Bài giảng Nghiệp vụ văn thư

NGHIỆP VỤ VĂN THƯ

GV. Nguyễn Duy Vĩnh
0987.510.560
Wedsite: chinhlytailieu.com


Bố cục bài giảng
Chương 1. Những hiểu biết chung về
công tác văn thư
Chương 2. Văn bản quản lý nhà nước
Chương 3. Thể thức văn bản quản lý
nhà nước
Chương 4. Tổ chức quản lý và giải
quyết văn bản
Chương 5. Lập hồ sơ hiện hành và
giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan


• Chương 1. Những hiểu biết chung về công tác
văn thư
• I- Khái niệm, nội dung, u cầu của cơng
• tác văn thư
• 1- Khái niệm
• - Văn thư
• - Công tác văn thư


2- Nội dung của cơng tác văn thư
•

•
•
•
•
•
•

2.1- Soạn thảo và ban hành văn bản
- Thảo văn bản
- Duyệt văn bản
- Đánh máy, nhân bản
- Kiểm tra văn bản trước khi trình ký
- Ký văn bản
- Đóng dấu văn bản


2.2- Quản lý văn bản
•
•
•
•
•

- Quản lý văn bản đến
- Quản lý văn bản đi
- Quản lý các loại giấy tờ, sổ sách nội bộ
- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào
lưu trữ cơ quan.

• 2.3- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

3- u cầu của cơng tác văn thư
•
•
•
•

- Nhanh chóng
- Chính xác
- Bí mật
- Hiện đại


II- Trách nhiệm trong việc thực hiện công
tác văn thư
1- Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan
2- Trách nhiệm của Chánh văn phịng (Trưởng
phịng Hành chính)
3- Trách nhiệm của Trưởng đơn vị
4- Trách nhiệm của văn thư chuyên trách
5- Trách nhiệm của cán bộ, công chức nhà nước


CHƯƠNG 2- VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
Tài liệu học tập:
- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày
12/11/1996 của Quốc hộiø Nghị định (Luật sửa đổi, bổ sung
ngày 16/12/2002)
- Nghị định số 101/CP ngày 23/9/1997 của Chính phủ quy

định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành văn
bản quy phạm pháp luật.
- Luật số 31/2004/QH11 ngày 03/12/2004 của Quốc hội
ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân
dân và Uỷ ban nhân dân.


I- Khái niệm, chức năng của văn bản quản lý nhà
nước
1- Khái niệm: Văn bản quản lý nhà nước là văn bản
hành chính, do các cơ quan quản lý nhà nước ban
hành để thực hiện chức năng quản lý nhà nước, mang
tính quyền lực, theo một thể thức, thủ tục và thẩm
quyền luật định.


2- Các thuật ngữ thường dùng:
- Văn kiện
- Công văn, giấy tờ
- Bản thảo
- Bản gốc
- Bản chính
- Bản sao
+ Bản sao y
+ Bản sao lục
+ Bản trích sao


3- Chức năng của văn bản
- Chức năng thông tin

- Chức năng quản lý
- Chức năng pháp lý
- Chức năng sử liệu
- Chức năng văn hoá


II- Phân loại văn bản quản lý nhà nước
5- Dựa vào giá trị pháp lý:
- Văn bản quy phạm pháp luật
- Văn bản áp dụng quy phạm pháp luật
- Văn bản hành chính thơng thường
- Văn bản chun mơn – kỹ thuật


III- Hệ thống văn bản quản lý nhà nước
1- Văn bản quy phạm pháp luật
1.1- Khái niệm:


h.
1.4Phân loại văn bản quy phạm pháp luật:
Hiến pháp; Luật; Pháp lệnh; Lệnh; Nghị quyết;
Nghị quyết; Nghị định; Quyết định; Chỉ thị; Thông
tư; Văn bản liên tịch.


5 - Thẩm quyền ban hành văn bản QPPL
- Quốc hội
- Uỷ ban Thường vụ Quốc hội
- Chủ tịch nước

- Chính phủ
- Thủ tướng Chính phủ
- Hội đồng thẩm phán Toà án nhân dân tối cao
- Chánh án TA NDTC, Viện trưởng VKSNDTC,
- Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ
- Hội đồng nhân dân các cấp
- Uỷ ban nhân dân các cấp


2- Văn bản bản cá biệt
2.1 Khái niệm:
2.2 Đặc điểm:
- Do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành
theo quy định được phân cấp, phân quyền.
- Không mang đầy đủ các yếu tố như VBQPPL
- Dùng để giải quyết những công việc cụ thể đối
với những đối tượng cụ thể.
- Chỉ áp dụng một lần trong một khoảng thời nhất
định.


3- Văn bản hành chính thơng thường
3.1- Khái niệm
3.2- Đặc điểm
- Không chứa đựng các quy phạm pháp luật mà
mang chứng cứ pháp lý.
- Chủ yếu thực hiện chức năng trao đổi thông tin.
- Được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan Nhà
nước.

3.3- Các loại văn bản HCTT
- Thông báo
- Kế hoạch
- Báo cáo
- Biên bản
- Tờ trình
- Cơng điện

- Cơng văn hành chính
- Giấy mời
- Giấy giới thiệu
- Giấy đi đường
- Phiếu gửi
-...............................


4- Văn bản chuyên môn – kỹ thuật
- Dùng để thi hành hay kiểm tra một cơng tác nào
đó
- Khơng mang quy phạm pháp luật mà mang
chứng cứ pháp lý.
- Ngồi ngơn ngữ hành chính cịn sử dụng bảng
biểu, ký hiệu, con số…



THƠNG TƯ LIÊN TỊCH
***
Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày

06/ 5/ 2005 của Bộ Nội vụ và
Văn phịng Chính phủ hướng dẫn về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản


I- Quy định chung:
1- Thể thức văn bản: Là tập hợp các thành phần
cấu thành văn bản, bao gồm: …
2- Kỹ thuật trình bày văn bản, bao gồm:
Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề văn bản, vị trí và
cách trình bày chi tiết các thành phần thể thức.
3- Phông chữ trình bày văn bản: Phơng chữ
tiếng Việt Vnicode-Theo TCVN 6909-2001.


II- Thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày:
1- Quốc hiệu:
1.1 - Định nghĩa: Là thành phần biểu thị tên của một
quốc gia và chế độ chính trị mà Nhà nước
của quốc gia đó thực thi.
VD: CỘNG HỒ DÂN CHỦ NHÂN DÂN LÀO
VƯƠNG QUỐC THÁI LAN
CỘNG HOÀ XHCN VIỆT NAM
Trong đó: VIỆT NAM là tên quốc gia và CỘÂNG HỒ
XHCN là chế độ chính trị.


1.2- Cách trình bày:
+ Dịng trên: CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM, bằng chữ in hoa ( cở chữ 12-13, đứng,

đậm).
+ Dịng dưới trình bày: Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
= chữ in thường (cở chữ 13-14, đứng, đậm, viết hoa các
chữ cái đầu của mỗi cụm từ, giữa các cụm từ được
ngăn cách bằng dấu gạch ngang - ).
+ Dưới dịng thứ hai có một đường gạch ngang, nét
liền, có độ dài bằng dịng thứ hai.


VD:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc