Tiểu luận bình luận hồ sơ tình huống lớp đào tạo công chứng viên

BÌNH LUẬN HỒ SƠ TÌNH HUỐNG
I. Sơ bộ về hồ sơ tình huống và yêu cầu của người yêu cầu cơng
chứng.
Hồ sơ tình huống tơi sử dụng dưới đây là một hồ sơ đã hồn thành thủ
tục cơng chứng, hồ sơ do Phịng Cơng chứng số 1 tỉnh Kon Tum cung cấp. Sau
đây là sơ bộ về hồ sơ tình huống:
Ngày 15/10/2014, Vợ chồng Ông Phan Minh H và bà Nguyễn Thị Huyền
T đến Phịng Cơng chứng số 1 tỉnh Kon Tum yêu cầu công chứng hợp đồng thế
chấp Quyền sử dụng đất số 144, tờ bản đồ số 76, tổ 15, P. Quang Trung, thành
phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum để vay vốn tại Phịng giao dịch Hịa Bình - Ngân
hàng thương mại cổ phần Sài Gịn Thương tín - Chi nhánh Kon Tum.
Hồ sơ bà của Ông Phan Minh H và bà Nguyễn Thị Huyền T yêu cầu
công chứng gồm có các giấy tờ sau:
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu nhà ở và tài sản
gắn liền với đất số BR133668 (Bản sao).
Chứng minh nhân dân của Ông Phan Minh H (Bản sao).
Chứng minh nhân dân của Nguyễn Thị Huyền T (Bản sao).
Sổ tạm trú số 350025471 (Bản sao).
II. Bình luận hồ sơ.
1. Tiếp nhận yêu cầu Công chứng và kiểm tra giấy tờ.
Tại Phịng Cơng chứng số 1 tỉnh Kon Tum việc tiếp nhận yêu cầu công
chứng, kiểm tra giấy tờ được giao cho một chuyên viên thực hiện. Theo quan
sát của tôi, hồ sơ yêu cầu công chứng Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất số:
097/2014/HĐTC/PGDHB cũng được chuyên viên giúp việc tiếp nhận yêu cầu
công chứng và kiểm tra giấy tờ.
Theo tơi việc chun viên của Phịng Cơng chứng số 1 tỉnh Kon Tum
tiếp nhận và kiểm tra giấy tờ là hồn tồn phù hợp với tình hình thực tế. Mặc
1


dù theo quy định tại khoản 3 Điều 35 Luật công chứng 2006 quy định: “Công

chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công
chứng. Nếu thực hiện theo quy định của Luật là Công chứng viên phải tiếp
nhận và kiểm tra giấy tờ thì thiết nghĩ một ngày tổ chức hành nghề cơng chứng
chỉ làm được một hai hồ sơ. Bởi vì, thực tế hiện nay, số lượng hồ sơ công
chứng hàng ngày tại Phịng cơng chứng số 1 tỉnh Kon Tum tương đối nhiều,
nhiều hồ sơ rất phức tạp. Do đó, Cơng chứng viên tiếp nhận và kiểm tra thì sẽ
mất rất nhiều thời gian, dẫn đến thời hạn công chứng sẽ không được đảm bảo.
Đối với hồ sơ số 097/2014/HĐTC/PGDHB, sau khi nghe u cầu cơng
chứng, chun viên phịng Cơng chứng số 1 kiểm tra giấy tờ xong, thì viết
phiếu yêu cầu công chứng và giao cho người yêu cầu cơng chứng. Theo quan
sát của tơi, thì phiếu u cầu công chứng này được làm sơ sài, chưa phù hợp, cụ
thể như sau: Phần ghi về các giấy tờ nộp kèm theo thì chỉ ghi tên các lại giấy tờ
chung chung, khơng nêu rõ là bản sao hay bản chính, người u cầu cơng
chứng nộp sổ tạm trú thì ghi là sổ hộ khẩu. Ngoài ra, Người nhận phiếu yêu cầu
cơng chứng khơng ký vào phiếu.
Thực tế, khơng chỉ Phịng Cơng chứng số 1 tỉnh Kon Tum mà cịn nhiều
tổ chức hành nghề cơng chứng đều thực hiện theo trình tự thủ tục như trên. Tuy
nhiên, để thực hiện tốt việc này thì chúng ta cần quy định cụ thể về điều kiện,
tiêu chuẩn đối với chuyên viên khi tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ công chứng, bởi
dù sao cơng chứng cũng là một cơng việc phức tạp, địi hỏi người thực hiện
phải có kiến thức, chun mơn, kỹ năng tương đối tốt thì mới thực hiện được.
2. Vào Sổ thụ lý.
Sau khi đối chiếu giấy tờ và kiểm tra giấy tờ, Chun viên Phịng Cơng
chứng số 1 đã bỏ qua thủ tục vào sổ thụ lý công chứng như theo quy định tại
khoản 3 điều 35 luật Công chứng. Theo tôi, tuy Chuyên viên không thực hiện
theo đúng các trình tự, thủ tục như pháp luật cơng chứng quy định như trên
nhưng như vậy là hợp lý bởi các lẽ sau: Tiết kiệm thời gian của Công chứng

2

viên và của khách hàng; Đảm bao tính thống nhất trong hoạt động kiểm kê hồ
sơ.
Các bước này sẽ được thực hiện sau khi các bên ký vào hợp đồng, giao
dịch thì vào sổ thụ lý. Như vậy sẽ tránh tình trạng sổ thụ lý cơng chứng có hồ
sơ nhưng khơng có hóa đơn, khơng có văn bản cơng chứng vì nếu thực hiện các
bước như luật định thì sau khi ghi vào sổ công chứng mà các bên không ký hợp
đồng, không tiếp tục thực hiện giao dịch nữa thì số đã vào sổ sẽ xử lý ra sao.
Theo tôi, thực tiễn công chứng viên trên làm như vậy là hoàn toàn hợp lý.
3. Nghiên cứu hồ sơ, xử lý hồ sơ.
Sau khi chuyên viên tiếp nhận và kiểm tra giấy tờ xong thì hồ sơ số
097/2014/HĐTC/PGDHB được chuyển cho Cơng chứng viên (Trưởng phịng
Cơng chứng số 1 tỉnh Kon Tum) để nghiên cứu hồ sơ. Công chứng viên lúc này
sẽ thực hiện các nội dung như kiểm tra các giấy tờ, kiểm tra “tính hợp pháp,
tính xác thực” của hồ sơ. Sau khi nghiên cứu hồ sơ xong, Công chứng viên
trao đổi với hai bên đương sự. Trong lúc trao đổi thì Cơng chứng viên đã kiểm
tra qua nhân thân và năng lực hành vi của các bên bằng những câu hỏi trao đổi
qua lại. Công chứng viên đã tư vấn cho Ông Phan Minh H và bà Nguyễn Thị
Huyền T về các điều khoản trong hợp đồng, các nghĩa vụ mà hai ông bà phải
thực hiện. Đối với trình tự, thủ tục này thì theo tơi là hoàn toàn hợp lý và phù
hợp với các quy định của pháp luật cơng chứng.
Tuy nhiên trong q trình nghiên cứu hồ sơ số 097/2014/HĐTC/PGDHB
tôi nhận thấy hồ sơ trên vẫn cịn thiếu các giấy tờ sau nhưng Cơng chứng viên
vẫn tiến hành giải quyết hồ sơ:
Giấy đăng ký kết hơn của Ơng Phan Minh H và bà Nguyễn Thị Huyền T
để chứng minh hai người này là vợ chồng.
Sổ hộ khẩu của Ông Phan Minh H và bà Nguyễn Thị Huyền T.
Quyết định ủy quyền số 169/2014/BPQ-CNKT, ngày 05/08/2014 của
Giám đốc ngân hàng thương mại cổ phàn Sài Gòn thương tín - CN Kon Tum.
3

Các giấy tờ tùy thân của Bà Phạm Nguyễn Yến H, đại diện theo ủy
quyền của Ngân hàng .
Biên bản xác định giá tài sản đảm bảo.
Công chứng viên chỉ căn cứ vào sổ tạm trú là đã khẳng định ngay Ông
Phan Minh H và bà Nguyễn Thị Huyền T là vợ chồng thì tơi cho rằng khơng
phù hợp. Để chứng minh hai người có là vợ chồng hay khơng thì chỉ có Giấy
đăng ký kết hơn mới chứng minh được. Trong trường hợp này, Cơng chứng
viên đã q thống. Điều này tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý sau này. Nếu như hai
ông bà trên không phải là vợ chồng, sau này người vợ hoặc chồng được pháp
luật công nhận khởi kiện thì Cơng chứng viên sẽ phải chịu trách nhiệm.
Tơi cho rằng phần các giấy tờ cịn thiếu của Bên nhận thế chấp (Ngân
hàng) là có thể chấp nhận được. Bởi vì, Ngân hàng là tổ chức có nhiều hợp
đồng, giao dịch và họ thường xuyên đến yêu cầu Cơng chứng. Do đó, trong các
hợp đồng, giao dịch trước đây đã có các loại giấy tờ chứng minh. Mặt khác,
Công chứng viên đã biết rõ người đại diện của Ngân hàng.
4. Chuẩn bị văn bản công chứng.
Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất số: 097/2014/HĐTC/PGDHB
được ngân hàng soạn thảo sản nên Công chứng viên thực hiện việc công chứng
tiến hành thủ tục theo quy định tại khoản 5 Điều 35 Luật Công chứng về công
chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẳn. Công chứng viên kiểm tra
từng nội dung trong hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất số:
097/2014/HĐTC/PGDHB và giải thích rõ các nội dung trong hợp đồng cho ơng
Ơng Phan Minh H và bà Nguyễn Thị Huyền T nghe, hiểu rõ. Theo tôi, thủ tục
thực hiện đối với hợp đồng thế chấp số: 097/2014/HĐTC/PGDHB trong công
đoạn này là phù hợp với quy định của pháp luật công chứng.
Tuy nhiên, hợp đồng thế chấp do ngân hàng soạn thảo sẵn nhưng theo tơi
vẫn cịn một số thiếu sót sau: Tại phần chủ thể của hợp đồng thế chấp, phần bên
nhận thế chấp chỉ ghi tên đại diện ngân hàng và quyết định ủy quyền mà không

4


ghi các thông tin về nhân thân của người đại diện như số chứng minh nhân dân,
địa chỉ... điều này là không phù hợp.
5. Viết lời chứng, ký công chứng.
Sau khi kiểm tra, giải thích các nội dung trong hợp đồng thế chấp số:
097/2014/HĐTC/PGDHB cho Ông Phan Minh H và bà Nguyễn Thị Huyền T,
Công chứng viên giải quyết hồ sơ cịn u cầu Ơng Phan Minh H và bà Nguyễn
Thị Huyền T đọc lại toàn bộ các nội dung trong hợp đồng. Sau khi đồng ý toàn
bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, thì Cơng chứng viên u cầu ơng Ơng
Phan Minh H và bà Nguyễn Thị Huyền T ký vào từng trang của hợp đồng. Sau
đó Cơng chứng viên ghi lời chứng và cũng ký vào từng trang của hợp đồng.
Theo quan sát của tơi, thì đại diện ngân hàng không ký vào từng trang của hợp
đồng mà chỉ ký vào phần cuối cùng của hợp đồng là không phù hợp.
Theo quan sát của tôi, khi soạn thảo lời chứng, công chứng viên đưa các
nội dung theo quy định tại Điều 5 Luật công chứng, cụ thể lời chứng có “ghi rõ
thời gian, địa điểm cơng chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề
công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hồn tồn tự
nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao
dịch khơng vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp
đồng, giao dịch là có thật, chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là đúng chữ ký của
người tham gia hợp đồng, giao dịch; có chữ ký của cơng chứng viên và đóng
dấu của tổ chức hành nghề công chứng”. Như vậy, lời chứng của công chứng
viên là phù hợp với các quy định của pháp luật công chứng.
6. Lưu trữ hồ sơ công chứng.
Sau khi ký vào từng trang của hồ sơ, công chứng viên tiến hành đánh bút
lục đối với hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất của Ông Phan Minh H và bà
Nguyễn Thị Huyền T, sau đó Cơng chứng viên chuyển hồ sơ cho cán bộ văn
thư lưu trữ để tiến hành vào số cơng chứng, đóng dấu giáp lai và trả hồ sơ cho

ơng Ơng Phan Minh H và bà Nguyễn Thị Huyền T. Bản chính văn bản cơng
chứng được cán bộ văn thư lưu trữ đưa lên phòng lưu trữ để bảo quản theo quy
5


định của pháp luật. Trong thời gian thực tế tại đây, tôi thấy việc lưu trữ hồ sơ
được thực hiện tương đối chặt chẽ, đúng trình tự theo quy định của pháp luật.
Đối với trình tự, thủ tục này, theo quan sát của tơi thì tại phịng cơng
chứng số 1 tỉnh Kon Tum ngồi đóng dấu giáp lai vào văn bản cơng chứng thì
cán bộ văn thư lưu trữ cịn đóng ngun dấu của phịng cơng chứng số 1 vào
phần cuối cùng của trang đầu tiên của văn bản công chứng. Điều này theo tôi là
bất hợp lý và tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro. Người ta có thể lợi dụng con dấu đã
đóng sẵn để thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng mà Công
chứng viên không thể nào biết được.
III. Kết luận.
Với những kiến thức được học trong thời gian học tập tại lớp Công
chứng viên tại tỉnh Đắk Lắk và qua nghiên cứu các văn bản pháp luật, tài liệu
liên quan đến lĩnh vực công chứng cũng như trong những ngày đi thực tế tại
Phịng Cơng chứng số 1 tỉnh Kon Tum, được xem, quan sát Công chứng viên
giải quyết hồ sơ công chứng, tôi thấy về cơ bản việc giải quyết hồ sơ yêu cầu
công chứng của Công chứng viên là phù hợp với quy định của pháp luật. Tất cả
các hợp đồng, giao dịch về cơ bản đảm bảo tính xác thực, tính hợp pháp theo
quy định của pháp luật, tạo điều kiện thuận lợi, an toàn pháp lý cho các cá
nhân, tổ chức khi tham gia các giao dịch hợp đồng, cũng như thuận lợi cho cơ
quan quản lý nhà nước trong việc giám sát, kiểm tra hoạt động công chứng tại
địa phương.
Tuy nhiên, Công chứng viên đã không tuân theo trình tự, thủ tục đã được
quy định tại Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành. Nhưng theo
tôi, việc giải quyết như trên thực tế của Công chứng viên là phù hợp, đảm bảo
thời hạn công chứng và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người u cầu cơng

chứng.
Qua việc nghiên cứu hồ sơ tình huống, tôi đã rút ra được một số kinh
nghiệm như: Để giải quyết tốt hồ sơ yêu cầu công chứng, thì bản thân phải nắm
vững các quy định của Luật cơng chứng và các văn bản có liên quan để thực
6


hiện đúng quy trình, thủ tục, cũng như các nội dung, hình thức văn bản theo
quy định của pháp luật; cần thường xuyên rèn luyện các kỹ năng, đạo đức hành
nghề công chứng để thức thực hiện tốt nhất nhiệm vụ của mình, tránh gây phiền
hà, tham nhũng đối với người dân; đối với những vướng mắc trong thi hành
luật công chứng và các văn bản hướng dẫn cần mạnh dạn đề xuất hướng xử lý.
Trên đây là bình luận hồ sơ tình huống trong thời gian tơi đi thực tế tại
Phịng Cơng chứng số 1 tỉnh Kon Tum. Kính mong thầy cô xem xét./.

7