Xây dựng và quản lý dự án hệ thống thông tin

Xây dựng & Quản
lý
Dự án
HTTT
1


Xây dựng và quản lý dự án
HTTT
Dẫn nhập 
Xác định dự án
Phân tích khả thi
Chọn lựa dự án
Quản lý dự án

2


1. Dẫn nhập
• Dự án là gì?
Dự án là tập các hoạt động nhằm tạo ra
một HTTT mang lại các giá trị công việc
hoặc kinh doanh cho tổ chức. Tập các
hoạt động có thời điểm bắt đầu và thời
điểm kết thúc rõ ràng.
• Dự án HTTT phải được bắt đầu bằng việc
hiểu rõ HT sẽ cải tiến công việc hoặc kinh
doanh của tổ chức ra sao. Nói khác đi, phải
hình dung được HT mang lại những giá trị
3
nào cho tổ chức.

• Đặc điểm của dự án.
- Nhiều người liên quan.
- Những người liên quan ở nhiều đơn vị.
- Hướng về mục tiêu.
- Các cơng việc có thứ tự nhất định.
- Có sản phẩm rõ ràng khi kết thúc.
- Nhiều ưu tiên khác nhau.
- Việc truyền thông xuyên qua tổ chức.
4


• Đặc điểm của dự án (tiếp theo).
- Nhiều hoạt động và hoạt động phức
tạp.
- Mang tính duy nhất.
- Có ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
- Có rủi ro và những điều khơng chắc
chắn.
- Nguồn lực và tài chính có giới hạn.
- Những người liên quan có thể xác
định.
5


Xây dựng và quản lý dự án
HTTT
Dẫn nhập

Xác định dự án 
Phân tích khả thi
Chọn lựa dự án
Quản lý dự án

6


2. Xác định dự án
• Khi một nhóm người trong tổ chức (TC)
xác định tồn tại nhu cầu công việc hay kinh
doanh (business needs) mà tổ chức cần
phải đáp ứng, từ đó thúc đẩy ý tưởng cần
một HTTT tốt hơn để có thể đáp ứng nhu
cầu  DA bắt đầu hình thành.
• Bối cảnh hình thành DA thường như sau:
Vấn đề, khó khăn  nhu cầu  giải pháp
…
hình thành DA
7


• Giám đốc dự án hay người chịu trách
nhiệm dự án (project sponsor) là người
nhận thức được nhu cầu công việc hoặc
kinh doanh mà HT mới cần phải đáp ứng.
• Giám đốc dự án sẽ làm việc trong suốt
các giai đoạn của vòng đời phát triển HT
nhằm bảo đảm dự án đi đúng hướng dưới
quan niệm công việc hoặc kinh doanh.

• Vai trị giám đốc dự án như là điểm liên
hệ chính (primary point of contact) trong
q trình xây dựng HT.
8


• Tùy theo kích cỡ và phạm vi của DA mà
Giám đốc DA có thể là một người hoặc một
nhóm người (nhà quản lý + chun viên
IT).
• Khi hình thành DA cần xác định mục tiêu
DA. Ta có mối liên hệ: Nhu cầu công việc /
kinh doanh  Yêu cầu cơng việc HT  Mục
tiêu DA.
• u cầu cơng việc HT ở thời điểm này
được hiểu là yêu cầu công việc / kinh
doanh mức cao (high-level business
requirements), cần phải được thông qua
bởi tổ chức.
9


• Giám đốc DA cần phải hiểu rõ mục tiêu DA
và nhận thức được các giá trị công việc /
kinh doanh (business values) sẽ đạt được từ
HT.
• Giá trị bao gồm các giá trị cụ thể (tangible
values) và giá trị mơ hồ (intangible values).
- Các giá trị cụ thể có thể đo được và lượng hóa
dễ dàng (giảm 2% chi phí vận hành HT).

- Các giá trị mơ hồ hình thành từ trực giác, sự tin
tưởng có cơ sở về những lợi ích khó đo được mà
HT sẽ đem lại cho tổ chức (cải tiến phục vụ khác
hàng, tăng sức cạnh tranh).
10


• Tóm lại, trong q trình xác định DA thì
Giám đốc DA cần làm rõ:
- Nhu cầu công việc, kinh doanh của TC.
- Yêu cầu công việc, kinh doanh của HT.
- Những giá trị công việc, kinh doanh mà
HT sẽ mang lại cho TC.
• Trong nhiều tổ chức, khâu xác định dự án
thường được bắt đầu bởi một kỹ thuật gọi
là xác định yêu cầu hệ thống (System
Request).
(System’s Business Requirements  System
Request)
11


• Yêu cầu HT (System Request) là một tài
liệu mô tả lý do tại sao phải xây dựng HT
và những giá trị mà tổ chức mong muốn
HT sẽ mang lại. Bản yêu cầu HT được hoàn
thành bởi Giám đốc dự án.
• Bản u cầu hệ thống thường có năm
phần:
1.

2.
3.
4.
5.

Project Sponsor
Business Need
Business Requirements
Business Value
Special Issues or Constraints
12


• Bản yêu cầu hệ thống đầy đủ cần được
đệ trình lên để tổ chức xem xét (Hội đồng
Quản trị, Ban Giám đốc, …) và thơng qua.
• Sau khi thơng qua yêu cầu HT, PTV cần
tiến hành phân tích khả thi nhằm đạt được
những hiểu biết đầy đủ hơn về những cơ
hội cũng như hạn chế liên quan đến khả
năng thực hiện DA.
• Phân tích khả thi là bước rất quan trọng
vì nó giúp ta xem xét các yếu tố giúp thực
hiện dự án thành công cũng như các rủi ro
có thể ảnh hưởng đến sự thất bại của dự
án.
13


Xây dựng và quản lý dự án

HTTT
Dẫn nhập
Xác định dự án

Phân tích khả thi 
Chọn lựa dự án
Quản lý dự án

14


3. Phân tích khả thi
• Phân tích khả thi (feasibility analysis) sẽ
thu thập thông tin nhằm hướng dẫn tổ chức
quyết định xem có nên tiếp tục thực hiện
dự án hay không, hay cần điều chỉnh mục
tiêu, phạm vi dự án một cách phù hợp hơn.
• Phân tích khả thi cũng xác định những rủi
ro chủ yếu (important risks) có thể có đối
với dự án. Những rủi ro này phải được chú ý
đến nếu như dự án được thông qua bởi tổ
chức.
15


• Phân tích khả thi bao gồm các phân tích:
- Khả thi kỹ thuật (technical feasibility).
- Khả thi tài chính (economic feasibility).
- Khả thi tổ chức (organizational
feasibility).

Phân tích khả thi kỹ thuật
• Nhằm trả lời câu hỏi “liệu chúng ta có đủ
khả năng kỹ thuật để xây dựng HT hay
khơng?”
- NSD và PTV có quen thuộc, kinh
nghiệm đối với lĩnh vực công việc, kinh
doanh của TC?
16


• Phân tích khả thi kỹ thuật cịn liên quan
đến:
- Kích thước, độ phức tạp của DA (bao
nhiêu người tham gia, thời gian thực
hiện)?
- HT mới tương thích với HT hiện thời ra
sao (trao đổi, chia sẻ dữ liệu)?
Phân tích khả thi tài chính
• Nhằm trả lời câu hỏi “liệu chúng ta có nên
xây dựng HT hay khơng?”
- Xác định chi phí và lợi ích.
- Gán giá trị cho chi phí và lợi ích.
- Xác định dịng chảy tiền mặt. 17


• Xác định chi phí và lợi ích.
- Chi phí phát triển HT (lương đội ngũ
thực hiện DA, tiền thuê tư vấn, chi phí
phần cứng và phần mềm, tiền huấn
luyện, tiền thuê mướn văn phòng và

thiết bị, …). Các chi phí phát triển HT
chỉ trả một lần.
- Chi phí vận hành HT (lương đội ngũ kỹ
thuật như nhà quản trị mạng, chi phí
nâng cấp phần cứng, bảo trì phần mềm,
…). Các chi phí vận hành HT được trả
theo thời gian khi HT bắt đầu hoạt
động, không trả một lần.
18


• Xác định chi phí và lợi ích (tiếp theo).
- Lợi ích xác định được tức là những lợi
ích có thể đo lường, đánh giá qua con
số được (giảm nhân viên, tăng lương,
giảm thời gian xử lý công việc, …).
- Lợi ích khơng xác định được tức là
những lợi ích khó đánh giá bằng con số,
dựa trên trực giác, kinh nghiệm nhiều
hơn (tăng khả năng cạnh tranh, tăng
năng lực đội ngũ nhân viên, cải tiến
chất lượng phục vụ khách hàng, theo
dõi số liệu hàng hóa chặt chẽ hơn, …).
19


Bảng phân tích chi phí - lợi ích
Chi phí
Xác định
Mơ hồ

-

Lợi ích
-

• Các chi phí và lợi ích mơ hồ thường gây
khó khăn cho việc xác định chi phí và lợi
ích. Tuy nhiên chúng lại rất cần thiết để
trả lời câu hỏi “HT sẽ mang lại những giá
trị gì cho tổ chức?”
20


• Sau khi xác định các chi phí và lợi ích,
cần gán các số tiền ước tính cho chúng.
- Công việc này khó khăn vì HT chưa
thực hiện, chưa được phân tích và thiết
kế kỹ.
- Dùng biện pháp ước tính và chấp
nhận sai số  Cần tư vấn kết hợp kinh
nghiệm.
- Cần phải lượng hóa các chi phí và lợi
ích mơ hồ không xác định được.
- Liệt kê và thảo luận nhiều hơn những
chi phí và lợi ích mơ hồ không thể
21


• Việc phân tích lợi ích và chi phí khơng

mang tính thời điểm mà mang tính q
trình tức là có yếu tố thời gian.
• Việc xác định dịng chảy tiền mặt (cash
flow) giúp cho thấy sự so sánh giữa chi phí
và lợi ích theo thời gian.
• Nhược điểm của xác định dịng chảy tiền
mặt là khơng cho ta thấy được mức khấu
hao của chi phí cũng như lợi ích qua thời
gian  Đánh giá khấu hao.

22


Xác định dòng chảy tiền mặt

23


Đánh giá khấu hao
PV nghĩa
là
Present
Value,
NPV
nghĩa là
Net
Present
Value.

24

Phân tích khả thi tổ chức
• Nhằm trả lời câu hỏi “nếu chúng ta xây
dựng HT, liệu HT có được người dùng chấp
nhận khơng và HT có kết hợp được với
guồng máy hoạt động hiện thời không?”
- Mục tiêu dự án có sát với với mục tiêu
kinh doanh hoặc chiến lược phát triển của
tổ chức?
- Phân tích khả thi tổ chức đối với những
người liên quan đến DA (stakeholders)?
- Sự chấp nhận thay đổi, sự tham gia của
NSD trong quá trình triển khai DA ra sao?
25