Bài giảng Excel 2010: Chương 2

CHƯƠNG 2

MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN

1


2.1 CHỌN CÁC DÃY Ơ, CỘT VÀ HÀNG

•
•
•

Chọn ơ: click chuột hoặc di chuyển con trỏ đến ô muốn chọn
Chọn dãy các ô liên tiếp:
Cách 1: click chuột vào ô đầu tiên nhấn giữ và di chuột đến ô cuối cùng
Cách 2: click chuột vào ơ đầu tiên giữ phím Shift click chuột vào ô cuối cùng (hoặc dùng các phím mũi tên di chuyển đến ơ
cuối cùng).
Chọn dãy các ô không liên tiếp: chọn vùng đầu tiên  giữ phím Ctrl  chọn các vùng tiếp theo.

•
•

Dãy các ơ liên tiếp

Dãy các ô không liên tiếp
2


2.1 CHỌN CÁC DÃY Ơ, CỘT VÀ HÀNG

•
•

Chọn cột hoặc hàng: click chuột vào tên cột hoặc tên hàng
Chọn các cột hoặc các hàng liên tiếp:

•
•

Cách 1: click chuột vào tên cột hoặc hàng đầu tiên  nhấn giữ và di chuột đến tên cột hoặc hàng cuối cùng.
Cách 2: click chuột vào tên cột hoặc hàng đầu tiên  giữ phím Shift  click chuột vào tên cột hoặc hàng cuối cùng.

Tên cột

Tên hàng

3


2.1 CHỌN CÁC DÃY Ơ, CỘT VÀ HÀNG

•

Chọn dãy các cột hoặc hàng không liên tiếp: click chuột vào tên cột hoặc hàng đầu tiên nhấn giữ phím Ctrl  click chuột vào tên
cột hoặc hàng tiếp theo.

•

Chọn cả bảng tính: click chuột vào ơ giao nhau của tên cột và tên hàng hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+A

•

Hủy chọn: click chuột vào ơ bất kỳ

Chọn cả bảng tính

4


2.2. XĨA NỘI DUNG Ơ BẰNG DELETE VÀ CLEAR

•
•

Xóa bằng Delete:
Chọn các ơ chứa dữ liệu cần xóa
nhấn phím Delete (Del)  chỉ có nội dung dữ liệu trong các ơ được xóa.

•
•

Xóa bằng Clear:
Chọn các ơ chứa dữ liệu cần xóa
Home Editing Clear  chọn lệnh xóa phù hợp:
Clear All: xóa tất cả (nội dung, định dạng, chú thích, Hyperlink)
Clear Formats: xóa định dạng
Clear Contents: xóa nội dung
Clear Comments: xóa chú thích
Clear Hyperlinks: xóa siêu liên kết của ơ
Remove Hyperlinks: hủy bỏ siêu liên kết của dữ liệu trong ô

•
•

•
•
•
•
•
•

5


2.3. LỆNH UNDO, REDO VÀ LẶP LẠI THAO TÁC

•

Lệnh Undo (Ctrl + Z): trở về kết quả đã có trước khi sửa đổi hoặc hành động.

•

Lệnh Redo (Ctrl + Y): quay lại hành động đã bị hủy bỏ bởi lệnh Undo.

•

Lệnh Repeat (Ctrl + Y hoặc F4): thực hiện lặp lại lệnh (thao tác) sau cùng.

Lệnh Undo

Lệnh Redo

Lệnh Repeat

6


2.4. CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG VÀO BẢNG TÍNH
Trên Ribbon chọn thẻ Insert

•

Nhóm Illustrations:

•
•
•
•
•

Pictute: chèn ảnh tồn tại trong máy
ClipArt: chèn ảnh có sẵn của office
Shapes: chèn một đối tượng đồ họa
SmartArt: chèn đối tượng đồ họa nâng cao
Screenshot: chèn ảnh chụp màn hình

7


2.4. CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG VÀO BẢNG TÍNH

Trên Ribbon chọn thẻ Insert

•

Nhóm Text:

•

Nhóm Symbols:
Equation: chèn cơng thức tốn học
Symbol: chèn ký tự đặc biệt

•
•
•
•
•

TextBox: chèn hộp văn bản
Header & Footer: chèn tiêu đề trên và tiêu đề dưới cho trang in
WordArt: chèn chữ nghệ thuật
Signature Line: chèn dòng chữ ký điện tử
Object: chèn các đối tượng nâng cao

•
•

8

2.5. TẠO ẢNH NỀN CHO BẢNG TÍNH
Trên Ribbon chọn thẻ Page Layout

•

Tại nhóm Page Setup chọn lệnh Background  xuất hiện hộp thoại Sheet Background: chọn ảnh nền  Open

9


2.6. ĐẶT TÊN VÙNG




Bước 1: Chọn vùng cần đặt tên
Bước 2: Thực hiện lệnh đặt tên vùng
Cách 1: Formulas  Defined Names  Define Name
Cách 2: Formulas Defined Names  Name Manager  New
Cách 3: Click phải chuột  Define Name
Bước 3: Nhập thông tin trong hộp thoại New Name
Name: nhập tên vùng vào hộp
Scope: phạm vi sử dụng
Comment: nhập chú thích cho vùng nếu cần  OK.

•
•
•

•

•
•

10


2.7. CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE
a. Sử dụng nút lệnh hoặc phím tắt
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần sao chép hoặc di chuyển
Bước 2: Thực hiện lệnh Copy (sao chép) hoặc Cut (di chuyển)
Cách 1: Home  Clipboard  Copy hoặc Cut.
Cách 2: Click phải chuột  Copy hoặc Cut
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+C (copy) hoặc Ctrl+X (cut)




•
•
•

11


2.7. CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE
a. Sử dụng nút lệnh hoặc phím tắt
Bước 3: Đặt con trỏ tại vị trí muốn di chuyển hoặc sao chép vùng dữ liệu đến.
Thực hiện dán vùng dữ liệu:
Cách 1: Home  Clipboard  Paste
Cách 2: Click phải chuột  Paste

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+V




•
•
•

b. Sử dụng chuột

•

Chọn vùng dữ liệu  giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl nếu là sao chép (khơng giữ thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển) kéo chuột
tới nơi đích cần sao chép hay di chuyển đến và thả chuột.

12


2.7. CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE
c. Dán đặc biệt (Paste Special)




Thực hiện lệnh Copy hoặc Cut
Chọn vị trí đích  click phải chuột  Paste Special…. (Hoặc Home  click vào mũi tên lệnh Paste Paste Special)

13

2.7. CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE
c. Dán đặc biệt (Paste Special)

•

Mục Paste: thực hiện dán
All: tất cả
Formulas: cơng thức
Values: giá trị
Formats: định dạng
Comments: chú thích
Validation: qui định xác thực dữ liệu
All using source theme: tất cả mẫu định dạng nguồn
All except borders: tất cả trừ khung viền
Column widths: chiều rộng cột
Formulas and number formats: công thức và các định dạng dữ liệu số
Values and number formats: giá trị và các định dạng dữ liệu số

•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

14


2.7. CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE
c. Dán đặc biệt (Paste Special)

•

Mục Operation: dán thêm các phép tốn

•
•
•
•
•

None: khơng tính toán
Add: cộng
Subtract: trừ
Multiply: nhân

divice

Divide: chia

add
subtract
multiply

15


2.7. CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE
c. Dán đặc biệt (Paste Special)

•

Skip blanks: trừ các ơ rỗng

•

Transpose: đảo dịng thành cột hoặc ngược lại

•

Paste Link: dán liên kết

16


2.8. SỬ DỤNG OFFICE CLIPBOARD

•

Sau khi thực hiện lệnh Cut hoặc Copy, dữ liệu sẽ được lưu tạm thời tại vùng
nhớ trung gian Clipboard.

•

Clipboard lưu tối đa được 24 mục dữ liệu khơng phân biệt kiểu.

•

Clipboard lưu dữ liệu theo nguyên tắc hàng đợi, mục lưu sau được đặt trên,
mục lưu trước đó bị đẩy xuống.

•

Để hiển thị Clipboard: Ribbon click vào mũi tên cuối nhóm Clipboard

17


2.8. SỬ DỤNG OFFICE CLIPBOARD
Các thao tác trên Clipboard

•
•
•
•

Paste All: dán tất cả các mục
Clear All: xóa tất cả các mục đã lưu
Options: thiết lập một số tùy chọn hiển thị cho Clipboard
Thao tác với dữ liệu trong clipboard:

•
•

click chọn dữ liệu  Paste: sao chép dữ liệu trong clipboard ra bảng tính
click chọn dữ liệu  Delete: xóa dữ liệu lưu trong clipboard

18


2.9. CHÈN THÊM HÀNG, CỘT VÀ Ô
a. Chèn hàng




Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm hàng phía trên.
Bước 2: Thực hiện lệnh chèn hàng

•
•

Cách 1: Home Cells Insert  Insert Sheet Rows
Cách 2: Click phải chuột  Insert

19


2.9. CHÈN THÊM HÀNG, CỘT VÀ Ô
b. Chèn cột




Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm cột phía bên trái
Bước 2: Thực hiện lệnh chèn cột

•
•

Cách 1: Home Cells Insert  Insert Sheet Columns
Cách 2: Click phải chuột  Insert

20


2.9. CHÈN THÊM HÀNG, CỘT VÀ Ơ
c. Chèn ơ
Bước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm ơ trống
Bước 2: Thực hiện lệnh chèn ô
Cách 1: Home  Cells  Insert  Insert Cells
Cách 2: Click phải chuột  Insert
Bước 3: Lựa chọn lệnh phù hợp
Shift cells right: chèn và đẩy các ô sang bên phải
Shift cells down: chèn và đẩy các ơ xuống dưới
Entire row: chèn cả dịng
Entire column: chèn cả cột
Bước 4: Kết thúc
OK: thực hiện chèn ô
Cancel: hủy việc chèn ơ




•
•

•
•
•
•

•
•

Shift cells right

Shift cells down

21


2.10. XĨA HÀNG, CỘT VÀ Ơ
a. Xóa hàng
Bước 1: Chọn một hoặc nhiều hàng cần xóa.
Bước 2: Thực hiện lệnh xóa hàng
Cách 1: Home  Cells Delete  Delete Sheet Rows
Cách 2: Click phải chuột  Delete




•
•

b. Xóa cột
Bước 1: Chọn một hoặc nhiều cột cần xóa.
Bước 2: Thực hiện lệnh xóa cột
Cách 1: Home  Cells  Delete  Delete Sheet Columns
Cách 2: Click phải chuột  Delete




•
•

22


2.10. XĨA HÀNG, CỘT VÀ Ơ
c. Xóa ơ
Bước 1: Chọn ô cần xóa.
Bước 2: Thực hiện lệnh xóa ô
Cách 1: Home  Cells  Delete  Delete Cells
Cách 2: Click phải chuột  Delete
Bước 3: Lựa chọn lệnh phù hợp
Shift cells left: xóa và đẩy các ơ sang bên trái
Shift cells up: xóa và đẩy các ơ lên trên
Entire row: xóa cả dịng
Entire column: xóa cả cột
Bước 4: Kết thúc
OK: thực hiện xóa ơ
Cancel: hủy việc xóa ơ




•
•

•
•
•
•

•
•

Shift cells left

Shift cells up

23


2.11. THAY ĐỔI ĐỘ RỘNG CỘT, CHIỀU CAO HÀNG

• Giá trị độ rộng cột từ 0  255 (ký tự), mặc định là 8.43 ký tự.
• Giá trị chiều cao của dòng từ 0  409 (point), mặc định là 12.75 point.
a. Điều chỉnh kích thước hàng, cột bằng chuột
• Đưa trỏ chuột đến bên dưới tên hàng hoặc bên phải tên cột
• Xuất hiện ký hiệu điều chỉnh  nhấn giữ và di chuột đến kích thước cần

Ký hiệu

Ký hiệu

điều chỉnh

điều chỉnh

chiều cao

độ rộng

hàng

cột

24


2.11. THAY ĐỔI ĐỘ RỘNG CỘT, CHIỀU CAO HÀNG
b. Điều chỉnh kích thước hàng, cột bằng lệnh
Bước 1: Chọn các hàng hoặc cột cần điều chỉnh kích thước
Bước 2: Home  Cells  Format
Bước 3: Chọn lệnh phù hợp:
Row Height… nhập giá trị quy định chiều cao của hàng
AutoFit Row Height: chiều cao dòng tự động theo dữ liệu.
Column Width… nhập giá trị quy định độ rộng của cột
AutoFit Column Width: độ rộng cột tự động theo dữ liệu.
Default Width… quy định lại kích thước mặc định





•
•
•
•
•

25