Luận văn nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư lưu trữ của trường SQKTQS

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI



TRẦN THỊ BÌNH

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
CỦA TRƯỜNG SĨ QUAN KỸ THUẬT QUÂN SỰ
LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC

TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2020


BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2017

TRẦN THỊ BÌNH

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
CỦA TRƯỜNG SĨ QUAN KỸ THUẬT QUÂN SỰ

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC

Mã số: 8320303

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS ĐÀO ĐỨC THUẬN

HỒ CHÍ MINH, NĂM 2020


LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan Luận văn “Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn
thư - lưu trữ tại Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự” là cơng trình nghiên cứu nghiêm túc
của chính bản thân, với sự hướng dẫn khoa học của PGS. TS Đào Đức Thuận.
Các trích dẫn, số liệu nêu trong bài là hồn tồn trung thực, có nguần gốc rõ ràng,
khơng sao chép ngun văn bất kỳ cơng trình nghiên cứu khoa học nào.
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 2020
TÁC LUẬN VĂN

Trần Thị Bình


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ................................................................................................................. 1
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ 6
CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC ....................
1.1. Cơ sở lý luận về hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ ......... 6
1.1.1. Một số khái niệm liên quan .................................................................. 6
1.1.2. Nội dung, nguyên tắc, ý nghĩa của hoạt động quản lý công tác văn
thư - lưu trữ .................................................................................................... 11
1.1.3. Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ ... 17
1.2. Cơ sở pháp lý về hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ ........ 18

1.2.1. Văn bản Luật ........................................................................................ 18
1.2.2. Văn bản dưới luật ................................................................................. 18
Tiểu kết chương 1......................................................................................... 21
Chương 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ 22
LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG SĨ QUAN KỸ THUẬT QUÂN SỰ ...............................
2.1. Khái quát về Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự ................................ 22
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự ....... 22
2.1.2. Chức năng của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự ................................ 23
2.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự ...................... 23
2.1.4. Cơ cấu tổ chức Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự ................................ 23
2.1.5. Khái quát về Phịng Tham mưu - Hành chính Trường Sĩ quan Kỹ
25
thuật quân sự ..................................................................................................
2.2. Thực trạng hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ tại
28
Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự ..............................................................
2.2.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác văn thư - lưu trữ ................. 28
2.2.2. Phổ biến, ban hành các văn bản quản lý công tác văn thư - lưu trữ ......... 30
2.2.3. Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác văn thư - lưu trữ ........................ 34
2.2.4. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư - lưu trữ của Trường Sĩ
35
quan Kỹ thuật quân sự....................................................................................
2.2.5. Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ hoạt động quản lý
48
công tác văn thư - lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự....................
2.2.6. Thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư - lưu trữ.......................... 50
2.3. Nhận xét và đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn thư 50
- lưu trữ tại Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự..........................................
2.3.1. Ưu điểm................................................................................................ 50

2.3.2. Hạn chế................................................................................................. 52
2.3.4. Nguyên nhân......................................................................................... 54
Tiểu kết chương 2.........................................................................................59
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦATRƯỜNG SĨ QUAN
KỸ THUẬT QUÂN SỰ........................................................................................... 59
3.1. Hoàn thiện về tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác văn thư - lưu trữ..... 59
3.2. Bổ sung và hoàn thiện hệ thống văn bản hướng dẫn công tác văn
61
thư - lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự..................................
3.3. Tổ chức thực hiện có hiệu quả hơn nữa các nghiệp vụ văn thư - lưu trữ......... 64
3.4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư - lưu trữ......76
3.5. Một số giải pháp hỗ trợ khác................................................................... 78
Tiểu kết chương 3......................................................................................... 80
KẾT LUẬN............................................................................................................ 81
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................. 82
CÁC PHỤ LỤC......................................................................................................


DANH MỤC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT
Số TT

Chữ viết tắt

Chữ viết đầy đủ

01

BQP

02

CB, NVCMKT

03

CĐKT

Cao đẳng Kỹ thuật

04

CHDC

Cộng hòa dân chủ

05

CKĐL

Cơ khí động lực

06

CNH, HĐH

07

CNTT

Cơng nghệ thơng tin

08

DHTT

Dài hạn tập trung

09

ĐUQSTW

Đảng ủy quân sự Trung ương

10

e27/f320

Trung đoàn 27/ Sư đoàn 320

11

KTQS

Kỹ thuật quân sự

12

NHTT

Ngắn hạn tập trung

13

NVKT

Nhân viên kỹ thuật

14

PMĐ

Pháo mặt đất

15

PPK

Pháo phịng khơng

16

QĐNDCM

17

QKV

18

QNCN

Qn nhân chun nghiệp

19

SQKT

Sĩ quan kỹ thuật

20

SQKTQS

21

TCKT

Tổng cục kỹ thuật

22

VKBB

Vũ khí bộ binh

23

VT-LT

Văn thư - lưu trữ

24

VT-BM-LT

Bộ Quốc phịng
Cán bộ, nhân viên chun mơn kỹ thuật

Cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa

Qn đội nhân dân cách mạng
Qn khí viên

Sĩ quan Kỹ thuật Quân sự

Văn thư - Bảo mật - Lưu trữ


DANH MỤC PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Sơ đồ tổ chức biên chế .............................................................................
Phụ lục 2: Hình ảnh một mẫu sổ đăng ký quản lý văn thư, lưu trữ ...........................
Phụ lục 3: Hình ảnh giao diện phần mềm .................................................................
Phụ lục 4: Hình ảnh trước và sau khi chỉnh lý hồ sơ, tài liệu ....................................
Phụ lục 5: Khu làm việc Ban Văn thư - Bảo mật - Lưu trữ .......................................
Phụ lục 6: Bảng số liệu .............................................................................................
Phụ lục 7: Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ
tại Trường Sĩ quan KTQS………………………………………………
Phụ lục 8: Bảng thời hạn bảo quản…………………………………………………

1
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự (SQKTQS) là một trong những Nhà trường Quân
đội đã và đang đi lên cùng sự lớn mạnh không ngừng của Quân đội, sự phát triển của đất
nước có lực lượng cán bộ, giáo viên, học viên, sinh viên, quân nhân chuyên nghiệp
(QNCN), viên chức quốc phòng (VCQP), hạ sĩ quan - chiến sĩ (HSQ-SC) trước đây và
hôm nay mãi mãi là niềm tự hào của lớp lớp cán bộ kỹ thuật trong Quân đội Nhân dân
Việt Nam anh hùng. Các cơ quan, đơn vị và tổ chức trong quá trình hoạt động thực hiện
chức năng nhiệm vụ của mình đều sử dụng cơng cụ rất đặc biệt đó là cơng tác VT-LT.
Đây là một nghiệp vụ quan trọng và không thể thiếu ở bất cứ tổ chức cơ quan, đơn vị
nào, bởi nó là cơng cụ đắc lực nối dài từ chủ trương, mệnh lệnh (của lãnh đạo, chỉ huy)
đến việc tổ chức triển khai thực hiện chủ trương, mệnh lệnh đó thành kết quả hiện thực
của cơ quan, đơn vị các cấp trong Nhà trường.
Công tác VT-LT là nền tảng rất căn bản cho công tác tổ chức, quản lý điều hành các
hoạt động của cấp ủy, người chỉ huy, chính ủy, chính trị viên của các cơ quan, đơn vị.
Công tác này bắt đầu từ khâu soạn thảo xây dựng các văn kiện (văn bản), như lập kế
hoạch, phê duyệt kế hoạch, phổ biến quán triệt kế hoạch, triển khai thực hiện kế hoạch,
lưu trữ văn bản tại kho và đến việc tổ chức quản lý khai thác văn bản theo một quy trình
chặt chẽ, cụ thể, tỉ mỉ, chính xác. Cho nên việc quản lý công tác VT-LT nhất thiết phải
được coi trọng, nhất là sự quan tâm chăm lo của lãnh đạo, chỉ huy các cấp để hiệu quả
hoạt động công tác VT-LT tại các cơ quan (Dân - Chính - Đảng) nói chung ngày càng
cao, cũng như công tác VT-LT trong các cơ quan đơn vị Qn đội nói riêng, ln hoạt
động nền nếp chính quy, bảo đảm tính thống nhất, chất lượng, hiệu quả; đặt ra yêu cầu
cao về thái độ nghiệp vụ chun mơn phải ln tích cực, chủ động, sáng tạo; nhằm thực
hiện thắng lợi nhiệm vụ chính trị của cơ quan đơn vị trong mọi tình huống.
Nhận thức sâu sắc vai trị và ý nghĩa của cơng tác quản lý VT-LT, trong hoạt động phục
vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành, tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ chính

trị trọng tâm của cơ quan, đơn vị. Nó chính là cánh tay nối dài của người chỉ huy, chính ủy,
chính trị viên trong việc chỉ đạo bảo quản khai thác thông tin quý giá được hình thành ngay
trong quá trình hoạt động nội bộ mà có. Đồng thời tham mưu cho cấp ủy, người chỉ huy,
hướng dẫn chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trong tồn Trường tham gia quản lý cơng tác VT-LT
ngày càng tốt hơn.


2
Đó là lý do để em chọn đề tài: “Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác
văn thư - lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự” làm luận văn tốt nghiệp
chương trình đào tạo Thạc sĩ Lưu trữ học.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Để phục vụ cho đề tài nghiên cứu, tác giả đã tham khảo các tài liệu, sách, luận văn
và một số bài viết liên quan. Qua đó giúp việc nghiên cứu của luận văn mang tính hệ
thống logic trên cơ sở các tư liệu, thông tin về nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý VTLT tại đơn vị, đồng thời đề xuất giải pháp sát đúng.
Cho đến nay, trong nước đã có nhiều cơng trình, bài viết nghiên cứu về công tác
VT-LT ở các dạng khác nhau như sách, luận án tốt nghiệp, luận văn tốt nghiệp chuyên
ngành lưu trữ, giáo trình giảng dạy cho các đối tượng về VT-LT. Trong quá trình thực
hiện luận văn này, tác giả đã được tiếp cận với nhiều tài liệu, cơng trình nghiên cứu khác
nhau có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến đề tài đang nghiên cứu. Đây là nguồn tài
liệu hết sức phong phú và cần thiết, giúp chỉ ra giác độ đúng đắn, xác định tổng quan về
nâng cao hiệu quả hoạt động quan lý VT-LT một cách khách quan, toàn diện, lịch sử, cụ
thể. Từ đó có thể chọn lọc tiếp thu, kế thừa những kết quả cũng như những bài học quí
báu trong quá trình thực hiện luận văn của mình như:
- Một số sách về VT-LT, đây vừa là giáo trình giảng dạy cho sinh viên của ngành
Lưu trữ học và Quản trị văn phòng vừa là tài liệu nghiên cứu tham khảo của các cơ quan
tổ chức, phục vụ công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ VT-LT. Cụ thể:
Vương Đình Qùn (2006), “Lý luận và phương pháp cơng tác văn thư”, NXB
ĐHQG Hà Nội; Vũ Dương Hoan (1987), Công tác lưu trữ Việt Nam, NXB Khoa học xã
hội, Hà Nội; Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn

Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục chuyên
nghiệp, Hà Nội; Triệu Văn Cường (chủ biên) (2016), Giáo trình văn thư, NXB Lao động,
Hà Nội; Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy (2015), Giáo trình lưu trữ học đại cương,
NXB Đại học Quốc gia TP. HCM; Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh (2006), Giáo trình
Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản, NXB. HN.
- Một số luận văn thạc sĩ liên quan đến cơng tác văn thư, lưu trữ:
Lê Phương Bình (năm 2016) “ Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại các trường cao đẳng công lập thuộc thành phố Hồ Chí Minh”, Luận văn thạc
sĩ Trường ĐHKHXH & NV Đại học Quốc gia TP.HCM. Đề tài này, đã nghiên cứu hiện


3
trạng công tác VT-LT trong các trường cao đẳng công lập thuộc TP.HCM và đề xuất giải
pháp nâng cao hiệu quả công tác VT-LT;
Lâm Thu Hằng (năm 2011) “Nâng cao năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư,
lưu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ”, Luận văn thạc sĩ Trường Đại học Quốc gia Hà
Nội, đề tài đã đề cập đến quản lý, chỉ đạo, tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác VTLT, xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, thi đua khen thưởng, đảm bảo cơ sở vật
chấtcủa lãnh đạo văn phòng cấp Bộ;
Nguyễn Thị Hồng (năm 2013) “ Đánh giá và đề xuất giải pháp tổ chức công tác
văn thư – lưu trữ cấp Phường (Qua khảo sát thực tế tại các phường thuộc quận Tây Hồ Hà Nội)” Luận văn thạc sĩ Đại học Quốc gia Hà Nội, đề tài đã khảo sát, đánh giá việc tổ
chức công tác VT-LT ở cấp Phường;
Lưu Thị Khánh Hân (năm 2018) “Xây dựng mơ hình tổ chức quản lý cơng tác lưu
trữ tại Trường Đại học Kỹ thuật - Hậu cần Công an nhân dân” Luận văn thạc sĩ Đại học
Quốc gia Hà Nội, đề tài đưa thực trạng công tác lưu trữ và mơ hình quản lý cơng tác lưu
trữ phù hợp với đặc điểm của nhà trường.
- Một số tạp chí, thơng tin, bài viết tham luận:
Lê Văn Hồng, “Công tác lập hồ sơ trong các cơ quan, đơn vị quân đội - thực trạng
và giải pháp”, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 01/2011;
Thiếu tướng Vũ Văn Hiền, “Tiếp tục đổi mới và nâng cao chất lượng hoạt động của văn
phòng đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao”, Thơng tin cơng tác văn phịng số 19/2013;
Thiếu tá Đinh Công Vững, “Tiếp tục đẩy mạnh hoạt động cơng tác văn phịng góp

phần xây dựng Trường Sĩ quan Lục quân 2 cách mạng, chính quy mẫu mực, từng bước
hiện đại”, Thơng tin cơng tác văn phịng số 19/2013;
Các bài tiểu luận hết môn và Báo cáo thực tập của tác giả (phụ lục kèm theo).
Trường SQKTQS/Đại học Trần Đại Nghĩa mang đặc thù chung của môi trường
quân đội, là môi trường lao động sư phạm đặc biệt. Tính đặc biệt của quân sự thể hiện ở
sức mạnh của kỷ luật sắt “nghiêm minh và tự giác”, sự chấp hành của cấp dưới với mệnh
lệnh của cấp trên là phục tùng tuyệt đối, với lĩnh vực lao động đặc biệt gắn liền với việc
sẵn sàng chiến đấu hy sinh, cống hiến. Tuy nhiên, là một trường đào tạo nằm trong hệ
thống giáo dục quốc dân, Trường SQKTQS chịu chi phối ảnh hưởng của môi trường kinh
tế - xã hội xung quanh và chịu tác động của hệ thống văn bản của Nhà nước và Quân đội.
Cho nên, việc kế thừa học hỏi phương pháp tiếp cận, phương pháp khảo sát thực tế,


4
phương pháp đánh giá thực tiễn các sản phẩm khoa học đã nêu trên là rất cần thiết. Từ đó
có thể tham khảo vận dụng sáng tạo vào Nhà trường một cách phù hợp theo tính đặc thù
riêng biệt quân đội. Đây là vấn đề khá mới mẻ, là lần đầu tiên đề tài luận văn đề cập và
thực hiện nghiên cứu về quản lý công tác VT-LT tại Nhà trường trong quân đội.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục đích nghiên cứu: Nghiên cứu lý luận, đánh giá thực trạng hiệu quả hoạt
động quản lý công tác VT-LT tại Trường SQKTQS. Từ đó, đề xuất giải pháp nâng cao
hiệu quả hoạt động quản lý công tác công tác VT-LT tại Trường SQKTQS.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu có hệ thống những vấn đề cơ bản, lý luận chung về hoạt động quản lý
công tác VT-LT;
- Khảo sát, đánh giá thực trạng về hoạt động quản lý công tác VT-LT tại Trường
SQKTQS;
- Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT của
Trường SQKTQS và một số đề xuất kiến nghị
4. Đối tượng và phạm vi ngiên cứu

4.1. Đối tượng nghiên cứu
Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT của Trường SQKTQS
4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian: Tại Trường SQKTQS (ĐH Trần Đại Nghĩa)
- Về thời gian: Từ năm 1975 đến 2019.
- Về nội dung nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT của Trường SQKTQS:
Tổ chức bộ máy và nhân sự; Phổ biến, ban hành các văn bản quản lý công tác VT-LT tại
Trường SQKTQS; Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ VT-LT tại Trường SQKTQS; Kiểm
tra, đánh giá và thi đua khen thưởng trong công tác VT-LT tại Trường SQKTQS.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp luân: Để thực hiện luận văn này chúng tôi sử dụng phương pháp
luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử.
- Phương pháp cụ thể:
+ Phương pháp phân tích - tổng hợp để làm rõ những vấn đề lý luận cơ bản về quản
lý nhà nước và quản lý công tác VT-LT;
+ Phương pháp điều tra, khảo sát quản lý công tác VT-LT tại Trường SQKTQS;


5
+ Phương pháp so sánh, đối chiếu để xem xét thực tế quản lý công tác VT-LT tại
Trường SQKTQS;
+ Phương pháp phân tích, đánh giá nhằm tìm ra nhưng ưu điểm để kế thừa, phát
triển và phát hiện những hạn chế;
+ Phương pháp khảo sát thực tiễn: Từ thực tiễn công tác tại Trường SQKTQS đê
làm cơ sở và đề xuất các giải pháp.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Về lý luận: Khẳng định thêm vai trò và sự cần thiết của hoạt động quản lý công tác
VT-LT đối với các cơ quan, đơn vị nói chung và trong Trường SQKTQS nói riêng.
- Về thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần nâng cao nâng cao hiệu quả
hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ của Trường SQKTQS. Ngoài ra, kết quả

nghiên cứu còn là tài liệu tham khảo cho khối Trường Sĩ quan trong Quân đội và là tài
liệu cho các học viên, sinh viên khi tham khảo nghiên cứu về lĩnh vực này.
7. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và phụ lục, phần nội dung chính được chia thành
03 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ
tại cơ quan, tổ chức.
Chương 2. Thực trạng hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ tại Trường Sỹ
quan Kỹ thuật quân sự.
Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn thư lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự.


6
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HOẠT ĐỘNG
QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1. Cơ sở lý luận về hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ
1.1.1. Một số khái niệm liên quan
1.1.1.1. Khái niệm công tác văn thư
- Văn thư
Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản, bao gồm
cả văn bản cá nhân, gia đình dịng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả …) và văn
bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc, lệnh …) để phục vụ cho quản lý,
điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại
Phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ. Đặc biệt, dưới triều
Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước. Dưới thời Minh Mệnh, cơ
quan giúp việc vua trong công tác công văn, giấy tờ cũng được gọi là văn thư phòng [72].
Hiện nay trong các tài liệu học tập và tham khảo đã đưa ra các cách hiểu về văn thư
như: Văn thư là văn bản, giấy tờ công tác của các cơ quan, tổ chức hoặc văn thư là
phương tiện ghi tin và xử lý thông tin trong công tác quản lý.

- Cơng tác văn thư
Có nhiều tài liệu đề cập thuật ngữ công tác văn thư đã được sử dụng phổ biến trong
hoạt động quản lý, ban hành văn bản và chính thức được sử dụng và giải thích trong văn
bản quy phạm pháp luật. Có nhiều định nghĩa về công tác văn thư như sau: Thứ nhất:
“Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo,
ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm
bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”[72]. Thứ hai, công
tác văn thư được định nghĩa là: “toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý
nghiệp vụ công tác văn bản giấy tờ”[39]. Thứ ba, theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, tại khoản 2 Điều 1 lại được định
nghĩa là: "Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;
quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan,
tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư" [30]. Thứ tư, công tác văn
thư bao gồm: “Soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu và Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong


7
công tác văn thư” theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về
cơng tác văn thư; [34].
Từ các khái niệm trên ta có thể quan niệm Cơng tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ
toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết
văn bản, lập hồ sơ hiện hành, quản lý và sử dụng con dấu nhằm đảm bảo thông tin văn
bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.
1.1.1.2. Khái niệm công tác lưu trữ
- Lưu trữ
Người Việt Nam dùng thuật ngữ “lưu trữ” là lưu lại, giữ lại, giữ gìn, bảo tồn. Trong
từ điển Tiếng Việt xác định: “Lưu trữ là cất giữ và sắp xếp, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu để
tiện tra cứu, khai thác. Ví dụ: lưu trữ tài liệu, phòng lưu trữ hồ sơ” [68]. Lưu trữ là thuật
ngữ bắt nguần từ tiếng Hi Lạp “arche” dùng để chỉ nơi làm việc của chính qùn, sau đó

được dùng chỉ ngôi nhà bảo quản tài liệu. Bởi trong hoạt đọng quản lý của nhà nước
chiếm hữu nô lệ Hy Lạp cổ đại, văn kiện được sử dụng khá phổ biến, nên nó là tượng
trưng cho sự tồn tại và hoạt động của chính quyền các cấp [69]
Như vậy lưu trữ có nghĩa rộng là lưu lại, giữ lại. Đối với văn bản, tài liệu, cơng văn,
giấy tờ thì “lưu trữ” nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, cá nhân để
làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Ở các cơ quan người ta thường nói: lưu trữ cơng
văn, lưu trữ tài liệu, lưu trữ hồ sơ, lưu trữ bằng cứ, chứng cứ tại phòng lưu trữ, kho lưu
trữ, trung tâm hay viện lưu trữ; trên các phương tiện truyền thông người ta thường nói:
lưu trữ ký ức thời gian, dấu ấn thời gian.
- Cơng tác lưu trữ
Có nhiều định nghĩa về công tác lưu trữ như sau: Một là: “Công tác lưu trữ là một
ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế
và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” [37]. Hai
là thuật ngữ trong từ điển về công tác lưu trữ: “Toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước
và quản lý nghiệp vụ lưu trữ nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ
chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ” [39]. Ba là: “Công tác lưu trữ bao gồm các
công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức” [5]. Bốn là: “Công tác lưu trữ bao
gồm nhiều mặt công tác, nhiều khâu nghiệp vụ khoa học, kỹ thuật đối với nhiều loại hình
tài liệu. Tổ chức quản lý để bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu có hiệu quả


8
trong phạm vi một quốc gia là một sự nghiệp cơng phu, lâu dài. Nó địi hỏi phải có một
cơ sở lý luận, có pháp chế, có hệ thống tổ chức quản lý, mạng lưới kho, có đội ngũ cán bộ
chuyên môn nghiệp vụ v.v… và cả một loạt quy trình quản lý khác (như chỉ đạo hướng
dẫn nghiệp vụ, kế hoạch, tổ chức lao động, thống kê, kiểm tra, thanh tra v.v…)” [69]
Ở Chương 1 Điều 2 Thông tư 80/2019/TT-BQP ngày 12/6/2019 ban hành qui chế về
công tác văn thư, lưu trữ trong Bộ Quốc phịng, đó là: “Cơng tác lưu trữ là một ngành hoạt
động của nhà nước, bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan

đến việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
phục vụ cơng tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng
khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân”[24].
Là một đơn vị trong quân đội, để phù hợp với Thông tư 80/2019/TT-BQP ngày
12/6/2019 chúng tôi quan niệm Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước,
bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc tổ chức
khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các
cơ quan, tổ chức, cá nhân.
1.1.1.3. Khái niệm quản lý
Xuất phát từ những góc độ nghiên cứu khác nhau, nhiều học giả trong và ngoài
nước đã đưa ra giải thích khơng giống nhau về quản lý. Đặc biệt là kể từ thế kỷ 21, các
quan niệm về quản lý lại càng phong phú.
- Taylor quan niệm: “Quản lý là biết chính xác điều bạn muốn người khác làm và
sau đó hiểu được rằng họ đã hồn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất” [ 54].
- Fayol: "Quản lý là một hoạt động mà mọi tổ chức (gia đình, doanh nghiệp, chính phủ)
đều có, nó gồm 5 yếu tố tạo thành là: kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều chỉnh và kiểm sốt.
Quản lý chính là thực hiện kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo điều chỉnh và kiểm soát ấy” [54].
- Hard Koont: "Quản lý là xây dựng và duy trì một mơi trường tốt giúp con người
hoàn thành một cách hiệu quả mục tiêu đã định" [54].
- Peter F Druker: "Suy cho cùng, quản lý là thực tiễn, bản chất của nó khơng nằm ở
nhận thức mà là ở hành động; kiểm chứng nó không nằm ở sự logic mà ở thành quả;
quyền uy duy nhất của nó là thành tích" [54]
Peter. F. Dalark với lý luận của cách nhìn hệ thống mở và chuyển động trong quan
niệm cốt lõi của tư tưởng triết học về quản lý đã cho rằng: "Định nghĩa quản lý phải được


9
giới hạn bởi mơi trường bên ngồi nó. Theo đó, quản lý bao gồm 3 chức năng chính là:
Quản lý doanh nghiệp, quản lý giám đốc, quản lý công việc và nhân công" [54].

Peter F. Dalark đưa ra cả một triết lý về quản lý, theo ông, Quản lý doanh nghiệp
phải theo nguyên tắc: "lấy hiệu quả kinh tế thực tế làm nguyên tắc hoạt động, đây là một
cách nhìn tổng thể lấy thành tích làm cốt lõi" [54].
Như vậy, quản lý thực chất là một hành vi, chính xác hơn là một hoạt động gồm một
chuỗi các hành vi gắn kết với nhau tạo nên một tổ hợp (một hệ thống) có tính đặc thù
riêng. Chính vì vậy mà mọi hoạt động quản lý đều phải do 4 yếu tố cơ bản sau cấu thành:
- Chủ thể quản lý, trả lời câu hỏi: do ai quản lý?
- Khách thể quản lý, trả lời câu hỏi: quản lý cái gì?
- Mục đích quản lý, trả lời câu hỏi: quản lý vì cái gì?
- Mơi trường và điều kiện tổ chức, trả lời câu hỏi: quản lý trong hoàn cảnh nào?
Trong đó, khách thể quản lý là xác định đối tượng quản lý. Có ba đối tượng quản lý cơ
bản gồm: Quản lý thế giới hữu sinh; quản lý thế giới vô sinh và quản lý xã hội (con người).
Trong quản lý xã hội ta quan tâm tới hành vi quản lý. Hành vi quản lý được hiểu là
những thao tác quản lý hay hoạt động quản lý để đạt mục đích của chủ thể quản lý, nghĩa
là: Quản lý là hành vi mà những thành viên trong tổ chức thực hiện ở một môi trường
nhất định nhằm nâng cao năng suất công việc, để đạt được mục đích của tổ chức.
Kết quả hành vi quản lý là tạo lập thông tin và cung cấp thơng tin chân thực, chính
xác, khách quan, bằng việc cung cấp các minh chứng, thực chứng, chân lý giúp cho cá
nhân và tổ chức khai thác nó thỏa mãn nhu cầu sử dụng. Muốn vậy hành vi quản lý phải
tuân thủ các phương thức quản lý căn bản, được biểu hiện như: đăng ký, thống kê, kiểm
kê, kiểm tra, đánh giá, báo cáo kết quả trong quá trình hoạt động. Trong lĩnh vực hoạt
động quản lý VT-LT cũng trên cơ sở tương tự như vậy và mang tính chun biệt của
ngành VT-LT, ta sẽ tìm hiểu ở phần sau.
1.1.1.4. Khái niệm quản lý công tác văn thư - lưu trữ
Hiện nay, trong công tác VT-LT chưa thấy có một nghiên cứu nào đưa ra các khái niệm
về quản lý công tác VT-LT. Luận văn xuất phát từ những khái niệm quản lý; khái niệm văn
thư; khái niệm lưu trữ ở trên đã đưa ra khái niệm quản lý công tác VT-LT như sau:
Quản lý công tác VT-LT là tổng hợp các nội dung biện pháp nghiệp vụ trong lĩnh
vực hoạt động văn thư và lưu trữ của một cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức, nhằm duy trì cho

10
cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó vận hành một cách thường xuyên liên tục đạt mục đích
yêu cầu đặt ra.
Phương thức quản lý VT-LT chính là tập hợp các thao tác, hành vi như: tạo lập,
đăng ký, thống kê, kiểm kê, kiểm tra, đánh giá, báo cáo kết quả trong quá trình hoạt động
VT-LT. Như vậy bản thân lĩnh vực hoạt động quản lý VT-LT vừa tuân thủ tính pháp lý
nghiêm ngặt, vừa linh hoạt, sáng tạo bởi chính người tạo lập ra nó trong từng văn bản, tài
liệu được ban hành và lưu hành.
1.1.1.5. Khái niệm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý văn thư - lưu trữ
- Nâng cao hiệu quả
Theo Từ điển Tiếng Việt thì Nâng cao là làm cho cao hơn trước, đưa lên mức cao hơn.
Thực tế, nâng cao là toàn bộ những hoạt động tích cực, chủ động và tự giác của chủ thể tác
động đến đối tượng nhằm đạt được ý định, mục đích u cầu đặt ra.
Có thể nói rằng, một trong những khó khăn lớn nhất đối với cơng tác VT-LT đó
chính là đánh giá hiệu quả hoạt động của quản lý cơng tác VT-LT. Chúng ta khó có thể
nâng cao được hiệu quả trong hoạt động quản lý khi mà chúng ta cịn chưa xác định được
chính xác thế nào là hiệu quả cũng như chưa thiết lập được hệ thống các tiêu chí để đánh
giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT.
Đối với sản xuất kinh doanh, hiệu quả được hiểu một cách tổng quát là sự so sanh
giữa các chi phí đầu vào với giá trị của các đầu ra, sự gia tăng tối đa lợi nhuận và tối
thiểu hơn chi phí là mối tương quan giữa sử dụng nguồn lực và tỷ lệ đầu ra – đầu vào.
Hiệu quả phản ánh giá trị của các kết quả cao hơn giá trị của các nguồn lực đã chi dùng,
hiệu quả kinh doanh là một đại lượng so sánh: Giữa đầu vào và kết quả đầu ra, so sánh
giữa chi phí kinh doanh bỏ ra và kết quả kinh doanh thu được. Nâng cao hiệu quả kinh
doanh được hiểu là làm cho các chỉ tiêu đo lường hiệu quả của doanh nghiệp tăng lên
thường xuyên và mức độ đạt được các mục tiêu định tính theo hướng tích cực.
Hiệu quả của một hoạt động là kết quả đạt được so với chi phí, thời gian bỏ ra cho
hoạt động đó, có thể hiểu hiệu quả bằng kết quả trừ chi phí. Hiệu quả theo nghĩa chung
nhất là kết quả của việc làm mang lại hoặc là kết quả đạt được trong việc thực hiện nhiệm

vụ nhất định. Như vậy, hiệu quả là kết quả đạt được như yêu cầu của một việc làm mang
lại. Một công việc được coi là hiệu quả, sản phẩm nó tạo ra đạt được như mong muốn của
người thực hiện và chi phí bỏ ra khơng q mức cần thiết, hiệu quả còn được hiểu là việc


11
kết hợp và sử dụng các nguồn lực đầu vào bằng một cách thức tốt nhất, tiết kiệm nhất để
ra kết quả cao hơn.
Như vậy, nâng cao hiệu quả là tổng thể những nội dung biện pháp, cách thức, nhằm
làm cho kết quả đạt được của một việc làm mang lại cao hơn mức bình thường
- Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý văn thư - lưu trữ
Hiện nay, trong cơng tác VT-LT chưa thấy có một nghiên cứu nào đưa ra khái niệm
về nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT. Bản chất của việc nâng cao hiệu
quả hoạt động quản lý công tác VT-LT là phản ánh kết quả thực tế của các hoạt động
nghiệp vụ quản lý VT-LT có phục vụ tốt cho hoạt động của cơ quan, đơn vị hay không.
Việc đầu tư cho quản lý VT-LT có mang lại kết quả thiết thực trong thực thi nhiệm vụ
chính trị của đơn vị hay không; khi sử dụng văn bản tài liệu áp vào thực hiện công việc
cụ thể của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức có trở ngại và phát sinh gì khơng. Nếu câu trả lời
là: phục vụ tốt; kết quả tốt; khơng khó khăn trở ngại gì, thì đó chính là hiệu quả. Cịn
trong trường hợp, văn bản trong VT-LT cịn vướng mắc, bất cập với cơng việc của cơ
quan; hoặc không dùng đến bất cứ văn bản nào cho cơng việc thì chứng tỏ hoạt động
quản lý VT-LT kém hiệu quả; hoặc khi cần dùng văn bản, tài liệu nhưng tìm kiếm khơng
thấy cũng là kém hiệu quả, vì vậy rất cần thiết phải nâng cao hiệu quả quản lý VT-LT.
Nghĩa là nâng cao hiệu quả quản lý VT-LT là phương pháp đối sánh giữa quá khứ với
hiện tại, giữa hiện tại và tương lai của hoạt động nghiệp vụ, quản lý VT-LT. Trong khi đó
quản lý VT-LT là đại lượng định tính, nên việc tính tốn so sánh sẽ gặp khó khăn và
khơng thể định lượng.
Từ việc phân tích quan niệm về nâng cao hiệu quả, trong phạm vi luận văn, tác giả
đưa ra khái niệm nâng cao hiệu quả quản lý công tác VT-LT như sau: Nâng cao hiệu quả
quản lý công tác VT-LT là tổng thể những nội dung biện pháp, cách thức của các chủ thể

nhằm làm cho kết quả đạt được của cơng tác VT-LT mang lại cao hơn mức bình thường.
1.1.2. Nội dung, nguyên tắc, ý nghĩa của hoạt động quản lý công tác văn thư lưu trữ
1.1.2.1. Nội dung hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ
Hoạt động quản lý công tác VT-LT là tổng hợp các biệm pháp tiến hành của cơ
quan, đơn vị hoặc tổ chức, nhằm duy trì điều hành nghiệp vụ VT-LT thực hiện đúng chức
năng, nhiệm vụ, đạt mục đích đề ra, bao gồm:
- Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác VT-LT.


12
- Xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý trình cơ
quan có thẩm quyền ban hành.
- Tô chức hướng dẫn, kiêm tra việc thực hiện các quy định của nhà nước về công
tác VT-LT.
- Quản lý, đào tạo cán bộ, công chức VT-LT.
- Nghiên cứu khoa học về công tác VT-LT.
- Đảm báo kinh phí cho hoạt động VT-LT.
- Nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác VT-LT.
- Hoạt động nghiệp vụ.
Việc thực hiện thống nhất các nghiệp vụ VT-LT trong các cơ quan, tô chức đã được
quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác
VT-LT.
Quản lý công tác VT-LT là công cụ quan trọng hàng đầu và không thể thiếu trong
mỗi cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức nhất định. Bộ phận quản lý cơng tác VT-LT có chức
năng tham mưu giúp lãnh đạo, chỉ huy làm tốt việc quản lý công tác VT-LT trong cơ
quan, thông qua việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể.
Trong Quân đội (Tại Chương 5 Điều 83 Thông tư số 91/2012/TT-BQP ngày
26/7/2012 và Chương 4 Thông tư số 80/2019/TT-BQP ngày 12/6/2019) cũng đề cập đến
nội dung quản lý công tác VT-LT rất cụ thể:
1. Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về

công tác Văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu;
2. Quản lý thống nhất nghiệp vụ Ngành;
3. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo việc thực hiện các chế độ, quy
định đối với các cơ quan, đơn vị thuộc quyền;
4. Nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác Văn thư, lưu
trữ và bảo mật tài liệu;
5. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên của Ngành;
6. Tổ chức sơ kết, tổng kết; nghiên cứu, đề xuất thực hiện công tác thi đua khen thưởng;
7. Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực công tác Văn thư, lưu trữ và bảo mật.
Với các nội dung được trình bày trên giúp có cái nhìn khái qt về nội hàm của
quản lý công tác VT-LT. Căn cứ vào Thông tư 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012, Thông
tư 80/2019/TT-BQP ngày 12/6/2019 và quy mô hoạt động, chức năng, nhiệm vụ và thực


13
tế hoạt động của Trường SQKTQS, theo chúng tôi, nội dung của hoạt động quản lý VTLT bao gồm: Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác văn thư - lưu trữ; Phổ biến, ban
hành các văn bản quản lý công tác văn thư - lưu trữ; Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác
văn thư - lưu trữ; Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư - lưu trữ; Kiểm tra, đánh giá
tình hình thực hiện nhiệm vụ hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ; Thi đua, khen
thưởng trong công tác văn thư - lưu trữ.
1.1.2.2. Nguyên tắc hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ
Để hoạt động quản lý công tác VT-LT đảm bảo đúng quy định, nâng cao hiệu quả,
đáp ứng tốt hơn thực thi chức năng, nhiệm vụ và những vấn đề mới đặt ra, đòi hỏi phải
đáp ứng những nguyên tắc quản lý cơ bản như sau:
Nguyên tắc 1: Tập trung, thống nhất.
Đây là nguyên tắc hạt nhân của mọi nguyên tắc, bởi vì: quản lý tập trung thống nhất
về hệ thống và nghiệp vụ VT-LT là nhất quán. Nguyên tắc này yêu cầu tham mưu, đề xuất
cho Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chỉ đạo thực hiện chức năng, nhiệm vụ phải dựa trên cơ sở
các quy định của pháp luật, không được “phá rào, lách luật”, không được tùy tiện theo suy
nghĩ chủ quan, mong muốn của mình. Khi đề xuất giải quyết các nhiệm vụ được giao, nếu

việc thực hiện nhiệm vụ, vấn đề được giao gặp khó khăn do rào cản của pháp luật, vướng
các quy định hiện hành của pháp luật phải báo cáo lãnh đạo biết để kiến nghị, đề xuất với
các cấp có thẩm quyền nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung các quy định của pháp luật, đồng thời
đề xuất các giải pháp, các phương án khả thi để tháo gỡ nhưng cũng chỉ được phép trong
khôn khổ, giới hạn pháp luật cho phép.
Trong hoạt động quản lý công tác VT-LT việc tuân thủ ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo
cấp trên cũng phải theo nguyên tắc nhất định. Đồng thời, phải có chính kiến bảo vệ được,
giữ được các suy nghĩ, các kiến nghị đề xuất có tính chất độc lập của mình. Đối với các
vấn đề liên quan đến các quy định của pháp luật, các quy định của chế độ, chính sách
hiện hành của nhà nước thì phải báo cáo rõ “làm theo những quy định nào?” và “nếu
khơng theo các quy định đó sẽ dẫn đến hậu quả thế nào?”; “tác hại của các hậu quả” đến
cơ quan, đơn vị như thế nào?.
Nguyên tắc 2: Nguyên tắc pháp chế xã hội chủ nghĩa
Đây là nguyên tắc cơ bản vì: Pháp chế xã hội chủ nghĩa là sự tôn trọng, tuân thủ,
chấp hành nghiêm chỉnh hiến pháp, pháp luật. Trong công tác VT-LT phải đảm bảo đúng
các quy định hiện hành của pháp luật, các chế độ, chính sách của Nhà nước, Bộ Quốc


14
phòng. Dể thực hiện nguyên tắc này mọi cán bộ nhân viên làm công tác VT-LT phải nêu
cao tỉnh thần phụ trách trước quần chúng, phải nêu gương tôn trọng, chấp hành pháp luật
trong thực thi nhiệm vụ. Hoạt động quản lý văn thư, lưu trữ phải đảm bảo đúng pháp luật.
Đây là nguyên tắc quan trọng trong quản lý, chỉ đạo điều hành công việc của các cơ quan
nhà nước, nếu không thực hiện đúng với các quy định của pháp luật sẽ dẫn đến những
hậu quả và tác hại không lường. Điều này dễ thấy trong thực tiễn thực hiện các quyết
định quản lý. Muốn quản lý đúng pháp luật, đúng chế độ, chính sách hiện hành của nhà
nước, Bộ Quốc phòng phải am hiểu pháp luật, chế độ, chính sách thuộc phạm vi, lĩnh vực
cơng tác được giao và các lĩnh vực cơng tác có liên quan để không sai, không vi phạm.
Khai thác triệt để và vận dụng sáng tạo giới hạn cho phép của pháp luật và các chế độ,
chính sách, vận dụng tối đa các quy định, các chế độ, chính sách có lợi cho cán bộ, nhân

viên, trong cơ quan, đơn vị nhưng không vi phạm các quy định chung của pháp luật.
Nguyên tắc 3: Khoa học, khách quan, trung thực
Quản lý VT-LT phải trên cơ sở khoa học, khách quan, trung thực; nguyên tắc này
xuất phát từ yêu cầu phải đảm bảo hiệu quả, chất lượng, chính xác của các vấn đề hoạt
động quản lý công tác văn thư, lưu trữ và có hiệu quả cao. Trên cơ sở phân tích các luật
cứ khoa học, những cơ sở lý luận và thực tiễn của nhiệm vụ, công việc được giao tham
mưu, đề xuất chương trình, kế hoạch và các giải pháp thực hiện hữu hiệu. Nguyên tắc
khách quan trong hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ phải xuất phát từ thực tế
hay thực trạng khách quan công việc, nhiệm vụ đang giải quyết, khả năng hiện thực, điều
kiện, năng lực thực tế của đội ngũ cán bộ, nhân viên, các nguồn lực và điều kiện cơ sở
vật chất để thực hiện. Hiện trạng của cơ quan, đơn vị đề xuất các nhiệm vụ, chương trình
kế hoạch và các giải pháp thực hiện điều đó, tơn trọng ngun tắc khách quan sẽ loại bỏ
được yếu tố chủ quan duy ý chí, lồng các ý muốn và tham vọng cá nhân trong hoạt động
quản lý công tác văn thư, lưu trữ tôn trọng nguyên tắc khách quan xây dựng các quy
định, quy chế, các văn bản của cơ quan sẽ đáp ứng u cầu, đảm bảo đúng và chính xác
phải có đủ tri thức, tài năng, đức độ, thẳng thắn, trung thực.
Nguyên tắc 4: Trách nhiệm cao
Nguyên tắc này đề cao trách nhiệm của người quản lý, phụ trách, trực tiếp với hoạt
động VT-LT. Phải là cơ quan giúp việc tin cậy, tham mưu đúng tham mưu trúng cho lãnh
đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị và tổ chức. Muốn thực hiện nguyên tắc này trước hết phải
tuân thủ các nguyên tắc 1 và 2. Nêu cao thái độ trách nhiệm là nhằm bảo đảm đúng chủ


15
trương, quan điểm, đường lối của Đảng, pháp luật của nhà nước, bảo đảm tính khoa học,
khách quan và trung thực.
Nguyên tắc 5: Toàn diện, tổng hợp
Toàn diện và tổng hợp là địi hỏi hoạt động quản lý cơng tác VT-LT phải đảm bảo
phát huy tính dân chủ, tiếp thu trí tuệ tập thể, đề mọi thành viên của cơ quan, đơn vị hoặc
tổ chức nghiêm túc chấp hành và tự giác thực hiện, tham gia hoàn thiện quản lý VT-LT

khắc phục được các yếu tổ chủ quan, phiến diện, độc đốn, chun qùn, khép kín, từ
đó nâng cao hiệu quả quản lý VT-LT tốt hơn.
1.1.2.3. Ý nghĩa của hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ
Thứ nhất, đối với tổ chức cơ quan, đơn vị: Tiến hành tốt công tác quản lý VT-LT sẽ
tạo ra chất lượng cơng việc tốt hơn góp phần xây dựng vị thế, uy tín thương hiệu, độ tin
cậy trong mơi trường xã hội và của cộng đồng giành cho cơ quan, đơn vị và tổ chức. Với
ý nghĩa đó có thể nói bộ phận quản lý VT-LT là bộ mặt hành chính quan trọng cho cơ
quan, đơn vị hoặc tổ chức.
Thứ hai, ý nghĩa thực tiễn. Sản phẩm của hoạt động quản lý VT-LT là tạo lập, cung
cấp và lưu trữ thông tin giúp cho bộ máy cơ quan đơn vị hoặc tổ chức nhất định và từng
cá nhân trong đó được tiếp cận tìm hiểu, tra cứu, học tập theo luật định. Nhờ vậy, tạo
được môi trường làm việc trong sạch, lành mạnh dân chủ, công bằng, minh bạch, khách
quan. Mọi thành viên nơi ấy được hiểu biết, được cống hiến, được thể hiện và được ghi
nhận, được thỏa mãn nhu cầu bản thân. Nhất là nhu cầu thực chứng ngày càng cao, cơng
tác quản lý VT-LT càng có ý nghĩa thực tiễn hơn bao giờ hết.
Thứ ba, ý nghĩa chân lý đúng đắn về thơng tin. Duy chỉ có trong hoạt động quản lý
VT-LT các nguồn thông tin mới đáp ứng nhu cầu cần, đúng, đủ. Nơi mà có nguồn thơng tin
chủ yếu nhất, tin cậy nhất, chính thống nhất chính là nguồn thơng tin bằng văn bản (giấy
trắng, mực đen). Hoạt động quản lý của cơ quan cũng như q trình giải quyết các cơng
việc hàng ngày đều phải dựa trên văn bản. Thông tin trong văn bản càng chính xác thì việc
giải quyết các cơng việc càng hiệu quả. Nhất là cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư
phát triển mạnh mẽ chưa từng có hiện nay, khi văn bản điện tử ngày càng được thịnh hành
trong đời sống xã hội, vai trò khai thác dữ liệu lớn, nhanh chóng chính xác nhờ cơng nghệ
thơng tin càng nâng cao vai trò của hoạt động quản lý VT-LT ở tầm cao mới.
Thứ tư, ý nghĩa đối với lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị. Khi hoạt động quản lý
VT-LT chặt chẽ khoa học, đúng quy trình, luật định, đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin


16
cần thiết, chính xác, kịp thời sẽ là căn cứ thiết yếu giúp lãnh đạo, chỉ huy của cơ quan,

đơn vị hoặc tổ chức ra quyết định đúng đắn để giải quyết các vấn đề thực tiễn đặt ra theo
mục tiêu yêu cầu xác định.
Thứ năm, quá trình khai thác văn bản tài liệu đúng quy trình, quy định cùng với thái
độ phục vụ tận tâm, tận tụy ngang tầm nhiệm vụ và tính chuyên nghiệp cao trong hoạt
động quản lý VT-LT sẽ đem lại những tiện ích và giá trị đa chiều, cho cơ quan, đơn vị và
tổ chức cũng như môi trường xã hội xung quanh. Hoạt động quản lý VT-LT sẽ thiên
hướng tự giác cung ứng, phục vụ hơn là tuân thủ mệnh lệnh hành chính cứng nhắc, sẽ
khắc phục bệnh quan liêu, độc đoán, lạm quyền.
Thứ sáu, ý nghĩa pháp lý của hoạt động quản lý công tác VT-LT
Ý nghĩa pháp lý của văn thư: Văn bản là công cụ pháp lý để giải quyết công việc
trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Làm tốt cơng tác văn thư có nghĩa là soạn thảo văn
bản nhanh chóng, chính xác, có tính pháp lý, làm thủ tục phát hành, tiếp nhận, giải quyết
chính xác có đầy đủ căn cứ nhằm rút ngắn thời gian giải quyết công việc nhưng mang lại
hiệu suất công việc cao. Ngược lại nếu các cơng việc nói trên thực hiện khơng tốt sẽ ảnh
hưởng đến hiệu suất, chất lượng công việc.
Ý nghĩa pháp lý của lưu trữ: Quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức đã sản
sinh những văn bản, giấy tờ và những văn bản, giấy tờ có giá trị đều được lưu giữ lại để
tra cứu và sử dụng khi cần thiết. Đây là những văn bản gốc, văn bản chính, là căn cứ xác
nhận sự việc đã xảy ra và văn bản đó có giá trị pháp lý rất cao. Do đó, cơng tác lưu trữ
giúp nâng cao hiệu suất làm việc của các cán bộ, công chức trong cơ quan. Mỗi khi cần
biên soạn các văn bản quản lý nhà nước để ban hành trong thẩm quyền, các cán bộ, nhân
viên đều phải dựa trên các căn cứ pháp lý đã có, dựa trên các quy định, quy phạm hiện
hành và kết quả nghiên cứu, đánh giá thực trạng. Do đó cơng tác lưu trữ khoa học và hệ
thống là tiền đề để các hoạt động của các cán bộ, nhân viên trong cơ quan được chính
xác, nhanh chóng và hiệu quả.
Ý nghĩa về quản lý bảo mật thông tin: Hoạt động quản lý công tác VT-LT góp phần
bảo vệ bí mật của cơ quan, bí mật của nhà nước giúp cho việc bảo quản các tài liệu có giá trị
được lâu dài, dễ dàng tìm kiếm khi cần sử dụng. Nhất là trong hoạt động quân sự bảo mật
thông tin được coi là “cơ yếu” của cơ quan, đơn vị và tổ chức, việc quản lý VT-LT tốt sẽ góp
phần cơ bản quan trọng trong bảo vệ an ninh, an toàn nội bộ Quân đội. Vì thế từ nhân sự đến

17
tổ chức cũng như cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động này thường được ưu tiên hàng đầu và
được quan tâm quản lý chặt chẽ, tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc ngành.
1.1.3. Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ
Để đánh giá đúng hiệu quả của hoạt động VT-LT tại Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân
sự dựa trên các tiêu chí chính sau:
Tiêu chí 1: Hiệu quả hoạt động của bộ máy và cán bộ văn thư, lưu trữ
Hiệu quả hoạt động tổ chức bộ máy của một cơ quan tổ chức là kết quả cuối cùng
trong mục đích quản lý. Nếu tổ chức bộ máy không ổn định thì tất yếu hoạt động khơng
hiệu quả, tạo nên sự trì trệ, ách tắc trong việc triển khai nhiệm vụ được giao, bên cạnh đó,
tính hiệu quả hay khơng trong mọi hoạt động của một cơ quan, tổ chức đều bị chi phối
bởi yếu tố con người, xét cho cùng, bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải ổn định bộ
máy và nhân sự để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Tiêu chí 2: Hiệu quả cơng tác phổ biến, ban hành văn bản, quản lý hoạt động văn
thư, lưu trữ
Có thể nói đây là tiêu chí cơ bản để đánh giá hiệu quả hoạt động văn thư, lưu trữ,
bởi trong hoạt động quản lý việc ban hành các văn bản có vai trị vơ cùng quan trọng, là
phương tiện cung cấp thông tin để ra quyết định, chuyển tải nội dung và cũng là căn cứ
cho công tác kiểm tra, đánh giá hoạt động nghiệp vụ, đồng thời là công cụ xây dựng hệ
thống văn bản cho hoạt động văn thư, lưu trữ được thực hiện một cách khoa học và có
hiệu quả nếu như hệ thống văn bản quản lý và hướng dẫn được hoàn thiện, xây dựng ban
hành đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, đầy đủ, đồng bộ và áp dụng có hiệu quả.
Tiêu chí 3: Hiệu quả công tác thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ, thi đua
khen thưởng, xử lý vi phạm pháp luật trong công tác văn thư, lưu trữ
Trong mọi chế độ nhà nước, để kiểm tra theo dõi tình hình thực hiện các nhiệm
nhiệm vụ của mình, cũng như để áp ứng các yêu cầu chuẩn bị cho thời gian tới, mọi cơ
quan bao giờ cũng cần đến công tác thống kê. Chế độ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ
trong cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng bởi hệ thống các chỉ tiêu

thống kê được xác lập trong công tác VT-LT sẽ là một trong những căn cứ rất cơ bản để
đáp ứng các yêu cầu của công tác quy hoạch, kế hoạch, điều hành cả hệ thống ngành văn
thư, lưu trữ. Vì vậy, việc thực hiện nghiêm túc và khơng ngừng nâng cao hiệu quả báo
cáo thống kê, định kỳ cũng là một tiêu chí để đánh giá hiệu quả trong công tác VT-LT.


18
Các tiêu chí này sẽ là thước đó, là cơ sở phân loại, nhận biết, đánh giá mọi hoạt động
công tác VT-LT của cơ quan, của tổ chức. Trên cơ sở các tiêu chí chung đó, căn cứ vào nội
hàm của từng nội dung quản lý công tác VT-LT đã nêu ở mục 1.1 và thực tế hoạt động công
tác VT-LT tại Trường SQKTQS, chúng tôi bước đầu nghiên cứu, đề xuất đưa ra bảng tiêu chí
đánh giá cụ thể gồm 19 tiêu chí [Phụ lục 7] để làm thước đo đánh giá hiệu quả hoạt động
quản lý công tác VT-LT tại Trường SQKTQS.
1.2. Cơ sở pháp lý về hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ
1.2.1. Văn bản Luật
Trải qua hơn bảy thập kỷ - kể từ khi Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành Thông đạt
số 01/CP ngày 03 tháng 01 năm 1946 cho đến nay, xác định được vai trị, vị trí quan
trọng của cơng tác VT-LT trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước, thời gian qua
Đảng và Nhà nước ta đã quan tâm nhiều đến lĩnh vực VT-LT: Hệ thống các cơ quan quản
lý công tác VT-LT đã từng bước kiện toàn.
- Luật Lưu trữ số 01 năm 2011 được QH khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thơng qua đã chính
thức có hiệu lực và đi vào cuộc sống. Đây là căn cứ pháp lý cao nhất cho việc triển khai
công tác lưu trữ Luật Lưu trữ được xây dựng nhằm mục đích: Nâng cao hiệu lực pháp lý
và hiệu quả quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ; Quy định rõ chính sách của Nhà
nước, vai trị, trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước, của người đứng đầu các cấp, các
ngành, các cơ quan, tổ chức; minh bạch, cơng khai, đơn giản hố các thủ tục khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ; Quan tâm đến chế độ, chính sách cho người làm lưu trữ; tăng cường
quản lý đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ và các hoạt động dịch vụ lưu trữ. Nhìn
chung, Luật Lưu trữ được ban hành đã tạo cơ sở pháp lý đầy đủ để quản lý công tác lưu
trữ, một lĩnh vực hoạt động quan trọng của Nhà nước.

- Luật Bảo vệ bí mật nhà nước số 29/2018/QH14 ngày 15 tháng 11 năm 2018 của
Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
1.2.2. Văn bản dưới luật
Cùng với văn bản luật, hàng loạt các văn bản dưới Luật cũng đã được ban hành để
cụ thể hóa như:
Thơng tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Điều 18 Thơng tư 01 quy định: “Những quy
định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản được quy
định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ
và Văn phịng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
trái với Thơng tư này bị bãi bỏ” (hết hiệu lực).