SKKN: Ứng dụng CNTT trong công việc quản lý thu – chi ( kế toán quỹ) tại Trung tâm Giáo dục Thường xuyên tỉnh

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI
TRUNG TÂM GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN TỈNH ĐỒNG NAI
Mã số: ................................
(Do HĐKH Sở GD&ĐT ghi)

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG VIỆC QUẢN LÝ THU –
CHI ( KẾ TOÁN QUỸ) TẠI TRUNG TÂM GIÁO DỤC
THƯỜNG XUYÊN TỈNH

Người thực hiện: TRẦN THỊ HIỀN
Lĩnh vực nghiên cứu:
- Lĩnh vực khác : Kế toán Quỹ

Năm học: 2012-2013


SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC
I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN
1. Họ và tên: Trần Thị Hiền
2. Ngày tháng năm sinh: 24 -03-1977
3. Nam, nữ: Nữ
4. Địa chỉ: số 2, tổ 39A, KP 4, phường Bình Đa, Biên Hịa – Đồng Nai
5. Điện thoại: 0613829837 (CQ)/
6. Fax: 0613829837

(NR); ĐTDĐ : 0918864500

E-mail :

7. Chức vụ: Chuyên viên
8. Đơn vị công tác: Trung tâm Giáo dục thường xuyên tỉnh Đồng Nai
II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO
- Học vị (hoặc trình độ chun môn, nghiệp vụ) cao nhất: Cử nhân
- Năm nhận bằng : 2005
- Chuyên ngành đào tạo: công nghệ thông tin
III. KINH NGHIỆM KHOA HỌC
- Lĩnh vực chun mơn có kinh nghiệm : Thủ quỹ
Số năm có kinh nghiệm: 06 năm
- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 6 năm gần đây:
− Ứng dụng CNTT trong quản lý văn thư lưu trữ ở Trung tâm GDTX tỉnh Đồng
Nai
− Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản hành chính tại Trung tâm GDTX tỉnh
Đồng Nai


I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Thúc đẩy ứng dụng và phát triển Công nghệ thông tin là một trong những
nội dung cốt lõi của Đề án “Đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về Công
nghệ thông tin – truyền thơng và Chương trình Quốc gia về ứng dụng Cơng nghệ
thông tin – truyền thông trong các cơ quan nhà nước giai đoạn 2011 – 2015” đã
được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt năm 2010. Kết quả triển khai năm 2011 tại
các cơ quan, đơn vị cho thấy phát triển và ứng dụng cơng nghệ thơng tin nói chung
và trong cơ quan nhà nước nói riêng đã được đẩy mạnh và triển khai một cách bài
bản. Việc này tiếp tục khẳng định vai trị của ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong
đời sống xã hội; giúp các tổ chức, doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết
kiệm chi phí; giúp chính quyền các cấp nâng cao hiệu quả hoạt động chỉ đạo, góp
phần nâng cao cơng khai minh bạch và chống tham nhũng, lãng phí.
Cơng nghệ thơng tin và truyền thơng là động lực quan trọng góp phần bảo
đảm sự tăng trưởng và phát triển bền vững của đất nước, nâng cao tính minh bạch

trong các hoạt động của cơ quan nhà nước, tiết kiệm thời gian, kinh phí cho các cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp và người dân
Nhận thức được tầm quan trọng của ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ
quan nhà nước đối với hoạt động quản lý thu - chi ở Trung tâm, trong những năm
qua Trung tâm đã tập trung hồn thành cơng tác quản lý thu –chi ngày càng có nề
nếp, để tiện bề theo dõi.
Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ công nghệ thông tin,
từng bước tạo ra thói quen làm việc trong mơi trường mạng và sử dụng thơng tin
điện tử, bên cạnh đó nâng cao trình độ quản lý, góp phần tạo thay đổi đột phá trong
các quy trình xử lý thơng tin, giải quyết công việc của cán bộ, công chức với sự hỗ
trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động trên mạng, từng bước góp phần thực
hiện cải cách hành chính
II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
1. Cơ sở lý luận


Về cơ bản có thể hiểu, cơng tác quản lý thu -chi là công tác nhằm đảm bảo
minh bạch, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung
công tác này bao gồm về quản lý tiền mặt và theo dõi các thu –chi được chia ra
làm 2 quỹ : quỹ cung ứng dịch vụ và quỹ cơng đồn ở trung tâm; quản lý thu - chi
bằng cơng nghệ thơng tin được hình thành trong q trình hoạt động của cơ quan;
Trên thực tế, cơng việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực
hay quan liêu là do các quỹ được quản lý rõ ràng, chính xác trên giấy tờ và trong
thực tế hay không….. Như vậy, thực hiện tốt công tác quản lý thu -chi sẽ góp
phần thúc đẩy thực hiện tốt cơng tác quản lý quỹ( kế tốn quỹ)
Trong hoạt động quản lý thu - chi ở trong các cơ quan nhà nước hiện nay, đều
thực hiện bằng tay, có nghĩa là dựa vào sổ sách . Do đó, vai trị của cơng nghệ
thơng tin giúp người quản lý quỹ theo dõi con số được nhanh chóng rõ ràng và
chính xác.
- Góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những

tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy nahn chóng phục vụ các mục đích kinh tế, văn
hố, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những
bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của Trung tâm và cho học viên và
sinh viên
- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất cơng việc và giải quyết
xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của các tổ chức, cá nhân. Hồ sơ
tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc một cách có hệ thống,
qua đó cán bộ, cơng chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện
tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc ngày càng
nâng cao và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà
nước ở nước ta hiện nay.


2. Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của đề tài
Từ những thực tế vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận thấy. Để
làm tốt cơng việc quản lý thu -chi địi hỏi người làm cơng tác này cần phải hiểu
cơng tác kế tốn quỹ là tồn bộ cơng việc liên quan về tiền bạc và rõ ràng minh
bạch , tổ chức giải quyết và quản lý thu- chi trong phạm vi, nhiệm vụ và chức
năng của các đơn vị một cách nhanh chóng, chính xác, nhẹ nhàng. Người làm công
tác này phải luôn năng động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác thu -chi
nhằm giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan được nhanh chóng, chính xác,
đúng đường lối, đúng chế độ. Đồng thời giúp cho việc quản lý, chỉ đạo và kiểm tra
công việc trong cơ quan được chặt chẽ.. Góp phần tiết kiệm được cơng sức, thời
gian.
Ngồi ra người làm nhiệm vụ quản lý thu –chi cần nắm vững mẫu quản lý quỹ
chung.
+Theo dõi học phí các lớp ( nôp kho bạc va chuyển về trường)
+ Phân loại quỹ
− Ngày tháng ghi sổ
− Ngày tháng chứng từ

− Số hiệu chứng từ ( Thu, Chi)
− Diễn giải
− Số tiền ( thu, chi, tồn)
− Ghi chú
Từ chổ nắm được những nội dung cũng như yêu cầu cơ bản của công tác thu -chi
tôi đã mạnh dạn áp dụng vào thực tiễn công tác trong công việc hàng ngày như tổ
chức quản lý các quỹ như sau:
+ Dùng nhiều hình thức biện pháp tổ chức tuyên truyền đến các cán bộ giáo
viên, công nhân viên của trường biết trong thời kỳ hội nhập đất nước theo hướng
cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa thì vấn đề tin học hóa đóng vai trò rất quan trọng
trong sự phát triển của nền kinh tế nước ta hiện nay. Đặc biệt, với sự phát triển
nhanh chóng của ngành cơng nghệ thơng tin đã giúp con người xử lý khối lượng
nghiệp vụ khổng lồ trong nền kinh tế .


+ Hay nói cách khác tin học hóa đã giúp trung tâm đơn giản hóa hệ thống cơng
việc và các thủ tục, nhưng vẫn phù hợp với môi trường pháp lý và bắt kịp với sự
phát triển vượt bậc của nền kinh tế đất nước. Kế toán máy là quá trình ứng dụng
cơng nghệ thơng tin trong cơng tác kế tốn của trung tâm, nhằm hỗ trợ cơng tác kế
tốn trong việc thu nhận, xử lý, tổng hợp, lưu trữ, tìm kiếm và cung cấp thơng tin
về tình hình tài chính của trung tâm trong q trình hoạt động.
+ Tổ chức nhiều cuộc Hội nghị tuyên truyền giáo dục ý nghĩa, lợi ích và tầm
quan trọng của việc “Thực hiện tốt nề nếp làm việc trong văn phòng” bằng nhiều
phương pháp, hình thức đa dạng, phong phú nhằm nâng cao sự nhận thức, hiểu biết
sâu sắc trong mọi tổ chức tư tưởng cá nhân. Từ đó phát huy mạnh mẽ, nâng cao
chất lượng và hiệu quả cơng tác trong tình hình mới.
1. Như chúng ta đã biết đất nước ta còn nghèo, đang trong thời kỳ hội nhập.
Việc đầu tư cho ngành giáo dục còn thấp, còn nhiều thiếu thốn. Các năm gần đây
Đảng, Nhà nước ta có đẩy mạnh việc đầu tư cho giáo dục ứng dụng công nghệ
thông tin vào công việc . Xây dựng nhiều điểm trường khang trang đủ phục vụ cho

công tác giảng dạy.. Trước tình hình đó là chun viên làm cơng tác quản lý quỹ.
Bàn ghế để ngăn nắp, tủ, bàn vi tính sắp xếp đúng vị trí thuận tiện khi làm việc…
Sau khi sắp xếp văn phòng trở nên ngăn nắp đã tạo được khơng khí thoải mái, khi
có khách đến liên hệ công tác cũng tạo được tâm lý tin tưởng nơi làm việc.
2. Về chuyên môn nghiệp vụ quản lý quỹ. Là một chuyên viên kiêm nhiệm thêm
công tác quản lý quỹ để công việc ngày càng trôi chảy tôi phải ứng dụng chun
mơn mình đã học vào cơng việc thực tế để cơng việc trơi chảy, nhanh chóng và
học tập rút kinh nghiệm những đơn vị trường bạn đã làm tốt rồi về áp dụng ở đơn
vị mình.
3. Thực trạng việc tiếp nhận, quản lý các loại tiền với những mục đích khác
nhau. Qua thời gian tìm hiểu, tơi đã lên kế hoạch phân tích các vấn đề cịn tồn động
để từ đó có hướng giải quyết. Cụ thể như sau:
a. Theo dõi học phí các lớp :
- Căn cứ theo phiếu thu biết tổng số tiền để nộp vào kho bạc được theo dõi trên sổ
sách.


b.Theo dõi các loại quỹ :
- Các loại quỹ của các năm được lập trong 1 file gọi là sotheodoiquy.doc

Ở đó các quỹ được dùng Hyperlink liên kết đến các file excel chứa các con số thực
tế theo dõi theo từng năm, khi cần kiểm tra ở mục quỹ nào thì chỉ cần nhấn chức
năng liên kết là có thể kiểm rtra được con số thực tế. Sau đây có 2 ví dụ để kiểm
tra
Ví dụ 1: . Ở mục quỹ Cơng đồn được theo dõi làm 2 đợt trong năm ( 6 tháng đầu
năm và 6 tháng cuối năm ). Quỹ Cơng đồn khi cần kiểm tra, ta đưa con trỏ chuột
vào mục cơng đồn năm 2012, kết quả hiển thị trên màn hình là 6 tháng cuối năm
2012

Ví dụ 2 : ở mục quỹ cung ứng dịch vụ được theo dõi theo từng tháng của năm(
mười hai tháng có được lưu trên 12 sheet khác nhau, khi cần kiểm tra, ta đưa
con trỏ chuột vào mục cung ứng dịch vụ năm 2012 trên màn hình cho ta thấy 12
sheet, khi cần kiểm tra sheet nào thì nhắp chuột vào sheet đó

khi đó sẽ hiện

lên kết quả cần kiểm tra , hiện tại trên màn hình hiện lên tháng 12.


III. HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI
Thời đại ngày nay là thời đại phát triển rực rỡ của công nghệ thông tin Những
công cụ và sự kết nối kỹ thuật số cho phép chúng ta dễ dàng thu thập, chia sẻ thông
tin và hành động trên cơ sở những thông tin này theo phương thức hoàn toàn mới,
kéo theo hàng loạt sự thay đổi về các quan niệm, các tập tục, các thói quen truyền
thống, thậm chí cả cách nhìn các giá trị trong cuộc sống. công nghệ thông tin trở
thành một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển nhằm góp phần giải
phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của tồn dân tộc, thúc đẩy cơng cuộc
đổi mới, tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp cơng nghiệp
hóa, hiện đại hóa.
Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào các hoạt động quản lý nhà nước đang hình
thành và ngày càng trở nên phổ biến. thực tế như ứng dụng công nghệ thông tin tại
Trung tâm Giáo dục Thường xuyên tỉnh Đồng nai vào quản lý thu – Chi giúp cho


các quyết định của lãnh đạo được thực hiện nhanh chóng, kịp thời, chính xác và
tiết kiệm thơng qua các hoạt động sinh hoạt hàng ngày nâng cao chất lượng cơng
việc, đóng góp vào việc phát triển giáo dục – đào tạo.
Từ khi ứng dụng Công nghệ thông tin vào công việc quản lý thu- chi, tôi nhận
thấy kết quả cộng các con số rõ ràng, chính xác, nhanh chóng , tiết kiệm được chi

phí về giấy, mực cho việc nhập vào sổ.
− Số liệu nhận được trong năm 2012 : đã nộp kho bạc 5.990.000.000, đã chuyển
đến các trường liên kết 4.756.000.000đ.
− Về quỹ Cơng đồn tồn 6thansg cuối năm là 5.446.915đ, quỹ Cung ứng dịch vụ
tồn cuối năm 104.212đ
VI. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG
Qua thực tế công việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý ThuChi tại trung tâm có kết quả tốt, để việc ứng dụng đạt kết quả tốt cho các đơn vị
khác trong ngành giáo dục . Trên cơ sở đó, đề xuất:
− Việc ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn ở cơ quan giáo dục có ý nghĩa hết
sức quan trọng để nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công tác quản lý và là
một nhu cầu khách quan, có tính hiệu quả lâu dài. Vấn đề còn lại là bản thân
các nhà quản lý phải có nhận thức và tầm nhìn phù hợp với yêu cầu quản lý
hiện đại và khả năng ứng dụng công nghệ tin học để xử lý và cung cấp thơng
tin, từ đó có kế hoạch đầu tư phù hợp với khả năng thực tế của các cơ quan
giáo dục
− Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, năng lực ứng dụng
cơng nghệ thơng tin cho cán bộ, giáo viên, nhân viên, tập trung vào một số nội
dung chính.
− Đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác quản lý, điều hành, nâng cao nhận thức về cơ quan điện tử, chính
quyền điện tử cho cán bộ, cơng chức.


− Tổ chức tham quan học tập các đơn vị điển hình về ứng dụng cơng nghệ thơng
tin trong và ngoài nước, tổ chức hội nghị, hội thảo về ứng dụng công nghệ
thông tin trong trường học;
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Quyết đinh 1755/QĐ-TTg về việc “ Phê duyệt Đề án “Đưa Việt Nam sớm
trở thành nước mạnh về công nghệ thông tin và truyền thông”
2. Quyết định 1605/QĐ-TTg về việc “phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng

dụng cơng nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn
2011 – 2015”

NGƯỜI THỰC HIỆN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)


SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI
TRUNG TÂM GDTX TỈNH

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Đồng Nai, ngày 30 tháng 5 năm 2013

PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Năm học: 2012-2013
–––––––––––––––––
Tên sáng kiến kinh nghiệm: .Ứng.. dung CNTT trong công việc quản lý Thu –chi ( kế
toán quỹ) tại trung tâm giáo dục thường xuyên tỉnh.
Họ và tên tác giả: .Trần Thị Hiền. Chức vụ: Chun viên phịng Hành chính
Đơn vị: Trung tâm Giáo dục thường xuyên tỉnh Đồng Nai
Lĩnh vực: (Đánh dấu X vào các ô tương ứng, ghi rõ tên bộ môn hoặc lĩnh vực khác)
- Quản lý giáo dục



- Phương pháp dạy học bộ môn: .............................. 

- Phương pháp giáo dục



- Lĩnh vực khác: Kế toán quỹ.

.

Sáng kiến kinh nghiệm đã được triển khai áp dụng: Tại đơn vị 

Trong Ngành 

1. Tính mới (Đánh dấu X vào 1 trong 2 ơ dưới đây)


-

Có giải pháp hồn tồn mới

-

Có giải pháp cải tiến, đổi mới từ giải pháp đã có



2. Hiệu quả (Đánh dấu X vào 1 trong 4 ô dưới đây)
-

Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng trong tồn ngành có hiệu quả cao 

- Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng
trong tồn ngành có hiệu quả cao 

-

Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng tại đơn vị có hiệu quả cao 

- Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng tại
đơn vị có hiệu quả 
3. Khả năng áp dụng (Đánh dấu X vào 1 trong 3 ơ mỗi dịng dưới đây)
- Cung cấp được các luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối, chính sách:
Tốt 
Khá 
Đạt 
- Đưa ra các giải pháp khuyến nghị có khả năng ứng dụng thực tiễn, dễ thực hiện và
dễ đi vào cuộc sống:
Tốt 
Khá 
Đạt 
- Đã được áp dụng trong thực tế đạt hiệu quả hoặc có khả năng áp dụng đạt hiệu quả
trong phạm vi rộng:
Tốt 
Khá 
Đạt 
Sau khi duyệt xét SKKN, Phiếu này được đánh dấu X đầy đủ các ơ tương ứng, có
ký tên xác nhận và chịu trách nhiệm của người có thẩm quyền, đóng dấu của đơn vị và
đóng kèm vào cuối mỗi bản sáng kiến kinh nghiệm.
XÁC NHẬN CỦA TỔ CHUYÊN MÔN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
(Ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu)