Bài giảng Nguyên lý kế toán - Chương 6: Sổ kế toán - Kỹ thuật ghi sổ, sửa sổ kế toán và cá hình thức kế toán - Trường Đại Học Quốc Tế Hồng Bàng

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (279.89 KB, 6 trang )

<b>CHƯƠNG 6: SỔ KẾ TOÁN </b>

<b>–</b>

<b>KỸ THUẬT GHI SỔ, SỬA SỔ </b>

<b>KẾ TỐN VÀ CÁC HÌNH </b>

<b>THỨC KẾ TỐN</b>

Sổ kế tốn là các tờ sổ theo một mẫu nhất định dùng để ghi chép
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp kế toán
trên cơ sở số liệu của chứng từ gốc.

-Sổ tổng hợp và chi tiết:

• Sổ kế tốn tổng hợp là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản (sổ cái)

• Sổ kế toán chi tiết là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh theo các tài khoản cấp 3, 4 hoặc sổ chi tiết như
sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ chi tiết thanh toán người bán, thanh
toán người mua,…

-Sổ tờ rời và đóng quyển:

• Sổ tờ rời là những tờ sổ để riêng lẻ theo một trình tự nhất định để
tiện việc ghi chép, bảo quản, sử dụng.ổ tờ rời có ưu điểm dễ
phân cơng ghi sổ, tuy nhiên rất khó bảo quản, dễ tự thiện thay

đổi, bớt tờ sổ nếu không được theo dõi chặt chẽ. (nhật ký chứng
từ, các bảng kê,..)

• Sổ đóng thành quyển là loại sổ kế toán mà các tờ sổ được
đóng thành những tập nhất định. Loại sổ này có ưu điểm là
giữ các tờ sổ khơng thất lạc, ngăn được tình trạng thêm bớt,
thay đổi tờ sổ, tuy nhiên nếu khối lượng ghi chép lớn thì loại
sổ này khó phân cơng cơng việc cho nhiều người. (sổ quỹ tiền
mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ kho, số cái,…)

-Sổ chi tiết theo dõi nội dung kinh tế:

Căn cứ vào nội dung kinh tế, sổ kế toán được chia thành các
loại: sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết bán
hàng, sổ mua hàng, sổ chi tiết tiền vay, sổ chi tiết tài sản cố
định, sổ chi tiết thanh tốn, sổ chi phí sản xuất kinh doanh,…

-Sổ ghi chép theo thời gian và hệ thống:

• Sổ ghi theo trình tự thời gian: là sổ dùng để ghi chép các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian như sổ nhật
ký chung, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ,… Kế toán căn cứ vào
thời gian phát sinh chứng từ để phản ánh vào các sổ này,
khơng ghi theo từng đối tượng kế tốn, chỉ phản ánh số phát
sinh của các nghiệp vụ

• Sổ ghi theo hệ thống: là sổ dùng để ghi chép các nghiệp vụ
kinh tế theo tài khoản như sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản,…
Loại sổ này giúp hệ thống hóa thơng tin theo từng đối tượng
kế toán ở mức độ tổng hợp hoặc chi tiết, tạo điều kiện thuận

lợi cho việc lập báo cáo tài chính.

• Sổ kết hợp: là sổ kết hợp giữa ghi theo thời gian và ghi theo
hệ thống (nhật ký-sổ cái). Theo đó, trên cùng trang sổ vừa
theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời
gian, vừa phản ánh quan hệ đối ứng các tài khoảnđược hệ
thống theo từng đối tượng kế tốn.

Sổ kế tốn tổ chức theo kết cấu ghi sổ

• Sổ kết cấu kiểu hai bên: là sổ kế toán mà mỗi trang sổ chia
thành hai bên để phản ánh riêng số phát sinh bên Nợ và bên
Có. Sổ kiển hai bên thường được mở cho các tài khoản thanh

tốn.

</div>
<span class='text_page_counter'>(2)</span><div class='page_container' data-page=2>

• Sổ kết cấu nhiều cột: là loại sổ dùng để kết hợp ghi số liệu chi
tiết bằng cách mở nhiều cột ở bên Nợ hoặc bên Có của tài
khoản trong một trang sổ. loại sổ này thích hợp cho việc phân
tích, tổng hợp số liệu của các đối tượng như doanh thu, chi

phí.

• Sổ bàn cờ: là loại sổ lập theo nguyên tắc của bảng đối chiếu
số phát sinh kiểu bàn cờ. Kết cấu của sổ gồm nhiều dòng,
nhiều cột, mỗi cột hay mỗi dòng là một tài khoản đối ứng. các
sổ hình thức nhật ký chứng từ đều có kết cấu theo loại sổ này.

<b>6.1.3 Phương pháp ghi sổ -sửa sổ:</b>

-Cách ghi sổ kế tốn:

• Mở sổ: Đầu kỳ kế toán phải mở sổ kế toán và ghi số dư đầu
kỳ vào tài khoản. Theo quy định, sổ kế toán phải mở vào đầu
kỳ kế toán năm. Khi mở sổ cần phải đăng ký với cơ quan
thuế và tài chính. Sổ kế tốn kho sử dụng phải ghi rõ tên đơn
vị kế toán, tên sổ, ngày tháng năm lập sổ, ngày tháng năm
khóa sổ, chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại
diện theo pháp luật của đơn vị kế tốn, số trang,.. đóng dấu

giáp lai.

• Đối với các sổ tờ rời, trước khi dùng phải được người đại
diện theo quy định pháp luật của đơn vị ký nhận hoặc đóng
dấu của đơn vị kế toán, đồng thời ghi vào sổ đăng ký trong đó
ghi rõ: số thứ tự, ký hiệu các tài khoản, ngày xuất dùng,…
Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự tài khoản để tránh mật
mát, lẫn lộn. căn cứ để mở sổ thường là sổ kế toán cuối năm
trước hoặc bảng cân đối kế tốn cuối năm trước.

• Ghi sổ: Ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở của các
chứng từ gốc. Đơn vị có thể ghi sổ bằng tay hoặc máy vi tính.
Sổ kế tốn phải được ghi rõ ràng, đầy đủ và ghi liên tục từ khi
mở sổ đến khi khóa sổ. Số liệu trên sổ phải ghi bằng bút mực,
khơng được tẩy xóa, khơng ghi xen kẽ thêm vào phía trên hay
phía dưới, khơng ghi chồng lên nhau, khơng ghi cách dịng,
trường hợp không ghi hết tang phải gạch chéo phần không
ghi, khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và
chuyển số liệu tổng cộng sang trang tiếp theo.

• Khóa sổ: Cuối kỳ kế tốn phải khóa sổ, khóa sổ kế tốn để
tìm ra số dư cuối kỳ. Trước khi khóa sổ kế tốn, đơn vị phải
kiểm tra đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế vào sổ, thực hiện công
việc kiểm tra, đối chiếu số liệu trên sổ và các tài khoản có
liên quan,… Theo quy định, đơn vị phải khóa sổ kế toán vào
cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.

-Sửa chữa sổ kế tốn:

</div>
<span class='text_page_counter'>(3)</span><div class='page_container' data-page=3>

Phương pháp cải chính:

• Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách
gạch một đường thẳng xóa bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo
nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xóa bỏ ghi con số hoặc chữ
đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế
tốn trưởng hoặc phụ trách kế toán ngay bên cạnh chỗ sửa.
Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

• Sai sót trong diễn giải, khơng liên quan đến quan hệ đối ứng
của các tài khoản

• Sai sót khơng ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng

Phương pháp ghi bổ sung:

• Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan
hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên
chứng từ hoặc bỏ sót khơng cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ.
Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ
sung” để ghi sổ bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch

còn thiếu so với chứng từ

Phương pháp ghi số âm:

• Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng
cách: ghi lại bằng mực đỏ hoặc trong ngoặc đơn bút toán đã
ghi sai để hủy bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng
mực thường để thay thế. Phương pháp này áp dụng cho các
trường hợp:

• Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai
đã ghi sổ kế toán mà khơng thể sửa lại bằng phương pháp cải

chính

• Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ
quan có thẩm quyền.

• Trong trường hợp này được sửa chữa sai sót vào sổ kế tốn
năm phát hiện ra sai sót theo phương pháp phi hồi tố, hoặc
hồi tố theo chuẩn mực 29 “Thay đổi chính sách kế tốn, ước
tính kế tốn và các sai sót”

• Sai sót trong đó bút tốn ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần
hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng

-Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính:

• Trường hợp phát hiện ra sai sót trước khi lập báo cáo tài chính
năm nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa trực

tiếp vào sổ kế tốn của năm đó trên máy vi tính

• Trường hợp phát hiện sai sót sau khi lập báo cáo tài chính năm
đã nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa trực
tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện ra sai sót trên máy vi
tính và ghi chú vào dịng cuối của sổ kế tốn năm có sai sót.

</div>
<span class='text_page_counter'>(4)</span><div class='page_container' data-page=4>

• Khi báo cáo quyết tốn năm được duyệt hoặc khi công việc
thanh tra, kiểm tra, kiểm tốn đã kết thúc và đã có kết luận
chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên
báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế tốn thì
đơn vị phải sửa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản
kế tốn có liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa
chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm đã phát
hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối của số kế
tốn năm trước có sai sót (nếu phát hiện sai sót báo cáo tài
chính đã nộp cho cơ quan có thẩm quyền) để tiện đối chiếu,
kiểm tra.

• Hình thức sổ kế toán là hệ thống các sổ kế toán, số lượng sổ, kết
cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ dùng để ghi chép,
tổng hợp, hệ thống hóa số liệu kế tốn từ chứng từ gốc để từ đó
có thể lập các báo cáo kế tốn theo một trình tự và phương pháp
nhất định

Hình thức kế tốn Nhật ký chung:

• Đây là hình thức kế tốn đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị
hạch tốn, đặc biệt thuận lợi khi sử dụng máy vi tình để xử lý
thơng tin kế tốn

• Gồm các loại sổ:

• Sổ nhật ký chung

• Sổ nhật ký đặc biệt

• Sổ cái

• Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết

• Ưu: Thuận tiện đối chiếu kiểm tra chi tiết theo từng chứng từ
gốc, tiện cho việc sử dụng kế toán máy

</div>
<span class='text_page_counter'>(5)</span><div class='page_container' data-page=5>

Hình thức Nhật ký –sổ cái:

• Đây là hình thức kế tốn trực tiếp, kế tốn đơn giản bởi đặc
trưng về số lượng sổ, loại sổ, kết cấu sổ cũng như đặc trưng
về trình tự hạch tốn.

• Các loại sổ:

• Nhật ký sổ cái

• Số lượng sổ, thẻ chi tiết cho một số đối tượng cần thiết

• Số liệu trên Nhật ký –sổ cái đối chiều khớp đúng khi:

• Tổng số tiền ở phần Nhật ký=Tổng số tiền vế Nợ của các tài
khoản phần Sổ cái=Tổng số tiền vế Có của các tài khoản
phần Sổ cáiTổng số dư vế Nợ của các tài khoản = Tổng số
dư vế Có của các tài khoản

• Ưu: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, thích hợp với
các đợn vị có quy mơ nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế, nội dung hoạt
động kinh tế đơn giản, sử dụng ít tài khoản, số người làm kế

tốn ít.

• Nhược: Khơng áp dụng cho đơn vị kế toán vừa và lớn, số
nghiệp vụ phát sinh nhiều, hoạt động phức tạp phải sử dụng
nhiều tài khoản,… Kết cấu sổ không thuận tiện cho nhiều
người cùng ghi sổ một lúc nên công việc lập báo cáo bị trễ.

Hình thức Chứng từ ghi sổ:

• Đây là hình thức kế tốn phát triển cao hơn so với các hình
thức Nhật ký chung hay Nhật ký sổ cái trong lĩnh vực thiết kế
hệ thống sổ đạt mục tiêu hợp lý hóa cao nhất trong hạch tốn
kế tốn trên các mặt.

• Các loại sổ:

• Chứng từ ghi sổ (Sổ Nhật ký tài khoản)

• Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Nhật ký tổng quát)

• Sổ cái tài khoản (Sổ tổng hợp cho từng tài khoản)

• Sổ chi tiết cho một số đối tượng

• Ưu: Dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, công việc kế tốn được
phân đều trong tháng, dễ phân cơng chia nhỏ. Hình thức này
thích hợp với mọi loại hình, quy mơ đơn vị sản xuất kinh
doanh và hành chính sự nghiệp

</div>
<span class='text_page_counter'>(6)</span><div class='page_container' data-page=6>

Hình thức Nhật ký chứng từ:

• Đây là hình thức kế tốn phát triển cao nhất, nó kế thừa ưu
điểm của các hình thức trước đó, đảm bảo tính chun mơn
hóa cao của sổ kế toán, kế thừa ưu điểm của các hình thức
trước đó, đảm bảo tính chun mơn hóa cao của sổ kế tốn,
thực hiện chun mơn hóa và phân cơng chun mơn hóa lao
động kế tốn.

• Các loại sổ:

• Nhật ký chứng từ

• Bảng kê

• Bảng phân bổ

• Sổ cái

• Sổ chi tiết

• Ưu: Tránh trùng lặp, giảm khối lượng công việc ghi chép
hàng ngày, nâng cao năng suất lao động của người làm công
tác kế tốn, tiện lợi cho việc chun mơn hóa cán bộ kế tốn

• Nhược: Mậu sổ phức tạp do đó khơng phù hợp với những
đơn vị có quy mơ nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế hay những đơn vị
mà trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế tốn cịn yếu.

Hình thức kế tốn trên máy vi tính:

• Cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình
phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được
thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế tốn
hoặc kết hợp các hình thức kế tốn trên. Phần mềm kế tốn
khơng thể hiện đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in
được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.

• Các loại sổ:

</div>