Ứng dụng Onenote trong quản lí hồ sơ tổ - Cô Nguyễn Thị ...

<span class='text_page_counter'>(1)</span><div class='page_container' data-page=1>

<b> </b>

<b>BÁO CÁO KẾT QUẢ SÁNG KIẾN</b>

<b>I- Sơ lược lý lịch tác giả: </b>

- Họ và tên: Nguyễn Thị Tuyết Nhung Nữ
- Ngày tháng năm sinh: 10/12/1982

- Nơi thường trú: 25 Nguyễn Trọng Quyền – P.Mỹ Thới- TP Long Xuyên - An Giang.
- Đơn vị công tác: Trường THPT Võ Thành Trinh

- Chức vụ hiện nay: tổ trưởng
- Trình độ chun mơn: thạc sĩ
- Lĩnh vực công tác: Giáo dục

<b>II. Sơ lược đặc điểm tình hình đơn vị: </b>
<b>1. Tóm tắt tình hình đơn vị </b>

- Trường THPT Võ Thành Trinh tọa lạc tại: ấp An Thuận – xã Hịa Bình - Huyện
Chợ Mới – An Giang.

- Về cơ sở vật chất: Hiện nay nhà trường có 21 phịng học, được trang bị 10 phịng
học bộ mơn (Tồn học, Vật Lí, Hóa học, Sinh học, Anh Văn, Văn học, Địa Lí, Lịch Sử, Tin
học 1 và Tin học 2). Mỗi phịng bộ mơn đều được trang bị mấy chiếu vật thể, có Projector ở
một số phịng Tin học, Anh Văn, Địa Lí. Hơn thế nữa, ở các phòng học đều được trang bị
TiVi để phục vụ tốt cho công tác giảng dạy.

-Về đội ngũ giáo viên: trường có 60 giáo viên thuộc 09 tổ chuyên môn và 01 tổ văn
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

<b>TRƯỜNG THPT Võ Thành Trinh </b>

<b>CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM </b>
<b> Độc lập - Tự do - Hạnh phúc </b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(2)</span><div class='page_container' data-page=2>

Văn, Toán học, Sinh học, Lịch Sử, Địa lí, Vật Lí, Hóa học. Trường có 27 lớp với tổng số
học sinh 1.041 học sinh.

<b>2. Thuận lợi </b>

Sở Giáo dục và Đào tạo An giang chú trọng đến việc nâng cao chất lượng giáo dục
của tỉnh nhà nên có nhiều hoạt động chỉ đạo các trường THPT đổi mới, sáng tạo trong dạy và
quản lí. Thực hiện chỉ đạo của Sở giáo dục, Ban lãnh đạo trường THPT Võ Thành Trinh luôn
động viên, khuyến khích, thậm chí chấp nhận thử thách với cái mới. Có thể nói Ban lãnh đạo
trường ln tạo cơ hội giáo viên đưa ra ý tưởng và thực hiện ý tưởng nhằm nâng cao hiệu quả
giảng dạy và quản lí.

Thuận lợi thứ hai là nhà trường có đội ngũ giáo viên trẻ, nhiệt tình, năng động và tràn đầy
nhiệt huyết, ham học hỏi và khám phá cái mới. Nhà trường tạo mọi điều kiện để nâng cao kiến
thức Tin học cho giáo viên thông qua các buổi tập huấn hoặc những buổi đi tìm hiểu chia sẻ của
cộng đồng giáo viên sáng tạo của Microsoft ở TPHCM. Đây cũng là tia lửa hồng thổi bùng ngọn
lửa đam mê để giáo viên nghiên cứu, sáng tạo.

<b>3. Khó khăn </b>

Đội ngũ giáo viên của trường đa số là trẻ nên chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc
ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong giảng dạy và quản lí. Một số giáo viên chưa thật sự chịu
khó, tìm tịi học hỏi, nghiên cứu để tìm ra cái hay cái mới trong hoạt động giảng dạy cũng như
quản lí. Một số giáo viên cịn mang tâm lí e dè, ngại đổi mới.

Các tổ trưởng chuyên môn chưa tập huấn sử dụng phần mềm trong quản lí tổ. Các tổ
trưởng chủ yếu học tập từ các trang mạng, trên Youtube hoặc học tập từ các buổi chia sẻ từ cộng
đồng Microsoft.

<b>- Tên sáng kiến: Ứng dụng Microsoft Onenote trong quản lí hồ sơ tổ Ngữ Văn </b>
<b>- Lĩnh vực: Quản lí tổ chun mơn </b>

<b>III. Mục đích yêu cầu của đề tài, sáng kiến: </b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(3)</span><div class='page_container' data-page=3>

Như chúng ta đã biết, trường THPT Võ Thành Trinh có nguồn lực giáo viên trẻ nên
tổ trưởng chuyên môn cũng là những người trẻ vì thế chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc
quản lí tổ. Chủ yếu học tập từ qua lại lẫn nhau giữa các tổ trưởng. Chưa có biện pháp sắp xếp
cơng việc, hồ sơ chun môn khoa học.

Tổ trưởng chuyên môn thường lưu trữ khá nhiều loại hồ sơ như: Sổ theo dõi nhân
sự, sổ biên bản họp tổ, các sổ kế hoạch (kế hoạch chuyên môn của tổ, kế hoạch dạy thêm
học thêm, kế hoạch sử dụng đồ dung dạy học, kế hoạch cá nhân của từng thành viên…), sổ
theo dõi thi đưa, sổ theo dõi chất lượng bộ môn theo từng năm, các hồ sơ kiểm tra nội bộ…

Tổ trưởng chuyên môn chỉ quen với việc lưu trữ hồ sơ thủ công. Hồ sơ từ năm này
qua nặm khác rất nhiều khi cần tìm rất vất vả. Đôi khi hồ sơ bị thất lạc, hư hỏng nên đôi khi
phải làm lại hồ sơ khác rất mất thời gian và công sức.

Hồ sơ tổ lưu lung tung trên máy tính nên khi cần tìm rất khó. Đơi khi máy tính hư
hỏng khơng phục hồi được dữ liệu thế là mất hết hồ sơ.

Các tổ trưởng chuyên môn chưa biết sắp sếp hồ sơ một cách khoa học để khi cần tìm
là sẽ có ngay khơng tốn nhiều thời gian tìm kiếm. Hơn nữa, các tổ trưởng chưa biết ứng dụng
công nghệ thông tin trong sắp xếp hồ sơ khoa học. Trong khi công nghệ ngày càng phát triển
như vũ bão.

<b>2. </b> <b>Sự cần thiết phải áp dụng sang kiến </b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(4)</span><div class='page_container' data-page=4>

Hồ sơ chuyên môn là một trong những qui định trong qui chế chuyên môn đối với tổ
trưởng chun mơn. Nó cũng là cơng cụ giúp cho tổ chuyên môn hoạt động hiệu quả, cũng như
cơng tác quản lí hồ sơ của nhà trường. Hồ sơ tổ phát huy tốt nhất khi được sắp xếp ngăn nắp và
khoa học. Nhưng thực tế, việc sắp xếp là lưu trữ hồ sơ tổ là một vấn đề lớn đối với các tổ trưởng
chuyên môn. Vì hồ sơ của một cá nhân cũng đủ làm cho cá nhân đau đầu mỗi khi cần tìm kiếm
hồ sơ. Trong khi tổ trưởng chuyên môn phải quản lí hồ sơ của tất cả các thành viên của tổ. Đây
là một vấn đề khá nhiêu khê. Vậy tại sao ta khơng tìm một phương pháp tối ưu, khoa học hơn
khi phải lưu trữ hồ sơ bằng thủ công? Thật vậy, với một thời đại kĩ thuật số như hiện nay, việc
lưu trữ hồ sơ khoa học khơng cịn là vấn đề nữa. Một trong những phần mềm mà tôi ứng dụng
thành công để lưu trữ hồ sổ tổ Ngữ Văn là Microsoft Onenote.

<i>Onenote</i> là phần mềm rất dễ sử dụng. Chúng ta có thể tích hợp nhiều loại sổ sách
khác nhau. Cũng có thể chèn hình ảnh, văn bản, video...Chúng ta cũng có thể chia sẻ rộng rãi.
Với tính năng vượt trội đó, tơi đã thực hiện “Ứng dụng Microsoft Onenote trong quản lí hồ sơ tổ
Ngữ Văn”.

<b>3. Nội dung sang kiến </b>

<i><b>-Thời gian áp dụng sáng kiến: từ đầu năm học 2019 -2020 đến nay. </b></i>

<i><b>-Biện pháp: tập hợp hồ sơ, tư liệu của các năm trước lưu trữ lại trên Microsoft </b></i>
<i><b>onenote. </b></i>

<i><b>3.1 Cơ sở lý luận </b></i>

Văn bản số 4116/BGDĐT, Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành ngày 08/9/2017 về việc
hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ công nghệ thông tin (CNTT) năm học 2017-2018 đối với các

Sở Giáo dục và Đào tạo (GDĐT): “Tăng cường sử dụng sổ điện tử trong nhà trường; tập
trung xây dựng và khai thác sử dụng có hiệu quả kho bài giảng e-learning, kho học liệu số
của ngành phục vụ nhu cầu tự học của người học và đổi mới, sáng tạo trong hoạt động dạy,
học; Xây dựng mơ hình ứng dụng CNTT trong công tác điều hành quản lý, dạy và học từ Sở
GDĐT đến các Phòng Giáo dục và đào tạo, các cơ sở giáo dục, ứng dụng giải pháp trường
học điện tử, lớp học điện tử (giải pháp giáo dục thơng minh) ở những nơi có điều kiện nhằm
nâng cao chất lượng dạy học”.

</div>
<span class='text_page_counter'>(5)</span><div class='page_container' data-page=5>

“Chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức dạy học; tăng cường sử dụng các
mơ hình học kết hợp giữa lớp học truyền thống với các lớp học trực tuyến nhằm tiết kiệm
thời gian và chi phí cũng như tăng cường sự cơng bằng trong việc tiếp cận các dịch vụ giáo
dục chất lượng cao…” và “ Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức và
quản lí các hoạt động chuyên mơn,..”

Cịn cơng văn số: 3946/BGDĐT-CNTT <i>về việc hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ CNTT </i>
<i>năm học 2019 – 2020 chỉ rõ “</i>Tăng cường bồi dưỡng kỹ năng ứng dụng CNTT cho giáo
viên, cán bộ quản lý giáo dục. Nội dung bồi dưỡng gắn liền với nhu cầu thực tiễn về ứng
dụng CNTT của giáo viên, cán bộ quản lý của địa phương,..”

Hướng dẫn số 25/ HD-SGDĐT An Giang ngày 27 tháng 8 năm 2019 về việc thực
hiện nhiệm vụ Giáo dục Trung học năm 2019-2020 cũng nêu cụ thể có thể sử dụng kết hợp
để giảm số lượng hồ sơ, sổ sách ở mỗi trường, tăng cường việc ứng dụng công nghệ thông
tin trong quản lý nhà trường.

<i><b>3.2. Cơ sở thực tiễn </b></i>

Được sự quan tâm và giúp đỡ của lãnh đạo nhà trường. Nhà trường tạo mọi điều kiện
để giáo viên tiếp cận với công nghệ thông tin. Ban lãnh đạo ln động viên, khuyến khích
trong sáng tạo cái mới.

Ban công nghệ thông tin thường xuyên tập huấn công nghệ thông tin cho giáo viên
thông qua các buổi họp cơ quan. Ban lãnh đạo tạo điều kiện cho giáo viên đi học tập bộ
Office 365 của Microsoft ở thành phố HCM.

Đường truyền Internet được phủ khắp trường.

Các thành viên trong tổ tích cực đóng góp tài liệu, đề thi, các bài tập theo chủ đề để
tạo kho tài liệu dung chung cho cả tổ.

<i><b>3.3. Xây dựng giải pháp </b></i>
<i>3.3.1. Giới thiệu về Onenote </i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(6)</span><div class='page_container' data-page=6>

OneNote như một quyển sổ tay là nơi có thể lưu trữ thơng tin và các ghi chú – mọi
thứ bạn cần ghi nhớ và quản lý. Trong Onenote không giới hạn khổ giấy dễ sắp xếp, chia sẻ
và có khả năng tìm kiếm nhanh.

Dữ liệu được OneNote lưu trữ lại dưới dạng các Trang (Pages). Các Trang (Pages)
được tổ chức dưới dạng các Sổ ghi chép (Notebooks). Giao diện của OneNote giống như
một cuốn sổ ghi chép điện tử. Định dạng file của OneNote là các file với phần mở rộng là
.one. Định dạng này thuộc quyền sở hữu của Microsoft.

Một trong những điểm mạnh nổi bật của OneNote là khả năng tạo mục lục (indexing)
và khả năng tìm kiếm nhanh các thơng tin văn bản và multimedia đính kèm.

OneNote như là cuốn sổ ghi chép lưu giữ mọi thông tin quan trọng từ cuộc sống ở
nhà, ở nơi làm việc, ở trường. Trong OneNote, sổ ghi chép của bạn sẽ không bao giờ bị
hết giấy. Bạn có thể dễ dàng sắp xếp, in và chia sẻ sổ ghi chép này và chúng có tính
năng tìm kiếm nhanh để gọi ra tức thì bất kỳ điều gì bạn muốn. Điều tuyệt vời nhất là,
bạn có thể lưu giữ sổ ghi chép của mình trực tuyến và dùng chúng ở mọi nơi.

<i>3.3.2. Cấu trúc của hồ sơ tồ Ngữ Văn </i>

Bước 1: Trước tiên, người tạo mẫu phải có tài khoản email từ bộ Office 365 của
Microsoft. Đăng nhập vào Email

Bước 2:

</div>
<span class='text_page_counter'>(7)</span><div class='page_container' data-page=7>

(Hình 1: office 365)

Click chuột vào biểu tượng Onenote

(Hình 2: đăng nhập ứng dụng Onenote)
Bước 3: tạo các đề mục lớn cho sổ hồ sơ tổ Ngữ Văn

(Tùy thuộc vào hồ sơ của từng tổ, chúng ta có thể thiết kế các mục bên dưới khác
nhau)

</div>
<span class='text_page_counter'>(8)</span><div class='page_container' data-page=8>

- Kiểm tra nội bộ
- Tập huấn

- Kế hoạch tổ chuyên môn
- Đề thi THPT Quốc gia
- Giáo án điện tử (thi GVDG)
- Tài liệu giảng dạy

- Hoạt động tháng bộ môn
- Bài viết chuyên môn
- Sáng kiến kinh nghiệm
- Thành tích của tổ

- Kết quả dạy học trực tuyến

(Hình 3: các đề mục của hồ sơ tổ Ngữ Văn)
Bước 4: tạo các mục con cho từng đề mục lớn

</div>
<span class='text_page_counter'>(9)</span><div class='page_container' data-page=9>

(Hình 4: lí lịch trích ngang của các thành viên)

Hay đề mục “Cơng văn” chúng ta có thể lưu các công văn của Bộ giáo dục, Sở giáo
dục, các hướng dẫn chun mơn.

(Hình 5: cơng văn của tổ)

</div>
<span class='text_page_counter'>(10)</span><div class='page_container' data-page=10>

(Hình 6: đề thi THPT Quốc gia)

Hoạt động tháng bộ môn: chúng ta có thể lưu trữ những hoạt động theo các năm.

</div>
<span class='text_page_counter'>(11)</span><div class='page_container' data-page=11>

Chèn bảng: chúng ta có thể chèn bảng tính từ Excel, hoặc đính kèm các tập tin Word
hay PDF

(Hình 7: kết quả giảng dạy qua từng năm)

Ngồi ra, Onenote cịn cho phép người dùng chèn các file trình chiếu hoặc các
Video, Audio…

Bước 5: chia sẻ

</div>
<span class='text_page_counter'>(12)</span><div class='page_container' data-page=12>

của chúng ta. Chúng ta bỏ dấu () cho phép chỉnh sửa.

(Hình 8: chia sẻ với mọi người)

</div>
<span class='text_page_counter'>(13)</span><div class='page_container' data-page=13>

(Hình 9: chia sẻ với các thành viên của tổ)
Trường hợp thứ hai là chia sẻ bằng mã QR

</div>
<span class='text_page_counter'>(14)</span><div class='page_container' data-page=14>

<b>IV.Kết quả đạt được </b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(15)</span><div class='page_container' data-page=15></div>
<span class='text_page_counter'>(16)</span><div class='page_container' data-page=16></div>
<span class='text_page_counter'>(17)</span><div class='page_container' data-page=17></div>
<span class='text_page_counter'>(18)</span><div class='page_container' data-page=18>

Đối với các TTCM khác, ứng dụng Microsoft onenote trong quản lí hồ sơ tổ Ngữ
Văn rất khoa học và và phù hợp đối với hồ sơ của tổ chuyên môn. Tất cả các TTCM khác
đều mong muốn ứng dụng Microsoft onenote vào quản lí hồ sơ tổ chuyên mơn của mình. Vì
theo các thầy cơ tổ trưởng, onenote có thể lưu trữ hồ sơ được rất nhiều năm, không sợ mất,
không tốn nhiều không gian để lưu trữ hồ sơ, không cần mất thời gian, công sức sắp xếp lưu
trữ. Đồng thời q thầy/ cơ tổ trưởng cũng thống nhất Microsoft onenote không chỉ ứng
dụng được đối với môn Ngữ Văn mà còn ứng dụng được với tất cả các tổ chuyên môn khác.
(xem phụ lục 4: khảo sát tổ trưởng chun mơn)

Cịn các thành viên tổ Ngữ Văn đều cho rằng: việc thiết kế các đề mục, sắp xếp hồ sơ
tổ Ngữ Văn khoa học. Tiện lợi của Microsoft onenote với các thành viên trong tổ là: Các cá
nhân đều có thể cập nhật tài liệu dạy học vào hồ sơ tổ một cách dễ dàng mọi lúc mọi nơi;
Các biểu mẫu đều được lưu trên hồ sơ tổ nên khi cần, cá nhân có thể lên và tải về chỉnh sửa,
hồn thành mà không phải ghi chép vất vả, điều chỉnh bơi xóa khi thay đổi thơng tin, có thể
cập nhật dễ dàng, chỉnh sửa nội dung theo chủ ý của mình. Hơn nữa, hồ sơ tổ cịn lưu trữ rất
nhiều tài liệu giảng dạy, các giáo án điện tử (giáo án thi giáo viên dạy giỏi) các cá nhân
trong tổ có thể tải về tham khảo hoặc lấy tài liệu phục vụ cho cơng tác giảng dạy. Bên cạnh
đó, hồ sơ tổ Ngữ Văn cũng lưu những đề thi THPT Quốc gia theo từng năm, cá nhân có thể
tham khảo để có hướng ơn tập phù hợp. (xem phụ lục 4: khảo sát thành viên tổ Ngữ Văn)

Tóm lại, ứng dụng Microsoft onenote vào quản lí hồ sơ tổ Ngữ Văn rất hiệu quả vì
tiết kiệm được việc in ấn, tốn giấy, có thể chỉnh sửa và đổi mới theo từng năm trên file đã
thực hiện. Onenote không giới hạn dung lượng lưu trữ tài liệu. Cho nên ứng dụng Microsoft
Onenote vào quản lí hồ sơ, tài liệu tổ Ngữ Văn giúp cho người tổ trưởng hệ thống các nội
dung, số liệu, nhật kí, các kế hoạch của tổ chun mơn, các hoạt động của tổ một cách khoa

học.

<b>V.Mức độ ảnh hưởng </b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(19)</span><div class='page_container' data-page=19>

Ứng dụng Microsoft onenote vào quản lí hồ sơ tổ Ngữ Văn đã được chia sẻ rộng rãi
với Ban lãnh đạo nhà trường, các tổ trưởng chuyên môn và các thành viên tổ Ngữ Văn. Ban
lãnh đạo nhà trường đã khuyến khích, động viên, giúp đỡ để cuốn sổ Onenote về tổ Ngữ
Văn được hoàn chỉnh. Riêng các TTCM cũng muốn thực hiện một cuốn hồ sơ tổ vào năm
học tới (kết quả khảo sát 7/7 TTCM muốn và rất muốn thực hiện). Hầu hết mọi người đều
cho rằng Microsoft onenote có thể ứng dụng được cho bất kì tổ chun mơn nào. Thậm chí
một số TTCM cũng nhờ tôi hướng dẫn cách tạo một hồ sơ tổ bằng Microsoft onenote.
<b>VI.Kết luận </b>

Sau thời gian nghiên cứu, thực nghiệm và đánh giá ảnh hưởng của sáng kiến đề,
người viết rút ra một số kiết luận và kiến nghị như sau:

<i><b>1. </b></i> <i><b>Kết luận </b></i>

Đề tài đã cung cấp một giải pháp mới về việc quản lí hồ sơ tổ chuyên môn trực tuyến
từ ứng dụng Microsoft onenote mà trước giờ các tổ chuyên môn trong nhà trường chưa thực
hiện. Giải pháp này giảm được chi phí về tài chính, giảm thời gian sắp xếp lưu trữ hồ sơ,
khơng sợ hư hỏng hoặc mất hồ sơ, tìm kiếm tài liệu, hồ sơ tổ rất nhanh.

Giải pháp được đề cập trong sáng kiến dễ áp dụng, có thể chia sẻ cho bất kì giáo
viên, TTCM nào trong và ngoài đơn vị. Các tài liệu được lưu trữ online nên dễ dàng tải
xuống khi cần.

Nhìn chung, quản lí hồ sơ, tài liệu địi hỏi người quản lí phải sáng tạo, tư duy để có
cách nhìn khoa học. Vấn đề ở chỗ người tổ trưởng phải biết lập một kế hoạch quản lí tổ sao
cho khoa học, phù hợp với xu thế phát triển công nghệ thông tin và giáo dục hiện nay.

Việc ứng dụng CNTT vào việc quản lí hồ sơ tổ trong nhà trường là xu thế tất yếu của
thời đại. Sở dĩ như vậy vì CNTT có những ưu thế, những thế mạnh riêng như: tốc độ cao,
nhất quán, chính xác và ổn định. Việc đưa CNTT vào quản lí hồ sơ, tài liệu sẽ được thực
hiện một cách có hiệu quả khi người cán bộ quản lí lựa chọn được nguồn CNTT phù hợp.
Trong Thời đại ngày nay, nếu không biết tận dụng các thành tựu của CNTT thì khơng thể
khơng thể phát huy hết các yếu tố có lợi trong q trình quản lí.

<i><b>2. </b></i> <i><b>Kiến nghị </b></i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(20)</span><div class='page_container' data-page=20>

Đối với lãnh đạo nhà trường, cần trang bị thêm máy tính có kết nối Internet trên Thư
viện, phòng giáo viên để giáo viên có thể cập nhật thơng tin, tải tài liệu từ hồ sơ tổ được
thuận tiện. Đồng thời, mạng internet của trường cũng cần ổn định.

Đối với các TTCM, cần thường xuyên cập nhật thông tin, hồ sơ, tài liệu có liên quan
lên hồ sơ tổ để Ban lãnh đạo nhà trường thuận tiện trong việc kiểm tra, đánh giá. Các thành
viên trong tổ cũng dễ dàng tìm kiếm tài liệu trên đó.

Với kinh nghiệm còn hạn chế, hồ sơ tổ Ngữ Văn chắc chắn cịn nhiều thiếu sót. Tơi
rất mong được sự đóng góp, sửa chữa từ lãnh đạo nhà trường và đồng nghiệp.

Tôi cam đoan những nội dung trong bài báo cáo này là sự thật

</div>

<!--links-->
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI DỰ ÁN PHÁT TRIỂN GIÁO DỤC TRUNG HỌC CƠ SỞ II (CPCU) BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

• 44
• 750
• 1