Tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viên thành viên đại học quốc gia thành phố hồ chí minh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------

HUỲNH THANH XUÂN

TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC NGUỒN TÀI
NGUYÊN ĐIỆN TỬ TẠI CÁC THƯ VIỆN THÀNH VIÊN
ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC THƯ VIỆN
CHUYÊN NGÀNH : KHOA HỌC THƯ VIỆN
MÃ SỐ : 60.32.20

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC
PGS. TSKH. BÙI LOAN THÙY

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2009


Lời cảm ơn
Tôi xin chân thành cảm ơn:
- PGS. TSKH. Bùi Loan Thùy đã hướng dẫn tận tình, truyền đạt các kiến thức,
kinh nghiệm quý báu giúp tôi thực hiện và hồn thành luận văn.
- Các Thầy, Cơ giáo Khoa Thư viện - Thông tin học trường Đại học Khoa học
Xã hội & Nhân văn - Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh cùng tồn thể các Thầy, Cơ
giáo đã nhiệt tình giảng dạy, giúp đỡ tơi hồn thành luận văn.
- Phòng Đào tạo Sau đại học trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn –
Đại học Quốc gia Tp. HCM.
- Các bạn đồng nghiệp Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn Đại học Quốc gia TP.HCM, Trường Đại học Kinh tế - Tài chính Tp. HCM đã tạo điều
kiện, giúp đỡ tơi có cơ hội tốt nhất để hồn thành luận văn.

- Ban Giám đốc các Thư viện thành viên trong hệ thống ĐHQG HCM, các bạn
đồng nghiệp tại các Thư viện đã cung cấp các thông tin, số liệu, chia sẻ kinh nghiệm
giúp đỡ tơi hồn thành luận văn.

TP.HCM, ngày 10 tháng 12 năm 2009
Tác giả
Huỳnh Thanh Xuân


Lời cam đoan
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa công bố ở
cơng trình nào khác.

Tác giả


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
STT

Chữ viết tắt

Giải nghĩa

1.

CSDL

Cơ sở dữ liệu

2.

TNĐT

Tài nguyên điện tử

3.

TLĐT

Tài liệu điện tử

4.

KHTN

Khoa học tự nhiên

5.

NHDL

Ngân hàng dữ liệu

6.

ATTT

An tồn thơng tin

7.

CNTT

Cơng nghệ thơng tin

8.

TTTT-TVĐHKHXH & NV

Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Khoa
học xã hội & Nhân văn

9.

TVTT

Thư viện Trung Tâm

10.

TV ĐHBK

Thư viện Đại học Bách khoa

11.

TVĐH

Thư viện đại học

12.

ĐHQG -TP.HCM

Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh

13.

N1

Nhóm 1

14.

N2

Nhóm 2

15.

SL

Số lượng

16.

GPO

Government Printing Office

17.

HTTP

Hypertext Transfer Protocol

18.

FTP

File Transfer Protocol

19.

SMTP

Simple Mail Transfer Protocol


MỤC LỤC
Phần mở đầu ...................................................................................................................... 1
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC, QUẢN
LÝ, KHAI THÁC NGUỒN TÀI NGUYÊN ĐIỆN TỬ TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC........... 8
1.1.

Các khái niệm về nguồn tài nguyên điện tử trong thư viện....................................... 8

1.1.1. Định nghĩa............................................................................................................... 8
1.1.2. Đặc điểm của nguồn tài nguyên điện tử ................................................................... 9

1.1.3. Các sản phẩm điện tử trong thư viện...................................................................... 13
1.1.4. Các dịch vụ thông tin điện tử ................................................................................. 18
1.2.

Xu hướng phát triển nguồn tài nguyên điện tử và vấn đề bản quyền. ..................... 19

1.2.1. Xu hướng phát triển nguồn tài nguyên điện tử ....................................................... 19
1.2.2. Vấn đề bản quyền trong khai thác nguồn tài nguyên điện tử .................................. 22
1.3.

Công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử trong thư viện

đại học ............................................................................................................................. 25
1.3.1. Xây dựng và phát triển kho dữ liệu điện tử trong thư viện đại học ......................... 27
1.3.2. Các tiêu chí đánh giá nguồn tài nguyên điện tử trong thư viện đại học................... 35
1.3.3. Các nguyên tắc quản lý nguồn tài nguyên điện tử trong thư viện đại học ............... 41
1.3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong khai thác nguồn tài nguyên điện tử của thư
viện đại học ...................................................................................................................... 47
1.3.5. Nhu cầu sử dụng nguồn tài nguyên điện tử trong thư viện đại học .......................... 56
1.3.6. Tầm quan trọng của công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện
tử trong thư viện đại học................................................................................................... 58
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC
NGUỒN TÀI NGUYÊN ĐIỆN TỬ TẠI CÁC THƯ VIỆN THÀNH VIÊN ĐẠI HỌC
QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ..................................................................... 60
2.1.

Xu hướng hiện đại hóa hệ thống thư viện Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh ...... 60

2.1.1. Nguồn tài nguyên thông tin ................................................................................... 62
2.1.2. Cơ sở vật chất, trang thiết bị .................................................................................. 63

2.1.3. Nhân lực phục vụ cho thư viện hiện đại ................................................................. 64
2.1.4. Kinh phí đầu tư cho thư viện theo hướng hiện đại.................................................. 65


2.2.

Thực trạng công tác tổ chức, quản lý nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện

thành viên Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh................................................................. 66
2.2.1. Cơng tác tổ chức, quản lý CSDL thư mục.............................................................. 66
2.2.2. Công tác tổ chức, quản lý CSDL tồn văn ............................................................. 75
2.2.3. Cơng tác tổ chức, quản lý các bộ sưu tập số........................................................... 85
2.2.4. Công tác tổ chức, quản lý các CSDL online và offline từ các nguồn mua .............. 88
2.2.5. Công tác tổ chức, quản lý tài liệu đa phương tiện................................................... 97
2.3.

Thực trạng khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện thành viên Đại

học Quốc gia Tp. HCM ...................................................................................................100
2.3.1. Nhu cầu sử dụng nguồn tài nguyên điện tử ...........................................................100
2.3.2. Thực trạng khai thác CSDL thư mục ....................................................................106
2.3.3. Thực trạng khai thác CSDL tồn văn ....................................................................112
2.4.

Nhận xét, đánh giá cơng tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện

tử tại các thư viện thành viên Đại học Quốc gia Tp. HCM...............................................117
2.4.1. Nhận xét của người sử dụng về công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài
nguyên điện tử.................................................................................................................117
2.4.2. Đánh giá công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại các

thư viện được khảo sát.....................................................................................................123
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP CẢI TIẾN CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ KHAI
THÁC NGUỒN TÀI NGUYÊN ĐIỆN TỬ TẠI CÁC THƯ VIỆN THUỘC ĐẠI HỌC
QUỐC GIA TP.HCM......................................................................................................130
3.1.

Định hướng phát triển hệ thống thư viện Đại học Quốc gia Tp. HCM ..................130

3.2.

Các giải pháp cải tiến công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn TNĐT trong

hệ thống thư viện Đại học Quốc gia Tp. HCM ................................................................133
3.2.1. Bảo đảm sự tập trung và thống nhất trong công tác tổ chức, quản lý và khai thác
nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện trong Đại học Quốc gia Tp.HCM ....................133
3.2.2. Hoàn thiện phần mềm sử dụng cho công tác tổ chức, quản lý nguồn tài nguyên
điện tử. ............................................................................................................................137
3.2.3. Nâng cao chất lượng hạ tầng kỹ thuật ...................................................................138


3.2.4. Nâng cao hiệu quả khai thác tài nguyên điện tử kết hợp với phát triển các dịch vụ
cung cấp thông tin điện tử ...............................................................................................139
3.2.5. Cải tiến vấn đề sao lưu dữ liệu, bảo mật và an tồn thơng tin số ...........................141
3.2.6. Nâng cao chất lượng nhân lực làm công tác tổ chức, quản lý nguồn tài nguyên
điện tử .............................................................................................................................144
KẾT LUẬN.....................................................................................................................146
TÀI LIỆU THAM KHẢO ...............................................................................................148
PHỤ LỤC ................................................................................................................….. 153
Phụ lục 1: Các loại văn bản pháp qui............................................................................... 154
Phụ lục 2 : Phiếu khảo sát các thư viện............................................................................ 157

Phụ lục 3 : Bảng tổng hợp số liệu khảo sát các thư viện................................................... 161
Phụ lục 4 : Phiếu điều tra nhu cầu tin của người sử dụng................................................. 168
Phụ lục 5 : Bảng tổng hợp phiếu khảo sát người sử dụng................................................. 171
Phụ lục 6 : Qui định sử dụng tài liệu điện tử của các thư viện.......................................... 177
Phụ lục 7 : Danh mục các sản phẩm điện tử..................................................................... 184
Phụ lục 8 : Qui trình số hóa và qui trình phục vụ tài liệu điện tử toàn văn của thư viện ... 190
Phụ lục 9 : Phiếu phỏng vấn Ban giám đốc các thư viện thành viên Đại học Quốc gia..... 195


Phần mở đầu
1.

Tính cấp thiết của đề tài

Chúng ta đã bước vào thế kỷ XXI – kỷ nguyên của thông tin, của thời đại điện tử.
Thông tin điện tử đang là một lực lượng thúc đẩy mạnh mẽ nền kinh tế tồn cầu, điều cốt
lõi của nó chính là mạng Internet. Một trong những mục tiêu của các trung tâm thông tin –
thư viện là cung cấp thông tin điện tử và các dịch vụ điện tử thông qua mạng Internet.
Internet làm cho hoạt động thư viện năng động hơn, đồng thời thiết lập các mối quan hệ
toàn cầu mà ở đó cán bộ thư viện có thể giao lưu, đáp ứng tốt hơn nhu cầu thông tin của
người sử dụng.
Thư viện đang trong thời kì gần như phụ thuộc vào hệ thống dữ liệu số, và sự phụ
thuộc này dường như ngày càng sâu sắc hơn trong những năm vừa qua, khi xuất hiện các
dịch vụ giao dịch trực tuyến và khả năng truy cập trực tiếp vào các nguồn dữ liệu số. Người
sử dụng có thể so sánh dịch vụ thư viện mà họ được cung cấp với các dịch vụ thơng dụng
hiện thời như các trang tìm kiếm Google hay Amazon.com, và họ mong muốn rằng, thư
viện cũng cung cấp những dịch vụ có mức độ tương tự như thế, với tính năng đơn giản, khả
năng tìm kiếm vượt trội và tiện ích cho người sử dụng.
Nguồn tài nguyên điện tử làm thay đổi cách nhìn của xã hội đối với thư viện, thay
đổi quan điểm của xã hội cho rằng thư viện chỉ là nơi lưu trữ sách, tài liệu bản in, đẩy lùi

hình ảnh cũ kỹ của những kho sách, thay vào đó là máy tính hiện đại, thiết bị đa phương
tiện, sách, báo - tạp chí, giáo trình, đề tài nghiên cứu khoa học điện tử,…. Thư viện khơng
chỉ có giá kệ sách mà phải có tủ đựng CD ROM, máy chủ đủ mạnh để chứa dữ liệu phục
vụ truy cập trực tuyến. Công tác bảo quản, bảo trì CD ROM và máy móc thiết bị địi hỏi
tính chun nghiệp. Cán bộ thư viện thường xuyên phải cập nhật kiến thức và chuyên môn
nghiệp vụ, nhất là kiến thức về công nghệ thông tin để có thể quản lý và phục vụ thơng tin
điện tử, có khả năng xây dựng và phát triển nguồn tài nguyên điện tử nhằm nâng cao hiệu
quả phục vụ người sử dụng. Vấn đề liên thông, liên kết chia sẻ nguồn lực thông tin trở
thành một nhu cầu tất yếu trong hoạt động thư viện. Hệ thống mạng toàn cầu Internet và sự
phát triển của nguồn tài nguyên điện tử trong mỗi thư viện đã tạo tiền đề cho sự liên thông,
liên kết. Thư viện điện tử, thư viện số là mục tiêu phấn đấu của ngành thư viện nước ta,
trong đó thư viện đại học là những nhà tiên phong.
1


Nhận thức được tầm quan trọng của nguồn tài nguyên điện tử, thư viện các trường
đại học thuộc Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh đã tích cực hiện đại hóa qua việc
triển khai hàng loạt các dự án với vốn đầu tư từ nhiều nguồn khác nhau. Nội dung của
nhiều dự án nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động thư viện, đưa thông tin đến giảng viên, sinh
viên một cách nhanh chóng, chính xác với chi phí hợp lý. Tuy nhiên, việc tổ chức, quản lý
nhằm khai thác có hiệu quả nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện thuộc Đại học Quốc
gia TP. HCM chưa thật sự được các thư viện chú trọng, quan tâm đúng mức. Nhìn chung,
vẫn cịn dừng ở bước đầu, hiệu quả mang lại chưa tương xứng với chi phí và công sức do
các thư viện bỏ ra để đầu tư xây dựng nguồn TNĐT.
Việc nghiên cứu, phân tích hiện trạng tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài
nguyên điện tử của một số thư viện các trường thành viên Đại học Quốc gia thành phố Hồ
Chí Minh để tìm ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác này có ý nghĩa thiết
thực trong hoạt động thơng tin thư viện đại học hiện nay. Đây là lý do tôi chọn đề tài “Tổ
chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện thành viên Đại học
Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh” cho luận văn thạc sỹ chuyên ngành thông tin thư viện

của mình.
2.

Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Cho đến nay đã có các luận văn nghiên cứu về vấn đề liên quan đến nguồn tài
nguyên điện tử tại các thư viện như sau :
- Luận văn thạc sĩ năm 1995 của tác giả Phạm Thị Yên với đề tài “ Xây dựng hệ
thống quản trị thông tin luận văn, luận án khoa học của Đại học Tổng hợp thành phố Hồ
Chí Minh”. Luận văn phân tích nhu cầu thơng tin của những nhóm người dùng tin khác
nhau xung quanh việc khai thác nguồn tài liệu là các luận văn, luận án. Luận văn trình bày
các đặc tính và giá trị thơng tin của loại hình tài liệu là luận văn, luận án khoa học, nêu lên
được nguyên tắc để xây dựng một hệ thống quản trị thơng tin tự động hóa các luận văn,
luận án khoa học của trường Đại học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh. Nhìn chung, nội
dung luận văn chỉ dừng lại ở bước nghiên cứu hệ quản trị thông tin dạng thư mục và thiết
lập cơ sở dữ liệu tóm tắt các luận văn, luận án dựa trên phần mềm CDS/ISIS.
- Luận văn thạc sĩ năm 2003 của tác giả Mạc Thùy Dương với đề tài “Xây dựng và
khai thác nguồn lực thông tin điện tử tại Thư viện Quân đội”. Luận văn khảo sát quá trình
2


xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin điện tử tại Thư viện Quân đội và một số giải
pháp hồn thiện việc xây dựng, khai thác thơng tin điện tử. Luận văn đã làm sáng tỏ ý
nghĩa của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của thư viện Quân đội, đưa ra
được những giải pháp thiết thực cho công tác tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin điện
tử tại Thư viện Quân đội.
- Luận văn “Xây dựng vốn tài nguyên điện tử tại một số thư viện trường đại học trên
địa bàn thành phố Hồ Chí Minh” của thạc sỹ Dương Thúy Hương . Luận văn chú trọng
nghiên cứu thực trạng xây dựng vốn tài nguyên điện tử dưới dạng cơ sở dữ liệu toàn văn
đối với tài liệu như luận văn, luận án, giáo trình, báo cáo khoa học, những loại tài liệu chỉ

có ở các trường đại học, các viện hay trung tâm nghiên cứu, đồng thời được khai thác và sử
dụng thơng qua mạng tồn cầu Internet. Luận văn chủ yếu đưa ra các giải pháp về phát
triển vốn tài liệu điện tử, chưa đưa ra các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng sử
dụng nguồn tài nguyên điện tử cho các thư viện.
Nhìn chung, các tác giả đi sâu nghiên cứu vốn tài nguyên điện tử, chính sách phát
triển vốn tài nguyên điện tử của các thư viện, cơ quan thông tin. Các tác giả đã khảo sát và
đưa ra số liệu cụ thể về hiện trạng nguồn tài nguyên điện tử của từng thư viện mà mình
nghiên cứu, từ đó đưa ra các giải pháp và hướng phát triển nâng cao chất lượng nguồn tài
nguyên điện tử của các thư viện. Tuy nhiên các giải pháp đưa ra chỉ phù hợp với thư viện
được nghiên cứu, chưa mang tính chiến lược về nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn tài
nguyên điện tử nói chung cho hệ thống các thư viện trong nước.
- Một số bài nghiên cứu đăng trên tạp chí Thơng tin và Tư liệu như: “Lựa chọn và tổ
chức các tài nguyên điện tử” của tác giả Kirill Fesenko. Trong bài báo, tác giả nêu lên các
tiêu chuẩn lựa chọn nguồn tài nguyên điện tử, vạch chiến lược xây dựng các kho tư liệu,
bảo quản kho, thay thế xuất bản in bằng xuất bản điện tử.
- “Một số giải pháp công nghệ để thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ở Việt
Nam hiện nay” của tác giả Vũ Duy Lợi. Tác giả trình bày một cách khái quát về một số
giải pháp công nghệ thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và đề xuất việc lựa chọn công
nghệ và mơ hình triển khai ứng dụng phù hợp trong quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ở Việt
Nam. Tác giả nêu lên hiện trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu
lưu trữ điện tử, một số giải pháp kỹ thuật quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
3


- Bài báo “Phương pháp luận xây dựng chính sách phát triển nguồn tin” của tác giả
Nguyễn Viết Nghĩa. Tác giả nêu lên tầm quan trọng của chính sách phát triển nguồn tin
trong việc tạo nguồn, xây dựng hệ thống các kho tài liệu của các thư viện và cơ quan thơng
tin.
Nhìn chung, đó là những bài viết đề cập đến nguồn tài nguyên điện tử liên quan đến
chính sách bổ sung, chính sách phát triển, chia sẻ nguồn tài nguyên điện tử của một số thư

viện, một số vấn đề về tổ chức và khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại các cơ quan thông
tin thư viện. Các tác giả chưa đi sâu nghiên cứu về vấn đề tổ chức, quản lý và khai thác
hiệu quả nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện nói chung và thư viện đại học nói riêng.
Ngồi việc kế thừa một số kết quả nghiên cứu về thư viện điện tử, tài nguyên điện
tử, luận văn đặc biệt chú trọng nghiên cứu việc tổ chức, quản lý và khai thác thông tin, hiệu
quả khai thác thông tin từ các nguồn tài nguyên điện tử, từ đó đưa ra những biện pháp hiệu
quả nhất trong việc tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử của các thư viện
thuộc Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh.
3.

Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu công tác tổ chức, quản lý và hiệu quả khai thác sử dụng nguồn tài
nguyên điện tử của các thư viện thuộc Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh. Trên cơ
sở này đưa ra các giải pháp cải tiến công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên
điện tử tại các thư viện.
4.

Nhiệm vụ nghiên cứu

- Xác định đặc điểm, vị trí, tầm quan trọng của nguồn tài nguyên điện tử trong công
tác xây dựng và phát triển nguồn tài nguyên thông tin, các tiêu chí đánh giá, xu hướng phát
triển nguồn tài nguyên điện tử trong thư viện đại học.
- Điều tra nhu cầu khai thác sử dụng nguồn tài nguyên điện tử của giảng viên, học
viên cao học và sinh viên tại các thư viện thuộc Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh.
- Khảo sát thực trạng hoạt động tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện
tử của các thư viện thuộc Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh.
- Phân tích, nhận xét, đánh giá công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài
nguyên điện tử tại các thư viện thuộc Đại học Quốc gia Tp.HCM.

4


- Đề xuất một số giải pháp cải tiến công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài
nguyên điện tử tại các thư viện thuộc Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh.
5.

Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài:
Thực trạng hoạt động tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử của
các thư viện thuộc Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh.
- Phạm vi nghiên cứu :
Nguồn tài nguyên điện tử của các thư viện thuộc Đại học Quốc gia thành phố Hồ
Chí Minh, cách thức tổ chức, quản lý và khai thác tại các thư viện:
 Thư viện trung tâm Đại học Quốc gia Tp. HCM.
 Trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân
văn Tp. HCM.
 Thư viện Đại học Khoa học tự nhiên Tp. HCM.
 Thư viện Đại học Bách khoa Tp. HCM.
6.

Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp điều tra: Dùng bảng hỏi để thu thập thông tin về nhu cầu sử dụng
nguồn tài nguyên điện tử của người sử dụng, lấy ý kiến, nhận xét đánh giá của các nhóm
người sử dụng về mức độ đáp ứng, sự thuận tiện khi sử dụng nguồn tài nguyên điện tử tại
các thư viện thuộc Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh. Thực hiện phương pháp này nhằm
thu được đầy đủ thông tin của số đông ý kiến người sử dụng nguồn TNĐT tại 4 thư viện
được khảo sát, phản ánh chính xác về hiệu quả khai thác nguồn TNĐT.

- Phương pháp phân tích - tổng hợp: Phân tích các số liệu thu được từ các phiếu khảo
sát thư viện, phiếu điều tra người sử dụng, tổng hợp các số liệu để so sánh đánh giá và thấy
được thực trạng công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử, ưu nhược
điểm của công tác này.
- Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn cán bộ lãnh đạo, quản lý các thư viện về chủ
trương, chính sách và phương hướng phát triển nguồn TNĐT trong tương lai, qua đó thấy
được những khó khăn trong công tác tổ chức, quản lý nguồn tài nguyên điện tử của cán bộ
lãnh đạo khi vấn đề bản quyền chưa được qui định rõ đối với tài liệu điện tử.

5


- Phương pháp nghiên cứu tài liệu thư viện: Thực hiện phương pháp này nhằm thu
thập các số liệu liên quan tới hiện trạng nguồn tài nguyên điện tử của thư viện, các quy
trình tạo lập nguồn tài nguyên điện tử, mức độ sử dụng tài liệu điện tử của người dùng tin
là sinh viên, học viên cao học, cán bộ, giảng viên.
7.

Hướng tiếp cận tư liệu

- Tài liệu chỉ đạo của Đảng và nhà nước về hoạt động thư viện thơng tin, về chính
sách phát triển và sử dụng nguồn tài nguyên điện tử.
- Tài liệu nội bộ của các thư viện gồm: Báo cáo tổng kết, phương hướng hoạt động,
chính sách phát triển thư viện, chính sách xây dựng nguồn thông tin điện tử tại các thư
viện, các dự án phát triển thư viện,….
- Tài liệu chuyên ngành thư viện thông tin, tài liệu liên quan đến nguồn tài nguyên
điện tử cũng như các loại sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ khai thác nguồn tài
nguyên điện tử như giáo trình, sách tham khảo, các bài báo tạp chí, nguồn tin trên mạng….
8.

Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

- Ý nghĩa khoa học:
Luận văn góp phần vào việc khẳng định vị trí, vai trò, ý nghĩa của nguồn tài nguyên
điện tử trong hoạt động thư viện đại học, góp phần làm sáng tỏ lý luận về tổ chức, quản lý
và khai thác nguồn tài nguyên điện tử trong thư viện.
- Ý nghĩa thực tiễn:
+ Luận văn cung cấp những thông tin tổng quan về thực trạng tổ chức, quản lý và
khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện thành viên thuộc Đại học Quốc gia Tp.
HCM.
+ Đề xuất các giải pháp cải tiến hoạt động tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài
nguyên điện tử tại các thư viện thuộc Đại học Quốc gia TP.HCM.
+ Luận văn có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho các cấp lãnh đạo trường, thư
viện trong việc quản lý các hoạt động thư viện, hồn thiện cơng tác tổ chức, quản lý và
khai thác nguồn tài nguyên điện tử ; làm tài liệu tham khảo cho sinh viên ngành Thư viện Thơng tin trong q trình học tập.
+ Kết quả nghiên cứu của luận văn là những gợi mở cho các đề tài nghiên cứu sâu
hơn về các vấn đề liên quan đến nguồn tài nguyên điện tử.
6


9.

Cấu trúc của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, luận văn được chia thành
3 chương :
Chương 1. Cơ sở lý luận và thực tiễn của hoạt động tổ chức, quản lý, khai thác
nguồn tài nguyên điện tử tại thư viện đại học
Trình bày cơ sở lý luận và thực tiễn của công tác tổ chức, quản lý và khai thác
nguồn tài nguyên điện tử của các thư viện đại học. Đưa ra các khái niệm tài nguyên điện tử,

tài liệu điện tử ; Xu hướng phát triển của nguồn tài nguyên điện tử ; Vấn đề bản quyền
trong công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử ; Tầm quan trọng của
công tác tổ chức và quản lý nguồn tài nguyên điện tử tại thư viện các trường đại học.
Chương 2. Thực trạng công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên
điện tử tại các thư viện thành viên Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh
Mơ tả thực trạng cơng tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại
bốn thư viện thuộc Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh. Trình bày kết quả khảo sát thực
tiễn cơng tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử và nhận xét, đánh giá
về công tác này tại các thư viện được khảo sát.
Chương 3. Giải pháp cải tiến công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài
nguyên điện tử tại các thư viện thuộc Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh
Đưa ra các giải pháp khả thi nhằm cải tiến công tác tổ chức, quản lý và khai thác
nguồn tài nguyên điện tử trong hệ thống thư viện các trường đại học thuộc Đại học Quốc
gia Tp. Hồ Chí Minh.

7


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, KHAI THÁC
NGUỒN TÀI NGUYÊN ĐIỆN TỬ TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC
1.1

Các khái niệm về nguồn tài nguyên điện tử trong thư viện

1.1.1. Định nghĩa
Nguồn tài nguyên điện tử (TNĐT) là một cụm từ bao quát thể hiện các tài liệu điện
tử. Tài nguyên điện tử được lưu trữ, bảo quản và đưa ra khai thác sử dụng trong các thư
viện điện tử.
Cho đến nay, có hai quan niệm về nguồn tài nguyên điện tử (electronic information

resource).
Quan niệm thứ nhất cho rằng tài nguyên điện tử hay nguồn tin số hóa (digital
information resource) được dùng để chỉ cùng một sự vật là các tài liệu dưới dạng điện tử.
Chúng đồng nhất về mặt ngữ nghĩa, bởi vì suy cho cùng nguyên lý làm việc của máy tính
điện tử số là dựa trên sự số hóa tín hiệu, chuyển các tín hiệu tương tự về dạng 1, 0 tương
ứng với các trạng thái đóng, mở của mạch tín hiệu. Việc “số hóa" tín hiệu cũng được hiểu
là "điện tử hóa" tín hiệu. Nhiều chun gia cho rằng "Nguồn tài nguyên điện tử" chỉ bao
gồm các loại tài liệu như sách, báo, tạp chí, các trang web, các cơ sở dữ liệu được bao gói
hay được lưu giữ trên các vật mang tin mà người ta chỉ có thể tiếp cận tới chúng thông qua
các phương tiện điện tử như máy tính. Theo nghĩa này, "Nguồn tài nguyên điện tử" sẽ
khơng bao gồm các phần mềm máy tính như hệ điều hành, phần mềm tiện ích, hệ quản trị
cơ sở dữ liệu, các chương trình máy tính chun dụng hay các dạng thông tin đặc biệt như
phim ảnh, âm nhạc đã được số hóa.
Quan niệm thứ hai cho rằng nguồn tài nguyên điện tử bao gồm các tài liệu như sách
điện tử, tạp chí điện tử, báo điện tử, cơ sở dữ liệu và các phần mềm, các chương trình chạy
trên máy tính, các file multimedia, các trang web,... tức là tất cả những cái gì có thể đọc
được, truy cập được thơng qua máy tính hay mạng máy tính điện tử. 1
Khái niệm tài liệu điện tử (Electronic Document)
Tài liệu điện tử (TLĐT) được định nghĩa bởi nhiều từ điển khác nhau, ví dụ:

1

Tài liệu điện tử và giá cả tài liệu điện tử/Nguyễn Viết Nghĩa.- Thông tin tư liệu.-2003.- Số1.-Tr. 2-8

8


- A Document that has been scanned, or was originally created on a computer. Document
become more useful when stored electronically because they can be widely distributed
instantly and allow searching2. HTML and PDF are well known electronic document

formation – (Tài liệu điện tử là một tài liệu được quét vào hoặc được tạo bởi một máy tính.
Tài liệu trở nên hữu dụng hơn khi được lưu trữ bằng điện tử bởi vì chúng có thể được tìm
kiếm và sử dụng một cách rộng rãi. Dạng thức thông dụng của tài liệu điện tử là HTML và
PDF).
- Electronic document means any computer data that are intended to be used in their
computerized form, without being printed (although printing is usually possible) 3 - Tài liệu
điện tử chỉ bất cứ dữ liệu máy tính nào (chương trình hoặc hệ thống tập tin) có khuynh
hướng sử dụng bằng máy tính mà khơng cần in ấn (cho dù có thể in ấn).
- Any information that is stored in an electronic format (eg, a computer file, videotape) 4–
Bất cứ thông tin nào được lưu trữ dưới dạng điện tử, chẳng hạn như tập tin máy tính, băng
video).
Qua các định nghĩa trên, chúng ta có thể nhận định nguồn tài nguyên điện tử là tất
cả các loại tài liệu được số hóa, được quét bằng các thiết bị kỹ thuật số hoặc được tạo bởi
một thiết bị máy tính, tài liệu sẽ được lưu trữ bằng điện tử và được tìm kiếm, khai thác sử
dụng một cách dễ dàng dưới các dạng thức thông dụng như PDF, HTML hoặc TEXT.
Nguồn tài nguyên điện tử được nghiên cứu trong đề tài là: Cơ sở dữ liệu thư mục, cơ
sở dữ liệu toàn văn (Sách, luận văn, luận án, CSDL online, CSDL offline), các bộ sưu tập
số, tài liệu đa phương tiện (CD - ROM, băng cassette, băng video, Microfilm, Microfiche.)
1.1.2.

Đặc điểm của nguồn tài nguyên điện tử

Nguồn tài nguyên điện tử có những đặc điểm nổi bật sau:
- Mật độ thông tin trong các tài nguyên điện tử rất cao. Với công nghệ nén và lưu trữ dữ
liệu trên các vật mang tin từ tính, quang học, mật độ ghi thông tin ngày càng cao, dung
lượng thông tin lưu trữ trên các vật mang tin này cũng rất lớn.

2

Nguồn :

3

Nguồn :

4

Nguồn :

9


- Có khả năng đa truy cập, tức là khả năng cho phép người dùng có thể tra tìm tài liệu đồng
thời theo nhiều dấu hiệu khác nhau như tìm theo các yếu tố mô tả thư mục thông thường
với các tốn tử tìm được xây dựng theo đại số BOOL, các tốn tử tìm thu gọn, tìm theo các
liên kết tới các nguồn tham khảo, trích dẫn. Điều này cho phép người dùng tin có thể mở
rộng hay thu hẹp phạm vi tìm kiếm, rút ngắn thời gian tra tìm .
- Tài nguyên điện tử tạo cho người đọc khả năng liên hệ, tiếp cận với các tác giả, tạo ra một
kênh phản hồi thông tin giữa người dùng tin và người sáng tạo ra thông tin. Bằng việc tạo
ra các kết nối tới địa chỉ của tác giả, tới các bài viết của cùng tác giả, tới các bài viết về
cùng vấn đề của các tác giả khác ngay trong tài liệu, hay cho phép liên kết tới các nguồn
thơng tin khác ngồi văn bản hiện thời như liên kết tới các nguồn tham khảo, liên kết tới
các tác giả đã trích dẫn cơng trình. Tài ngun điện tử có thể giúp người đọc dễ dàng theo
dõi được quá trình phát triển của vấn đề và dễ dàng liên hệ với các tác giả qua thư điện tử,
hay tham gia vào các diễn đàn trao đổi thông tin với những người đọc khác.
- Tài nguyên điện tử cho phép lưu trữ thông tin dưới mọi dạng khác nhau như văn bản, âm
thanh, hình ảnh, biểu đồ, thơng tin tĩnh và động trong cùng một tài liệu. Đây là điều khơng
thể có trong các dạng nguồn tin truyền thống và nó làm cho thơng tin trở nên hấp dẫn hơn,
dễ hiểu hơn, dễ truyền đạt hơn.
- Tài nguyên điện tử cho khả năng truy cập từ xa trong mọi điều kiện không gian, thời gian.

Trong môi trường truyền thông tin điện tử, về nguyên tắc, người dùng tin có thể tiếp cận
tới nguồn tin từ mọi lúc, mọi nơi trên thế giới thơng qua mạng máy tính. Người dùng tin có
thể ngồi tại nhà, tại phịng làm việc thay vì phải đến thư viện vẫn có thể đọc được các cuốn
sách, tạp chí hay truy nhập vào các CSDL của các thư viện, các cơ quan thông tin lớn trên
khắp thế giới.
- Tài nguyên điện tử cho phép nhiều người sử dụng cùng một tài liệu trong cùng một thời
điểm. Khả năng tạo cho các cơ quan thông tin - thư viện có thể tổ chức phục vụ một số
lượng người dùng tin nhiều hơn so với trong trường hợp phục vụ bằng nguồn tin truyền
thống.
- Tài nguyên điện tử được cập nhật rất nhanh chóng, thơng tin trên các tài nguyên điện tử
có thể được đổi mới hàng ngày, thậm chí hàng giờ. Đây là điều khơng thể có được đối với
các nguồn tin truyền thống.
10


Các đặc điểm của nguồn tài nguyên điện tử có ảnh hưởng tới chiến lược và các
phương pháp tổ chức, quản lý và bảo quản lâu dài tài nguyên điện tử. Những đặc điểm đó
địi hỏi phải áp dụng những phương pháp mới, hữu hiệu trong việc thực thi một số chức
năng quản lý và lưu trữ cơ bản nhất. Vì vậy, trong cơng tác xây dựng và phát triển nguồn
tài nguyên thông tin của thư viện cần phải hiểu rõ các đặc điểm của tài nguyên điện tử để tổ
chức, quản lý chúng theo đúng những nguyên tắc lưu trữ tài liệu chuẩn mực.
Tài liệu điện tử là một tài liệu thích hợp cho việc chỉnh sửa, truyền tải hay xử lý
bằng một máy tính kỹ thuật số. Có thể dựa vào những đặc điểm dưới đây để phân biệt tài
liệu điện tử với tài liệu dạng truyền thống:
- Việc ghi tin và sử dụng các ký hiệu:
Nội dung của một tài liệu truyền thống được ghi trên một phương tiện vật lý (giấy...)
và bằng cách sử dụng các ký hiệu (alphabet, chữ số, v.v...) mà con người có thể tiếp cận
(đọc) trực tiếp được.
Nội dung của một tài liệu điện tử, được ghi theo cách thức và trên một phương tiện
vật lý (với mật độ cao trên một thiết bị từ tính hay quang học) mà con người không thể tiếp

cận (đọc) trực tiếp được và được biểu diễn bởi các ký hiệu (ký tự nhị phân) bắt buộc phải
được giải mã.
Nói chung, khi một tài liệu điện tử được làm ra và lưu lại, nó được chuyển giao và
chuyển đổi từ một dạng thức (format) người đọc sang đọc bằng máy. Phiên bản đọc bằng
máy đó chính là phần thông tin được ghi lại cấu thành tài liệu.
- Để tra cứu sử dụng tài liệu điện tử, việc chuyển giao và chuyển đổi sẽ đi theo chiều ngược
lại. Do con người không thể đọc được nguồn tài nguyên điện tử như nó vốn có nên điều
quyết định là sự chuyển đổi trở lại dạng thức người đọc được phải theo đúng các chỉ tiêu
kỹ thuật như đã được sử dụng để chuyển đổi ban đầu. Để đạt được điều đó địi hỏi người ta
khơng chỉ phải bảo quản an tồn tài liệu mà cịn phải có các phương tiện cần thiết (phần
cứng và phần mềm) để đọc tài liệu và thực hiện việc chuyển đổi một cách chính xác cùng
với những hoạt động kiểm sốt nhằm bảo đảm rằng cái mà ta nhìn thấy chính là cái đã
được ghi lại.
- Sự liên kết giữa nội dung và phương tiện mang tin :

11


Nội dung của một tài liệu truyền thống được ghi lại trên một vật mang tin (phương
tiện lưu trữ như giấy chẳng hạn) và không thể tách rời được khỏi phương tiện đó. Nội dung
của một tài liệu điện tử cũng được ghi lại trên một phương tiện mang tin, nhưng đơi khi nội
dung đó buộc phải tách biệt khỏi phương tiện ban đầu (nguyên gốc) và chuyển sang các
phương tiện lưu trữ khác (và thường là ở dạng khác) khi được tiếp cận tra cứu hoặc do sự
lạc hậu về công nghệ buộc người ta phải làm như vậy. Không như các tài liệu truyền thống,
một tài liệu điện tử không hề gắn kết vĩnh viễn với một phương tiện hay thiết bị lưu trữ nào
và do đó, khả năng xảy ra hư hỏng hay sai lệch gia tăng đáng kể. Điều đó đã đặt ra những
vấn đề bổ sung trong việc bảo đảm duy trì tính xác thực và độ tin cậy của tài liệu.
- Những đặc điểm về cấu trúc lôgic và cấu trúc thực thể (vật lý):
Cấu trúc của một tài liệu truyền thống hiển diện rõ ràng trước mắt người sử dụng.
Cấu trúc là một bộ phận không thể tách rời của một văn bản bất kỳ trên nền giấy và là một

trong những tiêu chuẩn để đánh giá tính xác thực của tài liệu. Cấu trúc thực thể (vật lý) của
một tài liệu điện tử không hề hiện diện và thường là rất xa lạ đối với người sử dụng thông
thường. Cái mà người làm ra tài liệu tạo lập trên màn hình của mình là một kết quả của cấu
trúc nhưng nó cịn phụ thuộc vào hệ thống máy tính (phần cứng và phần mềm) và vào các
chỗ trống còn lại trong thiết bị lưu trữ (chẳng hạn như đĩa cứng, đĩa mềm). Mỗi lần tài liệu
được chuyển sang một thiết bị khác thì cấu trúc vật lý có thể thay đổi. Người sử dụng sẽ
luôn phải cần đến một hệ thống máy tính có đủ khả năng truy nhập, tra tìm tài liệu và do
vậy, phải có đủ khả năng để “đọc” cấu trúc vật lý. Nhưng ngoại trừ điều đó thì cấu trúc vật
lý sẽ khơng có ý nghĩa và khơng đáng quan tâm đối với người sử dụng. Nói tóm lại, tài liệu
không hề phụ thuộc vào bất kỳ sự ghi tin vật lý cụ thể nào.
Khi cấu trúc vật lý của một tài liệu điện tử thay đổi và khơng hiện hữu thì nó khơng
thể có cùng một vai trị như trong tài liệu truyền thống. Vì vậy, cần phải có một cấu trúc
lơgic để có thể nhận diện hoặc phân định ranh giới từng tài liệu và trình diễn các phần tử
cấu trúc nội tại (như các trường trong một sơ đồ hay bảng biểu, lề, đoạn v.v...). Nói chung,
cấu trúc lơgic như vậy của một tài liệu điện tử thường là cấu trúc mà người tạo lập tài liệu
tạo ra trên màn hình của mình. Để có thể được coi là hồn chỉnh và xác thực thì tài liệu,
bằng cách nào đó, phải giữ lại được cấu trúc đó và hệ thống máy tính phải tái tạo được cấu
trúc đó khi chuyển đổi tài liệu trở lại dạng con người có thể đọc được. Cấu trúc lơgic của
12


một tài liệu điện tử được biểu diễn và được lưu lại dưới dạng các ký hiệu hay dữ liệu (ký tự
thập phân). Vì vậy, các đặc tính kỹ thuật của phương pháp mã hóa đó phải ln sẵn sàng
cho bất kỳ lần truy nhập tài liệu nào.
- Xác định, nhận diện tài liệu :
Một tài liệu điện tử không thể nhận diện được bằng cách xem nó như là một thực thể
vật lý mà thay vào đó nó tạo nên một thực thể lôgic, vừa là kết quả, vừa là bằng chứng về
một hoạt động hay tác nghiệp công việc. Trong nhiều trường hợp, tài liệu điện tử có một
bản song song trên tài liệu giấy tương ứng như thư tín, hợp đồng, biên bản ghi nhớ, bản
đăng ký v.v... Trong những trường hợp khác, các bản song song với tài liệu truyền thống

tương ứng không hiện diện một cách rõ ràng hay có thể nói là khơng có (như trong trường
hợp của một số loại cơ sở dữ liệu, hypertext, bảng tính điện tử, các hệ thống đa phương
tiện). Trong trường hợp đó, việc nhận diện tài liệu (và đơi khi cịn cả nguồn gốc xuất xứ
của chúng) sẽ cịn gặp những khó khăn, thách thức lớn hơn.
Ngồi những đặc điểm mang tính tích cực nêu trên, nguồn tài nguyên điện tử cũng
có những đặc điểm hạn chế như sau:
- Tính an tồn thơng tin dễ bị vi phạm do việc sao chép thông tin từ các tài liệu điện
tử rất dễ dàng, nhanh chóng.
- Thơng tin trên mạng dễ bị làm sai lệch thậm chí bị hủy hoại do những vi phạm vơ
tình hay cố ý của người sử dụng.
- Tính ổn định của thơng tin trong nguồn tài ngun điện tử thường khơng đồng nhất,
có tài liệu thì rất ổn định, tồn tại lâu dài như các tài liệu ghi trên CD - ROM, DVD-ROM
nhưng lại có những tài liệu có tuổi thọ rất ngắn như một số bài báo xuất bản trên mạng
Internet.
Các đặc điểm nêu trên của nguồn tài nguyên điện tử có liên quan rất lớn đến việc tổ
chức, quản lý và khai thác chúng trong các thư viện.
1.1.3.

Các sản phẩm điện tử trong thư viện

Xuất bản điện tử (E-Publishing) là sự phân phối thông tin, tác phẩm nghệ thuật hoặc
phần mềm bằng điện tử thông qua Internet, CD - ROM hoặc các phương tiện điện tử khác.
Nguồn tài liệu này có thể là sách, âm nhạc, bộ sưu tập thông tin, báo cáo v.v….

13


Xuất bản điện tử sử dụng các công nghệ mới cho phép các nhà xuất bản chuyển
giao nội dung đến độc giả nhanh chóng và tiện lợi. Xuất bản điện tử thay đổi cách thức đọc
sách, nhận tin tức, làm việc và nghe nhạc. Xuất bản điện tử cho phép người dùng ngay lập

tức truy cập đến thông tin từ bất cứ nơi đâu, vào bất kỳ lúc nào. Xuất bản điện tử bao hàm
rất nhiều phương thức phát hành, bao gồm thư điện tử, in ấn theo yêu cầu, xuất bản web,
…. Phần cứng và phần mềm mới liên tục được phát triển và giới thiệu, cung cấp nhiều hơn
nữa các cách thức phân phối và nhận nội dung. Đối với báo chí, hình thức điện tử cắt giảm
các chi phí sản xuất và phát hành, hiện đang chiếm tới 75% chi phí của một tờ báo.
a) Tạp chí điện tử (electronic-journal)
Tạp chí điện tử đơn giản chỉ là sự trình bày lại của tạp chí in trên giấy. Trong hầu
hết các trường hợp đây là một bản sao của các tạp chí in một cách chính xác, đơi khi cũng
có thêm một số thơng tin khác như các biểu đồ tương tác hoặc các mối liên kết bên ngồi,
khơng chỉ gói gọn trong nội dung tạp chí. Tạp chí thường được phát hành bởi các nhà xuất
bản, một số khác được xuất bản bởi các cơ quan hay cá nhân. Tạp chí điện tử mang nhiều
lợi ích cho người sử dụng :
- Truy cập thông tin mới nhất, đặc biệt thích hợp trong lĩnh vực khoa học và kinh doanh;
- Thực hiện các yếu tố đa truyền thông;
- Tìm kiếm nhanh chóng;
- Kết nối từ một nguồn đến các nguồn khác;
- An tồn;
- Khơng giới hạn phạm vi sử dụng;
- Tải các bài báo xuống máy tính cá nhân để đọc hoặc in ra rất dễ dàng.
b) Sách điện tử (ebook)
Sách điện tử hiện nay đã trở thành một hình thức xuất bản sách khá phổ biến. Các
thiết bị hỗ trợ cá nhân, công nghệ kỹ thuật số (personal digital assistan - PDA) ngày càng
thông dụng đã tạo nên một tiền đề vững chắc, cho phép người dùng các thiết bị này có thể
dễ dàng tải về từ Internet cả cuốn sách hay những chương nhất định trong một quyển sách
và đọc chúng ngay trong thiết bị PDA của mình ở bất cứ nơi nào.
Ví dụ: “Sony LIBRIÉ – 1000EP” tên một loại sách điện tử đầu tiên trên thế giới do
các hãng Sony, Philips và E-ink hợp tác sản xuất. Cuốn sách này có mặt trên thị trường vào
14

ngày 24/04/2004 với giá 375 USD, có kích thước 12,6 cm x 19 cm x 1,3 cm, tương đương
một cuốn sách bìa mềm nên rất dễ cầm trên tay hoặc bỏ gọn trong túi. Sách được thiết kế
một bộ nhớ bên trong 10 MB và một khe cắm thẻ nhớ Memory Stick hỗ trợ loại card có
dung lượng tối đa 512 MB, đủ sức chứa khoảng 500 cuốn sách. LIBRIé được nối với máy
vi tính bằng cổng USB 2.0 để cập nhật thêm sách muốn đọc, độ phân giải 600 x 800, 170
dpi cho phép xem được cả những loại truyện tranh đen trắng.
c)

Cơ sở dữ liệu (Database)

“CSDL là một tập hợp các biểu ghi hoặc các tệp có quan hệ logic với nhau và được
lưu trữ trên bộ nhớ của máy tính” 5.
CSDL được xây dựng nhằm phục vụ cho việc thu thập, lưu trữ, khai thác, sử dụng,
trao đổi, phổ biến thông tin. CSDL được quản lý bởi một hệ quản trị CSDL, đó là phần
mềm bao gồm các chương trình giúp cho việc quản lý và khai thác CSDL. Xây dựng
CSDL là một khâu kỹ thuật nghiệp vụ khơng thể thiếu trong q trình tin học hóa thư viện.
Ưu thế nổi bật của cơ sở dữ liệu là chỉ cần xử lý thông tin một lần nhưng có thể sử
dụng nhiều lần với nhiều mục đích khác nhau. Các cơ sở dữ liệu hiện có tại các thư viện
bao gồm : CSDL tra cứu (CSDL thư mục, CSDL chỉ dẫn) ; CSDL gốc (CSDL số, CSDL
toàn văn).
CSDL thư mục là công cụ lưu giữ, phản ánh nguồn lực thơng tin có trong thư viện.
CSDL tồn văn phản ánh toàn bộ nội dung của tài liệu qua việc xem toàn văn và tra cứu
vào toàn văn của tài liệu.
CSDL là cơ sở đảm bảo năng lực tổ chức và hỗ trợ cho việc thực hiện các sản phẩm,
dịch vụ: tổ chức bộ máy tra cứu tin, các dịch vụ cung cấp thông tin. Chất lượng CSDL sẽ
quyết định chất lượng của các sản phẩm phái sinh: danh mục, thư mục, mục lục điện tử…
và các dịch vụ: tra cứu tin, hỏi – đáp, cung cấp thông tin theo chuyên đề, cung cấp thông
tin theo yêu cầu…
Cơ sở dữ liệu có thể được lưu trữ trên những thiết bị quang học hoặc từ tính như đĩa
máy tính, và được truy cập từ xa hoặc nội bộ. Hình thức truy cập cơ sở dữ liệu có thể bao

gồm hình thức truy cập trực tiếp vào cơ sở dữ liệu của một thư viện hoặc là hình thức truy

5

Sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện/Trần Mạnh Tuấn.-H.-1998.- Tr30
15


cập từ xa vào những cơ sở dữ liệu của các thư viện khác như cơ sở dữ liệu trực tuyến
OPAC. Một vài cơ sở dữ liệu trong số các cơ sở dữ liệu kể trên sẽ chứa đựng các thơng tin
mà người khác có thể truy cập trên quy mô công cộng (như những cơ sở dữ liệu chỉ mục,
các bản báo cáo toàn văn, các bộ từ điển bách khoa toàn thư, và những thư mục), trong khi
những cơ sở dữ liệu khác sẽ thuộc vào loại những cơ sở dữ liệu chỉ có thể được truy cập
bởi nội bộ của một thư viện hay của một hệ thống thư viện.
Các CSDL chính là các kho thơng tin đã được tin học hóa. Muốn khai thác và sử dụng
chúng thì phải đưa chúng vào các NHDL. Các kho thông tin này thường phải rất phong phú
mới phục vụ được các loại khách hàng với nhiều yêu cầu đa dạng khác nhau. Thơng tin ở
đây trở thành hàng hóa và được khai thác trực tiếp, không cần phải trở lại các tài liệu cấp
một và nguồn thông tin khác.
d) Ngân hàng dữ liệu - NHDL (Database Bank):
Ngân hàng dữ liệu, cịn gọi là ngân hàng thơng tin, là một hệ thống thơng tin tự
động hóa, khai thác trực tiếp, được cấu trúc thành CSDL bao quát một lĩnh vực nào đó của
tri thức.
Ngân hàng dữ liệu có các thành phần sau:
* Một CSDL hoặc một tập hợp các CSDL khác nhau, trong đó có thể gồm các
CSDL tự xây dựng lấy hoặc bổ sung từ bên ngoài.
* Tổ hợp các phương tiện xây dựng, bảo trì và khai thác CSDL, bao gồm: máy tính
điện tử và các thiết bị ngoại vi; các thiết bị truyền và nhận dữ liệu từ xa; các thiết bị sao
chụp; các phần mềm quản trị các CSDL; các ngôn ngữ giao tiếp giữa người và máy, các
thủ tục và phương pháp; các nhân viên quản trị, vận hành và khai thác CSDL.

Trong NHDL, các CSDL vừa là bộ phận cấu thành, vừa là sản phẩm của NHDL. Với
tư cách là một sản phẩm của NHDL, các CSDL được đưa vào các mạng lưới thông tin để
sử dụng chung theo chế độ cung cấp thông tin trực tuyến hoặc trao đổi giữa các cơ quan
thông tin với nhau.
e) Website
Website được coi như một cẩm nang bách khoa giới thiệu về các thông tin và cách
truy cập tới thơng tin về một thực thể nào đó (cơ quan, tổ chức, cá nhân, đơn vị hành
chính…) trên mạng máy tính [16].
16


* Chức năng của website :
- Thông tin về cơ cấu tổ chức của đối tượng được phản ánh.
- Giới thiệu và truy cập được các nguồn thông tin trên các CSDL được chứa đựng trên
website.
- Phương tiện thông tin quan trọng để thực hiện nhiều hoạt động tác nghiệp và nghiệp
vụ của bộ máy lãnh đạo, bộ máy hành chính của cơ quan, đặc biệt là các cơ quan được
phân rải trên các vùng địa lý khác nhau.
* Nguyên lý tổ chức và xây dựng website :
- Trang chủ bao gồm một số file đồ họa và các file chứa các tham chiếu trong ngôn
ngữ HTML. Ngôn ngữ HTML hướng người dùng tin truy cập tới các vùng thông tin cần
thiết.
- Nội dung thông tin trên website tùy thuộc vào từng cơ quan, tổ chức tiến hành biên
soạn cho phù hợp. Với mục đích nhằm giới thiệu cho khách hàng những tiềm lực và tiềm
năng chủ yếu của cơ quan, đơn vị làm chủ website.
* Các loại hình cơ quan, đơn vị tương ứng với thông tin lựa chọn đưa vào website :
- Cơ quan thông tin, thư viện : Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, bộ máy quản lý,
các chuyên gia và đội ngũ chuyên viên, các sản phẩm và dịch vụ thông tin, nguồn lực
thông tin, liên kết website.
- Các viện nghiên cứu, trường đại học : Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, sự phân

bố trên các khu vực địa lý, bộ máy quản lý và các đội ngũ chuyên gia, chuyên viên, các
lĩnh vực nghiên cứu, đào tạo (mức/cấp đào tạo), hình thức đào tạo, các kết quả nghiên cứu,
đào tạo, các kết quả đã được áp dụng vào thực tiễn, quan hệ hợp tác trong và ngoài nước.
f) Sản phẩm đa phương tiện:
Sản phẩm đa phương tiện là sự tương tác của nhiều phương tiện truyền thông khác
nhau như : văn bản, video, âm thanh, bản đồ và hình ảnh động. Các sản phẩm này được sử
dụng dưới sự hỗ trợ của các thiết bị điện tử như máy tính đa phương tiện, đầu đọc CD,
DVD,… và các thiết bị hỗ trợ âm thanh hình ảnh.
Sản phẩm đa phương tiện có thể cung cấp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau,
chẳng hạn như từ các từ điển bách khoa toàn thư, từ những quyển sổ ghi chép tay, từ bản
đồ thành phố và thị trấn, hay từ mã thư tín và bộ mã tìm kiếm địa chỉ (address finder).
17


CD - ROM (compact disc read-only memory) là một công cụ lưu trữ dữ liệu tiện lợi
với những ưu điểm như dung lượng lớn, dễ dàng tra cứu và truyền tải thông tin. CD - ROM
cũng dễ dàng vận chuyển. Tuy nhiên CD - ROM cũng có nhược điểm là khi hình thức vật
lý của CD - ROM bị hư hỏng thì các dữ liệu trong CD - ROM sẽ bị mất. Việc định dạng
thông tin trên CD - ROM bị giới hạn bởi công nghệ sản xuất ra CD - ROM tại thời điểm nó
được sản xuất. Do vậy CD - ROM rất dễ bị lạc hậu và không được sử dụng khi công nghệ
và môi trường điện tử thay đổi.
CD - ROMS là loại đĩa CD chứa dữ liệu chỉ đọc. CD - ROM được giới thiệu lần đầu
tiên vào năm 1983 bởi hai hãng Sony và Philips. Chúng không giống như các đĩa CD-DA
phát triển trong thời gian đầu (chỉ chứa nội dung về âm thanh) mà mở rộng chứa các
loại dữ liệu khác của máy tính.
Loại đĩa này thường được ghi dữ liệu bằng các thiết bị ghi đĩa chuyên dụng (có thể
sản xuất nhiều đĩa trong một thời gian ngắn). Người sử dụng không thể ghi thêm dữ liệu
vào các loại đĩa này.
Cơ sở dữ liệu (CSDL) trên CD - ROM thường là các CSDL thư tịch, CSDL danh
mục sách, CSDL nguồn có thể truy hồi trên Internet, CSDL mua bán sách, CSDL tham

khảo, CSDL đa phương tiện có thể tương tác với máy tính.
1.1.4.

Các dịch vụ thông tin điện tử

Dịch vụ thông tin điện tử là dịch vụ mà ở đó việc sử dụng, truy cập các thông tin
được lưu trữ bằng điện tử ở mức độ cao nhất.
Dịch vụ thông tin điện tử xuất hiện khi thành quả của công nghệ thông tin và viễn
thông được ứng dụng vào các hoạt động của thư viện, cơ quan thông tin, cách thức thực
hiện dịch vụ thường được sự hỗ trợ đắc lực của các phương tiện kỹ thuật hiện đại.
Hiện nay dịch vụ thông tin điện tử được chia thành các nhóm sau:
- Nhóm thứ nhất là những dịch vụ thông tin – thư viện mới về nội dung và hình thức,
được các thư viện đại học thực hiện và cung cấp cho người sử dụng như: dịch vụ bao gói
cơ sở dữ liệu theo yêu cầu, dịch vụ khai thác tài liệu đa phương tiện,…
- Nhóm thứ hai là những dịch vụ thơng tin – thư viện có nội dung tương tự các dịch
vụ truyền thống nhưng có phương thức thực hiện và cung cấp dịch vụ hiện đại như qua
mạng nội bộ (Intranet) hoặc qua mạng thơng tin tồn cầu (Internet). Có thể thấy rõ điều này
18