Luận văn Thạc sĩ Kỹ thuật: Một số giải pháp về công tác quản lý vật tư tại Tổng công ty giấy Việt Nam
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.14 MB, 109 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
---------------------------------------
NGUYỄN VĂN DŨNG
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ
VẬT TƯ TẠI TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM
LUẬN VĂN THẠC SĨ KỸ THUẬT
NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH
HÀ NỘI – 2013
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
---------------------------------------
NGUYỄN VĂN DŨNG
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ
VẬT TƯ TẠI TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM
LUẬN VĂN THẠC SĨ KỸ THUẬT
NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH
NGƯỜI HƯỚNG DẪN : TS. TRẦN SỸ LÂM
HÀ NỘI – 2013
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Khoa Kinh tế và Quản lý
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN ................................................................................................ 1
LỜI CAM ĐOAN .......................................................................................... 2
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ.................................... 3
LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................ 5
1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................ 5
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài. ................................................................. 6
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu . ............................................................. 6
4. Phương pháp nghiên cứu. ........................................................................... 6
5. Kết cấu luận văn. ........................................................................................ 6
Chương I: Cơ sở lý thuyết chung về quản lý vật tư trong các doanh nghiệp. .. 7
1.1 Khái niệm và phân loại vật tư trong doanh nghiệp. ................................... 7
1.1.1. Khái niệm vật tư. .................................................................................. 7
1.1.2 Phân loại vật tư. ..................................................................................... 7
1.2 Mục tiêu quản lý vật tư tại các doanh nghiệp. ........................................... 9
1.2.1 Khái niệm về quản lý vật tư. .................................................................. 9
1.2.2 Vai trị của cơng tác quản lý vật tư. ....................................................... 9
1.3 Nội dung của công tác quản lý vật tư. ..................................................... 10
1.3.1 Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu. ...................................... 11
1.3.1.1 Các phương pháp xây dựng định mức tiêu hao vật tư, nguyên liệu. ........ 11
1.3.2 Lập kế hoạch mua sắm vật tư............................................................... 12
1.3.3 Tổ chức tiếp nhận vật tư. ..................................................................... 14
1.3.4 Tổ chức dự trữ vật tư. .......................................................................... 15
1.3.4.1 Khái niệm về dự trữ, vai trò của dự trữ vật tư. .................................. 15
1.3.4.2 Hệ thống quản lý dự trữ. ................................................................... 16
1.3.5 Tổ chức cấp phát vật tư........................................................................ 22
Nguyễn Văn Dũng
1
Luận Văn Thạc Sỹ
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Khoa Kinh tế và Quản lý
1.3.6 Tổ chức kiểm tra tình hình sử dụng vật tư. .......................................... 23
1.4 Mơ hình tối ưu về dự trữ vật tư hàng hóa (mơ hình Wilson). ................. 25
1.5 Một số phương hướng nhằm hoàn thiện về quản lý vật tư tại các doanh
nghiệp. ......................................................................................................... 27
KẾT LUẬN CHƯƠNG I............................................................................. 29
Chương II: Phân tích thực trạng cơng tác quản lí vật tư tại Tổng công ty giấy
Việt Nam. ..................................................................................................... 30
2.1 Giới thiệu Tổng công ty giấy Việt Nam. ................................................. 30
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển........................................................ 30
2.1.2 Ngành nghề kinh doanh : ..................................................................... 32
2.1.3 Năng lực sản xuất kinh doanh của Tổng công ty giấy Việt Nam. ......... 33
2.1.4 Bộ máy tổ chức của Tổng công ty giấy Việt Nam............................... 34
2.1.4.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức ....................................................................... 35
2.1.4.2 Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận ............................................... 35
2.1.5 Đặc điểm tổ chức sản xuất ................................................................... 40
2.1.5.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất : .............................................................. 40
2.1.5.2 Quy trình sản xuất giấy : ................................................................... 42
2.2 Phân tích tổng quan về công tác quản lý vật tư tại Tổng công ty giấy Việt
Nam. ............................................................................................................ 45
2.2.1 Cơ cấu và tính chất của ngun vật liệu chính. .................................... 45
2.2.2. Cơng tác xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu. ..................... 46
2.2.2.2 Quy trình mua sắm vật tư.................................................................. 49
2.2.3 Cơng tác xây dựng định mức và thực hiện định mức nguyên vật liệu tại
Tổng công ty. ............................................................................................... 57
2.2.4 Công tác cung ứng nguyên vật liệu tại Tổng công ty giấy Việt Nam. ........ 58
2.2.5 Công tác quản lý dự trữ. ...................................................................... 62
2.2.5.1 Phương thức dự trữ công ty đang áp dụng. ....................................... 63
Nguyễn Văn Dũng
2
Luận Văn Thạc Sỹ
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Khoa Kinh tế và Quản lý
2.2.5.2 Mức dự trữ và kiểm tra dự trữ .......................................................... 64
2.2.6 Phân tích tình hình cấp phát vật tư và sử dụng vật tư. .......................... 66
2.2.6.1 Tình hình cơng tác cấp phát vật tư. ................................................... 66
2.2.6.2 Tình hình sử dụng vật tư. .................................................................. 69
2.3 Phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới công tác quản lý vật tư tại Tổng công
ty giấy Việt Nam. ......................................................................................... 71
2.3.1 Các nhân tố chủ quan........................................................................... 71
2.3.2 Các nhân tố khách quan. ...................................................................... 77
2.4 Đánh giá các ưu và nhược điểm trong công tác quản lý vật tư tại Tổng
công ty giấy Việt Nam.................................................................................. 80
2.4.1. Ưu điểm………………………………………………………………79
2.4.2 Những mặt tồn tại. ............................................................................... 82
KẾT LUẬN CHƯƠNG II. ........................................................................... 84
Chương III: Đề xuất một số giải pháp về quản lý vật tư tại Tổng công ty giấy
Việt Nam. ..................................................................................................... 85
3.1 Một số phương hướng phát triển của Tổng công ty giấy Việt Nam trong
thời gian tới . ................................................................................................ 85
3.1.1 Mục tiêu tổng quát. .............................................................................. 85
3.1.2 Mục tiêu phát triển Tổng công ty giấy Việt Nam đến năm 2020. ......... 85
3.1.3 Các biện pháp để thực hiện các mục tiêu trên của Tổng công ty giấy
Việt Nam. ..................................................................................................... 87
3.2 Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện quản lý vật tư tại Tổng công ty giấy
Việt Nam. ..................................................................................................... 88
3.2.1Giải pháp hồn thiện về cơng tác quản lý dự trữ vật tư theo phương pháp
phân loại vật tư theo ABC. ........................................................................... 88
3.2.2 Giải pháp về hoàn thiện hoạt động mua của Tổng công ty giấy Việt Nam
..................................................................................................................... 91
Nguyễn Văn Dũng
3
Luận Văn Thạc Sỹ
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Khoa Kinh tế và Quản lý
3.2.3 Giải pháp về hoàn thiện hoạt định mức tiêu hao vật tư ở Tổng công ty
giấy Việt Nam. ............................................................................................. 95
3.2.4 Giải pháp nhằm nâng cao trình độ quản lý và tạo động lực sử dụng tiết
kiệm nguyên vật liệu. ................................................................................... 98
3.2.5 Một số giải pháp khác và kiến nghị . ................................................. 100
KẾT LUẬN................................................................................................ 102
TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………………………………………..102
Nguyễn Văn Dũng
4
Luận Văn Thạc Sỹ
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Khoa Kinh tế và Quản lý
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành luận văn tốt nghiệp “Một số giải pháp về công tác quản
lý vật tư tại Tổng công ty giấy Việt Nam” bên cạnh nỗ lực của bản thân, tôi
nhận được rất nhiều sự giúp đỡ nhiệt tình của q thầy cơ trường Đại học Bách
Khoa Hà Nội, sự động viên từ thầy cô giáo, bạn bè, đồng nghiệp. Tôi xin chân
thành gửi lời cảm ơn tới những người đã động viên, khích lệ, giúp đỡ tôi trong
suốt thời gian qua.
Tôi xin gửi lời biết ơn sâu sắc tới TS. Trần Sỹ Lâm, người đã tận tình
hướng dẫn, dìu dắt tơi trong q trình thực hiện luận văn.
Nhân đây, tôi cũng xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo, các cán bộ công
nhân viên các phịng ban trong Tổng cơng ty giấy Việt Nam đã nhiệt tình giúp
đỡ, cung cấp thơng tin cho tơi suốt q trình nghiên cứu đề tài này.
Mặc dù tơi có nhiều cố gắng hoàn thiện luận văn, song với kiến thức và thời
gian có hạn nên luận văn khơng tránh khỏi những hạn chế nhất định. Vì vậy tơi
rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp để luận văn được hoàn thiện hơn.
Hà Nội, ngày 20 tháng 09 năm 2013
Học viên
Nguyễn Văn Dũng
Nguyễn Văn Dũng
1
Luận Văn Thạc Sỹ
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Khoa Kinh tế và Quản lý
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bản luận văn này là cơng trình nghiên cứu khoa học,
độc lập của tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và có
nguồn gốc rõ ràng.
TÁC GIẢ LUẬN VĂN
NGUYỄN VĂN DŨNG
Nguyễn Văn Dũng
2
Luận Văn Thạc Sỹ
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Khoa Kinh tế và Quản lý
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
Bảng 2.1 Năng lực sản xuất kinh doanh của Tổng công ty giấy Việt Nam năm
2013 ................................................................................................................. 33
Bảng 2.2 Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2013........................................... 47
Bảng 2.3 Kế hoạch mua vật tư năm 2012 ......................................................... 49
Bảng 2.4 Danh sách một số nhà cung ứng vật tư được duyệt năm 2012 ........... 54
Bảng 2.5 Bảng so sánh giá thu mua gỗ nguyên liệu giữa Tổng công ty giấy và
các đơn vị bên ngoài tháng 3/2013. .................................................................. 55
Bảng 2.6 Định mức tiêu hao các sản phẩm năm 2011;2012. ............................ 57
Bảng 2.7 Bảng so sánh giữa kế hoạch cung ứng vật tư nguyên liệu và thực hiện
năm2012 .......................................................................................................... 59
Bảng 2.8 Tiến độ giao hàng vật tư bột đá trong tháng 6 năm 2012 .................. 61
Bảng 2.9 Thống kê xuất- nhập - tồn các loại vật tư chính năm 2012................. 64
Bảng 2.10 Mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho các loại vật tư chính năm 2012 ...... 65
Bảng 2.11 Tổng hợp vật tư tiêu hao theo định mức đối với bột giấy................. 70
tẩy trắng 84-86%ISO năm 2012. ...................................................................... 70
Bảng 2.12 Bảng cân đối kế toán giữa các năm 2009-2012. .............................. 73
Bảng 2.13 Tỷ trọng nguồn lao động Tổng công ty giấy năm 2008;2012. .......... 76
Bảng 3.1 Các chỉ tiêu chủ yếu của Tổng công ty giấy Việt Nam đến năm 2020.
......................................................................................................................... 86
Bảng 3.2 Phân loại vật tư theo giá trị tồn kho năm 2012................................... 90
Bảng 3.3 Xếp hạng ABC cho các mặt hàng vật tư ............................................ 91
Bảng 3.4 Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp vật tư ............................ 94
Biểu
BiÓu mÉu 1.1 Phiếu đánh giá nhà cung ứng. ..................................................... 53
Biểu mẫu 2.1 Phiếu xuất kho ............................................................................ 68
Nguyễn Văn Dũng
3
Luận Văn Thạc Sỹ
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Khoa Kinh tế và Quản lý
Sơ đồ
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức của Tổng công ty giấy Việt Nam.............................. 35
Sơ đồ 1.2: Quá trình sản xuất giấy ................................................................... 43
Hình vẽ
Hình 1.1 Hệ thống dự trữ nhiều cấp.................................................................. 17
Hình 1.2 Hệ thống mua sắm vật tư theo điểm đặt hàng mức dự trữ ................. 19
Hình 1.3 Hệ thống mua sắm vật tư theo chu k c nh mc d tr ................ 21
Hình 1.4 Đồ thị của mô hình Wilson ............................................................... 25
Hỡnh 1.5
Quy trỡnh mua sắm hàng hóa của Tổng cơng ty giấy Việt Nam ...... 51
Nguyễn Văn Dũng
4
Luận Văn Thạc Sỹ
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Khoa Kinh tế và Quản lý
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong những năm gần đây, có rất nhiều doanh nghiệp phá sản, do việc
cạnh tranh trên thị trường là quá khắc nghiệt. Từ khi Việt Nam tham gia vào Tổ
chức thương mại thế giới WTO đã tạo ra nhiều cơ hội, nhưng đồng thời cũng tạo
ra nhiều khó khăn thách thức cho các doanh nghiệp trên đấu trường quốc tế.
Thực tế cho thấy, trong năm 2012 đã có hơn khoảng 55.000 doanh nghiệp giải
thể, mơi trường kinh doanh ngày càng khó khăn, những ảnh hưởng của bối cảnh
kinh tế chung của toàn cầu tác động đến tất cả các doanh nghiệp trên thế giới,
khơng riêng gì Việt Nam. Do vậy, những doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát
triển thì giá thành sản phẩm rẻ hơn các đối thủ cạnh tranh, trong khi chất lượng
sản phẩm lại khơng thua kém gì các sản phẩm của các hãng khác sẽ tạo sự thu
hút của khách hàng, tạo ra sự tin tưởng của khách hàng với sản phẩm. Tuy
nhiên, việc giảm giá thành sản phẩm đối với các doanh nghiệp sản xuất được
tính trên chi phí vật tư, nguyên liệu đầu vào. Để tạo ra được các sản phẩm tốt đòi
hỏi nguồn nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng. Giá thành sản phẩm cao hay thấp
địi hỏi vào nhiều chi phí trong q trình tạo ra sản phẩm, công tác quản lý vật tư
chặt chẽ, tránh lãng phí ở từng giai đoạn từ thu mua tới sản xuất, góp phần rất
lớn để giảm giá thành và nâng cao khả năng cạnh tranh sản phẩm của doanh
nghiệp. Công tác quản lý vật tư hiệu quả không chỉ đáp ứng được đầy đủ kịp
thời nguyên vật liệu cho sản xuất, mà cịn giảm lãng phí, tránh thất thốt trong
cơng tác từ khâu mua sắm, tới dự trữ và đưa vào sử dụng hợp lý.
Tổng công ty giấy Việt Nam là một trong những con chim đầu đàn về
sản xuất giấy và bột giấy trong nước, chiếm phần lớn thị phần so với các đối thủ
cạnh tranh trong nước. Hiện nay ngày càng có nhiều cơng ty lớn của nước ngồi
nhảy vào ngành giấy với cơng nghệ sản xuất hiện đại, để cạnh tranh tồn tại, các
doanh nghiệp trong nước khơng thể khơng nhanh chóng tăng cường đầu tư vào
Nguyễn Văn Dũng
5
Luận Văn Thạc Sỹ
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Khoa Kinh tế và Quản lý
dây chuyền sản xuất để tiết giảm chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm.
Trước những yêu cầu thực tế trên, để góp phần làm giảm lãng phí trong sử dụng
nguyên vật liệu, nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, nhất là các
doanh nghiệp nhà nước, tác giả lựa chọn và nghiên cứu đề tài : “Một số giải
pháp về công tác quản lý vật tư tại Tổng công ty giấy Việt Nam”. Tác giả
mong muốn qua đề tài nghiên cứu này sẽ tìm ra được một số điểm hạn chế trong
công tác quản lý vật tư, từ đó đưa ra một số giải pháp hiệu quả đối với hoạt động
của Tổng cơng ty.
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài.
Đề xuât một số giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý vật tư cho Tổng
công ty giấy Việt Nam.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .
Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý vật tư và những vấn đề có liên quan
tại Tổng công ty giấy Việt Nam.
Phạm vi nghiên cứu : Thực tiễn công tác quản lý dự trữ tại Tổng công ty giấy
Việt Nam từ 2010 đến nay.
4. Phương pháp nghiên cứu.
Đề tài sử dụng phương pháp phân tích so sánh, phân tích hệ thống và phân tích
theo các số liệu thống kê của Tổng công ty giấy Việt Nam.
5. Kết cấu luận văn.
Ngoài phần mở đầu, kết luận và các danh mục tài liệu tham khảo, các
bảng biểu, các hình vẽ, đề tài nghiên cứu gồm 3 chương:
Chương I : Cơ sở lý thuyết chung về quản lý vật tư.
Chương II : Phân tích thực trạng cơng tác quản lý vật tư tại Tổng công ty
giấy Việt Nam.
Chương III : Đề xuất một số giải pháp về quản lý vật tư tại Tổng công ty
giấy Việt Nam.
Nguyễn Văn Dũng
6
Luận Văn Thạc Sỹ
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Khoa Kinh tế và Quản lý
Chương I : Cơ sở lý thuyết chung về quản lý vật tư
trong các doanh nghiệp.
1.1 Khái niệm và phân loại vật tư trong doanh nghiệp.
1.1 .1. Khái niệm vật tư.
Để tiến hành quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần có nhiều
yếu tố như sức lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động. Dưới tác dụng
của người lao động và các công cụ lao động mà các loại hàng hóa được tạo ra
trên thị trường. Tuy nhiên để có thể sản xuất kinh doanh được ổn định, có nhiều
yếu tố liên quan tới quá trình sản xuất, trong đó đáp ứng đủ ngun vật liệu, có
chất lượng chiếm vai trị hết sức quan trọng, là điều kiện tất yếu cho quy trình
sản xuất sản phẩm.
Vật tư là những đối tượng được dự trữ cho hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp, hay nói cách khác vật tư là cái mà người lao động dùng sức
lao động và cơng cụ lao động của mình tác động vào và biến chúng thành những
sản phẩm hữu ích cho xã hội.
1.1.2 Phân loại vật tư.
Vật tư bao gồm nhiều loại khác nhau, để có thể quản lý một cách chặt chẽ
người ta phân loại vật tư thành 3 loại :
- Nguyên vật liệu
- Công cụ, dụng cụ
- Hàng hóa.
Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động tham gia vào quá trình sản
xuất của doanh nghiệp, bị biến đổi hoặc bị tiêu hao trong q trình đó để tạo ra
sản phẩm. Căn cứ vào yêu cầu của sản xuất, nguyên vật liệu được chia ra thành
các loại sau :
+ Nguyên vật liệu chính : Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên
thực thể chính của sản phẩm.
Nguyễn Văn Dũng
7
Luận Văn Thạc Sỹ
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Khoa Kinh tế và Quản lý
+ Nguyên vật liệu phụ : Cũng là đối tượng lao động nhưng chỉ có tác
dụng phụ trong quá trình sản xuất được sử dụng cùng với nguyên vật liệu chính
để làm thay đổi một số tính chất lí hố của ngun vật liệu chính .
+ Nhiên liệu : Bao gồm các loại nguyên vật liệu cho nhiệt lượng ở thể
lỏng, khí, rắn như xăng dầu, than, hơi đốt phục vụ cho công nghệ sản xuất sản
phẩm, cho các phương tiện máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất
kinh doanh.
+ Phụ tùng thay thế : Bao gồm các phụ tùng, chi tiết dùng thay thế khi sửa
chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải.
+ Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản : Bao gồm các loại thiết bị phương
tiện lắp đặt vào các cơng trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp hiện đang dự
trữ tại doanh nghiệp.
+ Phế liệu : Là các loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất sản
phẩm như phế liệu thu hồi khi thanh lý tài sản cố định.
+ Vật liệu khác : là các loại vật liệu phát sinh trong quá trình sản xuất sản
phẩm ngồi các loại kể trên.
Cơng cụ dụng cụ là những tư liệu lao động hoặc có giá trị nhỏ hoặc có
thời gian sử dụng ngắn được mua vào để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh
doanh như dụng cụ lao động, đồ dùng làm việc, hay đồ dùng bảo hộ lao động
cho cơng nhân…
Hàng hóa : Khác với nguyên vật liệu, hàng hóa là những đối tượng mua
vào với mục đích để bán ra và khơng qua chế biến cơng nghiệp. Hàng hóa bao
gồm nhiều loại và được phân theo :
+ Giá trị của hàng hóa
+ Căn cứ vào đặc điểm của hàng hóa lưu kho có thể phân loại theo các
tiêu chí khác nhau như hình dáng, kích thước, tính dễ vỡ hay khơng….để phân
chúng thành các nhóm khác nhau.
Nguyễn Văn Dũng
8
Luận Văn Thạc Sỹ
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Khoa Kinh tế và Quản lý
1.2 Mục tiêu quản lý vật tư tại các doanh nghiệp.
1.2.1 Khái niệm về quản lý vật tư.
Quản lý là quá trình thực hiện các tác động của chủ thể quản lý lên các
đối tượng quản lý để phối hợp hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu đề ra của
tổ chức.
Quản lý vật tư là quá trình theo dõi, hướng dẫn, điều chỉnh, kiểm tra sự
cung ứng, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất
kinh doanh .
Quản lý vật tư bao gồm các công tác như lập kế hoạch, mua sắm, bảo
quản, cấp phát và sử dụng vật tư.
Nhiệm vụ chính của công tác quản lý vật tư trong doanh nghiệp là đảm
bảo việc cung ứng vật tư đúng yêu cầu của sản xuất, giám sát chặt chẽ việc sứ
dụng vật tư, chấp hành tốt chế độ quản lý vật tư, triệt để thực hành tiết kiệm vật
tư.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ nêu trên công tác quản lý vật tư trong doanh nghiệp
cần quán triệt các yêu cầu sau :
- Trước hết phục vụ cho sản xuất. Việc tổ chức, cung ứng vật tư kỹ thuật
cho sản xuất phải đảm bảo các nhu cầu về số lượng, chủng loại, quy cách phẩm
chất vật tư và đúng thời hạn góp phần hoàn thành kế hoạch của doanh nghiệp.
- Chủ động đảm bảo vật tư cho sản xuất, khai thác triệt để mọi khả năng
vật tư sẵn có trong nội bộ doanh nghiệp, địa phương, trong nước, tích cực sử
dụng vật tư thay thế những vật tư khan hiếm hoặc phải nhập khẩu.
- Đáp ứng đầy đủ nhu cầu của sản xuất đồng thời phải đảm bảo hiệu quả
kinh tế của sản xuất và thực hành tốt chế độ hạch toán kinh tế.
1.2.2 Vai trị của cơng tác quản lý vật tư.
+ Vai trò của vật tư.
Nguyễn Văn Dũng
9
Luận Văn Thạc Sỹ
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Khoa Kinh tế và Quản lý
Như chúng ta đã biết, vật tư là một bộ phận quan trọng của tư liệu sản
xuất. Vậy, vật tư cũng là một bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp sản xuất..
- Vật tư là tư liệu cần quan trọng để sản xuất ra sản phẩm hàng hóa.
- Chất lượng của vật tư có ảnh hưởng sâu sắc tới chất lượng của sản phẩm
sẽ sản xuất ra. Đây là một yếu tố khiến các nhà quản lý vật tư phải tính tốn,
xem xét cẩn thận khi xác định nguồn hàng cho mình.
- Vai trị của quản lý vật tư :
- Đối với doanh nghiệp sản xuất hiểu được tầm quan trọng của vật tư rồi
nhưng làm thế nào để luôn đảm bảo về số lượng, chủng loại vật tư đúng thời
hạn, đảm bảo chất lượng cho cả quá trình sản xuất lại là một bài tốn khó đối với
các nhà quản lý. Do đó, quản lý vật tư cũng có vai trị hết sức quan trọng:
- Quản lý vật tư tốt, đảm bảo cho quá trình họat động sản xuất kinh doanh
được liên tục, không bị gián đoạn trong quá trình hoạt động là một yếu tố quan
trọng, giúp tăng hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị, tăng năng suất lao động.
- Làm tốt công tác quản lý vật tư là góp phần nâng cao chất lượng sản
phẩm hàng hóa.
- Quản lý vật tư cịn là một cơng tác có tính chiến lược về hạ giá thành sản
phẩm.
- Khơng nằm ngồi vai trị của cơng tác quản lý nói chung, nhưng quản lý
vật tư có tính “cục bộ” hơn. Nó chỉ nhắm vào một khâu trong q trình sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp. Nhưng nó là khâu quan trọng, không thể thiếu đối
với bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào.
1.3 Nội dung của công tác quản lý vật tư.
Nội dung của công tác quản lý vật tư bao gồm các công tác như : Xây
dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu, lập kế hoạch mua sắm vật tư, tổ chức
tiếp nhận, tổ chức dữ trữ và lưu kho, tổ chức cấp phát nguyên vật liệu và tổ chức
kiểm sốt tình hình sử dụng vật tư ở các đơn vị sử dụng.
Nguyễn Văn Dũng
10
Luận Văn Thạc Sỹ
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Khoa Kinh tế và Quản lý
1.3.1 Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu.
Mức tiêu dùng nguyên vật liệu là lượng nguyên vật liệu tiêu dùng lớn nhất
cho phép để sản xuất một đơn vị sản phẩm hoặc để hồn thiện một cơng việc
nào đó trong điều kiện tổ chức và điều kiện kỹ thuật nhất định.
Việc xây dựng định mức tiêu dùng vật liệu chính xác và đưa mức đó vào
áp dụng trong sản xuất là biện pháp quan trọng nhất để thực hiện tiết kiệm vật
liệu có cơ sở quản lý chặt chẽ việc sử dụng nguyên vật liệu. Mức tiêu dùng
nguyên vật liệu còn là căn cứ để tiến hành kế hoạch hoá cung ứng và sử dụng
vật liệu tạo điều kiện cho hạch toán kinh tế và thúc đẩy phong trào thi đua và
thực hành tiết kiệm trong doanh nghiệp.
1.3.1.1 Các phương pháp xây dựng định mức tiêu hao vật tư, nguyên liệu.
* Phương pháp định mức theo thống kê kinh nghiệm:
Là phương pháp dựa vào 2 căn cứ: các số liệu thống kê về mức tiêu dùng
nguyên vật liệu của kỳ báo cáo những kinh nghiệm của những cơng nhân tiên
tiến rổi dùng phương pháp bình qn gia quyền để xác định, định mức.
Ưu điểm: Đơn giản dễ vận dụng có thể tiến hành nhanh chóng, phục vụ
kịp thời cho sản xuất.
Nhược điểm: Ít tính khoa học và tính chính xác.
* Phương pháp thực nghiệm:
Là phương pháp dựa trên kết quả của phịng thí nghiệm kết hợp với những
điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra sửa đổi và kết quả đã tính tốn để tiến
hành sản xuất thử nhằm xác định mức cho kế hoạch.
Ưu điểm: Có tính chính xác và khoa học hơn phương pháp thống kê.
Nhược điểm: Chưa phân tích tồn bộ các yếu tố ảnh hưởng đến định mức và
còn phụ thuộc vào phịng thí nghiệm, có thể khơng phù hợp với điều kiện sản xuất.
* Phương pháp phân tích: Là kết hợp việc tính tốn về kinh tế kĩ thuật với
việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới việc tiêu hao ngun vật liệu, chính vì
thế nó được tiến hành theo hai bước :
Nguyễn Văn Dũng
11
Luận Văn Thạc Sỹ
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Khoa Kinh tế và Quản lý
Bước 1: Thu thập và nghiên cứu các tài liệu đến mức đặc biệt là về thiết
kế sản phẩm, đặc tính của ngun vật liệu, chất lượng máy móc thiết bị, trình độ
tay nghề cơng nhân...
Bước 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức, tính hệ số sử
dụng và đề ra biện pháp phấn đấu giảm mức trong kì kế hoạch.
Ưu điểm: Có tính khoa học và tính chính xác cao, đưa ra một mức tiêu
dùng hợp lý nhất. Hơn nữa khi sử dụng phương pháp này định mức tiêu dùng
luôn nằm trong trạng thái được cải tiến.
Nhược điểm: Nó địi hỏi một lượng thơng tin tương đối lớn tồn diện và
chính xác, điều này có nghĩa là công tác thông tin trong doanh nghiệp phải tổ
chức tốt. Một điều dễ thấy đó là một lượng thơng tin như vậy địi hỏi phải có đội
ngũ xử lý thơng tin có trình độ và năng lực cao nhưng dù thế nào đi nữa thì đây
cũng là phương pháp tiên tiến nhất.
1.3.2 Lập kế hoạch mua sắm vật tư.
Việc lập kế hoạch mua sắm vật tư là khâu quan trọng trong của kế hoạch
sản xuất và chủ động về mặt tài chính của doanh nghiệp. Xây dựng kế hoạch kịp
thời và có chất lượng đảm bảo được các yếu tố sản xuất hiệu quả, tránh lãng phí
và ứ đọng vốn trong quá trình mua sắm vật tư phục vụ sản xuất.
Tuỳ thuộc vào lĩnh vực hoạt động nên cần phải xây dựng cho mình một
kế hoạch mua sắm để tránh sự biến động đột ngột của nguyên vật liệu trong hiện
tại và trong tương lai.
Trong hiện tại: Phải xây dựng một kế hoạch chặt chẽ, cần tìm hiểu kỹ
thị trường từ đó dưa ra việc xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu là: cần
mua những gì, cần mua ở đâu...
Trong tương lai: Dựa vào khả năng dựa vào kế hoạch trong tương lai
doanh nghiệp phải xây dựng cho mình những kế hoạch chặt chẽ cụ thể để khi thi
cơng các cơng trình sản xuất khơng xảy ra những trường hợp thiếu nguyên vật
liệu làm công việc bị ngưng trệ dẫn tới giảm lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Nguyễn Văn Dũng
12
Luận Văn Thạc Sỹ
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Khoa Kinh tế và Quản lý
Xác định số lượng nguyên vật liệu cần cung ứng : Mỗi một loại nguyên
vật liệu cần mua sắm kỳ kế hoạch thường bao gồm 3 bộ phận : nhu cầu nguyên
vật liệu cho sản xuất, nhu cầu nguyên vật liệu bị hư hỏng, mất mát trong quá
trình lưu kho, nhu cầu nguyên vật liệu cần dự trữ để phịng sự biến động của thị
trường.
Trong q trình lập kế hoạch, người lập kế hoạch phải nắm vững các
thông tin về tình hình sản xuất trong doanh nghiệp cụ thể là :
Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm.
Kế hoạch sửa chữa máy móc thiết bị.
Kế hoạch phát triển đổi mới cơng nghệ sản xuất.
Định mức tiêu hao cho từng loại vật tư nguyên liệu.
Số lượng vật tư tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch.
Lượng vật tư dự trữ cuối kỳ cho từng loại vật tư.
Sau khi kế hoạch cung ứng vật tư được lập, doanh nghiệp cần xác định
nhu cầu vật tư cho kế hoạch.
Tính nhu cầu vật tư theo phương pháp này phải căn cứ vào định mức sử
dụng Vật tư cho một đơn vị sản phẩm và sản lượng sản phẩm, hoặc khối lương
chi tiết sản phẩm và mức tiêu dùng vật tư cho một chi tiết sản phẩm.
Cơng thức tính:
n
Q i .m i
Nsx = i 1
Trong đó:
Nsx: Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm năm (kỳ).
Qi: Sản phẩm loại i sản xuất trong kỳ kế hoạch hoặc khối lượng chi tiết
sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch.
mi: Mức sử dụng vật tư cho đơn vị sản phẩm loại i hoặc cho chi tiết sản
phẩm loại i.
Nguyễn Văn Dũng
13
Luận Văn Thạc Sỹ
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Khoa Kinh tế và Quản lý
n: Số loại sản phẩm hoặc số chi tiết sản phẩm.
Tùy thuộc vào cách phân tích thực tế sản xuất cụ thể mà doanh nghiệp áp dụng
phương pháp tính theo mức sản phẩm này theo mức sử dụng bình quân của sản
phẩm hay theo hệ số biến động.
Công thức tính:
Theo mức sử dụng bình qn:
n
N sx
Qi m
i 1
Trong đó:
m : mức sử dụng bình qn của sản phẩm.
1.3.3 Tổ chức tiếp nhận vật tư.
Tiếp nhận nguyên vật liệu là một khâu quan trọng và là khâu mở đầu của
việc quản lý. Nó là bước chuyển giao trách nhiệm trực tiếp bảo quản và đưa vật
liệu vào sản xuất giữa đơn vị cung ứng và đơn vị tiêu dùng. Đồng thời nó là
ranh giới giữa bên bán và bên mua, là cơ sở hạch tốn chính xác chi phí lưu
thơng và giá cả ngun vật liệu của mỗi bên. Việc thực hiện tốt khâu này sẽ tạo
điều kiện cho người quản lý nắm chắc số lượng, chất lượng và chủng loại, theo
dõi kịp thời tình trạng của nguyên vật liệu trong kho từ đo làm giảm những thiệt
hại đáng kể cho hỏng hóc đổ vỡ, hoặc biến chất của nguyên vật liệu. Do tính
cấp thiết như vậy, tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu phải thực hiện tốt hai
nhiệm vụ:
Một là, tiếp nhận một cách chính xác về chất lượng, số lượng, chủng loại
nguyên vật liệu theo đúng nội dung, điều khoản đã ký kết trong hợp đồng kinh
tế, trong hoá đơn, phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển...
Hai là, phải vận chuyển một cách nhanh chóng nhất để đưa nguyên vật
liệu từ địa điểm tiếp nhận vào kho của doanh nghiệp tránh hư hỏng, mất mát và
đảm bảo sẵn sàng cấp phát kịp thời cho sản xuất.
Nguyễn Văn Dũng
14
Luận Văn Thạc Sỹ
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Khoa Kinh tế và Quản lý
Để thực hiện tốt hai nhiệm vụ này công tác tiếp nhận phải tuân thủ
những yêu cầu sau:
- Nguyên vật liệu khi tiếp nhận phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ tuỳ theo
nguồn tiếp nhận khác nhau trong ngành, ngoài ngành hay trong nội bộ doanh
nghiệp.
- Nguyên vật liệu khi nhập phải qua đủ thủ tục kiểm nhận và kiểm
nghiệm. Phải xác định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại hoặc phải làm
thủ tục đánh giá, xác nhận nếu có hư hỏng mất mát.
Nguyên vật liệu sau khi tiếp nhận sẽ được thủ kho ghi số thực nhập và người
giao hàng cùng với thủ kho ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ được
chuyển cho bộ phận kế toán ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ. Trong cơ chế
mới, các doanh nghiệp được phát huy quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh
1.3.4 Tổ chức dự trữ vật tư.
1.3.4.1 Khái niệm về dự trữ, vai trị của dự trữ vật tư.
Dự trữ là việc tích lũy một số lượng nguyên vật liệu đầu vào hoặc một số
lượng sản phẩm ở đầu ra nhằm đảm bảo cho việc sản xuất được liên tục hoặc kịp
thời cung cấp nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ cho thị trường. Thơng thường giá trị
hàng dự trữ có thể chiếm tới 40-50% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp.
Chính vì vậy, việc quản lý dự trữ được đặt thành một nhiệm vụ quan trọng trong
quản lý sản xuất.
Nghiên cứu quản trị hàng dự trữ hợp lý sẽ nhằm vào việc giải quyết hai
vấn đề sau:
- Lượng hàng đặt bao nhiêu là hợp lý?
- Thời điểm đặt hàng vào lúc nào là thích hợp?
Vai trị của dự trữ vật tư ngun liệu.
Quản lý dự trữ có vai trị quan trọng vì các lý do cơ bản sau:
Nguyễn Văn Dũng
15
Luận Văn Thạc Sỹ
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Khoa Kinh tế và Quản lý
- Các nhà cung cấp không thể đáp ứng được đúng lúc số lượng, chủng
loại, chất lượng vật tư - hàng hóa đúng thời điểm mà ta cần.
- Một số trường hợp do dự trữ vật tư - hàng hóa mà người ta đã thu được
lợi nhuận cao.
- Cần có kho vật tư - hàng hóa để duy trì hoạt động bình thường, giảm sự
bất thường.
- Có dự trữ tốt mới đáp ứng kịp thời các nhu cầu của khách hàng, quản lý
tốt dự trữ vật tư – hàng hóa góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.
1.3.4.2 Hệ thống quản lý dự trữ.
Có hai hệ thống dự trữ: hệ thống dự trữ nhiều giai đọan và hệ thống dự trữ nhiều cấp.
- Hệ thống dự trữ nhiều giai đọan: quá trình sản xuất sản phẩm nếu được
chia ra nhiều giai đọan, công nghệ khác biệt hoặc tách nhau thì giữa các giai
đọan đó cần có dự trữ. Do vậy chúng ta cần quan tâm tới quản lý tới dự trữ theo
nhiều giai đọan đó. Trong hệ thống dự trữ này, vật tư hàng hóa bị thay đổi về
hình thái vật chất qua các giai đọan.
- Hệ thống dự trữ nhiều cấp: Vật tư – hàng hóa về cơ bản khơng thay đổi
về hình thái vật chất qua các cấp từ công ty sản xuất đến các kho hàng, các đại
lý, người bán buôn, người bán lẻ,..
Nguyễn Văn Dũng
16
Luận Văn Thạc Sỹ
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Khoa Kinh tế và Quản lý
Công ty sản xuất
Đại lý bán
Đại lý bán buôn
Người bán lẻ
Khách hàng
Người bán lẻ
Khách hàng
Hình 1.1 Hệ thống dự trữ nhiều cấp.
Vấn đề đặt ra với các nhà quản lý dự trữ là trả lời hai câu hỏi khi nào đặt
hàng và đặt hàng bao nhiêu?
+ Khi nào đặt hàng?
Trả lời câu hỏi này nhằm xác định sự kiện bắt đầu thực hiện việc đặt
hàng. Có hai hệ thống chính được sử dụng
- Người đặt hàng cung ứng vật tư (hoặc phát lệnh sản xuất tạo ra yếu tố
đầu vào của quá trình sản xuất) theo chu kì cố định: theo tuần, tháng, năm,..
- Người ta đặt hàng khi mức dự trữ giảm xuống một mức tối thiểu gọi là
dự trữ báo động đặt hàng họăc đặt hàng khi hết hàng hoàn toàn.
+ Đặt hàng bao nhiêu?
- Lượng đặt hàng tùy theo khả năng của kho chứa. Tuy nhiên, mua theo
khả năng chứa của kho có thể chúng ta dự trữ quá mức cần thiết hoặc là dự trữ
không đủ.
Nguyễn Văn Dũng
17
Luận Văn Thạc Sỹ
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Khoa Kinh tế và Quản lý
- Theo khả năng về vốn. Tình trạng cũng có thể xảy ra như trên, tức là
hoặc q trình thừa hoặc là thiếu, có khi là mua quá nhiều không đủ kho để
chứa.
- Tùy theo mức tiêu dùng vật tư hàng hóa (theo dự báo hay dự tính) từ lần
đặt hàng này tới lần đặt hàng sau. Phương pháp này khá tốt nếu ta dự báo chính
xác mức tiêu dùng.
- Tùy theo mức độ khó khăn của đặt hàng, mức chi phí để đặt hàng và chi
phí bảo quản hàng hóa, tùy theo giá trị của vật tư hàng hóa.
Trên thực tế, người ta vẫn thường chọn giữa hai hệ thống quản lý dự trữ:
+ Hệ thống có số lượng cố định và chu kỳ thay đổi (hệ thống điểm đặt
hàng)
+ Hệ thống có chu kỳ cố định và số lượng thay đổi (hệ thống tái tạo số
lượng định kỳ)
Hệ thống điểm đặt hàng:
Hệ thống này nhằm đạt được một số lượng vật tư Q xác định mỗi khi mức
dự trữ giảm xuống một mức xác định gọi là điểm đặt hàng. Ngày thực hiện đặt
hàng thay đổi, nếu như yêu cầu giảm, điểm đặt hàng đạt muộn hơn.
Nguyên tắc của hệ thống này là thực hiện việc đặt hàng khi mức dự trữ
giảm xuống một mức lý thuyết (gọi là điểm đặt hàng) hay dự trữ báo động (điểm
báo động). Mức dự trữ này đảm bảo yêu cầu bán hàng hoặc yêu cầu cho sản xuất
cho đến khi nhận được hàng từ người cung cấp. Vì vậy, mức dự trữ báo động
nhỏ nhất là bằng yêu cầu trong thời kỳ thu nhận (từ lúc đặt hàng cho đến lúc
nhận hàng vào kho) nếu không sẽ thiếu sản phẩm để bán hoặc thiếu sản phẩm
cung cấp cho quá trình sản xuất.
Nguyễn Văn Dũng
18
Luận Văn Thạc Sỹ
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Khoa Kinh tế và Quản lý
Qo
Q1
Q2
Q3
tL
Qt1
Qt2
Qt3
thời gian
t1
t2
t3
Hình 1.2 Hệ thống mua sắm vật tư theo điểm đặt hàng mức dự trữ
Có
t1 ≠ t2 ≠ t3
Q1=Q2=Q3
Qt1=Qt2=Qt3
Qo=Q1+Qt1=Q2+Qt2=Q3+Qt3
R=Qd+Qnd.tL
Trong đó:
Qt1,Qt2,Qt3 là lượng vật tư tồn kho sau thời điểm cuối t1, t2, t3
t1, t2, t3 là khoảng thời gian định kỳ giữa hai lần đặt hàng
Q1, Q2, Q3 là lượng vật tư hàng hóa mua sắm ở cuối của t1, t2, t3
Qo là lượng vật tư lớn nhất trong kho
R là lượng vật tư hiện còn tại thời điểm đặt hàng
Qd là lượng vật tư dự trữ bảo hiểm
Qnd là lượng vật tư hàng hóa tiêu dùng cho sản xuất kinh doanh bình
quân một ngày đêm.
Qnd
Nguyễn Văn Dũng
D
365
19
Luận Văn Thạc Sỹ
