Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương TPHCM
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (744.65 KB, 83 trang )
Trang 1
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ
1.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của các lý thuyết kiểm soát nội bộ
Trong một tổ chức, luôn có sự mâu thuẫn lợi ích: giữa lợi ích cá nhân với lợi
ích tập thể, lợi ích của người lao động với lợi ích chủ doanh nghiệp… Để dàn xếp
các mâu thuẫn này cần phải đặt ra quy định để kiểm soát ràng buộc…sao cho cá
nhân không vì lợi ích riêng tư mà làm tổn hại đến lợi ích tập thể, người lao động
không từ bỏ lợi ích cá nhân mà vẫn không làm tổn hại đến lợi ích chủ doanh
nghiệp…
Để thực hiện chức năng kiểm soát, nhà quản lý sử dụng công cụ chủ yếu là
kiểm soát nội bộ (KSNB) của đơn vị. Nhìn dưới góc độ chủ động phòng ngừa, ngăn
chặn sai phạm và yếu kém, một hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ góp phần quan trọng
cho việc nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Khái niệm KSNB bắt đầu được sử dụng vào đầu thế kỷ 20 trong các tài liệu
về kiểm toán. Từ thập niên 1940, các tổ chức kế toán công và kiểm toán nội bộ Hoa
Kỳ đã xuất bản một loạt các báo cáo, hướng dẫn và tiêu chuẩn về tìm hiểu KSNB
trong các cuộc kiểm toán.
Đến thập niên 1970, KSNB được quan tâm đặc biệt trong các lĩnh vực thiết
kế hệ thống và kiểm toán, chủ yếu hướng vào cách thức cải tiến hệ thống KSNB và
vận dụng trong các cuộc kiểm toán. Đạo luật chống hành vi hối lộ ở nước ngoài
1977, các báo cáo của Cohen Commission và FEI (Financial Executive Institute)
đều đề cập đến việc hoàn thiện hệ thống kế toán và KSNB. Uỷ ban chứng khoán
Hoa Kỳ (SEC) cũng đưa ra các điều luật bắt buộc các nhà quản trị phải báo cáo về
hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức. Năm 1979, Hiệp hội kế toán viên công
chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã thành lập một Uỷ ban tư vấn đặc biệt về kiểm toán nội
bộ nhằm đưa ra các hướng dẫn về việc thiết lập và đánh giá hệ thống KSNB.
Giai đoạn từ năm 1980 đến 1985, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ
đã tiến hành sàng lọc, ban hành và sửa đổi các chuẩn mực về sự đánh giá của kiểm
toán độc lập về KSNB và báo cáo về KSNB. Hiệp hội kế toán nội bộ (IIA) cũng ban
hành chuẩn mực và hướng dẫn kiểm toán viên nội bộ về bản chất của kiểm toán và
vai trò của các bên liên quan trong việc thiết lập, duy trì và đánh giá HTKSNB.
Trang 2
Từ năm 1985 về sau, sự quan tâm tập trung vào KSNB càng mạnh mẽ hơn.
Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ (thường gọi là Uỷ ban
Treaway) được thành lập năm 1985. Uỷ ban các tổ chức đồng bảo trợ (COSO) của
Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ ra đời nhằm nghiên cứu
KSNB và đã công bố báo cáo COSO 1992:
Thống nhất định nghĩa về KSNB để phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng
khác nhau.
Cung cấp đầy đủ một hệ thống tiêu chuẩn để giúp các đơn vị có thể đánh giá
hệ thống KSNB để tìm giải pháp hoàn thiện.
Báo cáo COSO năm 1992 đã tạo lập một nền tảng lý luận cơ bản về KSNB.
Trên cơ sở đó, hàng loạt các nghiên cứu về KSNB ở nhiều lĩnh vực ra đời như:
Phát triển theo hướng quản trị: năm 2001, dựa trên báo cáo COSO 1992,
COSO nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp.
Phát triển theo hướng chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể: báo cáo
Basle 1998 của Uỷ ban Basle các ngân hàng trung ương công bố về khuôn
khổ KSNB trong ngân hàng
Phát triển theo hướng quốc gia: nhiều quốc gia trên thế giới có khuynh
hướng xây dựng một khuôn khổ lý thuyết riêng về KSNB, điển hình là báo
cáo COSO 1995 (Canada), báo cáo Turnbull 1999 (Anh).
1.1.2 Lịch sử ra đời và phát triển của KSNB trong khu vực công
Trong lĩnh vực công, KSNB rất được xem trọng, nó là một đối tượng được
quan tâm đặc biệt của kiểm toán viên nhà nước.
Một số quốc gia như Mỹ, Canada đã có những công bố chính thức về KSNB
áp dụng cho các cơ quan hành chính sự nghiệp. Chuẩn mực về kiểm toán của Tổng
kế toán nhà nước Hoa Kỳ (GAO) 1999 có đề cập đến vấn đề KSNB đặc thù trong tổ
chức hành chính sự nghiệp. GAO đưa ra năm yếu tố về KSNB bao gồm các quy
định về môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và
truyền thông, giám sát.
Về kiểm toán nhà nước, hệ thống chuẩn mực kiểm toán nhà nước do Tổ chức
quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) ban hành bao gồm quy tắc đạo
đức nghề nghiệp và chuẩn mực kiểm toán.
Trang 3
Năm 1992, bản Hướng dẫn về chuẩn mực KSNB của INTOSAI đã hình
thành một tài liệu đề cập đến việc nâng cấp các chuẩn mực KSNB, hỗ trợ cho việc
thực hiện và đánh giá KSNB.
Năm 2001, bản hướng dẫn của INTOSAI 1992 đã cập nhật thêm về các
chuẩn mực KSNB để phù hợp với tất cả các đối tượng và phù hợp với sự phát triển
gần đây trong KSNB. Điều cần lưu ý là tài liệu này đã tích hợp các lý luận chung về
KSNB của báo cáo COSO.
Bên cạnh việc cải thiện định nghĩa KSNB và xây dựng một sự hiểu biết
thông thường về KSNB, tài liệu của INTOSAI trình bày những vấn đề đặc thù về
khu vực công.
1.2 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ và các yếu tố của KSNB theo INTOSAI
1.2.1 Định nghĩa về KSNB theo INTOSAI
Hướng dẫn chuẩn mực của KSNB của INTOSAI 1992 đưa ra định nghĩa về
KSNB như sau:
KSNB là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy
trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm bảo đảm sự hợp lý để đạt được
các mục tiêu của tổ chức:
Thúc đẩy các hoạt động hữu hiệu, hiệu quả và có kỷ cương cũng như chất
lượng của sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhiệm vụ của tổ chức.
Bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, lạm dụng, lãng phí, tham ô và vi
phạm pháp luật.
Khuyến khích tuân thủ pháp luật, quy định của nhà nước và nội bộ.
Xây dựng và duy trì các dữ liệu tài chính và hoạt động, lập báo cáo đúng đắn
và kịp thời.
Tài liệu hướng dẫn của INTOSAI được cập nhật vào năm 2001, trình bày về
định nghĩa KSNB như sau: KSNB là một quá trình xử lý toàn bộ được thực hiện bởi
nhà quản lý và các cá nhân trong tổ chức, quá trình này được thiết kế để phát hiện
các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được nhiệm vụ của tổ chức.
So với định nghĩa của báo cáo COSO và hướng dẫn năm 1992, khía cạnh giá
trị đạo đức được thêm vào. Mục tiêu của KSNB được nhấn mạnh thêm, đó chính là
Trang 4
tầm quan trọng của hành vi đạo đức cũng như sự ngăn chặn và phát hiện sự gian trá
và tham nhũng trong khu vực công.
Ngân sách nhà nước được phân bố rộng rãi. Chính vì vậy cần có các kiểm
soát nhằm đảm bảo ngân sách được sử dụng đúng mục đích, các tài sản không bị
thất thoát hay lãng phí. Vì vậy, việc bảo vệ nguồn lực cần được nhấn mạnh thêm
tầm quan trọng trong KSNB đối với khu vực công.
Mục tiêu của tài liệu này là thiết lập và duy trì KSNB hữu hiệu trong khu vực
công. Vì vậy, các lãnh đạo của Chính phủ rất quan tâm đến tài liệu này. Các nhà
lãnh đạo các tổ chức của nhà nước xem tài liệu này là một nền tảng để thực hiện và
giám sát KSNB trong tổ chức.
1.2.2 Các yếu tố của hệ thống KSNB theo INTOSAI
Tương tự như báo cáo COSO, INTOSAI đưa ra năm yếu tố của KSNB, gồm:
môi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; các hoạt động kiểm soát; thông tin và truyền
thông; và giám sát.
1.2.2.1 Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát đã tạo nên một sắc thái chung cho một tổ chức, ảnh
hưởng đến ý thức kiểm soát của các nhân viên. Môi trường kiểm soát là nền tảng
cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB, tạo lập một nền nếp kỷ cương, đạo đức và
cơ cấu tổ chức. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:
Sự liêm chính và giá trị đạo đức:
Sự liêm chính và tôn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân
viên xác định thái độ cư xử chuẩn mực trong công việc của họ, thể hiện qua sự tuân
thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách thức ứng xử của cán bộ công chức nhà
nước. Thí dụ như công khai tài sản, các vị trí kiêm nhiệm công việc bên ngoài, quà
tặng và báo cáo các mâu thuẫn về lợi ích.
Đồng thời, phải cho công chúng thấy được tinh thần này trong sứ mạng và
tiêu chuẩn đạo đức của tổ chức công thông qua các văn bản chính thức.
Năng lực nhân viên:
Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết
để đảm bảo việc thực hiện có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu,
Trang 5
cũng như có sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập
hệ thống KSNB
Lãnh đão và nhân viên phải duy trì một trình độ đủ để hiểu được việc xây
dựng thực hiện, duy trì KSNB, vai trò của KSNB và trách nhiệm của họ trong việc
thực hiện sứ mạng chung của tổ chức. Mỗi cá nhân trong tổ chức đều giữ một vai
trò trong hệ thống KSNB bởi trách nhiệm của họ.
Lãnh đạo và nhân viên cũng cần có kỹ năng cần thiết để đánh giá rủi ro. Việc
đánh giá rủi ro đảm bảo hoàn thành trách nhiệm của họ trong tổ chức.
Đào tạo là một phương thức hữu hiệu để nâng cao trình độ cho các thành
viên trong tổ chức. Một trong những nội dung đào tạo là hướng dẫn về mục tiêu
KSNB, phương pháp giải quyết những tình huống khó xử trong công việc.
Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo:
Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo thể hiện qua cá tính, tư cách và thái
độ của nhà lãnh đạo khi điều hành. Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho rằng KSNB là
quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận được điều đó
và sẽ theo đó mà tận tâm xây dựng hệ thống KSNB. Tinh thần này biểu hiện ra
thành những quy định đạo đức ứng xử trong cơ quan. Ví dụ như việc xây dựng kiểm
toán nội bộ trong KSNB thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo đến KSNB.
Ngược lại, nếu các thành viên trong tổ chức cho rằng KSNB không quan
trọng có nghĩa là lãnh đạo chưa quan tâm đúng mức đến KSNB. Kết quả là KSNB
chỉ còn là hình thức chứ không có ý nghĩa thật sự, dẫn đến mục tiêu, nhiệm vụ của
đơn vị không còn đạt được như mong muốn.
Cơ cấu tổ chức
Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền
và phân công trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức được thiết kế tổ chức sao cho có thể ngăn
ngừa được sự vi phạm các quy chế KSNB và loại được những hoạt động không phù
hợp. Hoạt động được xem là không phù hợp là những hoạt động mà sự kết hợp của
chúng có thể dẫn đến sự vi phạm và che dấu sai lầm và gian lận.
Cơ cấu tổ chức bao gồm:
Sự phân chia quyền và trách nhiệm báo cáo,
Hệ thống báo cáo phù hợp.
Trang 6
Trong cơ cấu tổ chức cũng bao gồm bộ phận kiểm toán nội bộ, ban kiểm
soát, bộ phận thanh tra, kiểm tra được tổ chức độc lập với các đối tượng kiểm toán
và báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất trong cơ quan.
Chính sách nhân sự:
Chính sách nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh
giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật, hướng dẫn nhân viên.
Mỗi cá nhân đóng vai trò quan trọng trong KSNB. Khả năng, sự tin cậy của
nhân viên rất cần thiết để kiểm soát được hữu hiệu. Vì vậy, cách thức tuyển dụng,
huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật là một phần
quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nhân viên được tuyển dụng phải bảo đảm
được về tư cách đạo đức cũng như kinh nghiệm để thực hiện công việc được giao.
Nhà lãnh đạo cần thiết lập các chương trình động viên, khuyến khích bằng
các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động cụ thể.
Đồng thời, các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm cũng cần
được các nhà lãnh đạo quan tâm.
Các yếu tố của môi trường kiểm soát được mô tả bằng sơ đồ:
1.2.2.2 Đánh giá rủi ro
KSNB phục vụ để đạt mục tiêu tổ chức, việc đánh giá rủi ro là rất quan trọng
vì nó ghi nhận các sự kiện quan trọng đe dọa đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị.
Phân tích đánh giá rủi ro để thu hẹp vào những rủi ro chủ yếu. Việc nhận
dạng rủi ro chủ yếu hết sức quan trọng, vì nó liên quan đến những đe dọa của rủi ro
và liên quan đến sự phân chia trách nhiệm và nguồn lực đối phó rủi ro.
Môi trường
kiểm soát
Sự liêm
chính và giá
trị đạo đức
Năng lực
nhân viên
Triết lý quản
lý và phong
cách lãnh đạo
Cơ cấu tổ
chức
Chính sách
nhân sự
Trang 7
Đánh giá rủi ro bao gồm quá trình nhận dạng và phân tích các rủi ro đe dọa
mục tiêu của tổ chức và xác định biện pháp xử lý phù hợp.
Nhận dạng rủi ro
Rủi ro bao gồm rủi ro bên ngoài và rủi ro bên trong, rủi ro ở cấp toàn đơn vị
và rủi ro từng hoạt động. Rủi ro được xem xét liên tục trong suốt quá trình hoạt
động của đơn vị. Liên quan đến khu vực công, các cơ quan nhà nước phải quản trị
rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu giao phó.
Đánh giá rủi ro
Là đánh giá tầm quan trọng, ước tính thiệt hại mà rủi ro gây ra và khả năng
xảy ra rủi ro.
Đồ thị biểu diễn mối quan hệ giữa tầm quan trọng của rủi ro với tổn thất ước
tính và khả năng xảy ra rủi ro:
Có nhiều phương pháp đánh giá rủi ro tùy theo mỗi loại rủi ro, tuy nhiên,
phải đánh giá rủi ro một cách có hệ thống. Ví dụ, phải xây dựng các tiêu chí đánh
giá rủi ro, sau đó sắp xếp thứ tự các rủi ro, dựa vào đó nhà lãnh đạo sẽ phân bổ
nguồn lực đối phó rủi ro.
Phát triển các biện pháp đối phó
Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro: phân tán rủi ro, chấp nhận rủi ro, tránh
né rủi ro và xử lý hạn chế rủi ro. Trong phần lớn các trường hợp các rủi ro phải
được xử lý hạn chế và đơn vị duy trì KSNB để có biện pháp thích hợp, bởi vì đơn vị
của nhà nước phải làm theo nhiệm vụ được giao. Các biện pháp xử lý hạn chế rủi ro
ở mức độ hợp lý vì mối liên hệ giữa lợi ích và chi phí nhưng nếu nhận dạng được và
đánh giá được rủi ro thì có sự chuẩn bị tốt hơn.
% xảy ra
Tổn thất ước tính
Cao
Thấp
Thấp
Cao
Trọng yếu
Trang 8
Khi môi trường thay đổi như các điều kiện về kinh tế, chế độ của nhà nước,
công nghệ, luật pháp sẽ làm rủi ro thay đổi thì việc đánh giá rủi ro cũng nên thường
xuyên xem xét lại, điều chỉnh theo từng thời kỳ
1.2.2.3 Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục đối phó rủi ro và
đảm bảo đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Để đạt được hiệu quả, hoạt động
kiểm soát phải phù hợp, nhất quán giữa các thời kỳ, dễ hiểu, đáng tin cậy và liên hệ
trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát. Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt trong tổ
chức, ở các mức độ và các chức năng. Hoạt động kiểm soát bao gồm kiểm soát
phòng ngừa và phát hiện rủi ro.
Cân bằng giữa thủ tục kiểm soát phát hiện và phòng ngừa là phối hợp các
hoạt động kiểm soát để hạn chế, bổ sung lẫn nhau giữa các thủ tục kiểm soát.
Thủ tục phân quyền và xét duyệt
Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện bởi người được ủy quyền
theo trách nhiệm và phạm vi của họ. Ủy quyền là một cách thức chủ yếu để đảm
bảo rằng chỉ có những nghiệp vụ có thực mới được phê duyệt đúng mong muốn của
người lãnh đạo. Các thủ tục ủy quyền phải được tài liệu hóa và công bố rõ ràng,
phải bao gồm những điều kiện cụ thể.
Tuân thủ những quy định chi tiết của sự ủy quyền, nhân viên hành động đúng
theo hướng dẫn, trong giới hạn được quy định bởi người lãnh đạo và pháp luật
Phân chia trách nhiệm
Một hệ thống kiểm soát đòi hỏi không có người nào được giao quá nhiều
trách nhiệm và quyền hạn. Một người không thể khách quan thấy được hết các sai
phạm và cũng tạo môi trường dễ xảy ra gian lận. Các chức năng bất kiêm kiệm mà
một tổ chức cần phải phân định cho từng người riêng biệt là:
Quyền được phê chuẩn và ra quyết định.
Ghi chép: gồm lập chúng từ gốc, ghi nhật ký, ghi sổ tài khoản, lập bảng đối
chiếu, lập báo cáo thực hiện.
Bảo vệ tài sản: trực tiếp như thủ quỹ, thủ kho; gián tiếp như người nhận séc
khách hàng trả…
Trang 9
Nếu các chức năng trên tập trung ở một người sẽ phát sinh tiêu cực, người tốt
sẽ có cơ hội phạm tội vì điều kiện quá dễ dàng để thực hiện hành vi gian lận
Để ngăn chặn các sai phạm hoặc gian lận thì rất cần phải phân công các chức
năng trên riêng biệt cho từng người. Tuy nhiên sự thông đồng, bắt tay nhau giữa
một nhóm người này sẽ làm giảm hoặc phá hủy sự hữu hiệu của HTKSNB.
Trong một số trường hợp đơn vị có quy mô nhỏ, công việc từng nhiệm vụ
không nhiều, quá ít nhân viên để thực hiện việc phân chia trách nhiệm, khi đó nhà
lãnh đạo phải nhận biết được rủi ro và sử dụng những biện pháp kiểm soát khác như
luân chuyển nhân viên. Sự luân chuyển nhân viên đảm bảo rằng một người không
xử lý mọi mặt nghiệp vụ trong thời gian dài.
Chứng từ và sổ sách ghi chép
Việc thiết kế mẫu chứng từ, sổ sách và sử dụng chúng một cách thích hợp
giúp đảm bảo sự ghi chép chính xác và đầy đủ tất cả các dữ liệu về nghiệp vụ xảy
ra, các mẫu chứng từ và sổ sách cần đơn giản và hữu hiệu cho việc ghi chép, giảm
thiểu các sai sót, ghi trùng lắp, dễ đối chiếu và xem lại khi cần thiết. Chứng từ cần
để các khoảng trống cho sự phê duyệt và xác nhận của những người có liên quan
đến nghiệp vụ. Đánh số thống nhất lại các chứng từ phát sinh ở đơn vị để dễ quản
lý, dễ truy tìm và giảm thiểu các gian lận, sai phạm có thể xảy ra.
Bảo vệ tài sản
Tài sản của một tổ chức không chỉ là tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị …mà
còn là thông tin. Các thủ tục cần có để bảo vệ tài sản gồm:
Xét
duyệt
Bảo vệ
tài sản
Ghi
chép
Ngăn ngừa việc
ghi nhận không
đúng để che dấu
nghiệp vụ không
hợp lệ
Ngăn ngừa việc
xét duyệt nghiệp
vụ không hợp lệ
để tham ô tài sản
Ngăn ngừa việc ghi
nhận sai để che dấu
tài sản mất mát
Trang 10
Giám sát hiệu quả và phân định riêng biệt các chức năng
Bảo quản và ghi chép về tài sản, bao gồm cả thông tin
Giới hạn việc tiếp cận với tài sản
Giữ tài sản ở nơi riêng biệt, đảm bảo an toàn, bảo quản con dấu và chữ ký
khắc sẵn (nếu có)
Kiểm tra, đối chiếu:
Các nghiệp vụ và sự kiện phải được kiểm tra trước và sau khi xử lý. VD:
phải kiểm tra hàng hóa trước khi nhập kho…Sổ sách được đối chiếu với các chứng
từ thích hợp để kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót.
1.2.2.4 Thông tin và truyền thông
Thông tin trong một tổ chức được nghiên cứu nhằm phục vụ cho quá trình ra
quyết định điều khiển các hoạt động của đơn vị. Như vậy không phải bất kỳ tin tức
nào cũng trở thành thông tin cần thiết mà nó phải đáp ứng được các yêu cầu:
Tính chính xác: thông tin phải phản ánh đúng bản chất nội dung tình huống.
Tính kịp thời: thông tin được cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm theo yêu
cầu của các nhà quản trị.
Tính đầy đủ và hệ thống: thông tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của
tình huống giúp người sử dụng có thể đánh giá vấn đề một cách toàn diện
Tính bảo mật: đòi hỏi thông tin phải được cung cấp đúng người phù hợp với
quyền hạn và trách nhiệm của họ
Thông tin được cung cấp qua hệ thống thông tin. Trong đó, hệ thống thông
tin kế toán là một phân hệ quan trọng. Ngoài ra các phân hệ thông tin khác như lưu
trữ, tra cứu cũng rất cần thiết đối với KSNB vì nó cung cấp cơ sở cho những nhận
định, phân tích tình hình hoạt động, về những rủi ro và những cơ hội liên quan đến
hoạt động của đơn vị. Thông tin có thể thu thập từ nhiều nguồn: từ internet, từ số
liệu của các cơ quan chức năng, từ báo đài hoặc tự tổ chức mạng lưới thu thập…
Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn
mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin. Các kênh truyền thông bao gồm truyền
thông từ từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới phản hồi lên cấp trên, trao đổi giữa
các bộ phận trong tổ chức, giữa tổ chức với các đối tượng bên ngoài…
1.2.2.5 Giám sát
Trang 11
Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hoạt động
kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định KSNB có vận hành đúng
như thiết kế không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai
đoạn không. Để đạt được kết quả, cần phải thực hiện những hoạt động giám sát
thường xuyên hoặc định kỳ.
Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý
của khách hàng, nhà cung cấp… hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện
các biến động bất thường
Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do
các kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện.
1.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ:
Bảo vệ hữu hiệu tài sản của doanh nghiệp và sử dụng hiệu quả mọi nguồn
lực nhất là nhân tố con người. Ngăn ngừa và phát hiện mọi hành vi lãng phí gian
lận, sử dụng tài sản không đúng mục đích hoặc vượt quá thẩm quyền.
Cung cấp thông tin đáng tin cậy.
Mọi thành viên trong tổ chức phải tuân thủ luật pháp và các luật lệ quy định
Định kỳ đánh giá kết quả hoạt động nhằm kịp thời đưa ra biện pháp nâng cao
hiệu quả hoạt động điều hành.
Trang 12
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Thực hiện đổi mới công tác quản lý theo chỉ đạo của cấp trên, cần thiết phải
đi vào đổi mới nhận thức, phương pháp, biện pháp, quy trình…hay nói cách khác
đó là đi vào đổi mới hệ thống KSNB trong tổ chức.
KSNB được thế giới đặc biệt quan tâm đến kể từ những năm 70 của thế kỷ
XX sau hàng loạt các vấn đề về tài chính và chính trị xảy ra ở Hoa kỳ. Báo cáo
COSO ra đời tạo nền tảng lý luận cơ bản về KSNB, trên cơ sở đó, tổ chức
INTOSAI đã trình bày vấn đề đặc thù của KSNB trong khu vực công.
Tương tự báo cáo COSO, INTOSAI đưa ra 5 yếu tố của HTKSNB, bao gồm:
Môi trường kiểm soát
Đánh giá rủi ro
Các hoạt động kiểm soát
Thông tin và truyền thông
Giám sát
Các yếu tố này chính là tiêu chí đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống, chúng tác
động qua lại lẫn nhau. Một HTKSNB hoạt động hữu hiệu có thể ngăn ngừa và phát
hiện những sai phạm, yếu kém trong hoạt động của tổ chức.
KSNB nhằm đạt các mục tiêu:
Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
Đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính.
Tuân thủ các luật lệ và quy định.
Trang 13
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI
TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG TP. HỒ CHÍ MINH
2.1 Một số vấn đề trong giáo dục đại học Việt Nam hiện nay có tác động đến hệ
thống kiểm soát nội bộ của các cơ sở giáo dục.
2.1.1 Xã hội hóa giáo dục và toàn cầu hóa giáo dục đại học:
Ở nước ta hiện nay, nhu cầu học đại học đang trong giai đoạn gia tăng mạnh
mẽ. Vấn đề đào tạo theo nhu cầu xã hội đang được quan tâm, các đơn vị giáo dục
đang cố gắng quan tâm đến người học để thu hút đầu vào. Làn sóng du học sinh ồ ạt
đổ về các quốc gia, các trường đại học danh tiếng trên thế giới.
Trước tình hình đó, Đảng và nhà nước ta đã thực hiện cải cách trong lĩnh vực
giáo dục. Từ năm 2000, bắt đầu thực hiện đổi mới chương trình giáo dục phổ thông,
năm 2004 tiếp tục có chiến lược phát triển và đổi mới giáo dục mầm non, từ năm
2005 bắt đầu đổi mới cơ bản và toàn diện giáo dục đại học.
Khi hội nhập giáo dục và cải cách giáo dục là vấn đề cấp bách, các cơ sở
giáo dục phải biết đón đầu những cơ hội, triển khai đào tạo liên kết, các loại hình
đào tạo, thực hiện quản lý hiệu quả…nhằm thu hút người học và nâng cao lợi
nhuận. Do đó, cần quan tâm cải cách công tác quản lý, quan tâm đến KSNB.
2.1.2 Hiệu quả và tài chính trong các đơn vị giáo dục công lập
Hầu hết các trường công lập chỉ quan tâm đến mặt chất lượng và hoàn thành
tốt nhiệm vụ đào tạo, chính trị được giao, mặt hiệu quả và tài chính chưa được quan
tâm đúng mức. Hiệu suất đầu tư trong giáo dục đại học công lập hầu như ít ai quan
tâm. Một trường đại học quy mô nhỏ, chi phí đơn vị tính trên đầu sinh viên có thể
gấp 23 lần so với trường đại học có quy mô lớn nhưng vẫn tiếp tục được duy trì và
chưa thấy có động thái cải tổ để nâng cao hiệu quả đầu tư.
Vấn đề quản lý tài chính trong trường đại học công lập hầu hết chỉ dừng ở
mức theo dõi báo cáo mà chưa quan tâm đến vấn đề kế toán quản trị, kế toán chi
phí, nâng cao hiệu suất đầu tư…
Vấn đề hiệu quả tài chính có ảnh hưởng đến tư duy nhà quản trị cơ sở giáo
dục, một khi hiệu quả tài chính chưa được quan tâm đúng mực thì hệ thống KSNB
chưa thật sự cần thiết để phát huy sức mạnh của nó, khi không có ai quan tâm làm
Trang 14
thế nào để đạt hiệu quả cao hơn, làm thế nào để tiết kiệm chi phí… thì HTKSNB
cũng chưa có cơ hội để phát huy vai trò.
2.1.3 Đào tạo theo hệ thống tín chỉ
Thực hiện theo Quyết định 43/2007/QĐBGD&ĐT ngày 15/08/2007 của Bộ
trưởng Bộ GD&ĐT, các cơ sở đào tạo sẽ triển khai áp dụng đồng loạt chương trình
đào tạo theo học chế tín chỉ kể từ năm học 20102011. Do đó yêu cầu phải thay đổi
công tác quản lý trong hầu hết các hoạt động chủ đạo, vì vậy, tất yếu sẽ có sự thay
đổi trong kiểm soát nội bộ.
2.1.4 Kiểm định chất lượng giáo dục
Vấn đề mới được Bộ GD&ĐT quan tâm và đồng loạt triển khai từ năm 2008
cho tất cả các trường đại học, cao đẳng trong cả nước nhằm cải tiến, nâng cao chất
lượng giáo dục đào tạo, quy chuẩn các trường. Kiểm định chất lượng giáo dục như
một đợt tự tổng kiểm tra của các đơn vị khi tự mình nhìn nhận đánh giá mình, giúp
các đơn vị phát huy mặt mạnh, khắc phục điểm yếu bằng các giải pháp cụ thể, trong
đó việc nâng cao vai trò hệ thống KSNB tại đơn vị thật sự là một trong những giải
pháp cần thiết với hầu hết các đơn vị.
2.1.5 Tự chủ tài chính và tự chủ biên chế
Nghị định 43/2006/NĐCP ngày 25/04/2006 của Chính phủ quy định quyền
tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài
chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập đã thực sự là cánh cửa mở cho các cơ sở
đào tạo công lập về quản lý tài chính và biên chế lao động. Từ đây, các đơn vị đã nỗ
lực hơn trong việc khai thác nguồn lực sẵn có và thế mạnh của đơn vị mình để tạo
nguồn thu, tăng thu nhập cho người lao động, chú ý hơn đến hiệu quả tài chính.
Khoản thu nhập tăng thêm từ tiết kiệm chi tiêu thường xuyên đã thật sự là đòn bẩy
khích lệ động viên các đơn vị phải tiết kiệm chi tiêu hành chính, sắp xếp lao động…
Các đơn vị tự xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ (QCCTNB) làm căn cứ kiểm soát
chi tiêu. HTKSNB thực sự cần thiết để ngăn ngừa và phát hiện sai sót, gian lận,
nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực của nhà trường.
2.1.6 Đề án Đổi mới cơ chế tài chính giáo dục giai đoạn 2009 2014
Đề án Đổi mới cơ chế tài chính giáo dục giai đoạn 2009 – 2014 với mục tiêu
xây dựng cơ chế tài chính mới cho giáo dục, nhằm huy động ngày càng tăng và sử
Trang 15
dụng có hiệu quả nguồn lực của nhà nước và xã hội để nâng cao chất lượng và tăng
quy mô giáo dục và đào tạo, đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện
đại hóa đất nước, thực sự coi phát triển giáo dục là quốc sách hàng đầu; và xây
dựng hệ thống các chính sách để tiến tới mọi người ai cũng được học hành với nền
giáo dục có chất lượng ngày càng cao. Để đạt được các mục tiêu trên, đã đến lúc để
các đơn vị đào tạo phải tiến hành cải cách quản lý mới và công cụ kiểm soát lại có
cơ hội phát huy vai trò.
2.1.7 Bộ GD&ĐT phát động chủ đề năm học 20092010
“Năm học đổi mới quản lý và nâng cao chất lượng giáo dục”.
Hưởng ứng chủ đề năm học, các cơ sở giáo dục tiến hành xây dựng phương
hướng năm học cụ thể theo chủ đề trọng tâm. Khi quản lý được quan tâm đổi mới,
chất lượng giáo dục đòi hỏi được nâng cao thì công cụ nhà quản lý sử dụng không
thể thiếu chính là hệ thống KSNB.
Trước các vấn đề đặt ra như trên, nhà quản lý giáo dục buộc phải xem xét
đánh giá tình hình và đưa ra biện pháp quản lý phù hợp với thực trạng, với xu
hướng tất yếu của thời đại, biết đón đầu, định hướng chiến lược, tự thân vận động
để đổi mới, do đó sẽ có những ảnh hưởng đáng kể đến hệ thống KSNB.
2.2. Tổng quan về Trường Cao đẳng Sư phạm Trung Ương TP. Hồ Chí Minh
2.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Tiền thân là Trường Sư phạm Mẫu giáo Trung ương số 3 thành lập ngày
25/9/1976, với nhiệm vụ đào tạo giáo viên mẫu giáo trình độ trung học có khả năng
làm cán bộ quản lý ngành học, giáo viên dạy các bộ môn phương pháp chăm sóc
giáo dục trẻ ở các trường sư phạm mẫu giáo địa phương thuộc khu vực các tỉnh phía
Nam. Từ năm 1977, nhà trường bắt đầu đào tạo giáo viên mẫu giáo hệ 12+1+1. Bên
cạnh đó, Trường đào tạo các khoá bồi dưỡng cấp tốc cô nuôi dạy trẻ (3 tháng, 9
tháng, 12 tháng). Từ năm 1988, đào tạo hệ 12+2. Năm 1987, trường được nâng cấp
từ hệ trung cấp lên hệ cao đẳng với nhiệm vụ đào tạo giáo viên có trình độ cao đẳng
(12+3) và đổi tên thành Trường Cao đẳng Sư phạm Mẫu giáo Trung ương 3 theo
Quyết định thành lập số 89/HĐBT ngày 28/3/1987 của Hội đồng Bộ trưởng. Tháng
1/2000, trường mở 2 ngành Sư phạm Âm nhạc và Sư phạm Mỹ thuật, đào tạo giáo
viên trình độ cao đẳng cho các bậc học mầm non, tiểu học và trung học cơ sở.
Trang 16
Tháng 5/2003, mở ngành Giáo dục Đặc biệt. Tháng 9/2008 mở thêm 4 mã ngành:
Quản lý văn hóa, Kinh tế gia đình, Công tác xã hội và Đồ họa.
Tháng 4/2007, đổi tên từ trường Cao đẳng Sư phạm Mẫu giáo Trung ương số
3 thành trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương TP.HCM.
2.2.2 Nguồn lực
2.2.2.1 Giá trị truyền thống
Là đơn vị đào tạo phía Nam duy nhất có bề dày lịch sử 33 năm chuyên về
đào tạo giáo viên mầm non. Từ năm 2003, bổ sung thêm 3 ngành đào tạo mới:
ngành Sư phạm Âm nhạc (SPAN), Sư phạm Mỹ thuật (SPMT) và Giáo dục đặc biệt
(GDĐB), tuy mới thành lập, nhưng chất lượng đào tạo cũng rất tốt và ổn định,
khẳng định được vị trí trong ngành. Trường có đội ngũ giảng viên giỏi, có năng lực
chuyên môn, có trình độ nghiên cứu tốt, dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực đào tạo
giáo viên mầm non. Sinh viên ra trường đều có năng lực chuyên môn, kỹ năng
nghề, kỹ năng sư phạm, đảm đương tốt vai trò là người giáo viên, ngoài ra một số
cựu sinh viên còn tham gia công tác quản lý trong ngành mầm non. Hầu hết sinh
viên mới ra trường đều có việc làm, và được đơn vị tuyển dụng rất ưa chuộng.
2.2.2.2 Nhân sự
Cả trường có 160 lao động. trong đó giáo viên là 100 người, nhân viên 60
người, cán bộ quản lý là 35 người. Giảng viên lâu năm có trình độ chuyên môn cao,
được đào tạo từ nước ngoài chuyên về giáo dục mầm non. Giảng viên trẻ đa số
được đào tạo trong nước, luôn có ý thức học tập nâng cao trình độ.
Cơ cấu theo giới tính chủ yếu là nữ, nữ có 125 người, chiếm 78 %,
Cơ cấu theo độ tuổi không đều, tập trung vào 2 nhóm chính: nhóm già từ 50
tuổi trở lên có 66 người, chiếm 42% và nhóm trẻ dưới 35 tuổi là 77 người, chiếm
48%. Do đó, tương lai sắp trong vòng 5 năm nữa, sẽ xảy ra tình trạng thiếu hụt lao
động dày dạn kinh nghiệm chuyên môn và kỹ năng quản lý.
2.2.2.3 Cơ sở vật chất
Trường có 2 cơ sở đào tạo:
Trụ sở đặt tại cơ sở 1, tại địa chỉ 182 Nguyễn Chí Thanh, phường 3, quận 10,
TP.HCM, có diện tích khuôn viên gần 4.600 m
2
.
Trang 17
Cơ sở 2 đặt tại Đường Liên Phường, Phường Phước Long B, Quận 9, có diện
tích khuôn viên hơn 40.000 m
2
.
Trang thiết bị nhìn chung có đủ chủng loại, cơ bản đáp ứng được nhu cầu
giảng dạy, làm việc và học tập. Tuy nhiên hầu hết là trang thiết bị cũ, lạc hậu nên
rất hay hư hỏng phải sửa chữa thường xuyên. Bàn ghế, phòng học xuống cấp
nghiêm trọng, phòng làm việc nhỏ hẹp, thiếu phòng làm việc của cán bộ quản lý…
gây ảnh hưởng đến chất lượng và năng suất lao động.
Chưa có phần mềm quản lý trong hầu hết các bộ phận, ngay cả quản lý tài
chính kế toán, quản lý đào tạo cũng vẫn còn thực hiện thủ công.
2.2.2.4 Tài chính
Trường được Bộ GD&ĐT giao quyền tự chủ từ năm 2003 theo quyết định
915/QĐBGD&ĐTKHTC ngày 28/02/2003. Là đơn vị có thu tự đảm bảo một phần
kinh phí hoạt động. Nguồn thu rất hạn hẹp, là trường sư phạm (không thu học phí)
nên nguồn thu chủ yếu từ ngân sách nhà nước để chi cho hoạt động thường xuyên
với mức chi rất khiêm tốn. Việc cân đối kinh phí luôn gặp khó khăn. Nguồn thu sự
nghiệp tại trường quá ít, chủ yếu từ học phí đào tạo liên kết, thu ký túc xá, các hoạt
động phục vụ sinh viên bằng khoảng 20% nguồn kinh phí nhà nước cấp
2.2.2.5 Năng lực đào tạo và chỉ tiêu đào tạo hàng năm
Hiện nay, do hạn chế về cơ sở vật chất và đội ngũ nên năng lực đào tạo nhà
trường ở mức 3.500 sinh viên/năm, chỉ tiêu tuyển sinh mới hàng năm dao động ở
mức 600 sinh viên chính quy, 600 sinh viên không chính quy.
2.2.3 Tầm nhìn, sứ mạng, mục tiêu và phương hướng hoạt động của trường
2.2.3.1 Tầm nhìn
Phấn đấu cho một xã hội – nơi mà con người, đặc biệt là trẻ em được hưởng
một nền giáo dục đậm chất nhân văn, khoa học, bình đẳng và được thực hiện bởi
đội ngũ đã qua đào tạo cơ bản, có tâm huyết để đưa trường trở thành Học viện đào
tạo nguồn nhân lực giáo dục và dịch vụ xã hội.
2.2.3.2 Sứ mạng
Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương – TP. Hồ Chí Minh là nơi cung cấp
có uy tín nguồn nhân lực cho ngành Giáo dục và cho xã hội, là trung tâm nghiên
cứu khoa học giáo dục trẻ em và các ngành dịch vụ xã hội ở khu vực phía Nam.
Trang 18
2.2.3.3 Mục tiêu
Mục tiêu tổng quát (giai đoạn 20092020)
Đào tạo nguồn nhân lực cho ngành giáo dục và xã hội theo chuẩn và bồi
dưỡng nâng chuẩn có chất lượng ngang tầm khu vực.
Quy mô đào tạo đa ngành và đa cấp đáp ứng nhu cầu xã hội.
Trở thành trung tâm nghiên cứu khoa học giáo dục trẻ em và dịch vụ xã hội,
ứng dụng những phương pháp giáo dục tiên tiến.
Có hệ thống cơ sở vật chất, kỹ thuật, trang thiết bị tiên tiến tạo ra môi trường
sư phạm tốt cho giảng dạy, học tập và sinh hoạt.
Khai thác sử dụng hiệu quả các nguồn lực. Nâng cao thu nhập, ổn định đời
sống người lao động.
Mục tiêu cụ thể (giai đoạn 2009 – 2011)
Nâng cao chất lượng đào tạo
Hệ thống cơ sở vật chất và trang thiết bị được nâng cấp và mở rộng.
Khai thác sử dụng hiệu quả các nguồn lực.
Nâng cao thu nhập, ổn định đời sống người lao động.
2.2.3.4 Phương hướng hoạt động trong năm học 20092010
Cải cách các thủ tục hành chính hiện hành.
Tập trung chuyển đổi chương trình học từ niên chế sang học chế tín chỉ.
Thực hiện chính sách tiết kiệm chi tiêu, nâng cấp trang thiết bị phục vụ đào
tạo, ưu tiên cho hoạt động chuyên môn, nâng cao chất lượng đội ngũ và tăng thu
nhập cho người lao động.
2.2.4 Tổ chức bộ máy quản lý tại trường
2.2.4.1 Sơ đồ tổ chức
Trang 19
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC
TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
ĐẢNG BỘ
ĐẢNG ỦY
ĐOÀN
THANH
NIÊN
CÔNG
ĐOÀN
BAN
GIÁM
HIỆU
HỘI ĐỒNG
KHOA HỌC
VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG
THỰC HÀNH
VÀ TRUNG TÂM
TRƯỜNG
MẦM
NON
THỰC
HÀNH
TRUNG
TÂM
BỒI
DƯỠNG
KHOA HỌC
GIÁO DỤC
CÁC
KHOA
VÀ
BỘ
MÔN
CÁC
PHÒNG
BAN
CHỨC
NĂNG
Khoa Sư Phạm Mầm Non
Khoa Sư Phạm Âm Nhạc
Khoa Sư Phạm Mĩ Thuật
Khoa Giáo Dục Đặc Biệt
Bộ Môn Lý Luận Chính Trị
Bộ Môn Cơ Bản
P. Tổ ChứcHành
Chính
Phòng Đào Tạo
P. Kế Hoạch – Tài
Chính
P. QLKH – Hợp Tác
Q.Tế
P. Quản Trị – Thiết Bị
P. Công Tác Sinh Viên
Ban Thanh Tra
Ban Quản Lý Ký Túc
Xá
Ban Công Tác Môi
Trường & BHLĐ
THƯ VIỆN
PHÒNG
ĐỒ DÙNG
DẠY HỌC
Đội Phòng Cháy Chữa
Cháy
Đội Dân Quân Tự Vệ
Bộ Môn Tâm Lý – Giáo Dục
TRUNG TÂM NC
ỨNG DỤNG
KHOA HỌC VÀ
KIỂM ĐỊNH
CHẤT LƯỢNG
GIÁO DỤC
Ban Công Nghệ Thông
Tin
HỘI SINH
VIÊN
Trang 20
2.2.4.2 Chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các bộ phận
Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận đã thể hiện chi tiết, cụ thể trong quy
chế hoạt động của trường, tác giả xin vắn tắt như sau:
Tổ chức Đảng, các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội
Tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam lãnh đạo nhà trường và tổ chức hoạt động
trong khuôn khổ Hiến pháp và pháp luật, theo chức năng, nhiệm vụ của tổ
chức Đảng, chỉ thị, nghị quyết của Đảng.
Các đoàn thể, tổ chức xã hội trong trường (Công đoàn, Đoàn thanh niên cộng
sản Hồ Chí Minh, Hội sinh viên) hoạt động theo quy định của pháp luật và
có trách nhiệm thực hiện mục tiêu, nguyên lý giáo dục theo quy định của
Luật Giáo dục, phù hợp với tôn chỉ mục đích, chức năng, nhiệm vụ của đoàn
thể, tổ chức xã hội đã được xác định.
Hội đồng khoa học và đào tạo: tư vấn cho Hiệu trưởng về mục tiêu, chương
trình, kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm về phát triển giáo dục – đào tạo, khoa
học và công nghệ của trường; đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ giáo viên, cán bộ nhân
viên; lập quy hoạch cán bộ cho mỗi giai đoạn phát triển của trường; Lập kế hoạch
hàng năm về biên chế, chỉ tiêu cán bộ công chức của trường.
Ban Giám hiệu:
Gồm một Hiệu trưởng và một Phó Hiệu trưởng phụ trách đào tạo:
Hiệu trưởng là người đại diện theo pháp luật, là chủ tài khoản của trường;
chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý và điều hành các hoạt động của nhà trường
theo các quy định của pháp luật, Điều lệ trường cao đẳng, các quy chế, quy
định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Quy chế tổ chức và hoạt động của trường
đã được Bộ Giáo dục & Đào tạo phê duyệt.
Phó Hiệu trưởng phụ trách đào tạo: giúp việc cho Hiệu trưởng trong việc chỉ
đạo, điều hành công tác chuyên môn về đào tạo.
Các khoa, ngành, tổ bộ môn, phòng ban chức năng trực thuộc BGH:
Các khoa, ngành: Tổ chức, quản lý và thực hiện công tác đào tạo nhằm thực
hiện tốt mục tiêu đào tạo giáo viên mầm non, giáo viên giáo dục đăc biệt,
giáo viên tiểu học, trung học cơ sở các môn âm nhạc và mỹ thuật, chuyên
viên dinh dưỡng, cán bộ quản lý văn hóa, tùy theo chức năng riêng của từng
Trang 21
khoa, ngành. Tổ chức, quản lý công tác bồi dưỡng và nghiên cứu khoa học
của toàn thể giáo viên của đơn vị mình theo đúng quy định.
Các tổ bộ môn trực thuộc: Chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch giảng dạy,
học tập, thực hành – thực tế bộ môn, hoạt động khoa học, phối hợp các khoa,
phòng ban góp phần thực hiện mục tiêu đào tạo của trường.
Phòng Tổ chức Hành chính: Giúp Hiệu trưởng chỉ đạo, quản lý và triển
khai thực hiện công tác tổ chức, hành chính và tổng hợp trong nhà trường.
Phòng Đào tạo: Tham mưu giúp việc cho Ban Giám hiệu trong việc hoạch
định chiến lược phát triển đào tạo, chịu trách nhiệm trong công tác quản lý
đào tạo các hệ chính quy, hệ vừa học vừa làm đặt trong và ngoài trường.
Phòng Kế hoạch – Tài chính: Tham mưu giúp Hiệu trưởng thực hiện chức
năng quản lý, tổ chức sử dụng hiệu quả nguồn tài chính theo đúng Pháp luật
hiện hành, đảm bảo cho hoạt động của trường ổn định và phát triển.
Phòng Quản trị Thiết bị: Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về công tác
quản lý toàn bộ tài sản, cơ sở vật chất trong trường; tham mưu cho Hiệu
trưởng xây dựng kế hoạch đầu tư, khai thác, sử dụng và quản lý tài sản, cơ sở
vật chất phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học và dịch vụ xã
hội. Đảm bảo vệ sinh môi trường.
Phòng Công tác sinh viên: Giúp Hiệu trưởng trong công tác học sinh – sinh
viên (quản lý sinh viên về nề nếp học tập và sinh hoạt, định hướng tư tưởng
chính trị, lối sống trong sinh viên, giải quyết các chế độ chính sách cho sinh
viên...). Tổ chức quản lý Trung tâm tư vấn tâm lý – giáo dục và hỗ trợ sinh
viên theo điều lệ và tổ chức hoạt động của trung tâm.
Phòng Quản lý khoa học và Hợp tác quốc tế: giúp Hiệu trưởng chỉ đạo,
quản lý hoạt động khoa học & công nghệ và hợp tác quốc tế phục vụ nghiên
cứu đào tạo của trường. Tổ chức và quản lý Trung tâm thông tin thu thập,
xử lý và phổ biến thông tin khoa học giáo dục thuộc các chuyên ngành đào
tạo của nhà trường.
Trường Mầm non thực hành: vừa làm chức năng của một trường mầm
non, thực hiện đầy đủ nhiệm vụ chăm sóc giáo dục trẻ theo kế hoạch được
giao, vừa là cơ sở thực hành của trường CĐSPTWTPHCM để tạo môi trường
Trang 22
sư phạm nhằm góp phần hình thành nhân cách người giáo viên và phương
pháp dạy – học, giáo dục cho giáo sinh.
Ban Quản lý Ký túc xá: Giúp Hiệu trưởng chỉ đạo, quản lý công tác tộ chức
thực hiện quy chế học sinh sinh viên nội trú. Chịu trách nhiệm về mọi hoạt
động của ký túc xá.
Ban Công tác quản lý môi trường và bảo hộ lao động: Giúp Hiệu trưởng
xây dựng kế hoạch, chương trình và giám sát về công tác vệ sinh môi trường
và công tác an toàn – bảo hộ lao động trong nhà trường.
Ban Công nghệ thông tin: Giúp Hiệu trưởng trong công tác quản lý, thu
thập, xử lý dữ liệu và phổ biến thông tin truyền thông trên trang web.
Ban Thanh tra: Tham mưu giúp Hiệu trưởng thực hiện công tác thanh tra,
kiểm tra trong phạm vi quản lý của Hiệu trưởng nhằm bảo đảm việc thi hành
pháp luật, việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị, bảo vệ quyền và lợi ích hợp
pháp của các đơn vị, cá nhân trong trường.
Thư viện – đồ dùng dạy học: Giúp Hiệu trưởng bảo quản, lưu trữ và khai
thác có hiệu quả toàn bộ sách báo, tư liệu và đồ dùng dạy học.
Trung tâm Bồi dưỡng khoa học giáo dục: Giúp Hiệu trưởng tổ chức các
lớp đào tạo ngắn hạn, và bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho giáo
viên mầm non, âm nhạc, mỹ thuật và giáo dục đặc biệt các tỉnh phía Nam.
Trung tâm Nghiên cứu ứng dụng khoa học và kiểm định chất lượng giáo
dục: Nghiên cứu ứng dụng các mô hình giáo dục trong và ngoài nước vào
thực tiễn. Tổ chức và quản lý hoạt động của phòng Nghiên cứu tâm lý và
giáo dục trẻ. Tổ chức công tác kiểm định chất lượng giáo dục trong trường.
Mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng trong nhà trường: là mối quan
hệ phối hợp công tác nhằm thực hiện nhiệm vụ và kế hoạch chung của trường. Một
số quan hệ tiêu biểu cụ thể:
Các khoa, ngành, tổ bộ môn trực thuộc trường và phòng đào tạo: phối hợp
trong công tác đào tạo: chương trình đào tạo, tổ chức thi, thực hành thực tập,
thỉnh giảng, phân công lịch giảng, thời khóa biểu, tiến độ giảng dạy, biên chế
khóa học, chỉ tiêu tuyển sinh….
Trang 23
Các khoa, ngành, phòng Đào tạo và phòng Công tác sinh viên: phối hợp
trong công tác quản lý sinh viên, đánh giá xếp loại rèn luyện và học tập của
sinh viên, xét điều kiện tốt nghiệp cho sinh viên…
Phòng Tổ chức – Hành chính và các bộ phận khác: phối hợp công tác tổ chức
cán bộ, quản lý nhân sự, tuyển dụng, chế độ chính sách cho người lao động.
Phòng Tổ chức Hành chính và phòng Kế hoạch Tài chính: phối hợp trong
công tác đảm bảo thực hiện các chế độ chính sách, bảo hiểm, phúc lợi… cho
người lao động theo quy định của nhà nước và quy định của nhà trường…
Phòng Kế hoạch – Tài chính và các bộ phận khác: phối hợp trong công tác
lập kế hoạch chi tiêu hàng năm, thanh toán chế độ cho người lao động, thanh
toán chi phí hoạt động của bộ phận, mua sắm sửa chữa, quản lý tài sản…
Phòng Kế hoạch – Tài chính và phòng Quản trị Thiết bị: phối hợp công tác
thực hiện kế hoạch mua sắm, sửa chữa, theo dõi quản lý tài sản….
Phòng Quản trị Thiết bị và các bộ phận khác: phối hợp trong công tác lập
kế hoạch mua sắm tài sản, thực hiện mua sắm, sửa chữa tài sản, khai thác, sử
dụng và bảo quản tài sản, vệ sinh môi trường…
Mối quan hệ giữa các cấp tổ chức chính quyền và đoàn thể trong
trường: là mối quan hệ phối hợp công tác dưới sự lãnh đạo của Đảng ủy (trong
phạm vi toàn trường) và các Chi ủy (trong phạm vi từng đơn vị)
2.3. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường CĐSPTWTPHCM
2.3.1. Mục đích nghiên cứu HTKSNB tại trường CĐSPTWTPHCM
Nghiên cứu lý thuyết về KSNB và thực trạng HTKSNB tại trường
CĐSPTWTPHCM để nhận dạng, phân tích đánh giá HTKSNB hiện hành xem nó
đang ở trạng thái nào, có những ưu điểm, nhược điểm gì đang tồn tại, từ đó đề xuất
các giải pháp hoàn thiện HTKSNB đạt đến tính hữu hiệu và hiệu quả nhằm cung
cấp sự đảm bảo hợp lý để đạt các mục tiêu đề ra.
2.3.2. Thực trạng HTKSNB tại trường CĐSPTWTPHCM
2.3.2.1. Môi trường kiểm soát
Sự liêm chính và giá trị đạo đức
Sự liêm chính, giá trị đạo đức và chuyên môn của các thầy cô trong Ban
Giám hiệu, Đảng ủy nhiều thế hệ đã thật sự là tấm gương sáng để cán bộ giáo viên
Trang 24
(CBGV) và sinh viên noi theo. Các thầy cô đều là giáo viên sư phạm chuyển sang
làm công tác quản lý, có chuyên môn và năng lực quản lý, luôn tâm huyết với nghề,
với trường, sống liêm khiết, chan hòa, giản dị, gần gũi với mọi người xung quanh,
được mọi người kính trọng và quý mến. Tấm gương đạo đức của ban lãnh đạo được
CBGV học tập noi theo, hình thành nên một tập thể có lối sống giản dị, thân thiện,
đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau.
Hàng năm, trường đều thực hiện công tác công khai tài sản của cán bộ lãnh
đạo trong Ban Giám hiệu, trưởng phó các đơn vị và Đảng viên trong toàn trường.
Năng lực nhân viên:
Năng lực và trình độ chuyên môn của giáo viên nhìn chung đã đáp ứng được
nhu cầu đào tạo của nhà trường, tuy nhiên trong vòng 5 năm nữa cần phải nhanh
chóng bồi dưỡng và phát triển đội ngũ kế cận để thay thế các giáo viên sắp nghỉ
hưu. Đội ngũ giáo viên có năng lực chuyên môn, năng lực sư phạm tốt sẽ là một
trong những yếu tố góp phần quyết định chất lượng đào tạo của nhà trường.
Nhân viên khối hành chính hầu hết là lao động trẻ, trình độ chuyên môn
không đồng đều và đa số làm trái ngành nghề đào tạo, kỹ năng làm việc, kỹ năng
quản lý chưa cao. Trong đó gồm một tỷ lệ cao là sinh viên của nhà trường được giữ
lại làm nhân viên trong các phòng ban và giáo vụ các khoa, ngành. Đa số làm việc
dựa vào khuôn mẫu sẵn có do người đi trước để lại. Năng lực làm việc độc lập, kỹ
năng nghề nghiệp và khả năng đọc hiểu văn bản chuyên ngành còn hạn chế, còn
chưa mạnh dạn trong việc đề xuất cải cách các thủ tục phục vụ cho công việc
chuyên môn, thậm chí còn chậm theo kịp các cải tiến đã được đưa ra…Vì vậy, sẽ
ảnh hưởng rất lớn đến kết quả công việc, nhiệm vụ chung của bộ phận cũng như của
toàn trường. Với thực trạng như trên, sẽ là một trong những khó khăn cản trở hệ
thống KSNB vận hành hữu hiệu và hiệu quả.
Kỹ năng ứng dụng tin học nhìn chung còn thấp, nhất là trong nhóm nhân sự
lớn tuổi. Việc ứng dụng các tiện ích của mạng internet làm phương tiện thông tin
truyền thông giữa các cá nhân, bộ phận chưa trở thành thói quen và rộng khắp. Khi
không khai thác tốt các ứng dụng của internet vào công việc sẽ gây lãng phí thời
gian, công sức thậm chí cả tiền bạc.
Trang 25
Đội ngũ nhân sự phòng Kế hoạch – Tài chính có năng lực, có ý thức tuân thủ
pháp luật, trung thực và cần mẫn trong công việc, không sách nhiễu tiêu cực gây
khó khăn cho các cá nhân, đơn vị trong các thủ tục đề xuất thanh toán và thu chi
tiền,… góp phần làm nền tảng tạo dựng niềm tin về tình hình tài chính kế toán nhà
trường được phản ánh trung thực và hợp lý. Thể hiện qua kết luận thanh tra số
821/KLTTr ngày 14/10/2009 của Thanh tra Bộ GD&ĐT về việc thanh tra hành
chính nhận xét “Trường đã đảm bảo được các quy định của Luật Kế toán và các nội
quy hiện hành, bộ máy kế toán của trường đủ điều kiện đảm nhận và duy trì được
hoạt động tài chính kế toán phục vụ cho công tác quản lý dạy và học của Trường”
Cũng trong kết luận thanh tra số 821/KLTTr ngày 14/10/2009 của Thanh tra
Bộ GD&ĐT về việc thanh tra hành chính thì tình hình cập nhật, đọc hiểu và vận
dụng văn bản, quy định mới của nhà nước vào công việc còn chưa tốt ở hầu hết các
cá nhân, bộ phận. Do đó, đã xảy ra tình trạng sai phạm ngoài ý muốn.
Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo:
Ban Giám hiệu luôn tôn trọng ý kiến đóng góp của tập thể, cá nhân, thể hiện
tính dân chủ cao trong tập thể nhà trường, đó chính là ưu điểm lớn đồng thời cũng
tạo ra khuyết điểm. Tôn trọng dân chủ nên đôi lúc đã tỏ ra dân chủ thái quá, làm
khó tập trung ý kiến để ra quyết định.
Tự do cũng là triết lý quản lý nhân sự của nhà trường, các bộ phận quản lý
nhân viên, giáo viên của mình thông qua công việc (nhưng lại chưa có biện pháp
đánh giá hiệu quả công việc và xử lý những cá nhân chưa hoàn thành nhiệm vụ).
Triết lý này đã góp phần tạo tâm lý hứng thú cho nhân viên làm việc, họ không thấy
bị gò bó, khắt khe. Tuy nhiên, tự do cũng dẫn đến tự do thái quá, dẫn đến tình trạng
nhân viên ăn cắp giờ, không làm đủ giờ, làm viêc chậm trễ, ách tắc, không hết trách
nhiệm, không đạt hiệu quả…và khó để áp dụng các thủ tục kiểm soát.
Nhìn chung, phong cách lãnh đạo tự do dân chủ không mấy dễ dàng thuận
lợi để áp đặt các thủ tục kiểm soát và yêu cầu mọi người tuân thủ.
Đội ngũ cán bộ chủ chốt nhận thức được chức năng KSNB cần thiết đối với
việc kiểm tra, giám sát các hoạt động trong nhà trường. Trường đã chủ động xây
dựng quy chế chi tiêu nội bộ từ năm 2003, xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động
năm 2007 làm căn cứ thực hiện và kiểm soát các hoạt động.
