Bài giảng Tin học cơ bản - Chương 4: Chương trình bảng tính

TOPICA

THCN-ver 0.1

TIN HỌC CƠ BẢN

Chương
4

CHƯƠNG TRÌNH BẢNG TÍNH

Chương này bao gồm
•

Bài 1: Làm quen với excel

•

Bài 2: Làm việc với ơ, hàng, cột trang tính

•

Bài 3: Định dạng trang tính

•

Bài 4: Làm việc với biểu đồ

•

Bài 5: Thực hiện các tớnh toỏn

ã

Bi 5: In trang tớnh

Copyright â 2006 Trung tõm nghiên cứu và tư vấn về quản lý
Phòng 312, nhà A17, số 17 Tạ Quang Bửu, Hà Nội.
1


1

THCN-ver 0.1

Bài

LÀM QUEN VỚI EXCEL

TOPICA

• Khởi động Excel
• Thám hiểm cửa sổ Excel
• Giới thiệu về sổ tính
và trang tính
• Mở một hoặc nhiều sổ
tính
• Tạo sổ tính mới
• Lưu sổ tính và thốt
khỏi Excel

Microsoft Excel là một chương trình bảng tính cho phép bạn tổ chức, định dạng
và tính toán dữ liệu số. Excel hiển thị dữ liệu theo dạng thức hàng-và-cột, với
đường đứt quãng ngăn giữa các hàng và cột, tương tự như các sổ cái kế toán
hay giấy đồ thị. Kết quả là Excel rất phù hợp để làm việc với dữ liệu số đối với
kế toán, nghiên cứu khoa học, ghi dữ liệu thống kê, và nhiều tình huống khác
mà việc tổ chức dữ liệu dưới dạng thức như bảng có thể có ích. Giáo viên
thường ghi thông tin điểm của học viên trong Excel, và người quản lí thường cất
danh sách dữ liệu - như bản ghi kho hay bản ghi nhân viên - trong Excel.
Bài học này giúp bạn làm quen với Excel thông qua một số thao tác cơ bản như
khởi động Excel, tạo sổ tính mới và lưu sổ tính vào đĩa cứng.
Mục tiêu

Kết thúc bài học này bạn có thể
• Nắm được các khái niệm cơ bản về Excel: Cửa sổ làm việc, sổ tính và
trang tính.
• Khởi động Excel, tạo một sổ tính mới rồi lưu sổ tính vào đĩa cứng.

2


TOPICA

THCN-ver 0.1

Nội dung
Để khởi động Excel, bạn có thể thực hiện theo một trong hai cách sau
1.1 KHỞI ĐỘNG
CHƯƠNG TRÌNH
Cách 1: Từ nút START của Windows
EXCEL

Nhấp chuột vào nút Start, chọn Programs, chọn Microsoft Office, chọn Microsoft
Office Excel 2003.

Cách 2: Sử dụng biểu tượng lối tắt Excel trên màn hình nền của Windows.
Nhấp đúp chuột vào biểu tượng lối tắt Microsoft Office Excel 2003 trên màn hình nền.
Sau khi khởi động, của sổ chương trình Excel xuất hiện như dưới đây:

1.2 THÁM HIỂM
CỬA SỔ EXCEL
Giao diện của chương trình bảng tính Excel có các thành phần chính như minh họa dưới
đây:

3


THCN-ver 0.1

TOPICA

Giải thích các thành phần trong cửa sổ Excel
• Thanh tiêu đề: Cho biết tên chương trình ứng dụng, tên của tệp tin đang được
mở.
• Thanh cơng cụ: Cung cấp các nút lệnh cho phép thao tác nhanh với bảng tính
thơng qua thao tác nhấp chuột vào các nút lệnh này.
• Thanh cơng thức: Hiển thị địa chỉ ơ dữ liệu, nội dung ô dữ liệu, cho phép nhập
và chỉnh sửa nội dung dữ liệu cũng như công thức chứa trong ơ hiện tại.
• Thanh cuộn ngang/dọc: Cho phép hiển thị các nội dung bị che khuất.
• Vùng trang tính: Là nơi chứa dữ liệu của trang tính.
• Thanh trạng thái: Hiển thị thơng tin về bảng tính, về trạng thái soạn thảo, kết
quả cộng đơn giản…

• Thẻ trang tính: Cho bạn biết đang làm việc với trang tính nào và cho phép bạn
di chuyển giữa các trang tính.
1.3 KHÁI NIỆM VỀ
SỔ
TÍNH
VÀ
Sau khi khởi động chương trình Excel, chúng ta có một sổ tính (workbook). Trong sổ
TRANG TÍNH
tính có nhiều trang tính (worksheet). Một sổ tính có thể chứa tối đa 255 trang tính.
Mỗi trang tính gồm 256 cột được đánh chỉ số theo vần chữ cái A,B,C..Z, AA , AB,
AC…và 65536 hàng được đánh số từ 1, 2, 3, …, 65536.
Dưới đây là hình minh họa cách đánh chỉ số hàng, cột trong Excel:

4


TOPICA

THCN-ver 0.1

Theo mặc định mỗi lần tạo sổ tính mới, Excel tạo ra 3 trang tính và đặt tên là Sheet1,
Sheet2, Sheet3, sau này bạn có thể chèn thêm các trang mới và chúng được đặt tên tăng
dần là sheet4, sheet5,…

Hình minh họa các trang tính Sheet1, Sheet2, Sheet3
• Ơ – Cell
Ơ của trang tính là giao của một cột và một hàng. Ơ trên trang tính có địa chỉ viết theo
trật tự xác định gồm chữ cái tên cột đứng trước và số thứ tự hàng đứng sau. Ví dụ địa chỉ
ô đầu tiên là A1 và địa chỉ của ơ cuối cùng trên bảng tính là IV65536.

Địa chỉ ơ A1
1.4 MỞ MỘT
HOẶC NHIỀU SỔ
TÍNH

Mở một sổ tính
1) Nhấp chuột vào biểu tượng OPEN
OPEN.

hoặc mở thực FILE, chọn lệnh

Hộp thoại Open xuất hiện.
2) Chọn thư mục chứa sổ tính cần mở thơng qua ơ Look in.
3) Chọn sổ tính cần mở rồi nhấp Open, hoặc:
Nhấp đúp chuột vào tên bảng tính cần mở.
5


THCN-ver 0.1

TOPICA
Mở nhiều sổ tính cùng lúc
4) Nhấp chuột vào biểu tượng OPEN
OPEN.

hoặc mở thực FILE, chọn lệnh

Hộp thoại Open xuất hiện.
5) Chọn thư mục chứa các sổ tính cần mở thông qua ô Look in.
6) Nhấp chuột vào sổ tính đầu tiên, ấn và giữ phím Ctrl.

7) Nhấp chuột vào các sổ tính cần mở.
8) Nhấp nút Open.
Chú ý: Để mở nhiều bảng tính liên tiếp nhau, thay vì ấn phím Ctrl sau khi chọn bảng
tính đầu tiên, bạn ấn, giữ phím Shift rồi nhấp chuột vào bảng tính cuối cùng trong dãy
các bảng tính cần mở rồi nhấp nút Open.

1.5 TẠO SỔ TÍNH
MỚI

Tạo sổ tính mới theo mẫu khn mặc định
Bạn nhấp chuột vào biểu tượng NEW
phím Ctrl + N.

trên thanh công cụ chuẩn hoặc nhấn tổ hợp

Tạo sổ tính mới theo khn mẫu lựa chọn
Khn mẫu sổ tính: Thơng thường, khi làm việc với các sổ tính, bạn muốn sử dụng cùng
một cách trình bày dữ liệu hay cấu trúc của bảng tính. Mỗi khi tạo một sổ tính mới, bạn
có thể vẽ lại từ đầu hoặc sử dụng từ một khn mẫu sổ tính đã có sẵn. Các khn mẫu sổ
tính được lưu với phần mở rộng là .xlt và khi chúng được sử dụng để tạo ra sổ tính mới,
một bản sao của bảng gốc được tạo ra. Cấu trúc và định dạng của bảng gốc vẫn được giữ
ngun. Để tạo khn mẫu sổ tính, trước tiên bạn cần tạo mới một sổ tính chứa tất cả các
thành phần định dạng, sau đó lưu lại dưới dạng tệp tin .xlt.
Bạn thực hiện các bước sau để mở một số tính mới theo khn mẫu sẵn có:
1) Mở thực đơn FILE, chọn lệnh NEW.
6


TOPICA

THCN-ver 0.1
Ơ New Templates xuất hiện bên phía phải cửa sổ Excel.

2) Trong phần Templates, chọn On my computer.
Hộp thoại Templates xuất hiện.

3) Nhấp chuột vào khuôn mẫu rồi nhấp nút OK.
1.6 LƯU SỔ TÍNH
VÀ THỐT KHỎI
EXCEL

Lưu sổ tính
Bạn thực hiện các bước sau đây để lưu sổ tính:
1) Nhấp chuột vào biểu tượng SAVE
tổ hợp phím Ctrl + S

trên thanh công cụ chuẩn hoặc ấn

Hộp thoại Save as xuất hiện.

2) Nhấp vào ô Save in để chọn thư mục sẽ lưu sổ tính (mặc định là thư mục
7


THCN-ver 0.1

TOPICA
My Document).
3) Nhập tên sổ tính vào ơ File name.
4) Nhấp nút Save hoặc ấn phím Enter để ghi sổ tính.

Đóng sổ tính
Để đóng sổ tính sau khi làm việc, bạn mở thực đơn FILE, chọn lệnh CLOSE hoặc ấn tổ
hợp phím Ctrl + W.
Chú ý: Nếu bạn chưa lưu sổ tính và chọn chức năng này, chương trình Excel sẽ hiển thị
thơng báo nhắc bạn lưu sổ tính.

• Chọn Yes: Sẽ xuất hiện hộp thoại Save as để bạn đặt tên cho sổ tính (hoặc tự
động lưu thêm nội dung vào sổ tính đã được đặt tên) sau đó Excel sẽ đóng sổ
tính lại.
• Chọn No: Excel sẽ không lưu các sửa đổi mà bạn vừa thực hiện, sau đó đóng
sổ tính đang làm việc.
• Chọn Cancel: Hủy bỏ hộp thoại này, tiếp tục quay về làm việc với sổ tính.

8


TOPICA

THCN-ver 0.1

TỔNG KẾT BÀI

Trong bài học này bạn đã học các nội dung:
• Khởi động Excel
• Thám hiểm cửa sổ Excel
• Khái niệm về sổ tính và trang tính
• Mở một hoặc nhiều sổ tính đã có
• Tạo sổ tính mới
• Lưu sổ tính và thốt khỏi Excel

CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP
1.

Ơ (cell) trong Excel là gì?

2.

Một sổ tính hỗ trợ tối đa bao nhiêu trang tính?

3.

Số trang tính mặc định trong một sổ tính là bao nhiêu?

4.

Địa chỉ của ô giao điểm giữa hàng thứ hai và cột thứ hai là gì?

5.

Mở chương trình Excel rồi tạo ba sổ tính mới và đặt tên cho các sổ tính này là BAITAP1.xls,
BAITAP2.xls, BAITAP3.xls. Đóng chương trình Excel.

9


2

THCN-ver 0.1

Bài

TOPICA

LÀM VIỆC VỚI Ơ, HÀNG, CỘT,
TRANG TÍNH

• Trang hiện hành và ơ
hiện hành
• Các loại con trỏ
• Nhập dữ liệu vào ơ
• Các thao tác chọn
• Thêm, xố hàng, cột
• Thay đổi kích thước
hàng, cột
• Chèn, xố ơ, hàng, cột
• Giấu và bỏ giấu hàng
cột
• Cố định và bỏ cố định
hàng/cột tiêu đề

Khi làm việc với Excel, bạn nhập dữ liệu (dạng số, dạng văn bản, dạng ngày
tháng) vào ô. Nếu kích thước ô không hiển thị hết nội dung của dữ liệu, bạn phải
tăng độ rộng/chiều cao ô. Nếu bạn cần tạo một bảng biểu mới, bạn thường
thêm một trang tính mới; Bạn cũng có thể thêm một cột để chèn thơng tin vào
bảng hoặc xóa một dịng thơng tin khơng cần thiết. Như vậy, trong q trình làm
việc với Excel bạn luôn phải thực hiện các thao tác đối với trang tính, hàng, cột
và ơ. Bài học này sẽ hướng dẫn bạn các thao tác cơ bản đó để bạn có thể tạo
một bảng biểu phù hợp với nội dung cần thể hiện.
Mục tiêu

Kết thúc bài học này bạn có thể
• Thành thạo các thao tác đối với bảng tính, hàng, cột và ơ.
• Nhập các loại dữ liệu vào ơ
• Tìm kiếm và thay thế dữ liệu
• Sắp xếp dữ liệu theo tiêu chí bạn đề ra.

10


TOPICA

THCN-ver 0.1

Nội dung
2.1 Ơ HIỆN HÀNH,
TRANG
HIỆN
HÀNH

Trang hiện hành
Trên sổ tính đang làm việc, tại một thời điểm bạn chỉ có thể thao tác với các ơ trên một
trang tính, trang này được gọi là trang hiện hành.

Sheet1 là trang tính hiện hành.
Để chuyển tới trang tính khác, bạn chỉ việc thực hiện một thao tác rất đơn giản là nhấp
chuột vào tên của trang tính đó.
Ơ hiện hành
Trên trang hiện hành, tại một thời điểm bạn chỉ có thể làm việc với một ơ, ơ đó được
gọi là ơ hiện hành.

Ơ A1 là ơ hiện hành.
2.2 CÁC LOẠI CON
TRỎ

Trên trang hiện hành bạn sẽ thấy các loại con trỏ sau:
• Con trỏ ô: xác định ô nào là ô hiện hành trên trang. Một đường bao đậm sẽ
xuất hiện xung quanh ơ hiện hành.

• Con trỏ soạn thảo: Có hình dạng thanh đứng màu đen, nhấp nháy, xác định vị
trí nhập dữ liệu cho ô.

11


THCN-ver 0.1

TOPICA

2.3 NHẬP DỮ LIỆU
VÀO Ơ
Các phím thường dùng

• Con trỏ chuột: thay đổi hình dạng tùy thuộc từng vị trí của nó trên bảng tính.

• Phím Tab: di chuyển con trỏ ơ sang phải một cột.
• Phím Enter: di chuyển con trỏ ơ xuống dịng dưới và kết thúc việc nhập/sửa dữ
liệu.
• Các phím mũi tên ←↑→↓: di chuyển con trỏ ô sang trái, lên trên, sang phải và
xuống dưới một cột/hàng.
• Ctrl + Home: di chuyển con trỏ ô về ngay ô A1.

Nhập dữ liệu
• Di chuyển con trỏ ơ đến ơ cần nhập dữ liệu.
• Nhập vào dữ liệu từ bàn phím, sử dụng các phím Backspace và Delete để xóa
kí tự. Sử dụng phím Home/End để di chuyển nhanh đến hàng cần nhập.
• Nhấn phím ESC nếu muốn kết thúc nhập nhưng không lấy dữ liệu đã nhập.
Nhấn Enter để đưa dữ liệu vừa nhập cho ô và kết thúc nhập.
Chỉnh sửa dữ liệu
Để chỉnh sửa dữ liệu trong ô sau khi nhập, bạn thực hiện như sau:
• Di chuyển con trỏ ơ đến ơ cần sửa dữ liệu rồi ấn phím F2 hoặc
• Nhấp đúp chuột trái vào ơ cần sửa.
• Chỉnh sửa dữ liệu
• Nhấn Enter để kết thúc chỉnh sửa .
Chú ý: Để xóa dữ liệu trong ơ, bạn chọn ơ cần xóa dữ liệu rồi ấn phím Delete trên bàn
phím.
Nhập dữ liệu kiểu số
Dữ liệu kiểu số được tạo bởi các kí tự chữ số: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 và một số kí tự khác: +
- ( ), / $ % . E e. Ví dụ: 789, -789, 7.89, 7.89E+08
12


TOPICA

THCN-ver 0.1
Nếu muốn nhập số âm, bạn đánh dấu "-" trước số đó hoặc nhập số vào giữa cặp ngoặc
đơn (). Để nhập số có phần thập phân, bạn sử dụng dấu "." để ngăn cách phần nguyên
với phần thập phân.

Nhập dữ liệu kiểu ngày tháng
Dữ liệu ngày tháng trong Excel được xem là kiểu số. Kiểu viết ngày tháng được hệ điều
hành quy định trong mục Regional Settings trong cửa sổ Control Panel. Thông thường là

nhập theo khuân mẫu dạng: tháng - ngày - năm.
Ví dụ:
Nếu bạn nhập vào ô nội dung 22-06-06 rồi nhấp Enter thì kết quả xuất hiện trong ô là 2206-06, đây không phải là trị kiểu số (do bạn gõ không đúng kiểu viết ngày tháng).
Nếu bạn nhập vào ô nội dung 06-22-06 rồi nhấp Enter thì kết quả xuất hiện trong ơ là
6/22/06, đây là giá trị kiểu số (do bạn gõ đúng kiểu viết ngày tháng).

Excel tự động điều chỉnh số chữ số để hiển thị hết dữ liệu trong một ô. Nhưng nếu một ô
đã cố định độ rộng làm cho dữ liệu số khơng thể hiển thị được hết thì bạn sẽ nhìn thấy
dạng thơng báo "#######".
Chú ý:
• Giá trị của dữ liệu số sau khi nhập là không thay đổi khi chúng ta thay đổi lại
khuôn dạng hiển thị dữ liệu trên màn hình.
• Khi nhập dữ liệu kiểu số, mặc định dữ liệu sẽ được căn lề phải ô dữ liệu.
Nhập dữ liệu kiểu văn bản
Dữ liệu kiểu văn bản được tạo bởi các kí tự chữ, số hoặc khoảng trống.
Ví dụ:
• 10A109: là dữ liệu kiểu văn bản vì có kí tự A.
• 207 128: là dữ liệu kiểu văn bản vì có kí tự trắng (dấu cách).
Khi số kí tự nhập vào lớn hơn độ rộng của của ơ và ơ bên phải cịn trống thì Excel tiếp
tục hiển thị phần kí tự cịn lại của ơ đó sang bên phải.
Khi số kí tự nhập vượt quá độ dài của ô và ô bên phải đã có dữ liệu thì Excel che dấu các
kí tự vượt quá ô. Điều này không làm ảnh hưởng đến giá trị đã nhập của ô.
13


THCN-ver 0.1

TOPICA

2.4 CÁC THAO

TÁC CHỌN

Chọn ô
Để nhập dãy số theo kiểu văn bản, ví dụ nhập vào dãy số chứng minh nhân dân của một
người, chúng ta nhập kí tự đầu tiên là kí tự ép kiểu, gồm: kí tự nháy đơn ( ' ), kí tự nháy
kép ("). Sau khi nhập, dữ liệu của ơ khơng chứa kí tự ép kiểu.

• Chọn một ơ:
Để chọn một ơ, bạn nhấp chuột vào ô cần chọn hoặc di chuyển con trỏ ơ đến ơ
đó.
• Chọn vùng ơ liên tục hình chữ nhật
Bạn thực hiện theo các bước sau:
1) Nhấp chuột vào ô trên cùng bên trái của vùng cần chọn.
2) Ấn và giữ phím Shift rồi kích chuột vào ơ dưới cùng bên phải.
3) Nhả phím Shift để kết thúc việc chọn.
Chú ý:
1) Bạn có thể nhanh chóng thay đổi vùng chọn bằng cách nhấp chuột thay
đổi ô dưới cùng bên phải mà bạn không cần phải làm lại từ đầu.
2) Nếu bạn quen dùng chuột bạn thực hiện thao tác này như sau: nhấp chuột
vào ô đầu tiên trong vùng cần chọn, giữ phím chuột rồi kéo di theo đường
tréo của vùng cần chọn, kết thúc bạn nhả phím chuột.
3) Địa chỉ của vùng chọn sẽ được hiển thị theo khn dạng: Địa chỉ ơ
đầu:Địa chỉ ơ cuối. Ví dụ vùng ơ ở hình dưới đây là: B1:D4.

Chọn vùng ơ theo hình chữ nhật.
• Chọn vùng ơ rời rạc
Bạn thực hiện theo các bước sau:
1) Chọn ô hoặc vùng ô liên tiếp theo hình chữ nhật.
2) Ấn và giữ phím Ctrl trong khi chọn một ô hoặc vùng ô liên tục tiếp theo.
3) Nhả phím Ctrl khi kết thúc.

14


TOPICA

THCN-ver 0.1

Chọn vùng ơ rời rạc.
Chọn cột
• Chọn một cột: bạn nhấp chuột vào tên của cột cần chọn trên đường viền ngang.
• Chọn dãy cột liên tục:
1) Nhấp vào tên cột đầu tiên trong dãy cột cần chọn.
2) Ấn và giữ phím Shift rồi nhấp vào tên cột cuối cùng của dãy.
3) Thả phím Shift khi kết thúc.
• Chọn dãy cột rời rạc
1) Chọn cột hoặc dãy cột liền nhau.
2) Ấn và giữ phím Ctrl trong khi bạn nhấp chọn cột hoặc dãy cột tiếp theo.
3) Thả phím Ctrl khi kết thúc.

Dãy cột chọn rời rạc A, C:D, F.
Chọn hàng
• Chọn một hàng: Nhấp chuột vào số thứ tự dịng có trên đường viền dọc.
• Chọn dãy dịng liền kề nhau
1) Nhấp chuột vào số thứ tự dòng đầu tiên (trên cùng hoặc dưới cùng của
dãy) trên đường viền dọc.
2) Giữ và ấn phím Shift và nhấp vào số thứ tự dịng sau cùng của dãy.
3) Thả phím Shift khi kết thúc.
• Chọn dãy hàng rời rạc
1) Chọn một hàng hoặc dãy hàng liên tục.
15

THCN-ver 0.1

TOPICA
2) Ấn và giữ phím Ctrl trong khi nhấp chọn hàng hoặc dãy hàng tiếp theo.
3) Kết thúc thả phím Ctrl.

Chọn dãy hàng rời rạc 2,4:6, 9.
2.5 THÊM, XĨA Ơ,
HÀNG, CỘT

Chọn tồn bộ bảng tính
Bạn có thể thực hiện theo một trong hai cách sau:
• Nhấp chuột vào nút giao nhau của đường viền ngang và đường viền dọc.

• Bấm tổ hợp phím Ctrl + A.

Thêm hàng
Bạn thực hiện các bước sau để thêm hàng:
1) Chọn số hàng bạn cần thêm.
2) Mở thực đơn Insert, chọn Rows (hoặc nhấp chuột phải vào các hàng bạn vừa
chọn rồi chọn lệnh Insert từ hộp lệnh thả xuống).

Xóa hàng
16


TOPICA

THCN-ver 0.1
Bạn thực hiện các bước sau để xóa hàng:
1) Chọn các hàng cần xóa.
2) Mở thực đơn Edit, chọn Delete (hoặc nhấp chuột phải vào các hàng bạn vừa
chọn rồi chọn lệnh Delete từ hộp lệnh thả xuống).
Thêm cột
Bạn thực hiện các bước sau để thêm cột:
1) Chọn số cột bạn cần thêm.
2) Mở thực đơn Insert, chọn Columns (hoặc nhấp chuột phải vào các cột bạn
vừa chọn rồi chọn lệnh Insert từ hộp lệnh thả xuống).

Xóa cột
Bạn thực hiện các bước sau để xóa cột:
1) Chọn các cột cần xóa.
2) Mở thực đơn Edit, chọn Delete (hoặc nhấp chuột phải vào các cột bạn vừa
chọn rồi chọn lệnh Delete từ hộp lệnh thả xuống).
Thêm ô/vùng ô
Bạn thực hiện các bước sau để thêm ô hoặc một vùng ô:
1) Chọn ô hoặc vùng ô cần thêm.
2) Mở thực đơn Insert và chọn Cells (hoặc nhấp chuột phải vào ô hoặc vùng ô
vừa chọn và chọn lệnh Insert trong hộp lệnh thả xuống).
Hộp thoại Insert xuất hiện.

3) Chọn mục phù hợp rồi nhấp OK.
Giải thích các mục trong hộp thoại Insert:
17


THCN-ver 0.1

TOPICA
• Shift cells right: Chèn ơ hoặc vùng ơ trống và đẩy các ơ bên phải vị trí chèn
sang bên phải.
• Shift cells down: Chèn ơ hoặc vùng ơ trống và đẩy các ơ nằm dưới vị trí chèn
xuống dưới.
• Entire row: Chèn dịng trống và đẩy các dịng từ vị trí chèn xuống dưới.
• Entire column: Chèn cột trống và đẩy các cột từ vị trí chèn sang phải.
Xóa ơ/vùng ơ
Bạn thực hiện các bước sau để xóa ô hoặc một vùng ô:
1)

Chọn ô hoặc vùng ô cần xóa.

2)

Mở thực đơn Insert và chọn Delete (hoặc nhấp chuột phải vào ô hoặc vùng
ô vừa chọn và chọn lệnh Delete trong hộp lệnh thả xuống).
Hộp thoại Delete xuất hiện.

3)

Chọn mục phù hợp rồi nhấp OK.

Giải thích các mục trong hộp thoại Delete:
• Shift cells left: Xóa ơ hoặc vùng ơ và đẩy các ơ bên phải vị trí xóa sang bên
trái.
• Shift cells up: Xóa ơ hoặc vùng ơ và đẩy các ơ nằm dưới vị trí xóa lên trên.
• Entire row: Xóa cả dịng và đẩy các dịng từ vị trí xóa lên trên.
• Entire column: Xóa cả cột và đẩy các cột từ vị trí xóa sang trái.
2.6 THAY ĐỔI

KÍCH
THƯỚC Chiều rộng cột được đặc trưng bởi cạnh trái và cạnh phải. Chiều cao hàng được đặc
trưng bởi mép trên và mép dưới.

18


TOPICA

THCN-ver 0.1
Co giãn kích thước cột
Bạn thực hiện các bước sau để có giãn kích thước cột:
1) Di chuyển con trỏ vào cạnh phải tiêu đề cột sao cho con trỏ chuột biến thành
mũi tên hai chiều.
2) Nhấn và giữ phím chuột rồi kéo di sang phải hoặc trái để tăng hoặc giảm kích
thước của cột.
Tăng hoặc giảm độ rộng nhiều cột cùng lúc
1) Chọn dãy các cột cần phải co, giãn kích thước.
2) Di con trỏ chuột vào cạnh phải của một cột trong vùng chọn sao cho con trỏ
chuột biến thành mũi tên hai chiều.
3) Nhấn và di chuột sang phải hoặc trái để tăng hoặc giảm độ rộng các cột.
Đặt độ rộng bằng nhau cho nhiều cột
Bạn làm theo các bước sau để đặt độ rộng bằng nhau cho nhiều cột:
1) Chọn các cột cần đặt độ rộng bằng nhau.
2) Mở thực đơn Format, chọn Column, chọn Width
Hộp thoại Column Width xuất hiện.

3) Nhập kích thước cột vào ô Column width và nhấp nút OK để kết thúc.
Thay đổi chiều cao hàng
Bạn thực hiện các bước sau để thay đổi chiều cao một hàng/nhiều hàng

1) Chọn hàng hoặc các hàng muốn thay đổi.
2) Di chuyển con trỏ chuột đến mép dưới của một hàng.
3) Nhấn và kéo di chuột lên trên hoặc xuống dưới để thay đổi chiều cao hàng.
Đặt chiều cao bằng nhau cho nhiều hàng
Bạn làm theo các bước sau để đặt chiều cao bằng nhau cho nhiều hàng:
1) Chọn các hàng cần đặt chiều cao bằng nhau.
2) Mở thực đơn Format, chọn Row, chọn Height
Hộp thoại Row Height xuất hiện.

19


THCN-ver 0.1

TOPICA

2.7 GIẤU VÀ BỎ
GIẤU HÀNG/ CỘT

3) Nhập chiều cao cho hàng trong ô Row height, nhấp OK để kết thúc.
Giấu hàng
1) Chọn hàng (hoặc dãy hàng) cần giấu.
2) Mở thực đơn Format, chọn Row rồi chọn Hide (hoặc nhấp chuột phải vào
vùng hàng vừa chọn rồi chọn lệnh Hide từ hộp lệnh thả xuống).

Hiện hàng bị giấu
1) Chọn vùng các hàng trong đó có chứa các hàng bị ẩn (ở ví dụ trên bạn phải
chọn khoảng hàng từ 1:5 vì các hàng 2:4 đã bị ẩn).
2) Mở thực đơn Format, chọn Row rồi chọn Unhide (hoặc nhấp phải chuột vào
vùng hàng vừa chọn rồi chọn lệnh Unhide từ hộp lệnh thả xuống).

Giấu cột
1) Chọn cột (hoặc dãy cột) cần giấu.
2) Mở thực đơn Format, chọn Column rồi chọn Hide (hoặc nhấp phải chuột
vào vùng cột vừa chọn rồi chọn lệnh Hide từ hộp lệnh thả xuống).
20


TOPICA

THCN-ver 0.1

Hiện cột bị giấu
1) Chọn vùng các cột trong đó chứa cột (dãy cột) bị giấu.
2) Mở thực đơn Format, chọn Column rồi chọn Unhide (hoặc nhấp phải
chuột vào vùng cột vừa chọn, chọn lệnh Unhide từ hộp lệnh thả xuống).

2.8 CỐ ĐỊNH VÀ
BỎ CỐ ĐỊNH
HÀNG/CỘT TIÊU
ĐỀ

Cố định hàng/cột tiêu đề
Khi nhập trang tính có nhiều cột, nhiều hàng, bạn sẽ có nhu cầu cố định một số hàng và
cột trên trang tính trong khi các hàng và cột tiếp theo vẫn được cuộn.
Bạn thực hiện việc này như sau:
1) Nhấp chọn ô nằm sau các cột/hàng cần cố định.
2) Mở thực đơn Window, chọn Freeze panens.
3) Hủy bỏ cố định hàng/cột tiêu đề

Mở thực đơn Window, chọn Unfreeze panens.

21


THCN-ver 0.1

TOPICA

2.9 CÁC THAO
TÁC
ĐỐI
VỚI
TRANG TÍNH

Di chuyển giữa các trang tính
Một sổ tính có nhiều trang tính. Để chuyển tới một trang tính, bạn nhấp chuột vào tên
trang tính (hoặc ấn các tổ hợp phím Ctrl + PageUp / Ctrl + PageDown).
Thêm trang tính
Mặc định mỗi sổ tính bảng tính khi mới tạo sẽ có 3 trang tính được đặt tên là Sheet1,
Sheet2, Sheet3. Để thêm trang bảng tính bạn thực hiện các bước sau:
1)

Nhấp chuột phải vào tên của một trang tính bất kỳ chọn Insert từ hộp lệnh
thả xuống.
Hộp thoại Insert xuất hiện.

1)

Chọn mẫu trang tính cần thêm mới trong thẻ General.

2)

Nhấp nút OK.
Xóa trang tính

1)

Nhấp chọn trang tính cần xóa.

2)

Mở thực đơn Edit, chọn Delete Sheet (hoặc nhấp chuột phải vào tên trang
bảng tính cần xóa, chọn Delete).

Chú ý: khi thực hiện thao tác này bạn sẽ không thể khơi phục lại được dữ liệu trong trang
tính vừa xóa, do vậy bạn cần hết sức lưu ý.
Nhân bản trang tính
Với thao tác này bạn sẽ tạo ra các trang tính giống hệt nhau, điều này là rất quan trọng
khi bạn làm việc trên các sổ tính có cấu trúc tương tự nhau, ví dụ: bảng lương, bảng bán
háng hóa,… Bạn thực hiện chức năng này như sau:

22

1)

Nhấp chọn trang tính cần tạo bản sao.

2)

Mở thực đơn Edit, chọn Move or Copy (hoặc nhấp phải chuột vào tên


TOPICA

THCN-ver 0.1
trang tính cần tạo bản sao, chọn Move or copy từ hộp lệnh thả xuống).
Hộp thoại Move or copy xuất hiện.

3) Trong hộp To book: nhấp chọn tên sổ tính sẽ chứa bản sao của trang bảng
tính vừa chọn.
4) Trong mục Before sheet: nhấp chọn vị trí đặt bản sao (bản sao này sẽ được
đặt trước trang bảng tính nào).
5) Nhấp vào ô Creat a copy để tạo bản sao (nếu không chọn mục này, Excel sẽ
thực hiện chức năng di chuyển trang tính).
6) Nhấp nút OK.

Đổi tên trang tính
1) Nhấp đúp vào tên trang tính cần đổi tên.
2) Nhập vào tên mới.
3) Ấn Enter từ bàn phím hoặc nhấp chuột ra vùng trang tính.

2.10 TÌM KIẾM VÀ
THAY THẾ

1) Tìm kiếm dữ liệu
2) Mở thực đơn Edit, chọn Find (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + F từ bàn phím)
Hộp thoại Find and Replace xuất hiện.

23

THCN-ver 0.1

TOPICA

2) Nhập dữ liệu cần tìm kiếm trong ơ Find what.
3) Nhấp nút Find Next để tìm kiếm.
4) Nếu tìm thấy dữ liệu, con trỏ ơ sẽ tự động chuyển về ơ có chứa dữ liệu đó.
5) Nếu chọn Find all, Excel sẽ tự động tìm kiếm trên tồn bộ trang tính và hiển
thị danh sách địa chỉ các ơ có chứa dữ liệu tìm được trong ơ bên dưới hộp
thoại.
6) Nhấp nút Close để kết thúc tìm kiếm.
Thay thế dữ liệu
1)

Mở thực đơn Edit, chọn Replace (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + H).
Hộp thoại Find and Replace xuất hiện.

2) Nhập dữ liệu cần tìm kiếm để thay thế trong ô Find what.
3) Nhập dữ liệu thay thế trong ơ Replace with.
4) Nhấp nút Find next để tìm kiếm.
5) Nhấp Replace để thay thế lần lượt.
6) Nếu chọn Find all, Excel sẽ tự động tìm kiếm trên tồn bộ trang tính và hiển
thị danh sách địa chỉ các ơ có chứa dữ liệu tìm được trong ơ bên dưới hộp
thoại.
7) Nếu chọn Replace all, Excel sẽ tự động thay thế tất cả dữ liệu tìm được bằng
dữ liệu có trong ơ Replace with.
8) Nhấp nút Close để kết thúc.
Khái niệm vùng dữ liệu: Là vùng địa chỉ có ít nhất hai hàng, trong đó hàng đầu chứa tiêu

đề của vùng dữ liệu, hàng tiếp theo chứa nội dung của vùng dữ liệu gọi là bản ghi
(Record). Các vùng dữ liệu được cách nhau bởi một cột trống và một hàng trống.
24


TOPICA

THCN-ver 0.1

2.11 SẮP XẾP DỮ
LIỆU
Để sắp xếp dữ liệu bạn thực hiện như sau:
1) Di chuyển con trỏ ô vào vùng dữ liệu cần sắp xếp.
2) Mở thực đơn Data, chọn Sort.
Hộp thoại Sort xuất hiện.

3) Nếu chọn Header row, Excel sẽ tự động chọn toàn bộ vùng dữ liệu cần sắp
xếp và không chọn phần tiêu đề vùng dữ liệu.
4) Nếu chọn No header row, Excel sẽ tự động chọn toàn bộ vùng dữ liệu cần
sắp xếp và bao gồm cả phần tiêu đề của vùng dữ liệu.
5) Trong ô Sort by, nhấp chọn cột tham gia làm điều kiện sắp xếp chính.
6) Trong các ơ Then by, chọn cột tham gia làm điều kiện sắp xếp tiếp theo.
7) Nếu chọn Ascending, Excel sắp xếp dữ liệu theo chiều tăng dần.
8) Nếu chọn Descending, Excel sắp xếp dữ liệu theo chiều giảm dần.
9) Kết thúc nhấp OK.

25