Hoàn thiện kiểm soát nội bộ nghiệp vụ vật tư tại công ty TNHH một thành viên nước sạch hà nội (tt)

TĨM TẮT LUẬN VĂN
Cơng ty TNHH Một thành viên Nước sạch Hà Nội (Công ty) đã trải qua hơn 100
năm cùng với quá trình xây dựng và phát triển của thủ đô Hà Nội. Công ty đã từng bước
xây dựng, củng cố bộ máy hoạt động cũng như quá trình quản lý sản xuất kinh doanh.
Cũng giống như các công ty sản xuất khác, yếu tố đầu vào đặc biệt là nguyên vật liệu,
phụ tùng thay thế - hay còn gọi chung là vật tư, là yếu tố rất quan trọng đối với Công ty
Nước sạch Hà Nội. Để sản xuất được chất lượng nước tốt thì yêu cầu về chất lượng của
vật tư luôn được quan tâm, chú trọng. Vật tư cũng là yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong giá
thành sản xuất nước sạch. Đồng thời, với yêu cầu quản lý chặt chẽ tài sản trong giai đoạn
chuyển đổi từ Công ty TNHH sang Công ty cổ phần thì việc kiểm sốt chặt chẽ về số
lượng cũng như chất lượng vật tư mua vào, vật tư xuất dùng và vật tư tồn kho là nhu cầu
cấp thiết hiện nay. Chính vì vậy, tác giả lựa chọn đề tài cho luận văn thạc sỹ của
mình:“Hồn thiện kiểm sốt nội bộ nghiệp vụ vật tư tại Công ty TNHH Một thành viên
Nước sạch Hà Nội”.
Ngoài mục lục, danh sách bảng biểu, sơ đồ và các từ viết tắt, luận văn gồm
4 chương:
Chương 1: Giới thiệu đề tài nguyên cứu
Chương này đưa ra những nhìn nhận tổng quan về nội dung đề tài bao gồm một số
vấn đề như: tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu, tổng quan về các đề tài liên quan đã
nghiên cứu trước đó, mục tiêu nghiên cứu, đối tượng và phạm vi nghiên cứu, phương
pháp nghiên cứu. Bên cạnh đó, Chương 1 cũng trình bày ý nghĩa về mặt lý luận và thực
tiễn của đề tài nghiên cứu
Chương 2:“Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ nghiệp vụ”vật tư trong doanh nghiệp
Trong chương 2, luận văn đã trình bày lý luận chung về kiểm sốt nội bộ sau đó
đi vào chi tiết liên quan đến kiểm soát nội bộ nghiệp vụ vật tư.
Khái quát chung về sự hình thành, phát triển và các yếu tố giúp đánh giá hiệu quả
của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Để đánh giá kiểm soát nội bộ hiệu quả hay


khơng thì căn cứ vào hiệu quả hoạt động của 5 nhóm yếu tố:“Mơi trường kiểm sốt, Đánh
giá rủi ro, Hoạt động kiểm sốt, Hệ thống thơng tin và truyền thơng, cuối cùng là Giám

sát.”
Về nội dung kiểm sốt nội bộ nghiệp vụ vật tư trong doanh nghiệp:
- Vai trò của kiểm soát nội bộ nghiệp vụ vật tư: giúp doanh nghiệp sử dụng vật tư
hiệu quả, phát hiện rủi ro trong q trình quản lý để có biện pháp hạn chế và phịng ngừa
các rủi ro có thể xảy ra. Đồng thời giúp doanh nghiệp kiểm soát được nhu cầu sử dụng
đáp ứng đầy đủ không gây gián đoạn trong sản xuất kinh doanh.
- Nghiệp vụ vật tư bao gồm các nghiệp vụ như: mua vật tư - nhập kho, xuất kho và
quản lý tồn kho. Trong từng nghiệp vụ những rủi ro có thể xảy ra mà doanh nghiệp cần
đánh giá, xem xét để kiểm soát hiệu quả, tránh lãng phí trong sản xuất.
Chương 3: Thực trạng cơng tác kiểm sốt nội bộ nghiệp vụ vật tư tại“Cơng ty
TNHH Một thành viên Nước sạch Hà Nội”
Công ty TNHH Một thành viên NSHN được thành lập trên cơ sở chuyển đổi từ
DNNN sang hình thức hoạt động Cơng ty mẹ - con theo“Quyết định số 367/QĐ-UBND
ngày 10/06/2008 của UBND”thành phố Hà Nội. Công ty chịu sự quản lý trực tiếp từ
UBND thành phố Hà Nội đồng thời chịu sự giám sát của các cơ quan chuyên ngành khác
theo quy định của pháp luật.
Về thực trạng kiểm soát nội bộ nghiệp vụ vật tư tại Công ty, tác giả nghiên cứu
các vấn đề sau:
a) Mơi trường kiểm sốt
Do đặc thù là DNNN nên mơi trường kiểm sốt của Cơng ty cũng bị ảnh hưởng rất
lớn. Cơng ty ln thanh tốn đầy đủ các khoản cơng nợ vật tư, khơng có tình trạng nợ q
hạn khơng thanh tốn. Đồng thời cũng quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
liên quan đến nghiêp vụ vật tư.
b) Đánh giá rủi ro
Do là Công ty sản xuất nước sạch cung cấp cho người dân trên toàn địa bàn thành


phố Hà Nội nên để đáp ứng nhu cầu nước sạch thì vật tư sử dụng sản xuất nước sạch rất
lớn. Lượng vật tư xuất dùng thường xuyên, việc ghi nhận tại Công ty vẫn thực hiện thủ
công ở nhiều khâu rủi ro xảy ra sai sót là rất lớn. Hơn thế nữa vật tư sử dụng cho sản xuất

nước sạch chủ yếu là các hóa chất - dễ bị tác động bởi thời tiết bên ngoài ảnh hưởng đến
chất lượng vật tư.
c) Hoạt động kiểm soát
- Đối với quy trình nhập kho vật tư của Cơng ty có 2 loại: mua vật tư ngoài nhập
kho và nhập lại vật tư vay đơn vị sử dụng chưa hết. Quy trình này được tóm tắt thể hiện
qua sơ đồ 3.5 – Quy trình mua vật tư nhập kho tại Cơng ty
- Đối với thủ tục kiểm sốt về xuất kho: có 2 hình thức: xuất kho cho đơn vị vay
thực hiện sản xuất kinh doanh và xuất kho bán vật tư. Quy trình xuất kho được tóm tắt
thể hiện qua sơ đồ 3.6 – Quy trình xuất kho vật tư vay cho đơn vị
- Đối với thủ tục kiểm soát tồn kho: vì lượng vật tư lớn, nhiều mẫu mã khác nhau
mà Công ty chỉ thực hiện kiểm kê hàng tồn kho định kỳ 1 năm 1 lần vào cuối mỗi năm tài
chính.
d) Hệ thống thơng tin và truyền thơng:
Cơng ty có sử dụng phần mềm quản lý vật tư được kết nối từ kho vật tư - tại Mai Dịch
lên đến phịng Tài chính Kế tốn Cơng ty. Phần mềm vật tư được sử dụng từ năm 1986 do
Phần Lan tài trợ, với việc sử dụng các câu lệnh để ra báo cáo hoặc tìm kiếm.
Đối với hệ thống kế tốn vật tư nói riêng: Cơng ty sử dụng các tài khoản kế tốn
theo quy định tại Thơng tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính như:
Tài khoản 152-Nguyên vật liệu và Tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ (phụ tùng, thay thế)
và mở rộng chi tiết tại các tài khoản cấp bốn. Chứng từ kế toán sử dụng gồm: sổ chi tiết,
sổ tổng hợp và bảng cân đối phát sinh công nợ để quản lý, so sánh với kho vật tư hàng
tháng.
e) Giám sát
Công ty quy định về các báo cáo phải thực hiện cho các đơn vị định kỳ tháng, quý,
năm để phục vụ công tác đối chiếu, quản lý và so sánh kế hoạch. Ngoài ra, Công ty định


kỳ th Cơng ty kiểm tốn độc lập để kiểm tra, sốt xét tình hình hoạt động, ghi chép, đối
chiếu để phát hiện các sai sót.
Chương 4: Giải pháp hồn thiện kiểm soát nội bộ nghiệp vụ vật tư tại Cơng ty

NSHN
a) Nhận xét chung
Qua chương 3, tác giả có những nhận xét tổng hợp về thực trạng kiểm soát nội bộ
nghiệp vụ vật tư tại Công ty. Công ty đã xây dựng được môi trường làm việc tốt cho nhân
viên, tạo điều kiện cho người lao động hoàn thành nhiệm vụ, khơng có sự chồng
chéo nhiệm vụ giữa các cá nhân trong một đơn vị, nhận dạng được một số rủi ro để
phịng tránh, có sự đối chiếu giữa các phòng ban liên quan căn cứ từ các báo cáo
định kỳ. Đồng thời, các quy định về nhiệm vụ của các phòng, ban, đơn vị liên quan
trong nghiệp vụ vật tư được phân tạo điều kiện cho hoạt động mua, nhập kho, xuất
kho hiệu quả.
Bên cạnh những ưu điểm trong kiểm sốt nghiệp vụ vật tư nói trên, Cơng ty vẫn
tồn tại những hạn chế cần khắc phục:
a) Về mơi trường kiểm sốt: việc tuyển dụng nhân viên vẫn cịn mang nặng tính
chất quan hệ nên hiệu quả trong việc tuyển người cịn hạn chế, khơng đáp ứng được u
cầu cơng việc. Cơng ty chưa có bản mơ tả công việc cụ thể đối với từng cá nhân trong
nghiệp vụ vật tư và phổ biến khi tuyển dụng
b) Về đánh giá rủi ro: Cơng ty chưa có một quy trình đánh giá rủi ro cho nghiệp vụ
vật tư một cách hệ thống, tồn diện. Do đó tình trạng xử lý sự vụ thường diễn ra tốn
nhiều thời gian ảnh hưởng đến việc sản xuất.
c) Về hoạt động kiểm soát: Việc luân chuyển chứng từ tại Công ty chưa quy định
cụ thể về trình tự, thời gian nên việc nộp muộn báo cáo thường xuyên diễn ra. Các đơn vị
thường vay vật tư với số lượng lớn phục vụ sản xuất và cung cấp nước tuy nhiên lại
khơng có quy định về quản lý cũng như thời gian quyết toán vật tư vay. Việc lập kế
hoạch sử dụng vât tư của các đơn vị chưa hiệu quả ảnh hưởng đến việc thực hiện vay vật
tư.


d) Về hệ thống thông tin và truyền thông: do phần mềm quản lý vật tư khá cũ,
nhiều yêu cầu về báo cáo chưa thực hiện được nên hiện tại việc thực hiện thủ công khá
lớn dẫn đến xác suất xảy ra rủi ro sai sót là rất lớn. Hệ thống truyền tải không được nâng

cấp, đường truyền dẫn xa nên mất khá nhiều thời gian trong việc truyền dữ liệu từ kho lên
văn phịng cơng ty.
e) Giám sát: Việc quản lý chủ yếu từ báo cáo mà khơng có kiểm tra thực tế, hoặc
việc kiểm tra thực tế chỉ thực hiện mang tính hình thức nên số liệu báo cáo khơng đảm
bảo tính chính xác.
Việc tồn tại các yếu điểm trong cơng tác kiểm sốt này do một số nguyên nhân
sau:
Do đặc thù DNNN nên việc quản lý vẫn mang tính quan liêu, bao cấp. Các lãnh
đạo Cơng ty chỉ quan tâm đến việc hoàn thành chỉ tiêu được giao từ thành phố mà chưa
thực sự chú trọng đến việc quản lý hiệu quả tài sản, nguồn vốn. Các quy trình được xây
dựng nhưng đơn vị chưa có ý thức thực hiện đơi khi cịn dựa vào ý muốn chủ quan cá
nhân.
Kho vật tư không được cải tạo nâng cấp, vật tư dễ bị hư hỏng khi có tác động bởi
thời tiết bên ngoài. Với các vật tư sử dụng cho lắp đặt đường ống lớn cồng kềnh nên
không có kho bảo quản nên dễ làm mất mát và hư hại.
Công ty sử dụng vật tư thường xuyên, lượng xuất-nhập định kỳ lớn nên để thực
hiện nâng cấp, thay đổi phần mềm quản lý cũng gặp khó khăn. Việc chuyển dữ liệu từ
phần mềm cũ sang phần mềm mới tồn nhiều thời gian làm gián đoạn công việc phải thực
hiện trong kỳ. Chưa kể đến rủi ro khi nâng cấp phần mềm dữ liệu cũ khơng được bảo
đảm.
Vì trong cơng tác kiểm sốt quản lý cịn tồn tại những yếu điểm nên u cầu về
hồn thiện kiểm sốt nội bộ vật tư là yêu cầu tất yếu khách quan. Trên cơ sở nghiên cứu
về mặt lý luận kiểm soát nội bộ nghiệp vụ vật tư và đi sâu vào phân tích thực trạng tại
Cơng ty, luận văn đưa ra một số giải pháp như sau:
Về mơi trường kiểm sốt: Cần thành lập một bộ phận KSNB riêng để thường


xuyên kiểm tra, giám sát các hoạt động của Công ty đảm bảo phát hiện các sai sót và rủi
ro có thể xảy ra. Từ đó, đề ra các phương án giải quyết nhanh và hiệu quả tránh gây ảnh
hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

Về đánh giá rủi ro: Cần tập trung xây dựng một quy trình đánh giá rủi ro hiệu quả
đối với hoạt động của nghiệp vụ vật tư. Ví dụ: việc cho đơn vị vay số lượng lớn để sản
xuất nhưng chưa có phương án quản lý vật tư đã xuất gây rủi ro mất mát, hao hụt lớn.
Cần xây dựng phương án quản lý, thường xuyên kiểm tra thực tế số lượng lưu kho tại đơn vị,
so sánh với báo cáo từ đó tìm ra sai lệch và đưa ra phương án xử lý. Đồng thời, cần xử lý
nghiêm khắc những cá nhân liên quan để tránh xảy ra tình trạng tương tự.
Về hoạt động kiểm soát: Việc lập kế hoạch nhu cầu sử dụng cho quý, năm cần
được quan tâm, chú ý. Đối với vật tư không thường xuyên sử dụng cần dựa trên khối
lượng công việc, nhu cầu cần thiết theo định mức từ đó đưa ra nhu cầu kế hoạch đảm bảo
không làm công việc bị gián đoạn. Tránh tình trạng việc lập kế hoạch sai lệch nhiều với
thực tế, không cung cấp đủ nhu cầu làm ảnh hưởng đến sản xuất, cung ứng sản phẩm.
Hơn nữa, việc cho vay cần quy định cụ thể thời gian quyết tốn vật tư. Ví dụ: Các đơn vị
gửi hồ sơ quyết tốn lên văn phịng cơng ty chậm nhất 10 ngày sau khi ký biên bản hồn
thành cơng trình để Cơng ty hạch tốn trừ nợ và tăng tài sản kịp thời.
Về hệ thống thông tin và truyền thông: Công ty cần tập trung đề xuất phương án
nâng cấp hệ thống quản lý vật tư. Có nhiều phần mềm kế tốn hiện nay tích hợp với việc
theo dõi tình hình biến động vật tư có thể sử dụng để giảm bớt các công việc thủ công,
giảm thời gian xử lý.
Về giám sát: Các cá nhân trong từng khâu cần tăng cường tính tự giác kiểm
tra, rà sốt số liệu các đơn vị khác gửi đến để kịp thời phát hiện sai sót. Thường
xun kiểm tra, giám sát tình hình mua hàng đảm bảo thực hiện giao dịch với nhà
cung cấp tin cậy và tránh tình trạng thơng đồng với nhà cung cấp của các cá nhân
phụ trách. Chứng từ kế toán là một căn cứ quan trọng để kiểm tra do đó cần thường
xun đối chiếu chứng từ kế tốn với các báo cáo từ các đơn vị khác