Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Chi nhánh Dầu khí Hà Nội

Luận văn tốt nghiệp
Học viện tài chính
Chơng I
Những vấn đề chung về bán hàng và xác định
kết quả bán hàng ở doanh nghiệp
1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết
quả bán hàng
1.1.1 Vị trí vai trò của quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Bán hàng là việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá, thành phẩm,
dịch vụ cho khách hàng, doanh nghiệp thu đợc tiền hay đợc quyền thu tiền.
Đó cũng chính là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn thành phẩm,
hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả hoạt động của doanh
nghiệp.
Ngoài quá trình bán hàng ra bên ngoài, doanh nghiệp còn có thể phát
sinh nghiệp vụ bán hàng trong nội bộ doanh nghiệp theo yêu cầu phân cấp
quản lý và tiêu dùng nội bộ.
Theo chuẩn mực kế toán số 14 Doanh thu và thu nhập khác thì bán hàng là
bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra và bán hàng hóa mua vào.
Quá trình bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình tái sản xuất xã hội
và cũng là khâu cuối cùng trong toàn bộ quá trình hoạt động của doanh
nghiệp. Sau quá trình bán hàng doanh nghiệp sẽ thu đợc tiền bán hàng hay sẽ
phải thu đợc tiền bán hàng. Số tiền này dùng để bù đắp các chi phí bỏ ra và
hình thành nên kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Việc xác định đầy đủ kết quả bán hàng là thớc đo đánh giá tình hình
hoạt động của doanh nghiệp, là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ với
Ngân sách Nhà nớc.
Bên cạnh đó, thông qua quá trình bán hàng và xác định kết quả bán
hàng doanh nghiệp có thể nhìn nhận đợc nhu cầu, thị hiếu tiêu dùng của từng
khu vực, đối với từng sản phẩm, hàng hoá để từ đó có thể xây dựng đợc chiến
lợc kinh doanh hợp lý cũng nh có những biện pháp tích cực để đẩy mạnh quá
trình tiêu thụ sản phẩm, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Nh vậy, quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng có ý nghĩa
đặc biệt quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, giữa
chúng có mối quan hệ tơng quan mật thiết với nhau. Kết quả bán hàng là mục
đích cuối cùng của doanh nghiệp còn bán hàng là phơng tiện hữu hiệu để
thực hiện đợc mục đích đó. Nó đòi hỏi các nhà quản trị doanh nghiệp cần
phải có cái nhìn sâu sắc về quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng
nhằm xác định hớng đi đúng đắn nhất cho doanh nghiệp. Có tổ chức tốt quá
trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng, doanh nghiệp mới tiếp tục hoạt
động sản xuất kinh doanh bình thờng, đồng thời có điều kiện để mở rộng sản
xuất, chiếm lĩnh những thị trờng mới.
Trần Thị Thu Thủy
Lớp K39- 21. 13
1
Luận văn tốt nghiệp
Học viện tài chính
1.1.2 Yêu cầu quản lý đối với quá trình bán hàng và xác định kết quả bán
hàng
Tiến trình hội nhập kinh tế thế giới và khu vực đã đặt các doanh nghiệp
trớc rất nhiều cơ hội nhng đồng thời khó khăn thử thách cũng không ngừng
tăng lên. Để thực hiện hoạt động bán hàng đạt hiệu quả cao, đáp ứng đợc nhu
cầu của sản xuất, tiêu dùng, đời sống xã hội và không ngừng nâng cao lợi
nhuận, doanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ quá trình bán hàng và xác
định kết quả bán hàng theo các yêu cầu sau:
Thứ nhất, quản lý sự vận động và số hiện có của từng loại sản phẩm,
hàng hoá theo chỉ tiêu số lợng, chất lợng, chủng loại và giá trị của chúng.
Thứ hai, quản lý chất lợng, cải tiến mẫu mã và xây dựng thơng hiệu
sản phẩm là mục tiêu cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Thứ ba, tìm hiểu khai thác và mở rộng thị trờng, áp dụng các phơng
thức bán hàng phù hợp và các chính sách sau bán hàng nhằm không ngừng
tăng doanh thu giảm chi phí của các hoạt động.

Thứ t, tính toán, xác định doanh thu bán hàng, doanh thu thuần tạo cơ
sở để xác định chính xác lợi nhuận của doanh nghiệp.
Thứ năm, quản lý chặt chẽ các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh
nghiệp nhằm tối đa hoá lợi nhuận.
1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý về thành phẩm, hàng hoá, bán hàng,
xác định kết quả bán hàng, phân phối kết quả kinh doanh, kế toán phải thực
hiện đầy đủ các nhiệm vụ sau:
- Phản ánh và ghi chép đầy đủ kịp thời, chính xác tình hình hiện có và
sự biến động của từng loại hàng hoá, thành phẩm theo từng chỉ tiêu số lợng,
chất lợng, giá trị, chủng loại.
- Phản ánh và ghi chép đầy đủ kịp thời chính xác các khoản doanh thu,
các khoản giảm trừ doanh thu và đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng.
- Phản ánh và tính toán chính xác kết quả bán hàng, giám sát tình hình
thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nớc và tình hình phân phối lợi nhuận.
- Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập Báo cáo tài
chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán
hàng, xác định và phân phối kết quả.
Trần Thị Thu Thủy
Lớp K39- 21. 13
2
Luận văn tốt nghiệp
Học viện tài chính
1.2 Những vấn đề cơ bản về bán hàng và xác định kết quả bán hàng
1.2.1 Phơng thức bán hàng
Quá trình bán hàng là quá trình thực hiện quan hệ trao đổi thông qua
phơng tiện thanh toán để thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm,
hàng hoá dịch vụ cho khách hàng, còn khách hàng phải trả cho doanh nghiệp
một khoản tơng đơng với giá bán của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đó theo
giá đã quy định hoặc theo thoả thuận giữa hai bên.

Nói cách khác, bán hàng chính là việc chuyển giao quyền sở hữu sản
phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã thực hiện cho khách hàng đồng thời đã thu đợc
tiền hoặc đợc quyền thu tiền.
Trong các chính sách về bán hàng thì phơng thức bán hàng có ý nghĩa
cực kỳ quan trọng. Phơng thức bán hàng có ảnh hởng trực tiếp đến việc sử
dụng các tài khoản kế toán phản ánh tình hình xuất kho thành phẩm, hàng
hoá, đồng thời có tính chất quyết định đối với việc xây dựng thời điểm bán
hàng, tình hình doanh thu bán hàng và tiết kiệm chi phí bán hàng, từ đó nâng
cao hiệu quả hoạt động hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hiện nay, cac doanh nghiệp thờng áp dụng hai phơng thức bán hàng
sau:
1) Phơng thức giao hàng trực tiếp
Theo phơng thức này doanh nghiệp giao hàng trực tiếp tại kho của
doanh nghiệp cho khách hàng. Khi giao hàng xong, ngời mua ký xác nhận
vào chứng từ bán hàng, khi đó đã hội tụ đầy đủ các điều kiện ghi nhận doanh
thu, số hàng đó đợc xác định là tiêu thụ không kể ngời mua đã thanh toán hay
chỉ chấp nhận thanh toán số hàng đã chuyển giao.
Phơng thức này gồm có các trờng hợp cụ thể sau:
- Bán hàng thu tiền ngay: Sau khi nhận hàng, bên mua phải thanh toán
ngay tiền hàng cho doanh nghiệp bán.
- Bán chịu: Trong trờng hợp này, bên bán giao hàng cho bên mua nhng
bên mua không trả tiền ngay mà trả tiền sau một thời hạn đã thoả thuận.
Khi nền sản xuất và lu thông hàng hoá ngày càng phát triển thì việc
bán chịu có xu hớng ngày càng tăng để tạo ra sự hấp dẫn thu hút khách hàng,
tăng doanh thu. Tuy nhiên, bán chịu cũng có nhợc điểm là doanh nghiệp bị
chiếm dụng vốn và có khả năng mất vốn.
- Bán trả góp : Là phơng thức bán hàng thu tiền nhiều lần. Ngời mua sẽ
thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua. Số tiền còn lại ngời mua chấp
nhận thanh toán dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất
định. Thông thờng số tiền trả ở các kỳ tiếp theo bằng nhau trong đó bao gồm

một phần doanh thu và phần lãi trả chậm.
2) Phơng thức gửi hàng đi bán
Trần Thị Thu Thủy
Lớp K39- 21. 13
3
Luận văn tốt nghiệp
Học viện tài chính
Theo phơng thức này, định kỳ doanh nghiệp phải gửi hàng cho khách
hàng trên cơ sở thoả thuận trong hợp đồng mua bán giữa hai bên và giao hàng
tại địa điểm đã quy định trong hợp đồng. Khi xuất kho gửi đi, hàng gửi đi vẫn
thuộc quyền quản lý, sở hữu hoặc kiểm soát cua doanh nghiệp, cha đủ điều
kiện ghi nhân doanh thu. Khi đại lý đã bán đợc hàng hoặc ngời mua đã nhận
đợc hàng, thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng thì
doanh nghiệp mới đợc quyền xác định đã tiêu thụ và hạch toán doanh thu bán
hàng.
Phơng thức này đợc chia thành hai trờng hợp:
- Gửi hàng đợc chấp nhận thanh toán ngay:
Trong trờng hợp này doanh nghiệp chuyển hàng cho bên mua thep địa
điểm đã ghi trong hợp đồng, số hàng chuyển đi vẫn thuộc quyền sở hữu của
doanh nghiệp. Khi bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng
đợc xác định là tiêu thụ. Doanh thu đợc ghi nhận.
- Gửi hàng cho các đại lý ký gửi:
Theo phơng thức này doanh nghiệp (bên giao đại lý) xuất hàng cho bên
nhận đại lý ký gửi (bên đại lý) để bán. Bên đại lý sẽ đợc hởng thù lao đại lý
dới hình thức hoa hồng đại lý hay chênh lệch giá. Chỉ khi nào đại lý bán đợc
hàng, lập báo cáo, lập giấy nộp tiền về doanh nghiệp thì mới đợc ghi nhận
doanh thu.
Ngoài các phơng thức bán hàng nh đã trình bày chủ yếu trên đây, trong
thực tế tại các doanh nghiệp còn có các phơng thức bán hàng khác cụ thể nh:
Phơng thức bán buôn, phơng thc bán lẻ..

1.2.2 Doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
1.2.2.1 Doanh thu bán hàng
Khái niệm và nội dung của doanh thu
Doanh thu là tổng lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu đợc trong kỳ kế
toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thờng của doanh
nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
Doanh thu đợc xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu đợc
hoặc sẽ thu đợc. Đó là: giá trị tài sản có thể trao đổi một cách tự nguyện giữa
các bên có đầy đủ hiểu biết trong sự trao đổi ngang giá. Theo quy định hiện
hành:
- Đối với các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:
doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ là toàn bộ tiền bán hàng, cung cấp dịch
vụ (cha có thuế GTGT) bao gồm cả phụ thu, phí thu thêm ngoài giá bán (nếu
có) mà doanh nghiệp đợc hởng.
- Đối với doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phong
pháp trực tiếp: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ tiền bán
Trần Thị Thu Thủy
Lớp K39- 21. 13
4
Luận văn tốt nghiệp
Học viện tài chính
hàng, cung cấp dịch vụ và phí thu thêm (nếu có) mà doanh nghiệp đợc hởng
(tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT)
Theo chuẩn mực số 14 Doanh thu và thu nhập khác thì doanh thu
bán hàng là doanh thu do bán sản phẩm mà doanh nghiệp sản xuất ra và bán
hàng hoá mua vào.
Nguyên tắc ghi nhận doanh thu
Theo chuẩn mực số 14, doanh thu bán hàng đợc ghi nhận khi thỏa mãn
đồng thời 5 điều kiện sau:
1. Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với

quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho ngời mua.
2. Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa nh ngời
sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá.
3. Doanh thu đợc xác định tơng đối chắc chắn.
4. Doanh thu đã đợc hoặc sẽ thu đợc lợi ích kinh tế từ các giao dịch
bán hàng.
5. Xác định đợc chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Khi xem xét năm điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng, doanh
nghiệp phải lu ý những điểm sau:
Một là, doanh nghiệp phải xác định thời điểm chuyển giao phần lớn rủi
ro và lợi ích gắn lion với quyền sở hữu hàng hóa cho ngời mua trong từng tr-
ờng hợp cụ thể. Trong hầu hết các trờng hợp, thời điểm chuyển giao phần lớn
rủi ro trùng với thời điểm chuyển giao lợi ích gắn lion với quyền sở hữu hợp
pháp hoặc quyền kiểm soát hàng hóa cho ngời mua.
Hai là, trờng hợp doanh nghiệp vẫn còn chịu phần lớn rủi ro gắn liền
với quyền sở hữu hàng hóa thì giao dịch không đợc coi là hoạt động bán hàng
và doanh thu không đợc ghi nhận.
Ba là, nếu doanh nghiệp chỉ còn phải chịu một phần nhỏ rủi ro gắn liền
với quyền sở hữu hàng hóa thì việc bán hàng đợc xác định và doanh thu đợc
ghi nhận.
Bốn là, doanh thu bán hàng đợc ghi nhận chỉ khi đảm bảo là doanh
nghiệp nhận đựoc lợi ích kinh tế từ giao dịch. Trờng hợp lợi ích kinh tế từ
giao dịch bán hàng còn phụ thuộc yếu tố không chắc chắn thì chỉ ghi nhận
doanh thu khi yếu tố không chắc chắn này đã xử lý xong. Nếu doanh thu đã
đựoc ghi nhận trong trờng hợp cha thu đợc tiền thì khi xác định khoản tiền nợ
phải thu này là không thu đợc thì phải hạch toán vào chi phí sản xuất kinh
doanh trong kỳ mà không đợc ghi giảm doanh thu. Khi xác định khoản phải
thu là không chắc chắn thu đợc (nợ phải thu khó đòi) thì phải lập dự phòng nợ
phải thu khó đòi mà không ghi giảm doanh thu. Các khoản nợ phải thu khó
Trần Thị Thu Thủy

Lớp K39- 21. 13
5
Luận văn tốt nghiệp
Học viện tài chính
đòi khi xác định thực sự không đòi đợc thì đợc bù đắp bằng nguồn dự phòng
phải thu khó đòi.
Năm là, doanh thu và chi phí liên quan tới cùng một giao dịch phải đ-
ợc ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp. Các chi phí, bao gồm cả chi
phí phát sinh sau ngày giao hàng (nh chi phí bảo hành và chi phí khác), thờng
đợc xác định chắc chắn khi các điều kiện ghi nhận doanh thu đợc thỏa mãn.
Các khoản tiền nhận trớc của khách hàng không đợc ghi nhận là doanh thu
mà đợc ghi nhận là một khoản nợ phải trả tại thời điểm nhận tiền trớc của
khách hàng. Khoản nợ phải trả về số tiền nhận trớc của khách hàng chỉ đợc
ghi nhận là doanh thu khi đồng thời thỏa mãn 5 điều kiện đã nêu ở trên.
1.2.2.2 Các khoản giảm trừ doanh thu
Theo quy định hiện hành, trong chuẩn mực kế toán số 14 các khoản
giảm trừ doanh thu bao gồm
- Chiết khấu thơng mại: là số tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc
đã thanh toán cho ngời mua sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ với khối lợng lớn
theo thỏa thuận về chiết khấu thơng mại đã ghi trong hợp đồng kinh tế mua
bán hoặc các cam kết mua bán hàng.
- Trị giá hàng bán bị trả lại: là số tiền doanh nghiệp phải trả lại cho
khách hàng trong trờng hợp hàng đã đợc xác định là bán nhng do chất lợng
quá kém, khách hàng trả lại số hàng đó.
- Giảm giá hàng bán: là khoản tiền doanh nghiệp giảm trừ cho ngời
mua do hàng hoá kém phẩm chất sai quy cách và lạc hậu so với thị hiếu.
- Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu phải nộp đối với sản
phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất
nhập khẩu.
- Thuế GTGT đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ bán ra của cơ sở

nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp.
1.2.3 Phơng pháp xác định trị giá vốn hàng bán
Để xác định đúng đắn kết quả bán hàng, trớc hết cần xác định đúng
đắn trị giá vốn hàng bán. Trị giá vốn hàng bán là toàn bộ chi phí kinh doanh
liên quan đến quá trình bán hàng bao gồm trị giá vốn hàng xuất kho để bán,
chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã
bán.
1.2.3.1 Trị giá vốn hàng xuất kho để bán
Trị giá vốn hàng bán có thể xác định theo các phơng pháp khác nhau
tuỳ thuộc vào đặc điểm hình thành, sự vận động của sản phẩm, hàng hoá
trong từng loại hình doanh nghiệp và việc đăng ký phơng pháp tính trị giá
thực tế hàng xuất kho của doanh nghiệp.
Trần Thị Thu Thủy
Lớp K39- 21. 13
6
Luận văn tốt nghiệp
Học viện tài chính
*Đối với doanh nghiệp sản xuất: Trị giá vốn của hàng xuất kho để bán
hoặc thành phẩm hoàn thành không nhập kho đa bán ngay chính là giá thành
sản xuất thực tế của thành phẩm xuất kho hoặc giá thành sản xuất thực tế của
thành phẩm hoàn thành.
Theo chuẩn mực kế toán số 02 Hàng tồn kho, giá vốn thực tế của
thành phẩm xuất kho đợc xác định bằng một trong bốn phơng pháp sau:
- Phơng pháp tính theo thực tế đích danh: Theo phơng pháp này, hàng
xuất kho thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính trị
giá vốn thực tế của lô hàng xuất kho.
Phơng pháp này áp dụng với những doanh nghiệp có ít loại mặt hàng
hoá hoặc mặt hàng hoá ổn định và nhận diện đợc đồng thời doanh nghiệp
phải theo dõi hàng hoá thành phẩm theo từng lô hàng.
- Phơng pháp bình quân gia quyền:

Theo phơng pháp này, giá trị của từng loại hàng hoá tồn kho đợc tính
theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tơng tự đầu kỳ và giá trị
từng loại hàng tồn kho đợc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể tính
theo thời kỳ hoặc mỗi khi nhập một lô hàng về.
- Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO)
Phơng pháp này dựa trên giả định là hàng tồn kho đợc mua trớc hoặn
sản xuất trớc thì đợc xuất trớc, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn
kho đợc mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phơng pháp này thì
giá trị hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu
kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập
kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ.
- Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO)
Phơng pháp này dựa trên giả định là hàng tồn kho đợc mua sau hoặc
sản xuất sau thì đợc xuất trớc, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn
kho đợc mua hoặc sản xuất trớc đó. Theo phơng pháp này thì giá trị hàng
xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị
của hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu
kỳ còn tồn kho.
* Đối với doanh nghiệp thơng mại.
= +
- Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho để bán đợc tính theo một trong
bốn phơng pháp đã nêu ở trên.
- Chi phí mua phân bổ cho số hàng đã bán:
Trần Thị Thu Thủy
Lớp K39- 21. 13
7
Trị giá vốn
hàng xuất
kho để bán
Trị giá mua thực

tế của hàng xuất
kho để bán
Chi phí mua phân
bổ cho hàng đã
bán
Luận văn tốt nghiệp
Học viện tài chính
Do chi phí mua hàng liên quan đến nhiều chủng loại hàng hoá, liên
quan đến cả khối lợng hàng hoá trong kỳ và hàng hoá đầu kỳ cho nên cần
phải phân bổ chi phí mua cho hàng đã bán trong kỳ và hàng tồn kho cuối kỳ.
Tiêu chuẩn phân bổ chi phí mua hàng đợc lựa chọn là:Số lợng, Trọng l-
ợng, Trị giá mua thực tế của hàng hoá.
Công thức tính toán đối với trờng hợp tiêu chuẩn phân bổ là trị giá mua
thực tế của hàng hoá nh sau
Chi phí
mua phân
bổ cho
hàng xuất
kho để bán
=
Chi phí mua của
hàng tồn kho đầu kỳ
+
+
Chi phí mua của hàng
nhập trong kỳ
Trị giá mua của hàng
tồn kho đầu kỳ
+
Trị giá mua của hàng

nhập kho trong kỳ
x
Trị giá
mua của
hàng
xuất bán
trong kỳ
1.2.3.2 Trị giá vốn hàng bán
Sau khi xác định đợc trị giá vốn của hàng xuất kho để bán, chi phí bán
hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán tổng hợp lại để tính trị giá vốn
hàng bán.
Trị giá
vốn
hàng
=
Trị giá vốn
hàng xuất kho
để bán
+
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý
doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã
bán
Đối với các doanh nghiệp sản xuất có chu kỳ ngắn, doanh nghiệp thơng mại
dự trữ hàng hoá giữa các kỳ không có sự biến động lớn thì chi phí bán hàng
và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ đợc phân bổ cho toàn bộ
số hàng đã bán.
Đối với doanh nghiệp sản xuất có chu kỳ dài, doanh nghiệp thơng mại
dự trữ hàng hóa lớn, doanh thu không ổn định, chi phí bán hàng và chi phí
quản lý doanh nghiệp cần phải đợc tính toán phân bổ hợp lý cho số hàng đã
bán và số hàng còn tồn trong kho.

Thờng các doanh nghiệp tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và chi phí
quản lý doanh nghiệp cho hàng đã bán theo tiêu chuẩn : trị giá vốn hàng xuất
bán
CFBH
( CPQLDN)
phân bổ cho
số hàng đã
bán
=
CPBH
(CPQLDN) của
hàng tồn đầu kỳ
+
CPBH (CPQLDN)
phát sinh trong kỳ
Trị giá vốn hàng
tồn kho đầu kỳ
+
Trị giá vốn hàng
nhập kho trong kỳ
x
Trị giá
vốn hàng
đã bán
trong kỳ
1.2.4 Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Trần Thị Thu Thủy
Lớp K39- 21. 13
8
Luận văn tốt nghiệp

Học viện tài chính
1.2.4.1 Chi phí bán hàng
Trong quá trình bán hàng, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, doanh
nghiệp phải bỏ ra các khoản chi phí nh chi phí bao gói sản phẩm, bảo quản
hàng hoá, chi phí vận chuyển, tiếp thị, quảng cáo gọi chung là chi phí bán
hàng. Có thể nói chi phí bán hàng là chi phí lu thông và chi phí tiếp thị phát
sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ. Chi phí bán hàng
có nhiều khoản chi cụ thể với nội dung và công dụng khác nhau, tuỳ theo yêu
cầu quản lý, có thể phân biệt chi phí bán hàng theo tiêu thức thích hợp.
Theo quy định hiện hành, chi phí bán hàng của doanh nghiệp đợc phân
thành các loại sau:
- Chi phi nhân viên
- Chi phí vật liệu bao bì
- Chi phí dụng cụ, đồ dùng
- Chi phí khấu hao TSCĐ
- Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa
- Chi phí dịch vụ mua ngoài
- Chi phí bằng tiền khác
Ngoài cách phân loại nh trên, để phục vụ cho yêu cầu quản lý khác,
đặc biệt đối với quản trị doanh nghiệp, còn có thể sử dụng cách phân loại
theo mối quan hệ giữa chi phí bán hàng với doanh thu bán hàng (phân loại
thành chi phí khả biến và chi phí bất biến) hoặc phân loại theo mối quan hệ
giữa chi phí bán hàng với đối tợng tập hợp chi phí bán hàng (phân loại thành
chi phía trực tiếp và chi phí gián tiếp).
1.2.4.2 Chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí dùng cho việc quản lý
kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt
động chung của cả doanh nghiệp.
Theo quy định hiện hành, chi phí quản lý doanh nghiệp đợc phân thành
các loại sau:

- Chi phí nhân viên quản lý
- Chi phí vật liệu quản lý
- Chi phí khấu hao TS CĐ
- Thuế, phí và lệ phí
- Chi phí dự phòng
- Chi phí dịch vụ mua ngoài
- Chi phí bằng tiền khác
Trần Thị Thu Thủy
Lớp K39- 21. 13
9
Luận văn tốt nghiệp
Học viện tài chính
Cũng giống nh chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp còn có
thể phân loại theo mối quan hệ với khối lợng hoạt động, có thể chia ra chi phí
bất biến, chi phí khả biến; phân loại theo mối quan hệ với đối tợng tập hợp
chi phí, có thể chia ra thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.
Cũng cần phải lu ý một điểm là chi phí quản lý doanh nghiệp là loại
chi phí gián tiếp sản xuất kinh doanh, cần phải đợc lập dự toán và quản lý chi
tiêu tiết kiệm.
1.2.5 Xác định kết quả bán hàng
Kết quả bán hàng là kết quả tiêu thụ sản phẩm, kinh doanh mua bán
vật t, hàng hoá, cung cấp thực hiện lao vụ dịch vụ. Đây là một chỉ tiêu kinh tế
quan trọng đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp trong kỳ, đánh giá khả năng, trình độ quản lý của các nhà quản trị
doanh nghiệp và là cơ sở để xác định nghĩa vụ phải thực hiện với Nhà nớc.
Để phù hợp và thuận tiện cho việc tổng hợp số liệu lập các chỉ tiêu trên
báo cáo kết quả kinh doanh thì kết quả bán hàng đợc xác định theo trình tự
sau
Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng- Các khoản giảm trừ doanh
thu

Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm:
+ Chiết khấu thơng mại
+ Giảm giá hàng bán
+ Hàng bán bị trả lại
+ Thuế TTĐB, thuế xuất nhập khẩu, thuế GTGT với cơ sở nộp thuế
theo phơng pháp trực tiếp.
Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán
Lợi nhuận thuần từ
hoạt động bán hàng
= Lợi nhuận gộp - CPBH - CPQLDN
* Đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cần tính
toán, phân bổ, kết chuyển
Trong trờng hợp việc bán hàng đều đặn, chu kỳ sản xuất kinh doanh
không dài, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tập hợp đợc
trong kỳ, cuối kỳ sẽ đợc kết chuyển toàn bộ sang tài khoản 911 để xác định
kết quả kinh doanh.
Trờng hợp doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất dài, sản phẩm tiêu thụ có
biến động lớn giữa các kỳ, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
cần đợc tính toán, phân bổ cho sản phẩm hàng hoá còn lại cha tiêu thụ cuối
kỳ.
Trần Thị Thu Thủy
Lớp K39- 21. 13
10
Luận văn tốt nghiệp
Học viện tài chính
1.3 Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
trong điều kiện kế toán trên máy vi tính.
1.3.1 Vai trò, nguyên tắc, yêu cầu tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính
1.3.1.1 Vai trò của tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính
Kế toán trên máy vi tính là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin

trong hệ thống thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu của các đối tợng sử dụng
thông tin . Mô hình hệ thống thông tin kế toán trên máy gồm đầy đủ các yếu
tố cần có của một hệ thống thông tin hiện đại.
Công nghệ thông tin phát triển, các phần mềm kế toán ra đời đã trợ
giúp rất nhiều cho công tác kế toán ở các doanh nghiệp đặc biệt là đối với
công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng, bộ phận kế
toán trong doanh nghiệp không còn phải thực hiện một cách thủ công một số
khâu công việc nh: ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, tổng hợp số
liệu lập báo cáo kế toán mà chỉ phải thực hiện công việc phân loại, bổ sung
thông tin chi tiết vào chứng từ gốc, nhập dữ liệu từ chứng từ vào máy, kiểm
tra, phân tích số liệu trên các sổ, báo cáo kế toán để có thể đa ra các quyết
định phù hợp.
1.3.1.2 Nguyên tắc, yêu cầu tổ chức kế toán máy
Để kế toán thực hiện tốt đợc vai trò của mình trong công tác quản lý,
đòi hỏi tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc và yêu cầu sau:
- Phải đảm bảo tính khoa học và hợp lý trên cơ sở chấp hành luật kế
toán, phù hợp với chuẩn mực kế toán và các chính sách chế độ KT-TC hiện
hành.
- Phải phù hợp với đặc điểm, điều kiện, hoàn cảnh cụ thể của doanh
nghiệp.
- Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính khoa học, đồng bộ và tự động
hoá cao.
- Tổ chức trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất nhng vẫn phải đảm bảo
tiết kiệm và hiệu quả.
1.3.2 Nội dung kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trên máy vi
tính
1.3.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ
kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành.
Căn cứ vào hệ thống chứng từ do Bộ tài chính ban hành, mỗi doanh

nghiệp lựa chọn những chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trần Thị Thu Thủy
Lớp K39- 21. 13
11
Luận văn tốt nghiệp
Học viện tài chính
Trong điều kiện doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán, các chứng
từ phải đợc phân loại và mã hoá theo từng nội dung công tác kế toán. Việc
mã hoá chứng từ phải đảm bảo yêu cầu đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu, dễ
tổng hợp và đảm bảo bí mật về dữ liệu.
Đối với phần hành kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, khi
phát sinh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, kế toán th-
ờng sử dụng các chứng từ sau:
- Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý
- Bảng thanh toán hàng gửi đại lý
- Phiếu thu, Giấy báo có của Ngân hàng
Việc mã hoá các chứng từ nhập liệu phản ánh quá trình bán hàng tuỳ
thuộc vào phần mềm kế toán mà doanh nghiệp áp dụng và ngời sử dụng
không đợc quyền sửa chứng từ.
Một số phần mềm thờng thiết kế các chứng từ điện tử để làm căn cứ xử
lý số liệu.Tuy nhiên có một số phần mềm không tiến hành mã hóa các chứng
từ gốc mà căn cứ trực tiếp vào các chứng từ gốc đó để nhập liệu nh phần mềm
AC Soft.
1.3.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán là bảng kê các tài khoản kế toán dùng cho
đơn vị kế toán.
Trong quá trình tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả

bán hàng nói chung và kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trên
máy vi tính nói riêng kế toán sử dụng các tài khoản:
* TK511: Doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ
TK này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của
doanh nghiệp trong suốt một kỳ hạch toán của hoạt động sản xuất kinh doanh
từ các giao dịch và nghiệp vụ sau:
+ Bán hàng: bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất và bán hàng hoá
mua vào.
+ Cung cấp dịch vụ: thực hiện công việc thỏa thuận theo hợp đồng
trong một kỳ hoặc trong nhiều kỳ hạch toán nh cung cấp dịch vụ vận tải, du
lịch. thuê TSCĐ theo phơng thức hoạt động.
TK511 có 4 TK cấp 2: TK5111: Doanh thu bán hàng hoá
TK5112: Doanh thu bán thành phẩm
TK5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
Trần Thị Thu Thủy
Lớp K39- 21. 13
12
Luận văn tốt nghiệp
Học viện tài chính
TK5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá
* TK512: Doanh thu nội bộ
TK này dùng để phản ánh tình hình bán hàng trong nội bộ doanh
nghiệp hạch toán kinh tế độc lập.
TK512 có 3 TK cấp 2: TK5121: Doanh thu bán hàng hoá
TK5122: Doanh thu bán thành phẩm
TK5123: Doanh thu cung cấp dịch vụ
* TK521: Chiết khấu thơng mại
Tk này dùng để phản ánh khoản chiết khấu thơng mại mà doanh
nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho ngời mua hàng do việc ngời mua
hàng đã mua hàng (sản phẩm, hàng hoá), dịch vụ với khối lợng lớn theo thỏa

thuận về chiết khấu thơng mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế hoặc cam kết mua
hàng.
Cuối kỳ, khoản chiết khấu thơng mại đợc kết chuyển sang TK511 để
xác định doanh thu thuần của khối lợng hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ thực
tế đã thực hiện trong kỳ.
* TK531: Hàng bán bị trả lại
TK này dùng để phản ánh trị giá của số sản phẩm, hàng hoá đã tiêu thụ
bị khách hàng trả lại do kém phẩm chất, lạc hậu so với thị hiếu, không đúng
chủng loại quy cách.
* TK532: Giảm giá hàng bán
TK này dùng để phản ánh khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng và
kết chuyển số tiền giảm giá sang Tk511 hoặc TK512 để giảm doanh thu bán
hàng.
* TK632: Giá vốn hàng bán
TK này dùng để phản ánh trị giá vốn của thành phẩm, hàng hóa, dịch
vụ, giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp (đối với doanh nghiệp xây lắp)
tiêu thụ trong kỳ.
* TK641 : Chi phí bán hàng
TK này dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình
tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ bao gồm chi phí chào hàng, giới thiệu
sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo quản, đóng
gói sản phẩm, chi phí bảo hành sản phẩm.
TK641 có 7 tài khoản cấp 2: TK6411: Chi phí nhân viên
TK6412: Chi phí vật liệu bao bì
TK6413: Chi phí dụng cụ đồ dùng
TK6414: Chi phí khấu hao TSCĐ
TK6415: Chi phí bảo hành
Trần Thị Thu Thủy
Lớp K39- 21. 13
13

Luận văn tốt nghiệp
Học viện tài chính
TK6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK6418: Chi phí bằng tiền khác
* TK642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
TK này dùng để phản ánh, tập hợp, kết chuyển các chi phí kinh doanh,
quản lý hành chính và các chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của cả
doanh nghiệp.
TK642 có 8 tài khoản cấp 2: TK6421: Chi phí nhân viên quản lý
TK6422: Chi phí vật liệu quản lý
TK6423: Chi phí đồ dùng văn phòng
TK6424: Chi phí khấu haoTSCĐ
TK6425: Thuế,phí, lệ phí
TK6426: Chi phí dự phòng
TK6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK6428: Chi phí bằng tiền khác
* TK911: Xác định kết quả kinh doanh
TK này đợc dùng để phản ánh xác định kết quả hoạt động sản xuất
kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán.
TK này không có số d cuối kỳ
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác nh: TK421,
131, 3331
Các tài khoản phản ánh quá trình bán hàng và xác định kết quả bán
hàng trên mới chỉ phục vụ cho việc ghi chép kế toán tài chính, đáp ứng yêu
cầu quản lý vĩ mô, kiểm tra ghi chép tài chính, kế toán. Vì vậy, trong quá
trình tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói
chung, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trên máy vi tính nói
riêng, ngoài việc sử dụng các tài khoản kế toán cấp I, cấp II theo đúng nội
dung và phơng pháp ghi chép đã quy định trong chế độ kế toán hiện hành, tuỳ
thuộc vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh

nghiệp, kế toán có thể xây dựng hệ thống tài khoản kế toán chi tiết cấp II, cấp
IV, cấp cho từng đối t ợng cần quản lý chi tiết.
Việc mã hóa các tài khoản đợc tiến hành khi bắt đầu đa chơng trình kế
toán vào sử dụng. Các tài khoản cấp I, cấp II đợc mã hóa theo đúng số hiệu
tài khoản đã quy định trong hệ thống tài khoản do Nhà nớc ban hành, còn các
tài khoản kế toán chi tiết cấp III, cấp IV, cấp V đ ợc mã hóa theo yêu cầu
quản trị doanh nghiệp.
1.3.2.3 Quy trình nhập liệu
- Đối với phần hành kế toán bán hàng
ở hầu hết các phần mềm, bút toán giá vốn và bút toán phản ánh thuế
GTGT đều đợc cài đặt và lập trình sẵn, thực hiện một cách tự động.
Căn cứ vào hoá đơn, chứng từ kế toán nhập dữ liệu vào máy với các
thông tin về: ngày, số chứng từ, quyển số, số vụ việc, nội dung xuất hàng
lựa chọn mã cấp và tiêu thức quản lý, đơn giá vốn, đơn giá bán.
Trần Thị Thu Thủy
Lớp K39- 21. 13
14
Luận văn tốt nghiệp
Học viện tài chính
Kết thúc các bớc nhập liệu, số liệu sẽ đợc tự động xử lý và cập nhật số
liệu vào các tệp sổ kế toán có liên quan nh sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết
doanh thu, sổ cái tài khoản 511, 632, 3331.
- Đối với phần hành kế toán các khoản giảm trừ doanh thu:
Đối với phần nhập các nghiệp vụ giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả
lại, chiết khấu thơng mại thì cần phải chọn chứng từ nhập liệu phù hợp. Quá
trình nhập liệu cũng tơng tự nh trên.
- Đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Việc khai báo và nhập dữ liệu thờng liên quan đến nhiều danh mục đối
tợng chi phí, danh mục kho, danh sách bộ phận..
Đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thì liên quan

đến rất nhiều màn hình nhập liệu với các nội dung tơng ứng, do các yếu tố chi
phí này thờng liên quan đến nhiều phần hành.
Mỗi màn hình nhập liệu phản ánh những nghiệp vụ kinh tế khác nhau
liên quan đến chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, do vậy ngời
dùng cần phải lựa chọn thông tin cần nhập cho phù hợp.
- Kế toán tổng hợp kết quả bán hàng
Về nguyên tắc, để xác định kết quả của kỳ kế toán, kế toán phải thực
hiện các bút toán kết chuyển. Các bút toán này chỉ thực hiện vào cuối kỳ phù
hợp với kỳ lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Các bút toán kết chuyển thực hiện là:
+ Kết chuyển các TK làm giảm trừ doanh thu (TK 521,532,531) để xác
định doanh thu thuần.
+ Kết chuyển TK511,513 sang TK911
+ Kết chuyển TK632 sang TK911
+ Kết chuyển TK641,642 hoặc 142(2) sang TK911
Sau khi xác định đợc kết quả, kết chuyển lãi lỗ sang TK421.
Các bớc kết chuyển nh trên có thực hiện tự động trên các phần mềm và
thờng đợc thiết kế dới chức năng Bút toán kết chuyển tự động.
* Trình tự kế toán nh sau:
Trần Thị Thu Thủy
Lớp K39- 21. 13
15
Luận văn tốt nghiệp
Học viện tài chính
Trần Thị Thu Thủy
Lớp K39- 21. 13
Tk111,112,131
TK334,338
TK152,153
TK214

TK111,112,331
TK155,156
=\
TK632 TK911
TK511,512
TK3331
Tk1331
TK641,642
TK421
Tk521,531,532
TK3332,3333
(1) (2) (9) (7)
(3)
(4)
(5)
(6)
(12a)
(12b)
(8b)
(8a)
(11)
TK157
Sơ đồ 1: Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đối với doanh nghiệp
áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
Tk111,112,131
(1b)
TK911
TK511,512
TK3331
Tk521,531,532

(10) (8)
(9a)
TK155,157
TK156,157
TK632
(1a)
(3)
(2a)
TK611
(11)
16
Chú giải:
(1) Xuất kho thành phẩm, hàng hóa để bán
(2) Xuất kho thành phẩm, hàng hóa gửi bán
(3) Thành phẩm, hàng hóa gửi bán đã bán đợc
(4) Chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho BH, QLDN
(5) Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận BH, QLDN
(6) Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác
(7) Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
(8a),(8b) Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu
(9) Kết chuyển doanh thu thuần
(10) Kết chuyển giá vốn hàng bán
(11) Kết chuyển CPBH, CPQLDN
(12a) Kết chuyển lãi hoạt động kinh doanh
(12b) Kết chuyển lỗ hoạt động kinh doanh
Luận văn tốt nghiệp
Học viện tài chính
Trần Thị Thu Thủy
Lớp K39- 21. 13
Tk111,112,131

(13b)
(1b)
Chú giải:
(1a) Kết chuyển thành phẩm tồn kho, gửi bán đầu kỳ
(1b) Kết chuyển thành phẩm tồn kho, gửi bán cuối kỳ
(2a) Kết chuyển hàng hoá tồn kho, gửi bán đầu kỳ
(2b) Kết chuyển hàng hoá tồn kho, gửi bán cuối kỳ
(3) Giá vốn hàng bán
(4) Chi phí nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý
(6) Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho BH, QLDN
(7) Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền
(8) Doanh thu bán hàng
(9a),(9b) Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu
(10) Kết chuyển doanh thu thuần
(11) Kết chuyển giá vốn hàng bán
(12 Kết chuyển chi phí bán hàng , chi phí quản lý
doanh nghiệp
(13a) Kết chuyển lãi hoạt động kinh doanh
(13b) Kết chuyển lỗ hoạt động kinh doanh
TK911
TK511,512
TK3331
TK334,338
TK152,153
TK214
TK111,112,331
Tk1331
TK641,642
TK421
Tk521,531,532

TK3332,3333
(10) (8)
(4)
(5)
(6)
(7)
(13a)
(9b)
(9a)
(12)
TK155,157
TK156,157
TK632
(1a)
(3)
(2a)
(2b)
TK611
(11)
17
Sơ đồ 2: Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đối với doanh nghiệp áp
dụng kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Luận văn tốt nghiệp
Học viện tài chính
1.3.2.4 Hệ thống sổ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Cuối tháng, theo phần mềm kế toán đã cài đặt, khi có lệnh, chơng trình
sẽ tự động chạy và cho phép kết xuất in ra các sổ kế toán tổng hợp và các sổ
kế toán chi tiết phục vụ cho yêu cầu cung cấp và quản lý thông tin của doanh
nghiệp.
- Sổ kế toán tổng hợp: Tuỳ theo hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng, khi

có lệnh, chơng trình kế toán máy sẽ in ra các sổ kế toán tổng hợp phản ánh các
nghiệp vụ liên quan đến quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng đáp
ứng yêu cầu của các đối tợng sử dụng thông tin.
+ Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung thì chơng trình
sẽ in ra sổ Nhật ký chung, các sổ cái TK511,632,641,642,911
+ Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ thì chơng
trình sẽ cho phép in ra các bảng kê( bảng kê số 8và bảng kê số 11) và Nhật ký
chứng từ số 8.
+ Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ thì chơng trình
sẽ cho phép in ra các sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cài TK và chứng từ ghi
sổ.
- Sổ kế toán chi tiết: tùy theo yêu cầu quản lý công tác kế toán bán
hàng và xác định kết quả bán hàng, tùy theo mục đích sử dụng thông tin của
các nhà quản trị doanh nghiệp, chơng trình sẽ cho phép in ra các sổ kế toán
chi tiết các TK511,632,131
*Thông thờng quá trình xử lý, hệ thống hóa thông tin, ghi sổ kế toán
trong hệ thống kế toán máy đợc thực hiện theo quy trình sau:
Trần Thị Thu Thủy
Lớp K39- 21. 13
18
Luận văn tốt nghiệp
Học viện tài chính

Trên đây là những vấn đề chung về bán hàng và xác định kết quả bán
hàng trong doanh nghiệp. Tuy nhiên từ lý luận đến thực tế là cả một quá trình
đòi hỏi các nhà quản trị doanh nghiệp và các nhân viên kế toán phải tổ chức
cho thật hợp lý.
Sau đây em xin trình bày thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và
xác định kết quả bán hàng tại Chi nhánh Dầu khí Hà Nội.
Trần Thị Thu Thủy

Lớp K39- 21. 13
Chứng từ gốc
Nhập chứng
từ vào máy
Chứng từ trên máy
Xử lý của
phần mềm kế
toán trên
MVT
Sổ kế toán
chi tiết
Sổ kế toán
tổng hợp
Các báo cáo
kế toán
Mã
hoá
19
Luận văn tốt nghiệp
Học viện tài chính
Chơng II
Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác
định kết quả bán hàng tại Chi nhánh Dầu khí Hà Nội
2.1. Giới thiệu chung về chi nhánh
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển chi nhánh Dầu Khí Hà nội
Tháng 10 năm 1996 Công ty TNHH Dầu khí Hà Nội (Hanoi Petro) đ-
ợc thành lập với liên doanh giữa Tổng công ty Hồ Tây ( Ban Tài Chính -
Quản Trị TW) và Công ty Dầu khí Thành phố Hồ Chí Minh ( Ban Tài Chính -
Quản Trị TP Hồ Chí Minh).
Đến 1/7/1999 chấp hành chủ trơng của Ban TC QT TW, Công ty

Dầu khí Thành phố Hồ Chí Minh chuyển nhợng 50% cổ phần liên doanh cho
Tổng công ty Hồ Tây, Công ty Dầu khí Hà Nội chính thức đợc thành lập là
một công ty thành viên của Tổng Công ty Hồ Tây.
Tên giao dịch Quốc tế của Công ty: Hanoi Oil & Gas Company.
Trụ sở chính của Công ty đặt tại số 21 Chùa Bộc, Đống Đa, Hà Nội.
Ngày 10/06/2001 chuyển về số 4, Ngõ 1, Đờng Âu Cơ, Tây Hồ, Hà Nội.
Vốn đầu t ban đầu do ngân sách nhà nớc cấp là: 22.000.000.000 VNĐ.
Đây là loại hình doanh nghiệp đoàn thể hoạt động theo luật doanh
nghiệp có t cách pháp nhân riêng, hạch toán độc lập, có tài khoản, con dấu
riêng chịu sự quản lý của Nhà nớc về hoạt động sản xuất - kinh doanh.
Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của Công ty.
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu:
Buôn bán hàng t liệu sản xuất, hàng t liệu tiêu dùng, dịch vụ vận
chuyển xăng dầu, khí đốt hoá lỏng LPG (khí gas).
Các dịch vụ kỹ thuật, lắp đặt các công trình cung ứng dầu khí phục vụ
sản xuất, kinh doanh và tiêu dùng.
Công ty Dầu khí Hà Nội đợc độc quyền kinh doanh gas mang thơng
hiệu HP trên thị trờng miền Bắc, một thơng hiệu mà uy tín, chất lợng đã
khẳng định vị trí vững chắc trên thị trờng.
Với nhiệm vụ kinh doanh mặt hàng gas dân dụng cho các đối tợng chính
bao gồm: Nhà trờng, Nhà trẻ, Nhà hàng, khách sạn, các hộ gia đình và thị trờng
gas công nghiệp bao gồm Nhà máy, Xí nghiệp, khu vực lò Gốm Bát Tràng....
Hàng năm Công ty đã đóng góp một phần rất lớn vào ngân sách Nhà nớc và
nguồn ngân sách Đảng.
Đến ngày 01/04/2004, Tổng công ty Hồ Tây chuyển đổi thành Công ty
TNHH Hồ Tây một thành viên, các công ty trực thuộc trở thành các chi
Trần Thị Thu Thủy
Lớp K39- 21. 13
20
Luận văn tốt nghiệp

Học viện tài chính
nhánh. Trong đó Công ty Dầu khí Hà Nội trở thành Chi nhánh Dầu khí Hà
Nội
Một số chỉ tiêu tổng hợp của chi nhánh năm 2004
STT Chỉ tiêu KH 2004 TH 2004 KH 2005
1 Sản lợng(tấn)
- Gas công nghiệp
- Gas dân dụng
4480
774
3706
4435
1004
3431
4525
1025
3500
2 Tổng doanh thu(triệu)
- Kinh doanh gas
- Doanh thu hđtc, doanh thu khác
33118
32718
400
35853
35041
812
36030
35504
526
3 Tổng chi phí

- Giá vốn
- Khấu hao cơ bản
33177
27149
1039
33889
29691
1028
33938
25508
963
4
Lợi nhuận trớc thuế
345 365 310
2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý ở chi nhánh Dầu khí Hà Nội
2.12.1 Đặc điểm quy trình công nghệ
Trần Thị Thu Thủy
Lớp K39- 21. 13
21
Luận văn tốt nghiệp
Học viện tài chính
LPG là khí đốt hoá lỏng, thành phần bao gồm hỗn hợp pha trộn giữa
Propan và Butan với tỷ lệ 50/50. Khi đốt cho nhiệt lợng cao (gần 12.000.000
kcl). Nhiệt độ ngọn lửa đạt từ 1.900
0
C đến 1.935
0
C, đặc biệt không gây ô
nhiễm môi trờng, không gây độc hại cho ngời sử dụng và có hiệu quả kinh tế
cao (1kg Gas tơng đơng 2 lít dầu, 3 ữ 4 kg than, 9 ữ 10 kg củi, 14 kw điện).

Đây là mặt hàng dễ cháy nổ do đó đòi hỏi phải tuân thủ một quy trình kỹ
thuật và chịu sự quản lý hết sức ngặt nghèo và nghiêm túc. Chức năng chủ
yếu của Công ty là chiết nạp LPG vào bình 12 kg và bình 45 kg trên dây
chuyền tự động Caroshell
2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức quản lý
* Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Trần Thị Thu Thủy
Lớp K39- 21. 13
22
Thử kín, Cân kiểm
tra sản phẩm
Niêm phong sản
phẩm
Nhập Gas từ
Xe bồn
Chuyển Gas vào các bồn chứa
lớn
Nạp Gas vào các
bình 12 kg
Nạp Gas vào bình
45 kg
Luận văn tốt nghiệp
Học viện tài chính
* Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
- Giám đốc:
Điều hành chung công việc của chi nhánh theo đúng kế hoạch và kết
hợp với tổ chức lao động tiền luơng, công đoàn để tổ chức đời sống cho cán
bộ công nhân viên.
- Phó giám đốc
Chịu trách nhiệm trớc giám đốc về công việc đợc giao đồng thời lãnh

đạo các bộ phận khác để giải quyết những công việc hoặc những thông tin
cần thiết, điều chỉnh việc thực hiện nhiệm vụ toàn diện và có quyền hạn nhất
định trong phạm vi cho phép.
- Văn phòng (tổ chức, hành chính, kế hoạch và tiền lơng)
Văn phòng có chức năng tham mu, giúp việc cho giám đốc trong việc
lập kế hoạch sản xuất kinh doanh năm, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ hành
chính, quản trị nhân sự, lao động tiền lơng theo đúng chế độ, chính sách, quy
định của Nhà nớc, tổng hợp kế hoạch tháng, quý trình giám đốc.
- Phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh có chức năng tham mu giúp việc cho giám đốc trong
việc tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh theo đúng định hớng phát
triển và quy định pháp luật Việt Nam.
- Phòng Tài chính- Kế toán
Có chức năng tham mu giúp việc cho giám đốc trong việc lập các kế
hoạch tài chính, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ tài chính, kế toán, thống kê
trong chi nhánh.
- Xởng Gas Yên Viên
Là đơn vị sản xuất trực tiếp, có chức năng giao nhận, tồn trữ, bảo quản,
chiết nạp khí đốt hóa lỏng vào bình gas theo đúng quy định, đảm bảo an toàn,
nhanh chóng và hiệu quả.
- Các cửa hàng
Có chức năng phân phối sản phẩm khí đốt hóa lỏng đến các đại lý và
các doanh nghiệp có nhu cầu cũng nh đến tay ngời tiêu dùng.
Mặc dù Công ty mới đợc thành lập, tuổi đời còn non trẻ, kinh doanh
trong một môi trờng cạnh tranh khốc liệt nhng dới sự lãnh đạo của Ban Giám
đốc, đặc biệt sự quản lý theo mô hình trực tuyến cấp dới phục tùng mệnh lệnh
của cấp trên. Do vậy các quyết định của Ban Giám đốc khi đa ra đều đợc các
phòng ban chức năng thực hiện một cách nhanh chóng kịp thời và không bị
chồng chéo. Hiệu quả kinh doanh ngày càng tốt, đóng góp một phần rất lớn
Trần Thị Thu Thủy

Lớp K39- 21. 13
23
Luận văn tốt nghiệp
Học viện tài chính
vào ngân sách Nhà nớc và đặc biệt đóng góp vào ngân sách Đảng và thơng
hiệu HP ngày càng đợc khẳng định trên thơng trờng, uy tín ngày càng cao.
2.1.3 Tổ chức công tác kế toán ở chi nhánh Dầu khí Hà Nội
2.1.3.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán của chi nhánh theo hình thức tập trung, tại
phòng kế toán có kế toán trởng, 3 kế toán viên và một thủ quỹ.

2.1.3.2 Nhiệm vụ cụ thể của kế toán
- Kế toán trởng: có nhiệm vụ giám sát công tác kế toán của chi nhánh,
giúp ban giám đốc cân đối tài chính, sử dụng vốn kinh doanh có hiệu quả,
chịu trách nhiệm trớc pháp luật về chế độ kế toán trong chi nhánh.
- Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng kế toán: thực hiện tổng hợp số liệu
kế toán của chi nhánh và gửi lên công ty, theo dõi tình hình nhập xuất, lập
các báo cáo kế toán, tính toán và phân bổ tiền lơng, thực hiện nhập liệu vào
máy.
- Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi công nợ với khách hàng,
theo dõi các khoản thanh toán nh thanh toán tạm ứng thông qua các khoản
thu chi bằng tiền mặt, tiền gửi, tiền vay ngân hàng phát sinh hàng ngày của
chi nhánh, theo dõi các khoản nhận ký quỹ, ký cợc.
- Kế toán dụng cụ- tài sản: theo dõi tình hình tăng, giảm và trích nộp
khấu hao TSCĐ hàng tháng, tình hình tăng giảm của các loại công cụ dụng
cụ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh.
- Thủ qũy: là ngời nắm giữ két tiền của chi nhánh, thực hiện thu chi
theo các chứng từ thu chi tiền mặt. Cuối tháng có nhiệm vụ báo cáo quỹ tiền
mặt cho kế toán thanh toán để lập báo cáo tài chính.
2.1.3.3 Các chính sách kế toán áp dụng tại chi nhánh

Chi nhánh áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai th-
ờng xuyên.
Xác định trị giá vốn hàng tồn kho cuối kỳ theo phơng pháp bình quân
gia quyền liên hoàn.
Trần Thị Thu Thủy
Lớp K39- 21. 13
Kế toán trưởng
Kế toán
tổng hợp
Kế toán
thanh toán
Kế toán dụng
cụ- tài sản
Thủ quỹ
24
Luận văn tốt nghiệp
Học viện tài chính
Tổ chức hệ thống TKKT áp dụng theo hệ thống TKKT Việt Nam theo
quyết định1141TT-QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ Tài chính có sửa đổi
bổ sung theo thông t số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002.
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12
Đơn vị tiền tệ sử dụng là Việt Nam đồng, đơn vị tính là đồng.
2.1.3.4 Hình thức kế toán áp dụng
Hình thức sổ kế toán mà chi nhánh đang áp dụng là hình thức Nhật ký
chung.
Đặc trng cơ bản của hình thức Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ
kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký, trọng tâm là sổ Nhật
ký chung theo thứ tự thời gian phát sinh và đúng với nội dung kinh tế của
nghiệp vụ, sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái các tài
khoản theo từng nghiệp vụ phát sinh. Việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc thực

hiện đồng thời với ghi sổ kế toán tổng hợp.
Hiện nay, chi nhánh đang sử dụng phần mềm kế toán AC Soft do
phòng thơng mại và công nghiệp Việt Nam cung cấp.
2.2 Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán
hàng tại chi nhánh Dầu khí Hà Nội trong điều kiện ứng dụng máy vi
tính.
2.2.1 Các đối tợng cần quản lý liên quan đến quá trình bán hàng và xác
định kết quả bán hàng.
Để quản lý tình hình bán hàng và xác định kết quả bán hàng đối với
các hàng hóa, và đối với từng khách hàng, khi bắt đầu đa phần mềm AC Soft
vào sử dụng, cần phải tiến hành khai báo các danh mục sau:
- Danh mục vật t, sản phẩm, hàng hóa.
- Danh mục khách hàng
- Danh mục tài khoản
- Danh mục kho
Khi tiến hành khai báo, kế toán phải tổ chức mã hóa cho từng danh
mục. Mã hóa là cách thức để thực hiện phân loại, xếp lớp các đối tợng cần
quản lý. Việc mã hoá các đối tợng cần quản lý cho phép nhận diện, tìm kiếm
một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn các đối tợng trong quá trình xử lý
thông tin tự động, đồng thời tăng tốc độ xử lý, độ chính xác, tránh nhầm lẫn
và tiết kiệm bộ nhớ.
- Danh mục vật t, sản phẩm, hàng hóa: là một trong những danh mục
hết sức quan trọng. Nó đợc dùng để quản lý chung các loại vật t, sản phẩm,
hàng hóa, theo dõi quá trình nhập, xuất kho vật t, sản phẩm, hàng hóa của chi
nhánh.
Trần Thị Thu Thủy
Lớp K39- 21. 13
25