Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại CÔNG TY cổ PHẦN ô tô KCV THĂNG LONG

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC....................................................................................................................... 1
PHẦN PHỤ LỤC........................................................................................................... 2
LỜI MỞ ĐẨU................................................................................................................. 1
PHẦN NỘI DUNG.......................................................................................................... 3
PHẦN I........................................................................................................................... 3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG
LONG............................................................................................................................. 3
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long......................3
1. Khái quát về Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng long..........................................................................................3
2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long........................................4
II. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Kế toán - Tài chính thuộc Công ty Cổ phần ô tô KCV
Thăng Long...............................................................................................................................................................5
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần ô tô KCV
Thăng Long...............................................................................................................................................................7
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng...............................................................................................................7
1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo
hậu cần cho cơ quan..................................................................................................................................................7
1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. (Xem phụ lục 3)........9
1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 cuộc họp của Công ty.......................................................................................10
1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan............................................................12
2. Khảo sát về công tác văn thư ..............................................................................................................................13
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long...........................................13
2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư....14
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ........................................................................................15

PHẦN II........................................................................................................................ 21

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ
KCV THĂNG LONG..................................................................................................... 21
1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm..............................................................21
2. Quy chế công tác Văn thư - Lưu trữ của công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long............................................29
3. Quy chế văn hóa công sở của Công ty Cổ phần KCV Thăng Long....................................................................29
4. Quy trình tổ chức hội nghị của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long..........................................................34
5. Mô hình văn phòng hiện đại của phòng Kế toán - Tài chính..............................................................................36
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy của phòng Kế toán - Tài chính .................................................................38

PHẦN III....................................................................................................................... 40
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ..........................................................................40
I) Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan..........40
1. Ưu điểm:..............................................................................................................................................................40
1.1 Hoạt động của văn phòng..................................................................................................................................40
1.2 Công tác văn thư................................................................................................................................................41
1.3 Công tác lưu trữ.................................................................................................................................................41

Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.4 Công tác hành chính văn phòng........................................................................................................................42
2. Nhược điểm.........................................................................................................................................................42
2.1 Công tác văn phòng...........................................................................................................................................42
2.2 Công tác văn thư................................................................................................................................................43

2.3 Công tác lưu trữ ................................................................................................................................................43
2.4 Công tác hành chính văn phòng........................................................................................................................45
II) Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm.................................................45
1. Về đội ngũ cán bộ, công chức.............................................................................................................................46
2. Về quy trình nghiệp vụ:.......................................................................................................................................46
3. Về trang thiết bị văn phòng.................................................................................................................................46
4. Về công tác Văn thư - Lưu trữ:...........................................................................................................................47

LỜI CẢM ƠN............................................................................................................... 50
PHẦN PHỤ LỤC............................................................................................................ 1

PHẦN PHỤ LỤC

Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẨU

Trong tình hình phát triển của đất nước hiện nay, cùng với sự đổi mới của kỹ
thuật công nghệ thời đại. Mọi công nghệ máy móc đều cần có hiểu biết về kỹ thuật
của nó, đứng trước yêu cầu về tình hình thực tế, thực trạng nguồn nhân lực vừa có
chuyên môn thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lí tại các
cơ quan, tổ chức hiện còn rất nhiều thiếu xót. Bởi từ những yêu cầu cấp thiết của
xã hội, Khoa Quản trị văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có chức năng
đào tạo cán bộ có trình độ cao đẳng, đại học về ngành Quản trị văn phòng.

Nắm được tình hình thực tế và cùng sự quan tâm của lãnh đạo nhà trường,
ngoài việc truyền đạt kiến thức cho sinh viên trên giảng đường, hàng năm Khoa
đều tổ chức cho sinh viên đi thực tập ngành nghề. Đợt thực tập sẽ giúp cho mỗi
sinh viên hiểu thêm tình hình thực tế về công tác văn phòng và quản lí của các cơ
quan, đơn vị. Lý luận và thực tiễn luôn có mối quan hệ qua lại hỗ trợ lẫn nhau, trên
cơ sở nhận thức đó nhằm giúp cho sinh viên không những giỏi về lý luận mà còn
thành thạo các nghiệp vụ được học.
Trong thời gian học tập tại trường tôi đã được trang bị những kiến thức về
các nghiệp vụ văn phòng đồng thời quãng thời gian đi kiến tập để cọ sát thực tế tại
cơ quan, tổ chức. Như ông cha ta có câu: “Học đi đôi với hành”, vừa học vừa được
thực hành để tôi có thêm hiểu biết về công việc sau này tôi sẽ làm. Để làm tốt điều
đó khoa Quản trị văn phòng có tổ chức đợt thực tập ngành nghề cho sinh viên
nhằm hệ thống lại kiến thức đã học và trau dồi thêm kinh nghiệm làm việc trước
khi ra trường. Được sự đồng ý của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long và
khoa Quản trị văn phòng, tôi đã được đến thực tập tại công ty trong thời gian từ
09/03/2015 đến ngày 29/04/2015 với nội dung chính là tìm hiểu về công tác văn
phòng. Những kiến thức lý thuyết cũng như việc thực hiện các nghiệp vụ, kinh
nghiệm của cán bộ tại công ty là những bài học bổ ích giúp tôi tự tin hơn trong
công tác sau này.
Qua quãng thời gian thực tập tại công ty, tôi viết báo cáo này để trình bày
kết quả khảo sát và quá trình thực tập mà tôi đã đạt được dưới một cái nhìn khách

Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa

1 CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quan, đầy đủ, trung thực nhất. Bài báo cáo được chia thành các phần nhỏ với nội
dung và bố cục như sau:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của Công ty Cổ phần ô tô KCV
Thăng Long
Phần II: Thực hành nghiệp vụ hành chính tại Công ty Cổ phần ô tô
KCV Thăng Long
Phần III: Kết luận và đê xuất kiến nghị
Qua phần tóm tắt về nội dung bài báo cáo cũng là kết quả mà tôi đạt được
trong thời gian thực tập tại công ty. Để hoàn thành tốt đợt thực tập và bài báo cáo
thực tập này, tôi xin chân thành cảm ơn sự quan tâm, giúp đỡ của thầy cô trong
Khoa và đặc biệt là sự chỉ bảo tận tình của thầy Nguyễn Mạnh Cường - Trưởng
khoa Quản trị văn phòng. Bên cạnh đó, chúng tôi còn nhận được sự quan tâm, giúp
đỡ nhiệt tình của các cán bộ tại phòng Kế toán - Hành chính và một số phòng ban
khác thuộc Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long.
Bên cạnh đó còn hạn chế về mặt chuyên môn và thời gian thực tập cùng một
số nguyên nhân khách quan khác nên báo cáo của tôi không tránh khỏi những thiếu
sót. Vì vậy, tôi rất mong được sự chỉ bảo và đóng góp ý kiến của thầy cô và các
bạn.
Tôi xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 29 tháng 04 năm 2015
Sinh viên

Nguyễn Thị Thanh Hòa

Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa

2 CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Lớp:

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN NỘI DUNG
Phần I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ
KCV THĂNG LONG
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ
phần ô tô KCV Thăng Long.
1. Khái quát về Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng long
Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long thuộc sở hữu của các cổ đông, được
thành lập trên cơ sở cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước, hoạt động theo Luật
Doanh nghiệp tháng 12/2005 và các quy định hiện hành của Nhà nước.
Tên Tiếng việt : Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long
Tên Tiếng anh : KCV Thang Long Automobile Joint stock Company
Tên viết tắt: ISUZU Thăng Long
Địa chỉ: Km6 đường Bắc Thăng Long - Nội Bài, Xã Nam Hồng, Huyện Đông
Anh, Thành phố Hà Nội
Điện Thoại: 04- 39589188
Fax: 04-39585199
E-mail:
Chi nhánh và các đơn vị trực thuộc công ty:
• Chi nhánh tại thành phố Vinh
Địa chỉ: Số 50 Nguyễn Trãi, Thành phố Vinh, Tỉnh Nghệ
Điện thoại: 038.8606898
• Chi nhánh tại Hưng Yên
Địa chỉ: Thôn Lực Điền, Xã Minh Châu, Huyên Yên Mỹ, Tỉnh Hưng Yên

Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long được thành lập ngày 06 tháng 04
năm 2011, có giấy phép kinh doanh theo quy định của nhà nước số 0105243828 do
Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp.
- Đại lý bán xe ô tô
- Bán buôn ô tô
- Kinh doanh phụ tùng ô tô
Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa

3 CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Kinh doanh dịch vụ sửa chữa bảo dưỡng ô tô
- Sửa chữa máy móc thiết bị
- Đóng mới, cải tạo các loại thùng xe, thùng xe chuyên dụng
Vốn và tài sản: Vốn lưu động 30.000.000.000 VNĐ
Với chiến lược phát triển lâu dài của công ty thì việc mở rộng thêm các chi
nhánh, địa điểm trên khắp đất nước đang và đã được lên kế hoạch thực hiện trong
khoảng thời gian tới. Nhằm tạo sự liên kết chặt chẽ giữa thị trường trong nước và
trên thị trường quốc tế nhưng phù hợp với Nghị quyết của Hội đồng quản trị và
quy định của pháp luật.
2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần ô tô
KCV Thăng Long
2.1 Chức năng
- Không ngừng nâng cao lợi ích của Nhà nước, của cổ đông và người lao
động, tăng tích lũy và phát triển sản xuất kinh doanh của công ty.

- Huy động và sử dụng vốn của các cổ đông để hoạt động sản xuất kinh
doanh có hiệu quả. Góp phần thiết thực vào thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh
tế - xã hội của đất nước.
2.2 Nhiệm vụ
- Công ty phải đảm bảo việc quản lý, sử dụng vốn, tài sản do cổ đông đóng
góp, đất đai tài nguyên được giao quyền sử dụng và các nguồn lực khác tốt để thực
hiện các chức năng trên của công ty.
- Phải lực chọn hình thức và cách thức huy động vốn phù hợp với quy định
của Pháp luật để nâng cao lợi ích kinh doanh của công ty.
- Tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức các đơn vị sản xuất kinh doanh phù hợp
với nguyên tắc hoạt động và mục tiêu chiến lược của công ty.
- Đổi mới công nghệ, phù hợp với yêu cầu phát triển và sản xuất kinh doanh
của công ty.
- Thành lập các Chi nhánh, Văn phòng đại diện hay công ty con của công ty
ở trong nước và nước ngoài theo quy định của Pháp luật nhằm mở rộng thị trường
hoạt động.
Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa

4 CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Chủ động lựa chọn đầu tư liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần, mua một
phần hoặc toàn bộ tài sản của doanh nghiệp khác theo quy định của Pháp luật với
mục đích mở rộng sản xuất kinh doanh.
- Chủ động mở rộng hoặc thu hẹp quy mô ngành nghề kinh doanh theo khả

năng của công ty và yêu cầu của thị trường để đảm bảo mang lại hiệu quả tốt nhất
trong kinh doanh.
- Tìm kiếm thị trường, trực tiếp giao dịch và ký kết hợp đồng với các khách
hàng trong và ngoài nước theo yêu cầu kinh doanh của công ty nhằm nâng cao lợi
ích của khách hàng và người lao động.
- Tuyển chọn, thuê mướn, bố trí sử dụng, đào tạo và trả lương cho người lao
động. thử việc hoặc cho nghỉ việc theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty và
năng lực của người lao động nhằm năng cao chất lượng người lao động, tăng
cường hoạt động của bộ máy theo hướng gọn nhẹ - năng động - hiệu quả, đáp ứng
được các điều kiện trong quá trình hội nhập kinh tế và công cuộc công nghiệp hóa
- hiện đại hóa đất nước.
- Thực hiện tốt quan hệ Quốc tế phù hợp với chủ trương mở rộng hợp tác
của công ty và các Quy định của Nhà nước.
2.3 Cơ cấu tổ chức. (xem phụ lục 1)
Lãnh đạo công ty gồm có:
-

01 Giám đốc
01 Phó Giám đốc
01 Giám đốc chi nhánh ISUZU Thăng Long tại thành phố Vinh
01 Trưởng phòng bán hàng chi nhánh Vinh
01 Trưởng chi nhánh ISUZU tại Hưng Yên
01 Trưởng phòng Dịch vụ hậu mãi
01 Trưởng phòng Kế hoạch - Hành chính
01 Trưởng phòng xưởng đào tạo
01 Trưởng phòng kinh doanh
II. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Kế toán - Tài

chính thuộc Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long
1. Chức năng

Đáp ứng nhu cầu về tài chính cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của
Công ty theo kế hoạch; bảo toàn và phát triển vốn của Công ty và các cổ đông.
Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa

5 CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo Công ty trong các lĩnh vực công tác: văn
thư lưu trữ; hành chính quản trị; tổ chức, quản lý lao động, chế độ tiền lương và
đào tạo; quản lý tài sản; an ninh bảo vệ; phòng chống cháy nổ và vệ sinh môi
trường trụ sở cơ quan Công ty và các công tác khác có liên quan đến chức năng,
nhiệm vụ được Lãnh đạo Công ty giao.
2. Nhiệm vụ
- Hướng dẫn các phòng ban thực hiện chế độ, chính sách tài chính, thống kê,
báo cáo tài chính kế toán.
- Hướng dẫn các phòng ban thực hiện chấp hành các chế độ chính sách và kỷ
luật của công ty tránh những sai sót trong việc sử dụng vốn và quản lý tài sản của
công ty.
- Tiếp nhận các văn bản, tài liệu của các cơ quan, tổ chức gửi đến công ty;
toàn bộ các văn bản, tài liệu gửi đến công ty phải được cập nhật vào phần mềm
quản lý công văn đến trên hệ thống internet của công ty.
- Tiếp nhận, sao gửi và phát hành các văn bản của công ty do Lãnh đạo công
ty ký, đóng dấu của công ty và được lưu văn bản.
- Công tác bảo vệ cơ quan, trụ sở: xây dựng các phương án bảo vệ công ty;
xây dựng và phổ biến nội quy cơ quan, theo dõi, duy trì giờ làm việc của cán bộ,

nhân viên công ty.
- Lập và theo dõi định mức, cấp phát văn phòng phẩm hàng tháng; kế hoạch
mua sắm trang thiết bị văn phòng theo đề xuất của các phòng trong công ty đảm
bảo có hiệu quả.
- Quản lý phương tiện và trang thiết bị máy móc: xây dựng quy chế để quản
lý, điều hành việc sử dụng xe ô tô và các lái xe phục vụ Lãnh đạo công ty và cán
bộ, nhân viên công ty đi công tác.
- Quản lý điện, nước, điện thoại và các chế độ khác phục vụ công tác
- Quản lý sổ sách trong lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu của công ty.
3. Quyền hạn
- Phòng Kế toán - Tài chính được quyền yêu cầu các phòng ban công ty, các
đơn vị trực thuộc cung cấp tài liệu, số liệu cần thiết về lĩnh vực tổ chức, lao động,
Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa

6 CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tiền lương và hành chính quản trị để phục vụ cho việc hoàn thành nhiệm vụ của
phòng.
- Kiểm tra thể thức văn bản trước khi đóng dấu, yêu cầu các phòng ban, đơn
vị trực thuộc sửa lại văn bản nếu không đúng thể thức quy định.
4. Cơ cấu tổ chức: (xem phụ lục 2)
Lề lối làm việc của văn phòng: Văn phòng là việc theo chế độ thủ trưởng,
văn phòng làm việc theo nguyên tắc: trưởng phòng là người đứng đầu văn phòng là
thủ trưởng của văn phòng, trong phạm vi văn phòng thủ trưởng có trách nhiệm và

thẩm quyền phân công nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên văn phòng.
Mỗi nhân viên đều có những nghiệp vụ chuyên môn khác nhau phục vụ cho
công việc của phòng.
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG
- Trưởng phòng Kế toán - Tài chính là người chịu sự quản lý trực tiếp của
Giám đốc.
- Trưởng phòng Kế toán - Tài chính là đầu mối giúp Giám đốc truyền đạt
các chủ trương, chính sách, đường lối đến các bộ phận trong công ty.
- Trưởng phòng Kế toán - Tài chính giúp Giám đốc tổ chức thực hiện các
Quyết định quản lý do công ty ban hành.
- Trưởng phòng Kế toán - Tài chính tiếp nhận các thông tin phản hồi từ các
bộ phận, đơn vị, nhân viên trong công ty để phản ánh lại với Giám đốc.
- Trưởng phòng Kế toán - Tài chính giúp Giám đốc kiểm soát toàn bộ hoạt
động của các bộ phận, đơn vị, nhân viên trong cơ quan.
- Trưởng phòng Kế toán - Tài chính thay mặt Giám đốc tiến hành các hoạt
động giao tiếp đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài cơ quan, cũng như
các cá nhân đơn vị bên trong cơ quan.
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu, tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan
Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa

7 CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn phòng của mỗi cơ quan, tổ chức đều có chức năng riêng phù hợp cho
hoạt động của cơ quan đó. Từ đó có thể nói văn phòng là bộ phận tham mưu, giúp
việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, điều hành, là nơi thu thập, xử
lý thông tin hỗ trợ cho các hoạt động quản lý đồng thời đảm bảo các điều kiện về
cơ sở vật chất kỹ thuật cho toàn bộ hoạt động của cơ quan.
Chức năng của văn phòng gồm nhiều chức năng khác nhau để phù hợp với
hoạt động của cơ quan, nhưng chức năng chính của văn phòng là chức năng tham
mưu tổng hợp, chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần. Ở mỗi chức năng văn
phòng lại đóng những vai trò nhất định.
- Chức năng tham mưu là đóng góp ý kiến mang tính chất chỉ đạo trên tất cả
các lĩnh vực, giúp người lãnh đạo trong việc đặt và tổ chức thực hiện các kế hoạch.
Ngoài ra văn phòng còn có trách nhiệm tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo có đầy đủ
thông tin có căn cứ đưa ra các quyết định quản lý phù hợp, chính xác.
- Chức năng này đóng vai trò vô cùng quan trọng, nó gắn liền với sự tồn tại
của một cơ quan, tổ chức. Để làm tốt chức năng tham mưu, tổng hợp văn phòng sẽ
tiến hành cung cấp, xử lý và tổng hợp thông tin đảm bảo cung cấp cho lãnh đạo
nguồn thông tin chính xác, tin cậy giúp cho lãnh đạo cơ quan ban hành nội quy,
quy chế hoạt động chung, nội quy công tác văn thư lưu trữ, giải quyết các công
việc, quy trình thủ tục hành chính của cơ quan, tổ chức.
Qua đó cho thấy tầm quan trọng của văn phòng trong hoạt động của cơ quan
mình, chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng Công ty cổ phần ô tô KCV
Thăng Long:
Công tác tham mưu của văn phòng công ty luôn được coi là cánh tay trái của
ban lãnh đạo, bởi trong hoạt động của công ty văn phòng vừa thực hiện các công
việc được cấp trên giao. Đồng thời giúp lãnh đạo công ty tham mưu xây dựng các
nội quy, quy chế, quy định của công ty. Để công ty hoạt động trên sự thống nhất và
đồng thuận giữa các cấp thì đều dựa trên sự giàng buộc của quy chế, nội quy. Và
trong công tác Văn thư - Lưu trữ văn phòng của công ty đã tham mưu cho lãnh đạo

rồi tập hợp những thông tin về khó khăn vướng mắc của quá trình thu thập tài liệu
và sắp xếp tài liệu trong hoạt động của các bộ phận trong công ty.
Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa

8 CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bên cạnh đó văn phòng cũng tham mưu tổng hợp những thông tin cần thiết
cho lãnh đạo công ty xây dựng và ban hành quy chế làm việc của công ty cho phù
hợp với quy chế mẫu của Thủ tướng. Tuy nhiên hoạt động của công ty còn nhiều
khó khăn khi xây dựng và ban hành quy chế làm việc so với quy chế mẫu nên văn
phòng chưa tham mưu cho lãnh đạo. Vì vậy lãnh đạo công ty cùng văn phòng luôn
cố gắng điều chỉnh kịp thời mọi khó khăn trong quá trình hoạt động của mình.
Trong công tác tổ chức cán bộ, công nhân trong công ty thì văn phòng sẽ
tham mưu cho lãnh đạo về bổ nhiệm, miễn nhiệm, tuyển dụng nhân sự cho công ty.
Lập kế hoạch đào tạo, đặc biệt tổ chức thực hiện đúng đắn chế độ chính sách với
cán bộ công nhân viên trong công ty.
Việc soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, tổ chức và sử dụng con dấu của
Công ty được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước. Văn phòng cũng
thường xuyên cập nhật các thiết bị văn phòng hiện đại, cung ứng đầy đủ văn phòng
phẩm cho công ty.
- Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần:
Văn phòng có vai trò giúp lãnh đạo tổ chức xây dựng kế hoạch, chương trình
công tác để tiến hành triển khai công việc được đồng nhất tránh việc chồng chéo,
theo dõi các đơn vị thực hiện kế hoạch. Ngoài ra văn phòng còn tổ chức các cuộc

hội họp, hội thảo, tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo. Bên cạnh đó văn
phòng còn đảm bảo cung cấp đầy đủ cơ sở vật chất hiện đại cho toàn bộ hoạt động
của cơ quan.
Ví dụ: Trong việc ban hành quy chế làm việc của công ty, văn phòng công
ty sẽ giúp lãnh đạo thu thập các văn bản của nhà nước quy định về nội quy và quy
định làm việc của các doanh nghiệp. Bên cạnh đó văn phòng sẽ dựa vào tình hình
thực tế hoạt động của công ty để tham mưu cho lãnh đạo về việc xây dựng nội quy
công ty mình. Khi thu thập được nguồn thông tin và tình hình thực tế của công ty,
văn phòng sẽ thực hiện chức năng tổng hợp nhằm tổng hợp giúp lãnh đạo ban hành
nội quy. Văn phòng công ty sẽ xây dựng nội quy làm việc của công ty để trình lên
lãnh đạo duyệt, ban hành chính thức.
1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ
Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa

9 CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

của cơ quan. (Xem phụ lục 3)
Mỗi cơ quan, tổ chức nào cũng có lịch trình công tác thường kỳ cho lãnh đạo
cơ quan. Việc xây dựng một chương trình công tác tốt sẽ giúp cho lãnh đạo và cán
bộ nhân viên văn phòng xác định được đúng mục tiêu, thời gian và định hướng
công việc cho phù hợp với hoạt động của mình. Chương trình công tác sẽ giúp cho
Thủ trưởng cơ quan chủ động trong công tác quản lý từ đó cơ quan sẽ hoạt động
tốt hơn. Chương trình công tác phải phù hợp với khả năng chuẩn bị và thời gian
chuẩn bị. Khi lập chương trình cần có quỹ thời gian để đề phòng việc đột xuất.

Những chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của công ty quy mô thời
gian có thể là tuần, tháng, quý, năm… Kế hoạch tuần được lập vào ngày cuối cùng
của tuần trước, kế hoạch tháng được lập vào tuần cuối cùng của tháng trước, kế
hoạch quý được lập vào tháng cuối cùng của quý trước, kế hoạch năm được lập
vào quý cuối cùng của năm trước.
Việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ cho lãnh đạo Công ty Cổ
phần ô tô KCV Thăng Long đã đạt được những ưu điểm đáng kể trong quá trình
giúp lãnh đạo công ty đi công tác, bên cạnh đó cũng còn những hạn chế cần được
khắc phục như:
+ Ưu điểm:
- Đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra liên tục, thống nhất và hiệu
quả.
-Đảm bảo kế hoạch, chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm xây dựng
có hiệu quả cho hoạt động của công ty.
- Văn phòng đáp ứng đầy đủ nội dung công việc, giúp hoạt động của công ty
đạt hiệu quả cao.
+ Hạn chế:
- Các phòng, ban còn chậm chễ trong việc tổng hợp và xây dựng bản thảo
gây khó khăn cho việc ban hành chương trình, kế hoạch.
- Đăng ký nội dung chưa chính xác làm sai lệch kế hoạch công tác của Công
ty.
1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 cuộc họp của Công ty.
Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa

10 CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

(Xem phụ lục 4)
Các chương trình nghị sự để tổ chức hội nghị của công ty đều được trình lãnh đạo
xét duyệt, bên cạnh đó cán bộ, nhân viên văn phòng luôn hoàn thành từ bước
chuẩn bị. Đây là phần biên mục hồ sơ khi công ty tổ chức một hội nghị:
STT

Số ký hiệu văn
bản

Ngày, tháng,
năm

1

34/KH-KTTC

25/08/2014

2

25/TTr-KTTC

28/08/2014

3

126/QĐCTCPOTKCV
TL

06/09/2014

4

238/BB-KTTC

12/09/2014

5

56/BC-KTTC

12/09/2014

Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa

Tác giả

Trích yếu nội dung

Tổ chức tri ân
khách hàng tỉnh
Vĩnh Phúc năm
2014
Phòng Kế Về việc Tổ chức tri
toán - Tài
ân khách hàng đợt
chính
2 năm 2014

Về việc thực hiện
chương trình tri ân
Phòng
khách hàng tỉnh
Kinh doanh
Vĩnh phúc năm
2014
Phòng Kế
Tiệc tri ân khách
toán - Tài
hàng
chính
Tổ chức tiệc tri ân
Phòng Kế
khách hàng tỉnh
toán - Tài
Vĩnh Phúc năm
chính
2014
Phòng Kế
toán - Tài
chính

11 CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Lớp:

Ghi
chú

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan.
(Xem phụ lục 5)
Chuyến đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan. Mỗi chuyến đi công tác đều có tác dụng trên nhiều phương
diện, vì vậy các chuyến đi công tác được phòng Kế toán - Tài chính chuẩn bị các
phương diện cho lãnh đạo công ty.
1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của cơ
quan
Văn hóa công sở của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long dựa trên các
nghi thức nhà nước về văn hóa công sở nói chung, nhưng đối với công ty thì không
ban hành riêng một quy chế về văn hóa công sở mà được lồng ghép với quy chế
làm việc của công ty.
Quy chế làm việc của Công ty được thực hiện một cách nghiêm túc và đầy
đủ. Tập thể các bộ công nhân viên trong Công ty đã vận dụng một cách linh hoạt
tùy vào điều kiện thực tế của cơ quan và phù hợp với các quy định Nhà nước.
Công ty đã triển khai và thực hiện các nội dung trong quy chế làm việc bao gồm
các quy chế của Nhà nước quy định về văn hóa công sở với một số nội dung chính
sau:
* Nguyên tắc, mục đích:
- Việc thực hiện các quy định về văn hóa công sở phải tuân thủ các nguyên
tắc phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hóa dân tộc và điều kiện kinh tế xã hội.
- Các quy định của Pháp luật và mục đích, yêu cầu, cải cách hành chính của
công ty.
- Việc thực hiện các quy định về văn hóa công sở nhằm: đảm bảo tính trang
nghiêm và hiệu quả hoạt động của các đơn vị,bộ phận thuộc công ty, xây dựng
phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, công nhân viên có phẩm chất đạo

- Hút đức tốt, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
* Cấm các hành vi trong công ty: hút thuốc lá trong phòng làm việc, sử
dụng đồ uống có cồn tại công sở( trừ ngày lễ, liên hoan được sự cho phép của lãnh
đạo).
Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa

12 CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Về trang phục, giao tiếp và ứng xử:
- Khi thực hiện nhiệm vụ cán bộ, công nhân viên phải ăn mặc gọn gàng, lịch
sự, mặc đúng đồng phục của công ty khi tới làm việc.
- Cán bộ, công nhân viên phải đeo thẻ khi làm việc, thẻ phải có têncông ty,
ảnh, họ và tên, chức danh, số hiệu.
- Trong giao tiếp ứng xử phải có thái độ lịch sự, tôn trọng. Ngôn ngữ giao
tiếp phải rõ ràng, mạch lạc, không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt, nhiệt tình và
niềm nở với khách hàng.
* Về bài trí công sở:
- Công ty phải có biển, tên được đặt tại cổng chính, ghi rõ tên đầy đủ bằng tiếng
Việt. Phòng làm việc có biển tên ghi rõ ràng, đơn vị, họ tên, chức danh. Việc sắp
xếp, bố trí phòng làm việc phải gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý. Công ty có
trách nhiệm bố trí khu vực để xe cho cán bộ công nhân viên và người đến giao
dịch, làm việc.
Quy chế làm việc của Công ty được xây dựng phù hợp với hoạt động của
công ty, bên cạnh đó cũng đã lồng ghép đầy đủ quy chế văn hóa công sở của các

cơ quan theo Quyết định 129/2007/QĐ-TTg của thủ tướng chính phủ ngày 02
tháng 08 năm 2007 về việc ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan
hành chính nhà nước.
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Công ty Cổ phần ô tô KCV
Thăng Long
* Công tác văn thư và lập hồ sơ hiện hành.
Tháng 10/2013, Văn phòng công ty đã xây dựng được danh mục hồ sơ hiện
hành của cơ quan (chưa ban hành chính thức, đang hoàn thiện), trên cơ sở danh
mục hồ sơ, cán bộ Văn thư - Lưu trữ sẽ hướng dẫn chuyên viên các phòng, ban lập
hồ sơ hiện hành.
Hình thức văn thư của công ty vẫn là văn thư hỗn hợp, các đơn vị, phòng có
văn bản sẽ tự phát hành văn bản và nhận văn bản.

Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa

13 CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bộ phận Văn thư của cơ quan công ty luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ, tiếp
nhận, xử lý văn bản kịp thời phục vụ cho việc chỉ đạo của Ban lãnh đạo công ty
cũng như hoạt động chung của toàn công ty.
Công văn đi, đến và công tác quản lý và sử dụng con dấu của công ty được
thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước.
* Ưu điểm:

- Văn bản được giải quyết nhanh chóng, kịp thời
- Công tác văn thư đã giúp cho công ty xác định được các văn bản, cách tra
tìm tài liệu dễ dàng.
* Nhược điểm:
- Các văn bản tài liệu bị thất lạc, lẫn lộn các văn bản giấy tờ không liên
quan.
- Việc tìm kiếm các văn bản khi cần thiết gặp khó khăn vì văn bản bị thất lạc
và không được bảo quản.
2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc
chỉ đạo thực hiện công tác văn thư.
Khi nhận được các văn bản hướng dẫn của các cơ quan cấp trên về Công tác
Văn thư - Lưu trữ, văn phòng công ty đã kịp thời sao gửi đến các phòng, ban, đơn
vị trực thuộc. Đồng thời ban hành các văn bản hướng dẫn đến các đơn vị.
Tháng 8/2013, công ty đã tổ chức lớp tập huấn hướng dẫn công tác lập hồ sơ
hiện hành cho toàn thể cán bộ công nhân viên các phòng, ban và cán bộ làm công
tác Văn thư - Lưu trữ các đơn vị trực thuộc.
Ngày 23/03/2013 Công ty ban hành Thông báo số 112/TB-CTCPOTKCVTL
về việc triển khai công tác lập hồ sơ hiện hành tại các phòng, ban. Trên cơ sở
Thông báo này, cán bộ Văn thư - Lưu trữ sẽ kiểm tra, hướng dẫn đến chuyên viên
các phòng, ban việc lập hồ sơ hiện hành, cách sắp xếp tài liệu trong hồ sơ.
Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng long chưa tổ chức xây dựng phòng Lưu
trữ riêng biệt, bộ phận Văn thư - Lưu trữ của công ty thuộc Phòng Kế toán - Tài
chính (trực thuộc Văn phòng công ty) do Ban giám đốc trực tiếp quản lý.

Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa

14 CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Lớp:

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
* Tổ chức công tác lưu trữ của Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long
Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long là một công ty lớn hoạt động chủ
yếu trong lĩnh vực kinh doanh ô tô nên mặc dù công tác lưu trữ vô cùng quan trọng
nhưng cũng chỉ là một hoạt động bổ trợ cho hoạt động kinh doanh của công ty, nên
công tác lưu trữ tại công ty chưa được chú trọng nhiều. Để được chú trọng hơn
trong công tác lưu trữ tại công ty cần có các giải pháp phù hợp đối với hoạt động
của công ty như:
- Căn cứ vào các quy định về lưu trữ của Nhà nước, công ty xây dựng các
văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện về công tác Văn thư - Lưu trữ đối với các
phòng, các đơn vị, tổ chức thuộc công ty; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các
chế độ, quy định về công tác Văn thư - Lưu trữ đối với các đơn vị, tổ chức thuộc
công ty.
- Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc cán bộ, nhân viên trong công ty lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
- Thu thập, chỉnh lý, sắp xếp tài liệu lưu trữ của khối văn phòng công ty theo
quy định;
- Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
- Lưu chọn hồ sơ, tài liệu thuộc đối tượng nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ
lịch sử (nếu có) và thực hiện việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo quy định hiện
hành;
- Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo định kỳ, đột xuất về công tác Văn thư
- Lưu trữ theo quy định của pháp luật;
- Triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào công tác Văn thư Lưu trữ;
- Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên làm công tác Văn
thư - Lưu trữ;

- Lập kế hoạch xây dựng, cải tạo nâng cấp kho tàng, mua sắm trang thiết bị,
dự trù kinh phí phục vụ cho hoạt động Văn thư - Lưu trữ.

Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa

15 CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trong phòng Lưu trữ được trang bị các phương tiện đầy đủ và hiện đại nhằm
phục vụ tốt nhất cho công tác lưu trữ như: máy điều hòa nhiệt độ, quạt thông gió,
giá để tài liệu, xe chở tài liệu và những văn phòng phẩm khác. Trong thời gian gần
đây lãnh đạo công ty đã chú trọng trọng việc bố trí kho tàng rộng rãi, giá tủ đúng
quy chuẩn…
Các trang thiết bị: giá sắt, tủ gỗ để đựng tài liệu, hộp carton, bìa hồ sơ, điều
hòa trung tâm, bình bọt cứu hỏa, máy hút ẩm….
• Công tác thu thập chỉnh lý tài liệu tồn đọng.
Năm 2013, Tổng công ty chính thức xây dựng được Kho lưu trữ chuyên
dụng. Vì vậy những tài liệu tồn đọng từ khi thành lập công ty là 100m tài liệu chưa
được chỉnh lý nhưng đã đưa được về từng nhóm lớn theo năm.
Trong đó tài liệu nát, loại bỏ chiếm phần lớn mà chủ yếu là tài liệu các năm
mới thành lập công ty. Còn các năm gần đây số tài liệu bị hư hỏng ít dần đi cho
thấy công ty đã chú trọng đến công tác lưu trữ hơn.
Hiện tại trên kho lưu trữ đang lưu những tập công văn đi, đến của cơ quan
để phục vụ công tác tra tìm. Các tập lưu công văn đi, đến đã được lập hồ sơ hiện
hành và được bảo quản trong các hộp carton.

Năm 2013, Văn phòng Tổng công ty đã xây dựng các phương án thuê các
đơn vị đến khảo sát để chỉnh lý những tài liệu tồn đọng và sớm triển khai trong
thời gian tới.
• Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn thư - Lưu trữ.
Bộ phận Văn thư đã thực hiện quản lý văn bản đi, đến trên máy tính và ứng
dụng phần mềm Microsoft. Hàng năm, công ty đều quan tâm đầu tư, mua sắm máy
móc, trang thiết bị cho bộ phận Văn thư. Cụ thể đã trang bị máy tính, máy
photocopy, máy scand, máy điện thoại, máy Fax để lưu tài liệu giấy tờ trên hệ
thống online nội bộ của công ty và gửi mail cho các đơn vị trực thuộc công ty.
• Tổ chức sử dụng tài liệu Lưu trữ:
- Cán bộ Văn thư - lưu trữ cung cấp kịp thời và đầy đủ tài liệu cho Ban lãnh
đạo, các phòng, ban, đơn vị khi cần tra cứu.
- Có sổ đăng ký theo dõi phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ.
Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa

16 CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Chế độ thông tin, báo cáo:
Hàng năm công ty thực hiện đầy đủ báo cáo, thống kê, báo cáo đột xuất theo
yêu cầu của Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
* Chỉ đạo về công tác lưu trữ của Công ty cổ phần ô tô KCV Thăng Long
* Ưu điểm:
Song song với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, sự chuyển động
không ngừng của các nền kinh tế , sự bùng nổ thông tin đã làm cho khối lượng tài

liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức ngày càng lớn, hình thức
tài liệu ngày càng phong phú. Và những biện pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu
quả và chất lượng của công tác lưu trữ được đặt ra như một yêu cầu cấp thiết. Quá
trình chỉ đạo rõ ràng về công tác Lưu trữ là một trong những yếu tố quan trọng
quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác lưu trữ của công ty.
Qua quá trình khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long
cho thấy lãnh đạo cơ quan và các cán bộ nhân viên trong công ty đã có nhận thức
đúng đắn và có những đầu tư thích hợp cho công tác Văn thư - Lưu trữ nói chung
và công tác Lưu trữ nói riêng. Điều đó thể hiện ở các khía cạnh sau:
Tổ chức tuyên truyền, phổ biến Luật lưu trữ và các văn bản quy định hướng
dẫn: Công tác Lưu trữ luôn được sự quan tâm chỉ đạo sát sao của ban lãnh đạo
công ty. Để được triển khai đồng nhất, văn phòng công ty đã sao gửi các văn bản
chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ của các cơ quan cấp trên tới các đơn vị trực thuộc
công ty. Triển khai kịp thời các văn bản chỉ đạo của cấp trên đến nhân viên các
phòng, ban và đơn vị trực thuộc chủ yếu dựa vào Luật Lưu trữ năm 2011 để thực
hiện công tác Lưu trữ của công ty. Bên cạnh đó công ty cũng đã dựa vào các văn
bản quy định về lưu trữ như:
- Nghị định 110/NĐ-CP, Nghị định 111/NĐ-CP của Chính phủ Quản lý
công tác Văn thư - Lưu trữ;
- Thông tư 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ về quy định thời hạn bảo quản
hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Xây dựng và ban hành các văn bản quản lý công tác Lưu trữ: ban lãnh đạo
cơ quan rất quan tâm đến công tác văn phòng nói chung và công tác lưu trữ nói
Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa

17 CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

riêng. Hệ thống các văn bản do công ty ban hành ra để chỉ đạo hướng dẫn thực
hiện công tác lưu trữ khá đầy đủ; các văn bản này có ý nghĩa hết sức quan trọng,
nó là hành lang pháp lý để công tác lưu trữ hoạt động được thống nhất và tạo thuận
lợi cho nhân viên Văn thư - Lưu trữ khi thực hiện các nghiệp vụ trong quá trình
giải quyết công việc.
Ngày12/12/2012, công ty ra Thông báo số 201/TB-CT về việc thông báo ý
kiến chỉ đạo của Giám đốc công ty về công tác tiếp nhận công văn, tài liệu của các
đơn vị trực thuộc công ty.
Ngày 14/07/2013, công ty ban hành Thông báo số 143/TB-CT về việc thông
báo gửi giấy mời họp, lịch công tác tuần và một số văn bản khác của công ty qua
hòm thư điện tử.
Cùng với các quy định của nhà nước về công tác Lưu trữ, công ty đã áp
dụng để thực hiện các hoạt động của mình như việc sắp xếp và hủy tài liệu trong
công ty.
Tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ: bên cạnh
việc ban hành văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác lưu trữ thì công ty còn mở
các lớp tập huấn ngắn hạn nhằm cũng cố, bồ dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên lưu
trữ tại công ty và các đơn vị trực thuộc. Hàng năm cán bộ lưu trữ cũng được tạo
điều kiện tham gia chương trình tập huấn nghiệp vụ do Cục Văn thư - Lưu trữ tổ
chức. Bên cạnh đó, vào khoảng thời gian nhất định trong năm, thường là vào cuối
năm, thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ thì nhân viên được giao nhiệm vụ
hướng dẫn nghiệp vụ cho chuyên viên các phòng, ban để có thể giao nộp tài liệu
vào lưu trữ đúng và đủ về cả số lượng và nội dung tài liệu.
* Hạn chế:
Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là phục vụ việc tra cứu, khai thác
sử dụng phục vụ cho hoạt động của Công ty. Do đó để đạt được hiệu quả tốt nhất
thì công tác lưu trữ cần được tổ chức nghiêm túc và khoa học.

Công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ thực chất là việc thực hiện các
khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ bao gồm thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ,

Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa

18 CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phân loại, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, xây dựng công cụ thống kê bảo quản và
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Do hạn chế về số lượng cán bộ lưu trữ và khối lượng tài liệu lưu trữ của
Công ty là tương đối nhiều nên trên thực tế các cán bộ chỉ thực hiện được việc
quản lí tài liệu mà không thể đảm nhiệm được hết các nghiệp vụ lưu trữ. Điều nỗi
bật nhất là trong tất cả các phòng ban thì khối tài liệu thuộc Văn phòng là được đưa
vào lưu trữ đầy đủ nhất , đươc lập hồ sơ và chỉnh lý , còn khối tài liệu của các
phòng ban còn lại thì tài liệu vẫn còn thiếu nhiều do bị thất lạc công tác nộp lưu tài
liệu chưa được thực hiên một cách khoa học . tình trạng tài liệu vẫn còn bó gói,
chưa chỉnh lý lập thành hồ sơ .
Việc áp dụng Luật Lưu trữ trong công tác Lưu trữ còn nhiều bất cập và thiếu
xót, như việc không đủ các trang thiết bị bảo quản tài liệu và tài liệu không được
phân loại rõ ràng nên công tác Lưu trữ tại công ty còn nhiều khó khăn và chưa
được chấp hành đầy đủ.
- Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:
Tài liệu thuộc các phòng ban sau khi đã hoàn thành và hợp đồng với khách
hàng kết thúc là hồ sơ tài liệu sẽ được đưa vào lưu trữ của công ty. Năm 2012,

công ty mới chính thức đưa ra thông báo phải được lập hồ sơ thì mới được đưa vào
lưu trữ. Điều đó cho thấy trước đâycông tác lưu trữ vẫn thu nhưng tài liệu chưa
được lập hồ sơ mà chỉ mới sắp xếp theo thời gian. Nên tại kho lưu trữ tài liệu về
chuyên môn từ các phòng ban vẫn còn được bó gói, chưa lập hồ sơ và biên mục.
- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
Công ty chỉ mới thành lập nên về công tác lưu trữ vẫn chưa được hoàn
thiện, công ty có thuê người về chỉnh lý tài liệu nhưng công tác chỉnh lý vẫn còn sơ
sài chưa đạt hiệu quả cao, tài liệu vẫn còn bị thất lạc nhiều và vẫn chưa có bộ công
cụ tra cứu phục vụ việc tra cứu thông tin và tìm hiểu về tài liệu về công ty.
Các tài liệu chuyên môn chưa được nộp vào lưu trữ và chưa được chỉnh lý,
việc sắp xếp tài liệu chưa được rõ ràng và chưa thống nhất.
- Việc phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu

Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa

19 CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Việc phân loại tài liệu chỉ được phân loại sơ bộ theo năm, theo nội dung mà
chưa có một phương pháp phân loại tối ưu nào.
Tài liệu, chứng từ chưa được xác định giá trị, mà chỉ lưu theo thời gian làm
hợp đồng nào hoàn thành thì thu tài liệu vào kho sau đó bó gói và đưa lên giá đựng
tài liệu.
Tài liệu vẫn còn trong tình trạng bị bó gói nhiều:

Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa

20 CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG
1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm
* Lịch công tác tuần thứ 14của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long
( từ ngày 12 tháng 04 năm 2015 đến ngày 19 tháng 04 năm 2015)
CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

PHÒNG KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Thứ

Thời

Nội dung

Địa

Đơn vị

Thành phần

(ngày)

gian

công việc

điểm

chủ trì

tham dự

Họp giao ban
Thứ Hai
12/04/2015

8h00

tuần thứ 14

Phòng
Phòng Kế toán
họp

Hướng dẫn về
13h30

cách tư vấn
bán xe, bán
phụ tùng xe
Họp Hội đồng
nâng lương

Thứ Ba
13/04/2015

công ty xét
9h00

nâng lương
định kỳ cho

14/04/2015

14h00

phòng ban

chính
Phòng

Phòng Kinh
doanh, Phòng

Hậu

Dịch vụ Hậu

mãi

mãi

Phòng
Phòng Kế toán
họp

- Tài

Trưởng các
phòng ban

chính

công nhân
Thứ Tư

- Tài

Phòng Dịch vụ
họp

Trưởng các

viên

Triển khai

Phòng

Trưởng

Tất cả công

chương trình

Kinh

phòng

nhân viên

cải thiện việc

doanh

Kinh

phòng Kinh

Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa

21 CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Lớp:

Ghi chú

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

bán xe
doanh
Họp bàn sản
Thứ Năm
15/04/2015

Nhân viên

xuất, sửa chữa Phòng
8h00

phụ tùng

Trưởng

phòng Dịch vụ

Dịch

phòng

và nhân viên

vụ

Dịch vụ

bên xưởng sửa

Phòng

chữa
Ban giám đốc,

Phòng Kế toán

Trưởng phòng

Họp xét duyệt
13h00

Thứ Sáu
16/04/2015
Thứ Bảy
17/04/2015

lương cho
công nhân
viên
Phỏng vấn

9h00

ứng cử viên

Họp giao ban

8h00

Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa

doanh

họp

Phòng
Họp
Phòng
họp

- Tài

Kế toán - Tài

chính
Ban

chính, thủ quỹ
Trưởng phòng

giám

Dịch vụ Hậu

đốc

Trưởng

mãi

phòng
Dịch vụ

Trưởng các
phòng ban

22 CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Lớp:


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Kế hoạch công tác tháng của Công ty Cổ phần ô tô KCV Thăng Long
CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ KCV THĂNG LONG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

PHÒNG KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số:

/KH-KTTC

Hà Nội, ngày tháng

năm 2015

KẾ HOẠCH
Công tác tháng 05 năm 2015
I. Mục đích, yêu cầu
1. Mục đích
- Thực hiện mục đích phát triển, đẩy mạnh doanh thu của Công ty trong
những tháng có nhu cầu khách hàng tiềm năng lớn.
- Tạo sự chủ động triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác tháng giữa năm
của Công ty.
- Nhằm nâng cao sự phát triển, sự đổi mới trong các mặt hoạt động cần có
đường lối phát triển rõ ràng để cạnh tranh với các thị trường lớn mạnh khác.
2. Yêu cầu
- Phải có sự đoàn kết, chỉ đạo, phối hợp của tất cả cán bộ, công nhân viên
trong công ty.
- Phải có sự phối hợp, tạo điều kiện của Ban giám đốc công ty, các bộ phận
đơn vị và sự hợp tác của các đối tác.
- Mỗi cán bộ, công nhân viên phải có tinh thần trách nhiệm cao trong việc
thực hiện nhiệm vụ công tác.
II. Nội dung kế hoạch
1. Phương châm phát triển của tháng 05 năm 2015 là đẩy mạnh phát triển
kinh doanh xe và bán phụ tùng cho các tỉnh phía bắc.
- Đẩy mạnh các tiềm năng lớn tại các thị trường phía bắc là một trog những
mục tiêu phát triển của công ty;
Sinh viên: Trần Thị Thanh Hòa

23 CĐ Quản trị Văn phòng K7C

Lớp: