Tổ chức, quản lý lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai thành phố Hà Nội (Khóa luận tốt nghiệp)

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ LƯU TRỮ
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUỐC OAI THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC
Người hướng dẫn

: THS. TRẦN VĂN QUANG

Sinh viên thực hiện

: NGUYỄN THỊ HUYỀN

Mã số sinh viên

: 1405LTHA020

Khóa

: 2014-2018

Lớp

: ĐH LTH 14A

HÀ NỘI - 2018

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là bài khóa luận tốt nghiệp độc lập của riêng em.
Các số liệu, thơng tin sử dụng phân tích trong bài có nguồn gốc rõ ràng. Các
kết quả dùng để nghiên cứu trong bài khóa luận tốt nghiệp này do em đã tiến
hành khảo sát thực tế tại Uỷ ban nhân dân huyện Quốc Oai- thành phố Hà Nội
và chưa từng được công bố trong bất kỳ đề tài khóa luận nào khác.


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
1.Lý do chọn đề tài...................................................................................... 1
2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................... 3
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .......................................................... 3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu .............................................................................. 3
5. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................ 4
6. Lịch sử nghiên cứu.................................................................................. 5
7. Đóng góp của khóa luận ......................................................................... 7
8. Bố cục của bài khóa luận ........................................................................ 7
PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 9
Chương 1: GIỚI THIỆU VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUỐC OAI
VÀ THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ HÌNH
THÀNH TRONG QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NÀY. .. 9
1.1. Khái quát lịch sử hình thành và phát triển của huyện Quốc Oai ......... 9
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Quốc Oai ................................................................................................... 10
1.2.1. Vị trí, chức năng ............................................................................. 10
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn ...................................................................... 11
1.2.3. Cơ cấu tổ chức ................................................................................ 12

1.3. Thành phần tài liệu tại UBND huyện Quốc Oai ................................ 13
1.4. Nội dung của tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai ................. 15
1.5. Gía trị của tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của UBND
huyện Quốc Oai. ....................................................................................... 18
Tiểu kết chương 1: .................................................................................... 23
Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ LƯU TRỮ TẠI ỦY
BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUỐC OAI- THÀNH PHỐ HÀ NỘI .......... 24
2.1. Khái niệm về tổ chức, quản lý ........................................................... 24


2.2. Thực trạng tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ tại UBND huyện
Quốc Oai ................................................................................................... 26
2.2.1. Tình hình tổ chức lưu trữ của UBND huyện Quốc Oai.................. 26
2.2.2. Tình hình nhân sự làm cơng tác lưu trữ .......................................... 29
2.3. Thực trạng quản lý về lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai ............... 30
2.3.1. Ban hành văn bản quản lý ............................................................... 30
2.3.2. Chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ ............................................ 32
2.3.3. Đào tạo, bồi dưỡng và chế độ đối với cán bộ làm công tác lưu trữ 45
2.3.4. Thanh tra, kiểm tra về công tác lưu trữ .......................................... 46
Tiểu kết chương 2: .................................................................................... 47
Chương 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG VIỆC
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN
QUỐC OAI –THÀNH PHỐ HÀ NỘI ......................................................... 48
3.1. Khái quát ưu điểm, hạn chế trong việc tổ chức, quản lý lưu trữ tại
UBND huyện Quốc Oai ............................................................................ 48
3.1.1.Ưu điểm trong tổ chức, quản lý lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai .... 48
3.1.2. Hạn chế trong tổ chức, quản lý lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai .... 49
3.2. Nguyên nhân dẫn đến hạn chế trong tổ chức, quản lý lưu trữ tại
UBND huyện Quốc Oai. ........................................................................... 50
3.3. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý lưu trữ tại

UBND huyện Quốc Oai ............................................................................ 53
3.3.1. Nhóm giải pháp về tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ ......... 53
3.3.2. Nhóm giải pháp về quản lý lưu trữ ................................................. 56
Tiểu kết chương 3: .................................................................................... 64
KẾT LUẬN .................................................................................................... 65
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 67
PHỤ LỤC


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

STT

Chữ cái viết tắt

Chữ viết đầy đủ

01

HĐND

Hội đồng nhân dân

02

HĐND- UBND

Hội đồng nhân dân- Uỷ ban nhân dân

03

UBND

Uỷ ban nhân dân

04

TLLT

Tài liệu lưu trữ


PHẦN MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Công tác lưu trữ của nước ta đã hình thành từ khá sớm và ngày càng có
vai trị quan trọng trong q trình phát triển của đất nước, góp phần lưu giữ,
bảo tồn được nhiều tài liệu từ các thế hệ trước để lại. Nghiên cứu q trình
xây dựng, phát triển cơng tác lưu trữ Việt Nam nói chung và tổ chức, quản lý
nhà nước về cơng tác lưu trữ nói riêng là một cơng việc quan trọng và cần
thiết, nhằm có những nhìn nhận đúng đắn, khách quan và xác thực về công tác
lưu trữ. Đồng thời việc rút ra các bài học kinh nghiệm để làm tốt hơn công tác
này là hết sức cần thiết trong quá trình phát triển của đất nước.
Trong q trình xây dựng, hồn thiện và phát triển cơng tác lưu trữ nói
chung và tổ chức, quản lý về lưu trữ nói riêng, được sự quan tâm của Đảng,
Chính phủ, một số văn bản quy định về tổ chức, quản lý về lưu trữ đã được
ban hành. Một trong những mốc thời gian quan trọng của lịch sử lưu trữ Việt
Nam phải kể đến đó là ngày 24 tháng 01 năm 1998, Ban Tổ chức Cán bộ
Chính phủ ban hành Thông tư số 40/1998/TT-TCCP hướng dẫn tổ chức lưu
trữ ở cơ quan nhà nước các cấp. Có thể nói, Thơng tư 40 ra đời đánh dấu một
bước ngoặt lớn đối với ngành lưu trữ Việt Nam, thể hiện sự quan tâm của Nhà

nước đối với công tác lưu trữ ở các địa phương, trong đó có huyện, quận, thị
xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cấp huyện). Trong quá trình
hoạt động, lưu trữ cấp huyện đã đạt được một số thành tựu nhất định. Tuy
nhiên, bên cạnh những thành tựu thì lưu trữ cấp huyện đã và đang phải đối mặt
với nhiều những tồn tại, cần phải được nhanh chóng khắc phục, củng cố và hoàn
thiện. Một trong nhiều vấn đề mà lưu trữ cấp huyện cần phải được hồn thiện đó
là tổ chức và quản lý về lưu trữ.
Cấp huyện là một trong bốn cấp hành chính quan trọng của hệ thống
đơn vị hành chính nước ta. Tài liệu hình thành ở cấp huyện phản ánh một
cách đầy đủ và chân thực nhất toàn bộ hoạt động của cấp huyện; là cơ sở để

1


cơ quan lưu trữ cấp trên nắm được tình hình thực tế nhằm giúp cho công tác
quản lý nhà nước về lưu trữ ở cấp huyện được thực hiện tốt hơn. Trong đó,
khối tài liệu của UBND chiếm khối lượng tương đối nhiều. Tài liệu của
UBND là những tài liệu có giá trị, phản ánh hoạt động của cơ quan quản lý
hành chính nhà nước cấp huyện. Vì vậy việc lưu giữ, bảo quản khối tài liệu
này là hết sức cần thiết. Để công tác lưu trữ của UBND huyện đi vào nề nếp,
hoạt động có hiệu quả, ngày càng phục vụ hơn nữa phát triển kinh tế - xã hội
tại cấp huyện thì trước hết, việc tổ chức, quản lý lưu trữ tại cơ quan cần được
đặt ra và cần phải giải quyết.
Trong những năm qua, được sự quan tâm của ban lãnh đạo UBND
huyện Quốc Oai công tác lưu trữ tại UBND đã dần đi vào nề nếp và góp phần
tích cực vào việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Tuy nhiên, hoạt
động tổ chức, quản lý về lưu trữ tại UBND huyện vẫn còn nhiều bất cập. Qua
quá trình khảo sát, em nhận thấy việc tổ chức, quản lý lưu trữ của UBND
huyện vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định gây ảnh hưởng không nhỏ đến
số phận của tài liệu lưu trữ và hiệu quả hoạt động của cơ quan. Từ những quy

định của Nhà nước về công tác lưu trữ đến việc triển khai thực hiện trong
thực tiễn còn nhiều bất cập; những nghiên cứu của cơ quan về tổ chức, quản
lý lưu trữ tại UBND huyện nhằm có những thay đổi tích cực về cơng tác lưu
trữ cũng chưa được quan tâm.
Với mong muốn được đi sâu tìm hiểu về vấn đề tổ chức, quản lý lưu trữ
tại UBND huyện Quốc Oai nhằm bổ sung kiến thức lý luận và thực tiễn cho
bản thân, nâng cao nhận thức thực tiễn về công tác lưu trữ của cán bộ, công
chức tại UBND và đề xuất các giải pháp về tổ chức, quản lý đối với lưu trữ
cấp huyện trong giai đoạn hiện nay, em đã chọn đề tài: “Tổ chức, quản lý lưu
trữ tại UBND huyện Quốc Oai- thành phố Hà Nội” làm đề tài cho khoá
luận tốt nghiệp.

2


2. Mục tiêu nghiên cứu
Thực hiện đề tài này, em hướng đến những mục tiêu cơ bản sau:
- Thứ nhất, giới thiệu về Ủy ban nhân dân huyện Quốc Oai và thành
phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của
UBND huyện.
- Thứ hai, khảo sát thực tế tại UBND huyện Quốc Oai, nghiên cứu,
đánh giá thực trạng tổ chức, quản lý lưu trữ tại UBND; đồng thời chỉ ra những
ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân dẫn đến ưu điểm, hạn chế đó.
- Thứ ba, trên cơ sở nghiên cứu, đánh giá thực trạng, đề xuất các giải
pháp nâng cao hiệu quả về tổ chức và quản lý lưu trữ tại UBND huyện Quốc
Oai- thành phố Hà Nội.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
*Đối tượng nghiên cứu:
- Vị trí pháp lý, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
UBND huyện; thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ hình thành trong

hoạt động của UBND huyện;
- Thực trạng tổ chức và quản lý về lưu trữ tại UBND huyện hiện nay;
- Các giải pháp tổ chức và quản lý lưu trữ tại UBND huyện.
*Phạm vi nghiên cứu:
- Về không gian: Với quy mô của một bài khóa luận tốt nghiệp, do điều
kiện và khả năng có hạn, vì vậy em chủ yếu nghiên cứu những vấn đề về về tổ
chức và quản lý lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai.
- Về thời gian nghiên cứu: từ năm 2011 - tính từ thời điểm Luật Lưu trữ
được ban hành đến năm 2017.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Trong bài khóa luận, em tập trung vào những nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Quốc Oai theo quy định của pháp luật; thành phần, nội dung, giá trị tài
liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho lưu trữ của UBND huyện Quốc Oai;

3


-Tiến hành khảo sát để nắm bắt thực trạng tổ chức, nhân sự làm cơng
tác lưu trữ, tình hình quản lý về lưu trữ của UBND huyện Quốc Oai;
- Qua đó đưa ra những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân trong tổ
chức, quản lý lưu trữ của UBND huyện Quốc Oai hiện nay, đề xuất các giải
pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý lưu trữ tại UBND huyện
Quốc Oai.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để tiến hành thực hiện bài khóa luận, trên cơ sở phương pháp luận của
Chủ nghĩa Mác - Lênin, em đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu phổ
biến trong nghiên cứu khoa học, cụ thể như:
- Phương pháp phân tích: Đây là phương pháp được sử dụng xuyên
suốt trong quá trình thực hiện khóa luận. Do việc khảo sát được thực hiện

trong những thời gian khác nhau, và thu thập được những thơng tin, số liệu
sau mỗi lần khảo sát. Vì vậy, địi hỏi thơng tin, số liệu phải được phân tích,
tổng hợp nhằm rút ra những nhận định, giải pháp đối với công tác này.
- Phương pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn: Đây là nhóm phương
pháp quan trọng và thường xuyên sử dụng để thực hiện bài khóa luận. Em đã
tiến hành điều tra, khảo sát kết hợp với phỏng vấn cán bộ lưu trữ tại kho lưu
trữ UBND huyện, cán bộ văn thư- lưu trữ kiêm nhiệm tại phòng Nội vụ. Về
nội dung khảo sát tập trung chủ yếu vào các nội dung như tình hình thực hiện
các văn bản của nhà nước, tổ chức bộ máy, nhân sự, cơ sở vật chất, tình hình
thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, những khó khăn, thuận lợi của lưu trữ tại
UBND huyện.
- Phương pháp thu thập, xử lý số liệu, hệ thống: thu thập số liệu từ các
đơn vị, phòng ban bằng cách quan sát, theo dõi, sưu tầm. Sau đó phân loại xử
lý số liệu, giữ lại những số liệu quan trọng, phù hợp với bài khóa luận để tiếp
tục phân tích, so sánh, tổng hợp; trên cơ sở những thông tin đã thu thập được
em tiến hành hệ thống hóa, từ đó thấy được thực trạng tổ chức, quản lý lưu trữ
tại UBND huyện. Sau đó đưa ra những nhận xét, đánh giá về công tác này
một cách khách quan và đầy đủ hơn.

4


- Phương pháp thống kê, đánh giá, so sánh: thống kê các tài liệu về tổ
chức và quản lý lưu trữ của UBND huyện, đánh giá về thực trạng tổ chức,
quản lý lưu trữ dựa trên thực tế. So sánh thực trạng về tổ chức, quản lý lưu trữ
của UBND huyện Quốc Oai với những quy định của Nhà nước.
6. Lịch sử nghiên cứu
Tổ chức và quản lý lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức đóng một vai trị
quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành và có tác động đến hiệu quả và
chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đó. Chính vì vậy đã có các cơng

trình nghiên cứu về tổ chức, quản lý lưu trữ được thực hiện một cách nghiêm
túc và có những đóng góp quan trọng về cơ sở lý luận cũng như thực tiễn. Đề
tài “Tổ chức, quản lý lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai – thành phố Hà Nội”
khơng phải là một vấn đề hồn tồn mới lần đầu tiên được đề cập tới.
Qua khảo sát thực tế nguồn tài liệu, em đã tìm hiểu và tổng kết được
một số sách tham khảo, xuất bản phẩm, đề tài, luận văn Thạc sỹ, khóa luận tốt
nghiệp có hướng liên quan đến đề tài. Cụ thể là:
Vấn đề này đã được đề cập đến trong giáo trình “Cơng tác văn thư, lưu
trữ” của PGS.TS. Dương Văn Khảm; giáo trình “Lý luận và phương pháp
công tác lưu trữ” xuất bản năm 2016 do GVC.TS. Chu Thị Hậu làm chủ biên;
Công tác lưu trữ các cấp được trình bày và đánh giá một cách khái quát
trong các xuất bản phẩm như: “Lưu trữ Việt Nam - những chặng đường phát
triển” của PGS.TSKH. Nguyễn Văn Thâm, TS. Nghiêm Kỳ Hồng xuất bản
năm 2006; “Lịch sử Lưu trữ Việt Nam” của PGS.TSKH. Nguyễn Văn Thâm,
PGS. Vương Đình Quyền, TS. Nghiêm Kỳ Hồng, TS. Đào Thị Diến xuất bản
năm 2010;
Đề tài khoa học cấp ngành: “Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức các
kho lưu trữ ở Việt Nam”, năm 1990, do PGS. Vương Đình Quyền chủ nhiệm
đề tài. Đề tài đã khái quát được thực trạng công tác lưu trữ của nhiều cơ quan,
đưa ra những luận giải dựa trên tình hình thực tế và luận chứng khoa học cho
việc tổ chức lưu trữ các cấp và đề xuất xây dựng hệ thống lưu trữ từ cấp trung
ương đến địa phương trong đó bao gồm cả cấp huyện;

5


Bài viết, trao đổi liên quan đến tổ chức, quản lý cơng tác lưu trữ được
đăng trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Tổ chức Nhà nước
như: “Bàn về vấn đề tổ chức lưu trữ cấp huyện”của Hồ Văn Quýnh, tập san
Văn thư - Lưu trữ số 1/1978; “Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại các

tỉnh, thành phố thuộc trung ương” của Nguyễn Mạnh Cường, Tạp chí Tổ
chức Nhà nước, số 8/2010; “Tổ chức văn thư, lưu trữ tại địa phương những
khó khăn cần giải quyết” của tác giả Quốc Thắng, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ
Việt Nam năm 2009.
- Các luận văn, khoá luận tốt nghiệp như:
Luận văn thạc sỹ của Phạm Thị Diệu Linh “Các giải pháp nâng cao
hiệu quả hoạt động công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội”, năm
2009, đề tài này phản ánh công tác lưu trữ cấp huyện của một địa phương cụ
thể - thành phố Hà Nội nhưng ở một góc độ nhất định, tác giả đề tài đã nói lên
được những vấn đề quan trọng của lưu trữ cấp huyện. Luận văn Thạc sỹ của
Trần Văn Quang “Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, huyện, thành
phố thuộc tỉnh”, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, năm 2014,
trong đề tài này phản ánh thực trạng tổ chức và hoạt động quản lý lưu trữ của
cấp huyện nói chung trên địa bàn cả nước hiện nay.
Các bài khóa luận tốt nghiệp: “Cơng tác văn thư, lưu trữ tại Văn phịng
UBND huyện Quang Bình, tỉnh Hà Giang” của sinh viên Hoàng Lan Nhi,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2016; “Công tác lưu trữ tại UBND thị
xã Từ Sơn- tỉnh Bắc Ninh” của sinh viên Phạm Thị Thu Hường, Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội, năm 2017.
Trên đây là một số cơng trình nghiên cứu về tổ chức, quản lý lưu trữ;
công tác lưu trữ, các bài viết đã nêu ra thực trạng về công tác lưu trữ, đồng
thời đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ không chỉ trong
các cơ quan nhà nước cụ thể mà còn đối với hệ thống lưu trữ các cấp. Tuy
nhiên, theo khảo sát của cá nhân em, nghiên cứu sâu về tổ chức, quản lý lưu
trữ tại UBND huyện Quốc Oai hiện chưa có đề tài nghiên cứu nào viết về vấn
đề này, nắm bắt được tình hình thực tế đó em đã tiến hành nghiên cứu đề tài:

6

“Tổ chức, quản lý lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai- thành phố Hà Nội”.
7. Đóng góp của khóa luận
- Thứ nhất, về mặt thực tiễn quản lý, bài khóa luận cho chúng ta thấy
thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ, thực trạng tổ chức và quản lý lưu
trữ tại UBND huyện Quốc Oai. Trên có sở đó thấy được tính khách quan cần
phải ổn định tổ chức, biên chế thực hiện công tác lưu trữ.
- Thứ hai, kết quả của khóa luận đã cung cấp các giải pháp nhằm nâng
cao năng lực, hiệu quả trong việc tổ chức và quản lý lưu trữ đối với UBND
huyện Quốc Oai.
- Thứ ba, là tài liệu tham khảo cho sinh viên ngành lưu trữ học về vấn
đề tổ chức, quản lý lưu trữ của cơ quan quản lý hành chính cấp huyện.
8. Bố cục của bài khóa luận
Khóa luận tốt nghiệp được cấu tạo gồm có 03 phần:
Phần mở đầu: Giới thiệu chung về bài khóa luận, trong đó nêu các cơ
sở để triển khai đề tài.
Phần nội dung chính: gồm có 03 chương:
Chương 1: Giới thiệu về Ủy ban nhân dân huyện Quốc Oai và
thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan này.
Trong chương này em tìm hiểu lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn, cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Quốc Oai; thành phần, nội
dung và giá trị tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của UBND.
Chương 2: Thực trạng tổ chức, quản lý lưu trữ tại Uỷ ban nhân
dân huyện Quốc Oai – thành phố Hà Nội
Với những thông tin thu thập được qua việc khảo sát chức năng, nhiệm
vụ và thành phần, nội dung, giá trị tài liệu của UBND. Trong chương này, em
trình bày về thực trạng tổ chức, quản lý về lưu trữ tại UBND huyện ở các nội
dung như: tổ chức bộ máy lưu trữ; tình hình về nhân sự làm lưu trữ; quản lý
nghiệp vụ lưu trữ; quản lý tài liệu lưu trữ; bố trí cơ sở vật chất; đào tạo, bồi
dưỡng chuyên môn nghiệp vụ công tác lưu trữ; thanh tra, kiểm tra trong công

7


tác lưu trữ.
Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả trong việc tổ chức,
quản lý lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Quốc Oai –thành phố Hà Nội
Trên cơ sở tìm hiểu thực trạng như đã phân tích ở chương 2, từ đó em
chỉ ra những ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân của vấn đề và đề xuất các giải
pháp nâng cao hiệu quả trong việc tổ chức, quản lý lưu trữ tại UBND huyện
Quốc Oai- thành phố Hà Nội.
Phần kết luận: Phần này tổng kết về quá trình thực hiện và kết quả
triển khai đề tài.
Trong quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp, ngồi sự nỗ lực không
ngừng của bản thân, em cũng nhận được rất nhiều sự hướng dẫn, giúp đỡ tận
tình của các cán bộ, nhân viên tại UBND huyện Quốc Oai; các thầy, cô Khoa
Văn thư – Lưu trữ. Và đặc biệt là sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của Thạc sỹ
Trần Văn Quang - Giảng viên Khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ
Hà Nội. Qua đây, cho phép em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất
đến những sự giúp đỡ quý báu đó.
Tuy nhiên, do kiến thức còn hạn chế và em còn thiếu kinh nghiệm thực
tế nên em cũng gặp khơng ít khó khăn trong q trình thực hiện bài khóa luận
tốt nghiệp. Vì vậy, trong bài khóa luận khơng thể tránh khỏi những hạn chế và
sai sót nhất định. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các
thầy cơ để bài khố luận của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 30 tháng 3 năm 2018
Sinh viên

Nguyễn Thị Huyền

8


PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: GIỚI THIỆU VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUỐC OAI
VÀ THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ HÌNH
THÀNH TRONG QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NÀY.
1.1. Khái quát lịch sử hình thành và phát triển của huyện Quốc Oai
Trước đây huyện Quốc Oai là trấn, rồi phủ Quốc Oai, gồm các huyện
Đan Phượng, Từ Liêm, Thạch Thất, Yên Sơn, Phúc Lộc (sau là Phúc Thọ).
Năm 1831, tách huyện Từ Liêm về Hà Nội. Năm 1888, sau khi tách huyện
Đan Phượng về Phủ Hồi Đức thuộc tỉnh Hà Đơng mới lập, phủ Quốc Oai
chuyển thành huyện Quốc Oai thuộc tỉnh Sơn Tây. Từ năm 1965, huyện Quốc
Oai thuộc tỉnh Hà Tây, đến năm 1975 thuộc tỉnh Hà Sơn Bình.
Ngày 29 tháng 12 năm 1978, 07 xã của huyện Quốc Oai là Tam Hiệp,
Liên Hiệp, Hiệp Thuận, Cộng Hòa, Tân Hòa, Tân Phú và Đại Thành nhập vào
thủ đơ Hà Nội, trong đó 04 xã (Cộng Hòa, Tân Hòa, Tân Phú, Đại Thành)
nhập vào huyện Hồi Đức, 03 xã cịn lại (Tam Hiệp, Liên Hiệp, Hiệp Thuận)
nhập vào huyện Phúc Thọ, đều thuộc Hà Nội (Quyết định của Hội đồng
Chính phủ ngày 17 tháng 02 năm 1979). Phần còn lại của huyện Quốc Oai
vẫn ở lại tỉnh Hà Sơn Bình với tên gọi huyện Quốc Oai.
Từ ngày 12 tháng 8 năm 1991 huyện Quốc Oai lại trở về với tỉnh Hà
Tây. Các xã trước kia thuộc huyện Hoài Đức, Hà Nội cũng chuyển về huyện
Quốc Oai. Riêng 03 xã Tam Hiệp, Liên Hiệp, Hiệp Thuận vẫn thuộc huyện
Phúc Thọ.
Ngày 01 tháng 08 năm 2008, cùng với toàn bộ tỉnh Hà Tây, huyện
Quốc Oai được nhập về thủ đô Hà Nội, và tiếp nhận thêm xã Đơng Xn từ
huyện Lương Sơn, tỉnh Hịa Bình về Quyết định của HĐND Thành phố Hà
Nội mới (mở rộng). Ngày 08 tháng 05 năm 2009, tồn bộ xã Đơng Xuân được

chuyển vào huyện Quốc Oai.
Huyện Quốc Oai nằm ở phía Tây Thành phố Hà Nội có tổng số 20 xã

9


(trong đó có 02 xã miền núi là Đơng Xn và Phú Mãn) và 01 thị trấn. Với
diện tích 147.01 km2, dân số khoảng 174.254 nghìn người (năm 2014), trong
những năm gần đây được sự quan tâm của Chính phủ, Thành ủy, HĐND và
UBND Thành phố Hà Nội, tình hình kinh tế, chính trị, văn hóa-xã hội của
huyện có sự chuyển biến quan trọng, đời sống của nhân dân trong huyện ngày
càng được nâng cao.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Quốc Oai
1.2.1. Vị trí, chức năng
Trước đây, vị trí pháp lý của Uỷ ban nhân dân huyện được quy định
theo Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003.
Vị trí pháp lý: “Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan
chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà
nước cấp trên” [25; Tr.6]
Đến năm 2015, Luật Tổ chức chính quyền địa phương được ban hành
và thay thế Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003.
Theo đó, vị trí pháp lý của Uỷ ban nhân dân huyện được quy định như sau:
“Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu, là cơ quan chấp
hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,
chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp
và cơ quan nhà nước cấp trên” [26; Tr.6]
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng

cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,
củng cố quốc phịng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp
phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà

10


nước từ trung ương tới cơ sở.
UBND huyện làm việc theo nhiệm kỳ 5 năm. UBND huyện được tổ
chức và hoạt động theo chế độ tập thể với Chủ tịch, các Phó chủ tịch. Luật Tổ
chức chính quyền địa phương năm 2015 cũng quy định rõ những vấn đề thuộc
thẩm quyền quyết định của tập thể UBND và những vấn đề do Chủ tịch
UBND quyết định.
Để đảm bảo cho việc ban hành các quyết định quản lý đúng đắn, đáp
ứng yêu cầu thực tiễn và triển khai thực hiện các quyết định đó được chính
xác, đầy đủ và kịp thời, UBND huyện được sự tham mưu, giúp việc của các
cơ quan chuyên môn thuộc UBND.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Về nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện, trước đây được quy định
thống nhất tại các điều từ Điều 97 đến Điều 110 của Luật Tổ chức Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003. Các nhiệm vụ và quyền hạn được
quy định cụ thể trên các lĩnh vực sau: Trong lĩnh vực kinh tế; lĩnh vực nông
nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai; lĩnh vực công nghiệp,
tiểu thủ công nghiệp; lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải; lĩnh vực thương
mại, dịch vụ và du lịch; lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hố, thơng tin và
thể dục thể thao; lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường;
lĩnh vực quốc phịng, an ninh và trật tự, an tồn xã hội; thực hiện chính sách
dân tộc và chính sách tơn giáo; thi hành pháp luật; trong việc xây dựng chính
quyền và quản lý địa giới hành chính.

Hiện nay, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện được quy định
tại Điều 28, Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, cụ thể như sau:
1. Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung
quy định tại các điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của
Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 và tổ chức thực hiện các nghị
quyết của Hội đồng nhân dân huyện.

11


2. Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện.
3. Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát
triển kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ,
du lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi,
xây dựng điểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sơng
hồ, tài ngun nước, tài ngun khống sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài
nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện theo quy định
của pháp luật.
4. Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến
pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục,
đào tạo, khoa học, cơng nghệ, văn hóa, thơng tin, thể dục, thể thao, y tế, lao
động, chính sách xã hội, dân tộc, tơn giáo, quốc phịng, an ninh, trật tự, an
tồn xã hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn
khác theo quy định của pháp luật.
5. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên
phân cấp, ủy quyền.
6. Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức
khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức

Theo Điều 27, Luật Tổ chức chính quyền địa phương, ngày 19 tháng 6
năm 2015 quy định cơ cấu tổ chức của chính quyền địa phương ở huyện, cơ
cấu của UBND huyện Quốc Oai gồm có 01 chủ tịch, 02 phó chủ tịch:
-Chủ tịch: Đỗ Huy Chiến
-Phó Chủ tịch: Đỗ Lai Luật
-Phó Chủ tịch: Nguyễn Đức Phương

12


*Các Phịng, ban chun mơn:
-Văn phịng HĐND-UBND huyện

-Phịng Tư pháp

-Phịng Nội vụ

-Phịng Tài chính - Kế hoạch

-Phịng Kinh Tế

-Phịng Giáo dục và Đào tạo

-Phịng Tài ngun và Mơi trường

-Phịng Lao động Thương binh và Xã hội

-Phịng Quản lý đơ thị

-Phịng Y tế.

-Phịng Văn hóa và Thơng tin

-Thanh tra huyện

1.3. Thành phần tài liệu tại UBND huyện Quốc Oai
Tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai là toàn bộ tài liệu sản sinh
ra trong quá trình hoạt động của UBND huyện, nó phản ánh mọi mặt hoạt
động của ủy ban, bao gồm những loại tài liệu như sau:
-Tài liệu hành chính: loại tài liệu này chủ yếu là hệ thống các văn bản
quản lý nhà nước, đây là loại hình tài liệu chiếm một khối lượng lớn tại
UBND, trong đó bao gồm:
+ Tài liệu của cơ quan cấp trên gửi xuống (cơ quan Trung ương, UBND
thành phố Hà Nội, các sở ban ngành thuộc UBND thành phố Hà Nội) chỉ đạo
trực tiếp việc thực hiện các nhiệm vụ được giao, bao gồm các loại Nghị quyết,
Chỉ thị, Quyết định, Kế hoạch…Ví dụ như Quyết định 06/2018/QĐ-UBND
của UBND thành phố Hà Nội về việc phê duyệt Điều lệ tổ chức và hoạt động
của Quỹ đầu tư phát triển thành phố Hà Nội; Chỉ thị 14/CT-UBND của
UBND thành phố Hà Nội về tăng cường quản lý cán bộ, công chức, viên chức
và người quản lý doanh nghiệp.
+ Tài liệu do UBND huyện và các đơn vị thuộc UBND huyện ban
hành. Nội dung của những tài liệu này phản ánh các lĩnh vực hoạt động thuộc
phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước của UBND huyện.
+ Tài liệu của các cơ quan cấp dưới gửi lên bao gồm Đề án, Tờ trình,
Báo cáo, Cơng văn, Thơng báo, Kế hoạch...để báo cáo tình hình triển khai
thực hiện nhiệm vụ cơng tác hoặc trình xin ý kiến chỉ đạo về các chủ trương,

13

biện pháp, cách thức giải quyết các vấn đề thuộc phạm vi chỉ đạo, quản lý của
UBND huyện.

Hình ảnh 1.1. Tài liệu hành chính
-Tài liệu khoa học, kỹ thuật và cơng nghệ: Loại tài liệu này chiếm số
lượng ít. Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: các bản vẽ thiết kế kỹ
thuật, bản vẽ thiết kế thi cơng, hồn cơng, bản vẽ chi tiết cơng trình, bản vẽ
tổng thể cơng trình; các loại hồ sơ thầu; các loại sơ đồ, biểu đồ tính tốn; các
loại bản đồ địa giới hành chính, trắc địa, bản đồ....
-Tài liệu điện tử: Loại tài liệu này chiếm số lượng khá lớn trong hoạt
động của UBND huyện. Theo Báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và
tài liệu lưu trữ năm 2015 (tính đến ngày 31/12/2015) của Phịng Nội vụ huyện
Quốc Oai báo cáo:
Tổng số văn bản đi: 7839 văn bản
Trong đó: Văn bản điện tử: 7698 văn bản
Tổng số văn bản đến: 6399 văn bản

14


Trong đó: văn bản điện tử: 6399 văn bản
-Tài liệu nghe-nhìn: xã hội phát triển, kéo theo sự ra đời của tài liệu
nghe nhìn. Tại UBND huyện Quốc Oai loại tài liệu này hình thành qua các
cuộc họp, các hội nghị, đó là các bức ảnh, các đoạn ghi hình…Tuy nhiên, loại
hình tài liệu này chưa được lưu trữ trong kho lưu trữ của UBND huyện, chúng
chủ yếu được đăng tải trên cổng thông tin điện tử của UBND huyện.
Như vậy, xuất phát từ sự đa dạng trong hoạt động của các cơ quan nhà
nước cấp huyện nên tài liệu lưu trữ hình thành trong qúa trình hoạt động của
các cơ quan này khá đa dạng về loại hình, phong phú về nội dung phản ánh
toàn diện, đầy đủ các hoạt động của cơ quan tại cấp huyện.

1.4. Nội dung của tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai
Nội dung tài liệu chủ yếu phản ánh quá trình hình thành UBND; quá
trình phát triển, hoạt động tổ chức, điều hành các mặt khác nhau của đời sống
xã hội trên địa bàn toàn huyện theo nhiệm vụ của mỗi thời kỳ. Nội dung tài
liệu lưu trữ của UBND huyện Quốc Oai rất đa dạng phong phú, được thể hiện
như sau:
-Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan trung ương, của thành phố về
cơng tác xây dựng, bảo vệ chính quyền và bầu cử; chương trình, kế hoạch,
báo cáo của thành phố về công tác xây dựng, củng cố, bảo vệ chính quyền và
bầu cử ở huyện; hồ sơ tổ chức bầu cử của đại biểu Quốc hội, HĐND các cấp
ở huyện.
-Tài liệu phản ánh hoạt động tổ chức và quản lý hành chính của UBND
huyện. Ví dụ như Quyết định số 04/QĐ-UBND của UBND huyện Quốc Oai
ngày 06/01/2015 về việc ban hành kế hoạch kiểm tra công tác đăng ký, quản
lý hộ tịch và công tác chứng thực trên địa bàn huyện Quốc Oai năm 2015.
-Tài liệu về công tác thi đua, khen thưởng của huyện. Chương trình, kế
hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng của huyện theo từng năm; hồ sơ
khen thưởng các danh hiệu đối với tập thể, cá nhân ở huyện. Tài liệu về công

15


tác lao động, tiền lương; chương trình, kế hoạch và báo cáo tổng hợp công tác
lao động; tiền lương của huyện.
Ví dụ: Tập lưu Quyết định về việc nâng bậc lương đối với cán bộ
chuyên trách, công chức, viên chức cấp xã tháng 12 của UBND huyện Quốc
Oai năm 2008.
-Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ương, của thành phố về cơng tác tổ
chức, cán bộ; chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng kết về công tác tổ chức,
cán bộ của UBND huyện; hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thuộc diện

UBND huyện quản lý; hồ sơ bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển, kỷ luật,
điều động cán bộ lãnh đạo, chuyên viên thuộc UBND huyện quản lý.
Ví dụ tài liệu về cơng tác phịng, chống tham nhũng của cán bộ cơng
chức huyện Quốc Oai:

Hình ảnh 1.2. Báo cáo số 257/BC-UBND của UBND huyện Quốc
Oai ngày 02/12/2015 về công tác phòng, chống tham nhũng năm 2015 và
phương hướng nhiệm vụ năm 2016.

16


-Tài liệu phản ánh các hoạt động trên các lĩnh vực, cụ thể như:
Tài liệu về công tác quản lý xây dựng cơ bản; chương trình, kế hoạch,
báo cáo về công tác xây dựng cơ bản của huyện; hồ sơ, tài liệu về quy hoạch
xây dựng trên địa bàn.
Tài liệu về các vấn đề quy hoạch, kế hoạch, đầu tư trên địa bàn huyện.
Chương trình, kế hoạch, báo cáo tháng, quý, báo cáo hàng năm về công tác
quy hoạch, kế hoạch, đầu tư của huyện. Hồ sơ các dự án xây dựng, tổ chức
thực hiện và đánh giá kết qủa các đề án, dự án, chương trình, mục tiêu, kế
hoạch phát triển kinh tế - xã hội của huyện.
Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ương, của thành phố về tài chính,
ngân sách thuế và quản lý thị trường; báo cáo về tình hình giá cả, thị trường
và cơng tác quản lý định hướng điều hành giá cả, thuế và quản lý thị trường
của huyện.
Tài liệu về nông nghiệp và chính sách phát triển nơng thơn của huyện,
chương trình, kế hoạch, số liệu điều tra tổng hợp về tình hình biến động, phát
triển nơng nghiệp của huyện.
Tài liệu của UBND huyện Quốc Oai về lĩnh vực lâm nghiệp, thủy lợi.
Tài liệu thống kê số lượng đất đai, quản lý việc sử dụng đất lâm nghiệp, việc

trồng rừng, tài liệu phòng chống lụt bão và bảo vệ đê điều, hệ thống cấp, thốt
nước.
Tài liệu về cơng tác bảo hiểm; báo cáo tổng kết công tác bảo hiểm của
huyện; hồ sơ, tài liệu về việc chỉ đạo, quản lý các loại hình bảo hiểm trên địa
bàn huyện.
Tài liệu về cơng tác dân số, gia đình và trẻ em. Báo cáo việc thực hiện
chế độ kế hoạch hóa gia đình. Báo cáo tổng kết về cơng tác dân số, gia đình
và trẻ em của huyện
Tài liệu về công tác giáo dục và đào tạo của các cơ sở đào tạo trên toàn
huyện. Kế hoạch, báo cáo tổng kết công tác giáo dục của huyện; các số liệu

17


điều tra về ngành giáo dục của huyện; tài liệu của các trường học gửi đến. Tài
liệu về tình hình phổ cập giáo dục.
Tài liệu chỉ đạo về công tác văn hóa, thể thao và các báo cáo về các
hoạt động văn hóa, thể thao của huyện. Các chương trình, kế hoạch hoạt động
thể thao trên toàn huyện.
Tài liệu về lĩnh vực y tế, tình hình hoạt động y tế của Trung tâm y tế dự
phòng huyện Quốc Oai, Bệnh viện đa khoa huyện Quốc Oai, các trạm y tế của
các xã, thị trấn. Báo cáo tổng kết hoạt động y tế của huyện, của các bệnh viện.
Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ương, của thành phố về quản lý, bảo
vệ, khai thác tài ngun, mơi trường. Ví dụ: Quyết định số 33/2017/QĐUBND của UBND Thành phố Hà Nội ngày 9 tháng 10 năm 2017 về việc
phân cấp thu phí bảo vệ mơi trường đối với nước thải công nghiệp trên địa
bàn thành phố Hà Nội. Hồ sơ tổ chức thực hiện quản lý và bảo vệ môi trường
trên địa bàn huyện; hồ sơ về việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;
quyết định về việc thu hồi đất như: Tập lưu Quyết định về việc thu hồi đất
nông nghiệp thôn Phúc Đức xã Sài Sơn thực hiện dự án khu du lịch sinh thái
và vui chơi giải trí Tuần châu Hà Tây của UBND huyện Quốc Oai tháng 9

năm 2008.
Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ương, của thành phố về công tác lao
động, thương binh, xã hội; chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng kết công tác
lao động, thương binh và xã hội của huyện.
Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn về công tác quốc phịng an ninh chính trị,
đảm bảo giữ gìn trật tự, an tồn xã hội. Các báo cáo về cơng tác giữ gìn an
ninh trật tự an tồn xã hội của huyện, của các xã, thị trấn gửi đến.
1.5. Gía trị của tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của
UBND huyện Quốc Oai.
Tài liệu lưu trữ sản sinh trong hoạt động của UBND huyện Quốc Oai
có giá trị hết sức quan trọng và thiết thực trên nhiều phương diện khác nhau

18


đối với các nhà quản lý, các nhà nghiên cứu và người dân có thể khai thác, sử
dụng phục vụ cho những mục đích chính đáng. Xét một cách khái quát, tài
liệu lưu trữ tại UBND huyện Quốc Oai có những giá trị cơ bản trên hai
phương diện.
a. Giá trị thực tiễn:
Thứ nhất, về hoạt động quản lý, điều hành.
Hiện nay, trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, các công việc từ
chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều bằng văn bản, UBND huyện
Quốc Oai cũng không nằm ngồi số đó.
Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của UBND huyện Quốc
Oai, phản ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của UBND, các phịng, ban
chun mơn thuộc UBND huyện, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu
đáng tin cậy phục vụ các mục đích quản lý trên các lĩnh vực như: chính trị, kinh
tế, văn hóa – xã hội, giáo dục,... Các lãnh đạo sử dụng những thông tin trong tài
liệu lưu trữ để nắm bắt tình hình kinh tế, văn hóa- xã hội của địa phương,

nhằm xây dựng, bảo vệ và phát triển bền vững, góp phần củng cố nền chính
trị, kinh tế của địa phương và của đất nước.
Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quan trọng cần thiết làm căn
cứ để lãnh đạo cấp huyện ra các quyết định phục vụ hoạt động quản lý, điều
hành của các cơ quan nhà nước cấp huyện trên các lĩnh vực như: kinh tế, văn
hoá-giáo dục, lao động, thương binh -xã hội...
Thứ hai, về việc xây dựng các chính sách, chiến lược phát triển kinh tếxã hội.
Tài liệu lưu trữ của UBND huyện Quốc Oai phản ánh các chính sách
của Đảng và Nhà nước đối với từng lĩnh vực. Tài liệu lưu trữ đó giúp lãnh đạo
huyện có thể nhìn nhận một cách khách quan nhất về các chính sách trong các
giai đoạn trước, từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm để xây dựng được
những chính sách mới phù hợp đối với sự phát triển của từng lĩnh vực của
huyện trong giai đoạn hiện nay. Đặc biệt tài liệu lưu trữ giúp các nhà lãnh đạo
trong việc xây dựng các chính sách, chiến lược phát triển kinh tế- xã hội.

19


Đối với những tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin cần thiết về kinh tế.
Các thông tin trong tài liệu lưu trữ được khai thác và sử dụng để phục vụ cho
việc xây dựng các đề án, kế hoạch phát triển kinh tế phù hợp với điều kiện
của từng địa phương, từng vùng, phục vụ việc quy hoạch phát triển các vùng
kinh tế trọng điểm. Đó là những tài liệu phản ánh tình hình phát triển kinh tế
của huyện, từng ngành cụ thể, như: Khu công nghiệp Thạch Thất- Quốc Oai,
Khu Đô thị Ngôi Nhà mới, Cụm Công nghiệp Ngọc Liệp…Để có những kế
hoạch hoặc đề án quy hoạch phù hợp và có tính khả thi các phịng chun
mơn quản lý không thể không khai thác các thông tin có trong tài liệu lưu trữ
như các số liệu thống kê về tình hình kinh tế, xã hội của địa phương và điều
kiện của từng vùng. Các nguồn tài liệu này có thể giúp cho việc xây dựng
chiến lược kinh tế cũng như quy hoạch, kế hoạch kinh tế tại huyện được hoàn

chỉnh hơn.
Hay trong việc xây dựng chế độ chính sách đối với người có cơng: tài
liệu lưu trữ cịn có giá trị đặc biệt trong lĩnh vực quản lý xã hội, vì nó cung
cấp thơng tin đáng tin cậy để UBND huyện giải quyết các chế độ chính sách
cho những người của địa phương có cơng với đất nước, những đối tượng xã
hội, đó là các tài liệu lưu trữ có liên quan đến: hồ sơ liệt sỹ, thương binh, bệnh
binh,…
Ví dụ: Tài liệu về Lao động Thương binh và Xã hội gồm có các văn
bản của UBND huyện lãnh đạo, chỉ đạo về lĩnh vực lao động, thương binh và
xã hội; các chương trình, kế hoạch, báo cáo thực hiện công tác lao động,
thương binh và xã hội của huyện, thực hiện quy định lao động; các chế độ và
đãi ngộ thương binh của huyện. Các tài liệu lưu trữ chính là cơ sở để giải
quyết các chế độ chính sách đồng thời để đưa ra các chế độ chính sách phù
hợp.
Thứ ba, về cơng tác kiểm tra, thanh tra.
Để hoạt động của UBND được thực hiện tốt thì cần có cơng tác kiểm tra,
thanh tra. Kiểm tra, thanh tra là khâu then chốt cuối cùng giúp ủy ban nắm được
tình hình thực hiện các cơng tác về quản lý Nhà nước. Ví dụ như đối với công

20