Câu 2: Ý nghĩa của văn thư trong cải cách hành chính

Trong gia đoạn hiện nay, cải cách hành chính được coi nh ư vấn đ ề
tất yếu đối với mỗi quốc gia và Việt Nam cũng vậy. Đang ra s ức c ải cách
nền hành chính nhà nước trong năm 2011- 2010. Cải cách hành chính giúp
cho bộ máy nhà nước hoạt động có hiệu quả h ơn. Việc cải cách hành
chính chúng ta khơng thể khơng kể tới vai trị của cơng tác văn th ư. B ởi lẽ
cơng tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, ph ục v ụ
hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này
bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các
tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của c ơ quan; l ập h ồ s ơ
hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con d ấu trong
văn thư. Từ các cơ quan cấp quốc gia, đến mỗi cơ quan, đơn vị, doanh
nghiệp nhỏ trong quá trình hoạt động đều sản sinh nh ững gi ấy t ờ liên
quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được l ưu giữ lại đ ể tra c ứu,
sử dụng khi cần thiết. Nếu công tác văn thư và lưu tr ữ làm tốt góp ph ần
quan trọng bảo đảm thơng tin cho hoạt động của một tổ ch ức, cung c ấp
những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ mục đích chính trị,
kinh tế, văn hóa, xã hội. Đồng thời, làm tốt công tác văn th ư l ưu tr ữ cịn
góp phần bảo vệ những thơng tin có liên quan đến cơ quan, tổ ch ức và bí
mật quốc gia.. Trọng tâm cải cách hành chính trong giai đoạn 10 năm t ới
là: Cải cách thể chế; xây dựng, nâng cao chất lượng đ ội ngũ cán b ộ, cơng
chức, viên chức, chú trọng cải cách chính sách tiền l ương nh ằm t ạo đ ộng
lực thực sự để cán bộ, công chức, viên chức thực thi cơng vụ có chất l ượng
và hiệu quả cao; nâng cao chất lượng dịch vụ hành chính và chất lượng
dịch vụ cơng. Với đề tài: Vai trị của cơng tác văn thư lưu trữ trong việc
tổng thể cải cách nền hành chính nhà nước năm 2011- 2020 và kh ả năng
và thời gian hạn hẹp chúng tôi sẽ nghiên cứu về hai vấn đề trong c ải cách
nền hành chính nhà nước đó là: cải cách thể chế và cải cách th ủ tục hành
chính.
Về cơ bản có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nh ằm đ ảm b ảo
thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành c ủa c ơ quan, t ổ
chức. Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn

bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình ho ạt
động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào l ưu tr ữ; và
quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Vai trò công tác văn th ư trong vi ệc
tổng thể cải cách nền hành chính nhà nước trên nhứng khía cạnh sau:
Thứ nhất trong việc cải cách thể chế hành chính:
Cơng tác văn thư có vai trị quan trọng đối với việc xây dựng th ể chế
hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả, hi ệu l ực
của hệ thống thể chế hành chính. Từ chương trình đổi mới và nâng cao


chất lượng công tác xây dựng pháp luật, trước hết là quy trình xây d ựng,
ban hành luật, pháp lệnh, nghị định, quyết định, thông t ư và văn b ản quy
phạm pháp luật của chính quyền địa phương nhằm bảo đảm tính h ợp
hiến, hợp pháp, tính đồng bộ, cụ thể và khả thi của các văn bản quy ph ạm
pháp luật công tác văn thư giúp việc khai thác thông tin ph ục v ụ so ạn
thảo, ban hành văn bản quản lý nhà nước có thể từ nhiều nguồn khác
nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu văn thư có vai trị quan tr ọng vì
tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết ki ệm. Vai trò
quan trọng của văn thư thể hiện ngay khi định h ướng nội dung, xác đ ịnh
nhu cầu ban hành văn bản quản lý nhà nước cần phải nghiên cứu các ch ủ
trương, đường lối của Đảng liên quan đến vấn đề đó thơng qua các tài li ệu
văn thư. Nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý nhà n ước đã quy đ ịnh v ề
cùng vấn đề đó, để xác định vấn đề đã được điều chỉnh, giải quy ết ch ưa
điều chỉnh, giải quyết bằng cách nào, hiệu quả như thế nào, nhằm bảo
đảm tính hệ thống, tính khả thi, sát hợp với th ực tế c ủa văn b ản. Nghiên
cứu thực trạng xã hội được phản ánh qua các tài liệu lưu tr ữ đ ể văn b ản
đang soạn thảo phù hợp với thực tế phát triển của đời sống xã h ội….
Sửa đổi, bổ sung các quy định của pháp luật về xã hội hóa theo
hướng quy định rõ trách nhiệm của Nhà nước trong việc chăm lo đ ời s ống
vật chất và tinh thần của nhân dân; khuyến khích các thành ph ần kinh t ế

tham gia cung ứng các dịch vụ trong mơi trường cạnh tranh bình đẳng,
lành mạnh;Cùng với việc nghiên cứu các văn bản pháp luật hiện hành,
trong quá trình xây dựng một văn bản, cần phải nghiên c ứu pháp lu ật lien
quan đến nội dung văn bản của gia đoạn trước, nh ằm đánh giá nh ững
thành công, thất bại của từng văn bản, từng quy định; tìm hiểu nguyên
nhân để kế thừa những hạt nhân hợp lý, phát huy giá trị tích c ực, h ạn ch ế
đến mức thấp nhất những tác động tiêu cực, những thiệt hại có th ể xảy ra
cho xã hội của văn bản mới. Khi ban hành áp dụng pháp luật, ph ải tiên
hành nghiên cứu hệ thống các quy phạm pháp luậtành và đã đ ược ban
hành( hệ thống các văn bản đó được lưu giữ ở lưu trữ hiện hành và ph ổ
biến) để bảo đảm áp dụng pháp luật đó là đúng thẩm quy ền và có n ội
dung phù hợp với pháp luật hiện hành
Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện hệ thống thể chế về tổ ch ức và hoạt
động của các cơ quan hành chính nhà nước; sửa đổi, bổ sung và hoàn thiện
các văn bản quy phạm pháp luật về tổ chức và hoạt động của Chính ph ủ,
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp;. Công tác văn thư sẽ giúp
cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm quản lý nhà n ước của
mỗi cơ quan tổ chức nói chung. Thơng tin phục vụ quản lý đ ược cung cấp
từ nhiều nguồn khác nhau trong đó nguồn thong tin ch ủ yếu nh ất, chính
xác nhất là thơng tin bằng văn bản. Về mặt nội dung cơng việc có th ể x ếp


công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thong tin cho cơng tác quản lý mà
các văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, ph ổ bi ến nh ững
thơng tin mang tính pháp lý.
Xây dựng, hồn thiện quy định của pháp luật về m ối quan h ệ gi ữa
Nhà nước và nhân dân, trọng tâm là bảo đảm và phát huy quy ền làm ch ủ
của nhân dân, lấy ý kiến của nhân dân trước khi quyết định các ch ủ
trương, chính sách quan trọng và về quyền giám sát của nhân dân đối v ới
hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước. .Làm tốt các khâu nghiệp vụ

của cơng tác văn thư góp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ th ống hóa pháp
luật( tập hợp hóa và pháp điển hóa) được tốt, góp ph ần loại bỏ nh ững quy
phạm lỗi thời, làm giảm sự chồng chéo giữa các văn bản quy ph ạm pháp
luật, nâng cao chất lượng, hiệu quả cho hệ thống thể ch ế hành chính nhà
nước, bảm đảm cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ th ống văn
bản quy phạm pháp luật nói riêng và văn bản quản lý nhà n ước nói chung
Thứ 2 trong việc cải cách thủ tục hành chính.
Làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn th ư, hành
chính và văn phịng đạt hiệu quả hơn. Nâng cao hiệu qu ả ho ạt đ ộng c ủa
thủ tục hành chính và q trình thúc đẩy nhanh q trình th ực hiện cơng
cuộc cải cách hành chính.Q trình hình thành văn bản từ soạn thảo, ban
hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu tr ữ l ịch s ử có
mối quan hệ chặt chẽ, phụ thuộc với nhau. Điều đó được th ể hiện :
Tất cả các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành cơng việc hành
chính trên mọi lĩnh vực của nhà nước hàng ngày, hàng giờ đều gắn liền v ới
văn bản, điều đó cũng có nghĩa là gắn liền việc tổ ch ức s ử d ụng văn b ản
nói riêng, với cơng tác lưu trữ nói chung. Trong quá trình xây d ựng quy
hoạch, kế hoạch, nhất thiết phải có nghiên cứu thực trạng vấn đề đó ở
giai đoạn trước để đúc rút kinh nghiệm, tìm ra nguyên nhân làm cho công
việc thành công hay không thành cơng, t ừ đó đ ưa ra nhi ệm v ụ, k ế ho ạch
sát hợp với thực tế. Như vậy, hệ thống văn bản quản lý v ừa là ph ương ti ện
vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý nhànước, đồng thời cũng là thành
phần tài liệu chủ yếu của phông lưu trữ.
Đặt yêu cầu cải cách thủ tục hành chính ngay trong q trình xây
dựng thể chế, tổng kết kinh nghiệm th ực tiễn và tăng c ường đ ối tho ại
giữa Nhà nước với doanh nghiệp và nhân dân; mở rộng dân ch ủ, phát huy
vai trò của các tổ chức và chuyên gia tư vấn độc lập trong vi ệc xây d ựng


thể chế, chuẩn mực quốc gia về thủ tục hành chính; giảm mạnh các th ủ

tục hành chính hiện hành; cơng khai các chuẩn mực, các quy đ ịnh hành
chính để nhân dân giám sát việc thực hiện Vì vậy th ực hiện tốt cơng tác
văn thư sẽ góp phần vào giải quyết cơng việc của cơ quan nhanh chóng,
chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng ch ế đ ộ, gi ữ gìn bí
mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan lieu gi ấy tờ, gi ảm
bớt những giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn
bản để làm trái với pháp luật. Giúp cho nhân dân tiện l ợi h ơn trong vi ệc
cần giấy tờ để giải quyết những cơng việc của mình. Nh ững văn bản đ ơn
giản không phức tạp nhân dân dễ hiểu, dễ điền vào trong đó.
Cơng khai, minh bạch tất cả các thủ tục hành chính bằng các hình
thức thiết thực và thích hợp; thực hiện thống nhất cách tính chi phí mà cá
nhân, tổ chức phải bỏ ra khi giải quyết thủ tục hành chính tại c ơ quan
hành chính nhà nước; duy trì và cập nhật cơ sở dữ liệu quốc gia về th ủ t ục
hành chính.Văn thư sẽ bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt đ ộng
của cơ quan. Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của c ơ quan
cũng như hoạt độngcủa các cá nhân giữ câc trách nhiệm khác nhau trong
cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản gi ữ lại
đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân th ực các hoạt đ ộng
của cơ quan thì khi cần thiết các văn bản sẽ là bằng ch ứng pháp lý ch ứng
minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân th ực. Công tác văn th ư sẽ
giúp cho thủ tục hành chính gọn nhẹ . Cán bộ, công ch ức dễ dàng qu ản lý
hơn.
Thực hiện tốt cơng tác văn thư góp phần thực hiện một nền hành
chính phát triển, hiện đại - nền hành chính hướng tới phục v ụ nhân dân và
ngày càng mổng quyền công dân . Mục tiêu của công tác văn thư là phục vụ
nhu cầu sử dụng, tiếp cận với thông tin quá khứ của toàn xã hội, t ạo đi ều
kiện để mọi cơ quan, tổ chức, nhân dân tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu tr ữ
vào mục đích chính đáng của mình.Ngày nay, đặc biệt trong nền kinh t ế tri
thức phát triển, con người càng nhận thức rõ hơn về giá trị của thơng tin
thì nhu cầu được tiếp cận và khai thác thông tin sẽ ngày m ột tăng lên.

“Quyền được thơng tin” là góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công
tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã h ội và phòng ch ống
tệ quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ ch ức đảng, tổ
chức chính trị-xã hội, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây d ựng


chương trình, kế hoạch cơng tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đ ề xu ất,
kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai,
giải quyết công việc... đều phải dựa vào các nguồn thơng tin có liên quan.
Thơng tin càng đầy đủ, chính xác và kịp th ời thì hoạt đ ộng c ủa c ơ quan
càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục v ụ quản lý đ ược cung c ấp t ừ
nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thơng tin ch ủ y ếu nh ất, chính xác
nhất là thơng tin từ văn bản vì văn bản là ph ương ti ện ch ứa đ ựng, truy ền
đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý. một quyền cơ bản của cơng dân
mang tính Hiến định, điều đó đã đặt ra trách nhiệm cho ngành l ưu tr ữ, là
đảm bảo “quyền được tiếp cận và khai thác thông tin từ tài liệu l ưu tr ữ
của các cơ quan, tổ chức, cá nhân”
Ngoài ra trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị hiện nay, trên mọi lĩnh
vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quy ết định, thi hành đ ều
bằng văn bản. Vai trị của cơng tác văn th ư và lưu tr ữ đối v ới ho ạt đ ộng
của mỗi cơ quan, đơn vị có mối quan hệ mật thiết với nhau được th ể hiện
ở những nội dung sau:

Góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt đ ộng qu ản lý;
cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các m ục đích
chính trị, kinh tế, văn hố, xã hội. Đồng thời cung c ấp nh ững thông tin quá
khứ, phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.

Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc đáp
ứng kịp thời các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành

phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc một cách có hệ thống, qua đó cán
bộ, cơng chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp ph ần th ực hiện t ốt
các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là
những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà n ước ở n ước ta
hiện nay.

Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ
chức, cá nhân. Góp phần giữ gìn những tư liệu về hoạt động của c ơ quan,
phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.


Góp phần bảo vệ bí mật những thơng tin có liên quan đến c ơ quan, t ổ
chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.

Từ mối quan hệ gắn bó có thể thấy nếu quan tâm làm tốt cơng tác
văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của mỗi cơ
quan hành chính nhà nước, mỗi đơn vị được thơng suốt. Nh ờ đó góp ph ần
nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy tiến trình cải
cách nền hành chính hiện nay.
Như vậy vai trị của cơng tác văn thư trong việc tổng thể cải cách nền
hành chính nhà vô cùng quan trọng giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ đạo cơng việc chính xác, hiệu quả, khơng
để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính