QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG GIỮA CÁC PHÒNG BAN TRONG CÔNG TY

CƠNG TY []

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Đồng Nai, ngày tháng năm 2021

QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CÁC PHÒNG BAN
(Ban hành kèm theo Quyết định số:

/

)

Chương 1.
Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
1.1 Phịng Vật tư
1.1.1 Chức năng
Phịng Vật tư có chức năng tham mưu cho Ban Giám đốc trong công tác quản lý
vật tư, thiết bị và thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc giao.
1.1.2. Nhiệm vụ
- Lập kế hoạch vật tư trên cơ sở Bảng dự toán cơng trình của Phịng Xây dựng đã
được Ban Giám đốc phê duyệt.
- Đàm phán, thương thảo và đề xuất lựa chọn đối tác cung cấp vật tư, trình Ban
Giám đốc phê duyệt. Thường xuyên thông tin về thị trường vật tư đầu vào giúp Ban
Giám đốc quyết định các chính sách phù hợp.
- Cung ứng, bảo quản, nhập, xuất vật tư, vật liệu theo kế hoạch, tiến độ thi công.
Đảm bảo chất lượng vật tư theo hồ sơ thiết kế được phê duyệt.
- Tổng hợp, đề xuất, mua sắm các thiết bị, phụ tùng, thay thế thiết bị phục vụ
hoạt động của Công ty.
- Đảm bảo nguyên tắc về chứng từ khi mua vật tư theo quy định của Công ty, có
biên bản giao, nhận các vật tư, thiết bị cho các bộ phận sử dụng.

- Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, quản lý, sử dụng phương tiện, máy móc,
thiết bị, vật tư trong Cơng ty.
- Quản lý tồn bộ vật tư, hàng hố, thực hiện quy trình xuất nhập vật tư. Đảm bảo
tính chính xác, hợp lệ của các chứng từ nhập xuất vật tư, hàng hoá cùng các hồ sơ đi
kèm.
- Kiến nghị Ban Giám đốc áp dụng biện pháp xử lý hành vi sử dụng vật tư khơng
đúng mục đích, gây lãng phí, thất thốt tài sản của Cơng ty.
- Phối hợp Phịng Kế tốn, Phịng Xây dựng kiểm kê, đối chiếu số liệu vật tư tồn
kho theo định kỳ hoặc khi có yêu cầu của Ban Giám đốc.
- Phối hợp với các phòng ban lập kế hoạch vật tư, thiết bị phục vụ công tác thi
công và các hoạt động khác của Công ty.
1


1.2. Phòng Pháp lý – Nhân sự
1.2.1.Chức năng
Phòng Pháp lý – Nhân sự có chức năng tham mưu cho Ban Giám đốc, thực hiện
các thủ tục pháp lý liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty và giải quyết các
cơng việc liên quan đến vấn đề hành chính nhân sự theo chỉ đạo của Ban Giám đốc.
1.2.2. Nhiệm vụ
- Phối hợp với Phịng Kế tốn thực hiện các chế độ chính sách cho nhân viên,
như: lương thưởng, bảo hiểm xã hội, khám sức khỏe định kỳ, thăm hỏi ốm đau, hiếu,
hỉ... theo quy định của Công ty.
- Chịu trách nhiệm soạn thảo hợp đồng, văn bản liên quan đến hoạt động của
Công ty.
- Quản lý, lưu trữ hồ sơ nhân viên, hồ sơ pháp lý Công ty, hồ sơ pháp lý dự án và
các văn bản, tài liệu khác liên quan đến hoạt động của Công ty.
- Liên hệ cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện các thủ tục pháp lý liên
quan đến hoạt động của Công ty.
- Lên kế hoạch tổ chức các cuộc họp của Cơng ty.

- Quản lý việc sử dụng văn phịng phẩm đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm.
- Giám sát việc tuân thủ quy chế và thực hiện nhiệm vụ của các phịng ban trực
thuộc Cơng ty và báo cáo với Ban Giám đốc.
1.3. Phòng Kinh doanh
1.3.1. Chức năng
Phòng Kinh doanh có chức năng
1.3.2. Nhiệm vụ
- Xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch cơng việc của
Phịng từng tháng để trình Ban Giám đốc phê duyệt.
- Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong Phịng để hồn thành ngân
sách năm, kế hoạch cơng việc của Phòng đã được phê duyệt trong từng thời kỳ.
- Thực hiện các báo cáo nội bộ theo quy định của Công ty và các báo cáo khác
theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
- Tham mưu xây dựng chính sách bán hàng, bao gồm chính sách về giá, khuyến
mại, chiết khấu và các chương trình quảng bá, tiếp cận đến khách hàng để trình Ban
Giám đốc phê duyệt.
- Đề xuất chính sách cho khách hàng, nhóm khách hàng, trình Ban Giám đốc và
thực hiện theo chính sách được phê duyệt.
- Tìm kiếm, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng, chăm sóc khách
hàng theo chính sách của Công ty.

2


- Chịu trách nhiệm thu thập và quản lý thông tin, hồ sơ khách hàng theo quy định
của Công ty.
1.4. Phịng Xây dựng
1.4.1. Chức năng
Phịng Xây dựng có chức năng tham mưu cho Ban Giám đốc trong công tác thiết
kế, dự tốn chi phí, triển khai thi cơng cơng trình; bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa các

hạng mục cơng trình.
1.4.2. Nhiệm vụ
- Lập quy hoạch dự án theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
- Thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật thi cơng và lập Bảng dự tốn cơng trình theo
yêu cầu của Ban Giám đốc.
- Cung cấp Bản vẽ, thuyết minh theo yêu cầu của Phòng Pháp lý để thực hiện các
thủ tục pháp lý tại cơ quan nhà nước theo quy định.
- Theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng của các đơn vị tại dự án.
- Giám sát và nghiệm thu chất lượng, khối lượng thi cơng cơng trình của các đơn
vị thi cơng.
- Quản lý hoạt động xây dựng tại dự án theo quy chế quản lý xây dựng đã được
Ban Giám đốc phê duyệt.
- Quản lý ranh mốc, tọa độ các lô đất, công trình tại các dự án của Cơng ty.
- Phối hợp với Phòng Pháp lý trong việc bàn giao nền đất, bàn giao cơng trình
cho khách hàng.
- Chịu trách nhiệm đảm bảo an tồn lao động, vệ sinh mơi trường trong xây dựng
tại cơng trường.
- Cung cấp hồ sơ hồn cơng, thanh - quyết tốn theo u cầu của Phịng Kế tốn.
- Quản lý và đề xuất bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị tại dự án của Cơng ty.
- Quản lý việc chăm sóc, bảo dưỡng cây xanh tại các dự án của Cơng ty.
1.5. Phịng Kế tốn
1.5.1 Chức năng:
Phịng Kế tốn có chức năng tham mưu cho Ban Giám đốc các công việc liên
quan đến nghiệp vụ chuyên mơn tài chính kế tốn, nghiệp vụ kinh tế tài chính; theo dõi
quản lý việc sử dụng tài sản và kiếm sốt các chi phí hoạt động của Cơng ty.
1.5.2. Nhiệm vụ
- Theo dõi, lập kế hoạch và phối hợp với Phịng Kinh doanh thu hồi cơng nợ của
khách hàng đầy đủ, nhanh chóng bảo đảm hiệu quả sử dụng nguồn vốn của Cơng ty.
- Phối hợp với Phịng Pháp lý thực hiện các chế độ chính sách cho nhân viên,
như: lương thưởng, bảo hiểm xã hội, khám sức khỏe định kỳ, thăm hỏi ốm đau, hiếu,

hỉ... theo quy định của Công ty.
3


- Chịu trách nhiệm giám sát việc sử dụng vốn, tài sản của Cơng ty.
- Ghi chép và hạch tốn đúng, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh,
phù hợp với quy định của pháp luật và Quy chế Quản lý tài chính của Cơng ty.
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tất cả các loại chứng từ, hồn chỉnh thủ tục kế
tốn trước khi trình Ban Giám đốc duyệt.
- Phổ biến, hướng dẫn các phịng ban chun mơn thực hiện thủ tục tạm ứng,
hồn ứng và các thủ tục tài chính khác theo Quy chế Quản lý tài chính.
- Phân tích các thơng tin kế tốn theo u cầu của Lãnh đạo Cơng ty.
- Lập và nộp báo cáo tài chính đúng và kịp thời cho các cơ quan thẩm quyền theo
đúng quy định của Nhà nước.

4


Chương 2.
Quy chế phối hợp trong hoạt động giữa các phịng ban
2.1. Quy trình mua sắm vật dụng văn phịng phẩm
Bước 1: Các Phòng ban căn cứ vào nhu cầu hợp lí của mình, lập Phiếu đề nghị
cung cấp vật dụng văn phòng phẩm và giao cho Phòng Pháp lý vào ngày 01 đến ngày
05 hàng tháng.
Bước 2: Phòng Pháp lý tổng hợp các Phiếu đề nghị cung cấp vật dụng văn
phòng phẩm, căn cứ vào nhu cầu thực tế, lập Bảng tổng hợp các vật dụng văn phòng
phẩm cần mua trình Ban Giám đốc phê duyệt.
Bước 3: Phịng Pháp lý tiến hành đặt mua các vật dụng văn phòng phẩm.
Bước 4: Phòng Pháp lý phân chia, bàn giao văn phịng phẩm cho các Phịng
ban.

2.2. Quy trình thực hiện dự án
2.2.1. Thiết kế quy hoạch chi tiết xây dựng 1/500
- Phịng Xây dựng – Kiến trúc chủ trì lập thiết kế Quy hoạch 1/500 trình Ban
Giám đốc duyệt. Quy hoạch 1/500 phải đảm bảo các nội dung của Quy chuẩn xây
dựng Việt Nam (QCXDVN 01: 2008/BXD), cụ thể:
o Phù hợp với Quy hoạch chi tiết 1/2000;
o Xác định được các cơng trình điểm nhấn trong khơng gian khu vực quy
hoạch theo các hướng, tầm nhìn chính;
o Quy định được chiều cao xây dựng cơng trình và chiều cao tầng một của
cơng trình cho từng lơ đất;
o Xác định được khoảng lùi của cơng trình trên từng đường phố và các ngã
phố;
o Quy định cụ thể về: hình khối, hình thức kiến trúc của các cơng trình;
quy định màu sắc và các yêu cầu đối với vật liệu xây dựng công trình;
o Quy định cụ thể về bố trí cơng trình tiện ích đơ thị, tượng đài, tranh
hồnh tráng, biển quảng cáo, các bảng chỉ dẫn, bảng ký hiệu, cây xanh,
sân vườn, mặt nước, quảng trường, hàng rào, lối đi cho người tàn tật, vỉa
hè và quy định kiến trúc bao che các cơng trình hạ tầng kỹ thuật đơ thị;
o Quy định cao độ vỉa hè, cao độ nền xây dựng cơng trình;
o Xây dựng được u cầu về quản lý kiến trúc đô thị theo nội dung của đồ
án quy hoạch chi tiết xây dựng 1/500 có đầy đủ nội dung để quản lý kiến
trúc cảnh quan của từng cơng trình, từng ơ phố, từng tuyến phố và từng
khu vực.

5


- Phòng Pháp lý thực hiện các thủ tục pháp lý, liên hệ với cơ quan có thẩm quyền
phê duyệt Quy hoạch 1/500.
2.2.2. Thiết kế bản vẽ thi cơng

- Phịng Xây dựng – Kiến trúc phối hợp với Phòng Vật tư, Phịng Kế tốn lập hồ
sơ thiết kế bản vẽ thi cơng và dự tốn, trình Ban Giám đốc duyệt
- Nội dung của thiết kế kế bản vẽ thi công phải đảm bảo thể hiện được đầy đủ các
thông số kỹ thuật, vật liệu sử dụng và chi tiết cấu tạo phù hợp với quy chuẩn, tiêu
chuẩn áp dụng, đảm bảo đủ điều kiện để triển khai thi công xây dựng cơng trình.
- …
2.2.3. Quy trình đấu thầu
Bước 1: Phịng Pháp lý phối hợp với các phòng ban chuẩn bị kế hoạch đấu
thầu, hồ sơ mời thầu, và các giấy tờ khác có liên quan, trình Ban Giám đốc duyệt.
Hồ sơ mời thầu bao gồm:
- Thư mời thầu
- Mẫu đơn dự thầu
- Chỉ dẫn đối với nhà thầu
- Các điều kiện ưu đãi (nếu có)
- Các loại thuế theo quy định của pháp luật
- Hồ sơ thiết kế kỹ thuật kèm theo bản tiên lượng và chỉ dẫn kỹ thuật
- Tiến độ thi công
- Tiêu chuẩn đánh giá
- Điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng
- Mẫu bảo lãnh dự thầu
- Mẫu thoả thuận hợp đồng
- Mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng
Bước 2: Phòng Pháp lý ra thông báo mời thầu và phát hành hồ sơ mời thầu theo
kế hoạch đã được duyệt.
Bước 3: Phòng Pháp lý làm đầu mối tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự thầu. Việc
tiếp nhận hồ sơ dự thầu phải được lập thành văn bản, hồ sơ phải có niêm phong của
bên dự thầu.
Bước 4: Phòng Pháp lý mời đại diện các nhà thầu tiến hành thủ tục mở thầu.
Thủ tục mở thầu phải được lập thành văn bản, có xác nhận của các bên tham gia.
Bước 5: Phòng Pháp lý phối hợp với các phòng ban đánh giá xếp hạng nhà

thầu.
Bước 6: Phịng Pháp lý trình kết quả đấu thầu cho Ban Giám đốc duyệt.
6


Bước 7: Phịng Pháp lý cơng bố kết quả đấu thầu và tiến hành thương thảo hợp
đồng với bên trúng thầu.
2.2.4. Quy trình thi cơng
- Đối với cơng trình khơng phải cung cấp vật tư cho bên thi cơng: Phịng Xây
dựng – Kiến trúc và Phịng Pháp lý có nhiệm vụ giám sát đơn vi thi công, đảm bảo
đúng chất lượng, tiến độ trong hợp đồng.
- Đối với cơng trình có cung cấp vật tư cho bên thi cơng: việc mua sắm vật tư,
hàng hóa cơng trình phải đảm bảo đúng quy trình quy định tại Mục 2.2.5. Phịng Vật
tư, Phịng Xây dựng – Kiến trúc, Phịng Pháp lý có nhiệm vụ giám sát việc sử dụng vật
tư, đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả, và phù hợp với tiến độ thi cơng.
2.2.5. Quy trình mua sắm vật tư, hàng hóa cơng trình
Bước 1: Phịng Xây dựng cung cấp bảng dự tốn đã được duyệt và thơng tin về
vật tư cần cung cấp cho Phòng Vật tư
Bước 2: Phòng Vật tư lấy các báo giá cần thiết (ít nhất 03 đơn vị cung cấp), đề
xuất Ban Giám đốc duyệt đơn vị cung cấp trên các tiêu chí:
 Giá vật tư


Điều kiện thanh tốn



Thời gian giao hàng, bốc dỡ hàng hóa hai đầu



Vận chuyển



Các điều kiện khác theo yêu cầu của Phòng Xây dựng (nếu có)

Bước 3: Ban Giám đốc duyệt đơn vị cung cấp và đơn giá
Bước 4: Phòng Pháp lý soạn thảo hợp đồng và trình ký với đơn vị cung cấp đã
được duyệt.
Bước 5: Phịng Kế tốn chuyển tiền tạm ứng cho đơn vị cung cấp (nếu có).
Bước 6: Phịng Xây dựng, Phịng Vật tư và Phịng Kế tốn nhận vật tư và kiểm
tra hàng hóa để nhập kho hoặc tập kết về công trường. Trường hợp vật tư khơng đáp
ứng u cầu về chất lượng/số lượng/chủng loại, Phịng Vật tư lập biên bản từ chối
nhận vật tư và yêu cầu đơn vị cung cấp giao lại vật tư đúng theo yêu cầu của Hợp đồng
đã ký.
Bước 7: Sau khi nhận đủ vật tư, Phòng Vật tư tổng hợp chứng từ chuyển Phịng
Kế tốn và đề xuất Ban Giám đốc duyệt thanh toán cho đơn vị cung cấp.
Bước 8: Phịng Kế tốn thực hiện thanh tốn cho đơn vị cung cấp.
Các trường hợp ngoại lệ phải được Ban Giám đốc phê duyệt:
- Chuyển tiền trước khi nhận hàng;
- Thay đổi nhà cung cấp trong quá trình triển khai mua vật tư;
7


- Thay đổi giá mua trong quá trình mua;
2.2.6. Quy trình bán hàng
- Phịng Kinh doanh phối hợp với Phịng Kế tốn, Phịng Pháp lý lập kế hoạch
bán hàng, tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc lựa chọn hình thức bán hàng và các
đơn vị đối tác.

- Phòng Kinh doanh thực hiện hoạt động bán hàng theo kế hoạch đã được Ban
Giám đốc duyệt.
- Phòng Pháp lý tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc liên hệ, lựa chọn và ký
kết hợp đồng với các đơn vị đối tác.
- Việc thu tiền thanh tốn từ khách hàng của Phịng Kinh doanh và các đơn vị đối
tác phải đảm bảo tn theo Quy trình thu tiền thanh tốn tại Mục …
- Phịng Kinh doanh, Phịng Kế tốn và Phịng Pháp lý có nhiệm vụ giám sát việc
bán hàng của các đơn vị đối tác, đảm bảo đúng theo các nội dung của hợp đồng đã ký.
2.2.7. Quy trình tiếp thị
- Phòng Kinh doanh phối hợp với các phòng ban tham mưu cho Ban Giám đốc
lựa chọn phương án tự tiếp thị hoặc thuê các đơn vị tiếp thị.
- Phòng Kinh doanh phối hợp với Phịng Kế tốn, Phịng Pháp lý, nhân viên IT
triển khai phương án tiếp thị đã được Ban Giám đốc duyệt.
- …
2.2.8. Quy trình tổ chức sự kiện
- Phòng Kinh doanh phối hợp với các phòng ban tham mưu cho Ban Giám đốc
quyết định tổ chức các sự kiện.
- Phòng Pháp lý thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết để triển khai thực hiện
chương trình sự kiện.
- Phịng Pháp lý, Phịng Kế tốn liên hệ đàm phán với các đơn vị tổ chức sự kiện
và trình kết quả, bảng báo giá cho Ban Giám đốc duyệt.
- Phòng Pháp lý soạn thảo hợp đồng, chuẩn bị các thủ tục cần thiết để ký hợp
đồng với đơn vị tổ chức sự kiện.
- Phòng Pháp lý, Phòng Kế tốn, Phịng Kinh doanh có nhiệm vụ hỗ trợ và giám
sát đơn vị tổ chức sự kiện, đảm bảo thực hiện đúng theo nội dung hợp đồng đã ký.
- Nhân viên IT có nhiệm vụ chụp ảnh, viết bài về quá trình tổ chức sự kiện và
đăng lên website của Công ty.

8

2.2.9. Quy trình ký kết hợp đồng mua bán nhà, đất với khách hàng
Bước 1: Phòng Kinh doanh trao đổi, thu thập thơng tin khách hàng
Bước 2: Phịng Kinh doanh kết hợp Phịng Kế tốn trao đổi, thống nhất với
khách hàng về phương thức thanh tốn theo chính sách bán hàng đã được Ban Giám
đốc duyệt.
Bước 3: Phòng Kinh doanh cung cấp thơng tin khách hàng, Phịng Kế tốn
cung cấp bảng kê phương thức thanh toán của khách hàng cho Phòng Pháp lý soạn
thảo Hợp đồng.
Bước 4: Phòng Pháp lý trình Hợp đồng cho Ban Giám đốc và phối hợp với
Phòng Kinh doanh thực hiện các thủ tục ký kết với khách hàng.
Bước 5: Phòng Pháp lý lưu lại Hợp đồng đã ký với khách hàng
Các trường hợp ngoại lệ phải được Ban Giám đốc phê duyệt:
- Phương thức thanh toán của khách hàng khác so với phương án đã được duyệt
- Khách hàng yêu cầu thay đổi các nội dung trong hợp đồng (trừ trường hợp sai
lệch về thông tin khách hàng, sai sót do lỗi đánh máy)
2.2.10. Quy trình thu tiền khách hàng
Bước 1: Phịng Kế tốn và Phòng Kinh doanh chuẩn bị các phương thức, tiến
độ thanh tốn trình Ban Giám đốc phê duyệt .
Bước 2: Ban Giám đốc ban hành bảng phương thức, tiến độ thanh toán chung
áp dụng cho các khách hàng trong một dự án.
Bước 3: Căn cứ vào phương thức, tiến độ thanh tốn đã ban hành, Phịng Pháp
lý và Phịng Kinh doanh tiến hành thu tiền ngay khi ký hợp đồng với khách hàng.
Bước 4: Trước mỗi đợt thanh toán 10 (mười) ngày, Phịng Kế tốn và Phịng
Kinh doanh liên lạc với khách hàng nhắc nhở về thời hạn thanh toán.
Lưu ý: Trong mọi trường hợp, việc thu tiền của khách hàng phải do người có thẩm
quyền (phụ trách Phịng Kinh doanh, Phịng Kế tốn, Ban Giám đốc) thực hiện. Sau
khi thu tiền phải cung cấp Giấy xác nhận (theo mẫu) cho khách hàng. Cuối mỗi ngày,
người có thẩm quyền phải báo cáo tổng số tiền thu được trong ngày cho Ban Giám
đốc.

Bước 5: Trường hợp khách hàng đã quá hạn thanh tốn theo tiến độ hợp đồng,
Phịng Kế tốn và Phịng Kinh doanh phải thông báo ngay cho Ban Giám đốc và
Phịng Pháp lý.
Bước 6: Phịng Pháp lý soạn thơng báo quá hạn thanh toán gửi cho khách hàng
và giải quyết từng trường hợp quá hạn theo sự chỉ đạo của Ban Giám đốc.

9


Bước 7: Trường hợp không thỏa thuận được với khách hàng về tiến độ thanh
tốn hoặc khách hàng cố tình khơng thanh tốn, Phịng Pháp lý tiến hành các thủ tục
thanh lý hợp đồng theo sự chỉ đạo của Ban Giám đốc.
2.2.11. Quy trình chuyển nhượng Quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà
Bước 1: Khách hàng có nhu cầu chuyển nhượng liên hệ với Phòng Kinh doanh
và cung cấp thơng tin người nhận chuyển nhượng.
Bước 2: Phịng Kinh doanh, Phịng Kế tốn trao đổi với khách hàng và người
nhận chuyển nhượng, đồng thời gửi thông tin người nhận chuyển nhượng, phương
thức, tiến độ thanh tốn mới cho Phịng Pháp lý.
Bước 3: Phòng Pháp lý soạn thảo Hợp đồng mới và Văn bản thỏa thuận hủy bỏ
Hợp đồng cũ.
Bước 4: Phịng Pháp lý trình Hợp đồng mói, Văn bản thỏa thuận hủy bỏ Hợp
đồng cũ cho Ban Giám đốc và phối hợp với Phòng Kinh doanh thực hiện các thủ tục
ký kết với khách hàng nhận chuyển nhượng và thanh lý hợp đồng với khách hàng
chuyển nhượng.
2.2.12. Quy trình bàn giao nền đất/nhà cho khách hàng
Bước 1: Phịng Kế tốn cung cấp Bảng kê danh sách khách hàng đủ điều kiện
nhận bàn giao nền đất/nhà cho Phòng Pháp lý.
Bước 2: Phòng Pháp lý sắp xếp lịch, soạn thảo và gửi Thư mời nhận bàn giao
nền đất/nhà cho khách hàng theo danh sách Phịng Kế tốn cung cấp.
Bước 3: Phịng Pháp lý cung cấp mẫu Biên bản bàn giao nền đất/nhà và hồ sơ

kèm theo (trích lục thửa đất) cho Phịng Xây dựng.
Bước 4: Phòng Xây dựng, Phòng Pháp lý cùng với khách hàng tiến hành đo
thực địa, ghi diện tích bàn giao thực tế vào Biên bản bàn giao và chuyển hồ sơ bàn
giao cho Phịng Kế tốn để tính tiền chênh lệch diện tích (nếu có).
Bước 5: Phịng Kế toán lập bảng kê và thực hiện việc thanh toán tiền do chênh
lệch diện tích (nếu có).
2.2.13. Quy trình cấp Giấy chứng nhận Quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở
và tài sản khác gắn liền với đất (Giấy chứng nhận) cho khách hàng
Bước 1: Phịng Kế tốn cung cấp Bảng kê danh sách khách hàng đủ điều kiện
cấp Giấy chứng nhận cho Phòng Pháp lý.
Bước 2: Phòng Pháp lý kết hợp với Phòng Kinh doanh liên hệ với khách hàng
đủ điều kiện theo danh sách của Phòng Kế toán, đề nghị khách hàng cung cấp các giấy
tờ cần thiết để làm thủ tục đăng ký.
10


Bước 3: Phòng Pháp lý liên hệ với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền làm
các thủ tục cấp Giấy chứng nhận cho khách hàng.
Bước 4: Phòng Pháp lý kết hợp với Phòng Kinh doanh bàn giao Giấy chứng
nhận cho khách hàng.
2.3. Các quy trình liên quan đến chăm sóc khách hàng
- Phịng Pháp lý căn cứ vào thơng tin khách hàng do Phịng Kinh doanh và Phịng
Kế tốn cung cấp, lập hồ sơ khách hàng cho từng dự án. Nội dung hồ sơ khách hàng
bao gồm Họ tên khách hàng, ngày tháng năm sinh, số điện thoại, địa chỉ email (nếu
có), địa chỉ liên lạc, thơng tin nền đất/nhà đã giao dịch, số Hợp đồng giao dịch, nhu
cầu liên quan đến các sản phẩm công ty cung cấp (nếu có).
- Hàng năm, Phịng Pháp lý phối hợp với Phịng Kế tốn, Phịng Kinh doanh đề
xuất danh sách Khách hàng thân thiết và Chương trình chăm sóc khách hàng trình Ban
Giám đốc phê duyệt.
- Phịng Kinh doanh phối hợp với Phịng Kế tốn, Phịng Pháp lý thực hiện

Chương trình chăm sóc khách hàng vào đợt Tết Nguyên đán và sinh nhật Khách hàng
thân thiết.

11