Đồ án môn học VisualBasic

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐỒ ÁN MÔN HỌC VISUALBASIC

Họ tên sinh viên : Nguyễn Hồng Bắc
Mã sinh viên : 12300028
Tên đồ án : Quản lý thư viện

Hà Nội - 2013


Nguyễn Hồng Bắc 9LTTD – IT08

Đề tài : Quản lý thư viện

MỤC LỤC
MỤC LỤC.........................................................................................................- 2 DANH MỤC HÌNH VẼ....................................................................................- 4 CHƯƠNG I : KHẢO SÁT VÀ TÌM HIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT
ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN..................................................................................- 5 1. Giới thiệu và mục đích đề tài quản lý thư viện.............................................- 5 2. Khái quát về thư viện....................................................................................- 7 2.1 Một số nguyên tắc trong quản lý thư viện..................................................- 7 2.2 Phân tích hệ thống quản lý thư viện cũ......................................................- 7 2.2.1- Đăng ký..................................................................................................- 7 2.2.2- Mượn sách, Trả sách..............................................................................- 7 2.2.3- Cán bộ thư viện.......................................................................................- 9 2.2.4- Các quy định hoạt động của hệ thống.....................................................- 9 2.2.5 Chức năng và nhiệm vụ của thư viện..................................................- 10 2.2.6 Vấn đề cơ bản trong việc tin học hố cơng tác quản lý thư viện...........- 11 2.2.7 Nhiệm vụ cơ bản của việc tin học hoá trong quản lý thư viện..............- 11 2.2.8 Các phần mềm trợ giúp trong quản lý thư viện.....................................- 12 2.2.9 Phiếu theo dõi tài liệu nhập kho............................................................- 12 2.3.0 Báo cáo thống kê định kỳ......................................................................- 13 2.3.1 Quản lý Sách.........................................................................................- 14 2.3.2 Danh sách các yêu cầu nghiệp vụ.........................................................- 15 2.3.3 Danh sách các quy định........................................................................- 16 2.3.4 Bảng trách nhiệm yêu cầu nghiệp vụ:....................................................- 17 2.3.5- Danh sách các biểu mẫu:.....................................................................- 19 CHƯƠNG II : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN................- 21 1 Các chức năng cơ bản của hệ thống...........................................................- 22 1.1 Các chức năng cơ bản trong hệ thống quản lý thư viện...........................- 22 1.2 Phân loại và gộp các chức năng thành chức năng chính........................- 22 2 Biểu đồ phân rã chức năng.........................................................................- 23 2.1 Đặc tả chức năng.....................................................................................- 25 2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu...............................................................................- 28 2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh........................................................- 29 2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh................................................................- 31 2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.......................................................- 32 2.6 Biểu đồ cấu trúc dữ liệu...........................................................................- 37 2.7 Phân tích dữ liệu......................................................................................- 38 -

2


Nguyễn Hồng Bắc 9LTTD – IT08

Đề tài : Quản lý thư viện

2.7.1. Thực thể Sách........................................................................................- 38 2.7.2. Thực thể phiếu mượn.............................................................................- 40 2.7.3 . Thực thể Độc_giả.................................................................................- 40 2.8 Mối quan hệ giữa các bảng.......................................................................- 42 CHƯƠNG III : THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN..................- 43 1 Thiết kế hệ thống..........................................................................................- 43 1.1. Thiết kế vật lý...........................................................................................- 43 1.2 Thiết Kế Menu..........................................................................................- 44 1.3 Cơ sở dữ liệu :..........................................................................................- 45 1.4 Mơ hình liên kết dữ liệu............................................................................- 47 1.5.Thiết kế giao diện......................................................................................- 48 1.6 Các bản báo cáo report............................................................................- 54 2 Thuật tốn của chương trình.......................................................................- 55 2.1 Tra cứu thông tin của một sách................................................................- 55 2.2 Lưu thông tin của một sách.......................................................................- 56 2.3 Sửa thông tin của một sách......................................................................- 56 2.4 Tra cứu thông tin của một độc giả............................................................- 57 2.5 Lưu thông tin của một độc giả..................................................................- 58 2.6 Sửa thông tin của một độc giả..................................................................- 58 KẾT LUẬN.....................................................................................................- 60 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................- 61 -

3

Nguyễn Hồng Bắc 9LTTD – IT08

Đề tài : Quản lý thư viện

DANH MỤC HÌNH VẼ
Hình 1.1 : Quy trình trả sách.............................................................................- 8 Hình 1.2 : Chức năng chính của thư viện........................................................- 11 Hình 1.3 : Phiếu theo dõi tài liệu nhập kho.....................................................- 13 Hình 1.4 : Danh sách các yêu cầu nghiệp vụ...................................................- 16 Hình 1.5 : Danh sách các quy định mượn sách...............................................- 17 Hình 1.6 : Bảng trách nhiệm yêu cầu nghiệp vụ.............................................- 17 Hình 1.7 : Thẻ độc giả.....................................................................................- 19 Hình 1.8 : Phiếu mượn sách............................................................................- 20 Hình 1.9 : Biên bản xuất sách khỏi kho..........................................................- 21 Hình 2.1 : Biểu đồ phân rã chức năng.............................................................- 24 Hình 2.2 : Sơ đồ khối chức năng Lập thẻ độc giả...........................................- 25 Hình 2.3 : sơ đồ khối chức năng quản lý mượn tài liệu..................................- 26 Hình 2.4 : Sơ đồ khối chức năng xử lý vi phạm..............................................- 27 Hình 2.5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh..............................................- 30 Hình 2.6 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.....................................................- 31 Hình 2.7 : Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý sách...............................- 33 Hình 2.8 : Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý mượn trả.......................- 34 Hình 2.9: Biểu đồ dữ liệu chức năng quản lý bạn đọc....................................- 35 Hình 2.10 : Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng báo cáo, thống kê....................- 36 Hình 2.11 : Liên kết các thực thể.....................................................................- 37 Hình 3.1 : Thiết kế menu.................................................................................- 44 Hình 3.2 : Mơ hình liên kết các bảng..............................................................- 47 Hình 3.3: Form giao diện chính.......................................................................- 48 Hình 3.4 : Form danh mục sách......................................................................- 49 Hình 3.5 : Form danh mục các độc giả............................................................- 50 Hình 3.6 : Form tạo thẻ cho độc giả................................................................- 51 Hình 3.7 : Form Mượn – trả sách....................................................................- 52 Hình 3.8 : Form thay đổi quy định..................................................................- 53 Hình 3.9 : Form thêm người dùng...................................................................- 53 Hình 3.10 : Báo cáo danh mục sách................................................................- 54 Hình 3.11 : Báo cáo danh sách các độc giả.....................................................- 54 -

4


Nguyễn Hồng Bắc 9LTTD – IT08

Đề tài : Quản lý thư viện

CHƯƠNG I : KHẢO SÁT VÀ TÌM HIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC
VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN
1. Giới thiệu và mục đích đề tài quản lý thư viện
Trong những năm gần đây việc tin học hóa đã trở thành phổ biến trên khắp
thế giới, Việt Nam cũng đã bắt đầu thực hiện được một vài năm gần đây, nhắm
nâng cao chất lượng quản lý, điều khiển học, trợ giúp tính tốn, đến giải trí,…
Quản lý là một cơng việc rất quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ một tổ
chức hay cộng đồng nào, trước đây việc quản lý được thực hiện bằng sổ sách
giấy tờ, như vậy rất tốn công sức và thời gian, hơn nữa hiệu quả cơng việc lại
khơng cao, vì vậy việc đưa tin học vào quản lý là rất cần thiết và đáng quan tâm.
Công tác quản lý thư viện cũng không ngoại lệ có nhiều thơng tin cần quản lý
thực sự là một khối cơng việc lớn cần trợ giúp của máy tính, với nhu cầu học tập
ngày càng cao để đảm bảo kiến thức và độ chính sác thì việc tìm đến sách là rất
cần thiết và để đáp ứng những nhu cầu đó thì thư viện trường phải tăng số lượng
sách phong phú về thể loại cũng như số lượng. thế lên người thủ thư phải lặp đi

lặp lại những công việc tìm sách, cho độc giả mượn trả sắp xếp sách cho đúng vị
trí khiến những cơng việc trở lên năng nhọc, khó khăn hay nhàn chán và tốn
nhiều thời gian.
Vì vậy trong đồ án này em muốn đưa ra một hướng giải quyết vấn đề với
mục đích tự động hố cơng việc tính tốn, xử lý dữ liệu, giảm thiểu nhiệm vụ
của con người trong hệ thống và thống nhất các chức năng thành một hệ thống
có tổ chức chặt chẽ. Nếu được xây dựng tốt, hệ thống mới với sự hỗ trợ của
mạng máy tính sẽ giảm gánh nặng cho người quản lý, tăng tính thuận tiện cho

5


Nguyễn Hồng Bắc 9LTTD – IT08

Đề tài : Quản lý thư viện

người sử dụng, thông tin chuyển giao trong hệ thống chủ yếu là dưới dạng tín
hiệu truyền trên mạng máy tính, thơng tin giao tiếp với người sử dụng có thể ở 2
dạng là hiển thị trên máy tính và trên giấy tờ. Một nhu cầu đặt ra là làm thế nào
để hệ thống quản lý thư viện hoạt động có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của bạn
đọc nhanh chóng nhất, dễ dàng nhất và xảy ra ít sự cố nhất.
Như đã nói ở trên , hầu hết các đơn vị thư viện ở các trường trung học cơ
sở của nước ta hiện nay vẫn còn quản lý theo phương thức truyền thống . Vai trò
chủ yếu của các trường trung học phổ thông chủ yếu phục vụ công tác giảng dạy
và học tập. Cả hai hoạt động này đều phải sử dụng công cụ sách, báo. Những tài
liệu này chỉ có thể được quản lý tốt và phát huy được hoạt động tích cực của nó
trên cơ sở tổ chức cơng tác thư viện. Vì vậy tổ chức thư viện trong nhà trường
nhằm thoả mãn nhu cầu về tài liệu cho giáo viên , học sinh là một yêu cầu khách
quan không thể thiếu được.
Đối với nhà trường, thư viện chẳng những là cơ sở vật chất trọng yếu, nó

đảm bảo số lượng và chất lượng sách giáo khoa, sách giáo viên và sách tham
khảo, mà còn là trung tâm sinh hoạt văn học khoa học. Thư viện góp phần quyết
định chất lượng và khơng ngừng nâng cao năng lực giảng dạy của giáo viên, mở
rộng kiến thức và xây dựng thãi quen tự học tự nghiên cứu cho học sinh, đồng
thời tham gia tích cực vào việc bồi dưỡng tư tưởng chính trị và xây dựng nếp
sống văn hố mới trong nhà trường, thư viện cịn giúp cho học sinh xây dựng
được phương pháp học tập và phong cách làm việc khoa học, biết sử dụng sách,
báo, thư viện.
đó là những nhiệm vụ cơ bản trong việc xây dựng hệ thống được đề cập
đến trong đồ án này. do những hạn chế nhất định về trình độ nên bài khảo sát của

6


Nguyễn Hồng Bắc 9LTTD – IT08

Đề tài : Quản lý thư viện

em cịn rất nhiều thiếu sót . Em rất mong nhận được sự chỉ bảo của các thầy cô
để bài viết của em được hoàn thiện hơn.
2. Khái quát về thư viện
2.1 Một số nguyên tắc trong quản lý thư viện:
 Về nguyên tắc, dù quản lý trên máy vi tính nhưng mơ hình hoạt động của
hệ thống thư viện vẫn dùa trên phương thức quản lý truyền thống.


Trước hết, để quản lý một khối lượng lớn sách báo và tạp chí thì

phải tổ chức tốt hệ thống thư mục. Hệ thống thư mục sẽ giúp bạn đọc tra cứu
sách một cách hữu hiệu, cán bộ thư viện tìm kiếm sách một cách dễ dàng.

 Thơng thường ta có thể tổ chức hệ thống thư mục theo nhiều cách:
 Hệ thống thư mục theo thể loại: Hình thức này tiện cho bạn đọc tìm sách
để nghiên cứu theo một chuyên sâu nào đó.
 Hệ thống thư mục theo tên sách: Đối với hình thức này, khi cần mượn sách
biết chính xác tên thì việc tìm kiếm trở nên dễ dàng.
 Hệ thống thư mục theo tên tác giả: Cách tổ chức này thuận tiện khi bạn
đọc muốn tìm sách của một tác giả nào đó
2.2 Phân tích hệ thống quản lý thư viện cũ
2.2.1- Đăng ký:
 Nếu bạn đọc muốn mượn sách, nhưng cuốn sách này đang được một bạn
đọc khác đang mượn, thì người này có thể đăng ký chờ. Khi cuốn sách đó được
trả về thì thủ thư sẽ thông báo đến người đăng ký trước nhất đến mượn.
2.2.2- Mượn sách, Trả sách:

7


Nguyễn Hồng Bắc 9LTTD – IT08

Đề tài : Quản lý thư viện

 Khi trao sách báo, tạp chí cho độc giả mượn tại phịng đọc thì phiếu u
cầu được kẹp vào thẻ đọc, thẻ đọc được xếp theo chữ cái để thuận tiện cho việc
trả thẻ cho độc giả khi trả tài liệu. Khi tài liệu mượn tiếp tài liệu tại phịng đọc thì
phải trả lại tài liệu đã mượn.
 Một độc giả mượn tối đa 5 quyển sách trong 4 ngày, độc giả mượn tài liệu
mang tài liệu về nhà trong thời gian nhất định để phục vụ công tác tự nghiên cứu.
 Độc giả và cán bộ thư viện xác nhận vào phiếu mượn tên tài liệu, số phích,
số lượng tài liệu mượn và thời hạn phải trả. Nếu quá hạn trả tài liệu mà độc giả
không mang tài liệu đến trả lại cho thư viện thì thư viện tiến hành gửi giấy báo

đòi tài liệu đến độc giả. nếu vẫn khơng trả thì thư viện thực hiện các hình thức ép
buộc độc giả phải trả lại tài liệu cho thư viện hoặc bồi thường theo các nguyên
tắc đã quy định trong quy chế của thư viện
 Quy trình độc giả trả tài liệu cho thư viện, khi đã mượn tài liệu đến hạn
phải trả cho thư viện theo thoả thuận khi mượn đọc giả mang tài liệu cùng thẻ
độc giả hoặc hố đơn (nếu có ) đến giao cho cán bộ thư viện. Khi đó cán bộ thư
viện có nhiệm vụ kiểm tra tài liệu so với giấy biên nhận .Nếu có gì sai lệch thì
cán bộ thư viện và độc giả phải tiến hành thương lượng thủ tục đền bù hoặc bồi
thường.
Tài liệu mang
trả

QUẢN LÝ
THƯ VIỆN

Yêu cầu bồi
thường

8

ĐYC

Xác nhận trả


Nguyễn Hồng Bắc 9LTTD – IT08

Đề tài : Quản lý thư viện

Hình 1.1 : Quy trình trả sách

2.2.3- Cán bộ thư viện.
 Cán bộ thư viện là cầu nối giữa tài liệu của thư viện với độc giả, và là
người chịu trách nhiệm thống kê và bảo quản tất cả mọi tài sản của thư viện.
 Nhận tài liệu vào thư viện, xuất tài liệu khỏi thư viện, cho độ giả mượn tài
liệu, nhận tài liệu về từ độc giả và liên tục kiểm tra sắp xếp tài liệu của thư viện
theo một trật tự nhất định.
 Tuyên truyền giới thiệu hướng dẫn người đọc những tài liệu phù hợp với
độc giả và tạo ra những dịch vụ phù hợp với tài liệu đó.
 Theo dõi, ghi chép và cập nhật việc truy cập, sử dụng và khai thác thông
tin của cán bộ, giảng viên và sinh viên.
 Quản lý, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất và trang thiết bị,…
2.2.4- Các quy định hoạt động của hệ thống:
 QĐ1: Thay đổi tuổi tối thiểu, tuổi tối đa, thời hạn có giá trị của thẻ.
 QĐ2: Thay đổi số lượng và tên các thể loại. Thay đổi khoảng cách năm
xuất bản.
 QĐ4: Thay đổi số lượng sách mượn tối đa, số ngày mượn tối đa.
 QĐ-1: Mã tựa sách là số thứ tự của các tựa sách có trong hệ thống bắt đầu
từ 1. Khi thêm mới phải kiểm tra có những số thứ tự bị xố thì bổ sung vào
những số thứ tự bị trống này. Nếu khơng có (nghĩa là những số thứ tự liên tục với

9


Nguyễn Hồng Bắc 9LTTD – IT08

Đề tài : Quản lý thư viện

nhau) thì thêm với số tự nhiên tiếp theo. Trong trường hợp xố thì khơng phải
chỉnh sửa lại số thứ tự của các tựa sách ở phía sau.

 QĐ-2: Mã độc giả là số thứ tự của các độc giả có trong hệ thống bắt đầu từ
1. Khi thêm mới phải kiểm tra có những số thứ tự bị xố thì bổ sung vào những
số thứ tự bị trống này. Nếu khơng có (nghĩa là những số thứ tự liên tục với nhau)
thì thêm với số tự nhiên tiếp theo. Trong trường hợp xố thì khơng phải chỉnh
sửa lại số thứ tự của các tựa sách ở phía sau.
 QĐ-3: Nếu độc giả mượn những đầu sách khơng cịn trong thư viện thì hệ
thống sẽ chuyển qua bảng dữ liệu đăng ký.
 QĐ-4: Nếu độc giả trả sách thì thơng tin mượn sẽ chuyển sang q trình
mượn.
2.2.5

Chức năng và nhiệm vụ của thư viện.

 Trong thời gian gần đây gắn liền với sự lớn mạnh của ngàng thư viện
chức năng của thư viên được cải thiện một cách đáng kế. Em xin nêu ra một số
chức năng và nhiệm vụ cơ bản như:
 Chức năng Giáo dục.
 Chức năng thơng tin
 Chức năng văn hố.
 Chức năng giải trí
 Phân loại và sắp xếp tài liệu theo từng chuyên ngành khoa học, kỹ thuật
 Tổ chức các hình thức tuyên truyền, giới thiệu các dạng tài liệu như sách,
tạp chí, báo,… và biên soạn bản thơng tin tóm tắt, giới thiệu thông tin thư mục.

10


Nguyễn Hồng Bắc 9LTTD – IT08

Đề tài : Quản lý thư viện

 Có kế hoạch qui hoạch chủ động, thường xuyên tổ chức bồi dưỡng chuyên
môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ,… cho cán bộ thư viện để không ngừng nâng cao
chất lượng và hiệu quả phục vụ.
 Cơng việc tìm kiếm tài liệu trong thư viện là rất cần thiết và thường xuyên
trong công tác phục vụ bạn đọc của thư viện thực hiện việc tra cứu tài liệu một
cách nhanh chóng là yêu cơ bản của mỗi thư viện.
Sơ đồ tồn bộ hệ thống thơng tin nghiệp vụ thư viện được mơ tả tóm tắt như sau:

Thư viện

Phịng mượn
sách,trả sách

Phịng
Nghiệp vụ

Phịng
Tra cứu thơng tin

Phịng đọc chung

Phịng thiết
bị bảo quản

Phịng bổ xung
trao đổi

Hình 1.2 : Chức năng chính của thư viện
2.2.6 Vấn đề cơ bản trong việc tin học hố cơng tác quản lý thư viện

 Tin học hoá là quá trình áp dụng các phương tiện kỹ thuật phần mềm và
ngơn ngữ nhằm mục đích hình thành hệ thống thư viện đảm bảo tự động hoá
trong việc lựa chọn, bảo quản, xử lý và sử dụng thông tin mọi loại hình cơng tác
phục vụ bạn đọc của thư viện. Nên việc quản lý thư viện băng máy tính là hết
sức cần thiết.
2.2.7 Nhiệm vụ cơ bản của việc tin học hoá trong quản lý thư viện:

11


Nguyễn Hồng Bắc 9LTTD – IT08

Đề tài : Quản lý thư viện

 Tạo lập và quản trị mục tài liệu điện tử cho vốn tài liệu của thư viện
 Hiện đại hố cơng tác bổ xung, truy xuất, tra cứu danh mục tài liệu và thực
hiện quản lý chặt chẽ lượng tài liệu có sẵn tại thư viện.
 Thực hiện tốt công tác thống kê, kiểm kê tài liệu, số lượng người dùng thư
viện, số lượng tài liệu của thư viện, thiết lập được các báo cáo, danh sách tài liệu
của thư viện còn đang cho mượn, in ra danh sách những độc giả còn mượn tài
liệu của thư viện đến hạn phải trả cho thư viện.
 Người dùng phải nhận được đầy đủ chính xác thơng tin mình cần một cách
nhanh chóng từ nhiều nguồn khác nhau. trong cơng việc tra cứu phải nhanh và
dễ dàng. Giảm thời gian phục vụ tạo thuận lợi cho cả người đọc và cán bộ thư
viện.
 Tăng khả năng phục vụ của thư viện giảm chi phí xử lý thư mục tài liệu
loại bỏ việc tra cứu thủ cơng bằng phích thay vào đó là việc tra cứu bằng máy
tính với giao diên thân thiện dễ sử dụng.
 Tổ chức hợp lý công tác phục vụ bạn đọc xử ký tốt công tác mượn trả tài
liệu, tạo và in ra các dạng báo cáo nhanh, chính xác.

2.2.8 Các phần mềm trợ giúp trong quản lý thư viện:
 Các phần mềm chuyên nghiệp như microsoft access hay VisualBasic 6 đã
hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu trong việc quản lý, truyền tin và khai thác thông tin
dữ liệu. đồng thời làm giảm đi công sức và nhân lực phải bỏ ra cho mọi hoạt
động của thư viện, nhờ tính thơng dụng trong việc giao tiếp, tìm kiếm và đọc
thơng tin bằng tính năng ưu việt.
2.2.9 Phiếu theo dõi tài liệu nhập kho
 Bổ sung tài liệu: Mỗi khi có sách mới nhập về, bộ phận biên mục có trách
nhiệm rà xét xem số sách đã đã có hay chưa. Nếu chưa có thì lập thẻ quản lý
12


Nguyễn Hồng Bắc 9LTTD – IT08

Đề tài : Quản lý thư viện

sách và ấn định cho nã một Mã ĐKCB, Mã xếp giá phòng đọc, Mã xếp giá
phòng mượn, số biểu ghi cho tài liệu đã sau đã lưu vào hồ sơ tài liệu và in phích
cho tài liệu vừa nhập. Nếu sách đã đã có rồi thì gọi lại thẻ cũ để cập nhật bổ sung
số lượng. In phích cho tài liệu ( hay thẻ quản lý sách )

THẺ QUẢN LÝ SÁCH
Mã số sách:………
Số ĐKCB:………………………………………………………..
Tên sách:…………………………………………………………
Tập:……………………….Số trang:…………………………….
Số lượng:………………….Năm xuất bản:……………………...
Mã ngôn ngữ:……………..Ngôn ngữ:………………………….
Mã nhà xuất bản:………….Nhà xuất bản:………………………
Mã phân loại:……………...Phân loại:…………………………..

Mã tác giả:………………...Tác giả:……………………………..
Mã vị trí:………………………………………………………….
Mã xếp giá phịng đọc:……………………………………………
Mã xếp giá phịng mượn:………………………………………….
Hình 1.3 : Phiếu theo dõi tài liệu nhập kho
2.3.0 Báo cáo thống kê định kỳ:

13


Nguyễn Hồng Bắc 9LTTD – IT08

Đề tài : Quản lý thư viện

 Thông thường là cuối mỗi kỳ , phải có tổng kết, báo cáo và thống kê đảm
bảo cho hiệu quả phục vụ và quản lý. Người thủ thư thường cần đến các thông
tin ghi trong sổ sách trong suốt kỳ đó, sau đó tổng hợp , đưa ra các thống kê và
báo cáo trả lời cho các câu hái:


Có bao lượt mượn tài liệu trong kỳ ?



Những tài liệu nào được mượn nhiều, tài liệu nào được mượn ít

( hay chính là tần suất mượn của các tài liệu), và có cần phải bổ sung thêm các
tài liệu được mượn nhiều hay không?


Danh sách những độc giả thường xuyên mượn tài liệu?



Danh sách những độc giả vi phạm?



Thống kê số sách hiện đang có trong kho.



Thống kê theo ngày nhập tài liệu.



Thống kê số tài liệu độc giả đang mượn.



Thống kê số tài liệu bị mất hay được thanh lý trong năm.



Người lãnh đạo thư viện sau khi xem các báo cáo thống kê này sẽ

có những điều chỉnh hợp lý hơn nếu thấy cần thiết để nâng cao hiệu quả sử dụng
thư viện.
2.3.1 Quản lý Sách:


Trong việc biên mục tài liệu , thay vì nhân viên nghiệp vụ phải tự

xây dựng mã số cá biệt và chỉ số mơn loại thì trong chương trình này, mã số cá
biệt và chỉ số môn loại được sinh tự động dùa vào thông tin đưa vào.
1. Tựa đề

6. Ngôn ngữ

14


Nguyễn Hồng Bắc 9LTTD – IT08

Đề tài : Quản lý thư viện

2. Tên tác giả
3. Thể loại

7. Mô tả

4. Nhà xuất bản

8. Nội dung

5. Năm xuất bản

9. Số lượng có ở phịng mượn
10.Số lượng có ở phịng đọc

2.3.2 Danh sách các yêu cầu nghiệp vụ:
STT
1
2
3
4
5
6

TÊN YÊU CẦU
Lập thẻ đọc giả
Nhận sách mới
Tra cứu sách
Lập phiếu mượn
Nhận trả sách
Thay đổi quy định

7

Số phiếu mượn sách

8

trong năm
Số lượng sách nhiều

BIỂU MẪU
BM1
BM2
BM3

BM4

đã mượn
Tỷ lệ những phiếu
mượn sách quá hạn

10

Thời

gian

11

bình mượn sách
Giờ bạn đọc mượn

trung

sách nhiều nhất
12

GHI CHÚ
Xóa, cập nhật
Xóa, cập nhật

QĐ4

Xóa, cập nhật

QĐ6

nhất mà một người
9

QUY ĐỊNH
QĐ1
QĐ2

Gia hạn thẻ

15


Nguyễn Hồng Bắc 9LTTD – IT08
13

Đề tài : Quản lý thư viện

Đăng nhập

Hình 1.4 : Danh sách các yêu cầu nghiệp vụ
2.3.3 Danh sách các quy định:
STT MÃ

TÊN QUY ĐỊNH

MÔ TẢ CHI TIẾT

GHI CHÚ

SỐ
-Có 2 loại độc giả (Người
lớn,Trẻ em).
1

QĐ1

Quy định thẻ độc -Tuổi độc giả từ 18 đến
giả

55.
-Thẻ có giá trị 6 tháng.
-QĐ-2
-Có 3 thể loại (A,B,C).

2

QĐ2

Quy định sách

-Chỉ nhận các sách xuất
bản trong vòng 8 năm.
-QĐ-1
-Chỉ cho mượn với thẻ
cịn hạn và sách khơng có

3

QĐ4

Quy đinh phiếu người đang mượn.
mượn sách

-Mỗi độc giả mượn tối đa
5 quyển sách trong 4

4

QĐ6

ngày.
Người dùng có thể thay
đổi các quy định sau:
-

QĐ1:

16

Thay

đổi


Nguyễn Hồng Bắc 9LTTD – IT08

Đề tài : Quản lý thư viện
tuổi tối thiểu, tuổi tối

đa, thời hạn có giá trị
của thẻ.
-

QĐ2: Thay đổi số
lượng và tên các thể
loại. Thay đổi khoảng
cách năm xuất bản.

-

QĐ4: Thay đổi số
lượng sách tối đa, số
ngày mượn tối đa.

Hình 1.5 : Danh sách các quy định mượn sách
2.3.4 Bảng trách nhiệm yêu cầu nghiệp vụ:
Hình 1.6 : Bảng trách nhiệm yêu cầu nghiệp vụ
STT YÊU CẦU
NGƯỜI DÙNG
PHẦN MỀM
GHI CHÚ
1
Lập thẻ độc Cung cấp thông Kiểm tra QĐ1 và
2

giả
Nhận

tin theo BM1

ghi nhận
sách Cung cấp thông Kiểm tra QĐ2 và

3

mới
Tra cứu sách

tin theo BM2
ghi nhận
Cung cấp tên sách Tìm và xuất theo

hay thể loại sách
BM3
phiếu Cung cấp thông Kiểm tra QĐ4 và

4

Lập

5

mượn
Nhận trả sách

6

sách trả
trả.
Thay đổi quy Thay đổi các quy Cập nhật quy định.

định

tin theo BM4
ghi nhận
Cung cấp mã số Ghi nhận sách đã

định theo QĐ6
17


Nguyễn Hồng Bắc 9LTTD – IT08
7

Số

phiếu

mượn
8

9

10

11

12

Đề tài : Quản lý thư viện
Tính

sách

số

phiếu

mượn trong năm

trong năm.
Số lượng sách

Tính số lượng sách

nhiều nhất mà

mà một người đã

một người đã

mượn

mượn.
Tỷ lệ những

Tính tỷ lệ phiếu

phiếu

mượn sách trả q

mượn

trả sách q

hạn

hạn
Thời

gian

Tính

trung

bình

trung bình mượn

mượn sách
Giờ bạn đọc

sách
Thống kê giờ bạn

mượn

đọc

sách

nhiều nhất
Gia hạn thẻ

thời

mựơn

gian

sách

nhiều nhất
Cung cấp thông Kiểm tra và ghi
tin độc giả, thẻ nhận

13

Đăng nhập

đọc giả
Nhập tên và mật Kiểm
khẩu đăng nhập

tra

quyền

đăng nhập

2.3.5- Danh sách các biểu mẫu:
BM1:
THẺ ĐỘC GIẢ
Họ và tên:……………….. Loại đọc giả:……………………. Ngày
……..
18

sinh:


Nguyễn Hồng Bắc 9LTTD – IT08

Đề tài : Quản lý thư viện

Địa chỉ:…………………... E-mail:………………………Ngày lập thẻ:……….

Hình 1.7 : Thẻ độc giả
PHIẾU MƯỢN SÁCH
Họ tên độc giả………………………………..….Ngày mượn:…………………..
Stt
Sách
Thể loại
Tác giả
Hình 1.8 : Phiếu mượn sách
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phóc
----------***---------Thư viện trường…………………………
BIÊN BẢN XUẤT SÁCH KHỎI KHO THƯ VIỆN
Số:…………..

Ngày…..thá

Ngày…..th¸ng……năm…..

Chúng tơi những người lập biên bản ( Ghi rõ họ, tên, chức vụ ) ................
..........................................................................................
Chứng nhận đã xuất kho thư viện các sách ( hoặc báo, tạp chí đã
đóng thành t hành tập hoặc tờ rời ) trong bảng kê kèm theo gồm…bản,
tính thành ti thành tiền là…

là…đồng…(Viết lại bằng chữ)…

Vì lý do………………………………………………..
Người lập biên bản ký.

19


Nguyễn Hồng Bắc 9LTTD – IT08

Đề tài : Quản lý thư viện

Bảng kê kèm theo biên bản số…
Số

Tên tác giả và tên

TT sách

Số bản

Giá đơn vị

Tổng cộng
( tiền )

Duyệt biên bản
Hiệu trưởng
( Ký tên, đóng dấu )
Hình 1.9 : Biên bản xuất sách khỏi kho

CHƯƠNG II : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

1 Các chức năng cơ bản của hệ thống
1.1 Các chức năng cơ bản trong hệ thống quản lý thư viện:
 Nhập sách mới

20


Nguyễn Hồng Bắc 9LTTD – IT08

Đề tài : Quản lý thư viện

 Cấp phát thẻ mới
 Cập nhật thông tin về sách và bạn đọc
 Xem danh mục sách và sách cho mượn
 Tra cứu, tìm kiếm theo tên sách, tên tác giả, thể loại...
 Báo cáo, thống kê mượn trả
 Báo cáo , thống kê sách

1.2 Phân loại và gộp các chức năng thành chức năng chính:
Sau khi phân loại và gộp ta được hệ thống quản lý thư viện với 5 chức
năng chính:
 Chức năng quản lý sách
 Chức năng quản lý mượn trả
 Chức năng quản lý bạn đọc
 Chức năng thống kê
a. Chức năng quản lý sách gồm:
 Cập nhật sách
 Thanh lý sách
 Cập nhật danh mục
b. Chức năng quản lý mượn trả gồm:
 Mượn sách
 Trả sách
 Tìm kiếm mượn trả

21


Nguyễn Hồng Bắc 9LTTD – IT08

Đề tài : Quản lý thư viện

 Xử lý vi phạm
c. Chức năng quản lý bạn đọc gồm:
 Cập nhật thông tin bạn đọc
 Lập thẻ
 Gia hạn thẻ
 Huỷ thẻ
 Tìm kiếm bạn đọc

d. Chức năng quản lý thống kê gồm:
 Báo cáo, thống kê tình trạng sách
QUẢN LÝ THƯ
 Báo cáo, thống kê tình VIỆN
trạng bạn đọc của thư viện
 Báo cáo, thống kê tình trạng mượn , trả sách
Báo
Hệ thống
lý
 Báo cáo , Danh
thống kê xử lý viXử
phạm.
cáo
mục
 Thống kê sách có trong thư viện

Tra cứu

Lập thẻ,
Kếtđồ
nốiphân rã chức năng
Tra cứu
2 Biểu
gia
hạn
Thống
Danh
CSDL
sách
Qua q trìnhmục

phânsách
tích các chức thẻ
năng trên của hệ
thống
quản
lý
thư
viện
kê sách
cứuđồ
ta thu Đóng
được một mơ hình chung về quả trình quản lý thư viện dưới dạngTra
biểu
kết nối
độc giả
Hủy thẻ
phân cấp chức năng sau:
D mục
Thống
Đăng
thẻ TV
kê độc
nhập
giả
Mượn
trả sách
Danh
Trở ra
Thống
mục độc

kê thẻ
giả
TV
Sao lưu
CSDL

Xử lý vi
phạm
22

Thoát


Nguyễn Hồng Bắc 9LTTD – IT08

Đề tài : Quản lý thư viện

Hình 2.1 : Biểu đồ phân rã chức năng

2.1 Đặc tả chức năng
 Tên chức năng:

Lập thẻ độc giả

Đầu vào : Thông tin tác giả

23


Nguyễn Hồng Bắc 9LTTD – IT08

Đầu ra : Thẻ độc giả

Đề tài : Quản lý thư viện

Bắt đầu

Nhập thông tin
độc giả

Kiểm tra thơng tin độc
giả

Thơng tin
hợp lệ?

Lập thẻ

Kết thúc

Hình 2.2 : Sơ đồ khối chức năng Lập thẻ độc giả
 Tên chức năng: Quản lý mượn tài liệu
Đầu vào: Thông tin về mượn tài liệu
Đầu ra: ghi thông tin mượn vào CSDL

24


Nguyễn Hồng Bắc 9LTTD – IT08

Đề tài : Quản lý thư viện

Hình 2.3 : sơ đồ khối chức năng quản lý mượn tài liệu
Bắt đầu

Nhập thông tin tài
liệu và độc giả

Kiểm tra thông tin
độc giả

Thông
tin hợp lệ
Kiểm tra thông tin
tài liệu

Tài liệu
còn

Giao tài liệu cho
độc giả
 Tên chức năng : Xử lý vi phạm

Kết thúc

Đầu vào: Thông tin trả sách
Đầu ra: Kết quả phạt vi phạm

25