Tài liệu THỦ THUẬT VĂN PHÒNG

Thủ thuật gộp nhiều file văn bản vào một
Bạn đang cần kết hợp nhiều file văn bản để tiện
sử dụng? Cách đơn giản nhưng tốn nhiều thời
gian nhất đó là đọc và sao chép nội dung từng
file. Tuy nhiên, có 1 cách đơn giản và hiệu quả
hơn, đó là sử dụng TXTCollector.

Đôi lúc, công việc yêu cầu ta kết hợp nhiều file văn bản nhỏ thành một.
Chẳng hạn bạn nhận được một CD chứa hàng trăm file văn bản, nằm trong
những thư mục khác nhau, nhưng bạn lại cần kết hợp chúng trong một file
để nhập số liệu vào Excel, hoặc khi có nhiều file log nhật kí của server, nhật
kí sử dụng máy tính v.v.. cần gộp chung lại để quản lý. Đó là lúc bạn cần
đến sự giúp đỡ miễn phí của TXT Collector. Phần mềm cho phép bạn kết
hợp nhiều file văn bản với nhau thành 1 file duy nhất, hỗ trợ nhiều định
dạng văn bản khác nhau.
Sau khi download, bạn sử dụng Winrar hoặc Winzip để giải nén và sử dụng.
Tại giao diện chính, kích vào Browse Folders và chọn thư mục chứa các file
văn bản cần hợp nhất. Sau đó lựa chọn các định dạng file của các văn bản
bạn cần kết hợp. Mặc định, TXTCollector sẽ tìm tất cả các file có đuôi TXT
có trong thư mục đã chọn, tuy nhiên, bạn có thể chọn từ danh sách và kết
hợp các file có định dạng như CSV, HTM, LOG, XML, INI, v.v thành một
file chung.

Đánh dấu vào mục Include subfolders nếu bạn muốn TXTCollector kiểm
tra mỗi thư mục con trong thư mục chính. Phần mềm sẽ đưa chi bạn chính
xác số lượng file có định dạng đã chọn mà no
́
tìm thấy trong thư mục

Tiếp theo bạn có thể lựa chọn kiểu separator. Separator là 1 dãy kí tự se
̃

xuất hiện giữa mỗi file khi kết hợp. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng nhận ra
nội dung nào thuộc file nào sau khi kết hợp tất cả làm 1.

Theo mặc định, chương trình sẽ đặt tên thư mục, tên file và các separator
giữa mỗi file. Nếu bạn muốn kết hợp các file liên tục không có sự gián đoạn
nữa chừng, thì đánh dấu vào tùy chọn No Separator, No Filename, No
Carriage Returns và cuối cùng đánh dấu vào mục Add space Char nếu
muốn phân biệt nội dung giữa các file bằng các khoảng trắng.

Ngoài ra, chúng ta có thể thêm vào hay bỏ đi các định dạng văn bản mà
chương trình hỗ trợ. Để làm việc này, kích vào đường link ở phía dưới có
tên Extensions and Separators, 1 thư mục với 2 file extensions.txt và
separators.txt sẽ hiện ra. Mở file extensions.txt để thêm vào các định dạng
văn bản. Mặc định, TXTCollector chưa hỗ trợ định dạng doc của file
Microsft Word, do vậy bạn có thể thêm vào định dạng doc tại đây. Chú ý
rằng TXTCollector chỉ xử lý những file văn bản, vì thế nó không thể kểt
hợp nhiều file có phần đuôi mở rộng không phải của file văn bản. Tương tự
bạn chỉnh sửa file seperators.txt để thêm vào các kiểu Separator.

Cuối cùng, click vào Combine All Files, chọn vị trí và lưu file sau khi kết
hợp. File sau khi kết hợp sẽ có định dạng .txt, do vậy, để phù hợp với kiểu
định dạng của các file gốc, lúc đặt tên file, bạn đặt kèm theo cả định dạng
của file.
Chương trình cho phép kết hợp tối đa 32,765 file cùng một lúc, quá đủ cho
người dùng thông thường nhưng chưa chắc đủ cho các file nhật kí của máy
tính. Hi vọng chương trình sẽ giúp tiêu tốn ít thời gian và giúp công việc
của bạn hiệu quả hơn.
Nhập dữ liệu Excel nhanh hơn
Bài viết cập nhật vào 25/05/2008 17:15:19

Bạn hoàn toàn có thể vào dữ liệu mà không cần nhập lại chính những thông
tin mình đã nhập từ các sheet hay file khác trong Excel. Có khá nhiều cách
để thực hiện việc nhập dữ liệu trong Excel một cách nhanh hơn, thông minh
hơn mà thậm chí không cần đụng đến bàn phím.
Ví dụ đơn giản nhất là tính năng lấp đầy công thức của Excel, tính năng sẽ
cho phép bạn nhập vào một ngày trong tuần hoặc trong tháng một cách tự
động. Chỉ việc đơn giản nhập giá trị (ví dụ như January) vào một ô và nhấn
Enter. Kích chọn ô vừa nhập và lưu ý đến một ô vuông đen nhỏ - còn gọi là
nút điều khiển điền giá trị – ở góc dưới phải của ô đang được chọn. Khi để
chuột tại vị trí điều khiển này, con trỏ chuột của bạn sẽ chuyển thành ký
hiệu dấu cộng và bạn có thể kéo để tạo một chuỗi giá trị theo một công thức
nào từ ô nhập ban đầu. Kéo dọc xuống hoặc sang phải (hay có thể sang trái
hoặc kéo lên) để tạo các tháng khác nhau trong chuỗi theo ví dụ vừa nhập ở
trên. Một thông báo nhỏ xuất hiện khi trỏ chuột kéo tới từng ô nhằm thông

báo cho bạn biết giá trị tại ô đó sẽ được nhập là gì, nếu nhả chuột tại ô nào
thì giá trị sẽ được điền cho đến ô đó.
Đây là một cách nhanh để nhập dữ liệu nhưng còn một số cách khác cũng
tốt không kém. Các cách đó có thể tham khảo sau đây.
Nhập các số cơ bản
Excel sẽ điền đầy đủ một chuỗi số nếu bạn cung cấp cho nó hai số đầu tiên
trong dãy (Nếu không có hai số Excel sẽ hiểu đơn thuần là chỉ copy dữ
liệu). Ví dụ, nếu nhập vào hai số 2001 và 2002 trong các ô liên tiếp (có thể
chiều dọc hoặc chiều ngang), chọn hai ô vừa nhập và kéo nút điều khiển
điền giá trị cho đến số cuối của chuỗi số cần tạo (kéo theo chiều dọc nếu hai
số nhập ban đầu dọc theo 2 ô, theo chiều ngang nếu hai số nhập ban đầu
nằm ngang trên hai ô). Hoặc bạn có thể nhập vào hai số 2,4 và Excel cũng
sẽ điền tiếp các số 6,8,10… Ngoài ra bạn có thể nhập vào ngày tháng và kéo
dữ liệu, Excel cũng sẽ điền các số liên tiếp của ngày tháng dựa theo dữ liệu

đã nhập.
Nếu kích chuột phải vào nút xuất hiện sau khi kéo dữ liệu, bạn sẽ thấy một
menu xuất hiện và có thể chọn điền dữ liệu theo tuần, tháng hoặc năm thay
vì ngày.
Danh sách tuỳ chọn
Đối với các tháng trong năm, ngày trong tuần, bạn có thể tự tạo danh sách
cho chính mình sử dụng khi cần đến. Cách tạo danh sách này bạn có thể
tham khảo trong bài Cách tạo các chuỗi AutoFill trên Excel mà chúng tôi mới giới
thiệu gần đây.
Các chuỗi số phức tạp hơn
Để tạo một chuỗi số không liên tiếp, đầu tiên bạn nhập vào số đầu tiên của
chuỗi, kích chuột phải và kéo nút điều khiển điền giá trị xuống dưới (hoặc
sang ngang tuỳ vào mục đích của bạn). Nhả chuột phải và bạn sẽ thấy menu
ngữ cảnh xuất hiện, chọn Series để mở hộp thoại Series. Tại đây bạn chỉ
định chuỗi là Growth. Để biết rõ kết quả của lựa chọn Growth này bạn có
thể thực hành với số nhập ban đầu là 1 và giá trị step value của Growth
trong hộp thoại Series là 2, sau đó kích OK. Kết quả là bạn sẽ có một chuỗi
cấp số nhân với hệ số nhân là 2.
Thoải mái với danh sách sổ xuống
Một danh sách sổ xuống là cần thiết khi bạn đã thiết lập các tuỳ chọn và
muốn người dùng chọn từ tuỳ chọn đó mà không được phép nhập vào. Tại
một sheet mới, nhập vào các nội dung muốn đưa vào danh sách, chọn vùng
đó và nhập tên của danh sách (ví dụ vattu) vào ô Names box ở bên trái
thanh Formula. Tại một worksheet mới, chọn các ô muốn dữ liệu hiển thị
dưới dạng danh sách. Kích chọn tab Data trên giao diện Ribbon và chọn
Data Validation. Từ tab Settings chọn Allow | List, trong phần Source box
nhập = và tên danh sách đã đặt (ví dụ =vattu). Kích OK. Và giờ bạn có thể
kích vào các ô để lựa chọn giá trị từ danh sách sổ xuống.