Tài liệu Bắt mạch" họp hành pptx

"Bắt mạch" họp hành
Họp hành là "chuyện muôn thuở" của các sếp. Tổ chức, điều hành, tham dự các cuộc họp
triền miên khiến nhiều vị tỏ ra ngán ngẩm, thiếu nghiêm túc, thậm chí còn tìm cách để
"trốn" ngay khi có thể.
Một số nguyên nhân khiến nhiều sếp không thích hội họp,
có thể là:
* Nhiều thành viên không tham dự cuộc họp một cách
nghiêm túc.
* Các cuộc họp quá dài và buồn tẻ.
* Mọi người đi lạc chủ đề. Những người tham gia dành thời gian để đi lạc đề hơn là để thảo luận.
* Chẳng có gì diễn ra khi cuộc họp kết thúc. Mọi người không chuyển các quyết định thành hành
động.
* Mọi người không nói sự thật. Có rất nhiều cuộc trò chuyện, nhưng không nhiều sự thẳng thắn.
* Các cuộc họp luôn thiếu các thông tin quan trọng, vì thế họ trì hoãn các quyết định.
* Không tìm cách khắc phục lỗi của các cuộc họp trước, mọi người luôn mắc các lỗi tương tự.
Những điều không nên làm ở các cuộc họp
1. Đến muộn: Không có gì thể hiện rằng: "Tôi đang phá hoại" bằng việc đi vào giữa chừng một
cuộc họp khi mọi người đang chăm chú. Đến sớm không chỉ chứng tỏ bạn biết tôn trọng thời gian
của những người khác, mà còn đảm bảo rằng bạn sẽ có một vị trí như ý muốn.
2. Không chuẩn bị: Nếu bạn được đưa trước tài liệu cho cuộc họp, hãy đọc chúng. Nghĩ về các
câu hỏi bạn đưa ra hoặc những đóng góp của bạn vào các chủ đề thảo luận.
3. Độc quyền các cuộc trò chuyện: Khi thảo luận đảm bảo, theo nghi thức, để những nhân vật
cấp cao đóng góp trước. Khi họ nói xong hãy đưa ra quan điểm chính xác của bạn. Đừng nói
giọng đều đều - hoặc đừng cảm thấy bị ép phải nói nếu bạn không có mục đích gì. Có một câu cổ
ngữ nói rằng: "Thà bị nghĩ là một kẻ ngốc còn hơn là nói điều mà tất cả mọi người đều nghi ngờ".
4. Nói mà như hỏi: Diễn đạt các câu nói của bạn giống như những câu hỏi dễ khiến những
người khác nghi ngờ, bất đồng. Nói những câu thể hiện sự cởi mở với đóng góp của họ như:
"Hãy nghiên cứu kỹ hơn về nó".
5. Hiểu sai: Cố gắng để nắm bắt được nhu cầu và cảm xúc của những người trong phòng. Lắng
nghe cẩn thận những điều mọi người đang nói để xem họ tiếp thu ý kiến của bạn như thế nào.
Bạn cần làm cho thông điệp của bạn phù hợp với người nghe.

6. Thái độ hằn học, hăm doạ: Không may là một số người khác trong cuộc họp có thể xem
cuộc họp như một trận chiến để tranh cãi nhau. Nếu bạn là nạn nhận hoặc bị buộc tội gì đó, hãy
tự chiến thắng bản thân. Đừng tỏ thái độ nóng nảy, hăm doạ. Nếu bạn cần thêm thời gian để suy
nghĩ, hãy đề nghị điều đó với kẻ tấn công bạn.
7. Nhai kẹo cao su: Điều này sẽ chỉ làm cho bạn thô lỗ và thiếu chuyên nghiệp trong mắt những
người khác mà thôi.
8. Bật điện thoại di động: Bạn nên tắt điện thoại di động. Một tiếng chuông reo có thể làm gián
đoạn người trình bày và làm người tham dự lơ đãng. Và dù bạn có làm gì, đừng bao giờ gọi điện
ngay trong cuộc họp.
9. Lan man các chủ đề: Tập trung vào những điều mà cuộc họp đang cố gắng để đạt được.
Nếu bạn phải lan man vào những chủ đề không liên quan, hãy chắc rằng nó phù hợp với những
người đang có mặt ở đó. Một cách tốt để giải quyết các vấn đề quan trọng không liên quan đến
chủ đề đó là ghi lại và sẽ tiếp tục thảo luận vào thời điểm thích hợp.
10. Bỏ họp giữa chừng: Chắc chắn rằng bạn có hàng đống công việc đang chờ ở văn phòng.
Nhưng nếu bạn không tham dự cuộc họp do cấp trên triệu tập, bạn sẽ để lỡ cơ hội được biết
những thông tin cần biết. Hãy nhớ rằng, các cuộc họp không chỉ bàn về những vấn đề đã nêu,
mà nó cũng là cơ hội để bạn xây dựng các mối quan hệ.
Để không lãng phí thời gian...
* Với mọi cuộc họp, cố gắng đưa ra những câu nói mô tả mục đích và xác định ít nhất một kết
quả dự kiến. Nếu không có gì có giá trị, cuộc họp sẽ chỉ lãng phí thời gian mà thôi.
* Đừng sử dụng các cuộc họp để quyết định những điều đã quyết định. Một số người triệu tập
các cuộc họp cố gắng để giả đò kêu gọi đưa ra quyết định khi họ đã quyết định từ trước rồi. Nếu
bạn đơn giản muốn truyền đạt thông tin, hãy tiết kiệm thời gian cho mọi người bằng cách gửi qua
thư nội bộ hoặc thư điện tử.
* Thừa nhận sức mạnh của các cuộc đối thoại, đưa chúng vào các cuộc họp: Khi mọi người ở
xung quanh một bàn họp, nó giống như những cái máy tính luôn sẵn sàng. Thực tế, con người tốt
hơn các máy tính vì họ có trái tim. Thay vì ra tuyên bố, hãy đặt câu hỏi. Thay vì phản đối, hãy hỏi
nhiều hơn.
* Tự để ý xem bạn có nói quá nhiều không? Hay bạn im ỉm chẳng phát biểu gì? Bạn có nghe để
hiểu, hay bạn chỉ tập hợp đủ thông tin để đóng khung các quan điểm của bạn? Nếu bạn không

thể khách quan hoặc trung thực với những câu hỏi này, hãy hỏi những người tham dự cuộc họp
những câu hỏi tương tự.
* Kết thúc mỗi cuộc họp với một đánh giá: Điều gì được quyết định trong suốt thời gian họp, điều
gì có thể sẽ tốt hơn, điều gì nên được làm khác đi vào thời gian tới. Cam kết đạt được một số
thành tích thực tiễn.
* Cắt giảm những báo cáo họp: Các cuộc họp kéo dài khoảng một giờ thì báo cáo nên dưới một
hoặc hai trang, và nên được thông báo không quá hai ngày sau cuộc họp. Sử dụng báo cáo để
giữ liên lạc các quan điểm thảo luận, các quyết định và phần việc.
Nguyệt Ánh
(tổng hợp