Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
========☼☼☼=======




TRỊNH THỊ KIM OANH







NGHIÊN CỨU ÁP DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000
VÀO CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ
TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI


LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS. NGUYỄN MINH PHƯƠNG

Hà Nội - 2008

1
MỤC LỤC

Trang
BẢNG CÁC CHỮ VIẾT TẮT
4
PHẦN MỞ ĐẦU
5
PHẦN NỘI DUNG
18
CHƢƠNG 1: LỢI ÍCH CỦA VIỆC ÁP DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀO
CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ TẠI
TRƢỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI
18
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
và các đơn vị cấu thành
19
1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trường
19
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các đơn vị cấu thành
22
1.2. Lợi ích của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ
sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
23
1.2.1. Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000
23
1.2.2. Các nguyên tắc quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000

25
1.2.3. Lợi ích của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác
lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Trường Cao đẳng Nội vụ
Hà Nội
28
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ
SƠ VÀO LƢU TRỮ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI
33
2.1. Thành phần, nội dung tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của
Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
33
2.1.1. Thành phần
33
2.1.2. Nội dung
34
2.2. Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại
Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
42

2
2.2.1. Quy định về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ
đang được áp dụng tại Trường
42
2.2.2. Đội ngũ cán bộ đảm nhiệm công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ
sơ vào lưu trữ của Trường
44
2.2.3. Thực trạng công tác lập danh mục hồ sơ
46
2.2.4. Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành
48

2.2.5. Thực trạng công tác nộp hồ sơ vào lưu trữ
58
2.3. Nhận xét chung về thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ
sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
59
2.3.1. Kết quả đạt được
59
2.3.2. Tồn tại và nguyên nhân
62
CHƢƠNG 3: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC
LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ TẠI TRƢỜNG CAO
ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI
64
3.1. Các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lƣợng công tác lập hồ sơ
hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
65
3.1.1. Đối với trách nhiệm quản lý của lãnh đạo Trường
65
3.1.2. Đối với nguồn lực tham gia công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp
hồ sơ vào lưu trữ
69
3.1.3. Đối với quy trình nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ
vào lưu trữ cơ quan
70
3.1.4. Đối với công tác phân tích, đánh giá, cải tiến
90
3.2. Các bƣớc xây dựng hệ thống quản lý chất lƣợng công tác theo tiêu
chuẩn ISO 9000
92
3.2.1. Xây dựng kế hoạch áp dụng

92
3.2.2. Biên soạn, phổ biến các tài liệu
95
3.2.3. Áp dụng tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng
95

3
3.2.4. Đánh giá chất lượng nội bộ
96
3.2.5. Chứng nhận HTQLCL
97
PHẦN KẾT LUẬN
98
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
105
PHỤ LỤC

4
BẢNG CÁC CHỮ VIẾT TẮT

BGH
Ban Giám hiệu
CĐNVHN
Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
CBVC
Cán bộ viên chức
DMHS
Danh mục hồ sơ
ĐVBQ
Đơn vị bảo quản
HCTC
Hành chính Tổ chức
HTQLCL
Hệ thống quản lý chất lƣợng
HSSV
Học sinh, sinh viên
KH

Khoa học
LTNN
Lƣu trữ Nhà nƣớc
TLLT
Tài liệu lƣu trữ
VB
Văn bản
VP
Văn phòng
VTLT
Văn thƣ Lƣu trữ











5
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Có thể nói, công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ
quan có vị trí rất quan trọng trong công tác chuyên môn hàng ngày của các cơ
quan, tổ chức bởi vì nó có ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng, hiệu quả công
việc của mỗi cá nhân cán bộ, viên chức (CBVC). Mỗi ngƣời muốn làm tốt
công việc của mình thì không thể không tham khảo tài liệu, đây chính là

những căn cứ quan trọng để giải quyết các công việc hàng ngày. Và điều này
càng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
(CĐNVHN).
Là một trong các trƣờng nằm trong hệ thống giáo dục quốc dân, Trƣờng
CĐNVHN có chức năng đào tạo, bồi dƣỡng nguồn nhân lực làm công tác văn
thƣ lƣu trữ (VTLT) và các nghiệp vụ văn phòng, góp phần cho sự phát triển
không ngừng của ngành nói riêng và đất nƣớc nói chung. Trong quá trình
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, Trƣờng đã sản sinh ra một khối tài
liệu tƣơng đối lớn, phản ánh chân thực, khách quan hoạt động của nhà trƣờng
nói riêng sự nghiệp đào tạo, bồi dƣỡng nguồn nhân lực làm công tác VTLT
cho nƣớc nhà nói chung.
Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ đã đƣợc tổ chức
thực hiện nhiều năm qua tại Trƣờng và mang lại những kết quả đáng kể nhƣ
việc cung cấp thông tin sát thực cho lãnh đạo nhà trƣờng nên công tác tuyển
sinh, đào tạo; tuyển dụng cán bộ viên chức; công tác kiểm toán; khen thƣởng,
kỷ luật cán bộ, viên chức; công tác chứng thực bằng tốt nghiệp cho học sinh,
sinh, sinh viên của Trƣờng…đã đạt hiệu quả cao. Việc lập hồ sơ hiện hành và
nộp hồ sơ vào lƣu trữ của Trƣờng đƣợc thực hiện dựa trên cơ sở pháp lý nhƣ:
Thông đạt số 1C/CP ngày 03/01/1946; Nghị định số 142/CP ban hành Điều lệ
về Công tác công văn giấy tờ và Công tác lƣu trữ; Công văn số 261/NV ngày

6
12/10/1977 của Cục Lƣu trữ Phủ Thủ tƣớng về việc Hƣớng dẫn công tác lập
hồ sơ hiện hành ở các cơ quan; Đặc biệt, Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia năm
2001 đƣợc ban hành đã khẳng định: “Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá
trình xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn thư phải lập thành
hồ sơ và bảo vệ an toàn. Tài liệu văn thư có giá trị lưu trữ của cơ quan, tổ
chức nào phải được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức đó
theo thời hạn quy định”. [30;4]
Để cụ thể hóa Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia đƣợc Ủy ban Thƣờng vụ

Quốc hội thông qua năm 2001, ngày 08/4/2004, Chính phủ đã ban hành Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP về Công tác Văn thƣ. Trong Nghị định này, trách
nhiệm của Thủ trƣởng cơ quan, Chánh Văn phòng, Trƣởng phòng Hành
chính, cán bộ VTLT và của mỗi cá nhân công chức, viên chức đối với công
tác lập hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ hiện hành ở các cơ quan, đơn vị đƣợc quy
định rất cụ thể.
Ngoài ra, công tác này còn đƣợc thực hiện theo Quyết định số 643/QĐ-
TI ngày 04/8/2003 của Hiệu trƣởng Trƣờng Trung học Lƣu trữ và Nghiệp vụ
Văn phòng I (nay là Trƣờng CĐNVHN) về việc ban hành Quy chế làm việc
của Trƣờng.
Tuy nhiên, cho đến nay, công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào
lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN vẫn còn nhiều hạn chế nhƣ: việc lập và nộp lƣu
hồ sơ còn mang tính tính tự phát, chƣa đƣợc chuyên môn hoá, hồ sơ tài liệu
đƣợc lập giữa các đơn vị còn theo nhiều cách khác nhau vì Trƣờng chƣa có
danh mục hồ sơ hàng năm. Mặt khác, do văn thƣ cơ quan không có đủ thời
gian và tinh thần trách nhiệm nên chỉ giải quyết xong phần công việc hàng
ngày của mình, chủ yếu là đăng ký phân phối công văn và đóng dấu mà chƣa
quan tâm nhiều đến đƣờng đi của văn bản cho đến khi đƣa vào lập hồ sơ.
Việc hƣớng dẫn lập hồ sơ và kiểm tra chất lƣợng hồ sơ không đƣợc thực

7
hiện. Còn các chuyên viên khác mặc dù trực tiếp giải quyết công việc bằng
văn bản nhƣng chƣa ý thức đƣợc hết ý nghĩa và tầm quan trọng của việc lập
hồ sơ, do đó nhiều hồ sơ đƣợc lập ra nhƣng chất lƣợng chƣa cao, việc giao
nộp hồ sơ tài liệu vào kho lƣu trữ của Trƣờng chƣa đúng định kỳ… điều này
đã gây nhiều cản trở cho việc việc tra tìm hồ sơ, tài liệu phục vụ hoạt động
của từng đơn vị nói riêng và nhà trƣờng nói chung.
Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ là một trong những nội
dung nghiệp vụ thuộc chƣơng trình đào tạo của nhà trƣờng, hơn nữa đây cũng
là một trong những hoạt động nghiệp vụ có tác động trực tiếp tới công cuộc

cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả công tác của Trƣờng, song chính nó
lại tiềm ẩn các nguy cơ cản trở quá trình cải cách công tác giáo dục, đào tạo
của Trƣờng.
Một giải pháp đƣợc nhắc đến nhiều trong thời gian gần đây tại các cơ
quan là áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Với việc tích lũy những kinh
nghiệm quản lý tiên tiến, việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác
lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng sẽ đem lại nhiều lợi
ích thiết thực. Một mặt nó góp phần giải quyết đƣợc những tồn tại hiện nay và
nâng cao chất lƣợng công tác của Trƣờng. Mặt khác, đây là cách thức hữu
hiệu để quảng bá, nâng cao uy tín, danh tiếng cho Trƣờng - một tiêu chí quan
trọng trong môi trƣờng cạnh tranh giáo dục sẽ diễn ra khi Việt Nam thực hiện
các cam kết hội nhập quốc tế.
Chính vì những lý do trên, chúng tôi quyết định chọn đề tài: “Nghiên
cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và
nộp hồ sơ vào lưu trữ tại trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội” làm luận văn
cao học của mình.
2. Mục tiêu của đề tài
Đề tài đƣợc thực hiện nhằm giải quyết ba mục tiêu cơ bản sau:

8
- Khẳng định sự phù hợp của giải pháp áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000
đối với việc nâng cao chất lƣợng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lƣu hồ
sơ vào lƣu trữ;
- Xây dựng HTQLCL công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào
lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN theo bộ tiêu chuẩn ISO 9000;
- Xây dựng các bƣớc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập
hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN.
3. Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài
Để thực hiện đề tài, chúng tôi tập trung nghiên cứu các đối tƣợng sau:
- Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại

Trƣờng CĐNVHN;
- Nghiên cứu khả năng ứng dụng ISO 9000:2000 vào công tác lập hồ sơ
hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN;
- Nghiên cứu kinh nghiệm của một số cơ quan ứng dụng ISO
9000:2000 vào công tác văn phòng, công tác văn thƣ, lƣu trữ;
- Hệ thống văn bản (VB) của Nhà nƣớc quy định, hƣớng dẫn những vấn
đề liên quan đến lập hồ sơ, nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ cơ quan; các VB quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trƣờng CĐNVHN
và các đơn vị cấu thành;
- Ngoài ra, để xây dựng HTQLCL công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp
hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN theo bộ tiêu chuẩn ISO 9000, chúng
tôi đã tiến hành khảo sát trực tiếp các hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt
động của Trƣờng, tình hình cơ sở vật chất; trang thiết bị phục vụ công tác này
và đội ngũ CBVC đang làm việc tại các đơn vị thuộc Trƣờng.
4. Phạm vi nghiên cứu của đề tài
Do hạn chế bởi khả năng nghiên cứu và điều kiện thời gian nên luận
văn chỉ dừng ở mức chỉ ra thực trạng và nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn

9
ISO 9000:2000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại
Trƣờng CĐNVHN mà chƣa thể mở rộng phạm vi nghiên áp dụng vào toàn bộ
hoạt động của trƣờng hay áp dụng cho hệ thống các trƣờng cao đẳng trong cả
nƣớc.
5. Nhiệm vụ của đề tài
Để đạt đƣợc ba mục tiêu nêu trên, chúng tôi tập trung giải quyết các
nhiệm vụ sau :
- Phân tích lợi ích và khả năng áp dụng ISO 9000:2000 vào công tác lập
hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN;
- Nghiên cứu xây dựng các quy trình nghiệp vụ của công tác lập hồ sơ
hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ;

- Nghiên cứu các biện pháp tổ chức thực hiện bộ tiêu chuẩn ISO
9000:2000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại
Trƣờng CĐNVHN.
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
* Về việc lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ
Về vấn đề này, trong những năm qua, đã có nhiều ngƣời quan tâm
nghiên cứu, đặc biệt kể từ khi Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ về Công
tác công văn giấy tờ và Công tác lƣu trữ kèm theo Nghị định số 142/CP ngày
28/9/1963. Nhiều chuyên luận, báo cáo chuyên đề, các giáo trình đại học, cao
đẳng, trung học về công tác văn thƣ đã đề cập đến vấn đề này dƣới góc độ lý
luận và thực tiễn. Trƣớc hết phải kể đến các bài viết đăng trên Tài liệu nghiên
cứu Công tác lƣu trữ của Cục Lƣu trữ Phủ Thủ tƣớng giai đoạn từ 1966 đến
1968; tập san Lƣu trữ hồ sơ giai đoạn 1969-1972; tập san VTLT giai đoạn
1973-1990; tạp chí Lƣu trữ Việt Nam giai đoạn 1990 đến năm 2003 và đến
nay là tạp chí VTLT Việt Nam.

10
Ở thập niên 60, 70 của thế kỷ XX, xuất hiện nhiều bài viết của tác giả
Nguyễn Xuân Nung, Phạm Thân, Thiết Thạch…đã đề cập đến vấn đề nhƣ
mục đích, ý nghĩa, nguyên tắc, phƣơng pháp, kinh nghiệm lập hồ sơ công việc
ở nhiều cơ quan, vấn đề lập hồ sơ khi chỉnh lý sơ bộ tài liệu, trách nhiệm lập
hồ sơ của các cán bộ làm công tác công văn giấy tờ, vấn đề nộp hồ sơ vào lƣu
trữ của các cơ quan, đơn vị
Các báo cáo chuyên đề của Cục Lƣu trữ Phủ Thủ tƣớng với nội dung
chủ yếu là phản ánh tình hình thực tế về lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào
lƣu trữ cơ quan. Trên thực tế, chƣa có bài viết hay báo cáo nào tổng kết tình
hình lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ của các trƣờng cao đẳng.
Một số đề tài khóa luận, luận văn của học viên, sinh viên (HSSV)
ngành lƣu trữ học và Quản trị văn phòng đã có liên quan đến công tác lập hồ
sơ nhƣ:

Lập hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng trực thuộc BCHTW, thực trạng và
giải pháp của Trịnh Thị Hà, Luận văn 2003-2006;
Tìm hiểu công tác lập hồ sơ khen thƣởng của bộ Văn hóa Thông tin và
Du lịch của Trần Thị Quyên, Báo cáo khoa học về lƣu trữ năm 2008;
Chuẩn hóa một số hồ sơ tài chính tại Tổng Công ty xây dựng Sông Đà
Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ còn đƣợc trình bày
trong nhiều giáo trình, tập bài giảng của Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và
Nhân văn, Trƣờng Cao đẳng Văn thƣ Lƣu trữ TWI (nay là Trƣờng
CĐNVHN), Cục VTLT Nhà nƣớc. Đáng chú ý phải kể đến giáo trình Lý luận
và phƣơng pháp công tác văn thƣ, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia, Hà Nội,
2006 của tác giả Vƣơng Đình Quyền.
Các công trình nghiên cứu về lĩnh vực này khá nhiều song chƣa có công
trình nghiên cứu nào đóng góp về công tác này vào 1 cơ quan thực hiện chức
năng đào tạo cán bộ văn thƣ, lƣu trữ.

11
* Về việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ sơ
hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ
Từ những năm 2000, Cục VTLT Nhà nƣớc đã tổ chức nhiều hội thảo,
hội nghị chuyên đề với nhiều bài tham luận có liên quan đến việc áp dụng
ISO 9000 trong công tác VTLT.
Năm 2005, Cục tổ chức hội nghị khoa học “Công tác văn thư trong cải
cách nền hành chính Nhà nước”, trong đó có hai tham luận đáng chú ý là:
“Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 và khả năng ứng dụng vào công tác văn thư ở nước
ta” của Ths. Nguyễn Trọng Biên và “Một số vấn đề về xây dựng và áp dụng
tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 tại cơ quan Bộ Công nghiệp” của tác giả
Nguyễn Ngọc Đồng. Hai tham luận tuy đều đề cập đến việc áp dụng ISO
9000 trong công tác văn thƣ nhƣng đƣợc tiếp cận ở 2 góc độ khác nhau. Tham
luận của Ths. Nguyễn Trọng Biên tiếp cận dƣới góc độ lý luận, phân tích
những điều kiện và lợi ích của việc áp dụng ISO 9000 trong công tác văn thƣ.

Dƣới góc độ kiểm nghiệm từ thực tiễn, tham luận của tác giả Nguyễn Ngọc
Đồng đi sâu nghiên cứu quá trình áp dụng, những bài học kinh nghiệm trong
việc áp dụng tiêu chuẩn này vào thực tiễn hoạt động của Bộ Công nghiệp nói
chung và công tác VTLT của Bộ nói riêng.
Năm 2006, Cục tiếp tục tổ chức hội nghị khoa học chuyên đề: “Áp
dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000
trong công tác văn thư lưu trữ”. Toàn bộ các bài tham luận tham gia hội nghị
đều xoay quanh chủ đề này, trong đó đáng chú ý là bài: “Công tác văn thư
lưu trữ với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000” của
Ths. Nguyễn Thị Tâm và bài “Kinh nghiệm áp dụng hệ thống quản lý chất
lượng ISO 9001:2000 vào công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ hiện hành của
UBND thành phố Hải Phòng”. Ngoài ra còn có nhiều bài viết của chuyên gia
nƣớc ngoài nhƣ: “Tiêu chuẩn quốc tế về văn thư: Kinh nghiệm áp dụng ở

12
Liên bang Nga” của PTS. Varlamova LN Các tham luận đều khẳng định rõ
sự phù hợp của giải pháp áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 vào việc nâng
cao chất lƣợng công tác VTLT tại các cơ quan.
Nghiên cứu khoa học cấp ngành có đề tài: “Nghiên cứu ứng dụng ISO
9000 vào công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan” của tác giả Nguyễn
Trọng Biên. Đề tài đã giới thiệu bộ tiêu chuẩn ISO 9000 với các phiên bản
2000 và phân tích khả năng áp dụng của nó trong công tác văn thƣ của các cơ
quan Nhà nƣớc.
Một số khóa luận, luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ học và Quản
trị Văn phòng đã tiến hành nghiên cứu nhƣ:
“ISO 9000 trong dịch vụ hành chính, một giải pháp để nâng cao hiệu
quả phục vụ của cơ quan Nhà nước” của tác giả Cam Anh Tuấn, khoá luận
tốt nghiệp, khóa 1997-2001;
Khoá luận “Ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư tại một số cơ
quan Nhà nước” của tác giả Hồ Anh Tú, khoá 2001-2005;

Báo cáo khoa học “Ứng dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO
9000 vào công tác văn thư tại UBND tỉnh Bắc Giang” của tác giả Nguyễn
Thị Thuý Hà, năm 2003;
Luận văn „„Áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác khai thác sử
dụng tài liệu tại các trung tâm lưu trữ quốc gia‟‟ của tác giả Nguyễn Thị
Chinh, năm 2006
Đáng chú ý là đề tài nghiên cứu khoa học cấp trƣờng: “Nghiên cứu áp
dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác hành chính văn phòng tại các
trường đại học” của Ths. Cam Anh Tuấn. Đề tài đã khẳng định đƣợc sự phù
hợp của giải pháp áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đối với việc nâng cao chất
lƣợng công tác hành chính văn phòng tại các trƣờng đại học, đồng thời đề tài

13
đã xây dựng đƣợc HTQLCL công tác và lộ trình áp dụng bộ tiêu chuẩn này
vào công tác hành chính văn phòng tại các trƣờng đại học.
Qua tìm hiểu và thống kê cho thấy, đến nay, vẫn chƣa có giáo trình, tập
bài giảng nào trình bày cụ thể việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 vào
công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan, chƣa có công
trình nghiên cứu nào đề cập đến việc nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn này
vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ của một trƣờng cao
đẳng, đại học. Điều đó đã khẳng định, việc nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn
ISO 9000:2000 vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại
Trƣờng CĐNVHN - một trong những đơn vị đào tạo đội ngũ cán bộ văn thƣ,
lƣu trữ bậc cao đẳng cho cả nƣớc là một trong những yêu cầu cấp thiết và
cũng là một hƣớng đi mới của đề tài. Chúng tôi thực hiện đề tài này không chỉ
với mong muốn nâng cao hiệu quả hoạt động công tác lập hồ sơ hiện hành và
nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN mà còn mong muốn đƣợc bổ
sung kiến thức về thực tiễn vào hoạt động giảng dạy, đào tạo nghiệp vụ VTLT
của Trƣờng.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu

Để thực hiện luận văn, chúng tôi áp dụng các phƣơng pháp nghiên cứu
chính nhƣ: lịch sử logic, điều tra, khảo sát, phỏng vấn, thống kê, phân tích,
tổng hợp, so sánh…dựa trên các quan điểm mang tính phƣơng pháp luận của
Chủ nghĩa Mác-Lênin. Cụ thể:
- Phƣơng pháp lịch sử-lôgíc: Chúng tôi tiến hành nghiên cứu các công
trình khoa học (KH) về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ,
tài liệu về việc áp dụng thành công ISO 9000 của một số cơ quan, tổ chức ở
Việt Nam để kế thừa, học hỏi những thành quả đã đạt đƣợc, khắc phục những
khó khăn, tránh những sai lầm trong quá trình thực hiện đề tài.

14
- Phƣơng pháp điều tra, khảo sát: Đây là phƣơng pháp quan trọng mà
chúng tôi sử dụng để thực hiện đề tài. Chúng tôi đã tiến hành khảo sát công
tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN, trong
đó tập trung chủ yếu vào quy trình lập hồ sơ hiện hành tại các đơn vị phòng
khoa, trung tâm thuộc Trƣờng, chúng tôi chú ý đến phƣơng pháp phỏng vấn,
tiếp xúc, trao đổi trực tiếp với các đồng chí trƣởng các đơn vị, các CBVC làm
công việc có liên quan đến công văn giấy tờ của Trƣờng.
- Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp: Chúng tôi tiến hành nghiên cứu
phân tích nội dung, cấu trúc và yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 và
khả năng áp dụng của nó trong công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào
lƣu trữ; đánh giá những ƣu điểm và hạn chế của công tác này; tổng hợp các
thông tin thu đƣợc về tiêu chuẩn ISO 9000:2000 và điều kiện thực tế ở
Trƣờng CĐNVHN để xây dựng các quy trình quản lý chất lƣợng theo tiêu
chuẩn ISO 9000:2000 hợp lý, khả thi.
- Phƣơng pháp so sánh : Phƣơng pháp này đƣợc sử dụng trong việc đối
chiếu giữa thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ
với các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9000…
Các phƣơng pháp nêu trên đều đƣợc thực hiện một cách đan xen và kết
hợp linh hoạt trong suốt quá trình thực hiện đề tài.

8. Các nguồn tài liệu tham khảo
Để thực hiện đề tài, chúng tôi đã tham khảo các khối tài liệu chính sau:
* Nhóm tài liệu về ISO 9000:2000 và việc áp dụng chúng trong các cơ
quan, tổ chức:
- Một số văn bản của Đảng và Nhà nƣớc về cải cách hành chính có liên
quan đến việc áp dụng ISO 9000 trong quản lý hành chính;
- Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 (phiên bản năm 2000, 2005) và các tài liệu về
việc áp dụng ISO 9000 đăng trên các website của các tổ chức Tiêu chuẩn hóa

15
quốc tế; Trung tâm Đào tạo quản lý chất lƣợng của ISO; Tổng cục Tiêu chuẩn
Đo lƣờng Chất lƣợng; Bộ Khoa học và Công nghệ; Chính phủ; Bộ Nội vụ ;
- Sách, báo, tạp chí nói về ISO 9000 và việc áp dụng ISO 9000;
- Các báo cáo về việc áp dụng ISO 9000 của một số cơ quan, tổ chức
nhƣ: Bộ Công nghiệp; Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn… và một số
bài viết, tham luận về kết quả áp dụng ISO 9000 của một số cơ quan hành
chính tại thành phố Hồ Chí Minh đăng trên các website.
* Nhóm tài liệu về lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ:
- Các văn bản của Đảng và Nhà nƣớc có quy định liên quan đến công
tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ;
- Các giáo trình, tập bài giảng, các công trình nghiên cứu KH, các bài
viết trên các tạp chí về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ;
- Các hồ sơ, tài liệu hiện có tại Trƣờng CĐNVHN.
9. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của đề tài gồm ba
chƣơng:
Chương 1: Lợi ích của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công
tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng Cao đẳng Nội vụ
Hà Nội.
Đây là chƣơng dẫn luận của đề tài, ở chƣơng này, chúng tôi tập trung

làm rõ một số vấn đề liên quan đến bộ tiêu chuẩn ISO 9000 cũng nhƣ lợi ích
của bộ tiêu chuẩn này. Qua đó, chúng tôi muốn khẳng định sự cần thiết phải
nâng cao chất lƣợng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại
Trƣờng CĐNVHN. Một giải pháp có tính khả thi, hữu hiệu nhất chính là áp
dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000.
Chương 2: Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào
lƣu trữ tại Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.

16
Ở chƣơng này, chúng tôi tập trung khảo sát những quy định của nhà
nƣớc và Trƣờng về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ;
khảo sát thực tế công tác lập các loại hồ sơ và thủ tục giao nộp hồ sơ vào lƣu
trữ từ các đơn vị thuộc Trƣờng; đội ngũ cán bộ làm công tác có liên quan đến
công văn, giấy tờ Từ đó chúng tôi nêu ra những kết quả đạt đƣợc, những hạn
chế còn tồn tại của công tác này.
Chương 3: Xây dựng hệ thống quản lý chất lƣợng công tác lập hồ sơ
hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.
Trên cơ sở thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu
trữ tại Trƣờng CĐNVHN, căn cứ vào yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9000,
chúng tôi tiến hành nghiên cứu và xây dựng HTQLCL công tác lập hồ sơ hiện
hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng CĐNVHN. Cũng tại chƣơng này,
chúng tôi trình bày các bƣớc cần phải tiến hành khi áp dụng bộ tiêu chuẩn
ISO 9000. Các bƣớc này đƣợc chúng tôi xây dựng trên cơ sở nghiên cứu
những kinh nghiệm thực hiện của nhiều cơ quan.
10. Đóng góp của đề tài
Đề tài này mang nhiều ý nghĩa thiết thực, một mặt đề tài góp phần khắc
phục những tồn tại nhƣ đã nêu trong phần lý do chọn đề tài, nâng cao chất
lƣợng công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng
CĐNVHN, mặt khác góp phần bổ sung thêm vấn đề thực tiễn vào công tác
giảng dạy chuyên đề lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại Trƣờng

CĐNVHN.
Tuy nhiên, do năng lực có hạn, hơn nữa việc áp dụng ISO là một vấn
mới, đề chƣa thật sự phổ biến nên luận văn khó tránh khỏi thiếu sót, khiếm
khuyết trong cách giải quyết vấn đề. Chúng tôi rất mong nhận đƣợc những
góp ý của các thầy cô giáo, các đồng nghiệp và những ai quan tâm đến vấn đề
này.

17
Trong phần mở đầu này, với tình cảm trân trọng nhất, chúng tôi xin bày
tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới PGS.TS Nguyễn Minh Phƣơng - ngƣời đã tận tình
hƣớng dẫn, giúp đỡ chúng tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn.
Chúng tôi cũng chân thành cảm ơn các đồng chí lãnh đạo, các cán bộ,
viên chức công tác tại các đơn vị, bộ phận của Trƣờng CĐNVHN đã nhiệt
tình giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi và dành nhiều thời gian trao đổi, góp ý
trong quá trình chúng tôi tiến hành khảo sát công tác lập hồ sơ hiện hành và
nộp hồ sơ vào lƣu trữ của Trƣờng.

18
PHẦN NỘI DUNG
CHƢƠNG 1
LỢI ÍCH CỦA VIỆC ÁP DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 VÀO
CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ
TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI
Giáo dục và đào tạo là quốc sách hàng đầu, là sự nghiệp của Nhà nƣớc
và toàn dân. Để phát triển sự nghiệp giáo dục, tăng cƣờng hiệu lực quản lý
nhà nƣớc về giáo dục nhằm nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dƣỡng
nhân tài phục vụ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc, đáp ứng yêu cầu xây
dựng và bảo vệ tổ quốc, vì mục tiêu dân giầu, nƣớc mạnh, xã hội công bằng,
văn minh, tại điều 6 của Luật Giáo dục đƣợc Quốc hội thông qua năm 1998
quy định hệ thống giáo dục quốc dân nhƣ sau:
1. Giáo dục mầm non có nhà trẻ và mẫu giáo;
2. Giáo dục phổ thông có hai bậc học là bậc tiểu học và bậc trung học.
bậc trung học có 2 cấp học là cấp trung học cơ sở và cấp trung học phổ thông;
3. Giáo dục nghề nghiệp có trung học chuyên nghiệp và dạy nghề;
4. Giáo dục đại học đào tạo hai trình độ là trình độ cao đẳng và trình độ
đại học; giáo dục sau đại học đào tạo hai trình độ là trình độ thạc sĩ và trình
độ tiến sĩ.
Nhƣ vậy, Trƣờng CĐNVHN nằm trong hệ thống giáo dục quốc dân. Để
góp phần thực hiện thành công sự nghiệp giáo dục, nâng cao dân trí, đào tạo
nhân lực, bồi dƣỡng nhân tài phục vụ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc,
trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, Trƣờng cần phải cải

tiến liên tục mọi mặt công tác của mình, trong đó có công tác lập hồ sơ và nộp
hồ sơ vào lƣu trữ. Đây không chỉ là một công tác quan trọng có ảnh hƣởng
trực tiếp đến chất lƣợng, hiệu quả công việc hàng ngày của mỗi cá nhân

19
CBVC của Trƣờng mà đây còn là một trong những nghiệp vụ thuộc chƣơng
trình đào tạo của Trƣờng.
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà
Nội và các đơn vị cấu thành
1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trường
Ngày 15 tháng 6 năm 2005, Bộ trƣởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban
hành Quyết định số 3225/2005/QĐ-BGD&ĐT về việc thành lập Trƣờng cao
đẳng Văn thƣ Lƣu trữ TWI trên cơ sở trƣờng TH Văn thƣ Lƣu trữ TWI.
Ngày 17 tháng 10 năm 2005, Bộ trƣởng Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết
định số 108/2005/QĐ-BNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Trƣờng Cao đẳng Văn thƣ Lƣu trữ TWI.
Ngày 21 tháng 4 năm 2008, Bộ trƣởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban
hành Quyết định số 2275/QĐ-BGDĐT về việc đổi tên trƣờng Cao đẳng Văn
thƣ Lƣu trữ TWI thành Trƣờng CĐNVHN.
Theo nội dung của những văn bản nêu trên, Trƣờng CĐNVHN có chức
năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhƣ sau:
* Chức năng:
Trƣờng CĐNVHN là tổ chức sự nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức
năng: Tổ chức đào tạo, bồi dƣỡng nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng và
thấp hơn trong lĩnh vực VTLT và các ngành nghề khác có liên quan; nghiên
cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ KH công nghệ phục vụ phát triển
kinh tế - xã hội.
Trƣờng CĐNVHN là đơn vị sự nghiệp có thu, tự chủ và chịu trách
nhiệm về tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính theo quy định của pháp luật.
Trƣờng có tƣ cách pháp nhân, có con dấu và đƣợc mở tài khoản riêng tại các

ngân hàng và kho bạc nhà nƣớc.
* Nhiệm vụ, quyền hạn:

20
Xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển của
Trƣờng phù hợp với quy hoạch, kế hoạch phát triển ngành VTLT và chiến
lƣợc phát triển giáo dục, quy hoạch mạng lƣới các trƣờng cao đẳng của Nhà
nƣớc.
Đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng và các trình độ thấp hơn
về các ngành học (hoặc các chuyên ngành) Văn thƣ, Lƣu trữ, Hành chính Văn
phòng, Thông tin thƣ viện, Thƣ ký văn phòng, Tin học văn phòng và các
ngành, nghề khác có liên quan khi đƣợc các cơ quan có thẩm quyền cho phép
và theo quy định của pháp luật.
Bồi dƣỡng, đào tạo lại, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ đội
ngũ CBVC làm công tác VTLT và các lĩnh vực khác theo yêu cầu của các cơ
quan, tổ chức và phù hợp với năng lực đào tạo của Trƣờng.
Xây dựng chƣơng trình, giáo trình, kế hoạch giảng dạy và học tập đối
với ngành nghề Trƣờng đƣợc phép đào tạo trên cơ sở chƣơng trình khung do
Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định.
Biên soạn và duyệt giáo trình để sử dụng trong Trƣờng trên cơ sở thẩm
định của Hội đồng thẩm định giáo trình do Hiệu trƣởng thành lập.
Tổ chức đào tạo và các hoạt động giáo dục theo mục tiêu chƣơng trình
và ngành, nghề đào tạo đã đƣợc Bộ Giáo dục và Đào tạo và cơ quan quản lý
có thẩm quyền cho phép; công nhận tốt nghiệp, cấp văn bằng, chứng chỉ theo
quy định.
Triển khai thực hiện hoạt động nghiên cứu KH - công nghệ, kết hợp
đào tạo với nghiên cứu KH, ứng dụng KH và công nghệ trong công tác giáo
dục và đào tạo nhằm tiếp cận với khoa học hiện đại, tiên tiến của các nƣớc
trên thế giới và khu vực.
Tổ chức thực hiện các dịch vụ KH công nghệ, sản xuất phù hợp với

ngành nghề đào tạo của Trƣờng theo quy định của pháp luật.

21
Tổ chức và thực hiện công tác hợp tác quốc tế về đào tạo và nghiên cứu
KH theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao và theo quy định của nhà nƣớc.
Huy động, quản lý và sử dụng các nguồn nhân lực nhằm thực hiện mục
tiêu giáo dục, đào tạo; hợp tác, liên kết với các cơ quan, tổ chức hữu quan
nhằm phát triển, nâng cao chất lƣợng giáo dục đào tạo, phục vụ sự nghiệp
phát triển kinh tế - xã hội.
Tổ chức tuyển sinh và quản lý HSSV theo quy định.
Phối hợp với gia đình, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động giáo dục,
đào tạo HSSV.
Quản lý và xây dựng đội ngũ cán bộ, giảng viên, nhân viên đáp ứng
yêu cầu phát triển của Trƣờng.
Quản lý, sử dụng cơ sở vật chất, tài chính, tài sản, đất đai đƣợc giao
theo quy định.
Thực hiện chế độ báo cáo với Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý nhà
nƣớc về các hoạt động của Trƣờng theo quy định của pháp luật.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo nhiệm vụ, quyền hạn của Trƣờng và
quy định của pháp luật.
* Cơ cấu tổ chức gồm có:
1. Hiệu trƣởng và các Phó Hiệu trƣởng
2. Hội đồng KH và Đào tạo và các Hội đồng tƣ vấn khác.
3. Các phòng chức năng:
- Phòng Đào tạo
- Phòng Hành chính Tổ chức
- Phòng Quản lý Khoa học và Hợp tác Quốc tế
- Phòng Tài chính Kế toán
- Phòng Quản lý học sinh, sinh viên
- Phòng Quản trị Đời sống

22
4. Các Khoa
- Khoa Văn thƣ
- Khoa Lƣu trữ
- Khoa Hành chính Văn phòng và Thông tin Thƣ viện
- Khoa Thƣ ký và Quản trị văn phòng
- Khoa Giáo dục đại cƣơng
- Khoa Giáo dục thƣờng xuyên
5. Các Trung tâm
- Trung tâm Tin học
- Trung tâm Đào tạo Nghề
6. Văn phòng Đào tạo tại thành phố Đà Nẵng
7. Các tổ chức Đảng, đoàn thể theo quy định.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các đơn vị cấu thành
(xem cụ thể tại phần phụ lục)
1. Hiệu trƣởng và các Phó Hiệu trƣởng (điểm 2, điều 3, Quyết định số
108/2005/QĐ-BNV)
2. Hội đồng KH và Đào tạo và các Hội đồng tƣ vấn khác (điều 18, Điều
lệ Trƣờng Cao đẳng ban hành kèm theo Quyết định số 56/2003/QĐ-
BGD&ĐT)
3. Các phòng chức năng:
- Phòng Hành chính Tổ chức (Quyết định số 25/QĐ-CĐVTLT)
- Phòng Đào tạo (Quyết định số 26/QĐ-CĐVTLT)
- Phòng Quản lý KH và Hợp tác Quốc tế (Quyết định số 27/QĐ-
CĐVTLT)
- Phòng Quản học sinh, sinh viên (Quyết định số 28/QĐ-CĐVTLT)
- Phòng Tài chính Kế toán (Quyết định số 29/QĐ-CĐVTLT)
- Phòng Quản trị Đời sống (Quyết định số 30/QĐ-CĐVTLT)

23
4. Các Khoa
- Khoa Văn thƣ (Quyết định số 35/QĐ-CĐVTLT)
- Khoa Lƣu trữ (Quyết định số 38/QĐ-CĐVTLT)
- Khoa Hành chính Văn phòng và Thông tin Thƣ viện (Quyết định số
37/QĐ-CĐVTLT)
- Khoa Thƣ ký và Quản trị văn phòng (Quyết định số 36/QĐ-
CĐVTLT)
- Khoa Giáo dục đại cƣơng (Quyết định số 34/QĐ-CĐVTLT)
- Khoa Giáo dục thƣờng xuyên (Quyết định số 33/QĐ-CĐVTLT)
5. Các Trung tâm
- Trung tâm Tin học (Quyết định số 31/QĐ-CĐVTLT)
- Trung tâm Đào tạo Nghề (Quyết định số 32/QĐ-CĐVTLT)
6. Văn phòng đào tạo tại thành phố Đà Nẵng (Quyết định số 290/QĐ-
CĐVTLT)
7. Các tổ chức Đảng, đoàn thể theo quy định.
1.2. Lợi ích của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác lập hồ
sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lƣu trữ tại trƣờng cao đẳng Nội vụ Hà Nội
1.2.1. Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000
* Khái niệm
ISO 9000 là tên gọi của bộ tiêu chuẩn quốc tế về HTQLCL, do Tổ chức
Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ban hành và luôn luôn đƣợc soát xét để đƣa ra những
phiên bản mới hàng năm, phù hợp với sự phát triển của toàn xã hội.
Bản thảo đầu tiên của bộ tiêu chuẩn này xuất bản vào năm 1985 và
đƣợc chấp thuận chính thức vào năm 1987 trên cơ sở kế thừa các tiêu chuẩn
về hệ thống đảm bảo chất lƣợng đã tồn tại và đƣợc sử dụng rộng rãi ở các
nƣớc phát triển.

24
ISO 9000 đƣợc soát xét lần một vào năm 1994. Bộ tiêu chuẩn này

đƣợc xây dựng trên cơ sở phiên bản một và quy định kỹ về đảm bảo chất
lƣợng. Phiên bản này hƣớng tới nhà sản xuất, đảm bảo chất lƣợng sản phẩm
ra thị trƣờng, tạo sự tin tƣởng đối với khách hàng.
ISO 9000 đƣợc soát xét lần hai vào năm 2000 và mới đây ISO đã ban
hành phiên bản mới của tiêu chuẩn ISO 9000 (thuộc bộ tiêu chuẩn ISO
9000) vào năm 2005. Khác với phiên bản trƣớc, phiên bản này không chỉ áp
dụng ở doanh nghiệp mà còn áp dụng cho tất cả các loại hình tổ chức khác,
nhƣ ở Thái Lan, ISO 9000 đƣợc áp dụng tại các bệnh viện, trƣờng học.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 giúp các tổ chức ở nhiều loại hình, quy mô có
thể áp dụng và vận hành các HTQLCL. Bộ tiêu chuẩn này là hệ thống mở,
tùy mỗi tổ chức áp dụng mà đƣa ra chính sách về chất lƣợng của mình. Quản
lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9000 là áp dụng một phƣơng pháp quản lý
chứ không phải là việc quản lý chất lƣợng từng sản phẩm và cũng không
phải là việc tiêu chuẩn hóa sản phẩm.
* Cấu trúc
Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lƣợng ISO 9000 phiên bản năm 2000 gồm 4
tiêu chuẩn sau:
- ISO 9000:2000 (đã đƣợc thay thế bởi tiêu chuẩn ISO 9000:2005) - Cơ
sở thuật ngữ và từ vựng: Quy định các thuật ngữ, từ vựng của hệ thống quản
lý chất lƣợng.
- ISO 9001:2000 - Hệ thống quản lý chất lượng - các yêu cầu: Quy
định các nguyên tắc và yêu cầu đối với một HTQLCL khi một cơ quan, tổ
chức cần chứng tỏ năng lực của mình trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng
các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu chế định tƣơng ứng và nhằm nâng
cao sự thỏa mãn của khách hàng.