(Khóa luận tốt nghiệp) Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
***********

KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ –
LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG HĐND – UBND
HUYỆN LỤC NAM, TỈNH BẮC GIANG

Khoá luận tốt nghiệp ngành

: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn

: THS. TRƯƠNG THỊ MAI ANH

Sinh viên thực hiện

: NGUYỄN THỊ VUI

Mã số sinh viên, khóa, lớp

: 1305QTVB073, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13B

HÀ NỘI – 2017


LỜI CẢM ƠN

Để hồn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp tơi xin gửi lời cảm ơn đến tồn
bộ cơng chức tại UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang đã tạo điều kiện
giúp đỡ tơi trong q trình đi khảo sát và tìm tài liệu liên quan tới bài làm
khóa luận.
Tôi xin cảm ơn đến các Thầy cô giáo trong Khoa Quản trị văn phịng. Đặc
biệt,tơi gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới Cô giáo Ths. Trương Thị Mai Anh
người đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo tận tình cho tơi trong q trình làm bài
khóa luận tốt nghiệp này. Mặc dù tơi đã cố gắng tìm hiểu nhiều tài liệu và
tham khảo các giáo trình, báo, tạp chí có liên quan, nhưng bài khóa luận này
khơng tránh khỏi những thiếu sót, tơi rất mong nhận được sự góp ý của Q
Thầy cơ để bài khóa luận được hồn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2017
Sinh viên
Nguyễn Thị Vui


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là bài khóa luận do bản thân thực hiện. Trong q
trình hồn thành bài khóa luận ,tơi có tham khảo một vài kết quả nghiên cứu
của những tác giả có đề tài liên quan và cũng sử dụng một vài thông tin trong
các văn bản của các cơ quan nhà nước song đã có trích dẫn cụ thể.
Tơi xin chịu trách nhiệm với bài khóa luận của mình.
Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2017
Sinh viên
Nguyễn Thị Vui


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
STT

TỪ VIẾT TẮT

TỪ VIẾT THƯỜNG

1

CVVP

Chuyên viên văn phòng

2

HĐND

Hội đồng nhân dân

3

TT HĐND

Thường trực hội đồng nhân dân

4

UBND

Ủy ban nhân dân

5

VP HĐND-UBND

Văn phòng hội đồng nhân dân-ủy
ban nhân dân


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................ 1
2. Lịch sử nghiên cứu .................................................................................... 2
3. Mục tiêu nghiên cứu .................................................................................. 4
4. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................ 4
5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu ................................................................ 5
6. Giả thuyết nghiên cứu ............................................................................... 5
7. Phương pháp nghiên cứu .......................................................................... 5
8. Cấu trúc của đề tài ..................................................................................... 6
NỘI DUNG....................................................................................................... 8
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG
TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND
HUYỆN LỤC NAM, TỈNH BẮC GIANG .................................................... 8
1.1.Khái quát chung về UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang ................. 8
1.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lục Nam .......... 10
1.1.2.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang ............ 11
1.2.Cơ sở lý luận về công tác văn thư ........................................................... 11
1.2.1. Khái niệm công tác văn thư .............................................................. 11
1.2.2. Nội dung của công tác văn thư ......................................................... 12
1.2.3. Vị trí, ý nghĩa của cơng tác văn thư .................................................. 12
1.3. Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ ........................................................... 14
1.3.1. Khái niệm công tác lưu trữ ............................................................... 14

1.3.2. Nội dung cơng tác lưu trữ ................................................................. 14
1.3.3. Vị trí, ý nghĩa của cơng tác lưu trữ ................................................... 15
1.4. Vai trị tổ chức, quản lý công tác văn thư-lưu trữ đối với hoạt động của
Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam ................................................. 15
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN
THƯ-LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC
NAM, TỈNH BẮC GIANG ........................................................................... 18
2.1. Thực trạng tổ chức, quản lý công tác văn thư-lưu trữ của Văn phòng


HĐND-UBND huyện Lục Nam..................................................................... 18
2.1.1. Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ ................................. 18
2.1.2. Tổ chức, quản lý xây dựng ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
công tác văn thư-lưu trữ.................................................................................. 19
2.1.3. Tổ chức, quản lý hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn
thư-lưu trữ ....................................................................................................... 24
2.1.4. Tổ chức, quản lý ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
thư-lưu trữ ....................................................................................................... 27
2.2.Thực trạng tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư –trữ của Văn
phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam ......................................................... 29
2.1.1. Tổ chức, quản lý các nghiệp vụ văn thư ............................................. 30
2.1.1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản ...................................... 30
2.1.1.2. Công tác tổ chức, quản lý văn bản ................................................ 34
2.1.1.3. Công tác tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu .............................. 43
2.1.1.4. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 44
2.1.2. Tổ chức, quản lý các nghiệp vụ lưu trữ .............................................. 46
2.1.2.1. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Văn
phịng HĐND-UBND huyện............................................................................ 46
2.1.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu ................................................... 48
2.1.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ ................................................... 55

2.1.2.4. Cơng tác thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ ................................. 56
2.1.2.5. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ................................................. 57
2.1.4.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ..................................... 60
2.3. Đánh giá nhận xét chung ....................................................................... 61
2.3.1. Ưu điểm ............................................................................................. 61
2.3.2. Nhược điểm ....................................................................................... 62
2.3.3. Nguyên nhân...................................................................................... 64
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC, QUẢN
LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ CỦA VĂN PHỊNG HĐNDUBND HUYỆN LỤC NAM, TỈNH BẮC GIANG...................................... 66
3.1. Xây dựng và hoàn thiện một cách đồng bộ các văn bản chỉ đạo,


hướng dẫn về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại huyện Lục Nam. ........ 66
3.2. Hồn thiện cơng tác tổ chức nhân sự ................................................ 66
3.3. Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo và cán bộ
cơng chức, viên chức về vai trị của cơng tác văn thư, lưu trữ.................... 67
3.4. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra đánh giá xếp loại............. 68
3.5. Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn, các cuộc thi, các khóa đào
tạo bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ trong công tác tổ chức, quản lý văn thư,
lưu trữ. ............................................................................................................ 69
3.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ đặc
biệt chú trọng đầu tư trang thiết bị điện tử cho công tác lưu trữ ................ 69
KẾT LUẬN .................................................................................................... 72
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 74
PHỤ LỤC ....................................................................................................... 77


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư, lưu trữ là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên

quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản,
lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý
của các cơ quan tổ chức. Nó chiếm một vị trí, vai trị quan trọng và là cơng
việc thường xun trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Nội dung
công tác này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý
và giải quyết văn bản, các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, quản lý và sử dụng con
dấu. Vai trị của cơng tác văn thư-lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành
chính nhà nước là rất quan trọng, thể hiện như sau:
Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp
những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị,
kinh tế, văn hố, xã hội. Đồng thời cung cấp những thơng tin quá khứ, những
căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải
quyết xử lý nhanh chóng, kịp thời và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức,
cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc một
cách có hệ thống, qua đó cán bộ, cơng chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh
nghiệm để thực hiện tốt công việc của bản thân. Góp phần bảo vệ bí mật
những thơng tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí
mật quốc gia.
Cơng tác văn thư-lưu trữ ln gắn liền với quá trình vận hành của Bộ máy
Nhà nước. Đây là một công tác mà không một thể chế Nhà nước nào có thể
xem nhẹ vai trị của nó. Nhận thức được điều đó trong những năm qua được
sự quan tâm tận tình của ban Lãnh đạo UBND huyện Lục Nam, cơng tác văn
thư-lưu trữ của huyện đã có những chuyển biến tích cực trong các khâu tổ
chức quản lý và nghiệp vụ.
1


Trong những năm qua, công tác văn thư, lưu trữ của huyện đạt được nhiều

thành tích cao, chất lượng văn bản ban hành đảm bảo được yêu cầu cao về
tính cần thiết, nội dung và đúng thể thức quản lý văn bản đi đến được thực
hiện đúng quy trình. Cơng tác chỉnh lý, phân loại tài liệu và lập hồ sơ được
thực hiện tương đối tốt đáp ứng vai trò trong hoạt động quản lý hành chính
nhà nước.
Bên cạnh những mặt tích cực đó, vẫn cịn tồn tại một số hạn chế nhất
định chưa được giải quyết. Tuy nhiên, chưa có giải pháp nào đầy đủ, viết chi
tiết về thực trạng cơng tác văn thư-lưu trữ của Văn phịng HĐND-UBND
huyện Lục Nam. Để công tác văn thư-lưu trữ đi vào nề nếp ổn định và khắc
phục được những hạn chế vẫn cịn tồn tại thì việc tổ chức quản lý công tác
văn thư-lưu trữ là một trong những nhiệm vụ quan trọng đối với UBND
huyện Lục Nam.
Vì những lý do trên tôi chọn đề tài “ Tổ chức quản lý cơng tác văn thưlưu trữ của Văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang”
làm khóa luận tốt nghiệp cho mình.
2. Lịch sử nghiên cứu
Hiện nay đề tài về văn thư-lưu trữ được nhiều tác giả quan tâm nghiên
cứu trên nhiều phương diện, khía cạnh khác nhau như: Giáo trình, các đề tài
khóa luận tốt nghiệp, các tạp chí, báo… Tuy nhiên, để hồn thành tốt bài khóa
luận này tơi đã tìm hiểu đến những bài viết, bài nghiên cứu của các tác giả
khác nhau về công tác văn thư-lưu trữ. Dưới đây là một một bài nghiên cứu
của một số tác giả mà tôi đã tổng hợp được:
Các giáo trình nghiên cứu lý luận cơng tác Văn thư-Lưu trữ:
- Vương Đình Quyền(2005), Giáo trình lý luận và phương pháp công tác
văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội
- Dương Văn Khảm(2015), Từ điển tra cứu Nghiệp vụ Quản trị văn
phịng- Văn thư Lưu trữ Việt Nam, NXB Thơng tin-Truyền thông
- TS. Triệu Văn Cường, TS. Nguyễn Cảnh Dương, TS. Lê Văn In, ThS.
2

Nguyễn Mạnh Cường, Giáo trình Văn bản Quản lý Nhà nước Những vấn đề
lý luận và kỹ thuật soạn thảo.
- Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn
Thâm, Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục
chuyên nghiệp.
Các bài báo cáo thực tập, khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu thực trạng
cơng tác văn thư-lưu trữ tại các cơ quan, doanh nghiệp:
- Nguyễn Thị Huế, Khóa luận tốt nghiệp: Tìm hiểu cơng tác văn thư-lưu
trữ ở Văn phòng Ủy ban dân tộc, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Khóa luận
này đề cập tới thực trạng công tác văn thư-lưu trữ. Đưa ra những ưu nhược
điểm của công tác văn thư-lưu trữ;
- Nguyễn Văn Tuấn, Báo cáo thực tập: Hành chính văn thư tại văn
phịng Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;
- Hoàng Lan Nhi, Khóa luận tốt nghiệp: Cơng tác văn thư lưu trữ tại văn
phịng HĐND-UBND huyện Quang Bình, tỉnh Hà Giang;
- Nguyễn Thị Luyến, Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức cơng tác văn thư tại
văn phòng HĐND-UBND thành phố Bắc Ninh, Trường Đại học nội vụ Hà
Nội;
- Nguyễn Thị Hiền, Khóa luận tốt nghiệp:Tổ chức công tác văn thư lưu
trữ tại UBND huyện Thiệu Hóa, Trường Đại học nội vụ Hà Nội;
- Nghiên cứu khoa học Đặng Thị Nhung, Công tác văn thư ở UBND
Tuyên Quang và một số ý kiến;
- Nghiên cứu khoa học của Nguyễn Thị Tâm, Đổi mới công tác văn thư
trong nền cải cách hành chính nhà nước 2002-2005;
Các tạp chí Văn thư-Lưu trữ:
- Bài viết của tác giả Dương Mạnh Hùng “ Một số ý kiến xây dựng danh
mục hồ sơ, hồ sơ và tập lưu công văn điện tử” trang 3, Tạp chí văn thư lưu trữ
Việt Nam số 10, tháng 10 năm 2007.
- Quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước về các chỉ tiêu xét khen thưởng
3

năm 2001, trang 50-53, Tạp chí Văn thư-Lưu trữ Việt Nam số 2/2001 của Cục
Văn thư-Lưu trữ Nhà nước.
- Bài viết của tác giả Triệu Văn Cường “Trường Cao đẳng Văn thư lưu
trữ Trung ương I bước vào thời kỳ đổi mới của sự nghiệp đào tạo” trang 100101, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 4/2005
- Văn Phịng Trung Ương Đảng, Tập bài giảng Cơng tác Văn thư Lưu
trữ, Hà Nội 2014
 Các bài báo cáo thực tập, khóa luận tốt nghiệp, giáo trình, tạp chí cung
cấp cho tôi những lý luận chung về công tác văn thư lưu trữ, những số liệu
chính xác của các cơ quan, doanh nghiệp… Các bài viết đã nêu ra thực trạng
về tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ đồng thời đưa ra các giải pháp
nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại một số
cơ quan Nhà nước, doanh nghiệp. Tuy nhiên chưa có bài viết nào nghiên cứu
đầy đủ chi tiết về tổ chức quản lý công tác văn thư-lưu trữ tại Văn phòng
HĐND-UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang. Chính vì lẽ đó, tơi đã chọn
đề tài “ Tổ chức quản lý công tác Văn thư Lưu trữ tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp
của mình.
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Nghiên cứu những lý luận chung về công tác văn thư-lưu trữ.
- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam.
- Khảo sát và đánh giá thực trạng trong việc tổ chức quản lý công tác văn
thư lưu trữ của Văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Nam.
- Phân tích ngun nhân cịn tồn tại trong công tác văn thư lưu trữ tại
UBND huyện.
- Đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức công tác
văn thư lưu trữ tại UBND huyện Lục Nam.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
4

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn
phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang.
- Nghiên cứu lý luận về văn phòng và tìm hiểu về cơng tác tổ chức, quản
lý văn thư lưu trữ
- Đánh giá hiệu quả công tác tổ chức, quản lý văn thư-lưu trữ
- Đưa ra một số đề xuất, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ
chức, quản lý văn thư-lưu trữ của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam.
5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng:
- Các hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam về tổ
chức quản lý công tác văn thư lưu trữ.
- Hệ thống các văn bản quy định của Nhà nước và cơ quan về tổ chức
công tác văn thư lưu trữ
- Thực trạng tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện
Lục Nam
- Các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý công tác văn thư lưu
trữ tại UBND huyện Lục Nam.
Phạm vi nghiên cứu:
Phạm vi không gian: VP UBND huyện Lục Nam
Phạm vi thời gian: Từ năm 2011 đến nay
6. Giả thuyết nghiên cứu
Trong những năm qua tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của UBND
huyện Lục Nam đã đạt được thành tích cao, song bên cạnh đó vẫn cịn một số
hạn chế nhất định. Vì vậy đề tài nghiên cứu những thực trạng và đưa ra những
giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ
của UBND huyện.
Đề tài là tài liệu tham khảo cho những sinh viên khóa sau của Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội.
7. Phương pháp nghiên cứu

5


Để hồn thành bài khóa luận này, tơi có tiến hành và khảo sát một số
phương pháp sau:
- Phương pháp quan sát: Phương pháp này được vận dụng để khảo sát
tình hình tổ chức, quản lý văn thư lưu trữ của văn phòng UBND huyện Lục
Nam.
- Phương pháp so sánh: Từ những văn bản do Nhà nước ban hành tôi sẽ
đi so sánh và tìm ra những nội dung mà trong các văn bản cùng đề cập đến.
Phương pháp này khơng chỉ giúp cho người đọc có thấy được hệ thống văn
bản mà còn giúp cho họ thấy những điểm giống nhau trong các văn bản,
những thông tin họ cần có thể dễ dàng tìm thấy hơn. Một điểm nữa, để chính
cán bộ, nhân viên trong các cơ quan, tổ chức thấy thực tế ban hành văn bản
của nước ta và từ đó có những ý kiến tham mưu cho lãnh đạo hiệu quả nhất,
thực tế nhất.
- Phương pháp tổng hợp: Từ những thông tin đã thu thập, cũng như quan
sát được tôi sẽ tổng hợp lại để đưa ra những thơng tin chính xác, ngắn gọn
nhất.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tôi sử dụng phương pháp này thông
qua việc nghiên cứu tài liệu có liên quan tới văn bản điện tử, chữ ký điện tử,
số hoá tài liệu,… trong nước và trên thế giới để thấy cùng một vấn đề nhưng
ở mỗi nước khác nhau thì cách thức thực hiện sẽ như thế nào. Những tài liệu
này có thể là những báo cáo khoa học, khoá luận tốt nghiệp của các sinh viên
khoá trước, học viên cao học, tổng hợp các bài viết của các tác giả trên tạp chí
chun ngành và một số các thơng tin ở trên mạng internet,…
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận đề tài được chia thành ba chương như sau:
Chương 1: Lý luận chung về tổ chức quản lý cơng tác văn thư-lưu trữ của
Văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang

Chương 2: Thực trạng tổ chức quản lý cơng tác văn thư-lưu trữ của Văn
phịng HĐND-UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang
6


Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý cơng tác văn thưlưu trữ của Văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang

7


NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CƠNG
TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA VĂN PHỊNG HĐND-UBND
HUYỆN LỤC NAM, TỈNH BẮC GIANG
1.1.Khái quát chung về UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang
Lục Nam là một huyện miền núi của tỉnh Bắc Giang, được thành lập theo
Nghị định số 24/NĐ-TTg ngày 21/01/1957 của Thủ tướng Chính phủ, phía
Bắc giáp huyện Lục Ngạn, phía Tây giáp tỉnh Lạng Sơn và huyện Lạng
Giang, huyện Yên Dũng, phía Nam giáp tỉnh Hải Dương và Quảng Ninh. Có
diện tích gần 600km2 trong đó diện tích đất nơng nghiệp khoảng 18.720 ha,
đất lâm nghiệp 27 nghìn ha, cịn lại là một số diện tích đất khác; dân số gần
21 vạn người, gồm 13 dân tộc anh em cùng sinh sống, trong đó người dân tộc
thiểu số chiếm gần 13%. Tồn huyện có 25 xã và 2 thị trấn, với 334 thôn bản;
hệ thống giao thơng khá thuận lợi có Quốc lộ 31, QL 37 và tỉnh lộ 293, tỉnh lộ
295 chạy qua, kết hợp với tuyến đường sắt Hà Nội – Quảng Ninh và tuyến
đường sông Lục Nam, đây là điều kiện rất thuận lợi cho việc giao lưu buôn
bán. Lục Nam có vị trí chiến lược trọng yếu, có đường giao thơng lớn nối liền
với các tỉnh trong vùng. Huyện có thuận lợi trong giao lưu văn hoá, kinh tế
giữa các vùng miền núi và đồng bằng, là thời cơ để Lục Nam có những bước
chuyển mình, bứt phá, tạo nên diện mạo mới của một huyện đang phát triển.

Kế tiếp thành quả của nhiều thời kỳ, năm 2009 là năm có sự cố gắng vươn lên
vượt bậc của các cấp chính quyền và nhân dân tồn huyện trong việc thực
hiện Nghị quyết Đại hội đảng bộ huyện lần thứ XIX, thực hiện kế hoạch 5
năm (2006 - 2010) và tiếp tục mở ra những thời cơ và thuận lợi mới cho quá
trình phát triển kinh tế - xã hội của huyện từ nay đến năm 2020. Trong các
năm qua, nền kinh tế của huyện Lục Nam có những chuyển biến rõ rệt, cơ cấu
nền kinh tế chuyển biến theo hướng tích cực với mức tăng trưởng khá, sản
xuất nơng - lâm nghiệp, thuỷ sản ngày một ổn định và sản xuất theo hướng
hàng hố. Cụ thể: Chỉ tính riêng năm 2008 tốc độ tăng trưởng kinh tế của toàn
8


huyện đạt 9,5%, trong đó ngành cơng nghiệp - TTCN và xây dựng cơ bản đạt
17,9%, nông - lâm - ngư nghiệp đạt 6,8%, thương mại - dịch vụ đạt 7,1%.
Trong lĩnh vực công nghiệp - TTCN và xây dựng nơng thơn nhờ có những
chính sách thu hút đầu tư thơng thống, cởi mở nên trong năm qua có đã có
một số doanh nghiệp lớn đầu tư vào huyện sản xuất kinh doanh, với số vốn
hàng trăm tỷ đồng tạo nên diện mạo mới về sự phát triển của huyện. Cũng
trong năm 2009, tổng thu ngân sách trên địa bàn toàn huyện ước đạt 39,8 tỷ
đồng đạt 119% kế hoạch. Không chỉ làm tốt công tác phát triển kinh tế, Lục
Nam cịn chú trọng tới phát triển văn hố - xã hội như: Y tế, Giáo dục, Văn
hoá, Du lịch...
Định hướng phát triển kinh tế - xã hội trong những năm tới, huyện Lục
Nam tiếp tục đẩy mạnh phát triển nông nghiệp, coi trọng phát triển công
nghiệp – TTCN, chú trọng đầu tư khai thác du lịch, dịch vụ. Đây chính là thế
mạnh giúp huyện phát triển tạo ra thế chân kiềng đi lên của huyện. Trong
những năm vừa qua, được sự quan tâm của Tỉnh uỷ, UBND tỉnh và Tổng cục
du lịch, Huyện uỷ, UBND huyện đã xác định phát triển du lịch là tiềm năng,
có thế mạnh của huyện. Lục Nam là huyện có có nguồn tài nguyên du lịch tự
nhiên phong phú, đa dạng, điều đáng chú ý là các cảnh quan thiên nhiên đẹp

kết hợp với yếu tố văn hoá tâm linh. Nổi trội trong quần thể thắng cảnh tự
nhiên của Lục Nam phải kể đến Khu di tích thắng cảnh Suối Mỡ được du
khách đánh giá đánh giá là điểm hẹn du lịch trong tương lai. Nơi đây có dịng
suối hoang sơ nhưng đầy quyến rũ với cảnh quan huyền bí của núi rừng. Đến
với Suối Mỡ du khách được tận hưởng bầu khơng khí trong lành, cùng những
cảnh quan thiên núi rừng và được trở về với thế giới tâm linh và tín ngưỡng
với những ngôi đền thờ Thánh mẫu thượng ngàn, Đền thờ đức Thánh Trần, để
cầu phúc, cầu lộc cầu tài. Ngoài di tích thắng cảnh Suối Mỡ, huyện Lục Nam
cịn nhiều điểm du lịch sinh thái hấp dẫn khác như: Suối Nước Vàng nằm
giữa vùng Tây Yên Tử, thác Rêu hay cơng trình hồ nhân tạo Hồ Suối Nứa và
những đồi rừng, vườn cây ăn quả, kết hợp bạt ngàn rừng Tây Yên Tử.
9


Lục Nam cịn có nhiều tiềm năng về du lịch nhân văn. Từ xa xưa khi dân Việt
đã sinh sống và cư trú tại huyện Lục Nam, trải qua hàng ngàn năm lịch sử,
người Lục Nam hôm nay đã tạo dựng được cho quê hương mình một nét
truyền thống văn hoá mang đậm chất văn hoá. Hiện nay trên địa bàn huyện
cịn hơn 200 di tích văn hố, trong đó có hơn 40 di tích văn hố, lịch sử đã
được Bộ VH-TT và UBND tỉnh công nhận xếp hạng, trong đó có nhiều ngơi
chùa, ngơi đình cổ có giá trị văn hoá kiến trúc, ẩn chứa nhiều giá trị kiến trúc,
lịch sử. Không chỉ vậy, đến với Lục Nam du khách cịn được tắm mình trong
những đêm hội hát then, hát lượn, hát soong hao mang đậm văn hoá tộc
người.
Điều dễ nhận thấy, Lục Nam có nhiều tiềm năng để phát triển du lịch, bởi
nguồn tài nguyên ở đây hết sức phong phú và đa dạng, bao gồm cả cảnh quan
thiên nhiên tươi đẹp cùng các di tích lịch sử văn hoá, lễ hội, sản phẩm độc đáo
của địa phương… có sự hấp dẫn với khách du lịch. Bởi vậy, đây chính là tiền
đề quan trọng để cho Lục Nam phát triển du lịch với tốc độ nhanh trong giai
đoạn 2006 – 2010. Mặt khác Lục Nam cịn có vị trí địa lý tương đối thuận lợi

trong việc giao lưu với các trung tâm lớn của cả nước như: Hà Nội, Hải
Phòng, Quảng Ninh…bằng các tuyến đường bộ, đường thuỷ, đường sắt. Chỉ
tính riêng năm 2009, Lục Nam đã đón trên 75.000 lượt người đến Khu du lịch
Suối Mỡ, tăng 15% so với năm 2008.
1.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lục Nam
- UBND huyện Lục Nam do Hội Đồng Nhân Dân bầu là cơ quan chấp
hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
- UBND huyện Lục Nam chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật các
văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp
nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế, xã hội, củng
cố quốc phòng an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn huyện
- UBND huyện Lục Nam thực hiện chức năng quản lý nhà nước địa
10


phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở.
- Căn cứ Nghị định số 14/2008NĐ-CP ngày 4/2/2008 của Chính phủ.
Quyết định số 21/2008/QĐ-UBND ngày 31/2/2008 của UBND tỉnh Bắc
Giang về việc thành lập các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện,
UBND huyện Lục Nam duy trì tổ chức 13 cơ quan hành chính gồm:
1. Văn phịng HĐND-UBND huyện
2. Phịng Nội vụ
3. Phịng Tài chính-Kế hoạch
4. Phòng Đào tạo-Giáo dục
5. Phòng Lao động Thương binh và Xã hội
6. Phịng Tài ngun Mơi trường
7. Phịng Tư pháp
8. Phịng Kinh tế Hạ tầng

9. Phịng Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn
10.Phịng Văn hóa-Thơng tin
11.Phịng Y tế
12.Phịng Thanh tra
13.Phòng Dân tộc
1.1.2.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang
(Phụ lục 01)
1.2.Cơ sở lý luận về công tác văn thư
1.2.1. Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư là tồn bộ các cơng việc về soạn thảo, ban hành văn bản,
quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, tổ chức, quản
lý và sử dụng con dấu trong văn thư. 1
1

. Tập bài giảng công tác văn thư, lưu trữ- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, trang 55

11


Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ tồn bộ cơng việc liên quan
đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ
sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các
cơ quan tổ chức.2
1.2.2. Nội dung của công tác văn thư
Nội dung của công tác văn thư bao gồm các công việc như: Soạn thảo và
ban hành văn bản; Quản lý văn bản; Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào
trong lưu trữ cơ quan…
1.2.3. Vị trí, ý nghĩa của cơng tác văn thư
* Vị trí

Cơng tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được trong hoạt
động của cơ quan tổ chức. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang dù lớn
hay nhỏ muốn thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn
bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên
cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp cơng tác, ghi lại những sự kiện, hiện
tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.
*Ý nghĩa
- Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần
năng cao năng suất, chất lượng công tác của cơ quan, tổ chức và phòng
chống tệ quan liêu giấy tờ.
Trong hoạt động của cơ quan, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách,
xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề
xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới giải quyết công
việc… đều phải dựa vào các nguồn thơng tin có liên quan. Thơng tin càng
chính xác, đầy đủ và kịp thời thì hoạt động của cơ quan, tổ chức càng đạt hiệu
quả. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nguồn khác nhau, trong đó
2

. Vương Đình Quyền, Lý luận và phương pháp cơng tác văn thư, NXB Đại học Quốc Gia, 2005, trang 8

12


nguồn thơng tin chủ yếu chính xác nhất là thơng tin bằng văn bản vì văn bản
là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính chất pháp
lý.
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều
bộ phận, do đó kết quả văn thư không chỉ ảnh hưởng đến bản thân cơ quan mà
cịn ảnh hưởng đến cơ quan khác. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ giúp
lãnh đạo cơ quan chỉ đạo cơng việc chính xác, hiệu quả.

Ví dụ: Ngày 14/1, UBND huyện Lục Nam tổ chức tổng kết công tác lãnh
đạo năm 2015, triển khai nhiệm vụ năm 2016. Thì cán bộ được phân cơng dự
thảo phải thu thập và xử lý các nguồn thông tin sau đây:
- Văn bản giao chỉ tiêu kế hoạch của cơ quan có thẩm quyền
- Kế hoạch công tác năm của cơ quan
- Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ cơng tác tháng, quý, năm
- Các văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên trong quá trình thực hiện
nhiệm vụ được giao
-Văn bản đề ra phương hướng nhiệm vụ trong năm 2016
- Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giữ bí mật của Đảng, Nhà nước và
của mỗi cơ quan.
Trong hoạt động của cơ quan, văn bản là căn cứ chủ yếu để giải quyết
công việc, nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Do đó, hiệu suất và
chất lượng cơng tác của cơ quan nói chung, từng cán bộ viên chức nói riêng
có quan hệ chặt chẽ với công tác văn thư. Nếu các khâu của công tác văn thư
làm tốt như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính
xác, soạn thảo và ban hành văn bản đảm bảo chất lượng, vào sổ văn bản điđến được rõ ràng đúng đắn, lập hồ sơ hiện hành hợp lý, đúng các quy
định…thì sẽ đảm bảo thơng tin đầy đủ, kịp thời, chính xác cho hoạt động
quản lý của cơ quan.
-Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ
Tài liệu văn thư là nguồn bổ sung cho tài liệu lưu trữ cơ quan và lưu trữ
13


nhà nước. Do đó giữa cơng tác văn thư và cơng tác lưu trữ có mối quan hệ
chặt chẽ với nhau. Muốn cho công tác lưu trữ tiến hành được thuận lợi thì cần
phải làm tốt cơng tác văn thư. Trước hết là làm tốt các khâu soạn thảo và ban
hành văn bản, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ và lưu trữ cơ quan.
1.3. Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ
1.3.1. Khái niệm công tác lưu trữ

Cơng tác lưu trữ là q trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ
nhằm thu thập triệt để, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài
liệu lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu của xã hội.3
1.3.2. Nội dung công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ bao gồm 2 nội dung:
* Hoạt động quản lý
- Biên soạn các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý Nhà nước
ban hành
- Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước
về công tác lưu trữ
- Tổ chức nghiên cứu khoa học công nghệ và hợp tác quốc tế trong lưu
trữ
- Quản lý đào tạo cán bộ công chức lưu trữ cơ quan nhà nước
*Hoạt động nghiệp vụ
- Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
- Phân loại tài liệu
- Chỉnh lý tài liệu
- Xác định giá trị tài liệu để lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào lưu trữ và
loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy
- Thống kê, bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ
- Tổ chức phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ
3

. Giáo trình Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi, NXB Giao thông vận tải, trang 17

14


1.3.3. Vị trí, ý nghĩa của cơng tác lưu trữ
* Vị trí

Cơng tác lưu trữ có vai trị quan trọng trong cơ quan nhà nước, lưu trữ
những hồ sơ giấy tờ, những công việc quan trọng, để phục vụ cho cơng việc
của cơ quan một cách nhanh chóng, chính xác.
* Ý nghĩa
- Cơng tác lưu trữ có vai trị quan trọng đối với việc xây dựng thể chế nền
hành chính nhà nước
- Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, tính chính xác và độ
tin cậy cao phục vụ cho việc soạn thảo, ban hành văn bản quản lý nhà nước
theo đúng các quy định của pháp luật
- Thông qua tài liệu lưu trữ, các cơ quan, tổ chức có thể nghiên cứu, đánh
giá kết quả hoạt động thời gian để đề ra dự báo, phương hướng phát triển của
cơ quan, tổ chức của mình.
- Tài liệu lưu trữ là nguồn dữ liệu quan trọng quý giá, góp phần quan trọng
trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền
lợi chính đáng của cơng dân
1.4. Vai trị tổ chức, quản lý công tác văn thư-lưu trữ đối với hoạt động
của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam
Đối với hoạt động của VP HĐND-UBND của UBND huyện nếu làm tốt
công tác tổ chức, quản lý sẽ đảm bảo cho bộ máy của tổ chức hoạt động trôi
chảy hơn. Nhịp nhàng phối hợp với các bộ phận, đảm bảo tính kỷ luật, phát
huy được điểm mạnh của mỗi cán bộ, công chức trong cơ quan. Ngược lại
nếu công tác tổ chức quản lý không được trôi chảy dẫn đến hoạt động của cơ
quan gặp nhiều khó khăn và kém hiệu quả.
Vai trị của tổ chức quản lý cơng tác văn thư lưu trữ của Văn phòng
HĐND-UBND huyện Lục Nam thể hiện ở những nội dung sau:
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cũng
cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu phục vụ cho mục đích chính trị, kinh tế, văn
15

hóa, xã hội. Đồng thời cũng cấp những thơng tin quá khứ, phục vụ cho hoạt
động quản lý của cơ quan
- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc đáp
ứng kịp thời các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương
tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, cơng
chức có thể kiểm tra đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu
quản lý
- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của cơ quan, tổ chức,
cá nhân. Góp phần giữ gìn những tư liệu về hoạt động của cơ quan, phục vụ
kiểm tra thanh tra giám sát.
- Góp phần bảo vệ bí mật những thơng tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức và bí mật quốc gia.
- Nếu làm tốt cơng tác văn thư-lưu trữ sẽ góp phần đảm bảo cho các hoạt
động của cơ quan hành chính nhà nước, mỗi đơn vị được hoạt động thơng
suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và
thúc đẩy tiến trình cải cách nền hành chính hiện nay.

16


Tiểu kết chương 1
UBND huyện Lục Nam được hình thành từ năm 1957, trải qua nhiều giai
đoạn đến nay UBND huyện đã có nhiều bề dày truyền thống về tất cả mọi
mặt. Với cơ cấu tổ chức ổn định, đội ngũ cán bộ có nhiều kinh nghiệm giúp
UBND huyện ngày càng đi lên.
Qua những lý luận chung về tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ để
thấy rõ hơn những công tác văn thư, lưu trữ và những nghiệp vụ về công tác
văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức, đơn vị. Có thể thấy rằng nếu làm tốt
cơng tác văn thư lưu trữ sẽ góp phần đảm bảo cho các hoạt động của văn
phòng huyện Lục Nam được thực hiện một cách nhanh chóng, có bài bản và

hoạt động được thông suốt. Như vậy, Lãnh đạo văn phòng cần quan tâm sát
sao hơn về vai trò của công tác văn thư lưu trữ, đưa ra những quy chế quy
định chung về công tác văn thư lưu trữ để góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức
quản lý của UBND huyện Lục Nam.

17


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN
THƯ-LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC
NAM, TỈNH BẮC GIANG
2.1. Thực trạng tổ chức, quản lý công tác văn thư-lưu trữ của Văn
phịng HĐND-UBND huyện Lục Nam
Cơng tác văn thư-lưu trữ là bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều
hành công việc của các cơ quan, các tổ chức xã hội. Đây còn là hoạt động
nhằm đảm bảo thông tin của cơ quan này đối với cơ quan khác bằng văn bản
một cách thơng suốt, nhanh chóng, chính xác. Từ đó hình thành cơng tác tổ
chức quản lý văn thư-lưu trữ trong cơ quan.
2.1.1. Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ
Công tác văn thư, lưu trữ thực hiện chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt
động quản lý nhà nước của các cơ quan, tổ chức, cụ thể ở đây là văn phòng
UBND huyện Lục Nam. Nó bao gồm các cơng việc về tổ chức quản lý văn
bản, tiếp nhận, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan. Công tác văn thư là một trong những nội dung công việc hết sức quan
trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác, đến hiệu quả công việc.
Từ những nhận thức đó, trong nhiều năm qua cơng tác văn thư của cơ quan
được tổ chức tương đối chặt chẽ, đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ của cơ
quan.
UBND huyện Lục Nam bố trí nhân sự trong tổng biên chế được giao, đủ
tiêu chuẩn để thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại

Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định mã
số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành văn thư, lưu
trữ và Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy
định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn, nghiệp vụ chuyên môn các ngạch
cơng chức chun ngành văn thư.
Văn phịng UBND huyện Lục Nam có một bộ phận văn thư lưu trữ chung
(gọi chung là văn thư cơ quan). Văn thư cơ quan thuộc phòng văn thư – lưu
18