Đề tài: Bài toán quản lý thư viên

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN



BÀI TẬP NHĨM
ĐỀ TÀI: BÀI TỐN QUẢN LÝ THƯ VIỆN
MƠN THỰC HÀNH: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Giáo viên hưỡng dẫn: Vũ Mỹ Hạnh
Lớp: TIN20A1-HN
Nhóm thực hiện- Nhóm 2:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

Nguyễn Thị Thao- Nhóm trưởng.
Nguyễn Thị Thủy
Nguyễn Sỹ Tiến
Nguyễn Hải Long
Nguyễn Tiến Thành
Nguyễn Duy Tuyên
Hoàng Thị Ngân

Trương Khánh Linh
Hà Văn Trung
Bùi Đúc Trung
Tô Vân Trường

Chử Kim Vinh

Lời mở đầu:
Từ trước tới nay, các thư viện dù lớn hay nhỏ đều chỉ hoạt động
dựa theo cách thủ công do con người phụ trách. Nhưng xu thế hiện nay,
khi sự phát triển mạnh mẽ của ngành công nghệ thông tin dẫn đến việc


đòi hỏi ra đời các hệ thống để trợ giúp con người trong việc quản lý.
Thông qua lĩnh vực phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin đã giúp việc
quản lý đơn giản và nhanh chóng hơn.
Xuất phát từ nhu cầu thực tế cần có một hệ thống trợ giúp quản
lý việc xuất nhập, thao tác trong các khâu của thư viện.Chúng em đã
thực hiện đề tài “Quản lý thư viện sách” mục tiêu để tìm hiểu sâu hơn
trong lĩnh vực phâp tích thiết kế hệ thống thơng tin. Xin chân thành cảm
ơn cơ đã nhiệt tình giúp đỡ và truyền đạt cho chúng em nhiều kiến thức
về bộ mơn Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin để chúng em có đầy
đủ khả năng thực hiện tốt đề tài này. Đây là 1 đề tài đầu tay nên khó
tránh khỏi cịn nhiều sai sót, khuyết điểm mong cơ thơng cảm, hết lịng
góp ý và chỉ cho chúng em ưu, khuyết điểm để giúp chúng em có thể
hồn thiện tốt hơn sau này.

Chúng em xin chân thành cảm ơn cô!!!

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU………………………………………………………......................... 2
PHẦN I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG

Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2

Page 2


CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VẤN ĐỀ
1. Phát họa vấn đề…………………………………………………………………… 5
2. Mục đích…………………………………………………………........................... 5

CHƯƠNG II: KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG THƯ
VIỆN
1. Nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức hệ thống……………………………………….......... 6
2. Phân tích quy trình, chức năng hiện trạng hệ thống………………… ........... 9
3. Yêu cầu phi chức năng……………………………………………………….... 16

PHẦN II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
CHƯƠNG I.THIẾT KẾ SƠ ĐỒ
1. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ………………………………....................... 17
2. Sơ đồ ngữ cảnh…………………………………....................................... 18
3. Sơ đồ luồng dữ liệu…………………........................................................ 18
3.1 Mức 1………………………………………....................................... 20
3.2 Mức 2……………………………………........................................... 21
CHƯƠNG II. MƠ HÌNH ERD
1.
2.
3.
4.

5.

Mô tả thực thể………………..................................................................... 24
Xác định thực thể………………………................................................... 25
Các mối liên hệ………………………….................................................... 27
Mơ hình ERD………………………………............................................... 31
Chuyển mơ hình ERD thành mơ hình quan hệ……................................ 32

CHƯƠNG III. CHUẨN HĨA LƯỢC ĐỒ QUAN HỆ
1. Chuẩn hóa các lược đồ………………………….................................... 33
2. Cơ sở dữ liệu quan hệ…………………………………......................... 37

PHẦN III. THIẾT KẾ
CHƯƠNG II. THIẾT KẾ GIAO DIỆN
1. Thiết kế Menu………………...................................................................... 38
2. Thiết kế Form……………………….......................................................... 42
3. Thiết kế Report……………………............................................................ 52
Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2

Page 3


4. Thiết kế cơ sở dữ liệu.................................................................................. 52

CHƯƠNG II. THIẾT KẾ Ô XỬ LÝ...............................................................56
ĐÁNH GIÁ…………………….........................................................................65

PHẦN I. KHẢO SÁT
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT
1.

Phát họa vấn đề.

Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2

Page 4


 Hệ thống thư viện hiện nay.
• Mượn sách bằng tay.
• Lưu trữ dữ liệu bằng giấy tờ.
 Nhược điểm
• Xử lý số liệu chậm, khơng chính xác
• Tra cứu mất nhiều thời gian
• Lưu trữ khó khăn, khơng kịp thời
 Cần phải có 1 hệ thống quản lý thư viện
• Nhằm giúp cho q trình mượn được nhanh chóng và dễ dàng
• Xử lý , lưu trữ các thong tin nhanh chóng và hiệu quả.

Thư viện của một trường Đại học quản lý khoảng hàng trăm ngàn đầu sách và tạp
chí,phục vụ cho sinh viên của trường. Sinh viên có thể mượn sách đọc tại chổ hoặc về nhà.
Để phục vụ độc giả nhanh, gọn và chính xác, thư viện cần tin học hóa cơng việc quản lý
danh mục sách và quản lý độc giả của mình.

2.

Mục đích.

Hiện nay nhu cầu nghiên cứu trong các trung tâm trường học là rất lớn. Vì vậy cơng tác
quản lý thư viện là vấn đề trọng điểm trong việc cung cấp tài liệu cho học sinh, sinh viên.

Nhưng đa phần hiện nay các thư viện đều áp dụng mơ hình tổ chức khơng hợp lý vào việc
quản lý thư viện của mình. Việc độc giả gặp phải rất nhiều khó khăn trong các khâu từ
việc làm thẻ thư viện, lựa chọn các cuốn sách phù hợp với nhu cầu và đến việc mượn sách
đă làm cho nhiều người không thấy được lợi ích từ hoạt động thư viện. Việc thư viện tạo
điều kiện để cho các học viên tiếp xúc dễ dàng các dịch vụ của mnh có thể nâng cao hiệu
quả học tập của học viên.
Xuất phát từ vấn đế đó chúng ta cần thiết phải xây dựng một mơ hình tổ chức thư
viện hợp lý (phụ thuộc vào quy mô của trong trường). Nhưng trước hết chúng ta phải
đánh giá đúng hiện trạng của trường.

CHƯƠNG II: KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG
HỆ THỐNG THƯ VIỆN.
Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2

Page 5


1.

Nhiệm vụ,chức năng, cơ cấu tổ chức hệ thống thư viện.
1.1 Nhiệm vụ,chức năng của tổ chức hệ thống thư viện.

Chức năng:
Trung tâm Thơng tin Thư viện có chức năng đảm bảo việc thu thập, lưu trữ và phổ
biến, cung cấp thông tin khoa học về y tế công cộng, cũng như hỗ trợ khai thác hiệu quả
những nguồn thông tin phục vụ cho công tác giảng dạy học tập và NCKH của cán bộ, giảng
viên, sinh viên nhà trường cũng như các bạn đọc bên ngồi có quan tâm.
Nhiệm vụ cụ thể:
Bổ sung-trao đổi, phân tích-xử lý, bảo quản các loại hình tài li ệu, xây d ựng, hồn
thiện hệ thống tra cứu, tìm kiếm phù hợp, hướng dẫn bạn đọc truy cập, khai thác kho tư

liệu một cách hiệu quả.
Cung cấp các dịch vụ thư viện chất lượng cao, cụ thể như sau:
o
Dịch vụ mượn trả, mượn liên thư viện
o

Hỗ trợ tra cứu trực tuyến, trực tiếp hoặc qua thư điện tử

o

Cung cấp thông tin theo yêu cầu

o

Đào tạo:





o

Đào tạo định kỳ: Định kỳ hàng tuần có các buổi hướng dẫn miễn phí
cho bạn đọc có nhu cầu về các chủ đề khác nhau: Các kỹ năng tìm kiếm cơ bản;
Hướng dẫn tìm kiếm, đánh giá các nguồn tin YTCC; Hướng dẫn tra cứu trên một
số cơ sở dữ liệu nhất định như: HINARI, PubMed, EBSCO; Hướng dẫn viết thư
mục tài liệu tham khảo cho các nghiên cứu khoa học...
Đào tạo cho sinh viên mới nhập học: Tham gia phối hợp với phòng
Quản lý sinh viên và/ hoặc BM Tin học giảng dạy cho sinh viên mới nhập học
kiến thức cơ bản về sử dụng thư viện.

Các dịch vụ photocopy, cho thuê giáo trình....

o

Đảm bảo việc truy cập thông suốt tới các nguồn thông tin đa dạng

o

Hỗ trợ môi trường học tập, nghiên cứu thuận lợi cho bạn đọc

Mở rộng hợp tác quốc tế, phát triển các cơ hội đào tạo cho cán bộ, các c ơ hội m ở rộng
nguồn tin, bổ sung vốn tài liệu, phát triển cơ sở vật chất...
1.2 Cơ cấu tổ chức của hệ thống thư viện.

Cơ cấu tổ chức.
Thư viện sách là khu dành cho mọi người (từ học sinh,sinh viên,tiến sĩ,giáo sư,
người cao tuổi,… ) có nhu cầu về việc tìm hiểu các thông tin về khoa học kỹ thuật,
thẩm mỹ,… từ căn bản tới chun sâu có thể tìm được cho mình các thể lọai sách phù
hợp với nhu cầu và đúng chun mơn của mình cần tìm hiểu với 2 hình thức chính: đọc
tại chỗ hoặc mượn về nhà để nghiên cứu trong một khoảng thời gian ngắn theo qui
định riêng của từng thư viện cụ thể. Yêu cầu quản lý về việc nhập xuất chung các
Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2

Page 6


nguồn sách của thư viện đã rất khó, cịn thêm phải quản lý việc cho mượn sách hằng
ngày đối với các khách hàng có thẻ của thư viện và khách vãng lai.
Vì vậy cần 1 chương trình quản lý để giúp nhân viên dễ dàng hơn trong cơng việc của
mình.

Việc phân công quản lý thư viện được thực hiện như sau:
Bộ phận quản lý: Gồm 2 người: Chủ nhiệm(hiệu trưởng nhà trường) và phó chủ nhiệm
thư viện.
 Chủ nhiệm( hiệu trưởng nhà trường) thư viện có nhiệm vụ điều hành tồn bộ mọi

hoạt động của thư viện.

 Phó chủ nhiệm có nhiệm vụ quản lý nhân viên trong thư viện, quản lý các cơ sở vật

chất có trong thư viện.
Bộ phận nghiệp vụ gồm:
 Trưởng ca là người chịu trách nhiệm về hoạt động trong ngày của tất cả các kho và

công việc của thư viện. Quản lý việc giao ca của các nhân viên trong thư viện.

 Nhân viên thu ngân: là nhân viên của thư viện người chịu trách nhiệm thu chi trong

từng kho riêng biệt đối với các giao dịch của khách hàng.

 Bộ phận quản kho: Có nhiệm vụ mua sách, nhận hàng từ nhà cung cấp (nhà xuất

bản) hay các nguồn khác . Hủy (bán) các đầu sách đã bị hư hỏng, sách cũ nát. Quản
lý danh mục sách,quản lý đầu sách. Phân loại sách,phân loại tác gi ả, phân loại nhà
cung cấp. Kiểm kê, thống kê các sách có trong thư viện. Có trách nhi ệm kiểm tra và
giúp khách chọn được đúng loại sách mình cần và việc sắp xếp bảo quản sách, thu
dọn sách khi khách mượn đọc xong trong thư viện.
 Bộ phận quản lý sách: Quản lý việc mượn –trả sách. Hướng dẫn, làm các thủ tục
cho độc giả mượn – trả sách.Phân loại các thể loại sách. Quản lý tình trạng sách
trước và sau khi độc giả mượn- trả sách. Làm nhiệm vụ quản lý sách có tại thư
viện, cơng việc chính là lập mã số sách và quản lý sách :Khi có yêu cầu mua sách, bộ

phận bổ sung tài liệu sẽ mua sách về, tiến hành xử lý sách,viết fic cho sách. Sau đó
lưu q trình xử lý vào kho dữ liệu hệ thống về sách là: “Hồ sơ quản lý sách”, đưa
fic vào hộp fic để độc giả tra cứu sách và chuyển sách về kho sách. Báo cáo tình
hình mượn –trả sách về bộ phận nghiên cứu- kiểm kê.
 Bộ phận quản lý độc giả: Có nhiệm vụ quản lý độc giả. Cấp thẻ cho các độc gi ả

mới, hủy các thẻ độc giả đã hết hạn. Quản lý tài khoản độc gi ả.Phân loại đôc gi ả.
Quản lý tham số quy định từng loại độc giả. Giúp độc giả tìm đúng sách mà họ cần
mượn. Giải quyết các thắc mắc của độc giả về nội quy- quy định của thư viện.
Thống kê lượt độc giả tới mươn sách hằng ngày. Xử lý các đọc giả vi phạm.

Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2

Page 7


 Bộ phận nghiên cứu-kiểm kê: Có nhiệm vụ nhận báo cáo từ các kho về việc nhập

sách mới, về các loại sách hư cũ nát hoặc không cần sử dụng. Thống kê tình trạng
sách trong thư viện. Thống kê nhà xuất bản,nhà cung cấp sách. Thống kê sách mới
nhập. Thống kê sách đang nhập, thống kê tình trạng mượn sách của thư viện.
Thống kê sách còn trong thư viện. Thống kê sách thanh lý. In báo cáo thống kê về
sách, độc giả vi phạm, thống kê về hoạt động của thư viên cho.
 Bộ phận kế toán: Thực hiện điều chỉnh và đưa ra giá tiền cho mượn cho từng loại
sách cụ thể báo cho các quầy thu ngân thu ngân biết để thực hiện cho đúng. Việc
mất mát sách, lạm thu tiền của khách,biển thủ sẽ được phát hiện ngay và xử lý nhờ
có sự rạch rịi từng người, từng bộ phận và nhờ vào số liệu chính xác trong từng
phiên giao dịch(ca), mà bộ phận quản lý thu được từ quầy thu ngân và tài liệu lưu
trữ qui định. Mỗi nhân viên tùy theo nhiệm vụ của mình chỉ được xem báo cáo liên
quan đến cơng việc, mà khơng được xem chương trình của người khác.

1.3 Đối tượng tham gia vào việc mượn- trả sách.

Độc giả: là người tới thư viện mượn sách. Tham gia trực tiếp vào việc mượn- trả sách.
Thủ thư:
Thủ thư là người quản lí, giữ gìn và phát triển vốn tài liệu để phục vụ nhu cầu đọc, tìm
hiểu của độc giả. Ngồi những chức năng nhiệm vụ chung, tùy theo mục đích, quy mơ
mà từng thư viện có thêm các chức năng, nhiệm vụ riêng và phục vụ đối tượng người
đọc khác nhau. Công việc của thủ thư :
 Lựa chọn tài liệu, tiếp nhận các dạng (loại) tài liệu mới, phân

loại tài liệu theo danh mục hoặc theo loại hình tài liệu
 Tổ chức sắp xếp và bảo quản các loại hình tài liệu theo một trật
tự nhất định.
 Xây dựng và duy trì các cơ sở dữ liệu phục vụ cho mục đích tìm
kiếm tài liệu dễ dàng, thuận lợi.
 Tiến hành trang bị chuyên biệt cho các diện tích sử dụng của
thư viện, ln ln giữ gìn cho cơ sở vật chất - kĩ thuật ở trong
tình trạng tốt nhất.
 Giới thiệu vốn tài liệu của thư viện, hướng dẫn sử dụng thư
viện, nghiên cứu nhu cầu đọc, nhu cầu tin tức để việc phục vụ
tốt nhất nhu cầu học tập, nghiên cứu và giải trí của mọi đối
tượng độc giả.
 Kiểm tra, kiểm soát việc mượn sách, đọc sách của bạn đọc.

Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2

Page 8


2.

Phân tích quy trình,chức năng của hệ thống.
2.1 Quy trình của hệ thống.

Hệ thống thư viện gồm 5 quy trình chính.
2.1.1 Nhập sách.
Theo định kỳ khoảng 2 tháng 1 lần thư viện bổ sung sách mới về cho kho. Để nhập
sách, thư viện có một bộ phận tìm hiểu, xem xét nhu cầu, phải nắm được các loại sách cần
thiết (đã, đang, sắp phát hành) để từ đó liên hệ với nhà xuất bản cần thiết (có những loại
sách chỉ được xuất bản bởi nhà xuất bản riêng) cung cấp cho thư viện. Nguồn sách có thể
được nhập với 2 hình thức:
•
•

Đơn đặt hàng: Hợp đồng mua bán giữa thư viện và nhà xuất bản.
Giấy thỏa thuận mua bán hoặc trao tặng giữa thư viện và các cá nhân
muốn đóng góp sách Sách nhập về sẽ được phân loại, định giá (cho
mượn, tiền thế chân) và cho nhập vào từng kho riêng biệt theo thể
loại. Các báo cáo liên quan đến nhập hàng được thể hiện qua phiếu
mua sách.

Sau khi được Chủ nhiệm thông qua, thư viện sẽ tiến hành làm hợp đồng với nhà
xuất bản. Hóa đơn sẽ được gửi lại cho bộ phận kế toán thanh toán sau đó thư viện sẽ
nhập sách về.
Trong trường hợp sách nhập về không đạt yêu cầu, thư viện sẽ gửi lại sách cho nhà
xuất bản theo điều khoản đã có trong hợp đồng.
Sau khi sách được mau về sẽ được bộ phận kho phân loại sách.
In báo cáo nhập sách.

Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2

Page 9


Thư viện sách

PHIẾU MUA SÁCH

Số:……………………
Ngày:………………...

Người cung cấp:…………………………………………………………….
Địa chỉ:……………………………………………………………………...
Số điện thoại:……………………………………Số Fax:…………………..
STT

Tên sách

Tên tác
giả

Thể loại

Tập

Năm
xuất
bản

Số

lượng

Đơn giá

Ghi
chú

Tổng số
Ghi số tổng số tiền bằng chữ……………………………………………..
Ngày…..Tháng…..Năm 20…
Kế toán trưởng

Cửa hàng trưởng

Quản lý sách.
Chức năng quản lý sách làm nhiệm vụ quản lý sách có tại thư viện, cơng việc
chính là lập mã số sách và quản lý sách :Khi có yêu cầu mua sách, bộ phận bổ sung
tài liệu sẽ mua sách về, tiến hành xử lý sách,viết fic cho sách. Sau đó l ưu quá trình
xử lý vào kho dữ liệu hệ thống về sách là: “Hồ sơ quản lý sách”, đưa fic vào hộp fic
để độc giả tra cứu sách và chuyển sách về kho sách.

2.1.2

Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2

Page 10


Thư viên sách

THẺ QUẢN LÝ SÁCH

Mã số sách:……………………….
Nhan đề: Số trang: ............
Số lượng: ......................... Năm xuất bản: ..................................................
Ngày nhập: ....................... Số lượng cịn: ...................................................
Mã ngơn ngữ: ................... Ngơn ngữ:………………………………………
Mã NXB: ........................... Nhà xuất bản: ...................................................
Mã phân loại: .................... Phân loại:……………………………………….
Mã môn loại: ..................... Môn loại:………………………………………..
Mã tác giả: ........................ Tác giả:……………………………………………
Mã vị trí:.................. Khu vực: ............ Kệ: .............. Ngăn: ...........................
a. Mượn sách.
o Thời gian xảy ra khi đọc giả có nhu cầu tớ mượn sách( trong giờ hành

chính).
o Để mượn sách độc giả tiến hành tra cứu ở danh mục có sẵn trong thư viện.
Sau đó độc giả sẽ điền các hông tin cần thiết vào phiếu yêu cầu cần mượn
sách. Nhân viên phục vụ bạn đọc ( thủ thư) căn cứ vào phi ếu này để tìm,
đồng thời kiểm tra sách đó cịn trong kho hay khơng để cho độc giả mượn.
o Khi mượn sách mối độc giả chỉ được mượn tối đa 3 quyển, thời hạn mượn
là 7 ngày. Độc giả có thể gia hạn thời gian thời gian mượn sách thêm 1 lần
nữa.
 Có 2 hình thức mượn là mượn tại chỗ và mượn về nhà.

Thư viện sách
THẺ MƯỢN SÁCH

Nơi dán ảnh.
( Kích thước 3x4)

| ||||||| || |||| ||| ||
Mã xác nhận
CMND:……………………………………………….
Họ…………………………………………………
Tên:………………………………………………..
Mã thẻ:………………………………………………..
Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2

Page 11


Kỳ hạn:
Từ:……………….. Đến:……………

b. Trả sách.
Xảy ra khi độc giả tới trả tài liệu.
Độc giả đưa tài liệu và thẻ thư viện cho thủ thư kiểm tra.
Thủ thư nhận tìa liệu và thẻ thư viện, sử dụng đầu đọc mã vạch để đọc thông tin
tài liệu và thông tin độc giả. Kiểm tra so sánh với phiếu mượn.
• Thơng tin đúng với phiếu mượn và không xảy ra vi phạm nào thì thủ thư đánh d ấu
phiếu mượn là đã được xử lý và trả thẻ thư viện cho độc giả.
• Trường hợp độc giả vi phạm quy định của thư viện như: làm hư hỏng tài liệu, trả
sách quá thời gian mượn… thì sẽ bị xử phạt.
2.1.3 Cấp thẻ bạn đọc.
•
•
•

Hàng năm thư viện tiến hành làm thẻ thư viện cho học sinh-sinh viên mới trong
trường. Thư viện dựa vào yêu cầu làm thẻ của các lớp tiến hành làm thẻ cho học sinh sinh viên. Sau khi làm thủ tục đăng ký,học sinh-sinh viên sẽ được tổ phục vụ bạn đọc cấp

thẻ thư viện( thẻ bạn đọc).

Thư viện sách
THẺ ĐỘC GIẢ
Nơi dán ảnh.
( Kích thước 3x4)
| ||||||| || |||| ||| ||
Mã xác nhận
Số thẻ: . . . ………………………….
Mã số thẻ:…………………………..
Mã số sinh viên: ......................
Họ tên: ..........................
Ngày sinh: .......................
Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2

Page 12


Nơi sinh:……………………………
Khóa: ..............................
Lớp:……………………………………
Ngày làm thẻ: .................. Ngày hết hạn: .......................
Ngày. . .tháng. . ..năm

Đối với những độc giả mất thẻ, muốn làm lại thẻ phải có đơn yêu cầu. Thẻ được
cấp lại với mật mã mới.
Đối với học sinh- sinh viên ở lại lớp, khi hết hạn sử dụng thẻ, học sinh- sinh viên
phải làm lại thẻ nếu muốn mượn sách.
Đối với giáo viên, nhân viên trong trường, nhân viên trong thư viện muốn mượn
sách cũng phải làm tương tự như sinh viên.

2.1.4

Hủy đầu sách (bán)

Hàng tháng có định ký kiểm tra. Các sách hư hỏng học khơng có độc giả mượn sẽ
được lập danh sách. Quyết định hủy (bán) sẽ được ban quản lý thư viện đưa ra. Sách có
quyết định hủy được lấy ra khỏi kho và giao cho bộ phận bảo quản sách xử lý. Bộ phận xử
lý thông tin sách ra khỏi cơ sở dữ liệu.

Thư viện sách
PHIẾU XUẤT
Số:………………….
Ngày:……………….
Nơi mua:………………………………………………………
STT
Mã
Tên
Tác giả Tập
Năn
sách
Sách
xuất
bản

Tổng số

Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2

Page 13

Thể
loại

Số
lượng

Đơn
giá

Ghi
Chú


Trưởng ca

Kế toán

Người nhận

Đối với mỗi thao tác nhập thêm sách đưa vào, xuất (bán) sách theo kiểm kê và cho
mượn đều phải in kèm song song là 1 thẻ kho thông qua quầy thu ngân. Để tiện cho việc
lưu giữ các hoạt động, kiểm tra vào cuối ca, tổng kết và thu, trả lại tiền cho khách mượn
sách.

Thư viện sách
THẺ KHO
Số:……………….
Ngày:
……………
Kho: …………………………………………………………………..

Ca: ……………………………………………………….
Tên (khách hoặc người chịu trách nhiệm):…………………………………
STT

Mã sách

Số lượng
Nhập

Xuất

Mượn
Số lượng

Quầy thu ngân

Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2

Đơn giá

Tiền đặt cọc

Người chịu trách nhiệm

Page 14

Tiền
mượn

2.1.5

Hủy thẻ thư viện.

Đối với độc giả là học sinh- sinh viên thẻ có giá trị sử dụng trong suốt khóa học. Khi
hết thời hạn nó sẽ tự động hủy.
Xử lý độc giả vi phạm
Các trường hợp bị xử lý:
• Giả sách quá thời gian quy định.
• Làm hư hỏng tài liệu.
• Độc giả làm mất tài liệu của thư viện.
Các hình thức xử lý:
• Khi độc gả trả sách, thủ thư sẽ xem trên phiếu tả sách,nếu quá 7 ngày thì bị
phạt 100000VNĐ/1 ngày.
• Nếu trả sách khơng cịn nguyên vẹn tùy theo giá trị của cuốn sách sẽ có hình
thức xử phạt riêng.
• Trường hợp độc giả làm mất sách, độc giả phải đền đúng sách đó, nếu khồn
cso sách độc giả phải đền bằng tiền theo đúng giá sách.

2.1.6

Báo cáo- thống kê.
Đối với bộ phận nghiên cứu-thống kê, định kỳ hang tháng,hay theo từng quý
nhân viên phải thống kê, lập báo cáo về tình trạng mượn sách, sách mới nhập, sách
đang mượn, sách còn trong thư viện, sách đã thanh lý, độc giả, danh sách các loại
sách cần mua bổ xung ( căn cứ vào phiếu yêu cầu của bạn đọc) gửi lên ban chủ
nhiệm thư viên.
2.2 Chức năng của hệ thống.

2.1.7

Ở đây gồm 5 chức năng: Quản lý sách, quản lý độc gi ả qua vi ệc quản lý cấp
thẻ, quản lý việc cho độc giả mượn sách, việc nhận sách trả của độc giả và thống
kê báo cáo.
Chức năng quản lý sách làm nhiệm vụ quản lý sách có tại thư viện, cơng
việc chính là lập mã số sách và quản lý sách :Khi có yêu cầu mua sách, bộ phận bổ
sung tài liệu sẽ mua sách về, tiến hành xử lý sách,viết fic cho sách. Sau đó lưu q
trình xử lý vào kho dữ liệu hệ thống về sách là: “Hồ sơ quản lý sách”, đưa fic vào
hộp fic để độc giả tra cứu sách và chuyển sách về kho sách
Chức năng quản lý độc giả ở đây là chức năng quản lý việc cấp thẻ cho độc
giả. Cơng việc chính là lập mã số độc giả và quản lý thông tin về độc giả: Khi độc
giả đến làm thẻ đọc sách, phải khai báo đầy đủ thông tin theo yêu cầu về độc gi ả
cho bộ phận cấp thẻ độc giả. Bộ phận này sẽ kiểm tra trong hồ sơ cấp thẻ và hồ sơ
xử lý vi phạm xem độc giả có vi phạm kỷ luật mà không thi hành hay không, n ếu
độc giả không vi phạm hay vi phạm kỷ luật mà đã hết hạn kỷ luật, đồng thời thông
Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2

Page 15


vào

tin độc giả khai báo là hợp lệ thì sẽ tiến hành lập mã số cho độc gi ả, và l ưu quá
trình xử lý vào kho dữ liệu “Hồ sơ cấp thẻ” của hệ thống. Sau đó bộ phận này sẽ
cấp cho độc giả một thẻ đọc sách.
Quản lý mượn sách làm nhiệm vụ quản lý việc mượn sách của độc giả, cơng
việc chính là lập phiếu mượn sách và cho mượn sách. Độc giả muốn mượn sách
phải biết thông tin về sách chứa trong các hộp fic. Khi độc giả đến mượn sách phải
đưa thẻ đọc sách và phiếu yêu cầu đã điền đủ thông tin cho thủ thư.Thủ thư sẽ
kiểm tra tính hợp lệ của thẻ và phiếu u cầu, nếu khơng phù hợp thì sẽ trả lại cho

độc giả ngược lại sẽ lấy sách trong kho theo yêu cầu. Sau đó thủ thư ki ểm tra phi ếu
mượn của độc giả để quyết định cho mượn hay khơng, nếu cho mượn thì cập nhật
phiếu mượn, hồ sơ quản lý sách và yêu cầu độc giả ký nhận sách trước khi giao
sách.
Quản lý trả sách làm nhiệm vụ quản lý việc trả sách của độc giả: Khi độc
giả đến trả
sách phải đưa thẻ đọc sách cùng với sách cho thủ thư. Thủ thư sẽ cất sách vào vị trí
trong kho và yêu cầu thi hành kỷ luật với các độc giả vi phạm, đồng thời cập nhật

hồ sơ xử lý vi phạm.
Thống kê làm nhiệm vụ: Thống kê sách của thư viện bao gồm sách còn, sách
đã mất,
sách thanh lý bằng cách lấy thông tin từ hồ sơ quản lý sách…. Thống kê mượn trả
sách bằng cách lấy các thông tin cần thiết từ phiếu mượn. Thống kê độc gi ả vi phạm từ hồ
sơ xử lý vi phạm.
3.

Yêu cầu phi chức năng.
Hệ thống có khả năng bảo mật và phân quyền.
Người sử dụng chương trình: đăng ký và phân quyền cho người sử dụng
chương trình, giúp người quản lý có thể theo dõi, kiểm sốt được chương
trình.
o Đổi password: người sử dụng có thể đổi mật mã để vào chương trình và
sử dụng hệ thống dữ liệu. Cần phân chia khả năng truy cập dữ liệu nhập
xuất cho từng nhóm người sử dụng để tránh việc điều chỉnh số liệu không
thuộc phạm vi quản lý của người sử dụng, dẫn đến việc khó kiểm sốt số
liệu, làm sai lệch kết quả kinh doanh cuối kì…
o

Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2

Page 16


PHẦN II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
CHƯƠNG I. THIẾT KẾ SƠ ĐỒ.

1.

Sơ đồ chức năng nghiệp

Hệ thống quản lý thư viện

1.Quản lý kho sách

3. Quản lý mượn-trả
sách

2.Quản lý độc giả

Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2

Page 17

4. Báo cáo thống
kê


4.1 Thống kê sách
mới nhập

1.1 Tìm kiếm sách

2.1 Cấp thẻ thư viện

3.1 Tra cứu

1.2 Hiệu chỉnh
thông tin

2.2 Phân loại độc giả

3.2 Mượn sách

4.2 Thống kê sách
mượn-trả.

1.3 Phân loại sách

2.3 Tìm kiếm độc giả

3.3 Trả sách

4.3 Thống kê độc
giả.

1.4 Nhập mới
sách

2.4 Hiệu chỉnh độc

giả

3.4 Xử lý độc giả vi
phạm

1.5 Hủy đầu sách

2.5 Hủy độc giả

3.5 Gia hạn sách

2.

4.4 Thống kê sách
thanh lý

4.Thống kê sách trả
quá hạn

Sơ đồ ngữ cảnh.

Sơ đồ ngữ cảnh cho ta cái nhìn tổng qt về cơng việc của hệ thống quản lý
thư viện.
Tiến trình: Quản lý thư viện.
Tác nhân: Độc giả, nhà cung cấp, thủ thư, bộ phận bạn đọc, bộ phận quản lý
sách, bộ phận kho.

Bộ phận thủ thư

Độc giả

Quản lý thư viện
Bộ phận quản lý sách
Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2

Bộ phận bạn đọc

Page 18
Nhà cung cấp


Bộ phận kho

3.

Sơ đồ luồng dữ liệu.
3.1 Mức 1- Sơ đồ mức đỉnh.

Chức năng tổng quát của hệ thống được chia làm 4 chức năng con sau: Quản lý kho sách,
quản lý độc giả, quản lý mượn- trả sách, báo cáo thống kê.
Trong mức này,thủ thư có quan hệ trực tiếp với các chức năng chính của hệ thống. Các
chức năng này chưa ở mức chi tiết, có nghĩa là mỗi chức năng này bao gồm 1 hệ th ống ho ạt
động với 1 mục tiêu được gắn với nha

Nhà cung cấp

Độc giả

1.Quản lý kho sách

2. Quản lý độc giả

Thủ thư
Sổ mượn-trả sách

Độc giả

Kho sách

Quản lý mượn
–trả sách
Quản Lý Thư Vi3.
ện-Nhóm
2
Độc giả

Page 19
4. Báo cáo thống kê


Phiếu mượn

Ban chủ niệm

3.2 Mức 2- Sơ đồ mức dưới đỉnh.

3.2.1- Mức 2a – Chức năng quản lý kho sách.

1.1 Tìm kiếm sách
Thủ thư

Ban chủ nhiệm TV

1.2 Hiệu chỉnh thơng tin

Kho sách

Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2

Page 20

1.3 Phân loại
1.5
1.4Hủy
Nhập
đầusách
sáchmới


3..2.2 Mức 2b- Quản lý độc giả
Chức năng chính cho phép đăng ký, hủy độc giả, kiểm ta, hiệu chỉnh thông tin độc giả.

Thủ thư

2.1 Cấp thẻ độc giả

2.2 Tiềm kiếm độc giả

Độc giả

2.4 Hiệu chỉnh
Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2
2.3 Phân loại độc giả

2.5 Hủy thẻ độc giả

Page 21
Ban quản lý độc giả


Độc giả
3.2.3 Mức 2c- Quản lý mượn – trả sách
Cập nhật và cung cấp thong tin về sách và độc giả ( đã và đang mượn sách).
Thông báo những độc giả mượn sách quá hạn cần xử lý.

Độc giả

Kho sách

3.2 Mượn sách

3.5 Xử lý độc giả vi phạm

3.1 Tra cứu

Phiếu mượn

Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2
3.3 Trả sách
Thủ thư

Độc giả

Page 22
3.4 Gia hạn sách

Thủ thư


3.2.4

Mức 2d- Quản lý thống kê.
Báo cáo tình trạng về sách, độc giả, viện mượn và trả sách của thư viện.

Quản lý độc giả

mượn trả sách

Độc giả

4.3 Thống kê độc giả

Mượn trả

4.2 Thống kê sách mượn trả

Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2
4.5 Thống kê sách trả quá
hạn

Page 23
Ban chủ nhiệm thư viện

Quản lý sách

kho sách

4.1 Thống kê sách mới nhập
4.4 thống kê sách thanh lý


CHƯƠNG II. MƠ HÌNH ERD
1.

Xác định các thực thể.

a. Thực thể DOC GIA.

b.

c.

d.

e.

f.

Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2

Chứa các thơng tin cá nhân liên quan tới độc giả.
Các thuộc tính: CMTND,Ten, Diachi,Dienthoai,Tuoi.
Thực thể PHIEU MUON.
Chứa các thông tin liên quan tới việc mượn sasch của độc giả.
Các thược tính:Masp,ngbatdau,ngketthuc.
Thực thể THE THU VIEN.
Chức các thông tin liên quan tới độc giả.
Các thuộc tính: Mathe,ngcap,loaithe.
Thực thể: TAC GIA.
Chức các thơng tin liên quan tới tác giả.
Các thuộc tính: MaTG. TenTG,Theloai.
Thực thể SACH.
Chức các thơng tin liên quan tới sách.
Các thuộc tính: Masach, Tensach,
theloai,TenTG,Xblan,Namxb,tap,gia, soluong.
Thực thể NHA XUAT BAN.
Chứa các thông tin liên quan tới nhà xuất bản.
Page 24


g.

h.

i.

j.

k.

l.

m.

n.

2.

Các thuộc tính: MaNXB,
TenNXB,DiachiNXB,DienthoaiNXB,Email. Fax
Thực thể PHIEU NHAP.
Chứa các thơng tin liên quan tói q trình nhập sách mới.
Các thuộc tính: MaPN,Ngnhap,TongGT.
Thực thể PHIEU XUAT.
Chứa các thơng tin liên quan tới việc hủy (thanh lý sách cũ nát,
hư của thư viện.
Các thuộc tính: MaPX,Ngxuat,TongGT.
Thực thể KHO.
Chức các thơng tin liên quan tới kho sách.
Các thuộc tính: MaKho,TenKho,Theloai.
Thực thể THE KHO.
Chức các thơng tin liên quan tới kho.
Các thuộc tính: Mathekho,ngphatsinh.
Thực thể NHAN VIEN.
Chức các thông tin liên quan tới nhân viên.
Các thuộc tính: MaNV, TenNV,Ngsinh, Diachi, Chucvu.
Thực thể CHUC VU
Chứa các thơng tin về chức vụ.
Các thuộc tính: MaCV, Ten CV.
Thực thể QUAY THU NGAN.

Chức các thông tin liên quan về quầy thu ngân.
Các thuộc tính: MaQTN, Ten QTN .
Thưc thể PHIEU GIAO CA.
Chứa các thông tin về phiên giao ca giãu các nhân viên.
Các thuộc tính: Ma PGC, Ngay. Ca.

Mơ tả thực thể.
a. Thực thể DOC GIA:
• Các thuộc tính:
• Chứng minh thư nhân dân (CMTND) Là thuộc tính khóa. Nhờ thuộc tính

này mà ta phân biệt được các độc giả khác nhau của từng khách hàng
khác nhau.
• Tên (Ten): cho biết tên của đọc giả.
• Địa chỉ( DiachiI): Cho biết địa chỉ của độc giả.
• Điiện thoại (Dienthoai). Tuổi (Tuoi).
b. Thực thể PHIEU MUON.
• Mã số phiếu mượn ( Masp): là thuộc tính khóa. Nhờ thuộc tính khóa,
phân biệt các phiếu mượn khác nhau của từng độc giả khác nhau.
• Ngày bắt đầu (Ngbatdau), ngày kết thúc (Ngketthuc): 2 thuộc tính này
cho ta biết khoảng thời gian mà khách có thể mượn sách và trả sách cho
thư viện.
Quản Lý Thư Viện-Nhóm 2

Page 25