Tài liệu CÁCH TRỘN THƯ TRONG WORD

Trộn thư trong WordXP Trang 1 của 14
TRỘN THƯ TRONG WORDXP
1-Hướng dẫn tạo một mẫu giấy mời và danh sách khách mời trong WordXP.
Để trộn thư trong WordXP bạn cần có 2 tập tin đó là:
+Mãu giấy mời
+Danh sách khách mời
02 tập tin này được làm trong Word và đặt tên là Giay moi.doc và Danh sach.doc
và bạn lưu chúng vào một thư mục Tron thu tại ổ C chẳng hạn.
Giả sử mẫu giáy mời như hình dưới đây:
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH A CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạn phúc
GIẤY MỜI
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH A TRÂN TRỌNG KÍNH MỜI
Ông:
Chức vụ:
Cơ quan:
Đến dự lễ khai giảng lớp học bồi dưỡng chuyên viên chính
Khai giảng: 8 h 30 phút, ngày 07 tháng 7 năm 2007
Địa điểm: Phòng 204 tầng 2 nhà B
TM.UBNDTỈNH A
CHỦ TỊCH
Nguyễn Văn Ba
Giả sử danh sách khách mời như hình dưới đây
Chú ý: Các dòng Hovaten, Chucvu, Coquan không có dấu, mà phải viết liền như
dưới đây, các dòng này khớp với các mục ông, chức vụ, cơ quan được đề cập
trong mẫu giáy mời.
Hovaten Chucvu Coquan
Lê Văn Bình Giám đốc Công ty May 20
Tạ Xuân Quang Giám đốc Công ty Bia Hà Nội
Bùi Văn Thanh Phó Giám đốc Học viện Hành chính
Ths Dương Mạnh Hùng sưu tầm và Biên soạn

Trộn thư trong WordXP Trang 2 của 14
2-Lấy nút công cụ trộn thư trong WordXP
Để thuận tiện cho việc trộn thư bạn nên lấy nút công cụ trộn thư lên thanh công cụ
cho dễ thao tác, cách làm như sau:
+Nháy chuột phải vào nút công cụ bất kỳ chọn Customize.
+Nháy vào nhãn 2 Command.
+Nháy vào mục All Commands bên trái.
+Đẩy thanh cuộn dọc trong hộp thoại Customize chọn nút MailMargeHelp giữ
nguyên chuột kéo lên hàng thực đơn và nhả chuột.
3-Tiến hành trộn thư
+Bạn mở mẫu giấy mời ra, đặt con trỏ vào mục Ông :
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH A CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạn phúc
GIẤY MỜI
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH A TRÂN TRỌNG KÍNH MỜI
Ông:
Chức vụ:
Cơ quan:
+Nháy vào biểu tượng nút công cụ MailMargeHelp
+Hộp thoại hiện ra nháy vào mục Create chọn Forms Leters
Ths Dương Mạnh Hùng sưu tầm và Biên soạn
Trộn thư trong WordXP Trang 3 của 14
+Hộp thoại hiện ra nháy vào mục Get Data chọn Open Data Source (Mở dữ liệu
nguồn).
+Tìm ổ đĩa, tìm thư mục chứa tập tin Danh sach.doc, nháy Open để mở.
+Nháy vào mục Edit Main Document.
+Nháy vào nút công cụ Insert Merge Fields
+Nháy vào mục Hovaten.
Ths Dương Mạnh Hùng sưu tầm và Biên soạn
Trộn thư trong WordXP Trang 4 của 14

+Nháy vào dòng Insert, bạn sẽ thấy trong giấy mời mục Ông xuất hiện
<<Hovaten>> như hình dưới.
+Nháy Close.
+Bạn lại chuyển con trỏ tới dòng Chức vụ trong giấy mời.
+Nháy vào nút công cụ Insert Merge Fields
+Nháy vào mục Chucvu.
+Nháy vào dòng Insert, bạn sẽ thấy trong giấy mời mục Chức vụ xuất hiện
<<Chucvu>> .
+Nháy Close.
+Bạn lại chuyển con trỏ tới dòng Cơ quan trong giấy mời.
+Nháy vào nút công cụ Insert Merge Fields
+Nháy vào mục Coquan.
+Nháy vào dòng Insert, bạn sẽ thấy trong giấy mời mục Cơ quan xuất hiện
<<Coquan>> .
+Nháy Close.
Để trộn thư bạn nháy vào nút Merge to New Document
+Hộp thoại hiện ra bạn chọn All và bấm OK
Mời bạn xem minh họa trang sau để rõ thêm chi tiết
Ths Dương Mạnh Hùng sưu tầm và Biên soạn
Trộn thư trong WordXP Trang 5 của 14
Ngay lập tức các dữ liệu khách mời được chèn vào giấy mời theo đúng vị trí trên
mẫu giấy mời.
4-Trộn thư giữa WordXP với cơ sở dữ liệu trong ExcelXP
Giả sử bạn có một danh sách khách mời được làm trong Excel XP vậy làm thế
nào để trộn thư với giấy mời được làm từ WordXP. Để làm được điều này bạn
làm như sau:
Bước 1:
+ Tạo mẫu giấy mời trong WordXP và đặt tên cho tập tin này là Mau giay
moi.doc và ghi vào một thư mục Tron thu tại ổ C chẳng hạn
+Tạo danh sách khách mời trong ExcelXP, đặt tên cho tập tin này là Khach

moi.xls và ghi vào một thư mục Tron thu tại ổ C chẳng hạn
+Mãu giấy mời
BỘ NỘI VỤ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG CAO ĐẲNG Độc lập - Tự do - Hạn phúc
VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG I
GIẤY MỜI
HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN THƯ LƯU TRỮ TRUNG ƯƠNG I

Kính mời ông:
Chức vụ:
Cơ quan:
Đến dự lễ khai giảng lớp học bồi dưỡng soạn thảo và xử lý văn bản Khóa IV
Khai giảng: 8 h 30 phút, ngày 5 tháng 5 năm 2007
Địa điểm: Phòng hộ trường 104 tầng 1 nhà D
HIỆU TRƯỞNG

Nguyễn Văn Ba
Ths Dương Mạnh Hùng sưu tầm và Biên soạn