Bài giảng môn Kiểm soát - Bài 4: Hình thành các trung tâm kiểm soát

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (396.57 KB, 7 trang )

(1)<div class='page_container' data-page=1>

Bài 4: Hình thành các trung tâm kiểm sốt

BÀI 4

HÌNH THÀNH CÁC TRUNG TÂM KIỂM SOÁT

Hướng dẫn học

Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:

 Học đúng lịch trình của mơn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.

 Đọc tài liệu:

1. Nguyễn Ngọc Huyền (2015), Giáo trình Kiểm sốt, Nhà xuất bản Đại học Kinh
tế Quốc dân, Hà Nội.

2. Vũ Hữu Đức (2010), Kiểm soát nội bộ, Nhà xuất bản Phương Đông.

3. Victor Z.Brink và Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội bộ hiện đại – đánh giá các

hoạt động và hệ thống kiểm soát, Bản dịch của khoa Kế toán – trường Đại học

kinh tế Quốc dân, Nhà xuất Tài chính Hà Nội.

4. Anthony (2007), Management control systems, Nhà xuất bản McGraw Hill
Higher Education.

5. Kevin Adams (1997), Internal Controls and Auditing, Nhà xuất bản Prentice
Hall Australia.

6. COSO (1992), Internal Control Report.

7. www.coso.org

8. www.internalcontrolsdesign.co.uk

 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc
qua email.

 Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học.

Nội dung

Bài 4 trong học phần Kiểm soát nghiên cứu những vấn đề khái quát của trung tâm kiểm
soát, ngồi ra cung cấp các kỹ năng cần có để có thể hình thành đúng trung tâm kiểm sốt.
Trung tâm kiểm sốt được hình thành để phân quyền trong quản trị doanh nghiệp, giúp
nhà quản trị quản lý tốt hơn doanh nghiệp của mình. Do đó, bài này cung cấp cho người
học đặc điểm của từng trung tâm kiểm sốt để từ đó có thể đánh giá được hiệu quả hoạt
động của từng trung tâm đó.

Mục tiêu

• Mơ tả về các trung tâm kiểm sốt;

• Giải thích tại sao phải hình thành đúng các trung tâm kiểm sốt;
• Xác định được các loại trung tâm kiểm soát;

</div>
(2)<div class='page_container' data-page=2>

Bài 4: Hình thành các trung tâm kiểm sốt

T

ình huống dẫn nhập

Công ty M sản xuất và bán các loại đèn. Bộ phận marketing của Công ty được tổ chức theo

dòng sản phẩm. Bộ phận sản xuất sản xuất các loại đèn cho tất cả các bộ phận marketing.
Trong quá trình lập kế hoạch, mỗi bộ phận marketing xác định số lượng mỗi loại đèn cần sản
xuất. Nhà quản lý cấp cao đó giao nhiệm vụ sản xuất đèn cho các nhà máy khác nhau trong bộ
phận sản xuất. Do công suất sản xuất là có hạn, một số hoạt động sản xuất được thuê ngồi.
Nhà quản lý cấp cao xác định lịch trình sản xuất cho các nhà máy khác nhau trên cơ sở các
nghiên cứu chi tiết về thời gian và chi phí sản xuất những loại đèn khác nhau tại các nhà máy.
Giám đốc sản xuất được đánh giá trên cơ sở đạt được đầu ra trong khuôn khổ chi phí dự báo.

1. Xác định liệu bộ phận sản xuất là trung tâm chi phí hay trung tâm lợi nhuận?

</div>
(3)<div class='page_container' data-page=3>

Bài 4: Hình thành các trung tâm kiểm soát

4.1. Khái lược về trung tâm kiểm soát

4.1.1. Khái niệm

Hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp là một chuỗi
những quy trình nghiệp vụ đan xen nhau một cách hệ
thống và ở bất kỳ ở khâu nào trong chu trình nghiệp vụ
cũng cần phải kiểm soát nhằm đảm bảo cho doanh
nghiệp thực hiện được các mục tiêu đề ra. Hoạt động
sản xuất kinh doanh càng phát triển thì việc hình thành
đúng các điểm kiểm sốt càng chiếm vị trí quan trọng
trong q trình quản lý và điều hành kinh doanh, bởi vì
thơng qua các điểm kiểm sốt nhà quản l ý có thể đánh

giá và chấn chỉnh hoạt động của từng bộ phận nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp thực
hiện được các mục tiêu đề ra với hiệu suất cao nhất.

Thông thường, nhà quản trị cần phải chính xác các lĩnh vực hoạt động chịu sự quản lý

của mình. Một trung tâm kiểm soát (nhiều tài liệu gọi đây là trung tâm trách nhiệm),
được hiểu như một hoạt động, một bộ phận do một nhà quản trị chịu trách nhiệm kiểm
soát. Chẳng hạn, nhà quản lý bộ phận bán hàng sẽ phải chịu trách nhiệm về số lượng
hàng bán ra theo giá đã được xác lập từ trước và với chi phí hoạt động đã được phê
duyệt. Như vậy, có thể thấy hoạt động của nhà quản lý trung tâm kiểm soát chịu tác
động từ nhiều phía. Hiệu quả quản lý của họ có thể bị ảnh hưởng bởi hiệu suất làm
việc từ những người khác. Sự phụ thuộc này khơng được loại bỏ hồn tồn, mà chỉ có
thể giảm thiểu được những tác động nếu nhà quản trị lựa chọn đúng loại trung tâm
kiểm soát và sử dụng các nhà quản lý tại các trung tâm đó có chun mơn cao.

Trung tâm kiểm soát là đơn vị bộ phận của doanh nghiệp được giới hạn theo các tiêu
thức xác định nhằm thực hiện hoạt động kiểm sốt có kết quả và hiệu quả cao. Mỗi
trung tâm kiểm sốt phải là một đơn vị bộ phận nào đó của doanh nghiệp mà ở trung
tâm đó những nhiệm vụ nhất định của quá trình sản xuất – kinh doanh được thực hiện.
Một doanh nghiệp có thể có nhiều trung tâm kiểm sốt. Trung tâm kiểm sốt có thể
thể là một thực thể pháp nhân hoặc có thể là một thực thể mà khơng có tính pháp
nhân. Tuy nhiên, dù là thực thể loại nào đi nữa thì trung tâm kiểm soát tồn tại để thực
hiện một hay nhiều mục tiêu của doanh nghiệp.

4.1.2. Vai trị của thiết kế trung tâm kiểm sốt

Việc thiết kế trung tâm kiểm sốt phù hợp sẽ đóng vai trị quan trọng và qua đó có thể
giúp cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình. Cụ thể:

 Tiếp cận tốt hơn với thông tin cơ sở. Các nhà quản trị trung tâm sẽ tiếp cận tốt hơn

</div>
(4)<div class='page_container' data-page=4>

Bài 4: Hình thành các trung tâm kiểm sốt

 Tăng tính cạnh tranh. Sự phân chia thành nhiều trung tâm kiểm soát cho phép

doanh nghiệp xác định đóng góp của từng bộ phận, thông qua việc đánh giá hoạt
động của từng loại trung tâm. Điều này làm cho từng bộ phận phải đối mặt với các
áp lực cạnh tranh.

 Tốc độ các quyết định thi hành được cải thiện. Nếu quyết định là nhà quản trị cấp

cao thực hiện, sẽ cần có thời gian để truyền thơng tin từ cơ sở đến trụ sở chính và
theo chiều ngược lại, từ trụ sở chính đến các cơ sở. Sự truyền thơng tin theo hai
hướng có thể gây ra sự trì hỗn và giảm đáp ứng nhu cầu đối với khách hàng. Với
việc thiết kế các trung tâm kiểm sốt, việc khó khăn này có thể được loại trừ.

 Cung cấp nền tảng đào tạo tốt cho nhà quản trị cấp trung. Nhà quản trị tại các

trung tâm vừa ra quyết định, lại vừa thực hiện quyết định. Điều này, cung cấp một
nền tảng đào tạo tốt cho quản lý chung. Những nhà quản trị trung tâm sẽ có kinh
nghiệm trong việc quản lý tất cả các lĩnh vực, thông qua đó các nhà quản trị cấp
cao sẽ có cơ hội đánh giá tiềm năng của họ cho công việc cao hơn.

 Giảm nhẹ công việc cho các nhà quản trị cấp cao. Khi phân quyền việc ra quyết

định hoạt động, việc quản lý của nhà quản trị cấp cao sẽ được giảm nhẹ khỏi việc
ra quyết định hàng ngày, lúc này họ có thể tập trung vào các vấn đề lớn hơn. Nhà
quản trị cấp cao sẽ tập trung hơn vào việc lập kế hoạch chiến lược, ra quyết định
chiến lược cũng như phối hợp giữa các bộ phận khác nhau để nhằm đạt được mục
tiêu đề ra.

4.1.3. Các yêu cầu cần đảm bảo khi thiết kế trung tâm kiểm sốt

Theo định nghĩa, một doanh nghiệp có thể hình thành
một hệ thống các trung tâm kiểm soát tuỳ theo tiêu

thức cụ thể lấy làm cơ sở hình thành chúng. Điều này
cũng có nghĩa là bạn có thể hình thành một hệ thống
các trung tâm kiểm soát trong doanh nghiệp bạn. Dù
hệ thống các trung tâm kiểm soát cụ thể như thế nào
thì các yêu cầu sau cần được bạn quan tâm thực hiện:

Thứ nhất, phải đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng kiểm sốt.

</div>
(5)<div class='page_container' data-page=5>

Bài 4: Hình thành các trung tâm kiểm soát

hoạt động của từng bộ phận để so sánh mức độ thực hiện với mục tiêu, so sánh tính
“đồng điệu” về mức độ hoạt động giữa các bộ phận trong doanh nghiệp trong mối
quan hệ với những thay đổi bên trong và bên ngồi doanh nghiệp thì rất cần thiết phải
thiết kế các bộ phận kiểm sốt có ranh giới rất rõ ràng, đánh giá được rất chính xác
các kết quả cũng như hao phí nguồn lực ở từng trung tâm kiểm soát.

Thứ hai, phải gắn trung tâm kiểm soát với chế độ trách nhiệm cá nhân của người
phụ trách.

Một trong các nhiệm vụ rất quan trọng của kiểm soát là
để điều chỉnh và xác định tính hiệu quả hoạt động của
từng bộ phận, cá nhân. Kiểm sốt, kết luận mà khơng
gắn với trách nhiệm cá nhân thì hoạt động kiểm sốt
cũng trở thành vơ ích.

Để kiểm sốt cung cấp tài liệu tin cậy xác định chế độ
trách nhiệm cá nhân thì ngay từ khâu thiết kế phải
tuân thủ nguyên tắc gắn trung tâm kiểm soát với chế

độ trách nhiệm cá nhân của người phụ trách. Đáp ứng yêu cầu này, tốt nhất là phải

chú ý đến sự phù hợp giữa hệ thống các trung tâm kiểm soát với cơ cấu tổ chức của
doanh nghiệp.

Chẳng hạn ở ví dụ trên, nếu tồn bộ hoạt động mua sắm, vận chuyển và dự trữ nguyên
vật liệu của doanh nghiệp được trao cho một nhà quản trị đảm nhiệm và chịu trách
nhiệm thì sau khi xác định được hoạt động ở lĩnh vực này là có đạt hay khơng đạt kết
quả và hiệu quả sẽ có thể thực hiện việc thưởng hay phạt đối với anh ta một cách
chuẩn xác. Nếu không gắn với trách nhiệm cá nhân thì việc xác định tốt/xấu, tiết
kiệm/lãng phí, có/khơng có hiệu quả sẽ ít có ý nghĩa.

Thứ ba, phải đảm bảo ranh giới rõ ràng giữa các trung tâm kiểm soát.

Yêu cầu cần đáp ứng khi hình thành trung tâm kiểm sốt là ranh giới giữa các trung tâm
kiểm soát phải rõ ràng. Chỉ trên cơ sở rõ ràng thì việc xác định tốt/xấu, tiết kiệm/lãng
phí, có/khơng có hiệu quả mới được đánh giá chính xác và gắn với một bộ phận hay cá
nhân cụ thể. Để đáp ứng yêu cầu này, trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cần:

 Gắn mỗi (một số) bộ phận, cá nhân với một quá trình cụ thể.

 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận, cá nhân rõ ràng.

 Phân công nhiệm vụ hàng ngày phải khoa học.

Thứ tư, việc hình thành các trung tâm kiểm soát phải gắn với tính hiệu quả và khả
năng bao quát của người phụ trách trung tâm kiểm sốt đó.

Tính hiệu quả địi hỏi phải hình thành hệ thống các trung tâm kiểm soát sao cho hoạt
động kiểm soát diễn ra với chi phí kinh doanh phát sinh thấp nhất có thể.

</div>
(6)<div class='page_container' data-page=6>

Bài 4: Hình thành các trung tâm kiểm soát

Để đáp ứng yêu cầu này trong tổ chức bộ máy quản trị và tổ chức hoạt động sản xuất
kinh doanh phải tính toán sao cho cá nhân người phụ trách một bộ phận hoặc một nơi
làm việc cụ thể phải bao quát được toàn bộ nhiệm vụ của anh ta:

 Mỗi nhân viên hay công nhân phải bao quát được tồn bộ cơng việc do anh ta
đảm nhiệm.

 Người phụ trách một bộ phận nào đó phải bao quát được việc thực hiện nhiệm vụ
của mọi nhân viên dưới quyền.

4.1.4. Kỹ năng thiết kế các trung tâm kiểm soát

Một doanh nghiệp sắp hoạt động, cần nghiên cứu thiết
kế các trung tâm kiểm soát. Một doanh nghiệp đang
hoạt động nhưng phát hiện ra hoạt động kiểm sốt có
vấn đề, cần tìm hiểu nguyên nhân để xử lý các vấn đề
phát sinh; trong nhiều trường hợp nguyên nhân do

cách thức tổ chức các trung tâm kiểm sốt khơng phù hợp thì cần nghiên cứu để đổi
mới, hồn thiện hay tổ chức lại các trung tâm kiểm sốt đó.

Để hình thành hệ thống các trung tâm kiểm sốt hay đổi mới, hoàn thiện hoặc tổ chức
lại các trung tâm kiểm soát trong doanh nghiệp cần tuân thủ theo quy trình sau:

Thứ nhất, phân tích nhiệm vụ kiểm sốt.

Nhiệm vụ kiểm sốt và các cơng việc rất cụ thể kiểm sốt phải hồn thành trong hệ
thống quản trị thống nhất. Nhiệm vụ kiểm soát phải được xác định trên cơ sở các chức
năng kiểm soát xác định: chức năng phối hợp và chức năng dịch vụ. Phải đặt ra và trả

lời các câu hỏi:

 Để thực hiện chức năng phối hợp thì cần có các nhiệm vụ cụ thể nào? Trong các
nhiệm vụ cụ thể đó thì nhiệm vụ nào do kiểm soát đảm nhận? Để thực hiện các
nhiệm vụ đó thì khối lượng cơng việc phải hồn thành là bao nhiêu?

 Để thực hiện chức năng dịch vụ thì cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể nào? Nhiệm
vụ nào do kiểm soát đảm nhiệm? Để thực hiện các nhiệm vụ đó thì khối lượng
cơng việc phải hồn thành là bao nhiêu?

Trả lời cụ thể các câu hỏi trên chính là đã phân tích nhiệm vụ kiểm soát thành các
nhiệm vụ bộ phận và cuối cùng là các bước công việc cần thiết. Sau khi phân tích, cần
vẽ sơ đồ mơ tả nhiệm vụ kiểm sốt. Khối lượng nhiệm vụ kiểm soát là cơ sở để tiếp
tục thiết kế các trung tâm kiểm sốt.

Thứ hai, nghiên cứu mơ hình quản trị của doanh nghiệp.

Cần nghiên cứu xem doanh nghiệp đang quản trị theo mơ hình nào? Mơ hình quản trị
truyền thống theo chức năng, theo nguyên tắc chun mơn hóa cao nhất hay mơ hình
quản trị hiện đại, theo tính thống nhất của q trình. Từ đó hình thành các trung tâm
kiểm sốt theo nguyên lý:

</div>
(7)<div class='page_container' data-page=7>

Bài 4: Hình thành các trung tâm kiểm sốt

 Nếu là mơ hình quản trị theo q trình sẽ nghĩ đến tính thống nhất, tính trọn vẹn
đến mức có thể của từng quá trình. Trên cơ sở đó mà hình thành các trung tâm
kiểm sốt – q trình hoạt động. Trong mỗi trung tâm kiểm sốt q trình hoạt
động lại tiếp tục thiết kế các trung tâm kiểm soát nhỏ hơn và trung tâm kiểm soát
nhỏ bé nhất vẫn là trung tâm kiểm soát – nơi làm việc với mức chun mơn hóa
đến mức vẫn cịn có lợi.

Thứ ba, nghiên cứu và xác định nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi trung tâm kiểm soát. Để
hoạt động kiểm sốt diễn ra có kết quả và hiệu quả cao cần xác định:

 Các nhiệm vụ cho từng trung tâm kiểm soát bao gồm nhiệm vụ thuộc chức năng
phối hợp và nhiệm vụ thuộc chức năng dịch vụ (trợ giúp quyết định, cung cấp
thông tin). Điều kiện là các nhiệm vụ phải hết sức cụ thể, rõ ràng và phải phù hợp
với mơ hình quản trị. Việc xác định nhiệm vụ cụ thể cho từng trung tâm kiểm sốt
phải trên cơ sở xác định khối lượng cơng việc kiểm sốt cũng như các hình thức
kiểm sốt sẽ được áp dụng tại từng trung tâm đó: nhiệm vụ nào tự kiểm soát và
nhiệm vụ nào được kiểm sốt từ bên ngồi.

 Quyền hạn của mỗi trung tâm kiểm soát. Quyền hạn là quyền được sử dụng nguồn
lực của trung tâm kiểm soát. Muốn kiểm sốt có kết quả và hiệu quả mong muốn,
mỗi trung tâm kiểm soát phải được sử dụng những nguồn lực nhất định. Điều kiện
được đặt ra khi xác định quyền hạn cho từng trung tâm kiểm soát là quyền hạn tại
mỗi trung tâm kiểm soát phải rõ ràng và cân xứng với nhiệm vụ kiểm soát được
xác định cho trung tâm kiểm sốt đó.

Sau khi thiết kế hệ thống kiểm soát từ trung tâm kiểm soát cao nhất là trung tâm
kiểm soát đến thấp nhất là trung tâm kiểm soát nơi làm việc thì việc cần tiến hành
là mơ hình hóa các mối quan hệ kiểm sốt trong tồn hệ thống.

4.2. Thiết kế các trung tâm kiểm sốt

Tùy theo góc nhìn của nhà quản trị cao cấp mà các trung tâm kiểm sốt có thể được
thiết kế khác nhau. Cụ thể:

4.2.1. Thiết kế theo chức năng hoạt động

Nếu căn cứ vào các chức năng hoạt động chủ yếu của
doanh nghiệp, có thể phân chia tồn bộ hoạt động của
doanh nghiệp thành các lĩnh vực hoạt động khác nhau.
Mỗi chức năng hoạt động sẽ hình thành một trung tâm
kiểm sốt - chức năng. Trung tâm kiểm soát - chức
năng gắn với trách nhiệm của người phụ trách chức
năng hoạt động cụ thể.

Nếu xét ở phương diện tổ chức hoạt động chun mơn

hóa, người ta chia tồn bộ hoạt động của doanh nghiệp thành các chức năng tiêu thụ -
sản xuất - hậu cần - tài chính - tính tốn - quản trị doanh nghiệp. Theo mơ hình quản
trị hiện nay, các hoạt động tài chính, tính tốn cũng được quan niệm là quản trị doanh
nghiệp nên có thể hình thành các trung tâm kiểm sốt - chức năng sau đây:

</div>