Bài soạn Những điều cần biết khi sử dụng Email

15 điều cần lưu ý khi sử dụng email
Thư điện tử có lâu đời hơn blog, tin nhắn di động, thậm chí cả Internet. Tại sao
nhiều người vẫn sử dụng email không đúng cách?
Dưới đây là 15 điều cần lưu ý gồm những lời khuyên và mẹo giúp bạn sử dụng
email đúng cách, hiệu quả và kiểm soát tốt nhất ứng dụng này.
1/ Có một địa chỉ email lâu dài
Thay đổi địa chỉ email cũng phiền phức như đổi số di động, khiến cho bạn bè
phải vất vả cập nhật lại sổ địa chỉ. Thay đổi địa chỉ email chủ yếu là do công việc thay
đổi (với địa chỉ email do cơ quan cấp) hoặc do nhà cung cấp dịch vụ trục trặc (ngừng
dịch vụ hoặc phá sản).
Bạn có thể giảm thiểu khả năng phải thay đổi địa chỉ email bằng cách chọn nhà
cung cấp bạn tin tưởng họ sẽ tồn tại lâu dài. Gmail, Yahoo, Hotmail hay AOL là những
lựa chọn có thể tin cậy.
Cách duy nhất để đảm bảo địa chỉ email thực sự lâu dài là phải kiểm soát được
nó. Có nghĩa là bạn phải đăng ký một tên miền và mua dịch vụ email đi kèm với tên
miền đó. Nếu bạn muốn có một địa chỉ email gắn với mình vĩnh viễn, đó là cách duy
nhất.
2/ Chỉ nên có hai địa chỉ email chính thức
Bạn có một địa chỉ email trên Yahoo vài năm không dùng? Bạn đăng ký mỗi nhà
cung cấp một tài khoản email miễn phí? Bạn có một địa chỉ email công việc, một địa
chỉ của nhà cung cấp dịch vụ Internet, một địa chỉ gắn với blog?
Quá nhiều địa chỉ email sẽ làm mất thời gian kiểm tra. Tốt nhất là chỉ nên duy trì
hai địa chỉ email: một để nhận bản tin và một để liên lạc chính thức. Nếu bạn không thể
từ bỏ địa chỉ email công việc (cơ quan cung cấp), chỉ nên dùng địa chỉ đó phục vụ công
việc.
3/ Đừng chia sẻ địa chỉ email dễ dãi
Địa chỉ email là hàng hóa quý giá. Nếu không muốn hòm thư đầy rẫy thư rác và
thư quảng cáo, chỉ nên cung cấp địa chỉ email cho bạn bè và đồng nghiệp. Rất nhiều
dịch vụ trực tuyến yêu cầu cung cấp địa chỉ email khi bạn đăng ký. Nhưng nếu bạn
không muốn nhận email từ nhà cung cấp dịch vụ đó, bạn chỉ nên sử dụng địa chỉ email
tạm thời để đăng ký.

4/ Đừng bấm “Reply All” một cách tù mù
Khi gửi thư mới, đừng tìm đến thư cũ và bấm Reply All (hoặc thậm chí là Reply).
Hãy soạn thư mới và sử dụng sổ địa chỉ để gửi. Nếu không, rất dễ xảy ra tình trạng có
một số người bạn không muốn gửi vẫn nằm trong danh sách được nhận email.
5/ Hiểu sự khác nhau giữa CC và BCC
Trước khi chưa có thư điện tử, CC được hiểu bản sao bằng giấy than. Nhưng hiện
nay, CC và BCC được hiểu là đồng gửi, gửi tới cho nhiều người. Tuy nhiên, giữa CC và
BCC có sự khác biệt. Chọn gửi CC nghĩa là những người nhận email đều biết được các
địa chỉ trong danh sách đồng gửi, còn BCC thì những người nhận không biết được các
địa chỉ trong danh sách đồng gửi.
Vì vậy, khi gửi thư điện tử cho nhiều người, nên đặt danh sách địa chỉ trong mục
BCC. Cách đó đảm bảo những người nhận không biết được các địa chỉ email trong danh
sách đồng gửi, như vậy đảm bảo tôn trọng riêng tư, không tiết lộ địa chỉ email của
người khác.
6/ Đặt tiêu đề thư rõ ràng, ngắn gọn
“Chào bạn, có khỏe không?” hay “Gửi anh thư này” là những tiêu đề thư không
rõ nội dung, rất dễ bị bỏ qua với những người nhận hàng trăm thư mỗi ngày. Nếu bạn
không muốn thư của mình bị phớt lờ, hãy đặt tiêu đề thư rõ ràng và ngắn gọn.
Đừng đưa tên mình vào tiêu đề thư, ví dụ như “Thư gửi từ Eric” là thừa. Người
nhận sẽ biết thư đó gửi do ai gửi trong ô From. Vì thế, tiêu đề thư nên nói rõ luôn chủ
đề. Nếu là thư quan trọng thì nên đề cập luôn nội dung trong dòng tiêu đề. Nếu có thể
đưa luôn cả thông tin mức độ khẩn cấp hoặc thời hạn cuối cùng (“Trả lời trong hôm này
về việc xa thải CEO”), như vậy thư đó chắc chắn sẽ được đọc sớm hơn.
7/ Mỗi thư một chủ đề
Đưa quá nhiều chủ đề trong một thư sẽ rất khó cho việc trả lời. Vì vậy, để tiện
cho người trả lời, mỗi thư chỉ nên tập trung vào một chủ đề. Ngoài ra, làm như vậy thì
việc tìm kiếm sau này cũng dễ dàng hơn.
8/ Viết ngắn gọn
Bạn có thường xuyên phải đọc thư điện tử có tới 3 đoạn dài lê thê? Nếu bạn
không muốn đọc những thư dài dòng như vậy, thì phải hiểu là người khác cũng vậy.

9/ Dùng phần mềm diệt virus
Trong bối cảnh hầu hết virus lay lan qua email, nên kiểm tra các thư bạn nhận và
gửi. Thậm chí cả chương trình diệt virus miễn phí như AVG Free Edition có thể kiểm
tra từng thư bạn gửi và nhận với phần mềm Outlook hoặc Thunderbird. Quét thư đến và
đi là ải đầu tiên ngăn virus thâm nhập vào máy tính.
10/ Đừng đính kèm file quá lớn
Trước đây, gửi các file dữ liệu số cho người khác chỉ có cách duy nhất là dùng
email. Nhưng hiện nay, có hàng tá cách chia sẻ dữ liệu. Với các file dữ liệu dung lượng
lớn, tốt hơn là nên chọn cách chia sẻ khác, không nên dùng email.
Cách tốt nhất là chia sẻ link thông qua các trang web chia sẻ. Ví dụ, nếu bạn có
đoạn phim và đưa nó lên YouTube, sau đó bạn gửi cho bạn bè đường link để xem đoạn
phim đó trực tuyến. Nếu phải gửi file gốc, nên dùng các web như drop.io hay
YouSendIt, cho phép bạn tải một file dung lượng tới 100 MB, sau đó gửi đường link tải
file đó qua email. Hoặc tối thiểu nhất, bạn cũng nên nén các file lớn trước khi đính kèm.
Nói chung, không nên gửi đính kèm những file trên 10MB.
11/ Đừng mở đính kèm hoặc các link bạn không mong đợi
Con đường dính virus số một là tin tưởng và mở bất kỳ file đính kèm thư điện tử
nào. Kể cả khi đính kèm thư trông có vẻ bình thường, vẫn rất nguy hiểm bởi virus cũng
biết ngụy trang. Nếu đính kèm thư trông hoàn toàn lạ lẫm hoặc không chính xác, nên
liên hệ với người gửi để xác thực lại. Đặc biệt là bạn nên cẩn trọng với những thư điện
tử gửi từ ngân hàng hoặc nhà cung cấp dịch vụ thanh toán như Paypal.
12/ Cắt bớt thông tin cũ khi trả lời email
Khi bạn trả lời email, thường thì thông tin của email gốc cũng gắn kèm phía dưới.
Cách đó giúp người nhận có thể theo dõi những thông tin trước đó. Tuy nhiên, điều này
sẽ khiến bạn gặp khó khăn khi tìm kiếm trong các email sau đó, nhất là nếu việc trao đổi
qua lại cùng chủ đề kéo dài nhiều trang. Vì vậy, để tiện cho việc tìm kiếm về sau, nên
dành thời gian cắt bớt thông tin cũ gắn kèm phía dưới email mới. Nếu cần thiết, chỉ nên
copy những phần quan trọng có liên quan.
13/ Đừng gửi email khi tức giận
Khi tức giận không nên uống rượu hay lái xe. Gửi thư điện tử cũng vậy. Gửi

email khi giận dữ rất dễ đưa cảm xúc đó vào trong thư. Nên gửi email sau đó vài giờ
hoặc vào ngày hôm sau, sau khi đã bình tĩnh hơn. Nếu có thời gian, nên gọi điện hoặc
đến gặp trực tiếp người đó thay vì gửi email. Gặp mặt trực tiếp có thể là cách giải tỏa
cơn giận hữu hiệu.
14/ Thu về email đã gửi
Thỉnh thoảng bạn gửi email và nhận thấy có lỗi với thư vừa gửi. Nhưng có một số
cách giúp bạn lấy lại thư vừa gửi. Gmail hiện có tính năng thu lại thư vừa gửi gọi là
Undo Send. Nếu bạn nhấn chuột vào nút Undo vài giây sau khi gửi, thư đó sẽ không
được gửi đi. Nhưng nên biết là bạn chỉ có 10 giây để làm việc đó.
Microsoft Outlook cũng có thể thiết lập để bắt chước tính năng này bằng cách
thiết lập quy tắc hoãn việc gửi đi khoảng vài chục giây hoặc vài phút. Như vậy, bạn sẽ
có thời gian để nhận ra lỗi (nếu có) với thư vừa gửi để chỉnh sửa. Bạn có thể thiết lập
quy tắc này bằng cách vào Tools, chọn Rules and Alerts, chọn ‘Check messages after
sending’, rồi chọn tiếp Next và làm theo chỉ dẫn đến khi xuất hiện màn hình có lựa chọn
‘Defer delivery by a number of minutes’. Chọn một con số (giây hoặc phút), rồi nhấn
OK, nhấn tiếp Next và đặt tên quy tắc, cuối cùng là nhấn chọn Finish.
15/ Đừng email những gì có thể chat
Không phải mọi thứ bạn muốn nói cũng đáng phải gửi thư. Hãy tận dụng sức
mạnh của các phần mềm trao đổi nhanh như Yahoo! Messenger hay Twitter.
------ Theo PCMag/ictnews ------