Hoàn thiện kiểm soát chi thường xuyên tại cục dự trữ nhà nước khu vực bình trị thiên

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

LÊ LY LY

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI THƢỜNG XUYÊN
TẠI CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƢỚC
KHU VỰC BÌNH TRỊ THIÊN

TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ
C u nn
M s

n

K to n

8.34.03.01

Đ Nẵn , 2021


Cơn trìn đƣợc o n t

n tại

TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

N ƣời ƣớn dẫn k oa ọc

PGS.TS. Hoàng Tùng

- Phản biện 1: GS. TS. Trương Bá Thanh
- Phản biện 2: PGS. TS. Phan Thanh Hải

Luận văn đã được bảo vệ tại Hội đồng chấm Luận văn tốt
nghiệp thạc sĩ Kế toán họp tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà
Nẵng vào ngày 20 tháng 3 năm 2021.

Có thể tìm hiểu luận văn tại:
- Trung tâm Thông tin – Học liệu, Đại học Đà Nẵng
- Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng


1
MỞ ĐẦU
1. Tín cấp t i t của đề t i
Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13, “KSNB là việc thiết
lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế tốn các cơ chế,
chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của
pháp luật, nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro
và đạt được yêu cầu đề ra”. Để sử dụng có hiệu quả nguồn lực tài
chính của nhà nước trong các đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN)
thì việc quản lý, kiểm sốt các khoản chi có vai trị quan trọng trong
việc thực hiện chức năng, hiệu quả hoạt động của Nhà nước.
Trong những năm qua, Tổng cục Dự trữ Nhà nước nói chung
và các đơn vị trực thuộc, trong đó có Cục dự dữ Nhà nước khu vực
Bình Trị Thiên đã thực hiện quản lý chi thường xuyên theo cơ chế tự
chủ, tự chịu trách nhiệm, tạo điều kiện cho các đơn vị chủ động sử
dụng kinh phí thường xuyên một cách hợp lý để hoàn thành nhiệm
vụ được giao, gắn với trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị và cán bộ,

cơng chức đã góp phần nâng cao hiệu suất lao động, hiệu quả sử
dụng kinh phí chi thường xuyên, tăng thu nhập cho cán bộ, công
chức trong đơn vị.
Tuy nhiên, việc giao quyền tự chủ tự chịu trách nhiệm cho
đơn vị đối với các khoản chi thường xuyên đã làm bộc lộ những yếu
kém trong việc kiểm soát chi thường xuyên tại Cục Dự trữ Nhà nước
khu vực Bình Trị Thiên.
Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết cả về lý luận và thực tiễn hoạt
động của Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên, tác giả
quyết định chọn đề tài “Hồn thiện kiểm sốt chi thường xuyên tại
Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên” làm đề tài nghiên
cứu cho luận văn thạc sĩ của mình.


2
2. Mục ti u n

i n cứu

- Tìm hiểu và đánh giá thực trạng kiểm soát chi thường
xuyên tại Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên;
- Đề xuất giải pháp hồn thiện kiểm sốt chi thường xun
tại Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên.
3. Đ i tƣợn v p ạm vi n

i n cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Kiểm soát chi thường xuyên tại Cục dự trữ
quốc gia khu vực Bình Trị Thiên.
- Phạm vi nghiên cứu:

+ Phạm vi nội dung: luận văn tập trung vào kiểm sốt nội bộ mà hoạt
động chính là các thủ tục kiểm soát các khoản chi thường xuyên
NSNN.
+ Phạm vi không gian: tại Cục dự trữ quốc gia khu vực Bình Trị
Thiên.
+ Phạm vi thời gian: thời gian thu thập thơng tin liên quan đến kiểm
sốt chi thường xuyên tại Cục dự trữ quốc gia khu vực Bình Trị
Thiên trong năm 2020.
4. P ƣơn p

pn

i n cứu

Phương pháp quan sát, khám phá được vận dụng nhằm tìm
hiểu thực trạng cơng tác kiểm sốt chi thường xun tại Cục dự trữ
nhà nước khu vực Bình Trị Thiên. Phương pháp đối chiếu, so sánh
và giải thích được vận dụng để xem xét, đối chiếu dựa vào cơ sở lý
thuyết có liên quan để đánh giá những ưu điểm, bất cập về cơng tác
kiểm sốt chi thường xun tại đơn vị. Phương pháp lập luận đối
sánh được vận dụng để đánh giá và biện luận nhằm đưa ra các giải
pháp hoàn thiện kiểm soát chi thường xuyên tại Cục dự trữ nhà nước
khu vực Bình Trị Thiên.


3
Thông tin số liệu thu thập trong luận văn là nguồn thơng tin số
liệu thứ cấp có liên quan đến cơng tác kiểm sốt chi thường xun
NSNN tại Cục dự trữ nhà nước khu vực Bình Trị Thiên, bao gồm:
các số liệu về các khoản chi, thủ tục kiểm soát chi thường xun,

mơi trường kiểm sốt liên quan đến chi thường xuyên, các thông tin
chi tiết, tổng hợp và các báo cáo dự tốn, báo cáo tiến độ, quyết
tốn… có liên quan đến công tác chi thường xuyên tại đơn vị.
5. Ý n

ĩa t ực tiễn của đề t i

Kết quả thực hiện đề tài có ý nghĩa trong việc giúp bản thân hệ
thống được hệ thống lý luận về hệ thống kiểm sốt nội bộ nói chung
và kiểm sốt chi trong đơn vị hành chính sự nghiệp nói riêng. Giúp
bản thân vận dụng được các phương pháp nghiên cứu khoa học để
đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp liên quan đến hồn thiện
kiểm sốt chi thường xun tại Cục dự trữ nhà nước khu vực Bình
Trị Thiên. Luận văn sẽ là nguồn tham khảo quan trọng cho đơn vị
trong việc triển khai các biện pháp kiểm soát chi thường xuyên một
cách có hiệu quả.
6. Tổn quan t i liệu
Kiểm soát chi NSNN là một đề tài mang tính thời sự, đặc
biệt là trong giai đoạn hiện nay, việc cải cách hành chính trong lĩnh
vực tài chính cơng đang diễn ra một cách mạnh mẽ. Trong thời gian
qua đã có nhiều nghiên cứu tập trung nhận diện, đánh giá và đưa ra
giải pháp cho cơng tác kiểm sốt chi tại các đơn vị HCSN. Cụ thể
như: Phan Tuấn Anh (2011), Nguyễn Quang Hưng (2015), Hoàng
Minh Thắng (2018), Phạm Thị Tươi (2018), Nguyễn Thị Thảo Linh
(2019), Trần Thị Liên (2015), ...
Những nghiên cứu kể trên là nguồn tài liệu quý giá giúp cho
các đơn vị hành chính sự nghiệp trong việc hồn thiện kiểm sốt chi


4

thường xuyên trong các đơn vị hành chính sự nghiệp. Tuy nhiên, mỗi
đơn vị, mỗi tổ chức đều có những đặc thù riêng liên quan đến các
khoản chi thường xuyên, mặt khác, các nghiên cứu kể trên chưa có
nghiên cứu nào tập trung nghiên cứu tại Cục dự trữ Nhà nước khu
vực Bình Trị Thiên. Vì vậy, trong luận văn này sẽ tập trung nghiên
cứu và đề xuất những giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kiểm sốt
chi thường xun tại Cục dự trữ Nhà nước Khu vực Bình Trị Thiên.
7. B cục của đề t i
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn có kết cấu 3
chương:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát chi thường xuyên
ngân sách nhà nước trong đơn vị hành chính Nhà nước
Chương 2: Thực trạng kiểm soát chi thường xuyên tại Cục
dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hồn thiện kiểm sốt chi
thường xun tại Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên.
CHƢƠNG I
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT CHI THƢỜNG XUYÊN
NGÂN SÁCH NHÀ NƢỚC TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH
NHÀ NƢỚC
1.1. NGÂN SÁCH NHÀ NƢỚC VÀ CHI NGÂN SÁCH NHÀ
NƢỚC
1.1.1. Cơ quan

n c ín n

1.1.2. N ân s c n
n

nƣớc

nƣớc v n uồn kin p í n ân s c

nƣớc
1.1.3. Chi ngân sác n

nƣớc


5
1.2. CHI THƢỜNG XUYÊN VÀ KIỂM SOÁT CHI THƢỜNG
XUYÊN NSNN
1.2.1. C i t ƣờn xu n NSNN
a. Khái niệm và phân loại chi thường xuyên NSNN
Chi thường xuyên là chi NSNN cho các nhu cầu thiết yếu
hàng năm của nhà nước và các tổ chức được nhà nước đảm bảo kinh
phí hoạt động. Các khoản chi thường xuyên từ NSNN là những
khoản chi nhằm duy trì các hoạt động cơ bản của nhà nước, khơng
thể trì hỗn.
b. Đặc điểm chi thường xuyên
1.2.2. K

i qu t về kiểm so t c i t ƣờn xu n NSNN

a. Kiểm soát và kiểm sốt chi thường xun NSNN
b. Ngun tắc đối với cơng tác kiểm sốt chi thường xun
NSNN
c. u cầu của cơng tác kiểm sốt chi thường xun NSNN
d. Khn khổ pháp lý
1.2.3. Một s

u t li n quan đ n kiểm so t nội bộ tron

đơn vị HCSN
1.2.4. Nội dun kiểm so t c i t ƣờn xu n NSNN
a. Quy trình và tổ chức thực hiện dự tốn chi thường
xun NSNN
- Quy trình thực hiện dự tốn chi thường xun
+ Căn cứ vào dự toán NSNN được giao, tiến độ triển khai
công việc và điều kiện chi ngân sách, thủ trưởng đơn vị quyết định
chi gửi KBNN nơi giao dịch, kèm theo các tài liệu cần thiết theo quy
định.


6
+ KBNN kiểm tra tính hợp pháp của các tài liệu do đơn vị sử
dụng ngân sách gửi, thực hiện việc thanh tốn khi có đủ các điều
kiện quy định.
+ Việc thanh toán thực hiện theo nguyên tắc trực tiếp từ
KBNN cho người hưởng. Đối với các khoản chi chưa có điều kiện
thanh tốn trực tiếp, KBNN tạm ứng cho đơn vị sử dụng ngân sách
để chủ động chi theo dự tốn được giao, sau đó thanh tốn với Kho
bạc theo đúng nội dung, thời hạn quy định.
- Tổ chức thực hiện dự toán chi thường xuyên
Căn cứ tổ chức thực hiện dự toán dự toán chi thường xuyên,
thời gian tổ chức thực hiện dự toán chi thường xuyên được tính từ
ngày 01 tháng 1 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch.
b. Nội dung cơng tác kiểm sốt chi thường xun
- Kiểm sốt theo các hình thức chi trả từ NSNN
+ Hình thức rút dự tốn NSNN

+ Kiểm sốt chi trả theo hình thức lệnh chi tiền
- Kiểm soát phương thức chi trả các khoản chi NSNN
- Kiểm soát điều kiện chi trả thanh toán
+ Các khoản chi phải có trong dự tốn được giao
+ Các khoản chi phải đúng chế độ, đúng tiêu chuẩn và định
mức chi
+ Các khoản chi phải được thủ trưởng đơn vị hoặc người
được uỷ quyền chuẩn chi
+ Các khoản chi phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp pháp,
hợp lệ theo quy định.


7
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƢỜNG XUYÊN TẠI
CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƢỚC KHU VỰC BÌNH TRỊ THIÊN
2.1. KHÁI QUÁT VỀ CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƢỚC KHU VỰC
BÌNH TRỊ THIÊN
2.1.1. Giới t iệu về Cục dự trữ N

nƣớc k u vực Bìn

Trị T i n
2.1.2. C ức năn , n iệm vụ v qu ền ạn của Cục dự trữ
N

nƣớc k u vực Bìn Trị T i n
2.1.3. Tổ c ức quản lý của Cục dự trữ N

nƣớc k u vực

Bìn Trị T i n
a. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức bộ máy của Cục dự trữ Nhà nước Khu vực
Bình Trị Thiên được thể hiện qua Sơ đồ 2.1 theo mơ hình trực tuyến
chức năng, gồm 1 Cục Trưởng, 2 Phó Cục trưởng, 5 phòng ban và 5
chi cục trực thuộc.
b. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán tại Cục Dự trữ Nhà nước khu vực
Bình Trị Thiên được tổ chức theo mơ hình trực tuyến, chức năng.
c. Quy mô và cơ cấu đội ngũ cán bộ, công chức
Các Chi cục Dự trữ là đơn vị trực thuộc Cục Dự trữ Nhà nước
khu vực Bình Trị Thiên đóng trên địa bàn 03 tỉnh Quảng Bình,
Quảng Trị và Thừa Thiên Huế, gồm có 5 Chi cục Dự trữ Nhà nước.
2.1.4. Cơ c

quản lý t i c ín tại Cục dự trữ N

k u vực Bìn Trị T i n

nƣớc


8
a. Cơ chế phân cấp quản lý nguồn vốn, phí nhập xuất, bảo
quản tại Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên
Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên là đơn vị dự
tốn cấp 2 trực thuộc Tổng cục Dự trữ Nhà nước. Kinh phí hoạt động
được Tồng cục Dự trữ Nhà nước giao dự toán hàng năm thơng qua
Kho bạc Nhà nước tỉnh Quảng Bình. Tổng mức dự toán được giao

hàng năm căn cứ trên cơ sở kế hoạch nhiệm vụ nhập xuất, cứu trợ,
viện trợ trong năm, định mức, biên chế tổng quỹ lương hàng năm đã
được Tổng cục Dự trữ Nhà nước phê duyệt.
b. Tổ chức bộ máy quản lý tài chính
Bộ máy quản lý tài chính của Cục Dự trữ nhà nước khu vực
Bình Trị Thiên gồm: Phịng Tài chính kế tốn thuộc Cục Dự trữ nhà
nước khu vực Bình Trị Thiên và Bộ phận Tài vụ quản trị thuộc Chi
cục Dự trữ nhà nước trực thuộc.
c. Công tác kế hoạch về nguồn vốn DTQG
Căn cứ vào kế hoạch nhập xuất hàng DTQG trong năm trình
Tổng Cục Dự trữ Nhà nước và được Tổng cục Dự trữ Nhà nước phê
duyệt. Phòng Tài chính kế tốn đã triển khai phân bổ giao dự toán
cho các đơn vị trực thuộc ngay từ đầu năm để đơn vị chủ động triển
khai thực hiện nhiệm vụ.
d. Cơng tác lập và phân bổ dự tốn chi NSNN
Đối với kinh phí hoạt động quản lý hành chính và hoạt động
quản lý quỹ dự trữ quốc gia: căn cứ quyết định giao chỉ tiêu hàng
năm của Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên và trên cơ sở
dự toán chi NSNN Tổng cục Dự trữ Nhà nước giao. Cục phân bổ
giao dự tốn cho Văn phịng Cục và các đơn vị trực thuộc, đồng thời
gửi Quyết định giao dự tốn qua kho bạc để thơng báo và kiểm soát
chi theo quy định.


9
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƢỜNG XUYÊN TẠI
CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƢỚC KHU VỰC BÌNH TRỊ THIÊN
2.2.1. Đặc điểm c c k oản c i t ƣờn xu n tại Cục dự
trữ n

nƣớc k u vực Bìn Trị T i n
- Các khoản chi thường xuyên chủ yếu thực hiện thơng qua

hình thức rút dự tốn chi hoạt động
- Các khoản chi liên quan đến Nhập, xuất hàng hóa dự trữ,
vật tư, … được Cục dự trữ Nhà nước ban hành quy trình rất chi tiết,
bao gồm cả bộ phận đối chiếu và kiểm soát.
- Các khoản chi khác thực hiện qua KBNN việc kiểm soát và
đối chiếu chủ yếu do phịng Tài chính Kế tốn thực hiện đối chiếu và
kiểm tra, phối hợp với KBNN trong việc thực hiện dự tốn chi và
kiểm sốt chi.
2.2.2. Qu trìn kiểm so t c i v tổ c ức t ực iện dự
to n c i t ƣờn xu n NSNN tại Cục dự trữ n

nƣớc k u vực

Bìn Trị T i n
a. Quy trình kiểm sốt chi
Cục Trưởng
4
Bộ phận phát
sinh các khoản
chi

Bộ phận kiểm soát
chi: Các kế toán viên
từng phần hành

1
1’

6

9
Thủ
quỹ

5

8

2

Kế toán trưởng

3
7

Kho Bạc nhà nước
(trực tiếp hoặc qua
TABMIS)

8

Người đơn
vị thụ
hưởng


10

Sơ đồ 2.3. Qu trìn kiểm so t c c k oản c i n ân s c n
nƣớc t eo ìn t ức rút dự to n tại Cục dự trữ N

nƣớc k u

vực Bìn Trị T i n
b. Tổ chức thực hiện dự toán chi thường xuyên
Việc tổ chức thực hiện dự toán chi thường xuyên tại Cục dự
trữ nhà nước khu vực Bình Trị Thiên được thực hiện theo quy trình
được xác lập do Cục trưởng kí ban hành thực hiện theo chỉ đạo của
Tổng cục dự trữ Nhà nước và theo hướng dẫn của KBNN về quy
trình thanh quyết tốn các khoản chi thường xun trong đơn vị hành
chính sự nghiệp. Việc tổ chức thực hiện bao gồm các nội dung sau:
- Về căn cứ và điều kiện chi
- Về Thực hiện kiểm soát chi
- Về chứng từ thanh toán được thực hiện theo sự chỉ dẫn của
Kho Bạc nhà nước cùng cấp
- Về hình thức chi: Tại Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình
Trị Thiên, các khoản chi thường xuyên sử dụng hình thức rút dự toán
- Về phương thức thanh toán qua KBNN: Tại Cục dự trữ
Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên các phương thức chi trả thường
được áp dụng bao gồm: Tạm ứng, Thanh toán tạm ứng,
Xuất vật tư tại Cục dự trữ Nhà nước Khu vực Bình Trị Thiên
được thực hiện theo các luồng các luồng nghiệp vụ: Xuất không thu
tiền; Xuất bán theo hợp đồng; Xuất bán chỉ định.
2.2.3. Nội dun côn t c kiểm so t c i t ƣờn xu n tại
Cục dự trữ qu c ia k u vực Bìn Trị T i n
a. Đánh giá và nhận diện rủi ro kiểm soát đối với các khoản
chi thường xuyên tại Cục dự trữ quốc gia khu vực Bình Trị Thiên
Cơng tác đánh giá rủi ro vài vai trị các bộ phận kiểm sốt chi

tại đơn vị chưa được coi trọng, công tác đánh giá rủi ro chưa được


11
thực hiện tại Cục. Các thủ tục kiểm soát tại đơn vị bao gồm: kiểm
sốt tài sản; phân cơng phân nhiệm; ủy quyền phê chuẩn…
b. Kiểm soát thủ tục và điều kiện chi trả, thanh toán các
khoản chi thường xuyên NSNN
Căn cứ yêu cầu nhiệm vụ chi, kế toán nhập thơng tin dữ liệu
vào phần mềm kế tốn nội bộ, sau đó tiến hành lập giấy rút dự tốn
NSNN kèm theo hồ sơ thanh tốn (bảng kê, chứng từ, hóa đơn) gửi
KBNN nơi giao dịch để làm căn cứ kiểm sốt, thanh tốn theo trình
tự: Kế tốn viên lập Kế toán trưởng duyệt  Thủ trưởng đơn vị
duyệt  Chuyển hồ sơ qua kho bạc (Quy trình thanh tốn, giao nhận
hồ sơ được thực hiện trực tuyến trên trang thông tin dịch vụ công
điện tử kho bạc nhà nước).
Các thủ tục kiểm soát được thực hiện xuyên suốt các nghiệp
vụ chi thường xuyên tại Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị
Thiên được thể hiện qua Bảng 2.5, cụ thể như sau:
Bản 2.5 C c t ủ tục kiểm so t đƣợc t ực iện n ằm kiểm so t
c i t ƣờn xu n tại Cục dự trữ N

nƣớc k u vực Bìn Trị

Thiên

1
2

Kí iệu t ủ

tục kiểm so t
KS1
KS2

3

KS3

4

KS4

5

KS5

6

KS6

TT

Diễn iải
Kiểm sốt thơng qua Mẫu hồ sơ chứng từ
Kiểm sốt thơng qua niêm yết trình tự nghiệp
vụ
Kiểm sốt thơng qua kiểm tra xét duyệt hồ sơ,
chứng từ, kí duyệt
Kiểm sốt thơng qua việc phân chia cơng việc,
phân quyền nhập liệu và xử lí

Kiểm sốt thơng qua biện pháp bảo quản,
phương tiện bảo vệ tài sản
Kiểm sốt thơng qua đối chiếu thông tin và
quyền truy cập thông tin


12
7
8
9

Kiểm tra chéo
Bộ phận giám sát hoạt động
Ghi chép và phản ánh thông tin nghiệp vụ trên
các phần mềm kế tốn, dịch vụ cơng
Phân tích và đối chiếu với kế hoạch và dự
toán

KS7
KS8
KS9
KS10
- Chi lương:

Chi lương là khoản mục chi chiếm tỷ trọng lớn trong các
khoản chi thường xuyên tại Cục dự trữ nhà nước khu vực Bình Trị
Thiên. Các bước thực hiện và cơng tác kiểm sốt được thực hiện
trong từng bước của tiến trình thực hiện chi lương tại Cục dự trữ Nhà
nước khu vực Bình Trị Thiên được tiến hành theo Bảng 2.6.
Bản 2.6: C c bƣớc t ực iện c i tạm ứn c o n ân vi n đi cơn

tác

Cơn việc

Trƣ
ởn
phị
ng/
ban

(1) Lập Bảng X
chấm cơng
(2) Tổng hợp
chấm cơng và
chuyển cho
phịng kế tốn
(3) Phịng kế
tốn
tính
lương
(4) Kiểm tra,
kí duyệt bảng
lương
(5)
Nhập
phần mềm Kế

Phị
ng
TC

HC

K
to
án
viê
n

Th
ủ
qu
ỹ

K
tốn
trƣở
ng

Cục
trƣ
ởn

X

Ng
ân
hà
ng

Nội

dun
g
kiể
m
sốta
KS1
KS1,
KS3

X

KS3

X

X

X

KS3

KS4


13
tốn nội bộ và
Dịch vụ Cơng
(6) Gửi hồ sơ
chứng từ cho
KBNN

(7) Nhận tiền
từ KBNN
(7’)
Chi
lương
(8) Ghi sổ và
lưu chứng từ

X

KS6

X
X
X

X

KS5,
KS7
KS7
KS9

- Chi tạm ứng tiền mặt cho nhân viên đi công tác:
Các khoản thanh tốn tạm ứng cho nhân viên đi cơng tác cũng
là một trong số những khoản chi phát sinh nhiều tại Cục do địa bàn
quản lí của Cục rộng khắp cả 3 tỉnh Quảng Bình, Quảng Trị, Thừa
Thiên Huế. Các bước thực hiện chi tạm ứng cho nhân viên đi công
tác được thực hiện qua Bảng 2.7.
- Chi công tác phí:

Chi cơng tác phí được thực hiện khi nhân viên đi công tác về
và nộp chứng từ đầy đủ và hợp lệ cho phịng tài chính kế tốn. Các
bước thực hiện được thể hiện qua Bảng 2.8.
- Chi mua văn phịng phẩm, cơng cụ dụng cụ, vật tư, thiết bị:
- Chi thanh toán tiền điện, điện thoại, nước, tiền gửi công
văn, đặt báo, xăng xe công vụ….
- Chi thanh tốn tiền sửa chữa vật tư, tài sản, xe otơ (nhỏ
lẻ):
2.2.4. Ƣu điểm,

ạn c

t ƣờn xu n tại Cục dự trữ N

của côn

t c kiểm so t c i

nƣớc k u vực Bìn Trị T i n

a. Nhận xét về mơi trường kiểm sốt và nhận diện rủi ro
kiểm sốt chi thường xuyên


14
- Về mơi trường kiểm sốt:
+ Lập dự tốn chưa đảm bảo đúng thời gian quy định làm ảnh
hưởng công tác tổng hợp dự toán Tổng cục Dự trữ Nhà nước báo cáo
Bộ Tài chính. Một số nội dung cịn chưa căn cứ vào báo cáo và
phương hướng nhiệm vụ của Cục do vậy có những khoản chi thực tế

phát sinh cần nhiều hơn so với dự toán đề ra như chi cơng tác phí,
chi sửa chữa vật tư, thiết bị…
+ Một số nội dung chi lập chưa thuyết minh rõ cơ sở, căn cứ
tính tốn để lập dự tốn nên việc thẩm định cịn gặp nhiều khó khăn.
+ Hệ thống kiểm tra, kiểm soát trong đơn vị: Việc kiểm tra
kiểm soát các khoản chi trong đơn vị thực hiện chủ yếu ở phịng tài
chính - kế tốn, kế tốn trưởng và thủ trưởng đơn vị. Việc cân đối
các khoản chi thường xuyên giúp cho việc theo dõi và kiểm soát chi
được hiệu quả, đảm bảo thực hiện đúng dự toán và kế hoạch đề ra.
Các quy định về chứng từ và điều kiện chi đều được thể hiện qua
Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị, do vậy đảm bảo thực hiện đầy đủ
và đúng yêu cầu đề ra. Tuy nhiên xét về yếu tố thông tin phục vụ
kiểm sốt, các thơng tin trên chứng từ và sổ sách kế toán tại đơn vị
khi nhập liệu thường thiếu hụt chứng từ kiểm sốt, các chứng từ
đánh số khơng ký hiệu chứng từ do vậy gây khó khăn trong q trình
kiểm sốt thơng tin, truy thu kiểm tra chứng từ, …
- Về công tác đánh giá và nhận diện rủi ro kiểm soát đối với
các khoản chi thường xuyên tại Cục dự trữ quốc gia khu vực Bình
Trị Thiên
Cơng tác đánh giá rủi ro vài vai trò các bộ phận kiểm soát chi
tại đơn vị đang chưa được coi trọng, công tác đánh giá rủi ro chưa
được thực hiện tại Cục.


15
b. Về quy trình và tổ chức thực hiện dự tốn chi thường
xun
Trên thực tế, quy trình tại đơn vị có một số bước được lược
bỏ do việc thực hiện nghiệp vụ và kiểm soát nghiệp vụ thanh toán
các khoản chi với KBNN thường do phịng Tài chính Kế tốn chịu

trách nhiệm, các bước kí chứng từ và đối chiếu, kiểm tra từng nghiệp
vụ hay trong hoạt động kiểm kê cuối kỳ bị lược bỏ một số bước kiểm
soát theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, kiểm tra chéo dẫn đến trường
hợp thất thoát và sai phạm vẫn diễn ra tại đơn vị.
c. Về tổ chức thực hiện dự toán chi thường xuyên
Việc tổ chức hoạt động kiểm tra, kiểm soát chéo đối với các
nghiệp vụ chi chưa thật sự được coi trọng, bố trí cán bộ kiểm tra
giám sát tình hình thực hiện nghiệp vụ chưa được quan tâm, nguyên
tắc bất kiêm nhiệm còn bị vi phạm ở một số những khoản mục trọng
yếu (kế toán và thủ quỹ).
d. Về kiểm soát thủ tục và điều kiện chi trả, thanh toán các
khoản chi thường xuyên NSNN
Ứng với từng khoản mục chi, có những vấn hạn chế phát sinh
cụ thể như sau:
- Chi tiền lương:
Về cơ bản, quy trình lương của đơn vị tương đối phù hợp và
chặt chẽ, tuy nhiên kiểm sốt giờ cơng lao động bằng bảng chấm
cơng ở từng phòng ban và bộ phận tập hợp chỉ quản lí được ngày
cơng cịn giờ cơng của cán bộ nhân viên chưa kiểm soát được.
- Chi tạm ứng tiền mặt cho nhân viên đi công tác:
Tại Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên việc tạm ứng
thường được thực hiện đối với cá nhân đi công tác khi đã có quyết
định về việc đi cơng tác đó. Đa số các khoản tạm ứng đều được thực


16
hiện đúng chế độ, trình tự thủ tục nhanh chóng, rõ ràng. Tuy nhiên,
việc thanh toán tạm ứng của cán bộ đi công tác về trên thực tế đang
gặp một số vấn đề chồng chéo nhau trong việc xử lí giấy tờ. Người đi
cơng tác về cần làm lại tồn bộ hồ sơ giấy tờ khi khi tạm ứng và bổ

sung thêm các thủ tục giấy tờ thanh toán như giấy đi đường, giấy đề
nghị thanh toán, vé tàu xe, … Nguyên nhân của việc thủ tục rườm rà
là do người phụ trách kiểm soát và tạm ứng khác với nhân viên kế
toán phụ trách thanh toán tạm ứng.
- Chi cơng tác phí:
Việc kiểm sốt các khoản chi cơng tác phí thường chỉ có sự
kiểm tra giám sát của các phịng ban trong các chứng từ quản lí, do
vậy những chứng từ thanh toán khi đã qua bộ phận kế tốn thơng
thường đều đã có đầy đủ chữ kí của trưởng phòng ban trong các văn
bản như quyết định cử đi cơng tác trước khi đi, cịn khi đi cơng tác
về thanh tốn thì khơng có xác nhận kiểm tra của các phịng ban
quản lí cán bộ.
- Chi mua văn phịng phẩm, cơng cụ dụng cụ, vật tư, thiết bị:
Việc mua sắm vật tư tại đơn vị được thực hiện theo đề xuất
của các phịng ban, sau đó trình cho phịng Kế hoạch tiến hành kiểm
tra và rà sốt. Tuy nhiên, việc lựa chọn đơn vị cung ứng và tiến hành
mua sắm thơng thường do phịng Kế tốn tiến hành và thanh tốn
ln, vì vậy thủ tục kiểm sốt liên quan đến kiểm tra chéo chưa được
thực hiện.
- Chi thanh tốn tiền điện, điện thoại, nước, tiền gửi cơng
văn, đặt báo, xăng xe cơng vụ….
Đối với các khoản thanh tốn tiền dịch vụ điện, nước, điện
thoại,… tại Cục dự trữ nhà nước khu vực Bình Trị Thiên chủ yếu
thanh tốn cho bên thứ ba, do vậy mặc dù khơng có sự tham gia của


17
các bên liên quan trong q trình kiểm sốt vẫn đảm bảo thanh toán
đầy đủ và đúng chế độ. Việc hạch toán được thực hiện định kỳ do
vậy dễ dàng đối chiếu và kiểm tra, hạn chế sai sót trong quá trình

thực hiện nhiệm vụ chi.
CHƢƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN KIỂM SỐT CHI
THƢỜNG XUN TẠI CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƢỚC KHU VỰC
BÌNH TRỊ THIÊN
3.1. HỒN THIỆN MƠI TRƢỜNG KIỂM SOÁT VÀ NHẬN
DIỆN RỦI RO KIỂM SOÁT CHI THƢỜNG XUYÊN TẠI CỤC
DỰ TRỮ NHÀ NƢỚC KHU VỰC BÌNH TRỊ THIÊN
3.1.1. Ho n t iện c c

u t môi trƣờn kiểm so t

- Hoàn thiện sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của đơn vị, nhằm
xác lập mối quan hệ chỉ đạo phù hợp, tạo điều kiện cho cơng tác kiểm
sốt chi thường xun diễn ra một cách thuận lợi.
Hiện nay theo sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí được thể hiện qua
sơ đồ 2.1 (phịng Tổ chức Hành chính thiết lập) có thể thấy quan hệ
chỉ đạo được thể hiện chủ đạo trong sơ đồ, có 5 phịng ban được phân
chia nhiệm vụ quản lí cho Cục trưởng và 02 Phó Cục trưởng, các
phịng ban phối hợp với các Chi cục về các vấn đề liên quan thuộc
thẩm quyền quản lý của Cục, tuy nhiên trên sơ đồ chưa thể hiện rõ mối
quan hệ chức năng giữa các phòng ban và Chi cục, chưa phản ánh
đúng thực trạng đơn vị. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí được đề xuất lại
như Sơ đồ 3.1.
- Hồn thiện một số nội dung trong quy chế chi tiêu nội bộ,
tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình thanh tốn của các bộ phận tác
nghiệp có liên quan (cụ thể: các khoản tạm ứng nhân viên đi công
tác, quy trình thanh tốn tạm ứng, các thủ tục liên quan đến các

18
khoản chi bằng tiền tại đơn vị ...) nhằm chi thường xuyên đúng, và
tiết kiệm. Hiện nay, Cục đang thực hiện chế độ tự chủ, có những
khoản chi cần được xây dựng lại cho phù hợp với tình hình thực tế
của đơn vị nhằm tiết kiệm chi.
- Hồn thiện thơng tin cung cấp cho hoạt động kiểm soát: hệ
thống chứng từ (nhập liệu chứng từ). Hệ thống chứng từ Cục đang
thực hiện đánh số trên phần mềm kế toán nội bộ theo số thứ tự phát
sinh nghiệp vụ. Do vậy, để thuận lợi cho việc kiểm soát, kiểm tra,
đối chiếu số liệu và lưu trữ chứng từ, các chứng từ khi nhập liệu trên
phần mềm kế toán nội bộ cần nhập rõ số hiệu chứng từ.
Ví dụ: phiếu chi số 5 trong tháng 1 là PC01/005, tương tự
như vậy với các chứng từ khác nhằm kiểm soát nghiệp vụ phát sinh
và đối chiếu theo chứng từ.
- Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: Hiện tại bộ máy
kế tốn của Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên đang có
các chứng năng kiêm nhiệm bao gồm: Thủ quỹ và kế tốn kinh phí
dự tốn; Thủ kho (bộ phận quản lí kho trực thuộc Phịng kế hoạch và
QLHDT, bộ phận kế toán theo dõi vật tư và lương thực nhập xuất
được phân tán theo mục đích sử dụng vật tư và lương thực dùng cho
hoạt động thường xuyên hay các hoạt động khác.
Việc tách bạch trách nhiệm và phân chia nhiệm vụ này có
thể tiết kiệm kinh phí tuyển thêm người, tuy nhiên việc vi phạm
nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong nghiệp vụ có thể phát sinh những
rủi ro trong việc gian lận và ghi nhận sai nghiệp vụ.
Do đó, luận văn đề xuất bổ sung thêm bộ phận thủ quỹ và
thủ kho trực thuộc sự quản lí của phịng Tài chính kế tốn để thuận
lợi trong cơng tác thực hiểm kiểm tra kiểm sốt chi thường xuyên tại
văn phòng Cục.

19
- Hồn thiện lập dự tốn: Hiện tại khâu lập dự tốn tại Cục
dự trữ nhà nước khu vực Bình Trị Thiên do phịng Tài chính Kế tốn
đảm nhiệm, tuy nhiên một số nội dung chưa dựa trên cơ sở dự toán
các năm trước và nhu cầu, nhiệm vụ của Cục trong năm tiếp theo để
lập dự toán, gây ra trình trạng thiếu so với nhu cầu thực tế.
Do vậy, đối với cơng tác lập dự tốn, cần có cuộc họp giữa
bộ phận kế toán với Cục trưởng và các trưởng phòng ban để xem xét
phê duyệt nhanh một số nhiệm vụ năm tới, phục vụ cho công tác lập
dự tốn kinh phí ngân sách nhà nước đối với các khoản chi hoạt động
thường xuyên. Điều này sẽ hạn chế được việc phương hướng nhiệm
vụ của Cục chưa phê duyệt thì vẫn có căn cứ hợp lí để lập dự toán,
đảm bảo phù hợp hơn với nhu cầu thực tế của Cục.
- Hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ:
Từ tháng 5 năm 2019, Cục Dự trữ nhà nước khu vực Bình
Trị Thiên thực hiện chế độ tự chủ tự chịu trách nhiệm đối với một số
các khoản chi, để sử dụng một cách có hiệu quả các kinh phí này, đòi
hỏi Cục phải ban hành bộ quy chế chi tiêu nội bộ phù hợp với điều
kiện thực tế của đơn vị. Tuy nhiên, hiện nay Quy chế chi tiêu nội bộ
vẫn chưa được cập nhập mới. Điều này dẫn đến thực tế phát sinh các
khoản chi thường hay bị KBNN trả về do sai lệch so với quy chế chi
tiêu nội bộ. Gây khó khăn cho cơng tác thanh toán các khoản chi
thường xuyên tại đơn vị.
Cục cần khẩn trương đề xuất cho tồn Cục góp ý về quy chế
chi tiêu nội bộ chỉnh sửa bổ sung, phù hợp với quy chế tự chủ, tự
chịu trách nhiệm của Cục, đảm bảo theo đúng thực tế các khoản chi
phát sinh, tránh trường hợp chênh lệch lớn dẫn đến khó khăn trong
q trình thực hiện nhiệm vụ của cán bộ cơng nhân viên tại Cục dự
trữ Nhà nước Khu vực Bình Trị Thiên.

20
- Hồn thiện cơng tác phân tích và đánh giá nhiệm vụ chi
định kỳ tại Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên: Việc phân
tích và đánh giá thực hiện dự tốn đã có sự hỗ trợ và kiểm tra số liệu
thường xuyên từ KBNN, do vậy việc triển khai nhiệm vụ phân tích
tình hình thực hiện nhiệm vụ chi thường xuyên tại Cục nên phân
công nhiệm vụ cho Phịng Tài chính kế tốn thực hiện định kỳ. Nếu
làm được điều này, ban lãnh đạo Cục sẽ có thêm một nguồn thơng
tin có cơ sở khoa học để đánh giá và đề xuất các giải pháp thực hiện
tiết kiệm chi, tăng thu trong quá trình thực hiện cơ chế tự chủ.
3.1.2. Ho n t iện côn t c n ận diện rủi ro kiểm so t c i
thƣờn xu n
Công tác nhận diện rủi ro tại Cục dự trữ Nhà nước khu vực
Bình Trị Thiên hiện nay chưa được triển khai và thực hiện. Do vậy,
khi triển khai cơ chế tự chủ, Cục trưởng và ban quản lí không xác
định được những rủi ro gặp phải làm thất thoát tài sản tại đơn vị để
thiết kế những thủ tục kiểm sốt phù hợp.
Do đó, luận văn đề xuất việc đánh giá rủi ro và nhận diện rủi
ro kiểm soát chi tại Cục cần được tiến hành định kỳ. Việc đánh giá
rủi ro ban đầu có thể tiến hành ở các phịng ban, sau đó đến từng cán
bộ nhân viên trong đơn vị. Thông qua các báo cáo rủi ro đối với
nhiệm vụ ở từng khâu mà nhân viên đảm nhiệm, ban quản lí của Cục
sẽ trao đổi và thiết kế những thủ tục kiểm soát và biện pháp kiểm
soát nhằm giảm thiểu rủi ro xảy ra đối với hoạt động kiểm soát chi.
Một số rủi ro gặp phải đối với các khoản chi thường xuyên
phát sinh tại Cục dự trữ nhà nước khu vực Bình Trị Thiên được thể
hiện qua Bảng 3.1.

21
3.2. HỒN THIỆN QUY TRÌNH VÀ THỦ TỤC KIỂM SỐT
CHI THƢỜNG XUYÊN TẠI CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƢỚC KHU
VỰC BÌNH TRỊ THIÊN
3.2.1. Ho n t iện qu trìn kiểm so t
Bổ sung thêm hệ thống kiểm soát đối chiếu quy chế chi tiêu
nội bộ ngay từ khâu ban đầu và khâu kiểm sốt để tránh trường hợp
chi sai, chi khơng đúng quy định, khơng đúng mục đích, rút ngắn
thời gian chi. Cụ thể, sơ đồ quy trình kiểm sốt được thay đổi theo
Sơ đồ 3.3.
Căn cứ
Quy chế chi tiêu nội
bộ + Kế hoạch và
nhiệm vụ được giao
Bộ phận phát
sinh các khoản
chi

Cục Trưởng
4

5

Bộ phận kiểm soát
chi: Các kế toán viên
từng phần hành

1
1’

6

9
Thủ
quỹ

Căn cứ
Quy chế chi tiêu nội bộ
+ Kế hoạch và nhiệm
vụ được giao + Dự
toán chi
2
Kế toán trưởng

8

3
7

Kho Bạc nhà nước
(trực tiếp hoặc qua
TABMIS)

8

Người đơn
vị thụ
hưởng

Sơ đồ 3.3. Đề xuất qu trìn kiểm so t c c k oản c i n ân s c
n

nƣớc t eo ìn t ức rút dự to n tại Cục dự trữ N

nƣớc

k u vực Bìn Trị T i n
Bên cạnh quy trình thay đổi, một số chức năng nhiệm vụ của
từng bộ phận tham gia vào q trình kiểm sốt chi thường xun
cũng cần được làm rõ:
- Đẩy mạnh cơng tác kiểm sốt trực tiếp từ các bộ phận quản
lí, phát huy vai trị kiểm tra, kiểm sốt triệt để hơn chứ khơng chỉ
dừng lại ở hình thức.


22
- Tách bạch trách nhiệm trong phịng Tài chính kế toán về
chức năng Kế toán – Thủ quỹ; Kế toán – Thủ kho.
- Định kỳ, tiến hành đối chiếu kiểm tra nghiệp vụ, nhiệm vụ
này cần được thực hiện bởi một trong hai Phó Cục trưởng để báo cáo
lại với Cục trưởng về tình hình thực hiện nhiệm vụ chi;
- Định kỳ phân tích biến động và đánh giá tình hình thực
hiện nhiệm vụ chi qua các cơng cụ phân tích, ví dụ: phân tích thực
hiện với kế hoạch và dự tốn chi; phân tích biến động các khoản chi
tháng này so với tháng trước và nguyên nhân, dự kiến chi thường
xuyên tháng tới nhằm huy động nguồn lực.
- Bổ sung thêm quy định về kiểm soát chi trong các trường
hợp phát sinh đột suất nhằm kịp thời, rút ngắn thời gian các khoản
chi, tạo điều kiện cho các hoạt động diễn ra suôn sẻ.

- Bổ sung thủ tục kiểm soát về số hiệu chứng từ trước khi
hạch toán vào phần mềm dịch vụ Cơng và phần mềm kế tốn nội bộ.
3.2.2. Ho n t iện t ủ tục kiểm so t c i t ƣờn xu n
a. Hoàn thiện thủ tục kiểm sốt chi lương
Để giảm thiểu rủi khơng kiểm sốt được giờ cơng lao động, có
thể xem xét lắp hệ thống kiểm soát vân tay đối với cán bộ nhân viên
trong đơn vị, hoặc có thể kiểm sốt trên đầu cơng việc. Trưởng
phịng ban có thể lập "Bảng phân công công việc" tương ứng với giờ
làm việc để giao cho các cán bộ nhân viên trong phòng ban, vừa giúp
quản lí giờ cơng, vừa đảm bảo sử dụng nguồn lực hiệu quả.
b. Hồn thiện thủ tục kiểm sốt chi tạm ứng cho nhân viên
đi công tác (bổ sung quy trình kiểm sốt trong trường hợp số tạm
ứng bé hơn thực tế phát sinh)
Để giảm thời gian thụ lí hồ sơ, phịng Tài chính kế tốn nên
cử 1 nhân viên phụ trách chung liên quan đến tạm ứng và thanh toán


23
tạm ứng cho cán bộ công nhân viên đi công tác, như vậy sẽ giảm
thiểu được thời gian xử lí hồ sơ, ngồi ra cịn tiết kiệm được chi phí
in ấn hồ sơ phát sinh không cần thiết cho cả 2 bộ phận.
c. Hồn thiện chi cơng tác phí
Để hồn thiện kiểm sốt chi đối với cơng tác phí, nên đề xuất
có xác nhận và kí nháy của bộ phận quản lí nhân sự trực tiếp trên các
chứng từ nhằm phát huy vai trị kiểm sốt của bộ phận quản lí trực
tiếp.
d. Hồn thiện chi mua văn phịng phẩm, cơng cụ, dụng cụ,
vật tư, thiết bị
Với quy trình các bước thực hiện này, vai trị của phịng Tài
chính Kế tốn sẽ tập trung vào thực hiện theo dõi, kiểm tra chứng từ.

Với hồ sơ thanh toán sẽ do bộ phận trực tiếp thực hiện (đó là phịng
Kế hoạch, phối hợp với phịng Tài chính Kế tốn).
Bên cạnh đó, các hoạt động cần thông qua bộ phận giám sát
hoạt động để kiểm tra chéo, bao gồm: bước kiểm duyệt hồ sơ (1);
Bước kí và chuyển chứng từ qua KBNN (6).
e. Hồn thiện chi thanh toán tiền điện, điện thoại, nước,
tiền gửi công văn, đặt báo, xăng xe công vụ….
Đối với khoản mục chi này, chỉ cần tập trung vào khâu quản
lí và tập hợp chứng từ đầu vào tránh bỏ sót và khai khống chứng từ
so với nghiệp vụ thực tế.
KẾT LUẬN
Từ những lí luận cơ bản về kiểm sốt chi thường xuyên
trong đơn vị hành chính sự nghiệp, đề tài tìm hiểu thực trạng kiểm
sốt chi tại Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên, qua đó
thấy được các khoản chi thường xuyên tại Cục hầu hết thực hiện theo
hình thức rút dự tốn NSNN. Tuy nhiên các thủ tục kiểm tra, kiểm