luận văn thạc sĩ quy trình quản trị thông tin tại công ty cổ phần ô tô KCV thăng long
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (4.87 MB, 108 trang )
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------------------------------
NGUYỄN THANH BÌNH
QUY TRÌNH QUẢN TRỊ THÔNG TIN
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG
LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN
Hà Nội-2019
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
----------------------------------------------------NGUYỄN THANH BÌNH
QUY TRÌNH QUẢN TRỊ THÔNG TIN
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG
Chuyên ngành: Khoa học Thông tin – Thư viện
Mã số: 60320203
LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN
Người hướng dẫn khoa học: T.S Đỗ Văn Hùng
Hà Nội-2019
MỤC LỤC
1.
Tính cấp thiết của đề tài .............................................................................
2.
Tình hình nghiên cứu ..................................................................................
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ...........................................................
3.1.Mục đích nghiên cứu ...............................
3.2.Nhiệm vụ nghiên cứu ...............................
4.
Câu hỏi nghiên cứu ...................................................................................
5.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................
6.
Phương pháp nghiên cứu ..........................................................................
7.
Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài ...............................................
Chương 1. Tổng quan về quản trị thông tin ...............................................
1.1.Một số khái niệm chung ..........................
1.1.1. Khái niệm về thông tin ..................................................................
1.1.2. Khái niệm về quản trị thông tin ....................................................
1.1.3. Khái niệm về quản trị thông tin trong doanh nghiệp ..................
1.1.4. Đặc thù của quản trị thông tin trong doanh nghiệp vừa và nhỏ 1
1.2.Vai trị của thơng tin và quản trị thông t
1.2.1. Quản trị các nguồn lực .................................................................
1.2.2. Tăng cường cạnh tranh ................................................................
1.2.3. Hạn chế các rủi ro .........................................................................
1.2.4. Xây dựng chiến lược và dự báo ....................................................
1.3.Các yếu tố tác động đến quản trị thơng t
1.4.Mơ hình quản trị thông tin hiện đại .......
1
1.4.1. Vai trị của mơ hình quản trị thơng tin hiện đại..........................28
1.4.2. Lợi ích mang lại và những điểm cần lưu ý khi triển khai mơ hình
29
1.4.3. Thiết kế mơ hình quản trị thơng tin hiện đại...............................30
1.4.4. Các yếu tố đánh giá hiệu quả của mơ hình quản trị thơng tin...31
1.4.5. Xu hướng xây dựng mơ hình quản trị thơng tin trên thế giới....33
1.5. Tiểu kết chương 1............................................................................... 34
Chương 2. Thực trạng quy trình quản trị thơng tin và một số vướng mắc
trong quy trình quản trị thơng tin tại Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng
Long................................................................................................................35
2.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long..........35
2.1.1. Thông tin chung về doanh nghiệp................................................35
2.1.2. Tổ chức các phịng ban.................................................................36
2.2. Thực trạng quy trình quản trị thơng tin trong doanh nghiệp........41
2.2.1. Các luồng thông tin trong doanh nghiệp..................................... 41
2.2.2. Các kênh truyền tin trong doanh nghiệp..................................... 47
2.3. Một số vướng mắc cịn tồn tại trong quy trình quản trị thơng tin 50
2.4. Quy trình sử dụng thơng tin để ra quyết định của lãnh đạo doanh
nghiệp..........................................................................................................53
2.5. Các yếu tố tác động đến quản trị thông tin của doanh nghiệp.......54
2.5.1. Nhận thức của lãnh đạo............................................................... 54
2.5.2. Năng lực của nguồn nhân lực......................................................55
2.5.3. Đặc thù môi trường kinh doanh...................................................56
2.6. Đánh giá thực trạng quản trị thông tin tại Công ty cổ phần ô tô
KCV Thăng Long...................................................................................... 56
2
2.6.1. Những ưu điểm............................................................................. 56
2.6.2. Những nhược điểm....................................................................... 57
2.7. Tiểu kết chương 2............................................................................... 58
Chương 3. Đề xuất phương án khắc phục những vướng mắc trong quy
trình quản trị thơng tin tại Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long và
khả năng áp dụng trong doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.............59
3.1. Tổ chức bộ máy nhân sự và quy trình làm việc phù hợp với quy
trình quản trị thông tin............................................................................. 59
3.2. Xây dựng bộ quy tắc ứng xử, hướng dẫn hoạt động nhằm tối ưu
cho việc quản trị thông tin trong doanh nghiệp......................................63
3.2.1. Nguyên tắc ứng xử trong doanh nghiệp...................................... 64
3.2.2. Hướng dẫn thực hàng quy trình bán hàng..................................66
3.3. Áp dụng mơ hình quản trị thơng tin hiện đại cho doanh nghiệp vừa
và nhỏ tại Việt Nam................................................................................... 69
3.4. Tiểu kết chương 3............................................................................... 70
KẾT LUẬN....................................................................................................71
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................75
PHỤ LỤC.......................................................................................................81
PHỤ LỤC SẢN PHẨM CƠNG TRÌNH NGHIÊN CỨU.......................... 85
TRONG PHẠM VI LUẬN VĂN................................................................. 85
3
DANH MỤC SƠ ĐỒ VÀ BIỂU ĐỒ
Sơ đồ 1. Hệ thống quản trị thông tin...............................................................19
Sơ đồ 2. Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long..................37
Sơ đồ 3. Các luồng thông tin theo đối tượng, mục đích sử dụng thơng tin....42
Sơ đồ 4. Quy trình sử dụng thông tin để ra quyết định của các cấp lãnh đạo 54
Sơ đồ 5. Minh hoạ mơ hình tổ chức phịng kinh doanh và phân cơng cơng
việc..................................................................................................................61
Biểu đồ 1. Mức độ tiếp cận thông tin qua các kênh thông tin.........................49
Biểu đồ 2. Các kênh tìm kiếm thơng tin......................................................... 50
Biểu đồ 3. Vấn đề thiếu thông tin để xử lý cơng việc.....................................51
Biểu đồ 4. Vấn đề tìm kiếm thơng tin............................................................. 52
Biểu đồ 5. Vấn đề nhiễu thông tin...................................................................53
4
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Khi bước sang thế kỷ XXI, nền kinh tế thế giới biến đổi sâu sắc do sự
tác động mạnh mẽ của cách mạng khoa học công nghệ hiện đại. Sự biến đổi
này diễn ra nhanh chóng cả về cơ cấu, chức năng và phương thức hoạt động:
lực lượng sản xuất xã hội bắt đầu chuyển từ kinh tế tài nguyên sang kinh tế tri
thức, do đó nền văn minh xã hội cũng chuyển từ nền văn minh công nghiệp
sang nền văn minh tri thức, xã hội dần chuyển hố thành xã hội thơng tin. Nền
kinh tế và xã hội Việt Nam cũng không nằm ngồi quy luật đó. Kinh tế tri
thức và xã hội thông tin vừa là công cụ, vừa là cánh cửa mở ra giúp các nước
đang phát triển bắt kịp, rút ngắn khoảng cách với các nước phát triển. Chính
điều đó đã và đang đặt ra thách thức trong việc nắm bắt, quản lý và sử dụng
nguồn thông tin hiệu quả đối với nền kinh tế Việt Nam nói chung và các
doanh nghiệp Việt Nam nói riêng.
Trong q trình làm việc của mình tại Cơng ty cổ phần Hướng nghiệp và
Phát triển Giáo dục ICANDO, tơi đã có cơ hội tiếp xúc với nhiều doanh nghiệp
vừa và nhỏ với các mơ hình kinh doanh khác nhau. Điển hình như Cơng ty cổ
phần ô tô KCV Thăng Long, tôi nhận thấy còn tồn tại một số vấn đề như: từ
phương thức bán hàng truyền thống - một nhân viên bán hàng sẽ phụ trách tất cả
các khâu trong quá trình bán hàng gồm tìm kiếm khách hàng, tư vấn khách hàng,
chăm sóc khách hàng, chốt đơn hàng, bán hàng và làm hồ sơ bán hàng, Cơng ty
thường xun gặp phải tình trạng bỏ xót thơng tin khách hàng; thất lạc hồ sơ,
giấy tờ; nhân viên bán hàng tốt và nhân viên bán hàng chưa tốt có tỉ lệ chênh
lệch doanh số cao; nhân viên trong cơng ty khơng có thái độ tích cực trong việc
chia sẻ, trao đổi thơng tin với nhau; việc mở rộng mơ hình kinh doanh cịn gặp
khó khăn do việc tuyển và đào tạo nhân viên kinh doanh mới còn kém, nhân viên
mới tiến bộ chậm,… Nhận thức được những tồn tại này,
5
tôi đã đưa ra đề xuất và hỗ trợ Công ty thay đổi phương thức và quy trình tổ
chức hoạt động nhằm nâng cao sự tương tác, trao đổi thông tin giữa các nhân
viên; từ đó tối ưu quy trình quản trị thơng tin nhằm mục đích tránh mất mát
dữ liệu và tăng hiệu quả kinh doanh, giúp tăng doanh số và mở rộng mơ hình
kinh doanh cho doanh nghiệp.
Chính thực trạng này đã giúp tôi nhận thức ra được việc phát hiện và
khắc phục những vướng mắc trong quy trình quản trị thơng tin tại doanh
nghiệp là vơ cùng quan trọng. Tuy nhiên do lối mòn trong tư duy tổ chức và
kinh doanh của doanh nghiệp dẫn đến việc khó khăn trong nhận biết tầm
quan trọng của quy trình quản trị thông tin hoặc đã nhận thức được tầm quan
trọng của quy trình quản trị thơng tin nhưng vẫn chưa khắc phục được những
vướng mắc còn tồn tại. Điều này đã thơi thúc tơi tìm hiểu thực trạng quy trình
quản trị thơng tin trong doanh nghiệp, chỉ ra những vướng mắc trong quy
trình đó và đưa ra những biện pháp khắc phục nhằm hồn thiện quy trình quản
trị thơng tin doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, phát triển quy
mơ kinh doanh ngày một lớn mạnh.
2. Tình hình nghiên cứu
Trước hết, khi đề cập đến quan hệ giữa quản trị thông tin và công nghệ
thông tin, mối quan hệ của quản trị thông tin và công nghệ thông tin trong nền
kinh tế thông tin như hiện nay đã được khai thác. Bên cạnh đó, tác giả cịn đưa ra
những luận chứng thành phần về đội ngũ cán bộ thơng tin và vị trí của chức danh
nhà lãnh đạo thơng tin. Từ đó, tác giả đưa ra đề xuất về việc đào tạo, nghiên cứu
khoa học, đầu tư và tiêu chuẩn hóa chức danh cán bộ thơng tin trong điều kiện ở
Việt Nam [6, tr.71]. Đây có thể coi là một trong nghiên cứu khá sớm về quản trị
thơng tin dưới góc nhìn của một chun gia thơng tin. Tuy mới chỉ dừng lại ở lý
thuyết chung, nhưng là một quan điểm quan trọng làm cơ sở
6
để nghiên cứu ứng dụng về quản trị thông tin và đào tạo người là cơng tác
quản trị thơng tin.
Nói về khía cạnh tầm quan trọng của việc quản trị thông tin trong doanh
nghiệp, một số cơ sở lý luận của quản trị thơng tin, phân tích thực trạng quản trị
thông tin trong doanh nghiệp đã được đưa ra [13, tr.72] . Tuy nhiên, trong phần
biện pháp quản trị thông tin, tác giả mới chỉ đưa ra được các bước và tiêu chuẩn
để tổng hợp thơng tin, chưa có giải pháp cụ thể nào để có thể cải thiện và nâng
cao hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nói về
vai trị của nhà quản trị thông tin trong doanh nghiệp, thị trường công nghệ thông
tin Việt Nam đang trên đà phát triển mạnh mẽ. Tuy nhiên việc ứng dụng công
nghệ thông tin ở các doanh nghiệp khó có thể phát triển nếu như khơng có quy
trình điều hành và quản trị thơng tin chuyên nghiệp nếu như thiếu nhân sự giữ
vai trò là nhà quản trị thông tin chứ không đơn thuần là người triển khai công
nghệ [3, tr.71]. Nghiên cứu này mới chỉ dừng lại ở việc phân tích cấu trúc hệ
thống thông tin doanh nghiệp và chỉ ra những việc mà nhà quản trị thông tin
doanh nghiệp cần phải làm chứ chưa phân tích được thực trạng hệ thống thơng
tin trong doanh nghiệp và đưa ra những biện pháp cụ thể cả về nhân sự phụ trách
quản trị thông tin lẫn phần mềm hỗ trợ quản trị thông tin. Cùng chủ đề này, bàn
luận về vai trị của quản trị thơng tin kinh tế doanh nghiệp, hoạt động thông tin là
một trong ba loại hoạt động quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp. Nếu khơng có hoạt động thơng tin, doanh nghiệp khơng thể đứng
vững và có được lợi thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh biến động do sự
tác động của nền kinh tế tri thức và xã hội thông tin hiện nay [10, tr.72]. Trong
bài viết này, tác giả đã phân tích được vai trị quan trọng của quản trị thơng tin
trong nền kinh tế tri thức và xã hội thông tin và vai trò quyết định đến sự thành
bại trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó khẳng định vai
trị của chun gia thơng tin trong doanh
7
nghiệp và sự cần thiết phải đào tạo ngành quản trị thông tin kinh tế doanh
nghiệp.
Trên thế giới, cũng đã có những đề tài nghiên cứu về quản trị thơng tin
trên các khía cạnh và lĩnh vực khác nhau. Viết về những cải tiến về hiệu quả
quản trị thông tin trong cấu trúc tổ chức ngành xây dựng, việc quản trị thông
tin một cách hiệu quả là rất quan trọng để cải thiện các quy trình sản xuất
trong tổ chức. Để đạt được hiệu quả trong quản trị thông tin, cần phải có một
cách tiếp cận tổng thể hơn, phù hợp với nhu cầu công nghệ và thông tin của tổ
chức với con người, các quy trình và mơ hình kinh doanh của doanh nghiệp.
Điều này sẽ tạo ra sự thay đổi từ phương thức làm việc đơn lẻ sang làm việc
theo chiến lược kinh doanh. Sau đó, tác giả cũng nhấn mạnh sự thay đổi từ
việc quản lý thông tin (lưu trữ thông tin để khai thác thông tin) đến quản trị
thông tin (khai thác thông tin để đạt được lợi thế cạnh tranh trên toàn tổ chức)
[20, tr.73]. Tuy nhiên luận án này mới chỉ dừng lại trong việc nghiên cứu phê
bình các cải tiến về hiệu quả của quản trị thông tin (IM) trong các tổ chức dựa
trên ngành xây dựng.
Đề tài thực hành quản trị và chia sẻ thơng tin trong q trình xây dựng dự
án đã đưa ra quan điểm thơng tin có thể được xem là một trong những tài sản
quan trọng nhất mà một tổ chức có thể sở hữu. Sử dụng đúng cách, thơng tin có
thể cho phép một tổ chức có thể giao tiếp, vận hành, lập kế hoạch và đưa ra các
quyết định cuối cùng và mang lại lợi ích cho chính tổ chức đó, khách hàng và bất
kỳ thực thể nào khác tương tác với nó. Mặc dù có nhiều loại hệ thống, chính sách
và thủ tục khác nhau mà một tổ chức có thể triển khai để quản lý và chia sẻ thông
tin của họ nhưng không phải lúc nào cũng được sử dụng một cách nhất quán và
cuối cùng là trải nghiệm và quan điểm của cá nhân trong việc xử lý thông tin.
Các kết quả từ nghiên cứu cho thấy một số phát hiện quan trọng. Điều đầu tiên
nói đến thực tế là mặc dù các quy định quản trị thông
8
tin doanh nghiệp được áp dụng để giải quyết khối lượng và độ phức tạp của
thông tin, các thực tiễn này thường được bổ sung bởi các thông lệ quản lý thông
tin cá nhân được các bên liên quan thông qua. Thứ hai chỉ ra rằng các bên liên
quan sở hữu số lượng kinh nghiệm lớn hơn có xu hướng dựa vào việc sử dụng tri
thức ẩn của họ để quản lý và chia sẻ thông tin. Trong khi các bên liên quan sở
hữu số lượng ít kinh nghiệm hơn có khuynh hướng sử dụng các hình thức tài liệu
rõ ràng. Cuối cùng, nghiên cứu đã đưa ra giải pháp quản trị thơng tin trong q
trình xây dựng dự án áp dụng trong ngành xây dựng [31, tr.74].
Viết về đề tài mơ hình hóa hệ thống quản lý thơng tin cho Chương trình
Bảo hiểm Y tế Quốc gia ở Ghana, những tồn tại về sự chênh lệch trong việc tiếp
cận thông tin y tế giữa vùng nông thôn và thành thị đã được chỉ ra. Điều này đặt
ra thách thức trong việc quản trị và phổ cập thông tin. Luận án này xem xét các
biến ảnh hưởng đến việc quản lý thông tin trong sơ đồ và đề xuất một mơ hình
quản lý thơng tin để loại bỏ các tắc nghẽn được xác định trong mơ hình quản lý
thơng tin hiện tại. Đề tài nghiên cứu bắt đầu bằng cách xem xét lý thuyết về bảo
hiểm y tế, quản trị thông tin và cuối cùng là sử dụng phương tiện kỹ thuật số
nhằm phân phối thông tin nông thôn-đô thị. Ngoài các cuộc phỏng vấn bán cấu
trúc với các nhân sự chủ chốt trong dự án và quan sát, khảo sát bằng bảng hỏi đối
với nhân viên trong 9 chương trình tại các khu khác nhau để thu thập dữ liệu cho
nghiên cứu này. Trong việc xác định vấn đề cịn tồn tại đối với hệ thống quản lý
thơng tin hiện tại, một phân tích so sánh được thực hiện giữa mơ hình quản trị
thơng tin hiện tại và hệ thống thế giới thực để xác định các thay đổi cần thiết và
cải thiện hệ thống quản trị thông tin hiện tại trong Chương trình bảo hiểm y tế
Quốc gia [34, tr.75].
Nhìn chung, chủ đề quản trị thơng tin đã được rất nhiều các nhà khoa
học tiến hành nghiên cứu. Tuy nhiên, quản trị thông tin chưa được nghiên cứu
một cách độc lập mà đi liền với các ngành nghề và các lĩnh vực có liên quan
9
khác. Điều này cũng đặt ra thách thức đối với việc nghiên cứu chuyên sâu về
quản trị thông tin, nhất là nghiên cứu một cách độc lập, đưa ra một quy trình
chung nhất để có thể áp dụng cho các ngành nghề khác, phục vụ cho đời sống
con người trong thời đại kinh tế tri thức, xã hội thông tin như hiện nay.
3.
Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu này nhằm xác định và đánh giá những rào cản cùng
những hạn chế trong quy trình quản trị thông tin tại Công ty cổ phần ô tơ
KCV Thăng Long, trên cơ sở đó đưa ra những biện pháp khắc phục nhằm
hồn thiện quy trình quản trị thông tin, nhằm giúp doanh nghiệp nâng cao
hiệu quả kinh doanh và phát triển quy mô kinh doanh ngày một lớn mạnh.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện mục tiêu trên, nghiên cứu này thực hiện những nhiệm vụ sau:
-
Hệ thống hố các khái niệm về thơng tin và quản trị thông tin trong
doanh nghiệp nhằm làm cơ sở lý luận nền tảng cho phân tích hệ thống
thơng tin doanh nghiệp.
-
Phân tích, đánh giá thực trạng quy trình quản trị thông tin tại Công
ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long, qua đó chỉ ra được những vướng mắc
cịn tồn tại trong quy trình này.
-
Đề xuất giải pháp khắc phục những vướng mắc trong quy trình
quản trị thơng tin cho các doanh nghiệp có quy mơ tương tự.
4.
Câu hỏi nghiên cứu
Với mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đặt ra ở trên, nghiên cứu tập
trung trả lời những câu hỏi chính sau:
10
Câu hỏi 1: Quản trị thơng tin có vai trị như thế nào đối với doanh nghiệp
trong bối cảnh hiện nay?
Câu hỏi 2: Những tồn tại và các yếu tố nào tác động đến quy trình quản
trị thơng tin trong doanh nghiệp vừa và nhỏ với trường hợp điển hình của
Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long?
Câu hỏi 3: Giải pháp nào để khắc phục những vướng mắc trong quy trình
quản trị thơng tin trong doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam?
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Để phục vụ cho đề tài nghiên cứu, tôi chọn đối tượng nghiên cứu là quy
trình quản trị thơng tin tại Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long. Với việc
chọn đối tượng nghiên cứu này, bằng những phương pháp nghiên cứu cụ thể,
tơi có thể chứng minh được việc tổ chức quản trị thông tin hiện tại của Cơng
ty chưa thực sự phù hợp và cịn tồn tại những vướng mắc cần khắc phục để có
thể hồn thiện quy trình quản trị thơng tin tối ưu nhất, từ đó đem lại hiệu quả
cho kinh doanh.
Để phù hợp với đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu của đề tài
được giới hạn trong phạm vi quản trị thông tin truyền thông và bán hàng của
doanh nghiệp - loại thông tin cốt lõi quyết định đến sự thành bại của kinh
doanh và sự phát triển của doanh nghiệp. Kết quả của nghiên cứu này được
giới hạn trong phạm vi các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ tại Việt Nam.
6. Phương pháp nghiên cứu
Để làm sáng tỏ câu hỏi nghiên cứu, chứng minh được giả thuyết và đạt
được mục tiêu nghiên cứu đặt ra, tôi đã sử dụng một số phương pháp như sau:
Thu thập và phân tích tài liệu: Trong quá trình nghiên cứu về đề tài này thì
tơi đã tiến hành tìm hiểu các tài liệu, bài báo, các bài nghiên cứu nói về chủ
11
đề quản trị thơng tin trong doanh nghiệp. Trong đó tập trung tìm kiếm các tài liệu
phân tích quy trình quản trị thơng tin trong doanh nghiệp, các mơ hình quản trị
thơng tin trong doanh nghiệp. Đồng thời cũng tìm hiểu về những mong muốn,
những ý tưởng về việc khắc phục những vướng mắc trong quy trình quản trị
thơng tin trong doanh nghiệp nhưng còn đang vướng mắc, chưa thực hiện được.
Từ những tài liệu này, tơi có thể phân tích và tổng kết được hiện trạng chung của
quản trị thông tin trong các doanh nghiệp hiện nay. Đồng thời có thể học hỏi
được các phương thức, cách thức xây dựng quy trình quản trị thơng tin nhằm tối
ưu hố hiệu quả quản trị thông tin trong doanh nghiệp. Từ đó có thể chắt lọc
được những thơng tin, những yếu tố cần thiết để bàn luận, đề xuất đưa ra phương
án khắc phục những vướng mắc trong quy trình quản trị thông tin tại các doanh
nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam hiện nay.
Phỏng vấn: Tôi tiến hành khảo sát tại Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng
Long. Với cá nhân cụ thể, tôi tiến hành phỏng vấn 2 trưởng phịng kinh
doanh, đội trưởng nhóm kinh doanh và các lãnh đạo doanh nghiệp, giám đốc
kinh doanh. Bằng phương pháp phỏng vấn, tơi sẽ có cái nhìn khách quan hơn
đối với thực trạng quản trị thông tin tại doanh nghiệp này, từ đó tơi có thể nắm
bắt và đánh giá được việc quản trị thơng tin như vậy có đem đến hiệu quả cho
doanh nghiệp để phục vụ trực tiếp cho q trình kinh doanh hay chưa? Mặt
khác, tơi cịn có thể nắm bắt được những tâm tư, nguyện vọng hay những
vướng mắc của lãnh đạo doanh nghiệp trong việc quản trị thông tin trong
doanh nghiệp.
Khảo sát bằng bảng hỏi: Tiến hành lập bảng hỏi sau khi đã phỏng vấn lãnh
đạo, trưởng phòng kinh doanh của doanh nghiệp. Từ những thông tin, vấn đề thu
thập được trong khi phỏng vấn, tôi tiến hành tổng hợp các thông tin, vấn đề đó
thành bảng hỏi nhằm khảo sát nhân viên trong cơng ty. Tôi tiến hành chọn mẫu
và thực hiện khảo sát với 41 nhân viên trong Công ty ở tất cả các bộ phận:
12
kinh doanh, kho vận, kỹ thuật, kế toán, bảo vệ, lễ tân, hành chính, nhân sự.
Thơng qua phương pháp khảo sát bằng bảng hỏi, những vấn đề còn tồn tại
trong việc tổ chức, lưu trữ và sử dụng thông tin và những khó khăn trong việc
chia sẻ, tiếp thu tri thức trong nội bộ doanh nghiệp sẽ được tìm ra. Kết quả thu
được sau khảo sát là những vấn đề, những vướng mắc mà nhân viên trong
doanh nghiệp gặp phải trong q trình làm việc do khơng tổ chức được hệ
thống thơng tin hay nói cách khác là quy trình quản trị thông tin hiện tại của
công ty chưa hiệu quả. Từ đây, tơi có thể tổng hợp và đưa ra một số đề xuất,
giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại đó, hồn thiện quy trình quản trị
thơng tin một cách hiệu quả nhất.
Để bảng hỏi có độ chính xác cao nhất, tôi tiến hành các phỏng vấn thử
nghiệm nhằm hiểu rõ hơn về vấn đề tôi đang nghiên cứu. Từ kết quả phỏng
vấn thử nghiệm, tơi có thể phân tích sơ bộ và tổng hợp đưa ra các nhóm vấn
đề cần thu thập thơng tin. Trên cơ sở đó, tơi tiến hành xây dựng bảng hỏi khảo
sát trên diện rộng để có thể có được những số liệu chính xác nhất phục vụ cho
bài nghiên cứu.
Cơng cụ để thực hiện khảo sát bằng bảng hỏi tôi sử dụng là Google
form. Sau khi hoàn thành khảo sát, Google form sẽ giúp tơi đưa ra được con
số chính xác nhất cùng với những biểu đồ thể hiện câu trả lời trong bảng hỏi
mà người khảo sát đã làm. Ngoài ra, kết quả khảo sát có thể xuất ra file excel
để có thể lọc dữ liệu, phục vụ cho việc phân tích sâu hơn các kết quả khảo sát,
từ đây có những nhận định dựa trên những con số chính xác nhất.
7. Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài
Về mặt khoa học, đây là một đề tài mới. Kết quả của nghiên cứu này sẽ
giúp cho chúng ta có thể có cái nhìn tồn diện hơn trong việc quản trị thông tin
doanh nghiệp, nhận biết được những điểm vướng mắc điển hình trong việc quản
13
trị thơng tin doanh nghiệp. Kết quả nghiên cứu cịn góp phần bổ sung thêm về
mặt lý luận cho lĩnh vực quản trị thông tin, nhất là quản trị thông tin trong
doanh nghiệp mà chủ yếu đi sâu vào loại thông tin truyền thông và bán hàng thông tin cốt lõi của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, kết quả nghiên cứu còn là cở
sở để phát triển nghiên cứu các chu trình quản trị thơng tin và các phương
pháp để quản trị thông tin trong tương lai.
Về mặt ứng dụng, kết quả nghiên cứu còn giúp cho doanh nghiệp hiểu
rõ hơn về quy trình quản trị thơng tin trong doanh nghiệp, nhận biết được
những điểm còn vướng mắc trong quản trị thơng tin. Hơn nữa, việc nhận thức
được vai trị của quản trị thông tin trong thời đại xã hội thông tin - kinh tế tri
thức như hiện nay là rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh
nghiệp. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp có quy mơ vừa và nhỏ tại Việt Nam có
thể đối chiếu kết quả nghiên cứu này với thực trạng tại cơ sở mình, từ đó lựa
chọn và áp dụng các giải pháp phù hợp nhằm cải thiện quy trình quản trị
thơng tin trong doanh nghiệp mình, lấy cơ sở để thực hiện quản trị tri thức, tạo
thế nguồn lực và thế mạnh cạnh tranh mới trên thị trường, tạo bước đà cho
doanh nghiệp phát triển.
14
Chương 1. Tổng quan về quản trị thông tin
1.1. Một số khái niệm chung
1.1.1. Khái niệm về thông tin
Hiện nay, trong đời sống hàng ngày thuật ngữ “thông tin” được sử dụng
và nhắc tới rất nhiều. có rất nhiều cách tiếp cận và nhiều cách đưa ra các khái
niệm về thông tin. Từ Latin “Informatio” là từ gốc của “Information” hiện đại
thể hiện thuật ngữ thơng tin có thể hiểu theo hai hướng [14, tr.72]. Thứ nhất,
thơng tin nói về một hành động cụ thể để tạo ra một hình dạng. Thứ hai, thơng
tin nói về sự truyền đạt một ý tưởng, một khái niệm hay một biểu tượng. Hai
hướng hiểu này cùng tồn tại, một hướng nhằm vào sự tạo lập cụ thể, một
hướng nhằm vào sự tạo lập kiến thức và truyền đạt. Tuy nhiên, cùng với sự
phát triển của xã hội, khái niệm thông tin cũng ngày một phát triển theo.
“Thông tin là sự phản ánh về một vật, một hiện tượng, một sự kiện hay quá
trình nào đó của tự nhiên và xã hội thơng qua khảo sát trực tiếp hoặc lý giải dán
tiếp” [17, tr.73]. Trong khái niệm này, thông tin được coi là những gì con người
tiếp nhận được từ nhiều dữ liệu khác nhau thơng qua q trình quan sát, nhận
xét, tiếp thu và đã được xử lý tạo thành. Hay nói cách khác, thông tin bao gồm
các giá trị dữ liệu đã được tổ chức sao cho nó mang lại một ý nghĩa cho một đối
tượng cụ thể và trong một hoàn cảnh cụ thể. Ngồi ra, các khái niệm thơng tin
dựa trên các quan điểm khác nhau đã được đưa ra. Theo quan điểm triết học,
thông tin là sự phản ánh của tự nhiên và xã hội trong thế giới vật chất, thể hiện
bằng ngơn ngữ, ký hiệu, hình ảnh hay khái quát hơn là bằng tất cả các phương
tiện tác động lên giác quan của con người. Theo nghĩa hiểu thông
15
thường, khái niệm thông tin được hiểu là tất cả các sự kiện, sự việc, ý tưởng,
phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Thơng tin hình thành
trong quá trình giao tiếp của con người, một người có thể nhận thơng tin trực
tiếp từ người khác thơng qua các phương tiện thông tin đại chúng, từ các ngân
hàng dữ liệu, hoặc từ tất cả các hiện tượng quan sát được trong môi trường
xung quanh [17, tr.73].
Khi khoa học cơng nghệ phát triển đến trình độ cao, trong các lĩnh vực
khoa học khác nhau, thuật ngữ thông tin cũng có những cách hiểu khác nhau
khi sử dụng. Trong lĩnh vực viễn thơng, thơng tin là tồn bộ hoạt động nhằm
mục đích vận chuyển, đảm bảo tính chính xác của các thông điệp. Trong lĩnh
vực truyền thông đại chúng, thông tin hoạt động chủ yếu dựa trên nội dung
của các thông điệp, nhất là khi tiếp xúc và truyền thơng tới cơng chúng. Trong
lĩnh vực báo chí, thơng tin được dùng để nói đến chất liệu ngơn ngữ sống, sự
miêu tả câu chuyện, bằng chứng, chỉ cần nó thể hiện một nhân tố của thực tại
[4, tr.71].
Như vậy, trong mỗi ngành, mỗi lĩnh vực sẽ có cách tiếp cận khái niệm
thông tin khác nhau. Nguyên nhân của sự khác nhau trong việc sử dụng thuật
ngữ này là do thông tin là một khái niệm vơ hình, khơng thể sờ mó được.
Thơng tin được người ta nhận biết và bắt gặp chỉ thơng qua q trình hoạt
động và thơng qua các tác động trừu tượng của nó.
1.1.2. Khái niệm về quản trị thông tin
Cũng tương tự như khái niệm về thơng tin, khái niệm quản trị thơng tin
cũng có những cách tiếp cận và cách định nghĩa khác nhau trong từng lĩnh vực.
Khái niệm quản trị thông tin là áp dụng các nguyên tắc quản trị để mua lại, tổ
chức, kiểm sốt, phổ biến và sử dụng thơng tin một cách hiệu quả trong mọi tổ
chức [45, tr.76]. Một khái niệm tương tự về quản trị thông tin: quản trị thông
16
tin là việc quản lý các quá trình thu nhận, tổ chức, sắp xếp, phân phối và sử
dụng thông tin [24, tr.73].
Quản trị thông tin là quản trị các quy trình và hệ thống tạo, thu nhận, sắp
xếp, lưu trữ, phân phối và sử dụng thông tin. Mục tiêu của quản trị thông tin là
giúp mọi người và các tổ chức có thể truy cập, xử lý và sử dụng thông tin một
cách kịp thời và hiệu quả. Điều này giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp có
được lợi thế cạnh tranh và hoạt động có chiến lược hơn. Việc quản trị thơng
tin cũng giúp mọi người hồn thành tốt nhiệm vụ và tạo ra các thông tin phái
sinh khác [22, tr.73].
Có nhiều cách để tiếp cận về quản trị thơng tin, trong đó coi thơng tin là
tri thức và việc định nghĩa được tập trung vào chu trình của việc tổ chức thông
tin [5, tr.71]. Đồng quan điểm với một số tác giả khác, tác giả đưa ra quan
điểm quản trị thơng tin có chức năng quản lý thơng tin trong suốt vịng đời
của nó. Cơ cấu tổ chức có khả năng quản lý các thơng tin này trong suốt vịng
đời thơng tin bất kể từ nguồn nào hay định dạng nào (dữ liệu, tài liệu giấy, tài
liệu điện tử, âm thanh, video,…) và chuyển giao các thông tin đó qua nhiều
kênh khác nhau: điện thoại di động và các giao diện web được coi là một cơ
cấu tổ chức tốt. Do đó, quản trị thơng tin là sự thu thập và quản lý thông tin từ
một hoặc nhiều nguồn khác nhau và phân phối thơng tin đó đến một hoặc
nhiều đối tượng thông qua các kênh thông tin khác nhau.
Cùng quan điểm trên, khái niệm quản trị thông tin là quá trình thu thập,
xử lý, cập nhật, bảo trì, tìm và phổ biến phục vụ sử dụng các thông tin nhằm
đạt được các mục tiêu đề ra bằng các phương tiện và phương pháp của đối
tượng thông tin [15, tr.72].
Nhìn chung, khái niệm quản trị thơng tin được đưa ra bao gồm cả các quy
trình từ đầu vào đến đầu ra của thông tin, đồng thời nhấn mạnh vào giá trị và lợi
ích của quản trị thơng tin mang lại cho người dùng tin. Hay nói cách khác,
17
quản trị thông tin được coi như là một quy trình kiểm sốt đối với vịng đời
thơng tin.
1.1.3. Khái niệm về quản trị thông tin trong doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp hay một tổ chức, quản trị thông tin là việc tổ chức và
quản lý thơng tin một cách có hệ thống [5, tr.71]. Trong đó, đánh giá, xử lý và tổ
chức thông tin dựa trên những tiêu chuẩn của các chun gia thơng tin, thơng qua
đó giúp người dùng có thể tiếp cận thông tin một cách dễ dàng. Việc tạo lập, tổ
chức và sử dụng thơng tin sẽ đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức,
ở
đó một cá nhân hay một nhóm sẽ phải truy cập và khai thác thông tin họ cần
để giải quyết những công việc hay nhiệm vụ được giao. Do dó, quản trị thơng
tin trong doanh nghiệp là hoạt động quản lý các quy trình tổ chức và các hệ
thống, bao gồm các hoạt động như: bổ sung, tạo lập, tổ chức, phân phối và sử
dụng thông tin. Quản trị thông tin trong một tổ chức thường được nhìn nhận
như một chu trình của sáu hoạt động sau:
-
Nhận dạng nhu cầu thông tin.
-
Bổ sung và tạo lập thơng tin.
-
Phân tích và diễn giải thơng tin.
-
Tổ chức và lưu trữ thông tin.
-
Truy cập và phổ biến thông tin.
-
Sử dụng thông tin.
Như vậy, trong doanh nghiệp, quản trị thơng tin cũng bao gồm các chu
trình kiểm sốt vịng đời của thơng tin thơng qua các chu trình con trong hoạt
động thơng tin để đảm bảo đáp ứng được nhu cầu thông tin của các thành viên
trong doanh nghiệp hay trong một tổ chức nói chung.
Tuy nhiên, để đáp ứng được nhu cầu thông tin, quản trị thông tin trong
doanh nghiệp hiện nay không chỉ là quá trình quản trị thủ cơng mà cịn cần phải
18
nhờ đến công nghệ và tạo thành một hệ thống quản trị thông tin. Với mỗi một
lĩnh vực cụ thể thì cần có những hệ thống thơng tin chun biệt. Như vậy,
quản trị thông tin là hoạt động kết hợp giữa thông tin, con người và công nghệ
trong một tổ chức. Do đó, quản trị thơng tin là một hoạt động sử dụng công
nghệ, kết hợp với các kỹ thuật quản lý để tạo lập và quản trị thông tin phục vụ
nhu cầu thông tin của các cá nhân hay tổ chức doanh nghiệp.
Thu thập và xử lý
thông tin
An ninh thơng tin
Hệ thống
quản trị thơng tin
Trình bày thơng tin
Sơ đồ 1. Hệ thống quản trị thông tin
1.1.4. Đặc thù của quản trị thông tin trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
Theo Nghị định số 90/2001/NĐ-CP chính thức đưa ra định nghĩa doanh
nghiệp vừa và nhỏ như sau: “Doanh nghiệp vừa và nhỏ là cơ sở sản xuất, kinh
doanh độc lập, đã đăng ký kinh doanh theo pháp luật hiện hành, có vốn đăng
ký không quá 10 tỷ đồng hoặc số lao động trung bình hàng năm khơng q
300 người”. Các doanh nghiệp cực nhỏ được quy định là có từ 1 đến 9 nhân
cơng, doanh nghiệp có từ 10 đến 49 nhân công được coi là doanh nghiệp nhỏ.
19
Doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam có những đặc điểm cơ bản sau
[11, tr.72]:
Thứ nhất, doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam thường gắn với công
nghệ lạc hậu, thủ công.
Thứ hai, hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp vừa và nhỏ thuộc các
thành phần kinh tế còn nhiều bất cập.
Thứ ba, tiềm lực và năng lực cạnh tranh cịn yếu.
Từ những đặc điểm trên, có thể khái quát thành những đặc trung cơ bản
của doanh nghiệp vừa và nhỏ như sau:
-
Về hình thức sở hữu: có đủ các hình thức sở hữu: nhà nước, tập thể,
tư nhân và hỗn hợp.
-
Về hình thức pháp lý: các doanh nghiệp vừa và nhỏ được hình thành
theo Luật doanh nghiệp và những văn bản dưới luật.
-
Lĩnh vực và địa bàn hoạt động: doanh nghiệp vừa và nhỏ chủ yếu
phát triển ở ngành dịch vụ, thương mại (buôn bán). Lĩnh vực sản xuất
chế biến và giao thơng cịn ít, địa bàn hoạt động chủ yếu ở các thị
trấn, thị tứ và đô thị.
-
Công nghệ và thị trường: các doanh nghiệp vừa và nhỏ chủ yếu có
năng lực tài chính rất thấp, có cơng nghệ, thiết bị lạc hậu, chủ yếu sử
dụng lao động thủ cơng.
-
Trình độ tổ chức quản lý và tay nghề của người lao động còn thấp và
yếu.
20
Với những đặc điểm và đặc trưng cơ bản của doanh nghiệp vừa và nhỏ
tại Việt Nam, có thể nói việc quản trị thông tin của các doanh nghiệp vừa và
nhỏ cũng có những điểm đặc thù tương ứng:
-
Về nguồn lực thơng tin: thơng tin trong q trình sản xuất, kinh
doanh lớn.
-
Về công nghệ quản lý: công nghệ quản lý chưa được áp dụng triệt để,
còn lạc hậu hoặc đang quản lý một cách thủ công bằng sổ sách, văn
bản.
-
Về nhân lực: thiếu vắng vị trí của nhà quản trị thơng tin trong doanh
nghiệp.
1.2. Vai trị của thơng tin và quản trị thông tin trong doanh nghiệp
1.2.1. Quản trị các nguồn lực
Nguồn lực của một doanh nghiệp bao gồm: nguồn nhân lực, tài sản vật chất
và các nguồn lực vô hình [12, tr.72]. Các nguồn lực này là nhóm yếu tố quyết
định đến khả năng hoạt động của doanh nghiệp, quyết định sự thành bại của
doanh nghiệp trên thị trường mà trong đó con người là nguồn lực quan trọng
nhất. Mỗi nguồn lực kể trên, trong từng thời kỳ, đều có điểm mạnh và điểm yếu
riêng so với các đối thủ cạnh tranh trong ngành. Chính vì vậy, lãnh đạo doanh
nghiệp hay nhà quản trị các cấp, đặc biệt là nhà quản trị cấp cao ln ln phải
có thơng tin về các nguồn lực hiện tại để tạo tiềm năng phân tích và đánh giá
chặt chẽ tận dụng đúng mức các nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp, từ đó tạo lợi
thế trong cạnh tranh lâu dài. Khi đó, vai trị của thơng tin và quản trị thơng tin
trong quản trị các nguồn lực được thể hiện rõ hơn bao giờ hết:
Đối với nguồn nhân lực, con người là yếu tố cốt lõi trong mọi hoạt động
của doanh nghiệp, quyết định đến sự thành bại của các doanh nghiệp, các tổ
21
chức. Trong nội bộ doanh nghiệp, nguồn nhân lực là yếu tố cực kỳ quan trọng
vì mọi quyết định liên quan đến quá trình quản trị chiến lược đều do con
người quyết định, khả năng cạnh tranh trên thị trường mạnh hay yếu,… đều
xuất phát từ con người. Vì vậy, thông tin và hệ thống quản trị thông tin về
nhân lực là khía cạnh đầu tiên trong các nguồn lực mà các nhà quản trị, các
chủ doanh nghiệp cần chú ý và thực hiện. Bên cạnh đó, việc quản trị tốt các
thông tin về nhân sự là bước đầu giúp cho doanh nghiệp có thể quản trị được
nguồn tri thức của doanh nghiệp mình, tránh tình trạng chảy máu chất xám
trong doanh nghiệp.
Đối với nguồn lực vật chất, bao gồm những yếu tố như: vốn sản xuất, nhà
xưởng máy móc thiết bị, nguyên vật liệu dự trữ, thông tin môi trường kinh
doanh,… Mỗi doanh nghiệp có các đặc trưng về các nguồn lực vật chất riêng, tuỳ
thuộc vào lĩnh vực và mơ hình kinh doanh của từng doanh nghiệp, trong đó có cả
điểm mạnh và điểm yếu so với các đối thủ cạnh tranh trong ngành. Việc tổ chức
và quản trị tốt thông tin liên quan đến nguồn lực vật chất giúp cho các nhà quản
trị và các chủ doanh nghiệp có thể phân tích và đánh giá đúng mức các nguồn lực
vật chất. Đây là cơ sở quan trọng giúp cho nhà quản trị các doanh nghiệp hiểu
được các nguồn lực vật chất tiềm tàng và những hạn chế đang còn tồn tại của các
nguồn lực vật chất hiện tại để có các quyết định quản trị phù hợp với thực tế như:
khai thác tối đa các nguồn vốn bằng tiền và nguồn vốn cơ sở vật chất hiện có, lựa
chọn và huy động các nguồn vốn bên ngồi khi thực sự có nhu cầu, chọn đối
tượng cần hợp tác nhằm tăng quy mô nguồn lực vật chất, thực hiện dự trữ một tỉ
lệ cần thiết để đảm bảo khả năng đương đầu (phịng thủ hoặc tấn cơng) với các
đối thủ cạnh tranh trong và ngoài nước.
Đối với các nguồn lực vơ hình, đó là các nguồn lực khác mà con người chỉ
nhận diện được qua các tri giác. Nguồn lực này có thể là thành quả chung của
các thành viên trong tổ chức doanh nghiệp hoặc một cá nhân cụ thể và ảnh
22
hưởng đến các quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Nguồn lực vơ hình thể
hiện quan nhiều yếu tố và nhà quản trị các cấp cần có đủ kiến thức cơ bản mới
có thể nhận thức rõ sự hiện diện và biết được tầm quan trọng của nguồn lực
này. Nguồn lực vơ hình bao gồm nhiều yếu tố như:
-
Tư tưởng chủ đạo trong triết lý kinh doanh.
-
Chiến lược và chính sách kinh doanh thích nghi với mơi trường.
-
Cơ cấu tổ chức hữu hiệu.
-
Uy tín trong lãnh đạo của nhà quản trị các cấp.
-
Uy tín doanh nghiệp trong q trình phát triển .
-
Uy tín và thị phần nhãn hiệu sản phẩm trên thị trường.
-
Sự tín nhiệm và trung thành của khách hàng.
-
Uy tín của người chào hàng.
-
Ý tưởng sáng tạo của nhân viên.
-
Văn hố tổ chức bền vững.
-
Vị trí giao dịch của doanh nghiệp theo khu vực địa lý,…
Tuỳ theo tiềm lực sẵn có, quy mơ và giá trị những nguồn lực vơ hình của
mỗi doanh nghiệp có sự khác nhau và thay đổi theo thời gian. Chính vì vậy,
thách thức đặt ra đối với các nhà quản trị và lãnh đạo doanh nghiệp là cần
phải quản trị thông tin của nhóm nguồn lực vơ hình sao cho chính xác và hiệu
quả để có được đánh giá đúng mức về nguồn lực vơ hình, tránh đánh mất các
lợi thế sẵn có của doanh nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh.
1.2.2. Tăng cường cạnh tranh
Thông tin và quản trị thông tin trong doanh nghiệp có vai trị tăng cường
sức cạnh tranh cho doanh nghiệp. Việc quản trị thông tin tốt giúp các nhà quản
trị, lãnh đạo doanh nghiệp điều hành hoạt động doanh nghiệp một cách có hiệu
quả hơn, giúp cắt giảm được chi phí khơng cần thiết, làm giảm giá thành sản
23
