English Giao trinh Thu tin viet thu nhu the naodoc

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (288.42 KB, 18 trang )

(1)<div class='page_container' data-page=1>

lesson 1: layout and style of a business letter

N&N Co., Ltd.

85 Hue Str. Hanoi Vietnam
Phone and Fax: 84-4-8645465
E-mail: 
Hanoi, 29th September, 2002

Your Ref: DS/st
Our Ref:
Mr Davids Smith
R.304 Hoa Binh hotel
Hai Ba Trung district
Hanoi

Attn: Suzzane Taylor

Dear Sir,

Re: Dinner.

We thank you for the samples of your water purifier made in the United Kingdom. We would
like to inform you that currently N&N has been researching and discussing with domestic
customers to know the demand of this equipment in Vietnam. We are enclosing our
brochure No 345 for your reference.

We have pleasure in inviting you and Ms. Sussane Taylor to the dinner at Hoa binh Hotel at
7 p.m next Sunday.

We are looking forward to hearing from you now and seeing you later.

Yours truly,

For N&N Co., Ltd.
(signed)

Trần Văn Nghĩa
The Director

Enc: Brochure No 234
Cc:

P/s:

P.P/s:

</div>
(2)<div class='page_container' data-page=2>

N&N Co., Ltd.
85 Hue Str. Hanoi Vietnam
Phone and Fax: 84-4-8645465
E-mail:

Hanoi, 29th Sept. 2002

Your Ref: DS/st
Our Ref:
Mr Davids Smith
R.304 Hoa Binh hotel
Hai Ba Trung district
Hanoi

Attn: Suzzane Taylor

Dear Sir,

Re: Dinner.

We thank you for the samples of your water purifier made in the United Kingdom. We
would like to inform you that currently N&N has been researching and discussing with
domestic customers to know the demand of this equipment in Vietnam. We are enclosing
our brochure No 345 for your reference.

We have pleasure in inviting you and Ms. Sussane Taylor to the dinner at Hoa binh
Hotel at 7 p.m next Sunday.

We are looking forward to hearing from you now and seeing you later.

Yours truly,

For N&N Co., Ltd.
(signed)
Trần Văn Nghĩa

The Director

Enc: Brochure No 234
Cc:

P/s:

P.P/s:

Semi-blocked Layout

Note:

 Full blocked: all letter parts begin at the left margin ( but re; the address of

sender)

 Semi blocked: all letter parts begin at the left margin except the dateline,

</div>
(3)<div class='page_container' data-page=3>

identification, which start at the horizontal center of the page. The beginning
of the paragraph indented five or ten spaced.

Parts of a business letter:

1. Letterhead
2. Dateline
3. Reference

4. Inside address (receivers)
5. Attention

6. Salutation
7. Subject line
8. Body

9. Complimentary closing
10. Company signature
11. Signer’s identification
12. Enclosing reminder
13. C.C

14. P/s:
15. P.P/s

Lesson 2: Inquiry

Notes what to write? How to write?

*Wording and meaning (chữ
và nghÜa)

 penmanship (th ph¸p)

Inquiry is a letter asking for
business information

Inquiry = enquiry = request =
querry.

Tell your reader:

1.1. Why you know him or her.
your company = we

Chamber of Commercial and
Industry of the Socialist republic
of Vietnam = Vietcomchamber
stall = stand = pavillion = gian
hµng.

food for thought: để nghiền ngẫm.

1.2. What you are.

regular buyer = kh¸ch mua thêng
xuyªn.

items = articles

to deal in = to specialize in

being advertised: đang đợc quảng
cáo

1. Chúng tôi đợc biết
tên và địa chỉ của các
ngài qua VCCI

2. Gần đây chúng tôi đã
đến thăm quan gian
hàng của các ngài tại
trung tâm triển lãm
Giảng Võ và do đó biết
tên và địa chỉ của các
ngài.

3. Sáng nay chúng tôi
đọc quảng cáo của các
ngài ở trên báo Saigon
Times và đợc biết tên

và địa chỉ của các ngài.

4. Chóng t«i là một
trong những c«ng ti

1. We have been given ....
Your name and address
have been given to us by
Vietcomchamber.

2. We currently have
visited your stall at The
Giangvo Exhibition Center
and (therefore) have,
therefore, known your
name and address.

3. This morning, we were
reading your

advertisement on/in the
Saigon Times and we have
known your name and
address.

This morning, we were
reading the Saigon Times
and your advertisement
therein so we have
known...

</div>
(4)<div class='page_container' data-page=4>

advertised: đã đợc quảng cáo
to be advertised:đang đợc quảng
cáo

1.3. What you want.
quotation = báo giá

current price list = bảng giá hiện
hành

muốn mua = to be interested in

the above_mentioned/said
magazine = t¹p chÝ nãi trªn

4. What you expect future 
business to be like.

*culture& style:

Looking forward to having your
reply soon, we are/remain.---->
không nên dùng Ving ở đầu câu
mặc dù câu này đúng ngữ pháp.
Không nên tự đánh giá hoặc bình
luận về bản thân cơng ty của mình
mà nên để bình luận khách quan
từ một bên thứ 3.

VÝ dơ:

we are one of the leading
companies in...

xuất nhập khẩu hàng
đầu của Việt Nam.
5. Chúng tôi là khách
mua hàng th ơng
xuyên các mặt hàng
các ngài quảng cáo trên
tờ Thế giới kinh doanh.
6. Chúng tôi là một
công ti chuyên kinh
doanh các mặt hàng
mà các ngài đang xuất
khẩu sang Bắc Âu.
7. Chúng tôi sẽ rất vui
mừng nếu các bác gửi
cho chúng tôi báo
giá/chào hàng/mẫu
hàng/catơlô/bảng giá
hiện hành các mặt
hàng mà các ngài có để
xuất khẩu.

8. Chúng tôi muốn
mua các mặt hàng điện
tử do đó sẽ rất vui lịng
nếu các ngài gửi cho

chúng tơi ch hàng với
giá thấp nhất.

9. Chóng t«i muốn mua
các hàng hoá mà các
ngài đăng quảng cáo
trong các tạp chÝ nãi
trªn

10. Chúng tôi chờ
mong nhận đợc tin của
các ngài sớm.

companies in Vietnam.
5. We are (a) regular buyer
of your articles being
advertised in the Business
World.

6.We are a company
specializing in the articles
you are exporting to North
Europe.

7.We will be happy if you
send us the quotation/
offer/ sample/ catalogue /
current price list for items
you have for export.

8.We are interested in your
electronics and would,
therefore, be very glad if
you could offer us with the
lowest price

9. We are interested in the
items advertised in the
above-mentioned

magazine.

10.We are looking forward
to having/receiving your
early reply/ your reply
soon.

Lesson 3: Offer : free/without engagement

I. Terms and conditions of a business transactions

1. Commodities

Tên hàng : goods/name of goods/ description

2. Quality /specification

As per sample sent to you ( theo mẫu đã gửi)
As per sample to be sent to you ( theo mẫu sẽ gửi)

3. quantity

units, pieces (psc), sets ( có phần kèm theo)
MT

4. price

</div>
(5)<div class='page_container' data-page=5>

6. delivery.shipment

7. payment

in USD by a transferable confirmed irrevocable LC to be opened 
through/via/with/at ACB bank 15 days prior to (the) shipment valid 
for 45 days to the account of the DEF bank in our favour for the 
total value of the goods to be shipped..

Note: trong the shipment:

 có the; trước chuyến hàng,
 không the: lúc giao hàng
8. technical document

9. warranty/guaranty

 warranty involving in 3 persons (manufacturing, buyer,

seller)

 guaranty ( involving in 2 persons)
10.others

 comments on the terms and conditions ( our goods are good

in quality, attractive in design and competitive in price )

 promises ( if your order is…, i will give you a special

discount)

 introduction of the items
II. Exercises

1. Thư hỏi hàng 1 câu:

Expression Vietnamese version English

500 pieces of ABC
seaworthy packing
in one lot

as usual

Chúng tôi xin cảm ơn thư hỏi hàng
của các ngài số 123 đề ngày
13/9/02 và vui mừng chào bán 500
chiếc ABC theo mẫu sẽ gửi cho
các ngài, giá 230 USD/ chiếc kể cả
bao bì có khả năng đi biển, giao 
hàng một chuyến vào tháng 
12/2002 và thanh tốn bằng thư tín

dụng khơng huỷ ngang như
thường lệ

We thank you for your inquiry
đated 15 Sept, 2002 and are
pleased to offer you 500 pieces
of ABC as per sample to be sent 
to you, at US$ 230 FOB

Haiphong including seaworthy
packing, for delivery in one lot 
in Dec.2002, for payment by an
irrevocable L/C as usual.

2. Others
Neww

ords

Vietnamese version English version

Yello
w
seasa
me

1. Chúng tôi xin chào bán 500MT
vừng vàng vụ xuân hè 2001-2002 
theo mẫu đã gửi cho các ngài giá FOB
cảng Hải phòng là 550US$/MT(cả bao

bì) giao hàng một chuyến vào tháng
12/2002 và thanh tốn bằng L/C như
thường lệ

2. Chúng tơi xin chào bán 50MT mì

1. We are pleased to offer 500MT of yellow
seasame, 01-02 spring summer crop as the
samples sent to you, at US$ 550 MT FOB
Haiphong including packing for delivery in
one lot in Dec.2002, for payment by

irrevocable LC as usual.

</div>
(6)<div class='page_container' data-page=6>

dried
vermic
elli

ăn liền theo mẫu đã gửi cho các ngài
với giá FOB Hải phòng là

90000USD/MT và các điều kiện
khác tương tự như điều kiện đối với 
bún khô nêu ở trên.

3. Chúng tôi vui mừng chào bán
50000 bộ đĩa mây 5 chiếc mỗi bộ với
giá 12USD 1 bộ CIF Sydney với cùng
các điều kiện khác như các điều 
kiện đối với làn mây đi chợ.

4. Chúng tôi rất lấy làm tiếc rằng hiện
thời chúng tơi khơng có khả năng
chào bán ABC1 là các ngài hỏi mua
nhưng thay vào đó chung tơi vui
mừng chào bán ABC2 có chất lượng,
có kiểu dáng và màu sắc tương tự như
ABC1.

5. Hàng của chúng tơi có chất lượng
tuyệt hảo, kiểu dáng hấp dẫn và có giá
cả phải chăng nên đã và đang bán rất
chạy.

6. Hàng của chúng tôi đang bán rất
chạy vì chúng tuyệt hảo về chất lượng,
hấp dẫn về kiểu dáng và cạnh tranh về
giá cả.

7. Các ngài sẽ thấy hàng của chúng
tơi đặc biệt và điển hình về chất
lượng, kiểu dáng và giá cả

8. CHúng tôi nhân dịp này chào bán...

noodles as the samples sent to you at USD
9000 MT FOB Haiphong and on the other
terms and conditions similar to those for 
dried vermicelli mentioned above.

3. We are pleased to offer 50000 sets of 5
pieces of ratton plates at USD 12 per set 
CIF Sydney, and on the same terms and
conditions as those for shopping rattan bags 
mentioned above.

4. We are sorry that currently we are not in a
position to offer ABC1 you are interested in, 
however, in its place, we are pleased to offer
ABC2 of the same quality, design and
colour as these for the farmer.

5. Our goods are excellent in quality,
attrative in design and reasonable in price,
have therefore, been selling very well.
6. Our goods are selling well because of its
excellent in quality, atraction in design 
and competiveness in price.

7. You will find our goods special, typical
in quality, design and price.

8 .And we would like to take this
opportunity to offer..

Firm offer

I. Definiton

1. Free offer is a promise to sell the goods on the stated terms
and conditions

2. Firm order is a promise to sell on the stated terms and
conditons within a specified period of time.

3. Differences between the 2?

We are pleased to offer ( firm until 15 Oct. 2002) on the terms
and conditions as follows:

II. Exercises

Expresion Vietnamese version English version

Thưa các ngài chúng tôi đã nhận được
thư hỏi hàng của các ngài đề ngày 25
tháng 9 và xin rất cảm ơn. Sau đây

Dear Sirs,

</div>
(7)<div class='page_container' data-page=7>

chúng tôi vui mừng chào bán mặt hàng
các ngài hỏi mua:

1. Tên hàng: tôm đông lạnh
2. Chất lượng theo mẫu đã gửi và

theo giấy chứng nhận chất lượng của
Vinacontrol

3. Giá CIF cảng Kobe là
18000USD/MT gồm cả bao bì

4. Số lượng: 50MT

5. Bao bì: bằng hịm carton theo tập
qn xuất khẩu, mỗi hịm có trọng
lượng tịnh là 42 kg.

6. Giao hàng làm 2 chuyến chuyến
thứ nhất vào 12/2002 có số lượng
30MT, chuyến thứ 2 vào 1/2003 có số
lượng 20MT.

7. Thanh tốn bằng đồng USD
bằng thư tín dụng không thể huỷ
ngang mở qua ngân hàng thương mại
Kobe ở Kobe 15 ngày trước chuyến
hàng thứ 1, có giá trị 90 ngày vào tài
khoản của ngân hàng Techcombank
Hà nội để chúng tôi được hưởng
100% giá trị hàng hoá sẽ giao; cho
phép giao hàng từng phần, không cho
phép chuyển tải và tái xuất.

Các ngài có thể thấy rằng giá tơm đơng
lanh trên thị trường thế giới cao hơn giá
mà chúgn tôi đang chào bán cho các
ngài. Thế nhưng các ngài là khách hàng
thường xuyên của chúng tôi nên chúng
tôi vẫn giữ giá cũ.

Chúng tôi chờ mong đơn đặt hàng sớm

của các ngài.

Xin kính chào.

are pleased to offer the items you are
looking for on the terms and conditons
as follows:

1. Commodity: Frozen Shrimps
2. Quality: as per sample sent to
you and certificate of quality by
Vinacontrol

3. Price: US$18000 MT CIF Kobe
including packing

4. Quantity: 50 MT

5. packing: in export customary
cartons of42 kgs net each

6. Shipment: in two shipments
Dec. 2002: 30 MT

Jan. 2003: 20 MT

7. Payment in USD by irrevocable
LC to be opened through Kobe
Commercial Bank, Kobe, 15 days
prior to the first shipment, valid for

90 days to the account of

Techcombank, Hanoi in our favour
of total value of the goods to be
shipped; partial shipment is allowed
and transhipment and re-export are
not allowed.

You can see that the price of frozen
shrimps in the world market is higher
than that of the goods we are offering.
But because you have been our
regular customer, we, therefore, are
maintaining old price/ price of the 
previous transactions.

We are looking forward to receiving
your early order.

Yours faithfully,

Expresion Vietnamese version English version

1. Người viết thư:
CTTNHH N&N

86b Phố Huế Hà nội Việt Nam
ĐT và fax; 8645465

2. Người nhận: CTTNHH

Grace Brothers

1 Hills Road

N&N Co., Ltd.
85b Hue Str. Hanoi Vietnam

Phone & Fax:
E-mail:

</div>
(8)<div class='page_container' data-page=8>

Cambridge BE 2042

3. Tham chiếu của N&N
là TQtt/dn

Tham chiếu của Grace
Brothers là GS/st

4. N&N chào bán cố định
mực khô theo tiêu 
chuẩn chất lượng
vương quốc Anh là BS
004 Sp

5. giá 17000 GBP/MT kể
cả bao bì xuất khẩu có
thể đi biển xa được hay
đi biển dài ngày được
theo điều kiện FOB Hải
phòng

6. Giao hàng một chuyến
vào 12/2002

7. Thanh tốn bằng LC
khơng huỷ ngang, ngân
hàng của N&N là ngân
hàng ngoại thương Việt
Nam ở Hà nội, ngân
hàng của người mua là
NHNT london ở
Cambridge

8. Người bán chào bán cá
khô không xương tiêu
chuẩn Anh quốc theo
giá FOB Hải phòng là
18000GBP/MT vơi các
điều kiện như đối với
cá mực nói trên
9. N&N lấy làm tiếc là

hiện thời họ khơng có
tơm khơ theo tiêu
chuẩn anh quốc BS
055SP nhưng lại có loại
tơm tiêu chuẩn

BS066SP có chất lượng
tốt hơn BS055SP

nhưng lại được chào
bán cùng giá

10. Nhu cầu cá mực khô và
tôm khô hiện thời lớn
tới mức N&N và các

Our ref:
Your ref:

Grace Brothers Co., Ltd.
1 Hills Road

Cambridge BE 2042
The United Kingdom

Dear Sirs,

We thank you very much for your inquiry
No123 dated 25 Sept.2002 and very pleased to
offer firm until 19 Oct.2002 on the terms and
conditions as follows:

1. Commodities: dried cattlefish

2. Specification: BS 004SB of British
specification standard

3. Quantity: 50MT

4. Price: GBP 17000 per MT FOB Haiphong
including export customary cartons for long
voyage

5. Delivery: in one lot in December 2002

6. Payment: in GBP by irrevocable letter of
credit opened through London Commerial
Bank, Cambridge 15 days prior to the shipment
valid for 45 days to the account of Vietcom
Bank, Hanoi, in favour of total value of the
goods to be shipped.

We would like to take this opportunity to offer
boneless fish, the British specification Standard
at GBP 18,000 per MT Haiphong and on the
same terms and conditons as thoes for cattlefish
mentioned above.

We are sorry to inform you that at the moment
we are not in the position to offer dried shrimps,
the British specification standard BS055SP.
However, in its place we are happy to offer
BS006SP of better quality and at the same price
as that of BS055SP.

</div>
(9)<div class='page_container' data-page=9>

nhà sản xuất ở Việt
Nam khó đáp ứng
nhưng chính sách của
N&N là tăng cường

xuất khẩu sang thị
trường Anh Quốc nên
công ty cố gắng thoả
mãn mọi nhu cầu của
khách hàng.

11. N&N cũng sẵn sàng
giành cho đơn đặt hàng
đầu tiên của GBr một
chiết khấu 6.5%

Chú ý: thư chào hàng này dựa
vào thư hỏi hàng của GBr số
123 để ngày 25/9/2002

is to promote exporting to UK market, we are
doing our best to satisfy customers’need.

We also prepare to grant a 5% duscount on your
very first order.

We are looking forward to your early order.

Yours faithfully,
For N&N Co., Ltd.
(signed)

Nguyen Nghia
Marketing Manager

</div>
(10)<div class='page_container' data-page=10>

Covering letter

1. What’s it? It’s a letter that goes with another letter/an offer/ an order/a claim/a doc./
or the like, giving/introducing further explainations to the same.

2. What to write? It’s a 4-paragraph letter.
a. Thanks for inq.

b. Pleasure in enclosing an offer + major Ts & Cs(Preference:1
sentence offer)

c. Others: Comments/Promise/Items (not asked for) emphasis on→
what needs to be emphasized.

d. Hope for an early order

3. Exercise: ViÕt mét bøc th ®i kèm với chào hàng bán 25 máy tiện T116
My notes

1.Cm ơn th hỏi hàng của khách.
2.Bày tỏ niềm vui gửi kèm th này
chào hàng bán máy tiện nói trên
theo qui cách phẩm chất đã thoả
thuận với đại diện của khách tại
Hà Nội với giá $2000 1 chiếc CIF
cảng ngời mua & thanh tốn bằng
L/C có các ddk thơng thờng.
3.Nhân dịp này báo cho khách
biết theo thông lệ của anh chị chỉ
bảo hành 12 tháng kể từ ngày

giao hàng và 6 tháng kể từ ngày
sử dụng.Nhng đặc biệt đối với
khách hàng đang hỏi mua, công
ty bạn sẽ bảo hành 18 tháng kể từ
ngày mua & 12 tháng kể t ngy
s dng.

4.Đối với tài liệu kỹ thuật : công
ty cđa b¹n sÏ cung cÊp 3 bé TL
híng dẫn lắp ráp, vận hành & bảo
dỡng bằng tiếng ViƯt, tiÕng Anh
& tiÕng Ph¸p.

5.Trớc khi kết thúc th hãy nhớ :
- nhắc cho khách biết chào hàng
này cố định trong vòng 15 ngày
& phụ thuộc vào việc có cịn hàng
hay khơng khi nhận đợc đơn đặt
hàng

- hãy nhớ nói rằng đơn đặt hàng
nào của KH mà KH có thể đặt
mua với công ty của bạn cũng
đ-ợc công ty của bạn hết sức chú ý
& nhanh chóng.

- nhớ bày tỏ hi vọng rằng việc
thực hiện trôi chảy đơn đặt hàng
của khách sẽ dẫn tới việc buôn
bán nhiều hơn nữa của 2 công ty .

chú ý: gửi kèm chào hàng, qui
cách phẩm chất.

Dear Sirs,

We thank you for your inquiry No 999
dated 16 October, 2002.

We are pleased to enclose our offer No
345 for 25 units of Lathe T116 as per
specifications agreeded upon your
representatives in Hanoi at USD2000
per unit CIF Singapore including export
packing for immediate shipment and for
payment by a Letter of Credit on usual
terms and conditions.

We would like to advise you that as a
rule, we warrant the goods for 12
months from delivery and 6 months
from use, but for you exclusively, we
are going to warrant 18 months and 12
months respectively.

As far as technical documents are
concerned, we are going to provide you
with 3 sets of instructions for assembly,
operation and maintenance in
Vietnamese, English and French.

We would like to remind you that the
present offer is firm for 15 days and is
subject to the goods being unsold upon
receipt of your order.

As you know, any orders you may
place with us will have our best
attention and will be executed without
delay.

We do hope that the smooth handling of
your order will lead to further
trading/business.

</div>
(11)<div class='page_container' data-page=11>

Ngêi ký th: Ngun Quang, TG§ Enc. Offer No.345
Specifications

Order and their execution_Counter offer

1. Counter offer

a. What is this?

 Formal:negotiations of terms and conditions of a business transactions.

 Informal: bargaining of terms and conditions of a deal.
b. When to write: when placing an order and when having to bargain
c. How to write:

B not A as offered/mentioned/stated.

2. Order

a. What is this?

 A promise to sell ( offer)

 A promise to buy ( order)

b. What to write: the same as with order

Finally you hope for and early acknowledgement/acceptance/confirmation.

c. How to write? Write almost exactly like an offer because you have to change at
least 1 and 3 /4 words

Offer: We thank you for your inquiry...We are pleased to offer ...in our favour

Oder: We thank you for your offer... We are pleased to order...in your favour.

3. Exercise

Đề thi th tín thơng mại

NotesVie Vietnamese version III. Englishversion
Tha «ng Johnson,

Chúng tôi xin cảm ơn bức th
của ông đề ngày 20/12 trong
đó các ơng có gửi kèm cho
chúng tôi chào hàng và

catologue mới nhất của các
ông.

Chúng tôi vui mừng thấy rằng
giá chào bán của các ông là có
thể chấp nhận đợc và vì vậy
chúng tôi xin gửi kèm bức th
này đơn hàng số 2401 đặt mua
một số sản phẩm của các ông
trị giá 20350 bảng Anh. Chúng
tôi hiểu rằng các ông sẽ giành
cho chúng tôi 0.75% chiết
khấu cho đơn đặt hàng này .
Ngay sau khi nhận đợc xác
nhận bán của các ông, chúng
tôi sẽ chỉ thị cho ngân hàng
của chúng tôi, NHNTVN mở
một tín dụng th khơng thể huỷ
ngang, thanh tốn sau 30 ngày,

để trả tiền cho các ơng.

Đơn hàng này phụ thuộc vào
việc giao hàng trớc ngày
20/1/2003 và chúng tôi giành
quyền huỷ đơn hàng này hoặc
trả lại hàng hoá mà các ông
phải chịu rủi ro và phí tổn phát

Generalexim No1 Company

46 Ngo Quyen Str.

Hanoi Vietnam

Hanoi, 19 April, 2002

Our ref:
Your ref:

Mr Johnson, Sales Manager
Universal Electronics PLC

33 Oxford Str., London W10BH, UK

Attn:

Dear Mr.Johnson,
Re: order

We thank you for your letter dated 20
Dec. 2002 enclosing your offer and
your latest catalogue.

We are pleased to find your offered
price acceptable, we are, therefore,
enclosing our order No401 for some of
your items/products for the total value

</div>
(12)<div class='page_container' data-page=12>

sinh từ hoặc có liên quan tới
việc này nếu hàng giao sau

ngày đó.

Chúng tơi mong sớm nhận đợc
xác nhận bán của các ơng.
Kính th

TM Generalexim HN
(đã ký)

NTH

Trëng phßng nhËp I

0.75% discount on this order. Upon

receipt of your sales confirmation, we
will give instructions to our bank, The
bank for foreign trade of Vietnam, to
open an irrevocable L/C at 30 days’
sight in your favour.

This order is subject to shipment prior
to 20 January 2003 and we reserve the

right to cancell the order or return the

goods at your expense and risk

arising from or in connection with this
if shipment is made after the

above_mentioned date.

We are looking forward to receiving
your sales confirmation.

Your faithfully,
For Generalexim
(signed)

NTT

Manager of Import department

Declining the order

1. When to use

There are some times when the seller does not accept the Buyer's order as for 
example:

a. When he is not satisfied with the Buyer's terms and conditions.
b. When the Buyer's Credit is doubtful.

c. When the goods are not available.
2. How to write

Letters rejecting orders must be written with the utmost car and with an eye-to 
good-will and further future business. When wiring such letters, remember to:

a. Regret your inability to meet Buyer's need

b. Propose an alternative product, it one is available

c. Hope for the opportunity to be of service to them another time
d. Thank you for the order receive

3. Example

Dear Sirs,

We thank you for your order No123, which we received today.

Unfortunately we really are sorry we do not feel that we can offer the trade discount
which you have asked for,vir (=namely/that is/i.e), 3.5 percent as we only allow a 2.5
percent trade discount to all our customers regardless of the quantity they buy.

Our prices are extremely competitive and it would be worthwhile supplying on the
allowance you have asked for. Therefore, in this instance, I regret that

 we have to turn down your order.
 We can not excute your oder

 We are unable to excute your order for the time being.

We are looking forward to having other opportunities to be of service to you.
Yours truly,

</div>
(13)<div class='page_container' data-page=13>

Pham Tuyet No
Managing Director

Acknowledging the order

1. Ref. Sales confirmation by letter ( to an old customer) Page: 190-194

1. Express your thanks for the order /pleasure in confirming
2. message containing 7-9 terms

3. comments, remarks, promise

4. your hope for future business (repeat order...)
*Note : Counter signing

Hanoi, 14 Nov. 2002
Accepted

For Dahn & Sons Co., Ltd.
(signed)

Dahn
Director

{ Please counter sign & return the blue}
2. Exercise 1 ( đề thi th tín)

Note Vietnamese version English version

TCT XNK Mây Tre Đan;

in tín:BAROTEX HANOI;
điện thoại và fax:...; nhận đợc
đơn hàng số... đề ngày...đặt mua
20.000 chiếc đĩa đựng hoa

quả(fruit plate) đề tài 69/TL1
của cty TNHH D&S; địa chỉ...
TGĐ của BAROTEX , ngài
NTQ yêu cầu viết th cho cty
D&S để:

1.Cám ơn đơn đặt hàng của họ
& xin lỗi họ là BAROTEX thấy
không thể gom đủ số hàng này
để giao trong 12/2002 nh đã
nêu trong đơn hàng nói trên ,
2.Chào bán đĩa đựng hoa quả đề
tài 69/TL2 có chất lợng tơng tự
nh đĩa đựng hoa quả đề tài
69/TL.Với giá CFR Sydney kể
cả bao bì là 20$ 1 bộ 5 chiếc
giao hàng vào T12/2002 &
thanh tốn bằng tín dụng th
không thể huỷ ngang trả tiền
ngay mở qua ngân hàng TM
ABC, Sydney 15 ngày trớc
chuyến hàng có giá trị trong
vòng 45 ngày vào tài khoản của
Ngân hàng Ngoại thơng VN để
BAROTEX đợc hởng 100% giá
trị của hàng hoá sẽ giao,

3.Nhấn mạnh rằng đĩa đựng hoa
quả đề tài 69/TL2 đã có mặt,
đ-ợc đánh giá cao ở nhiều nớc, và

do đó bán rất chạy vì chúng đợc
làm bằng tre và mây đã đợc

The Vietnam Natonal Bamboo & Rattan Wares
Import and Export Corp.

37 LTK Str. Hanoi Vietnam

Cable address:BAROTEX HANOI
Phone and fax:84-4-8473091
Hanoi, 19 S eptember, 2002

Our ref : NQ/mt
Your ref : TQ/tl

Messrs: Dahn & Sons Co., LTD.
52 City Road

Broadway Str. Sydney Australia
Dear Sirs,

We thank you for your order No 591/Tldt
dated 10 November, 2002 for 20,000 units of
fruit plates 69/TL1.

Unfortunately, we are sorry that we are unable
to collect enough the amount of the goods
required to be delivered in December 2002 as
mentioned in the above-said order.

However, we are now pleased to offer fruit
plates 69/TL2 of the similar quality as that for
69/TL1 at USD20 per set of 5 pieces CFR
Sydney including packing for delivery in
December 2002 and for payment at sight in
USD by an irrevocable L/C to be opened

</div>
(14)<div class='page_container' data-page=14>

tun chän kü,

4.Thơng báo cho cty TNHH
D&S biết BAROTEX sẵn sàng
chiết khấu 0.2% cho những đơn
đặt hàng có giá trị từ $35,000
trở lên từ T11/02 & mong rằng
Cty TNHH D&S sẽ là những
khách hàng đầu tiên đợc hởng
chiết khấu này .

chó ý:

- Tham chiÕu cđa D&S :TD/tl
- tham chiÕu cña BAROTEX
:TQ/MT

- ngày viết th : 14/11/2002
- tài liệu gửi kèm ảnh: ảnh mẫu
đĩa đựng hoa quả đề tài 69/TL2.

We are pleased to let you know that fruit plates
69/TL2 have been present, highly appriciated

in many countries, and selling very well as

they are made from carefully-selected bamboo
and rattan.

We would like to inform you that we are
willing to give you a .2% discount for orders

for USD35,000 or more from November 2002.
We hope that you will be among our first
customers to receive this discount.

We are looking forward to receiving your early
orders.

Yours faithfully,

For BAROTEX Corporation
(to be signed)

NTQ
General Director

Enc. Photos of sample of 69/TL2 fruit plates
3. Exercise 2 ( Page 215,216 )

Notes Vietnamese version English version

1. Chúng tôi xin cám ơn th chào
hàng của các ngài đề ngày 1 tháng

12 và chúng tơi thấy có thể chấp
nhận đợc những điều kiện đã nêu
trong đó.

1. We thank you for your offer dated 1
December, 2002 and we find it possible
to accept the terms and conditions
mentioned therein.

2. Chúng tôi xin cám ơn mẫu hàng
các ngài đã gửi cho chúng tôi hôm
25 tháng trớc và sẽ rất vui mừng nếu
các ngài chấp nhận và thực hiện
ngay đơn đặt hàng mua các loại
thảm mà chúng tôi gửi kèm th này

2. We thank you for the sample sent to
us on 25th of last month and are

pleased if you acknowledg/accept and
make up/execute immediately our
(enclosed) order for types of carpets,
which we are enclosing (without
delay).

3. Chúng tôi xin cám ơn chào hàng
của các ngài số 234 đề ngày 6 tháng
5 chào bán các loại máy nông
nghiệp loại nhỏ và vui mừng đặt
hàng theo các điều kiện sau đây.

3. We thank you for your offer No 234
dated 6 May, 2002 for small size
farming machines and are pleased to
order on the following terms and
conditions (as follows.)

4. Chúng tôi xin xác nhận đơn hàng
số 044 của chúng tôi bằng điện sáng
nay toàn văn nh sau: “ 10 máy bơm
kiểu MD50/12 giá mỗi chiếc 1200
đô la Mỹ FOB giao ngay thanh tốn
bằng LC nh thờng lệ” và xin nói rõ
một số điểm nh sau:

4. We would like to confirm our cable
order No 999 sent to you this morning
reading in full as follows: “10 pumps
MD 50/12 at USD 1,200 per unit FOB
HaiPhong for delivery from stock/
immediately and for payment by L/C as
usual” and are happy to make some
points clear as below.

5. Chúng tôi rất cám ơn ngài đã gửi
catalô và bảng giá kèm chào hàng số
72 ngày 4 tháng 8 của các ngài,
nh-ng rất tiếc giá của các nh-ngài có phần
cao hơn giá của những nhà cạnh
tranh khác. Tuy nhiên, chúng tôi hi

vọng sẽ có dịp khác buôn bán với
các ngài trong tơng lai.

</div>
(15)<div class='page_container' data-page=15>

By
then:đến
khi đó

6. Đề nghị các ngài sắp xếp giao
hàng ngay cho chúng tôi và tiện đây
chúng tôi xin gửi các ngài chỉ dẫn
chi tiết về bao bì và kí hiệu để các
ngài chú ý.

6. Please arrange immediate delivery to
us and by the way, we would like to
take this opportunity to send you the
detailed instructions for packing and
marking for your attention.

7. Xin các ngài theo đúng ngày giao
hàng đã ghi trong đơn đặt hàng của
chúng tôi và chúng tôi sẽ không
nhận hàng sau ngày 31 tháng 12 vì

lúc đó khơng cịn là thời vụ bán hng

trên thị trờng của chúng tôi nữa.

7. Please deliver the goods exactly on
the date specified in your order and we

will refuse delivery after 31 December

as by then the sales season will be over

(shall have been over).( in our market
here.)

8. Chóng tôi tin tởng rằng các ngài
sẽ bán rất chạy những mặt hàng có
phẩm chất tốt này và chúng tôi mong

nhn đợc nhiều đơn đặt hàng khác
nữa của các ngài.

8. We trust/believe that these high
quality items will be selling well and

are looking forward to receiving more
of your other orders (hope to have your
further order).

9. Chúng tôi cần ba bộ tài liệu kĩ
thuật hớng dẫn lắp ráp, vận hành và
bảo dỡng máy móc. Một trong ba
bản sẽ phải đợc gửi bằng máy bay
cho chúng tôi trớc để dịch sang tiếng
Việt cho những ngời tiêu dùng trong
nớc; hai bản còn lại sẽ đợc gửi theo
hàng.

9. We require 3 sets of technical
documents for assembly, operation and
maintenance, out of which, one will be

airmailed/sent by mail to us for
translating into Vietnamese for
domestic consumers; other two sets
will be packed with the goods.

Are to
be: f¶i
theo kÕ
ho¹ch

10. Chúng tơi thấy những máy móc
này sẽ phải đợc bảo hành trong vòng
24 tháng kể từ ngày giao hàng và 6
tháng kể từ ngày sử dụng.

10.We are aware that these machines

are to be warranted, 24 months from
delivery and 6 months from use.

11. Hàng các ngài đặt mua theo đơn
hàng số 432 ngày 25 tháng 4 năm
2002 đã sẵn sàng để giao, chúng tôi
đề nghị các ngài gấp rút mở L/C có
các điều kiện nh đã nói trong đơn
hàng nói trên.

11.The items undcr Order No432 dated
25 April, 2002 are ready for delivery,
we are pleased/ It’s our pleasure to
advise you to immediately open an L/C

on the items and conditions
stated/specified/ set out in the above
mentioned order.

12. Chúng tôi xin báo để các ngài rõ
chuyến hàng linh kiện để lắp TV
màu thuộc đơn hàng số TD6544 của
các ngài đã đợc xếp xuống tàu Sông
Hậu; tàu này sẽ rời cảng Osaka ngày
mai, chúng tôi hy vọng khi hàng về
đến TP HCM các ngài sẽ vừa lòng
với chúng và sự chu đáo nhanh
chóng của chúng tôi trong việc thực
hiện đơn đặt hàng của các ngài.

12. We would like to inform you that
the consignment of accessaries for
assembling colored TV under Order No
TD654 has been shipped on board the
MS Song Hau, she will be leaving
Osaka tomorrow. When it arrives at
HCM city, it will give you satisfation
with it and our careness,quickness and
thoughtfulness.

13. Hôm nay chúng tôi đã nhận đợc
đầy đủ số hàng đặt mua theo đơn
hàng của chúng tôi số 4231 và chúng
tôi xin rất cám ơn các ngài về sự chú
ý đặc biệt của các ngài tới đơn hàng
này. Nh chúng tơi đã nói khi đặt
hàng, đây chỉ là đơn đặt hàng thử mà
thôi. Trong tháng tới chúng tôi sẽ đặt
những đơn hàng lớn hơn và hi vọng
các ngài vẫn dành cho chúng tôi
những sự u ái thờng xuyên.

13. Today we have received all amount
of the goods under our Order No 4231
and we thank you for your special
attention to our order. As we stated
(mentioned) when ordering, it was just
a trial order. Next month, we are going
to place larger orders and we will
continue enjoying your regular favour
(kindnesses).

14. Hy väng cña chúng tôi là viÖc

</div>
(16)<div class='page_container' data-page=16>

sẽ dẫn đến những mối quan hệ buôn
bán ngày càng tốt đẹp hơn giữa
chúng ta trên cơ sở đơi bên cùng có
lợi.

better and better trade relationship
between our two companies on the
basis of mutual benefits.

15. Cuối cùng chúng tôi cảm thấy
nhẹ nhõm vì đơn hàng số 2454 của
chúng tôi đã đợc thực hiện có kết
quả mặc dầu trong quá trình thực
hiện đã có những khó khăn tởng
chừng khơng thể vợt qua đợc và có
lúc ý nghĩ huỷ đơn hàng đã xuất
hiện. Chúng tôi hi vọng những đơn
hàng tiếp theo lớn hơn của chúng tôi
với các ngài sẽ đợc thực hiện nhanh
chóng và đạt hiệu quả cao nhất.

15. Finally, we feel relieved because
our order No 2454 has been efficiently
executed at a good result although there
had been difficulties which seemed to
be unable to overcome in executing and
the thought of cancelling the order had
sometimes been in our mind. We do
hope that our next larger orders will be
executed more quickly and more
efficiently.

1. Exercises 2 (p222)

Notes Vietnamese version English version

Tha các ngài,

Chỳng tụi xin xác nhận đã
nhận đợc th của các ngài đề
ngày 14 tháng 6 cùng với các
đơn hàng của các ngài số
C497 và C498. Xin rất cảm
ơn. Đơn hàng C497 đã đợc bổ
sung vào đơn hàng phục vụ
Thiên chúa giáng sinh của
các ngài C455 đang gấp rút
chuẩn bị sẵn sàng để giao
ngay. Chúng tôi lấy làm tiếc
là không cung cấp đợc loại
sâm banh Hồng tử nhng
chúng tơi sẽ gửi đến các ngài
loại “Hoàng gia” thay thế đã
đợc đánh dấu trong đơn hàng
của ngài.

Chúng tôi rất vui mừng biết
các ngài thành công trong
việc bán hàng thuỷ tinh của
chúng tôi. Chúng tôi xin gửi
đến các ngài lời chúc mừng
nồng nhiệt đối với việc buôn
bán tăng lên của các ngài với
chúng tôi và mong việc bán
hàng sẽ cịn tăng hơn nữa vì

lợi ích của đơi bên chúng ta
trong năm tới.

KÝnh chµo,

Dear sirs,

We would like to

confirm/acknowledge with thanks for
your letter dated 14 June enclosing
your orders No C497 and C498.
We are pleased to confirm you that
your order No497 had been added to
your order No455 in service of
Christmas sales, we are now making it
up. ( Hoa lµm lµ: which has been
urgently prepared to be ready for
prompt delivery) However, we are
sorry that we are unable to supply you
with the item of champagne glasses
Prince but in its place, we would like
to send you “Royal” which has been
marked in your order.

We are glad to know that you have
succeeded in selling our glasswares.
We would like to take this opportunity
to send you our warmest
congratulations on the increase of

trade between our two companies and
we hope that the business will further
develop for (in) our mutual benefits.
Yours faithfully,

6. Exercise p222

Notes Vietnamese version English version

Tha các ngài,

Nh các ngài đã biết, kim ngạch
của chúng tôi với các ngài trong
năm vừa qua đã và đang tăng lên
một cách vững chắc. Tuy nhiên
năm nay kim ngạch này lại tăng ở
tốc độ mà vào khoảng tháng 12

Dear sirs,

</div>
(17)<div class='page_container' data-page=17>

chúng tôi đã đặt hàng mua gấp
đơi số năm ngối. Phải cơng nhận
là hiện nay chúng tơi đã có một
phịng hàng thuỷ tinh lớn hơn. Và
đây là một bớc nhảy vọt trong
việc bán hàng của các ngài ở thị
trờng trên đất nớc chúng tôi.
Xét đến thành công này, chúng tôi
đang nghiên cứu khả năng mua dự
trữ nhiều hơn nữa mặt hàng này

của các ngài trong tơng lai. Vì
việc này là lợi ích của các ngài
cũng nh lợi ích của chúng tôi,
chúng tôi cảm thấy là các ngài có
thể chào bán cho chúng tôi với
các điều kiện có lợi hơn để tạo
điều kiện cho chúng tôi bán
những hàng thuỷ tinh vốn đã quen
thuộc và đợc a chuộng ở đây
nhiều năm nay. Trong tháng 4
chúng tôi đã đặt một đơn đặt hàng
với các ngài (C455) để có hàng
bán vào dịp Thiên chúa giáng
sinh, kể cả những bộ cốc uống
vang dùng làm quà tặng đặc biệt.
Giờ đây chúng tôi lại quyết định
tăng đơn đặt hàng này lên và gửi
kèm đơn hàng C497 bổ sung vào
đơn hàng trên. Chúng tôi cũng xin
gửi kèm một đơn hàng nữa nhỏ
hơn (C498) giao hàng ngay. Xin
các ngài chú ý là trong đơn đặt
hàng sau chúng tôi đã đánh dấu
cốc uống sâm banh “Hoàng
gia”thay cho “Hồng tử” đề
phịng khả năng kho của các ngài
không cung cấp đợc loại cốc này.

will have doubled the

amount(quantity) of our order for
last year. It’s admitted (known)
that now we have got larger
glasswares store. And it is a big
leap forward in selling your
products in the market through our
country.

Taking success into account

(consideration)(With regard to this
success), we are considering the
possibility of stocking more in the
future. As this is in your interest
and in our interest as well, we feel
that you are able (in a position) to
offer more favourable terms and
conditions to facilitate our selling
of your glasswares which have
already been familiar and
appreciated in here for years. In
April, we placed with you our
order No C455 for goods for
Christmas sales, including sets of
wine glasses as special gifts. Now
we have decided to increase the
amount of our order and are
enclosing our order No C497 in
addition to the said one. We also
would like to send herewith

another smaller order (C498) for
immediate shipment (for delivery
from stock).

Please note that we would like to
have your attention to the fact that
in the latter we have marke the
champaign glasses Royal in the
place of Prince just in case of
inability of your stock to supply
this kind of goods (article).

Yours faithfully

Covering letter

teapicker

1. Hãy viết 1 th đi kèm với
chào hàng số...đề ngày ... đặt mua
thử 15 chiếc máy hái chè của ấn
độ kiểu TT285 và nói rõ nhng
im sau õy:

- Bảo hành 9 tháng kể từ ngày sử
dụng chứ không phải 6 tháng nh
trong chào hàng và 18 tháng kể từ
ngày giao.

- Bao bì: Hàng đợc đóng trong

thùng gỗ thích hợp với tập qn
XK có ký mã hiệu sau

Ngêi gưi: C«ng ty máy ÂĐ
Ngời nhận: Machinoimport Hanoi
Hàng số: 112MT

1. We thank you for your offer
No123 dated 1 Dec., 2002.

We are pleased to enclose our trial
order No345 for 15 units of
Indian-made tea picker TT285. We also
would like to make clear the
following points clear:

- Warranty: 9 months not 6 months
from use 18 moths from delivery
- Packing: in export customary
wooden cases

- Marking:

Consignor: Indian machines
Company

</div>
(18)<div class='page_container' data-page=18>

Kiện số: tử 01 trở lên

Chú ý: Catalô của công ty máy
ÂĐ số 4465

- Đơn giá 18000 USD CIF có bao
bì.

- Giao hàng vào trung tuần tháng
riêng 2003

- Thanh toán bằng L/C có các điều
kiện thông thờng.

Trớc khi kết thúc th xin nhấn
mạnh rằng:

õy là đơn đặt hàng mua thử
Machino import dành quyền từ
chối hàng nếu chúng đợc giao sau
ngày nói trên.

Machino import chờ mong nhận
đợc xác nhận bán hàng sớm.
*****************************
2.Công ty A nhận đợc th hỏi hàng
của B hỏi mua túi xách tay và găng
tay da A đã gửi chào hàng chi tiết
cùng với catalog và mẫu hàng ngày
n/t. A nhận đợc th trả lời của B đề
ngày t/n trong đó B bày tỏ sự hài
long về chất lợng sản phẩm và cho
rằng những sản phẩm này có triển
vọng bán chạy ở thị trờng Anh

Quốc.

Tuy nhiên theo B thì giá chào bán
quá cao so với giá chào bán đối
với những mặt hàng có chất lợng
tơng tự mà B vẫn mua của Thái,
Sing… và do đó B yêu cầu A nâng
mức chiết khấu lên 1% cho đơn
đặt hàng có giá trị khoảng 30.000
USD (mức chiết khấu thông thờng
của A là 0,6%). Sau khi xem xét
kỹ A thấy không thể chấp nhận
mức chiết khấu này vì giá chào
bán của A đã ở mức thấp nhất.
Nh-ng A lại khôNh-ng muốn bỏ lỡ cơ hội
buôn bán với 1 khách hàng mới ở
Anh vì vậy A đã quyết định mức
chiết khấu là 0,8% đối với đơn
hàng có giá trị ít nhất là 40.000
USD và thanh tốn = L/C trả sau
30 ngày chứ không phải sau 60
ngày.

Anh chị cũng cần nêu rõ cho
khách biết đây là 1 sự nhân nhợng
đặc biệt và chỉ dành riêng cho B
mà thôi. Đồng thời yêu cầu B gửi
đơn hàng trong vòng 15 ngày tới.

Order No: 112MT

Case: 01 and upward

- Quanlity: as per your catalogue
No4465

- Price: USD 18,000 CIF HaiPhong
including packing

- Delivery: in the middle of
January, 2003

- Payment: in USD by L/C with
usual terms and conditions.
We would like to remind you that
the order is but/ just a trial and we
reserve the right to refuse the
delivery after the above- mentioned
date.

We are looking forward to
receiving your early sales
confirmation.

Yours faithfully,

****************************
2.Dear Sirs,

We thank you for your order dated
11 December,2002 expressing your

satisfation with the quality of our
products .

Unfortunately, we really are we do
not feel that we are able to/are in
position to offer the trade discount
you have asked for, viz, 1% on
order for USD30,000, as we only
allow a.6% discount to all our
customers regardless of the quantity
they buy and we have, as you know,
offered our goods at the lowest
prices.

However, in this instance, we are
willing to give you a.8% discount
on order for USD40,000 or more
and for payment by L/C after 30
days not 60 days.

We would like to remind you that
this is a special concession for you
merely. We would appriciate it
highly if you could send us your
order within 15 days’ time.

We are looling forward to your
early order.

</div>