Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học

Lời nói đầu
Trong nền kinh tế thị trờng, mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp là
tối đa hoá lợi nhuận, đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Để đạt đợc điều đó đòi
hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lợng sản phẩm, tiết kiệm
chi phí, hạ giá thành, đồng thời các doanh nghiệp phải luôn đổi mới phơng thức
phục vụ, thực hiện nghiêm túc chế độ hạch toán kinh tế, luôn cải tiến bộ máy
kinh doanh cho phù hợp với sự phát triển kinh tế và sự mở rộng quy mô kinh
doanh của doanh nghiệp.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng giữ vai trò hết sức quan
trọng là phần hành kế toán chủ yếu trong toàn bộ công tác kế toán của doanh
nghiệp, góp phần phục vụ đắc lực trong hoạt động bán hàng của mỗi doanh
nghiệp. Bán hàng giúp cho doanh nghiệp có khả năng thu hồi vốn nhanh, trang
trải đợc các chi phí, kịp thời tổ chức quá trình kinh doanh tiếp theo, góp phần
thúc đẩy ngời sử dụng các đòn bẩy kinh tế trong công tác quản lý nhằm không
ngừng làm tăng doanh lợi cho doanh nghiệp. Do đó, việc tổ chức kế toán bán
hàng cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý doanh nghiệp để từ đó doanh
nghiệp phân tích, đánh giá lựa chọn các phơng án kinh doanh, đầu t có hiệu quả.
Sau một thời gian nghiên cứu, tìm hiểu có hạn, nên em xin trình bày
những nội dung cơ bản nhất về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
Đồng thời trình bày những hiểu biết của em về việc Hoàn thiện kế toán bán
hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển
tin học
Cùng với sự cố gắng của bản thân, luôn nhận đợc sự hớng dẫn nhiệt tình
của thầy giáo PGS.TS Lê Thế Tờng và sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ phòng kế
toán tại Công ty em đã hoàn thành luận văn này, nhng do thời gian và trình độ
còn nhiều hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong
1
đợc sự góp ý bổ sung nhằm khắc phục những thiếu sót của chuyên đề để hoàn
thiện hơn nữa đề tài nghiên cứu và củng cố kiến thức của bản thân.
Ngoài lời nói đầu và kết luận, nội dung của luận văn bao gồm ba phần
chính:

Chơng I: Những vấn đề về lý luận chung về công tác kế toán bán
hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại.
Chơng II: Tình hình thực tế về công tác kế toán bán hàng và xác
định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT)
Chơng III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán
bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát
triển tin học.
2
Chơng I
Những vấn đề lý luận chung về công tác kế toán bán
hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp
thơng mại
I. Đặc điểm hoạt động bán hàng ảnh hởng tới công tác kế toán bán
hàng và xác định kết quả bán hàng.
1. Đặc điểm hoạt động bán hàng
Trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, hàng hoá bán đợc là yếu tố
quan trọng cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Hàng hoá đạt tiêu
chuẩn chất lợng cao, giá thành hạ thì hàng hoá của doanh nghiệp tiêu thụ nhanh
mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp, đảm bảo cho doanh nghiệp một vị trí
vững chắc trên thị trờng.
Đặc điểm của hoạt động bán hàng là quá trình thực hiện trao đổi thông
qua phơng tiện thanh toán để thực hiện giá trị của hàng hoá tức là chuyển hoá
vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật hàng hoá sang hình thái tiền. Số tiền
doanh nghiệp thu đợc từ việc cung cấp hàng hoá cho khách hàng gọi là doanh
thu bán hàng.
Bán hàng là khâu quyết định sự thành công hay thất bại của doanh
nghiệp, hàng hoá tiêu thụ đợc giúp doanh nghiệp đững vững trên con đờng cạnh
tranh trong nền kinh tế thị trờng. Tất cả quá trình hoạt động kinh doanh đều
nhằm mục đích bán đợc hàng hoá, tăng lợi nhuận. Do đó bán hàng là hoạt động
rất cần đợc chú trọng, các doanh nghiệp phải xác định đợc vai trò, đặc điểm vị

trí của công tác bán hàng trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của mình
trên cơ sở đã vạch ra hớng đi đúng đắn dựa trên cơ sở khoa học để đảm bảo cho
sự thành công của đơn vị.
Hàng hoá đợc tiêu thụ nhanh chóng sẽ làm tăng vòng quay của vốn lu
động đảm bảo thu hồi vốn nhanh, trang trải đợc chi phí lợi nhuận đợc đảm bảo.
3
Đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân bán hàng góp phần đáp ứng nhu cầu tiêu
dùng của xã hội, giữ vững quan hệ cân đối tiền hàng làm cho nền kinh tế quốc
dân ổn định và phát triển đất nớc trên trờng quốc tế và góp phần tạo nên sự cân
đối của cán cân kinh tế.
2. Yêu cầu quản lý công tác bán hàng, xác định kết quả bán hàng ở doanh nghiệp kinh doanh
thơng mại.
Quá trình bán hàng có vai trò quan trọng nên đòi hỏi doanh nghiệp phải
quản lý chặt chẽ vấn đề này. Yêu cầu đặt ra của quản lý công tác kế toán bán
hàng và xác định kết quả bán hàng ở đơn vị kinh doanh thơng mại là phải nắm
bắt, theo dõi chặt chẽ từng phơng thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng
đối tợng khách hàng để theo dõi thu hồi đầy đủ tiền bán hàng, tính toán xác định
đúng kết quả tiêu thụ từng loại hàng hoá, dịch vụ. Điều đó đòi hỏi quá trình
hạch toán bán hàng phải chính xác, phải phân tích và đánh giá thờng xuyên các
hoạt động bán hàng để tìm ra các nguyên nhân chủ quan hay khách quan ảnh h-
ởng đến quá trình bán hàng và xác định kết quả. Có nh vậy thì việc bán hàng và
xác định kết quả bán hàng mới đạt đợc hiệu quả cao nhất.
Công tác bán h àng và xác định kết quả bán hàng nhất thiết phải có sự
quản lý chặt chẽ có tính khoa học và kế toán là công cụ đặc lực hữu hiệu đáp
ứng đợc các yêu cầu quản lý của hoạt động đó.
3. Nhiệm vụ của kế toán trong công tác bán hàng, xác định kết quả bán hàng.
Bán hàng và xác định kết quả bán hàng là hoạt động rất quan trọng trong
quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Để đáp ứng kịp thời những yêu cầu đó
kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cần thực hiện tốt những nhiệm
vụ sau:

- Phản ánh và giám đốc kịp thời chi tiết khối lợng hàng hoá dịch vụ bán
ra, tính toán đúng đắn giá vốn của hàng hoá và dịch vụ đã cung cấp, chi phí bán
hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí khác nhằm xác định chính xác
kết quả bán hàng.
4
- Kiểm tra giám sát tình hình thực hiện chỉ tiêu kế hoạch bán hàng, doanh
thu bán hàng của đơn vị.
- Phản ánh kịp thời doanh thu bán hàng để xác định kết quả bán hàng,
đôn đốc, kiểm tra đảm bảo thu đủ và kịp thời tiền bán hàng, tránh bị chiếm dụng
vốn bất hợp lý.
- Cung cấp thông tin chính xác trung thực, lập quyết toán đầy đủ kịp thời
để đánh giá đúng hiệu quả kinh doanh cũng nh tình hình thực hiện nghĩa vụ đối
với Nhà nớc phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản lý đơn vị.
* Để thực hiện tốt nhiệm vụ trên kế toán bán hàng và xác định kết quả
bán hàng cần thực hiện một số yêu cầu sau:
+ Xác định thời điểm hàng hoá đợc coi là tiêu thụ để kịp thời lập báo cáo
hàng và xác định kết quả bán hàng. Báo cáo thờng xuyên, kịp thời tình hình bán
hàng và thanh toán với khách hàng nhằm giám sát chặt chẽ hàng hoá bán ra về
số lợng và chủng loại.
+ Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ
khoa học hợp lý tránh trùng lặp hay bỏ sót, không quá phức tạp mà vẫm đảm
bảo yêu cầu quản lý, nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Đơn vị lựa chọn hình
thức sổ sách kế toán để phát huy đợc u điểm và phù hợp với đặc điểm kinh
doanh của đơn vị.
+ Xác định đúng và tập hợp đầy đủ chi phí phát sinh ở các khâu. Từ
những vấn đề ở trên ta thấy rằng nhiệm vụ kinh doanh quan trọng của doanh
nghiệp hoạt động kinh doanh thơng mại là phải nâng cao số lợng hàng hoá dịch
vụ bán ra, đồng thời thực hiện tốt công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng xác định
nghiệp vụ bán hàng trong kỳ nhằm bảo toàn nguồn vốn của doanh nghiệp và
nâng cao hiệu quả trong kinh doanh.

5
II. Nội dung công tác kế toán bán hàng ở doanh nghiệp kinh doanh
thơng mại.
1. Các phơng thức bán hàng.
Hiện nay trong doanh nghiệp thơng mại có các phơng thức bán sau:
- Phơng thức bán buôn: Bán buôn hàng hoá là phơng thức bán hàng cho
các đơn vị thơng mại, các doanh nghiệp sản xuất để thực hiện bán hoặc để gia
công, chế biến bán ra. Đặc điểm của hàng hoá bán buôn là hàng hoá vẫn nằm
trong lĩnh vực lu thông, cha đi vào lĩnh vực tiêu dùng do vậy giá trị và giá trị sử
dụng của hàng hoá cha đợc thực hiện. Hàng thờng đợc bán theo lô hàng hoặc
bán với số lợng lớn. Giá phụ thuộc vào khối lợng và phơng thức thanh toán.
Trong bán buôn bao gồm 2 phơng thức:
a. Ph ơng thức bán buôn hàng hoá qua kho : là phơng thức bán buôn mà trong đó
hàng hoá phải đợc xuất từ kho của bảo quản của doanh nghiệp.
b. Ph ơng thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng: theo phơng thức này doanh
nghiệp thơng mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, không đa về nhập kho mà
chuyển bán cho bên mua.
- Phơng thức bán lẻ: bán lẻ hàng hoá là phơng thức bán hàng trực tiếp cho
ngời tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế, đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính
chất tiêu dùng nội bộ. Bán hàng theo phơng thức này thờng bán đơn chiếc hoặc
số lợng nhỏ, giá bán thờng ổn định.
- Phơng thức bán hàng đại lý, ký gửi: là phơng thức bán hàng trong đó
doanh nghiệp thơng mại giao cho cơ sở đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp
bán hàng. Bên nhận làm đại lý, ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền
hàng và đợc hởng hoa hồng đại lý. Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý, ký
gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thơng mại cho đến khi doanh
nghiệp thơng mại đợc cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hàng hay chấp nhận
thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán đợc, doanh nghiệp mới mất quyền
sở hữu về số hàng này.
- Ngoài ra một số trờng hợp cũng đợc coi là bán hàng;

6
+ Hàng hoá xuất để đổi hàng
+ Hàng hoá xuất để thanh toán tiền lơng, tiền thởng cho công nhân viên.
- Phơng thức bán hàng đổi hàng.
2. Phơng thức thanh toán trong kinh doanh thơng mại.
- Đối với mỗi lần tiêu thụ hàng hoá khác nhau và đối với từng khách hàng
cụ thể mà mỗi doanh nghiệp lựa chọn phơng thức thanh toán sao cho phù hợp,
thuận tiện cho cả doanh nghiệp và khách hàng mua hàng hoá.
Những phơng thức thanh toán chủ yếu đợc sử dụng nh:
- Thanh toán bằng tiền mặt
- Thanh toán không dùng tiền mặt thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi,
thanh toán bù trừ L/C
3. Nội dung một số khái niệm chủ yếu liên quan kế toán bán hàng
- Doanh thu bán hàng: là tổng giá trị đợc thực hiện do việc bán hàng hoá,
sản phẩm, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng.
- Doanh thu thuần là số chênh lệch giữa tổng số doanh thu bán hàng với
các khoản chi giảm, doanh thu (chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán, doanh
thu của số hàng bán bị trả lại, thuế và các khoả phải nộp)
- Giá vốn hàng bán: là giá trị vốn của sản phẩm, vật t, hàng hoá, lao vụ,
dịch vụ đi tiêu thụ.
- Chiết khấu bán hàng: là số tiền tính trên tổng số doanh thu trả cho
khách hàng. Chiết khấu bán hàng gồm:
+ Chiết khấu thanh toán: là số tiền mà ngời bán thởng cho khách hàng do
đã thanh toán tiền hàng trớc thời hạn qui định.
+ Chiết khấu thơng mại là khoảng tiền giảm trừ cho khách hàng do trong
một thời gian nhất định đã thanh toán tiền mua một khối lợng lớn hàng hoá.
- Giảm giá hàng bán là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hoá đơn
hay hợp đồng bán hàng do các nguyên nhân đặc biệt: hàng kém phẩm chất,
không đúng qui cách giao hàng không đúng thời gian điểm ghi trong hợp đồng.
7

- Hàng bán bị trả lại: Là số hàng đã đợc coi là tiêu thụ nhng bị ngời mua
từ chối, trả lại do không tôn trọng hợp đồng đã đợc ký kết.
- Lãi gộp: là tổng số lãi bán hàng sau khi lấy doanh thu thuần trừ đi giá
vốn hàng bán.
- Lãi thuần: là chênh lệch giữa lãi gộp với các khoản chi phí bán hàng, chi
phí quản lý doanh nghiệp.
4. Tổ chức kế toán giá vốn hàng bán
4.1. Khái niệm giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán là giá trị của sản phẩm, hàng hoá,lao vụ, dịch vụ đã tiêu
thụ. Bao gồm:
- Giá vốn hàng xuất kho
- Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng xuất bán
- Chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng xuất bán
4.2. Nguyên tắc tính giá vốn
Về nguyên tắc sản phẩm hàng hoá phải đợc đánh giá theo giá thực tế -
nguyên tắc giá phí.
Sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất chế biến đợc đánh giá theo giá thành
sản xuất thực tế bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công
trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
Đối với những sản phẩm thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế của
chúng là giá thành thực tế gia công bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
(thuê gia công) và các chi phí liên quan khác.
4.3. Các phơng pháp tính giá:
Do sản phẩm và hàng hoá sản xuất ra, mua về nhập kho hoặc xuất bán
ngay, gửi bán đ ợc sản xuất và mua từ những nguồn khác nhau, hoàn thành ở
những thời điểm khác nhau nên giá thực tế của chúng (sản xuất hay mua ngoài)
ở những thời điểm khác nhau có thể không hoàn toàn giống nhau, do vậy khi
xuất kho cần phải tính ra giá thực tế theo một trong các phơng pháp sau:
- Phơng pháp đơn giá đầu kỳ.
8

- Phơng pháp bình quân gia quyền
- Phơng pháp nhập trớc - xuất trớc
- Phơng pháp nhập sau - xuất trớc
- Phơng pháp đơn giá đích danh
Ngoài ra trong trờng hợp nếu doanh nghiệp dùng giá hạch toán để hạch
toán tình hình nhập - xuất sản phẩm, hàng hoá thì cuối kỳ hạch toán phải điều
chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để phản ánh trên các tài khoản.
4.4. Trình tự kế toán giá vốn hàng bán
a. Tài khoản sử dụng:
Để xác định đúng kết quả tiêu thụ sản phẩm hàng hoá cần xác định đúng
trị giá vốn của sản phẩm hàng hoá tiêu thụ.
Để phản ánh giá vốn hàng bán và việc kết chuyển giá vốn hàng bán để
xác định kết quả tiêu thụ kế toán sử dụng TK 632 Giá vốn hàng bán
Trong phần này chỉ đề cập đến giá vốn hàng bán theo phơng pháp kê khai
thờng xuyên.
b. Trình tự kế toán giá vốn hàng bán (Theo ph ơng pháp kê khai th ờng xuyên)
TK 154 TK 632 TK 911
Bán thành phẩm
không qua kho Kết chuyển giá vốn hàng
bán để xác định kết quả
TK 155
TK 157
Gửi bán hoặc Giá vốn hàng bán
giao đại lý gửi bán hoặc giao
đại lý đã tiêu thụ
Bán thành phẩm qua nhập kho
9
5. Tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
5.1. Kế toán chi phí bán hàng
5.1.1. Khái niệm chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ
hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ. Bao gồm chi phí cho nhân viên bán hàng, vật liệu,
công cụ dụng cụ, bao bì, bảo qảun, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền
khác
5.1.2. Tài khoản sử dụng:
Kế toán sử dụng TK 641 Chi phí bán hàng. Dùng để tập hợp, phân bổ
và kết chuyển CPBH để xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản 641 có 7 TK
cấp 2 tơng ứng với từng nội dung chi phí.
- TK 641.1 Chi phí nhân viên bán hàng
- TK 641.2 Chi phí vật liệu bao bì
- TK 641.3 Chi phí dụng cụ đồ dùng
- TK 641.4 Chi phí khấu hao TSCĐ
- TK 641.5 Chi phí bảo hành sản phẩm
- TK 641.7 Chi phí dịch vụ mua ngoài
- TK 641.8 Chi phí bằng tiền khác
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số TK liên quan khác nh: TK 111, TK
112, TK 142, TK 214, TK 334
5.1.3. Trình tự kế toán chi phí bán hàng:
TK 334, 338 TK 641 TK111,112,138
Chi phí nhân viên bán hàng
Giá trị ghi giảm CPBH
TK 152, 153
Chi phí vật liệu bao bì TK 911
10
(lo¹i ph©n bæ 1 lÇn)KÕt chuyÓn CPBH
TK 214
Chi phÝ khÊu hao TSC§ TK 142
Chi phÝ chê Chi phÝ
kÕt chuyÓn kÕt chuyÓn
TK 111, 112, 131

Chi phÝ kh¸c b»ng tiÒn
TK 335
TrÝch tríc chi phÝ söa ch÷a TSC§
TK 142
Chi phÝ vËt liÖu, CCDC
(lo¹i ph©n bæ nhiÒu lÇn)
11
5.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
5.2.1. Khái niệm
Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí quản lý chung của doanh
nghiệp gồm các chi phí về lơng nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp,
KHTSCĐ bộ phận văn phòng, thuế nhà đất, thuế môn bài, khoản lập dự phòng
nợ phải thu khó đòi và các khoản chi phí bằng tiền khác.
5.2.2. Chứng từ kế toán sử dụng:
- Phiếu chi, uỷ nhiệm chi
- Phiếu xuất kho, các hợp đồng dịch vụ mua ngoài
- Bảng tính lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ.
5.2.3. Tài khoản sử dụng.
Kế toán sử dụng TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp để phản ánh tập
hợp và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 642 có 8 TK cấp 2:
- TK 642.1 Chi phí nhân viên quản lý
- TK 642.2 Chi phí vật liệu quản lý
- TK 642.3 Chi phí đồ dùng quản lý
- TK 642.4 Chi phí khấu hao TSCĐ
- TK 642.5 Thuế, phí và lệ phí
- TK 642.7 Chi phí dịch vụ mua ngoài
- TK 642.8 Chi phí bằng tiền khác
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số TK liên quan khác nh: TK 111, TK
112, TK 142, TK 334, TK 214, TK 335
5.2.4. Trình tự kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp.

12
Sơ đồ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
TK 334, 338 TK 642 TK111,112,138
Chi phí nhân viên quản lý
Giá trị ghi giảm CPQLDN
TK 152, 153
Chi phí vật liệu, CCDC TK 911
(CCDC giá trị nhỏ phân bổ 1 lần) Cuối kỳ K/c CPQLDN
TK 214
Chi phí khấu hao TSCĐ

TK 139, 159

Chi phí dự phòng
TK 333

Thuế, phí, lệ phí
TK 111, 112, 131
Chi phí bằng tiền khác
TK 142, 335
Phân bổ hoặc trích trớc
Chi phí sửa chữa TSCĐ
13
6. Tổ chức kế toán xác định kết quả bán hàng
6.1. Khái niệm
Kết quả bán hàng là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất sau một
thời kỳ nhất định.
6.2. Nội dung:
Kết quả bán hàng là số chênh lệch giữa doanh thu thuần với trị giá vốn
của hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Kết quả hoạt
động kinh doanh
=
Doanh
thu thuần
-
Giá vốn
hàng bán
-
Chi phí
bán hàng
-
Chi phí
QLDN
6.3. Tài khoản sử dụng:
Để xác định kết quả bán hàng kế toán sử dụng các TK sau: TK 911 Xác
định kết quả kinh doanh, TK 511 Doanh thu bán hàng, TK 632 Giá vốn
hàng bán, TK 641 Chi phí bán hàng, TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp

6.4. Trình tự kế toán xác định kết quả bán hàng:
TK 632 TK 911 TK 511,512
Chi phí nhân viên bán hàng
Kết chuyển doanh thu
TK 641, 642
Kết chuyển CPBH
Chi phí QLDN
TK 142 TK 421
CPBH, CPQLDN phân bổ Kết chuyển lỗ
Cho hàng hoá trong kỳ
Kết chuyển lãi

14
7. Tổ chức sổ sách kế toán bán hàng và xác định kết quả
Việc ghi chép, tổng hợp, hệ thống hoá số liệu kế toán chứng từ để cung
cấp số liệu lập báo cáo tài chính là khâu chiếm khối lợng công việc chủ yếu của
bộ máy kế toán. Nếu vận dụng hình thức sổ sách kế toán hợp lý, phù hợp với đặc
điểm quy mô hoạt động kinh doanh và trình độ quản lý của doanh nghiệp thì sẽ
phát huy đợc chức năng giám đốc của kế toán, nâng cao hiệu suất của công tác
kế toán. Một số hình thức sổ sách có thể áp dụng trong kế toán doanh nghiệp
nh:
+ Hình thức Nhật ký sổ cái
+ Hình thức Chứng từ ghi sổ
+ Hình thức Nhật ký chứng từ.
+ Hình thức Nhật ký chung.
Mỗi hình thức tổ chức hệ thống sổ sách kế toán đều có những điều kiện
áp dụng nhất định kèm theo, vì vây ngời làm công tác kế toán phải căn cứ vào
điều kiện và đặc điểm cụ thể của đơn vị mình để lựa chọn hình thức sổ kế toán
cho phù hợp và ngày càng hoàn thiện hơn để sổ đơn giản về cấu trúc, đảm bảo
cung cấp thông tin rõ ràng và đầy đủ, dễ thao tác và khả năng ứng dụng cao
mang lại hiệu quả trong công việc.
15
Chơng Ii
Tình hình thực tế về công tác kế toán bán hàng
và xác định kết quả bán hàngtại công ty cổ phần
hỗ trợ phát triển tin học (hipt)
I. quá trình hình thành và phát triển của công ty (hipt)
1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) tiền thân là Công ty
TNHH Hỗ trợ phát triển tin học; tên giao dịch: High PerFormace Technology
Joint Stock Company. Công ty có trụ sở tại 79 Bà Triệu-Hà Nội Tel 9433880
Fax 9433882, hoạt động theo:

Giấy phép thành lập số 008291 GP/TLDN ngày 02 tháng 06 năm 1994
do Uỷ ban Nhân dân Thành phố Hà nội cấp.
Giấy đăng ký kinh doanh số 044123 ngày 18 tháng 06 năm 1994 do
trọng tài kinh tế Hà nội.
Sau bảy năm hoạt động, đến ngày29/02/2000, Công ty (TNHH) Hỗ trợ
Phát triển Tin học, theo giấy chứng nhận đăng ký số 0103000008 do Sở kế
hoạch và Đầu t Thành phố Hà nội cấp đợc chuyển thành Công ty Cổ phần.
Việc chuyển đổi loại hình từ Công ty (TNHH) thành Công ty cổ phần
cùng với việc tăng vốn điều lệ từ 500.000.000 đồng lên 5.120.000.000 đồng
(năm tỷ một trăm hai mơi triệu đồng) là phù hợp với quy mô phát triển và tính
chất hoạt động của Công ty.
16
2. Chức năng nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty
2.1 Chức năng
Công ty hoạt động trong các lĩnh vực nh: Chuyển giao công nghệ và dịch
vụ tin học tiên tiến trên thế giới vào Việt Nam thông qua việc cung cấp dịch vụ
t vấn, cung cấp trang thiết bị và giải pháp tin học viễn thông của các hãng lớn
cho các khách hàng Việt Nam.
2.2 Nhiệm vụ
Là đơn vị chuyên cung cấp các mặt hàng và các dịch vụ về công nghệ tin
học, Công ty có mục tiêu là phát triển mạng lới cung cấp sản phẩm rộng khắp cả
nớc để phục vụ tối đa nhu cầu của khách hàng trên thị trờng hiện tại cũng nh
tiềm năng. Vì vậy Công ty thực hiện các nhiệm vụ chung của Công ty:
Mua bán các mặt hàng về tin học.
Quản lý tốt chi phí để góp phần bảo toàn vốn và phát triển Doanh nghiệp.
Thực hiện phân phối theo vốn góp cổ phần, chăm lo đời sống vật chất và
tinh thần của công nhân viên chức, bồi dỡng nâng cao trình độ văn hoá,
khoa học kỹ thuật, chuyên môn cho cán bộ công nhân viên.
Bảo vệ Công ty, giữ gìn an ninh chính trị, trật tự an toàn Công ty.
Đẩy mạnh áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến nhằm nâng

cao hiệu qủa trong các hoạt động kinh doanh.
Chấp hành nghiêm chỉnh các nguyên tắc, chế độ quản lý của nhà nớc và
cơ quan quản lý cấp trên.
2.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Công ty đảm nhận việc cung cấp, nghiên cứu, t vấn công nghệ và dịch vụ
tin học. Các hớng chính trong hoạt động kinh doanh của Công ty là:
Cung cấp các chủng loại thiết bị tin học chủ yếu của hãng Hewlett
Packard(HP) nh: máy tính (PC,máy chủ Unix), máy in máy quét, các thiết
bị kết nối mạng cục bộ(Switch,Hub,Carb mạng..) và mạng diện rộng
(Router,Remote Access Server..), các thiết bị ngoại vi khác.
17
Nghiên cứu áp dụng các giải pháp mạng máy tính (Lan, Wan) trên các
môi trờng khác nhau (Netware, WindowsNT, Unit...) dựa trên các công
nghệ hệ thống mở.
T vấn và cùng với khách hàng thiết kế, xây dựng và phát triển hệ thống
thông tin, các chơng trình quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu theo mô hình
khách-chủ (Client/Server), dựa trên các sản phẩm mới nhất của các nhà
sản xuất phần mềm hàng đầu thế giới.
Cung cấp các giải pháp xây dựng mạng thông tin nội bộ (INTRANET),
mạng thông tin toàn cầu(INTERNET), các giải pháp thơng mại điện tử
Email-commerce và các dịch vụ gia tăng giá trị trên mạng internet nh Th
tín điện tử, World Wide Web, Volp, catalog điện tử...
Công ty đã thiết kế, cung ứng thiết bị, lắp đặt hệ thống mạng, thiết kế xây
dựng phần mềm tin học cho một số khách hàng tiêu biểu nh:
Văn phòng Quốc hội, Tổng Công ty Hàng không Việt Nam, Tổng
Công ty Bảo Hiểm Việt Nam, Công ty điện toán và truyền dữ liệu (VDC),
Thông tấn xã việt nam, Th viện Đại học Quốc gia, Cục Công nghệ Tin học Ngân
Hàng...Công ty đã đảm bảo kinh doanh có lợi nhuận, đảm bảo cho
Ngời lao động có việc làm, có thu nhập, đời sống đợc ổn định.
Để đạt đợc điều đó công ty đã phải điều hành quá trình kinh doanh hợp lý, khoa

học để phát huy tối đa hiệu quả hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó, Công ty
cũng gặp không ít những khó khăn do sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị
trờng của các đối thủ cạnh tranh. Tuy nhiên với sự đồng tâm hiệp lực, sự phối
hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và sự phấn đấu không ngừng của cán bộ công
nhân viên, công ty vẫn đã và đang liên tục phát triển.
3. Đặc điểm tổ chức bộ máy của công ty
3.1 Tổ chức bộ máy quản lý
Bộ máy quản lý của Công ty (HIPT) đợc xây dựng trên cơ sở mô hình
trực tuyến chức năng. Đội ngũ cán bộ, nhân viên chuyên môn kỹ thuật của Công
18
ty có 110 ngời. Trong đó bao gồm: Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, các
Giám đốc, khối phòng ban chức năng, các phòng ban, cửa hàng bán lẻ.
Tổ chức bộ máy của Công ty bao gồm các bộ phận kinh doanh và bộ
phận chức năng.
Trong đó:
Đội ngũ nhân viên phần cứng làm nhiệm vụ triển khai và bảo hành:
13 ngời
Đội ngũ nhân viên làm nhiệm vụ hỗ trợ và phát triển các ứng dụng trên hệ
thống UNIX:12 ngời
Đội ngũ nhân viên phần mềm: 40 ngời
Đội ngũ kinh doanh: 25 ngời
Đội ngũ hành chính, tài chính:10 ngời
Đội ngũ khác:10 ngời
Các nhân viên đợc phân công trong các bộ phận, phòng ban theo yêu cầu và
mô hình quản lý của Công ty
19
Sơ đồ bộ máy quản lý và kinh doanh Công ty (HIPT)
Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân
danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của
Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông.

Tổng giám đốc: Là ngời điều hành hoạt động các lĩnh vực công tác và
chịu trách nhiệm Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ đợc
giao.
20
Hội đồng quản trị
Ban kiểm soát
Tổng giám đốc
Giám đốc kỹ thuật
Giám đốc tài chính Giám đốc kinh doanh
Phòng
tài
chính
kế
toán
Phòng
hành
chính
tổng
hợp
Phòng
kinh
doanh
dự án
Phòng
kinh
doanh
bán lẻ
Phòng
thương
mại

điện tử
Phòng
kỹ thuật
phần
mềm
Kỹ
thuật hệ
thống
Cửa
hàng
bán lẻ
Triển
khai và
bảo
hành
Kinh
doanh
xuất
nhập
khẩu
Các giám đốc: Đợc giao nhiệm vụ điều hành một số lĩnh vực công tác và
chịu trách nhiệm trớc hội đồng quản trị, tổng giám đốc và pháp luật. Công ty có
3 giám đốc:
Giám đốc kinh doanh
Giám đốc kỹ thuật
Giám đốc tài chính
Các bộ phận phòng ban chuyên môn: có nhiệm vụ giúp việc và tham mu
cho ban giám đốc.
Cùng với việc mở rộng quy mô, tăng vốn điều lệ thì đội ngũ nhân lực của
Công ty cũng đợc tăng lên cho phù hợp với sự phát triển của Công ty:

Năm 2000 2001 2002
Ngời 65 86 110
Do Công ty đã áp dụng triệt để ứng dụng tin học vào tổ chức, quản lý tài
chính kế toán nên đã giảm bớt đợc rất nhiều công đoạn thủ công, do đó nhân lực
của Công ty không nhiều và đợc sử dụng hiệu quả.
1.2 Kết quả kinh doanh của Công ty
Trong nền kinh tế thị trờng nh hiện nay, hầu hết các Doanh nghiệp hoạt
động kinh doanh đều có mục tiêu chung là đạt đợc hiệu quả kinh doanh đều có
mục tiêu chung là đạt đợc hiệu quả kinh doanh cao nhất. Chính vì vậy, đánh giá
hiệu quả kinh doanh giúp cho các nhà quản lý Doanh nghiệp thấy đợc mặt
mạnh, mặt yếu của công tác quản lý Doanh nghiệp. Từ đó các nhà quản trị
Doanh nghiệp tìm ra đợc các biện pháp sát thực đạt hiệu quả cao nhất cho
Doanh nghiệp.
21
Bảng kết quả hoạt động kinh doanh 2001-2002
đơn vị: Nghìn đồng

Chỉ tiêu
Năm

2001 2002
So Sánh
Chênh lệch Tỷ lệ (%)
Tổng doanh thu
31.507.120 42.842.448 11.335.328 35,98
Doanh thu thuần 31.507.120 42.842.448 11.335.328 35,98
Giá vốn hàng bán 29.601.297 40.631.336 11.030.039 37,26
Lợi nhuận gộp 1.905.823 2.211.111 305.288 16,02
Chi phí bán hàng 152.332 172.532 20.200 13,26
Chi phí quản lý doanh

nghiệp
1.707.954 2.058.779 350.825 20,54
Lợi nhuận từ hoạt động
KD
45.535 23.378 -22.157 -48,66
Lợi nhuận từ hoạt động
TC
41.289 22.356 -18.933 -45,85
Lợi nhuận trớc thuế 86.825 45.735 -41.090 -47,33
Thuế thu nhập 27.784 14.635 -13.149 -47,73
Lợi nhuận sau thuế 59.041 31.099 -27.942 -47,73
Để phù hợp với sự phát triển của Công ty, Công ty đã chuyển từ một loại
hình Công ty đối nhân (TNHH) sang loại hình Công ty đốc vốn (Công ty cổ
phần) để tạo điều kiện cho việc mở rộng quy mô và hoạt động sản xuất kinh
doanh.
Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh ta thấy tổng doanh thu của Công
ty từ 31.507,1 triệu đồng của năm 2001 lên 42.842,4 triệu đồng của năm 2002
(tổng doanh thu cao nhất từ trớc đến nay) tơng ứng tăng 35,98%. Nhìn tổng quát
có thể nói rằng Công ty đang phát triển tốt và ngày càng phát triển. Nhng đi sâu
22
vào xem xét, tìm hiểu thì ta thấy rằng, lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh giảm
từ 45,535 nghìn đồng xuống còn 23,378 nghìn đồng chủ yếu là do giá vốn hàng
bán tăng nhanh hơn doanh thu (giá vốn hàng bán tăng 37,26 trong khi doanh
thu chỉ tăng 35,98%. Về chi phí bán hàng và chi phí quản lý Doanh nghiệp, đây
là một yếu tố của việc mở rộng quy mô kinh doanh và phạm vi hoạt động. Tuy
nhiên, chi phí quản lý Doanh nghiệp và chi phí bán hàng tăng khá nhanh lại ảnh
hởng trực tiếp đến lợi nhuận của Công ty Cổ phần hỗ trợ phát triển tin học cần
phải có những biện pháp thích hợp để quản lý chặt chẽ các chi phí này.
Lợi nhuận hoạt động tài chính của Công ty thờng chiếm tỷ trọng khá lớn
trong tổng lợi nhuận của Công ty (khoảng 50% lợi nhuận) chủ yếu là lãi bán

hàng trả chậm, hoạt động đầu t tài chính dài hạn và cho thuê tài sản. Trong năm
2002 khoản này cũng giảm đáng kể từ 41,289 triệu đồng của năm 20001 xuống
22,356 triệu đồng tơng đơng là 45,85%, sự giảm này là do Công ty đã giảm
khoản đầu t tài chính dài hạn từ 594,859 triệu đồng xuống còn 26,28 triệu đồng
giảm tơng đơng là 95,58% và giảm việc cho thuê tài sản.Vì những nguyên nhân
trên mà lợi nhuận sau cùng của năm 2001 cũng giảm mạnh 47,33% tức là giảm
từ 59,041 nghìn đồng xuống 31,099 nghìn đồng.
Để xem xét hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty ta có thể xét chỉ
tiêu sau:
Tổng lợi nhuận
*Chỉ tiêu:
Tổng chi phí( giá vốn và chi phí)
Năm 2001
86.825
*Chỉ tiêu= =0,0027
1.905.823+152.332+1.707.954
23
Năm 2002
45.735
*Chỉ tiêu= =0,0010
2.211.111+172.532+2.058.779
Năm 2001 là 0,0027
Năm 2002 là 0,0010
Chỉ tiêu này cho thấy cứ bỏ một đồng giá vốn và chi phí thì thu đợc bao
nhiêu đồng lợi nhuận. Chỉ tiêu này giảm xuống rõ rệt trong năm 2002. Điều này
đợc đánh giá là không tốt. Công ty cần tìm hiểu nguyên nhân rõ ràng để có kế
hoạch khắc phục.
4. Tổ chức công tác kế toán
Công ty Cổ phần Hỗ trợ Phát triển tin học là một Doanh nghiệp ngoài
quốc doanh hoạt động trong lĩnh vực thơng mại chuyên về các sản phẩm dịch

vụ tin học. Công ty tổ chức bộ máy Tài chính -Kế toán theo yêu cầu Công ty.
4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Công ty HIPT đã áp dụng chơng trình kế toán trên máy tính nên bộ phận
nhân viên của phòng kế toán đều làm việc trên máy tính. Công ty sử dụng phần
mềm kế toán Fast Accounting là sản phẩm phần mềm kế toán tiên tiến hiện nay
của việt nam. Nó đợc thiết kế nhằm mục đích điện toán hoá công tác tài chính
kế toán. Đây là một công cụ trợ giúp rất đắc lực cho lao động con ngời, có độ
chính xác cao. Fast Accounting đáp ứng đợc yêu cầu phức tạp về quản lý ngoại
tệ, theo dõi công nợ theo thời hạn thanh toán, tự động thực hiện các bút toán
phân bổ kết chuyển cuối kỳ, lên báo cáo tài chính theo quy định và theo yêu cầu
của công tác quản lý tài chính trong Công ty.
Để đảm bảo bộ máy Tài chính -Kế toán hoạt động có hiệu quả, thích ứng
với loại hình Doanh nghiệp của mình, Công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức
24
công tác tài chính kế toán tập trung. Theo hình thức tổ chức này, chứng từ về tài
chính kế toán đợc gửi về phòng tài chính kế toán kiểm tra, ghi sổ kế toán và thực
hiện các nghiệp vụ phân tích tài chính.
Sơ đồ bộ máy Tài chính -Kế toán
Một kế toán hàng hoá kiêm thủ kho: Theo dõi tình hình Nhập-Xuất-
Tồn các loại hàng hoá, tính giá vốn hàng hoá.
Một kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp các báo cáo bán hàng,
quyết toán của Công ty vào ngày 30 hàng tháng, lập báo cáo tài chính,
các bảng cân đối các tài khoản.
Một kế toán công nợ: Dựa vào các hoá đơn bán hàng hàng ngày, các
khách mua từ đó ghi sổ công nợ và từ đó có các kế hoạch thu tiền.
Một kế toán tiền lơng và bảo hiểm: Có nhiệm vụ lập bảng lơng, tính và
nộp bảo hiểm.
Một kế toán chi phí: Có nhiệm vụ theo dõi, quản lý chi phí bán hàng và
chi phí quản lý Doanh nghiệp.
Một kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ theo dõi và quản lý tình hình tăng

giảm TSCĐ.
Một kế toán kiêm thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu tiền, thanh toán các khoản
thu chi trong ngày, tháng theo dõi tài khoản ở ngân hàng, viết séc.
4.2. Tổ chức hình thức số sách của công ty
Để phù hợp với đặc điểm hoạt dộng kinh doanh của mình Công ty áp
dụng hình thức kế toán nhật ký chung. đây là hình thức sổ thích hợp với mọi loại
25
Giám đốc tài chính
Kiêm kế toán trưởng
Kế
toán
giao
dịch
hàng
hoá
Kế toán
tổng
hợp
Kế toán
công nợ
Kế toán
TL+BH
Kế
toán
chi phí
Kế
toán
TSLĐ
Kế
toán

tiền
Kế
toán
hàng
hoá
Kế
toán
quản
lý
hàng
hoá
Kế toán
công nợ
tạm ứng
phải thu và
vay đối tư
ợng khác
Kế
toán
chi phí
bán
hàng
Kế toán
chi phí
quản lý
doanh
nghiệp
Kế
toán
giao

dịch
tiền
Thủ
quỹ