Gián án Tong hop thu thuat word co ban va nang cao

Tổng hợp các thủ thuật cơ bản và nâng cao của
MICROSOFT WORD
1
Thủ thuật word phần 1
Khi chữ trong Microsoft Word bị nhảy cách
Khi sử dụng Microsoft Word với bộ mã Unicode, đôi khi các chữ có dấu bị nhảy
cách làm bạn rất khó chịu. Khắc phục tình trạng này rất dễ.
Bạn chỉ cần vào Tools > Options >Edit. Tại thẻ Edit, bạn bỏ dấu tích ở bảng Use
smart copy and paste, sau đó nhấn OK. Lỗi cách chữ khó chịu sẽ lập tức biến mất.
Microsoft đã rất cố gắng nhằm hoàn thiện và bổ sung thêm nhiều tính năng mới tiện
dụng hơn cho bộ phần mềm Microsoft Office. Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm ẩn” của
MS Office - những lựa chọn ẩn, những tính năng chưa hề được biết đến hay những
shortcuts - đều gần như không được biết đến hay không được sử dụng.
Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ
thuật đơn giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói
những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm văn phòng
này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong cách riêng
của mình.
Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý bạn là hầu hết những thủ thuật sau đây sẽ
vận hành rất tốt đối với phiên bản Microsoft Office XP và 2003.
Thủ thuật chung
Phóng to hay thu nhỏ
Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa
(scroll button) thì bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của mình
trong cửa sổ MS Office cực kì nhanh chóng bằng cách giữ phím Ctrl và xoay
thanh cuộn – xoay lên phía trước là phóng to và về phía sau là thu nhỏ lại.
Định dạng nhanh chóng
Một trong những “viên ngọc ẩn” trong MS Office chính là
Format Painter – có hình dáng như chiếc chổi sơn trên
thanh công cụ chuẩn (Standard toolbar). Nếu chưa có bạn
có thể vào Tool | Commands, tìm đến mục Format và kéo

biểu tượng của công cụ thả vào thanh công cụ chuẩn.
Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chiếc chổi sơn, công cụ sẽ copy lại định dạng
văn bản tại nơi con trỏ chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả một đoạn
(paragraph) hay một ô (cell) rồi mới nhắp chuột vào biểu tượng công cụ thì định
dạng của đoạn hay ô đó sẽ được sao chép lại. Sau đó bạn chỉ cần kéo chuột lựa
chọn đoạn văn bản bạn muốn “dán” định dạng giống như đoạn nguồn là xong.

2
Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có thể áp
dụng định dạng đã được sao chép liên tục cho đến khi bạn ấn phím Esc.

Thêm nhiều lựa chọn hơn
Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau đó chọn File trong ứng
dụng Word hoặc trong cửa sổ soạn e-mail mới của Outlook,
bạn sẽ thấy sự thay đổi trong menu File. Với Word và
Outlook bạn sẽ thấy có thêm lựa chọn Save All và Close All
còn trong Excel bạn sẽ chỉ thấy có Close All.
Xuống dòng không tạo chỉ mục
Trong một đoạn có chỉ mục nếu bạn muốn xuống dòng mà không muốn dòng đó
có chỉ mục thì bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím Shift-Enter. Lần tới bạn ấn Enter để
xuống dòng và tiếp tục theo danh sách chỉ mục.
Riêng trong Excel để xuống dòng trong một ô bạn hãy ấn Alt-Enter.
Các Smart Tags
Smart Tags - bắt đầu xuất hiện trong phiên bản Microsoft Office XP – chính là
những biểu tượng ứng dụng công nghệ XML nên có thể xuất hiện ngay lập tức ở
trên hoặc ở dưới các dữ liệu phù hợp với tính năng của Smart Tags. Để kích hoạt
các Smart Tags bạn hãy vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục
Smart Tags và lựa chọn những loại tags mà bạn muốn kích hoạt.
Lấy ví dụ về Paste Options Smart Tags:
Paste options: Sau khi bạn dán (paste) dữ liệu trong bất kì ứng dụng Office nào

bạn có thể chọn Smart Tag (xuất hiện ngay bên cạnh đoạn dữ liệu vừa dán có
hình giống như một clipboard) với những lựa chọn định dạng phong phú - Match
Destination Formatting (chuyển định dạng dữ liệu vừa dán giống với định dạng
của cả văn bản) và Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng của đoạn dữ
liệu vừa dán).
Thủ thuật word phần 2
Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng
Cách nhanh nhất và thông dụng nhất để truy cập đến các tệp tin văn bản thường
sử dụng trong Microsoft Word hiện nay là vào File rồi tìm đến văn bản cần mở
ra. Điểm bất lợi của cách này là số lượng tệp tin lưu trong danh sách này tương
đối hạn chế, cho dù người sử dụng đã vào Tools | Options | General để chỉnh
thông số “Recent used file list” lên một con số lớn hơn.


3
Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu dụng trong việc nhanh
chóng tìm đến các văn bản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng cách sau đây.
Bạn vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp
chuột phải vào bất kì đâu trên các thanh công cụ toolbars
rồi chọn Customize. Khi cửa sổ Customize mở ra bạn
chuyển sang tab Commands.
Trong cửa sổ Customize | Commands, bên mục Categories
bạn kéo xuống và chọn Built-in Menus và trong danh sách
hiện ra bên tay phải (commands) chọn Work. Nhắp và giữ
nguyên chuột trái và kéo Works ra thả vào bất cứ thanh
công cụ nào thuận tiện với bạn. Vậy là bạn đã tạo ra được
thanh công cụ riêng cho mình với tên là Work. Để đổi tên
menu này bạn hãy mở cửa sổ Customize ra rồi nhắp chuột phải vào tên của menu
Work, trong ô Name bạn gõ tên vào đó.
Bây giờ bạn có thể sử dụng menu mới này để lưu tên và

đường dẫn đến những tệp tin văn bản bạn thường sử dụng
bằng cách sau đây. Bạn mở những văn bản thường sử dụng
sau đó chọn Work | Add to work menu. Thế là tên văn bản
đã có trong đó sẵn sàng cho bạn truy cập đến bất cứ lúc nào.

Để gỡ bỏ tên của văn bản nào đó trong danh sách trên menu Work bạn hãy ấn và
giữ Ctrl-Alt-Minus (phím Minus là phím dấu trừ (-) ở ngay cạnh phím số 0). Lúc
này con trỏ sẽ biến thành dấu trừ, bạn hãy click vào menu Work rồi tìm đến tên
văn bản cần bỏ đi và nhắp chuột trái một lần vào đó.

Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng

Để yêu cầu MS Word mỗi lần khởi động đều mở tệp tin văn
bản mà bạn sử dụng lần cuối cùng trước khi tắt Word bạn
hãy thử dùng cách sau đây.

Bạn hãy tìm đến tệp tin Winword.exe – thông thường tệp tin này có đường dẫn
như sau C:\Program Files\Microsoft Office và nằm trong thư mục Office 10 đối
với phiên bản XP và Office 11 với phiên bản 2003. Tìm được bạn hãy nhắp chuột
phải vào tệp tin chọn Send to | Desktop (create shortcut).

Hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên desktop chọn New | Shortcut rồi tìm đến tệp
tin Winword.exe theo đường dẫn như trên.

Sau đó bạn ra desktop và nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo ra và chọn




4

Properties. Trong cửa sổ Properties bạn chuyển đến mục Target và gõ vào
“/mFile1” vào cuối cùng đường dẫn trong trường này, click OK.

Sử dụng lệnh Paste Special
Khi bạn copy văn bản trên web hoặc từ các tệp tin Word
khác và dán trực tiếp vào Word thì ứng dụng sẽ vẫn giữ
nguyên định dạng gốc - từ font chữ, màu sắc, bảng biểu…
gây phiền phức rất nhiều trong việc chỉnh sửa lại những văn bản đó. Để tránh
những điều này bạn hãy sử dụng lệnh Paste Special. Cách sử dụng như sau:

Sau khi đã copy văn bản từ nguồn, bạn chuyển vào Word và chọn Edit | Paste
Special. Trong cửa sổ Paste Special bạn hãy chọn Unformatted Text hoặc
Unformatted Unicode Text.
Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng
Bạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh mất
thời gian kéo thả hay copy-paste bạn hãy sử dụng cách sau đây.

Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữ
phím Shift-Alt rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trí của
đoạn văn bản.
Xoá thông tin cá nhân
Các tệp tin văn bản của MS Word có chứa những thông tin ẩn có thể tiết lộ thông
tin về bạn. Microsoft cũng đã cho ra công cụ xoá bỏ những thông tin ẩn này
Remove Hidden Data trên trang web của mình. Tuy nhiên công cụ này hơi khó sử
dụng. Vậy để xoá bỏ những thông tin ẩn này bạn hãy làm theo cách sau đây.

Trước khi phổ biến tệp tin văn bản, bạn hãy dùng ứng dụng WordPad (Start | All
Programs | Accessories) mở văn bản đó ra trước và lưu lại văn bản đó dưới dạng
Rich Text Format (.rtf). Cuối cùng bạn chỉ việc đổi phần mở rộng của tệp tin văn
bản trở lại dạng Word. Lấy ví dụ bạn lưu tệp tin đó thành “test.rtf”, để đổi lại

sang dạng Word bạn dùng lệnh rename chuyển lại thành “test.doc”.
Thủ thuật word phần 3
Vẽ một đường thẳng
Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng kẻ một đường thẳng ngang văn bản của mình một cách rất
đơn giản như sau

5
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đơn.
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm
- Bạn gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đôi.

Máy tính có sẵn trong Word
Bạn có biết là bạn hoàn toàn có thể bổ sung thêm một máy tính vào trong Word không?
Đúng hoàn toàn có thể và sẽ giúp bạn thêm phần thuận lợi trong công việc hơn rất
nhiều.

Trong MS Word vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên
bất kì thanh công cụ (toolbar) nào rồi chọn Customize. Trong cửa sổ Customize - bạn đã
có cơ hội làm quen với cửa sổ này trong phần trước của bài viết - bạn hãy chọn Tools ở
bên khung Categories bên tay trái và chọn biểu tượng Tool Calculate trong khung
Commands bên tay phải. Bạn nhắp và giữ chuột trái lên biểu tượng của Tools Calculate
rồi kéo và thả lên bất kì thanh công cụ nào mà bạn thích.

Bây giờ bạn có dễ dàng thực hiện các phép tính trong Word bằng cách gõ vào phép tính
của rồi lựa chọn toàn bộ phép tính, nhắp chuột vào Tools Calculate rồi ấn Ctrl-V để dán
kết quả vào.

Tuần hoá Smart Tags và Spelling, Track changes
Bạn đã bao giờ bị các dòng gạch chân loằng ngoằng màu xanh màu đỏ làm phiền chưa?
Bạn chưa biết là nó từ đâu xuất hiện? Nó chính là tính năng kiểm tra lỗi chính tả và

kiểm tra lỗi ngữ pháp trong MS Word. Tính năng này chỉ có hiệu quả đối với các văn
bản tiếng Anh còn đối với các văn bản tiếng Việt thì thật là một điều vô cùng phiền
phức. Để loại bỏ phiền phức này bạn hãy vào Tools | Options rồi chuyển sang mục
Spelling & Gammar. Trong mục này bạn bỏ dấu kiểm trước Check spelling as you type
và Check grammar as you type, sau đó là Ok là xong.

Smart Tags có thể nói là một trong những tính năng mới tương đối hiệu quả trong các
phiên bản Word mới đây. Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng cũng thấy khó chịu về các
tag ngày, số điện thoại, copy-paste… liên tục hiện ra. Nếu bạn không ưa Smart Tags hãy
vào Tools | AutoCorrect Options và chuyển sang mục Smart Tags trong cửa sổ
AutoCorrect Options và bỏ dấu kiểm trong những loại Smart Tag bạn không muốn hiện
ra.

6
Còn một tính năng nữa trong Word cũng có những dòng kẻ màu đỏ loằng ngoằng gây
khó chịu rất nhiều đó là Track changes. Tính năng này thực sự có hiệu quả khi bạn để
người khác sửa văn bản của bạn. Những thay đổi đó sẽ được Track changes ghi nhận và
liệt kê ngay trong văn bản. Để bỏ đi bạn hãy vào View rồi bỏ đánh dấu trước Markup là
xong.

Status Bar có gì cho bạn?
Bạn đã bao giờ để ý đến thanh trạng thái (Status bar) trong Word chưa? Nó cũng có khá
nhiều điều thú vị đó. Nhưng nếu Word của bạn chưa hề có Status bar thì bạn hãy vào
Tools | Options chuyển sang mục View. Trong mục này bạn để ý đến phần Show và
đánh dấu kiểm vào Status bar là xong.

Thanh trạng thái đúng như tên gọi của nó cho bạn thấy thông tin về văn bản của bạn, thứ
tự trang hiện thời của bạn, phần, dòng, toạ độ con trỏ chuột …. Nhắp đúp chuột lên Số
thứ tự của trang bạn sẽ gọi được menu Go to.

Bên cạnh đó, trên thanh trạng thấy bạn còn thấy có REC – TRK –
EXT – OVR. Nhắp đúp chuột lên bất cứ mục nào bạn sẽ bật tính
năng đó lên. Nhắp đúp chuột lên REC bạn sẽ bật tính năng ghi
macro – hay còn gọi là thao tác tự động, TRK sẽ giúp bạn theo dõi
ghi nhận mọi thay đổi mà bạn đã sửa lên văn bản gốc, EXT cho
phép bạn có thể lựa chọn văn bản mà chỉ cần dùng phím mũi tên
lên xuống sang phải sang trái và OVR sẽ bật tính năng ghi đè – tức là mỗi kí tự bạn gõ
vào sẽ thay thế cho kí tự liền kề nó thay vì xuất hiện ngay bên cạnh.

Tuỳ biến AutoText
Chắc hẳn là bạn đã để ý thấy nhiều khi Word tự động thay thế và gợi ý giúp bạn những
cụm từ kiểu như "Best Wishes", “Best regards”…Đây chính là tính năng AutoText của
Word. Bạn hoàn toàn có thể tự mình tuỳ biến danh sách các từ MS Word tự động thay
thế giúp bạn. Bạn hãy vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoText.
Trong cửa sổ AutoText bạn hãy gõ cụm từ mà bạn muốn Word tự động giúp bạn chèn
vào mục Enter autotext entries here rồi nhắp chuột vào Add. Muốn gỡ bỏ bất cứ autotext
nào bạn hãy chọn nó rồi nhắp chuột vào Delete.
Thủ thuật word phân 4
Track changes - So sánh các văn bản

Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác nhau ở
điểm nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp
bạn thực hiện công việc này một cách nhanh chóng.
7

Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiện dụng. Tính
năng này sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổi trong văn bản của bạn.
Để bật tính năng Track changes bạn hãy vào Tool | Track Changes hoặc sử dụng phím
tắt Ctrl-Shift-E.

Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìm ra mọi
thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trach changes giúp bạn giải
quyết mọi việc.
Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools | Track changes | Compare documents. Khi hộp
thoại bật ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản hiện thời của
bạn. Word sẽ giúp bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vào trong văn bản của bạn.

Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools | Compare and Merge
Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh
trường File name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu không Word sẽ giúp bạn
hợp nhất 2 văn bản. Quá trình còn lại là giống với Word 2000.

Split – So sánh nhiều phần của văn bản
Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần
của trong văn bản đó với nhau - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split sẽ giúp
bạn giải quyết khó khăn này.

Bạn vào Windows | Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ ngang cho
phép bạn chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy đặt sao cho thật dễ
nhìn rồi nhắp chuột trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổ riêng biệt và bạn có thể
duyệt văn bản dễ dàng hơn. Để bỏ tính năng này bạn lại vào Windows và chọn Remove
Split.

Bảo vệ văn bản của bạn

Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn
hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.

Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu vào mục
Password to open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn. Nhập mật
khẩu vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.
8

Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong cửa sổ
Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay đổi với Track
changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ
được ghi lại và menu Tools | Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép
người khác được đọc văn bản của bạn và bổ sung thêm những nhận xét gọi ý –
comment – vào chứ không được thay đổi văn bản) và Form (ngăn chặn mọi thay đổi
trong văn bản chỉ cho phép thay đổi trong những phần văn bản không được bảo vệ hoặc
trong các form hoặc trường)

Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản

Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để lưu và
mở các văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử dụng có
thể thay đổi mặc định.

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ này bạn nhắp
chuột vào mục cần thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở và lưu văn bản mặc
định thì bạn nhắp chuột vào mục Documents sau đó nhắp chuột vào Modify và chỏ đến
thư mục riêng của bạn. Nhắp ok là xong.

Đặt font chữ mặc định

Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì đã sẵn
sàng font chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây.

Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format | Font. Trong cửa sổ Font hiện ra
bạn hãy chọn lựa đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vào Default ở góc
cuối bên tay trái của cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ mặc định không,
chọn Yes là xong.
Thủ thuật word phần 5
Tính toán trên bảng

Word không phải là một ứng dụng bảng tính chuyên nghiệp như Excel nhưng Word vẫn
có khả năng thực hiện được những tính toán cơ bản trên bảng.

Để tính toán trên bảng trong Word bạn hãy vào Table | Formula rồi lựa chọn một hàm
tính toán. Tuy nhiên, số lượng các hàm tính toán trong Word là rất hạn chế, nhiều khi có
thể sẽ làm bạn thất vọng.
9

Ví dụ để tính toán trên hàng
1 2 3 4 =SUM(LEF)
Trong đó =SUM(LEF) không phải bạn nhập vào mà Word sẽ đưa ra gợi ý cho bạn khi
bạn vào Table | Formula (hình minh hoạ).
Ví dụ để tính toán trên cột
1
2
3
4
=SUM(ABOVE)
Bạn cũng có thể nhập các công thức tính toán đơn giản như kiểu trong Excel, ví dụ
=A1*B2. Mặc dù tên của hàng và cột trong Word không hiện ra nhưng bạn yên tâm
định dạng vẫn giống hệt như trong Excel.

Để cập nhật kết quả tính toán khi có thay đổi bạn hãy lựa chọn ô

chứa kết quả rồi ấn phím F9. Hoặc để cập nhật kết quả tính toán
trong phạm vi toàn bảng, bạn hãy lựa chọn cả bảng rồi ấn phím
F9.

Tạo bảng nhanh chóng

Khả năng tự động định dạng của Word giúp bạn nhiều khi không phải động đến chuột
hay menu mà chỉ cần bàn phím là đủ. Tạo bảng nhanh chóng cũng là một thủ thuật như
vậy.

Để có thể tạo bảng nhanh chóng bạn chỉ cần kí tự dấu cộng (+) và kí tự dấu gạch ngang
(-). Bạn chỉ cần nhập các kí tự này theo kiểu định dạng sau rồi ấn Enter, Word sẽ tự
động tạo bảng ngay cho bạn.

+---------------------+---------------------+---------------------+

Khoảng cách giữa hai dấu cộng (+) sẽ quyết định đến độ rộng của cột được tạo ra.

10

Tắt tính năng tự động định dạng chỉ số trên-chỉ số dưới
Nhiều khi bạn gặp rắc rối với tính năng tự động định dạng chỉ số trên (superscript) hoặc
chỉ số dưới (subscript) của Word, nhất là bạn thường xuyên sử dụng tiếng nước ngoài
với các kiểu kí tự như “1st, 2nd, 3rd,…”. Bạn không thích tính năng này thì hãy tắt nó đi
bằng cách vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoFormat As You
Type và bỏ đánh dấu trước mục Ordinals (1st) là ok.

Tạo mẫu văn bản có ảnh xem trước

Template - mẫu văn bản - là một chức năng vô cùng hữu

ích trong Word. Chức năng này cho phép bạn tạo các văn
bản định dạng theo một kiểu mẫu nhất định và có thể sử
dụng lại nhiều lần.

Lấy ví dụ bạn tạo ra một kiểu giấy mời của riêng bạn rồi lưu lại thành mẫu văn bản
trong Word. Lần sử dụng sau bạn chỉ cần mở template đó ra rồi điền các thông tin cần
thiết là được.

Để tạo ra mẫu văn bản của riêng mình, trước tiên bạn hãy tạo một văn bản thông thường
định dạng theo đúng mẫu văn bản cần thiết của bạn. Khi lưu văn bản bằng File | Save,
bạn hãy chọn Document Template (*.dot) trong mục Save as type của cửa sổ lưu văn
bản. Để mẫu văn bản của bạn có hình ảnh xem trước thì trước khi lưu thành định dạng
template bạn hãy vào File | Properties rồi đánh dấu vào Save Preview Picture.

Để sử dụng template bạn vừa tạo ra, hãy vào File | New chờ khi bảng nhiệm vụ (Task
pane) hiện ra bên tay phải bạn chọn General Templates trong mục New from template
và nhớ đánh dấu vào mục Document và lựa chọn template của bạn đã tạo ra – hình ảnh
xem trước của mẫu văn bản sẽ hiện ra trong khung Preview.

Giấu tên văn bản trong Recently Used Files
Thông thường Word lưu lại tên và đường dẫn các văn bản
được sử dụng gần đây tại danh sách Recently used file. Để
truy cập đến danh sách này bạn chỉ cần vào menu File sẽ
thấy danh sách các tệp tin văn bản được liệt kê theo thứ tự 1,2,3,4... Mặc định số tệp tin
văn bản được lưu tại danh sách này là 4. Bạn có thể chỉnh con số này lên hoặc giấu
không cho hiện tên những văn bản này bằng cách sau đây.



11

Bạn vào Tools | Options và chuyển sang mục General. Trong mục này bạn để ý đến
dòng Recently used file list. Để tăng số văn bản trong danh sách Recently used files bạn
chỉ cần thay đổi con số trong ô ngay bên cạnh. Còn để không cho hiện danh sách này
bạn hãy bỏ đánh dấu chọn mục này, nhắp OK.
Thủ thuật word phần 6
Tạo phím tắt tùy chọn trong Word
Đối với Word , bạn dễ dàng tạo cho mình những tổ hợp phím nóng giúp thực hiện
nhanh tác vụ hơn là dùng chuột. Tính năng này rất hữu ích cho bạn tiết kiệm thời
gian và chỉ có thể thực hiện đối với Word, không thể thực hiện trong PowerPoint
hay Excel.
Để thực hiện , bạn chọn vào menu Tools > Customize. Sau đó, chọn vào thẻ Commands.
Click vào menu KeyBoard dưới góc phải để hiển thị hộp thoại Customize Keyboard.

Trong phần Categories là các menu chính, và phần Commands là các menu phụ xổ
xuống. Ví dụ muốn chọn tổ hợp phím cho tác vụ File > Save All thì bạn phải chọn phần
categories là File và phần commands là FileSaveAll.
Nếu hiện tại tác vụ đó đã có phím tắt thì tổ hộp phím đó sẽ hiển thị trong phần Current
Keys. Còn nếu như tại phần Current Keys trống thì bạn có thể tự tạo tổ hợp phím tắt cho
tác vụ tại Press New Shortcut Key. Lưu ý, bạn cũng có thể Replace tổ hợp phím cho phù
hợp với nhu cầu sử dụng phím của mình bằng các tổ hợp phím trong phần Press New
Shortcut Key. Sau đó nhấn vào Assign để hoàn tất việc thiết lập. Nhấn Close để hoàn
tất. Từ bây giờ , bạn hoàn toàn có thể sử dụng tổ hợp phím hữu ích của riêng mình trong
Word được rồi đấy.
Tìm từ đồng nghĩa trong Microsoft Word
Microsoft Word là một chương trình nằm trong bộ Office dùng để soạn thảo văn
bản rất phổ biến hiện nay bởi những ưu điểm của nó. Kỳ này, xin giới thiệu với
bạn chức năng “Tìm từ đồng nghĩa” của Microsoft Word. Chức năng này rất hữu
ích với các bạn thường hay làm việc với các tài liệu văn bản bằng tiếng Anh.
Để sử dụng cộng cụ này thì từ cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào
menu Tools > Language > Thesaurus hoặc bấm tổ hợp phím Shift + F7 để mở ra hộp

thoại “Thesaurus…”.
Bây giờ, bạn muốn tìm từ đồng nghĩa của từ nào đó thì bạn nhập từ đó vào ô “Replace
with Synonym”, nếu từ này có từ đồng nghĩa thì các từ đồng nghĩa sẽ xuất hiện ở khung
dưới. Nếu bạn muốn thay thế bằng một từ đồng nghĩa thì bạn bấm chọn từ đồng nghĩa
đó rồi bấm vào nút “Replace” để thay thế.
Khi muốn tìm từ đồng nghĩa có trong văn bản mà bạn đang mở thì sau khi nhập từ cần
tìm từ đồng nghĩa vào ô “Replace with Synonym”, bạn bấm phím Enter hoặc bấm chọn
12
nút “Look Up”. Nếu tìm thấy đồng nghĩa thì các từ đồng nghĩa này cũng sẽ xuất hiện ở
khung dưới.
Chèn âm thanh vào văn bản Word
Nếu bạn muốn liên kết tập tin âm thanh vào văn bản để thêm phần hấp dẫn hay
muốn làm rõ hơn ý minh họa trong các bài báo cáo, bạn có thể dùng Word để
chèn âm thanh.
Bước 1: Bạn chọn vào menu Insert > Object.
Bước 2: Bạn chọn tiếp vào thẻ Create From File. Sau đó, nhấn Browse để chọn file.
Trong phần tùy chọn cho bạn 3 lựa chọn: - Link To File: liên kết với file theo đường
dẫn; - Display as Icon: hiển thị dạng icon của tập tin; - Float Over Text: xuất hiện cùng
với text.
Cách trên thường dùng trong trường hợp bạn không có headphone để thu giọng nói. Nếu
như bạn đã có một Microphone có khả năng thu giọng nói thì bạn có thể thêm âm thanh
từ chính giọng nói của mình. Tương tự như cách thực hiện trên, tuy nhiên bạn chọn vào
thể Create New. Sau đó, rê thanh trượt đến phần Wave Sound.
Nhấn OK. Bấy giờ, chương trình Sound recoder xuất hiện và cho bạn thu âm giọng nói
của mình để chèn vào văn bản rồi đấy. Rất thú vị với văn bản vừa nghe nhìn này phải
không bạn.
Thủ thuật word phân 7
Track changes - So sánh các văn bản

Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác nhau ở

điểm nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp
bạn thực hiện công việc này một cách nhanh chóng.

Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiện dụng. Tính
năng này sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổi trong văn bản của bạn.
Để bật tính năng Track changes bạn hãy vào Tool | Track Changes hoặc sử dụng phím
tắt Ctrl-Shift-E.

Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìm ra mọi
thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trach changes giúp bạn giải
quyết mọi việc.

Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools | Track changes | Compare documents. Khi hộp
thoại bật ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản hiện thời của
bạn. Word sẽ giúp bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vào trong văn bản của bạn.

Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools | Compare and Merge
Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh
13
trường File name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu không Word sẽ giúp bạn
hợp nhất 2 văn bản. Quá trình còn lại là giống với Word 2000.

Split – So sánh nhiều phần của văn bản
Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần
của trong văn bản đó với nhau - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split sẽ giúp
bạn giải quyết khó khăn này.

Bạn vào Windows | Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ ngang cho
phép bạn chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy đặt sao cho thật dễ
nhìn rồi nhắp chuột trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổ riêng biệt và bạn có thể

duyệt văn bản dễ dàng hơn. Để bỏ tính năng này bạn lại vào Windows và chọn Remove
Split.

Bảo vệ văn bản của bạn

Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn
hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.

Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu vào mục
Password to open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn. Nhập mật
khẩu vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.

Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong cửa sổ
Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay đổi với Track
changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ
được ghi lại và menu Tools | Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép
người khác được đọc văn bản của bạn và bổ sung thêm những nhận xét gọi ý –
comment – vào chứ không được thay đổi văn bản) và Form (ngăn chặn mọi thay đổi
trong văn bản chỉ cho phép thay đổi trong những phần văn bản không được bảo vệ hoặc
trong các form hoặc trường)

Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản

Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để lưu và
mở các văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử dụng có
thể thay đổi mặc định.

Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ này bạn nhắp

chuột vào mục cần thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở và lưu văn bản mặc
định thì bạn nhắp chuột vào mục Documents sau đó nhắp chuột vào Modify và chỏ đến
thư mục riêng của bạn. Nhắp ok là xong.

Đặt font chữ mặc định
14

Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì đã sẵn
sàng font chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây.

Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format | Font. Trong cửa sổ Font hiện ra
bạn hãy chọn lựa đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vào Default ở góc
cuối bên tay trái của cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ mặc định không,
chọn Yes là xong.
Chuyển đổi PDF sang Word hiệu quả hơn
Hoạt động hiệu quả hơn chương trình PDF2Word, PDF2Office Personal của
Recosoft Corporation cho phép bạn chuyển đổi nhanh chóng từ các định dạng
PDF sang định dạng tài liệu văn bản Word thông thường chỉ với vài cú click
chuột đơn giản.
Nhờ khả năng phân tích và nhận dạng được từng dạng dữ liệu của tập tin gốc như: cột,
paragraph, bảng, Style, ảnh... nên kết quả đạt được sẽ rất chính xác.
Không giống như các chương trình khác thường được chạy độc lập, PDF2Office
Personal được thiết kế như là một Plug-in trong Microsoft Word nên về mặt dung lượng
file cài đặt sẽ nhỏ hơn nhiều. Tuy nhiên, người dùng phải cài đặt thêm chương trình
QuickTime từ phiên bản 4 trở đi thì chương trình mới có thể làm việc.
Về mặt sử dụng thì rất đơn giản. Đầu tiên bạn hãy khởi động chương trình Microsoft
Word lên. Sau đó nhấn vào menu File và chọn dòng Open PDF File. Một hộp thọai sẽ
xuất hiện để yêu cầu bạn chọn dữ liệu mang định dạng PDF cần chuyển đổi. Kế đến bạn
hãy nhấn nút Options để hiệu chỉnh một chút.
Tùy theo văn bản PDF cần chuyển đổi mang những đặc tính gì như: bao gồm cột, bảng

tính,... thì bạn đánh dấu vào các mục tương ứng bên trong mục Option này. Bên cạnh đó
PDF2Office Personal còn cung cấp cho bạn khả năng chuyển đổi một số trang tùy chọn
ở mục Page. Chọn nơi lưu trữ kết quả trong mục Destination Folder. Sau đó nhấn Ok để
quay lại hộp thoại Open PDF files.
Nhấn nút Open thì ngay lập tức PDF2Office Personal sẽ tiến hành công việc chuyển đổi
của mình. Khi hoàn tất chương trình sẽ hiện thị kết quả ngay. Tuy nhiên bạn nên lưu ý
là ở phiên bản dùng thử chương trình chỉ cho phép bạn chuyển đổi cao nhất là 5 trang
mà thôi. Cùng với nhiều hạn chế khác. Vì thế bạn nên đăng ký sử dụng để đạt được kết
quả cao hơn.
Chương trình được cung cấp tại website: với dung
lượng khoảng 4,02 MB, tương thích tốt với hệ điều hành Windows. Bản thương mại giá
49 USD.
Gán phím tắt cho các biểu tượng trong Microsoft Word để thao tác nhanh hơn
Khi soạn thảo văn bản với Microsoft Word, nhiều khi bạn phải cần thêm vào văn
bản các biểu tượng (symbol) hoặc những ký tự đặc biệt (special character) để
15
trang trí thêm cho văn bản. Với các ký tự đặc biệt thì đã được gán sẵn các phím
tắt và bạn có thể dùng những phím tắt để chèn các ký tự đặc biệt vào văn bản.
Còn với các biểu tượng thì chưa được gán sẵn các phím tắt. Do đó, bạn có thể tạo các
phím tắt cho các biểu tượng mà bạn thường sử dụng để có thể nhanh chóng chèn các
biểu tượng cần thiết vào văn bản.
Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng như sau:
- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” rồi chọn
“Symbol...”.
- Hộp thoại “Symbol” được mở ra, trong tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu tượng cần
thiết để gán phím tắt.
- Bạn bấm vào nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.
- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press new shortcut
key”. Sau đó, bạn bấm tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắt cho biểu tượng
này.

- Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign”. Bấm nút “Close”.
- Với cách làm tương tự, bạn có thể gán các phím tắt cho các biểu tượng khác.
Sau này, nếu bạn không muốn sử dụng phím tắt cho biểu tượng nào đó nữa thì bạn làm
như sau:
- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu “Insert” >
“Symbol...” để mở ra cửa sổ “Symbol”.
- Tiếp theo, bạn bấm chọn biểu tượng mà bạn muốn loại bỏ phím tắt ở tab “Symbols”.
- Sau đó, bạn bấm nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.
- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp phím tắt trong ô
“Current keys”. Sau cùng, bạn bấm nút “Remove”. Tổ hợp phím tắt mà bạn đã chọn cho
biểu tượng này đã không còn tác dụng nữa.
- Bạn làm tương tự để xoá các phím tắt cho các biểu tượng khác.
Xử lý văn bản tốt hơn với AutoCorrect
Microsoft ví chức năng AutoCorrect trong bộ phần mềm Office từ phiên bản
2000 trở về sau là “Người sửa văn bản qua vai bạn”. Thông thường, tính năng
tiện lợi này sẽ tự động chỉnh sửa từ ngữ, lỗi chính tả nhanh chóng tuy nhiên đôi
lúc chúng thường chèn vào hay thay thế những từ mà bạn không muốn thay đổi
như tên riêng chẳng hạn.
16
Khi đó, tính năng ấy lại trở thành kẻ quấy nhiễu đầy phiền phức. Mặt khác, bạn cũng có
thể dùng tính năng này để tự động bổ sung một đoạn văn bản vào tài liệu.
Trước hết, hãy điểm sáng một cụm từ, một câu, một đoạn hay toàn bộ nội dung mà bạn
thường xuyên cần đưa vào tập tin Word rồi chọn trình đơn Tools.AutoCorrect Options.
Trong nhãn AutoCorrect, bạn sẽ nhìn thấy tất cả hoặc một phần nội dung được điểm
sáng trước đó. Tiếp đến nhập vào các thao tác phím mà bạn sẽ dùng để kích hoạt khả
năng tự động chèn thêm đoạn văn bản. Chẳng hạn như tạo từ khóa addr dùng cho địa
chỉ hồi đáp của bạn, từ này sẽ xuất hiện ở bên trái đoạn văn bản đã được điểm sáng và
bên dưới mục ”Replace”. Tiếp đến, đánh dấu tùy chọn Plain text hoặc Formatted text
bên trên văn bản (nếu có sẵn) để xác lập định dạng cho nội dung văn bản được chèn vào
tài liệu, sau đó nhấn Add. Tính năng AutoCorrect sẽ đặt từ khóa kích hoạt theo thứ tự

bảng chữ cái giữa các mục hiện hành được liệt kê. Cuối cùng nhấn OK hoặc Close.
Để chèn đoạn văn bản này vào tài liệu Word, bạn gõ vào từ khóa và kích hoạt tính năng
AutoCorrect bằng cách nhấn Spacebar hoặc Enter, hoặc gõ thêm một dấu chấm (dấu này
sẽ được thêm vào văn bản gốc). Lưu ý, nếu được nhắc nhở để chấp nhận các thay đổi
trên định dạng chung (normal.dot) trước khi thoát khỏi Word thì bạn hãy chọn Yes, nếu
không thì tất cả các thao tác vừa tạo trong AutoCorrect sẽ mất sạch.
AutoCorrect cũng hoạt động trong Excel, Outlook và PowerPoint, mặc dù bạn không thể
chọn trước văn bản trong các ứng dụng này và làm cho nó tự động xuất hiện trong mục
“Replace”. Bạn có thể lưu văn bản mẫu dưới dạng văn bản thuần túy (plain text) hoặc
văn bản được định dạng (formatted text), không có hạn chế nào về độ dài. Trong Word
và Outlook, tính năng AutoCorrect còn cho phép bạn bổ sung hình ảnh (Hình 1). Để loại
bỏ nội dung AutoCorrect, bạn chỉ cần mở lại hộp thoại AutoCorrect, điểm sáng từ khóa
kích hoạt và nhấn Delete.
TẬN DỤNG MACRO
Nếu bạn đang tìm phương pháp chèn nhanh một đoạn văn bản để xem có bao nhiêu từ ở
một kiểu font chữ cho trước sẽ lấp đầy một khoảng nhất định thì sử dụng macro rất tiện
lợi. Sức mạnh đằng sau macro là ngôn ngữ lập trình VBA. Ngay cả trong trường hợp
bạn dùng tính năng tạo marco tự động trong Word và Excel bằng cách nhấn
Tools.Macro.Record New Macro thì chi tiết mã nguồn VBA cũng có thể được giấu kín.
Bộ tạo macro tự động hoạt động như một bộ đệm (buffer), giấu kín mã Visual Basic
ngay cả trong và sau quá trình tạo macro. Nếu không sử dụng tổ hợp phím <Alt>-<F11>
hoặc chọn Tool.Macro.Visual Basic Editor thì bạn sẽ không bao giờ nhìn thấy được
những đoạn mã này mặc dù thực tế nó luôn chạy ở chế độ nền.
Ví dụ sau đây là một lệnh tiện lợi trong Word để tạo văn bản “vô nghĩa”. Trước hết hãy
mở một tài liệu Word mới, gõ vào nội dung =rand(1) và nhấn Enter. Ngay lập tức, một
đoạn văn bản 45 từ lặp đi lặp lại nội dung “The quick brown fox jumps over the lazy
dog” sẽ xuất hiện. Chỉ cần thay đổi con số bên trong dấu ngoặc thì đoạn văn này sẽ lặp
lại với số lần chính là con số bạn vừa nhập vào.
17
Công cụ ẩn trong Microsoft Office

Nếu máy tính của bạn có cài đặt và sử dụng bộ Microsoft Office XP hoặc 2003,
bạn sẽ tìm thấy thêm một số công cụ hữu ích khác mà bộ phần mềm này cung cấp
cho bạn. Những công cụ này có thể tìm thấy khi bạn vào: Trình đơn Start |
Microsoft Office Tools đối với MS Office XP và Start | Microsoft Office |
Microsoft Office Tools với MS OFfice 2003.

Nếu bạn giữ nguyên các thiết lập mặc định trong khi cài đặt Microsoft Office,
bạn sẽ có được 8 đến 9 công cụ bổ sung trong Microsoft Office Tools – riêng
Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn có cài đặt
Microsoft Access. Trong số các công cụ bổ sung thêm có một số công cụ là các
phần mềm nhỏ của Microsoft Office, một số lại chỉ được cài đặt sử dụng một lần
(Installed on First Use - một tính năng mới của bộ Microsoft Office). Đối với
những công cụ kiểu này bạn phải luôn sẵn sàng bộ cài đặt Microsoft Office bên
mình.

Microsoft Office Picture Manager

Microsoft Office Picture Manager chỉ có trong phiên bản Microsoft Office 2003.

Có thể nói đây là công cụ thay thế tuyệt vời cho tiện ích Photo Editor trong các
phiên bản Office trước đây. Đây thực sự là một công cụ rất hữu ích trong việc
quản lý và duyệt ảnh số. Bên cạnh chức năng đó, công cụ cũng có tính năng chỉnh
sửa ảnh nhưng ở mức độ rất cơ bản. Công cụ này tương thích với các định dạng
ảnh như BMP, EMF, GIF, JPEG, PNG, TIFF, và WMF. Bạn cũng hoàn toàn có
thể tiến hành nén hay chuyển đổi định dạng các ảnh số bằng Microsoft Office
Picture Manager.

Giao diện của công cụ rất đơn giản, gần tương tự như Windows Explorer được
thiết lập ở chế độ View | Thumbnails. Tuy nhiên, bên khung hiển thị đường dẫn
của thư mục có ảnh Microsoft Office Picture Manager chỉ cho hiển thị những

shortcut đến các thư mục chứa ảnh. Bạn hoàn toàn có thể tạo ra shortcut riêng
cho mình tại đây bằng cách vào File | Add Picture Shortcut và trỏ đến thư mục
chứa ảnh của bạn. Hoặc bạn có thể dùng tính năng thêm shortcut tự động bằng
cách vào File | Locate Pictures. Để gỡ bỏ một shortcut, bạn hãy sử dụng click
chuột phải lên shortcut cần xoá vào chọn Remove Shortcut, nhớ đừng chọn
Delete nếu không cả thư mục chứa ảnh của bạn cũng đi vào Recycle Bin đấy. Còn
để chuyển đổi định dạng tệp tin ảnh bạn hãy vào File | Export sau đó là chọn định
dạng tệp tin mà bạn muốn chuyển đổi sang.

Microsoft Office Picture Manager cũng cho phép bạn cắt, xoay, điều chỉnh độ
sáng tối và tương phản của bức ảnh hoặc gỡ bỏ hiệu ứng con mắt đỏ (red-eye),
định lại kích cỡ hay nén các bức ảnh. Nhưng nhớ phải lưu lại bức ảnh bằng File |
Save trước khi thoát khỏi chương trình. Còn nếu không bằng lòng với những gì
đã thực hiện bạn hãy chọn Edit | Undo.

Microsoft Office Document Scanning và Microsoft Office Document Imaging
18

Microsoft Office Document Scanning giúp bạn quét các văn bản thông qua các
máy quét còn Microsoft Office Document Imaging là công cụ giúp bạn xử lý các
văn bản đã được quét vào máy tính.

Để sử dụng được MS Document Scanning, bạn cần phải có máy quét. Trước khi
tiến hành quét văn bản bạn hoàn toàn có thể thay đổi các thiết lập trong MS
Document Scanning bằng cách đánh dấu vào mục Show Scanner Driver Dialog
Before Scanning, sau đó mỗi lần quét bạn hãy nhấn vào Preset Options | Edit
Selected Preset để thay đổi các thiết lập quét. Bạn cũng có thể tạo ra những bộ
thiết lập riêng cho mình bằng cách chọn Create New Presets.

Trong Preset Options > Edit Selected Preset | Advanced, bạn đặc biệt chú ý đến 2

mục quan trọng đó là General > Create Shortcut. Mục này cho phép tạo một
shortcut đến những thiết lập riêng của bạn đối với mỗi loại tài liệu cần quét
thường xuyên, giúp công việc quét trở nên nhanh hơn và tiện lợi hơn. Mục thứ 2
cần phải chú ý đó là Processing. Trong mục này bạn sẽ thấy các lựa chọn hay
thiết lập đối với OCR phục vụ cho công việc nhận dạng văn bản trong MS
Document Imaging (chú ý chỉ có thể nhận dạng tiếng Anh, chưa hỗ trợ nhận dạng
tiếng Việt).

Đã quét được tài liệu thành định dạng ảnh, bạn hãy dùng MS Document Imaging
để xử lý.

Với MS Document Imaging, bạn có thể nhận dạng và chuyển tài liệu đã được
quét thành dạng ảnh sang định đạng MS Word bằng cách Tools | Send Text to
Word (chú ý nếu bạn vẫn chưa nhận dạng khi quét văn bản bạn có thể nhận dạng
lại bằng cách Tools | Recognize Text Using OCR).

MS Document Imaging hỗ trợ 2 định dạng tệp tin hình ảnh quét TIFF và MDI
(Microsoft Document Imaging). Để chia sẻ tệp tin hình ảnh quét bạn nên dùng
định dạng TIFF. Tuy nhiên định dạng TIFF sẽ chiếm dung lượng lớn hơn rất
nhiều so với MDI. Thử nghiệm cho thấy 1 tệp tin định dạng TIFF có dung lượng
lên tới 1.2MB, nhưng cũng là tệp tin đó nếu lưu dưới dạng MDI chỉ có 333KB.

Microsoft Clip Organizer

Đây là công cụ giúp bạn quản lí và sử dụng clip art trong các ứng dụng Microsoft
Office hoặc có thể giúp bạn tìm kiếm clip art trực tuyến trên mạng bằng cách
Tools | Clips online. Bạn cũng có thể nhập clip art bằng tay bằng cách chọn File |
Add Clips To Organizer, chương trình sẽ giúp bạn hoàn tất công đoạn còn lại.

Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard

Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard chỉ có trong Microsoft Office
2003.

Đây là công cụ giúp bạn lưu trữ những thiết lập của riêng bạn đối với mỗi ứng
19
dụng trong bộ MS Office. Như vậy bạn hoàn toàn có thể khôi phục lại toàn bộ
những thiết lập của bạn nếu có bất kì sự thay đổi hay mất mát nào xảy ra. Hoặc
bạn có thể dùng những định dạng đã lưu đó để ứng dụng với các bộ MS Office
trên các máy tính khác.

Microsoft Office Application Recovery

Đây là công cụ giúp bạn đóng bất kì một ứng dụng MS Office nào đã bị treo và
khôi phục lại công việc trước đó của bạn.

Microsoft Office Language Settings

Đây là công cụ cho phép bạn thiết lập các lựa chọn ngôn ngữ đối với các ứng
dụng trong bộ Microsoft Office. Bạn có thể thêm vào hay gỡ bỏ các ngôn ngữ
khác nhau trên danh sách Enabled hoặc thay đổi ngôn ngữ mặc định cho các ứng
dụng trong bộ MS Office.

Microsoft Office Access Snapshot Viewer

Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn lựa chọn có cài
đặt Microsoft Access. Đây là công cụ giúp bạn xem qua thông tin về tệp tin
Access thông qua các snapshots. Bạn có thể tạo ra các snapshots và chia sẻ với
người sử dụng khác nếu họ không có Microsoft Access bằng cách gửi cho họ một
bản copy chương trình snapshots của bạn. Theo mặc định chương trình này được
lưu tại thư mục sau C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Snapshot

Viewer hoặc có thể tải về trên trang web của Microsoft.

Digital Certificate for VBA Projects

Đây là ứng dụng giúp bạn tạo ra chữ kí điện tử (digital certificate) cho các dự án
macro viết bằng VBA của bạn.

Tổng quan, Microsoft Office Tools thực sự là những công cụ cũng tương đối hữu
ích. Bạn hãy khai thác thêm bằng cách ứng dụng thực tế. Có thể nói, hãy sử dụng
các công cụ của bộ MS Office để quản lý bộ phần mềm này hiệu quả hơn.
ADX Toys 2: Công cụ soạn thảo lập trình cho Word
Việc lập trình đòi hỏi bạn cần có chương trình thích hợp và môi trường cụ thể, thêm vào
đó là một chương trình dịch để dịch chương trình nguồn. Tuy nhiên, khi muốn diễn giải
một nội dung ý nghĩa nào đó trong ngôn ngữ thì bạn cần soạn thảo thành văn bản để có
thể diễn đạt ý nghĩa câu lệnh. Tuy nhiên, khi bạn copy hay paste một đoạn chương trình
qua word sẽ gặp những trở ngại sau:
• Đoạn chương trình copy không còn nguyên mẫu nữa.
• Cú pháp không ổn định do định dạng khác nhau.
20
• Nhược điểm lớn nhất là bạn rất mất thời gian để hiệu chỉnh màu sắc riêng biệt của câu
lệnh. Đây là vấn đề cần tránh khi copy và paste qua word.
Để khắc phục nhược điểm trên, Add-in ADX Toys 2 sẽ giúp bạn thực hiện việc định
dạng theo cú pháp ngôn ngữ lập trình khi soạn thảo trên Word.

Add-in này sẽ hiển thị khi bạn soạn thảo. Bạn chỉ cần chọn đoạn text cần định dạng,
nhấn rê chuột để chọn loại ngôn ngữ ( hỗ trợ 9 ngôn ngữ là VB, C, Java, C#...). Và nhấn
vào là văn bản chọn đã theo định dạng ngôn ngữ thích hợp. Rất nhanh chóng và tiện
lợi.
Add-in trên hoàn toàn miễn phí, dung lượng 702KB. Tương thích cho Word 2000 trở
lên. Download tại .

Các phím tắt hữu dụng trong ứng dụng Office
Trong quá trình sử dụng máy tính, chức năng của các phím tắt rất hữu ích trong
việc giúp chúng ta thực hiện các thao tác mà không cần rời tay khỏi bàn phím.
Dưới đây là một số phím tắt cơ bản mà không phải người nào cũng biết:
Microsoft Office
- Ctrl+Z, Ctrl+Y: tương đương với chức năng Undo và Redo trong Word nhưng cũng
hiệu quả trong các phần mềm khác như Photoshop, Exel...
- Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: in đậm, in nghiêng, gạch chân các chữ đã bôi đen.
- Ctrl+P: in những gì hiển thị trên cửa sổ.
- Ctrl+Backspace: xóa cả từ thay vì từng chữ cái.
- Ctrl+Shif+mũi tên "lên", "xuống": chọn và bôi đen từng đoạn văn bản.
- Ctrl+Enter: chèn trang vào Word.
- Chèn biểu tượng: Alt+Ctrl+C để có kí hiệu ©, Alt+Ctrl+R để có ®, Alt+Ctrl+T cho ký
hiệu ™
Microsoft Outlook
21
- Ctrl+1: mở cửa sổ Mail.
- Ctrl+2: mở Calendar.
- Ctrl+3: mở Contacts.
- Ctrl+4: mở Tasks.
- Ctrl+5: mở Notes.
- Ctrl+Shift+M: tạo tin nhắn mới trong Outlook.
- Ctrl+Shift+C: tạo liên lạc (Contact) mới.
- Ctrl+N: soạn tin nhắn mới.
- Ctrl+R: trả lời tin nhắn.
Internet Explorer (IE) và Firefox
- Ctrl+D: thêm trang web đang hiển thị vào Favorites/ Bookmarks.
- Alt+Home: trở về trang chủ.
- Phím Tab: chạy con trỏ sang những phần khác nhau của trang web.
- Ctrl+F: hiển thị mục tìm kiếm (Find) trên web.

- F11: thay đổi màn hình to nhỏ của cửa sổ.
- F5 hoặc Ctrl+R: làm mới web đang chạy.
- ESC: ngừng tải trang web.
- Ctrl+T: tạo tab mới và đưa con trỏ vào URL trong Firefox.
- Ctrl+L (sử dụng trong Firefox), Ctrl+Tab (trong IE): đưa con trỏ vào URL và bôi đen
văn bản hiện hành.
- Ctrl+W: đóng 1 tab trong Firefox hoặc cửa sổ hiển thị trong IE.
- Ctrl ++ hoặc Ctrl +-: tăng hoặc giảm kích thước văn bản trong Firefox.
10 thao tác nhanh với MS Office
Office là một bộ phần mềm văn phòng nổi tiếng, đã làm rạng danh tên tuổi cho
Microsoft. Bộ phần mềm này rất lớn, người sử dụng Office chỉ sử dụng ít hơn
15% tính của bộ phần mềm chiếm tới 245 MB này. Thậm chí, với 15% đó, chúng ta
cũng không biết rõ những tính năng bên trong, phím tắt, thủ thuật thao tác nhanh, các tài
liệu về mánh khóe được công bố hay không công bố của Word, Excel, Outlook.
22
Bạn có thể mua được hàng tấn
sách đủ loại về các thủ thuật cho
Office. Tuy nhiên, chúng sẽ là
quá lớn và khó nhớ. chúng tôi
xin cung cấp với bạn đọc một số
thao tác cơ bản, giúp bạn tăng tốc trong công việc với Office 2003, XP và 2000.
Tính năng phóng to, thu nhỏ của Office
Nếu như chuột của bạn có nút cuộn, bạn có sử dụng nút cuộn để phóng to, thu nhỏ tài
liệu. Bạn giữ <Ctrl> và cuộn chuột lên để phóng to, cuộn chuột xuống để thu nhỏ. Để
cho các công cụ như Word và Excel làm việc tốt với tính năng này, bạn cần vào Tools->
Options, chọn thẻ General , và đánh dấu vào hộp chọn "Zoom on Roll with Intellimouse
box".
Lối tắt tới lối tắt
Nếu bạn không nhớ phím tắt, bạn muốn học và xem lại chúng? Quá đơn giản, Office sẽ
giúp bạn nhanh chóng "thuộc lòng" với những phím tắt này. Bạn hãy chọn Tools

->Customize, chọn vào thẻ Options, đánh dấu vào hộp chọn "Show shortcut keys in
ScreenTips". Bây giờ, mỗi lần bạn trỏ chuột qua một biểu tượng nào đó trong thanh
công cụ, nó sẽ mô tả không chỉ chức năng của các biểu tượng đó mà còn hiện cả phím
tắt cho bạn.
Thao tác với Word
Tự động với AutoText
Word cung cấp tính tự động thay thế một cụm từ chỉ với một nhấn chuột thay vì phải gõ
bằng tay. Để truy cập nhanh vào AutoText, bạn chỉ cần nhấn phải chuột vào bất cứ chỗ
nào trên thanh công cụ, chọn AutoText. Bạn sẽ tìm thấy menu cho phép bạn chọn các
cụm từ cũng như các cụm văn bản mà bạn tự thêm vào.
Quay trở lại vị trí bạn vừa rời khỏi
Bạn đang soạn thảo một văn bản dài, bạn chuyển sang ứng dụng khác vì một lý do nào
đó. Nhưng khi quay lại văn bản đó thì bạn không biết chỗ đang gõ tiếp ở đâu, hoặc di
chuyển tới chỗ đó khá mất thời gian. Bạn không biết phím tắt nào có thể giúp bạn đến
đúng chỗ? Rất đơn giản, bạn chỉ cần giữ -. Thực ra, bạn có thể nhấn liên tiếp tổ hợp
phím này để đến 3 nơi cuối cùng mà bạn đã tạo ra thay đổi.
Hai cửa sổ trên một màn hình
23
Khi bạn đang soạn thảo tài liệu, hoặc chỉ so sánh các đoạn khác
nhau của một văn bản. Điều này thật hấp dẫn khi bạn có hai
khung văn bản có thể trượt độc lập với nhau của cùng một văn
bản. Bạn chọn Window -> Split. Một thanh split sẽ xuất hiện, bạn
sử dụng chuột để di chuyển đường thẳng mà bạn muốn chia màn
ra thành 2 phần và nhấn chuột. Bất kì thay đổi nào của một trong
2 khung nhìn này cũng sẽ thay đổi khung nhìn kia. Bạn muốn chuyển về chế độ một cửa
sổ đơn như trước, bạn hãy nhấn đúp chuột vào thanh split.
Thao tác với Excel
Thay đổi hướng Enter
Bạn có một bản tính có rất nhiều ô (cell), di chuyển giữa các ô nhanh nhất sẽ là rất có
hiệu quả trong công việc. Một cách đơn giản nhất là bạn nhấn phím Enter. Mặc định,

khi bạn nhấn Enter, con trỏ sẽ di chuyển xuống ô bên dưới. Nếu bạn không thích cách
đó, bạn có thể thay đổi hướng mặc định theo ý mình. Bạn chọn Tools -> Options, chọn
thẻ Edit chọn mục Move selection after Enter, bạn chọn hướng mình muốn, nhấn Ok.
Để di chuyển từ bảng tính này sang bảng tính khác, bạn chỉ cần nhấn vào thẻ Sheet ở
cuối màn hình. Nếu bạn muốn nhanh hơn, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp - và - để chuyển đổi
qua lại giữa các bảng tính.
Sang trang với page break
Nếu bạn đã từng in các bảng tính mà chỉ có vài cột và vài hàng sang trang một trang
khác. Trông chúng thật xấu ! Phải làm cách nào để tránh vấn đề này ? Để xem khi nào
bảng tính sẽ bị tách trang, bạn chọn View -> Page Break Preview. Nếu đây là lần đầu
tiên bạn dùng chức năng này, bạn sẽ thấy màn hình "chào hỏi" - màn hình này không
thực sự hữu ích. Bạn hãy đánh dấu chọn vào hộp Do not to show it again để tắt màn
hình này vào lần sử dụng sau. Bạn sử dụng thanh cuộn ngang và dọc để xem Excel tách
trang như thế nào. Các trang sẽ được đánh dấu bằng một nhãn lớn và dòng kẻ page
break sẽ được in đậm. Bạn có thể chỉnh dòng kẻ page break này bằng chuột.
Để đặt page break bằng tay, bạn chọn ô sẽ ô đầu tiên của trang. Sau đó bạn chọn Insert
-> Page Break. Sau này, muốn loại bỏ page break, bạn chọn Insert -> Remove Page
Break.
Sử dụng tính năng AutoFill
24
Excel có thể tạo một dãy số tuần tự , ngày tháng, ngày trong tuần, tháng, năm. Để làm
được điều này, bạn chỉ cần điền giá trị của 1 hoặc 2 giá trị của dãy tuần tự đó vào các ô
và AutoFill sẽ tự động điền tiếp cho bạn.
- Điền một dãy số : Để điền được một dãy số, bạn điền giá trị 1 vào một ô, giá trị 2 vào
ô bên cạnh, và tiếp đó, bạn lựa chọn cả 2 ô. Bây giờ con trỏ của bạn sẽ là một biểu
tượng hình dấu cộng (không phải dấu cộng với các mũi tên), bạn chỉ cần kéo từ đó cho
đến chỗ bạn muốn. Bạn sẽ thấy các ô có giá trị tăng dần (3,4,5,...). Nếu bạn nhập vào
100, 200 bạn cũng sẽ có các giá trị 300, 400, 500...
- Điền ngày tháng: Cũng tương tự, nếu bạn điền một ngày trong tuần, hoặc một tháng
trong năm, Excel có thể tự động điền giá trị bằng AutoFill. Nếu bạn nhập vào ngày cuối

của tháng, AutoFill sẽ chuyển sang ngày đầu của tháng tiếp theo. Excel có thể điền một
dãy các năm hoặc quý như 2004, 2005,2006, hoặc Q1,Q2,Q3,Q4.
Theo mặc định, AutoFill sẽ sao chép cả giá trị và định dạng của các ô mà bạn chọn. Để
lựa chọn một trong hai, bạn hãy nhấn chuột phải khi kéo. Khi bạn thả chuột bạn sẽ thấy
lựa chọn Fill Formatting Only hoặc Fill Without Formatting. Nếu bạn không thích cách
mà AutoFill điền dữ liệu, bạn có thể chọn lựa mục AutoFill Smart Tag để có thêm nhiều
tuỳ chọn hơn.
Thao tác với Outlook
Liên hệ nhanh hơn nhờ nickname
Tất cả các thông tin về đối tác trong Outlook luôn bao gồm một
trường gọi là Nickname. Trong khi bạn có thể đưa tên nickname
các bạn của bạn vào, nhưng đó cũng làm một cách rất nhanh và
chính xác khi điền địa chỉ thư khi gửi thư.
Để sử dụng trường này, bạn tới thông tin đối tác, chọn thẻ Details, và đặt tên mà bạn
muốn sử dụng như lối tắt dẫn tới thông tin của đối tác. Bạn không nhất thiết phải nhập
đầy đủ họ tên của từng người vào Nickname, mục đích là bạn dễ phân biệt được người
này với người khác và bạn có thể lấy thông tin một cách nhanh nhất. Khi bạn gửi thư
cho người nào đó, bạn chỉ cần gõ nickname vào trường "To:" là đủ.
Tạo thêm không gian
Outlook 2003 được thiết kế với 3 khung, trong đó khung đọc ở bên phải, cho phép dễ
dàng để đọc thư mà không phải mở từng thư để đọc. Tuy nhiên, trong một trường hợp
nào đó, bạn cần nhiều không gian hơn để đọc. Bạn hãy nhấn Alt-F1 để bật/tắt khung
duyệt, tắt khung duyệt sẽ cho bạn nhiều không gian để đọc thư. Sau khi thử dùng cách
này, bạn sẽ cảm thấy thú vị hơn nhiều - không phải cuộn trái hay cuộn phải nữa.
25