Kĩ năng kiểm tra

KỸ NĂNG KIỂM TRA

1


1. Khái niệm

Kiểm tra là đo đường và chấn chỉnh việc thực hiện
nhằm đảm bảo rằng các mục tiêu và các kế hoạch vạch
ra để thực hiện các mục tiêu này đã và đang được hoàn
thành.

2


2. Ý nghĩa:








Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ
chức
Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu
hiệu.
Làm bày tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính
xác hơn theo thứ tự quan trọng.
Xác định và dự đoán những biến động và những chiều

hướng chính.
3


2. Ý nghĩa (tt)








Đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và trách
nhiệm.
Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt những gì
quan trọng hay không cần thiết.
Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến việc
hoàn thành công việc, tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người
Phát hiện kịp thời các sai sót và bộ phận chịu trách nhiệm để chấn
chỉnh

4


3. Phân loại



Kiểm tra trước, trong, sau.



Kiểm tra theo lĩnh vực như tài chính, nhân sự, sản xuất…

5


4. Các nguyên tắc của việc kiểm tra


Cần phải được thiết kế theo các kế hoạch cụ thể.



Thiết kế theo từng cấp bậc và tâm lý của nhà quản trị.



Vạch rõ các chỗ khác biệt của các điểm thiết yếu.



Việc kiểm tra phải khách quan.



Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với khơng khí của tổ chức.



Việc kiểm tra phải tiết kiệm.



Việc kiểm tra phải tác động điều chỉnh.

6


4. Các nguyên tắc của việc kiểm tra


Căn cứ kế hoạch hoạt động và theo cấp bậc của đối tượng kiểm tra



Dựa vào đặc điểm cá nhân của nhà quản lý



Thực hiện tại những điểm trọng yếu



Khách quan



Phù hợp với bầu khơng khí của tổ chức



Tiết kiệm, cơng việc kiểm tra tương xứng

7


5. Quá trình kiểm tra


Thiết lập tiêu chuẩn



Đo lường thành quả



Sửa chữa sai lầm



Phòng ngừa

8


5.1 Thiết lập tiêu chuẩn


Số lượng giờ công.



Số phế phẩm.



Chi phí.



Doanh thu.



Sự hài lịng của khách hàng…
9


5.1 Thiết lập tiêu chuẩn
YÊU CẦU CỦA TIÊU CHUẨN




Rõ ràng: Tiêu chuẩn công việc không những để đánh giá
được hiệu quả mà cịn giúp nhà quản lý kiểm tra các
cơng việc đó. Tiêu chuẩn “mập mờ” dễ sinh ra tranh

chấp.
Có khả năng đo lường được. Tiêu chuẩn không đo lường
được sẽ làm cho người kiểm tra không thể đánh giá
công việc có phù hợp với tiêu chuẩn hay khơng.
10


5.2 Đo lường thành quả


Có thể hình dung ra thành quả trước khi nó được thực
hiện để có biện pháp sửa chữa kịp thời (Pre – check).



Xác định tiêu chuẩn đo lường chính xác.



Định tính hay định lượng các nội dung khó kiểm tra.

11


5.3 Sửa chữa sai lầm




Sửa lại kế hoạch, phân công lại, thêm nhân viên…

Đây là giai đoạn mà chức năng kiểm tra gặp lại các chức
năng khác.

12


5.4 Phịng ngừa


Tìm hiểu bản chất ngun nhân gốc rễ là gì?



Phương pháp tìm kiếm là theo biểu đồ nhân quả.



Đưa ra biện pháp khắc phục gốc rễ của vấn đề.



Cập nhật phương pháp vào hệ thống tài liệu.



Trainning và theo dõi.
13


Biểu đồ nhân quả (biểu đồ xương cá)

Nguyên nhân tầng 1
Nguyên nhân tầng 2

Vấn đề

14


6. Kiểm tra dự phòng (pre-check)
6.1 Khái niệm:




Hệ thống kiểm tra mang tính dự phịng là hệ thống tiên
liệu trước sai sót xảy ra để tiến hành điều chỉnh ngay lập
tức hoặc để ra các biện pháp kiểm sốt phịng ngừa.
Kiểm tra dự phịng thơng qua hình thức xây dựng quy
trình quản lý.

15


6.2 Các cấp bậc tài liệu
Sổ tay



Cấp 1



Cấp 2

Thủ tục



Cấp 3

Hướng dẫn công việc,
Quy định, tiêu chuẩn



Cấp 4

Biểu mẫu/hồ sơ

16


6.3 Xác định bảng kiểm sốt q trình.




Bảng kiểm sốt quá trình là một tài liệu riêng, phục vụ
cho việc diễn giải q trình.
Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm sốt quá trình là một tài

liệu của hệ thống, nhưng nhiều tổ chức chỉ coi nó là
cơng cụ hỗ trợ cho việc setup quá trình.

17


6.3 Xác định bảng kiểm sốt q trình (tt)
Stt

Cơng
đoạn

Điểm kiểm
sốt

Thiết bị sử
dụng

Đặc
tính/
thơng
số

Đo
Cơng
lườn nghệ
g

Mức
qui

định

Tần
suất

Tài
Ngườ Hồ sơ
liệu
i thực
hướng hiện
dẫn

18


6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu






Các điểm kiểm tra trọng yếu là các điểm mang lại sự
hiệu quả cao nhất.
Các điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc
Pareto.
Năng lực lựa chọn điểm kiểm tra trọng yếu là một nghệ
thuật về quản trị, vì vậy khơng có quy tắc nào giúp các
nhà quản trị tìm ra điểm trọng yếu này.

19


6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu (tt)







Các điểm kiểm tra trọng yếu có thể tìm nhờ một số câu
hỏi sau:
Những điểm nào phản ánh rõ nhất mục tiêu của bộ phận
mình?
Những điểm nào phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt
mục tiêu?
Những điểm nào là điểm đo lường tốt nhất cho sự sai
lạc?
20