Hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường cao đẳng công nghiệp và xây dựng tỉnh quảng ninh

Bộ giáo dục và đào tạo
Trờng đại học nông nghiệp hà nội
-------------***-------------

đặng quang hởng

Hệ thống kiểm soát nội bộ tại trờng
Cao đẳng công nghiệp và xây dựng
tỉnh quảng ninh

Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh

Chuyên ngành : Quản trị kinh doanh
M· sè
Ng−êi h−íng dÉn khoa häc

: 60.34.05
: GS.TS. PHẠM THỊ MỸ DUNG

hµ néi – 2010
Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh.......... i


Lời cam đoan
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi.
Các số liệu và kết quả trong luận văn là hoàn toàn trung thực và cha từng
đợc ai công bố trong bất kỳ công trình khoa học nào khác.
Hà Nội, ngày 15 tháng 01 năm 2011
Học viên

Đặng Quang Hởng

Trng i hc Nụng nghip H Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh.......... ii


Lời cảm ơn
Sau một thời gian học tập và nghiên cứu tại trờng Đại học Nông nghiệp
Hà Nội. Tôi đ; hoàn thành luận văn thạc sỹ khoa học kinh tế với dề tài: Hệ
thống kiểm soát nội bộ tại trờng Cao đẳng Công nghiệp và Xây dựng Quảng ninh.
Tôi xin bầy tỏ sự kính trọng và biết ơn sâu sắc tới GS.TS. Phạm Thị Mỹ
Dung đ; dành nhiều tâm huyết, tận tình hớng dẫn và giúp đỡ tôi trong suốt
quá trình nghiên cứu đề tài này.
Tôi xin chân thành cảm ơn Viện Đào tạo Sau đại học, các thầy cô giáo
trong Khoa Kế toán và Quản trị kinh doanh, bộ môn Kế toán trờng Đại học
Nông nghiệp Hà Nội đ; tạo điều kiện, giúp đỡ tôi thực hiện đề tài này.
Tôi xin chân thành cảm ơn các phòng, ban và cán bộ giáo viên Trờng
Cao đẳng Công nghiệp và Xây dựng đẵ hợp tác và tạo điều kiện giúp đỡ tôi
thu thập tài liệu cho đề tài này.
Trong suốt quá trình học tập và thực hiện đề tài, tôi đ; nhận đợc nhiều
sự giúp đỡ, động viên, khích lệ rất nhiều từ phía gia đình và bạn bè đồng
nghiệp. Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và ghi nhận những tình cảm quý
báu đó.
Xin chân thành cảm ơn!
Quảng Ninh, ngày 15 tháng 01 năm 2011
Học viên

Đặng Quang H−ëng

Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh.......... iii

Mục lục
Lời cam đoan.... i
Lời cảm ơn .. ii
Mục Lục. .... iii
Danh mục Bảng...... .v
Danh mục sơ đồ ............. vi
Danh mục viết tắt............................................................................................vii
1. Mở ĐầU ............................................................................................................ i
1.1. Tính cấp thiết của đề tài..........................................................................1
1.2. Mục tiêu nghiên cứu ...............................................................................2
1.3. Đối tợng và phạm vi nghiên cứu...........................................................2
2. Cơ sở Lý LUậN và thùc tiƠn vỊ hƯ thèng KIĨM SO¸T NéI Bé4
2.1. Lý ln chung vỊ hƯ thèng kiĨm so¸t néi bé..........................................4
2.1.1. Tỉng quan về kiểm soát trong quản lý ............................................4
2.1.2. Kiểm soát néi bé (KSNB)................................................................6
2.2. HƯ thèng kiĨm so¸t néi bé (KSNB)........................................................8
2.2.1. Các mục tiêu của hệ thống KSNB (Alvin and James, 1995, tr 198-199) 9
2.2.2. Vai trß chđ u cđa hƯ thống KSNB (Kiểm toán nội bộ hiện đại,
2000, tr 45-50) .........................................................................................10
2.2.3. Hạn chế của hệ thống KSNB .........................................................11
2.2.4. Cơ cấu cđa hƯ thèng KSNB ...........................................................12
2.3. HƯ thèng kiĨm so¸t néi bé ë tr−êng häc ..............................................22
2.3.1. Mét vµi nÐt vỊ Tr−êng häc.............................................................22
2.3.2. KSNB trong tr−êng häc .................................................................23
2.3.3. HƯ thèng kÕ to¸n trong trờng học................................................25
3. đặc điểm nhà trờng và phơng pháp nghiên cứu ........ 27
3.1 Những đặc điểm của Trờng Cao đẳng Công nghiệp và Xây dựng ......27
3.1.1. Sự hình thành, chức năng và nhiệm vụ của Trờng CĐ công nghiệp
và Xây dựng.............................................................................................27
3.1.2. Cơ sở vật chất.................................................................................28

Trng i hc Nụng nghip Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh.......... iv


3.1.3. Kinh phí của Trờng......................................................................29
3.1.4. Cơ cấu tổ chức quản lý của trờng ................................................33
3.2. Phơng pháp nghiên cứu.......................................................................35
3.2.1. Phơng pháp thu thập thông tin.....................................................35
3.2.2. Phơng pháp phân tích ..................................................................36
2.4.3. Phơng pháp tìm hiểu KSNB (Phạm Thị Mỹ Dung, 2008) ...........36
2.4.4. Các công cụ tìm hiểu KSNB (Phạm Thị Mỹ Dung, 2008) ............36
4. kết quả nghiên cứu và thảo luận ............................................ 38
4.1. Hệ thống KSNB chung của trờng CĐ Công nghiệp và Xây dựng ......38
4.1.1. Môi trờng kiểm soát ....................................................................38
4.1.2. Hệ thèng kÕ to¸n............................................................................40
4.1.3. Thđ tơc kiĨm so¸t ..........................................................................44
4.2. HƯ thèng KSNB trong một số chu trình hoạt động của trờng CĐ Công
nghiệp và Xây dựng .....................................................................................48
4.2.1. Kiểm soát trong lĩnh vực đào tạo...................................................48
4.2.2. Kiểm soát nội bộ trong quy trình nhân sự tiền lơng....................58
4.2.3. Kiểm soát nội bộ một số hoạt động tài chính................................61
4.3. Đánh giá chung thực trạng hệ thống KSNB tại trờng CĐ Công nghiệp
và Xây dựng.................................................................................................72
4.3.1. Ưu điểm.........................................................................................73
4.3.2. Nhợc điểm ...................................................................................75
4.4. Hoàn thiện hệ thống KSNB tại trờng CĐ Công nghiệp và Xây dựng.77
4.4.1. Sự cần thiết hệ thống KSNB tại Trờng.........................................77
4.4.2. Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ ........................79
4.5. Đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại trờng Cao đẳng Công
nghiệp và Xây dựng .....................................................................................81

4.5.1. Giải pháp hoàn thiện môi trờng kiểm soát ..................................81
4.5.2. Hoàn thiện hệ thống kế toán..........................................................86
4.5.3. Hoàn thiện các thủ tục quy trình ...................................................91
5. Kết luận và ý kiÕn ®Ị xt............................................................ 99
5.1. KÕt ln.................................................................................................99
5.2. ý kiÕn ®Ị xuÊt......................................................................................101
Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh.......... v


Danh mục bảng
Bảng 3.1. Qui mô, loại hình và cấp đào tạo của trởng CĐ Công nghiệp và
Xây dựng............................................................................................30
Bảng 3.2. Nguồn thu của trờng CĐ Công nghiệp và Xây dựng....................31
Bảng 3.3. Chi tiêu của trờng Cao đẳng Công nghiệp và Xây dựng ...............31
Bảng 3.4. Mẫu bảng câu hỏi KSNB .................................................................37
Bảng 4.1. Danh mục BCTC sử dụng tại Trờng CĐ Công nghiệp và Xây dựng
...........................................................................................................41
Bảng4.2: Dự đoán rủi ro trong quy trình tuyển sinh........................................50
Bảng 4.3. Hồ sơ lu quy trình giảng dạy .........................................................54
Bảng 4.4. Dự đoán rủi ro trong quy trình tổ chức kiểm tra, đánh giá kết quả
học tập................................................................................................57
Bảng 4.5: Dự đoán rủi ro trong quy trình nhân sự tiền lơng..........................60
Bảng 4.6: Dự đoán rủi ro trong quy trình mua sắm tài sản cố định.................65
Bảng 4.7. Dự đoán rủi ro trong quá trình mua sắm và sửa chữa nhỏ..............69
Bảng 4.8. Bảng câu hỏi kiếm soát nội bộ ........................................................71
Bảng 4.9. Dự đoán rủi ro trong quá trình thu học phí......................................72
Bảng 4.10. Mối liên hệ chức năng của các phòng, khoa sau khi đ; tổ chức lại......83
Bảng 4.11. Đề xuất hoàn thiện quá trình tuyển sinh .......................................92
Bảng 4.12. Đề xuất hoàn thiện quy trình mua sắm tài sản cố định .................95

Trng i học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh.......... vi


Danh mục sơ đồ
Sơ đồ 2.1. Môi trờng kiểm soát .....................................................................13
Sơ đồ 2.2.Quy trình kế toán .............................................................................17
Sơ đồ 2.3. Quá trình vận động của chứng từ....................................................18
Sơ đồ 2.4. Thủ tục kiểm soát ...........................................................................20
Sơ đồ 3.1. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý trờng Cao đẳng Công nghiệp và
Xây dựng .........................................................................................33
Sơ đồ 4.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Trờng CĐ Công nghiệp và
Xây dựng. ........................................................................................44
Sơ đồ 4.2. Quy trình đào tạo tại trờng............................................................48
Sơ đồ 4.3. Quy trình tuyển sinh .......................................................................48
Sơ đồ 4.4. Quy trình tổ chức giảng dạy ...........................................................51
Sơ đồ 4.5. Quy trình kiểm tra, đánh giá định kỳ .............................................55
Sơ đồ 4.6. Quy trình nhân sự tiền lơng ..........................................................58
Sơ đồ 4.7. Quy trình lập dự toán......................................................................61
Sơ đồ 4.8. Mua sắm tài sản cố định .................................................................64
Sơ đồ 4.9. Quy trình mua sắm và sửa chữa nhỏ...............................................68
Sơ đồ 4.10. Quy trình thu học phí....................................................................71
Sơ đồ 4.11. Cơ cấu tổ chức quản lý của trờng cao đẳng Công nghiệp và Xây
dựng. ................................................................................................82
Sơ đồ 4.12. Tổ chức bộ máy kế toán................................................................90
Sơ đồ 4.12. Quy trình tính lơng .....................................................................94

Trng i hc Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh.......... vii


Danh mục Viết tắt

KSNB

: Kiểm soát nội bộ

CĐ

: Cao đẳng

BCTC

: Báo cáo tài chính

KTNB

: Kiểm toán nội bộ

HCSN

: Hành chính sự nghiệp

NSNN

: Ngân sách nhà nớc

GD - ĐT

: Giáo dục và Đào tạo

NCKH

: Nghiên cứu khoa học

SXKD

: Sản xuất kinh doanh

XDCB

: Xây dựng cơ bản

TSCĐ

: Tài sản cố định

HSSV

: Học sinh sinh viên

CĐKT

: Chế độ kế toán

Trng i hc Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh.......... viii


1. Mở ĐầU
1.1. Tính cấp thiết của đề tài
Toàn cầu hoá và hội nhập kinh tế thế giới sẽ mang đến cho các doanh
nghiệp Việt Nam những cơ hội và thách thức trong quá trình cạnh tranh để

phát triển và tồn tại. Đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải đa ra đợc những
chiến lợc và phơng hớng hoạt động cần thiết và hiệu quả. Việc áp dụng
khoa học kỹ thuật công nghệ tiên tiến, nâng cao chất lợng, đa dạng hoá sản
phẩm, tối đa hóa nguồn lực con ngời, kiểm soát đợc rủi ro nhằm nâng cao
hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và lợi thế cạnh tranh là rất cần thiết.
Song làm thế nào để xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ có thể quản lý
một cách hữu hiệu và hiệu quả các nguồn lực kinh tế, hạn chế tối đa những rủi
ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh? Đòi hỏi các tổ chức, doanh
nghiệp cần phải thiết lập bộ khoa học, vững chắc và hiệu quả.
Ngày nay, kiểm soát nội bộ đóng một vai trò hết sức quan trọng trong
hoạt động kinh tÕ cđa c¸c doanh nghiƯp, tỉ chøc. KiĨm so¸t néi bộ giúp các
nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế, góp phần
hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Vì vậy có thể nói, hệ thống kiểm soát nội bộ là một công cụ quan trọng,
không thể thiếu đợc trong quá trình quản lý cũng nh hoạt động điều hành
doanh nghiệp nói chung của cả x; héi hiƯn nay.
Trong bèi c¶nh x; héi hiƯn nay, để tồn tại và phát triển các tổ chức,
doanh nghiệp cần phải nhận thức đợc vai trò và tầm quan trọng của hệ thống
kiểm soát nội bộ. Để tìm hiểu và đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ của
một đơn vị, đòi hỏi phải có những kiến thức cơ bản từ những lý luận cùng với
khả năng nắm bắt và nhận thức. Phải hiểu đợc sự cần thiết của hệ thống
KSNB với quá trình hoạt động của đơn vị, hiểu đợc quá trình vận hành cùng
những nguyên tắc hoạt động của hệ thống KSNB.

Trng i hc Nụng nghip Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh.......... 1


Trờng Cao đẳng Công nghiệp và Xây dựng là một trờng đào tạo nguồn
lực lao động tại chỗ chủ yếu cho Tỉnh Quảng Ninh và các tỉnh lân cận. Thực hiện
chủ trơng đổi mới và nâng cao hớng hoạt động, Nhà trờng đ; chủ động cơ

cấu lại bộ máy tổ chức, tăng cờng công tác quản lý, từng bớc hoàn thiện các
qui chế kiểm soát. Tuy nhiên hệ thống kiểm soát nội bộ của Trờng vẫn còn
nhiều bất cập, cha đáp ứng đợc yêu cầu của công tác quản lý. Vì vậy, phải
nghiên cứu đề xuất hoàn thiện hệ thống kiểm soát trong quản lý và phục vụ sự
nghiệp giáo dục đào tạo. Vì vậy tôi chọn đề tài Hệ thống kiểm soát nội bộ tại
trờng Cao đẳng Công nghiệp và Xây dựng tỉnh Quảng Ninh cho Luận văn
Thạc sỹ kinh tế chuyên ngành Quản trị kinh doanh.
1.2. Mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận và thực tiễn về hệ thống kiểm soát
nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ trong trờng học.
- Đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại trờng Cao đẳng Công nghiệp
và Xây dựng tỉnh Quảng Ninh
- Đề xuất một số biện pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trờng.
1.3. Đối tợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tợng nghiên cứu là hệ thống kiểm soát nội bé nãi chung vµ hƯ
thèng KSNB trong mét sè chu trình quản lý của nhà trờng.
Làm rõ hệ thống kiểm soát nội bộ tại trờng Cao đẳng Công nghiệp và
Xây dựng; vận dụng lý luận để nêu ra những phơng hớng và một số phơng
hớng hệ thống kiểm soát nội tại trờng.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Không gian: Tại trờng Cao đẳng Công nghiệp và Xây dựng
+ Thời gian: Tập trung nghiên cứu từ năm 2007 đến 2009. Ngoài ra còn
nghiên cứu ở một số thời điểm khác nhằm minh họa hơn cho kết quả nghiên cứu.

Trng i hc Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh.......... 2


+ Vấn đề nghiên cứu: Lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát
nội tại trờng Cao đẳng công nghiệp và xây dựng, kiểm soát nội bộ trong một
số quy trình quản lý công việc.

Trng i hc Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh.......... 3


2. Cơ sở Lý LUậN và thực tiễn về hệ thèng KIĨM SO¸T NéI Bé

2.1. Lý ln chung vỊ hƯ thèng kiĨm so¸t néi bé
2.1.1. Tỉng quan vỊ kiĨm so¸t trong quản lý
Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hớng của chủ thể quản lý lên
đối tợng quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực đ; xác định
để đạt các mục tiêu đề ra. Chủ thể quản lý ở đây chính là bộ máy quản lý của
đơn vị, bao gồm cán bộ l;nh đạo các cấp và bộ phận cán bộ chuyên môn thực
thi các nghiệp vụ quản lý, điều hành đơn vị. Đối tợng quản lý chính là con
ngời và sự vật hiện tợng diễn ra trong đơn vị. Đối tợng quản lý có nhiều
đặc tính khác nhau do đó trong quá trình quản lý cũng phát sinh những vấn đề
phức tạp ở mức độ khác nhau. Mục tiêu quản lý của đơn vị là sau quá trình
quản lý có thể đo lờng và lợng hóa đợc kết quả mà đơn vị phải hớng tới
trong một khoảng thời gian nhất định. Quản lý gồm nhiều quá trình có liên hệ
chặt chẽ với nhau trong hoạt động của tổ chức, cụ thể là: Lập kế hoạch, tổ
chức thực hiện, cung cấp nguồn lực, điều hành hoạt động. Trong quá trình
thực hiện hoạt động quản lý, do nhiều nguyên nhân chủ quan, khách quan nên
việc hoạch định, tổ chức điều hành quá trình công tác tại đơn vị nhiều khi xa
rời các mục tiêu đ; đặt ra hoặc có thể trái ngợc với hoạch định ban đầu. Hoạt
động kiểm soát đợc thực hiện kịp thời sẽ bảo đảm cho quá trình hoạch định
đợc đúng hớng và tác nghiệp đợc tiến hành theo kế hoạch, điều chỉnh kịp
thời các sai lệch so với hoạch định nhằm đạt đợc mục tiêu đề ra. Kiểm soát
tồn tại nh một khâu độc lập của quá trình quản lý nhng đồng thời lại là một
bộ phận chủ yếu của quá trình đó. Trong quá trình quản lý của bất cứ tổ chức
nào, chức năng kiểm tra, kiểm soát đợc thực hiện ở tất cả các giai đoạn của
quá trình quản lý và luôn giữ vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình quản

lý của tổ chức. Trong giai đoạn lập kế hoạch, để kế hoạch khả thi vµ thùc hiƯn

Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh.......... 4


thành công thì các thông tin phục vụ cho việc lập kế hoạch phải đợc kiểm tra,
kiểm soát. ở khâu này cần có những dự báo về nguồn lực và mục tiêu, từ đó
xây dựng và lên các chơng trình kế hoạch Sau khi các chơng trình đ;
đợc kiểm soát thì có thể đa ra các quyết định cụ thể để thực hiện. Mục tiêu
của hoạt động chính là cơ sở cho chức năng kiểm soát đợc tiến hành. Trong
khâu tổ chức thực hiện, công việc kiểm soát hình thành bằng việc phân chia,
ủy quyền một cách cụ thể cho các bộ phận. Nội dung công việc là mua sắm
nguồn lực vật chất, máy móc thiết bị, vật t, phát triển nhân lực Đây là quá
trình phải đựợc kiểm tra kiểm soát rất chặt chẽ nhằm xác định việc cung cấp
nguồn lực là có thật, ngăn chặn sai sót và gian lận để tránh sự thiệt hại về tài
chính của tổ chức. Điều hành hoạt động là việc ra chỉ thị, cùng giám sát và
làm việc với nhân viên, phối hợp và chỉ đạo trong công việc. Trong giai đoạn
này phải có sự kiểm tra, kiểm soát thờng xuyên về diễn biến và kết quả thực
hiện kế hoạch, dự kiến những hành động cần thiết để đảm bảo điều hòa các
mối quan hệ, điều chỉnh các mục tiêu nhằm đạt kết quả tối u. Nh vậy, kiểm
soát là một quy trình giám sát các hoạt động để đảm bảo rằng các hoạt động
này đợc thực hiện theo kế hoạch. Quy trình này bao gồm 3 bớc khác nhau:
Bớc 1, Đo lờng thành quả hoạt động;
Bớc 2, So sánh thành quả thực tế với một chuẩn mực nào đó;
Bớc 3, Hành động chỉnh sửa các sai lệch hoặc các chuẩn mực không phù
hợp. Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu bảo đảm rằng mọi hoạt động đợc hoàn
tất theo những cách thức đa đến việc đạt đợc mục tiêu của tổ chức.
Kiểm soát đợc tiến hành theo nhiều cách. Cấp trên kiểm soát cấp dới
thông qua các chính sách, các quy định, các thủ tục, các biện pháp cụ thể.
Đơn vị này kiểm soát đơn vị kia thông qua chi phối đáng kể quyền sở hữu và

lợi ích tơng ứng. Nội bộ kiểm soát lẫn nhau thông qua cơ cấu tổ chức, các
quy chế và thủ tục quản lý. Với ý nghĩa đó, kiểm soát là công việc rà soát lại
các mục tiêu quy định, soát xét các quá trình thực hiện các quyết định quản lý

Trng i hc Nụng nghip Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh.......... 5


đợc thể hiện bởi các nghiệp vụ cụ thể nhằm nắm bắt và điều hành những
nghiệp vụ đó.
Để đảm bảo hiệu quả hoạt động của mình, mỗi đơn vị đều phải tự xem xét
hoạt động của mình trong tất cả các khâu: Rà soát các tiềm năng; xem xét lại
các dự báo, các mục tiêu và định mức; đối chiếu và truy tìm các thông số về sự
kết hợp; soát xét lại các thông tin thực hiện để điều chỉnh kịp thời trên quan điểm
bảo đảm hiệu năng của mọi nguồn lực và hiệu quả kinh tế cuối cùng của các hoạt
động. Công việc rà soát này gọi là KSNB hay nội kiểm. Trong hoạt động của
đơn vị, hoạt động kiểm soát đợc thực hiện ở mọi nơi, mọi lúc, mọi cấp, mọi
ngành. Quy mô của kiểm soát, kỹ thuật kiểm soát phụ thuộc vào từng hoạt động,
từng con ngời cụ thể. Song các hoạt động này đều có quan hệ hữu cơ và hỗ trợ
lẫn nhau, cùng thực hiện chức năng giúp cho hoạt động quản lý đạt hiệu quả
cao nhất.
2.1.2. Kiểm soát nội bộ (KSNB)
Theo Hội đồng kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA) kiểm toán nội bộ
hiện đại, 2000, trang 82-83): Kiểm soát nội bộ gồm kế hoạch tổ chức và tất
cả những phơng pháp, biện pháp phối hợp đợc thừa nhận dùng trong kinh
doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin cậy của
thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả và khích lệ bám sát những chủ trơng
quản lý đ; đề ra.
Theo nội dung kiểm soát, kiểm soát bao gồm kiểm soát quản lý và kiểm
soát kế toán.
Kiểm soát quản lý bao gồm các kế hoạch, tổ chức và các trình tự cần

cho quá trình ra quyết định để cho phép tiến hành các nghiệp vụ. Kiểm soát
quản lý gắn liền với trách nhiệm thực hiện các mục tiêu của tổ chức và là điểm
xuất phát để thành lập kiểm soát kế toán. Hoạt động kiểm soát quản lý tập
trung vào các thể thức kiểm tra nhằm đảm bảo cho việc điều hành công tác
đơn vị có nề nếp, nghiêm minh, hiệu quả. Các thao tác kiểm soát quản lý đợc

Trng i hc Nụng nghip H Ni – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh.......... 6


thực hiện trên các cấp độ nh tuyển chọn nhân viên, xây dựng quy định, quy
trình làm việc, quá trình chấp hành mệnh lệnh ở đơn vị.
Kiểm soát kế toán bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức và các trình tự cần thiết
cho việc bảo vệ tài sản và độ tin cậy của sổ sách tài chính kế toán, nghĩa là phải đảm
bảo: Các nghiệp vụ đợc tiến hành theo sự chỉ đạo chung hoặc cụ thể của quản
lý; Các nghiệp vụ ghi sổ là cần thiết để chuẩn bị các BCTC đúng với các
nguyên tắc kế toán chung đợc thừa nhận hoặc các tiêu chuẩn có thể áp dụng
cho các báo cáo này đồng thời duy trì khả năng hạch toán tài sản; Tài sản
đợc quản lý theo những nguyên tắc nhất định; Các hoạt động đều đợc ghi
nhận vào các thời điểm thích hợp giúp cho việc thành lập các thông tin kinh tế
tài chính phù hợp với các chuẩn mực kế toán và thể hiện chính xác, toàn diện
tình trạng của đơn vị hoặc đơn vị có nhiệm vụ điều chỉnh phù hợp khi có những
sai lệch; Cung cấp căn cứ để ra quyết định xử lý các sai lệch rủi ro có thể gặp
phải.
Nh vậy, kiểm soát kế toán chỉ quan tâm đến hoạt động tài chính của đơn
vị đợc phản ánh trên tài liệu kế toán. Trong khi đó, kiểm soát quản lý yêu cầu
một phạm vi rộng hơn của các đối tợng quản lý theo mục tiêu của kiểm soát.
Tuy nhiên kiểm soát kế toán lại có vai trò quan trọng để làm cơ sở cho
kiểm soát quản lý. Kiểm soát kế toán có thể hình thành phơng pháp tự kiểm
soát nh kiểm soát qua chứng từ, đối ứng tài khoản, qua tổng hợp cân đối kế
toán.

Mục tiêu của kiểm soát là đảm bảo cho quá trình tác nghiệp đợc thành công
theo mục đích của quản lý, chính vì vậy việc ngăn ngừa, phát hiện, điều chỉnh các
sai sót trong quản lý là thực sự cần thiết, kiểm soát cũng phải chú ý đến các nội
dung này. Theo quan hệ với quá trình tác nghiệp gồm kiểm soát ngăn ngừa,
kiểm soát phát hiện và kiểm soát điều chỉnh.
Kiểm soát ngăn ngừa tập trung chủ yếu vào việc quản lý nhân sự, xây
dựng các quy trình, quy phạm thực hiện các thao tác t¸c nghiƯp.

Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh.......... 7


Kiểm soát phát hiện tập trung vào việc phát hiện các gian lận, sai sót,
sai lầm và rủi ro trong quá trình tác nghiệp một cách nhanh chóng, nhằm giúp
các cấp l;nh đạo có những quyết định xử lý kịp thời, hạn chế tới mức thấp
nhất những thiệt hại có thể xảy ra.
Kiểm soát điều chỉnh hớng tới việc cung cấp những thông tin cần thiết
cho việc ra các quyết định điều chỉnh các sai sót đợc phát hiện.
Theo thời ®iĨm kiĨm so¸t gåm kiĨm so¸t tr−íc, kiĨm so¸t t¸c nghiệp và
kiểm soát sau tác nghiệp:
Kiểm soát trớc hay còn gọi là kiểm soát lờng trớc, kiểm soát lờng
trớc về tơng lai, nhằm khắc phục độ trễ thời gian trong kiểm soát thực hiện:
Đó là sự tự liệu những diễn biến có thể xảy ra trong quá trình tác nghiệp đề
phòng những rủi ro và các khó khăn tiềm ẩn.
Kiểm soát tác nghiệp là hoạt động kiểm soát đợc tiến hành ngay trong
quá trình tác nghiệp nhằm ngăn ngừa, phát hiện sai lầm, kiểm tra việc thi hành
các quyết định quản lý trong quá trình tác nghiệp. Loại kiểm soát này có tác
dụng lớn trong việc làm giảm các rủi ro, các sai sót, đảm bảo hiệu quả của
công việc.
Kiểm soát sau tác nghiệp hay còn gọi là kiểm soát thông tin phản hồi
hoặc còn gọi là kiểm soát thông tin trở về trớc là kiểm soát thông dụng nhất

hiện nay. Mặc dù bị để trễ về thời gian, song bù lại kiểm soát sau khi tác
nghiệp lại có đầy đủ căn cứ để đánh giá đo lờng kết quả tác nghiệp.
2.2. Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB)
Theo liên đoàn kế toán Quốc tế IFAC: Hệ thống KSNB là một hệ thống
các chính sách và thủ tục đợc thiết lập nhằm đạt đợc mục tiêu sau: Bảo
đảm độ tin cậy của các thông tin báo cáo; Bảo đảm chế độ pháp lý và những
quy định, bảo đảm hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động và bảo vệ các tài
sản của đơn vị.

Trng i hc Nụng nghip H Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh.......... 8


Cịng cã quan niƯm cho r»ng hƯ thèng KSNB lµ những phơng pháp và
chính sách đợc thiết lập để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến
khích hiệu quả hoạt động nhằm đạt đợc sự tuân thủ các chính sách, các quy
định đợc thiết lập (MeKong Capital, 2004).
Bảo vệ an toàn tài sản bao gồm cả các hoạt động kiểm soát đợc thiết kế
để chống lại những hành vi nh ăn cắp, sử dụng bất hợp pháp, mua sắm và
thanh lý tài sản.
KSNB là quá trình thiết lập từ ngời quản lý để đạt các mục tiêu của tổ
chức. Quá trình này bao gồm việc thực hiện các thủ tục kiểm soát và các chính
sách để đảm bảo các nghiệp vụ đợc ghi chép hợp pháp, ghi chép đúng kỳ,
ghi chính xác và bảo vệ đợc các tài sản. Các hoạt động kiểm soát còn phải
đợc thiết kế để cung cấp cả những thông tin phản hồi cho ngời quản lý về
tính hiệu lực của chính các thủ tục kiểm soát đ; đợc đề ra (kiên, 2006, trang
150-150).
2.2.1. Các mơc tiªu cđa hƯ thèng KSNB (Alvin and James, 1995, tr 198-199)
Bất kỳ hình thức nghiệp vụ kinh tế nào thì quá trình ghi sổ đều có thể xảy
ra một vài loại sai sót. Nhằm ngăn ngừa sai sót trong các sổ kế toán và sổ sách
khác thì hệ thống KSNB Đối với BCTC phải thỏa m;n 7 mục tiêu chi tết sau:

Thứ nhất: Các nghiệp vụ ghi sổ phải có căn cứ hợp lý. Hệ thống KSNB
không thể cho phép ghi các nghiệp vụ không tồn tại hoặc nghiệp vụ giả vào sổ
sách.
Hai là: Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc phê chuẩn đúng đắn. Nếu một
nghiệp vụ kinh tế không đợc phê chuẩn xảy ra thì có thể dẫn đến một nghiệp
vụ lừa đảo hoặc ảnh hởng tới l;ng phí và phá hoại tài sản của công ty.
Ba là: Các nghiệp vụ kinh tế hiện có phải đợc ghi sổ đầy đủ. Các thể
thức KSNB của khách hàng phải ngăn ngừa sự gạt bỏ các nghiệp vụ kinh tế ra
ngoài sổ sách.

Trng i hc Nụng nghip H Ni – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh.......... 9


Bốn là: Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc đánh giá đúng đắn. Một cơ cấu
KSNB đầy đủ gồm các thể thức để tránh các sai số khi tính toán và ghi sổ số
tiền của nghiệp vụ đó ở các giai đoạn khác nhau của quá trình ghi sổ.
Năm là: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc phân loại đúng đắn. Quá trình
phân loại đúng đắn tài khoản phù hợp với cơ cấu tài khoản của khách hàng phải
đợc thực hiện trên các sổ sách để các báo cáo đợc trình bày đúng đắn.
Sáu là: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc phản ánh đúng lúc. Việc
ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế sớm hoặc muộn hơn so với thực tế sẽ làm tăng
khả năng bỏ quên nghiệp vụ hoặc khả năng nghi sổ với số tiền không chính
xác. Nếu ghi sổ muộn lại xảy ra vào cuối kỳ thì báo cáo tài chính sẽ bị sai.
Bảy là: Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc ghi đúng vào sổ phụ và đợc
tổng hợp chính xác. Cơ cấu KSNB phải đảm bảo các nghiệp vụ đợc ghi vào
sổ phụ sau đó đợc ghi vào sổ cái và cuối cùng tổng hợp để đa vài báo cáo
tài chính một cách chính xác.
Các mục tiêu của hệ thống KSNB phải đợc ¸p dơng cho tõng nghiƯp vơ
träng u trong cc kiĨm toán.
2.2.2. Vai trò chủ yếu của hệ thống KSNB (Kiểm toán nội bộ hiện đại,

2000, tr 45-50)
Hội đồng quản trị và Ban quản lý đa ra các mục tiêu và muốn thực hiện
các mục tiêu đó bằng nhiều biện pháp trong đó Hệ thống KSNB là một trong
số đó và có vai trò quan trọng vì:
- Bảo đảm tính xác thực và toàn vẹn của thông tin;
- Giúp cho việc tuân thủ chính sách, kế hoạch, thủ tục, pháp luật và các
quy định;
- Giúp bảo vệ tài sản;
- Giúp sử dụng nguồn lực tiếp kiệm và hiệu quả;
- Giúp thực hiện các mục tiêu đề ra cho các hoạt động hoặc chơng trình.
Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ đa lại các lợi ích sau:
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và BCTC của công ty;

Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh.......... 10


- Giảm bớt rủi ro, gian lận hoặc trộm cắp bên ngoài hoặc nhân viên công
ty gây ra;
- Giảm bớt rủi ro hoặc sai sót không cố ý của nhân viên dẫn đến tổn hại
cho công ty;
- Giảm bớt rủi ro do không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh
của công ty;
- Ngăn chặn những rủi ro do quản lý, rủi ro cha đầy đủ.
Thông thờng khi công ty phát triển lên thì lợi ích của hệ thống KSNB sẽ
to lớn hơn vì ngời chủ công ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát
và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của
bản thân.
Với những công ty có sự tách biệt lớn giữa ngời quản lý và cổ đông,
một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tởng cao của cổ
đông. Xét về điểm này, một hệ thống KSNB vững mạnh là một nhân tố của hệ

thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh. Điều này rất quan trọng đối với công
ty có nhà đầu t bên ngoài. Vì các nhà đầu t thờng trả giá cao hơn cho
những công ty có rủi ro thấp hơn.
2.2.3. Hạn chế của hệ thống KSNB
Trong thực tế không có hệ thống KSNB nào hoàn hảo, đảm bảo không có
gian lận hay sai sót xảy ra. Một hệ thống KSNB tốt không chỉ hạn chế tối đa
những sai phạm mà thôi, những hạn chế vốn có của hệ thống KSNB xuất phát
từ những nguyên nhân sau:
- Xuất phát từ yêu cầu của nhà quản lý là chi phí kiĨm tra nhá nhÊt so víi
nh÷ng tỉn thÊt do sai phạm và do gian lận gây ra;
- Trong thực tế có nhiều dạng sai phạm mà hệ thống kiểm soát không dự
kiến đợc;
- Sai phạm do nhân viên thiếu thận trọng, sai lầm trong xét đoán hoặc
hiểu sai sự chỉ đạo của cấp trên.
- Do sự thông đồng của nhân viên trong đơn vị hoặc với ngời bên ngoài
đơn vị;
- Các thủ tục kiểm soát không phù hợp với điều kiƯn kinh tÕ thay ®ỉi.

Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh.......... 11


KSNB là một công cụ pháp lý do chính ngời quản lý xây dựng để phục
vụ cho mục đích quản lý của đơn vị mình. Lý do để đơn vị xây dựng một hệ
thống kiểm soát là nhờ nó mà toàn bộ quá trình hoạt động vừa đợc bảo vệ
vừa đợc hoàn thiện, giúp đơn vị thỏa m;n các mục tiêu của mình.
Vấn đề KSNB không những có ý nghĩa đối với mọi tổ chức mà còn có ý
nghĩa rất quan trọng đối với các đơn vị có quy mô lớn bởi vì những đơn vị có
quy mô càng lớn thì quyền hạn càng phải phân chia cho nhiều cấp, mối quan
hệ giữa các bộ phận và nhân viên càng phức tạp, tài sản phải phân tán ra nhiều
địa điểm hoạt động và sự truyền đạt thông tin càng khó khăn, do đó càng

đòi hỏi phải có hệ thống KSNB hữu hiệu để có thể giám sát và điều hành hoạt
động của đơn vị.
2.2.4. Cơ cấu của hệ thống KSNB
Hệ thống KSNB bao gồm 3 bộ phận cấu thành cơ bản: Môi trờng kiểm
soát, hệ thống kế toán và thủ tục kiểm soát.
2.2.4.1 Môi trờng kiểm soát
Môi trờng kiểm soát bao gồm những yếu tố ảnh hởng có tính chất bao
trùm lên việc thiết kế và vận hành các quá trình KSNB, hệ thống kế toán và các
thủ tục kiểm soát. môi trờng kiểm soát tốt cha thể đảm bảo cho quá trình
kiểm soát và hệ thống KSNB tốt nhng nếu môi trờng kiểm soát không thuận
lợi thì sẽ ảnh h−ëng lín ®Õn hiƯu lùc cđa hƯ thèng KSNB. Sau đây là một số nét
chủ yếu trong môi trờng kiểm so¸t:
Mơi trường kiểm sốt

ðặc
thù
quản
lý

Cơ
cấu
tổ
chức

Cơ
chế
hoạt
động
kiểm
sốt

Chính
sách
nhân
sự

Cơng
tác kế
hoạch

Kiểm
tốn
nội
bộ

Các
nhân
tố
bên
ngồi

Trường ðại học Nơng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh.......... 12