Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
............/..............

BỘ NỘI VỤ
........./..........

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
LÊ THỊ ÁNH TUYẾT

NĂNG LỰC CƠNG CHỨC VĂN THƯ
TRONG CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN
THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 8 34 04 03

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

THỪA THIÊN HUẾ - NĂM 2020


Cơng trình được hồn thành tại:

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
Người hướng dẫn khoa học: PGS. TS. Nguyễn Văn Hậu
Phản biện 1: TS. Nguyễn Thị Hà
Phản biện 2: PGS. TS. Nguyễn Văn Lý

Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học

viện Hành chính Quốc gia (Phân viện Học viện Hành chính Quốc
gia tại Thừa Thiên Huế).

Địa điểm: Phòng B.204, Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ, Phân

viện Học viện Hành chính Quốc gia tại Thừa Thiên Huế - Số 201
Phan Bội Châu, thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế.

Thời gian: Vào hồi 13 giờ 30, ngày 20 tháng 6 năm 2020.


MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài luận văn

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước, đa số các

cơng việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các
ngành, lĩnh vực đều gắn liền với văn bản, điều này có nghĩa là gắn

liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản. Do đó,
vai trị của cơng tác văn thư đối với hoạt động quản lý nhà nước của

các cơ quan hành chính là rất quan trọng. Làm tốt cơng tác văn thư
sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần quan trọng vào việc

nâng cao chất lượng hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước,
đảm bảo hiệu lực và hiệu quả hoạt động của các cơ quan này. Vì vậy,

muốn phát huy được vai trị của cơng tác văn thư thì cần đến rất

nhiều yếu tố, trong đó yếu tố nhân lực là quan trọng nhất và có ảnh

hưởng rất lớn đến chất lượng cơng tác văn thư.

Mục tiêu phát triển nhân lực làm công tác văn thư đến năm

2020, tầm nhìn đến năm 2030 của Bộ Nội vụ là “xây dựng nhân lực

văn thư, lưu trữ chất lượng cao, đảm bảo yêu cầu thực hiện thành
công các nhiệm vụ đặt ra cho ngành trong thời kỳ cơng nghiệp hóa,

hiện đại hóa và hội nhập của đất nước”. Nội dung cụ thể là “xây
dựng hệ thống đội ngũ công chức, viên chức ngành Văn thư, Lưu trữ
chuyên nghiệp, có đạo đức, phẩm chất tốt, đủ số lượng, đảm bảo chất

lượng, cơ cấu hợp lý, có trình độ chun mơn, nghiệp vụ và trình độ
lý luận chính trị đáp ứng yêu cầu phát triển và quá trình hội nhập
quốc tế của ngành”.

Trong những năm qua, Ủy ban nhân dân thành phố Đà

Nẵng luôn bám sát và thực hiện theo mục tiêu và lộ trình Quy

hoạch của Bộ Nội vụ. Đội ngũ công chức Văn thư trên địa bàn
thành phố nói chung, ở các cơ quan chun mơn thuộc Ủy ban nhân
1


dân thành phố Đà Nẵng nói riêng đã từng bước được nâng cao và cơ

bản đáp ứng được yêu cầu công việc. Công chức Văn thư trong các

cơ quan chuyên mơn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng
ngồi việc thực hiện nghiệp vụ chuyên môn về công tác văn thư
cịn có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo cơ quan và Ủy ban

nhân dân thành phố ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn, chỉ

đạo các cơ quan, đơn vị cấp dưới triển khai, thực hiện nghiệp vụ văn
thư. Tuy nhiên, trong giai đoạn đẩy mạnh cải cách hành chính, hội

nhập quốc tế như hiện nay thì đội ngũ công chức Văn thư đang bộc

lộ những hạn chế, ít nhiều làm ảnh hưởng đến chất lượng cơng tác
văn thư của thành phố, đòi hỏi phải kịp thời khắc phục, đổi mới để
đáp ứng với nhu cầu thực tiễn.

Xuất phát từ thực tiễn như trên và góp phần nâng cao năng

lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban
nhân dân thành phố Đà Nẵng, để đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ quản
lý nhà nước trong giai đoạn hội nhập như hiện nay, tác giả lựa chọn
vấn đề “Năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn
thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng” làm đề tài luận văn.

2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn

Trong thời gian qua, việc nghiên cứu về năng lực công chức

được nhiều nhà khoa học nghiên cứu từ những phạm vi và mức độ
khác nhau.

Đã có nhiều bài báo, sách chun khảo, cơng trình nghiên

cứu về năng lực cơng chức. Bên cạnh đó, cũng có các cơng trình
nghiên cứu của các học viên cao học chuyên ngành Quản lý cơng tại

Học viện Hành chính quốc gia nghiên cứu về vấn đề năng lực cơng
chức. Nhìn chung, các cơng trình nghiên cứu và tài liệu khoa học đều

có giá trị sử dụng và ứng dụng thực tiễn. Tuy nhiên, các cơng trình
2


trên đều nghiên cứu chung trên phạm vi rộng, nghiên cứu ở các địa

phương khác và nghiên cứu về năng lực cơng chức ở các vị trí khác,
chưa có cơng trình hay đề tài nào nghiên cứu về năng lực công chức

Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà
Nẵng. Cho nên việc nghiên cứu năng lực công chức Văn thư trong

các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng là hết sức
cần thiết, đòi hỏi phải đầu tư nghiên cứu một cách khoa học, sát với
thực tế mới đáp ứng được yêu cầu đặt ra.

3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn

- Mục đích: Trên cơ sở lý luận và thực tiễn về năng lực công

chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân
thành phố Đà Nẵng, tác giả đề xuất một số giải pháp phù hợp với

điều kiện cụ thể tại địa phương nhằm năng cao năng lực công chức

Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành

phố Đà Nẵng đáp ứng yêu cầu công tác văn thư trong giai đoạn đẩy
mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và xây dựng Chính phủ điện tử
hiện nay.

- Nhiệm vụ: Để đạt được mục đích như trên, luận văn thực

hiện một số nhiệm vụ sau:

+ Làm rõ cơ sở lý luận về năng lực cơng chức Văn thư;

+ Phân tích, đánh giá thực trạng năng lực công chức Văn thư

trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng.
Trên cơ sở đó, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế, phân tích được

nguyên nhân của những hạn chế ảnh hưởng đến năng lực công chức

Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà
Nẵng;

3


+ Đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao năng lực công

chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố

Đà Nẵng trong thời gian đến.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn

- Đối tượng nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu năng lực

công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
thành phố Đà Nẵng.

- Phạm vi nghiên cứu

+ Phạm vi về không gian: Luận văn nghiên cứu năng lực

công chức Văn thư ở 19 cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành
phố Đà Nẵng.

+ Phạm vi về thời gian: Từ năm 2015 đến hết năm 2019.

5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của

luận văn

- Phương pháp luận: Luận văn nghiên cứu trên cơ sở

phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ
nghĩa Mác - Lênin.

- Phương pháp nghiên cứu: Luận văn sử dụng kết

hợp nhiều phương pháp nghiên cứu để làm sáng tỏ vấn đề nghiên

cứu, như: Phương pháp thống kê; phương pháp tổng hợp; phương

pháp điều tra xã hội học: thông qua phiếu điều tra dành cho các đối

tượng là công chức Văn thư, đại diện công chức lãnh đạo và công

chức ở vị trí khác ở các cơ quan chun mơn thuộc UBND thành phố
Đà Nẵng. Tổng số phiếu phát ra: 190 phiếu; tổng số phiếu thu về:
190 phiếu.

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

- Ý nghĩa lý luận: Luận văn góp phần làm rõ một số vấn đề

lý luận về năng lực công chức Văn thư.
4


- Ý nghĩa thực tiễn: Trên cơ sở kết quả nghiên cứu về lý luận

và thực trạng, từ đó giúp hiểu rõ nguyên nhân và đề xuất các giải

pháp áp dụng trong thực tiễn để nâng cao năng lực công chức Văn
thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng.

Luận văn là nguồn tài liệu tham khảo cho các cơ quan hành

chính nhà nước trong việc đề ra những chính sách phù hợp để nâng
cao năng lực công chức Văn thư và cho các nghiên cứu, phục vụ
công tác giảng dạy, học tập về năng lực cơng chức Văn thư.

7. Kết cấu của luận văn

Ngồi phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo

và phụ lục, nội dung của luận văn gồm 3 chương, cụ thể:

Chương 1: Cơ sở lý luận về năng lực công chức Văn thư.

Chương 2: Thực trạng năng lực công chức Văn thư trong các

cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng.

Chương 3: Định hướng và giải pháp nâng cao năng lực công

chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân
thành phố Đà Nẵng.

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NĂNG LỰC CƠNG CHỨC VĂN THƯ

1.1. Cơng chức Văn thư

1.1.1. Cơng tác văn thư

1.1.1.1. Khái niệm công tác văn thư

Công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức bao gồm các

công việc về soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng
con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.
1.1.1.2. Yêu cầu của công tác văn thư
5


Yêu cầu của công tác văn thư gồm bảy nội dung theo quy

định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

1.1.1.3. Vai trò của cơng tác văn thư trong quản lý hành

chính nhà nước

Giúp lãnh đạo chỉ đạo cơng việc chính xác, hiệu quả, tránh

tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính; Góp phần giữ gìn bí mật

của Đảng, Nhà nước và cơ quan; Đảm bảo giữ đầy đủ chứng cớ về
hoạt động của cơ quan; Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
1.1.2. Công chức và công chức Văn thư
1.1.2.1. Công chức

- Khái niệm công chức:

Theo khoản 2, Điều 4 Luật Cán bộ, Công chức năm 2008:

Công chức là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào

ngạch, chức vụ, chức danh trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt

Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, cấp tỉnh,
cấp huyện; trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân mà
không phải là sĩ quan, qn nhân chun nghiệp, cơng nhân quốc

phịng; trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà không

phải là sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp và trong bộ máy lãnh đạo,
quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập của Đảng Cộng sản Việt

Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội (sau đây gọi chung là đơn

vị sự nghiệp công lập), trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách
nhà nước; đối với công chức trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn
vị sự nghiệp cơng lập thì lương được bảo đảm từ quỹ lương của đơn
vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật.
- Phân loại công chức:

Theo Điều 34 Luật Cán bộ, Công chức năm 2008 quy định:
6


Căn cứ vào ngạch được bổ nhiệm, phân thành: loại A, B, C và D;

Căn cứ vào vị trí cơng tác, phân thành: công chức giữ chức vụ lãnh
đạo, quản lý và công chức không giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý.
1.1.2.2. Công chức Văn thư

- Khái niệm công chức Văn thư:

Công chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy

ban nhân dân cấp tỉnh là công chức được tuyển dụng, bổ nhiệm vào

các ngạch công chức chuyên ngành Văn thư, trực tiếp thực hiện các

nghiệp vụ văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân
dân cấp tỉnh, trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước.
- Phân loại công chức Văn thư:

Theo Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm

2014 của Bộ Nội vụ, công chức Văn thư được phân loại theo ngạch
công chức chuyên ngành văn thư được bổ nhiệm: ngạch Văn thư
chính; Văn thư và Văn thư trung cấp.

- Chức trách, nhiệm vụ, tiêu chuẩn công chức Văn thư: được

quy định tại Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm
2014 của Bộ Nội vụ.

1.2. Năng lực công chức Văn thư
1.2.1. Khái niệm

1.2.1.1. Năng lực

Năng lực là khả năng làm việc của chủ thể về kiến thức, kỹ

năng, thái độ trong quá trình hoạt động nhằm đạt được mục tiêu đã
định trước.

1.2.1.2. Năng lực công chức

Năng lực công chức là khả năng đáp ứng về kiến thức, kỹ

năng, thái độ của cá nhân mỗi công chức để công chức đạt được mục
tiêu, hiệu quả công việc được giao

7


1.2.1.3. Năng lực công chức Văn thư

Năng lực công chức Văn thư là khả năng đáp ứng về kiến

thức, kỹ năng, thái độ của cơng chức Văn thư để hồn thành nhiệm
vụ ở vị trí, cơng việc đảm nhiệm

1.2.2. Tiêu chí đánh giá năng lực cơng chức Văn thư

Tiêu chí đánh giá năng lực công chức Văn thư dựa trên ba

yếu tố: kiến thức, kỹ năng và thái độ.

1.2.3. Những yếu tố ảnh hưởng
- Các yếu tố chủ quan.

- Các yếu tố khách quan.
Chương 2

THỰC TRẠNG NĂNG LỰC CÔNG CHỨC VĂN THƯ TRONG
CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN
DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

2.1. Khái quát chung về công tác văn thư và đội ngũ công

chức Văn thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân
dân thành phố Đà Nẵng

2.1.1. Công tác văn thư tại các cơ quan chuyên môn thuộc

Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng từ năm 2015 đến năm 2019

2.1.1.1. Khái quát chung các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy

ban nhân dân thành phố Đà Nẵng

Tính đến ngày 31/12/2019, thành phố Đà Nẵng có 19 cơ

quan chun mơn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng.

2.1.1.2. Công tác văn thư tại các cơ quan chuyên môn thuộc

Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng từ năm 2015-2019

Công tác văn thư tại các cơ quan chuyên mơn thuộc UBND

thành phố những năm qua đã có những chuyển biến rõ nét, kết quả
8

thực hiện công tác văn thư năm sau luôn tốt hơn năm trước. Bên

cạnh đó vẫn cịn những hạn chế như: lãnh đạo một số cơ quan chưa
đánh giá đúng tầm quan trọng của công tác văn thư; đa số công chức

Văn thư không được đào tạo đúng chuyên ngành, kiêm nhiệm nhiều
việc nên ảnh hưởng đến chất lượng giải quyết công việc.

2.1.2. Đội ngũ công chức Văn thư trong các cơ quan

chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân Đà Nẵng

Bảng 2.1. Số lượng, độ tuổi, giới tính của đội ngũ công chức Văn
thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân
thành phố Đà Nẵng năm 2019

Cơ quan

Tiêu chí

Văn phịng Đồn ĐBQH,
HĐND thành phố
Thanh tra thành phố
Sở Nông nghiệp và PTNT
Sở Công thương
Sở Giao thông vận tải
Sở Giáo dục và Đào tạo
Sở Kế hoạch và Đầu tư
Sở Khoa học và CN

Sở Lao động - TBXH
Sở Nội vụ
Sở Ngoại vụ
Sở Tài chính
Sở Tư pháp
Sở Tài nguyên và MT
Sở Thơng tin và TT
Sở Văn hóa và Thể thao
Sở Du lịch

(Đơn vị tính: Người)
Độ tuổi
Giới tính

Số
lượng <30 3039
14

1

01
01
01
01
01
01
01
01
01
02

01
01
01
01
01
01

9

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

9

40>50 Nam Nữ
49
1

3

4

1

1
1
1
1

1

10
1
1
1
1
1
1
1
1
1
2
1
1
1
1
1


Sở Xây dựng

Sở Y tế
Tổng cộng

01
01
33

1
1

22

1
7

1
3

6

1
27

(Nguồn: Chi cục Văn thư, Lưu trữ thành phố Đà Nẵng năm 2019)
2.1.2.1. Về số lượng

Tính đến ngày 31/12/2019, số lượng cơng chức Văn thư

trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng là
33 người. Cụ thể được thể hiện qua Bảng 2.1.

2.1.2.2. Về cơ cấu giới tính

Nữ: 27/33 người (81,82%); Nam: 6/33 người (18,18%). Cơ

cấu giới tính của cơng chức Văn thư được thể hiện qua biểu đồ 2.1.

100
0

6

18.18

Nam

81.82

27
Nữ

Số lượng (người)
Tỷ lệ (%)

Biểu đồ 2.1. Biểu đồ giới tính của cơng chức Văn thư trong các cơ
quan chuyên môn thuộc UBND Đà Nẵng năm 2019

(Nguồn: Chi cục Văn thư, Lưu trữ thành phố Đà Nẵng năm 2019)
2.1.2.3. Về độ tuổi
- Dưới 30 tuổi

: 01/33 công chức, chiếm 3,03%;

- Từ 30 đến 39 tuổi

: 22/33 công chức, chiếm 66,67%;

- Trên 50 tuổi

: 03/33 công chức, chiếm 9,09%.

- Từ 40 đến 49 tuổi

: 07/33 công chức, chiếm 21,21%;

10


80
60
40
20
0

66.67
1 3.03

22

7

21.21

Dưới 30 Từ 30-39 Từ 40-49
tuổi
tuổi
tuổi

3 9.09

Số lượng
(người)
Tỷ lệ (%)

Trên 50
tuổi

Biểu đồ 2.2. Biểu đồ các nhóm tuổi của công chức Văn thư các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND Đà Nẵng 2019

(Nguồn: Chi cục Văn thư, Lưu trữ thành phố Đà Nẵng năm 2019)
2.1.2.4. Về cơ cấu ngạch công chức

Bảng 2.2. Cơ cấu ngạch công chức của công chức Văn thư trong

các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Đà Nẵng năm 2019
Số lượng
Ngạch cơng chức
Tỷ lệ (%)
(người)
Văn thư chính và tương đương

0
0
Văn thư và tương đương

26

Nhân viên

3

Văn thư trung cấp và tương đương
Tổng số

78,79

4

12,12

33

100

9,09

(Nguồn: Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng năm 2019)

2.1.2.5. Thâm niên công tác

Bảng 2.3. Thâm niên công tác của công chức Văn thư ở các cơ

quan chun mơn thuộc UBND Đà Nẵng tính đến năm 2019
Số lượng

Thâm niên công tác

(người)

Dưới 5 năm

2

Từ 5 đến 15 năm

25

Từ 16 đến 30 năm

6

11

Tỷ lệ (%)
6,06

75,76

18,18


Tổng cộng

33

100

(Nguồn: Chi cục Văn thư, Lưu trữ thành phố Đà Nẵng năm 2019)

2.2. Năng lực công chức Văn thư trong các cơ quan

chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng
2.2.1. Về kiến thức

Bảng 2.4.Trình độ của công chức Văn thư trong các cơ quan

chuyên môn thuộc UBND Đà Nẵng năm 2019
Số lượng
Trình độ, kiến thức
(người)
1. Chuyên mơn
04
- Thạc sĩ. Trong đó:
Chun ngành văn thư, lưu trữ
Chun ngành khác nhưng có chứng chỉ văn
thư, lưu trữ
Chuyên ngành khác nhưng chưa có chứng chỉ
văn thư, lưu trữ
- Đại học. Trong đó:

0

02

6,6

22

66,67

12

36,36

08

24,24

04

12,12

33

100

- Sơ cấp

03

- Sơ cấp hoặc chưa qua đào tạo
3. Quản lý nhà nước

12

0

6,6

02

2. Lý luận chính trị

12,12

02

Chuyên ngành văn thư, lưu trữ
Chuyên ngành khác nhưng có chứng chỉ văn
thư, lưu trữ
Chuyên ngành khác nhưng chưa có chứng chỉ
văn thư, lưu trữ
- Trung cấp. Trong đó:
Chuyên ngành văn thư, lưu trữ

Tỷ lệ
(%)

04

6,6

12,12
9,09


- Chuyên viên chính hoặc tương đương

01

- Chuyên viên hoặc tương đương

20

4. Trình độ ngoại ngữ

30

- Chưa qua bồi dưỡng

12

5. Trình độ tin học

33

3,03

60,61

36,36

90,91
100

(Nguồn: Sở Nội vụ; Chi cục Văn thư, Lưu trữ Đà Nẵng năm 2019)
2.2.1.1. Trình độ chuyên mơn, nghiệp vụ

Khơng đúng chun
ngành những khơng
có chứng chỉ văn thư,
lưu trữ

25
20

8

15
10
5
0

2
20

Thạc sĩ
(4)

12
2

Đại học
(22)

4

0

Trung
cấp (4)

3

Khơng đúng chun
ngành
nhưng
có
chứng chỉ văn thư,
lưu trữ
0

Đúng chuyên ngành

Sơ cấp
(3)

Biểu đồ 2.3. Biểu đồ cơ cấu trình độ chun mơn của cơng chức Văn
thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Đà Nẵng 2019
(Nguồn: Chi cục Văn thư, Lưu trữ năm 2019)

Qua biểu đồ 2.3 cho thấy, chỉ có 06/33 người có trình độ

chun mơn đúng chun ngành, chiếm 18,18% (trong đó: Trình độ
đại học 02 người, trung cấp 04 người); có đến 27/33 người khơng
đúng chun ngành, chiếm 81,82% (trong đó: Trình độ thạc sĩ 04

người (01 người có Trung cấp văn thư, lưu trữ; 01 người có chứng

chỉ văn thư, lưu trữ và 02 người chưa có chứng chỉ văn thư, lưu trữ),
đại học 20 người (08 người có trung cấp văn thư, lưu trữ; 04 người
13


có chứng chỉ văn thư, lưu trữ và 08 người chưa có chứng chỉ văn
thư, lưu trữ) và sơ cấp 03 người).

2.2.1.3. Trình độ lý luận chính trị

Qua số liệu thống kê ở bảng 2.4 cho thấy việc đào tạo, bồi

dưỡng lý luận chính trị cho cơng chức Văn thư chưa được chú trọng,

100% cơng chức Văn thư có trình độ sơ cấp hoặc chưa qua đào tạo lý
luận chính trị.

2.2.1.4. Trình độ quản lý nhà nước

Qua bảng 2.4 cho thấy, 63,64% cơng chức Văn thư có chứng

chỉ bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước, tỷ lệ công chức Văn thư
chưa qua bồi dưỡng quản lý nhà nước là 36,36%.

2.2.1.5. Trình độ tin học

Thống kê tại bảng 2.4 cho thấy 100% cơng chức Văn thư đều

có trình độ về tin học.

2.2.1.6. Trình độ ngoại ngữ

Theo thống kê tại bảng 2.4, 30/33 cơng chức (chiếm 90,91%)

có văn bằng, chứng chỉ ngoại ngữ.

2.2.1.7. Kinh nghiệm cơng tác

Thâm niên cơng tác bình quân của đội ngũ công chức Văn

thư tại các cơ quan là 10 năm. Điều này cho thấy công chức Văn thư
có kinh nghiệm nhất định trong việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư.
2.2.2. Về kỹ năng

2.2.2.1. Kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý

công việc

14


0%
10.53%
21.05%

Rất thành thạo
Thành thạo

68.42%

Chưa thành thạo
Chưa biết làm

Biểu đồ 2.4. Kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin xử lý công việc
(Theo kết quả khảo sát của tác giả năm 2019)

Kết quả khảo sát ở biểu đồ 2.4 cho thấy, có 21,05% phiếu

đánh giá ở mức độ rất thành thạo, 68,42% phiếu đánh giá ở mức độ
thành thạo và có 10,53% phiếu đánh giá ở mức độ chưa thành thạo.
2.2.2.2. Kỹ năng kiểm soát việc soạn thảo văn bản

Kết quả khảo sát ở biểu đồ 2.5 cho thấy, đa số cơng chức

thành thạo kỹ năng kiểm sốt việc soạn thảo văn bản, có 61,58%
phiếu đánh giá rất thành thạo và 38,42% phiếu đánh giá thành thạo.
0%
0%

38.42%

Rất thành thạo

61.58%

Thành thạo

Chưa Thành thạo
Chưa biết làm

Biểu đồ 2.5. Kỹ năng kiểm soát việc soạn thảo văn bản
(Theo kết quả khảo sát của tác giả năm 2019)

2.2.2.3. Kỹ năng lập hồ sơ công việc

Kết quả khảo sát cho thấy, có 21,05% phiếu đánh giá ở mức

độ rất thành thạo, 47,37% phiếu đánh giá ở mức độ thành thạo và có
31,58% phiếu đánh giá ở mức độ chưa thành thạo.
15


0%

Rất thành thạo

31.58% 21.05%
47.37%

Thành thạo

Chưa thành thạo
Chưa biết làm

Biểu đồ 2.6. Kỹ năng lập hồ sơ công việc

(Theo kết quả khảo sát của tác giả năm 2019)

2.2.2.4. Kỹ năng tổ chức triển khai các quy định của pháp

luật liên quan đến nghiệp vụ công tác văn thư

Kỹ năng tổ chức triển khai các quy định của pháp luật liên

quan đến nghiệp vụ công tác văn thư gồm các kỹ năng về nghiệp vụ:

soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản đến; quản lý văn

bản đi; lập hồ sơ, giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý, sử
dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong cơng tác văn thư.

Bảng 2.5. Số lượng văn bản đến bình quân một năm của một cơ

quan chun mơn thuộc UBND thành phố từ năm 2015-2019
Trong đó
Văn
Văn bản
Nhóm cơ
Tổng
bản
Tỷ Văn Tỷ
đến hồn
Tỷ lệ
quan

cộng
bản
điện tử
lệ
lệ
(%)
tồn điện
(%) giấy (%)
kèm
tử
giấy
Các cơ quan
chuyên môn
10.039
2.397 23,9 6.619 66
1.023 10,1
thuộc UBND
thành phố
Bảng 2.6. Số lượng văn bản đến bình quân một năm của một cơ

quan chuyên môn thuộc UBND thành phố từ năm 2015-2019
Trong đó
Nhóm cơ
Tổng
quan
cộng
Văn
Tỷ
Văn
Tỷ

Văn
Tỷ
16


Các cơ quan
chun mơn
6.394
thuộc UBND
thành phố

bản ddi
hồn
tồn
điện tử
1.995

(%)

lệ

bản
giấy

(%)

lệ

bản
điện tử

kèm
giấy

31,2

2.992

46,8

1.407

lệ

(%)

22

(Nguồn: Chi cục Văn thư, Lưu trữ thành phố Đà Nẵng năm 2019)

Đa số công chức Văn thư thành thạo kỹ năng tổ chức triển

khai các quy định của pháp luật liên quan đến nghiệp vụ cơng tác văn

thư, có 12,10% số phiếu đánh giá rất thành thạo, 70,53% số phiếu
đánh giá thành thạo và 17,37% số phiếu đánh giá chưa thành thạo.
0%
Rất thành thạo
17.37% 12.10%

Thành thạo

Chưa thành thạo
Chưa biết làm

70.53%

Biểu đồ 2.7. Kỹ năng tổ chức triển khai các quy định của pháp
luật liên quan đến nghiệp vụ công tác văn thư
(Theo kết quả khảo sát của tác giả năm 2019)

2.2.2.5. Kỹ năng giao tiếp, phối hợp

Kết quả khảo sát thể hiện qua biểu đồ 2.8:
0% 0%
Rất thành thạo

36.84%

63.16%

Thành thạo

Chưa thành thạo
Chưa biết làm

Biểu đồ 2.8. Kỹ năng giao tiếp, phối hợp
17


(Theo kết quả khảo sát của tác giả năm 2019)

Nhìn vào biểu đồ 2.8 cho thấy, kỹ năng giao tiếp, phối hợp

của công chức Văn thư được đánh giá cao, 63,16% phiếu đánh giá
rất thánh thạo, 36,84% phiếu đánh giá thành thạo.
2.2.3. Về thái độ

2.2.3.1. Ý thức chấp hành chủ trương, đường lối của Đảng;

chính sách, pháp luật của Nhà nước; nội quy, quy chế của cơ quan
Kết quả khảo sát được thể hiện qua biểu đồ 2.9.
0% 0%
Rất tốt

57.89%

Tốt

42.11%

Trung bình
Kém

Biểu đồ 2.9. Ý thức chấp hành chủ trương, đường lối của Đảng;
chính sách, pháp luật của Nhà nước; nội quy, quy chế cơ quan
(Theo kết quả khảo sát của tác giả năm 2019)

Qua biểu đồ 2.9 cho thấy, công chức Văn thư được đánh giá

tốt và rất tốt về ý thức chấp hành chủ trương, đường lối của Đảng,
chính sách, pháp luật của Nhà nước, nội quy, quy chế của cơ quan.

2.2.3.2. Ý thức chấp hành các quy định của pháp luật về

thẩm quyền, quy trình, thủ tục và nguyên tắc bảo mật trong công tác
văn thư

Kết quả khảo sát được thể hiện ở biểu đồ 2.10:
0% 0%

36.84%

63.16%

18

Rất tốt
Tốt

Trung bình
Kém


Biểu đồ 2.10. Ý thức chấp hành các quy định của pháp luật về

thẩm quyền, quy trình, thủ tục, nguyên tắc bảo mật trong công
tác văn thư

(Theo kết quả khảo sát của tác giả năm 2019)

2.2.3.3. Tinh thần trách nhiệm đối với công việc được giao

Kết quả khảo sát được thể hiện ở biểu đồ 2.11:
0%
Rất tốt
10.53%21.05%
Tốt

68.42%

Trung bình
Kém

Biểu đồ 2.11. Tinh thần trách nhiệm đối với công việc được giao
(Theo kết quả khảo sát của tác giả năm 2019)

Thông qua kết quả khảo sát cho thấy, phần lớn công chức

Văn thư có tinh thần trách nhiệm với cơng việc được giao, có
89,47% đánh giá rát tốt và tốt; 10,53% đánh giá trung bình.
2.2.3.4. Cách ứng xử trong cơng việc

Kết quả khảo sát thể hiện qua biểu đồ 2.12:
0% 0%
5.26%

94.74%

Rất tốt
Tốt
Trung bình
Kém

Biểu đồ 2.12. Cách ứng xử trong cơng việc

(Theo kết quả khảo sát của tác giả năm 2019)

Thái độ ứng xử trong công việc của đa số công chức Văn thư

được đánh giá tốt (94,75%) và có 5,26% phiếu đánh giá rất tốt.

2.2.3.5. Ý thức học tập, rèn luyện nâng cao phẩm chất, trình

độ, năng lực

19


Kết quả khảo sát thể hiện qua biểu đồ 2.13:
0%
10.53% 5.26%
84.21%

Rất tốt
Tốt
Trung bình
Kém

Biểu đồ 2.13. Ý thức học tập nâng cao phẩm chất, trình độ, năng lực
(Theo kết quả khảo sát của tác giả năm 2019)

2.3. Nhận xét về năng lực công chức Văn thư trong các cơ

quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng
2.3.1. Ưu điểm

Thứ nhất, đa số cơng chức Văn thư có trình độ chun mơn,

hầu hết có kiến thức về tin học, ngoại ngữ để đáp ứng được yêu cầu
công việc.

Thứ hai, công chức Văn thư tương đối thành thạo các kỹ

năng cần thiết để giải quyết công việc.

Thứ ba, kết quả khảo sát cho thấy, công chức Văn thư được

đánh giá có thái độ làm việc tốt.
2.3.2. Hạn chế

Thứ nhất, cơng chức Văn thư đa số có chuyên ngành đào tạo

chưa phù hợp với vị trí, u cầu cơng tác văn thư. Một số công chức

Văn thư chưa đủ tiêu chuẩn về trình độ đào tạo theo quy định. ở

10/19 cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố vẫn chưa bố trí

cơng chức Văn thư chun trách nên hạn chế trong việc thực hiện,
tham mưu, đề xuất triển khai các nội dung của công tác văn thư.

Thứ hai, một số kỹ năng như: kỹ năng lập hồ sơ công việc,

kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý công việc, kỹ

năng tổ chức triển khai các quy định của pháp luật liên quan đến
nghiệp vụ công tác văn thư của công chức Văn thư chưa đồng đều.
20


Một số công chức trẻ chưa thành thạo về kỹ năng lập hồ sơ công việc

và kỹ năng triển khai các quy định của pháp luật liên quan đến
nghiệp vụ công tác văn thư, công tác tham mưu, triển khai, hướng

dẫn cịn lúng túng. Trong khi đó, một số cơng chức Văn thư công tác
lâu năm chưa thành thạo về kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin
trong xử lý cơng việc.

Thứ ba, hiện nay chưa có quy định về chính sách, chế độ đặc

thù đối với cơng chức Văn thư nên ảnh hưởng đến tư tưởng, thái độ
làm việc của công chức Văn thư, công chức chưa yên tâm cơng tác

và ít có động lực để phấn đấu, vẫn cịn một bộ phận nhỏ khơng tận
tâm, hết lịng vì công việc mà làm việc một cách cầm chừng dẫn đến
hiệu quả công việc chưa cao.

2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế
2.3.3.1. Nguyên nhân khách quan

Hệ thống pháp luật điều chỉnh đối với công tác Văn thư mặc

dù đã điều chỉnh, bổ sung nhiều chế tài, quy định mới nhưng vẫn cịn

chậm; chưa có văn bản quy định về định mức biên chế công chức
Văn thư chuyên trách để các cơ quan có cơ sở trong việc tuyển dụng,

bố trí, sắp xếp công chức Văn thư chuyên trách; chế độ tiền lương
nhìn chung cịn thấp, tiền lương chưa tương xứng với nhiệm vụ được

giao và chưa có quy định về chính sách, chế độ riêng đối với cơng
chức Văn thư; cơng tác cán bộ cịn mang cơ chế xin – cho; chưa
kiểm tra việc thực hiện các quy định về bố trí nhân sự làm cơng tác
văn thư.

2.3.3.2. Ngun nhân chủ quan

Lãnh đạo ở một số cơ quan chưa thật sự nhận thức đúng đắn

về vị trí, vai trị, nhiệm vụ của công tác văn thư, công chức Văn thư;

phần lớn cơng chức Văn thư có chun ngành đào tạo chưa phù hợp
21


với u cầu vị trí cơng việc; chưa chú trọng đào tạo, bồi dưỡng kiến

thức về quản lý nhà nước, lý luận chính trị; kỹ năng của cơng chức
Văn thư chưa đồng đều.

Chương 3

ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO NĂNG LỰC

CÔNG CHỨC VĂN THƯ TRONG CÁC CƠ QUAN CHUYÊN

MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
3.1. Định hướng

3.1.1. Quan điểm, mục tiêu, định hướng phát triển ngành

Văn thư đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030
3.1.1.1. Quan điểm
3.1.1.2. Mục tiêu

3.1.1.3. Định hướng phát triển
3.1.1.4. Giải pháp thực hiện

3.1.2. Mục tiêu của thành phố Đà Nẵng trong quy hoạch

nhân sự làm công tác văn thư

3.1.2.1. Mục tiêu tổng quát

Hoàn thiện tổ chức bộ máy văn thư từ thành phố đến quận,

huyện, phường, xã nhằm đủ điều kiện thực hiện chức năng quản lý
thống nhất công tác văn thư; xây dựng đội ngũ những người làm
công tác văn thư đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu nhiệm vụ của
công tác văn thư.

3.1.2.2. Mục tiêu cụ thể

- Cấp thành phố kiện tồn cơ cấu tổ chức hiện có đảm bảo

thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư;
22


- Tại các cơ quan, địa phương kiện toàn bộ phận văn thư

thuộc văn phòng hoặc phòng Tổ chức - Hành chính bảo đảm thực
hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của công tác văn thư của đơn vị.

Cụ thể: Khối sở, ngành có ít nhất một người làm cơng tác văn thư và
một công chức chuyên trách thực hiện công tác lưu trữ.

3.2. Một số giải pháp nâng cao năng lực công chức Văn

thư trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành
phố Đà Nẵng

- Xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp

luật và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp vụ cơng tác văn
thư.

- Xây dựng và hồn thiện các văn bản quy định về công chức

Văn thư.

- Nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng công chức Văn thư

- Đổi mới nội dung và phương pháp đào tạo, bồi dưỡng công

chức Văn thư.

- Thực hiện tốt chế độ, chính sách đãi ngộ đối với cơng chức

Văn thư.

- Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát công tác văn thư.

- Cải thiện điều kiện, môi trường làm việc thuận lợi cho công

chức Văn thư.

23