Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh khánh hòa

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LÊ NỮ NHƯ QUỲNH

TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
TỈNH KHÁNH HÒA

LUẬN VĂN THẠC SĨ
CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2017


ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LÊ NỮ NHƯ QUỲNH

TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
TỈNH KHÁNH HÒA

LUẬN VĂN THẠC SĨ
CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC
Mã số: 60.32.03.01
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGHIÊM KỲ HỒNG

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2017

MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ....................................................................................................................1
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI
LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ CẤP TỈNH ......................................7
1.1. Công tác lưu trữ và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ .........................................................................7
1.1.1. Tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ.................................... ..............................................................7
1.1.2. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ..................................................................................................... 13
1.2. Lưu trữ lịch sử và tổ chức sử dụng TLLT tại các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh................... 18
1.2.1. Lưu trữ lịch sử .................................................................................................................................. 18
1.2.2. Tổ chức sử dụng TLLT tại các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh........................................................... 22
Tiểu kết chương 1 .......................................................................................................................................29
Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH KHÁNH HÒA ...............................30
2.1. Khái quát về Chi cục Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa
........................................................................................................................................................................ 30
2.1.1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa ................................................................................ 30
2.1.2. Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa ................................................................................ 34
2.1.3. Thành phần, nội dung và giá trị của TLLT tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa
........................................................................................................................................................................ 35
2.2. Thực tiễn công tác tổ chức sử dụng TLLT..................................................................................... 40
2.2.1. Ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về tổ chức sử dụng TLLT ............................... 40
2.2.2. Đảm bảo các điều kiện để thực hiện tổ chức sử dụng TLLT .................................................. 46
2.2.3. Thực hiện nghiệp vụ tổ chức sử dụng TLLT ............................................................................. 48
2.3. Đánh giá chung.................................................................................................................................... 60
2.3.1. Ưu điểm ............................................................................................................................................. 60
2.3.2. Những hạn chế, tồn tại .................................................................................................................... 61
Tiểu kết chương 2 ....................................................................................................................................... 64

Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI
LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH KHÁNH HÒA
...................................................................................................................................65
3.1. Định hướng và yêu cầu nâng cao hiệu quả công tác tổ chức sử dụng TLLT tại TTLTLS tỉnh
Khánh Hòa ................................................................................................................................................... 65
3.1.1. Định hướng ....................................................................................................................................... 65
3.1.2. Yêu cầu .............................................................................................................................................. 66
3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức sử dụng TLLT tại Trung tâm Lưu trữ
lịch sử tỉnh Khánh Hòa .............................................................................................................................. 67
3.2.1. Ban hành đầy đủ hơn các văn bản quy định, hướng dẫn về tổ chức sử dụng TLLT .......... 67
3.2.2. Quan tâm đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm công tác tổ chức sử dụng TLLT....................... 68
3.2.3. Đẩy mạnh sưu tầm, thu thập tài liệu qua các thời kỳ lịch sử tạo nguồn lực thông tin cho tổ
chức sử dụng TLLT đạt hiệu quả cao ..................................................................................................... 70
3.2.4. Ứng dụng khoa học - công nghệ trong tổ chức sử dụng TLLT .............................................. 72
3.2.5. Mở rộng các hình thức tổ chức sử dụng TLLT.......................................................................... 75
3.2.6. Đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính trong tổ chức sử dụng TLLT ................................... 79
3.3. Các kiến nghị khác.............................................................................................................................. 81
3.3.1. Đối với các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương.............................................. 81
3.3.2. Đối với Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa ................................................................................. 82
3.3.3. Đối với Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa.............................................................................................. 82
3.3.4. Đối với Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa ................................................................. 82
Tiểu kết chương 3 ....................................................................................................................................... 83
KẾT LUẬN ..............................................................................................................84
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...............................................................86
PHỤ LỤC .................................................................................................................92


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài: “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu
trữ lịch sử tỉnh Khánh Hịa” là cơng trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi. Các

tài liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn là chính xác, trung thực và có nguồn gốc
xuất xứ rõ ràng./.

Tp. Hồ Chí Minh, tháng ... năm 2017
Tác giả luận văn

Lê Nữ Như Quỳnh


LỜI CẢM ƠN
Được sự phân công của Bộ môn Lưu trữ học - Quản trị văn phòng (Trường Đại
học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh) và sự đồng
ý của thầy giáo hướng dẫn TS. Nghiêm Kỳ Hồng, tôi đã thực hiện đề tài “Tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hịa”.
Để hồn thành luận văn này, tôi xin chân thành cảm ơn các Thầy, Cơ giáo đã
tận tình hướng dẫn, giảng dạy trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và rèn luyện
ở Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
Xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy giáo hướng dẫn TS. Nghiêm Kỳ Hồng người đã tận tình, chu đáo hướng dẫn tôi trong suốt thời gian thực hiện đề tài luận văn.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng, song do trình độ cũng như kinh nghiệm thực tiễn
cịn hạn chế nên luận văn khơng thể tránh khỏi thiếu sót. Rất mong nhận được sự
đóng góp của quý Thầy, Cơ để học viên hồn thiện đề tài tốt hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN
CTLT

Công tác lưu trữ

LTLS

Lưu trữ lịch sử

UBND

Ủy ban nhân dân

TLLT

Phó Giáo sư

TLLT

Tài liệu lưu trữ

Tp. HCM

Thành phố Hồ Chí Minh

Th.s

Thạc sĩ

TS

Tiến sĩ

TTLTLS
TW
VTLTNN

Trung tâm Lưu trữ lịch sử
Trung ương
Văn thư lưu trữ nhà nước


1

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ của tỉnh Khánh Hịa có giá trị phục
vụ cho các u cầu của xã hội về chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật và lợi
ích chính đáng của nhân dân.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị của tài liệu là nội dung
nghiệp vụ rất quan trọng của cơng tác lưu trữ; là mục đích cuối cùng của tồn bộ hoạt
động lưu trữ. Vì vậy, Đảng và Nhà nước ta đã rất quan tâm và khẳng định tầm quan
trọng của công tác này trong nhiều văn bản chỉ đạo, văn bản pháp luật quan trọng.
Tiêu biểu như:
- Tại Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng Cộng sản Việt Nam lần VI (12/1986
- đại hội mở đầu thời kỳ đổi mới của đất nước, Đảng đã chính thức đưa ra một chủ
trương hết sức quan trọng đối với ngành lưu trữ là “Tổ chức tốt cơng tác lưu trữ, bảo
vệ an tồn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia” [12].
- Tại Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng Cộng sản Việt Nam lần thứ X (4/2006)
- đại hội diễn ra trong bối cảnh nước ta đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng sau
20 năm tiến hành công cuộc đổi mới, Báo cáo Chính trị của Ban Chấp hành Trung
ương tại Đại hội X của Đảng đề ra nhiệm vụ cho toàn ngành lưu trữ là phải “Bảo vệ
và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ” [13].
- Để thực hiện nghiêm túc chủ trương trên, ngày 02/3/2007, Thủ tướng Chính
phủ đã ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về “Tăng cường bảo vệ và phát huy
giá trị của tài liệu lưu trữ”. Chỉ thị yêu cầu các cấp, các ngành phải đặc biệt quan

tâm, tăng cường công tác tuyên truyền, quản lý, chỉ đạo, việc bố trí kho lưu trữ tài
liệu, hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ; kiện tồn tổ chức bộ máy làm
cơng tác văn thư, lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ; bảo đảm kinh phí cho hoạt
động lưu trữ [06].
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội nước Cộng hồ Xã hội Chủ
nghĩa Việt Nam khố XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011, có


2

hiệu lực từ ngày 01/7/2012 đã có những quy định rất quan trọng về công tác tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ [52].
Để phát huy đầy đủ giá trị của TLLT, công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
ở nước ta cần được tiến hành một cách toàn diện tại các Lưu trữ lịch sử Quốc gia và
Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh. Tuy nhiên, công tác này ở các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh đang
còn nhiều tồn tại, hạn chế. Vì vậy, việc nghiên cứu để làm sáng tỏ hơn lý luận và thực
tiễn tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; đánh giá đúng thực trạng công tác tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ và đưa ra những giải pháp cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả công
tác này ở các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh là rất cần thiết.
Với những lý do trên, tôi chọn đề tài: “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung
tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa” làm đề tài luận văn cao học, với mong muốn
đóng góp một phần nhỏ bé trong việc nghiên cứu và nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu
lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử (thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Khánh Hịa)
nói riêng và công tác lưu trữ ở các địa phương nói chung.
2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
2.1. Mục đích
Trên cơ sở đánh giá đúng thực trạng công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ,
luận văn tập trung nêu rõ những biện pháp cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả công tác
tổ chức sử dụng, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
Khánh Hòa.

2.2. Nhiệm vụ
- Nghiên cứu một số vấn đề về cơ sở lý luận và pháp lý của công tác tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ nói chung và ở Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh nói riêng.
- Khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa.
- Đề xuất các biện pháp cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng, phát
huy giá trị của tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa.


3

3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa theo chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền
được quy định. Từ đó, đưa ra các biện pháp nâng cao hiệu quả đối với công tác tổ
chức sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hịa.
3.2. Phạm vi:
- Khơng gian: Đề tài nghiên cứu các hoạt động công tác tổ chức sử dụng tài liệu
lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa.
- Thời gian: Đề tài giới hạn phạm vi nghiên cứu công tác tổ chức sử dụng tài
liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa trong giai đoạn từ năm
2011-2016, kể từ năm Quốc hội ban hành Luật Lưu trữ.
4. Tình hình nghiên cứu
Cho đến nay, đã có rất nhiều đề tài của các nhà khoa học trong nước và thế giới
nghiên cứu về công tác lưu trữ. Xét ở phạm vi trong nước, chúng ta thấy có các cơng
trình khoa học nghiên cứu về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ được viết thành sách
chuyên khảo hoặc giáo trình, như: Công tác lưu trữ Việt Nam do Vũ Dương Hoan
chủ biên (Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội, 1987); Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ
của Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm

(Nxb Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội, 1990); Lịch sử lưu trữ Việt Nam
của Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng (Nxb
Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh, 2010), Giáo trình Lưu trữ học đại cương của
Phan Đình Nham và Bùi Loan Thùy (Nxb ĐH Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh, 2015)...
Các cơng trình nêu trên đã đề cập tồn diện các vấn đề liên quan đến công tác lưu trữ,
trong đó có cơng tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, cung cấp khá đầy đủ cơ sở lý
luận để tác giả thực hiện luận văn này.
Ngoài ra, nhiều tác giả đã có những bài viết đăng trên các tạp chí khoa học uy
tín nhằm nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm, đưa ra các giải pháp đảm bảo hoạt động
hiệu quả công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Tiêu biểu như: “Một vài suy nghĩ


4

về việc sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu lịch sử dân tộc” của GS.TSKH Nguyễn
Văn Thâm, Tập san công tác lưu trữ số 2/1967; “Một số suy nghĩ về vấn đề tổ chức
sử dụng tài liệu của nước ta” của PGS.TS Vũ Thị Phụng, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ
số 2/1990; “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong thời kỳ đổi mới của đất nước” của
TS Phan Đình Nham, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 01/1994; “Sử dụng tài liệu phục
vụ toàn diện công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước” của TS Nghiêm Kỳ Hồng, Tạp
chí Lưu trữ Việt Nam số 01/1999; “Cơng bố, giới thiệu tài liệu trên Tạp chí Lưu trữ
Việt Nam - Những đóng góp quan trọng về mặt sử liệu” của PGS.TS Nguyễn Văn
Hàm, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 05/2003; “Công tác tổ chức sử dụng tài liệu tại
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II trong 30 năm qua” của TS Phạm Thị Huệ, Tạp chí
Văn thư lưu trữ số 05/2006; “Mấy suy nghĩ về đổi mới công tác tổ chức sử dụng tài
liệu lưu trữ hiện nay” của TS Nghiêm Kỳ Hồng, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam
số 2/2009, v.v..
Ngồi những cơng trình là sách và các bài viết nghiên cứu trao đổi kinh nghiệm,
đánh giá tổng kết hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nói trên, những năm gần
đây đã có khá nhiều luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học của học

viên, sinh viên ngành Lưu trữ học - Quản trị văn phòng đề cập đến vấn đề này như:
Hà Văn Huề: “Xác định các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác và sử
dụng tài liệu lưu trữ tỉnh, thành phố và trực thuộc TW” - Luận văn Thạc sĩ, năm
2001; Trần Phương Hoa: “Khai thác sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
III phục vụ biên soạn lịch sử các cơ quan cấp bộ” - Luận văn Thạc sĩ, năm 2007;
Dương Thị Hòa: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu chuyên môn bảo quản tại Trung
tâm khí tượng thủy văn quốc gia - Bộ Tài nguyên và Môi trường” - Luận văn Thạc
sĩ, năm 2009; Đặng Thị Thu Trang: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kho Lưu trữ
Văn phòng Quốc hội - Thực trạng và giải pháp” - Luận văn Thạc sĩ, năm 2009;
Hoàng Thị Bạch Yên: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong kho Lưu trữ
Trung ương Đảng phục vụ nghiên cứu lịch sử Đảng” - Luận văn Thạc sĩ, năm 2010;
Vũ Thị Duyên: “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai”
- Luận văn Thạc sĩ, năm 2014...


5

Các cơng trình nghiên cứu đó đã đóng góp cho việc nghiên cứu công tác tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ, là tư liệu tham khảo quý báu, cung cấp cho tác giả luận văn
cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác lưu trữ trên địa bàn cả nước. Tuy nhiên, vẫn
chưa có đề tài nào nghiên cứu riêng về các hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
tại địa bàn tỉnh Khánh Hòa trong suốt thời gian từ khi thành lập cho đến nay.
5. Phương pháp nghiên cứu
5.1. Phương pháp luận
Khi nghiên cứu đề tài luận văn này, tác giả đã vận dụng phương pháp luận của
chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử nhằm làm rõ mối quan hệ
giữa lý luận và thực tiễn tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ
lịch sử. Tác giả luận văn còn vận dụng một số phương pháp luận của lưu trữ học như
nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện và tổng hợp.
5.2. Phương pháp cụ thể

Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả sử dụng tổng hợp các phương pháp
nghiên cứu như: phân tích tổng hợp, thu thập và xử lý thông tin, thống kê so sánh...
nhằm giải quyết các vấn đề lý luận và thực tiễn tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong
Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa. Cụ thể:
- Phương pháp lịch sử: Đề tài nghiên cứu trong một giai đoạn lịch sử từ khi Luật
Lưu trữ ra đời cho đến khi Trung tâm Lưu trữ lịch sử được thành lập đến nay. Do đó,
cách thức nghiên cứu cũng dựa trên phương pháp lịch sử, tức là xem xét các nội dung
nghiên cứu theo trình tự thời gian từ năm 2011 đến nay, trên cơ sở đó rút ra những
thành cơng, hạn chế, bài học kinh nghiệm.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Trên cơ sở các quy định pháp luật, các thông
tin tư liệu thu thập được, đề tài sử dụng phương pháp phân tích để nghiên cứu, đánh
giá từng vấn đề cụ thể; kết hợp với phương pháp tổng hợp để tổng kết, kết luận bản
chất vấn đề đã nghiên cứu.
- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Từ phương pháp khảo sát, tác giả đề
tài tiến hành thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như: Luật Lưu trữ, các văn
bản quy định về tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu, sách, báo, tạp chí, internet... Từ


6

đó phân loại và chọn lọc những thơng tin liên quan đến mục đích nghiên cứu để xử
lý thơng tin để làm nổi bật vấn đề cần nghiên cứu.
- Phương pháp thống kê, so sánh: Đề tài thống kê những nội dung, số liệu trong
giai đoạn trước và sau khi Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành lập, đồng thời, so sánh
việc thực hiện các nhiệm vụ của hai giai đoạn này, đánh giá thành quả, hạn chế trong
từng giai đoạn.
6. Đóng góp của đề tài
- Hệ thống hóa và làm sáng rõ hơn cơ sở lý luận và pháp lý liên quan đến tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử
cấp tỉnh.

- Từ nghiên cứu thực trạng công tác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu
trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa, luận văn đánh giá đúng những thành quả, hạn chế và rút
ra những bài học kinh nghiệm.
- Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức sử dụng và phát huy
giá trị tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
- Những kết quả đạt được của luận văn sẽ là nguồn tài liệu tham khảo và ứng
dụng đối với cơng tác tác lưu trữ nói chung và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu
trữ lịch sử tỉnh Khánh Hịa nói riêng.
7. Bố cục của Luận văn
Ngoài các phần Mở đầu và Phụ lục, bố cục chính của luận văn gồm:
Chương 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung
tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.
Chương 2. Thực trạng công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm
Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa.
Chương 3. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu
trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa.


7

Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG
TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ CẤP TỈNH
1.1. Công tác lưu trữ và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1.1.1. Tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ
1.1.1.1. Tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ (TLLT) có giá trị về nhiều mặt và có ý nghĩa to lớn trong đời
sống xã hội. Khơng thể phủ nhận vai trò to lớn của TLLT trong hoạt động lãnh đạo,
quản lý ở mọi cơ quan, tổ chức.
Khái niệm về “Tài liệu lưu trữ” đã được quy định rõ tại Điều 1 của Pháp lệnh

Lưu trữ Quốc gia được ban hành năm 2001. Theo đó, “TLLT quốc gia là tài liệu có
giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phịng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa
học và cơng nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam,
qua hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội,
tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân
dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục
vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn. TLLT quốc gia phải là
bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, bằng hình, đĩa hình,
bằng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc bằng các vật mang tin khác; trong trường hợp
khơng cịn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” [67].
Đến năm 2011, Luật Lưu trữ được ban hành và trong Điều 2 của Luật đã giải thích:
“TLLT là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử
được lựa chọn để lưu trữ” và “TLLT bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp
khơng cịn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” [52].
Theo “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” của PGS.TS
Dương Văn Khảm cũng nêu rõ “TLLT là tài liệu có giá trị được lựa chọn trong tồn
bộ khối tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản
trong kho lưu trữ” [34, tr 346].


8

Từ những khái niệm nêu trên, chúng ta có thể nêu lên một số đặc điểm cơ bản
của TLLT như sau:
- TLLT chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh các thành tựu lao động
sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau;
- TLLT là bản gốc, bản chính; có đầy đủ các yếu tố về thể thức văn bản đảm
bảo cho TLLT có độ tin cậy và tính chính xác cao;
- TLLT có giá trị pháp lý, làm bằng chứng chân thực cho các hoạt động q
khứ, bởi vì nó chứa đựng thơng tin quá khứ, phản ánh các sự kiện lịch sử, các hiện

tượng tự nhiên xã hội, phản ánh quá trình lao động sáng tạo của nhân dân qua các
thời kỳ lịch sử;
- TLLT không phải là đối tượng được sản sinh ra để mua bán, kinh doanh mà
nó phải do Nhà nước thống nhất quản lý. TLLT được đăng ký, Nhà nước bảo quản
và tổ chức nghiên cứu sử dụng theo quy định thống nhất của Nhà nước.
Nhận thức được tầm quan trọng của TLLT đối với mọi hoạt động trong đời sống
xã hội, ngay sau khi giành được độc lập, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký ban hành Thơng
đạt số 1C/VP ngày 03/01/1946, trong đó khẳng định: “TLLT có giá trị đặc biệt về
phương diện kiến thiết quốc gia”. Thơng đạt cũng quy định rõ việc phải gìn giữ cẩn
thận tất cả công văn, tài liệu, không được tùy tiện hủy bỏ và TLLT phải được “gửi về
những sở lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ” [04]. Quy định đó,
chứng minh rằng, Nhà nước ta bước đầu đã có sự quan tâm đến CTLT, khẳng định giá
trị to lớn của TLLT đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước.
Ngày 28 tháng 9 năm 1963, Hội đồng Chính phủ đã có Nghị định 142-CP ban
hành Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và CTLT. Nghị định đã xác định giá trị to
lớn của TLLT khi nêu rõ “Tất cả hồ sơ, tài liệu của các cơ quan nhà nước, các đồn
thể nhân dân và các TLLT của chính quyền cũ mà ta còn giữ được là tài sản lịch sử
quý báu của Nhà nước” [24].
Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia được Ủy ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày
04/4/2001 và được Chủ tịch nước công bố tại Lệnh số 03/2001/L/CTN ngày


9

15/4/2001 cũng ghi rõ: “TLLT quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối
với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam Xã hội Chủ nghĩa” [67].
Từ những quy định pháp lý hết sức quan trọng đó, chúng ta có thể khẳng định
ý nghĩa vô cùng quan trọng của TLLT trên các mặt sau đây:
- Về chính trị: TLLT là phương tiện nhằm củng cố địa vị, bảo vệ và phục vụ lợi
ích của một giai cấp thống trị nhất định trong xã hội. Ở nước ta, TLLT là phương tiện

tuyên truyền, cổ động cho giai cấp công nhân và các tầng lớp nhân dân lao động.
TLLT cịn chứa đựng những thơng tin về chủ quyền quốc gia, dân tộc, về lịch sử hình
thành, xây dựng và phát triển đất nước. Vì thế, TLLT là những bằng chứng lịch sử để
bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ của dân tộc, đấu tranh chống lại các thế lực
thù địch, là minh chứng về vai trò lãnh đạo của Đảng trong chặng đường đấu tranh
dựng nước và giữ nước, góp phần giáo dục truyền thống yêu nước và lòng tự hào dân
tộc cho các thế hệ người Việt Nam.
- Về khoa học: TLLT bao giờ cũng gắn liền và phản ảnh một cách trung thực
quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kiện lịch sử của cả
quốc gia trong tiến trình lịch sử. Vì thế, TLLT là nguồn thơng tin chính xác nhất, chân
thực nhất để nghiên cứu khoa học, đặc biệt là khoa học lịch sử. Đó khơng chỉ là bằng
chứng của sự phát triển khoa học mà còn phục vụ cho các đề tài khoa học; ứng dụng
kết quả nghiên cứu trước đây vào công việc nghiên cứu hiện tại; giúp cho việc tổng
kết, đánh giá, rút ra những quy luật vận động của tự nhiên và xã hội để dự báo, dự
đốn, chính xác nhằm thúc đẩy tiến trình phát triển của xã hội.
- Về kinh tế: TLLT có ý nghĩa kinh tế to lớn, nội dung tài liệu phản ánh tình
hình kinh tế chung, tình hình phát triển của từng ngành. Việc nghiên cứu, sử dụng
triệt để TLLT sẽ mang lại lợi ích to lớn cho nền kinh tế quốc dân.
- Về văn hóa - xã hội: TLLT cịn góp phần to lớn đối với sự nghiệp phát triển
văn hóa, giáo dục, y tế... và giải quyết các yêu cầu chính đáng của các tầng lớp nhân
dân trong xã hội.


10

1.1.1.2. Công tác lưu trữ
a. Công tác lưu trữ (CTLT) là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước (xã hội) bao
gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả TLLT phục vụ cơng tác quản
lý, cơng tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ

quan, tổ chức, cá nhân.
PGS.TS Dương Văn Khảm trong “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ
Việt Nam” đã nêu rõ: “Công tác lưu trữ (Archives work) là tồn bộ quy trình quản lý
nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an
toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ” [34].
b. Để quản lý tốt TLLT và CLLT, Nhà nước ta đã xác định các nguyên tắc quản
lý CTLT làm cơ sở cho việc tổ chức thực hiện.
- Tại Điều 3 của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 quy định “Lưu trữ quốc
gia đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng và sự quản lý thống nhất của Nhà nước; TLLT
quốc gia phải được quản lý thống nhất theo quy định của pháp luật; Nhà nước đầu tư
kinh phí thích đáng đáp ứng yêu cầu quản lý TLLT quốc gia” [67].
- Tại Điều 3 của Luật Lưu trữ, năm 2011 về nguyên tắc quản lý lưu trữ quy định
“Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam; hoạt động
lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật; tài liệu Phông Lưu trữ
Quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê” [52].
Nguyên tắc quản lý CTLT theo quy định của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia và
Luật Lưu trữ tuy được diễn đạt khác nhau, nhưng đều thể hiện trên 03 mặt cơ bản:
- TLLT quốc gia phải được quản lý thống nhất theo quy định của pháp luật,
được tập trung bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ của Nhà nước, không một cơ
quan, tập thể hoặc cá nhân nào được chiếm làm của riêng;
- Các chế độ nghiệp vụ như: thu thập, chỉnh lý, thống kê, xác định giá trị,
bảo quản, sử dụng tài liệu... đều phải được thực hiện thống nhất theo quy định
của Nhà nước;


11

- Hệ thống tổ chức ngành lưu trữ phải được thống nhất về tổ chức và quản lý
chỉ đạo từ TW đến địa phương.
c. CTLT đóng một vai trị quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất

nước. Nghị định 142-CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ về ban hành điều lệ
công tác công văn, giấy tờ và CTLT đã khẳng định: “Công văn, giấy tờ là một trong
những phương tiện cần thiết trong hoạt động của Nhà nước. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ ghi
lại các hoạt động về mọi mặt của cơ quan, xí nghiệp cần được giữ gìn để tra cứu và sử
dụng khi cần thiết. Cho nên, làm công văn, giấy tờ và giữ gìn hồ sơ, tài liệu lưu trữ là
hai cơng tác không thể thiếu được đối với việc quản lý nhà nước” [24].
Mục đích cuối cùng của CTLT là phục vụ cho việc khai thác, sử dụng TLLT
vào các nhu cầu chung của tồn xã hội. Vì vậy, các khâu nghiệp vụ từ thu thập, bổ
sung tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu đến thống kê, bảo quản an tồn tài liệu
đều nhằm mục đích chung là sử dụng TLLT một cách có hiệu quả để phục vụ cho lợi
ích chung của xã hội và lợi ích chính đáng của người dân.
d. Nội dung CTLT gồm hai nhóm hoạt động cơ bản là: quản lý CTLT và triển
khai các hoạt động nghiệp vụ về lưu trữ. Như vậy, CTLT bao gồm các nội dung cụ
thể sau:
- Hoạt động quản lý:
+ Xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật, các tiêu chuẩn, văn bản hướng
dẫn nghiệp vụ về lưu trữ;
+ Tổ chức, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước, của
ngành về CTLT;
+ Tổ chức nghiên cứu ứng dụng công nghệ tiên tiến vào CTLT;
+ Tổ chức đào tạo cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ;
+ Quản lý hợp tác quốc tế trong lưu trữ;
+ Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ liên quan đến tổ chức khoa học và
sử dụng TLLT như: thu thập, bổ sung TLLT; bảo quản, bảo vệ an toàn TLLT; tổ chức
sử dụng TLLT cho yêu cầu nghiên cứu của xã hội.


12

- Hoạt động nghiệp vụ: Khoản 1 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011: “Hoạt động lưu trữ

là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng TLLT”.
+ Thu thập TLLT là việc sưu tầm, thu thập và bổ sung TLLT vào các phòng,
kho lưu trữ cơ quan và các kho lưu trữ lịch sử theo những nguyên tắc và phương pháp
thống nhất;
+ Chỉnh lý tài liệu là quá trình tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại
khoa học mà trong đó, tài liệu được sắp xếp, xác định giá trị, hệ thống hóa và được
làm các cơng cụ tra cứu nhằm giúp cho việc bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng
được dễ dàng, thuận tiện;
+ Xác định giá trị tài liệu là quá trình xem xét giá trị thông tin của tài liệu trên
cơ sở các nguyên tắc, phương pháp khoa học và tiêu chuẩn nhằm lựa chọn các tài liệu
có giá trị để bảo quản và loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy;
+ Thống kê TLLT là xác định một cách chính xác và rõ ràng số lượng, chất
lượng, thành phần và nội dung tài liệu trong mỗi phơng lưu trữ và mỗi phịng, kho
lưu trữ để phục vụ cho các nội dung nghiệp vụ khác của CTLT được tiến hành thuận
lợi và đạt kết quả tốt;
+ Bảo quản TLLT là dùng phương pháp khoa học để giữ hồ sơ tài liệu trong
mơi trường thích hợp, nhằm đảm bảo tài liệu ln duy trì được tình trạng vật lý tốt,
kéo dài tuổi thọ của tài liệu để phục vụ nhu cầu nghiên cứu khoa học và công tác thực
tiễn của xã hội;
+ Tổ chức sử dụng TLLT là toàn bộ những hoạt động nhằm đảm bảo cung cấp
cho các cơ quan Nhà nước và xã hội những thông tin cần thiết phục vụ cho các mục
đích chính trị, kinh tế, khoa học, văn hóa... và phục vụ cho quyền lợi chính đáng của
cơng dân.
Tóm lại, CTLT là một ngành, một lĩnh vực được triển khai thực hiện ở mọi quốc
gia và trong từng cơ quan, tổ chức. Nhiệm vụ của các cơ quan lưu trữ là phải giữ gìn
cẩn thận và tổ chức khai thác thông tin trong TLLT để phục vụ cho mọi lĩnh vực của
đời sống xã hội. Vì vậy, cán bộ lưu trữ cần nắm vững những vấn đề cơ bản của CTLT,
thực hiện tốt các nghiệp vụ CTLT, trong đó có nghiệp vụ tổ chức sử dụng TLLT.

13

1.1.2. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1.1.2.1. Khái niệm và mục đích của tổ chức sử dụng TLLT
Sử dụng TLLT hoặc tổ chức sử dụng TLLT là những khái niệm được nêu lên
trong nhiều cơng trình nghiên cứu và văn bản pháp luật về lưu trữ.
Theo Vũ Dương Hoan - tác giả cuốn “Công tác lưu trữ Việt Nam” thì: “Tổ chức
sử dụng TLLT Phơng Lưu trữ Quốc gia là tồn bộ cơng tác nhằm đảm bảo cung cấp
cho các cơ quan nhà nước và xã hội những thơng tin cần thiết phục vụ cho các mục
đích chính trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền, giáo dục, văn hóa v.v.. và phục vụ các
quyền lợi chính đáng của nhân dân” [21, tr. 262].
Theo PGS.TS Dương Văn Khảm, khái niệm tổ chức sử dụng TLLT được hiểu
“là quá trình phục vụ khai thác thông tin TLLT để đáp ứng yêu cầu nghiên cứu của
độc giả” [34, tr 339].
Từ những khái niệm nêu trên, có thể khái quát về hoạt động tổ chức sử dụng
TLLT như sau: Tổ chức sử dụng TLLT là một trong những hoạt động nghiệp vụ cơ
bản của quá trình lưu trữ TLLT tại các cơ quan, đơn vị nhằm cung cấp thông tin từ
TLLT phục vụ yêu cầu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngồi nước. Cơng
tác tổ chức sử dụng TLLT hướng đến hai mục đích chủ yếu là:
* Tăng giá trị của TLLT
Một trong những nội dung nghiệp vụ quan trọng của CLLT là tổ chức khai thác
sử dụng các TLLT một cách khoa học. Bản thân TLLT và các thơng tin TLLT trên
thực tế chỉ có giá trị khi chúng được đưa vào khai thác, sử dụng. Việc khai thác càng
nhanh thì giá trị của chúng càng tăng, càng trở nên hữu ích đối với con người và xã
hội. Tổ chức khai thác sử dụng TLLT là một mặt của hoạt động thông tin khoa học
và là một trong những chức năng quan trọng và tất yếu của các cơ quan lưu trữ nhằm
đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin trong TLLT của xã hội ngày càng gia tăng và mở
rộng ảnh hưởng của TLLT đối với xã hội.
* Phục vụ cho các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội
TLLT chỉ thực sự phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng để phục vụ các mặt

hoạt động khác nhau của đời sống xã hội. Xét đến cùng, nhiệm vụ của CTLT phải tổ


14

chức khai thác sử dụng tốt các TLLT phục vụ cho các mục đích khác nhau của đời sống
xã hội:
- Về chính trị: Mục đích chính trị là mục đích quan trọng nhất của công tác tổ
chức sử dụng TLLT, phục vụ sự lãnh đạo của Đảng đối với Nhà nước và xã hội, phục
vụ chính sách ngoại giao, phục vụ an ninh quốc phòng và trật tự trị an, đặc biệt là
phục vụ đấu tranh bảo vệ chủ quyền lãnh thổ đất nước;
- Về kinh tế: Khai thác sử dụng tốt các TLLT sẽ phục vụ mục tiêu kinh tế; giảm
chi phí đối với việc lập các dự án nhanh chóng, chính xác, khơi phục sửa chữa các
cơng trình cũ bị hư hỏng do chiến tranh tàn phá, tìm kiếm các tài nguyên…;
- Phục vụ nghiên cứu khoa học: Khai thác sử dụng tốt các TLLT trong nghiên
cứu khoa học sẽ giúp tìm hiểu các quy luật hoạt động của các đối tượng khác nhau,
rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin, tận dụng được nhiều thành tựu của các ngành
khoa học khác và của các đồng nghiệp. TLLT giúp các nhà khoa học giải quyết các
nhiệm vụ nghiên cứu một cách chính xác, tìm ra lời giải đáp nhanh chóng và có sức
thuyết phục, tiết kiệm thời gian, kinh phí…;
- Trong văn hóa, giáo dục: TLLT giúp giải quyết các vấn đề giáo dục truyền thống,
nâng cao giác ngộ, nhận thức, hiểu biết cho quần chúng nhân dân, phục vụ cho mọi cơng
dân, các cá nhân, gia đình, dòng học trong xã hội Việt Nam. Là một loại tri thức văn hóa
đặc biệt, TLLT có khả năng cung cấp nhiều tri thức văn hóa khác nhau như: tổng kết
cơng tác đấu tranh cách mạng, trao đổi văn hóa, xây dựng con người mới…;
- Đối với nghiên cứu lịch sử: TLLT được giới sử học xem là một trong những
nguồn sử liệu rất phong phú, đa dạng và mang những thơng tin chân thực về kinh tế,
văn hóa nghệ thuật, ngoại giao, ngôn ngữ, luật pháp, xã hội học, dân tộc học, quan hệ
quốc tế… phục vụ đấu tranh giai cấp, bảo vệ tổ quốc, chống thù trong, giặc ngoài; bảo
vệ chủ quyền lãnh thổ biên giới Việt Nam trên biển, đất liền, trên không;

- Đối với hoạt động lãnh đạo, quản lý: TLLT cung cấp thơng tin chính xác, trung
thực về quá khứ và hiện tại để ra quyết định quản lý nhanh chóng và hiệu quả;


15

- Phục vụ nhu cầu chính đáng của cơng dân, gia đình dịng họ: TLLT giúp cho
việc nghiên cứu để viết gia phả, lịch sử gia đình, dịng họ; bổ túc hồ sơ cá nhân; giải
quyết các chế độ chính sách cho những người có cơng với cách mạng.
1.1.2.2. Ý nghĩa của tổ chức sử dụng TLLT
Việc thực hiện tốt các hoạt động tổ chức sử dụng TLLT tại các cơ quan lưu trữ
sẽ mang lại nhiều ý nghĩa to lớn về nhiều phương diện:
- Tổ chức sử dụng TLLT nhằm biến các thông tin quá khứ trong TLLT thành
những thơng tin bổ ích phục vụ u cầu phát triển kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật
và nghiên cứu lịch sử, cho sự nghiệp cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước;
- Tổ chức sử dụng có hiệu quả TLLT sẽ có tác dụng thiết thực trong việc tiết
kiệm thời gian, công sức và tiền của cho Nhà nước và nhân dân. Nói cách khác, tổ
chức sử dụng có hiệu quả TLLT sẽ biến giá trị tiềm năng của TLLT thành của cải vật
chất cho xã hội, nâng cao mức sống vật chất tinh thần và văn hóa cho nhân dân;
- Tổ chức sử dụng TLLT là cầu nối giữa các lưu trữ với xã hội, tăng cường vai
trò xã hội của các lưu trữ. Thơng qua các hình thức phong phú về sử dụng TLLT, mọi
cơ quan, tổ chức và cơng dân thấy được vị trí và tầm quan trọng của các kho lưu trữ;
qua đó, mọi người sẽ ý thức được trách nhiệm và nghĩa vụ của mình trong việc giữ
gìn và bảo quản an tồn TLLT;
- Tổ chức sử dụng TLLT là một động lực mạnh mẽ thúc đẩy các công tác nghiệp
vụ lưu trữ phát triển. Nhu cầu sử dụng TLLT càng phong phú, đa dạng thì bắt buộc
cơng tác nghiệp vụ như thu thập, chỉnh lý, phân loại; thống kê, lập công cụ tra tìm
cho TLLT phải đẩy mạnh hơn, làm tốt hơn;
- Tổ chức sử dụng TLLT là cầu nối giữa quá khứ với hiện tại và tương lai. Mang
lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho các kho lưu trữ, vì thế việc tổ chức sử dụng tài

liệu là một trong các tiêu chuẩn quan trọng nhất đánh giá hiệu quả cơng tác của các
lưu trữ.
1.1.2.3. Các hình thức sử dụng TLLT
Để tổ chức sử dụng TLLT đạt hiệu quả cao cần có nhiều hình thức sử dụng tài
liệu. Các văn bản quy phạm pháp luật trước đây đã có đề cập đến một số hình thức


16

thức tổ chức sử dụng TLLT như: Điều 5 của Quyết định số 168 – HĐBT: “Các tài
liệu của Phông Lưu trữ Quốc gia cần được công bố, giới thiệu…” [23] hay Điều 18
của Pháp lệnh năm 2001 đã có nhắc đến: “thông báo, giới thiệu danh mục TLLT…”
[67], Nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ đề cập đến việc: “xin cung cấp
thông tin TLLT gián tiếp hoặc từ xa” [05]; nhưng chỉ đến khi Luật Lưu trữ năm 2011
ra đời, thì việc quy định các hình thức tổ chức phục vụ sử dụng TLLT mới được quy
định một cách cụ thể, rõ ràng với 6 hình thức, bao gồm:
a. Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc
Việc phục vụ sử dụng TLLT tại Phịng đọc là hình thức được tiến hành thường
xuyên và phổ biến nhất hiện nay. Hình thức này mang lại nhiều lợi ích cho cả người
sử dụng và cơ quan lưu trữ. Tại đây, người sử dụng có thể nghiên cứu được nhiều tài
liệu cùng một lúc, được các cán bộ lưu trữ tư vấn, giải đáp trực tiếp, đồng thời có thể
gặp gỡ, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm sử dụng TLLT với các đối tượng khác; có thể
sử dụng nhiều loại cơng cụ tra cứu, tài liệu tham khảo và có thể sao chụp những tài
liệu theo quy định. Khi người đọc sử dụng trực tiếp tài liệu tại Phòng đọc, cán bộ lưu
trữ dễ theo dõi, nắm bắt được nhu cầu của học để cải tiến hình thức và biện pháp phục
vụ, TLLT được bảo quản tốt, hạn chế mất mát và hư hại.
b. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ
- Sách chuyên khảo là hình thức thích hợp nhất để giới thiệu sâu sắc và tồn diện
TLLT, có nhiều cơng dụng và áp dụng rộng rãi nhất. Có hai loại sách chuyên khảo:
+ Sách chuyên khảo giới thiệu tóm tắt về một sự kiện hay một thời kỳ lịch sử

của cả nước, của một địa phương;
+ Sách chuyên khảo giới thiệu các số liệu chủ yếu của các ngành, các cấp trên
một hoặc nhiều lĩnh vực khác nhau. Số liệu có thể lấy từ một hoặc nhiều phơng khác
nhau. Hình thức trình bày có thể dùng vẽ đồ thị, viết tóm tắt tài liệu, dùng tranh minh
họa, vẽ bản đồ, lập mơ hình…
- Sách chuyên đề giới thiệu TLLT: giúp người đọc có thể tra tìm tài liệu một
cách nhanh nhất theo chuyên đề mà mình cần khai thác.


17

- Các loại thông báo giới thiệu TLLT gồm: Thông báo tài liệu tổng hợp. Thông
báo tài liệu chuyên đề, Thông báo nội dung tài liệu, Mục lục tài liệu chuyên đề. Đây
là hình thức tổ chức sử dụng TLLT mang tính chủ động và khá năng động. Mục đích
của hình thức này nhằm các cơ quan và cộng đồng nắm được những thơng tin về tài
liệu, qua đó có thể tiếp cận và sử dụng theo từng yêu cầu cụ thể.
c. Giới thiệu TLLT trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử
Giới thiệu TLLT trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử
là hình thức tương đối phổ biến và thơng dụng trong hoạt động của ngành lưu trữ.
Hình thức này làm cho TLLT có ý nghĩa thiết thực, làm cho TLLT sống lại và phục
vụ kịp thời cho đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội.
d. Triển lãm, trưng bày TLLT
Triển lãm TLLT là việc tổ chức trưng bày tài liệu hoặc phiên bản TLLT (trên
các vật mang tin khác nhau) trong một thời gian và địa điểm nhất định nhằm mục
đích giới thiệu, quảng bá đến đơng đảo công chúng trong xã hội.
Triển lãm TLLT là một trong những hình thức cơng bố, giới thiệu TLLT. Hình
thức cơng bố, giới thiệu tài liệu này đặc biệt quan trọng đối với những người làm lưu
trữ cũng như đối với xã hội. Việc công bố tài liệu thông qua các cuộc triển lãm góp
phần làm rõ với đơng đảo cơng chúng những thông tin hay những sự kiện trong lịch
sử một cách khách quan nhất.

e. Trích dẫn TLLT trong cơng trình nghiên cứu
Nguồn tài liệu của một số các cơng trình nghiên cứu được lấy từ cơ quan lưu
trữ. Điều đó được khẳng định bởi tính khách quan của chính TLLT - TLLT sản sinh
trong quá trình lịch sử, là sản phẩm của lịch sử; TLLT cũng chính là bản chất của sự
kiện và vấn đề lịch sử, là chất liệu và cơ sở thực tế của quá trình phục hồi bức tranh
quá khứ…
f. Cấp bản sao TLLT, bản chứng thực lưu trữ.
Bản sao, bản chứng thực lưu trữ là một bản có hiệu lực pháp lý do phịng, kho
lưu trữ cấp theo yêu cầu cơ quan hoặc cá nhân, trong đó xác nhận một vấn đề, một sự
việc được ghi trong TLLT có kèm theo ký hiệu tra tìm tài liệu đó.


18

Cấp bản sao, bản chứng thực lưu trữ giúp cho cơ quan, cá nhân xác minh những
vấn đề xảy ra trong quá khứ nhưng bị mất chứng cứ, nay cần phải dựa vào TLLT để làm
bằng chứng.
Có hai loại chứng thực: chứng thực tiểu sử và chứng thực theo chuyên đề. Chứng
thực tiểu sử là văn bản xác nhận trình độ văn hóa, thành tích, cơng tác, bậc lương,
quyền thừa kế tài sản... Chứng thực theo chuyên đề là văn bản chứa đựng thông tin
về một sự việc hay một vấn đề nhất định hoặc cũng có thể đề cập nhiều vấn đề khác
nhau mà theo yêu cầu của độc giả.
Các bản chứng thực do lưu trữ cấp là văn bản chính thức, người được cấp có thể
sử dụng để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình trong các trường hợp phải tổ chức
triển lãm TLLT, chiếu phim nhằm tăng thêm tính hấp dẫn, phong phú, chứng cứ cần
thiết. Lưu trữ chịu trách nhiệm về tính chính xác, pháp lý của các bản chứng thực.
Bản chứng thực lưu trữ phải ghi rõ xuất xứ của tài liệu và mục đích của việc cấp
chứng thực lưu trữ. Bản chứng thực có thể viết theo dạng cơng văn, hoặc theo mẫu
quy định của cơ quan lưu trữ.
Cơ quan lưu trữ còn có thể sử dụng hình thức sao lục, trích lục các TLLT để cấp

cho các cơ quan, cá nhân.
1.2. Lưu trữ lịch sử và tổ chức sử dụng TLLT tại các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh
1.2.1. Lưu trữ lịch sử
1.2.1.1. Hệ thống Lưu trữ lịch sử ở nước ta
Các tổ chức lưu trữ thực hiện các chức năng bảo quản và tổ chức sử dụng TLLT
thường gồm hai loại hình: Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử.
Theo Điều 2 của Luật lưu trữ (2011): “Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt
động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức” và “Lưu trữ lịch sử là cơ
quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn
được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác” [52].