Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH viễn thông tin học d TEST đà nẵng

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯

NGUYỄN HỒNG ANH

HOÀN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG
VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH VIỄN THƠNG
TIN HỌC D.TEST ĐÀ NẴNG

TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TỐN

Mã số: 834 03 01

Đà Nẵng – Năm 2021


Cơng trình được hồn thành tại
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Nguyễn Mạnh Toàn

Phản biện 1: TS. Huỳnh Thị Hồng Hạnh

Phản biện 2: TS. Phạm Thị Bích Vân

Luận văn sẽ được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp
thạc sĩ Kế toán họp tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào
ngày 21 tháng 03 năm 2021.

* Có thể tìm hiểu luận văn tại :

- Trung tâm thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng
- Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng.


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Song hành cùng sự phát triển của nền kinh tế thế giới, Việt
Nam hiện nay đang có rất nhiều tiềm năng về nguồn lực con người
và sự phát triển về hoạt động không chỉ trong nước mà còn thu hút
rất nhiều các tổ chức, cá nhân nước ngồi đầu tư. Cũng chính vì sự
vươn lên không ngừng đã tạo ra những thách thức cho các Công ty
hoạt động trong các lĩnh vực này mà đặc biệt là tính cạnh tranh trên
thị trường rất cao. Do đó, để tồn tại và đứng vững trên thị trường,
các công ty phải xây dựng chiến lược kinh doanh tốt, quản lý các
nguồn lực và sử dụng nguồn lực hiệu quả và đặc biệt hơn hết là phải
phát triển một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu giúp đẩy lùi tối
đa những sai sót và gian lận giúp công ty thực hiện tốt nhiệm vụ bảo
vệ tài sản và phát triển kinh doanh.
Công ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST Đà Nẵng là
một trong những số ít Công ty hoạt động trong lĩnh vực Tin học Viễn
thông trên khắp cả nước, đặc biệt là Miền Trung và Tây Ngun.
Hoạt động chính của Cơng ty là thi cơng và cho th hệ thống phủ
sóng InBuilding, Outdoor các tịa nhà và cung cấp hệ thống hạ tầng
kỹ thuật là nguồn cáp phát sóng Internet và truyền hình cho các nhà
Mạng Viễn thông. Đây là các hoạt động kinh doanh đặc thù và mang
tính chất quan trọng cần có trong bất kỳ thời điểm nào bởi tính thiết
thực và nhu cầu của các nhà mạng đối với hệ thống này là rất cao.
Để có được một hệ thống phủ sóng InBuilding hay Outdoor cho một

tòa nhà hay hệ thống hạ tầng kỹ thuật phục vụ cho đấu nối phát sóng
Internet và Truyền hình, cần phải trải qua rất nhiều cơng đoạn phức


2
tạp từ lên ý tưởng, thiết kế, lập dự toán, mua vật tư thiết bị, thi công,
chạy thử và đi vào hoạt động chính thức. Mỗi cơng đoạn đều có tầm
quan trọng nhất định. Quy trình mua hàng và thanh tốn trên phương
diện kế tốn tài chính của Cơng ty là một khâu rất cần có được sự
quan tâm và tập trung ở mức độ cao về Kiểm soát nội bộ tại Cơng ty
để có thể đạt được sự chính xác về mặt kỹ thuật của thiết bị, nguyên
vật liệu và đạt được sự hiệu quả trong tài chính khi mua hàng của
công ty. Tuy nhiên, thực tế tại Công ty D.TEST Đà Nẵng, kiểm sốt
nội bộ chu trình mua hàng thanh toán chưa được các cấp quản lý chú
trọng quan tâm dẫn đến trong quá khứ đã có những sai sót và gian
lận khơng đáng có gây thiệt hại đến lợi ích của cơng ty nói chung và
của từng cá nhân trong cơng ty nói riêng.
Trong những năm gần đây, hoạt động của Công ty ngày càng
phát triển. Đây là cơ hội nhưng cũng là thách thức lớn đối với vấn
đề quản lý của D.TEST, đặc biệt là những vấn đề cụ thể cần được
quan tâm, chú trọng trong hoạt động liên quan chu trình mua hàng
thanh tốn. Chính vì chu trình mua hàng thanh tốn bao gồm nhiều
khâu, các khâu có liên quan đến hầu hết các chu trình nghiệp vụ khác
và do tính phức tạp của những vấn đề nảy sinh, yêu cầu Công ty phải
không ngừng tìm kiếm những cách thức nhằm quản lý hiệu quả cũng
như giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra liên quan đến các vấn đề
nêu trên và để đảm bảo mục tiêu chung của chu trình mua hàng thanh
tốn là mua đúng, mua đủ và mua kịp thời.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Bài luận văn nghiên cứu tìm hiểu về hoạt động kiểm sốt nội

bộ chu trình mua hàng và thanh tốn tại Cơng ty TNHH Viễn thơng
Tin học D.TEST Đà Nẵng với mục tiêu hệ thống hóa cơ sở lý luận


3
về hệ thống kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng thanh tốn và xác
định được những vấn đề cịn tồn tại trong chu trình mua hàng và
thanh tốn và đưa ra được những biện pháp hiệu quả giúp hoàn thiện
hệ thống kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn tại Cơng
ty, góp phần vào sự phát triển của các hoạt động của Công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: công tác kiểm sốt nội bộ chu trình mua
hàng và thanh tốn tại Công ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST
Đà Nẵng.
Phạm vi nghiên cứu: Công ty TNHH Viễn thông Tin học
D.TEST Đà Nẵng
4. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu gồm quan sát, phỏng vấn, sử dụng
chứng từ và hồ sơ thực tế và Phương pháp xử lý dữ liệu gồm So
sánh, Tổng hợp và phân tích dữ liệu.
5. Bố cục đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và các phụ lục của Luận văn,
Bố cục để tài được trình bày như sau:
Chương 1. Cơ sở lý luận về Kiểm sốt nội bộ chu trình Mua
hàng thanh tốn
Chương 2. Thực trạng Kiểm sốt nội bộ chu trình Mua hàng
thanh tốn tại Cơng ty TNHH Viễn thơng Tin học D.TEST Đà Nẵng


4

Chương 3. Giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội bộ chu trình
mua hàng thanh tốn tại Cơng ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST
Đà Nẵng
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Nghiên cứu về đề tài Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng
thanh tốn hiện có đề tài “Tăng cường Kiểm sốt nội bộ chu trình
mua hàng và thanh tốn tại Công ty TNHH Tân Phước” của
Nguyễn Thị Trà Giang (2013). Luận văn được thực hiện với mục
đích nghiên cứu kiểm sốt nội bộ nói chung tại các doanh nghiệp
và làm rõ thực trạng kiểm soát nội bộ, đặc biệt là chu trình mua
hàng thanh tốn tại Cơng ty TNHH Tân Phước, đánh giá công tác
vận dụng thực tiễn đồng thời đề xuất các phương hướng và giải
pháp nhằm tăng cường kiểm soát tại đơn vị này. Cũng Tương tự
như đề tài trên, đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh
tốn tại Cơng y Điện lực Quảng Ngãi” của Thạch Cảnh Thống
(2019) tập trung nghiên cứu vào cơ sở lý thuyết kiểm soát nội bộ,
thực trạng vận dụng vào thực tế tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi
và đề ra phương hướng hồn thiện Kiểm sốt nội bộ cho Công ty.
Cả hai bài luận văn thạc sĩ nêu trên tập trung phân tích và chỉ ra
những điểm cịn thiếu sót và tăng cường kiểm sốt nội bộ đối với
lĩnh vực Công ty được đề cập.
Trong số các nghiên cứu trước đây, mặc dù đã thể hiện rất rõ
các đặc điểm, yếu tố của kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh
tốn và đã nêu ra các biện pháp giúp tăng cường kiểm soát nhưng
tác giả chưa tìm thấy được biện pháp hồn tồn phù hợp cho kiểm
sốt nội bộ chu trình mua hàng thanh tốn để vận dụng vào thực tế
công ty TNHH Viễn Thông Tin học D.TEST – Đà Nẵng. Do đó, luận


5

văn này sẽ nghiên cứu rõ về Công ty TNHH Viễn thông Tin học
D.TEST Đà Nẵng để hướng đến kiểm sốt nội bộ hữu hiệu cho chu
trình quan trọng này tại công ty.


6
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
MUA HÀNG THANH TỐN
1.1. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ
1.1.1.

Định nghĩa kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám
đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì
để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn
vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu
quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên
quan”.
Chức năng quan trọng của Kiểm soát nội bộ trong tổ chức,
doanh nghiệp. Đó là:
- Góp phần tạo nên thành cơng của hoạt động doanh nghiệp,
giúp Lãnh đạo dễ dàng nắm bắt các điểm mạnh, điểm yếu để ra quyết
định đúng đắn.
- Giúp bảo đảm việc thực hiện và quản lý thực hiện các quy
định, chính sách, chế độ theo đúng Pháp luật và tính chất xã hội.
- Giúp Ban lãnh đạo dễ dàng phát hiện và có biện pháp đối
với những rủi ro tiềm ẩn, rủi ro có thể xảy đến và rủi ro đã từng xảy
ra tại doanh nghiệp.

- Giúp phát hiện sai phạm ở mức cố ý hay vô tình gây ảnh
hưởng lớn và nhỏ đến hoạt động của doanh nghiệp.


7
- Thực hiện nhiệm vụ Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, đảm
bảo tài sản được sử dụng đúng mục đích.
- Góp phần giúp cho việc tn thủ tính pháp lý về việc lập
báo cáo tài chính kịp thời và tuân thủ đúng quy định của Pháp luật.
1.1.2.

Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Mục tiêu của kiểm soát nội bộ được nhắc đến trong khái
niệm Kiểm soát nội bộ theo COSO (2016) bao gồm: mục tiêu hoạt
động, mục tiêu báo cáo, mục tiêu tuân thủ.
1.1.3. Các thành phần của kiểm sốt nội bộ
a.

Mơi trường Kiểm sốt:

Là tập hợp các chuẩn mực, các quy trình, và các cấu trúc
thiết lập cơ sở cho sự vận hành của kiểm soát nội bộ trong tổ chức.
b. Đánh giá rủi ro:
Là một tiến trình linh hoạt, lặp đi lặp lại nhận diện và phân
tích các rủi ro đối với việc đạt được mực tiêu của tổ chức.
c. Hoạt động Kiểm soát
Là tập hợp các hành động thiết lập bởi các chính sách và thủ
tục cần thiết để giảm thiểu rủi ro gây ảnh hưởng đến việc đạt được
mục tiêu của tổ chức mà BQL đã hình thành nên và có các hoạt động

nhằm kiểm sốt việc tn thủ các chính sách và thủ tục này tại tổ
chức ở tất cả các cấp độ.
d. Thông tin và truyền thông:
Yếu tố không thể thiếu của mọi loại hình doanh nghiệp. Bởi
lẽ, thơng tin là yếu tố kết nối các đối tượng khác nhau của một tổ


8
chức từ Hội đồng Quản trị, Nhà quản lý, các cá nhân trong tổ chức
và cả các đối tượng sử dụng thông tin về tổ chức.
e. Hoạt động Giám sát:
Là hoạt động của Nhà Quản lý lên kế hoạch để thực hiện
việc giám sát các hoạt động của Kiểm soát nội bộ tại tổ chức thường
xuyên hay định kỳ để đánh giá tính hữu hiệu của các hoạt động đó
và có giải pháp sửa đổi hoặc thay thế các yếu tố khơng phù hợp.
1.2. NỘI DUNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA
HÀNG THANH TỐN
1.2.1. Đặc điểm cơ bản chu trình mua hàng và thanh tốn
- Chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm: ĐNMH, xét
duyệt nhu cầu mua hàng, Lựa chọn NCC, Đặt hàng, Nhận hàng và
Nhập kho, Theo dõi cơng nợ và thanh tốn; Đánh giá sau mua hàng.
- Các chứng từ và sổ sách liên quan chu trình: Phiếu ĐNMH,
Báo giá của các NCC và Quyết định phê duyệt NCC, Đơn đặt hàng
đã được phê duyệt, Phiếu giao nhận hàng và Phiếu nhập kho hoặc
Biên bản bàn giao hoàn thành đối với dịch vụ, Các chứng từ kế toán
như: Sổ kế toán tiền mặt, tiền gửi, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, Sổ tổng
hợp và chi tiết cơng nợ NCC, …
1.2.2. Các rủi ro có thể xảy ra trong chu trình mua hàng
thanh tốn
- Nhu cầu mua hàng được xác định khơng chính xác về số

lượng, quy cách, chủng loại, chất lượng;
- Thời điểm xác lập nhu cầu ĐNMH khơng hợp lý, có thể
q sớm hoặc q muộn.


9
- Hàng đặt mua được đem đến nhưng không đúng về số
lượng, chủng loại, chất lượng như đơn đặt hàng và hợp đồng đã ký
kết.
- Hàng sau kiểm đếm không được nhập kho kịp thời có thể
dẫn tới mất mát, hư hỏng, giảm chất lượng.
- Công nợ NCC được ghi nhận khơng chính xác.
- Thực hiện thanh tốn trùng lắp cho những khoản cơng nợ
đã thanh tốn trong q khứ
- Đánh giá trùng lắp, nhầm lẫn giữa các NCC với nhau và
đánh giá NCC khơng đúng đắn, chính xác.
1.2.3. Mục tiêu của các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình
mua hàng thanh tốn
- Bảo đảm kế hoạch mua hàng được lập đúng đắn, phản ánh
đúng nhu cầu thực tế mua hàng của đơn vị.
- Bảo đảm rằng các nghiệp vụ mua hàng đều phải có ĐNMH
được cho phép và phê duyệt đúng cấp.
- Lựa chọn được NCC có giả cả, chất lượng và điều kiện
mua hàng tốt nhất, có lợi nhất cho DN.
-Bảo đảm số lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng hàng
mua vào theo đúng đơn đặt hàng.
- Công nợ với NCC được ghi nhận đúng đắn và chính xác.
- Bảo đảm việc thanh tốn các khoản cơng nợ được thực
hiện chính xác, kịp thời và đúng đối tượng NCC, tránh gây nhầm
lẫn, mất thời gian.

10
- Bảo đảm đánh giá đúng đắn, khách quan từng NCC sau
các giao dịch với NCC đó.
1.2.4. Thủ tục kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng
thanh tốn
- Lập dự tốn mua hàng, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Lựa chọn danh sách nhà cung cáp và tiến hành đánh giá,
so sánh để chọn ra NCC phù hợp;
- BGĐ thực hiện kiểm tra trước khi ký và đóng dấu. Hợp
đồng chính thức được sao y và gửi về các phịng ban liên quan lưu
và theo dõi.
- Bố trí nhân sự độc lập khác nhóm kiểm tra để đối chiếu
biên bản kiểm tra với đơn đặt hàng hoặc hợp đồng hay ĐNMH và
trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Kế tốn cơng nợ thực hiện kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ
mua hàng, đối chiếu ĐNMH, hợp đồng mua hàng và đơn đặt hàng
và thực hiện ghi nhận vào hệ thống kế tốn;
- Thực hiện đối chiếu cơng nợ với NCC thường xuyên hoặc
định kỳ theo tháng, quý, năm tùy vào mục tiêu quản lý của DN.
- Kế toán trưởng và BGĐ khi ký duyệt thực hiện kiểm tra
lại nội dung thơng tin về số tiền thanh tốn, Tên và số tài khoản
người hưởng,…
- Bộ phận kiểm soát chất lượng xây dựng tiêu chí đánh giá
NCC, được sự nhất trí của các phịng ban và BGĐ.


11
CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA
HÀNG THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH VIỄN THƠNG
TIN HỌC D.TEST ĐÀ NẴNG
2.1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH VIỄN THÔNG TIN
HỌC D.TEST ĐÀ NẴNG
2.1.1. Thông tin chung về Công ty
Công ty TNHH Viễn thông Tin học D.TEST Đà Nẵng được
thành lập vào ngày 07 tháng 07 năm 2015, dưới hình thức công ty
TNHH theo luật doanh nghiệp, hoạt động trên phạm vi tồn quốc,
cung cấp các hệ thống viễn thơng cho hầu hết các tòa nhà lớn từ 20
tầng trở lên và có vị trí quan trọng trong lĩnh vực cung cấp hệ thống
IBS và OS đối với các nhà mạng lớn ở Việt Nam như Viettel,
MobiFone, Vinaphone, Vietnamobile, …
2.1.2. Chức năng và lĩnh vực hoạt động của công ty
Các dịch vụ chính của cơng ty D.TEST bao gồm: Cho th
hệ thống phủ sóng IBS tại các tịa nhà, cao ốc cho các nhà mạng
Viễn Thơng; Hệ thống phủ sóng OS tại các tòa nhà, cao ốc cho các
nhà mạng Viễn Thông; Cung ứng vật tư, thiết bị Tin học, Viễn thơng
cho các Trung tâm mạng lưới, các cơng trình Viễn thông của các
Nhà Mạng; Cải thiện chất lượng các trạm sóng di động; Đo kiểm &
tối ưu hóa hệ thống CNTT, mạng Viễn thông Di động;Tư vấn, thiết
kế, lắp đặt hệ thống phủ sóng cho các chủ đầu tư các tịa khách sạn,
resort, khu làm việc có diện tích lớn.


12
2.1.3. Cơ cấu tổ chức và quản lý của công ty
Cơ cấu tổ chức của D.TEST phù hợp với cơ cấu tổ chức của
công ty TNHH, cụ thể: tổ chức thành bốn (04) Bộ phận chính, mỗi
Bộ phận được tổ chức thành các Phòng cụ thể đảm nhận nhiệm vụ

và trách nhiệm riêng biệt và toàn bộ hệ thống tổ chức đều chịu sự
giám sát của Hội đồng Thành viên và sự quản lý của Ban Giám đốc.
2.1.4. Tổ chức cơng tác và bộ máy kế tốn tại Cơng ty
Tổ chức cơng tác và bộ máy kế tốn tại cơng ty được thực
hiện phân quyền, các thành viên của bộ phận kế tốn có mối liên hệ
trực tiếp và phối hợp nhau trong cơng việc.
2.2. KHÁI QT KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY
Tại D.TEST đã thực hiện quy trình kiểm soát thường xuyên,
định kỳ gắn kết với các hoạt động của các chu trình; đồng thời kết
hợp kiểm sốt đột xuất nhằm kịp thời phát hiện các rủi ro, lỗ hổng
phát sinh nhằm có biện pháp đối phó rủi ro trong hoạt động sản xuất
kinh doanh chính, hoạt động tài chính và đối với con người.
2.3. THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA
HÀNG THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH VIỄN THÔNG
TIN HỌC D.TEST ĐÀ NẴNG
2.3.1. Khái quát chu trình mua hàng và thanh tốn tại
Cơng ty
Vật tư hàng hóa mua vào từ NCC trong nước và nhập khẩu.
Khối lượng hàng hóa vật tư mua vào rất lớn do nhu cầu đầu ra tại
D.TEST các năm gần đây tăng cao. Việc nhiều bộ phận tham gia vào


13
chu trình mua hàng thanh tốn như vậy là thách thức lớn đối với Ban
Giám đốc cũng như những bộ phận, phịng ban có liên quan trong
cơng tác theo dõi và quản lý chu trình mua hàng thanh tốn từ khâu
cung ứng đến khâu theo dõi và thực hiện chi trả cơng nợ. Trong q
trình thực hiện chu trình, tồn bộ chứng từ, hồ sơ kế toán được thu
thập, luân chuyển và lưu trữ phục vụ công tác ở tất cả các khâu.
2.3.2. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và

thanh tốn tại Cơng ty
D.TEST chú trọng vào khâu kiểm sốt đối với chu trình mua
hàng và thanh tốn nhằm đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả và tuân
thủ các quy định của Nhà nước trong tất cả các tiến trình cơng việc
liên quan. Mục tiêu của KSNB đối với chu trình mua hàng và thanh
tốn bao gồm 3 dạng mục tiêu cơ bản của Kiểm soát nội bộ.
2.3.2. Nhận diện rủi ro trong hoạt động Kiểm sốt nội bộ
chu trình mua hàng thanh tốn tại Cơng ty
- Các nhu cầu mua hàng tại D.TEST không đúng theo thực
tế nhu cầu gây lãng phí nguồn lực đơn vị.
- Hàng hóa mua trong nước khơng đảm bảo chất lượng và
nhu cầu sản xuất.
- Hàng hóa đặt mua khơng đúng giá thực tế, chọn sai NCC
dẫn đến việc có thể mua hàng với giá cao hơn thực tế.
- Thông đồng giữa các bộ phận nhằm cấu kết hợp thức hóa
hồ sơ hay làm giả bộ chứng từ, hợp đồng, hồ sơ liên quan để thực
hiện gian lận.


14
- Hàng nhập kho không đúng số lượng, chủng loại, chất
lượng theo nhu cầu mua hàng, đơn đặt hàng hay hợp đồng đã ký kết.
- Kế tốn theo dõi cơng nợ sai đối tượng, sai số lượng, chủng
loại, sai kho bãi chứa hàng hóa.
- Thực hiện thanh tốn khơng đúng số tiền, sai đối tượng
cơng nợ hoặc thanh tốn cho NCC khi chưa được phê duyệt từ các
cấp có thẩm quyền.
2.3.3. Thủ tục kiểm soát trong hoạt động Kiểm soát nội
bộ chu trình mua hàng thanh tốn tại Cơng ty
- Đối với các mặt hàng quen thuộc đã từng mua và còn tồn

trong kho: Phòng Kế hoạch 2 nhận hồ sơ và tiến hành soát xét nhu
cầu, đối chiếu với báo cáo tồn kho của Thủ kho và lên danh sách các
mặt hàng cần mua vào ĐNMH và trình BGĐ phê duyệt.
- Đối với các mặt hàng mới hoặc mặt hàng cần được thay
đổi NCC theo kế hoạch hoặc chỉ đạo của BGĐ: Phòng Kế hoạch 2
thực hiện lên phương án mua hàng, tìm kiếm NCC phù hợp, xin báo
giá và tập hợp thành Bảng tổng hợp để trình BGĐ quyết định lựa
chọn NCC.
- Thủ kho đối chiếu số lượng, chất lượng, quy cách, chủng
loại hàng hóa thực tế nhập với hợp đồng và đơn đặt hàng gửi đến
NCC khi nhận hàng, đảm bảo nghiệp vụ mua hàng là có thật.


15
- Chứng từ mua hàng được lưu theo số thứ tự giúp cho việc
kiểm tra dễ dàng, nguyên phụ liệu nhập kho thừa thiếu được xử lý
kịp thời.
- Thanh toán được thực hiện sau khi được xét duyệt bởi cấp
có thẩm quyền.
2.4. ĐÁNH GIÁ CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU
TRÌNH MUA HÀNG THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH
VIỄN THƠNG TIN HỌC D.TEST ĐÀ NẴNG
2.4.1. Ưu điểm KSNB chu trình mua hàng thanh tốn tại
Cơng ty

a. Hệ thống kế tốn tại Cơng ty
- Hệ thống Kế tốn rõ ràng, phân cơng từng cơng việc và có
sự kiểm sốt của Phó phịng Kế tốn và Kế tốn trưởng.
- Quy trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán cũng như
ghi sổ kế tốn và lập các loại báo cáo ở Cơng ty tương đối chặt chẽ

và tuân theo các quy định hiện hành.
- Thường xuyên kiểm tra đối chiếu giữa sổ kế toán tổng hợp
và sổ kế toán chi tiết, hàng tháng, q và cuối năm.

b. Mơi trường kiểm sốt
- Nhà Quản lý tại D.TEST là những người có năng lực
chuyên môn cao, luôn coi trọng việc phải bảo đảm tốt nhất việc thực
hiện các mục tiêu đề ra cho mỗi kỳ hoạt động.


16
- Toàn bộ hoạt động của D.TEST đều được kiểm sốt và quy
định cụ thể các tiêu chí, các quy định về thực hiện và kiểm soát bằng
Văn bản từ phía Ban Kiểm sốt của đơn vị

c.

Hệ thống Thơng tin & Truyền thông trong Công ty

- Tại D.TEST đã thiết lập hệ thống chuẩn mực, quy định và
đã ban hành đến toàn bộ nhân viên. Trong khâu mua hàng và thanh
tốn, các phịng ban liên quan đều xác định được nhiệm vụ và chức
năng của mình.

d. Hoạt động kiểm sốt
- Có sự phân cơng phân nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận.
- Các thủ tục Kiểm soát được thiết kế rõ ràng và khoa học,
được các phòng ban thực hiện hiệu quả.
2.4.2. Một số tồn tại trong KSNB chu trình mua hàng thanh
tốn tại Cơng ty

a. Hệ thống thơng tin kế tốn tại Cơng ty
- Kế tốn vật tư hiện tại đang theo dõi hàng tồn kho theo mã
vật tư được thiết kế theo tên hàng hóa dựa trên mã và tên hàng hóa,
vật tư, dịch vụ theo hợp đồng và chứng từ mua hàng hóa, chưa thực
sự phù hợp.
b. Về quy trình và thủ tục kiểm sốt
- Cơng ty chưa chú trọng cơng tác lập kế hoạch thanh tốn
về số tiền, thời hạn thanh toán cho từng đơn hàng và từng NCC.


17
- Cơng ty chưa thực hiện theo dõi hàng hóa vật tư đang đi
đường.
2.4.3. Nguyên nhân của các tồn tại
- Các phịng ban chưa có sự phối hợp trong cơng việc hiệu
quả, hầu hết các nhu cầu mua hàng, yêu cầu đặt hàng, … không được
công bố rộng rãi.
- Khối lượng hàng hóa, dịch vụ lớn, các NCC cung cấp nhiều
mặt hàng, giá cả biến động thường xuyên.
- BGĐ có lên phương án nhận diện rủi ro có thể xảy ra đối
với chu trình mua hàng thanh tốn nhưng ở mức độ không thường
xuyên.
- Hoạt động đánh giá rủi ro chỉ dừng ở mức đánh giá cá nhân
của BGĐ mà không được tổng hợp hay ghi chép lại để đưa ra phương
án xử lý.
- Việc chọn lựa NCC chưa xem xét đến tính độc lập của bộ
phận thực hiện việc lựa chọn.
- Công cụ theo dõi nhập xuât tồn kho chưa gắn kết và chưa
đối chiếu thường xuyên, chỉ được thực hiện đối chiếu thông qua
chứng từ phát sinh.

18
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU
TRÌNH MUA HÀNG THANH TỐN TẠI CƠNG TY TNHH
VIỄN THƠNG TIN HỌC D.TEST ĐÀ NẴNG
3.1. HỒN THIỆN MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT TRONG KIỂM
SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TỐN
- Về Cơ cấu tổ chức: đảm bảo phân cấp, phân quyền trong
công việc tại Công ty, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong
công tác tại Công ty. Các công việc phải có sự kết nối, phối hợp và
kiểm sốt chéo lẫn nhau trong cả quá trình từ khâu mua hàng đến
khâu thanh toán và đánh giá NCC sau giao dịch.
- Thúc đẩy sự chịu trách nhiệm: Tạo môi trường làm việc
với hình thức chịu trách nhiệm cá nhân kết hợp trách nhiệm tập thể
và thường xuyên đề cao ý thức của nhân viên trong các công việc
liên quan, đặc biệt là trách nhiệm của các bộ phận.
- Thường xuyên luân chuyển cán bộ làm việc ở các vị trí
khác nhau.
- Về Tuyển dụng nhân sự đầu vào: xây dựng tiêu chí tuyển
dụng nhân sự, hạn chế việc tuyển dụng theo cảm tính, theo mối quan
hệ cá nhân.
3.2. HỒN THIỆN CÔNG TÁC NHẬN DIỆN VÀ
ĐÁNH GIÁ RỦI RO TRONG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU
TRÌNH MUA HÀNG THANH TỐN


19
- Thành lập Ban Kiểm soát và Pháp chế, thực hiện việc kiểm

soát, tổ chức đánh giá và khảo sát chất lượng nhân viên trong năm
và thực hiện báo cáo xếp loại nhân viên vào cuối năm để làm căn cứ
khen thưởng và kỷ luật.
- Công ty thực hiện thiết kế và xây dựng quy trình nhận diện
và đánh giá rủi ro, chú trọng hơn vào nghi ngờ rủi ro có thể xảy ra
của từng hoạt động phát sinh khi tiến hàng mua hàng, nhập hàng,
theo dõi công nợ, thanh toán,…
- Xây dựng hệ thống các thủ tục nhằm đánh giá rủi ro theo
hướng phân tích từng rủi ro và phương án ưu tiên giải quyết rủi ro
nào trước.
- BGĐ thực hiện giao việc cho bộ phận độc lập tiến hành
thẩm định giá mua hàng hóa trước khi ký hợp đồng với NCC.
3.3. HỒN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SỐT TRONG
KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH
TỐN
- Đảm bảo chu trình mua hàng thanh tốn có sự tham gia của
nhiều bộ phận và tách bạch nhiệm vụ của các bộ phận trong hoạt
động.
- Mọi hoạt động là độc lập phải được thông qua quyết định
phê duyệt của BGĐ.
- Xây dựng bộ tiêu chí Mua hàng và thang điểm đánh giá để
lựa chọn NCC phù hợp.


20
- Thực hiện kiểm sốt thơng qua vết tích như chữ ký, dấu
tích, đóng dấu đỏ, …
- Theo dõi và liên kết thơng tin về hàng hóa mua đang đi
trên đường, định vị được hàng hóa để có phương án phù hợp cho các
nghiệp vụ bán hàng.

- Đảm bảo nhập kho hàng hóa sau khi đã được kiểm đếm đạt
chất lượng, chủng loại.
- Toàn bộ chứng từ liên quan Mua hàng phải được tập hợp
đầy đủ và gửi về Phòng ban có liên quan để thực hiện theo dõi, hạch
tốn, lưu trữ.
- Đầu tư thiết kế hoặc mua mới những sản phẩm phần mềm
hiện có trên thị trường về theo dõi vật tư hàng hóa và có liên kết với
phần mềm Kế toán nhằm tạo đối chiếu kiểm soát tự động thường
xuyên, giảm bớt khối lượng công việc.
- Các bộ phận phối hợp và hình thành bộ mã vật tư hàng hóa
dịch vụ thống nhất, khoa học cho tồn bộ hoạt động của cơng ty.
- Các bộ phận có liên quan phối hợp để theo dõi và thực hiện
ứng trước hoặc thanh toán đúng hạn.
- Thực hiện đánh giá NCC sau mỗi đợt giao dịch nhằm thống
kê thông tin và và căn cứ giúp cho các làn đặt hàng sau hoàn thiện
và hiệu quả.


21
KẾT LUẬN
Chu trình mua hàng thanh tốn là giai đoạn quan trọng và
nắm giữ quyết định phần lớn đến thành cơng của cả q trình ln
chuyển của hệ thống hoạt động cuat cơng ty. Hàng hóa, dịch vụ đầu
vào đạt chất lượng cao sẽ mang đến những lợi ích nhất định cho hoạt
động kinh doanh, làm tăng lợi nhuận và giữ gìn vững chắc uy tín của
đơn vị, từ đó giúp cơng ty phát triển ngày càng lớn mạnh. Chính vì
thế, muốn cơng ty tồn tại và phát triển khơng ngừng, trước hết phải
có được phương pháp quản lý chất lượng thơng qua xây dựng kiểm
sốt nội bộ hữu hiệu cho cả hệ thống hoạt động kinh doanh của công
ty nói chung và chu trình mua hàng thanh tốn nói riêng.

Luận văn dựa trên hệ thống các lý thuyết và nghiên cứu về
Kiểm soát nội bộ để đi sâu nghiên cứu và đề ra các biện pháp hồn
thiện kiểm sốt nội bộ tại Công ty TNHH Viễn Thông Tin học
D.TEST Đà Nẵng mà cụ thể là chu trình mua hàng thanh tốn thơng
qua giải quyết được các vấn đề như sau: Hệ thống hóa cơ sở lý luận
về kiểm sốt nội bộ và kiểm sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh
toán trong doanh nghiệp; Đi sâu phản ánh thực trạng cơng tác kiểm
sốt nội bộ chu trình mua hàng và thanh tốn tại Cơng ty. Từ đó, rút
ra được kết luận cần thiết phải hồn thiện kiểm sốt nội bộ chu trình
mua hàng thanh tốn – chu trình đầu tiên và tất yếu góp phần vào sự
thành cơng của các chu trình tiếp theo trong hoạt động sản xuất kinh
doanh của Công ty.