Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 5: Hệ thống thông tin kế toán chu trình sản xuất

Bài 5: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình sản xuất

BÀI 5

HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN CHU TRÌNH SẢN XUẤT

Hướng dẫn học
Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:
 Học đúng lịch trình của mơn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.
 Đọc tài liệu:
1. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán Kiểm toán, Trường Đại học
Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2012), Giáo trình Hệ thống thơng tin kế tốn,
chương I, tập 1, Nhà xuất bản Phương Đông.
2. Romney, M., Steinbart P., (2012), Accounting Information Systems - International
Edition. NXB Prentice Hall 2012.
3. Bagranoff, N. et al. (2010), Core Concepts of Accounting Information System,
NXB Wiley.
4. James A. Hall (2007), Accounting Information Systems, Lehigh University, 5th
edition, NXB Thomson South Western.
 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.
 Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học.
Nội dung
Bài này tập trung vào giới thiệu hệ thống thơng tin kế tốn chu trình sản xuất và hệ thống
thông tin giá thành sản phẩm. Nội dung bài giới thiệu quy trình thơng tin của chu trình sản
xuất, các rủi ro tiềm tàng và phương pháp kiểm sốt thơng tin thuộc chu trình.
Mục tiêu
 Hiểu rõ được các hoạt động chính và dịng thơng tin liên quan trong chu trình sản xuất.
 Hiểu được cách thức tổ chức thơng tin kế tốn chu trình sản xuất.
 Xác định được các rủi ro tiềm tàng và các hoạt động kiểm sốt trong chu trình sản xuất.
 Làm rõ các quyết định cơ bản cần thực hiện trong chu trình sản xuất và xác định

những thơng tin cần thiết phục vụ cho việc ra quyết định.

64

TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224


Bài 5: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình sản xuất

Tình huống dẫn nhập
Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình sản xuất của cơng ty điện tử
Một cơng ty thay đổi chiến lược kinh doanh từ chỗ chuyên sản xuất hàng điện tử gia dụng giá
thấp sang sản xuất sản phẩm khác biệt. Công ty đã tăng sự đa dạng về kích cỡ, phong cách và các
tính năng của mỗi dòng sản phẩm. Để hỗ trợ cho việc chuyển dịch chiến lược kinh doanh này,
công ty đã đầu tư mạnh vào việc tự động hóa nhà máy. Cơng ty cũng đã vận dụng kỹ thuật sản
xuất tinh gọn (Lean manufacturing techniques) với mục tiêu giảm dần thành phẩm tồn kho. Tuy
nhiên, hệ thống kế tốn chi phí của cơng ty khơng thay đổi, cụ thể: chi phí sản xuất chung vẫn
phân bổ theo giờ nhân công trực tiếp trong khi việc tự động hóa đã giảm mạnh nhân cơng trực
tiếp sử dụng trong q trình sản xuất. Kết quả là, những đầu tư mới vào máy móc thiết bị đã làm
tăng chi phí sản xuất chung.
Vấn đề đặt ra:
 Giám sát sản xuất cho rằng hệ thống kế tốn khơng có vai trị gì và họ đang bị phạt dù việc
đầu tư làm tăng hiệu quả chung. Hơn nữa, cũng theo thơng tin kế tốn, một số sản phẩm hiện
sản xuất với chi phí cao hơn. Trong khi thiết bị sản xuất mới đã tăng khả năng sản xuất đồng
thời giảm các khiếm khuyết.








Điều hành bộ phận thiết kế sản phẩm và marketing có tất cả thơng tin nhưng bỏ qua hệ thống
số liệu về chi phí sản phẩm vì khơng có tác dụng trong việc định giá hoặc xác định lợi nhuận
dự kiến của sản phẩm mới. Hơn nữa, một số đối thủ cạnh tranh đã bắt đầu đặt giá bán của họ
thấp hơn chi phí sản xuất mà hệ thống kế tốn chi phí của cơng ty xác định.
Mặc dù một loạt các hoạt động đã được thực hiện để cải thiện chất lượng, hệ thống kế tốn
chi phí vẫn khơng cung cấp đủ số liệu để đánh giá hiệu quả của các hoạt động này và chỉ ra
rằng cần phải cải tiến hơn. Phó giám đốc phụ trách sản xuất của công ty đã thất bại khi không
đủ khả năng định lượng những ảnh hưởng do cải tiến chất lượng đem lại.
Báo cáo hoạt động tiếp tục tập trung vào các số liệu tài chính cơ bản trong khi các quản lý bộ
phận than phiền rằng họ cần thơng tin chính xác và kịp thời hơn về sản lượng sản xuất, tỷ lệ
sản phẩm hỏng và thời gian sản xuất.
Phó giám đốc phụ trách sản xuất đã thất bại vì chuyển dịch sang sản xuất tinh gọn đã giảm
đáng kể mức hàng tồn kho nhưng các báo cáo tài chính dựa trên nguyên tắc kế toán chung
truyền thống (GAAP) cho thấy việc chuyển dịch này làm giảm đáng kể lợi nhuận.

Vậy làm thế nào để sửa đổi hệ thống kế tốn chi phí nhằm phản ánh chính xác
hơn những cải tiến và cơng ty áp dụng?

TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224

65


Bài 5: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình sản xuất

5.1.

Khái quát chung về chu trình sản xuất

Chu trình sản xuất (Production cycle) là một tập hợp theo trình tự những hoạt động
kinh doanh và hoạt động xử lý thơng tin liên quan đến q trình sản xuất sản phẩm.
 Chu trình sản xuất có mối liên hệ chặt chẽ với các đối tượng và chu trình
khác trong hệ thống thông tin của doanh nghiệp, cụ thể:
o Với chu trình bán hàng (Revenue cycle): chu trình sản xuất sử dụng các thông
tin về yêu cầu của khách hàng đối với sản phẩm để đáp ứng các đơn đặt hàng.
Chu trình sản xuất cũng sử dụng các thơng tin dự báo về tình hình tiêu thụ do
chu trình bán hàng cung cấp để lập kế hoạch sản xuất phù hợp. Ngược lại, chu
trình sản xuất cung cấp cho chu trình bán hàng các thơng tin về sản phẩm hồn
thành phục vụ quá trình tiêu thụ.
o Với chu trình mua hàng (Expenditure cycle): trên cơ sở kế hoạch sản xuất,
chu trình sản xuất sẽ cung cấp cho chu trình mua hàng các yêu cầu về nguyên
vật liệu và các chi phí khác phục vụ cho quá trình sản xuất. Đồng thời, chu
trình sản xuất cũng tiếp nhận các thơng tin về chi phí nguyên vật liệu và các chi
phí khác do chu trình mua hàng cung cấp để tính giá thành sản phẩm.
o Với chu trình nhân sự (Human resources management cycle): chu trình sản
xuất cung cấp các thơng tin về nhu cầu nhân sự phục vụ cho quá trình sản xuất
và tiếp nhận thơng tin về chi phí nhân cơng để tính giá thành sản phẩm.
Đơn đặt hàng

Chu trình
bán hàng

Sản lượng tiêu
thụ dự kiến

Chu trình
sản xuất

Thành phẩm

Giá vốn
hàng bán
Bộ phận ghi sổ
và lập báo cáo
kế tốn

Đơn đặt hàng
Chi phí SXC

Chu trình
mua hàng

Chi phí NVL
Chi phí
nhân cơng
Báo cáo

Bộ phận
quản lý

Nhu cầu
nhân cơng
Chu trình
quản lý nguồn
nhân lực

Sơ đồ 5.1 Sơ đồ dịng dữ liệu khái quát chu trình sản xuất

 Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình sản xuất có nhiệm vụ:
o Tập hợp và xử lý dữ liệu về các hoạt động kinh doanh thuộc chu trình sản xuất;
o Lưu trữ và tổ chức thông tin để phục vụ việc ra các quyết định kinh doanh;
o Tổ chức kiểm soát rủi ro để đảm bảo độ tin cậy và an tồn của thơng tin.
 Sự chính xác và kịp thời của thơng tin kế tốn chu trình sản xuất đóng vai trị
quan trọng trong hệ thống thơng tin chung tồn doanh nghiệp và đó là cơ sở
thiết yếu để ra các quyết định liên quan như:
o Cơ cấu sản xuất sản phẩm;
o Giá bán sản phẩm;
o Kế hoạch sản xuất và phân bổ các nguồn lực;
66

TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224


Bài 5: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình sản xuất
o

Quản trị chi phí (lập kế hoạch và kiểm sốt chi phí sản xuất, đánh giá kết quả
thực hiện).

5.2.

Quy trình thơng tin kế tốn chu trình sản xuất

5.2.1.

Các hoạt động và dịng thơng tin trong chu trình sản xuất

 Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm qui trình sản xuất, đặc điểm sản phẩm khác nhau,
nhưng về cơ bản, chu trình sản xuất trong mỗi doanh nghiệp đều gồm 4 hoạt
động sau:
o Thiết kế sản phẩm (Product design);
o Lập kế hoạch sản xuất (Planning and scheduling);
o Thực hiện sản xuất (Production operations);
o Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm (Cost accounting).
Mỗi hoạt động trong chu trình sản xuất thực hiện những chức năng riêng. Việc xử
lý các dòng thông tin, dữ liệu mang các nội dung nhất định của mỗi hoạt động sẽ
tạo ra các dịng thơng tin thể hiện chức năng của từng hoạt động đó và cung cấp
các hoạt động khác bên trong cũng như bên ngồi chu trình.
Thành phẩm

Sản lượng tiêu thụ
dự kiến

Chu trình
bán hàng

Đơn
đặt hàng
2.0 Lập
kế
hoạch
sản xuất

Công thức sản phẩm

1.0 Thiết
kế sản

phẩm

Bảng kê hoạt động
Sản phẩm dở dang

Chi phí

Nhân
cơng
sẵn có

Thành phẩm

Chi phí
nhân cơng
4.0 Tập
hợp chi
phí tính
Zsp
Báo cáo

Bộ phận
quản lý

Chu trình
mua hàng

u cầu
mua hàng

Chu trình quản lý
nguồn nhân lực

Chi phí NVL
Đặt hàng sản xuất
Đơn đặt sản
xuất, yêu cầu
NVL, phiếu
chuyển kho
Sản phẩm dở dang

Phiếu theo dõi thời gian, phiếu chuyển kho, yêu cầu NVL
Giá thành
sản phẩm

Chi phí NVL, chi phí SXC

3.0
Thực
hiện

Bộ phận ghi
sổ và lập báo
cáo kế toán
Sơ đồ 5.2. Sơ đồ các hoạt động của chu trình sản xuất

 Hoạt động thiết kế sản phẩm
Thiết kế sản phẩm là hoạt động đầu tiên trong chu trình sản xuất. Chức năng của
hoạt động này là thiết kế ra sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng về chất
lượng, độ bền và các tính năng với điều kiện tối thiểu hóa chi phí.

TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224

67


Bài 5: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình sản xuất

Dịng thơng tin đầu vào cho hoạt động thiết kế sản phẩm là các yêu cầu về sản xuất
sản phẩm do chu trình bán hàng cung cấp.
Nội dung chính của hoạt động Thiết kế sản phẩm gồm:
(1.1) Thiết kế sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng;
(1.2) Xác định kết cấu nguyên vật liệu của sản phẩm hoàn thành;
(1.3) Xây dựng trình tự sản xuất, đồng thời xác định nhu cầu về nhân công và tư
liệu lao động khác phục vụ cho quá trình sản xuất ra sản phẩm.
Chu trình
mua hàng

Yêu cầu
sản phẩm

1.2. Xác định
kết cấu nguyên
vật liệu

1.1. Thiết kế
sản phẩm

1.3. Xây dựng
trình tự

sản xuất

Lập kế hoạch sản xuất
Tính giá thành

Sơ đồ 5.3. Hoạt động thiết kế sản phẩm

Dòng thông tin đầu ra từ hoạt động Thiết kế sản phẩm là hệ thống định mức về
nguyên vật liệu, nhân công và các yếu tố khác để sản xuất ra một sản phẩm hồn
thành. Đây là thơng tin cần thiết phục vụ cho các hoạt động Lập kế hoạch và Tập
hợp chi phí tính giá thành trong chu trình sản xuất.
 Hoạt động lập kế hoạch sản xuất
Chức năng của hoạt động Lập kế hoạch sản xuất là xác định các nguồn lực cần
thiết phục vụ quá trình sản xuất nhằm đáp ứng đủ nhu cầu hiện tại của các đơn
hàng cũng như nhu cầu về sản phẩm được dự báo.
Dịng thơng tin đầu vào cho hoạt động Lập kế hoạch sản xuất là dự tốn tiêu thụ
do chu trình bán hàng cung cấp và kết cấu của sản phẩm do hoạt động Thiết kế sản
phẩm cung cấp.
Nội dung chính của hoạt động Lập kế hoạch sản xuất bao gồm:
(2.1) Hoạch định sản xuất (xác định số lượng từng loại sản phẩm được sản xuất
trong mỗi giai đoạn).
(2.2) Lệnh sản xuất (cho phép sản xuất các loại sản phẩm theo số lượng và yêu
cầu đã xác định).
(2.3) Xác định nhu cầu nguyên vật liệu (trên cơ sở Lệnh sản xuất và kết cấu
nguyên vật liệu của từng sản phẩm để xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần
thiết cho hoạt động sản xuất).

68

TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224

Bài 5: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình sản xuất
1.0 Thiết kế
sản phẩm

Kết cấu
sản phẩm
2.1. Hoạch
định sản xuất
Dự tốn
tiêu thụ

Chu trình
bán hàng

2.2. Lệnh
sản xuất

2.3. Nhu
cầu NVL
Thực hiện sản xuất
Tập hợp chi phí tính giá thành
Sơ đồ 5.4: Hoạt động lập kế hoạch sản xuất

Dịng thơng tin đầu ra của hoạt động Lập kế hoạch sản xuất là cơ sở cho các hoạt
động Thực hiện sản xuất và Tập hợp chi phí tính giá thành của qui trình sản xuất.
 Hoạt động thực hiện sản xuất
Chức năng của hoạt động này là thực hiện sản xuất theo kế hoạch đã đề ra.
Dịng thơng tin đầu vào cho hoạt động Thực hiện sản xuất là Lệnh sản xuất từ hoạt

động Lập kế hoạch, thơng tin về chi phí ngun vật liệu, chi phí nhân cơng và các
chi phí khác do chu trình mua hàng và chu trình nhân sự cung cấp.
Nội dung chính của hoạt động Thực hiện sản xuất gồm:
(3.1) Tổ chức sản xuất theo qui trình xác định;
(3.2) Sử dụng nguồn lực;
(3.3) Hoàn thành sản xuất.
2.0. Kế hoạch
sản xuất
Lệnh sản xuất

Chu trình mua hàng

3.1. Tổ chức
sản xuất
3.2. Sử dụng
nguồn lực

Chu trình nhân sự

3.3. Hồn thành
sản xuất
Tập hợp chi phí tính giá
thành sản phẩm
Sơ đồ 5.5. Hoạt động thực hiện sản xuất

TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224

69

Bài 5: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình sản xuất

Dịng thơng tin đầu ra của hoạt động Thực hiện sản xuất phản ánh tình hình sản
xuất thực tế (số lượng sản phẩm hoàn thành, sản phẩm dở dang, tình hình sử dụng
các nguồn lực trong quá trình sản xuất…), do đó là cơ sở quan trọng cho hoạt động
Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm.
 Hoạt động tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm
Chức năng cơ bản của hoạt động Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm là: cung
cấp thơng tin về việc lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá quá trình sản xuất; cung
cấp số liệu về chi phí để định giá và xác định cơ cấu sản phẩm; tập hợp và xử lý
thông tin để xác định giá trị hàng tồn kho cũng như giá vốn hàng bán phục vụ cho
việc lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Dịng thông tin đầu vào cho hoạt động Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm là
tình hình sử dụng thực tế nguyên vật liệu, nhân công và các tư liệu lao động khác
do hoạt động Thực hiện sản xuất cung cấp.
Nội dung của hoạt động này bao gồm:
(4.1) Tập hợp từng loại chi phí của q trình sản xuất;
(4.2) Tổng hợp chi phí sản xuất;
(4.3) Đánh giá sản phẩm dở dang;
(4.4) Tính giá thành sản phẩm.
Dịng thơng tin đầu ra của hoạt động Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm sẽ
sử dụng cho quá trình ghi sổ kế tốn để xử lý thành các thơng tin kế tốn của q
trình sản xuất. Thơng tin từ hoạt động này cũng được sử dụng để lập báo cáo về
tình hình thực hiện chi phí thực tế nhằm thực hiện các điều chỉnh cần thiết trong
thiết kế sản phẩm và ra các quyết định quản lý phù hợp.
Chi phí NVL, chi phí
nhân cơng và chi phí
sản xuất chung

4.1. Tập

hợp chi phí

4.2. Tổng
hợp chi phí
sản xuất

3.0 Thực hiện
sản xuất

4.3. Đánh giá
sản phẩm
dở dang

4.4. Tính
giá thành
sản phẩm

Hệ thống ghi sổ
và lập báo cáo

Sơ đồ 5.6. Hoạt động tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm

5.2.2.

Tổ chức thơng tin kế tốn chu trình sản xuất

 Hoạt động thiết kế sản phẩm
o Hoạt động thiết kế sản phẩm tạo ra 2 chứng từ chính:
 Danh mục ngun vật liệu (Bill of materials): mơ tả đặc điểm, chất lượng
và định mức nguyên vật liệu của mỗi thành phần cấu tạo nên sản phẩm

hoàn thành.

70

TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224


Bài 5: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình sản xuất

o

 Bảng kê hoạt động (Operations list): mô tả những yêu cầu về lao động,
máy móc, thiết bị phục vụ cho từng giai đoạn tạo ra sản phẩm và thời gian
hồn thành của từng giai đoạn đó.
Nhằm phục vụ cho hoạt động thiết kế, các thông tin cần lưu trữ gồm:
 Thông tin sản phẩm (mã sản phẩm, tên sản phẩm, đơn vị tính, yêu cầu đối
với sản phẩm…).
 Thông tin nguyên vật liệu (mã nguyên vật liệu, tên nguyên vật liệu, đơn vị
tính, đặc điểm nguyên vật liệu…).
 Thơng tin về nhân cơng, máy móc thiết bị… phục vụ sản xuất.
 Thơng tin chi phí sản phẩm (mã sản phẩm, yêu cầu sản phẩm, kết cấu chi
phí, định mức chi phí...).

 Hoạt động lập kế hoạch sản xuất
o Hoạt động lập kế hoạch sản xuất tạo ra các chứng từ cơ bản sau:
 Kế hoạch sản xuất tổng thể (Master production schedule): mô tả số lượng
sản phẩm từng loại cần sản xuất trong mỗi kỳ dự toán. Kế hoạch sản xuất
được sử dụng để xây dựng thời gian biểu chi tiết cho từng ngày sản xuất và
xác định lượng nguyên vật liệu cần mua.
 Lệnh sản xuất (Production order): liệt kê các hoạt động cần thực hiện, xác

định số lượng sản phẩm từng loại cần sản xuất và địa điểm giao hàng.
 Yêu cầu nguyên vật liệu (Materials requisition): thể hiện lượng vật liệu cần
thiết phải sử dụng cho hoạt động sản xuất của từng đơn đặt hàng.
 Phiếu chuyển kho (Move tickets): xác định các thành phần được chuyển
kho, vị trí chuyển đến và thời gian chuyển giao.
o Dữ liệu lưu trữ liên quan đến hoạt động này gồm: thông tin đặt hàng của khách
hàng (từ chu trình bán hàng), thơng tin về dự tốn ngun vật liệu và các chi
phí khác (từ chu trình mua hàng) cũng như thơng tin về nhân cơng sẵn có (từ
chu trình nhân sự).
 Hoạt động thực hiện sản xuất
o Mục đích của hoạt động này là chuyển đổi các yếu
tố đầu vào thành sản phẩm theo mẫu thiết kế và kế
hoạch sản xuất.
o Chứng từ tạo ra từ hoạt động này gồm:
 Chứng từ phản ánh nguyên vật liệu, nhân cơng
và chi phí khác đã sử dụng phục vụ sản xuất:
Phiếu yêu cầu xuất kho (Routing slip) – mô tả
loại và lượng nguyên vật liệu cần sử dụng cho
sản xuất; Phiếu xuất kho (Dispatched note) – mô tả loại và lượng nguyên
vật liệu thực tế xuất kho phục vụ cho sản xuất; Phiếu theo dõi thời gian (Job
time tickets): ghi nhận thời gian sử dụng để sản xuất sản phẩm…
 Chứng từ phản ánh sản phẩm dở dang và sản phẩm hồn thành: báo cáo
tình trạng hàng tồn kho (Inventory Status Report) – thể hiện mực độ hoàn
thành sản phẩm và nguồn lực sử dụng trong quá trình sản xuất. Báo cáo

TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224

71

Bài 5: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình sản xuất

o

hàng tồn kho (Inventory Warehousing) – quản lý lượng hàng tồn kho sẵn
sàng để bán.
Dữ liệu lưu trữ liên quan đến hoạt động này gồm: thông tin xuất kho nguyên
vật liệu và các chi phí khác phục vụ sản xuất, thông tin về mức độ sử dụng
nhân công, thông tin về sản phẩm dở dang và sản phẩm hoàn thành.

 Hoạt động tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm
o Để tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm, các doanh nghiệp thường chọn
phương pháp xác định chi phí theo đơn đặt hàng (job-order costing) hoặc xác
định chi phí theo q trình sản xuất (process costing).
o Phương pháp xác định chi phí theo đơn đặt hàng được áp dụng cho những sản
phẩm sản xuất theo đơn đặt hàng và theo yêu cầu của từng khách hàng riêng
biệt. Theo phương pháp này, đối tượng tập hợp chi phí là từng mẻ sản phẩm
hoặc từng đơn hàng.
o Phương pháp xác định chi phí theo q trình sản xuất được áp dụng trong
doanh nghiệp sản xuất sản phẩm đại trà với số lượng lớn. Theo phương pháp
này, chi phí sản xuất được tập hợp theo từng công đoạn hoặc từng phân xưởng
sản xuất khác nhau của doanh nghiệp, sau đó tính chi phí bình qn cho cả các
sản phẩm hồn thành.
o Dù áp dụng phương pháp nào, trong từng kỳ kế tốn, kế tốn chi phí cần ghi
nhận chi phí ngun vật liệu, chi phí nhân cơng và chi phí sản xuất chung phát
sinh trong quá trình sản xuất.
 Chi phí nguyên vật liệu được thu thập dựa vào phiếu xuất kho và báo cáo
tình trạng hàng tồn kho. Chi phí này tăng lên khi xuất nguyên vật liệu sử
dụng cho sản xuất và ghi giảm khi vật liệu sử dụng khơng hết, trả lại kho.
 Chi phí nhân cơng được thu thập căn cứ vào Phiếu theo dõi thời gian - phản

ánh thời gian thực tế để các nhân công thực hiện phần công việc tại mỗi
công đoạn trong qui trình sản xuất.
 Chi phí sản xuất chung: là những chi phí sản xuất khơng thể tập hợp trực tiếp
cho từng đối tượng, do đó kế tốn cần thu thập và phân bổ theo những tiêu
thức thích hợp. Kế tốn đóng vai trị quan trọng trong việc kiểm sốt sự thay
đổi của tổng chi phí sản xuất chung khi có sự thay đổi về cơ cấu sản phẩm.
o Chứng từ tạo ra từ hoạt động này là: bảng phân bổ chi phí sản xuất, bảng tính
giá thành sản phẩm.
o Dữ liệu lưu trữ liên quan đến hoạt động này là thông tin về giá thành sản phẩm.
5.3.

Các rủi ro tiềm tàng và kiểm sốt thơng tin chu trình sản xuất

Trong cả chu trình sản xuất nói chung cũng như ở mỗi hoạt động thuộc chu trình sản
xuất nói riêng đều có thể phát sinh những rủi ro ảnh hưởng đến hệ thống thơng tin kế
tốn. Do vậy, để hệ thống thơng tin kế tốn chu trình sản xuất được tổ chức hiệu quả
cần phải tổ chức tốt hoạt động kiểm soát với các mục tiêu cơ bản sau:
 Mọi hoạt động sản xuất đều được phê duyệt hợp thức;
 Sản phẩm dở dang được bảo quản an toàn;

72

TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224


Bài 5: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình sản xuất

 Các nghiệp vụ hợp lệ đã được phê duyệt trong chu trình sản xuất đều được ghi nhận;
 Tất cả các nghiệp vụ trong chu trình sản xuất đều được ghi chép chính xác;
 Các dữ liệu cần được duy trì và đảm bảo an tồn;

 Các hoạt động trong chu trình sản xuất được thực hiện hữu hiệu và hiệu quả.
Với mỗi loại rủi ro tiềm tàng có thể phát sinh trong chu trình sản xuất, cần phải có
những hoạt động kiểm sốt phù hợp.
Phạm vi phát sinh
Cả chu trình

Rủi ro phát sinh

Thủ tục kiểm sốt

Dữ liệu bị chỉnh sửa, khơng
chính xác.

Ban hành thủ tục kiểm sốt nhập liệu và xử
lý dữ liệu.
Hạn chế tiếp cận hệ thống dữ liệu.
Kiểm soát mọi thay đổi của hệ thống dữ liệu.

Thơng tin bị tiết lộ trái phép.

Kiểm sốt việc tiếp cận dữ liệu.
Cài mã bảo vệ.

Hoạt động thiết kế
sản phẩm

Dữ liệu bị mất.

Xây dựng qui trình phục hồi và sao lưu dữ liệu.

Thiết kế không phù hợp làm
tăng chi phí.

Phân tích sự thay đổi chi phí khi thay đổi
các phương án thiết kế.
Phân tích chi phí bảo hành và sửa chữa
sản phẩm để xác định lỗi trong thiết kế.

Hoạt động lập
hoạch sản xuất

kế

Hoạt động thực hiện
sản xuất

Sản xuất thừa khiến hàng tồn
kho tăng, ảnh hưởng khả
năng thu hồi vốn;

Rà soát lại hệ thống kế hoạch sản xuất.

hoặc sản xuất thiếu ảnh
hưởng đến doanh thu và
không đáp ứng nhu cầu của
khách hàng.

Hạn chế sự tiếp cận với các qui trình sản
xuất và đơn đặt hàng.

Đầu tư không hiệu quả vào
tài sản cố định.

Xét duyệt từng nghiệp vụ mua tài sản cố định.

Nguyên vật liệu và các tư liệu
sản xuất bị mất cắp.

Kiểm soát khả năng tiếp cận với tài sản.

Xem xét lại và phê duyệt các qui trình sản
xuất và đơn đặt hàng.

Tổ chức đấu thầu.

Phân công theo dõi chi tiết từng loại tài sản từ
việc ghi sổ đến việc điều chuyển theo lệnh.
Lập chứng từ cho tất cả các nghiệp vụ
nhập xuất hàng tồn kho, thay đổi tài sản cố
định, kể cả nghiệp vụ thanh lý.
Kiểm kê định kỳ tài sản và ghi nhận sự điều
chỉnh nếu có.
Hạn chế khả năng truy cập hệ thống dữ liệu.

Nguyên vật liệu và các tư liệu
sản xuất bị hư hỏng do hỏa
hoạn, thiên tai.

Có các biện pháp đảm bảo an tồn (bình
cứu hỏa, bể nước cứu hỏa…).

Hoạt động sản xuất không
hiệu quả.

Theo dõi, giám sát thường xuyên các hoạt
động sản xuất.

Mua bảo hiểm tất cả tài sản.

Thiết lập hệ thống báo cáo hoạt động
phù hợp.
Đào tạo nhân sự.

TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224

73


Bài 5: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình sản xuất
Hoạt động sản xuất bị gián đoạn.

Thiết lập quan hệ với nhiều nhà cung cấp
có năng lực.
Xây dựng kế hoạch phục hồi sau sự cố.

Hoạt động tập hợp chi
phí tính giá thành
sản phẩm

74

Dữ liệu
chính xác.

chi

phí

khơng

Tự động hóa dữ liệu nguồn.
Kiểm sốt tồn bộ q trình xử lý dữ liệu.

Phân bổ chi phí sản xuất
chung khơng hợp lý.

Áp dụng phương pháp xác định chi phí
sản xuất dự trên hoạt động (activity –
based costing).

Báo cáo sai lệch.

Cải tiến công cụ đánh giá kết quả thực hiện.

TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224


Bài 5: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình sản xuất

Tóm lược cuối bài



Chu trình sản xuất (Production cycle) là một tập hợp theo trình tự những hoạt động kinh
doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá trình sản xuất sản phẩm. Chu trình sản
xuất có mối liên hệ chặt chẽ với các đối tượng và chu trình khác trong hệ thống thơng tin của
doanh nghiệp nhu chu trình bán hàng, chu trình mua hàng, chu trình nhân sự.



Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm qui trình sản xuất, đặc điểm sản phẩm khác nhau, nhưng về
cơ bản, chu trình sản xuất trong mỗi doanh nghiệp đều gồm 4 hoạt động: Thiết kế sản phẩm,
Lập kế hoạch sản xuất, Thực hiện sản xuất và Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm. Mỗi
hoạt động trong chu trình sản xuất thực hiện những chức năng riêng. Việc xử lý các dịng
thơng tin, dữ liệu mang các nội dung nhất định của mỗi hoạt động sẽ tạo ra các dịng thơng
tin thể hiện chức năng của từng hoạt động đó và cung cấp các hoạt động khác bên trong cũng
như bên ngồi chu trình.



Trong cả chu trình sản xuất nói chung cũng như ở mỗi hoạt động thuộc chu trình sản xuất nói
riêng đều có thể phát sinh những rủi ro ảnh hưởng đến hệ thống thông tin kế tốn. Do vậy, để
hệ thống thơng tin kế tốn chu trình sản xuất được tổ chức hiệu quả, với mỗi loại rủi ro tiềm
tàng có thể phát sinh trong chu trình sản xuất, cần phải có những hoạt động kiểm soát phù hợp.

TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224

75


Bài 5: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình sản xuất

Câu hỏi ôn tập
1. Cho biết các mục tiêu của chu trình sản xuất?
2. So sánh hai phương pháp lập kế hoạch sản xuất: phương pháp lập kế hoạch nguồn lực sản
xuất (Manufacturing Resource Planning MRP) và phương pháp sản xuất tinh gọn (Lean
Production)?
3. Cho biết các hoạt động chủ yếu trong chu trình sản xuất và các biện pháp có thể làm tăng
hiệu quả của các hoạt động này?
4. Chu trình sản xuất có thể gặp các rủi ro gì và các hoạt động kiểm sốt nhằm hạn chế và
phịng chống các rủi ro đó?

76

TXKTQT03_Bai5_v1.0015112224