có đủ thơng tin, có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra
quyết định theo đúng chức năng, thẩm quyền.

3. Họp giải quyết công việc là cuộc họp của cấp trên với lãnh đạo đơn
vị cấp dưới để giải quyết những cơng việc có tính chất quan trọng vượt quá
thẩm quyền của cấp dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp tại chỗ về tình hình thực
hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới.

4. Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề
thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các
dự án, đề án.

5. Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị để nắm tình
hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ
đạo giải quyết các công việc thường xuyên.

6. Họp tập huấn triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp
để quản triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các
chủ trương chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều
hành hoạt động kinh tế - xã hội.

7. Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm là cuộc họp để kiểm
điểm, đánh gía tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và
bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị.

8. Họp sơ kết hoặc tổng kết chuyên đề là cuộc họp để đánh giá tình
hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng.

9. Hội nghị Tri ân khách hàng là Hội nghị nhằm hướng tới khách hàng,
tri ân khách hàng, để đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng về dịch vụ điện,
lắng nghe, tiếp thu ý kiến đóng góp của khách hàng sử dụng điện.

</div>
(84)<div class='page_container' data-page=84>

11. Người tham gia dự cuộc họp là người được triệu tập, người được
mời họp hoặc người đại diện cho cơ quan, đơn vị được mời họp hoặc người
được uỷ quyền đi dự cuộc họp.

12. Cuộc họp của Giám đốc là cuộc họp do Giám đốc hoặc Phó Giám
đốc chủ trì để chỉ đạo, điều hành giải quyết những công việc thuộc phạm vi
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Giám đốc.

13. Cuộc họp của đơn vị trực thuộc là cuộc họp do lãnh đạo các đơn vị

chủ trì để chỉ đạo, phối hợp giải quyết những công việc thuộc chức năng,
thẩm quyền của lãnh đạo của đơn vị đó.

Điều 4: Mục đích:

Mục đích của quy định này là nhằm giảm bớt số lượng, nâng cao về
chất lượng các cuộc họp trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị, thực hành
tiết kiệm, chống lãng phí trong việc tổ chức các cuộc họp, góp phần tích cực
tiếp tục đổi mới nâng cao hiệu lực, hiệu quả chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng
cơ quan, đơn vị, đáp ứng yêu cầu của cải cách hành chính.

Điều 5: Nguyên tắc tổ chức cuộc họp:

1. Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách
nhiệm được phân công, cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc
thuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không đẩy công việc thuộc thẩm
quyền lên cho cấp trên giải quyết.

2. Chỉ tiến hành cuộc họp khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác
chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện các
quyết định quản lý, điều hành.

</div>
(85)<div class='page_container' data-page=85>

4. Theo chương trình kế hoạch; thực hiện cải tiến, đơn giản hoá quy
định thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý, bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết
thực, tiết kiệm, khơng hình thức phơ trương.

5. Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết
hợp các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý.

Điều 6: Trách nhiệm trong việc đẩy mạnh ứng dụng khoa học và công

nghệ vào việc đổi mới cuộc họp:

Giám đốc Công ty và lãnh đạo các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm tổ
chức, chỉ đạo nghiêm cứu, triển khai ứng dụng khoa học và công nghệ, trước
hết là công nghệ thông tin, và việc đổi mới công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều
hành để giảm bớt các cuộc họp; để không ngừng cải tiến nội dung, cách thức
tiến hành, nâng cao chất lượng và hiệu quả các cuộc họp.

Điều 7: Các trường hợp không tổ chức các cuộc họp:

1. Phổ biến, quán triệt và triển khai thực hiện các văn bản quy phạm
Pháp luật, các văn bản chỉ đạo của cấp trên.

2. Việc sơ kết kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả 6 tháng thực
hiện chương trình, kế hoạch nhiệm vụ cơng tác hàng năm của Công ty, các
đơn vị trực thuộc.

3. Giải quyết những cơng việc thường xun trong tình hình có thiên
tai, địch hoạ hoặc tình trạng khẩn cấp.

4. Những việc cụ thể đã được uỷ quyền hoặc phân công, phân cấp rõ
thẩm quyền và trách nhiệm cho tổ chức hoặc cá nhân cấp dưới giải quyết.

5. Tổ chức lấy ý kiến của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị tham gia xây
dựng, hoàn thiện các đề án, dự án, trừ trường hợp những đề án, dự án lớn,
quan trọng liên quan đến nhiều ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi trách nhiệm
quản lý của nhiều cơ quan, đơn vị.

</div>
(86)<div class='page_container' data-page=86>

7. Giải quyết những nội dung cơng việc mang tính chất chuyên môn, kỹ
thuật hoặc để giải quyết những công việc chuẩn bị trước cho việc tổ chức các

cuộc họp, trừ trường hợp những cuộc họp lớn, quan trọng.

8. Những việc đã được Pháp luật quy định giải quyết bằng cách thức
khác không cần thiết phải thông qua cuộc họp.

Điều 8: Họp của tổ chức Đảng, đoàn thể và các tổ chức khác:

Đảng, đồn thể và các tổ chức khác trong Cơng ty tổ chức theo Điều lệ
của tổ chức mình và được bố trí hợp lý phù hợp với tính chất và đặc điểm về
tổ chức và hoạt động của Cơng ty.

Chương II

QUY TRÌNH TỔ CHỨC CUỘC HỌP

Điều 9: Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp:

1. Căn cứ vào chương trình cơng tác hàng năm, hàng quý của cơ quan,
đơn vị và yêu cầu giải quyết công việc, Giám đốc Công ty chỉ đạo xây dựng
và quyết định kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong năm và
hàng quý; phân công trách nhiệm các Phòng chức năng, đơn vị trực thuộc
chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến cơng việc tổ
chức các cuộc họp đó.

Kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm và hàng quý phải được thông
báo trước cho các đối tượng được triệu tập hoặc mời tham dự.

2. Các cuộc họp bất thường chỉ được tổ chức để giải quyết những công

việc đột xuất, khẩn cấp. Khống chế số lượng cuộc họp trong tuần, tháng... để
dành thời gian giải quyết công việc.

Điều 10. Chuẩn bị nội dung các cuộc họp:

</div>
(87)<div class='page_container' data-page=87>

Phòng chức năng được được phân cơng chuẩn bị nội dung chính phải chuẩn
bị dự thảo biên bản hoặc thông báo kết luận cuộc họp.

2. Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những yêu cầu
cần trao đổi, tham khảo ý kiến, kiến nghị tại cuộc họp phải được chuẩn bị đầy
đủ trước bằng văn bản.

Đối với những tài liệu dài, có nhiều nội dung, thì ngồi văn bản chính
cịn phải chuẩn bị thêm nhiều bản tóm tắt.

Điều 11: Giấy mời họp:

1. Giầy mời họp phải cần ghi rõ những nội dung sau đây:
a) Người triệu tập và chủ trì.

b) Thành phần tham dự.

c) Người được triệu tập, người được mời tham dự.
d) Nội dung cuộc họp, thời gian, địa điểm họp.

e) Những yêu cầu đối với người được triệu tập, hoặc được mời tham
dự.

2. Giấy mời họp phải được gửi trước ngày họp ít nhất là 02 ngày làm
việc, kèm theo là tầi liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan

đến nội dung cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất.

Điều 12. Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp:

1. Tuỳ theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người
triệu tập cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần, số lượng người
tham dự cuộc họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả. Chỉ những
người liên quan trực tiếp được mời đến dự họp, còn đối tượng liên quan gián
tiếp được nhận thông báo (hoặc nghị quyết) để nắm bắt thông tin.

</div>
(88)<div class='page_container' data-page=88>

3. Trường hợp người được triệu tập hoặc được mời là lãnh đạo đơn vị
khơng thể tham dự cuộc họp (có lý do chính đáng) thì có thể uỷ quyền cho
cấp dưới có đủ khả năng, đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi họp
thay.

4. Khách mời do người chủ trì quyết định; là đại diện của cơ quan, đơn
vị có liên quan nhiều đến cơng việc được thông tin hoặc cần giải quyết.

Điều 13. Thời gian tiến hành cuộc họp:

1. Thời gian tiến hành cuộc họp thuộc các cuộc họp dưới đây được quy
định như sau:

a) Họp giao ban tuần, tham mưu, tư vấn không quá một buổi làm việc;
b) Họp sơ kết quý, tổng kết chuyên đề, họp chuyên môn từ 1 buổi đến 1
ngày tuỳ theo tính chất và nội dung của cuộc họp.

c) Họp tổng kết công tác năm không quá 1 ngày.

d) Họp tập huấn tuỳ theo tính chất và nội dung vấn đề, được bố trí chủ

yếu vào ngày nghỉ.

2. Các loại cuộc họp khác tuỳ theo tính chất và nội dung mà bố trí thời
gian tiến hành hợp lý, nhưng không quá 1 ngày.

Điều 14. Những yêu cầu về tiến hành cuộc họp:

1. Mỗi cuộc họp có thể kết hợp giải quyết nhiều nội dung, sử dụng
nhiều hình thức và cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu của
từng vấn đề và điều kiện hoàn thành cụ thể để tiết kiệm thời gian, bảo đảm
chất lượng và hiệu quả giải quyết công việc.

</div>
(89)<div class='page_container' data-page=89>

3. Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc họp phải tập trung chủ yếu
vào những vấn đề đang còn những ý kiến khác nhau để đề xuất những biện
pháp xử lý.

4. Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp phải rõ ràng và cụ thể,
thể hiện được đầy đủ tính chất, nội dung và yêu cầu của cuộc họp.

Điều 15. Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp:

1. Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian và
lịch trình cuộc họp.

2. Xác định thời gian tối đa cho mỗi người tham dự cuộc họp được
trình bầy ý kiến của mình một cách hợp lý.

3. Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra.
4. Có ý kiến kết luận cuộc họp, trước khi kết thúc cuộc họp.

5. Giao trách nhiệm cho Phịng ban, đơn vị có thẩm quyền ra văn bản
thông báo kết quả cuộc họp đến những cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan.

Điều 16. Trách nhiệm của người tham dự cuộc họp:

1. Nghiên cứu tài liệu, văn bản của cuộc họp nhận được trước khi đến
dự cuộc họp.

2. Chuẩn bị trứơc ý kiến phát biểu tại cuộc họp.

3. Phải đi dự họp đúng thành phần, đến họp đúng giờ và tham dự hết
thời gian của cuộc họp. Chỉ trong trường hợp vì những lý do đột xuất và được
sự đồng ý của người chủ trì thì người tham dự có thể rời cuộc họp trước khi
cuộc họp kết thúc.

4. Trong khi dự họp, không được làm việc riêng hoặc xử lý công việc
không liên quan đến nội dung cuộc họp. Không gọi hoặc nghe điện thoại di
động trong phòng họp.

</div>
(90)<div class='page_container' data-page=90>

6. Trong trường hợp được cử đi họp thay, thì phải báo cáo kết quả cuộc
họp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị đã cử mình đi họp.

Điều 17. Biên bản cuộc họp và thông báo kết quả cuộc họp:
1.Nội dung diễn biến của cuộc họp phải được ghi thành Biên bản.

a) Ngưòi chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc
họp;

b) Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp;
c) ý kiến phát biểu của những người tham dự cuộc họp;

d) Kết luận của chủ toạ cuộc họp và các quyết định được đưa ra tại
cuộc họp.

2. Chậm nhất là 3 ngày làm việc sau ngày kết thúc cuộc họp, phòng
chức năng hoặc đơn vị được giao trách nhiệm chính chuẩn bị cuộc họp phải
hồn thành dự thảo thông báo kết luận, chuyển cho Văn phịng Cơng ty để
kiểm tra thể thức, ký và gửi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan
biết, thực hiện.

Văn bản thông báo kết luận cuộc họp bao gồm những nội dung chính
sau:

a) Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp về các vấn đề được đưa ra
tại cuộc họp;

b) Quyết định của người có thẩm quyền được đưa ra tại cuộc họp về
việc giải quyết các vấn đề có liên quan và phân cơng trách nhiệm tổ chức thực
hiện,

3. Văn bản thông báo kết luận cuộc họp không thay thế cho việc ra văn
bản quy phạm Pháp luật hoặc văn bản cá biệt của thủ trưởng cơ quan, đơn vị
có thẩm quyền theo quy định quy định của Pháp luật để giải quyết các vấn đề
liên quan được quyết định tại cuộc họp.

</div>
(91)<div class='page_container' data-page=91>

Việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo được
đưa ra tại cuộc họp phải giao cho một cá nhân có thẩm quyền hoặc phịng ban
liên quan chịu trách nhiệm.

Chương III

CÁC QUY ĐỊNH KHÁC

Điều 19: Xây dựng chương trình cơng tác khoa học, hợp lý để giảm bớt
việc tổ chức các cuộc họp:

1. Trên cơ sở chức năng, thẩm quyền theo quy định, Giám đốc Công ty,
thủ trưởng đơn vị trực thuộc có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng chương trình
cơng tác chính hàng năm, hàng quý và hàng tháng của cơ quan, đơn vị mình
bảo đảm khoa học, hợp lý.

2. Tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính trong việc quản lý, thực
hiện chương trình cơng tác. Chỉ trong trường hợp thật cần thiết thì mới điều
chỉnh chương trình cơng tác.

Điều 20: Mối quan hệ giữa tổ chức cuộc họp và giải quyết công việc
của cá nhân, tổ chức.

1. Văn phịng Cơng ty, đơn vị có quan hệ trực tiếp giải quyết cơng việc
hàng ngày của cá nhân, tổ chức không được vì cuộc họp mà làm chậm trễ, gây
khó khăn, phiền hà cho việc tiếp nhận và xử lý công việc của cá nhân, tổ
chức.

2. Giám đốc Công ty, thủ trưởng đơn vị trực thuộc không được sử dụng
thời gian thực hiện chế độ tiếp công dân, trực tiếp xử lý khiếu kiện của công
dân theo quy định của Pháp luật để tham dự hoặc chủ trì các cuộc họp.

</div>
(92)<div class='page_container' data-page=92>

2. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị đứng ra tổ chức triệu tập cuộc họp

phải chịu trách nhiệm cá nhân về việc đã để xẩy ra tình trạng nói trên.

Điều 22: Thực hiện chế độ giải quyết công việc để giảm bớt các cuộc
họp:

- Các cơng việc có thể giải quyết hàng ngày thì phải giải quyết ngay,
khơng chờ đến cuộc họp để giải quyết.

- Lãnh đạo cấp trên đơn vị phải có chương trình kế hoạch để thực hiện
chế độ kiểm tra hoạt động của đơn vị cấp dưới trong việc thực hiện các quy
định của Pháp luật và các văn bản của cấp trên; trực tiếp chỉ đạo xử lý tại chỗ
những công việc phát sinh có liên quan thuộc thẩm quyền.

Điều 23. Kinh phí phục vụ các cuộc họp (hội nghị):

Kinh phí phục vụ các cuộc họp theo quy định trong Quy chế Tài chính
Tổng Cơng ty và phù hợp với dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp đã được
phê duyệt.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 24. Trách nhiệm quản lý chế độ họp trong các đơn vị trực thuộc
1. Trách nhiệm của Giám đốc:

a) Xây dựng kế hoạch về tổ chức cuộc họp theo Điều 9 của quy định
này;

b) Thi hành các biện pháp cải cách, đổi mới sự chỉ đạo điều hành để
giảm bớt, cải tiến và nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp.

2. Trách nhiệm của Văn phịng Cơng ty:

</div>
(93)<div class='page_container' data-page=93>

b) Hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra các cơ quan, đơn vị trực thuộc trong
việc thực hiện Quy định này.

3. Trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc:

a) Xây dựng và ban hành quy định cụ thể về tổ chức các cuộc họp của
đơn vị mình;

b) Chỉ đạo việc thực hiện các quy định về tổ chức các cuộc họp trong
hoạt động của đơn vị;

c) Thi hành các biện pháp cải cách, đổi mới sự chỉ đạo điều hành để
giảm bớt, cải tiến, nâng cao chất lượng, hiệu qủa các cuộc họp..

4. Văn phịng Đảng ủy, Cơng đồn, Đồn thanh niên Công ty:

Nghiên cứu, tổ chức vận dụng quy định này để cải tiến và giảm bớt
cuộc họp.

Điều 25: Hiệu lực thi hành:

1. Quy định này có hiệu lực kể từ ngày ký Quyết định ban hành.

</div>
(94)<div class='page_container' data-page=94>

PHỤ LỤC 4

</div>
(95)<div class='page_container' data-page=95></div>
(96)<div class='page_container' data-page=96></div>

Công tác tổ chức hội họp của Văn phòng công ty Điện lực Hai Bà Trưng

<b>KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP </b>

<b>CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHỊNG </b>

<b>CƠNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG </b>

Tài liệu liên quan

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về