Công việc kiểm toán và chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính.doc

Website: Email : Tel : 0918.775.368

Danh mục tên những từ viết tắt
TT Ký hiệu viết tắt Tên đầy đủ
1 KTV Kiểm toán viên
2 TNHH Trách nhiệm hữu hạn
3 IFC Công ty Kiểm Toán và T Vấn Tài Chính Quốc Tế
4 BCTC Báo cáo tài chính
5 BCĐKT Bảng cân đối kế toán
6 BCKQHĐKD Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
7 HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ
8 KSNB Kiểm soát nội bộ
9 BGĐ Ban giám đốc
10 HĐQT Hội đồng quản trị
11 VAS Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam
12 IAS Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế
13 HĐ Hợp đồng
14 NCƯ Ngời cung ứng
15 TS Tài sản
16 NV Nguồn vốn
17 NH Ngắn hạn
18 KT Kiểm toán
19 TSLĐ Tài sản lu động
Lời mở đầu
Trong nền kinh tế thị trờng và hội nhập quốc tế ngày nay, hoạt động kiểm
toán đã đợc hình thành và phát triển một cách nhanh chóng. Cùng với sự ra đời
hoạt động của các công ty kiểm toán thì nhà nớc, đặc biệt là Bộ Tài chính đã
dần ban hành các quy định, quy chế, chuẩn mực kế toán và kiểm toán để tạo
1
Website: Email : Tel : 0918.775.368
hành lang pháp lý cho các tổ chức, ngành hoạt động một cách năng động hơn và

có định hớng phát triển một cách rõ ràng hơn. Hoạt động kiểm toán đã đóng
một vai trò tích cực trong sự phát triển chung của nền kinh tế ngày nay.
Kiểm toán đã trở thành một chuyên ngành đào tạo chính trong trờng đại
học Kinh tế quốc dân Hà Nội. Để giúp cho sinh viên nắm chắc về lý thuyết và
đạt đợc một sự hiểu biết nhất định về thực tế, nhà trờng có giành một kỳ cho
sinh viên thực tập. Trong quá trình thực tập tại các Công ty Kiểm Toán, chúng
em đợc tìm hiểu về tình hình hoạt động của Công ty nh về cơ cấu tổ chức, công
tác kế toán, kiểm toán và các hoạt động kinh doanh khác. Đây là những bài học
thực tế hết sức bổ ích để củng cố những kiến thức đã học trong nhà trờng.
Tại công ty kiểm toán và t vấn tài chính quốc tế (IFC) em đợc sự hớng
dẫn đi sâu tìm hiểu vào chu trình kiểm toán Mua hàng và thanh toán. Đây cũng
là đề tài cho chuyên đề tốt nghiệp của em Công việc kiểm toán chu trình mua
hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty TNHH
kiểm toán và t vấn tài chính quốc tế (IFC).
Em xin chân thành cảm ơn sự hớng dẫn của cô giáo PGS.TS. Lê Thị Hòa
và sự giúp đỡ của Công ty TNHH Kiểm toán và T vấn Tài chính Quốc tế (IFC)
để em hoàn thành chuyên đề này.
Ngoài lời mở đầu và kết luận chuyên đề đợc chia thành ba chơng lớn:
Chơng I: Cơ sở lý luận chung
Chơng II: Thực hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính tại công ty TNHH Kiểm toán
và T vấn tài chính quốc tế (IFC )
Chơng III. Bài học kinh nghiệm và hoàn thiện công tác kiểm toán
chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán bảng khai tài chính của
công ty TNHH Kiểm toán và T vấn tài chính quốc tế (IFC).
Trong quá trình viết báo cáo này do giới hạn về thời gian và trình độ nên
trong bài viết không tránh khỏi đợc những sai sót và hạn chế. Vì vậy em rất
mong nhận đợc sự chỉ bảo của thầy cô, sự hớng dẫn bổ sung ý kiến của anh chị
2
Website: Email : Tel : 0918.775.368

KTV trong công ty IFC, và các bạn để em hoàn thành tốt chuyên đề tốt nghiệp
này.


Chơng I
Cơ sở lý luận chung về kiểm toán chu trình mua hàng
và thanh toán trong kiểm toán báo cáo kiểm toán
báo cáo tài chính
1. Chu trình mua hàng và thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh
1.1. Đặc điểm, vị trí và nội dung của chu trình mua hàng và thanh toán
trong quá trình sản xuất kinh doanh
Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, hoạt động kiểm toán đã phát triển
và ngày càng trở thành một nhu cầu không thể thiếu đối với các hoạt động kinh
doanh. Đối tợng chủ yếu của hoạt động kiểm toán là kiểm toán báo cáo tài
3
Website: Email : Tel : 0918.775.368
chính. Trong quá trình thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính, các kiểm toán
viên thờng chia công việc kiểm toán theo các chu trình, theo cách này các
nghiệp vụ và các tài khoản có liên quan chặt chẽ với nhau đợc xếp vào cùng một
phần hành.
Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình quan trọng cần phải đ-
ợc kiểm toán trong các cuộc kiểm toán, bởi vì chi phí cho dịch vụ mua hàng th-
ờng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh và ảnh hởng trực
tiếp tới lợi nhuận của Doanh nghiệp.
Quá trình mua vào của hàng hoá và dich vụ bao gồm các khoản mục nh
mua nguyên liệu, máy móc, thiết bị, vật t, điện, nớc, sửa chữa bảo trì và nghiên
cứu phát triển. Chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các quyết định và
các quá trình cần thiết để có hàng hoá và dịch vụ cho quá trình hoạt động của
doanh nghiệp. Chu trình thờng bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của ngời
có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dich vụ và kết thúc bằng việc

thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dich vụ nhận đợc.
Đối với các đơn vị sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm 3 giai đoạn:
cung ứng, sản xuất và tiêu thụ. Còn ở doanh nghiệp thơng mại, quá trình kinh
doanh cũng gồm hai giai đoạn: mua hàng và bán hàng. Nh vậy, dù ở loại hình
doanh nghiệp nào thì quá trình mua hàng cũng là quá trình cung cấp các yếu
tố đầu vào, nó quyết định đến khả năng sản xuất và duy trì sản xuất của đơn vị,
bên cạnh đó khả năng thanh toán các khoản chi phí mua hàng cũng đánh giá
tình hình tài chính của doanh nghiệp là tốt hay xấu.
1.2. Chức năng của chu trình mua hàng và thah toán
Mặc dù ở các doanh nghiệp khác nhau, nhu cầu về hàng hoá là khác
nhau, nhng chu trình mua hàng và thanh toán vẫn phải đảm bảo đầy đủ 4 chức
năng sau:
1.2.1. Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ
Đây là chức năng quan trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán.
Các bớc công việc cần thực hiện trong chức năng này bao gồm:
4
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Xác định nhu cầu hàng hoá, dịch vụ cần cung cấp: Thông thờng mỗi
doanh nghiệp thờng có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật
liệu, công cụ, dụng cụ cần thiết cho sản xuất gọi là bộ phận kế hoạch. Bộ phận
này có nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố
đầu vào để quá trình sản xuất đợc liên tục nhng đồng thời cũng không quá
nhiều gây ứ đọng vốn ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Lập đơn yêu cầu mua hàng: Sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận
kế hoạch sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc ngời có thẩm
quyền ký duyệt. Sau đó, đơn yêu cầu mua hàng này sẽ đợc chuyển cho bộ phận
mua hàng.
- Tìm nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn yêu cầu mua hàng
này để xem xét, tìm kiếm nhà cung cấp. Về nguyên tắc, trớc khi quyết định mua
một mặt hàng nào thì cũng phải tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung cấp

khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất.
- Lựa chọn nhà cung cấp: Sau khi đã xem xét đơn chào hàng của các nhà
cung cấp khác nhau, đơn vị sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất. Sự lựa
chọn này căn cứ vào giá cả, chất lợng của hàng hoá, các điều kiện u đãi nh chiết
khấu thơng mại, chiết khấu thanh toán, phơng thức thanh toán...
- Giao đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ
loại hàng, số lợng, các thông tin liên quan đến hàng hoá mà doanh nghiệp có ý
định mua vào. Tất cả các đơn đặt hàng đều phải đánh số trớc, có đầy đủ chữ ký
của những ngời có thẩm quyền. Tất cả các đơn đặt hàng phải bao gồm vừa đủ số
cột và diện tích để hạn chế tối đa khả năng có gian lận trên đơn đặt mua hàng
này.
Các bớc công việc trên cho thấy đơn đặt hàng (yêu cầu về sản phẩm
hoặc dịch vụ) đợc lập bởi ngời mua hàng là điểm khởi đầu của chu trình. Nó
là một chứng từ hợp pháp và đợc xem nh một đề nghị để mua hàng hoá dịch
vụ. Trong một số trờng hợp khác, nếu ngời mua và ngời bán lần đầu có quan
hệ giao dịch hoặc thực hiện những giao dịch lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải
5
Website: Email : Tel : 0918.775.368
ký hợp đồng cung ứng hàng hoá hay dịch vụ nhằm đảm bảo việc thực hiện
các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng.
Mẫu của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản
chất của hàng hoá dịch vụ và quy định của công ty. Trong đó việc phê chuẩn
đúng đắn nghiệp vụ mua hàng chức năng chính vì nó đảm bảo hàng hoá và
dịch vụ đợc mua theo đúng mục đích đã đợc phê chuẩn và tránh cho việc
mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Hầu hết các công ty
cho phép một sự phê chuẩn chung cho việc mua phục vụ các nhu cầu hoạt
động thờng xuyên nh hàng tồn kho ở mức cho phép (phù hợp định mức hàng
tồn kho). Thí dụ, các lần mua tài sản thờng xuyên vợt quá một giới hạn tiền
nhất định nào đó có thể yêu cầu sự phê chuẩn của Hội đồng quản trị, các
mặt hàng đợc mua tơng đối không thờng xuyên, nh các hợp đồng dịch vụ

dài hạn thì đợc phê chuẩn bởi các nhân viên nhất định, vật t và những dịch
vụ có giá trị thấp hơn một giá trị quy định thì đợc phê chuẩn bởi quản đốc
và trởng phòng, và một số loại nguyên vật liệu và vật t đợc tự động tái đặt
hàng bất cứ lúc nào chúng ở mức giới hạn ấn định trớc.
- Quá trình kiểm soát đối với các bớc công việc nêu trên là phải đảm bảo
trả lời đợc các câu hỏi sau:
+ Đơn đặt hàng đợc phê duyệt bởi ai?
+ Bộ phận nào đa ra đơn đặt hàng?
+ Đặt hàng tại thời điểm nào?
+ Số lợng đặt hàng là bao nhiêu?
+ Đặt hàng ở nhà cung cấp nào?
+ Đơn đặt hàng có đợc theo dõi không?
Khi một đơn đặt hàng đã vợt quá một thời hạn nhất định nào đó mà hàng
vẫn cha đợc giao thì bộ phận mua hàng phải liên hệ với nhà cung cấp hàng để
xem xét có vấn đề gì xảy ra không.
1.2.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Việc nhận hàng hóa từ ngời bán là một điểm quyết định trong chu trình
nghiệp vụ vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan
6
Website: Email : Tel : 0918.775.368
đối với bên bán trên sổ sách của họ. Khi hàng hóa nhận đợc đòi hỏi phải có sự
kiểm tra mẫu mã, số lợng, thời gian đến và các điều kiện khác.
Thông thờng các Công ty có phòng tiếp nhận để nhận hàng, kiểm tra mẫu
mã, số lợng, quy cách và thời gian giao hàng để ngăn ngừa sự mất mát và lạm
dụng. Bộ phận này đồng thời lập biên bản hay báo cáo nhận hàng gửi cho thủ
kho một bản để tiến hành nhập kho hàng hoá và gửi cho kế toán vật t để ghi
chép sổ sách kế toán.
Để tiện cho việc kiểm tra chéo thì nhân viên phòng tiếp nhận phải độc lập
với thủ kho và phòng kế toán. Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phản ánh việc
chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá đợc từ phòng tiếp nhận

qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đa đi tiêu thụ.
1.2.3. Ghi nhận các khoản nợ ngời bán
Sự ghi nhận đúng đắn về hàng hoá hay dịch vụ nhận đợc đòi hỏi việc ghi
sổ chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hởng quan trọng đến
các báo cáo tài chính và đến các khoản thanh toán thực tế nên kế toán chỉ đợc
phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo đúng số tiền.
Kế toán các khoản phải trả thờng có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn
của các lần mua và ghi chúng vào sổ nhật kí và sổ hạch toán chi tiết các khoản
phải trả. Khi kế toán các khoản phải trả nhận đợc hóa đơn của ngời bán thì
phải so sánh mẫu mã, giá, số lợng, phơng thức và chi phí vận chuyển ghi trên
hóa đơn với thông tin trên Đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và Báo cáo nhận hàng
(nếu hàng đã về). Thờng thì các phép nhân và các phép tổng cộng đợc kiểm tra
lại và đợc ghi vào hóa đơn. Sau đó số tiền đợc chuyển vào sổ hạch toán chi tiết
các khoản phải trả.
Một quá trình kiểm soát quan trọng đối với các khoản phải trả là quy
định tất cả những ai ghi sổ các khoản chi tiền mặt không đợc dính líu với tiền
mặt, và các chứng khoán thị trờng và các tài sản khác.
1.2.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho ngời bán
Công việc này chỉ đợc thực hiện khi đã có bốn yếu tố: Đơn yêu cầu mua
hàng đã đợc phê chuẫn, đơn đạt hàng, hoá đơn bán hàng và biên bản giao nhận
7
Website: Email : Tel : 0918.775.368
hàng. Hoá đơn bán hàng phải do kế toán công nợ lu giữ cho đến khi thanh toán.
Phơng thức thanh toán có thể thực hiện qua uỷ nhiệm chi, qua Ngân hàng hay
bằng tiền mặt.
Các quá trình kiểm soát quạn trọng đối với quy trình xử lý ghi sổ là việc
ký phiếu phải do đúng cá nhân có trách nhiệm (Nguyên tắc uỷ quyền và phê
chuẫn), phải có sự tách biệt giữa ngời ký phiếu chi và ngời chi tiền (Nguyên tắc
bất kiêm nhiệm).
Trên đây là bốn nội dung chính của các bớc công việc khi mua hàng và

thanh toán của các doanh nghiệp nói chung.
1.3. Tổ chức công tác kế toán chu trình mua hàng và thanh toán
1.3.1. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong chu trình mua hàng và
thanh toán
Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử
dụng các loại chứng từ và sổ sách sau:
- Yêu cầu mua: tài liệu đợc lập bởi bộ phận đợc sử dụng (nh bộ phận sản
xuất) để đề nghị mua hàng hóa dịch vụ. Trong một số trờng hợp, các bộ phận
trong doanh nghiệp có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho
nhà cung cấp.
- Đơn đặt hàng: lập lại các chi tiết có trong đề nghị mua, đợc gửi cho nhà
cung cấp hàng hóa hay dịch vụ.
- Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hóa hoặc nghiệm thu dịch
vụ): tài liệu đợc chuẩn bị bởi nhà cung cấp. Phiếu giao nhận phải đợc kí nhận
bởi khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hóa hay dịch vụ thực tế.
- Báo cáo nhận hàng: đợc bộ phận nhận hàng lập nh một bằng chứng của
việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của sự kiểm soát).
- Hóa đơn của ngời bán: chứng từ nhận đợc từ ngời cung cấp hàng đề
nghị thanh toán cho các hàng hóa dịch vụ đã đợc chuyển giao.
- Nhật ký mua hàng: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế
toán để ghi lại các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các loại hàng hoá,
8
Website: Email : Tel : 0918.775.368
cùng với việc chỉ ra tên ngời cung cấp hàng, ngày hoá đơn và các khoản tiền
của hoá đơn đó.
- Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: danh sách các khoản
tiền phải trả cho mỗi nhà cung cấp. Tổng số của tài khoản ngời cung cấp hàng
trong sổ hạch toán chi tiết phải bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả ng-
ời bán.
- Bảng đối chiếu của nhà cung cấp: báo cáo nhận đợc của nhà cung cấp

hàng (thờng là hàng tháng) chỉ ra các hóa đơn cha thanh toán vào một ngày đối
chiếu nhất định.
Sau đây là sơ đồ hạch toán đối với nghiệp vụ thanh toán nợ phải trả với
nhà cung cấp thông qua các tải khoản liên quan.
9
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Sơ đồ 1: Hạch toán nghiệp vụ phát sinh trong chu trình mua hàng - thanh
toán (thuế GTGT tính theo phơng pháp khấu trừ)
TK 111,112,311,341 TK 331 TK 111,112
Thanh toán bằng tiền Ngời bán hoàn lại tiền
(kể cả tiền đặt trớc) (Thu hồi tiền trả thừa)
TK511
Thanh toán bằng hàng hoá,sp
Dịch vụ
TK 131 TK151,152,153,211
Thanh toán bù trừ bù trừ công nợ Mua chịu hàng hóa vật t
TK 152,153,211.. TK 133
Giảm giá của hàng mua, trả lại Thuế GTGT đầu vào
hàng cho ngời bán
TK 133 TK 627,641,642
Thuế GTGT của hàng chiết khấu, Dịch vụ mua chịu khác
hàng giảm giá
1.3.2. Quy trình tổ chức chứng từ mua hàng và thanh toán
Quy trình tổ chức chứng từ kế toán chỉ ra dòng vận động của chứng từ kế
toán trong doanh nghiệp từ khi lập chứng từ, thực hiện nghiệp vụ đến khi đa
chứng từ vào bảo quản, lu trữ. Một quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý giúp
cho các nghiệp vụ đợc thực hiện gọn nhẹ, nhanh chóng, nâng cao hiệu quả hoạt
động của doanh nghiệp.
10
Website: Email : Tel : 0918.775.368

Sơ đồ 2: Quá trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ mua vào.

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong kỳ, bộ phận kế hoạch lập ra kế hoạch cung
ứng vật t, hàng hóa. Bộ phận cung ứng có nhiệm vụ khai thác hàng theo yêu cầu
của doanh nghiệp. Sau đó, cử cán bộ đi thu mua vật t, hàng hóa. Khi hàng hóa đ-
ợc mua về, cán bộ thu mua sẽ lập chứng từ kho trình trởng bộ phận cung ứng ký
duyệt rồi chuyển cho thủ kho để nhập kho hàng hóa. Cuối cùng chứng từ đợc
chuyển cho kế toán để ghi sổ và bảo quản lu trữ.
Sơ đồ 3: Quá trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ thanh toán
11
Kế
toán
quỹ
Thủ
trưởng
kế
toán
trưởng
Thủ
quỹ
Nhân
viên
thanh
toán
Kế
toán
Lập
chứng
từ chi
quỹ

Duyệt
chứng
từ
Chi
quỹ
Nhận
tiền và
thanh
toán
Ghi
sổ
Nhu
cầu
thanh
toán
Lưu
chứng
từ
Nhu
cầu
vật
liệu
hàng
hoá
Bộ
phận
kế
hoạch
Bộ
phận

cung
ứng
Cán
bộ thu
mua
Trưởng
bộ phận
cung
ứng
Thủ
kho
Kế
toán
Kế
hoạch
cung
ứng
Khai
thác
hàng
Lập
chứng
từ kho
Ký
duyệt
chứng
từ
Nhập
kho
Ghi

sổ
chứng
từ
Lưu
trữ và
bảo
quản
chứng
từ
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Khi đơn vị có nhu cầu thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ nhận đợc, kế
toán quỹ lập chứng từ chi quỹ, trình thủ trởng đơn vị và kế toán trởng ký duyệt
rồi chuyển cho thủ quỹ thực hiện chi tiền, nhân viên thanh toán có nhiệm vụ
nhận tiền và thanh toán cho nhà cung cấp. Sau khi thực hiện nghiệp vụ, chứng
từ sẽ đợc chuyển cho kế toán để ghi sổ, cuối cùng đa vào bảo quản, lu trữ.
1.4. Hệ thống mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Để thực hiện một cách nhanh chóng và có hiệu quả trong các cuộc kiểm
toán thì KTV phải xác định đợc các mục tiêu kiểm toán trên cơ sở các mối
quan hệ vốn có của đối tợng và của khách thể kiểm toán. Vì vậy, khi tiến hành
kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán, KTV phải xác định hệ thống mục
tiêu kiểm toán của chu trình này.
Mục tiêu chung của kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là đánh
giá xem liệu số d các tài khoản có liên quan có đợc trình bày trung thực và phù
hợp với các nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc đợc thừa nhận hay không? Từ
mục tiêu chung này cụ thể hoá thành các mục tiêu đặc thù đối với chu trình mua
hàng và thanh toán.
Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đối với chu trình mua hàng và thanh toán
đã xác định đợc bao gồm 7 mục tiêu, cụ thể là:
- Tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng nh các khoản nợ
ngời bán với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc công nợ phải đợc đảm

bảo bằng sự tồn tại của các tài sản cũng nh công nợ đó.
- Tính đầy đủ của việc ghi nhận các hàng hoá hay dịch vụ mua vào và các
khoản phải trả ngời bán với ý nghĩa thông tin phản ánh trên sổ sách, tài liệu kế
toán không bị bỏ sót trong quá trình xử lý.
- Tính đúng đắn trong việc tính giá vốn thực tế hàng nhập kho đợc tính
theo chi phí thực tế thực hiện nghiệp vụ, việc tính toán các khoản phải trả ngời
bán phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá đơn ngời bán và biên bản
giao nhận hàng hoá hay dịch vụ.
- Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ với ý nghĩa tài
sản mua vào phản ánh trên BCTC phải thuộc quyền sở hữu của đơn vị và nợ
12
Website: Email : Tel : 0918.775.368
phải trả ngời bán thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này.
- Tính chính xác về số học trong việc tính toán, cộng dồn, chuyển sổ đối
với các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán.
- Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày các tài sản mua vào cũng
nh các khoản phải trả ngời bán với ý nghĩa tuân thủ các quy định trong việc phân
loại các tài sản và công nợ cùng việc thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này.
- Tính đúng kỳ các nghiệp vụ kinh tế đợc ghi chép đúng kỳ kế toán, đặc
biệt là các nghiệp vụ sau ngày kết thúc năm tài chính. Trong chu trình mua hàng
và thanh toán, các khoản nợ phải trả thờng bị ghi chậm so với thực tế phát sinh.
Các mục tiêu kiểm toán đặc thù trên chính là khung tham chiếu cho việc
xác định các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để thu thập
bằng chứng kiểm toán. Căn cứ vào các mục tiêu đó, KTV sẽ thiết kế các thử
nghiệm tuân thủ để nhận diện đợc cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có và
các nhợc điểm theo từng mục tiêu. Từ đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát theo từng
mục tiêu và xây dựng các thủ tục kiểm tra chi tiết các số d và nghiệp vụ một
cách tơng ứng.
2. Chu trình mua hàng và thanh toán với công tác kiểm toán báo cáo tài
chính

Mỗi cuộc kiểm toán dù quy mô lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp thì
quy trình kiểm toán thờng tuân theo trình tự các bớc chung. Cụ thể kiểm toán
chu trình mua hàng và thanh toán đợc tiến hành qua 3 bớc sau:
- Chuẩn bị kiểm toán (Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và
thanh toán)
- Thực hiện kiểm toán.
- Hoàn thành kiểm toán và công bố báo cáo kiểm toán.
13
Website: Email : Tel : 0918.775.368
2.1. Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên mà các kiểm toán viên cần
thực hiện trong các cuộc kiểm toán nhằm tạo các điều kiện pháp lý cũng nh các
điều kiện cần thiết khác cho kiểm toán. Đối với chu trình mua hàng và thanh
toán mục đích của giai đoạn này là xây dựng kế hoạch kiểm toán chung và ph-
ơng pháp kiểm toán cụ thể phù hợp với phạm vi, bản chất, thời gian của quy
trình kiểm toán sẽ thực hiện.
Cũng nh các chu trình khác, việc lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua
hàng và thanh toán cũng tuân theo các bớc nh sau: Chuẩn bị kiểm toán, thu thập
thông tin cơ sở,thu thập thông tin về quyền và nghĩa vụ pháp lý của khách hàng
và thực hiện các thủ tục phân tích, đánh gía trọng yếu và rủi ro kiểm toán, cuối
cùng là lập chơng trình kiểm toán.
2.1.1. Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán
- Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán
Trên thực tế không phải bất cứ một lời mời kiểm toán nào cũng đợc chấp
nhận ngay mà phải căn cứ vào khả năng của công ty và các điều kiện của khách
hàng. Trong giai đoạn này kiểm toán viên đánh giá rủi ro có thể gặp phải khi
tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán của doanh nghiệp, sau đó
kết hợp vơí việc đánh giá các chu trình khác để đa ra quyết định có chấp nhận
kiểm toán cho doanh nghiệp hay không.
- Nhận diện các lý do kiểm toán của công ty khách hàng

Sau khi đã chấp nhận kiểm toán, công ty kiểm toán tiến hành xem xét
các lý do kiểm toán đối với chu trình mua hàng và thanh toán của khách hàng
để từ đó tiến hành xác định số lợng bằng chứng kiểm toán phải thu thập và mức
độ chính xác của các ý kiến mà kiểm toán viên đa ra trong báo cáo kiểm toán
nói chung.
- Lựa chọn đội ngũ nhân viên thực hiện kiểm toán
Thông qua việc nhận diên các lý do kiểm toán của khách hàng, công ty
kiểm toán ớc lợng đợc quy mô phức tạp của cuộc kiểm toán, từ đó lựa chọn đội
ngũ nhân viên thích hợp để thực hiện kiểm toán. Cụ thể công ty kiểm toán sẽ
14
Website: Email : Tel : 0918.775.368
lựa chọn những nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong kiểm toán chu trình mua
hàng và thanh toán để kiểm toán chu trình này. Số lợng và trình độ của các kiểm
toán viên phụ thuộc vào tính phức tạp và mức rủi ro của chu trình.
- Hợp đồng kiểm toán
Công viêc cuối cùng của giai đoạn này là kí kết hợp đồng kiểm toán, ghi
rõ trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của mỗi bên.
2.1.2. Thu thập thông tin cơ sở về khách hàng
Sau khi kí kết hợp đồng kiểm toán, KTV bắt đầu thu thập thông tin đối
với phần hành kiểm toán mà mình đảm nhận là mua hàng và thanh toán.Trong
giai đoạn này, kiểm toán viên tiến hành tìm hiểu các mặt hoạt động kinh doanh
của khách hàng và các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hởng đến các mặt
hoạt động kinh doanh này từ đó ảnh hởng đến chu trình kiểm toán mua hàng và
thanh toán của mình. Có các thông tin cơ sở sau:
- Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng
Việc tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng giúp
kiểm toán viên nhận định về chủng loại hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào
cũng nh cách thức thanh toán và mục đích sử dụng đối với từng loại hàng hóa
có đúng với mục đích đã cam kết bằng văn bản không. Ngoài ra việc tìm hiểu
ngành nghề kinh doanh của khách hàng cũng cho kiểm toán viên biết đợc cách

thức tổ chức hệ thống kế toán và các nguyên tắc kế toán đặc thù của chu trình
mua hàng thanh toán nói riêng và ngành nghề này nói chung.
- Xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trớc và hồ sơ kiểm toán chung
Việc xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trớc và hồ sơ kiểm toán
chung giúp cho kiểm toán viên xác định và khoanh vùng các khoản mục chứa
đựng rủi ro cao trong chu trình, những bớc mà ở đó hệ thống KSNB yếu kém.
Chẳng hạn nh đơn vị khách hàng thờng yếu trong khâu ghi nhận các khoản nợ
với các nhà cung cấp nhỏ không thờng xuyên. Thông thờng những điểm yếu
này cha khắc phục đợc trong thời gian ngắn.
- Tham quan nhà xởng
15
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Việc tham quan nhà xởng là sẽ cung cấp cho kiểm toán viên những điều
mắt thấy tai nghe về quy trình sản xuất kinh doanh của khách hàng, giúp cho
kiểm toán viên đánh giá tình trạng bảo quản, nhập và xuất hàng hoá từ đó đánh
giá khả năng của bộ phận mua hàng và những gian lận gian sai sót có thể xảy ra
trong quá trình mua hàng. Cụ thể, nếu việc sản xuất diễn ra đều đặn, hàng hóa
không bị ứ đọng, chất lợng sản phẩm không giảm sút có nghĩa là việc mua hàng
tiến triển tốt, hàng hóa mua vào có chất lợng đạt yêu cầu. Ngợc lại, nếu sản xuất
bị đình trệ thì đó là dấu hiệu cho thấykhả năng đầu vào cung cấp không kịp
thời, nếu hàng hóa tồn kho quá nhiều có nghĩa là mua không phù hợp với nhu
cầu, chất lợng giảm sút cho thấy chất lợng các yếu tố đầu vào không tốt.
- Nhận diện các bên hữu quan
Trong giai đoạn này KTV cần xác định tất cả các bên hữu quan của
khách hàng.Theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam thì các bên hữu quan đợc
hiểu là: các bộ phận trực thuộc (các chi nhánh, các đại lý...), các nhà cung cấp,
các cá nhân tổ chức mà công ty có quan hệ. Trong quy trình kiểm toán chu trình
mua hàng và thanh toán các bên hữu quan mà kiểm toán viên quan tâm chủ yếu
là nhà cung cấp, đại lý, các tổ chức có ảnh hởng đến quyết định mua của công
ty khách hàng.

Việc nhận diện các bên hữu quan sẽ giúp cho kiểm toán viên trong quá
trình thu thập bằng chứng kiểm toán có nhiều thuận lợi hơn.
- Dự kiến nhu cầu chuyên gia bên ngoài
Trong khi kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, sẽ có những tr-
ờng hợp phải giám định giá trị của những hàng hóa mà doanh nghiệp mua vào
nếu trong nhóm kiểm toán không ai có khả năng giám định thì họ sẽ phải sử
dụng các chuyên gia trọng những lĩnh vực nói trên.
Sau khi có đợc những thông tin cơ sở về quy trình mua vào và thanh toán
thì kiểm toán viên tiến hành thu thập các thông tin về các nghĩa vụ pháp lý của
khách hàng, điều này sẽ giúp cho kiểm toán viên nắm bắt đợc các quy trình
mang tính pháp lý có ảnh hởng đến quá trình mua hàng và thanh toán. Đây sẽ là
16
Website: Email : Tel : 0918.775.368
những căn cứ để kiểm toán viên dựa vào trong quá trình thu thập bằng chứng
kiểm toán cung nh đa ra các ý kiến kiểm toán sau này.
2.1.3. Thu thập các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng
Nếu các thông tin cơ sở đợc thu thập ở trên giúp cho KTV hiểu đợc các
mặt hoạt động kinh doanh của khách hàng thì việc thu thập các thông tin về
nghĩa vụ pháp lý của khách hàng giúp cho KTV nắm bắt đợc các quy trình
mang tính pháp lý có ảnh hởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này đặc biệt
là đối với nghiệp vụ mua hàng thanh toán. Những thông tin này đợc thu thập
trong quá trình tiếp xúc với Ban Giám đốc công ty khách hàng bao gồm:
- Giấy phép thành lập và điều lệ Công ty: Cung cấp những thông tin ban
đầu về quá trình hình thành và mục tiêu hoạt động của khách hàng.
- Báo cáo tài chính: Cung cấp những dữ liệu về tài chính giúp cho KTV
nhận thức tổng quát và có những đánh giá ban đầu về tình hình tài chính của
đơn vị.
- Báo cáo Kiểm toán thanh Tra hay Kiểm tra: Giúp cho KTV nắm bắt đợc
các khả năng sai phạm và dụ kiến phơng hớng Kiểm toán có liên quan tới chu
trình mua hàng và thanh toán.

- Biên bản họp hội đồng cổ đông, HĐQT, BGĐ: Giúp cho KTV xác định
các dữ kiện có ảnh hởng trọng yếu tới báo cáo tài chính, đặc biệt là ảnh hởng tới
chu trình mua hàng và thanh toán.
- Các hợp đồng mua hàng dài hạn hoặc các cam kết khác: Giúp KTV tiếp
xúc với các hoạt động mua hàng và xem xét các khía cạnh pháp lý có liên quan
ảnh hởng tới nợ phải trả của khách hàng.
- Các quy định chính sách về mua hàng và thanh toán: Qua đây KTV xem
xét có phù hợp với các chính sách quy định của Nhà nớc hay không ?
2.1.4. Thực hiện các thủ tục phân tích
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 520 - Quy trình phân tích, đoạn 09,
đã nêu rõ: KTV phải áp dụng quy trình phân tích trong quá trình lập kế hoạch
kiểm toán để tìm hiểu tình hình kinh doanh của đơn vị và xác định những vùng
có thể có rủi ro. Nh vậy, với các thông tin cơ sở thu thập đợc, bằng thủ tục
17
Website: Email : Tel : 0918.775.368
phân tích sơ bộ nh so sánh các số liệu năm nay với số liệu năm trớc đã đợc kiểm
toán, KTV có thể tìm ra những xu hớng biến động và những mối quan hệ có
mâu thuẫn với các thông tin liên quan khác Từ đó lập một kế hoạch kiểm
toán thích hợp.
Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, thủ tục phân tích sơ bộ thờng
đợc thực hiện nh sau:
- So sánh chi phí mua hàng của kì này với kì trớc để xem xét những biến
động bất thờng.
- Phân tích xu hớng tăng, giảm hoặc kiểm tra tính hợp lí của các yếu tố chi
phí giữa các kì kế toán để phát hiện những biến động bất thờng.
- Phân tích tỷ lệ chi phí mua hàng của từng tháng với nợ phải trả đợc ghi
nhận trong từng tháng hoặc với các khoản thực tế đã thanh toán.
2.1.5. Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán
Nếu ở các bớc trên, KTV mới chỉ thu thập đợc các thông tin mang tính
khách quan về khách hàng thì ở bớc này, KTV sẽ căn cứ vào các thông tin đã

thu thập để đánh giá, nhận xét nhằm đa ra một kế hoạch kiểm toán phù hợp.
2.1.5.1. Đánh giá tính trọng yếu
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 320 Tính trọng yếu trong
kiểm toán, đoạn 04: Trọng yếu là thuật ngữ dùng để thể hiện tầm quan trọng
của một thông tin (một số liệu kế toán) trong BCTC. Thông tin đợc coi là trọng
yếu có nghĩa là nếu thiếu thông tin đó hoặc nếu thiếu độ chính xác của thông
tin đó sẽ ảnh hởng đến quyết định của ngời sử dụng BCTC.... Theo đó, trong
giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV phải đánh giá mức độ trọng yếu để ớc
tính mức độ sai sót của BCTC để từ đó xác định bản chất, lịch trình và phạm vi
thực hiện các thủ tục kiểm toán.
Để đánh giá mức độ trọng yếu, trớc hết KTV cần ớc lợng mức trọng yếu
cho toàn bộ BCTC, sau đó phân bổ mức đánh giá này cho từng khoản mục trên
BCTC.
Cơ sở để tiến hành phân bổ là: bản chất của các khoản mục, rủi ro tiềm
tàng và rủi ro kiểm soát đợc đánh giá sơ bộ đối với các khoản mục, kinh nghiệm
18
Website: Email : Tel : 0918.775.368
của KTV và chi phí kiểm toán đối với từng khoản mục. Đối với chu trình mua
hàng thanh toán, bản chất của các khoản mục trong chu trình là:
- Các nghiệp vụ mua vào chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh
của doanh nghiệp.
- Bản thân các nghiệp vụ mua vào liên quan tới nhiều tài sản nh: tài sản cố
định, hàng tồn kho, tiền... mà hầu hết chúng đều trọng yếu.
Trên thực tế, việc ớc lợng và phân bổ mức trọng yếu cho các tài khoản là
vấn đề hết sức phức tạp, đòi hỏi sự xét đoán nghề nghiệp của KTV. Thông thờng
ớc lợng và phân bổ mức trọng yếu do chủ nhiệm kiểm toán đảm trách.
2.1.5.2. Đánh giá rủi ro kiểm toán
Theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 - Đánh giá rủi ro và kiểm
soát nội bộ, đoạn 07: "Rủi ro kiểm toán là rủi ro do KTV và Công ty kiểm
toán đa ra ý kiến nhận xét không thích hợp khi BCTC đã đợc kiểm toán còn có

những sai sót trọng yếu". Theo đó trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán,
kiểm toán viên phải xác định rủi ro kiểm toán mong muốn (AR) cho toàn bộ
BCTC đợc kiểm toán thông qua việc đánh giá ba bộ phận: rủi ro tiềm tàng
(IR), rủi ro kiểm soát (CR) và rủi ro phát hiện (DR).
Trong đó, rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát sẽ đợc KTV đánh giá đối
với từng khoản mục. Trong chu trình mua hàng thanh toán, các rủi ro cơ bản
thờng gặp đối với các nghiệp vụ trong chu trình là:
Giá trị hàng hoá, dịch vụ: chi phí mua hàng thấp hơn thực tế.
- Hàng hoá, dịch vụ đã nhận đợc, chi phí đã phát sinh nhng cha đợc ghi
nhận.
- Giá trị hàng hoá, dịch vụ mua: chi phí mua hàng đuợc ghi sổ thấp hơn
thực tế.
- Hàng hoá, dịch vụ đã nhận đợc hoặc đã phát sinh chi phí trong kỳ này
nhng đợc ghi sổ vào kỳ sau.
Hàng bán trả lại nhà cung cấp cao hơn giá trị thực tế.
- Ghi giảm Nợ phải trả nhà cung cấp nhng hàng cha trả lại.
- Ghi giảm Nợ phải trả nhà cung cấp cao hơn giá trị hàng trả lại thực tế.
19
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Hàng trả lại vào kỳ sau nhng ghi sổ nghiệp vụ vào kỳ này.
Giá trị thanh toán nợ cao hơn thực tế.
- Ghi sổ thanh toán nhng cha trả tiền.
- Ghi sổ thanh toán cao hơn thực tế.
- Trả tiền kỳ sau nhng ghi sổ thanh toán vào kỳ này.
Số d Nợ phải trả nhà cung cấp không hợp lý.
- Số d Nợ phải trả nhà cung cấp không đợc tính toán đúng.
- Trình bày các số d Nợ phải trả nhà cung cấp không hợp lý.
Trọng yếu và rủi ro là hai khái niệm đặc biệt quan trọng trong kiểm toán
chu trình mua hàng thanh toán, bởi nh đã phân tích ở trên, các khoản nợ phải
trả luôn đợc đánh giá là trọng yếu. Giữa trọng yếu và rủi ro có mối quan hệ ng-

ợc chiều nhau nghĩa là nếu mức trọng yếu càng cao thì rủi ro kiểm toán càng
thấp và ngợc lại rủi ro kiểm toán tăng lên, khi đó KTV cần phải mở rộng phạm
vi kiểm toán, lựa chọn các phơng pháp kiểm toán hữu hiệu hơn hoặc sửa đổi lại
nội dung, lịch trình và phạm vi của những thủ tục kiểm tra chi tiết đã dự kiến để
giảm rủi ro phát hiện xuống mức có thể chấp nhận đợc. Do đó, trong giai đoạn
lập kế hoạch chu trình mua hàng thanh toán, khi xác định nội dung, lịch
trình và phạm vi các thủ tục kiểm toán, KTV cần phải đặc biệt quan tâm tới mối
quan hệ này. Tuy nhiên, đây là thủ tục phức tạp đòi hỏi trình độ cũng nh phán
đoán của KTV. Trên thực tế chỉ có một số công ty kiểm toán tại Việt Nam đã
xây dựng qui trình ớc lợng trọng yếu và rủi ro, còn nhiều công ty vẫn cha xây
dựng đợc qui trình cụ thể.
2.1.6. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB )và đánh giá rủi ro kiểm
soát
2.1.6.1. Tìm hiểu HTKSNB
Nghiên cứu HTKSNB của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát là
phần việc hết sức quan trọng mà KTV phải thực hiện trong một cuộc kiểm toán.
Vấn đề này đã đợc quy định trong Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 -
Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 02: KTV phải có một sự hiểu biết
20
Website: Email : Tel : 0918.775.368
đầy đủ về hệ thống kế toán và hệ thống KSNB của khách hàng để lập kế hoạch
kiểm toán tổng thể và chơng trình kiểm toán thích hợp, có hiệu quả.
Trong chu trình mua hàng thanh toán, việc tìm hiểu hệ thống KSNB
của khách hàng đối với các chức năng của chu trình cũng là vấn đề hết sức quan
trọng. Theo đó, KTV phải tìm hiểu các chính sách, thủ tục kiểm soát đợc áp
dụng tại đơn vị khách hàng đối với từng chức năng trong chu trình nh đã trình
bày trong phần Chức năng của chu trình mua hàng thanh toán.
Qua quá trình tìm hiểu, KTV sẽ xác định đợc các nhợc điểm của hệ
thống KSNB, từ đó có thể đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát đối với từng
mục tiêu kiểm soát của nghiệp vụ mua hàng thanh toán. Nếu hệ thống KSNB

đợc thiết kế và vận hành hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát đợc đánh giá ở mức độ
thấp và ngợc lại.
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế số 400- Đánh giá rủi ro và kiểm
soát nội bộ, đoạn 08: Hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục
do Ban Giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự
hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Hệ thống KSNB bao gồm
các yếu tố: Môi trờng kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát và
kiểm toán nội bộ. Các yếu tố cấu thành trong hệ thống KSNB và những đánh
giá.
a) Môi trờng kiểm soát
Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố bên trong đơn vị và
bên ngoài đơn vị có tính môi trờng tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lí
dữ liệu của các loại hình kiểm soát .
Nhng đối với chu trình mua hàng và thanh toán thì có thể hiểu môi trờng
kiểm soát là các chính sách, quyết định nói chung tác động đến việc xủ lý số
liệu, việc ghi sổ, việc lập báo cáo
Để có sự hiểu biết về môi trờng kiểm soát, KTV căn cứ vào các nhân tố
chủ yếu sau: Đặc thù về quản lí của đơn vị, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự,
công tác kế hoạch, uỷ ban kiểm soát và ảnh hởng của các chính sách từ bên
ngoài của Nhà nớc.
21
Website: Email : Tel : 0918.775.368
b) hệ thống kế toán
Đối với một hệ thống kế toán hữu hiệu không chỉ cung cấp những thông
tin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc
kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải
đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết đối với chu trình mua hàng và thanh
toán thi nh sau:
- Tính có thực: Hàng hoá và dịch vụ mua đã ghi sổ thì phải đảm bảo sự tồn
tại trong thực tế.

- Tính đầy đủ: Các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán phải đợc phản ánh trên
sổ sách không đợc bỏ sót một nghiệp vụ nào.
- Tính đúng đắn trong việc tính giá: Đối với các hàng hoá dịch vụ mua
vào thì giá thờng đợc tính theo giá quốc tế.
- Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ: Tài sản mua vào
phải thuộc quyền sở hữu của Doanh Nghiệp và thể hiện đúng nghĩa vụ của
Doanh Nghiệp.
- Tính đúng đắn trong việc phân loại trình bày: Bảo đảm các nghiệp vụ
đợc ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách
kế toán phân loại tài sản, công nợ theo đúng quy định.
- Tính đúng kì: Việc ghi sổ các nghiệp vụ mua hàng cũng nh thanh toán
phát sinh phải đợc thực hiện kịp thời theo qui định.
- Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán của các
nghiệp vụ mua hàng cũng nh thanh toán đợc ghi vào sổ phải đợc tổng cộng và
chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các BCTC của doanh nghiệp.
22
Website: Email : Tel : 0918.775.368
c) Thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết
lập và thực hiện nhằm đạt đợc mục tiêu quản lý cụ thể. VSA số 400-Đánh giá
rủi ro và kiểm soát nội bộ, đoạn 26, quy định: KTV phải hiểu biết các thủ tục
kiểm soát của đơn vị để xây dựng kế hoạch kiểm toán tổng thể và chơng trình
kiểm toán. Các thủ tục kiểm soát đợc thiết lập dựa trên ba nguyên tắc: nguyên
tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc
uỷ quyền và phê chuẩn. Để có sự hiểu biết về các thủ tục kiểm soát, KTV xem
xét các khía cạnh cụ thể sau:
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
KTV cần tìm hiểu xem đơn vị có sự phân chia nhiệm vụ giữa các bộ phận
hay không. Chẳng hạn, kế toán không đợc kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quỹ,
tiếp liệu và các công tác phụ trách vật chất khác, lãnh đạo đơn vị, kể cả lãnh đạo

công tác tài chính, kế toán của các đơn vị không đợc bố trí những ngời thân
trong gia đình làm công tác tài chính kế toán, thủ kho, thủ quỹ tại đơn vị mình.
Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc,
sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thờng dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc này qui định sự cách li thích hợp về trách nhiệm trong các
nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền
hạn.
Trong chu trình mua hàng và thanh toán có một số công việc đòi hỏi phải
phải do 2 ngời độc lập tiến hành nh: ngời lập đơn đặt hàng với ngời kí duyệt
đơn, ngời nhận hàng với kế toán vật t, kế toán ghi sổ chi tiết các khoản phải trả
nhà cung cấp với ngời thanh toán cho nhà cung cấp.
Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn
Cụ thể, các lần mua tài sản thờng xuyên vợt quá một giới hạn tiền nhất
định nào đó thì do Hội đồng quản trị phê chuẩn, các vật t và những dịch vụ có
giá trị thấp hơn một giá trị quy định thì đợc phê chuẩn bởi quản đốc và trởng
23
Website: Email : Tel : 0918.775.368
phòng, hoặc các nghiệp vụ thanh toán ở một giá trị cho phép thì kế toán trởng
có quyền phê duyệt.
d) Kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là bộ phận độc lập đợc thiết lập trong đơn vị tiến hành
công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nôi bộ
của đơn vị.
Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có đợc
những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất
lợng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các qui chế
kiểm soát thích hợp và hiệu quả.
Trên đây là toàn bộ các yếu tố cấu thành cơ bản hệ thống KSNB của đơn
vị khách hàng. Việc tìm hiểu sơ bộ về chúng là bớc công việc quan trọng trong

quá trình đánh giá hệ thống KSNB giúp kiểm toán viên có thể đa ra đợc ớc lợng
ban đầu về rủi ro kiểm soát.
2.1.6.2. Đánh giá rủi ro kiểm soát
Việc đánh giá rủi ro kiểm soát cho các tài khoản trong chu trình mua
hàng và thanh toán bao gồm các bớc công việc :
- Nhận diện mục tiêu kiểm soát cho từng nghiệp vụ trong chu trình mua
hàng thanh toán, và xác định các loại sai phạm có thể xảy ra. Trên cơ sở đó,
KTV tiến hành đánh giá rủi ro kiểm soát đối với từng khoản mục trong chu
trình này.
- Đánh giá khả năng ngăn chặn sai phạm của hệ thống KSNB đối với chu
trình này. Nhận diện những hạn chế của hệ thống nh sự vắng mặt của các quá
trình kiểm soát thích đáng mà điều này sẽ làm tăng khả năng rủi ro của việc tồn
tại các sai phạm trong chu trình.
- Đánh giá rủi ro kiểm soát: Căn cứ vào các ớc đoán ở trên, KTV tiến hành
đánh giá rủi ro kiểm soát ban đầu đối với từng mục tiêu kiểm soát của từng loại
nghiệp vụ trong chu trình. KTV có thể đánh giá rủi ro theo yếu tố định tính
thấp, trung bình, cao hoặc theo tỷ lệ phần trăm. Rủi ro kiểm soát đợc đánh giá
là cao khi KTV cho rằng hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ không
24
Website: Email : Tel : 0918.775.368
đầy đủ và không hiệu quả. Ngợc lại, rủi ro kiểm soát đợc đánh giá là thấp khi
KTV có đủ cơ sở để kết luận hệ thống kế toán và hệ thống KSNB đối với chu
trình đợc thiết kế có thể ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai sót trọng yếu
cũng nh khi KTV có kế hoạch thực hiện thử nghiệm kiểm soát làm cơ sở cho
đánh giá mức rủi ro kiểm soát.
2.1.7. Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và soạn thảo chơng trình kiểm toán
Đây là bớc cuối cùng trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán sau khi đã
có đợc những hiểu biết về hệ thống KSNB của đơn vị khách hàng, đã xác định
đợc mức trọng yếu và rủi ro KTV sẽ đánh giá tổng thể hoạt động của đơn vị,
phân tích, triển khai kế hoạch và soạn thảo chơng trình kiểm toán cho chu

trình. Trong thực tiễn kiểm toán, KTV thờng căn cứ vào các rủi ro tiềm tàng và
rủi ro kiểm soát để thiết kế chơng trình kiểm toán cho chu trình.
Thực chất của việc soạn thảo chơng trình kiểm toán chính là việc thiết
kế các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản với 4 nội dung chính: xác
định thủ tục kiểm toán, quy mô mẫu chọn, khoản mục đợc chọn và thời gian
thực hiện.
2.1.7.1. Thiết kế các thử nghiệm kiểm soát trong chu trình mua hàng và thanh
toán
Thử nghiệm kiểm soát (hay còn gọi là thử nghiệm tuân thủ) là loại thử
nghiệm để thu thập bằng chứng kiểm toán để chứng minh rằng hệ thống KSNB
hoạt động hữu hiệu. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát có thể giảm bớt các thử
nghiệm cơ bản trên số d và nghiệp vụ. Do đó, trong quá trình xây dựng chơng
trình kiểm toán, kiểm toán viên cần xem xét việc thực hiện các thử nghiệm
kiểm soát để thu thập bằng chứng về khả năng ngăn chặn các sai phạm của
KSNB trong quá trình mua hàng và thanh toán. Công việc này đợc thực hiện đ-
ợc thực hiện thông qua các trắc nghiệm đạt yêu cầu, cụ thể là:
Trắc nghiệm không có dấu vết.
Trong trờng hợp này KTV cần quan sát, phỏng vấn những ngời có trách
nhiệm trong đơn vị về các biện pháp kiểm soát đợc áp dụng cho nghiệp vụ mua
hàng và thanh toán. Chẳng hạn, KTV xem xét việc phân cách trách nhiệm giữa
25