Quy trình thực hiện một Event

Qui Trình Thực Hiện Một Event

Cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường khiến các công ty tổ chức
sự kiện ngày càng nâng tầm quan trọng của chuyên nghiệp hố. Ai cũng nói
mình chun nghiệp. Chun nghiệp là phải làm được mọi thứ, từ thứ nhỏ
nhất đến thứ lớn nhất như làm kế hoạch, gửi giấy mời như thế nào, trình bày
màu sắc sao cho phù hợp cơng ty, sản phẩm, khách mời là ai, ăn gì, chỗ ngồi
thế nào, khách quan trọng thì đứng ra làm sao, bảo vệ an tồn thế nào. Tóm
lại, phải hồn hảo trong từng chi tiết nhỏ.
Quản lý một sự kiện bao gồm q trình hoạch định và kiểm sốt về chi phí
(cost), công việc (content) và rủi ro (risk) đi kèm với những ràng buộc về luật
pháp (legal), văn hoá đạo đức (ethical) và những thay đổi không thể lường trước
được ở bên trong cũng như bên ngồi doanh nghiệp.
Một Event ln phải trải qua những “thủ tục“ cơ bản sau:
1. Hình thành chủ đề theme) cho sự kiện:


Chủ đề này sẽ bị ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật
(regulation), khu vực tổ chức (site choice), văn hoá riêng của khách hàng (client
culture), nguồn lực (resource); và vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue),
cách thức phục vụ (catering), hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker),
cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo hiệu
ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).
Nếu là Event Lunching sản phẩm thì chủ đề nó phụ thuộc vào thơng điệp
mà sản phẩm (brand) đó muốn đưa đến khách hàng mục tiêu.Ngồi ra, nó cịn
phụ thuộc vào chiến lược marketing dài hạn mà cơng ty đó mong muốn ...
2.Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ.
Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ
phản hồi từ phía khách hàng. Thơng thường, đối với một event, đây là giai đoạn
quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng
một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành cơng của event bởi cịn phụ thuộc

nhiều vào khâu tổ chức. Để cho proposal sinh động, ấn tượng và chuyền tải được
ý tưởng mà agency muốn cho khách hàng cảm được (feeling) thì phải có hình
ảnh thiết kế minh hoạ : Sân khấu , tổng thể mặt bằng, banner, backdrop chính ,
hệ thống đèn, âm thanh , và tất cả các thứ đi theo của chương trình...
3· Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm sốt: lúc này mọi người sẽ thực hiện cơng
việc đặt ngồi (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ
phận.


4· Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân
lực theo công việc đã được phân cơng. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến,
mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.
5· Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức
(cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho
các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…
6· Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo
ghi nhận lại những thiếu sót về q trình chuẩn bị, q trình diễn ra và quá trình
kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức event là một
cơng việc khó. Nó địi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết với công việc mình
đang làm. Hy vọng, với quy trình cụ thể những người làm event ở Việt Nam khi
biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với các công ty của mình.
Đạo diễn Trần Cảnh Đơn, giám đốc cơng ty truyền thông Thằng Mõ chia sẻ
những kinh nghiệm trong nghệ thuật hóa Event:
Việc áp dụng nghệ thuật, đặc biệt là điện ảnh vào quảng cáo đã được khai
thác trong những năm gần đây, chủ yếu là các đoạn phim quảng cáo truyền hình
(TVC) như Omo với câu chuyện Ngại gì vết bẩn, Nestle với sự sẵn sàng của
thanh niên, Pond’s với sức mạnh tuổi trẻ… Còn trong lĩnh vực Event, việc áp
dụng này vẫn còn khá mới mẻ và nhiều tiềm năng. Là một đạo diễn làm Event

Đơn cũng rất muốn chuyển hố những yếu tố này sao cho ăn ý và nhẹ nhàng
nhất.
Có thể ví dụ về một event nhỏ, tổ chức một ngày “team building“ cho toàn
đội Rejoice vào trước ngày tung sản phẩm mới. Để lấy khí thế cho nhân viên
sales P&G, Đơn xây dựng concept trên bối cảnh các chiến sĩ cùng hợp lực đánh
thành Troy, vừa mang tính giải trí, vừa ngụ ý khá sâu sắc mà Đôn và các đồng sự
đã cố gắng thể hiện bằng những kỹ xảo và những tình tiết mang tính nghệ thuật,
để các bạn trong đội cảm nhận hào khí anh hùng và tự hào về những nỗ lực của
đội trước ngày xông trận.
Khách hàng event luôn yêu cầu khách hàng mục tiêu của họ được tơn vinh.
Vì vậy, để chuyển hố thành nghệ thuật trong event; nó phụ thuộc rất nhiều vào
cái tài của người “tổng chỉ huy“ event được nghệ thuật hoá là am hiểu nhiều loại
ngôn ngữ nghệ thuật; biết cân nhắc tỷ lệ của việc áp dụng, cuối cùng là thực hiện
nó một cách trôi chảy và dĩ nhiên là khá tiết
Các Bước Cơ Bản Của Qui Trình Tổ Chức Sự Kiện
Để tổ chức một sự kiện thành công, dù lớn hay nhỏ thì chúng ta cũng cần đi theo
một trình tự khoa học và cơ bản nhất. Thông qua bài viết này, RI EVENTS xin
chia sẻ qui trình tổ chức một sự kiện.
QUI TRÌNH CƠ BẢN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Để tổ chức một sự kiện thành công, dù lớn hay nhỏ thì cũng cần đi theo một trình
tự cơ bản


1.

Lưu đồ mơ tả qui trình tổ chức sự kiện


2.

Hướng dẫn qui trình

2.1. Giai đoạn 1: Thu thập thơng tin yêu cầu của khách hàng (collect
requirements)
·

Lưu trữ thông tin khách hàng vào cơ sở dữ liệu

·

Dùng mẫu thu thập thông tin khách hàng để khai thác thông tin

·

Tổng hợp thông tin yêu cầu và gửi khách hàng xác nhận

2.2. Giai đoạn 2: Phân tích u cầu và hình thành concepts, themes
·

Làm việc với nhóm thiết kế và sáng tạo để phân tích yêu cầu và

phát thảo các ý tưởng chủ đạo (concept) của chương trình. Dựa trên ý
tưởng chủ đạo, phát triển ra các ý tưởng con để phát họa thành một nội
dung tổng thể.
·

Sau khi đã có concepts, phát triển các themes - những hiệu ứng

về phần nhìn như thiết kế sử dụng trong chương trình, việc trang trí,

hoạt động của event sao cho phù hợp với concepts đã định ra.
·

Xây dựng thơng điệp của chương trình (đề xuất hoặc dựa trên

yêu cầu của khách hàng)
2.3. Giai đoạn 3: Lập kế hoạch và thuyết trình (proposal & presentation)
·

Tổng hợp và thể hiện các ý tưởng, chủ đề dưới dạng tài liệu trình

bày, sao cho khách hàng có thể nhìn ra được 1 bức tranh mang tính khả
thi, thể hiện được nội dung, thơng điệp, ý nghĩa, mục đích và hình dáng
của chương trình. Đồng thời cho khách hàng nhìn thấy cách thức thực
hiện và cách thức đo lường kết quả của chương trình. Các vấn đề gồm:
·

Thuyết minh ý tưởng và chủ đề dựa trên những thông tin và đặc


tính của sản phẩm, văn hóa của tổ chức…
·

Địa điểm tổ chức (phân tích và đưa ra đề xuất địa điểm)

·

Nhân sự tham gia (phân tích và đưa ra đề xuất nhân sự)

·

Chương trình gồm những hoạt động gì, thời gian ra sao, đường

dây như thế nào, điểm nhấn ở đâu
·

Lên bảng báo giá tạm tính cho các hạng mục, dịch vụ, nhân sự đề

xuất
·

Trình bày với trưởng phịng hoặc giám đốc để lấy phê duyệt

(điều chỉnh nếu có)
·

Gửi đến hoặc trực tiếp trình bày với khách hàng và lấy phản hồi,

điều chỉnh bổ sung nếu có.

•

Sau khi khách hàng thống nhất và chọn đề xuất và các hạng
mục thực hiện, công ty và khách hàng cần ký hợp đồng để phát
triển chương trình chi tiết hơn ở các bước tiếp theo (kịch bản
chi tiết)

2.4. Giai đoạn 4: Lên kế hoạch triển khai sự kiện (pre-event & post-event)
Sau khi hoàn tất giai đoạn đề xuất kế hoạch và ý tưởng cho khách hàng,
có được sự cam kết hợp tác với nhau, sẽ thực hiện giai đoạn 4 để đảm

bảo các công việc bắt đầu từ giai đoạn này công việc đã có thể được
quản lý và theo dõi. Các cơng việc gồm:
·

Chi tiết các công việc

·

Thời gian thực hiện và hoàn thành


·

Phân chia trách nhiệm cho các bên liên quan

·

Bố trí nguồn nhân lực thực hiện.

·

Nhà cung cấp dụng cụ thiết bị.

·

Phân tích rủi ro có thể xảy ra.

2.5. Giai đoạn 5: Triển khai kế hoạch và công việc
·

Thực hiện các hạng mục công việc theo kế hoạch

·

Theo dõi và quản lý công việc, xử lý các vấn đề phát sinh

·

Theo dõi và cập nhật những chi phí phát sinh.

2.6. Giai đoạn 6: Kết thúc và tổng kết dự án
·

Tổng hợp kết quả của dự án (tài liệu, hình ảnh, video) để làm cơ

sở dữ liệu tham khảo cho những dự án khác.
·

Tổng hợp chi phí thực hiện, chi phí phát sinh, kết xuất báo cáo

cho khách hàng.
·

Nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

·

Báo cáo tổng kết chi phí và lợi nhuận của dự án.

·

Họp chia sẻ kinh nghiệm

·

Đóng dự án

Sau khi kết thúc một sự kiện, nhóm dự án cần tổ chức họp tổng kết, rút kinh
nghiệm... càng sớm càng tốt ngay sau sự kiện vì điều này rất quan trọng để
chúng ta có những sự kiện tiếp theo được cải thiện theo chiều hướng tốt hơn.
Như vậy là chúng ta đã trải qua tất cả các công đoạn cơ bản trong việc tổ chức
một sự kiện. Trên thực tế, những gì phải làm cho một sự kiện khơng chỉ gói gọn
trong một, hai trang giấy, mà nó là một dự án được thực hiện bởi một ekip phối


hợp chặt chẻ.

Các bước thực hiện tổ chức sự kiện – quy trình tổ chức sự kiện
Ngày nay, việc tổ chức sự kiện đã trở thành một trong những công cụ quan trọng
trong hoạt động tiếp thị đặc biệt là trong PR. Theo báo cáo nghiên cứu thị trường
của FTA, các hoạt động dịch vụ hỗ trợ phát triển thương hiệu được sử dụng
thường xuyên nhất ở Việt Nam là: quảng cáo và tổ chức sự kiện (sử dụng ngang
bằng); tiếp theo là PR; nghiên cứu thị trường và e-marketing.
Có rất nhiều loại sự kiện khác nhau, mỗi loại sự kiện lại có những mục đích, vai
trị khác nhau trong chiến lược chung của công ty. Tuy nhiên, đối với bất kì loại
hình sự kiện nào muốn thành cơng vẫn phải tuân theo một quy trình tổ chức sự
kiện và những cách thức tổ chức sự kiện nhất định:
1. Requirements study (Thấu hiểu yêu cầu khách hàng)

Trước khi bắt đầu vào một kế hoạch tổ chức sự kiện, ta phải khai thác và nắm rõ
các yêu cầu cơ bản nhất. Yêu cầu này do chủ đầu tư, các khách hàng đưa ra. Các
yêu cầu này được thể hiện trong một bản brief, căn cứ vào bản brief này ta sẽ xác
định được rõ ràng mình cần phải làm gì, các bước tổ chức sự kiện ra làm sao. Để
thực hiện bản brief, bạn phải trả lời được các câu hỏi sau:
– Loại hình sự kiện sẽ tổ chức (họp báo, giới thiệu sản phẩm, talkshow, …)
– Mục tiêu khi tổ chức sự kiện là gì?
– Khách tham dự là những ai?
– Có bao nhiêu khách sẽ tham dự?
– Khi nào và ở đâu sự kiện sẽ diễn ra?
– Ngân sách là bao nhiêu?
– Sản phẩm hoặc dịch vụ của cơng ty có điểm đặc biệt gì?
2. Brainstorming (Suy nghĩ ý tưởng)


Trong giai đoạn này, ban tổ chức sự kiện phải tập hợp một nhóm người để tiến
hành brainstorm ý tưởng các bước tổ chức sự kiện. Lưu ý khi thực hiện cần nắm
rõ yêu cầu của bản brief, đồng thời hiểu rõ sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty
yêu cầu tổ chức event. Sau khi suy nghĩ ý tưởng, ban tổ chức sự kiện sẽ thể hiện
trên proposal, là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được
gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thơng
thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác
biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm
bảo thành cơng của event bởi cịn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.
3. Event design (thiết kế sự kiện)


Giai đoạn này là giai đoạn cụ thể ý tưởng. Các vấn đề bao gồm:
– Địa điểm tổ chức.
– Thời gian tổ chức chương trình và thời gian diễn ra chương trình.

– Chủ đề (theme/concept) của chương trình.
– Thiết kế hình ảnh cho chương trình.
– Chương trình chi tiết, gồm những hoạt động gì, thời gian ra sao.
4. Planning (Lên kế hoạch tổ chức)
Đây là lúc quy trình tổ chức sự kiện được cụ thể hóa chi tiết nhất trước khi tiến
hành thực thi. Công ty sự kiện cần quan tâm đến các vấn đề như:
– Ngân sách.
– Nguồn nhân lực thực hiện.
– Nhà cung cấp dụng cụ thiết bị.
– Vận chuyển như thế nào.
– Phân tích rủi ro có thể xảy ra.
5. Execution (Tiến hành thực hiện)


Một sự kiện thường mất 2 tuần để thực hiện. Bao gồm các hoạt động chuẩn bị
như đồng phục, in banner, lắp đặt standee, thuê người, liên lạc các bên liên quan.
Một số công ty tổ chức sự kiện sẽ tiến hành thuê ngoài (outsourcing) một số hoạt
động và cử bộ phận giám sát hoạt động…Lưu ý cần trao đổi với khách hàng
thường xuyên để đạt được sự chấp thuận từ phía khách hàng, đồng thời ln
kiểm sốt chặt chẽ nhà cung cấp để hạn chế mọi rủi ro có thể xảy ra.
6. Set up (Dàn dựng chuẩn bị)

Quá trình dàn dựng chuẩn bị được thực hiện tại nơi tổ chức sự kiện. Tốt nhất là 1
hoặc 2 ngày trước ngày sự kiện diễn ra. Nên có một bảng những công việc cần
làm để tiện theo dõi tiến độ và khơng bỏ sót bất cứ khâu nào. Chú ý đến thời gian
vận chuyển. Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được
phân công. Những lúc có phát sinh ngồi dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại
để cùng giải quyết tại chỗ.

7. Finish (Kết thúc sự kiện)
Các bước tổ chức sự kiện, luôn theo dõi chặt chẽ khi sự kiện diễn ra. Điều chỉnh
khi phát sinh vấn đề.
– Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức
(cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho
các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…
– Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, trong công ty tổ chức sự kiện mỗi
bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về q trình chuẩn bị, q
trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho
những sự kiện sau.