Công tác xây dựng văn phòng hiện đại trong các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài (tại kcx linh trung 1 tp hồ chí minh)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐỀ TÀI SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP TRƯỜNG NĂM 2009

CÔNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI TRONG
CÁC DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGỒI
(TẠI KCX LINH TRUNG 1-TP.HỒ CHÍ MINH)

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TH.S ĐỖ VĂN HỌC
CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI: TRẦN VŨ THÀNH
SINH VIÊN NGÀNH LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
KHĨA 2005 -2009

TP.HCM THÁNG 4 NĂM 2009


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .......................................................................................................................................... 2
1.Lý do chọn đề tài: ......................................................................................................................... 2
2.Mục đích nghiên cứu và ý nghiã của đề tài.................................................................................. 4
2.1.Mục đích nghiên cứu của đề tài ............................................................................................. 4
2.2.Ý nghĩa của đề tài: ................................................................................................................. 4
3. Phạm vi nghiên cứu và đối tượng nghiên cứu ............................................................................ 5
4.Nhiệm vụ của đề tài: ..................................................................................................................... 5
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề. .......................................................................................................... 6
6.Đóng góp của đề tài: ..................................................................................................................... 9
7.Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu: ................................................................................. 9
8.Bố cục đề tài:............................................................................................................................... 10
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI.
........................................................................................................................................................ 11

1.1.Khái niệm về văn phịng ...................................................................................................... 11
1.2.Sự xuất hiện của văn phịng hiện đại................................................................................... 12
1.2.1.Hồn cảnh ra đời của mơ hình văn phịng hiện đại ..................................................... 12
1.2.2.Chức năng của văn phịng trong thời đại bùng nổ thơng tin ....................................... 22
1.3.Cấu trúc của văn phòng hiện đại......................................................................................... 30
1.3.1.Trang thiết bị - kỹ thuật văn phòng hiện đại ............................................................... 31
1.3.2.Con người làm văn phòng ............................................................................................. 35
1.3.3.Các nghiệp vụ hành chính văn phịng .......................................................................... 37
1.3.4.Sự kết hợp ba mặt cấu trúc của văn phòng hiện đại.................................................... 39
1.4.Tổ chức của văn phòng hiện đại .......................................................................................... 41
1.4.1.Cơ sở xuất phát của việc xây dựng tổ chức văn phòng hiện đại .................................. 41
1.4.2. Các mơ hình tổ chức văn phịng .................................................................................. 46
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI TRONG CÁC DOANH
NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI (TẠI KCX LINH TRUNG 1) .............................................. 55
2.1.Khái quát chung về khu chế xuất Linh Trung 1 ................................................................. 55


2.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển .................................................................................. 55
2.1.2. Đặc điểm của các doanh nghiệp tại KCX Linh Trung 1 ............................................. 57
2.2.Cơng tác tổ chức văn phịng hiện đại. ................................................................................. 63
2.2.1.Quy mơ tổ chức. ............................................................................................................ 63
2.2.2.Mơ hình tổ chức văn phòng: ......................................................................................... 64
2.3 Cấu trúc của văn phòng hiện đại......................................................................................... 69
2.3.1.Trang thiết bị, máy móc văn phịng .............................................................................. 70
2.3.2.Nguồn nhân lực làm văn phòng .................................................................................... 77
2.3.3.Các khâu nghiệp vụ văn phòng hiện đại ...................................................................... 84
2.4.Một số vấn đề về quản trị văn phòng hiện đại .................................................................... 98
2.4.1.Quản trị nhân sự ........................................................................................................... 98
2.4.2.Quản lý quá trình thu thập và xử lý thông tin ............................................................. 99
2.4.3.Quản lý văn bản và hồ sơ công việc trên phần mềm tin học ..................................... 101

2.5.Một số nhận xét về cơng tác xây dựng văn phịng hiện đại .............................................. 102
2.5.1. Ưu điểm: ..................................................................................................................... 102
2.5.2.Nhược điểm ................................................................................................................. 104
CHƯƠNG 3:GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI
TRONG CÁC DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI(TẠI KCX LINH TRUNG 1) ..... 105
3.1.Bài học kinh nghiệm trong công tác xây dựng văn phòng hiện đại ................................. 105
3.2.Một số giải pháp hồn thiện cơng tác xây dựng văn phịng hiện đai ............................... 107
3.2.1.Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực làm văn phòng. ............................................... 107
3.2.2.Kết hợp các nghiệp vụ văn phòng truyền thống với nghiệp vụ văn phòng hiện đại . 109
KẾT LUẬN .................................................................................................................................. 112


CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI

2009

LỜI TRI ÂN
Thực hiện đề tài nghiên cứu này tác giả đề tài đã phải trải qua rất nhiều khó
khăn và vất vả, nhất là cơng tác tiếp cận và khảo sát thực tế tại KCX Linh Trung. Để
hoàn thành đề tài này tác giả đề tài đã phải tự xây dựng cho mình một quyết tâm cao
độ cùng với lòng say mê nghiên cứu.
Đề tài đã hồn tất có sự đóng góp to lớn của TH.S Đỗ Văn Học, Thầy đã tận
tình giúp đỡ và hướng dẫn cho tác giả trong tồn bộ q trình thực hiện. Đồng thời
tác giả cũng đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của các thầy giáo trong bộ môn: T.S
Lê Văn In, T.S Nghiêm Kỳ Hồng, T.S Phan Đình Nham, TH.S Nguyễn Văn Báu,
thầy Hồng Quang Cương…
Ngồi ra tác giả đề tài cũng đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của thầy
Nguyễn Trí Thơng, bạn Nguyễn Thị Hạnh và các cán bộ, chun viên văn phịng
cơng ty TNHH FUJI IMPULSE VIETNAM trong việc sửa chữa đề tài, lập phiếu
khảo sát và cung cấp dữ liệu cho đề tài

Đề tài được thực hiện hồn thành đã có sự đóng góp và giúp đỡ tận tình của
những thầy giáo và bạn bè trên đây của tác giả. Khơng có gì hơn, tác giả xin chân
thành cảm ơn sự giúp đỡ của các thầy và các bạn.
Cho phép tác giả gửi lời tri ân sâu sắc tới mọi người
CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI

GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH

trang 1


CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI

2009

MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài:
Vào giữa những năm 50 của thế kỷ XX, với sự ra đời của máy tính điện tử chỗ gặp nhau giữa thông tin và công nghệ - đã bắt đầu cuộc cách mạng thông tin công nghệ lần thứ năm, mà đỉnh cao của nó là mạng internet. Từ đây, xã hội loài
người bước vào giai đoạn phát triển mới về chất - giai đoạn của nền văn minh tin
học hay văn minh trí tuệ. Đi cùng với sự xuất hiện của máy tính điện tử là hiện
tượng “ bùng nổ thơng tin” mang tính tồn cầu xuất hiện vào những năm 80 của thế
kỷ XX. Hiện tượng này đã tác động không ngừng vào hoạt động của mọi ngành,
mọi tổ chức, doanh nghiệp. Sự xuất hiện của mạng Internet và hệ thống máy tính
điện tử cùng với việc phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế đã tạo ra trong xã hội lồi
người một khối lượng thơng tin khổng lồ. Khối lượng thơng tin đó ngày càng tăng
lên nhanh chóng và tác động một cách trực tiếp vào mọi hoạt động của nền kinh tế
thế giới.
Trước tình hình đó đặt ra một yêu cầu hết sức cấp thiết đối với các cơ quan,
tổ chức là phải có hệ thống quản lý, thu thập và xử lý thông tin một cách hiệu quả và
cung cấp những thơng tin chính xác, kịp thời để các cấp quản trị đưa ra được những

quyết định, kế hoạch sản xuất, kinh doanh phù hợp với tình hình thực tiễn. Những
u cầu đó chỉ có thể đáp ứng được bằng cách xây dựng văn phòng của cơ quan,
doanh nghiệp theo hướng hiện đại. Các nhà quản trị học và các nhà quản lý doanh
nghiệp cũng đi sâu nghiên cứu vấn đề này và họ đã đưa ra một quyết định táo bạo
đó là chuyển một trọng tâm của quản trị doanh nghiệp sang quản trị hành chính văn
phịng. Quyết định này đã làm thay đổi căn bản nhận thức của các cá nhân, tổ chức,
doanh nghiệp về vai trị của văn phịng. Đó cũng là điều kiện khách quan, tất yếu
làm xuất hiện mơ hình văn phòng hiện đại. Khác với văn phòng truyền thống chỉ
thực hiện những công việc sự vụ, giấy tờ thuần túy, văn phòng hiện đại với chức

GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH

trang 2


CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI

2009

năng thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin đã góp phần làm tăng năng suất lao động
và làm ra lợi nhuận dưới dạng đặc biệt.
Để tìm hiểu kỹ lưỡng hơn và sâu sắc hơn về cơng tác xây dựng văn phịng
hiện đại trong các doanh nghiệp tác giả đã chọn đề tài “Công tác xây dựng văn
phòng hiện đại trong các doanh nghiệp (tại khu chế xuất Linh Trung 1) giai đoạn
2006-2009”, làm đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường. Trong đó tác giả của đề tài
bước đầu thực hiện cơng trình nghiên cứu của mình trong phạm vi các doanh nghiệp
tại khu chế xuất Linh Trung 1.
Việc lựa chọn đề tài nghiên cứu về cơng tác xây dựng văn phịng hiện đại
trong các doanh nghiệp (tại khu chế xuất Linh Trung 1) là vì lý do:
Cơng tác xây dựng văn phịng hiện đại tại các doanh nghiệp ở nước ta hiện

nay đã và đang diễn ra một cách đầy đủ và hoàn thiện. Có thể khẳng định đặc trưng
của văn phịng doanh nghiệp hiện nay là văn phòng hiện đại. Đặc biệt là các doanh
nghiệp thuộc khu chế xuất Linh Trung 1 là các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước
ngồi, mặt khác đây là các doanh nghiệp chuyên sản xuất các mặt hàng xuất khẩu.
Chính vì thế nghiên cứu cơng tác xây dựng văn phòng hiện đại ở đây sẽ cho ta thấy
được những bài học kinh nghiệm quý báu về công tác này trong doanh nghiệp. Ưu
điểm và tồn tại của công tác này trong các doanh nghiệp ở đây như thế nào?
Từ những kinh nghiệm quý báu về công tác xây dựng văn phòng hiện đại
trong các doanh nghiệp có thể trở thành bài học quý giá cho bản thân tác giả và
những người quan tâm đến vấn đề này, cũng như đối với cơng tác xây dựng văn
phịng hiện đại trong các cơ quan quản lý hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.

GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH

trang 3


CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGỒI

2009

2.Mục đích nghiên cứu và ý nghiã của đề tài.
2.1.Mục đích nghiên cứu của đề tài
Thực hiện đề tài nghiên cứu này tác giả mong muốn thực hiện các mục tiêu
cụ thể sau:
1.Khái quát chung về thực trạng thực hiện cơng tác xây dựng văn phịng hiện
đại trong các doanh nghiệp (tại khu chế xuất Linh Trung 1-TP. HCM). Đưa ra được
những nhận xét về ưu điểm và nhược điểm của công tác này trong doanh nghiệp.
2.Rút ra được những bài học kinh nghiệm từ thực tiễn thực hiện cơng tác xây
dựng văn phịng hiện đại trong các doanh nghiệp.

3.Đưa ra một số giải pháp khắc phục nhược điểm của cơng tác xây dựng văn
phịng hiện đại trong các doanh nghiệp (tại khu chế xuất Linh Trung 1) hiện nay.
2.2.Ý nghĩa của đề tài:
Nghiên cứu công tác văn phòng trong các doanh nghiệp đầu tư nước ngồi là
việc làm rất khó khăn đối với giới nghiên cứu Việt Nam hiện nay. Đặc biệt khi mà
luật pháp Việt Nam chưa có các quy định cụ thể đối với lĩnh vực này của các doanh
nghiệp nhất là doanh nghiệp đầu tư nước ngoài. Với lý do bảo vệ bí mật cơng nghệ
và bí mật sản xuất, các nhà đầu tư đã từ chối mọi đề nghị về cung cấp các văn bản
tài liệu cũng như thông tin về cơng tác văn phịng của doanh nghiệp .
Tuy nhiên, nghiên cứu cơng tác xây dựng văn phịng hiện đại trong các doanh
nghiệp có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với nền hành chính của chúng ta hiện nay.
Khi mà hiện tượng bùng nổ thông tin và các thành tựu của các cuộc cách mạng
thông tin – công nghệ bắt buộc mọi cơ quan, tổ chức phải xây dựng văn phòng hiện
đại mới đủ sức tồn tại và phát triển được trong thời đại mới kể cả các cơ quan quản
lý Nhà nước.

GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH

trang 4


CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI

2009

Quan trọng hơn đối với sinh viên ngành Lưu trữ và Quản trị văn phòng khi
mà đối tượng hướng nghiệp chủ yếu của họ trong tương lai là văn phòng các doanh
nghiệp. Việc nghiên cứu những vấn đề thực tiễn cơng tác xây dựng văn phịng hiện
đại trong doanh nghiệp sẽ trở thành bài học quý giá đối với họ mà không sách vỡ lý
thuyết nào có được.

Cơng tác xây dựng văn phịng hiện đại trong các doanh nghiệp được nghiên
cứu một cách khoa học, kỹ lưỡng và sâu sát sẽ cho chúng ta những bào học kinh
nghiệm quý báu để tiến hành cải cách hành chính nhà nước và hiện đại hóa nền
hành chính ở nước ta mà thực chất của nó là xây dựng văn phịng hiện đại trong các
cơ quan hành chính nhà nước.
3. Phạm vi nghiên cứu và đối tượng nghiên cứu
Nếu tính trên cả nước thì chúng ta sẽ có hàng trăm ngàn doanh nghiệp cịn
nếu tính riêng ở Thành phố Hồ Chí Minh thì cũng có tới hàng ngàn doanh nghiệp.
Trong đó tồn tại rất nhiều loại hình doanh nghiệp (doanh nghiệp tư nhân, doanh
nghiệp nhà nước, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài…) tập trung trong hơn 19
khu chế xuất và khu công nghiệp phân tán trên khắp các quận, huyện của thành phố.
Trong khả năng có thể của một sinh viên, tác giả chỉ dừng lại nghiên cứu cơng tác
xây dựng văn phịng hiện đại ở trong các doanh nghiệp thuộc khu chế xuất Linh
Trung 1– TP. HCM.
Đối tượng nghiên cứu chính của đề tài là cơng tác xây dựng văn phòng hiện
đại trong các doanh nghiệp.
4.Nhiệm vụ của đề tài:
Thực hiện các mục đích nghiên cứu đã đặt ra đề tài có các nhiệm vụ sau:
Thứ nhất: khái quát chung về lý luận của công tác xây dựng văn phòng hiện
đại trên cả ba mặt cấu trúc và tổ chức của văn phòng

GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH

trang 5


CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI

2009

Thứ hai: khảo sát thực tế và nêu lên được thực trạng công tác xây dựng văn
phòng hiện đại trong các doanh nghiệp (tại khu chế xuất Linh Trung 1); khái quát về
các đặc trưng của công tác này trong các doanh nghiệp ở khu chế xuất Linh Trung 1.
Thứ ba: Đưa ra được các bài học kinh nghiệm từ cơng tác xây dựng văn
phịng hiện đại trong các doanh nghiệp tại Khu chế xuất Linh Trung 1. Kiến nghị
các giải pháp hồn thiện cơng tác xây dựng văn phòng hiện đại trong các doanh
nghiệp tại đây.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.
Nghiên cứu về công tác văn phịng nói chung và cơng tác xây dựng văn
phòng hiện đại là một đề tài được các nhà nghiên cứu trong và ngoài nước rất quan
tâm nghiên cứu trong nhiều thập kỹ qua.
Đối với các nhà nghiên cứu nước ngồi thì có thể nói rất nhiều và có cả đội
ngũ rất đông đảo các nhà khoa học đã nghiên cứu về cơng tác văn phịng. Đặc biệt là
kể từ khi hiện tượng bùng nổ thông tin làm văn phòng hiện đại ra đời với chức năng
thu thập và xử lý thơng tin yểm trợ hành chính cho các nhà lãnh đạo. Tiêu biểu cho
các nhà nghiên cứu nước ngồi phải kể đến Mike Harvey. Ơng là một tác giả khá
nỗi tiếng với nhiều cơng trình nghiên cứu về quản trị hành chính văn phịng. Tác
phẩm nổi tiếng của ông có thể kể đến là cuốn: Quản trị hành chính văn phịng đã
được Cao Xn Đỗ dịch sang tiếng Việt năm 2007. Trong cuốn sách này ơng đã
trình bày tồn bộ những vấn đề về quản trị hành chính văn phòng đối với văn phòng
hiện đại. Tác phẩm được kết cấu với 7 chương đã trình bày tất cả những tác động
của xu thế thời đại đến công việc văn phòng, đề ra những vấn đề rất cấp thiết trong
quản trị văn phòng. Những vấn đề về xây dựng cả ba mặt cấu trúc văn phòng theo
hướng hiện đại phù hợp với xu thế phát triển của nền kinh tế. Tác phẩm có thể được
coi là cẩm nang cho những nhà quản trị văn phòng hiện nay. Tuy nhiên, hạn chế của
tác phẩm này đó là ơng đã cho rằng những vấn đề của ơng nêu ra đều có thể áp dụng

GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH

trang 6

CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGỒI

2009

cho việc xây dựng văn phịng ở bất kì một cơ quan, tổ chức nào. Đây là điều khơng
thể làm được vì khơng ai có thể “may một cái áo cho mọi người mặc chung”. Ngoài
ra ông cũng có rất nhiều tác phẩm nói đến công việc văn phịng như: Quản trị hành
chính văn phịng do nhà xuất bản Thống kê Hà Nội dịch và phát hành năm 1996;
Office Administration and Management Cambridge: ISCA Publishing Limited,
1986…
Bên cạnh Mike Harvey cũng còn nhiều tác giả khác cũng nghiên cứu về cơng
việc văn phịng như: Bracha, Bernadine et ali (Office Procedures for the
Professional Secretary); Church, Olive D(Mordern Office Procedures for
Administrative Support); Rausch Edward N(Principles of Office Administration)…
Ở nước ta cũng có một đội ngũ đơng đảo các nhà khoa học nghiên cứu các
vấn đề về công việc văn phòng như TS. Lê Văn In, TS. Nghiêm Hỳ Hồng, TH.S
Nguyễn Văn Báu,TH.S Đỗ Văn Học thuộc trường Đại học khoa học xã hội và nhân
văn thành phố Hồ Chí Minh; PGS.TS Nguyễn Văn Thâm, PGS.TS Nguyễn Hữu Tri,
PGS Vương Đình Quyền, TS. Vũ Thị Phụng… thuộc trường Đại học khoa học xã
hội và nhân văn Hà Nội. Ngoài ra cịn có một số tác giả khác như: GS.TS.Nguyễn
Thành Độ (trường Đại học kinh tế quốc dân Hà Nội); Phan Thanh Lâm, Bùi Nguyệt
Ánh ( trung tâm bồi dưỡng Bách Khoa); TS. Nguyễn Hữu Thân(Viện đại học Đà
Lạt)…
Đặc biệt có quá trình nghiên cứu lâu dài về quản trị văn phịng doanh nghiệp
và các vấn đề về cơng việc văn phịng trong doanh nghiệp là TS. Lê Văn In. Ơng đã
có khá nhiều tác phẩm nổi tiếng về lĩnh vực này như: Văn phòng hiện đại và các
nghiệp vụ hành chính văn phịng; Nghiệp vụ thư ký, soạn thảo văn bản, quản lý hồ
sơ tài liệu…Trong các tác phẩm này ông đã nêu lên những vấn đề của công tác xây

dựng văn phòng hiện đại.

GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH

trang 7


CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI

2009

Năm 2004 trường Đại học khoa học xã hội và nhân văn Hà Nội đã tổ chức
Hội thảo Quản trị văn phòng – lý luận và thực tiễn để bàn về các vấn đề của quản trị
văn phòng hiện đại. Với bài viết “ Đổi mới nhận thức để nâng cao chất lượng đào
tạo về lĩnh vực quản trị văn phịng các tỉnh phía Nam” đã đưa các vấn đề về thay đổi
nhận thức về văn phòng, sự khác nhau giữa văn phòng hiện đại và văn phòng truyền
thống đồng thời đưa ra các giải pháp nâng cao chất lượng đào tạo đội ngũ cán bộ
văn phịng.
Bên cạnh đó TS. Nguyễn Hữu Thân cũng đã có khá nhiều cơng trình nghiên
cứu và tác phẩm viết về quản trị hành chính văn phịng như Quản trị hành chính văn
phịng (1994) và quản trị hành chính văn phịng (2004)… đã đề cập các vấn đề về
quản trị văn phòng và xây dựng văn phòng theo hướng hiện đại.
Tuy nhiên do q trình khảo sát thực tế cịn chưa thật sâu sát nên hầu hết các
tác giả trong nước chỉ mới dừng lại chủ yếu ở khía cạnh lý luận về cơng tác văn
phịng và quản trị hành chính văn phòng. Hơn nữa một vấn đề đặt ra mà đến nay
chưa có cơng trình nào giải quyết đó là: Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi
đang hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam thì văn phịng của các doanh nghiệp này
được xây dựng như thế nào? Có đặc điểm gì giống và khác với các văn phịng
truyền thống và đặc điểm của văn phòng doanh nghiệp Việt Nam?
Từ những phân tích trên đây cho thấy cơng tác xây dựng văn phòng hiện đại

trong doanh nghiệp ở nước ta vẫn còn nhiều vấn đề còn bỏ ngỏ đặc biệt là khu vực
các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Tuy nhiên với một thời gian ngắn
trong quá trình hình thành và nghiên cứu về cơng tác văn phịng của các nhà khoa
học ở nước ta thì những thành tựu đã đạt được là đáng kể và đáng trân trọng. Những
cơng trình và các bài viết trên đây là nguồn tài liệu tham khảo quạn trọng đối với đề
tài.

GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH

trang 8


CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGỒI

2009

Điểm mới của đề tài “cơng tác xây dựng văn phòng hiện đại trong các doanh
nghiệp (tại Khu chế xuất Linh Trung 1)” nếu hoàn thiện sẽ làm nỗi bật được đặc
điểm đặc trưng của công tác này trong các doanh nghiệp trong đó có doanh nghiệp
có vốn đầu tư nước ngồi.
6.Đóng góp của đề tài:
Đề tài được thực hiện tốt và hồn thiện sẽ có nhứng đóng góp như sau:
Đề tài cho chúng ta biết được thực trạng xây dựng văn phòng hiện đại tại các
doanh nghiệp tại khu chế xuất Linh Trung 1. Đồng thời cho chúng ta một số bài học
kinh nghiệm về thực tiễn công tác này trong doanh nghiệp
Thông qua các giải pháp đề tài đặt ra có thể hồn thiện cơng tác xây dựng văn
phịng hiện đại trong các doanh nghiệp tại khu chế xuất Linh Trung 1.
7.Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu:
7.1. Cơ sở lý luận: Để tiến hành nghiên cứu đề tài này tác giả dựa trên cơ sở lý luận
của chủ nghĩa Mác – LêNin và tư tưởng Hồ Chí Minh về cơng tác văn phịng và

quản trị hành chính văn phịng. Đồng thời tác giả cũng dựa trên cơ sở lý luận của
Đảng và Nhà nước về công tác Lưu trữ và công tác hành chính văn phịng trong thời
kỳ đổi mới.
7.2. Phương pháp nghiên cứu: Chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu đề tài này dựa
trên các phương pháp sau:
1.Khảo sát thực tế.
2.Phát phiếu khảo sát.
3.Phương pháp phỏng vấn.

GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH

trang 9


CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGỒI

2009

4.Phương pháp phân tích, tổng hợp.
5.Phương pháp so sánh, hệ thống.
8.Bố cục đề tài:
Đề tài bao gồm có hai phần chính: Phần mở đầu và phần nội dung. Ngoài
phần mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo, phụ luc, kết luận và mục lục thì đề tai
gồm có ba chương với nội dung chính như sau:
Chương 1: Khái quát chung về công tác xây dựng văn phịng hiện đại.
Chương 2: Thực trạng cơng tác xây dựng văn phòng hiện đại trong các doanh
nghiệp( tại khu chế xuất Linh Trung 1).
Chương 3: Giải pháp hồn thiện cơng tác xây dựng văn phòng hiện đại trong các
doanh nghiệp(tại khu chế xuất Linh TrungI).

GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH

trang 10


CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI

2009

PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN
PHỊNG HIỆN ĐẠI.
1.1.Khái niệm về văn phịng
Văn phịng đóng vai trị rất quan trọng đối với hoạt động của các cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp. Nó được coi là “bộ nhớ” của thủ trưởng, của ban lãnh đạo của
cơ quan; vừa là “tai”, là “mắt” và là “bộ mặt” của cơ quan. Hoạt động văn phịng
ngày nay có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành, bại trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp.
“Cơng việc văn phịng có thể được xem như một từ ngữ tổng quát bao gồm tổ
chức, quản trị và quản lý một thực thể có liên quan đến việc xử lý dữ kiện và thông
tin. Bản thân sự xử lý này liên quan đến nhiều hoạt động trong chu kỳ sống của hồ
sơ, từ lúc khởi đầu, dưới dạng văn bản, thơng qua những khía cạnh làm việc khác
nhau về thơng tin và sự lưu trữ nó.”1
Dù ở xét ở góc độ nào đi chăng nữa thì văn phịng cần được xem xét như một
thành phần khơng thể thiếu của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Chính vì thế nó
có những vai trị quan trọng nhất định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức này.
Đặc biệt hơn trong thời đại bùng nổ thơng tin thì vai trò của văn phòng càng trở nên
quan trọng hơn bao giờ hết vì nó gắn chặt với vai trị thu thập và xử lý các thông tin
dữ liệu. Muốn đáp ứng được những yêu cầu mới của thời đại và thực hiện tốt các
chức năng của mình, văn phịng của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải được

xây dựng theo hướng hiện đại (văn phòng hiện đại). Đây là nhân tố mang tính quyết
định và đảm bảo tính thành cơng trong hoạt văn phịng của bất kỳ một cơ quan, tổ
chức nào đồng thời cũng có thể khẳng định đây là nhân tố quyết định sự thành, bại;

1

Mike Harvey, Quản trị hành chính văn phịng, NXB Hồng Đức, 2002

GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH

trang 11


CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI

2009

hưng thịnh hay suy vong của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong thời đại bùng
nổ thông tin như hiện nay.
1.2.Sự xuất hiện của văn phịng hiện đại
1.2.1.Hồn cảnh ra đời của mơ hình văn phịng hiện đại
Văn phịng hiện đại (mơ hình văn phịng hiện đại) được các nhà quản trị trên
thế giới đưa ra để so sánh với mơ hình văn phịng truyền thống (cổ điển). Đây là một
khái niệm mang tính chất tương đối được đưa ra để khẳng định những nhận thức
đúng đắn và mang tính chất tiến bộ của các nhà quản trị, các cơ quan tổ chức, xã hội
về vai trò, chức năng của văn phòng trong thời kỳ cách mạng thông tin – công nghệ
lần thứ V bùng nổ và phát triển mạnh mẽ. Đồng thời các cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp đã ra sức đầu tư mua sắm các máy móc, thiết bị văn phịng hiện đại và ban
hành các chính sách tuyển dụng các nhân viên văn phịng có trình độ, chun mơn,
nghiệp vụ. Chính vì thế văn phòng hiện đại đã được ra đời với sự khác biệt cơ bản

về mặt cấu trúc so với mơ hình văn phịng cổ điển (truyền thống). Tuy nhiên sự ra
đời của mơ hình văn phịng hiện đại khơng phải là ý muốn chủ quan của các nhà
quản trị học, cũng không phải là sự tiến bộ và đổi mới nhận thức mang tính chất một
chiều từ phía các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và xã hội mà đó là sự phát triển
mang tính tất yếu, khách quan của mơ hình văn phịng phù hợp với sự phát triển của
nền kinh thế - xã hội thế giới. Đó là hiện tượng “Bùng nổ thông tin” của cuộc cách
mạng thông tin – công nghệ lần thứ V, kéo theo nó là hàng loạt các yêu cầu khách
quan làm cho mơ hình văn phịng hiện đại ra đời.
A)Hiện tượng “Bùng nổ thơng tin” cơ sở xuất hiện mơ hình văn phòng hiện
đại.
Theo nghiên cứu của PGS.TS Phạm Thị Ngọc Trâm thì “trong tiến trình lịch sử
xã hội đã từng diễn ra năm cuộc cách mạng thông tin - công nghệ lớn nhất, quan

GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH

trang 12


CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGỒI

2009

trọng nhất, đánh đấu năm trình độ hay năm nấc thang phát triển của xã hội lồi
người.
Cuộc cách mạng thơng tin. - cơng nghệ lần thứ nhất được đánh dấu bằng sự
sáng tạo ra tiếng nói,... Sự sáng tạo ra tiếng nói là bước nhảy vọt đầu tiên trong
thông tin xã hội. Cuộc cách mạng thông tin - công nghệ lần thứ hai được bắt đầu
bằng việc con người sáng tạo ra chữ viết ... Thông tin được lưu trữ, truyền bá dưới
dạng chữ viết đã tạo ra khả năng vô cùng to lớn cho con người trong việc tiếp thu và
phổ biến rộng rãi hơn, nhanh chóng hơn những tri thức đồng thời giúp cho con

người có cơ sở đế tư duy phát triển và sáng tạo ra công nghệ mới.
Cuộc cách mạng thông tin-công nghệ lần thứ ba được hình thành với sự phát
minh ra máy hơi nước và cùng với nó là sự phát triền mạnh mẽ của kỹ thuật in ấn.
Chữ in là phương tiện thông tin đại chúng rộng rãi, phố biến. Từ đây, thơng tin và tri
thức của lồi người được nhân bản, truyền bá rộng rãi khắp hành tinh và trở thành
tài sản chung của nhân loại.
Nền văn minh công nghiệp vào nửa đầu thế kỷ XX đã được tiếp thêm xung
lượng mới nhờ cuộc cách mạng thông tin-công nghệ lần thứ tư với những phát minh
sáng chế ra các thiết bị truyền thông mới bằng điện và điện tử (điện thoại, điện báo,
rađio, phát thanh, truyền hình,... ) trên cơ sở của q trình điện khí hố trong công
nghệ.
Tư duy của con người một lần nữa lại được thức tỉnh sau hơn 300 năm say
sưa với những thành tựu của cuộc cách mạng thông tin - công nghệ lần thứ ba và thứ
tư, mà hậu quả của chúng đến nay cũng chưa thể lường hết được. Vào giữa những
năm 50 của thế kỷ XX, với sự ra đời của máy tính điện tử - chỗ gặp nhau giữa thông
tin và công nghệ - đã bắt đầu cuộc cách mang thông tin - công nghệ lần thứ năm, mà
đỉnh cao của nó là mạng internet. Từ đây, xã hội loài người bước vào giai đoạn phát
triển mới về chất - giai đoạn của nền văn minh tin học hay văn minh trí tuệ.

GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH

trang 13


CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI

2009

Nội dung chủ yếu của cuộc cách mạng thông tin lần thứ năm là sự phát minh
ra hàng loạt kiểu máy tính điện tử ngày càng hồn thiện hơn, tinh vi hơn, có tốc độ

xử lý từ hàng triệu đến hàng tỷ phép tính trong một giây. Các máy tính này được kết
nối với nhau thành hệ thống internet 1, tạo thành hệ thống siêu xa lộ thơng tin tồn
cầu. Tiếp đến là sự ra đời của máy tính Nơron điện tử - loại máy tính mô phỏng theo
hoạt động của bộ não con người. Với sự bùng nổ thông tin dữ dội trong thời đại
ngày nay, việc nối mạng các máy tính Nơron thành hệ thông internet 2 vào đầu thế
kỷ XXI sẽ cho phép con người tạo ra một bộ não khổng lồ bao quát toàn bộ hành
tinh chúng ta. Sau thế hệ máy tính Nơron điện tử sẽ là thế hệ máy tính Nơron quang
tử mà sự nối mạng của chúng tạo thành hệ thống internet 3. Sự tác động to lớn của
mạng internet 3 chỉ có thể so sánh được với những chuyện khoa học viễn tưởng.”2
Từ phân tích trên đây cho thấy hiện tượng “Bùng nổ thơng tin” đã được hình
thành với sự xuất hiện và phát triển của cuộc cách mạng thông tin – công nghệ lần
thứ V vào những năm 50 của thế kỷ XX. Sản phẩm của cuộc cách mạng thơng tin –
cơng nghệ lần V là đó là sự ra đời của hệ thống mạng Internet và các loại máy tính
có tính năng ngày càng hiện đại. Đi cùng với nó là sự phát triển rất mạnh mẽ và như
vũ bão của các ngành khoa học công nghệ và xu hướng tồn cầu hóa nền kinh tế thế
giới. Trong hoạt động của mình các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong từng nước
và trên toàn thế giới đã tạo ra một khối lượng các thông tin khổng lồ. Theo nhận
định của Mike Harvey “trong thế giới thương mại, cơng nghiệp và chính quyền hiện
nay, thơng tin là tài ngun quan trọng nhất. Chính vì thế một khối lượng thông tin
khổng lồ cần đến và được cung cấp để vận hành thương mại, cơng nghiệp và chính
quyền.”3
Sự gia tăng các yêu cầu thông tin cũng như những phát triển trong kỹ thuật xử
lý đã làm cho văn phòng ngày càng có một vị trí và vai trị quan trọng hơn trong các
cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Khác với nhận thức trước đây là xem hoạt động của
2
3

PGS.TS Đặng Thị Ngọc Trâm, Bài viết trên báo CNTT, 2007
Mike Harvey, Sđd

GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH

trang 14


CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGỒI

2009

văn phịng chỉ xoay quanh và liên quan mật thiết đến công tác công văn, giấy tờ sự
vụ, không quan trọng. Các nhà quản trị học, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã
nhận thức được rằng văn phịng cũng góp phần quan trọng vào việc tăng năng suất
lao động và vị thế trong cạnh tranh của cơ quan, tổ chức. Từ đó họ xem: Quản trị
văn phòng cũng là một trong bốn nội dung quan trọng của hoạt động quản trị một
doanh nghiệp và đưa ra nhận xét rằng: Phải chuyển trọng tâm nghiên cứu của quản
trị học sang nghiên cứu quản trị văn phòng.
Để cho văn phịng của cơ quan, doanh nghiệp mình đáp ứng được yêu cầu
mới của hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh, các cơ quan, doanh nghiệp đã có
sự đầu tư mạnh mẽ cho văn phịng. Các máy móc, trang thiết bị văn phịng hiện đại
đã được mua sắm và trang bị cho văn phòng, đồng thời với nó là việc ban hành các
chính sách tuyển dụng cán bộ, nhân viên văn phịng có trình độ, chun mơn nghiệp
vụ đã qua đào tạo vào làm việc trong văn phịng. Đây là đặc điểm khác biệt cơ bản
của mơ hình văn phịng hiện đại so với mơ hình văn phịng cổ điển (truyền thống).
B)Sự gia tăng nhu cầu thơng tin nhân tố quyết định sự xuất hiện của văn phòng
hiện đại:
1) Tăng trưởng kinh tế:
“Nguyên nhân sâu xa của việc gia tăng nhu cầu thông tin ngày càng nhiều nằm
ngay trong cuộc cách mạng công nghiệp. Thời kỳ này sự phát triển của nền kinh tế
đã làm mức sống của con người tăng lên trở thành chỉ tiêu của cuộc sống. Trong bất
kỳ một hệ thống xã hội nào thì tính phức tạp ngày càng tăng của hệ thống đòi hỏi

một sự gia tăng tương ứng độ phức tạp của các chức năng kiểm soát và hoạch định
trong hệ thống đó.
Những hệ thống đó sử dụng dữ liệu và thơng tin cho nên địi hỏi một sự gia
tăng cung ứng. Cùng lúc đó các tiến bộ cơng nghệ đã làm tăng năng suất lao động
để duy trì mức độ tăng trưởng tinh kế và làm tăng tính phức tạp của quy trình sản

GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH

trang 15


CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGỒI

2009

xuất. Tiếp đó sự chun mơn hóa ngày càng cao đã tạo ra những yêu cầu phức tạp
về tổ chức, làm phát sinh nhu cầu đòi hỏi thêm thông tin. Những yêu cầu này đã dẫn
tới sự thiết lập các hệ thống thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và trong toàn nền
kinh tế. Hệ thống thông tin này phải được mở rộng để đáp ứng đòi hỏi ngày càng
nhiều của nền kinh tế.” [ trang 16]4
Như phân tích trên đây cho ta thấy rõ ràng nhu cầu về thông tin nhằm phục vụ
cho hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp cũng như toàn
bộ nền kinh tế ngày càng tăng lên một cách mạnh mẽ. Chính vì thế hệ thống thông
tin trong nội bộ doanh nghiệp và của nền kinh tế được thiết lập và ngày càng được
mở rộng để đáp ứng sự phát triển không ngừng của nền kinh tế. Từ đó đã làm cho
khối lượng thơng tin kinh tế ngày càng khổng lồ và trở nên phức tạp hơn. Để thu
thập và chọn lọc được những thông tin chính xác, nhanh chóng, kịp thời nhân viên
văn phịng doanh nghiệp phải là thực hiện đầy đủ các khâu nghiệp vụ về thu thập và
xử lý thông tin trên cơ sở ứng dụng những máy móc văn phịng hiện đại. Đây là yêu
cầu khách quan của sự phát triển nền kinh tế làm xuất hiện và hình thành mơ hình

văn phịng hiện đại.
2)Sát nhập và đa dạng hóa:
Sự phát triển của nền kinh tế công nghiệp hiện đại và yêu cầu về tăng năng
suất lao động. Trong các ngành kinh tế hiện đại khơng cịn phù hợp với quy mơ sản
xuất manh mún, nhỏ lẻ. u cầu đó đã hình thành một xu hướng tất yếu mang tính
thời đại của nền cơng nghiệp hiện đại đó là sự phát triển và mở rộng quy mô sản
xuất và quy mô hoạt động của các công ty, doanh nghiệp. Sự mở rộng đó khơng chỉ
dừng lại ở phạm vi một nước mà còn được mở rộng phạm vi ra nhiều nước, nhiều
quốc gia, khu vực làm xuất hiện các tập đoàn kinh tế, các công ty đa quốc gia. Đi
cùng với xu hướng sát nhập và mở rộng quy mô sản xuất của các công ty, các tập

4

Mike Harvey, Sđd

GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH

trang 16


CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGỒI

2009

đồn… là sự đa dạng hóa về các lĩnh vực sản xuất của các doanh nghiệp. Phân công
lao động giữa các công ty trong cùng một tập đồn kinh tế theo hướng chun mơn
hóa đã tạo nên năng suất lao động ngày càng được nâng cao.
Những tập đoàn kinh tế thực hiện việc sát nhập và mở rộng quy mơ sản xuất
đồng thời đa dạng hóa và chun mơn hóa các sản phẩm làm ra của mình thường
phát sinh rất nhiều vấn đề về quản trị công ty. Những vấn đề về trao đổi thông tin

hàng ngày và có khi là hàng giờ của các cơng ty trong cùng tập đồn, sự cập nhật
thơng tin khách hàng hay việc giải quyết càng tình huống sản xuất và đưa ra các
quyết định sản xuất… đều yêu cầu phải có sự trao đổi qua lại giữa các cơng ty trong
cùng tập đồn và giữa các cơng ty thành viên với tổng cơng ty. Chính những cơng
việc này làm cho khối lượng thông tin trao đổi giữa các công ty này ngày càng tăng
lên và khơng bao lâu thì họ sẽ chìm ngập trong biển giấy tờ. “Một khía cạnh mới
được thêm vào khi công ty trở thành đa quốc gia và thơng tin mà nó địi hỏi để ra
quyết định, hoạch định và kiểm soát trên cơ sở đa quốc gia” [trang 17]5.
Những vấn đề về thông tin trên đây của các công ty đa quốc gia không thể giải
quyết được một cách có hiệu quả khi chúng cịn trao đổi thơng tin thơng qua văn
bản giấy tờ và qua đường bưu chính thơng thường như trước đây. Sự phát triển
mạng lưới đa quốc gia đòi hỏi việc trao đổi thông tin của các công ty này phải sử
dụng các máy móc văn phịng hiện đại đồng thời nguồn nhân lực làm văn phòng
cũng phải được đào tạo chun sâu về chun mơn và nghiệp vụ mang tính hiện đại
để sử dụng được các máy móc hiện đại đó. Nhân lực làm việc trong các văn phịng
khơng cịn là đội quân “ô hợp” như trước đây nữa mà phải năng động, sáng tạo và
có đầy đủ các phẩm chất, năng lực cần thiết mới có thể đáp ứng được yêu cầu mới
của văn phòng hiện đại đặt ra.

5

Mike Harvey, Sđd

GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH

trang 17


CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI

2009

3) Sự cạnh tranh khốc liệt của các doanh nghiệp
Sự phát triển mạnh mẽ của công ty đa quốc gia cùng với xu hướng hội nhập
của nền kinh tế thế giới đã tạo nên môi trường cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh
nghiệp trong nước cũng như trên thế giới. Nhiều cơng ty có thể cạnh tranh nhau để
sản xuất cùng một sản phẩm. Chính vì thế các yêu tố về thị trường, nhu cầu khách
hàng, công nghệ và chất lượng sản phẩm và các thông tin về các yếu tố này đã trở
thành nhân tố quyết định vị trí của các doanh nghiệp trên thị trường. Chính vì thế
năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp được đặt trọng tâm vào năng lực cạnh
tranh của văn phịng các doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn có được vị trí cao trên
thị trường cạnh tranh phải có được những quyết định, kế hoạch sản xuất và phát
triển sản phẩm của mình đáp ứng được yêu cầu của khách hàng và có được các ưu
điểm hơn hẳn các sản phẩm cùng chủng loại của các công ty khác. Những quyết
định và kế hoạch đó chỉ có thể đúng đắn và sát hợp khi nó dựa trên cơ sở các thơng
tin của văn phịng đã thu thập và xử lý.
Văn phịng của doanh nghiệp khơng chỉ thực hiện các giao dịch mang tính chất
giấy tờ, sự vụ như trước đây mà nó phải trở thành một lực lượng chủ yếu trong cạnh
tranh và bảo vệ thương hiệu sản phẩm cho các doanh nghiệp. Vai trị đó của văn
phịng được thể hiện rất mạng mẽ ở chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin
yểm trợ hành chính cho lãnh đạo ra quyết định. Các thông tin mà văn phịng thu
thập và xử lý các thơng tin về nhu cầu của khách hàng, sản phẩm, thị trường, công
nghệ… đã trở thành nhân tố quyết định sự đúng đắn hay thất bại trong các quyết
định của lãnh đạo các công ty trong việc điều hành sản xuất và lên kế hoạch sản
xuất.
4)Tầm hạn quản trị bị thu hẹp:

GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH

trang 18

CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI

2009

Khác với trước đây tầm hạn quản trị của các nhà quản trị có thể rộng hơn và số
lượng nhân viên dưới quyền có thể lớn hơn nhưng hiện nay với yêu cầu về sự
chuyên môn hóa và u cầu về mặt cơng nghệ thì tầm hạn quản trị của các nhà quản
trị ngày càng được thu hẹp hơn. Chính vì thế, đã nảy sinh sự chia nhỏ doanh nghiệp
thành các đơn vị, tổ chức nhỏ hơn. Đồng thời yêu cầu về năng lực quản trị của các
nhà quản trị cũng cao hơn trước. Các nhà quản trị phải được đào tạo về kỹ năng và
chuyên mơn phù hợp với lĩnh vực quản lý của mình.
Vấn đề quản trị của các nhà quản trị ngày càng đặt ra nhiều vấn đề phức tạp và
yêu cầu ngày càng cao hơn. Chính vì thế họ mong đợi sự chính xác và độ phức tạp
cao hơn của các luồng thông tin cung cấp. “Nhiều dữ liệu hơn được phát sinh cho
các quản trị viên đặt ra vấn đề là họ chỉ có một khoảng thời gian giới hạn để hấp thụ
thơng tin mà họ nhận được. Do đó, phải thận trọng trong khi lựa chọn thơng tin trình
bày cho ban quản trị cũng như cách thức trình bày để tạo thuận lợi cho việc tiếp
nhận. Nếu không làm được điều này sẽ dẫn đến người quản trị viên luôn luôn tràn
ngập trong công việc giấy tờ, mà chỉ việc này không thôi cũng dẫn đến tê liệt hoạt
động”6[trang 18]
Văn phòng hiện nay được so sánh như là cơ quan đầu não của mọi cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp chính vì thế các thơng tin về sản xuất, tiếp thị, tài chính và nhân
sự… đều được văn phịng thu thập hàng ngày. Đó là yêu cầu đặt ra cho các nhân
viên văn phòng phải được đào tạo chuyên sâu về các nghiệp vụ văn phịng thì mới
đủ khả năng thực hiện việc thu thập các loại thông tin kể trên như: kỹ thuật thống kê
và định lượng dùng để phân tích, tổng hợp thơng tin.
5)Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin

6

Mike Harvey, Sđd

GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH

trang 19


CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGỒI

2009

Cuộc cách mạng thơng tin – công nghệ lần IV, V của thế giới đã tạo ra
computer và các loại máy móc hiện đại đi cùng với nó. Sự xuất hiện của máy vi tính
đã làm xuất hiện thuật ngữ “thời đại của vi máy tính” đề cập đến việc ứng dụng rộng
rãi của nó trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội kể cả hoạt động văn phòng.
Việc ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin vào trong các hoạt động
của văn phịng đã làm cho các cơng việc văn phịng được giải quyết một cách nhanh
chóng và hiệu quả được nâng lên rõ rệt. Tuy nhiên đi cùng với ưu điểm đó của máy
vi tính đó là việc hình thành của khối lượng thơng tin khổng lồ mà nó tạo ra theo
nhu cầu khai thác công suất triệt để của máy vi tính trong văn phịng. Từ đó chính
máy vi tính đã tạo nên các núi thông tin mà trong các núi thơng tin này chứa cả các
loại thơng tin có ích và khơng có ích cho cho hoạt động của các doanh nghiệp.
Chính vì thế, đặt ra u cầu cho văn phịng phải biết cách chắt lọc các thơng tin
chính xác, bổ ích cho hoạt động của mình và của doanh nghiệp mình. Thực tế đặt ra
là nếu hệ thống nhân viên văn phịng của doanh nghiệp khơng có các kỹ năng và
trình độ để xử lý các thơng tin kể trên thì sẽ làm cho hoạt động xử lý các thông tin
này trở nên tốn kém và như thế tổng chi phí cho việc hình thành, thu thập và xử lý
thơng tin sẽ vượt tổng lợi ích. Đây cũng là vấn đề được đặt ra và giải quyết trong mơ

hình văn phịng hiện đại.
6)Các u cầu của nhà nước và mong đợi của xã hội
Dù cho doanh nghiệp hoạt động ở bất cứ lĩnh vực nào cũng đều chịu sự quản lý
và điều hành vĩ mô của nhà nước. Để phục vụ cho sự quản lý và điều hành của Nhà
nước thì các doanh nghiệp bắt buộc phải cung cấp cho nhà nước các thông tin cần
thiết nhất đinh như: Các thông tin về thu nhập, thuế quan, các thông tin về lãi suất
giúp cho việc hoạch định, các thông tin giúp cho việc thông kê sản xuất, nhân cơng
và y tế …Ngồi ra các doanh nghiệp cịn phải cung cấp các thông tin cho các viện
nghiên cứu thuộc nhà nước…

GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH

trang 20


CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGỒI

2009

Những thơng tin này đơi khi được Nhà nước yêu cầu cung cấp định kỳ, đôi lúc
lại phải cung cấp một cách tức thời… Chính vì thế các doanh nghiệp và cả Nhà
nước đều phải trang bị cho mình những máy móc, phương tiện nhất định phục vụ
cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin một cách nhanh chóng và tiết kiệm.
Nhà nước sau khi thu thập các thông tin của các doanh nghiệp thì tiến hành xử lý và
đưa ra các quyết định, kế hoạch, chiến lược phát triển kinh tế mang tầm vĩ mơ của
mình. Những quyết định này có thể thay đổi cần thiết về cơ sở hạ tầng kinh tế của
quốc gia, điều chỉnh các chính sách phát triển kinh tế của ngành, vùng, địa phương.
Các chính sách đó đã ảnh hưởng và tác động đến hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp. Để tiếp tục sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì các doanh nghiệp
phải tiếp nhận các thơng tin về chính sách, kế hoạch và các quyết định phát triển

kinh tế của Nhà nước. Công việc tiếp nhận thông tin phản hồi này phải được văn
phịng của doanh nghiệp thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác. Điều đó chỉ có
thể thực hiện được trên cơ sở văn phòng được xây dựng theo hướng hiện đại.
Sự phát triển của cách mạng thông tin – công nghệ làm cho đời sống của nhân
dân ngày càng tăng lên. Đi theo nó là các yêu cầu về các dịch vụ của đời sống của
con người ngày càng được nâng cao. Các sản phẩm của các doanh nghiệp phục vụ
đời sống của con người cũng được yêu cầu cao hơn về chất lượng, tính thẩm mỹ và
mẫu mã… Các thông tin về nhu cầu của khách hàng trở thành nhân tố quyết định sự
thành công của các doanh nghiệp. Chính vì thế việc thu thập và xử lý các thông tin
về thị trường, về khách hàng trở nên rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp. Việc thu thập đầy đủ, chính xác và nhanh chóng các thơng
tin về thị trường của văn phịng làm cho các doanh nghiệp đưa ra các dòng sản phẩm
đáp ứng được mong đợi của khách hàng và từ đó làm cho sản phẩm của doanh
nghiệp chiếm lĩnh được thị trường.
Ngồi sáu nhân tố trên đây thì việc xuất hiện và hình thành của mơ hình văn
phịng hiện đại còn chịu sự tác động khách quan của các nhân tố khác đó là: Nhân tố
những cơ cấu tổ chức và thủ tục kiểm sốt khơng đầy đủ, những lực lượng tập trung

GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH

trang 21


CƠNG TÁC XÂY DỰNG VĂN PHỊNG HIỆN ĐẠI TRONG DOANH NGHIỆP ĐẦU TƯ NƯỚC NGỒI

2009

hóa…. Đó là kết quả của cuộc cách mạng thông tin – công nghệ lần thứ V. Thành
quả của cuộc cách mạng này đã làm cho khối lượng thông tin trong nền kinh tế tăng
lên một cách nhanh chóng đến nổi xuất hiện hiện tượng “bùng nổ thơng tin” trên

tồn thế giới. Sự tăng lên nhanh chóng khối lượng thơng tin khơng chỉ tồn tại trong
một ngành, một lĩnh vực mà là của toàn bộ nền kinh tế và ở tất cả các ngành, các
lĩnh vực. Đi cùng với sự gia tăng của thông tin là vai trị to lớn của nó trong nền
kinh tế.
Theo TS.Lê Văn In: “trong thời đại bùng nổ thông tin ngày nay thì thơng tin
trở thành thần kinh, mạch máu của hoạt động quản lý thông tin là của cải, thông tin
có vai trị rất quan trọng trong hoạt động quản lý, quyết định chất lượng và hiệu quả,
tuy nhiên chất lượng và hiệu quả đó cịn phụ thuộc vào khả năng và trình độ của
người xử lý thơng tin”7. Đóng vai trị đặc biệt quan trọng trong q trình thu thập,
xử lý và cung cấp thơng tin đó là văn phòng. Nhưng văn phòng muốn thực hiện
được chức năng quan trọng này phải được xây dựng theo mơ hình văn phịng hiện
đại. Đó là u cầu khách quan của nền kinh tế làm xuất hiện, hình thành và phát
triển của mơ hình văn phịng hiện đại.
1.2.2.Chức năng của văn phịng trong thời đại bùng nổ thông tin
Thực chất về cơ bản thì chức năng của văn phịng hiện đại vẫn thực hiện đầy
đủ các chức năng vốn có của văn phòng truyền thống như: chức năng tham mưu
tổng hợp; chức năng giúp việc điều hành; chức năng hậu cần… Nhưng sự khác biệt
quan trọng của văn phòng hiện đại so với văn phịng truyền thống đó là việc thực
hiện chức năng thu thập và xử lý thông tin, chức năng quản trị hoạt động hành chính
văn phịng đồng thời thực hiện các chức năng trên đây của văn phòng truyền thống
phù hợp hơn với yêu cầu của thời đại mới.
A)Chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin
7

TS.Lê Văn In, bài giảng mơn Quản trị văn phịng.

GVHD: TH.S ĐỖ VĂN HỌC - SVTH: TRẦN VŨ THÀNH

trang 22