Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext

BỘ NỘI VỤ

TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI
CƠNG TÁC CỦA VĂN PHÕNG CƠNG TY
CỔ PHẦN OMINEXT
Khóa luận tốt nghiệp ngành

: QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

Người hướng dẫn

: THS. HOÀNG VĂN THANH

Sinh viên thực hiện

: HOÀNG THỊ LỆ THƯY

Mã số sinh viên

: 1405QTVC056

Khóa

: 2014 – 2018

Lớp

: ĐH.QTVP14C

Hà Nội - 2018


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan Đề tài khóa luận “Hoạt động tổ chức các chuyến đi
công tác của Văn phịng Cơng ty Cổ phần Ominext” là đề tài do chính tơi thực
hiện. Tơi khơng sao chép bất kỳ thơng tin, tài liệu nào khơng rõ nguồn gốc.
Nếu có vi phạm, tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm.


LỜI CẢM ƠN
Trong suốt thời gian thực hiện Đề tài khóa luận, tơi đã nhận được
nhiều sự giúp đỡ từ th y cô, gia đ nh, bạn bè và đặc biệt từ giảng viên trực
tiếp hướng dẫn tơi hồn thiện Đề tài khóa luận.
Với lịng biết ơn sâu sắc, tơi xin chân thành cảm ơn Ths. Hoàng Văn
Thanh đã tận t nh hướng dẫn, góp ý và truyền đạt cho tơi những kiến thức
c n thiết để tơi hồn thành Đề tài khóa luận của m nh.
Đồng thời tơi cũng xin chân thành cảm ơn các th y, các cô khoa Quản
trị văn phịng và các th y cơ Trung tâm thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội đã nhiệt t nh góp ý và cung cấp thơng tin hỗ trợ tơi hồn thiện Đề tài khóa
luận này.
Trong q tr nh thực hiện Đề tài khóa luận, do tr nh độ nghiên cứu còn
nhiều hạn chế nên Đề tài khơng tránh khỏi nhiều thiếu sót. Tơi rất mong nhận
được những ý kiến đóng góp của các th y cơ và bạn đọc để Đề tài khóa luận
được hồn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ...........................................................................................
LỜI CẢM ƠN .................................................................................................
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU ĐỒ .......................................................
DANH MỤC VIẾT TẮT ................................................................................
PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................ 1
2. Lịch sử nghiên cứu ..................................................................................... 2
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu .............................................................. 3
4. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu .............................. 4
5. Cơ sở phương pháp luận ............................................................................. 4
6. Giả thuyết khoa học.................................................................................... 5
7. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn ........................................................... 5
8. Cấu trúc đề tài khóa luận ............................................................................ 5
PHẦN NỘI DUNG ....................................................................................... 6
Chƣơng 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC
CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC ........................................................................... 6
1.1. T m hiểu về một số khái niệm .............................................................. 6
1.2. Hoạt động tổ chức chuyến đi công tác ................................................ 12
1.2.1. Hoạt động của văn phịng trước chuyến đi cơng tác ...................... 12
1.2.2. Hoạt động của văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi cơng tác.... 21
1.2.3. Hoạt động của văn phịng sau chuyến đi công tác ......................... 22
Chƣơng 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI
CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÕNG CÔNG TY CỔ PHẦN OMINEXT .... 24
2.1. Sơ lược về Công ty Cổ ph n Ominext ................................................ 24
2.1.1. Lịch sử hình thành .......................................................................... 24
2.1.2. Tầm nhìn, sứ mệnh .......................................................................... 24
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phịng Cơng ty Cổ phần Ominext ..... 28
2.2. Thực trạng hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác ......................... 35

2.2.1. Nhận thức của nhân viên Văn phòng trong hoạt động tổ chức
chuyến đi công tác tại Công ty Cổ phần Ominext .................................... 36
2.2.2. Thực trạng hoạt động của văn phịng trước chuyến đi cơng tác ..... 39
2.2.3. Thực trạng hoạt động của văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi
công tác ..................................................................................................... 49
2.2.4. Thực trạng hoạt động của văn phịng sau chuyến đi cơng tác ....... 52
2.3. Nhận xét, đánh giá về hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Văn
phịng Cơng ty Ominext ............................................................................ 58
2.3.1. Ưu điểm ........................................................................................... 58
2.3.2. Hạn chế ........................................................................................... 59
2.3.3. Nguyên nhân ................................................................................... 61
Chƣơng 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC
CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÕNG CÔNG TY CỔ PHẦN
OMINEXT .................................................................................................. 64
3.1. Đối với Trưởng phòng và các cấp quản lý .......................................... 64
3.1.1. Tạo môi trường làm việc thoải mái, tránh gây áp lực cho nhân viên
................................................................................................................... 64
3.1.2. Tuyển dụng thêm các nhân viên ...................................................... 65
3.1.3. Xây dựng và ban hành văn bản quản lý.......................................... 67
3.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên
................................................................................................................... 69
3.1.5. Bố trí tài chính, đầu tư cơ sở vật chất ............................................ 71
3.2. Đối với nhân viên nhân viên Phòng HC- NS ...................................... 72
3.2.1. Tự hoàn thiện các kỹ năng, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ ........ 73
3.2.2. Thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ được giao ............................. 75
KẾT LUẬN ................................................................................................. 78
TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................................... 79
PHỤ LỤC........................................................................................................

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU ĐỒ
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của Văn phịng Cơng ty Cổ ph n Ominext ....... 33
Bảng 2.1. Bảng thống kê số chuyến đi công tác của Ban lãnh đạo, các cấp
quản lý và các nhân viên tại Công ty Cổ ph n Ominxext năm 2017 .......... 35
Bảng 2.2. Bảng đánh giá t m quan trọng của hoạt động tổ chức các chuyến
đi cơng tác tại Văn phịng Cơng ty Cổ ph n Ominext ................................ 37
Bảng 2.3. Bảng đánh giá mong muốn thực hiện cơng việc của các nhân viên
tại Văn phịng Cơng ty Cổ ph n Ominext .................................................. 38
Bảng 2.4. Bảng khảo sát suy nghĩ của nhân viên tại Văn phịng Cơng ty Cổ
ph n Ominext trong việc tổ chức các chuyến đi công tác .......................... 39
Bảng 2.5. Khảo sát mức độ đánh giá của các Trưởng phòng, cấp quản lý và
các nhân viên tham gia các chuyến đi công tác đối với cơng tác chuẩn bị của
Văn phịng trong việc tổ chức chuyến đi công tác ..................................... 41
Bảng 2.6. Bảng Khảo sát mức độ bị phê b nh, khiển trách của nhân viên
Văn phòng trong quá tr nh chuẩn bị các chuyến đi công tác ...................... 41
Bảng 2.7. Bảng kháo sát mức độ đánh giá của các nhân viên phòng ban
khác đã từng tham gia chuyến đi công tác của Công ty trong công tác chuẩn
bị chuyến đi công tác của Văn phòng ........................................................ 42
Bảng 2.8. Bảng đánh giá mức độ thực hiện cơng việc của các nhân viên Văn
phịng về quá tr nh thực hiện những công việc trong chuyến đi cơng tác của
Phịng HC-NS Cơng ty Cổ ph n Ominext ................................................. 49
Bảng 2.9. Bảng đánh giá mức độ thực hiện cơng việc của các nhân viên
Phịng ban khác về quá tr nh thực hiện những công việc trong chuyến đi
cơng tác của Phịng HC-NS Cơng ty Cổ ph n Ominext ............................. 50
Bảng 2.10. Bảng Khảo sát tự đánh giá mức độ thực hiện những nhiệm vụ
được Trưởng phòng giao sau chuyến đi công tác của CEO, các quản lý cấp
cao và các nhân viên phòng ban khác của nhân viên Phịng HC-NS Cơng ty
Cổ ph n Ominext ...................................................................................... 54

Bảng 2.11. Bảng khảo sát những nhiệm vụ chưa được thực hiện tốt trong
quá tr nh thực hiện các công việc được giao sau khi các chuyến đi kết thúc
của các nhân viên Phịng HC-NS Cơng ty Cổ ph n Ominext..................... 55
Bảng 2.12. Bảng Khảo sát đánh giá mức độ thực hiện những nhiệm vụ của
Phòng HC-NS sau chuyến đi cơng tác của các nhân viên phịng ban khác
tại Cơng ty Cổ ph n Ominext .................................................................... 56
Biểu đồ 2.1. Biểu đồ thể hiện số chuyến đi công tác qua các tháng trong
năm 2017 của Công ty Cổ ph n Ominext .................................................. 35


DANH MỤC VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

Chữ đƣợc viết tăt

ATLĐ

An toàn lao động

BHLĐ

Bảo hiểm lao động

BHXH

Bảo hiểm xã hội

BHYT

Bảo hiểm y tế

CBCNV

Cán bộ cơng nhân viên

CNTT

Cơng nghệ thơng tin

HC-NS

Hành chính-Nhân sự

HĐQT

Hội đồng quản trị

TS

Tiến sĩ

PGS

Phó Giáo sư


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Chúng ta đang sống trong một xã hội phát triển, cùng với đó là sự cạnh

tranh, quy luật đào thải được đẩy lên mạnh mẽ. Để duy tr sự phát triển ổn
định và hạn chế những sai phạm về quy tr nh hoạt động, địi hỏi phải có sự
hợp tác, phối hợp, hỗ trợ giữa các cá nhân, đơn vị trong cơ quan, tổ chức. Do
đó, cơng tác kiểm tra, theo dõi t nh h nh hoạt động của đơn vị luôn được các
cơ quan, tổ chức đặc biệt coi trọng. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, yêu c u
việc thực hiện các chuyến đi công tác ở mỗi cơ quan phải được diễn ra một
cách thường xuyên và hiệu quả.
Tổ chức chuyến đi công tác là hoạt động vô cùng quan trọng. Nó là
điều kiện cho việc nghiên cứu thị trường, đàm phán và kí kết hợp đồng giữa
các đối tác hay giải quyết t nh trạng bất ổn của các cơ quan. Bởi vậy, công tác
chuẩn bị các chuyến đi công tác không hề đơn giản và phải giao cho một đơn
vị chức năng chuyên môn trong cơ quan đảm nhiệm. Từ đó, Văn phịng là bộ
phận trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo, vừa đảm nhận chức năng tham
mưu, tổng hợp, vừa phụ trách hậu c n của cơ quan, tổ chức.
Việc tổ chức các chuyến đi công tác là một trong những nhiệm vụ hàng
đ u được ban lãnh đạo giao phó, buộc văn phịng phải có trách nhiệm xây
dựng và tổ chức các chuyến đi công tác của cơ quan theo đúng yêu c u của
ban lãnh đạo. Trong quá tr nh học tập và nghiên cứu, tơi nhận thấy, Văn
phịng Cơng ty Cổ ph n Ominext đã có những nỗ lực và cố gắng khơng ngừng
trong việc tổ chức các chuyến đi công tác cho Ban lãnh đạo và các cấp quản
lý và nhân viên Cơng ty. Chính v vậy, tơi đã quyết định chọn đề tài “Hoạt
động tổ chức các chuyến đi công tác của Văn phịng Cơng ty Cổ phần
Ominext”. Hy vọng Đề tài khơng chỉ giúp Văn phịng Cơng ty nói riêng mà
các văn phịng của các doanh nghiệp khác có cái nh n toàn diện về hoạt động
1


tổ chức các chuyến đi công tác của đơn vị m nh, góp ph n thực hiện tốt trách
nhiệm của văn phịng trong việc chuẩn bị chuyến đi cơng tác cho các công ty,
doanh nghiệp.

2. Lịch sử nghiên cứu
Ở Việt Nam, có rất nhiều nghiên cứu về chức năng nhiệm vụ của văn
phịng nói chung và tổ chức chuyến đi cơng tác của văn phịng nói riêng. Tuy
nhiên ph n lớn các đề tài nghiên cứu thường tập trung nghiên cứu về những
nhiệm chung của bộ máy văn phòng hoặc một ph n trong công tác tổ chức và
sắp xếp công việc chưa tập trung nghiên cứu về hoạt động tổ chức chuyến đi
công tác cho công ty, doanh nghiệp. Trong những nghiên cứu đó, có rất nhiều
các cơng tr nh trở thành giáo tr nh, tài liệu tham khảo như:
Giáo tr nh Quản trị văn phòng, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc
dân do GS. TS Nguyễn Thành Độ làm chủ biên (2013). Giáo tr nh giới thiệu
về cơng tác quản trị văn phịng, trong đó thể hiện rõ những chức năng, nhiệm
vụ của văn phòng trong cơ quan, tổ chức, bao gồm công tác tổ chức chuyến đi
cơng tác.
Giáo tr nh Nghiệp vụ thư ký văn phịng, Nhà xuất bản Đại học Quốc
gia Hà Nội do TS. Vũ Thị Phụng làm chủ biên. Giáo tr nh giới thiệu về nhiệm
vụ, chức năng, những năng lực, phẩm chất của người thư ký văn phịng, trong
đó có đưa ra quy tr nh tổ chức chuyến đi công tác cho cơ quan, doanh nghiệp.
Quản trị học, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân do PGS. TS.
Nguyễn Thị Ngọc Huyền; PGS. TS Đồng Thị Thu Hà; TS. Đỗ Thị Hải Hà
đồng chủ biên (2013). Cuốn sách đã được nghiên cứu về quy tr nh tổ chức và
sắp xếp công việc đảm bảo mục tiêu của tổ chức.
Bên cạnh các cuốn giáo tr nh nổi tiếng, xây dựng chuyến đi công tác
cũng là đề tài được nhiều tác giả quan tâm và dành thời gian nghiên cứu. Tuy
nhiên h u hết các đề tài nghiên cứu chỉ nghiên cứu một ph n trong nhiệm vụ
xây dựng các chuyến đi công tác cho cơ quan, ví dụ như một số đề tài: “T m
2


hiểu về quy tr nh tổ chức chuyến đi công tác của cơ quan, tổ chức” của sinh
viên Định Thị Thơm trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2015, đề tài luận văn

của một nhóm sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được đăng tải năm
2013 “Quy tr nh lập kế hoạch, vận dụng thực hiện một kế hoạch cho một cuộc
họp và một chuyến công tác cho cơ quan”.
Bên cạnh đó cũng có một số đề tài nghiên cứu và tiếp cận hoạt động
của văn phòng trong việc tổ chức các chuyến đi công tác trọng phạm vi rộng
hơn tại các công ty trong nước như đề tài “Thực trạng và một số giải pháp
nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng tại cơng ty TNHH sản xuất thương mại
Hoàng Thành” của tác giả Phạm Thị Huyền hay đề tài của các bạn sinh viên
trường Đại học Khoa học, Xã hội và Nhân văn “Công tác tổ chức và hoạt
động văn phịng của cơng ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị Giao
thông vận tải”.
Có thể nhận thấy, những đề tài trên đều thể hiện vai trò quan trọng của
văn phòng trong việc xây dựng các chuyến đi công tác không chỉ ở các cơ
quan mà cịn ở các cơng ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên ph n lớn, các đề tài
chưa đi sâu vào những hoạt động của văn phòng trong việc xây dựng chuyến
đi công tác cho các công ty. Trên tinh th n th n kế thừa và phát huy những
mặt tích cực của các công tr nh nghiên cứu trước, tôi đã t m hiểu và nghiên
cứu đề tài: “Hoạt động tổ chức các chuyến đi cơng tác của Văn phịng Cơng
ty Cổ phần Ominext”.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu:
- T m hiểu hoạt động tổ chức chuyến đi cơng tác của Văn phịng Cơng
ty Cổ ph n Ominext.
- Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hoạt động tổ chức các chuyến đi
công tác của Văn phịng Cơng ty Ominext.

3


Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Nghiên cứu về khái niệm văn phịng và hoạt động tổ chức chuyến đi
cơng tác của các công ty
- T m hiểu thực trạng hoạt động tổ chức chuyến đi cơng tác của Văn
phịng Cơng ty Ominext
- Nghiên cứu và đề ra giải pháp nhằm nâng cao hoạt động tổ chức các
chuyến đi công tác của Văn phịng Cơng ty Ominext.
4. Đối tƣợng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động tổ chức chuyến đi cơng tác của Văn
phịng Cơng ty Cổ ph n Ominext.
Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ ph n Ominext.
Thời gian nghiên cứu: Năm 2017-2018
5. Cơ sở phƣơng pháp luận
Phương pháp sử dụng tài liệu: Đọc và phân tích các tài liệu trên sách
báo, tạp chí, một số luận văn, khóa luận, giáo tr nh liên quan đến đề tài. Từ
đó, tổng hợp, hệ thống hóa, rút ra các nhận xét, kết luận c n thiết phục vụ cho
hoạt động nghiên cứu.
Phương pháp điều tra thực tế: Trong quá tr nh thực hiện Đề tài, tôi đã
phát 28 Phiếu Khảo sát trong đó: 08 Phiếu Khảo sát cho các nhân viên Phòng
HC-NS, thu về 06 phiếu và 20 Phiếu cho các nhân viên phòng ban khác, thu
về 20 phiếu.
Phương pháp đàm thoại, phỏng vấn: Để có thêm nguồn thơng tin chính
xác, tơi đã trao đổi và phỏng vấn một số nhân viên đang làm việc tại Phòng
HC-NS và các Phòng ban khác bằng cách đặt một số câu hỏi liên quan đến
nội dung hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác cho Công ty.
Phương pháp thống kê toán học: Dựa vào những Bảng khảo sát và số
liệu hoạt động tổ chức chuyến đi công tác qua các năm, từ đó xử lý các số liệu
thu được trong quá tr nh nghiên cứu, tính tổng số phiếu trong các câu hỏi
4

khảo sát.
Phương pháp quan sát: T m hiểu và khảo sát hoạt động tổ chức chuyến
đi công tác của Văn phịng Cơng ty Ominext
Phương pháp phân tích, tổng hợp: Trên cơ sở những thơng tin thu thập
được, phân tích, chọn lọc và tổng hợp thông tin phục vụ quá tr nh nghiên cứu.
6. Giả thuyết khoa học
Nếu các nhân viên Văn phịng của Cơng ty Cổ ph n Ominext thực hiện
tốt hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Công ty, sẽ tạo thành công
cho các chuyến đi công tác của Công ty.
7. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn
Ý nghĩa lý luận: Đề tài góp ph n làm phong phú hơn hệ thống lý luận
về văn phòng và hoạt động tổ chức các chuyến đi cơng tác của văn phịng
trong các cơng ty
Ý nghĩa thực tiễn: Đề tài góp ph n đánh giá hoạt động tổ chức các
chuyến đi cơng tác của Văn phịng Cơng ty Cổ ph n Ominext và đưa ra những
giải pháp nhằm nâng cao hoạt động tổ chức các chuyến đi cơng tác của Văn
phịng Cơng ty Cổ ph n Ominext. Đồng thời là tài liệu tham khảo cho các cá
nhân quan tâm đến văn phòng và hoạt động của văn phịng trong việc tổ chức
các chuyến đi cơng tác cho các cơng ty.
8. Cấu trúc đề tài khóa luận
Ngồi ph n mở đ u và kết luận, nội dung của đề tài được kết cấu thành
3 chương như sau:
Chương 1 Những vấn đề lý luận về hoạt động tổ chức chuyến đi công
tác
Chương 2 Thực trạng hoạt động tổ chức chuyến đi cơng tác của Văn
phịng Cơng ty Cổ ph n Ominext
Chương 3 Giải pháp nâng cao hoạt động tổ chức chuyến đi cơng tác của
Văn phịng Cơng ty Cổ ph n Ominext
5

PHẦN NỘI DUNG
Chƣơng 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG
TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CƠNG TÁC
1.1. Tìm hiểu về một số khái niệm
* Khái niệm văn phòng
Trong quá tr nh hoạt động của cơ quan, tổ chức, người ta luôn nhấn
mạnh đến vai trò quan trọng của bộ máy văn phòng. Văn phòng được coi là
bộ máy thực hiện các chức năng giúp việc phục vụ cho ban lãnh đạo doanh
nghiệp. Nó đảm bảo cơng tác lãnh đạo và quản lý được tập trung một cách
thống nhất, hoạt động thường xun, liên tục và có hiệu quả.[9;1] Vậy văn
phịng được hiểu như thế nào?
Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa dưới những phương diện khác
nhau. Theo cách hiểu “tĩnh”, văn phịng là một địa điểm làm việc và có một vị
trí địa lý nhất định: Đó là phịng làm việc của một lãnh đạo, thủ trưởng hay
của một người “quan trọng”. Ví dụ, văn phịng giám đốc, văn phịng nghị sĩ,
văn phòng kiến trúc sư trưởng,…hoặc văn phòng là trụ sở làm việc của cơ
quan, đơn vị, dự án, là nơi mà các cán bộ công chức của cơ quan, đơn vị đó
hàng ngày đến làm việc. Ví dụ, văn phịng Bộ, văn phịng UBND, văn phịng
cơng trường...[12;2]
Theo cách hiểu “động” văn phòng là một hoạt dộng trong các cơ quan,
tổ chức. Hoạt động này thường được hiểu là gắn liền với các công tác văn thư
như thu nhận, bảo quản, lưu trữ thông tin, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục
vụ hậu c n đảm bảo các diều kiện c n thiết cho hoạt động của cơ quan.[2;1]
Các cách hiểu trên đều có khía cạnh đúng nhưng nó chỉ phản ánh trên
một phương diện nhất định của thuật ngữ “văn phòng”. Để đưa ra một định

6

nghĩa chính xác và đ y đủ về văn phịng chúng ta c n xem xét toàn diện
những hoạt động diễn ra tại văn phòng trong các cơ quan, tổ chức.
Ở đ u vào, theo quan điểm hệ thống, văn phòng bao gồm các hoạt động
trợ giúp lãnh đạo, tổ chức quản lý và sử dụng toàn bộ các nguồn thơng tin trên
các lĩnh vực chính trị, kinh tế, hành chính...theo các phương án sử dụng khác
nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Như vậy ở đ u vào việc thu thập, xử lý và trợ giúp cho lãnh đạo những thông
tin c n thiết để đề ra các quyết định chính xác là một trong những đặc thù của
cơng tác văn phòng.
Ở đ u ra, văn phòng thực hiện những hoạt động phân phối, chuyển tài,
thu thập và xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo
yêu c u của lãnh đạo. Toàn bộ hoạt động sẽ góp ph n hồn thiện từng bước
công tác tổ chức điều hành thông tin trong từng đơn vị nhằm nâng cao hiệu
quả khai thác sử dụng thông tin trong quá tr nh tổ chức điều hành cơ quan, tổ
chức.[2;1]
Từ đó, để cơng tác văn phịng đạt được kết quản c n có những điều
kiện sau đây:
Thứ nhất, bộ máy văn phòng phải được tổ chức phù hợp. Ở các cơ
quan, đơn vị có quy mơ lớn, hoạt động đa dạng, bộ máy văn phòng c n có đ y
đủ các bộ phận với số lượng các nhân viên c n thiết để thực thi mọi hoạt động
của văn phòng, đáp ứng đ y đủ mọi hoạt động chung của cơ quan. Nhưng đối
với các tổ chức có quy mơ nhỏ và các hoạt động mang tính thu n nhất, đơn lẻ
th bộ máy văn phịng có thể gọn hơn mức tối thiểu. Ở đây từng nhân viên có
thể kiêm nhiệm nhiều cơng việc khác nhau, đáp ứng được yêu c u hoạt động
của tổ chức. Thực tế, có những nhà nghiên cứu hành chính đã đưa ra quan
điểm “không nhất thiết cơ quan, tổ chức nào cũng c n phải có văn phịng”. Ở
các tổ chức lớn có văn phịng, cịn các tổ chức vừa và nhỏ có phịng hành
chính, cịn ở những tổ chức kinh doanh đơn lẻ, chỉ c n một đến hai người có
7

năng lực có thể đảm nhận hết tất cả các cơng việc của văn phịng.
Thứ hai, văn phịng phải có địa điểm hoạt động, giao dịch nhất định,
tức là phải có một cơ sở hạ t ng cụ thể như nhà xưởng, phương tiện, thiết bị
và các điều kiện vật chất khác đảm bảo cho các hoạt động thuận lợi. Vị trí, qui
mơ của các yếu tố vật chất nêu trên cũng sẽ phụ thuộc vào đặc điểm của cơ
quan, tổ chức.[9;1]
Do đó, nếu chúng ta quan sát văn phịng ở trạng thái “tĩnh” th văn
phòng bao gồm các yếu tố vật chất, nhà cửa, xe cộ, các thiết bị con người...có
trong văn phịng để thực hiện mục tiêu của cơ quan tổ chức. Nếu quan sát cơ
quan, tổ chức ở trạng thái “động” nó bao gồm tồn bộ q tr nh thu thập, xử
lý thông tin từ đ u vào đến đ u ra, phục vụ trong quá tr nh hoạt động và điều
hành mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức đó.
Như vậy, từ nội dung và đặc điểm của cơng tác văn phịng, văn phịng
được hiểu theo nghĩa chung nhất: là bộ máy điều hành của cơ quan, đơn vị; là
nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý và chăm lo mọi
công việc hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức.[2;1]
*Khái niệm tổ chức
Tổ chức được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Khoa học quản lý
nghiên cứu tổ chức với tư cách là hệ thống con người - xã hội, với những quá
tr nh hiện tượng và hoạt động của con người. Để có một quan niệm khoa học
về tổ chức phải nhận thức nó ở hai góc độ, đó là: tổ chức với tính cách là một
thực thể và tổ chức với tính cách là một hoạt động.
Có nhiều định nghĩa khác nhau về tổ chức với tính cách là một thực thể.
Một trong những định nghĩa có ý nghĩa triết học sâu sắc đó là: “Tổ chức nói
mở rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật khơng thể tồn tại mà khơng có
một h nh thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức v vậy là
thuộc tính bản thân các sự vật”. Đồng thời, theo gốc Hy Lạp „Organon‟ nghĩa

8


là „hài hịa‟, từ tổ chức nói lên một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại
bản chất thích nghi với sự sống”. Hai định nghĩa này bao quát cả ph n tự
nhiên và xã hội loài người. Từ khi xuất hiện loài người, tổ chức xã hội loài
người cũng đồng thời xuất hiện. Và tổ chức ấy khơng ngừng hồn thiện, phát
triển nhân loại như ngày nay. Đó là nghĩa rộng, cịn theo nghĩa hẹp, tổ chức là
một tập thể của con người tập hợp lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc
mục tiêu cụ thể.[7;1]
Như vậy khi xem xét “tổ chức” trên tính cách là một thực thể, “tổ chức”
chính là một đơn vị xã hội, bao gồm những thành viên cùng gia nhập vào đơn
vị xã hội đó để hồn thành mục tiêu chung và mục tiêu cá nhân.
Vậy nếu xét “tổ chức” trên tính cách là một hoạt động th sao?
Theo Chester I. Barnard: “tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay
nhiều người kết hợp với nhau, hợp tác và thỏa thuận một cách chính thức để
phối hợp nhằm hồn thành mục tiêu chung”. Đồng thời, Theo Harold Koontz,
Cyril Odonnell và Heinz Weihrich th cơng tác tổ chức là “việc nhóm gộp các
hoạt động c n thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho
một người quản lý với quyền hạn c n thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều
kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”.[10;2]
Từ những quan niệm của các tác giả khác nhau, chúng ta có thể hiểu tổ
chức trên phương diện một hoạt động, đó là các hoạt động c n thiết để xác
định cơ cấu, bộ máy của hệ thống, xác định những cơng việc phù hợp với
từng nhóm, sắp xếp từng bộ phận và giao phó các bộ phận cho các nhà quản
trị hay người chỉ huy với chức năng nhiệm vụ và quyền hạn nhất định để thực
hiện công việc được giao.
Tổ chức là một trong những chức năng quan trọng của quá tr nh hoạt
động quản lý. Mục đích của tổ chức là đảm bảo cung cấp đ y đủ, kịp thời số
lượng và chất lượng nhân lực, phối hợp các nỗ lực thông qua việc thiết kế một

cơ cấu tổ chức hợp lý và các mối quan hệ quyền lực. Đồng thời, tổ chức còn
9


hướng đến sự phân chia những nhiệm vụ chung thành những công việc cụ thể
cho từng bộ phận với những quyền hạn tương ứng. Với những hàm nghĩa này,
có thể thể nhận thấy, tổ chức là sự phân chia các nhiệm vụ thành những công
việc, trao quyền hạn, xác định những ngun tắc thích hợp cho các bộ phận.
Do đó, chúng ta có thể hiểu một cách đơn giản, tổ chức là quy trình thiết kê
bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các nguồn nhân lực nhằm thực
hiện mục tiêu chung.[10;2]
Như vậy, xét trên phương diện, tổ chức với tính cách là một hoạt động
nó có vai trò quan trọng trong các kế hoạch và tiến hành thực hiện công việc
của cơ quan, tổ chức. Thực hiện tốt chức năng tổ chức trong cơ quan sẽ đảm
bảo được nề nếp, sự nhịp nhàng phối hợp giữa các bộ phận, đảm bảo tính kỷ
luật và phát huy được sở trường của mỗi cá nhân và bộ phận trong tổ chức.
* Khái niệm chuyến đi công tác
Trong quá tr nh hoạt động của cơ quan, tổ chức, các lãnh đạo, cán bộ,
nhân viên thường có các chuyến đi công tác ngắn hạn hoặc dài hạn ở trong
nước và kể cả các chuyến đi cơng tác ở nước ngịai.
Đi công tác là việc lãnh đạo, các cán bộ, chuyên viên, nhân viên được
giao nhiệm vụ thực hiện và giải quyết các công việc tại một địa điểm khác,
không phải nơi làm việc thường ngày, với mục tiêu cụ thể trong thời gian nhất
định. Các chuyến đi công tác của cơ quan rất đa dạng như hội thảo, hội nghị,
kiểm tra, hướng dẫn cơ sở...từ trung ương đến địa phương. Mỗi chuyến đi
mang lại hiệu quả trên nhiều phương diện, do đó các chuyến đi cơng tác u
c u phải được tổ chức một cách chu đáo.
Mục đích chuyến đi công tác: Mỗi chuyến đi công tác bao giờ cũng gắn
với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức. Đồng thời nhằm
một mục đích cụ thể giải quyết những công việc đã được hoạch định trong

chương tr nh kế hoạch công tác. Tùy theo chức năng nhiệm vụ của mỗi cơ
quan mà chuyến đi cơng tác có thể là giải quyết công việc, thiết lập mối quan
10


hệ, nghiên cứu thị trường, kiểm tra đối tượng quản lý, đi tham quan, ký kết
hợp đồng, dự hội nghị, hội thảo…và đơi khi cịn giải quyết những nhiệm vụ
đột nhiên diễn ra nhằm thực hiện những hoạt động mang tính chất đối ngoại
của cơ quan, tổ chức.[6;1]
Phạm vi chuyến đi công tác: Nước ta đang bước vào thời kỳ cơng
nghiệp hóa, hiện đại hóa nhằm đưa Việt Nam trở thành nước công nghiệp văn
minh hiện đại. V thế sự giao lưu quốc tế và hợp tác hữu nghị giữa các quốc
gia trên thế giới đang phát triển rất mạnh. Cho nên việc đi công tác của mỗi
cơ quan không chỉ giới hạn trong phạm vi quốc gia mà còn mở rộng ra phạm
vi quốc tế. Phạm vi chuyến đi công tác của mỗi cơ quan được xác định trên
các cơ sở như: Khả năng thiết lập mối quan hệ của cơ quan, quy mô, đặc thù,
chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức đó.
Phạm vi chuyến đi cơng tác ở mỗi cơ quan không giống nhau. Với các
cơ quan Nhà nước ở Trung ương chuyến đi công tác thường diễn ra trong
phạm vi toàn quốc trên cơ sở các yêu c u của hoạt động quản lý, cịn với các
cơng ty, xí nghiệp, đơn vị kinh tế… việc thực hiện chuyến đi công tác phụ
thuộc vào tiềm lực của doanh nghiệp và các quy định khung pháp lý do Nhà
nước quy định.[6;1]
* Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của văn phịng
Hoạt động tổ chức các chuyến đi cơng tác của văn phòng là việc bộ phận
văn phòng xây dựng kế hoạch, chuẩn bị nội dung, phương tiện, giải quyết các
thủ tục hành chính...và kết hợp với các phịng ban khác để thực hiện các công
việc liên quan bao gồm: cơng tác của văn phịng trước chuyến đi, hoạt động
trong thời gian lãnh đạo đi công tác, và hoạt động của văn phịng sau khi kết
thúc chuyến đi cơng tác của lãnh đạo, các nhân viên trong chuyến đi công tác

của cơ quan, tổ chức.
Hoạt động của văn phòng trước chuyến đi cơng tác c n phải được văn
phịng hoạch định, cân đối, đưa ra chương tr nh cụ thể theo từng tháng, quý,
11


năm và theo lịch làm việc chung. Từ đó theo dõi và chủ động tổ chức việc
thực hiện các chuyến đi cơng tác. Trước mỗi chuyến đi, văn phịng phải lập kế
hoạch chi tiết. Sau khi lập kế hoạch xây dựng chương tr nh cho chuyến đi, bộ
phận văn phòng còn phải tiến hành thực hiện chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu và
giải quyết các thủ tục hành chính có liên quan đến chuyến đi cơng tác;
phương tiện đi lại; liên hệ với địa điểm đến và kinh phí cho chuyến đi. Đồng
thời, bộ phận văn phòng phải đề xuất ý kiến vào kế hoạch nói trên trước khi
lãnh đạo phê duyệt. Khi kế hoạch được duyệt, cán bộ văn phịng được giao
nhiệm vụ có trách nhiệm theo dõi và chủ động đôn đốc các đơn vị chuẩn bị
đảm bảo đúng tiến độ thời gian thực hiện kế hoạch.
Có thể nói, văn phịng là bộ phận trung tâm của cơ quan. Do đó, việc
họach định các chuyến đi cơng tác của lãnh đạo và nhân viên là hết sức quan
trọng, địi hỏi chun viên văn phịng phải có sự hiểu biết, nhanh nhẹn và tinh
tế để tổ chức một chuyến đi công tác thành công như ý.
1.2. Hoạt động tổ chức chuyến đi công tác
1.2.1. Hoạt động của văn phịng trước chuyến đi cơng tác
Thực hiện các chuyến đi công tác là một công việc chiếm nhiều thời
gian của các cấp quản lý và các nhà lãnh đạo trong cơng ty. Có những chuyến
cơng tác mang tính chất định kỳ, thường xuyến nhưng cũng có những chuyến
cơng tác mang tính chất đột xuất. Tất cả đều phải đảm bảo cho chuyến công
tác đạt được mục tiêu đề ra. Để làm được điều đó, địi hỏi khơng có sự sai sót
trong các khâu chuẩn bị và thực hiện chuyến đi.[12;2] V vậy, bộ phận văn
phòng c n phải nắm được những công việc chuẩn bị và tổ chức cho các
chuyến đi công tác như sau:

(A) Xây dựng kế hoạch cụ thể trƣớc chuyến đi công tác:
Xây dựng kế hoạch cụ thể trước chuyến đi công tác là việc thiết kế và
xác định mục đích, yêu c u của chuyến đi; nội dung của chuyên đi, bao gồm:
12


thời gian bắt đ u và kết thúc chuyến đi; địa điểm công tác; số lượng người
tham gia; phương tiện đi lại; lịch tr nh chuyến đi và liệt kê các cuộc gặp gỡ,
trao đổi, tọa đàm trong chuyến đi công tác để đảm bảo sự rõ ràng, hợp lý cho
chương tr nh qua bản kế hoạch chi tiết. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của
văn phòng trong mỗi doanh nghiệp. Do đó c n được xây dựng một cách chi
tiết cẩn thận để chủ động bao quát hết tất cả cơng việc phịng tránh sai sót có
thể xảy ra. Bao gồm các nội dung:
- Xác định mục đích, yêu cầu cho chuyến đi:
Xác định mục đích, yêu c u cho chuyến đi là việc rất quan trọng để
định hướng, điều chỉnh các nhiệm vụ trong quá tr nh tổ chức và sắp xếp công
việc trong chuyến đi công tác.
Tùy vào nhiệm vụ của chuyến đi, văn phòng xác định mục đích cho
phù hợp. Phải xác định được rằng chuyến đi đó để làm g , cơng tác ở trong
nước hay đi cơng tác nước ngồi? Mục đích cho chuyến đi có thể là giải quyết
cơng việc, thiết lập mối quan hệ, nghiên cứu thị trường, kiểm tra đối tượng
quản lý, đi tham quan, ký kết hợp đồng hay là dự hội nghị tại các công ty
khác… và đôi khi trong chuyến đi đó cịn phải giải quyết những nhiệm vụ đột
xuất, bất ngờ diễn ra mang tính chất đối ngoại của cơng ty. Xác định mục đích
chuyến đi mới có thể chuẩn bị được những bước tiếp theo, do đó địi hỏi mục
đích phải thơng qua lãnh đạo, được xây dựng cụ thể và rõ ràng.
- Xác định nội dung chuyến đi:
Sau khi xác định đươc mục đích của chuyến đi, bộ phận văn phòng xây
dựng nội dung của chuyến đi. Nội dung bao gồm:
(1) Thời gian và địa điểm đến: Xác định thời gian bắt đ u di chuyển, và

thời gian di chuyển đến địa điểm. Đồng thời xác định thời gian cụ thể đến địa
điểm trong chuyến đi với nội dung g , đảm bảo hoàn thành được các mục tiêu
đề ra.
(2) Thành ph n người tham gia: Khi xây dựng nội dung cho chuyến đi
13


công tác c n xác định rõ thành ph n tham gia gồm những cá nhân, đơn vị nào.
Yêu c u liệt kê đ y đủ họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác tránh nh m lẫn,
hiểu l m trong công ty.
(3) Phương tiện đi lại: Phương tiện đi lại là yếu tố không thể coi nhẹ
trong hoạt động chuẩn bị chuyến đi cơng tác. Văn phịng phải chu đáo trong
công tác này để không làm ảnh hưởng đến hiệu quả của chuyến đi. Tùy vào
địa điểm đến để xác định phương tiện phù hợp, không chỉ phương tiện đi đến
địa điểm cơng tác mà cịn phải xác định phương tiện di chuyển trong quá tr nh
công tác tại đó.
(4) Lịch tr nh chuyến đi: Lịch tr nh chuyến đi bao gồm lịch tr nh di
chuyển và lịch tr nh sắp xếp các cuộc hẹn. Trong lịch tr nh di chuyển, văn
phòng xác định rõ thời gian và địa điểm di chuyển đến từng địa điểm trong đó
có các cuộc hẹn nào, đia điểm ăn uống, nghỉ ngơi...như thế nào. Với lịch tr nh
cuộc hẹn, văn phòng liệt kê cụ thể, thống nhất với lịch tr nh di chuyển về thời
gian, địa điểm cho từng cuộc hẹn, tránh trùng lặp cuộc hẹn và địa điểm với
các cuộc hẹn khác.
(5) Liệt kê các cuộc gặp gỡ, tọa đàm: Trong những chuyến đi công
tác, các nhà lãnh đạo thường xuyên gặp gỡ, trao đổi, tọa đàm với đối tác
liên quan đến mục đích của chuyến đi. Tuy nhiên cũng có những cuộc gặp
nằm ngồi mục đích chính của chuyến đi. Trong những trường hợp như
vậy, nếu đó là cuộc gặp quan trọng liên quan đến hoạt động đối ngoại của
công ty, cá nhân tham gia chuyến đi c n đề xuất với lãnh đạo và trao đổi
với bộ phận văn phòng để thêm vào kế hoạch chi tiết các cuộc gặp gỡ đó.

Cịn với những trường hợp khơng quan trọng và không liên quan đến công
việc, các cá nhân tham gia chuyến đi công tác tự sắp xếp không làm ảnh
hưởng đến mục tiêu chuyến đi và kế hoạch của bộ phận văn phòng đã đề
ra. Do vậy, để liệt kê chính xác các cuộc gặp gỡ của các lãnh đạo, các cấp
quản lý, nhân viên...tham gia chuyến đi công tác, văn phòng phải dựa vào
14


lịch tr nh của chuyến đi đó.
- Xác định kinh phí chuyến đi:
Xác định kinh phí cho chuyến đi dựa vào những yếu tố như: Thời
gian công tác, số lượng người tham gia, phương tiện đi lại, giải quyết thủ
tục hành chính, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, kinh phí ăn uống, sinh hoạt...và rất
nhiều những yếu tố khác phụ thuộc vào mục đích của chuyến đi. Việc xác
định kinh phí địi hịi các cá nhân khi thực hiện c n phải cân nhắc, tính tốn
và trao đổi với phịng ban khác và người tham gia công tác để xác định
kinh phí chính xác và hợp lý nhất.
- Xác định cá nhân, phòng ban thực hiện và phối hợp thực hiện:
Việc xác định các cá nhân, phòng ban thực hiện và phối hợp thực
hiện các nhiệm vụ trong công tác chuẩn bị được ban lãnh đạo chỉ đạo và ra
quyết định. Tuy nhiên, trách nhiệm chính vẫn thuộc về văn phòng. Các
phòng ban khác sẽ phụ trách phối hợp thực hiện trong những hoạt động có
liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phịng ban m nh.
Có thể nói, xây dựng kế hoạch cụ thể trước chuyến đi công tác là
nhiệm vụ đ u tiên và đặc biệt quan trọng trong hoạt động chuẩn bị chuyến đi
công tác. Nếu không xây dựng kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác một cách
tỉ mỉ, chi tiết, rất dễ nảy sinh những sai sót trong quá tr nh thực hiện và
nghiêm trọng hơn nếu không xử lý kip thời sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả
của chuyến đi. Do đó, tại nhiệm vụ đ u tiên, đòi hỏi bộ phận văn phòng phải
thực hiện một cách cẩn thận, xin ý kiến của ban lãnh đạo và những cá nhân,

đơn vị tham gia chuyến đi công tác.[4;1]
(B) Thực hiện việc chuẩn bị các chuyến đi công tác
Sau khi kế hoạch đã được xây dựng cụ thể, chi tiết và được ban lãnh
đạo phê duyệt, bộ phận văn phòng triển khai thực hiện theo đúng kế hoạch
và thơng báo cho các phịng ban khác để phối hợp thực hiện với những
công việc cụ thể sau:
15


- Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác:
Việc liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác là một trong những
khâu nghiệp vụ quan trọng và phải thực hiện đ u tiên trong hoạt động chuẩn
bị các chuyến đi công tác. Tuy nhiên, không phải chuyến đi cơng tác nào, văn
phịng cũng phải liên hệ trước. Bởi điều này sẽ không được tiến hành nếu
chuyến đi đó mang tính bất ngờ hoặc nhằm mục đích kiểm tra, theo dõi. Mặc
dù vậy, với chuyến đi thông thường, liên hệ với đơn vị tiếp nhận là một yêu
c u bắt buộc. Điều này sẽ giúp văn phịng có được sự phối hợp, hỗ trợ của cơ
quan tiếp nhận để thực hiện mục đích chuyến đi.
Văn phịng nên chọn thời điểm thích hợp khi tiến hành các hoạt động
này. Việc thơng báo q sớm hay q muộn đều có khả năng ảnh hưởng đến
sự phối hợp giữa hai bên. Trong trường hợp chuyến đi bị hủy bỏ, hoặc thay
đổi một số nội dung sau khi đã liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi, văn phịng
có trách nhiệm thơng báo cho kịp thời cho các cơ quan, cá nhân tiếp nhận.
Khi liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi, văn phịng phải đảm bảo u c u về
thơng tin chính xác, đ y đủ và kịp thời, bao gồm các nội dung như: mục đích
chuyến đi, nội dung cơng việc, thành ph n tham gia, thời gian làm việc, các
cuộc găp gỡ, trao đổi...[2;1]
Việc liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác c n được thực hiện
linh hoạt, văn phịng nên chú ý đến cơng việc này tránh xảy ra những t nh
huống không mong muốn ảnh hưởng đến sự hợp tác của cơ quan m nh và đơn

vị tiếp nhận chuyến đi công tác.
- Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu và giải quyết các thủ tục hành chính trước
chuyến đi cơng tác:
Để chuyến đi cơng tác được diễn ra đúng kế hoạch một cách nhanh
chóng và hiệu quả, bộ phận văn phịng có trách nhiệm chuẩn bị giấy tờ, tài
liệu và giải quyết các thủ tục hành chính theo đúng kế hoạch. Ngồi những
giấy tờ liên quan đến mục đích chuyến đi, văn phịng phải chuẩn bị thêm
16


những giấy tờ c n thiết trong quá tr nh di chuyển và hoạt động của cá nhân,
đơn vị tham gia chuyến đi công tác. Với những chuyến đi hợp tác, ký kết hợp
đồng hay tham gia hội thảo, tọa đàm của lãnh đạo, văn phòng c n chuyển bị
hợp đồng, tài liệu, bài phát biểu...một cách chu đáo. Nội dung của tài liệu,
giấy tờ c n có sự phối hợp của văn phòng và các bộ phận chức năng, đối với
chuyến đi đặc biệt quan trọng c n có sự trợ giúp của các chuyên gia, các cố
vấn để xây dựng nội dung bài phát biểu cho lãnh đạo. Bên cạnh đó, một số
chuyến đi cũng c n có những tài liệu tham khảo như: các văn bản quy phạm
pháp luật thuộc các lĩnh vực chuyên môn, các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ và
các tài liệu liên quan...đòi hỏi các nhân viên văn phòng được giao nhiệm vụ
c n tổng hợp tài liệu theo danh mục nghiên cứu, sưu t m tài liệu. Trong quá
tr nh tổng hợp, c n đọc trước để đánh dấu những nội dung quan trọng, thậm
chí phải giúp lãnh đạo lựa chọn những tài liệu và đánh dấu những nội dung
quan trọng, tham khảo, mang đi để sử dụng khi c n thiết. [2;1]
Song song với quá tr nh chuẩn bị giấy tờ tài liệu, văn phòng cũng phải
giải quyết các thủ tục hành chính. Ở nhiệm vụ này, yêu c u bộ phận văn
phịng c n thực hiện nhanh chóng và triệt để các thủ tuc chuyển giao công
việc trong thời gian các cá nhân, đơn vị đi công tác, xác nhận các loại giấy tờ
như quyết định cử đi công tác từ cấp trên, giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy
tờ khác về chức danh khoa học, chính trị, chứng minh thư của thành ph n

tham gia chuyến đi công tác. Đặc biệt với những chuyến đi cơng tác nước
ngồi, c n chuyển bị kỹ lưỡng hơn về các thủ tục như visa, hộ chiếu, giấy đi
đường, xuất cảnh, bảo hiểm...và các giấy tờ khác có liên quan.
Có thể nói, chuẩn bị giấy tờ tài liệu và giải quyết các thủ tục hành chính
là hai nội dung rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của chuyến đi
công tác. Khi thực hiện, cán bộ văn phòng c n kiểm tra kỹ nhiều l n tránh sai
sót, làm mất thời gian của chuyến đi...

17