LUẬN VĂN:Phân tích và thiết kế hệ thống thụng tin quản lý cỏn bộ tại

LUẬN VĂN:

Phân tích và thiết kế hệ thống thụng
tin quản lý cỏn bộ tại Cụng Ty Cổ
Phần Hạ Long


Phần Mở Đầu

Thế giới đang bước vào một giai đoạn phát triển mới đầy sơi động và biến đổi,
trong đó vai trò của cách mạng khoa học rất quan trọng đặc biệt là cuộc cách mạng thơng
tin .Nó đã và đang thâm nhập ,tác động sâu sắc ,trực tiếp lên mọi mặt ,mọi lĩnh vực của
đời sống kinh tế xã hội. ứng dụng tin học vào lĩnh vực kinh tế giúp ta nắm bắt thơng tin
một cách chính xác kịp thời ,đầy đủ ,góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh ,thúc đẩy
nền kinh tế mở rộng và phát triển.Vì vậy ,trong quá trình quản lý các cơ quan,doanh
nghiệp phải thấy được vai trị của cơng nghệ thơng tin .Nó giúp doanh nghiệp đáp ứng
mọi nhu cầu của khách hàng hiện tại mà còn nâng cao được năng lực sản xuất ,giúp cho
các doanh nghiệp có đủ sức cạnh tranh với thị trường trong và ngồi nước .
Qua q trình tìm hiểu ,em càng thấy rõ vai trị của tin học nói chung và hệ thống
thơng tin quản lý nói riêng khi áp dụng vào doanh nghiệp .Nó giúp cho doanh nghiệp vận
hành và quản lý tốt mọi hoạt động của mình.
Từ những đặc trưng ,họat động chủ yếu của công ty,em đã hiểu được nhu cầu của
công ty và xây dựng nên một phần mềm quản lý .
Công ty cổ phần Hạ Long là doanh nghiệp kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực khách
sạn ,ngồi ra cơng ty cũng hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác như lữ hành chuyên tổ
chức cung cấp thiết kế tour du lịch ,phục vụ ăn uống ,kinh doanh thương mại ...Trong xu
thế thị trường kinh doanh du lịch và dịch vụ ngày càng phát triển ,việc quản lý cán bộ là
một vấn đề quan trọng của cơng ty .Vì vậy ,ứng dụng tin học vào quản lý cán bộ là rất cần
thiết góp phần nâng cao chất lượng ,hiệu quả của đội ngũ cán bộ để cơng ty hoạt động có
hiệu quả .Do đó em lựa chọn đề tài: " Phân tích và thiết kế hệ thống thụng tin quản lý
cỏn bộ tại Cụng Ty Cổ Phần Hạ Long”.

Chương I: Tổng Quan Về Công Ty Cổ Phần Hạ Long
I. Tổng quan về công ty cổ phần Hạ Long
1.Lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty
Cơng ty cổ phần Hạ Long là một trong những công ty có tuổi đời rất trẻ .Tiền thân là
một chi nhánh của cơng ty than ng Bí tại Hà Nội.
Tháng 7/1996 công ty quyết định thành lập khách sạn Hạ Long trực thuộc cơng ty
Than ng Bí .
Tháng 5/1999 khách sạn được đổi tên thành “Khách sạn Thanh lịch Hạ Long” trực
thuộc công ty du lịch Than Việt Nam.Sau ba năm hoạt động có nhiều khởi sắc thì đến
tháng 5/2002 Khách sạn Thanh lịch Hạ Long được đổi tên thành “Công ty cổ phần Hạ
Long “trực thuộc công ty du lịch và thương mại Than Việt Nam.
Ngày 1/3/2004 Công ty cổ phần Hạ Long lại được chuyển về thuộc quyền quản lý
của cơng ty than ng Bí theo quyết định 248\QĐ_HĐQT ngày 23/2/2004 của chủ tịch
hội đồng quản trị tổng công ty Than Việt Nam.
Sự ra đời của công ty cổ phần Hạ Long là một sự thiết yếu không chỉ theo kịp với
tiến độ phát triển của ngành du lịch Việt Nam mà còn đáp ứng mong muốn ,nhu cầu của
công ty và của du khách .
Công ty cổ phần Hạ Long đặt tại 297 Kim Mã,Ba Đình Hà Nội,là một khách sạn đạt
tiêu chuẩn sao (1 sao) ,số lượng nhân viên là 45 trong đó 23 nữ và 22 nam .Với vị trí đẹp
và nguồn nhân lực trẻ khỏe ,thông minh và sáng tạo cùng với cơ sở vật chất kĩ thuật hiện
đại .Như vậy ,công ty đã đạt được những thành tựu không nhỏ với doanh thu năm 2003 là
11 tỷ.Những thành công như trên đã tạo cho công ty một bước đi vững chắc trong thị
trường kinh doanh du lịch và dịch vụ.
2.Chức năng hoạt động của công ty
Công ty cổ phần Hạ Long mặc dù chỉ là chi nhánh nhỏ của cơng ty than ng Bí
nhưng lĩnh vực hoạt động của nó rất rộng trong đó chức năng hoạt động chính là kinh
doanh khách sạn ,phục vụ mọi đối tượng khách với mức giá phù hợp.Đây là nguồn doanh
thu chủ yếu của cơng ty.Ngồi kinh doanh khách sạn ,công ty cũng hoạt động trong cả

lĩnh vực lữ hành chuyên tổ chức ,cung cấp thiết kế các tour du lịch ,nhận và gửi khách
,phục vụ nhà hàng ăn uống ,kinh doanh thương mại ,xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt
hàng tiêu dùng và đời sống 3.Sơ đồ tổ chức của công ty


Đại Hội Cổ Đơng

Ban Kiểm Sốt

Hội Đồng Quản
Trị

Giám Đốc Cơng
Ty

Phịng
Tổ
Chức
Hành
Chính

Phịn
g Kế
Tốn
Tài
Chín
h

Phó Giám Đốc
Cơng Ty

Phịng
Thươn
g Mại

Phịng
Du
Lịch
Lữ
Hành

Phịng
Kinh
Doanh
Khách
Sạn

4 Chức năng ,nghiệm vụ của các phịng ban trong cơng ty
a.Phịng tổ chức _hành chính:
Chức năng:

Đội
Xe
Vận
Tải


Tham mưu giúp việc cho Giám đốc công ty quản lý ,điều hành và thực hiện trong
lĩnh vực tổ chức ,lao động tiền lương ,quản trị ,hành chính.
Nhiệm vụ:

Tổ chức bộ máy của công ty.
Quản lý theo dõi công tác tổ chức nhân sự ,đào tạo phù hợp với vị trí cơng việc .Xác
định nhu cầu về số lượng lao động và các u cầu về trình độ chun mơn cho các cán bộ
nhân viên .Xắp xếp vị trí phù hợp với khả năng trình độ đào tạo.
Quản lý ,theo dõi công tác lao động ,tiền lương ,bảo hiểm xã hội,bảo hộ lao động ,an
toàn vệ sinh lao động .
Thực hiện các biện pháp khuyến khích người lao động
Tổ chức thực hiện cơng tác quản trị ,hành chính.
b.Phịng Tài chính _Kế toán:
Chức năng:
Tham mưu giúp giám đốc tổ chức ,quản lý,điều hành thực hiện cơng tác kế tốn tài
chính .
Nhiệm vụ:
Tổ chức quản lý ,hướng dẫn theo dõi ,thực hiện tổng hợp tình hình các mặt hoạt động
về tài chính kế tốn ,thống kê,tài vụ ,vốn,tài sản trong cơng ty đảm bảo theo đúng chế
độ,chính sách phù hợp với cơng ty.
Thực hiện thu chi đúng nguyên tắc ,hỗ trợ các hoạt động quản lý chất lượng mặt tài
chính.
c.Phịng Kinh doanh thương mại:
Lên kế hoạch quản lý có hiệu quả ,lập kế hoạch và phát triển các sản phẩm ,dịch vụ
mới đáp ứng nhu cầu của khách hàng .
Bán hàng ,quảng cáo cho sản phẩm và dịch vụ.
Nghiên cứu thị trường ,đối tượng khách hàng hiện tại là ai ,khách hàng trong tương
lai là ai và nhu cầu của họ.
Định giá cho sản phẩm và dịch vụ.
Xúc tiến bán hàng ,phân phối sản phẩm ,dịch vụ tới khách hàng.
d.Phòng Kinh doanh du lịch lữ hành:


Nắm được lịch trình ,tính chất đồn khách đi hướng dẫn,thông cho khách cùng thống

nhất .
Gọi điện đến các đơn vị để chào các chương trình.
Hướng dẫn hồ sơ xuất nhập cảnh cho khách,giao nhiệm vụ cho hướng dẫn cụ thể
chương trình ,u cầu của đồn khách .
Xây dựng chương trình ,tính giá cả cho các tour ,phối hợp cùng tiếp thị để ký kết hợp
đồng.
e.Phòng Kinh doanh khách sạn:
Bộ phận buồng :quản lý cung cấp các đồ dùng ,vật dụng cho các bộ phận khác ,có mối
quan hệ mật thiết với các bộ phận khác:lễ tân ,bảo vệ ,sửa chữa,bảo dưỡng...
Bộ phận lễ tân: liên hệ giữa khách và khách sạn ,cung cấp thông tin về dịch vụ khách
sạn .Nhiệm vụ là kinh doanh phòng khách ,nghiên cứu phát triển khách ,dự tính phịng
khách và cơng việc cụ thể ,tham gia vào công tác marketing,cung cấp thông tin về nguồn
khách ,nhu cầu của khách.
II Tổng quan về đề tài nghiên cứu:
1.Lý do lựa chọn đề tài:
Công ty Cổ phần Hạ Long là loại hình kinh doanh dịch vụ ,cơng ty tạo ra lợi nhuận từ
nhiều mảng kinh doanh nhưng chủ yếu là kinh doanh khách sạn.Do đó việc quản lý nhân
viên đáp ứng nhu cầu của khách là rất quan trọng .Phải quản lý sao cho tốt ,xắp xếp cán
bộ cơng nhân viên vào đúng vị trí ,đúng năng lực để họ có thể phát huy hết khả năng
đóng góp cho cơng ty.
Sử dụng tin học trong quản lý cán bộ của cơng ty giúp ích cho việc tìm kiếm, tổng
hợp những thông tin dữ liệu cần thiết và giúp tiết kiệm thời gian,nếu có sai thì việc cập
nhật sửa chữa cũng dễ dàng thuận tiện.Chính vì vậy em đã lựa chọn đề tài này.
2 .ý nghĩa của đề tài nghiên cứu :
Đặc trưng của ngành kinh doanh dịch vụ là thỏa mãn nhu cầu của khách hàng một
cách tốt nhất .Muốn vậy công ty phải quản lý tốt nguồn nhân lực của mình.Trong thời
buổi ngày nay có rất nhiều công ty làm dịch vụ,việc quản lý, nắm rõ thông tin càng trở
nên quan trọng hơn bao giờ hết. Thời đại ngày nay là thời đại của khoa học kỹ thuật, của
tri thức vì thế việc quản lý nhân sự bằng Word, Excel sẽ khơng cịn thích hợp nữa vì nó

vừa tốn thời gian mà dễ gây nhầm lẫn. Vì vậy em thấy vấn đề này có thể giải quyết một
phần trong đề tài của mình.
Nếu chúng ta khơng có một phần mềm quản lý nhân sự thì việc quản lý sẽ khó khăn
hơn, cồng kềnh và vất vả hơn. Nếu có được phần mềm này đi vào hoạt động ta có thể
giảm bớt được một lượng giấy tờ trong cơng ty và các phịng ban có thể linh hoạt hơn
trong việc điều động nhân sự của mình. Khi có quyết định về nhân sự như từ chức, thôi
việc, bổ nhiệm, thăng chức, điều động nhân viên từ vị trí này sang vị trí khác......sẽ rất
đơn giản và nhanh chóng thuận tiện, tránh được những sai sót trong q trình làm việc.


Chương II: Những Vấn Đề Chung Về Cơ Sở Và Phương Pháp Luận Để

Phân

Tích Và Thiết Kế Chương Trình

I.Tổng Quan Về Phương Pháp Luận Cơ Bản:
1.Hệ thống thông tin và các bộ phận cấu thành:
Dữ liệu (data) là những mô tả về sự vật, con người và sự kiện trong thế giới mà chúng
ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau.
- Thông tin (Information) là các thông báo hay bản tin nhằm mang lại sự hiểu biết nào
đó cho đối tượng nhận tin.
Chủ thể
phản ánh

thông tin

Đối
tượng

tiếp

Sơ đồ phản ánh của thông tin
-Hệ thống thông tin (Informatinon System) là một tập hợp những con người, các thiết
bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu......thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân
phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc gọi là mơi trường.

Nguồn

Thu thập

Đích

Xử lý và
lưu giữ

Kho dữ
liệu

Phân
phát


Mơ hình hệ thống thơng tin
-Hệ thống thơng tin quản lý là sự phát triển và sử dụng hệ thống thơng tin có hiệu quả
trong một tổ chức. Gồm 5 yếu tố cấu thành xét theo trạng thái tĩnh là:
Thiết bị tin học (máy tính, các thiết bị, các đường truyền...., phần cứng), các chương
trình (phần mềm), dữ liệu, thủ tục, quy trình và con người.
-Hệ thống thơng tin quản lý nhân sự là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động quản
lý nhân sự và những vấn đề liên quan đến nhân sự của tổ chức.

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự không chỉ gồm phần mềm quản lý nhân sự mà còn
cần đến các thiết bị máy tính, các phịng ban và đối tượng để thu thập và xử lý dữ liệu để
sử dụng chúng vào các mục đích khác nhau.
2 Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức:
Hệ thống thông tin trong một tổ chức có những chức năng sau:
_Thu thập
_Lưu trữ
_Xử lý
-Phân Phối
3 Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin
3.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin
Thời đại ngày nay là thời đại của khoa học cơng nghệ ,thơng tin.Hệ thống thơng tin
ngày càng có vai trò quan trọng ,to lớn trong cuộc sống ,ảnh hưởng đến việc ra quyết định
và chất lượng của quyết định .Một hệ thống thông tin hoạt động tốt là một hệ thống mà
nhờ nó các nhà quản lý có thể ra các quyết định có chất lượng cao .Nhờ có các quyết định
này mà các cơ quan hay tổ chức có thể sản xuất phân phối những sản phẩm và dịch vụ
với độ tin cậy lớn ,đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng,góp phần vào sự thành cơng của cơ
quan hay tổ chức .
Có thể nói ,phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ
chức những công cụ quản lý tốt nhất .Một hệ thống thông tin hoạt động tốt là bộ phận
không thể thiếu của cơ quan ,tổ chức hiện đại nào.


Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin :
1.Những vấn đề về quản lý
2.Những yêu cầu mới của nhà quản lý
3.Sự thay đổi của công nghệ
4.Thay đổi sách lược chính trị.
3.2 Các nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin
Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại ,thiết

kế một hệ thống mới ,thực hiện và tiến hành cài đặt nó .Phân tích một hệ thống bắt đầu từ
việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra những chuẩn đốn về tình hình thực tế
.Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình
trạng hiện tại và xây dựng các mơ hình logic,mơ hình vật lý ngồi của hệ thống đó .Việc
thực hiện hệ thống thơng tin liên quan tới xây dựng mơ hình vật lý trong của hệ thống
mới và chuyển mơ hình đó sang ngơn ngữ tin học .Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó
vào hoạt động của tổ chức .
Dưới đây là ba nguyên tắc chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để
phát triển một hệ thống thơng tin :
Ngun tắc 1:Sử dụng các mơ hình
Ngun tắc 2 :Chuyển từ cái chung sang cái riêng
Nguyên tắc 3:Chuyển từ mơ hình vật lý sang mơ hình logic khi phân tích và từ mơ
hình logic sang mơ hình vật lý khi thiết kế.
4.Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin
Để phát triển một hệ thống thông tin trong một tổ chức phải trải qua 7 giai đoạn
.Sau đây là mô tả sơ lược các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin .
Giai đoạn 1:Đánh giá u cầu
Đánh giá u cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám
đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của dự
án phát triển hệ thống. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:
1.1.Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
1.2.Làm rõ yêu cầu
1.3.Đánh giá khả năng thực thi
1.4.Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu


Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu.
Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang
nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những

địi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống
thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định
tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Để làm những việc đó giai đoạn
phân tích chi tiết bao gồm các cơng đoạn sau đây:
2.1.Lập kế hoạch phân tích chi tiết
2.2.Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại
2.3.Nghiên cứu hệ thống thực tại
2.4.Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
2.5.Đánh giá lại tính khả thi
2.6.Thay đổi đề xuất của dự án
2.7.Chuẩn bị và trình bày báo cáo chi tiết
Giai đoạn 3: Thiết kế lơgíc
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lơgíc của một hệ thống thông tin,
cho phép loại bỏ được các vấn đề của một hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu
đã được thiết lập từ giai đoạn trước. Mơ hình lơgíc của hệ thống mới sẽ bao gồm thông
tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các
tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện (các xử lý) và
các dữ liệu sẽ được chấp nhận vào (các Inputs).Mơ hình lơgíc sẽ phải được những người
sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế lơgíc bao gồm các công đoạn sau:
3.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.2.Thiết kế xử lý
3.3.Thiết kế các luồng dữ liệu vào
3.4.Chỉnh sửa tài liệu cho mức lơgíc
3.5.Hợp thức hóa mơ hình lơgíc
Giai đoan 4: Đề xuất các phương án của giải pháp
Mơ hình lơgíc của hệ thống mới mơ tả cái mà hệ thống sẽ làm. Khi mơ hình này được
xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải


nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này.Đó là việc xây dựng các phương

án khác nhau để cụ thể hóa mơ hình lơgíc. Mỗi một phương án là một phác họa của mơ
hình vật lý ngồi của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Các công đoạn của
giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp:
4.1.Xác định các ràng buộc của tổ chức và tin học
4.2.Xây dựng các phương án của giải pháp
4.3.Đánh giá các phương án của giải pháp
4.4.Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án được lựa chọn. Thiết kế vật lý
ngoài gồm 2 tài liệu kết quả cần có: trước hết là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng
của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người
sử dụng và nó mơ tả phần thủ cơng và cả những giao diện với những phần tin học hóa.
Những cơng đoạn chính của q trình thiết kế vật lý ngồi :
5.1.Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
5.2.Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra
5.3.Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa
5.4.Thiết kế các thủ tục thủ cơng
5.5.Chuẩn bị và trình bày báo cáo thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hóa của hệ
thống thơng tin, có nghĩa là phần mềm.Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này
phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài
liệu mơ tả về hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ
thống như sau:
6.1.Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
6.2.Thiết kế vật lý trong
6.3.Lập trình
6.4.Thử nghiệm hệ thống
6.5.Chuẩn bị các tài liệu hệ thống
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được
thực hiện. Để chuyển đổi được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế
hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này gồm các công đoạn:
7.1.Lập kế hoạch cài đặt
7.2.Chuyển đổi
7.3.Khai thác và bảo trì
7.4.Đánh giá
5.Tiêu chuẩn chất lượng của một hệ thống thơng tin
Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thơng tin do các
hệ thống thơng tin chính thức sản sinh ra .Từ sự hoạt động kém của một hệ thống thông
tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu nghiêm trọng.Hoạt động tốt hay xấu của
một hệ thống thông tin được đánh giá qua chất lượng của thơng tin mà nó cung cấp .
Xem xét tiêu chuẩn chính là việc đặt ra mục tiêu chất lượng mà phần mềm cần đạt
được .Sau đây là những tiêu chuẩn cần thiết nhất cho một hệ thống thông tin .
_Độ tin cậy
_Tính đầy đủ
_Tính thích hợp và dễ hiểu
_Tính được bảo vệ
II.Các Phương Pháp Luận Cơ Bản Để Phân Tích Và Thiết Kế Chương Trình
1.Các phương pháp thu thập thơng tin
Để tiến hành phân tích một hệ thống thơng tin trước hết chúng ta phải thu thập thông
tin về hệ thống đó. Người phân tích phải lựa chọn sử dụng kết hợp các phương pháp thu
thập thông tin sau:
a.Phỏng vấn
Phỏng vấn là hỏi trực tiếp người có liên quan đến thu thập thơng tin. Đó là cách đơn
giản và quan trọng nhất để thu thập thông tin về một tổ chức. Phỏng vấn cho phép thu
được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp được những người chịu
trách nhiệm trong thực tế, số người này có thể khơng được ghi trong văn bản tổ chức.

Qua đó, chúng ta có thể thu được những nội dung khái quát về hệ thống mà khó có thể
thu thập được qua nghiên cứu tài liệu.
Phỏng vấn được thực hiện qua các bước


- Chuẩn bị phỏng vấn
-Tiến hành phỏng vấn
b.Nghiên cứu tài liệu
Phương pháp này giúp ta nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như:
lịch sử hình thành và phát triển, tình trạng tài chính, vai trò và nhiệm vụ của các thành
viên, nội dung và hình dạng của các thơng tin vào/ra. Thơng tin trên giấy tờ phản ánh quá
khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức.
c.Sử dụng phiếu điều tra
Phương pháp này được sử dụng khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối
tượng và trên một phạm vi địa lý rộng. Yêu cầu và câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, cùng
hiểu như nhau, phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp
d.Quan sát
Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì khơng thể hiện trên tài liệu hoặc qua
phỏng vấn như tài liệu được lưu ở đâu, có được sắp xếp hay không sắp xếp, do ai quản
lý...
2.Các công cụ mơ hình hóa
Sau khi đã tìm hiểu về hệ thống, phân tích viên sử dụng một số các cơng cụ mơ hình
hóa để mơ tả lại hệ thống thơng tin hiện tại.Một số cơng cụ mơ hình hóa thường được sử
dụng là : Sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu.
2.1 Sơ đồ luồng thông tin
Sơ đồ luồng thông tin dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là
mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ
đồ.
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin:
-Xử lý

Thủ công
-Kho lưu trữ dữ liệu

Giao tác người – máy

Tin học hóa hồn tồn


Thủ cơng

Tin học hóa

-Dịng thơng tin

-Điều khiển

2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD: Data Flow Diagram)
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mơ tả chính hệ thống thơng tin như sơ đồ luồng thơng
tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý,
các lưu trữ dữ liệu nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách
nhiệm xử lý. Sơ đồ này chỉ đơn thuần mô tả hệ thống thơng tin làm gì và để làm gì
Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
-Nguồn hoặc đích của luồng dữ liệu(tác nhân): được biểu diễn bằng hình chữ nhật,
được đặt tên bằng một danh từ.Tác nhân nằm ngoài phạm vi của hệ thống hay một phần
của hệ thống.Tác nhân có thể là:


+Một tổ chức hay một đơn vị của tổ chức bên ngoài hệ thống(hay một phần của hệ
thống) gửi hay nhận thông tin từ hệ thống mà ta nghiên cứu.

+Những người hay nhóm người có tương tác với hệ thống.
+Các hệ thống thơng tin khác có trao đổi thơng tin với hệ thống.
Tên người/Bộ
phận
phát/nhân tin

Nguồn hoặc đích

-Dịng dữ liệu :là các dữ liệu di chuyển từ vị trí này đến một vị trí khác trong hệ
thống.Được biểu diễn bằng một mũi tên chỉ hướng của dòng dữ liệu, trên mũi tên là tên
của dòng dữ liệu.

Tên dòng dữ liệu

Dòng dữ liệu

-Tiến trình (Process) là một cơng việc hay một hành động có tác động lên các dữ liệu
làm cho chúng di chuyển, được lưu trữ, thay đổi hay được phân phối. Được biểu diễn
bằng một hình trịn và tên của xử lý bắt đầu bằng một động từ thể hiện khái qt cơng
việc mà nó thực hiện.

Tên
tiến
Tiến trình xử lý
trình
xử lý

-Kho dữ liệu (Data Store): là các dữ liệu được lưu trữ tại một chỗ. Kho dữ liệu được
dùng để lưu trữ các dữ liệu tạo nguồn dữ liệu cho xử lý.

Tệp dữ liệu

Kho dữ liệu

Các mức của DFD
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống
thơng tin. Sơ đồ này khơng đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận
ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn, có thể bỏ qua
các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức
0.
Phân rã sơ đồ
Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ.Bắt
đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là
mức 1.....
III Cơ Sở Dữ Liệu Cuả Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
1.Một số khái niệm của cơ sở dữ liệu
Để thiết kế được cơ sở dữ liệu trước hết ta phải hiểu được các khái niệm cơ bản liên
quan đến cơ sở dữ liệu.
Trước khi có máy tính điện tử tất cả các thông tin vẫn phải được thu thập, lưu trữ, xử
lý, phân tích và cập nhật. Các dữ liệu này được ghi lên bảng, ghi trong sổ sách, trong các
phích bằng cứng, hộc Catalog....thậm chí ngay trong trí não của những nhân viên làm
việc. Làm như vậy cần rất nhiều người, cần rất nhiều không gian nhớ và rất vất vả khi tìm
kiếm tính tốn. Thời gian xử lý lâu, quy trình mệt mỏi và nặng nhọc và kết quả các báo
cáo thường là khơng đầy đủ và khơng chính xác.
Ngày nay người ta sử dụng máy tính và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL) để
giao tác với các dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. HQTCSDL là một phần mềm ứng dụng giúp
chúng ta tạo ra, lưu trữ, tổ chức và tìm kiếm dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu đơn lẻ hoặc từ
một số cơ sở dữ liệu. Microsoft Access, Foxpro là những ví dụ về HQTCSDL thơng dụng
trên các máy tính cá nhân.

Cơ sở dữ liệu bắt đầu từ những khái niệm cơ bản sau:
- Thực thể (Entity) là một nhóm người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay khái niệm bất
kỳ với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại. Một số thực thể có vẻ vật chất như vật


tư, máy móc, khách hàng, sinh viên, nhân viên......cịn một số thực thể khác chỉ là những
khái niệm hay quan niệm chẳng hạn tài khoản, dự án, nhiệm vụ công tác.....
- Mỗi thực thể đều có đặc điểm và tính chất mà ta gọi là những thuộc tính (attribute).
Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt, thường khơng chia nhỏ được nữa. Các
thuộc tính góp phần mơ tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà ta muốn lưu
trữ.VD: thực thể nhân viên được đặc trưng bởi các thuộc tính họ tên, ngày sinh, giới tính,
địa chỉ, quê quán.......
- Bảng (Table) như bảng thống kê, kế toán, bảng niêm yết giá hàng, bảng danh sách
cán bộ.....ghi chép dữ liệu về một nhóm phần tử nào đó gọi là thực thể.
-Mỗi bảng có những dịng (row) mỗi dòng còn được gọi là một bản ghi (record) bởi
vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể – tức là một biểu hiện riêng biệt của thực thể.
-Mỗi bảng có những cột (column). Mỗi cột cịn được gọi là một trường (field). Giao
giữa một dòng và một cột là một chứa mẩu dữ liệu ghi chép một thuộc tính của cá thể
trên dịng đó.
-Cơ sở dữ liệu (Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan đến nhau.
-Một tập hợp các CSDL có liên quan với nhau được gọi là một hệ cơ sở dữ liệu
(Database System).
2 Các phương pháp thiết kế Cơ sở dữ liệu:
Có hai phương pháp chủ yếu dùng để thiết kế cơ sở dữ liệu đó là thiết kế cơ sở dữ liệu
từ các thông tin đầu ra và thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa .
2.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra.
Bước1.Xác định các thông tin đầu ra
Bước 2.Xác định các tệp dữ liệu cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu
ra.
Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra.Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần

tử thông tin như giới tính, họ tên, ngày tháng năm sinh.........được gọi là các thuộc tính. Ta
phải liệt kê tồn bộ các thuộc tính thành một danh sách. Đánh dấu các thuộc tính lặp – là
những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu như HS_Lương....
Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính được tính tốn hoặc suy ra từ
các thuộc tính khác như thực lĩnh
Gạch chân các thuộc tính khóa cho thơng tin đầu ra.


*Chuẩn hóa mức 1 (1.NF)
-Chuẩn hóa mức 1 (1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa
những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra
thành các danh sách con, có ý nghĩa dưới góc độ quản lý.
-Gắn thêm cho danh sách con một tên , tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và
thêm một thuộc tính định danh của danh sách gốc.
*Chuẩn hóa mức 2 (2.NF)
-Chuẩn hóa mức 2 (2.NF) quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ
thuộc hàm vào tồn bộ khóa chứ khơng phải chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa. Nếu
có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào một bộ phận
của khóa thành một danh sách con mới.
-Lấy bộ phận khóa đó làm khóa cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này một tên
riêng phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách.
*Chuẩn hóa mức 3 (3.NF)
-Chuẩn hóa mức 3 quy định rằng, trong một danh sách khơng được phép có sự phụ
thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y
phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách có quan hệ Z, Y và danh sách
chứa quan hệ Y với X.
-Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới.
2.2.Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mơ hình hóa
Theo phương pháp này ta khơng mơ tả và liệt kê các thông tin đầu ra mà ta sẽ dùng
các mơ hình để biểu diễn. Trước hết ta phải tìm hiểu một số khái niệm.

Thực thể (Entity): thực thể trong mơ hình lơgíc dữ liệu được dùng để biểu diễn các
đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về
chúng.
VD: nhân viên, phòng ban......
Liên kết (Acssociation): một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực
thể khác. Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Khái niệm liên kết được dùng
để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực
thể.
VD:
Phịng
ban

có

Nhân
viên


Các mức của liên kết
1@1 Liên kết loại Một – Một
Một lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và
ngược lại.

Trưởng
phịng

lãnh
1

1

Phịng cơng
tác

1@1 Liên kết loại Một – Nhiều
Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và
mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A.
Nhân viên

1

có

N

Giấy khen
thưởng

N@M Liên kết loại Nhiều – Nhiều
Một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể
B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể
A.

có

Phịng ban
N

Nhân viên
M

Một phịng ban có nhiều cán bộ cùng làm việc và cũng có cán bộ trong một thời gian
làm ở nhiều phòng ban khác nhau. Để biểu diễn quan hệ nhiều nhiều giữa các thực thể
người ta dùng một thực thể trung gian để biểu diễn hai quan hệ một nhiều.

Phịng
ban

1

c
ó

N Chức
vụ

1 c
ó

NNhân
viên

3 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access
Microsoft Access là một phần mềm trong bộ tổ hợp phần mềm Microsoft Office
do hãng phần mềm Microsoft Cooperation sản xuất.Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở
dữ liệu đang được dùng phổ biến ở nước ta và nhiều nơi trên thế giới, phiên bản đầu tiên
của Microsoft Access ra đời năm 1989, từ đó đến nay các phiên bản khác nhau của
Access đã lần lượt ra đời mang số hiệu 1.0, 1.1,......2.0 rồi đến Access 95, Access 97,
Access 2000 và mới nhất là phiên bản Access XP.

Microsoft Access tổ chức lưu trữ dữ liệu trên một file duy nhất (*.MDB hoặc
*.MDE), trên file dữ liệu cũng được tổ chức thành các bảng có quan hệ với nhau, ta có
thể tìm kiếm, thêm, xóa, lọc dữ liệu một cách dễ dàng nhờ các câu lệnh SQL.Các báo cáo
của Microsoft Access rất phong phú, dễ tạo và dễ điều khiển.
Microsoft Access là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến nhất trên
thế giới hiện nay theo mơ hình quan hệ, cùng với Microft FoxPro hay Visual FoxPro,
DB2, SQL/DS và Oracle. Từ trước đến nay ở Việt Nam nói đến quản lý cơ sở dữ liệu là
người ta nghĩ ngay đến FoxPro, FoxBase.......Dùng FoxPro trong quản lý hầu như ta có
thể n tâm vì FoxPro có thể làm được mọi việc.Tuy nhiên nếu đi sâu vào tìm hiểu
Access ta có thể thấy rằng phần mềm này thể hiện nhiều đặc tính ưu việt hơn FoxPro, nổi
bật hơn cả là tính đơn giản và hiệu quả. Access có thể đáp ứng được hầu hết các nhu cầu
về quản trị cơ sở dữ liệu nhưng vẫn giữ tính thân thiện và dễ sử dụng cả cho người lập
trình và cho người sử dụng. Các khái niệm lý thuyết cơ sở dữ liệu thể hiện khá đầy đủ
trong Access. Nó là một hệ thống có tính hướng đối tượng và có thể dùng trên hệ thống
mạng để chia sẻ với nhiều người dùng cơ sở dữ liệu; nhất là hiện nay rất nhiều công ty đã


nối mạng để mở rộng phạm vi và môi trường kinh doanh của mình. Access dễ dàng quản
lý, thể hiện và chia sẻ thông tin trong các công việc quản lý dữ liệu hàng ngày.
Trên đây là những ưu điểm của Microsoft Access so với các phần mềm khác. Chắc
rằng trong thời gian sắp tới người tiêu dùng ở Việt Nam sẽ khám phá ra những ưu điểm
này và sử dụng Microsoft Access một cách rộng rãi và phổ biến hơn.

ChươngIII Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Thơng Tin Quản
Lý

Cán Bộ Tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long

I Phân Tích Hệ Thống
1 Khái qt về hệ thống thơng tin quản lý cán bộ:

Một hệ thống thông tin quản lý nhân sự điển hình có thể được mơ tả như sau:

Hồ sơ nhân sự
Danh mục chức vụ
Danh mục dân tộc

hệ chương
trình quản
lý Cán Bộ
trong cơ
quan

Báo cáo nhân sự
Danh sách nhân viên
theo đơn vị

Lý lịch cá nhân

Báo cáo tổng hợp lương

Danh mục trình độ VH

Báo cáo tổng hợp


Danh mục phịng ban
........................

trình độ văn hóa
..........................

Đầu vào của hệ thống là các dữ liệu liên quan đến đối tượng mà chương trình cần
quản lý. Các dữ liệu này gồm có danh mục dân tộc, danh mục tơn giáo, danh mục các
phịng ban, danh mục chức vụ, các thơng tin được nêu trong hồ sơ cán bộ như mã cán bộ,
ngày sinh, quê quán, trình độ học vấn, tiểu sử gia đình.......ngồi ra cịn có các thơng tin
về bản thân như tình trạng sức khỏe, hơn nhân, trình độ chính trị....
Đầu ra của hệ thống có thể khác nhau tùy theo yêu cầu của từng cơ quan và doanh
nghiệp. Thông thường đầu ra được thể hiện dưới các dạng báo cáo đặc trưng theo một số
tiêu chí nhất định. Báo cáo về danh sách cán bộ được coi là báo cáo quan trọng nhất, bắt
buộc phải có. Ngồi ra cịn có các báo cáo về lương, q trình làm việc, kỉ luật, khen
thưởng.....
Các hệ thống không những trợ giúp cho phịng quản trị nhân lực lưu trữ các thơng
tin về nhân sự và lập các báo cáo định kỳ mà còn giúp các nhân viên phòng quản trị nhân
lực trong việc lập kế hoạch sách lược và chiến lược bằng cách cung cấp cho họ công cụ
để mô phỏng, dự báo, phân tích thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng xử lý
nguồn nhân lực khác.
Quản lý nhân sự có nghĩa là sử dụng có hiệu quả lực lượng lao động. Vì vậy hệ
chương trình quản lý nhân sự phải có một cơ sở dữ liệu để lưu giữ các dữ liệu liên quan
đến nhân sự trong công ty.Chương trình cho phép cập nhật, sửa chữa, hủy bỏ các thông
tin , hay đưa ra được các thông tin theo yêu cầu của người sử dụng đáp ứng được yêu cầu
quản lý.Giúp cho người sử dụng tiết kiệm được công sức, thời gian trong việc quản lý
nhân sự .
2. Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của hệ thống thông tin quản lý cán bộ:
Sơ đồ luồng thông tin IFD (information flow diagram) dùng để mô tả hệ thống thông
tin dưới dạng động ,tức là ta sẽ mô tả sự di chuyển các dữ liệu về nhân sự ,các xử lý liên
quan đến công tác quản lý cán bộ trong thế giới bên ngoài dưới dạng sơ đồ.Ta thấy hệ
thống thông tin quản lý cán bộ liên quan đến ba đối tượng chủ yếu là cán bộ công nhân
viên ,cán bộ làm công tác trực tiếp quản lý nhân sự và lãnh đạo của cơ quan doanh nghiệp
,những người cần các thông tin do hệ thống đem lại để ra các quyết định.

Thời

CBCNV

điểm

Bộ phận quản lý
cán bộ

tiếp
Nhận
vào cơ
Quan

Lãnh đạo

liên quan

Khi
TT
do
cán
bộ
cung cấp

Phòng ban

Tiếp nhận,

xử lý các

TT về cán bộ

TT đã được
xử lý,chọn

hay khi
Có sự
Thay

Nhập các TT đã
được xử lý

đổi.

CSDL
Cán
Bộ

In báo cáo
theo yêu cầu

Các báo
cáo

Các báo
cáo