Phân tích thiết kế hệ thống quản lý công văn

/>
LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay, việc ứng dụng Tin học vào công tác quản lý ngày càng trở nên phổ biến nhằm
phục vụ cho cơng việc diễn ra một cách chính xác, nhanh chóng, tiện lợi và đạt hiệu suất
cao nhất. Chính điều đó đã tạo ra sự thay đổi khá rõ ràng, hiệu quả thu được không thể phủ
nhận. Đối với sinh viên Công Nghệ Thông Tin, yêu cầu phải có sự hiểu biết nhất định về
cơng tác quản lý, bởi như trên đã nói, lĩnh vực quản lý và lĩnh vực tin học ngày càng liên
quan mật thiết với nhau, do đó việc tìm hiểu về cơng tác quản lý là một phần trong chương
trình học tập.
Xuất phát từ những lý do trên, “Quản lý công văn” là một trong số các bài tập nhằm
mục đích kiểm tra kiến thức của Sinh viên đối với mơn học Phân tích – Thiết kế hệ thống
thông tin đã tiếp thu được trong quá trình học tập, đồng thời giúp cho Sinh viên làm quen
với lĩnh vực quản lý và bước đầu hiểu được sơ bộ cách giải quyết một bài toán quản lý áp
dụng kiến thức tin học của mình.
Do kinh nghiệm, kiến thức và thời gian hạn chế nên chắc chắn bài tập này cịn có nhiều
thiếu sót, mong được sự góp ý của các bạn. Và đặc biệt nhóm thực hiện rất mong được
nghe ý kiến đánh giá và chỉ bảo của thầy giáo Lê Văn Tấn, người nhiệt tình giảng dạy và
trực tiếp hướng dẫn nhóm làm bài tập. Xin chân thành cảm ơn thầy!

1


/>
Nội dung bản báo cáo về đề tài: Quản lý công văn gồm các chương sau:
Chương 1: Khảo sát hệ thống quản lý cơng văn
Chương 2: Phân tích hệ thống.
Nhóm thực hiện gồm:
1.
2.
3.
4.

5.
6.
7.
8.
Chương 3: Thiết kế

Nguyễn Thị Hương Giang ( Trưởng nhóm )
Hồ Thị Phương Anh
Phạm Hồng Minh Trí
Chu Văn Thức
Nguyễn Thị Nguyệt Thi
Đường Minh Danh.
Trần Đăng Tân
Lê Sỹ Nghĩa
hệ thống

Nhóm thực hiện gồm:
1)
2)
3)
4)

Lê Đức Hùng ( Trưởng nhóm)
Bùi Quang Sơn
Phan Ngọc Cương
Nguyễn Trọng Dũng

2

/>
Chương 1
KHẢO SÁT CÔNG VĂN TẠI TRƯỜNG
TIỂU HỌC PHÚC THỌ - NGHI LỘC – NGHỆ AN

Phần I : PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG
1. Cơ cấu tổ chức
TRƯỜNG TH PHÚC THỌ

BAN GIÁM HIỆU
PHỊNG HIỆU TRƯỞNG
PHỊNG HIỆU PHĨ

P. CHUN MƠN

P. HẬU CẦN

HÀNH CHÍNH

KẾ TỐN

THỦ QUỸ

VĂN PHỊNG

TỔ 5

TỔ 4

TỔ 3

TỔ 2

TỔ 1

3


/>
2.


3.



4.


5.



Các đơn vị có liên quan:
Phịng Giáo dục Huyện Nghi Lộc.
Sở Giáo dục và Đào tạo Huyện
Lưu lượng văn bản hàng năm:
Tổng cộng công văn đi: 296cv/năm.
Các báo cáo, quyết định: 115cv/năm.
Tỏng cộng công văn đến: 505cv/năm.

Hiện trạng ứng dụng Công Nghệ Thông Tin:
Các phần mềm hỗ trợ: Chưa ứng dụng nhiều
Các phần mềm đang sử dụng: Microsoft Word, Microsoft Excel.
Báo cáo hoạt động của phịng hành chính:
Trong nội bộ Cơ quan: 5 tháng/lần và 1 năm/lần.
Báo cáo lên Phòng, Sở: 1 tháng/lần.
PHẦN II: CÔNG VIỆC QUẢN LÝ CÔNG VĂN GỒM

 Quản lý công văn đến
 Quản lý công văn đi
 Quản lý mượn trả
Ba công việc trên là độc lập nhau, nhưng thực chất phương thức xử lý, lưu trữ, quản lý
là như nhau. Do đó quy trình lưu trữ, xử lý và quản lý cũng như nhau, chỉ khác biệt ở một
vài thuộc tính liên quan đến việc “đến” hay “đi” của Cơng văn.
• Quy trình hoạt động
Khi có Cơng văn gửi đến (tức là Cơng văn mà phịng văn thư nhận được để xử lý,
khơng kể là Công văn đến hay Công văn đi, hay Công văn nội bộ) Cơng văn đến có thể do
Bộ gửi xuống hoặc cá nhân gửi đến: Văn thư nhận Công văn và bóc xem Cơng văn (Nếu
Cơng văn gửi định danh thì khơng được bóc). Tại đây Cơng văn được phân loại (Nếu có
nhiều Cơng văn thì sẽ được sắp xếp theo từng loại như : Quyết định, Nghị quyết, Chỉ thị,
Thông tư, Giấy mời..v..v…). Sau khi phân loại Công văn có thể được nhân viên phịng văn
thư photo thêm một bản sao, bản sao này được giữ lại và lưu trữ bằng hình thức thủ cơng
theo từng loại đã được phân như ở trên. Đồng thời các thông tin cũng sẽ được thu nhập một
cách đầy đủ, và được ghi vào sổ. Riêng với Công văn gửi đi cán bộ chuyên trách xem xét
4


/>
Công văn, nếu giải quyết được họ sẽ ký rồi trình lên lãnh đạo, cịn khơng giải quyết được
thì cần có sự đồng ý của ủy viên khác thì họ kí để chuyển đi. Nội dung của Cơng văn sau

khi kí bao gồm: chuyển cho ai, thời hạn giải quyết, ngày kí (kí duyệt hoặc chuyển đi). Khi
có người hay bộ phận mượn Công văn, nếu được sự đồng ý của Lãnh đạo thì nhân viên văn
phịng sẽ cấp quyền sử dụng Cơng văn cho người hay bộ phận đó. Nếu khơng thì khơng
cho phép sử dụng Cơng văn.

SỔ CƠNG VĂN ĐI
SỐ
HIỆU
CÔNG

LOẠI
CÔNG
VĂN

NỘI
DUNG

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

STT

NGÀY
GỬI

CƠ QUAN
GỬI

PHÂN LOẠI MẬT
***

**

*

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

SỔ CÔNG VĂN ĐẾN
SỐ
HIỆU
CÔNG

LOẠI
CÔNG
VĂN

NỘI

DUNG

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

STT

NGÀY
NHẬN

CƠ QUAN
NHẬN

PHÂN LOẠI BẢO
MẬT
***

**

*

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

PHẦN III : ĐÁNH GIÁ

a) Về ưu điểm : Sau một thời gian khảo sát và tìm hiểu về phương pháp quản lý Công
văn bằng phương pháp thủ công truyền thống.
5


/>
 Chúng tôi nhận thấy rằng công việc quản lý Cơng văn như trên là hồn tồn đúng quy tắc.
 Mọi thao tác bằng thủ công, đơn giản phù hợp với thời kì chủ yếu dùng thủ cơng để quản
lý.
b) Về nhược điểm:
 Việc quản lý Công văn đến và đi cịn thủ cơng và rất phức tạp, khi cần tìm một Cơng văn
nào, người quản lý phải tìm theo cách thủ cơng của mình.
 Cập nhật hoặc tìm kiếm bổ sung sửa đổi các dữ liệu cần thiết phải tốn nhiều thời gian, và
việc thống kê các loại Công văn rất khó khăn vì phải mở tất cả các hồ sơ, tài liệu để làm.
 Tìm kiếm một số Cơng văn đến hoặc đi nào đó lại phức tạp hơn nhiều. Nhất là việc tra cứu
lại xảy ra thường xun, các u cầu ln thay đổi thì người quản lý Công văn muốn thực
hiện xong phải mất rất nhiều thời gian và công sức.
 Khi chuyển giao công việc quản lý cho một người quản lý mới thì gặp một số vấn đề:
Người quản lý mới chỉ được bàn giao về hồ sơ sổ sách, còn kinh nghiệm quản lý phải tự
tìm hiểu. Do vậy việc quản lý của người mới gặp rất nhiều khó khăn.
c) Lý do xây dựng hệ thống mới:
 Vì những lý do như trên, chúng tơi mạnh dạn đưa ra một hình thức quản lý mới có sự trợ
giúp của máy vi tính. Với công nghệ khoa học – kỹ thuật ngày càng phát triển, trong đó
Khoa học máy tính cũng phát triển mạnh mẽ và xâm nhập vào mọi lĩnh vực khoa học, kinh
tế, xã hội, quản lí…Máy tính hầu như đều có đóng góp khả năng tuyệt vời của nó tới các
lĩnh vực. Việc lưu trữ và quản lý Công văn trong máy tính sẽ giải quyết được các khó khăn

đã nêu trên, giúp người quản lý cập nhật dữ liệu, bổ sung, thống kê và tìm kiếm các Cơng
văn theo một số yêu cầu nào đó nhanh chóng và thuận tiên hơn.

Chương 2:

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
I.

LẬP BẢNG PHÂN TÍCH CÁC YẾU TỐ CỦA BÀI TOÁN.
6


/>
Động từ + bổ ngữ
Nhân bản
Ghi sổ theo dõi công văn đi
Ghi sổ theo dõi công văn đến
Phân loại công văn
Phân phát công văn
Cấp quyền sử dụng cho công văn
Nhận công văn
Gửi công văn
Mượn trả công văn

Danh từ

Nhận xét

Cơ quan
Bộ phận văn thư

Công văn đến
Công văn đi
Sổ công văn đi
Sổ cơng văn đến
Loại cơng văn
DS người có chức trách
Người liên quan
DS bộ phận
Thông tin công văn
Bộ phận liên quan

Tác nhân
Tác nhân
=
=
HSDL
HSDL
=
HSDL
Tác nhân
HSDL
HSDL
Tác nhân

II. XÁC ĐỊNH CHỨC NĂNG VÀ LẬP BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG
Dựa vào cột 1 của bảng phân tích , ta rút ra được các chức năng chi tiết và nhóm các
chức năng thành nhóm để đưa ra biểu đồ phân cấp chức năng
CÁC CHỨC NĂNG CHI TIÊT

NHÓM LẦN 1

NHÓM LẦN 2

1. Ghi sổ
7


/>
2. Nhân bản
3. Lưu
4. Phân phát
5. Phân loại
6. Ghi sổ
7. Nhân bản
8. Lưu
9. Mượn, trả
10. Cấp quyền sử dụng

Từ trên ta có bảng phân cấp chức năng như sau:

8


/>
QUẢN LÝ CV

GỬI CV

NHẬN CV

QL MƯỢN TRẢ

GHI SỔ

PHÂN LOẠI

CÂP QUYỀN SD

NHÂN BẢN

GHI SỔ

MƯỢN TRẢ

LƯU CV

NHÂN BẢN

PHÂN PHÁT

LƯU CV

9


/>
III.Các hồ sơ sử dụng và ma trận thực thể chức năng.
Dựa vào cột 2,3 của bảng phân tích ta có được các hồ sơ như sau:

STT

Tên hồ sơ sử dụng

1

Sổ CV đến

2

Sổ CV đi

3

Danh sách người có chức trách

4

Danh sách bộ phân

5

Tệp CV

Ma trận thực thể chức năng:
Các thực thể dữ liệu
1. Sổ CV đến
2. Sổ CV đi
3. DS người có chức trách
4. Danh sách bộ phân
5. Tệp CV

Các chức năng nghiệp vụ
1.1 Nhận CV

1
U

1.2 Gửi CV
1.3 Quản lý mượn trả

2

3

U

U

R

5
U

R

U

4

U
U

10


/>
IV. XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU
1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 ( mức đỉnh )

2. Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức 1
11


/>
a. Chức năng nhận công văn:

b. Chức năng gửi công văn :

12


/>
c. Chức năng mượn trả

13


/>
V. Xây dựng thực thể liên kết :
Xác định các thực thể,các thuộc tính và định danh của chúng
14

/>
Tên được chính xác của các
thuộc tính

Tên viết gọn thuộc
tính

A-SỔ CƠNG VĂN ĐI
• Số cơng văn
• Loại cơng văn
• Trích yếu
• Ngày gửi đi
• Cơ quan nhận
• Phân loại bảo mật
• Bộ phận gửi
• Ngày ký
• Người ký

•
•
•
•
•
•
•
•
•

Scv_ đi
Tên _loại
TYCV- đi
Ngày gửi
Cơ quan nhận
Độ mật
Bộ phận gửi
Ngày ký
Người ký CV đi

B-SỔ CƠNG VĂN ĐẾN
• Số cơng văn
• Loại cơng văn
• Trích yếu
• Ngày nhận được
• Cơ quan gửi đến
• Phân loại bảo mật
• Người ký

•
•
•
•
•
•
•

Scv_ đến
Tên _loại
TYCV- đến

Ngày nhận
Cơ quan gửi
Độ mật
Người ký cv đến

•
•
•
•
•
•

MS BP
Tên BP
Họ tên LĐ
Chức vụ
Số người
ĐT BP

•
•
•
•

Tên NV
Chức danh
Chức vụ
Thuộc bộ phận

C-DANH SÁCH BỘ PHẬN

• Mã số
• Tên bộ phận
• Họ tên lãnh đạo
• Chức vụ
• Số người
• Điện thoại
D-DANH SÁCH NGƯỜI CĨ
CHỨC TRÁCH
• Họ và tên
• Chức danh
• Chức vụ
• thuộc bộ phận

Đánh dấu loại ở mỗi loại
bước
(1)

(2)

(3)

X
X
X
X
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X

X

X
X
X
X
X
X

X
X
X
15


/>
• Điện thoại

Thuộc tính
tên gọi

• ĐT NV

Thực thể

tương ứng

Sổ CV đến

Sổ Cv đi

Mã BP

Mã NV

Cv đến

CV đi

Bộ phận

Nhân viên

Thuộc tính

X
X

Định danh

Sổ CV đến
Tên loại
TYCV - đến
Ngày nhận
Người ký

X

Sổ CV đi
Tên loại
TYCV- đi
Ngày gửi
Ngày ký
Người ký

X

Mã BP
Tên BP
ĐTBP
Họ tên LD
Số người
Mã NV
Tên NV
ĐTNV
Chức vụ
Chức danh

X

Thêm vào

Các phụ thuộc hàm :
SCV_Den -> TenCV_Den, TYCV_Den, Nguoiki_CVDen, Ngay_Den, Ma_Loai ,
Ma_BP,Ngày ký.

16


/>
SCV_Di -> TenCV_Di, TYCV_Di, Ngay_Gui,Nguoiki_Cvdi, Ma_Loai, Ma_NV.
Ma_NV -> Ten_NV, DC_NV, Ma_BP, DT_NV,ChucDanh,Chucvu.
Ma_BP

-> Ten_BP, DT_BP, Hoten_LD,SoNguoi

DS THUỘC TÍNH

DẠNG 1NF

DẠNG 2NF

DẠNG 3NF

SCV_Den

Ma_NV

Ma_NV

Ma_NV

TY_CVDen

Ten_NV

Ten_NV

Ma_BP

Ngay_Den

DT_NV

DT_NV

Ten_NV

Nguoi ki _CVden

Ma_BP

Ma_BP

DC_NV

TCV_den

Ten_BP

Ten_BP

DT_NV

Ma_Loai

DT_BP

DT_BP

Ten_Loai

Hoten_LD

Hoten_LD

Ma_NV

Ma_BP
Ten_BP

Ten_NV

Ma_NV

Ma_NV

DT_BP

DT_NV

Ma_Loai

Ma_Loai

Hoten_LD

Ma_BP

Ten_Loai

Ten_Loai

Ten_BP

SCV_Di

SCV_Di

Ma_NV

DT_Bp

TYCV_Di

TYCV_Di

Ma_Loai

Ho ten_LD

Ngay_Gui

Ngay_Gui

SCV_Di

TCV_Di

Nguoiki_Cvdi

Nguoiki_Cvdi

TYCV_Di

SCV_Di

Ngay_ki

Ngay_ki

Ngay_Gui

TYCV_Di

Nguoiki_Cvdi

Ngay_ Gui

Ma_NV

Ma_NV

Nguoi ki _CV di

Ma_Loai

Ma_Loai

Ngay_ki

Ten_Loai

Ten_Loai

Ngay_Ki
Ma_NV
17


/>
SCV_Den

SCV_Den

Ma_Loai

TY_CVDen

TY_CVDen

SCV_Den

Ngay_Den

Ngay_Den

TY_CVDen

Nguoiki_CVden

Nguoiki_CVden Ngay_Den
Nguoiki_Cvden
Ma_Loai
Ten_Loai

Dựa vào lược đồ 3NF ta có các lược đồ quan hệ sau :

Congvanden( SO_CVDEN,TEN_CVDEN, TRICHYEU, NGAYNHAN, MALOAI,
MA_BP, NGAYKY ,NGUOIKY).
Congvandi( SO_CVDI,TENCVDI, TRICHYEU, NGAYGUI, MALOAI,
MA_BP, NGAYKY, NGUOIKY)
Loaicongvan( MALOAI,TENLOAI).
Chucvu( MA_NV,TEN_NV, DIACHI_NV, MA_BP, DT_NV, CHUCVU,
CHUCDANH ).
Bophan( MA_BP,TEN_BP,TENLANHDAO,SONGUOI, DIENTHOAI).

18