Bài giảng Lập và quản lý dự án đầu tư: Bài 4 - TS. Nguyễn Hồng Minh

BÀI 4
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
TS. Nguyễn Hồng Minh
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

v1.0015105226

1


TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG: Lựa chọn hình thức quản lý dự án
•

Cơng ty Hồng Anh đã lập xong một dự án chung cư cao tầng và tiến hành triển khai
đầu tư vào dự án này.

•

Có hai phương án được đề xuất: cơng ty tự quản lý q trình đầu tư hoặc th một
cơng ty tư vấn quản lý q trình đầu tư.

•

Lãnh đạo cơng ty chọn phương án tự quản lý đầu tư nhằm nâng cao năng lực đội ngũ
cán bộ trong cơng ty. Tuy nhiên quản lý q trình đầu tư này như thế nào đang là câu
hỏi đau đầu cho những người quản lý công ty.

v1.0015105226

1.

Nếu tự quản lý q trình thực hiện đầu tư thì có thuận lợi và bất cập gì?

2.

Những thách thức nếu cơng ty Hoàng Anh tự tiến hành quản lý?

3.

Thế nào là quản lý thành công dự án trên?

2


MỤC TIÊU
•

Hiểu được các khái niệm cơ bản về quản lý dự án;

•

Hiểu được các nội dung, chức năng và mục tiêu của quản lý dự án;

•

Nắm vững các cơng cụ chính trong quản lý dự án;

•

Hiểu được khái niệm chu kỳ quản lý dự án.

v1.0015105226

3


NỘI DUNG
Quản lý dự án, mục tiêu của quản lý dự án

Chu kỳ quản lý dự án

Nội dung và chức năng của quản lý dự án

Cơng cụ kỹ thuật chính trong quản lý dự án

v1.0015105226

4


1. CÁC KHÁI NIỆM VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
1.1. Khái niệm thứ nhất về quản lý dự án
1.2. Khái niệm thứ hai về quản lý dự án

v1.0015105226

5


1.1. KHÁI NIỆM THỨ NHẤT VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
Quản lý dự án là ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật

vào các hoạt động của dự án để thỏa mãn yêu cầu của dự án.
Kiến thức kỹ năng?
• Quản lý tổng thể
•

Quản lý phạm vi

•

Quản lý thời gian

•

Quản lý chi phí

•

Quản lý chất lượng

•

Quản lý nhân lực

•

Quản lý thơng tin

•

Quản lý rủi ro

•

Quản lý hợp đồng và hoạt động
mua bán (Đấu thầu)

v1.0015105226

4 lĩnh vực
cơ bản

4 lĩnh vực
hỗ trợ

6


1.1. KHÁI NIỆM THỨ NHẤT VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (tiếp theo)
Quản lý dự án

Sức ép của những giới hạn về các yếu tố
Kết quả
Kết quả
mong muốn
Mục tiêu
tổng hợp

Chi phí
cho phép

Chi phí

Thời gian
cho phép
C = f(P, T, S)
Thời gian

v1.0015105226

7


1.1. KHÁI NIỆM THỨ NHẤT VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (tiếp theo)
9 kiến thức kỹ năng QLDA

v1.0015105226

Quản lý tổng thể
Lập kế hoạch
Thực hiện kế hoạch
Quản lý những thay đổi

Quản lý phạm vi
Xác định phạm vi
Lập kế hoạch phạm vi
Quản lý thay đổi phạm vi

Quản lý thời gian
Xác định công việc
Dự tính thời gian

Quản lý tiến độ

Quản lý chi phí
Lập kế hoạch nguồn lực
Tính tốn chi phí
Lập dự tốn
Quản lý chi phí

Quản lý chất lượng
Lập kế hoạch chất lượng
Đảm bảo chất lượng
Quản lý chất lượng

Quản lý nhân lực
Lập kế hoạch nhân lực
Tuyển dụng
Phát triển nhóm

Quản lý thơng tin
Lập kế hoạch QLTT
Phân phối thông tin
Báo cáo tiến độ

Quản lý rủi ro
Nhận diện rủi ro
Phân tích, đánh giá rủi ro
Quản lý rủi ro

Quản lý hoạt động mua sắm
Lập kế hoạch mua sắm

Lựa chọn nhà cung cấp
Quản lý hợp đồng
Quản lý tiến độ cung ứng
8


1.1. KHÁI NIỆM THỨ NHẤT VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (tiếp theo)
Công cụ kỹ thuật?
Nhằm hỗ trợ người quản trị dự án và nhóm dự án trong nhiều khía cạnh của
quản trị dự án.

Các cơng cụ kỹ thuật có thể là:
•
•
•
•

v1.0015105226

Tuyên bố dự án (Project Charter), Báo cáo phạm vi dự án, WBS.
Biểu đồ GANTT, sơ đồ mạng (PERT), phân tích đường găng (CPM).
Dự kiến chi phí và đánh giá chi phí thực hiện.
…

9


1.2. KHÁI NIỆM THỨ HAI VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát

triển một dự án trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được những yêu cầu đã định về kỹ
thuật, chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất
cho phép.

v1.0015105226

10


2. CHU KỲ QUẢN LÝ DỰ ÁN
2.1. Các tiến trình quản lý dự án
2.2. Chu trình quản lý dự án

v1.0015105226

11


2.1. CÁC TIẾN TRÌNH CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN
Các tiến trình quản lý dự án được xếp vào 5 nhóm:
Tiến trình hoạch định

Tiến trình thực thi

Tiến trình khởi động

Tiến trình điều khiển

Tiến trình kết thúc
v1.0015105226

12


2.2. CHU TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN

Lập kế hoạch
Thiết lập mục tiêu
Điều tra nguồn lực
Xây dựng kế hoạch

Giám sát
Đo lường kết quả
So sánh với mục tiêu
Báo cáo
Giải quyết các vấn đề

v1.0015105226

Điều phối thực hiện
Điều phối tiến độ thời gian
Phân phối nguồn lực
Phối hợp các hoạt động
Khuyến khích và động viên
cán bộ công nhân viên

13


2.2. CHU TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN (tiếp theo)

•

Lập kế hoạch: là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định cơng việc, dự tính nguồn nhân lực
cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động thống nhất,
theo trình tự logic.

•

Điều phối thực hiện: là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động, thiết bị và
đặc biệt quan trong là điều phối và quản lý thời gian. Giai đoạn này chi tiết hóa thời gian, lập
lịch trình cho từng cơng việc và tồn bộ dự án (khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc), trên cơ sở
đó bố trí tiền vốn nhân lực và thiết bị phù hợp.

•

Giám sát: là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình thực hiện, báo
cáo hiện trạng và đề xuất biện pháp giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực hiện.
Cùng với hoạt động giám sát, công tác đánh giá dự án giữa kỳ và cuối kỳ cũng được thực
hiện nhằm tổng kết rút kinh nghiệm, kiến nghị các pha sau của dự án.

v1.0015105226

14


2.2. CHU TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN (tiếp theo)
MỤC TIÊU CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN
•

Các mục tiêu thuộc về dự án:

 Thời gian;
 Chi phí;
 Chất lượng cơng việc.

•

Các mục tiêu đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng:
 Các mục đích ban đầu có đạt được khơng?
 Các sản phẩm/dịch vụ do dự án cung cấp có phù hợp với nhu cầu thị trường, được người
tiêu dùng đón nhận không?
 Lợi nhuận của khách hàng đạt được là bao nhiêu? có đạt được các dự kiến như đã đặt ra
ban đầu không?

v1.0015105226

15


2.2. CHU TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN (tiếp theo)
MỤC TIÊU CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN
Các mục tiêu đánh giá sự hài lịng của
khách hàng

Các đích
ban đầu

v1.0015105226

Các mục tiêu thuộc về dự án

Lợi nhuận

Chi phí

Mục tiêu
cấp 2

Mục tiêu
cấp 1
Sản phẩm/
dịch vụ

Thời gian
thực hiện

Chất lượng
dự án

16


3. CÁC NỘI DUNG CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN

v1.0015105226

Quản lý tổng thể
Lập kế hoạch
Thực hiện kế hoạch
Quản lý những thay đổi

Quản lý phạm vi
Xác định phạm vi
Lập kế hoạch phạm vi
Quản lý thay đổi phạm vi

Quản lý thời gian
Xác định cơng việc
Dự tính thời gian
Quản lý tiến độ

Quản lý chi phí
Lập kế hoạch nguồn lực
Tính tốn chi phí
Lập dự tốn
Quản lý chi phí

Quản lý chất lượng
Lập kế hoạch chất lượng
Đảm bảo chất lượng
Quản lý chất lượng

Quản lý nhân lực
Lập kế hoạch nhân lực
Tuyển dụng
Phát triển nhóm

Quản lý thơng tin
Lập kế hoạch QLTT
Phân phối thông tin
Báo cáo tiến độ

Quản lý rủi ro
Nhận diện rủi ro
Phân tích, đánh giá rủi ro
Quản lý rủi ro

Quản lý hoạt động mua sắm
Lập kế hoạch mua sắm
Lựa chọn nhà cung cấp
Quản lý hợp đồng
Quản lý tiến độ cung ứng
17


3.1. QUẢN LÝ TỔNG THỂ
•

Lập kế hoạch tổng thể là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự lơ gích và việc chi tiết hóa
các mục tiêu dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình để thực
hiện các cơng việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau được kết hợp một cách
chặt chẽ.

•

Quy trình quản trị tổng thể:
 Phát triển kế hoạch dự án: lấy kết quả của các quy trình lập kế hoạch khác và đưa thành
một tài liệu nhất quán và kết dính – kế hoạch dự án.
 Thực thi kế hoạch dự án: thực hiện kế hoạch dự án.
 Điều khiển sự thay đổi tổng thể: điều phối những thay đổi trong toàn bộ dự án.

v1.0015105226

18


3.2. QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
•

Phạm vi: điều gì cần làm và điều gì khơng làm.

•

Quản trị phạm vi dự án là việc xác định và kiểm soát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự
án, xác định các công việc nào thuộc về dự án, công việc nào khơng thuộc phạm vi dự án.

•

Quy trình quản trị phạm vi:
 Khởi động: bắt đầu một dự án hoặc chuyển sang giai đoạn tiếp theo.
 Lập kế hoạch phạm vi.
 Xác định phạm vi: chia nhỏ các sản phẩm trung gian.
 Kiểm tra phạm vi.
 Điều khiển sự thay đổi phạm vi.

v1.0015105226

19


3.3. QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN

•

Quản trị thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối
thời gian và kiểm sốt tiến độ các cơng việc của dự
án nhằm đảm bảo thời hạn hồn thành dự án.

•

Gồm những quy trình nhằm bảo đảm hồn thành dự
án đúng thời hạn.

•

Quy trình gồm:
 Xác định các hoạt động;
 Sắp xếp thứ tự các hoạt động;
 Dự tính nguồn lực cho từng cơng việc;
 Ước lượng thời gian cho mỗi hoạt động;
 Phát triển lịch biểu;
 Điều khiển lịch biểu.

v1.0015105226

20


3.4. QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN
•

Chi phí: Tài ngun được hy sinh hay tính trước

để thực hiện một mục tiêu rõ ràng hoặc trao đổi
cái gì đó.

•

Quản lý chi phí là q trình lập kế hoạch chi phí,
kiểm sốt chi phí theo tiến độ cơng việc và theo
hạn mức.

•

Quy trình quản lý:
 Hoạch định nguồn lực;
 Ước lượng chi phí;
 Giải ngân, quản lý chi phí;
 Điều chỉnh chi phí.

v1.0015105226

21


3.5. QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG
•

Quản trị chất lượng là quá trình lập kế hoạch chất
lượng dự án, triển khai, kiểm sốt các tiêu chuẩn
chất lượng, các cơng việc và tồn bộ dự án, đảm
bảo chất lượng dự án theo đúng tiêu chuẩn đã
hoạch định.

•

Quy trình quản trị chất lượng:
 Hoạch định chất lượng;
 Đảm bảo chất lượng;
 Kiểm soát chất lượng.

v1.0015105226

22


4. CƠNG CỤ KỸ THUẬT CHÍNH TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
•

Nhằm hỗ trợ người quản trị dự án và nhóm dự án trong nhiều khía cạnh của quản trị dự án.

•

Các cơng cụ kỹ thuật có thể là:
 Tun bố dự án (Project Charter), báo cáo phạm vi dự án, WBS;
 Biểu đồ GANTT, sơ đồ mạng (PERT), phân tích đường găng (CPM);
 Dự kiến chi phí và đánh giá chi phí thực hiện;
 …

v1.0015105226

23

4.1. CƠ CẤU PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC – WBS (Work Breakdown Structure)
Cơ cấu phân tách công việc – WBS là việc phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm
nhiệm vụ và những cơng việc cụ thể. Cần phải xác định, liệt kê, và lập bảng giải thích cho từng
công việc cần thực hiện của dự án.
Mục tiêu dự án
1.0.0.0

Cấp 1
(Cấp hoàn thành)

v1.0015105226

Project
Objectives

Cấp 2

Hoạt động
1.1.0.0

Hoạt động
1.2.0.0

Hoạt động
1.3.0.0

Activities

Cấp 3

Nhiệm vụ
1.2.1.0

Nhiệm vụ
1.2.2.0

Nhiệm vụ
1.2.3.0

Tasks

Cấp 4

Gói cơng việc
1.2.2.1

Gói cơng việc
1.2.2.2

Gói cơng việc
1.2.2.3

Work Packages

24


VÍ DỤ
Cấp 1

Xây nhà 2 tầng

(Cấp hồn thành)

1.0.0.0

Cấp 2

Cấp 3

Cấp 4

Project Objectives

Làm móng

Xây tầng 1

Xây tầng 2

1.1.0.0

1.2.0.0

1.3.0.0

Activities

Chuẩn bị

Xây

Hồn thiện

1.2.1.0

1.2.2.0

1.2.3.0

Xây tường

Đổ trần

Trát

1.2.2.1

1.2.2.2

1.2.2.3

Tasks

Work Packages
v1.0015105226

25