Bài giảng Nguyên lý kế toán - Chương 4: Chứng từ kế toán và kế toán kiểm kê - Trường Đại Học Quốc Tế Hồng Bàng

<span class='text_page_counter'>(1)</span><div class='page_container' data-page=1>

<b>CHƯƠNG 4: CHỨNG TỪ </b>

<b>KẾ TOÁN VÀ KIỂM KÊ</b>

<b>4.1</b>

<b>Chứng từ kế</b>

<b>tốn:</b>

<b>4.1.1 Khái</b>

<b>niệm:</b>

• Theo

Luật kế

tốn

Việt

Nam:

Chứng từ kế

tốn là

những giấy tờ, vật

mang tin

phản

ánh

nghiệp vụ

kinh

tế

tài chính phát sinh và

đã

hồn thanh, làm

căn cứ

ghi

sổ kế

tốn.

Chứng từ điện tử được

coi là

chứng từ kế

tốn khi

có các

nội

dung quy

định

theo

luật kế

toán và

được thể hiện

d

ưới dạng dữ liệu điện tử được

mã

hóa mà khơng

bị

thay

đổi

trong q trình

truyền

qua

mạng

máy tính

hoặc

trên

vật

mang tin nh

ư

băng, đĩa từ,

các

loại thẻ

thanh tốn,…

<b>6.1.2 Ýnghĩa,tácdụngvà tínhchấtpháp lýcủa chứng từ:</b>
- Ýnghĩa của chứng từ:

Chứng từcó ýnghĩa rấtquantrọngtrongviệc tổ chứccơng tác
kếtốn,kiểmsốtnội bộ, chứng nhậntínhchấtpháp lýcủa
nghiệp vụvàcủa số liệughi chép trênsổ kếtốn.

- Tácdụng của chứng từ:
Lập chứng từ kếtốn:

• Làkhởi điểm của tổ chứccơng táckếtốn và xâydựng hệ
thống kiểmsốtnội bộ của đơn vị; khơng có chứng từ sẽ

khơngthể thực hiện đượccơng táckếtốn.

• Nhằmghinhận nghiệp vụkinhtếtài chínhđãphát sinh và
thực sựhồn thành,đảm bảotínhchất hợp lệ, hợpphápcủa
nghiệp vụ.

• Nhằm tạoracăn cứ để kếtốn ghisổ nghiệp vụkinhtếphát
sinh.

• Nhằmghinhận đơnvịvà cá nhânchịutráchnhiệm đối với
nghiệp vụphát sinh trướcphápluật.

<b>4.1.2 Ýnghĩa,tác</b> <b>dụngvà tính</b> <b>chấtpháp lýcủa chứng</b>
<b>từ: (tt)</b>

- Tínhchấtpháp lýcủa chứng từ kếtốn:
Chứng từ kếtốn:

• Làcăn cứpháp lýchứngminh chosố liệu kếtốn

• Là căn cứ để kiểmtraviệc thi hànhmệnh lệnh sản xuất
kinh doanh, tínhhợpphápcủa nghiệp vụ,pháthiệncác vi
phạmphápluật,hành vi tham ơ, lãng phí

• Là căn cứ để cơ quantư phápgiải quyết các khiếu nại,
khiếu tố

• Làcăn cứ để thực hiệnvàkiểmtra tình hìnhnộp thuế
• Làcăn cứxácđịnhcácđơn vịvà cá nhânphải chịutrách

</div>
<span class='text_page_counter'>(2)</span><div class='page_container' data-page=2>

<b>4.1.3 Phânloại chứng từ: (tt)</b>
– Tínhchấtpháp lýgồm:

• Chứng từ bắt buộc: lànhững chứng từ phảnánh các quan
hệ kinhtế giữa các pháp nhân hoặc có ucầu quản lý
chặt chẽmang tính chất phổ biến rộng rãi.Đối với loại
chứng từnày, Nhà nướctiêuchuẩnhóavềquy cách,biểu
mẫu, chỉtiêuphảnánh,mục đíchvà phươngpháplập. Các
chứng từnàyđượcápdụng thống nhấtcho cáclĩnh vựcvà
các doanhnghiệp thuộc các thànhphần kinhtế nhưhóa
đơngiátrịgiatăng,hóađơnbán hàng.

• Chứng từhướng dẫn: lànhững chứng từ kếtoánsử dụng
trongnội bộdoanhnghiệp. Nhà nướchướng dẫncác chỉ
tiêuđặctrưng đểcác ngành, các cơsởkinhtếtrên cơsở
đó vận dụngvàotừngtrường hợp cụ thểnhưphiếu thu,
phiếuchi,phiếu nhậpkho,phiếu xuấtkho,…

<b>4.1.3 Phânloại chứng từ:</b>
– Theo cơngdụng gồm:

• Chứng từ gốc: là chứng từ được lập trực tiếp ngay khi
nghiệp vụkinhtếphát sinh, làchứng từcó giátrịpháp lý
quantrọng nhất nhưhóađơngiátrịgiatăng,hóađơnbán
hàng,…Chứng từ gốc đượcchia thành hailoại:

• Chứng từ mệnh lệnhlàchứng từdùngđể truyền đạtcác
lệnh sản xuất,kinh doanhhoặccơng tácnhư lệnhchi,lệnh
xuấtkho,…Chứng từ mệnh lệnhkhơng dùng làmcăn cứ
ghisổ

• Chứng từ chấphành làchứng từ dùngđể ghinhận lệnh
sản xuất kinh doanh đã được thực hiện như phiếu thu,
phiếuchi,…Chứng từ chấphành dùng làmcăn cứghisổ.
• Chứng từghisổlàchứng từdùngđể tập hợp số liệu của

cácchứng từ gốccùngloại,cùngnghiệp vụ,trêncơ sở đó
ghi chép vàosổ kếtốn.Chứng từghisổkhơng có giátrị
pháp lýnhư chứng từ gốc.

<b>4.1.4Nộidungchứng từ kếtốn:</b>

Luật kếtốn quyđịnh nộidungchứng từ kếtoánnhưsau:
– Tên vàsố hiệu chứng từ kếtoán

– Ngày, tháng,năm lập chứng từ kếtoán

– Tên vàđịa chỉ của đơn vịvà cá nhânlập chứng từ kế
toán

– Tên vàđịa chỉ của đơn vịvà cá nhânnhận chứng từ kế
tốn

– Nộidungnghiệp vụkinhtế,tài chính phát sinh
– Số lượng, đơngiá vàsố tiền của nghiệp vụkinhtế,tài

chinh ghibằng số,riêngtổng số tiền của chứng từ kế
toánphảighibằng chữ

</div>
<span class='text_page_counter'>(3)</span><div class='page_container' data-page=3>

<b>4.1.5 Trìnhtự lậpvàxửlýchứng từ:</b>

Tổ chức chứng từtrongmột đơn vị kếtoángồm lập chứng
từ, chỉnhlýchứng từ, kiểmtrachứng từvà luânchuyển
chứng từtheocơ cấu tổ chứccơng táckếtốncủa đơn vị,
lưu trữ chứng từ: 12 tháng, sauđó đưa vào khoquảnlý
nhưcác tàisảnkhác trong doanhnghiệptrongthời hạn5
năm,riêngloại chứng từdùngđểghi sổthìphải lưu trữ
trongthời hạn10năm.

<b>4.1.5 Trìnhtự lậpvàxửlýchứng từ:</b>

Mọi nghiệp vụkinhtế,tài chính phát sinhtạidoanhnghiệp
đều phải lập chứng từ kếtốn, khilập phảitnthủ những
quyđịnhsau:

• Cácnghiệp vụkinhtế,tài chính phát sinhtạidoanhnghiệp
đều phải lập chứng từ kếtốn và lập một lần cho mỗi
nghiệp vụkinhtế,tài chính phát sinhtạidoanhnghiệp
• Chứng từ kếtốnphải được lậprõ ràng,đầy đủ, kịp thời,

chính xác theonộidung quyđịnhtrênmẫu. Trongtrường
hợp chứng từ kếtốnchưacó quyđịnh mẫuthìđơn vị kế
tốn được tự thiết kế mẫu chứng từ kếtoán nhưng phải
đảm bảo chứng từcóđầy đủ nộidung theo quyđịnh.

<b>4.1.5 Trìnhtự lậpvàxửlýchứng từ: (tt)</b>

• Nộidungnghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế
tốn khơngđược viết tắt,khơng được tẩyxóa,sửa chữa;
khiviết phảidùng bút mực, sốvàchữ phải viếtliêntục,

khơngngắtqng,chỗ trống phải gạchchéo;chứng từ bị
tẩyxóa,sửa chữa đềukhơng có giátrịthanh tốn và ghisổ
kếtốn. Khiviếtsaichứng từ cần hủy bỏ bằngcáchgạch
chéo vàochứng từsai.

• Chứng từ kếtốnphải được lập đủ sốliên theo quyđịnh.
Trường hợp phải lập nhiềuliênchứng từ kếtoán chomột
nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải
giốngnhau.Chứng từ kếtoán do doanhnghiệp lập đểgiao
dịch vớicáctổ chức,cá nhân bên ngồi doanhnghiệpthì
liêngửibên ngồiphảicó dâucủadoanhnghiệp.

• Người lập, người ký duyệt và những người ký tên trên
chứng từ kếtoánphải chịu tráchnhiệm về nộidung của
chứng từ kếtốn

• Chứng từ kế tốnđược lập dưới dạng chứng từ điện tử

<b>4.1.6Kiểmtra, hoànchỉnhvàbảo quản chứng từ</b>

-Kiểmtrachứng từyêucầucácnộidung sau:

• Kiểmtra tính rõ ràng, trungthực đầy đủcácchỉtiêuphản
ánh trênchứng từ

• Kiểmtra tínhhợppháp(chứng từ được lậptheomẫuquy
định,ghi chépđúng nộidung,bản chất nghiệp vụkinhtế
phát sinh vànghiệp vụ đó đượcphápluậtcho phép, cóđầy
đủ chữ ký của người chịu trách nhiệm và có dấu của
doanhnghiệp vềcácnghiệp vụkinhtếphát sinh) ,hợp lệ

(chứng từ đượcghi chépđầy đủ, kịp thờicác yếu tố,các
tiêu thức và theo quy định phương pháp lập từng loại
chứng từ) của chứng từ.

• Kiểmtra tính chính xáccủa số liệu,thơng tin trênchứng
từ kếtốn

</div>
<span class='text_page_counter'>(4)</span><div class='page_container' data-page=4>

- Hồnchỉnh chứng từ:

• Nếu chứng từ chưacó giáphải ghi giá vào ngaynhững
chứng từnày.

• Sắp xếp,phânloại chứng từtheonghiệp vụ,theo tínhchất
củacác khoảnchi phí, theotừng địa điểmphát sinh phù
hợp vớiucầughisổ kếtốn.

• Lập định khoản kếtốn

-Bảo quản chứng từ:

• Chứng từ kếtốnđã sử dụng phải được sắp xếp,phânloại
bảo quảnvàlưu trữtheochế độ lưu trữ chứng từ,tàiliệu
kếtoáncủaNhànước. Tàiliệu kếtoánlưu trữ phảilàbản
chính theo quyđịnh củaphápluậtchotừng loạitàiliệu kế
tốn.Trường hợptàiliệu kếtốnbị tạm giữ, tịch thu,bị
mất hoặc bị hủy hoạithìphải có biênbảnkèm theo bản
photo tàiliệu kếtoánbị tạm giữ, tịchthu,bị mất hoặc bị
hủy hoại.Thờigianlưu trữtàiliệu kếtốn theo quyđịnh
hiệnnay:

• Thờigian lưu trữ tối thiểu 5 năm từkhi kết thúckỳ kế
toán năm gồm: tài liệu kế tốn dùng cho quản lý, điều
hànhthườngxuncủadoanhnghiệp,khơngsử dụng trực
tiếp đểghisổ kếtốn vàlậpbáo cáo tài chínhnhư phiếu
thu,phiếuchi,phiếu nhậpkho,phiếu xuấtkho. Tàiliệu kế
tốn khác dùng cho quản lý, điều hành doanh nghiệp,
khôngsử dụng trực tiếp đểghisổ kếtốn vàlậpbáo cáo
tài chính

• Thờigianlưu trữítnhất10năm từkhikếtthúckỳ kếtốn
năm gồm:chứng từ kếtoánđược sử dụng trực tiếp đểghi
sổ kếtoán vàlậpbáo cáo tài chính, cácbảngkê,bảng tổng
hợpchitiết, các sổ kếtóan chitiết,các sổ kếtốn tổng
hợp,các báo cáo tài chính tháng, q,năm,biênbảnthiêu
hủytàiliệu kếtốn và các tàiliệukhác có liên quanđến
việcghisổ kếtốn vàlậpbáo cáo tài chính, trongđócó
báo cáokiểmtốn và báo cáokiểmtrakếtốn.

• Thờigianlưu trữ vĩnh viễn: tàiliệu kếtốn có tínhsử liệu,
có ýnghĩaquan trọng vềkinh t6é, an ninh quốcphịng.
Việcxácđịnhtàiliệu kếtốnlưu trữ vĩnh viễndongười
đại diệntheo phápluật tạidoanhnghiệp quyết định căn cứ
vào tínhsử liệuvà ýnghĩalâu dàicủatàiliệu, thơng tin
quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ
phận kếtoán hoặc bộ phận khác lưu trự dướihínhthức
bảng gốc hoặchìnhthứckhác.Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn
phảilàthời hạn lưu trữtrên 10nămchođếnkhi tàiliệu kế
toánbị hủy hoại thựnhiênhoặc đượctiêuhủytheoquyết
định của người đại diệnphápluật củadoanhnghiệp

<b>4.2Kiểmkê</b>
<b>4.2.1 Kháiniệm:</b>

• Kiểmkê làkiểmtrathực tếthông quaviệccân đong, đo
đếm, kiểmtrađối chiếu nhằmxácnhận số lượngvà giátrị
cóthật củatàisản tại đơn vị

• Kiểmkê là cơng tácthườngxuncủa kếtốn,của mỗi kỳ
quyếttốn

• Kiểmkê là cơng tácbất thừơng củadoanhnghiệplúcgiải
thể,chia tách, sápnhập, cổ phầnhóa hay thayđổi chủ sở
hữu

</div>
<span class='text_page_counter'>(5)</span><div class='page_container' data-page=5>

<b>4.2.2 Phânloại kiểmkê</b>
- Theophạmvikiểmkêgồm:

• Kiểmkêtừng phầnlàviệc kiểmkê xảyra chotừng loại
hoặc một số loạitàisản ởdoanhnghiệp

• Kiểmkê tồnphầnlàviệc kiểmkêxảyra chotất cảcác
loạitàisảntrong doanhnghiệp

• - Theothờigiantiếnhànhkiểmkêgồm:

• Kiểmkê định kỳlà việc kiểmkê có xác định thời gian
trước để kiểmkê, tùy theo loạitài sảnmà xácđịnh thời
gian khác nhau như tiền mặt phải kiểm kê hàng ngày,
nguyênvật liệu phải kiểmkê hàng tháng,…

• Kiểmkêbất thườnglàviệc kiểmkê khơng xácđịnh thời
giantrướcmàxảyrađột xuấtkhi phát hiệncódấu hiệu
saiphạm hoặc mấtmác trong doanhnghiệp

<b>4.2.3Tổ chức kiểmkê:</b>

• Lập hội đồng kiểm kê (Lãnh đạo đơn vị, Kế tốn
trưởng,…)

• Xâydựng kế họach kiểmkê,quyết địnhtrìnhtựcácbước
kiểmkê

• Khóasổ kếtốntại thời điểm kiểmkê

• Cá nhân,tổ chức quảnlý tàisản phải tiếnhànhkiểmkêsơ
bộ

• Tiếnhànhkiểmkê và chia thànhtừng tổ kiểmkê,lậpbiên
bản kiểmkê

• Đối chiếu kết quả kiểmkêthực tếvà so sánhvới số liệu
trênsổ sánhkếtốn, xác định thừa, thiếutìm ra nguyên
nhân và đưa ra phương pháp xử lý với quyết định sau
cùngcủaGiámđốc

<b>4.2.4Thực hiện kiểmkê:</b>

Khi tiến hành kiểmkê tùy theo đối tượng mà có phương
thức tiếnhành phùhợp:

• Đối với kiểm kê hiện vật, nhân viên chịu trách nhiệm
kiểmkêcầncân,đong, đo, đếm tại chỗ,cósự chứng kiến
của người chịutráchnhiệm quản lýhiện vật,tàisản đó.
Cần chú ý đến chất lượng hiện vật, phát hiện những
trường hợptàisản, vật tư bị hư hỏngkémphẩm chất,…
• Đối với kiểm kê tiền mặt, nhân viên chịu trách nhiệm

kiểmkêtiếnhànhđếm trực tiếptoànbộ số tiền mặt tồn
tại quỹ (tiền VNĐ, ngoại tệ,…) và cácchứng phiếucó giá
trị như tiền(séc, ….)

• Đối với kiểmkêtiền gửingân hàng và cơngnợ,nhân viên
chịutráchnhiệm kiểmkêtiếnhànhđối chiếu số liệu của
đơn vịmìnhvới số liệu củacác ngân hàngnơi đơn vị mở
tàikhoản vớicácđơn vịcó quanhệthanh tốn.

• Kết quả kiểm kêđược phản ánh trên phiếu kiểmkê có
chữký củanhân viên kiểmkê và nhân viênquản lý tài

<b>4.2.5Xửlýkết quả kiểmkê</b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(6)</span><div class='page_container' data-page=6>

<i>4.2.5.1Trường hợp kiểmkê pháthiện thiếu</i>
- Tàikhoản sử dụng:

TK 138“Phảithu khác”

N TK 138 C

<b>Giá</b> <b>trị</b> <b>tài</b> <b>sản thiếu chờ xử</b> <b>lý</b>

<b>đầu kỳ</b>

Giátrịtàisản thiếu chờ xửlý
Phải thu củacá nhân, tập thể đối

vớitàisản thiếu đãxácđịnhrõ
nguyên nhân và có biênbản xử
lý

P
S

Kết chuyển giá trị tài sản
thiếuvào các tài khan liên
quan theoquyết địnhtrong
biênbản xửlý

<b>Giá</b> <b>trị</b> <b>tài</b> <b>sản thiếu chờ xử</b> <b>lý</b>

<b>cuối kỳ</b>

Tàikhoản này cóthểcó số dưbên Có:phảnánh số đãthu
nhiều hơn số phảithu

Tàikhoản cấp2:

• TK 1381 “ Tàisản thiếu chờ xửlý”phảnánh giátrịtàisản
thiếu chưaxácđịnh rõ ngun nhân, cịnchờ quyết định
xửlý

• Chỉ hạch tốn vào TK 1381 trường hợp chưa xác định
đượcnguyên nhânvề thiếu hụt, mấtmát,hư hỏngtàisản
củadoanhnghiệp phải chờ xửlý

• Trường hợptàisản thiếu đãxácđịnh đượcngun nhân
và có biênbản xửlý ngay trongkỳthìhạchtốn vào các
tàikhoảnliên quan khơnghạchtốn vào TK 1381
• TK 1385“Phảithuvề cổ phầnhóa”

• TK 1388“Phảithu khác”

-Định khoảncácnghiệp vụkinhtếphát sinh:

• TSCĐ hữuhình dùng chohoạt động sản xuấtkinh doanh
pháthiện thiếu chưarõ nguyên nhânchờ xửlý:

<b>NợTK 138 (1381): giátrịcònlại của TSCĐ</b>
<b>NợTK 214 : giátrịhao mịn</b>

<b>Có TK 211: ngun giá</b>

Đồng thờighigiảm TSCĐtrênsổ kếtốn chitiết TSCĐ
• Tiền mặt tồn quỹ, vật tư,hàng hóa,.. pháthiện thiếu thiếu

chưarõ nguyên nhânchờ xửlý:

<b>NợTK 138 (1381)</b>
<b>Có TK 111</b>

<b>HoặcCó TK 152</b>

<b>HoặcCó TK 153</b>

<b>HoặcCó TK 155</b>

<b>HoặcCó TK 156</b>

• Khi có biênbản xửlýcủa cấpcóthẩm quyền đối vớitàisản
thiếu, căn cứvàoquyết định xửlý:

<b>NợTK 334 :trừvàolương</b>

<b>NợTK 138 (1388):phần bắt bồi thường</b>

<b>NợTK 632 : giátrịhaohụt mấtmát sau khitrừ sốthubồi</b>
<b>thườngtheoquyết định xửlý</b>

<b>Có TK 138 (1381)</b>

• Tài sản phát hiện thiếu đã xác định được nguyên nhân và
người chịutráchnhiệm:

<b>NợTK 334 :trừvàolương</b>

<b>NợTK 138 (1388):phần bắt bồi thường</b>

<b>NợTK 632 : giátrịhaohụt mấtmát sau khitrừ sốthubồi</b>
<b>thườngtheoquyết định xửlý</b>

<b>Có TK 622 / Có TK627</b>

<b>HoặcCó TK 111</b>

<b>HoặcCó TK 152</b>

<b>HoặcCó TK 153</b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(7)</span><div class='page_container' data-page=7>

<i>4.2.5.2Trường hợp kiểmkê pháthiện thừa</i>
- Tàikhoản sử dụng:

TK 338“Phải nộpkhác”

N <i>TK 338</i> <i>C</i>

<b>Giá</b> <b>trị</b> <b>tài</b> <b>sản</b> <b>phát</b> <b>hiện thừa</b>

<b>cònchờ giải quyết đầu kỳ</b>

Kết chuyển giá trị tài sản
thừa vào các tài khoản liên
quan theo quyết định biên
bản xứlý

Tài sản thừa chờ xử lý do chưa
xácđịnhnguyên nhân

Giátrịtàisản thừa phải trảcho cá
nhân, tập thể theo quyết định
trong biênbản xửlýđã xácđịnh
nguyên nhân

<b>Giá</b> <b>trị</b> <b>tài</b> <b>sản</b> <b>phát</b> <b>hiện thừa</b>

<b>cònchờ giải quyết cuối kỳ</b>

Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ

• TK 3381 “Tài sản thừa chờ xử lý” phản ánh giá trị tài sản
thừa chưa xác định rõ ngun nhân, cịn chờ quyết định xử

lý

• Trường hợp tài sản thừa đã xác định được nguyên nhân và
có biên bản xử lý ngay trong kỳ thì hạch tốn vào các tài
khoản liên quan khơng hạch tốn vào TK 3381

-Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh:

• TSCĐ hữu hình phát hiện thừa chưa xác định rõ nguyên
nhân còn chờ quyết định xử lý:

<b>Nợ TK 211: ngun giá</b>
<b>Có TK 214: giá trị hao mịn</b>
<b>Có TK 338 (3381): giá trị cịn lại</b>

• Tiền mặt tại quỹ, vật tư, hàng hóa phát hiện thừa qua kiểm
kê chưa xác định rõ nguyên nhân:

<b>Nợ TK 111</b>
<b>Nợ TK 152 </b>

<b>Nợ TK 153 </b>
<b>Nợ TK 155 </b>
<b>Nợ TK 156 </b>

<b>Có TK 338 (3381)</b>

• Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền về số tài sản
thừa

<b>Nợ TK 338 (3381)</b>

</div>

<!--links-->