Su dung email Outlook cho hoc tap nghien cuu vagiangd ay

<span class='text_page_counter'>(1)</span><div class='page_container' data-page=1>

Sử dụng email cho mục đích học tập, nghiên cứu
khoa học và giảng dạy

-một vài gợi ý

Võ-Tịng Anh

Khoa Nơng Nghiệp – Tài Ngun Thiên Nhiên

</div>
<span class='text_page_counter'>(2)</span><div class='page_container' data-page=2>

Lời tựa và mục tiêu

• _{Bài này nhằm gợi ý cách sử dụng email trong}

học tập, NCKH và giảng dạy qua hơn 20 năm
kinh nghiệm của tơi

• _{Do đó, chắc chắn cịn nhiều cách sử dụng hiệu}

quả khác mà bạn có thể tìm thấy trên internet

• _{Các thơng tin cung cấp cho bạn đọc dựa trên}

</div>
<span class='text_page_counter'>(3)</span><div class='page_container' data-page=3>

Nội dung chính

1. Cấu trúc, tổ chức, và nghi thức xã giao trong email
2. Cách tổ chức/quản lý email: tất cả tập trung ở

một nơi, và quản lý theo chủ đề

3. Tự động hóa trong việc xử lý các email đến: cách
tạo ra các bộ lọc

4. Dùng email để nhắc nhở công việc (họp, dạy, dự
seminar, hội thảo, v.v…)

</div>
<span class='text_page_counter'>(4)</span><div class='page_container' data-page=4>

Cấu trúc và các thành phần chính

• _{Inbox: nơi tất cả các}<i><b>_{thư đến}</b></i>_{được chứa, có thể có nhiều thư mục trong}

đó

• _{Sent Items: nơi tất cả các}<i><b>_{thư đã gởi}</b></i>_{được chứa}
• _{Hộp thoại soạn thư:}

– From: địa chỉ email người <i><b>gởi</b></i> thư (chính mình), bao gồm ít nhất là 1 tài khoản

– _{To: địa chỉ email người}<i><b>_nhận</b></i>_thư

– _{Cc: địa chỉ email người}<i><b>_{đồng nhận}</b></i>_thư

– _{Bcc: địa chỉ email người}<i><b>_{đồng nhận}</b></i>_{thư, nhưng}<i><b>_{ẩn danh}</b></i>
– _{Subject: tiêu đề thư}

– _{Send: gởi thư}

</div>
<span class='text_page_counter'>(5)</span><div class='page_container' data-page=5>

Nghi thức xã giao trong email (1)

• _{Theo ngày tháng, tài khoản email của bạn sẽ bị quá tải, và phân loại}

email trở nên quan trọng

– _{Suy nghĩ cẩn thận ai sẽ nhận được thư của bạn}

– _{Lịch sự! Hãy chắc chắn rằng email của bạn bắt đầu với tên mà bạn}

đang viết và kết thúc bằng một lời chào và tên (đầy đủ) của bạn. “Lời
chào” luôn đồng nghĩa với sự kính trọng

– _{KHƠNG SỬ DỤNG ALL CAPS! Caps làm cho người nhận tin rằng bạn}

đang la hét. CAPS chỉ dùng để nhấn mạnh điều gì đó trong câu,
KHƠNG PHẢI cho cả câu

– _{“Dao nao cung la dao”: hãy bỏ dấu tiếng Việt}

– _{Luôn sử dụng subject: cho phép người nhận biết nhanh chóng những}

</div>
<span class='text_page_counter'>(6)</span><div class='page_container' data-page=6>

Nghi thức xã giao trong email (2)

• _{Khi gửi (các) tập tin đính kèm, ln mơ tả ngắn gọn nội dung}
(các) tập tin đính kèm

• _{Khi gởi tập tin đính kèm lớn, hãy nén tập tin đó trước, và}
cảnh báo người nhận về việc này

• _{Nếu bạn sẵn sàng để nhận email, hãy trả lời email nhanh.}
Quy định 115/QĐ-ĐHAG yêu cầu mỗi cán bộ kiểm tra hộp
thư 2 lần.ngày-1

• _{Ln sử dụng chữ ký (tự động):}

– _{Phù hợp với nhiều đối tượng gởi}

</div>
<span class='text_page_counter'>(7)</span><div class='page_container' data-page=7>

Quản lý nhiều tài khoản email

• _{Bạn có nhiều tài khoản email? Outlook có thể}

quản lý tất cả các tài khoản email có giao thức
POP3/SMTP và IMAP (AGU mail và Gmail)

• _{Lợi ích: khi bạn gởi và nhận email, Outlook sẽ}

thực thi việc này đồng hời trên tất cả các tài
khoản

• _{Chọn 1 tài khoản email để làm tài khoản ‘mặc}

</div>
<span class='text_page_counter'>(8)</span><div class='page_container' data-page=8>

Quản lý email theo chủ đề

• _{Bối cảnh: mỗi ngày bạn nhận nhiều email về}

nhiều chủ đề/công việc khác nhau:

– _{Các quảng cáo của các sản phẩm bạn ưa thích}
– _{Các thơng tin từ các forum/mailing lists/news}

feeds, v.v… thuộc chuyên ngành của bạn

– _{Emails của trường, khoa, bộ môn}

– _{Emails của sinh viên nộp bài theo yêu cầu môn}

</div>
<span class='text_page_counter'>(9)</span><div class='page_container' data-page=9>

Quản lý email theo chủ đề

• _{Giải pháp: sắp xếp emails theo chủ đề}

• _{Thực chất, đây là các thư mục thuộc thư mục}

gốc mang tên ‘Inbox’ trong Outlook

• _{Cách tạo một chủ đề (thư mục)}

• _{Sắp xếp emails vào trong các chủ đề tương}

ứng: ‘kéo và thả’ (drag and drop)

</div>
<span class='text_page_counter'>(10)</span><div class='page_container' data-page=10>

Tự động hóa trong việc xử lý emails

• _{Bối cảnh: bạn đã tạo ra các chủ đề (thư mục)}

trong Inbox rồi, nhưng thao tác drag and drop
mới buồn, chán làm sao… lại dễ sai sót

• _{Giải pháp: thiết lập bộ lọc, hay nói cách khác là}

xác lập ‘luật chơi’ (rule) cho Outlook

• _{Ví dụ, tất cả các emails gởi đến toàn thể CB}

</div>
<span class='text_page_counter'>(11)</span><div class='page_container' data-page=11>

Tự động hóa trong việc xử lý emails

• _{Cách thực hiện: chọn}<b>_{Tools - Rules and Alerts}</b>

trên thanh menu, nhấn vào “<b>New Rule</b>...“

• _{Bạn cũng có thể click phải chuột vào email cụ}

thể nào đó, và thiết lập bộ lọc mới cho email
có chủng loại đó

</div>
<span class='text_page_counter'>(12)</span><div class='page_container' data-page=12>

Dùng emails nhắc nhở cơng việc

• _{Cách thực hiện từ 1 email bất kỳ: chọn}<b></b>

<b>Follow-up - reminder</b>

• _{Sử dụng}<b>_{Quick steps}</b>_{(Outlook 2010)}
• _{Thực hành…}

</div>
<span class='text_page_counter'>(13)</span><div class='page_container' data-page=13>

Làm chủ thơng tin emails

• _{Càng ngày càng có nhiều emails tích lũy vào}

inbox

• _{Việc tìm ra thơng tin cần thiết trong thời gian}

ngắn nhất là tối quan trọng

• _{Bản thân Outlook (2007/10) đã có tính năng}

</div>
<span class='text_page_counter'>(14)</span><div class='page_container' data-page=14>

Làm chủ thơng tin emails

• _{Phần mềm:}

– _{Nhiều nhưng hầu hết chưa hoàn hão}

– _{Xobni, Lookeen, Google Desktop, Copernic, v.v…}

– <sub> />

– _{Chú ý đến thời gian chỉ mục (indexing)}

– _{Chú ý đến một số cú pháp khi tìm kiếm (to:, from:,}

</div>

<!--links-->
Sử dụng Email(MS outlook) cho mục đích học tập, nghiên cứu khoa học và giảng dạy- một vài gợi ý

• 19
• 686
• 0