Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 90012008 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã đức xương

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan các nội dung ngiên cứu đưa ra trong bài tiểu luận này dựa
trên các kết quả thu được trong quá trình tìm hiểu và phân tích tài liệu. Nội dung
của bài tiểu luận có tham khảo và sử dụng một số thông tin tài liệu từ các nguồn
sách, tạp chí, trang Web được liệt kê trong các danh mục tài liệu tham khảo.


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới
Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng, Trường Nội vụ Hà Nội đã hướng dẫn và tạo
mọi điều kiện thuận lợi cho em trong suốt quá trình em thực hiện đề tài nghiên cứu
này. Với thời gian nghiên cứu tương đối ngắn và kiến thức của bản thân cịn hạn
chế, vì vậy đề tài nghiên cứu của em khơng tránh được cịn nhiều thiếu sót, kính
mong nhận được sự góp ý kiến quý báu của Quý thầy cô và các ban!
Em xin chân thành cảm ơn!


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
HTQLCL
QLCL
UBND

Giải nghĩa
Hệ thống quản lý chất lượng
Quản lý chất lượng
Uỷ ban nhân dân


MỞ ĐẦU
1

Lý do chọn đề tài:
Văn phòng với chức năng tham mưu giúp việc tổng hợp phục vụ sự quản lý,

chỉ đạo điều hành và là đầu mối tổng hợp thu thập và xử lý thông tin của của mỗi
cơ quan, tổ chức. Văn phòng ngày càng tỏ rõ vai trò quan trọng trong hệ thống của
cơ quan tổ chức, đặc biệt của các cơ quan nhà nước, là đầu mối giao dịch, xử lý
thông tin giữa các cơ quan tổ chức.
Với vai trị là một bộ phận của cơng tác hành chính văn phịng, cơng tác văn
thư, lưu trữ có ý nghĩa quan trọng đối với thành cơng trong hoạt động của cơ quan,
tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ gắn liền với hầu hết các hoạt động quản lý, điều
hành của cơ quan, góp phần quan trọng vào việc đảm bảo thông tin cho hoạt động
quản lý, đặc biệt là việc soạn thảo ban hành văn bản.
Soạn thảo ban hành văn bản đóng một vai trị rất quan trọng trong cơng tác văn thư
lưu trữ nói chung và quản lý hành chính nói riêng. Do vậy việc áp dụng ISO 9001:
2008 vào quản lý hành chính là nhằm xây dựng một hệ thống quản lý, hoạt động có
chất lượng, đảm bảo nhu cầu về thơng tin.
Điều quan trọng không hẳn là áp dụng hệ thống quản lý chất lượng nào mà là
HTQLCL phải áp dụng như thế nào để đảm bảo có hiệu lực, phù hợp và nhất quán,
qua đó sẽ góp phần giúp tổ chức áp dụng đạt được kết quả tin cậy phù hợp với mục
tiêu chiến lược đề ra và duy trì được niềm tin của khách hàng.
Áp dụng HTQLCL sẽ giúp tổ chức kiểm sốt một cách có hệ thống và minh bạch
các q trình cung cấp thơng tin. Trong đó, tính minh bạch và các trách nhiệm giải
trình là điều đặc biệt quan trọng giúp các cơ quan giải quyết công việc trong tổ
chức đạt được sự uy tín và tin cậy đối với người dnùng và đối tác của mình.
Vì vậy, tôi lựa chọn đề tài: “Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác
soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Đức Xương”


2

Lịch sử nghiên cứu: Đề tài ISO trong hiện cũng được sự quan tâm của các

nhà nghiên cứu:
- Giáo trình Quản trị chất lương- GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003)
- Quản lý chất lượng và ISO 9001:2008- Nguyễn Kim Định (1997)
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001:2008 Văn phòng UBND xã Đức Xương
- Phạm vi nghiên cứu: hoạt động quản lý chất lượng tại Văn phòng UBND
xã Đức Xương
4

Mục đích nghiên cứu:
Tìm hiểu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác soạn

thảo và ban hành văn bản.
5 Phương pháp nghiên cứu:
- Tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu
- Kế thừa các nghiên cứu trước
- Tổng hợp thơng tin
6 Cấu trúc đề tài:
Ngồi phần mở đầu và kết luận, đề tài của tôi gồm 3 chương:
Chương 1: Nhận thức chung về hệ thống quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Chương 2: Thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
ISO 9001:2008 tại Văn phòng UBND xã Đức Xương
Chương 3: Một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng tại
Văn phòng UBND xã Đức Xương
Chương 1

Nhận thức chung về hệ thống quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn ISO 9001:2008
1. Khái niệm, cấu trúc bộ tiêu chuẩn
1.1. Khái niệm tổ chức ISO


ISO có tên gọi đầy đủ là International Organization for Standardition, dịch
nghĩa là Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (nhiều cơ quan, tổ chức và dịch giả
dịch là Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa hoặc Liên đồn Quốc tế của các cơ
quan tiêu chuẩn hóa quốc gia), là tổ chức tiêu chuẩn hóa lớn nhất của thế giới hiện
nay.
ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn về Quản lý chất lượng do Tổ chức quốc tế về Tiêu
chuẩn hoá (ISO) ban hành. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 gồm các tiêu chuẩn qui định
những yêu cầu của một hệ thống quản lý chất lượng mà doanh nghiệp muốn được
chứng nhận phải áp dụng (như ISO9001/2/3:1994 hoặc ISO 9001:2000) và các tiêu
chuẩn hỗ trợ khác.
ISO 9001:2008: Hệ thống Quản lý Chất lượng - Các yêu cầu, đây là bản soát
xét lần 4. Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 về mặt cấu trúc vẫn giữ nguyên không thay
đổi so với tiêu chuẩn ISO 9001: 2000.
Mục tiêu của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) là thúc đẩy sự phát
triển của công tác tiêu chuẩn hóa và các hoạt động có liên quan nhằm tạo thuận lợi
cho việc trao đổi hàng hóa và dịch vụ trên phạm vi toàn thế giới và phát triển sự
hợp tác trong lĩnh vực trí tuệ, khoa học cơng nghệ và kinh tế.
Nhiệm vụ chính của ISO là nghiên cứu xây dựng, công bố các tiêu chuẩn
thuộc phạm vi hoạt động của nhiều lĩnh vực khác nhau (trừ điện và điện tử là thuộc
phạm vi trách nhiệm của Ủy ban Điện Quốc tế IEC (International Electronic
Commitee). Các tiêu chuẩn này khơng có giá trị pháp lý bắt buộc áp dụng mà chỉ
có tính chất khuyến khích áp dụng. Tuy nhiên, các tiêu chuẩn này lại có vai trị
quan trọng trong việc thống nhất các tiêu chí đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch
vụ trên phạm vi toàn thế giới.

Theo tài liệu do Trung tâm Thông tin Bộ Khoa học và Công nghệ Việt Nam
cung cấp và một số tài liệu khai thác trên trang web httt:/www.iso.ch thì ISO là tổ
chức phi chính phủ, được thành lập năm 1946 tại Ln Đơn nước Anh, nhưng
chính thức đi vào hoạt động từ ngày 23/02/1947. ISO có ba loại thành viên: thành
viên đầy đủ, thành viên thông tấn và thành viên đăng ký. Thành viên của cơ quan
phải là các cơ quan tiêu chuẩn hóa quốc gia và mỗi quốc gia chỉ có duy nhất một
cơ quan, tổ chức đại diện để tham gia ISO. Hiện nay, trên 70% thành viên của ISO


là các cơ quan chính phủ được chính phủ cử ra làm đại diện duy nhất cho quốc gia
tại tổ chức này.
Hiện nay, trên thế giới có trên 120 nước là thành viên của ISO, trụ sở chính
của ISO đặt tại Geneve, Thụy Sỹ, ngôn ngữ sử dụng là tiếng Anh, tiếng Pháp và
tiếng Tây Ban Nha. Để giúp ISO duy trì và triển khai hoạt động, cơ cấu tổ chức của
ISO gồm có:
- Đại Hội đồng ISO: họp tồn thể mỗi năm một lần
- Hội đồng ISO: gồm 18 thành viên được Đại Hội đồng ISO bầu ra
- Ban Thư ký Trung tâm: thực hiện chức năng thư ký cho Đại Hội đồng và
Hội đồng trong việc quản lý kỹ thuật, theo dõi các vấn đề thành viên, hỗ trợ kỹ
thuật cho các Ban kỹ thuật và Tiểu ban kỹ thuật, chịu trách nhiệm xuất vản, thông
tin, quảng bá và chương trình cho các nước đang phát triển.
- Các ban chính sách phát triển: Ban đánh giá sự phù hợp (CASCO); Ban
Phát triển (DEVCO); Ban Thông tin (INFCO); Ban Chấp chuẩn (REMCO); Ban
Chính sách người tiêu dùng (COPOLCO).
- Hội đồng Quản lý Kỹ thuật (TMB): tổ chức và quản lý hoạt động của
Ban Kỹ thuật tiêu chuẩn.
- Các ban kỹ thuật tiêu chuẩn: hiện nay, ISO có 2859 cơ quan kỹ thuật bao
gồm 186 ban kỹ thuật, 576 tiểu ban kỹ thuật, 2057 Nhóm Cơng tác và 40 nhóm
nghiên cứu và soạn thảo các tiêu chuẩn và các hướng dẫn của ISO.
- Các ban cố vấn: nhiệm vụ của ISO là xây dựng các tiêu chuẩn quốc tế và

theo dõi, đánh giá việc triển khai thực hiện các tiêu chuẩn đó ở các quốc gia và đối
với từng cơ quan, tổ chức cụ thể. Khi vận dụng những tiêu chuẩn do ISO ban hành,
sẽ nảy sinh những quan hệ tới các đối tượng là nhà quản lý và khách hàng. Vì vậy,
hiện tại có khoảng 3000 các nhà khoa học, kỹ thuật, các nhà quản lý, cơ quan chính
phủ, các nhà công nghiệp, người tiêu dùng… đại diện cho các cơ quan tiêu chuẩn
hóa quốc gia thành viên tham gia vào việc xây dựng các tiêu chuẩn quốc tế và các
chính sách phát triển của ISO.
Trên thế giới có khoảng trên 5.000 tổ chức quốc tế có quan hệ với các cơ
quan kỹ thuật của ISO. Việt Nam là thành viên thứ 72 của ISO, gia nhập năm 1977,


cơ quan đại diện cho Chính phủ tham gia tổ chức ISO là Tổng cục Tiêu chuẩn Đo
lường Chất lượng.
1.2. Cấu trúc và nội dung của bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm 4 phiên bản:
1.

ISO 9000: 2005 Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng

2.

ISO 9001: 2008 Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

3.

ISO 9004: 2000 Hệ thống quản lý chất lượng - Hướng dẫn cải tiến hiệu quả

4.

ISO 19011: 2002 Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và môi trường

Phiên bản

Phiên bản

Phiên bản

năm 1994

năm 2000

năm 2008

ISO 9000:1994 ISO 9000: 2000

ISO 9000: 2005

ISO 9001: 1994 ISO 9001: 2000
ISO 9002: 1994 (bao gồm ISO
ISO 9001: 2008
ISO 9003: 1994 9001/ 9002/ 9003)
ISO 9004: 1994 ISO 9004: 2000
ISO 10011:
1990/1

Tên tiêu chuẩn
HTQLCL – Cơ sở & từ
vựng
Hệ thống quản lý chất
lượng (HTQLCL) – Các

yêu cầu

Chưa có thay đổi HTQLCL - Hướng dẫn
cải tiến

ISO 19011: 2002 Chưa có thay đổi Hướng dẫn đánh giá
HTQLCL/ Môi trường

2. Nguyên tắc của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 và các yêu cầu cần kiểm soát của tiêu
chuẩn ISO 9001: 2008
2.1 Nguyên tắc:


Qua nghiên cứu nội dung của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 và tài liệu áp dụng
ISO 9000 vào hoạt động của một số cơ quan, tổ chức, quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn ISO 9000 được thực hiện trên cơ sở tám nguyên tắc:
2.1.1. Nguyên tắc định hướng vào khách hàng
Mọi hoạt động của cơ quan phải hướng tới mục tiêu là sự thỏa mãn các yêu
cầu của khách hàng. Vì vậy, các cơ quan nhà nước cần nghiên cứu, nắm bắt được
yêu cầu của công dân và lấy công dân là đối tượng trung tâm trong việc xây dựng
mục tiêu phấn đấu của cơ quan.
2.1.2. Nguyên tắc lãnh đạo thống nhất
Việc quản lý chất lượng được đặt dưới sự lãnh đạo thống nhất, đồng bộ về
mục đích, phương hướng và môi trường nội bộ trong tổ chức. Lãnh đạo cần tạo ra
và duy trì mơi trường nội bộ để có thể hồn tồn lơi cuốn mọi người tham gia trong
việc đạt được các mục tiêu của tổ chức. Lãnh đạo phải xây dựng những giá trị định
hướng rõ ràng và thực hiện sự cam kết, tham gia của từng cá nhân lãnh đạo với tư
cách là một thành viên của tổ chức.
Đồng thời, lãnh đạo phải chỉ đạo, tham gia xây dựng các chiến lược và các
biện pháp huy động sự tham gia của mọi thành viên để xây dựng hệ thống quản lý

chất lượng, nâng cao hiệu lực, hiệu quả của mọi hoạt động trong cơ quan, đơn vị.
Qua việc tham gia trực tiếp vào hoạt động như lập kế hoạch, xem xét đánh giá các
hoạt động, ghi nhận những kết quả đạt được của nhân viên, người lãnh đạo có vai
trị củng cố giá trị và khuyến khích sự sáng tạo, đi đầu ở mọi cấp trong toàn bộ tổ
chức.
2.1.3. Nguyên tắc hợp tác triệt để
Là sự vận dụng triệt để các mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa
nhân viên với nhân viên trong một tổ chức nhằm đạt hiệu quả cao trong qúa trình
hoạt động.
Thành cơng trong cải tiến chất lượng phụ thuộc rất nhiều vào kỹ năng, sự
nhiệt tình hăng hái trong công việc của đội ngũ nhân viên. Cần tạo điều kiện để
nhân viên học hỏi, nâng cao kiến thức và thực hành những kỹ năng mới.
Đồng thời, tổ chức phải lấy động lực hoạt động và thành quả công việc là sự
phù hợp giữa lợi ích của tập thể với lợi ích của mọi nhân viên trong tổ chức.


2.1.4. Nguyên tắc tiếp cận theo quá trình
Quá trình là tập hợp những hoạt động có quan hệ và tương tác lẫn nhau để
biến đầu vào thành đầu ra của một sản phầm, dịch vụ. Một hệ thống quản lý chỉ
được đánh giá là đảm bảo chất lượng khi kết quả đầu ra của sản phẩm, dịch vụ của
nó lớn hơn so với đầu vào. Trong một cơ quan, tổ chức, đầu vào của quá trình này là
đầu ra của q trình trước đó và tất cả các hoạt động của một cơ quan, tổ chức tạo
thành hệ thống các q trình liên hồn. Ngun tắc này địi hỏi sự đảm bảo chất
lượng đồng bộ trong cả một quá trình lớn, kết hợp của nhiều quá trình nhỏ.
2.1.5. Nguyên tắc hệ thống
Quản lý theo phương pháp hệ thống là cách huy động, phối hợp toàn bộ các
nguồn lực để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Vì vậy, để đạt được mục tiêu
chung của cơ quan, tổ chức, nguyên tắc này yêu cầu các cá nhân trong cơ quan, tổ
chức phải có trách nhiệm đảm bảo việc đạt mục tiêu chất lượng trong phạm vi công
việc được giao.

2.1.6. Nguyên tắc cải tiến liên tục
Hệ thống quản lý chất lượng phải được cải tiến thường xuyên để bổ sung
những yêu cầu cần thiết phù hợp với sự phát triển của tổ chức và yêu cầu của xã
hội về sản phẩm, dịch vụ mà tổ chức cung ứng. Cải tiến liên tục là mục tiêu đồng
thời cũng là phương pháp quản lý của mọi tổ chức muốn có được mức độ chất
lượng cao nhất.
2.1.7. Nguyên tắc quyết định dựa trên cơ sở dữ liệu
Để đạt được hiệu quả cao trong công tác quản lý, mọi quyết định của cơ
quan, tổ chức, người lãnh đạo phải được xây dựng dựa trên việc phân tích đầy đủ
các thơng tin của cơ sở dữ liệu thu thập được.
2.1.8. Nguyên tắc hợp tác chặt chẽ giữa tổ chức và bên cung ứng
Việc quản lý chất lượng phải được tiến hành trên các quan hệ hợp tác chặt
chẽ bên trong và bên ngoài. Các quan hệ bên trong là quan hệ nội bộ giữa lãnh đạo
với nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên và giữa các bộ phận với nhau. Các
quan hệ bên ngoài là quan hệ với cấp trên, cấp dưới, các tổ chức đào tạo, các đối
tác và bên cung ứng. Sự hợp tác nội bộ chặt chẽ sẽ tăng cường, thúc đẩy sự linh
hoạt trong quá trình hoạt động và khả năng đáp ứng nhanh của cơ quan, tổ chức.


Các quan hệ bên ngoài chặt chẽ là nền tảng giúp tổ chức nâng cao khả năng và mở
rộng phạm vi hoạt động của mình.
Khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001: 2008 trong
quản lý hành chính của một cơ quan, tổ chức thì tám nguyên tắc này sẽ ràng buộc
từ cán bộ lãnh đạo đến cán bộ cơng chức thừa hành trong q trình thực hiện
nhiệm vụ theo luật định.
2.2 Các yêu cầu cần kiểm soát của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008
- Kiểm soát tài liệu và kiểm soát hồ sơ: Kiểm soát hệ thống tài liệu nội bộ,
tài liệu bên ngoài.
- Trách nhiệm của lãnh đạo: Cam kết của lãnh đạo; Định hướng bởi khách
hàng;Thiết lập chính sách chất lượng, và mục tiêu chất lượng cho các phòng

ban; Xác định trách nhiệm quyền hạn cho từng chức danh; Thiết lập hệ thống trao
đổi thông tin nội bộ; Tiến hành xem xét của lãnh đạo.
- Quản lý nguồn lực: Cung cấp nguồn lực; Tuyển dụng; Đào tạo; Cơ sở hạ
tầng; Môi trường làm việc.
- Tạo sản phẩm : Hoạch định sản phẩm; Xác định các yêu cầu liên quan
đến khách hàng; Kiểm soát thiết kế; Kiểm soát mua hàng; Kiểm soát sản xuất và
cung cấp dịch vụ; Kiểm soát thiết bị đo lường
- Đo lường phân tích và cải tiến: Đo lường sự thoả mãn của khách hàng;
Đánh giá nội bộ; Theo dõi và đo lường các quá trình; Theo dõi và đo lường sản
phẩm; Kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp; Phân tích dữ liệu; Hành động khắc
phục; Hành động phòng ngừa.
2.3. Các yêu cầu đối với cơ quan, tổ chức khi áp dụng ISO 9001:2008
- Yêu cầu về hệ thống thuật ngữ và từ vựng
- Yêu cầu về hệ thống tài liệu
- Yêu cầu về trách nhiệm của lãnh đạo
- Yêu cầu về quản lý nguồn nhân lực


- Yêu cầu đối với việc tạo ra sản phẩm
- Thực hiện các yêu cầu về đo lường, phân tích và cải tiến
CHƯƠNG 2
NỘI DUNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO ISO
9001:2008 VÀO CƠNG TÁC VĂN PHỊNG
2.1: Sơ lược về UBND xã Đức Xương
Uỷ ban Nhân dân xã Đức Xương là một đơn vị hành chính cấp cơ sở thuộc
tỉnh Hải Dương, dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Ban chấp hành Đảng bộ xã gồm 14
đồng chí. Tổng số đảng viên tồn đảng bộ là 190 đồng chí, sinh hoạt ở 15 chi bộ,
trong đó 11 chi bộ nông thôn, 3 chi bộ nhà trường, 01 chi bộ cơ quan. Ủy ban nhân
dân xã được cơ cấu 03 thành viên gồm 01 đồng chí Chủ tịch, 01 đồng chí Phó chủ
tịch, 01 Ủy viên Ủy ban, tổng số đội ngũ cán bộ, công chức xã là 21 đồng chí, trình

độ chun mơn nghiệp vụ đại học, cao đẳng 08 đ/c, trung cấp 13 đ/c, nhìn chung
các cán bộ cơng chức đều có đầy đủ phẩm chất đạo đức, trình độ văn hố, chun
mơn nghiệp vụ để thực hiện hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Tổng diện tích đất tự nhiên là1851,13 ha gồm:
Đất nơng nghiệp là 1230,90 ha còn lại 620.23 là các loại đất khác
Về giao thơng có tuyến đường liên xã của huyện đi qua 06 xóm chạy dọc
theo chiều dài của xã đã được rải nhựa, các tuyến đường làng, ngõ xóm đã bê tơng
hóa được 12,371 km/23,172 km đạt 53,38% cịn lại chủ yếu là đường đất đá cấp
phối. hầu hết các tuyến đường đều có đủ chiều rộng cần thiết đáp ứng nhu cầu
phát triển kinh tế xã hội của xã.
Dân số: Tồn xã có Tổng số hộ là 974 hộ 4289 nhân khẩu 2143 lao động có
2 dân tộc cùng chung sống đoàn kết bên nhau, dân tộc mường chiếm 54% dân dân
tộc kinh 46%.


Sự nghiệp giáo dục được xã quan tâm chỉ đạo, cơ sở vật chất trường, lớp
được tu sửa và được xây dựng mới khang trang, xã có 01 trường tiểu học, 01
trường trung học cơ sở, có 01 trường Mầm Non, có 11 nhà văn hố thơn bản đều
được xây dựng đảm bảo phục vụ nhu cầu sinh hoạt văn hố văn nghệ của nhân
dân. Xã có trạm y tế nằm ở khu trung tâm của xã với 4 cán bộ y sỹ, bác sỹ 6 y tế
thôn bản tại các xóm để đảm bảo việc khám chữa bệnh cho nhân dân, trạm y tế xã
thực hiện tốt các chương trình quốc gia về y tế. Có khu du lịch tâm linh động Tiên
Đá Bạc được Nhà Nước cấp bằng cơng nhận khu di tích lịch sử văn hóa.
2.2: Chức năng nhiệm vụ:
UBND xã là cơ quan quản lý hành chính nhà nước ở địa phương có nhiệm
vụ; Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm, lập dự toán thu chi ngân
sách trên địa bàn, tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, quản lý và sử dụng hợp
lý có hiệu quả về đất đai tài nguyên. Tổ chức và hướng dẫn thực hiện các chương
trình kế hoạch phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất, tổ
chức thực hiện việc xây dựng và tu sửa đường giao thông trong xã theo phân cấp

quản lý. Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, giáo dục ở địa phương, xây
dựng các phong trào và tổ chức các hoạt động văn hố thể dục thể thao, thực hiện
chính sách chế độ đối với thương bệnh binh, gia đình liệt sỹ và gia đình có cơng
với nước, tổ chức tun truyền giáo dục xây dựng nền quốc phịng tồn dân, thực
hiện cơng tác nghĩa vụ quân sự và tuyển gọi công dân nhập ngũ theo kế hoạch thực
hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự an toàn xã hội ở địa phương, thực hiện
chính sách đại đồn kết dân tộc chăm no cơng tác xố đối giảm nghèo.
2.2.1: Chức năng của văn phịng

Văn phịng có chức năng tham mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý điều
hành của thủ trưởng cơ quan và bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan
hoạt động. Chức năng của văn phịng được thể hiện ở hai loại cơng tác:
- Cơng tác tham mưu tổng hợp: Thuộc chức năng này, văn phòng nghiên cứu
đề xuất ý kiến những vấn đề thuộc về công tác tổ chức công việc, điều hành bộ
máy để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan.


- Công tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động:
Thuộc chức năng này, văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh
đạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện cơng việc sau khi lãnh đạo có ý kiến phê
duyệt. Văn phòng phải mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng tồn bộ tài sản, kinh phí,
trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan.
Hai loại công tác: Công tác tham mưu tổng hợp, công tác đảm bảo cơ sở vật
chất có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm phục vụ nhu cầu quản lý, chỉ
đạo điều hành của lãnh đạo UBND xã.
- Công tác tham mưu tổng hợp: Thuộc cơng tác này, văn phịng phải nghiên
cứu, đề xuất ý kiến để Uỷ ban tổ chức công việc, điều hành bộ máy thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của Uỷ ban theo luật.
- Công tác bảo đảm cơ sở vật chất: Thuộc cơng tác này, văn phịng vừa
nghiên cứu, đề xuất ý kiến, vừa trực tiếp thực hiện cơng việc sau khi Uỷ ban có ý

kiến phê duyệt; văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng tồn bộ tài sản, kinh
phí, trang thiết bị kỹ thuật của Uỷ ban.
2.1.2: Nhiệm vụ của văn phòng UBND xã Đức Xương
a) Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình cơng tác thường kỳ
Căn cứ u cầu, nhiệm vụ, văn phịng chủ động xây dựng chương trình, trình
Chủ tịch Uỷ ban duyệt, ban hành. Sau khi chương trình cơng tác được ban hành,
văn phịng có trách nhiệm giúp Chủ tịch Uỷ ban tổ chức thực hiện; Đôn đốc các bộ
phận công tác triển khai; Theo dõi tiến độ thực hiện; Cuối kỳ, văn phịng tổng hợp
tình hình, viết báo cáo và tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết thực hiện chương trình.
Ngồi chương trình cơng tác nhiệm kỳ, tháng, q, năm, văn phịng cịn có
trách nhiệm xây dựng lịch công tác tuần của Uỷ ban. Tổ chức cuộc họp giao ban
hàng tuần của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban.
b) Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp
UBND xã trong việc chỉ đạo thực hiện


Văn phịng giúp UBND xã tổ chức cơng tác thơng tin và xử lý thông tin;
Phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt cơng tác của địa
phương. Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực sự quản lý, chỉ đạo của UBND xã
và việc giám sát của HĐND. Công tác bảo đảm thông tin của văn phòng tập trung
vào các nội dung chủ yếu: Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế, xã hội,
an ninh quốc phịng; Tình hình hoạt động của các tổ chức đồn thể; Tình hình mọi
mặt và các biến động trong địa phương.
Trên cơ sở quản lý thông tin, văn phịng làm báo cáo tổng hợp tình hình kinh
tế - xã hội (kể cả các biểu báo thống kê tổng hợp) của địa phương trình lãnh đạo
UBND ký ban hành. Văn phịng thơng báo kết luận của lãnh đạo Uỷ ban đến các
ngành, đồn thể, thơn, bản.
c) Tổ chức các cuộc họp, cuộc làm việc của Uỷ ban
Ở UBND xã thường có các cuộc họp, cuộc hội nghị dưới đây: Họp Uỷ ban;
Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban

với các trưởng thôn, tổ trưởng dân phố; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với lãnh
đạo các cơ quan đồn thể trong xã…Trách nhiệm của văn phịng trong các cuộc
họp là tham mưu đề xuất các cuộc họp; Bố trí lịch các cuộc họp; Phối hợp với cơng
chức có liên quan để xây dựng chương trình và chuẩn bị nội dung; Ghi biên bản
cuộc họp.
d) Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng
Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn phịng có
trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện cơng tác thi đua khen thưởng trong cơ
quan Uỷ ban và trong địa phương; Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh nghiệm,
nhân điển hình tiên tiến; Làm thủ tục đề nghị Uỷ ban khen thưởng theo thẩm quyền
hoặc Uỷ ban đề nghị lên cấp trên khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích
xuất sắc trong phong trào thi đua.
đ) Tổ chức công tác tiếp dân
Theo quy định của Uỷ ban, văn phòng trực tiếp tiếp nhận đơn thư khiếu nại
của nhân dân gửi đến Uỷ ban. Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để lãnh đạo Uỷ ban trả
lời nhân dân đúng với chủ trương, chính sách của đảng và nhà nước. Đồng thời


chuyển các đơn thư không thuộc thẩm quyền của Uỷ ban và hướng dẫn cho nhân
dân đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết.
e) Tham gia bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong giao dịch giữa Uỷ ban
với cơ quan, tổ chức, công dân theo cơ chế “một cửa”
Cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết cơng việc của một cơ quan hành chính
nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả được
thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Nguyên tắc thực hiện
cơ chế một cửa là: thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật, cơng khai,
thuận tiện, nhanh chóng, nhận yêu cầu và trả kết quả tại một nơi - bộ phận tiếp
nhận hồ sơ.
Công chức Văn phòng - Thống kê phối hợp cùng với các cơng chức chun
mơn khác của UBND xã có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nghiên cứu giải quyết hồ

sơ, trả kết quả cho đương sự, thu lệ phí theo quy định của pháp luật.
f) Giữ mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân
dân
Mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đồn thể và nhân dân
được thơng qua bằng nhiều hình thức. Có thể trực tiếp, cũng có thể gián tiếp. Trong
đó chủ yếu thơng qua hình thức hội họp. Khi các cơ quan, đồn thể hoặc nhân dân
có nhu cầu đến làm việc với lãnh đạo UBND, văn phịng có trách nhiệm tiếp nhận
nhu cầu. Sau khi báo cáo và được lãnh đạo Uỷ ban đồng ý, văn phòng sắp xếp lịch
làm việc.
g) Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc
Cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của UBND xã gồm có: Đất đai, nhà
cửa, phương tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phịng phẩm...
Ở cấp xã, văn phịng khơng làm chủ tài khoản của Uỷ ban. Bộ phận bảo đảm
kinh phí cho Uỷ ban hoạt động lại là tài chính - kế tốn. Tuy vậy văn phịng vẫn có
trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho HĐND và cơ
quan UBND theo quy định hiện hành của nhà nước. Nội dung cụ thể là: Văn phòng
đề nghị về nhu cầu sử dụng đất đai, nhà cửa, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện
làm việc khác. Trong trường hợp cụ thể, nếu được phân công, văn phòng trực tiếp


mua sắm. văn phòng trực tiếp quản lý, bảo dưỡng các tài sản thuộc cơ quan Uỷ
ban.
h) Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của
Uỷ ban
Cơng tác văn thư lưu trữ của UBND xã bao gồm: Quản lý và giải quyết văn
bản đi; Quản lý và giải quyết văn bản đến; Quản lý và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ và
nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Uỷ ban; Thu thập, bảo quản an tồn và tổ chức sử dụng
có hiệu quả tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý của Uỷ ban theo quy định của
pháp luật.
Công tác hành chính của UBND xã bao gồm lễ tân khánh tiết, thường trực

bảo vệ, liên lạc, điện thoại, tạp vụ...Trách nhiệm của văn phịng đối với cơng tác
hành chính, văn thư, lưu trữ là tổ chức thực hiện các văn bản của cấp trên gửi cho
Uỷ ban. Biên soạn, trình lãnh đạo Uỷ ban ban hành văn bản mới về cơng tác văn
thư, lưu trữ, hành chính cho phù hợp với thực tế của địa phương.
i) Thực hiện công tác tổ chức - cán bộ
Văn phòng giúp Chủ tịch UBND xã thực hiện nghiệp vụ công tác tổ chức và
cán bộ. Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, người lao động thuộc Uỷ ban.
Thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công chức và người lao động thuộc thẩm
quyền quản lý của UBND xã. Giúp Chủ tịch Uỷ ban thực hiện chế độ chính sách
đối với cán bộ, công chức và người lao động.
- Giúp thủ trưởng quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ ở
các đơn vị thuộc cơ quan; Trực tiếp thực hiện cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ
của cơ quan.
- Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài khoản văn phòng; Bảo đảm cơ sở vật
chất, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc của cơ quan.

2.2: Xây dựng quy trình quản lý cơng tác Văn phịng
2.2.1: Mục đích:


Nắm được sự vận hành cơ bản của các khâu nghiệp vụ thuộc nội dung cơng
tác Văn phịng, qua đó, người quản lý có thể đưa ra những giải pháp tối ưu nâng
cao chất lượng cơng tác Văn phịng.
Quy định các bước xây dựng kế hoạch cơng tác Văn phịng, kiểm tra, giám
sát việc thực hiện kế hoạch và rút kinh nghiệp, khắc phục những điểm hạn chế
trong kế hoạch, đề ra phương hướng cải tiến cho kế hoạch năm tiếp theo.
Tiêu chuẩn này được tiến hành thông qua việc xây dựng và thực hiện hệ
thống qui trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với qui định của pháp luật, nhằm
tạo điều kiện để người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước kiểm sốt được q
trình giải quyết công việc trong nội bộ cơ quan; thông qua đó từng bước nâng cao

chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công.
2.2.2: Ý nghĩa
- Tăng năng xuất lao động trong công tác Văn phòng.
- Đáp ứng yêu cầu của luật định trong Văn phòng.
- Đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế
- Đem lại thời gian và trí tuệ cho người đứng đầu cơ quan và đội ngũ cán bộ,
viên chức.
- Thay đổi nếp nghĩ, nếp làm và giao tiếp trong Văn phòng
- Làm nền tảng cho việc chứng nhận chất lượng
2.2.3: Phạm vi áp dụng
Trong quản lý, theo dõi, kiểm tra, giám sát việc thực hiện nội dung của công
tác Văn phịng trong phạm vi tồn cơ quan, tại văn phịng, phịng hành chính và
các phịng, ban chức năng, đơn vị trực thuộc, kể cả các hoạt động của cá nhân lãnh
đạo liên quan đến cơng tác Văn phịng.
2.2.4: Tài liệu viện dẫn
- Các văn bản hiện hành của nhà nước quy định về cơng tác Văn phịng
- Các văn bản của cơ quan cấp trên, văn bản của cơ quan quy định về cơng
tác Văn phịng
- Sổ tay chất lượng


- Các quy trình quản lý hành chính theo hệ thống quản lý chất lượng ISO
9000 của cơ quan.
2.2.5: Giải thích thuật ngữ
Khi xây dựng quy trình quản lý cơng tác Văn phịng theo ISO 9000, người
xây dựng có trách nhiệm giải thích những thuật ngữ, từ ngữ chun mơn dùng
trong quy trình để người quản lý và người thực hiện hiểu một cách thống nhất.
2.2.6: Nội dung
Việc xây dựng lưu đồ của quy trình cần đảm bảo đúng việc, đúng người thực
hiện, đúng trách nhiệm của từng cá nhân, thời gian hoàn thành nhiệm vụ được giao

và kết quả thu được sau mỗi bước công việc.
2.3: Xây dựng các quy trình nghiệp vụ cơng tác Văn phịng
2.3.1: u cầu của quy trình nghiệp vụ
Quy trình nghiệp vụ phù hợp với hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN
ISO 9001: 2008 cần đáp ứng được những tiêu chí sau:
- Đảm bảo yêu cầu của một văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, đầy đủ các yếu tố
về thể thức. Các yếu tố thể thức trình bày trong quy trình mang tính đơn giản,
thường thể hiện bằng bảng biểu, sơ đồ.
- Mô tả được các khâu công việc cụ thể, rõ ràng, theo trình tự khoa học,
thống nhất với những văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trên.
- Thể hiện rõ trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị, kể cả các cấp lãnh đạo
tham gia vào việc giải quyết các khâu nghiệp vụ.
- Viện dẫn những tài liệu liên quan đến các khâu công việc, sản phẩm của
mỗi khâu công việc cụ thể mà cán bộ được phân công phải chịu trách nhiệm hoàn
thành.
- Bố cục chặt chẽ, khoa học, có đủ các mục.
(Lưu đồ xây dựng quy trình nghiệp vụ cơng tác Văn phịng – phụ lục 01)
2.3.2: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
1. Mục đích


Quy định cách thức soạn thảo, phê duyệt, ban hành các văn bản thuộc hệ thống
quản lý chất lượng của cơ quan, tổ chức.
2. Phạm vi áp dụng
Đối với tất cả văn bản do cơ quan ban hành.
3. Tài liệu viện dẫn
- Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001: 2008
- Sổ tay chất lượng;
- Các văn bản hướng dẫn soạn thảo và ban hành văn bản, quy định thể thức
trình bày văn bản, quy chế cơng tác Văn phịng lưu trữ của cơ quan.

4. Giải thích thuật ngữ
- Văn bản kiểm sốt: là những tài liệu có đóng dấu kiểm sốt màu đỏ của cơ
quan ở trang bìa đầu, được theo dõi trong danh mục phân phối tài liệu, mỗi khi sửa
đổi được cập nhật tới người sử dụng.
- Văn bản khơng kiểm sốt: là những tài liệu khơng được đóng dấu kiểm
sốt màu đỏ của cơ quan, người cập nhật văn bản này không cần cập nhật bản mới
mỗi khi tài liệu này thay đổi.
5. Các bước tiến hành
(Lưu đồ soạn thảo và ban hành văn bản – xem phụ lục 02)
2.3.3: Quy trình quản lý văn bản đi
1. Mục đích
Thống nhất các bước quản lý văn bản đi của cơ quan, tạo điều kiện cho việc
tra cứu phục vụ quản lý.
2. Phạm vi áp dụng
Tính từ khi văn bản hồn chỉnh bản thảo, đã có chữ ký ban hành của thủ
trưởng cơ quan đến khi lưu văn bản, sắp xếp văn bản để phục vụ tra tìm.
Áp dụng đối với tất cả các văn bản do cơ quan ban hành.
3. Tài liệu viện dẫn
- Các văn bản hướng dẫn về cơng tác Văn phịng, lưu trữ của các cơ quan cấp trên


- Quy chế cơng tác Văn phịng của cơ quan, đơn vị.
4. Giải thích thuật ngữ
- Văn bản đi:
- Đăng ký văn bản đi:
5. Các bước tiến hành
Với phạm vi giới hạn của quy trình, việc quản lý văn bản đi được tính từ khi
văn bản đã hồn chỉnh về thể thức và đủ điều kiện phát hành, bao gồm các bước:
- Đăng ký văn bản đi
- Theo dõi quá trình phát hành văn bản

- Theo dõi việc thực hiện văn bản
- Đánh giá kết quả thực hiện văn bản đi
- Lưu văn bản đi
- Phục vụ khai thác, sử dụng văn bản đi
- Chuyển giao văn bản đi vào lưu trữ cơ quan
(Lưu đồ Quản lý văn bản đi – xem phụ lục 03)
2.3.4: Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đến
1. Mục đích
Thống nhất các bước quản lý, giải quyết văn bản đến của cơ quan, từ khi tiếp
nhận văn bản đến khi chuyển giao văn bản đến các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm
giải quyết và theo dõi quá trình giải quyết văn bản.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng đối với tất cả các văn bản đến cơ quan và được đăng ký vào “Sổ
đăng ký văn bản đến”.
3. Tài liệu viện dẫn
- Các văn bản quản lý hướng dẫn về Văn phòng, lưu trữ của các cơ quan cấp
trên
- Quy chế công tác Văn phòng của cơ quan, đơn vị


- Những ghi chú của cơ quan phát hành về mức độ mật của văn bản.
4. Giải thích thuật ngữ
- Văn bản đến
- Đăng ký văn bản đến
5. Các bước tiến hành: được thể hiện bằng lưu đồ
(Lưu đồ Quản lý văn bản đến – xem phụ lục 04)
2.3.5: Quy trình lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu vào lưu trữ
1. Mục đích
Thống nhất các bước lập hồ sơ hiện hành, hồ sơ công việc và nộp lưu vào
lưu trữ của cơ quan, đơn vị.

Giúp cán bộ chuyên môn giải quyết việc lập hồ sơ đối với những công việc
do mình thực hiện.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng đối với các lĩnh vực hoạt động của cơ quan do đơn vị, cá nhân
trong cơ quan chịu trách nhiệm giải quyết.
3. Tài liệu viện dẫn
- Các văn bản hướng dẫn về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ
của các cơ quan cấp trên
- Quy chế cơng tác Văn phịng của cơ quan, đơn vị
4. Giải thích thuật ngữ
- Hồ sơ
- Danh mục hồ sơ
- Hồ sơ công việc
5. Các bước tiến hành:
(Tham khảo lưu đồ - phụ lục 01)
2.4: Quy trình nghiệp vụ Văn phịng khi áp dụng ISO 9001:2008


2.4.1: Quy trình tham mưu – tổng hợp
1. Mục đích
Đưa ra những phương án kế hoạchquyết định chung nhất nhằm cung cấp cho
nhà lãnh đạo những thông tin, phương án kịp thời và hợp lý.
Hoạt động này luôn tỏ ra cần thiết và hữu hiệu vì người lãnh đạo có thể tập hợp
được ý kiến của các nhân viên cấp dưới, do đó sẽ đưa ra được các quyết định đúng
đắn, phù hợp với mong muốn nguyện vọng của đông đảo CBCNV.
Bên cạnh đó hoạt động tham mưu của văn phòng cũng giúp cho các nhà quản
lý giải quyết được các vấn đề phát sinh trong thực tế một cách linh hoạt chính xác.,
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng đối với các lĩnh vực hoạt động của cơ quan do đơn vị, thường do
người đứng đầu Văn phòng chịu trách nhiệm

3. Tài liệu viện dẫn
- Các văn bản hướng dẫn về chức năng nhiệm vụ của cơ quan
- Quy chế cơng tác Văn phịng của cơ quan, đơn vị
4. Giải thích thuật ngữ
- Tham mưu
- Tổng hợp
2.4.2: Quy trình cơng tác hậu cần
Quản lý sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp đầy đủ, kịp
thời cho nhu cầu hoạt động của cơ quan
1. Phạm vi áp dụng
Áp dụng đối với các lĩnh vực hoạt động của cơ quan do đơn vị, cá nhân
trong cơ quan chịu trách nhiệm giải quyết.
2. Tài liệu viện dẫn
- Quy chế cơng tác Văn phịng của cơ quan, đơn vị
3. Giải thích thuật ngữ


- Hậu cần
- Tài sản

2.5: Một số lưu ý khi thực hiện ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo
ISO 9001:2008 vào cơng tác Văn phịng UBNC xã Đức Xương.
2.5.1: Thống nhất chủ trương trong lãnh đạo
Khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001: 2008 vào
các hoạt động của cơ quan, tổ chức nói chung và vào cơng tác Văn phịng nói riêng
đều xuất phát từ sự thống nhất chủ trương của các cấp lãnh đạo. Chủ trương này
cần có sự chuẩn bị, đầu tư về cơ sở lý luận, cơ sở vật chất một cách đầy đủ, đảm
bảo yêu cầu của việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:
2008
Sự thống nhất về chủ trương giữa các cấp lãnh đạo, cần tập trung vào những

vấn đề cơ bản sau:
- Thống nhất về thời điểm tiến hành áp dụng
- Thống nhất về cơ sở khoa học và cơ sở thực tiễn của việc áp dụng TCVN
ISO 9001: 2008
- Thống nhất các nội dung được lựa chọn để xây dựng quy trình thực hiện
theo ISO 9001
- Thống nhất về mức độ đầu tư kinh phí
- Thống nhất về biện pháp cải tiến
Một trong những nguyên tắc của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
theo TCVN ISO 9001: 2008 là phải luôn luôn cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.
Sau một thời gian triển khai áp dụng ISO 9001 Ban chỉ đạo ISO cần xem xét, đánh
giá mức độ hoạt động hiệu quả của hệ thống, tìm và phân tích những ngun nhân
của sự khơng phù hợp và xây dựng biện pháp khắc phục, phòng ngừa và cải tiến.
Định kỳ xem xét, đánh giá, xây dựng các biện pháp khắc phục, phòng ngừa
và cải tiến theo phương án giải quyết từng sự việc không phù hợp một cách đơn lẻ
hay đồng bộ đều phải có sự thống nhất của các cấp lãnh đạo ngay từ lúc bắt đầu áp
dụng triển khai áp dụng.


2.5.2: Xây dựng hệ thống thuật ngữ và từ vựng
Xây dựng hệ thống thuật ngữ, từ vựng là một nội dung phức tạp, cần đầu tư
nhân lực, vật lực để tiến hành nghiên cứu sâu rộng. Vì vậy, hệ thống thuật ngữ và
từ vựng của các ngành, các lĩnh vực liên quan là một nguồn tư liệu tham khảo, bổ
ích cho các cơ quan, tổ chức.
2.5.3: Chuẩn bị nhân lực cho việc áp dụng TCVN ISO 9001: 2008
Một trong những yêu cầu đặt ra là nguồn nhân lực phải đảm bảo chất lượng
nhất định.
Đội ngũ cán bộ phải được đào tạo về chuyên môn đối với chức danh, lĩnh
vực được phân cơng nhiệm vụ, có đạo đức nghề nghiệp và được trang bị những
kiến thức phụ trợ cơ bản như tin học, ngoại ngữ, kỹ năng thu thập và tổng hợp

thông tin, kỹ năng soạn thảo văn bản…
Cán bộ làm việc tại cơ quan phải có những hiểu biết cơ bản về bộ tiêu
chuẩn ISO 9001:2008 và mục tiêu, chính sách chất lượng của cơ quan, tổ chức.
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CHẤT
LƯỢNG TẠI VĂN PHÒNG UBND XÃ ĐỨC XƯƠNG
3.1: Thuận lợi
- Được sự quan tâm của cơ quan cấp trên trong việc hỗ trợ duy trì, cải tiến
HTQLCL thơng qua cơng tác đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ cán bộ, công chức
Văn phòng. - Sự quyết tâm của Lãnh đạo Văn phịng, tập thể cán bộ, cơng chức
tham gia tích cực trong việc xây dựng, áp dụng theo TCVN ISO 9001:2008 vào
hoạt động quản lý tại cơ quan.
- Công tác triển khai thực hiện, tuyên truyền phổ biến về Hệ thống ISO được
Văn phòng lồng ghép vào các cuộc hội họp, từ đó cán bộ, cơng chức nắm rõ hơn
các quy trình tác nghiệp trong đơn vị, góp phần vào cơng tác cải cách hành chính
tại đơn vị có hiệu quả hơn.
3.2: Khó khăn