Tổ chức quản lý tài liệu điện tử trong một số doanh nghiệp nước ngoài hoạt động trên lĩnh vực xây dựng tại thành phố hồ chí minh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN PHẠM NGỌC HÂN

TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TRONG
MỘT SỐ DOANH NGHIỆP NƯỚC NGOÀI
HOẠT ĐỘNG TRÊN LĨNH VỰC XÂY DỰNG
TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2017


ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN PHẠM NGỌC HÂN

TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
TRONG MỘT SỐ DOANH NGHIỆP NƯỚC NGOÀI
HOẠT ĐỘNG TRÊN LĨNH VỰC XÂY DỰNG
TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC
Mã số: 60.32.03.01

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS. NGHIÊM KỲ HỒNG

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2017


MỤC LỤC

DẪN LUẬN ............................................................................................................ 1
Chương 1................................................................................................................ 9
KHÁI QUÁT VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU
ĐIỆN TỬ TRONG LĨNH VỰC XÂY DỰNG ...................................................... 9
1.1 Mấy vấn đề cơ bản về tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử ........................ 9
1.1.1 Về tài liệu điện tử ........................................................................................ 9
1.1.2 Về quản lý tài liệu điện tử.......................................................................... 21
1.2 Tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử trong lĩnh vực xây dựng .................. 29
1.2.1 Về tài liệu điện tử trong lĩnh vực xây dựng ................................................ 29
1.2.2 Về quản lý tài liệu điện tử trong lĩnh vực xây dựng ................................... 33
Chương 2.............................................................................................................. 39
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TRONG MỘT SỐ DOANH
NGHIỆP NƯỚC NGOÀI HOẠT ĐỘNG TRÊN LĨNH VỰC XÂY DỰNG TẠI
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ........................................................................... 39
2.1 Giới thiệu về một số doanh nghiệp nước ngoài hoạt động trên lĩnh vực xây dựng
tại Thành phố Hồ Chí Minh ................................................................................... 39
2.1.1 Một số đặc điểm chung .............................................................................. 39
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp .................................................... 43
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp .............................................................. 44
2.2 Thực tiễn quản lý tài liệu điện tử trong doanh nghiệp nước ngoài hoạt động trên
lĩnh vực tư vấn xây dựng ....................................................................................... 45
2.2.1 Ban hành và hướng dẫn thực hiện các quy định về quản lý tài liệu điện tử. 45
2.2.2 Xây dựng tổ chức và đội ngũ nhân sự thực hiện quản lý tài liệu điện tử ..... 50

2.2.3 Hệ thống thư mục lưu trữ tài liệu điện tử ................................................... 55
2.2.4 Thực hiện các nội dung nghiệp vụ quản lý tài liệu điện tử ......................... 58
2.2.5 Cơ sở hạ tầng thông tin cho tổ chức quản lý tài liệu điện tử ....................... 68
2.3 Đánh giá chung ................................................................................................ 71
2.3.1 Ưu điểm .................................................................................................... 71
2.3.2 Hạn chế ..................................................................................................... 74
Chương 3.............................................................................................................. 80
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN
TỬ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP NƯỚC NGOÀI HOẠT ĐỘNG TRÊN
LĨNH VỰC XÂY DỰNG TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ......................... 80
3.1 Một số định hướng và yêu cầu nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài liệu điện
tử tại doanh nghiệp ................................................................................................ 80
3.1.1 Định hướng ............................................................................................... 80
3.1.2 Yêu cầu ..................................................................................................... 82
3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu điện tử tại doanh nghiệp ............. 84
3.2.1 Nhóm giải pháp đảm bảo các điều kiện để nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu
điện tử ................................................................................................................ 84
3.2.2 Nhóm giải pháp nâng cao chất lượng nghiệp vụ quản lý tài liệu điện tử..... 95
3.3 Kiến nghị ....................................................................................................... 107
KẾT LUẬN ........................................................................................................ 110
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................. 115
PHỤ LỤC ........................................................................................................... 126


LỜI CAM ĐOAN

Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự
hướng dẫn khoa học của Tiến sĩ Nghiêm Kỳ Hồng. Các nội dung nghiên cứu trong

đề tài này là trung thực và chưa từng cơng bố, được chính tác giả thu thập từ các
nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo.

Học viên cao học

Nguyễn Phạm Ngọc Hân


LỜI CẢM ƠN

Tôi xin gửi lời cảm ơn đến quý Thầy Cô Bộ môn Lưu trữ học - Quản trị văn
phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Tp. Hồ
Chí Minh đã tận tình truyền đạt kiến thức cho học viên trong quá trình học tập tại
trường. Vốn kiến thức quý báu này không chỉ là nền tảng để tôi thực hiện luận văn
mà cịn là nền tảng cho q trình nghiên cứu và học tập sau này.
Đặc biệt, học viên xin gửi lời cảm ơn chân thành và tri ân sâu sắc đến Tiến sĩ
Nghiêm Kỳ Hồng là giảng viên hướng dẫn trực tiếp đã nhiệt tình hướng dẫn, chỉ
bảo và động viên, khích lệ rất nhiều để học viên có thể hoàn thành luận văn này.
Xin chân thành cảm ơn gia đình, các anh chị, bạn bè đồng nghiệp đã tạo điều
kiện và hỗ trợ, cung cấp tư liệu thực tế để giúp tơi hồn thành đề tài.
Do trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên đề tài
khơng thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp của q
Thầy Cơ để học viên hoàn thiện đề tài tốt hơn.


1

DẪN LUẬN

1. Lý do nghiên cứu luận văn

Đề tài luận văn thạc sĩ “Tổ chức quản lý tài liệu điện tử trong một số doanh
nghiệp nước ngoài hoạt động trên lĩnh vực xây dựng tại Thành phố Hồ Chí Minh”
được thực hiện từ những lý do chính sau đây:
Thứ nhất, hiện nay, máy tính là một cơng cụ khơng thể thiếu trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức. Những tài liệu điện tử được tạo ra từ máy tính cũng tất
yếu trở thành tài sản của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và cần được tổ chức quản
lý một cách khoa học. Tài liệu điện tử dần trở thành một thuật ngữ quen thuộc bên
cạnh tài liệu giấy, là một cơng cụ khơng thể thiếu trong các văn phịng, cơ quan,
doanh nghiệp hiện nay.
Thứ hai, với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay, tài liệu điện
tử ngày càng tăng nhanh về số lượng, giao dịch điện tử ngày càng phổ biến và được
sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực kinh tế - xã hội. Đặc biệt, tại các doanh nghiệp
có vốn đầu tư nước ngồi, tài liệu điện tử là nguồn tài liệu vơ cùng quan trọng và
đóng góp một phần khơng nhỏ trong sự phát triển của các doanh nghiệp. Việc tổ
chức quản lý tài liệu điện tử trở thành vấn đề rất được quan tâm hiện nay ở mọi cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp nói riêng và các quốc gia nói chung.
Thứ ba, sự ra đời của tài liệu điện tử đã tác động đến công tác văn thư và lưu
trữ hiện nay tại các cơ quan, tổ chức. Song song với những tiện ích vượt trội do tài
liệu điện tử mang lại, các doanh nghiệp cũng đang đối mặt với nhiều khó khăn,
thách thức cần được khắc phục trong quản lý tài liệu điện tử, chẳng hạn như sự phụ
thuộc ngày càng nhiều vào máy móc, thiết bị; độ tin cậy và tính pháp lý của thơng
tin trong tài liệu điện tử; vấn đề bản gốc, bản chính, bản sao hay vấn đề bảo mật
thông tin... cần được nghiên cứu đề ra các giải pháp thiết thực và hiệu quả.


2

Thứ tư, nghiên cứu về tài liệu điện tử ở nước ta hiện mới đạt được những
thành quả bước đầu, trong khi nhiều nước trên thế giới như các nước Mỹ, Nga, Anh,
Trung Quốc… đã quan tâm đến vấn đề này từ rất sớm.

Thứ năm, nâng cao chất lượng, hiệu quả tổ chức quản lý tài liệu điện tử trong
mọi loại hình cơ quan, trong đó có doanh nghiệp nước ngồi theo đúng pháp luật
pháp Việt Nam, thơng lệ quốc tế và các quy tắc của khoa học nghiệp vụ công tác
văn thư lưu trữ là một yêu cầu khách quan trong bối cảnh hội nhập kinh tế thế giới.
Chính vì các lý do trên, tơi chọn vấn đề “Tổ chức quản lý tài liệu điện tử
trong một số doanh nghiệp nước ngoài hoạt động trên lĩnh vực xây dựng tại
thành phố Hồ Chí Minh” làm đề tài luận văn cao học, trong đó tập trung khảo sát
và nghiên cứu tại một số doanh nghiệp hoạt động trên lĩnh vực tư vấn xây dựng.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của Luận văn
2.1 Mục đích nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu của đề tài là trên cơ sở đánh giá thực trạng quản lý tài
liệu điện tử tại các doanh nghiệp nước ngoài, cụ thể là các doanh nghiệp hoạt động
trên lĩnh vực xây dựng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, luận văn đề xuất một
số giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại, hạn chế của thực trạng, góp phần nâng
cao chất lượng quản lý tài liệu điện tử trong hoạt động của các doanh nghiệp có vốn
đầu tư nước ngồi nói riêng và tất cả các doanh nghiệp hiện đang hoạt động tại Việt
Nam nói chung.
2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu, tổng hợp hệ thống cơ sở lý luận, các nguồn tư liệu, các quy
định pháp lý cần thiết về quản lý tài liệu điện tử trong, ngoài nước để làm sáng tỏ
hơn cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về quản lý tài liệu điện tử trong các doanh nghiệp
nước ngoài tại Việt Nam.


3

- Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp
được khảo sát, và thành phần, nội dung tài liệu điện tử hình thành trong quá trình
hoạt động của các doanh nghiệp này.
- Nghiên cứu, khảo sát tình hình quản lý tài liệu điện tử trong một số doanh

nghiệp nước ngoài nhằm đánh giá đúng thực trạng, nêu rõ ưu điểm, khuyết điểm
cùng những bài học kinh nghiệm.
- Trên cơ sở đánh giá thực trạng nghiên cứu, luận văn đề xuất các giải pháp
nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả quản lý tài liệu điện tử trong hoạt động của các
cơ quan, doanh nghiệp.
3. Tình hình nghiên cứu đề tài
Từ cuối những năm 90 của thế kỷ 20, vấn đề tài liệu điện tử đã được đặt ra
tại Việt Nam. Năm 1997, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã tổ chức hội nghị
khoa học với chủ đề Lưu trữ tài liệu điện tử, là bước mở đầu cho lưu trữ Việt Nam
trong việc tiếp nhận và khẳng định sự hình thành một loại hình tài liệu mới. Sau đó,
liên tiếp các hội nghị, hội thảo về tài liệu điện tử đã được tổ chức tại nước ngoài và
tại Việt Nam, các tham luận tại các hội nghị, hội thảo này là nguồn tài liệu phong
phú về tài liệu điện tử và các vấn đề có liên quan. Chẳng hạn như các tham luận tại
Hội nghị khoa học Lưu trữ tài liệu điện tử (tổ chức tại Hà Nội, tháng 12 năm 1998),
tập trung đề cập đến tài liệu lưu trữ điện tử ở các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế
- xã hội, các doanh nghiệp của Việt Nam hiện nay, các ưu khuyết điểm, kinh
nghiệm về lưu trữ tài liệu điện tử ở nước ngoài, đề xuất các giải pháp lưu trữ tài liệu
điện tử tại nước ta. Hay như các báo cáo tại Hội thảo Sarbica về Các chính sách và
thực tiễn xác định giá trị và bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử (tổ chức tại Hà Nội,
năm 2004); Hội thảo khoa học Số hóa tài liệu lưu trữ - chia sẻ kinh nghiệm (tổ chức
tại Hà Nội, tháng 10 năm 2009); Hội thảo khoa học quốc gia về Quản lý tài liệu
điện tử và lưu trữ điện tử - Thực tiễn Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế do Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội chủ trì tổ chức tại Đà Nẵng năm 2012; Hội thảo khoa học
quốc tế lần thứ XX về Tài liệu trong xã hội thơng tin: quản lý có hiệu quả các tài


4

liệu điện tử tổ chức tại Moscow năm 2013; Hội thảo Khoa học quốc tế về Tính xác
thực của tài liệu điện tử do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức tại Hà Nội

năm 2014… là nguồn tài liệu rất phong phú về vấn đề này.
Bên cạnh đó, trong thời gian qua đã có rất nhiều học giả, giảng viên, chuyên
viên đang công tác tại các cơ quan nhà nước, các trường, học viện thực hiện các
nghiên cứu về tài liệu điện tử và các vấn đề liên quan đến quản lý tài liệu điện tử
với nhiều đề tài nghiên cứu khoa học, bài viết đăng trên các báo, tạp chí chuyên
ngành. Chẳng hạn như một số đề tài:
- Đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành Nghiên cứu ứng dụng tin học trong
việc quản lý văn bản đi - đến ở văn thư cơ quan của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước năm 1997, do ThS. Tiết Hồng Nga làm chủ nhiệm;
- Đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành Nghiên cứu thành phần tài liệu điện
tử của các cơ quan Nhà nước nộp vào Lưu trữ Quốc gia của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước năm 2000, do ThS. Tiết Hồng Nga làm chủ nhiệm;
- Đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ Quản lý văn bản điện tử trong cơ quan
nhà nước hiện nay của Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh năm
2008, do TS. Lưu Kiếm Thanh làm chủ nhiệm;
- Đề tài nghiên cứu khoa học Xây dựng các yêu cầu và giải pháp quản lý tài
liệu điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước năm 2010, do ThS. Nguyễn Thị
Chinh làm chủ nhiệm;
- Đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học Ứng dụng công nghệ
thông tin trong quản lý văn bản - một giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin
quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ của Lê Tuấn Hùng, Trường Đại học Khoa
học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội);
- Đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học Quản lý tài liệu điện tử
hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng thực trạng và giải pháp của Trần Ngọc
Sơn, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội);


5

- Đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học Nghiên cứu triển khai số

hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào của Soulisouk
Thow, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội);
- Đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học Nghiên cứu xây dựng
bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các cơng trình xây dựng cơ bản (cơng trình
xây dựng dân dụng) của Dương Thị Thanh Huyền, Trường Đại học Khoa học Xã
hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội);
- Đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học Tổ chức và quản lý công
tác lưu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài (nghiên cứu các
doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Biên Hoà, Tỉnh Đồng Nai) của Trần Vũ
Thành, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội);
Ngoài ra, các tài liệu hướng dẫn của các cơ quan lưu trữ quốc gia các nước
cũng là một nguồn tài liệu phong phú về quản lý tài liệu điện tử... Các tài liệu này
phản ánh chi tiết về các vấn đề liên quan đến tài liệu điện tử như hệ thống quản lý
tài liệu điện tử, cách thức bảo quản tài liệu trong tương lai, các tiêu chuẩn, phần
mềm ứng dụng, cũng như kinh nghiệm thực tiễn quản lý tài liệu điện tử tại các
nước.
Nói tóm lại, các đề tài, cơng trình nghiên cứu nêu trên đã đánh giá và phân
tích một số vấn đề cơ bản có tính lý luận về tài liệu điện tử và cơng tác quản lý loại
hình tài liệu này. Các tài liệu này đã giúp học viên trang bị cơ sở lý luận và thực tiễn
tương đối đầy đủ về đề tài đang nghiên cứu, góp phần giúp học viên đưa ra những
nhận định phong phú và khách quan hơn khi giải quyết vấn đề đặt ra.
4. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn vận dụng phương pháp luận của quan điểm duy vật biện chứng và
duy vật lịch sử vào việc nghiên cứu đề tài, bám sát các quan điểm chỉ đạo, hướng
dẫn của Nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ. Cụ thể, luận văn giải quyết vấn đề
đặt ra trên cơ sở xuất phát từ thực tế khách quan – là thực trạng quản lý tài liệu điện
tử hiện nay tại một số doanh nghiệp được khảo sát nói riêng và các cơ quan, tổ chức


6

nói chung, sự gia tăng về số lượng của tài liệu điện tử và sự phát triển của công
nghệ thông tin như hiện nay, đồng thời đặt trong bối cảnh lịch sử nhất định khi xem
xét vấn đề. Bên cạnh đó, nghiên cứu việc tổ chức quản lý tài liệu điện tử đặt trong
nhiều mối quan hệ chứ không cô lập và tách rời, chẳng hạn nghiên cứu vấn đề trong
mối quan hệ với hệ thống cơ sở pháp lý của Nhà nước Việt Nam, với các tiêu chuẩn
và hướng dẫn của nước ngoài... Các nguyên tắc phương pháp luận của công tác văn
thư - lưu trữ cũng được ứng dụng trong quá trình nghiên cứu đề tài.
Đề tài áp dụng một số phương pháp nghiên cứu cụ thể như:
- Phương pháp lịch sử: thông qua các nguồn tài liệu thu thập được để nghiên
cứu sự hình thành và phát triển các quan điểm chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà nước về
công tác văn thư - lưu trữ, đặc biệt là về tổ chức quản lý tài liệu điện tử tại các cơ
quan, tổ chức. Phương pháp lịch sử còn được vận dụng trong việc phân tích q
trình hình thành và phát triển của một số doanh nghiệp được khảo sát cùng thực
trạng tổ chức quản lý tài liệu điện tử tại các doanh nghiệp.
- Phương pháp logic: được sử dụng để nghiên cứu, tìm ra bản chất, quy luật
vận động và phát triển của các quan điểm chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà nước về tổ
chức quản lý tài liệu điện tử cũng như khuynh hướng chung trong tổ chức quản lý
tài liệu điện tử tại Việt Nam và trên thế giới hiện nay.
- Phương pháp điều tra khảo sát là một trong những phương pháp chính được
luận văn vận dụng nhằm phát hiện và làm rõ đặc điểm, ưu điểm và hạn chế của thực
trạng. Cụ thể, luận văn tiến hành điều tra khảo sát một số doanh nghiệp nước ngoài
hoạt động trên lĩnh vực tư vấn xây dựng tại Thành phố Hồ Chí Minh nhằm nắm bắt
các thông tin quan trọng về quản lý tài liệu điện tử tại các cơ quan này, thông qua
các hoạt động như trao đổi với nhân viên, thu thập các tài liệu, chụp ảnh... Ngoài ra,
luận văn cũng sử dụng phương pháp so sánh để so sánh thực trạng quản lý tài liệu
điện tử với các quy định, hướng dẫn do Nhà nước đặt ra và các quy chế được doanh
nghiệp ban hành, từ đó rút ra một số nhận xét về ưu điểm, hạn chế của thực trạng.
Phương pháp tổng hợp và phân tích được sử dụng để thu thập, xử lý thông tin nhằm

7

khái qt, phân tích thực trạng và từ đó đề xuất các giải pháp để nâng cao chất
lượng tổ chức quản lý tài liệu điện tử tại các cơ quan doanh nghiệp.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của Luận văn
5.1 Đối tượng nghiên cứu
Quản lý tài liệu điện tử bao gồm nhiều vấn đề khác nhau, nhưng trong khuôn
khổ luận văn là nghiên cứu quản lý văn bản điện tử đi, văn bản điện tử đến, lập hồ
sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan tại một số doanh nghiệp nước ngoài hoạt động
trên lĩnh vực tư vấn xây dựng. Luận văn không đi sâu nghiên cứu các vấn đề có liên
quan đến soạn thảo văn bản điện tử, khoa học máy tính và cơng nghệ thơng tin.
5.2 Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian, luận văn tiến hành khảo sát một số doanh nghiệp tư vấn xây
dựng hiện đang hoạt động trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
- Về thời gian, luận văn giới hạn phạm vi từ năm 2000 đến nay là thời điểm
pháp luật lưu trữ nước ta có nhiều biến đổi tích cực với sự chuẩn bị ra đời Pháp lệnh
Lưu trữ quốc gia vào năm 2001, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4
năm 2004 của Chính phủ đánh dấu một bước ngoặt phát triển của công tác văn thư,
lưu trữ. Thời điểm này cũng chứng kiến làn sóng đầu tư nước ngoài vào Việt Nam
tăng đáng kể vào lĩnh vực xây dựng song song với những chuyển biến tích cực
trong ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ở nước ta. Năm 2000 chứng kiến
sự ra đời của Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt
Nam vào tháng 6 năm 2000 và Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17 tháng 10 năm 2000
của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ
sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Đây là cơ sở lý luận và thực tiễn để học
viên lựa chọn giới hạn thời gian nghiên cứu nhằm làm rõ những tác động và chuyển
biến trong công tác quản lý tài liệu điện tử tại các doanh nghiệp nước ngoài.

8

- Về nội dung, luận văn nghiên cứu vấn đề quản lý văn bản điện tử đi, văn
bản điện tử đến, lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan tại một số doanh nghiệp
nước ngoài hoạt động trên lĩnh vực tư vấn xây dựng.
6. Ý nghĩa của luận văn
Về mặt lý luận, luận văn đã trình bày và tổng hợp những quy định pháp lý về
công tác tổ chức quản lý tài liệu điện tử do Nhà nước ban hành từ trước đến nay áp
dụng tại các cơ quan, tổ chức. Luận văn cũng tiến hành phân tích sơ bộ về các tiêu
chuẩn được một số nước áp dụng trong công tác tổ chức quản lý tài liệu điện tử.
Về mặt thực tiễn, luận văn mong muốn đóng góp các ý nghĩa sau:
- Góp phần khái quát thực trạng tổ chức quản lý tài liệu điện tử tại các doanh
nghiệp nước ngồi nói chung và các doanh nghiệp hoạt động trên lĩnh vực xây dựng
tại Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng.
- Từ đó, luận văn tiến hành đề xuất một số giải pháp, đúc rút các kinh
nghiệm nhằm nâng cao chất lượng tổ chức quản lý tài liệu điện tử hiện nay tại các
cơ quan, doanh nghiệp.
- Cuối cùng, thông qua việc thực hiện đề tài này, học viên nâng cao được khả
năng nghiên cứu khoa học, trang bị thêm nhận thức lý luận, làm cơ sở cho quá trình
nghiên cứu và tiếp tục học tập sau này.
7. Kết cấu của luận văn
Luận văn được xây dựng gồm ba chương sau đây:
Chương 1: Khái quát về tài liệu điện tử và tổ chức quản lý tài liệu điện tử
trong lĩnh vực xây dựng.
Chương 2: Thực trạng quản lý tài liệu điện tử trong các doanh nghiệp nước
ngoài hoạt động trên lĩnh vực xây dựng tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản tài liệu điện tử tại
các doanh nghiệp nước ngoài.

9

Chương 1
KHÁI QUÁT VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU
ĐIỆN TỬ TRONG LĨNH VỰC XÂY DỰNG

1.1 Mấy vấn đề cơ bản về tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử
1.1.1 Về tài liệu điện tử
1.1.1.1 Khái niệm
Thông tin phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý hàng ngày của một cơ
quan, tổ chức chủ yếu được thể hiện ở dạng văn bản. Văn bản, tài liệu sản sinh
trong hoạt động hàng ngày của các cơ quan, doanh nghiệp là phương tiện không thể
thiếu, là công cụ chủ yếu để các cơ quan thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
Bằng văn bản, tài liệu, các cấp quản lý thực hiện công tác lãnh đạo, điều hành hoạt
động nội bộ cơ quan, chỉ đạo hoạt động của các bộ phận, đơn vị, phịng ban trực
thuộc, duy trì vai trị lãnh đạo và quản trị cơ quan. Khơng thể phủ nhận vai trị to
lớn về nhiều mặt của văn bản, tài liệu trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức và
doanh nghiệp. Cho đến những năm 1990, tài liệu ghi trên các phương tiện điện tử
bắt đầu xuất hiện. Những dữ liệu được tạo ra từ các phương tiện điện tử cũng tất
yếu trở thành tài sản của cơ quan, tổ chức, và cần được tổ chức quản lý và lưu trữ.
Cho đến nay, các cơ quan, tổ chức đã sản sinh nên một lượng đáng kể tài liệu điện
tử trong quá trình hoạt động của mình. Thuật ngữ “tài liệu điện tử” ra đời từ đó và
hiện đang tồn tại rất nhiều khái niệm về thuật ngữ này.
Trước hết, để làm rõ thuật ngữ “tài liệu điện tử” không thể không phân tích
sơ lược về khái niệm “tài liệu”. Pháp luật lưu trữ nước ta đã quy định tại Khoản 2,
Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 rằng “tài liệu là vật mang tin được hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [43, tr.1]. Theo đó,
tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ

10

sách, biểu thống kê, âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim, băng, đĩa ghi âm, ghi
hình, tài liệu điện tử, bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật, sổ cơng tác, nhật ký,
hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay, tranh vẽ hoặc in, ấn phẩm và vật mang tin khác.
Hay theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 7420:2004 (ISO/TR 15489:2001) Tiêu chuẩn
quốc gia về Thông tin và tư liệu – Quản lý hồ sơ, tài liệu được hiểu là “thông tin
được ghi lại hoặc vật thể được xử lý như một đơn vị” [3, tr.3].
Về “tài liệu điện tử”, pháp luật lưu trữ nước ta đã quy định nhiều khái niệm
có liên quan đến thuật ngữ này tại một số văn bản như Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13, Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11, Nghị định số
64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ
thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều
của Luật lưu trữ… Một số tài liệu hướng dẫn và tiêu chuẩn nước ngoài cũng đã đưa
ra nhiều khái niệm phong phú về tài liệu điện tử. Trong khuôn khổ hạn hẹp của luận
văn, học viên xin trình bày về khái niệm tài liệu điện tử thơng qua việc tìm hiểu một
số văn bản, tiêu chuẩn, hướng dẫn trong và ngoài nước như sau:
- Điều 13 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 quy định tài liệu lưu trữ điện tử là
“tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ
tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác” [43, tr.6]. Khoản 8, Điều 3 Nghị định số
64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng cơng nghệ
thơng tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước lần đầu tiên quy định chính
thức “văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu” [27,
tr.1]. Định nghĩa này một lần nữa được nêu tại Khoản d, Điều 4 Hướng dẫn số
822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường
mạng. Thông điệp dữ liệu ở đây được hiểu là thông tin được tạo ra, được gửi đi,
được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử, trong đó, theo Khoản 10, Điều

11

4 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 thì “phương tiện điện tử” là “phương
tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn
không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự” [40, tr.2].
- Một số tiêu chuẩn về quản lý hồ sơ như Tiêu chuẩn ISO 15489 Thông tin
và tư liệu – Quản lý hồ sơ và Tiêu chuẩn ISO 16175 Thông tin và tư liệu – Nguyên
tắc và yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ trong môi trường văn phịng điện tử mơ
tả tài liệu điện tử là tài liệu được ghi trên phương tiện kỹ thuật số, được lập ra,
truyền tải, lưu trữ và truy cập bằng các thiết bị kỹ thuật số. Tiêu chuẩn ISO 15489
thường được các nước phát triển áp dụng để xây dựng và ban hành văn bản tiêu
chuẩn quốc gia về quản lý tài liệu cơng vụ, trong đó có tài liệu điện tử. Tiêu chuẩn
Pros 99/007 về quản lý tài liệu điện tử lần đầu tiên được Bang Victoria (Úc) ban
hành, đưa ra một số yêu cầu, khuyến nghị trong quản lý tài liệu điện tử.
- Cơ quan Lưu trữ Quốc gia Úc cho rằng tài liệu điện tử bao gồm “wordprocessed documents, spreadsheets, multimedia presentations, email, websites and
online transactions”, tạm dịch là các tài liệu được lập ra bằng các phần mềm soạn
thảo, tính tốn như văn bản, bảng tính, bảng trình chiếu nghe nhìn, thư điện tử, các
trang thông tin điện tử và các giao dịch trực tuyến. Cũng theo cơ quan này, tài liệu
điện tử có mặt trong nhiều hệ thống thông tin của cơ quan, tổ chức bao gồm
“databases and business information systems, shared folders and hard drives” là
cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin kinh doanh, các thư mục dùng chung và các ổ cứng
máy tính. Tại Nga, Luật liên bang về chữ ký số điện tử định nghĩa tài liệu điện tử là
“tài liệu mà thơng tin của nó thể hiện dưới dạng số điện tử”. Hay tác giả Thomas R.
(Mỹ) đã định nghĩa trong tác phẩm Managing Electronic Records (1990), tài liệu
điện tử “còn gọi là tài liệu đọc bằng máy, là những dữ liệu ở dạng đặc biệt chỉ có
thể đọc và xử lý bằng máy vi tính”. Tài liệu điện tử được tạo ra từ các phần mềm
máy tính, có mặt ở khắp các hệ thống thông tin, thư mục, ổ cứng của cơ quan, tổ
chức. Trong khi đó, theo Hướng dẫn Quản lý Tài liệu Điện tử của cơ quan Lưu trữ

Bang Minnesota (Hoa Kỳ), tài liệu điện tử là tài liệu được tạo ra, gửi đi, nhận được,


12

giao dịch hoặc lưu trữ bằng các phương tiện điện tử. Quan điểm này cũng đồng nhất
với quan điểm về khái niệm tài liệu điện tử của lưu trữ nhà nước ta.
Tóm lại, phân tích một số khái niệm nêu trên, ta thấy rằng tuy có sự khác
nhau trong định nghĩa thuật ngữ “tài liệu điện tử”, song chúng đều khẳng định rằng,
tài liệu điện tử là vật mang tin được tạo lập ở dạng mà thơng tin trong đó được tạo
ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng các phương tiện điện tử. Phương
tiện điện tử chính là các thiết bị hoạt động dựa trên cơng nghệ điện, điện tử, kỹ thuật
số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự. Tài
liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc
là vật mang tin mà thơng tin trong đó được tạo lập bằng việc biến đổi các loại hình
thơng tin trên các vật mang tin khác sang thơng tin dùng tín hiệu số. Trong lĩnh vực
xây dựng, tài liệu điện tử sản sinh trong hoạt động của các doanh nghiệp chính là
các văn bản, bảng tính, bảng trình chiếu, bản vẽ, bản thiết kế, hình ảnh, phim...
được tạo ra từ các phần mềm soạn thảo văn bản, chương trình thiết kế như
Microsoft Word, Open Office, Adobe, Autocad, Corel…, các thư điện tử, các bản
fax…
Ngoài ra, để phục vụ cho việc nghiên cứu về tài liệu điện tử và quản lý tài
liệu điện tử trong phạm vi đề tài, luận văn phân tích sơ lược một số khái niệm khác
có liên quan đến tài liệu điện tử, như:
Hồ sơ điện tử
Theo Khoản 1, Điều 2 Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm
2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ, hồ sơ
điện tử được giải thích là “tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một
vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong
q trình theo dõi, giải quyết cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ

quan, tổ chức, cá nhân” [30, tr.1]. Các tài liệu điện tử tập hợp trong hồ sơ điện tử là
các thông tin nằm trong các tài liệu điện tử, dưới dạng các tập tin. Các tập tin này có


13

thể là bản điện tử trực tiếp được hình thành và xử lý tiếp tục bằng các phần mềm
tương ứng, hoặc là bản số hóa của các tài liệu giấy.
Lập hồ sơ điện tử
Tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức
cần được lập hồ sơ để bảo quản theo quy định. Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng
công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong q trình
theo dõi, giải quyết cơng việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử. Hồ
sơ điện tử phải đảm bảo tính xác thực, tính tồn vẹn và khả năng truy cập. Việc lập
hồ sơ điện tử còn phải đảm bảo nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành, được bảo
vệ để khơng bị hư hỏng, hoặc bị hủy hoại, sửa chữa hay mất dữ liệu.
Cơ sở dữ liệu
Theo Khoản 4 Điều 4 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11, cơ sở dữ liệu
là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý và cập
nhật thơng qua phương tiện điện tử. Nói cách khác, cơ sở dữ liệu là tập hợp có cấu
trúc của những dữ liệu có liên quan được lưu trữ trong máy tính. Cơ sở dữ liệu được
thiết kế, xây dựng và lưu trữ với một mục đích xác định như phục vụ lưu trữ, truy
xuất dữ liệu.
Cơ sở hạ tầng thông tin
Theo Điều 4 Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015
của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến
và lập hồ sơ trong môi trường mạng, cơ sở hạ tầng thông tin là “hệ thống trang thiết
bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông
tin số, bao gồm mạng viễn thơng, mạng Internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu”
[36, tr.1]. Cơ sở hạ tầng thông tin là nền tảng vững chắc cho mọi hoạt động và các

ứng dụng liên quan đến công nghệ thông tin của một cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp. Một hệ thống không ổn định hoặc tồn tại nhiều yếu tố rủi ro có thể gây ảnh
hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả và hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp.


14

An tồn thơng tin
An tồn thơng tin theo Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm
2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ
quan nhà nước bao gồm “các hoạt động quản lý, nghiệp vụ và kỹ thuật đối với hệ
thống thông tin nhằm bảo vệ, khôi phục các hệ thống, các dịch vụ và nội dung thông
tin đối với nguy cơ tự nhiên hoặc do con người gây ra” [27, tr.1].
Phương tiện điện tử
Theo Khoản 10, Điều 4 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11, “phương
tiện điện tử” là “phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật
số, từ tính, truyền dẫn khơng dây, quang học, điện từ hoặc cơng nghệ tương tự”
như máy tính, fax, truyền hình, điện thoại khơng dây, máy tính kết nối mạng [40,
tr.2].
Chữ ký điện tử
Điều 21 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 quy định “chữ ký điện tử”
là “chữ ký được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức
khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thơng điệp
dữ liệu”. Chữ ký điện tử có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác
nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thơng điệp dữ liệu được ký và
tính ngun bản của nội dung dữ liệu đó.
1.1.1.2 Đặc điểm
Tài liệu điện tử là một loại hình tài liệu đặc biệt, trong đó thơng tin, dữ liệu
điện tử được tạo ra, chuyển giao và lưu trữ bằng các phương tiện điện tử, và ngược
lại thông tin điện tử cũng chỉ được đọc, chỉnh sửa và tra tìm thơng qua việc sử dụng

các phương tiện điện tử. Tài liệu điện tử có những đặc điểm cơ bản của tài liệu giấy,
cụ thể là các đặc điểm như sau:


15

- Tài liệu điện tử có bản chính, bản gốc, bản sao, có nguồn gốc xuất xứ và
các yếu tố tạo thành.
- Tài liệu điện tử chứa đựng thông tin, có mối quan hệ lơ gíc với những tài
liệu khác để tạo nên hồ sơ hoàn chỉnh và một phần của tài liệu điện tử có ý nghĩa về
chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội…
- Tài liệu điện tử cịn chứa đựng những thơng tin phản ánh chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan, đơn vị hình thành tài liệu sẽ trở thành tài liệu lưu trữ điện tử và là
một thành phần không thể thiếu trong phông lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và
phông lưu trữ quốc gia của các nước trên thế giới.
Bên cạnh những đặc điểm tương đồng, tài liệu điện tử có một số đặc điểm
khác biệt chủ yếu với tài liệu giấy như sau:
- Về cách thức ghi tin: Tài liệu điện tử được ghi tin bằng cách sử dụng các
phần mềm ghi tin và xây dựng cơ sở dữ liệu. Các phần mềm này được thiết lập từ
các cơng thức tốn học hệ thập phân phức tạp và đóng vai trị quan trọng trong việc
ghi tin và tạo lập tài liệu điện tử. Các phần mềm mã hóa tồn bộ các ký tự, chữ, số
từ bàn phím máy tính vào các ổ cứng và thể hiện, trình chiếu chúng lên màn hình.
Trong tài liệu điện tử, dữ liệu thông tin được biểu diễn bằng các số nhị phân, là sự
kết hợp số 1 và số 0 để biểu diễn tất cả ký tự, hình ảnh, ký hiệu, sơ đồ, âm thanh...
Nội dung của tài liệu điện tử được ghi trên các phương tiện mang tin từ tính, quang
học và được biểu diễn bởi các ký hiệu mà con người chỉ có thể tiếp cận/ đọc được
khi chúng được giải mã bằng các phương tiện mang tin khác.
- Về sự liên kết giữa nội dung của tài liệu và phương tiện mang tin: Tài liệu
giấy được hình thành trên cơ sở nội dung thông tin được tạo lập và thể hiện ngay
trên nền vật mang tin, nội dung tài liệu và vật mang tin khơng thể tách rời. Trong

khi đó, nội dung của tài liệu điện tử có thể được tách biệt khỏi phương tiện mang tin
ban đầu để chuyển sang các phương tiện mang tin khác. Với sự hỗ trợ của các
phương tiện điện tử, nội dung tài liệu có thể dễ dàng được dịch chuyển từ vật mang


16

tin này sang những vật mang tin khác. Không những thế, định dạng tài liệu điện tử
cũng có thể thay đổi so với định dạng gốc ban đầu nhưng vẫn đảm bảo nguyên vẹn
nội dung thông tin của tài liệu.
- Về khai thác, sử dụng: Tài liệu điện tử chỉ có thể được khai thác, sử dụng
được thơng qua sự hỗ trợ của các phương tiện điện tử trong môi trường điện tử. Như
chúng ta đã biết, tài liệu điện tử ra đời gắn liền với sự phát triển của máy tính và các
phần mềm ghi tin. Nếu khơng có các phương tiện điện tử này, tài liệu điện tử không
thể được tạo lập. Ngay cả khi tài liệu điện tử đã được tạo lập hoàn chỉnh nhưng
thiếu phương tiện điện tử và môi trường điện tử, thông tin điện tử cũng khơng thể
truy cập được. Do đó, phương tiện điện tử và mơi trường điện tử đóng vai trị quan
trọng trong việc tạo lập, sử dụng và khai thác tài liệu điện tử.
So với các loại hình tài liệu khác, tài liệu điện tử có một số ưu điểm nhất
định. Chính các ưu điểm này làm cho tài liệu điện tử nhanh chóng thơng dụng, phổ
biến và được lựa chọn sử dụng rộng rãi trong thời đại phát triển công nghệ thông tin
như hiện nay. Một số ưu điểm chủ yếu của tài liệu điện tử là:
- Việc truyền tải, gửi, nhận thơng tin nhanh chóng trong mơi trường điện tử,
không phụ thuộc vào khoảng cách địa lý. Đây là ưu điểm lớn nhất của tài liệu điện
tử. Thông qua tài liệu điện tử, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp truyền tải, gửi và
nhận thông tin một cách nhanh chóng, bất kể vị trí địa lý. Trong mơi trường điện tử,
thời gian chuyển giao tài liệu là rất ngắn, và có thể chuyển cùng lúc cho nhiều
người mà không cần nhân bản văn bản.
- Phương tiện lưu trữ tài liệu điện tử thường nhỏ gọn, chứa được dung lượng
lớn, tiết kiệm diện tích phịng, kho lưu trữ. Với sự phát triển như vũ bão của công

nghệ thông tin như hiện nay, phương tiện lưu trữ điện tử ngày càng nhỏ gọn, có
trọng lượng nhẹ và chứa được dung lượng lớn. Nếu như trước đây, băng từ hay đĩa
mềm là thiết bị lưu trữ phổ biến, thì ngày nay, nhiều thiết bị lưu trữ nhỏ gọn hơn ra
đời như USB, thẻ nhớ SD, ổ đĩa lai SSD… đã dần dần thay thế các thiết bị lưu trữ
cồng kềnh.


17

- Tài liệu điện tử thuận lợi trong việc tra cứu thông tin, tài liệu. Ưu điểm này
của tài liệu điện tử giúp cho quá trình tra tìm và xử lý thơng tin được nhanh chóng
và hiệu quả. Bằng các phần mềm xử lý văn bản, người nghiên cứu có thể tổng hợp,
phân tích nhiều thơng tin dữ liệu trong nhiều tài liệu điện tử khác nhau. Tài liệu điện
tử có tính năng đa truy cập và cho phép nhiều người cùng sử dụng một tài liệu tại
một thời điểm. Tài liệu điện tử còn mang đến khả năng truy cập thông tin từ xa
trong mọi điều kiện không gian, thời gian. Việc nghiên cứu, sử dụng tài liệu nhờ đó
rút ngắn được thời gian, khoảng cách mà vẫn đảm bảo khai thác đầy đủ thông tin,
tiết kiệm thời gian và chi phí, nâng cao chất lượng hiệu quả cơng việc.
Bên cạnh các ưu điểm, tài liệu điện tử cũng có một số hạn chế so với tài liệu
giấy như:
- Tài liệu điện tử chứa đựng nhiều rủi ro, nguy cơ trong bảo quản an toàn và
lâu dài tài liệu. Trong môi trường điện tử, tài liệu điện tử luôn đối mặt với nguy cơ
các phương tiện điện tử lỗi thời rất nhanh về mặt công nghệ. Độ bền của các thiết bị
lưu trữ tài liệu điện tử cũng là một mối quan tâm lớn, đòi hỏi chế độ bảo quản phù
hợp để tránh hư hỏng hoặc làm chậm quá trình hỏng hóc. Ngồi ra, tài liệu điện tử
dễ bị phá hủy bởi virus nếu không được kiểm tra thường xun và bảo quản thích
hợp. Bên cạnh đó, việc hư hỏng vật mang tin, thiết bị lưu trữ tài liệu cũng dễ xảy ra
gây mất mát một phần hoặc toàn bộ thông tin dữ liệu bên trong.
- Tài liệu điện tử cịn đối mặt với một hạn chế lớn đó là khó bảo mật thơng
tin. Các hành vi đánh cắp, phá hoại, cố ý sửa đổi thông tin hay truy cập trái phép

gây tổn hại nghiêm trọng đến an toàn thơng tin của tài liệu điện tử. Chính từ sự dễ
dàng, thuận tiện trong sao chép, nhân bản thông tin dẫn đến việc tài liệu điện tử có
nguy cơ bị tấn công, đánh cắp thông qua hệ thống máy vi tính, internet.
- Cơ sở pháp lý của tài liệu điện tử hiện vẫn đang là đề tài gây tranh cãi của
các nhà nghiên cứu, khoa học. Ở tài liệu giấy, các yếu tố thể hiện tính pháp lý của
tài liệu là con dấu và chữ ký của người có thẩm quyền. Tuy nhiên, vấn đề chữ ký


18

điện tử ở tài liệu điện tử chưa được quy định rõ ràng và cụ thể, gây khó khăn và cản
trở đến hoạt động hàng ngày của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
Như vậy, qua phân tích khái niệm và đặc điểm của tài liệu điện tử cũng như
một số ưu điểm và hạn chế, có thể nói tài liệu điện tử là một loại hình tài liệu đặc
biệt, có nhiều ý nghĩa về chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội… chứa đựng những
thơng tin phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành tài liệu. Tài
liệu điện tử sau khi được nộp lưu vào lưu trữ cơ quan sẽ trở thành tài liệu lưu trữ
điện tử và là một thành phần không thể thiếu trong phông lưu trữ của các cơ quan,
tổ chức và phông lưu trữ quốc gia.
1.1.1.3 Các định dạng tài liệu điện tử
Định dạng tài liệu là một yếu tố đóng vai trị quan trọng trong việc đảm bảo
tài liệu điện tử duy trì trạng thái có thể đọc được. Với sự phát triển mạnh mẽ của
công nghệ thông tin, ngày càng nhiều loại định dạng mới của tài liệu điện tử được
thiết kế và áp dụng vào đời sống. Tài liệu điện tử có thể tồn tại ở nhiều định dạng
khác nhau tùy thuộc nhu cầu thể hiện thơng tin ở dạng ký tự, hình ảnh, âm thanh,
hình vẽ, sơ đồ… Các nhóm định dạng phổ biến của tài liệu điện tử theo quy định tại
Thông tư số 01/2011/TT-BTTTT ngày 04 tháng 01 năm 2011 của Bộ Thông tin và
Truyền thông công bố Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông
tin trong các cơ quan nhà nước là:
- Nhóm định dạng văn bản

Tập tin văn bản thông thường được tạo ra từ các chương trình phần mềm xử
lý văn bản. Các định dạng thường gặp của tập tin văn bản là: định dạng Plain Text
(.txt) dành cho các tài liệu cơ bản khơng có cấu trúc; Rich Text (.rtf) phiên bản 1.8,
1.9.1 dành cho các tài liệu có thể trao đổi giữa các nền khác nhau; Portable
Document (.pdf) phiên bản 1.4, 1.5, 1.6, 1.7 dành cho các tài liệu chỉ đọc; văn bản
Word (.doc) của Microsoft phiên bản Word 1997-2003, Open Document Text (.odt)
phiên bản 1.0.


19

- Nhóm định dạng bảng tính
Tập tin bảng tính chứa các số liệu và mối liên hệ giữa các số liệu này. Định
dạng Comma Separated Variable/Delimited (.csv) dành cho các bảng tính cần trao
đổi giữa các ứng dụng khác nhau, Excel của Microsoft (.xls) phiên bản Excel 19972003, Open Document Spreadsheets (.ods) phiên bản 1.0.
- Nhóm định dạng trình diễn
Định dạng Hypertext Document (.htm) cho các bài trình bày được trao đổi
thơng qua các loại trình duyệt khác nhau, Portable Document (.pdf) cho các bài
trình bày lưu dưới dạng chỉ đọc, PowerPoint (.ppt) của Microsoft phiên bản
PowerPoint 1997-2003, Open Document Presentation (.odp) phiên bản 1.0.
- Nhóm định dạng đồ họa
Các tập tin đồ họa chứa nhiều hình ảnh được chia thành đồ họa véc tơ và đồ
họa mành. Tập tin đồ họa véc tơ chứa hình ảnh dạng hình học có định dạng
Encapsulated PostScript (.eps), Drawing Interchange Format (.dxf), Computer
Graphics Metafile (.cgm). Tập tin đồ họa mành chứa hình ảnh là tập hợp các điểm
ảnh có định dạng Joint Photographic Expert Group (.jpg), Graphic Interchange (.gif)
version 89a, Tag Image File (.tif), Portable Network Graphics (.png).
- Nhóm định dạng tài liệu nghe nhìn
Tài liệu nghe nhìn chứa các hình ảnh chuyển động và âm thanh. Tài liệu
nghe nhìn thường có định dạng Real Audio/Real Video (.ra), (.ram), (.rm), (.rmm),

Apple Quicktime (.avi), (.mov), (.qt)…
- Nhóm định dạng ngơn ngữ đánh dấu
Ngơn ngữ đánh dấu còn gọi là định dạng đánh dấu, chứa các chỉ dẫn để hiển
thị hoặc hiểu nội dung của tập tin, thường là các định dạng XML v1.0 (5th edition) –
Extensible Markup Language phiên bản 1.0 (5th edition), XML v1/1 - Extensible
Markup Language phiên bản 1.1…